Etablering av ny nämnd för inköp och upphandling i Göteborgs Stad

Transkript

1 Handling 2016 nr 164 Etablering av ny nämnd för inköp och upphandling i Göteborgs Stad Till Göteborgs kommunfullmäktige Kommunstyrelsens förslag Kommunstyrelsen tillstyrker stadsledningskontorets förslag i tjänsteutlåtande den 22 september 2016 och föreslår att kommunfullmäktige beslutar: 1. En ny nämnd inrättas per med namnet Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd mot bakgrund av kommunfullmäktiges beslut , Reglemente för Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd antas i enlighet med bilaga 2 till stadsledningskontorets tjänsteutlåtande. 3. Ägardirektiv för Göteborgs Stads Upphandlings AB (H 2012 nr 150, P , 21, Dnr 1752/11) upphävs från och med Göteborgs Stads Upphandlings AB ges i uppdrag att tillse att samtliga avtal (ej ramavtal) som bolaget för närvarande är part i och efter inte längre ska nyttjas av bolaget, antingen sägs upp eller - om så möjligt och i den mån att produkten/tjänsten ska nyttjas av nämnden - överförs på Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd. 5. Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd får i uppdrag att ta fram förslag till verksamhetsplan och ekonomisk budget Nämnden beviljas anstånd med beslut om denna till senast Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd ska finansieras med en procent (1%) av de provisionsintäkter som befintliga och sedermera nytecknade ramavtal genererar. 7. Göteborgs Stads Upphandlings AB och Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd får i uppdrag att ta fram och teckna avtal om hanteringen av provisionsintäkter och ersättningar för utförd administration av Göteborgs Stads Upphandlings AB. 8. Göteborgs Stads policy och riktlinjer för upphandling och inköp justeras i enlighet med tjänsteutlåtandets bilaga Kommunfullmäktige ger kommunstyrelsen och den nya nämnden för inköp och upphandling i uppdrag att under 2017 genomföra en översyn av Göteborgs Stads policy och riktlinjer för upphandling och inköp samt av nämndens reglemente i syfte att kvalitetssäkra policy och riktlinjer gentemot nämndens uppdrag. 10. Kommunstyrelsens uppdrag (Dnr 0963/14) förklaras fullgjort (2)

2 Representanterna från L, M och KD antecknade som yttrande en skrivelse från den 30 september David Lega (KD) antecknade som yttrande en skrivelse från den 5 oktober Göteborg den 5 oktober 2016 Göteborgs kommunstyrelse Ann-Sofie Hermansson Jonas Andrén 2(2)

3 Kommunstyrelsen Yttrande (KD) Ärende Dnr 1167/16 Etablering av ny nämnd för inköp och upphandling i Göteborgs Stad Kommunfullmäktige beslutade att ge kommunstyrelsen i uppdrag att arbeta fram ett genomförandeförslag för en ny nämnd för inköp och upphandling. Vid behandlingen av det ärendet föreslog vi att upphandlingsfrågorna borde placeras in som en del i stadsledningskontoret. De kommunövergripande strategiska frågorna som berör upphandling och inköp kommer att öka. Därmed kommer kommunstyrelsens behov av styrning i dessa processer att öka. Med en samordning kommer också övriga delar av stadens organisation att skärpa sitt arbete kring inköp och upphandling, endast för att kommunen väljer att placera dessa frågor i det centrala organisatoriska läget.

4 Göteborg den 30 september 2016 Yttrande (L) (M) (KD) Kommunstyrelsen Ärende Etablering av ny nämnd för inköp och upphandling i Göteborgs Stad ÄRENDET Vi är av uppfattningen att den nya nämnden för inköp och upphandling i Göteborgs stad ska ha samma sammansättning på nämnden som övriga nämnder av samma storlek. Kommunfullmäktige valde istället att inrätta en ny struktur med nio ledamöter med lika många ersättare, vi hade hellre sett sju ledamöter och fem ersättare.

5 Tjänsteutlåtande Utfärdat Diarienummer 1167/16 Ledningsstaben Strategisk samordning Bengt Vänerlöf Telefon E-post: bengt.vanerlof@stadshuset.goteborg.se Etablering av ny nämnd för inköp och upphandling i Göteborgs Stad Förslag till beslut I Kommunstyrelsen och kommunfullmäktige 1. En ny nämnd inrättas per med namnet Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd mot bakgrund av kommunfullmäktiges beslut , Reglemente för Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd antas enligt tjänsteutlåtandets bilaga Ägardirektiv för Göteborgs Stads Upphandlings AB (H 2012 nr 150, P , 21, Dnr 1752/11) upphävs från och med Göteborgs Stads Upphandlings AB ges i uppdrag att tillse att samtliga avtal (ej ramavtal) som bolaget för närvarande är part i och efter inte längre ska nyttjas av bolaget, antingen sägs upp eller - om så möjligt och i den mån att produkten/tjänsten ska nyttjas av nämnden - överförs på Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd. 5. Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd får i uppdrag att ta fram förslag till verksamhetsplan och ekonomisk budget Nämnden beviljas anstånd med beslut om denna till senast Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd ska finansieras med en procent (1%) av de provisionsintäkter som befintliga och sedermera nytecknade ramavtal genererar. 7. Göteborgs Stads Upphandlings AB och Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd får i uppdrag att ta fram och teckna avtal om hanteringen av provisionsintäkter och ersättningar för utförd administration av Göteborgs Stads Upphandlings AB. 8. Göteborgs Stads policy och riktlinjer för upphandling och inköp justeras i enlighet med tjänsteutlåtandets bilaga Kommunfullmäktige ger kommunstyrelsen och den nya nämnden för inköp och upphandling i uppdrag att under 2017 genomföra en översyn av Göteborgs Stads policy och riktlinjer för upphandling och inköp samt av nämndens reglemente i syfte att kvalitetssäkra policy och riktlinjer gentemot nämndens uppdrag. 10. Kommunstyrelsens uppdrag (Dnr 0963/14) förklaras fullgjort. 1(4)

