Handlingar till mötet i Vänersborg med regionstyrelsen för Västra Götalandsregionen. 29 april 2014

Transkript

1 Handlingar till mötet i Vänersborg med regionstyrelsen för Västra Götalandsregionen 29 april 2014

2 1 (3) Föredragningslista Sammanträde med regionstyrelsen den 29 april 2014 Plats: Sessionssalen, Residenset, Vänersborg Tid: Kl (Presskonferens kl ) Inledande formalia Mötets öppnande Upprop Val av justerare Justeringsdatum Beslutsärenden Fullmäktigeärenden 1. Naturbruksgymnasiet Uddetorp Försäljning av del av Skara Uddetorp 4:1, upphävande av beslut samt nytt beslut Diarienummer RS Regional utvecklingsplan för vuxenpsykiatri Diarienummer Aktieägaravtal gällande Regionteater Väst AB Diarienummer RS Bestämmelser om omställningsstöd och pension för förtroendevalda, OPF-KL Diarienummer RS Motion av Conny Brännberg (KD) och Christina Karlsson (KD) om inrättande av kulturarvsskolor Diarienummer RS Motion av David Josefsson (M) och Lisbeth Sundén Andersson (M) om regiongemensam finansiering för ECMO-behandlingar Diarienummer RS Motion av Monica Selin (KD) om frivilliginsatser i livets slutskede Diarienummer RS Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

3 Föredragningslista från regionstyrelsen, (3) 8. Motion av Kristina Grapenholm (FP) och Jonas Andersson (FP) om behovet av en analys av ätstörningsvården i Västra Götalandsregionen Diarienummer RS Motion Marianne Nilsson (KD) och Hans-Carl Carlsson (KD) om satsning på rehabilitering hos lokalsjukhusen Diarienummer RS Motion av Roland Karlsson (FP), Birgitta Adolfsson (FP) och Jonas Andersson (FP) om analys och utvärdering av NU-sjukvården Diarienummer RS Motion av Mariella Olsson och Kristina Grapenholm (FP) om avgiftsfri influensavaccinering för riskgrupper Diarienummer RS och RS Motion av Marith Hesse (M) om införande av hjärnskadekoordinator och inrättande av regionalt kompetenscentrum Diarienummer RS Motion av Hanna Wigh (SD) om införande av regionövergripande policy rörande könsbestämning av foster vid ultraljudsundersökning Diarienummer RS Motion av Jonas Andersson (FP) om valfrihet inom högspecialiserad vård Diarienummer RS Motion av Cecilia Andersson (C) om interventionsprogram som förebygger ohälsa Diarienummer RS Styrelseärenden 16. Regionuppdrag till följd av nya nationella riktlinjer för sjukdomsförebyggande metoder Diarienummer Ansökan om att bedriva vårdverksamhet inom VG Primärvård, Härryda Diarienummer RS Beslut om Centralt personuppgiftsansvar för nationellt kvalitetsregister, Svenska registret för renal denevering (SRDN) Diarienummer RS

4 Föredragningslista från regionstyrelsen, (3) 19. Beslut om Centralt personuppgiftsansvar för nationellt kvalitetsregister, Svenska Thoraxtransplantationsregistret Diarienummer RS Nationell påverkansagenda Diarienummer RS Reviderad delegeringsordning för regionstyrelsen Diarienummer RS Skrivelse från servicenämnden angående uppföljning av städning Diarienummer RS Regelgruppen för tolkningsfrågor, överenskommelse Diarienummer RS Gallring av vårdvalblanketter efter skanning Diarienummer RS Regional patientsäkerhetsberättelse för 2013 Länk: Diarienummer RS Aktiviteter inför valet 2014 Handlingar senare. Diarienummer 27. Delegeringsärenden Diarienummer RS Anmälningsärenden Diarienummer RS Valärenden Diarienummer RS Övriga frågor Informationer A. Information från regiondirektören, Ann-Sofi Lodin Gert-Inge Andersson ordförande

5 Ärende 21

6 1 (4) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Regionkansliet Handläggare: Elisabet Ericson, Sara Magnusson, Jennie Jevinger, Johan Flarup, Peter Detterberg, Christina Ederström Telefon: E-post: Till regionstyrelsen Reviderad delegeringsordning för regionstyrelsen Förslag till beslut 1. Regionstyrelsen antar reviderad delegeringsordning. Sammanfattning av ärendet Representanter från regionkansliets administrativa avdelning, ekonomiavdelningen, hälso- och sjukvårdsavdelningen samt HR-strategiska avdelningen har gemensamt tagit fram ett förslag till reviderad delegeringsordning för regionstyrelsen. En översyn av delegeringsordningen bör göras årligen. Regionstyrelsen antog nuvarande delegeringsordning 5 april 2011, 108. Fördjupad beskrivning av ärendet En nämnd får uppdra åt ett utskott, en ledamot eller ersättare eller en anställd att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. Om nämnden på detta sätt vill delegera sin beslutanderätt ska den klart ange vilken beslutanderätt som delegeras och till vem beslutanderätten överlåts. Det görs enklast i en delegeringsordning. Underlag I arbetet med revideringen har regionkansliet beaktat följande dokument och beslut: - Ägarutskottets beslut 27 februari 2013, 17, att resultat och kommentarer i granskningsrapporten Granskning av tillämpning av reglementen och delegeringsordningar ska ligga till grund för arbetet med att ta fram nya reglementen och delegeringsordningar och i arbetet med intern kontroll. Enligt granskningsrapporten är arbetsuppgifter och ansvar inte beslut i kommunallagens mening. Arbetsuppgifter och ansvar framgår av andra dokument (utskottens arbetsområden, instruktion till regiondirektör mm). Rapporten pekar också på några beslut som inte bör delegeras. - Regionstyrelsens beslut om nya och ändrade delegeringar åren Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Residenset Torget Vänersborg Telefon: vx Webbplats: E-post: regionkansliet@vgregion.se

7 Datum Diarienummer RS (4) - Regiongemensam standard för delegeringsordningar som kanslichefsnätverket tagit fram och regiondirektören fastställt. Standarden innehåller bland annat instruktioner till delegater samt underlag för delegeringsprotokoll. - Klarspråk i handlingar för politiska beslut Nya delegeringar: B2 Ekonomiärenden: Regiondirektören, med rätt att vidaredelegera, godkänner ansökan om att få hyra externa lokaler och att ingå externa hyresavtal för samtliga administrativa lokaler (RS 19 juni 2012, 137) B 4 Hälso- och sjukvårdsärenden Regiondirektören, med rätt att vidaredelegera, beslutar om åtgärder som krävs för att fullgöra Västra Götalandsregionens skyldigheter utifrån kap 5 Lag om handel med läkemedel (RS 10 september 2013, 199) Regiondirektören, med rätt att vidaredelegera, fastställer medicinska riktlinjer och vårdprogram för vård och omvårdnad (RS 10 september 2013, 199) Regiondirektören, med rätt att vidaredelegera, och sjukhusdirektör beslutar om utlämnande från biobanker enligt biobankslagen (RS 10 september 2013, 202) B5 Övriga ärenden Ägarutskottet fattar beslut med anledning av regionstyrelsens ansvar för ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom hälso- och sjukvården och tandvården. Motiv för denna punkt är Socialstyrelsens allmänna råd SOSFS 2011:9 C 4 Administrativa ärenden Regiondirektören får ingå förlikning upp till kronor (RS 26 februari 2013, 34) Borttagna delegeringar: B2 Ekonomiärenden Beslut om tekniska justeringar i budget rörande regionbidrag som var delegerat till ägarutskottet. Varför? Tekniska justeringar görs i detaljbudgeten. Investeringar enligt kompletterande investeringsmodell inom beloppsintervallet 1-10 mnkr som var delegerat till ägarutskottet. Varför? Den kompletterande investeringsmodellen gäller inte längre.

8 Datum Diarienummer RS (4) B4 Hälso- och sjukvårdsärenden Regiongemensamt analys-, utvärderings- och uppföljningsarbete rörande vårdbehov Varför? Detta täcks in av punkt 6 Regiongemensam analys, utvärdering och uppföljning av vårdbehov, vårdkonsumtion och vårdkvalitet. Företräda regionen vid samverkan med internationella, nationella och regionala organisationer och myndigheter i hälso- och sjukvårdsfrågor och tandvårdsfrågor. Delegerat till hälso- och sjukvårdsutskottet. Varför? Detta är en arbetsuppgift och inte ett beslut. Beslut i ärenden som ankommer på vårdgivare inom hälso- och sjukvården i de särskilda fall då ärendet är så brådskande att regionstyrelsens avgörande inte kan avvaktas. Delegerat till hälso- och sjukvårdsutskottets ordförande. Varför? Regionstyrelsens ordförande har rätt att fatta beslut i brådskande fall enligt kommunallagen. Otydligt vad som avses med delegeringen. Övergripande frågor om upphandling av vård. Delegerat till hälso- och sjukvårdsutskottet. Varför? Servicenämnden ansvarar för upphandling. Tekniska justeringar av tandvårdstaxan som följd av ändrade nationella föreskrifter. Varför? Regionfullmäktige har beslutat att tandvårdsstyrelsen ska besluta om tandvårdens prislista. B5 Övriga ärenden Nomineringar till organ inom EU-samarbete. Delegerat till regionstyrelsens ordförande. Varför? Regionfullmäktige har beslutat att regionstyrelsen beslutar i dessa ärenden efter förslag från valberedningen. Beslut i regiongemensamma IT-frågor när beslutet inte är av principiell betydelse eller ska tas av någon annan nämnd. Delegerat till ägarutskottet. Regler och riktlinjer för utformning och användning av regionens IT-stöd. Delegerat till ägarutskottet Varför? Delegeringarna tas bort på grund av oklarheter kring styrmodellen för IS/IT. Det innebär att regionstyrelsen fattar beslut i dessa ärenden. Ägarutskottet har fortfarande ansvar för att bereda ärenden om regiongemensamma IT-frågor. Styrgruppen för IT-frågors uppdrag påverkas inte. Utskotten får företräda regionen mot SKL, andra regioner, landsting och kommuner och statliga myndigheter samt vid samverkan med

9 Datum Diarienummer RS (4) internationella, nationella och regionala organisationer och myndigheter inom uppgiftsområdet för respektive utskott. Varför? Detta är inte ett beslut utan en arbetsuppgift som framgår av utskottens uppgiftsområden. C 4 Administrativa ärenden Företräda Västra Götalandsregionen avseende forskningsansökningar och ansökningar om etikprövning för forskningsprojekt inom Institutet för Stressmedicin. Delegerat till chefen för Institutet för Stressmedicin. Varför? Institutet för Stressmedicin hör numera till styrelsen för hälsa och stressmedicin som ansvarar för denna uppgift. Förutom redaktionella ändringar har några punkter justerats: B4 Hälso- och sjukvårdsärenden Regiondirektören, med rätt att vidaredelegera, utfärdar tillämpningsanvisningar för: patientavgifter vid sjukvård och hälsovård, speciallivsmedel för särskilda ändamål, förskrivning av personliga hjälpmedel med tillhörande produktanvisningar, förbrukningsartiklar samt sjukresor (RS 10 september 2013, 199). C 4 Administrativa ärenden Chefsjuristen får besluta att inte lämna ut allmän handling. Tidigare formulerad som att administrative direktören får besluta i ärenden om utlämnande av allmän handling. Regionkansliet Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Bengt Säterskog Administrativ direktör Bilaga Förslag till delegeringsordning Standard för delegeringsordning Skickas till Delegaterna+instruktioner och förutsättningar för delegering

10 Delegeringsordning Antagen av regionstyrelsen Förteckning över grupper av ärenden, där regionstyrelsen har delegerat beslutanderätt A Ärenden Brådskande ärenden i regionstyrelsen Uppdrag att besluta på styrelsens vägnar delegat Ersättare vid förhinder Ansvarig för anmälan till regionstyrelsen ** Anmärkning A 1 Ärenden som är så brådskande, att det inte går att avvakta styrelsens beslut Regionstyrelsens ordförande Vice ordförande Regionstyrelsens sekreterare 6 kap 36 kommunallagen B Regionstyrelsens regionövergripande uppdrag Avser hela Västra Götalandsregionens (VGR:s) verksamhet. Med förvaltningschef avses under detta avsnitt även förvaltningschef vid andra nämnder och styrelser än regionstyrelsen. B 1 Personal- och förhandlingsärenden 1 Förhandla och teckna kollektivavtal i tvisteförhandling Förhandlingschefen Arbetsrättsjurist Förhandlingschefen 2 Teckna kollektivavtal i regionövergripande intressefrågor utom förmånsfrågor Förhandlingschefen Förhandlingschefen 3 Teckna lokala kollektivavtal inom ramen för AB Förvaltningschef * Förvaltningschefen Anmäls från vidaredelegat till förvaltningschef som anmäler till regionstyrelsen 4 Teckna lokala kollektivavtal inom ramen för LAFF Förvaltningschef * Förvaltningschefen Anmäls från vidaredelegat till förvaltningschef som anmäler till regionstyrelsen * Rätt att vidaredelegera i ett led ** Vid vidaredelegerad beslutanderätt görs anmälan till förvaltningschefen, som avgör om anmälan ska ske till regionstyrelsen.

11 Ärenden Uppdrag att besluta på styrelsens vägnar delegat Ersättare vid förhinder Ansvarig för anmälan till regionstyrelsen ** 5 Teckna lokala rese- och traktamentsavtal Förhandlingschefen Förhandlingschefen Anmärkning 6 Teckna lokala avtal om lön och allmänna anställningsvillkor för VGR:s anställda (LOK) Förhandlingschefen Förhandlingschefen 7 Teckna lokala kollektivavtal om lön, förmåner och ersättningar i övrigt 8 Särskild avtalspension, pensionsgrundande lön eller pensionsfrågor som är av viss betydelse Förvaltningschef * Förvaltningschef ** Anmäls från vidaredelegat till förvaltningschef som anmäler till regionstyrelsen Personaldirektören Personaldirektören 9 Frågor om rätt till förmånsbil Regiondirektören * Regiondirektören ** Anmäls från vidaredelegat till regiondirektören som anmäler till regionstyrelsen 10 Riktlinjer för lönepolitiken Personalutskottet Utskottets sekreterare 11 Inriktning för företagshälsovård och strategi för arbetsmiljöområdet Personalutskottet Utskottets sekreterare 12 Inriktning för personalpolitiken utifrån av regionfullmäktiges Personalutskottet Utskottets sekreterare beslut 13 Uppföljning, analys och utvärdering inom uppdragsområdet Personalutskottet Utskottets sekreterare 14 Inriktning för och användning av det personalpolitiska anslaget Personalutskottet Utskottets sekreterare 15 Användning av medel avsatta för personalpolitiska åtgärder i individuella ärenden Personaldirektören Personaldirektören 16 Ekonomiskt stöd för personalpolitiska åtgärder till bolag där VGR äger mer än hälften av aktierna Personalutskottet Utskottets sekreterare RS , 41 B 2 Ekonomiärenden 1 Utfärda kompletterande anvisningar till regionstyrelsens föreskrifter inom VGR:s finansverksamhet Ägarutskottet Utskottets sekreterare Finansiell strategi, Organisations samt beredningsoch beslutsprocesser, Riktlinjer gällande finansförvaltning, Riktlinjer gällande pensionsmedelsförvaltning, * Rätt att vidaredelegera i ett led ** Vid vidaredelegerad beslutanderätt görs anmälan till förvaltningschefen, som avgör om anmälan ska ske till regionstyrelsen.