6 Sammanfattning Kommunfullmäktige fattade , 9 (Dnr 0963/14) beslut till kommunstyrelsen om att ge kommunstyrelsen i uppdrag att återkomma med en genomförandeplan som skulle ske med stöd av Göteborgs Stads Upphandlings AB (UHB) för överföring av bolagets verksamhet till egen nämnd. Kommunstyrelsen fattade beslut att bifalla stadsledningskontorets förslag till genomförandeplan (Dnr1114/16). Detta tjänsteutlåtande (Dnr 1167/16) som är den andra delen av kommunfullmäktiges beslut , 9. Innefattar själva etableringen av den nya nämnden som konfirmering av konsekvenser från kommunfullmäktiges beslut. Det innebär reglemente, namnförslag samt uppdragsfördelning som beskrivs i det tidigare tjänsteutlåtandet men nu med förtydligande. Ekonomiska konsekvenser Stadsledningskontoret har inga övriga aspekter än vad som redovisats i de tidigare tjänsteutlåtanden under denna rubricering. Barn;- jämställdhets;- mångfalds;- miljö- och omvärldsperspektiven Stadsledningskontoret har inga övriga aspekter än vad som redovisats i de tidigare tjänsteutlåtanden angående dessa perspektiv. Bilaga 1 Protokollsutdrag från kommunstyrelsen sammanträde , 505 samt protokollsutdrag från kommunfullmäktiges sammanträde Dnr 0963/14. Bilaga 2 Reglemente för Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd. Bilaga 3 Göteborgs Stads policy och riktlinjer för inköp och upphandling. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 2(4)

7 Ärendet Kommunfullmäktige fattade beslut , 9 (Dnr 0963/14) att Göteborgs Stads Upphandlings AB ska övergå i nämndsform. Detta tjänsteutlåtande innefattar förslag på reglemente och namn på den nya nämnden samt de uppdrag som redovisats i tidigare tjänsteutlåtandet (Dnr 1114/16) men nu med några förtydliganden. Bakgrund Kommunstyrelsen fattade beslut att bifalla genomförandeplan - Etablering av ny nämnd för inköp och upphandling (Dnr 1114/16). Särskild uppmärksamhet bör läggas vid att detta tjänsteutlåtande innehåller en uppsättning uppdrag. Särskilt att uppmärksamma för de verksamheter som är berörda av att Göteborgs Stads Upphandlings AB:s verksamhet blir egen nämnd. Samt att bolaget som juridisk person kommer att kvarstå till befintliga ramavtal har löpt ut. Det beräknas i dagsläget ta ca 5 år. Enligt tjänsteutlåtande - Genomförandeplan - etablering av ny nämnd för inköp och avveckling av upphandlingsbolagets verksamhet (Dnr1114/16) har VD för upphandlingsbolaget tillsammans med Stadshus AB fått i uppdrag att i samarbete med förvaltningsdirektör för ny förvaltning upprätta rutiner för ekonomihanteringen inom Göteborgs Stads Upphandlings AB och i relation till den nya nämnden i enlighet med lagstiftning och för att säkerställa god intern styrning och kontroll. Det betyder att verksamhetsplan och ekonomisk budget ska arbetas fram under hösten för beslut i den nya nämnden under januari månad. Stadsledningskontoret har fått i uppdrag att bereda ärende för beslut om ingående eget kapital för den nya nämnden. Riktlinjerna för facknämnder anger nivån. Det ankommer på Göteborgs Stads Upphandlings AB att göra bedömningen vilken kategori varje avtal tillhör. Uppdraget innebär också att tillse att behörig i den nya nämnden undertecknar sådana handlingar som krävs för att avtalsöverföringen verkställs. Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd tecknar ett avtal med Göteborgs Stads Upphandlings AB om hanteringen av provisionsintäkter och ersättningar för utförd administration för Göteborgs Stads Upphandlings AB räkning. Då upphandlingsbolaget kommer att sakna personal läggs ansvaret på nämnden att administrera hantering av intäkter, avtal och fakturafrågor och övrigt som kan vara relevant. Syfte med att teckna avtal är vidare att det ska finnas korrekta underlag för redovisning av skatter och moms. Genomförandeplanen (Dnr1114/16) anger successiv avtrappning av bolaget till det sista befintliga ramavtalet löpt ut om ca 5 år och då föreslagen fusion av bolaget kan genomföras och därmed avvecklas. Göteborgs Stads Upphandlings AB ska inte bedriva någon aktiv verksamhet efter Därför föreslår stadsledningskontoret att nuvarande ägardirektiv för Göteborgs Stads Upphandlings AB upphävs. I kommunfullmäktiges beslut innefattas att verksamheten ska överföras till en egen nämnd om 9 ledamöter och 9 ersättare. Som tidigare beskrivs i genomförandeplanen så ska den verksamhet som idag bedrivs av Göteborgs Stads Upphandlings AB i allt väsentligt vara oförändrad efter en verksamhetsövergång till en nämndsorganisation. Eventuella framtida förändringar i nämndens uppdrag får bli en senare fråga för politisk prövning där kommunstyrelsen beslutar om att ge uppdrag till den nya nämnden Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 3(4)

8 om eventuella justeringar av nämndens reglemente. Det nämndsspecifika kapitel 2.för facknämnder i reglementet är en konfirmering och översättning av nuvarande direktiv för Göteborgs Stads Upphandlings AB. Men nu inplacerad i en för facknämnder gemensam struktur för reglementen. Policy och riktlinjer för upphandling och inköp har varit föremål för revidering så sent som i maj De justeringar som nu föreslås är främst redaktionella då upphandlingsbolagets verksamhet övergår till nämnd, dvs. namnändringar. De övriga följdändringar som föreslås är att formuleringen eller annan förvaltning/bolag med motsvarande uppdrag inom Staden utgår. Vid revideringen i maj infördes denna formulering då formen för hur upphandlingsverksamheten skulle vara organiserad, ännu inte var klar. I och med förslaget att verksamheten ska bedrivas i nämndform, kan formuleringen utgå. Samordnad upphandling ska enligt riktlinjerna genomföras inom de områden där det finns gemensamma behov. Vilka områden som ska omfattas beslutas, enligt upphandlingsbolagets ägardirektiv och riktlinjerna till policyn för upphandling och inköp, av upphandlingsbolagets styrelse eller av kommunstyrelsen. Då det i reglementet för den nya nämnden utgör nämndens verksamhetsområde och uppgift, görs följdändring även i riktlinjerna till policyn för inköp och upphandling. Kommunstyrelsens roll och ansvar framgår i dessa riktlinjer under rubrik 7 och påverkas inte av ändringen. Då kommunfullmäktige ännu inte har beslutat om program för privata utförare kvarstår ordet kommande. Stadsledningskontorets bedömning Stadsledningskontorets bedömning är att detta andra tjänsteutlåtande (Dnr 1167/16) i ärendet är en logisk följd och expediering av redan fattade politiska beslut. Att överföra upphandlingsbolagets verksamhet till en egen facknämnd. Samtidigt är förslagen till beslutspunkter i detta tjänsteutlåtande en förutsättning för att den nya nämnden ska kunna verka per , inte minst i avseende på det föreslagna reglementet för nämnden som preciserar deras uppdrag. Det är angeläget att det skapas ett rimligt tidsutrymme för de förberedelser som måste komma till stånd innan då den nya nämnden de facto ska börja verka som myndighet. Att särskilt beakta är att det är en ny verksamhetsform för dessa uppdrag rörande inköp och samordna upphandling i staden. Nämndens verksamhet måste byggas upp från grunden. Det gäller allt från verksamhetssystem, nämndsorganisation med beslutsfunktioner som delegationsordning och kompetensutvecklingsinsatser för anställda och förtroendevalda som att verka i en nämndsform och utveckla insikter av att leda själva verksamhetsområdet - inköp och samordnad upphandling i staden. Stadsledningskontoret har haft en god kommunikation under denna utredningsprocess med upphandlingsbolagets styrelse och tjänstemän samt med Göteborgs Stadshus AB. Stadsledningskontoret Bengt Vänerlöf Planeringsledare Jonas Kinnader Direktör ledningsstaben Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 4(4)