12 Ärenden Uppdrag att besluta på styrelsens vägnar delegat Ersättare vid förhinder Ansvarig för anmälan till regionstyrelsen ** 2 Regler för månads- och delårsrapporter samt årsredovisning Ägarutskottet Utskottets sekreterare Anmärkning Riktlinjer gällande kapitalförvaltning avseende anknutna stiftelser 3 Godkänna avvikelse från finansiell strategi Ägarutskottet Utskottets sekreterare (se punkt 1) 4 Utse efterträdare för firmatecknare inom finansverksamheten under löpande år Ägarutskottet Utskottets sekreterare 5 Skriva av VGR:s fordringar där inte någon annan har beslutsrätt Högst två prisbasbelopp per ärende Över två prisbasbelopp och upp till 1 mnkr per ärende Ekonomidirektören Ägarutskottet 6 Ta emot gåva om inte någon annan har beslutsrätt Gäller inte fast egendom. 7 Finansiering av regionsamordnade och förvaltningsspecifika utvecklingsprojekt enligt beslutade finansieringsformer till ett belopp om högst 10 mnkr per projekt Ekonomidirektören Utskottets sekreterare Avser inte enbart bokföringsåtgärd. Nämnderna kan besluta angående egna fordringar. Samråd ska ske med chefsjuristen Ägarutskottet Utskottets sekreterare Gäller när gåvans ändamål är regionövergripande eller berör flera nämnders områden. Riktlinjer antagna av RF , 55 Ägarutskottet Utskottets sekreterare RF 9/ , RSK Ingå leasningavtal Ekonomidirektören Ekonomidirektören Inom ramen för gällande riktlinjer för leasing. 9 Ingå försäkringsavtal Ekonomidirektören Ekonomidirektören 10 Godkänna ansökan om att få hyra externa lokaler och att ingå Regiondirektören * Regiondirektören ** RS 19 juni 2012, 137 externa hyresavtal för samtliga administrativa lokaler 11 Ärenden om rätt till arbetstagares uppfinning Regiondirektören * Regiondirektören ** Kolla revisionsrapport 12 Ersättning till enskilda på grund av skadeståndskrav mot VGR när ärendet inte handläggs av annan nämnd, efter samråd med Chefsjuristen Högst två prisbasbelopp Över två prisbasbelopp Ekonomidirektören Ägarutskottet Ekonomidirektören Utskottets sekreterare * Rätt att vidaredelegera i ett led ** Vid vidaredelegerad beslutanderätt görs anmälan till förvaltningschefen, som avgör om anmälan ska ske till regionstyrelsen.

13 Ärenden Uppdrag att besluta på styrelsens vägnar delegat Ersättare vid förhinder Ansvarig för anmälan till regionstyrelsen ** 13 Tillämpningsanvisningar till attest- och utanordningsreglemente Ekonomidirektören Ekonomidirektören Anmärkning B 3 Ärenden om stiftelser som regionstyrelsen förvaltar 1 Förvaltning av stiftelsemedel Regiondirektören * Regiondirektören ** Anmäls från vidaredelegat till regiondirektören som anmäler till regionstyrelsen 2 Ansöka om permutation eller ändrade stadgar avseende stiftelser som förvaltas av regionstyrelsen 3 Utdelning ur av VGR:s förvaltade stiftelser och fonder när ingen annan har beslutsrätt Regiondirektören * Regiondirektören ** RSK Riktlinjer vid gåva, stiftelselagen Anmäls från vidaredelegat till regiondirektören som anmäler till regionstyrelsen Regiondirektören * Regiondirektören ** Anmäls från vidaredelegat till regiondirektören som anmäler till regionstyrelsen B 4 Hälso- och sjukvårdsärenden 1 Fördelning av FoU-medel enligt fastställda medelsramar och inriktningsbeslut Regiondirektören * Regiondirektören ** Anmäls från vidaredelegat till regiondirektören som anmäler till regionstyrelsen 2 Beslut enligt lagen om läkemedelsförmåner mm Regiondirektören * Regiondirektören ** Förvaltningsbesvär. Handläggs enligt förvaltningslagen. 3 Beslut om administrativa åtgärder inom läkemedelsområdet såsom fastställande av arbetsplatskoder, inrättande av jourförråd Regiondirektören * Regiondirektören ** Anmäls från vidaredelegat till regiondirektören som anmäler till regionstyrelsen 4 Åtgärder som krävs för att fullgöra VGR:s skyldigheter utifrån kap 5 Lag om handel med läkemedel (sjukhusens läkemedelsförsörjning) 5 Inriktning, samordning och utveckling som rör epidemiologi, terminologi, klassifikationer och regiongemensamma vårddata Regiondirektören * Regiondirektören ** Beslut av regionstyrelsen , 199 Anmäls från vidaredelegat till regiondirektören som anmäler till regionstyrelsen Hälso- och Utskottets sekreterare sjukvårdsutskottet 6 Regiongemensam analys, utvärdering och uppföljning av vårdbehov, vårdkonsumtion och vårdkvalitet Hälso- och sjukvårdsutskottet Utskottets sekreterare * Rätt att vidaredelegera i ett led ** Vid vidaredelegerad beslutanderätt görs anmälan till förvaltningschefen, som avgör om anmälan ska ske till regionstyrelsen.

14 Ärenden Uppdrag att besluta på styrelsens vägnar delegat Ersättare vid förhinder Ansvarig för anmälan till regionstyrelsen ** Anmärkning 7 Utfärda tillämpningsanvisningar för: patientavgifter vid sjukvård och hälsovård, speciallivsmedel för särskilda ändamål, förskrivning av personliga hjälpmedel med tillhörande produktanvisningar, förbrukningsartiklar samt sjukresor Regiondirektören* Regiondirektören ** Beslut av regionstyrelsen , 199 Anmäls från vidaredelegat till regiondirektören som anmäler till regionstyrelsen 8 Fördelning av medel till nya läkemedel/nya indikationer mm Hälso- och sjukvårdsutskottet 9 Regiongemensamma riktlinjer för sjukvårdsrådgivning och Hälso- och ärenden om prehospital vård sjukvårdsutskottet 10 Ärenden om hälso- och sjukvård för asylsökande och flyktingar Hälso- och sjukvårdsutskottet Utskottets sekreterare Utskottets sekreterare Utskottets sekreterare 11 Regiongemensamma riktlinjer för verksamheten inom hälso- och sjukvården och tandvården 12 Regionövergripande läkemedelsfrågor samt frågor rörande läkemedelskommittén 13 Inriktning, kunskapsstyrning och utveckling av läkemedelsanvändning och av en effektiv läkemedelsförsörjning för samtliga vårdgivare 14 Följa utvecklingen av VGR:s hälso- och sjukvård samt tandvård och därvid ta erforderliga initiativ samt besluta i tillämpningsfrågor Hälso- och sjukvårdsutskottet Hälso- och sjukvårdsutskottet Hälso- och sjukvårdsutskottet Hälso- och sjukvårdsutskottet Utskottets sekreterare Utskottets sekreterare Utskottets sekreterare Utskottets sekreterare 15 VGR:s remissyttranden i hälso- och sjukvårdsfrågor samt tandvårdsfrågor 16 Ärenden i enskilda fall om tillämpning av regler om vårdgaranti och valfrihet i vården samt ställningstaganden till framställningar från enskilda personer om vård Hälso- och sjukvårdsutskottet Utskottets sekreterare Regionstyrelsen ska underrättas om yttranden i frågor av större vikt eller principiell betydelse. Regiondirektören * Regiondirektören** Avser inte ärenden som innefattar medicinsk bedömning av vårdbehov 17 Tillämpa VGR:s valfrihetssystem om ärendet inte avser godkännande av nya sökande eller är av principiell betydelse Regiondirektören * Regiondirektören ** Beslut av RS , 74. Ansökan om rättelse görs enligt lag om valfrihetssystem. Anmäls från vidaredelegat till * Rätt att vidaredelegera i ett led ** Vid vidaredelegerad beslutanderätt görs anmälan till förvaltningschefen, som avgör om anmälan ska ske till regionstyrelsen.

15 Ärenden Uppdrag att besluta på styrelsens vägnar delegat 18 Regiongemensamma prioriteringar, former för ordnat införande av nya diagnos- och behandlingsmetoder samt utmönstring av metoder Hälso- och sjukvårdsutskottet Ersättare vid förhinder Ansvarig för anmälan till regionstyrelsen ** Utskottets sekreterare Anmärkning regiondirektören som anmäler till regionstyrelsen 19 Etiska frågor inom hälso- och sjukvården och tillse att diagnosoch behandlingsmetoder har bedömts från individ- och samhällsetiska aspekter 20 Regiongemensam invånarinformation rörande hälso- och sjukvård samt tandvård 21 Ärenden som avser nationellt kvalitetsregister (ej inrättande av nytt kvalitetsregister) 22 Genomföra VGR:s regler för tillgänglighet och valfrihet samt remisskrav i den egna verksamheten Hälso- och sjukvårdsutskottet Hälso- och sjukvårdsutskottet Hälso- och sjukvårdsutskottet Ägarutskottet Utskottets sekreterare Utskottets sekreterare Utskottets sekreterare Utskottets sekreterare 23 Fastställelse av medicinska riktlinjer och vårdprogram för vård och omvårdnad 24 Beslut om utlämnande från biobanker enligt biobankslagen. Regiondirektören * Sjukhusdirektör B 5 Övriga ärenden 1 Besvara framställningar till VGR från andra myndigheter och enskilda i ärenden som inte är av principiell art och när ingen annan har beslutsrätt Regiondirektören * Regiondirektör ** Beslut av regionstyrelsen , 199 Anmäls från vidaredelegat till regiondirektören som anmäler till regionstyrelsen Regiondirektör **) Vid behov ska samråd ske med hälso- och sjukvårdsdirektören Beslut av regionstyrelsen , 202 Anmäls från vidaredelegat till regiondirektören som anmäler till regionstyrelsen Regiondirektören * Regiondirektören ** Avser inte besvarande av remisser och inte rena verkställighetsåtgärder Anmäls från vidaredelegat till regiondirektören som anmäler till regionstyrelsen * Rätt att vidaredelegera i ett led ** Vid vidaredelegerad beslutanderätt görs anmälan till förvaltningschefen, som avgör om anmälan ska ske till regionstyrelsen.

16 Ärenden Uppdrag att besluta på styrelsens vägnar delegat 2 Utse ombud vid bolagsstämmor och föreningsstämmor Regionstyrelsens 3 Implementering av regiongemensamma strategier, standarder och normer för verksamhet i egen regi ordförande Ägarutskottet Ersättare vid förhinder Regionstyrelsens vice ordförande Ansvarig för anmälan till regionstyrelsen ** Regionstyrelsens sekreterare Utskottets sekreterare Anmärkning 4 Strategier för att utveckla kvalitet och produktivitet i egenregiverksamheten. 5 Instruktioner till ombud vid bolagsstämmor och föreningsstämmor 6 Ärenden med anledning av regionstyrelsens medlarroll och uppgift att avgöra tvister mellan nämnder och styrelser 7 Föra VGR:s talan eller ge fullmakt till annan att föra VGR:s talan: inför kommunal byggnadsnämnd, fastighetsbildningsmyndighet, inskrivningsmyndighet och hyresnämnd inför domstol, övriga myndigheter samt förrättningar av skilda slag Ägarutskottet Ägarutskottet Ägarutskottet Fastighetsdirektören Chefsjuristen Utskottets sekreterare Utskottets sekreterare Utskottets sekreterare Den som i en tvist för VGR:s talan inför domstol har rätt att godkänna förlikningsavtal. Samråd ska ske med berörd förvaltning. Ta emot delgivning Chefsjuristen Regionjurist Delgivning kan enligt 6 kap 31 kommunallagen även ske med ordföranden. 8 Beslut med anledning av regionstyrelsens ansvar för ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom hälso- och sjukvården och tandvården. Ägarutskottet Kommentar: Motiv SOSFS 2011:9 C Regionstyrelsens egen verksamhet och dess förvaltning (Regionkansliet) C1 Styrelsen * Rätt att vidaredelegera i ett led ** Vid vidaredelegerad beslutanderätt görs anmälan till förvaltningschefen, som avgör om anmälan ska ske till regionstyrelsen.

17 Ärenden Uppdrag att besluta på styrelsens vägnar delegat 1 Godkänna regionstyrelsens ledamöters och ersättares deltagande i kurser och konferenser Regionstyrelsens ordförande Ersättare vid förhinder Vice ordförande Ansvarig för anmälan till regionstyrelsen ** Regionstyrelsens sekreterare Anmärkning C2 Personalärenden 1 Anställningsärenden, skiljande från anställning utan egen begäran, disciplinär åtgärd Regiondirektören * Regiondirektören ** 2 Beslut om att avslå bisyssla Regiondirektören* Riktlinjer avseende bisysslor för anställda 3 Ingå överenskommelse om att utöva bisyssla Regiondirektören* Riktlinjer avseende bisysslor för anställda 4 Medgivande till att utöva bisyssla bestående i privat mottagningsverksamhet Regiondirektören Riktlinjer avseende bisysslor för anställda 5 Utse medarbete till uppdrag för annan uppdragsgivare än VGR Regiondirektören* Riktlinjer avseende bisysslor för anställda C3 Upphandling och hyresavtal 1 Inom sitt ansvarsområde ingå och säga upp upphandlings- och inköpsavtal när detta inte är en uppgift för servicenämnden Regiondirektören * Regiondirektören ** Om värdet överstiger 100 prisbaslopp ska avtalet godkännas av regionstyrelsen. 2 Ingå och säga upp hyresavtal för lokaler för verksamhet knuten till regionkansliet Regiondirektören Regiondirektören Gäller ej externa lokaler, RS 137/12 C4 Administrativa ärenden 1 Sälja eller skänka bort inventarier som inte längre behövs för verksamheten Administrativa direktören Administrativa direktören 2 Avskrivning av fordran inom regionstyrelsens egen verksamhet, högst två prisbasbelopp per ärende 3 Ta emot gåva inom regionstyrelsens eget verksamhetsområde i enlighet med fastställda riktlinjer Administrativa direktören Administrativa direktören Avser inte bokföringsåtgärd Samråd ska ske med chefsjuristen Regiondirektören * Regiondirektören ** Vid gåva större än tre prisbasbelopp ska samråd ske med chefsjurist. * Rätt att vidaredelegera i ett led ** Vid vidaredelegerad beslutanderätt görs anmälan till förvaltningschefen, som avgör om anmälan ska ske till regionstyrelsen.

18 Ärenden Uppdrag att besluta på styrelsens vägnar delegat Ersättare vid förhinder Ansvarig för anmälan till regionstyrelsen ** 4 Utse attestanter och utanordnare Regiondirektören * Regiondirektören ** Anmärkning 5 Beslut att inte lämna ut allmän handling Chefsjuristen Regionjurist Chefsjurist Handläggs enligt 6 kap. offentlighets- och sekretesslagen 5a Beslut att inte lämna ut i ärenden allmän handling från kvalitetsregister där regionstyrelsen är centralt personuppgiftsansvarig Antingen Chefen för område uppföljning och analys vid hälso- och sjukvårdsavdelningen eller Registerhållare anställd av Västra Götalandsregionen. 6 Avvisande av överklagande som kommit in för sent Chefsjuristen Regionjurist Chefsjuristen Chefen för område uppföljning och analys vid hälso- och sjukvårdsavdelningen Registerhållare anställd av Västra Götalandsregionen 7 Beslut med anledning av regionstyrelsens personuppgiftsansvar Regiondirektören * Regiondirektören ** Handläggs enligt 6 kap. offentlighets- och sekretesslagen Beslut i regionstyrelsen , Beslut om förordnande av personuppgiftsombud Regiondirektören Regiondirektören Beslut RS , 40 9 Ingå förlikning upp till kronor. Regiondirektören Regiondirektören 10 Fastställa arkivorganisation och utse arkivansvarig och arkivredogörare Regiondirektören Regiondirektören Beslut RS , 267 * Rätt att vidaredelegera i ett led ** Vid vidaredelegerad beslutanderätt görs anmälan till förvaltningschefen, som avgör om anmälan ska ske till regionstyrelsen.