9 Utdrag ur protokoll Sammanträdesdatum , Dnr 1114/16 Genomförandeplan - etablering ny nämnd och avveckling av upphandlingsbolagets verksamhet Handling Stadsledningskontorets tjänsteutlåtande den 19 augusti Beslut Enligt stadsledningskontorets förslag: 1. Genomförandeplan för överförande av Göteborgs Stads Upphandlings AB:s verksamhet till en egen nämnd godkänns med de uppdrag som framgår av stadsledningskontorets tjänsteutlåtande. 2. Stadsledningskontorets (kommunstyrelsens) uppdrag att snarast återkomma till kommunstyrelsen med en redovisning av en genomförandeplan för överförande av Göteborgs Stads Upphandlings AB:s verksamhet till en egen nämnd förklaras fullgjort (Kommunfullmäktige , 9). Expedieras Göteborgs Stads Upphandlings AB Göteborgs Stadshus AB Vid protokollet Jonas Andrén Ordförande Ann-Sofie Hermansson Justerare Jonas Ransgård 1 (1)

10 Utdrag ur protokoll Sammanträdesdatum Dnr 0963/14 Överföring av verksamheten i Göteborgs Stads Upphandlings AB till Nämnden för Intraservice Handling 2016 nr 98. Yrkanden Daniel Bernmar (V) och Eva Ternegren (MP) yrkar bifall till kommunstyrelsens förslag. Helene Odenjung (L) yrkar att fullmäktige beslutar bifalla förslaget från L och M i kommunstyrelsen. David Lega (KD) yrkar i första hand att fullmäktige beslutar bifalla yrkandet från KD i kommunstyrelsen och i andra hand bifall till yrkandet från L och M i kommunstyrelsen. Björn Tidland (SD) yrkar bifall till stadsledningskontorets förslag. Propositionsordning Ordföranden ställer propositioner på yrkandena och finner att kommunstyrelsens förslag bifallits. Omröstning begärs. Kommunstyrelsens förslag är Ja-proposition i huvudvoteringen. Ordföranden ställer återstående yrkanden under proposition och finner att yrkandet från Helene Odenjung antagits som motförslag i huvudvoteringen. Huvudvotering Godkänd voteringsproposition: Ja för bifall till kommunstyrelsens förslag. Nej för bifall till Helene Odenjungs yrkande i den del som avser nämndens storlek (punkt 2 i kommunstyrelsens förslag). Omröstningen utfaller med 45 Ja mot 30 Nej. 6 ledamöter avstår från att rösta. Hur var och en röstar framgår av Bilaga 3. Kommunfullmäktige har bifallit kommunstyrelsens förslag i sin helhet. Beslut Enligt kommunstyrelsens förslag: 1. Göteborgs Stads Upphandling AB:s verksamhet överförs till en egen nämnd. 2. Nämnden ska bestå av 9 ledamöter och 9 ersättare. 3. Kommunstyrelsen får i uppdrag att med stöd av Göteborgs Stads Upphandlings AB ta fram en genomförandeplan för överförande av Göteborgs Stads Upphandlings AB:s verksamhet till en egen nämnd. 4. Kommunstyrelsen får i uppdrag att snarast återkomma till kommunstyrelsen med en redovisning av den plan som ska tas fram enligt ovan. 1(5)

11 Expedieras Kommunstyrelsen Göteborgs Stads Upphandlings AB Vid protokollet Jonas Andrén Ordförande Lena Malm Justerare Marie-Louise Bergström Justerare Julia Bahner Göteborgs Stad Kommunfullmäktige, utdrag ur protokoll 2(5)

12 Bilaga Voteringsresultat Ärendenr: Beskrivning: 9 9:1 Ärendemening: Överföring av verksamheten i Göteborgs Stads Upphandlings AB till Nämnden för Intraservice Ja: 45 Nej: 30 Avstår: 6 Frånvarande: 0 Ledamot Parti Plats Funktion Resultat Aslan Akbas S 31 Ledamot Ja Bo Anderssen L 39 Ledamot Nej Bettan Andersson V 65 Ledamot Ja Mats Arnsmar S 11 Ledamot Ja Julia Bahner FI 74 Ledamot Ja Kristina Bergman Alme L 15 Ledamot Nej Gunvor Bergquist V 63 Ersättare Ja Marie-Louise Bergström VV 70 Ledamot Ja Daniel Bernmar V 55 Ledamot Ja Lisbeth Boëthius M 17 Ledamot Nej Sofi Bringsoniou S 30 Ledamot Ja Mats Brodefors M 43 Ledamot Nej Cecilia Dalman Eek S 24 Ledamot Ja Axel Darvik L 37 Ledamot Nej Mohamud Dayib MP 52 Ledamot Ja Monika Djurner V 66 Ledamot Ja Johanna Eliasson V 62 Ersättare Ja Håkan Eriksson V 54 Ersättare Ja Mats Eriksson SD 78 Ersättare Avstår Katarina Flisak M 49 Ersättare Nej Ann Catrine Fogelgren L 14 Ledamot Nej Linus Glanzelius Johansson S 6 Ersättare Ja Göteborgs Stad Kommunfullmäktige, utdrag ur protokoll 3(5)