19 Fastställd av regiondirektören , 3 Standard för delegeringsordningar inom Västra Götalandsregionen Uppdraget Västra Götalandsregionens kanslichefsnätverk har gett oss i uppdrag att ta fram en standard för nämndernas delegeringsordningar. Vårt uppdrag är avgränsat till nämnds delegering av beslut. Den större frågan om verkställighetsbeslut, ansvar och befogenheter ingår inte i vårt uppdrag. Syftet Syftet med uppdraget har varit att säkerställa att delegeringsordningarna är ändamålsenliga samt att hanteringen av delegeringsbesluten är korrekta. Kriterier för delegeringsbeslut För att avgöra om ett beslut ska anses som ett delegeringsbeslut ska dessa kriterier användas: - Fattas beslutet på nämndens vägnar? Skulle beslutet annars fattats av nämnden? - Finns alternativa lösningar och innebär beslutsfattandet självständiga bedömningar måste göras innan beslut? - Finns ett intresse för allmänheten att överklaga? Framtaget material Vi har tagit fram följande dokument: - Förutsättningar för delegering utgående från Kommunallagen - Standard för delegeringsordning - Instruktioner till delegater, förvaltningschefer, sekreterare. - Mallar för delegeringsprotokoll, anmälningar mm Standarden är tänkt att användas som ett underlag för 2014 års revidering av nämndernas delegeringsordningar. Indelningen utgår från regionkansliets tjänstemannaorganisation. Det är vår bedömning att denna standard i allt väsentligt täcker de beslut som delegeras mellan nämnd/styrelse och förvaltning. Varje nämnd kan behöva anpassa delegeringsordningen efter egna specifika förhållanden. Utöver de beslut som finns i standarden finns även delegering direkt från regionstyrelse till förvaltningschef. Dessa är enligt regionstyrelsens delegeringsordning följande: Teckna kollektivavtal inom ramen för AB Teckna lokala kollektivavtal inom ramen för LAFF Teckna lokala kollektivavtal om lön, förmåner och ersättningar i övrigt. Beslut med stöd av dessa delegeringar anmäls direkt till regionstyrelsen. Arbetsgruppen Hans Lilja Birgitta Arnling Henrik Hermansson Primärvården Habilitering och hälsa SÄS PerOlov Magnusson Jennie Jevinger Elisabet Ericson Folkhögskolorna Regionkansliet, adjungerad Regionkansliet, sammankallande

20 Förutsättningar för delegering Lagregler om delegering De lagliga förutsättningarna för delegering finns i 6 kap kommunallagen. Nämnddelegering En nämnd får uppdra åt ett utskott, åt en ledamot eller ersättare eller åt en anställd i Västra Götalandsregionen att besluta på nämndens vägnar. Delegering kan avse en hel ärendegrupp eller ett enskilt ärende. Delegeringsförbud Det går inte att delegera beslutanderätten till anställd och förtroendevald i förening (s.k. blandad delegering), det går inte att delegera beslutanderätten till ett presidium och vissa ärenden får inte delegeras. Ärenden som inte får delegeras av nämnden: Ärenden avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet, Framställningar eller yttranden till fullmäktige Yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats, Ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, Ärenden som väckts genom medborgarförslag och som överlåtits till nämnden Vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter. Anmälningsskyldighet Nämnden har det yttersta ansvaret för verksamheten. Beslut som fattas med stöd av delegering ska därför anmälas till nämnden. Det är nämnden som bestämmer hur anmälan ska ske. Brådskande ärenden En nämnd får uppdra åt ordföranden eller en annan ledamot som nämnden har utsett att besluta på nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande, att nämndens avgörande inte kan avvaktas. Sådana beslut ska anmälas vid nämndens nästa sammanträde. Vidaredelegering Om en nämnd uppdrar åt en förvaltningschef inom nämndens verksamhetsområde att fatta beslut, får nämnden överlåta åt förvaltningschefen att i sin tur vidaredelegera beslutanderätten, dvs. förvaltningschefen uppdrar åt en annan anställd att besluta i stället. En delegering kan vidaredelegeras endast i ett led. Nämnden bestämmer hur anmälan ska ske. Återkallelse av delegering Nämnden kan när som helst återkalla en delegering eller föregripa ett beslut i ett visst ärende genom att ta över ärendet från delegaten och själv fatta beslut.

21 Både nämnden och förvaltningschefen som fått rätt att vidaredelegera ett beslut kan återkalla vidaredelegeringen eller föregripa ett beslut som vidaredelegeras genom att själv fatta beslut i ärendet. Delegeringsbeslut eller verkställighetsbeslut Kommunallagen skiljer mellan beslut som delegeras (delegeringsbeslut) och beslut som innebär ren verkställighet. Gränsdragning mellan delegering och ren verkställighet är emellertid inte helt klart. Några skillnader kan dock uppmärksammas. Delegeringsbeslut Delegering innebär att överföra beslutanderätten från en nämnd till en delegat (= den person som på nämndens vägnar har fått rätt att besluta i visst ärende). Ett delegeringsbeslut kännetecknas att det finns alternativa lösningar och att vissa överväganden och bedömningar måste göras av beslutsfattaren innan beslut fattas. Beslut som fattas med stöd av delegering är juridiskt sett ett nämndbeslut och kan inte ändras av nämnden. Ett beslut som fattas med stöd av delegering kan laglighetsprövas. Det innebär att delegatens beslut kan överklagas i allmän förvaltningsdomstol på samma sätt som nämndens beslut. Verkställighetsbeslut Verkställighetsbeslut kännetecknas av att utrymme saknas för alternativa lösningar eller självständiga bedömningar. Verkställighetsbeslut är beslut av rutinmässig art som regelmässigt fattas av de anställda i kraft av deras tjänsteanställning. Verkställighetsbeslut grundar sig på tillämpning av tidigare beslut, policy och riktlinjer, lagstiftning, regel i avtal och arbetsbeskrivningar. Verkställighetsbeslut kan inte överklagas i allmän förvaltningsdomstol enligt kommunallagens bestämmelser. Verkställighetsbeslut behöver inte anmälas.

22 DELEGERINGSORDNING - Västra Götalandsregionen Status Fastställd av regiondirektören Regional standardmall * Vidaredelegering bör delas på fler beslutsnivåer Delegeringsbeslut Område Delegat Vid.del Villkor/avgränsning Anm. Styrande dokument Ärenden som är så brådskande att de inte kan inte kan vänta till nästa sammanträde nämnd/styrelse Ordförande nej Vice ordf. är ersättare KomL 6 Kap 36 Uppdrag till nämndens ledamöter om deltagande i kurser och konferenser, studiebesök nämnd/styrelse Ordförande nej Vice ordf. är ersättare Utse attestanter och utanordnare ekonomi förvaltningschef ja* Sälja eller ge bort lös egendom ekonomi förvaltningschef ja* < 1 prisbasbelopp Avskrivning/nedskrivning av fordringar ekonomi förvaltningschef ja* < 1 prisbasbelopp Samråd med juridiska vid tveksamhet och/eller >3bb Ta emot gåva ekonomi förvaltningschef ja* Träffa och säga upp upphandlings- inköpsavtal (exkl IT-avtal)när detta inte är en uppgift för servicenämnden ekonomi förvaltningschef ja* Inom regler för inköp- och upphandling Träffa och säga upp serviceavtal (exkl IT-avtal) ekonomi förvaltningschef ja* Inom regler för inköp- och upphandling Träffa och säga upp tjänsteavtal (exkl IT-avtal) ekonomi förvaltningschef ja* Inom regler för inköp- och upphandling Försäljning av tjänst ekonomi förvaltningschef ja* Vid ändring av utbudspunkt ska Träffa och säga upp hyresavtal för lokaler fastighet förvaltningschef ja* med en årshyra på högst 1 mkr eller med en kontraktstid på högst 4 år, annars nämnd/styrelse samråd ske med HSN. Samråd ska också ske med Västfastigheter. För administrativa lokaler gäller särskilda regler. Beslut avser exempelvis avslag, Beslut att inte lämna ut allmän handling kansli förvaltningschef ja* förbehåll eller omprövning av beslut OSL 6 Kap Attest och utanordningsreglemente RSK Riktlinjer vid gåva Avvisande av överklagande som kommit in för sent kansli förvaltningschef nej Utse registeransvarig och personuppgiftsombud kansli förvaltningschef nej Anmäls till Datainspektionen Beslut med anledning av nämndens personuppgiftsansvar kansli förvaltningschef ja* Fastställa arkivorganisation kansli förvaltningschef nej Utse arkivansvarig och arkivredogörare Anställning av personal, tillsvidare HR/personal förvaltningschef ja* Avstängning från tjänst, avsked och uppsägning utan egen begäran HR/personal förvaltningschef ja* Disciplinär åtgärd HR/personal förvaltningschef ja* Arkivlag och arkivreglemente Beslut om att avslå bisyssla HR/personal förvaltningschef ja