13 Matilda Granberg Stålbert KD 58 Ersättare Nej Robert Hammarstrand S 29 Ledamot Ja Alma Handzar S 28 Ledamot Ja Lars Hansson SD 76 Ledamot Avstår Åsa Hartzell M 48 Ledamot Nej Anna Hedman S 22 Ledamot Ja Tom Heyman VV 67 Ledamot Ja Christer Holmgren M 47 Ledamot Nej Johannes Hulter S 32 Ersättare Ja Saida Hussein S 12 Ersättare Ja Rustan Hälleby M 60 Ledamot Nej Marie-Louise Hänel Sandström M 18 Ledamot Nej Marina Johansson S 5 Ledamot Ja Axel Josefson M 45 Ledamot Nej Ulf Kamne MP 36 Ledamot Ja Ann Karlsson V 64 Ledamot Ja Mats Karlsson S 9 Ledamot Ja Tord Karlsson S 23 Ledamot Ja David Lega KD 56 Ledamot Nej Staffan Levinsson SD 77 Ledamot Avstår Hanna Lindquist S 27 Ledamot Ja Ronnie Ljungh MP 51 Ledamot Ja Emilie Lotterberg M 40 Ledamot Nej Hampus Magnusson M 46 Ledamot Nej Lena Malm S 1 Ordförande Ja Bobbo Malmström V 61 Ledamot Ja Pär-Ola Mannefred M 16 Ledamot Nej Augin Marawgeh KD 57 Ersättare Nej Ali Moeeni S 25 Ledamot Ja Henrik Munck MP 34 Ersättare Ja Magnus Nylander M 59 Ersättare Nej Helene Odenjung L 13 Ledamot Nej Kristina Palmgren L 38 Ledamot Nej Göteborgs Stad Kommunfullmäktige, utdrag ur protokoll 4(5)

14 Theo Papaioannou VV 68 Ledamot Ja Catarina Pettersson VV 69 Ledamot Ja Karin Pleijel MP 35 Ledamot Ja Admir Ramadanovic S 8 Ersättare Ja Jonas Ransgård M 21 Ledamot Nej Elisabet Rothenberg M 3 2:e v Ordf Nej Maria Rydén M 19 Ledamot Nej Jerker Schmidt L 4 Ersättare Nej Endrick Schubert S 10 Ledamot Ja Reger Shafik S 26 Ledamot Ja Marcus Silverbåge SD 81 Ersättare Avstår Birgitta Simonsson M 44 Ledamot Nej Jimmy Ståhl SD 80 Ledamot Avstår Anders Sundberg M 42 Ersättare Nej Stina Svensson FI 75 Ledamot Ja Eva Ternegren MP 50 Ersättare Ja Kristina Tharing M 20 Ledamot Nej Gudrun Tiberg FI 73 Ersättare Ja Björn Tidland SD 79 Ledamot Avstår Mattias Tykesson M 41 Ledamot Nej Michael Törnqvist MP 33 Ledamot Ja Åse-Lill Törnqvist MP 2 1:e v Ordf Ja Mariya Voyvodova S 7 Ledamot Ja Martin Wannholt M 72 Ledamot Nej Hillevi Werring MP 53 Ersättare Ja Anders Åkvist VV 71 Ledamot Ja Göteborgs Stad Kommunfullmäktige, utdrag ur protokoll 5(5)

15 Bilaga 2. Reglemente för Göteborgs inköp och upphandlingsnämnd Kapitel 1 - Inledande bestämmelser Innehållet i detta kapitel gäller för samtliga nämnder och för kommunstyrelsen. 1 Detta reglemente träder i kraft den 1 januari Genom detta reglemente har kommunfullmäktige utfärdat föreskrift om nämndens verksamhet och arbetsformer. Nämnden ska fullgöra de uppgifter som framgår av detta reglemente samt i övrigt de uppgifter som tillagts nämnden genom särskilda beslut i kommunfullmäktige. 3 Nämnden ska fullgöra sina uppgifter med fokus på kvalitet för dem verksamheten riktar sig till och effektiva arbetsformer för att utföra uppdragen. Till detta hör att aktivt följa och agera på förändring och utveckling kopplat till ansvarsområdet, i syfte att förbättra verksamhet och arbetsformer. 4 Nämnden ska inhämta kommunfullmäktiges ställningstagande innan beslut fattas i verksamhet som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt för kommunen. 5 Nämnden ska utföra sitt uppdrag utifrån demokratisk grundsyn, principer om mänskliga rättigheter och mot diskriminering. Kommunens medlemmar ska behandlas lika om det inte finns sakliga skäl för något annat. Oavsett förutsättningar, bakgrund och var i kommunen man bor, ska människor bli värdigt bemötta och få en god och likvärdig service. 6 Nämnden ska skapa förutsättningar för demokratisk delaktighet och inflytande i nämndens verksamhet för kommunens invånare och andra grupper som verksamheten riktar sig till. 7 Effekten av nämndens arbete ska bidra till utvecklingen av ett hållbart samhälle. En hållbar utveckling är en utveckling som tillfredsställer dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillfredsställa sina behov. hållbar utveckling består av tre dimensioner som samspelar och stödjer varandra; social hållbarhet, ekologiska hållbarhet och ekonomisk hållbarhet. 8 Nämnden ska vid beslut och utövande av uppdrag värna ett hela-staden-perspektiv. Nämnden har ansvar för att samråda med och aktivt söka samverkan med andra nämnder och styrelser när de egna besluten och det egna agerandet påverkar andra eller när det är nödvändigt för att uppnå helhetssyn i genomförandet av kommunfullmäktiges visioner och mål. 1(8)

16 Kapitel 2 Inköp och upphandlingsnämndens uppdrag Det kommunala ändamålet 1 Nämnden är Göteborgs Stads inköpscentral och ska för samtliga förvaltningar och de bolag och föreningar där Göteborgs Stad är förvaltare eller, direkt eller indirekt, utser en majoritet av styrelsen eller motsvarande tillhandahålla centraliserad inköpsverksamhet med ett huvudansvar för samordnad upphandling av varor och tjänster. Nämndens verksamhet är av strategisk betydelse för att staden utifrån uppställda krav ska kunna uppnå bästa möjliga affärsvillkor samt för att säkerställa att upphandlingsoch inköpspolicyns syften i övrigt uppnås. Nämndens verksamhetsområde och uppgifter 2 Nämnden ansvarar för att samordnad upphandling genomförs inom de områden där det finns gemensamma behov och utifrån stadens gemensamma bästa. Nämnden beslutar om vilka områden som ska omfattas utifrån angelägenhet och väsentlighet och ansvarar för att upphandling genomförs inom beslutade områden och att ramavtal tecknas. Nämnden ska vara stadens expertorgan och leda utvecklingen inom inköps- och upphandlingsområdet och utöver detta ha en konsultativ roll och stödja verksamheterna i inköps- och upphandlingsrelaterade frågor. Nämnden kan erbjuda upphandlingskompetens i verksamhetsspecifika upphandlingar till stadens verksamheter. Nämnden har ansvaret för att informera förvaltningar och bolag om regler och erfarenheter inom området samt att sprida kunskap om goda exempel som finns inom och utom staden. Nämndens agerande på marknaden ska präglas av långsiktig affärsmässighet och leda till en marknadssituation som präglas av uthållighet och väl fungerande konkurrens. Nämnden företräder staden i samarbete med andra upphandlande myndigheter och enheter. Nämnden får även, när så är lämpligt, samverka i specifika upphandlingar med andra inköpscentraler eller upphandlande myndigheter/enheter inom offentlig sektor. Som inköpscentral får nämnden även ingå samverkansavtal med kommuner, kommunalförbund och andra upphandlande myndigheter/enheter inom Göteborgsregionen. Dessa ingår då som beställare från nämndens ramavtal. Nämnden ska bedriva en aktiv avtalsförvaltning och uppföljning av ingångna ramavtal. Nämnden ska vid behov göra uppföljningar av stadens samlade inköp och upphandlingar. 2(8)

17 Samverkan 3 Nämnden ska samverka i och stödja det strategiska utvecklingsarbete som staden bedriver inom inköps- och upphandlingsområdet genom Strategiforum. I samband med upphandling av ramavtal ska nämnden erbjuda företrädare från de verksamheter som har den mest lämpliga kompetensen att med aktiv medverkan definiera krav avseende de varor eller tjänster som ska upphandlas. Nämnden ska även samverka med externa aktörer, bland annat genom Upphandlingsrådet, i syfte att ha en dialog som utvecklar offentlig upphandling. Sammansättning 4 Nämnden består av nio ledamöter och nio ersättare. 3(8)

18 Kapitel 3 - Generella bestämmelser Innehållet i detta kapitel gäller för samtliga nämnder och för kommunstyrelsen. Allmänna bestämmelser Generella skyldigheter 1 Nämnden ska inom sitt respektive verksamhetsområde följa vad som anges i lag eller annan författning. De ska följa det fullmäktige i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut har bestämt att nämnden ska fullgöra, samt verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer. Nämnden ska också se till att de har en god intern kontroll och fortlöpande håller sig informerad om och utvärderar hur systemet för intern kontroll fungerar. 2 Det åligger nämnden att till Stadsrevisionen tidigt anmäla misstankar om allvarligare oegentligheter inom dess verksamhet. Organisation inom verksamhetsområdet 3 Nämnden ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till av fullmäktige fastställda mål och styrning samt lagar och andra författningar för verksamheten. Personalansvar 4 Nämnden har personalansvaret inom sitt verksamhetsområde och svarar därmed för personalpolitiska och personaladministrativa beslut för sina arbetstagare, om inte personalutskottet tillagts särskilda befogenheter enligt kommunfullmäktiges och kommunstyrelsens delegationsordning. Nämnden får besluta om att ingå kollektivavtal med tillämpning inom nämndens verksamhetsområde och på villkor, som kommunstyrelsens personalutskott äger ange. Nämnden ska arbeta i enlighet med de styrande dokument som kommunfullmäktige fastställt avseende förvaltnings- och bolagschefer. Nämnden ska se till att en instruktion för förvaltningschefen upprättas och antas. Personuppgifter 5 Nämnden är personuppgiftsansvarig för de behandlingar av personuppgifter som sker i dess verksamhet. Planering, uppföljning och kontroll samt rapportering till fullmäktige 6 Nämnden ska bedriva sitt arbete med styrning, budget, uppföljning och kontroll så att det egna ansvaret för verksamheten säkerställs. Nämnden svarar också för att eventuella åtgärder vidtas med anledning av väsentliga avvikelser i verksamhet och ekonomi. 4(8)

19 Nämnden är skyldig att följa den av kommunfullmäktige och kommunstyrelsen gällande styrning på området. Nämnden har alltid utöver den löpande rapporteringen ett ansvar att på eget initiativ informera om förändrade förutsättningar eller händelser som kan vara av betydelse för den kommunövergripande uppföljningen och styrningen av verksamheten. Kommunstyrelsens uppsiktsplikt 7 Av kommunallagen framgår att kommunstyrelsen har ett ansvar att fortlöpande följa stadens verksamhet. Detta innebär att kommunstyrelsen ska ha en överblick och kontroll över nämndernas verksamhet. Kommunstyrelsen har rätt att ta del av nämndernas handlingar och räkenskaper samt i övrigt granska nämnderna och dess verksamheter. Nämnden ska lämna kommunstyrelsen den information om verksamheten som begärs såvida informationen inte omfattas av sekretess. I den händelse informationen om verksamheten är sekretessbelagd måste alternativa sätt att överlämna informationen övervägas. Information och samråd 8 Nämnden ska i möjligaste mån från annan nämnd erhålla den information och det underlag de behöver i sin verksamhet. Rätten till information och underlag omfattar inte uppgift för vilken sekretess råder. Nämnderna ska samråda när deras verksamhet och ärenden berör kommunstyrelsens eller annan nämnds verksamhet. Samråd bör även ske med föreningar och organisationer när dessa är särskilt berörda. Nämnden beslutar om formerna för samrådet. Arbetsformer Tid och plats 9 Nämnden sammanträder på tid och plats som nämnden bestämmer. Sammanträde ska hållas också om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller om ordföranden anser att det behövs. En begäran om extra sammanträde ska göras skriftligen hos ordföranden och innehålla uppgift om det eller de ärenden som önskas behandlas på det extra sammanträdet. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde. Om det föreligger särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om möjligt ska samråd ske med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast underrättas om beslutet. 5(8)

20 Kallelse 10 Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. När varken ordföranden eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den till åldern äldste ledamoten vara ålderspresident. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska sändas till varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet i god tid före sammanträdesdagen. Kallelse får ske elektroniskt om det inte är olämpligt. Ordföranden bestämmer formen för kallelse. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. Ordföranden ska i kallelsen ange om utelämnande av handlingar har skett. Offentliga sammanträden 11 Med stöd av 6 kap 19 a kommunallagen bemyndigas stadens nämnder, exklusive kommunstyrelsen, att besluta om att hålla sammanträde öppet för allmänheten. Närvarorätt 12 Kommunalråd eller ersättare i kommunstyrelsen (biträdande kommunalråd) har rätt att delta i sammanträden med nämnder inom det egna ansvarsområdet och har då rätt att delta i överläggningarna men inte i besluten samt rätt att få sin mening antecknad i protokollet. Härutöver får nämnden medge annan förtroendevald rätt att närvara vid sammanträde med nämnden för att lämna upplysningar. Även anställd i kommunen och särskilt sakkunnig kan medges denna rätt. Om nämnden beslutar det, får den som kallats delta i överläggningarna. Stadsdirektören har närvaro- och yttranderätt i kommunstyrelsen och i övriga nämnder. Nämnden får härutöver bestämma att annan ska ha rätt att närvara vid nämndens sammanträden. Ordföranden 13 Det åligger ordföranden att; leda nämndens arbete och sammanträden kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente kalla ersättare inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i nämnden vid behov är beredda se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i nämnden bevaka att nämndens beslut verkställs 6(8)