23 Delegeringsbeslut Område Delegat Vid.del Villkor/avgränsning Anm. Styrande dokument Ingå överenskommelse om att utöva bisyssla HR/personal förvaltningschef ja Medgivande till att utöva bisyssla bestående i privat mottagningsverksamhet HR/personal förvaltingschef nej Utse medarbete till uppdrag för annan uppdragsgivare än VGR HR/personal förvaltningschef ja

24 KRITERIER för delegeringsbeslut utgående från nämnd/styrelse Vid avvägande om ett beslut ska anses som ett delegeringsbeslut och således ingå i detta delegeringsordning har följande kriterier satts upp; 1. Fattas beslutet på nämndens vägnar? Skulle beslutet annars fattats av nämnden? 2. Finns alternativa lösningar och innebär beslutsfattandet att självständiga bedömningar måste göras innan beslut? 3. Finns ett intresse för allmänheten att överklaga? Kommentarer till delegeringsordning: Avgränsning: denna delegeringsordning avser enbart beslut som delegeras från nämnd och omfattar således inte alla de beslut som tas av nämnd. En sådan får förtecknas i en "beslutsordning" Vidaredelegat har ingen ersättare utan går tillbaka till den som har delegeringsrätten från nämnden oftast förvaltningschef. Rubriker för beslutsområden prinicipen utgår från VGR tjänstemannaorganisation Beslutsområde (ärenden) Ingår bl. a. Nämnd Administration information Ekonomi Personal Arbetsmiljö Verksamhet Miljö Säkerhet Inköp IS/IT Förv.planer Fastighet (lokaler) Lokaler Hyresavtal

25 Instruktion till delegat Nämnden/styrelsen har gett dig i uppdrag att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. Delegeringsprotokoll När du fattat beslut enligt delegering skriver du ett delegeringsprotokoll. Kopia av protokollet skickas därefter till den/de som är berörda av beslutet. Originalet skickas till diariet för registrering. Anmälan till nämnden Beslutet ska därefter anmälas till nämnden. Hur det ska gå till bestämmer nämnden. Vanligast är att kopia på delegeringsprotokollen lämnas till nämndsekreteraren eller motsvarande som sammanställer en förteckning över delegeringsbeslut. Förteckningen redovisas för styrelsen/nämnden som beslutar att lägga informationen till handlingarna. Laglighetsprövning av beslut Beslut som är fattade på delegering, kan precis som beslut som fattas av nämnden i sin helhet, överklagas. När protokollet från det sammanträde där beslutet anmäldes till nämnden justerats, ska ett bevis om justeringen anslås på regionens anslagstavla. Klagotiden beräknas från dagen då anslaget skedde. Efter att anslaget suttit uppe i 3 hela veckor (22 dagar - Se SFS 1930:173) har klagotiden utgått. Alternativt kan ett enskilt beslut, justeras och anslås, innan anmälan till nämnden skett. Det kan vara aktuellt när det dröjer till nästa nämndmöte och/ eller du vill att överklagningstiden ska börja löpa direkt (se exempel). Då ansvarar du själv för att beviset om justering anslås. Rådgör gärna med din nämndsekreterare. Nämnden kan återkalla lämnad delegering Nämnden kan när som helt och av vilket skäl som helst återkalla en lämnad delegering. Däremot kan ett beslut som redan fattats med stöd av delegering i princip inte återtas. Nämnden kan också föregripa en delegats beslut i ett enskilt ärende genom att själv ta över ärendet och besluta, t ex när nämnden vill besluta i ett principiellt viktigt ärende. Bilagor Exempel delegeringsprotokoll Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Residenset Torget Vänersborg Telefon: vx Webbplats: E-post: regionkansliet@vgregion.se

26 Sida 1(2) Instruktion till förvaltningschef om delegeringsordning och delegering Allmänt om delegeringsordningar Varje nämnd ska ha en aktuell delegeringsordning. Det är lämpligt att årligen se över och besluta om delegeringsordning. Valår är det lämpligt att den nya nämnden beslutar om delegeringsordningen. Som förvaltningschef ansvarar du för att ta fram underlag till nämnden. Instruktion till delegat Nämnden/styrelsen har gett dig i uppdrag att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. Delegeringsprotokoll När du fattat beslut enligt delegering skriver du ett delegeringsprotokoll (se bifogat exempel). Använd framtagen mall. Kopia av protokollet skickas därefter till den/de som är berörda av beslutet. Originalet skickas till diariet för registrering. An m älan till nämnden Beslutet ska därefter anmälas till nämnden. Hur det ska gå till bestämmer nämnden. Vanligast är att kopia på delegeringsprotokollen lämnas till nämndsekreteraren eller motsvarande som sammanställer en förteckning över delegeringsbeslut. Förteckningen redovisas för styrelsen/nämnden som beslutar att lägga informationen till handlingarna. Se exempel. Vidaredelegering De ärenden i delegeringsordningen som är markerade med ** kan du vidaredelegera till någon anställd. Du ansvarar för att den som får vidaredelegeringen samtidigt får Instruktioner till delegat samt uppgifter om hur anmälan av besluten ska gå till. Laglighetsprövning av beslut Beslut som är fattade på delegering, kan precis som beslut som fattas av nämnden i sin helhet, överklagas. När protokollet från det sammanträde där beslutet anmäldes till nämnden justerats, ska ett bevis om justeringen anslås på regionens anslagstavla. Klagotiden beräknas från dagen då anslaget skedde. Efter att anslaget suttit uppe i 3 hela veckor (22 dagar - Se SFS 1930:173) har klagotiden utgått. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Residenset Torget Vänersborg Telefon: vx Webbplats: E-post: regionkansliet@vgregion.se

27 Sida 2(2) Instruktioner till förvaltningschef Alternativt kan ett enskilt beslut, justeras och anslås, innan anmälan till nämnden skett. Det kan vara aktuellt när det dröjer till nästa nämndmöte och/ eller du vill att överklagnngstiden ska börja löpa direkt (se exempel). Då ansvarar du själv för att beviset om justering anslås. Rådgör gärna med din nämndsekreterare. Nämnden kan återkalla lämnad delegering Nämnden kan när som helt och av vilket skäl som helst återkalla en lämnad delegering. Däremot kan ett beslut som redan fattats med stöd av delegering i princip inte återtas. Nämnden kan också föregripa en delegats beslut i ett enskilt ärende genom att själv ta över ärendet och besluta, t ex när nämnden vill besluta i ett principiellt viktigt ärende. Delegering från regionstyrelsen direkt till förvaltningschef Utöver de beslut som finns i standarden finns även delegering direkt från regionstyrelse till förvaltningschef. Dessa är enligt regionstyrelsens delegeringsordning följande: Teckna kollektivavtal inom ramen för AB Teckna lokala kollektivavtal inom ramen för LAFF Teckna lokala kollektivavtal om lön, förmåner och ersättningar i övrigt. Beslut med stöd av dessa delegeringar anmäls till regionstyrelsen.