21 Presidium 14 Kommunfullmäktige väljer för mandattiden bland nämndens ledamöter en ordförande och en eller två vice ordförande. Vice ordförande och i förekommande fall andre vice ordförande (presidiet) biträder ordföranden vid fullgörande av dennes uppgifter. Vid förfall för ordföranden inträder i dennes ställe vice ordförande och vid förfall för vice ordförande inträder i dennes ställe, i förekommande fall, andre vice ordförande. Ersättare för ordföranden och vice ordförandena 15 Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, fullgörs ordförandens uppgifter av den som varit ledamot i nämnden längst tid. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid fullgörs ordförandens uppgifter av den äldste av dem. Motsvarande gäller om ordföranden eller annan i presidiet inte kan fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren ska fullgöra samtliga ordförandens/övriga presidiets uppgifter. Förhinder 16 En ledamot eller ersättare som är förhindrad att närvara vid sammanträde bör skyndsamt anmäla detta. Ersättares tjänstgöring 17 Om en ledamot är förhindrad att delta eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. Ersättarna ska, om dessa inte valts proportionellt, tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. En ersättare som börjat tjänstgöra har alltid företräde till tjänstgöring framför annan ersättare. Jäv, avbruten tjänstgöring 18 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får inte åter tjänstgöra vid sammanträdet. Reservation 19 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till 7(8)

22 sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Justering av protokoll 20 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. Kungörelser och tillkännagivanden av föreskrifter m.m. 21 Nämnden ansvarar för att beslut och föreskrifter inom det egna ansvarsområdet kungörs enligt gällande bestämmelser. Nämnden ska underrätta kommunstyrelsen om ändringen och dess innehåll så snart en uppdatering av kommunens styrande dokument bedöms nödvändig. Delgivningsmottagare 22 Delgivning med nämnden sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som nämnden beslutar. Undertecknande av handlingar 23 Om nämnden inte beslutar annat ska handlingar som utfärdas på nämndens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av sekreteraren. Vid förfall för ordföranden inträder vice ordföranden och vid förfall för denne den ledamot som styrelsen utser. Nämnden får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att enligt av nämnden lämnade direktiv underteckna handlingar på dess vägnar. Delegationsbeslut fattas i nämndens namn och ska anmälas i den ordning nämnden beslutar. Handlingar som utfärdas med anledning av sådant beslut ska, om inte annat finns föreskrivet, undertecknas av delegaten. 8(8)

23 Bilaga 3. Policy för inköp och upphandling 1. All anskaffning av varor, tjänster och entreprenader ska baseras på en helhetssyn där Stadens gemensamma bästa har företräde framför enskild verksamhets intresse. 2. De upphandlade ramavtalen ska användas i första hand. 3. Upphandling ska bedrivas affärsmässigt och så att förtroende för Staden som offentlig myndighet och avtalspart upprätthålls. 4. Direktupphandlingar ska genomföras så att konkurrensen tillvaratas. 5. Staden ska genom att ställa krav vid sina inköp bidra till en hållbar stad. 6. Vid inköp och upphandling ska möjligheterna för små och medelstora företag att delta beaktas. 7. Styrelse, nämnd eller motsvarande organ har ansvar för att upphandlingsverksamheten sköts i överensstämmelse med lag, annan författning och denna policy. 8. Upphandlade avtal och leverantörer ska följas upp. 9. Det kommungemensamma e-handelssystemet ska användas när det är möjligt. 10. Vid inköp och upphandling ska dialog föras med leverantörer och anbudsgivare i syfte att främja goda affärer och stärka stadens anseende som avtalspart och upphandlande myndighet.

24 2 Riktlinjer till policy för upphandling och inköp SYFTE OCH OMFATTNING Riktlinjerna är avsedda att förtydliga och utveckla bestämmelserna i policyn. Policyn och riktlinjerna omfattar Göteborgs Stads samtliga förvaltningar och de bolag och föreningar där Göteborgs Stad är förvaltare eller, direkt eller indirekt, utser en majoritet av styrelsen eller motsvarande. Dessa juridiska personer benämns fortsättningsvis Staden. Policyn och riktlinjerna gäller alla inköp av varor, tjänster och entreprenader. Policyn och riktlinjernas syfte är att säkerställa att varor, tjänster och entreprenader med rätt kvalitet till rätt kostnad anskaffas samt att sociala och etiska hänsyn och krav på funktion och miljöhänsyn är en naturlig del av Stadens upphandlingsverksamhet. Syftet är vidare att underlätta Stadens uppföljning av inköp och leverantörer. 1. All anskaffning av varor, tjänster och entreprenader ska baseras på en helhetssyn där Stadens gemensamma bästa har företräde framför enskild verksamhets intresse Gällande lydelse Att anskaffningar ska baseras på vad som är bäst för Staden innebär att inköpen ska samordnas så att skalfördelar erhålls och styrning och uppföljning underlättas. Samordnad upphandling ska genomföras inom de områden där det finns gemensamma behov och ska göras av Göteborgs Stads Upphandlings AB ( Upphandlingsbolaget ) eller annan förvaltning/bolag med motsvarande uppdrag inom Staden. Föreslagen lydelse Att anskaffningar ska baseras på vad som är bäst för Staden innebär att inköpen ska samordnas så att skalfördelar erhålls och styrning och uppföljning underlättas. Samordnad upphandling ska genomföras inom de områden där det finns gemensamma behov och ska göras av Inköp och upphandlingsnämnden. Förutsättningen för att Upphandlingsbolaget ska kunna genomföra upphandlingar med god kvalitet är att förvaltningar och bolag bidrar med relevant kompetens i avtalsgrupperna. Eventuella problem ska sedan kunna lyftas i linjen och till sist till strategiforum för upphandlings- och inköpsfrågor. Förutsättningen för att Inköp och upphandlingsnämnden ska kunna genomföra upphandlingar med god kvalitet är att förvaltningar och bolag bidrar med relevant kompetens i avtalsgrupperna. Eventuella problem ska sedan kunna lyftas i linjen och till sist till strategiforum för upphandlingsoch inköpsfrågor. Bestämmelsen innebär dock inte att samordning alltid ska ske så snart flera förvaltningar har liknande behov. Det avgörande är vad som är Stadens gemensamma bästa och även faktorer som talar emot en samordning ska beaktas. Sådana faktorer kan vara att kvalitetskraven är så vitt skilda mellan olika förvaltningar/bolag att Stadens gemensamma bästa bättre främjas genom att verksamheterna gör egna upphandlingar, ansluter sig till ramavtal tecknade av externa inköpscentraler, eller att endast partiell samordning sker. Utgångspunkten ska dock alltid vara att Staden bäst främjas genom samordnade inköp.