28 Instruktion till nämndsekreterare om anmälan av delegeringsbeslut Delegeringsprotokoll När någon fattat beslut enligt delegering från nämnden ska beslutet anmälas i nämnden. Den som fattat beslutet skriver ett delegeringsprotokoll och skickar därefter till den/de som är berörda av beslutet. Originalet skickas till diariet för registrering. Anmälan till nämnden Beslutet ska därefter anmälas till nämnden. Hur det ska gå till bestämmer nämnden. Vanligast är att kopia på delegeringsprotokollen lämnas till nämndsekreteraren eller motsvarande som sammanställer en förteckning över delegeringsbeslut. Förteckningen redovisas för styrelsen/nämnden som beslutar att lägga informationen till handlingarna. För att underlätta rapporteringen av anställningar finns möjlighet att ta fram en lista över anställningar i Cognos. Laglighetsprövning av beslut Beslut som är fattade på delegering, kan precis som beslut som fattas av nämnden i sin helhet, överklagas. När protokollet från det sammanträde där beslutet anmäldes till nämnden justerats, ska ett bevis om justeringen anslås på regionens anslagstavla. Klagotiden beräknas från dagen då anslaget skedde. Efter att anslaget suttit uppe i 3 hela veckor (22 dagar - Se SFS 1930:173) har klagotiden utgått. Alternativt kan ett enskilt beslut, justeras och anslås, innan anmälan till nämnden skett. Det kan vara aktuellt när det dröjer till nästa nämndmöte och/ eller delegaten vill att överklagnngstiden ska börja löpa direkt. Delegaten ansvarar själv för att beviset om justering anslås men kan behöva rådgöra med dig om anslag, tider mm. Bilagor Exempel på delegeringsprotokoll Exempel på förteckning över delegeringsbeslut Exempel på beslut i nämnden Manual för rapportering av anställningar i Cognos Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Residenset Torget Vänersborg Telefon: vx Webbplats: E-post: regionkansliet@vgregion.se

29 Rekryteringar per förvaltning 1. Kubrapporten Kubrapporten skapas från PA Personalomsättningskub 1. Rader: Verksamhetsområde och organisation ner på individnivå (expanderat) 2. Kolumn: Antal rekryteringar med undertryckning av tomma rader 3. Kontextfilter a. Anställningsform, tillsvidareanställda b. Period månad c. Rekryteringsgrupp, urval RG3 Inom VGR och RG4 extern Kubrapporten sparas. Varje månad uppdateras period i kontextfiltret med senaste månaden. 2. Överföring till excel Kubrapporten överförs till excel via Bearbetning av excelfilen kan ske, exempelvis ta bort personnummer.

30 3. Rapport till nämnd, ett exempel

31 1 (1) Delegeringsprotokoll Behandling av ärenden i vilka nämndens/styrelsens ordförande har beslutsrätt. Ärenden som är så brådskande att nämndens/styrelsens avgörande inte kan avvaktas. X Ärenderubrik Diarienummer Nämndförkortning XX-ÅÅÅÅ Ordförandes beslut Text. Sammanfattning av ärendet Samma text som i tjänsteutlåtandet och eventuell tillkommande information under mötet. Beslutsunderlag (om det finns) Gärna i punktform. Beslutsdatum [dag månad och år] [Namn] Ordförande Beslutet skickas till + eventuella bilagor Organisation/person som behöver se beslutet e-postadress till organisation eller kontaktperson till XX-nämnden för anmälan Justerare: Justerare: Justerare: Rätt utdraget intygar:

32 1 (1) Delegeringsprotokoll Behandling av ärenden med stöd av delegering X Ärenderubrik Diarienummer Nämndförkortning XX-ÅÅÅÅ Beslut Text. Sammanfattning av ärendet Samma text som i tjänsteutlåtandet och eventuell tillkommande information under mötet. Beslutsunderlag (om det finns) Gärna i punktform. Beslutsdatum [dag månad och år] [Namn] Delegatens titel Beslutet skickas till + eventuella bilagor Organisation/person som behöver se beslutet e-postadress till organisation eller kontaktperson till XX-nämnden för anmälan Justerare: Justerare: Justerare: Rätt utdraget intygar:

33 1 (1) Delegeringsprotokoll Behandling av ärenden med stöd av vidaredelegering från [förvaltningschef]. X Ärenderubrik Diarienummer Nämndförkortning XX-ÅÅÅÅ Beslut Text. Sammanfattning av ärendet Samma text som i tjänsteutlåtandet och eventuell tillkommande information under mötet. Beslutsunderlag (om det finns) Gärna i punktform. Beslutsdatum [dag månad och år] [Namn] Delegatens titel Beslutet skickas till + eventuella bilagor Organisation/person som behöver se beslutet e-postadress till organisation eller kontaktperson [Förvaltningschef]för anmälan till nämnden Justerare: Justerare: Justerare: Rätt utdraget intygar:

34 1 (1) Delegeringsprotokoll Behandling av ärenden med stöd av vidaredelegering från regiondirektören. X Ärenderubrik Diarienummer Nämndförkortning XX-ÅÅÅÅ Beslut Text. Sammanfattning av ärendet Samma text som i tjänsteutlåtandet och eventuell tillkommande information under mötet. Beslutsunderlag (om det finns) Gärna i punktform. Beslutsdatum [dag månad och år] [Namn] Delegatens titel Beslutet skickas till + eventuella bilagor Organisation/person som behöver se beslutet e-postadress till organisation eller kontaktperson Regiondirektören för anmälan till regionstyrelsen Justerare: Justerare: Justerare: Rätt utdraget intygar:

35 Anslag/bevis Paragrafen är justerad. Justeringen har gjorts offentlig genom anslag på Västra Götalandsregionens anslagstavla på Regionens Hus på Östergatan i Vänersborg. Nämnd/styrelse XX-styrelsen, Delegeringsbeslut av [delegat] XX [Ärendemening] Beslutsdatum: ÅÅÅÅ-MM-DD Datum när anslag sätts upp: ÅÅÅÅ-MM-DD Datum när anslag tas ned: ÅÅÅÅ-MM-DD Förvaringsplats för protokollet: Regionens Hus, Östergatan, Vänersborg Underskrift: Namnförtydligande

36 Ärende 22

37

38

39 Sida 1(4) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Regionkansliet Handläggare: Claes-Håkan Björklund/Eva Arrdal Ägarutskottet Skrivelse från Servicenämnden angående uppföljning av städning Ärendet Servicenämnden har föreslagit att frågan om riktlinjer för städning för regionens verksamheter samt om ansvar för uppföljningen ska beredas för ställningstagande av regionstyrelsen. Ägarutskottet har i ett uttalande begärt att detta ärende skall lämnas till ägarutskottet för politisk hantering. Ägarutskottet beslutade att återremittera förslaget till regionkansliet så att en kostnadskalkyl samt förslag till finansiering kan presenteras. Denna handling har kompletterats med anledning av återremissen. Bakgrund Beredningen avser endast lokaler för hälso- och sjukvård. Städning av dessa lokaler utförs efter överenskommelse mellan respektive förvaltning och Regionservice, i huvudsak av särskild personal anställd av Regionservice eller av externa utförare på uppdrag av regionservice. Viss städning utförs också av personal, framförallt vårdpersonal, anställd av respektive vårdenhet på särskilda ytor och/eller i vissa fall när behov av städning uppkommer under tider då städpersonal inte finns tillgänglig. Under det senaste året har diskussioner förts kring brister i utförandet inom nuvarande städnormer. Ett arbete har startat inom det regiongemensamma kundrådet för internservice för att ta fram kvalitetsindikatorer och uppföljningsordningar med syfte att beskriva och förbättra måluppfyllelsen gentemot nuvarande beslutade standard. Detta arbete skall slutföras under hösten 2013 och kommer att rapporteras till bland annat ägarutskottet. Sedan 2011 finns i Västra Götalandsregionen en riktlinje avseende vårdhygienisk verksamhet (RSK ). Den vårdhygieniska verksamheten har bland annat följande uppgifter: Bistå vård- och servicepersonal med råd och information i vårdhygieniska frågor. POSTADRESS: Regionens Hus Göteborg BESÖKSADRESS: Regionens Hus Lillhagsparken 5 TELEFON: HEMSIDA: E-POST: post@vgregion.se