25 3 Gällande lydelse Vilka områden som ska omfattas av samordnad upphandling beslutas av Upphandlingsbolagets styrelse eller av Kommunstyrelsen. Föreslagen lydelse Vilka områden som ska omfattas av samordnad upphandling beslutas av Inköp och upphandlingsnämnden. Helhetssynen innebär också att innan inköp sker ska undersökas om Staden har möjlighet att utföra kontraktet med egna resurser. Undersökningsplikten avser kontroll med de verksamheter som har ett uppdrag att tillhandahålla eller samordna varor och tjänster till övriga verksamheter i Staden. Så kan t.ex. vara fallet med olika konsulttjänster inom kommunikation eller HR eller tillhandahållande av fordon eller försäkringar etc. Avtal mellan olika bolag eller mellan bolag och förvaltning kan ibland vara upphandlingspliktiga. Vid tveksamhet om bedömningen kan stadsledningskontorets jurister kontaktas. 2. De upphandlade ramavtalen ska användas i första hand Bestämmelsen innebär att Stadens verksamheter är skyldiga att använda de upphandlade ramavtalen vid inköp som omfattas av ramavtalet och där behovet kan tillgodoses av ramavtalet. Vid avsteg ska skälen till detta dokumenteras. Detta gäller även vid inköp till ett så lågt värde att en formell upphandling helt hade kunnat undvikas enligt lagstiftningen och denna policy. Bestämmelsen är en intern regel och ska inte tolkas som en utfästelse till externa leverantörer. Vid avrop från ramavtal ska det aktuella kommungemensamma e-handelssystemet användas när det är möjligt. 3. Upphandling ska bedrivas affärsmässigt och så att förtroende för Staden som offentlig myndighet och avtalspart upprätthålls Inköp och upphandlingsverksamhet är ett område som är känsligt för otillbörlig påverkan. Medarbetare eller andra som ansvarar för uppgifter inom området har därför ett särskilt ansvar för att förtroendet för Staden upprätthålls. För ytterligare vägledning hänvisas till Göteborgs Stads policy och riktlinje mot mutor. De jävsbestämmelser som gäller enligt lag för anställda och förtroendevalda i kommunen ska i upphandlingssituationer tillämpas även av anställda och förtroendevalda i Stadens bolag. Affärsmässigheten innebär också att den som ansvarar för en upphandling ska skaffa sig tillräcklig kunskap om branschen och dess villkor, genom kontakter med leverantörer eller på annat sätt. Inför mer komplicerade upphandlingar kan förfrågningsunderlaget t.ex. lämnas på remiss till leverantörerna. Vid alla kontakter ska leverantörerna behandlas lika. 4. Direktupphandlingar ska genomföras så att konkurrensen tillvaratas Vid alla direktupphandlingar bör minst tre leverantörer tillfrågas. Direktupphandlingar över kr ska dokumenteras och skriftligt avtal/överenskommelse upprättas. Leverantörer som direktupphandlas ska kontrolleras. För kontroll kan

26 4 leverantörskontrollverktyget i det aktuella kommungemensamma e-handelssystemet användas. Av dokumentationen ska framgå: - Det upphandlande bolagets eller förvaltningens namn - Vem som ansvarat för inköpet - Avtalsföremålet, dvs vad som köps in genom avtalet - Avtalets löptid och uppskattade värde samt när avtalet ingicks - Om och hur konkurrensen togs tillvara - Vilka leverantörer som tillfrågades och hur många som lämnade anbud - Vilken leverantör som tilldelades avtalet - Det viktigaste skälet till tilldelningen - Att kontroll att direktupphandlingsgränsen inte överskridits utförts 5. Staden ska genom att ställa krav vid sina inköp bidra till en hållbar stad Staden ska genom att ställa krav vid sina inköp bidra till en bättre miljö och ett hållbart samhälle. Detta ska ingå som en naturlig del i varje upphandling. I hållbar upphandling ingår att ta hänsyn till flera perspektiv såsom tillgänglighetskrav, hållbarhetskriterier, att beakta frågor om etisk handel och företags sociala ansvar (CSR) samt möjliggöra för innovationer. Tjänster och produkter som innebär en så liten klimat- och miljöpåverkan som möjligt med bibehållen funktion ska väljas. Särskild hänsyn ska tas till ILO:s åtta grundläggande konventioner om mänskliga rättigheter i arbetslivet samt FN:s barnkonvention. Vid större tjänstekontrakt och entreprenader ska utredas om det är möjligt och lämpligt att ställa krav som innebär att personer som står långt ifrån arbetsmarknaden bereds möjlighet till sysselsättning. Gällande lydelse Vid genomförande av upphandlingar som kan omfatta sociala hänsynskriterier ska Göteborgs Stads modell för social hänsyn i offentlig upphandling användas. En stödfunktion för modellen finns etablerad hos Upphandlingsbolaget. Vid avsteg från denna riktning ska annan avstämd modell kunna redovisas. Föreslagen lydelse Vid genomförande av upphandlingar som kan omfatta sociala hänsynskriterier ska Göteborgs Stads modell för social hänsyn i offentlig upphandling användas. En stödfunktion för modellen finns etablerad hos Inköp och upphandlingsnämnden. Vid avsteg från denna riktning ska annan avstämd modell kunna redovisas. Vid upphandling av tjänster och entreprenader ska krav ställas på löner och arbetsvillkor i nivå med för branschen allmänt förekommande kollektivavtal i den utsträckning som lagstiftningen medger. För alla upphandlingar som avser tjänster eller entreprenader ska en antidiskrimineringsklausul införas som särskilt kontraktsvillkor i förfrågningsunderlaget och avtalet. Avsikten med en antidiskrimineringsklausul är att så långt möjligt tillse att Stadens leverantörer följer antidiskrimineringslagstiftningen genom att efterlevnaden av lagarna görs till en avtalsrättslig fråga med avtalsrättsliga påföljder. Innan sociala och miljömässiga krav ställs i en upphandling ska en konsekvensanalys göras. Analysen ska bl.a. beakta förväntade kostnader för kraven i form av högre

27 5 inköpspriser och administrativa kostnader för uppföljning etc. och sätta dessa i relation till de förväntade samhälleliga vinsterna. En bedömning av de samlade kravens inverkan på möjligheterna för små och medelstora företag att delta i upphandlingen ska också ingå i konsekvensanalysen. Kostnaderna för sociala och miljömässiga krav ska följas upp om det är möjligt. 6. Vid inköp och upphandling ska möjligheterna för små och medelstora företag att delta beaktas Staden ska sträva efter att ha en varierad leverantörsbas där även mindre företag ingår. Större upphandlingar ska om möjligt utformas så att det är möjligt att lägga anbud på avgränsade delar. Vid planeringen av upphandling och inköp ska hänsyn tas till mindre företags behov av information och framförhållning. Detta kan t.ex. ske genom att undvika korta tider mellan tilldelningsbeslut och avtalsstart och genom tidig dialog med leverantörerna, såsom RFI eller extern remiss, eller att på hemsidan informera om kommande upphandlingar. 7. Nämnder, styrelser eller motsvarande organ ansvarar för att gällande lagstiftning och denna policy efterlevs Gällande lydelse Nämnder, styrelser och motsvarande organ ska löpande följa upp förvaltningens eller bolagets inköp för att säkerställa att regelverket följs och att konkurrensen tas tillvara. De har huvudansvaret för de verksamhetsspecifika upphandlingarna men ansvarar också för att avrop på Upphandlingsbolagets ramavtal görs på ett korrekt sätt. Nämnder, styrelser och motsvarande organ kan anta egna anvisningar för användning av direktupphandling och i övrigt vidta de åtgärder som krävs för att lag, författning och denna policy ska kunna efterlevas. Detta innefattar bl.a. säkerställa att rutiner införs som möjliggör kontroll av att de samlade direktupphandlingarna inom ett område inte överstiger direktupphandlingsgränsen i lagstiftningen. Föreslagen lydelse Nämnder, styrelser och motsvarande organ ska löpande följa upp förvaltningens eller bolagets inköp för att säkerställa att regelverket följs och att konkurrensen tas tillvara. De har huvudansvaret för de verksamhetsspecifika upphandlingarna men ansvarar också för att avrop på Inköp och upphandlingsnämndens ramavtal görs på ett korrekt sätt. Nämnder, styrelser och motsvarande organ kan anta egna anvisningar för användning av direktupphandling och i övrigt vidta de åtgärder som krävs för att lag, författning och denna policy ska kunna efterlevas. Detta innefattar bl.a. säkerställa att rutiner införs som möjliggör kontroll av att de samlade direktupphandlingarna inom ett område inte överstiger direktupphandlingsgränsen i lagstiftningen. Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen har inom ramen för sitt reglemente ansvar för att övervaka upphandlingsverksamheten i staden. Kommunstyrelsen får vidta lämpliga åtgärder om bristande följsamhet med denna policy skulle framkomma vid uppföljning eller på annat sätt. Kommunstyrelsen ska vid behov lyfta strategiska inköpsfrågor för beslut i kommunfullmäktige.

28 Stadsledningskontoret Stadsledningskontoret ska stödja kommunstyrelsens i dess roll att övervaka upphandlings- och inköpsverksamheten i Staden och ska vid behov göra uppföljningar av stadens upphandlingsverksamhet. Stadens verksamheter har skyldighet att till stadsledningskontoret lämna begärda uppgifter. Stadsrevisionen. Stadsrevisionen har, genom särskilt uppdrag från Kommunfullmäktige, ansvar för att löpande följa Stadens upphandlings- och inköpsverksamhet. Nämnden för inköp och upphandling Gällande lydelse Upphandlingsbolaget har, genom ägardirektiv från Kommunfullmäktige, ett huvudansvar för samordnad upphandling av varor och tjänster för Staden. Upphandlingsbolaget är avtalspart för de ramavtal bolaget tecknar och har ett ansvar för att avtalen är användarvänliga och med tydliga krav och villkor. Upphandlingsbolaget ska vara Stadens expertorgan och leda utvecklingen inom upphandlingsområdet och har därigenom en stödjande och konsultativ roll. Bolaget företräder även Staden i samarbete avseende upphandling med andra upphandlande myndigheter och enheter. Upphandlingsbolaget ska i nära samverkan med berörda verksamheter i Staden arbeta aktivt med att effektivisera inköps- och upphandlingsprocessen. Upphandlingsbolaget ska vid behov göra uppföljningar av ramavtalstroheten och Stadens samlade inköp och upphandlingar och rapportera resultatet av uppföljningarna till Kommunstyrelsen. Stadens verksamheter har skyldighet att till Upphandlingsbolaget lämna begärda uppgifter. Till sin hjälp har Upphandlingsbolaget Strategiforum för upphandling som är Stadens forum för strategier och övergripande planering i inköps- och upphandlingsfrågor utifrån ett långsiktigt helhetsperspektiv. Till Strategiforum knyts arbetsgrupper, som genom kategoristyrning utarbetar en gemensam strategi för den specifika kategori som gäller alla Stadens verksamheter. Föreslagen lydelse Inköp och upphandlingsnämnden har, genom sitt reglemente, ett huvudansvar för samordnad upphandling av varor och tjänster för Staden. Inköp och upphandlingsnämnden är avtalspart för de ramavtal nämnden tecknar och har ett ansvar för att avtalen är användarvänliga och med tydliga krav och villkor. Inköp och upphandlingsnämnden ska vara Stadens expertorgan och leda utvecklingen inom upphandlingsområdet och har därigenom en stödjande och konsultativ roll. Inköp och upphandlingsnämnden företräder även Staden i samarbete avseende upphandling med andra upphandlande myndigheter och enheter. Inköp och upphandlingsnämnden ska i nära samverkan med berörda verksamheter i Staden arbeta aktivt med att effektivisera inköps- och upphandlingsprocessen. Inköp och upphandlingsnämnden ska vid behov göra uppföljningar av ramavtalstroheten och Stadens samlade inköp och upphandlingar och rapportera resultatet av uppföljningarna till Kommunstyrelsen. Stadens verksamheter har skyldighet att till Inköp och upphandlingsnämnden lämna begärda uppgifter. Till sin hjälp har Inköp och upphandlingsnämnden Strategiforum för upphandling som är Stadens forum för strategier och övergripande planering i inköps- och upphandlingsfrågor utifrån ett långsiktigt helhetsperspektiv. Till Strategiforum knyts arbetsgrupper, som genom kategoristyrning utarbetar en gemensam strategi för den specifika kategori som gäller alla Stadens verksamheter. 6