40 Sida 2(4) Datum Diarienummer RS Bistå ledningsfunktion och verksamhetsledningar i utfärdande av styrande dokument (direktiv/föreskrift/riktlinje) samt uppföljning av följsamhet till dessa. Ge vårdhygieniska råd om hantering av vatten, mat, avfall, tvätt och städning I samma riktlinje fastslås verksamhetsledningarnas författningsreglerade skyldighet att utnyttja vårdhygienisk kompetens på följande sätt: Samtliga utförare inom regionen ska utnyttja vårdhygienisk kompetens från enheterna för vårdhygien vid Fastställande av styrande dokument som kan påverka risken för vårdrelaterade infektioner Uppföljning av vårdhygienisk standard inom egen verksamhet. Servicenämnden har, vad avser den städning som sker i servicenämndens regi, för sin del beslutat att uppföljning av städning ska ske enligt Svensk Standard :2012 Denna standard är en allmän standard för städning och beskriver hur man skall fastställa och kontrollera önskad städkvalitet. Standarden kräver att tilläggskrav utformas för den specifika verksamheten. Svensk förening för Vårdhygien har publicerat ett dokument med titeln Städning i vårdlokaler (SiV), Vårdhygieniska riktlinjer och rekommendationer för städ- och vårdpersonal. I detta dokument återfinns ett omfattande kunskapsunderlag om städning av vårdlokaler tillsammans med rekommendationer om hur städning bör utföras, organiseras och följas upp. Bedömning av kostnader vid införande av ny regiongemensam standard Om regionen skulle välja att utforma ny regiongemensam städstandard kan vissa utvalda delar av SiV ingå. Införandet behöver ske succesivt över tid. Beskrivningar av innehåll i ny regiongemensam standard och kostnadsbedömningarna är framtagna i samarbete med Regionservice. Kostnadsökningen baseras på att följande delar i SiV ingår i en eventuell regiongemensamma städstandard: Kontroll av städkvalitet Nordisk städstandard, SS :2012 (tidigare INSTA 800) beskriver ett system för fastställande och bedömning av städkvalitet i olika typer av lokaler. Utvärdering av städning ska ingå i ett kvalitetssystem där även avvikelser hanteras. Utvärdering på objekt och kritiska punkter ska ske omedelbart efter städning, för att bedöma om städfrekvens och omfattning är tillräcklig kan utvärdering även ske före eller mellan städning. Utförd kontroll ska dokumenteras. Standarden för fastställande av önskad städkvalitet och kontroll av uppnådd städkvalitet är generellt utformad för att gälla i olika typer av lokaler och därmed inte specifikt riktad till lokaler

41 Sida 3(4) Datum Diarienummer RS inom hälso- och sjukvård. Detta innebär att Västra Götalandsregionen behöver utforma tilläggskrav i den regiongemensamma städstandarden för lokaler och verksamheter där patientvård bedrivs. (ökad kostnad ca 10 mnkr) Utbildning Alla som utför städmoment, både städ- och vårdpersonal, ska ha grundläggande kunskap om städmetoder och vårdhygieniska rutiner. Städledare och städpersonal ska ha dokumenterad kompetens gällande städstandard, metoder och hygien. Städpersonalen ska godkännas efter skriftliga eller praktiska prov. (ökad kostnad ca 10 mnkr) Städning i vårdmiljö Patientnära städning ska ske dagligen enligt upprättad checklista. För att kvalitetssäkra att slutstädning mellan patienter utförs korrekt ska slutstädningen göras enligt upprättad checklista. Checklistan ska dateras och signeras av den som utför städningen. I lokaler som patienter och vårdpersonal vistas i ska storstädning genomföras minst en gång per år. (ökad kostnad ca 50 mnkr) Kostnad och finansiering av ny standard för städning Kostnadsökningen för införande av en ny standard för städning beräknas till mnkr på årsbasis. En förutsättning för beräkningarna är att följande förvaltningar inkluderas; Sahlgrenska Universitetssjukhuset, NU-sjukvården, Södra Älvsborgs Sjukhus, Skaraborgs sjukhus, Kungälvs sjukhus, Alingsås lasarett, Frölunda specialistsjukhus, Angereds närsjukhus, Närhälsan, Folktandvården och Habilitering och Hälsa. Överväganden Varje förvaltningsledning ansvarar ytterst för kvaliteten i städningen. Därför måste förvaltningarna och regionservice i överenskommelserna säkerställa innehåll och omfattning av städtjänster. I detta ansvar ingår även uppföljning av att städningen uppfyller definierade kvalitetskrav. Regionkansliet bedömer att det, ur kvalitets- och patientsäkerhetsperspektiv, är nödvändigt att Regionservice har ett tydligt och samlat processansvar för städningen inom Västra Götalandsregionen. I processansvaret ingår exempelvis uppföljning samt stöd gällande kvalitetssystem rutinbeskrivningar, IS/IT-system, metodutveckling, utbildningsmaterial, upphandlingar inom området, benchmarking och omvärldsbevakning. Städverksamheten dock kan organiseras på olika sätt utifrån lokala förutsättningar och behov. Om en ny städnorm fastställs behöver resurser tillföras respektive förvaltning där den ökade kostnaden uppstår. Enligt den redovisade bedömningen uppgår den ökade kostnaden till totalt cirka mnkr. En

42 Sida 4(4) Datum Diarienummer RS införandeplan behöver i så fall tas fram där kostnaderna närmare preciseras och dess fördelning på förvaltningarna klargörs. Införandeplan och finansiering måste hanteras i budgetprocessen inför 2015 om ett genomförande ska kunna påbörjas kommande år. Regionkansliets bedömning är att dokumentet från svensk förening för Vårdhygien inte direkt kan omvandlas till ett bindande styrdokument eftersom rekommendationerna måste anpassas till lokala förhållanden, prioriteringar och ekonomiska förutsättningar. Därför kan regionkansliet inte föreslå att riktlinjerna från Svensk förening för Vårdhygien fastställs såsom regionens egna. Prioriteringen i dagsläget måste vara att säkra måluppfyllelsen av nuvarande standards för städverksamhet inklusive följdsamhet till befintliga regionala riktlinjer avseende vårdhygienisk verksamhet. Städning i vårdlokaler bör dock vara vägledande och ett viktigt stöd för den fortsatta regiongemensamma verksamhetsutvecklingen. Förslag till beslut Ägarutskottets förslag till regionstyrelsens beslut: Riktlinjerna från svensk förening för vårdhygien skall vara ett viktigt stöd för den fortsatta regiongemensamma verksamhetsutvecklingen. REGIONKANSLIET Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Ann Söderström Hälso- och sjukvårdsdirektör Eva Arrdal Direktör Ägarstyrning

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72

73

74

75

76

77

78

79

80

81

82

83

84

85

86

87

88

89

90

91

92

93

94

95

96

97

98

99

100

101

102 Ärende 23

103 1 (5) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Regionstyrelsen/Residenset Handläggare: Agneta Forsell Telefon: E-post: Regelgruppen för tolkningsfrågor - överenskommelse Förslag till beslut Regionstyrelsen beslutar följande: 1. Godkänna förslaget från regelgruppen avseende kostnadsfördelningen 2. I övrigt ställa sig bakom regelgruppens rapport över tolkningar och förtydliganden Sammanfattning av ärendet Regelgruppens tidigare fattade beslut behöver sammanställas, uppdateras och göras tydligare och ges en enhetligare struktur. Ärendet Regionstyrelsen har, 19 mars 2002, 88, tillsatt en arbetsgrupp för tolkningsfrågor om regler och former för förtroendevaldas arbete. I gruppen ingår en ledamot från varje parti i regionfullmäktige. Gruppen har fått ett förnyat uppdrag vad gäller översyn av den politiska överenskommelsen. I enlighet med ovanstående sammanställs och uppdateras därför tidigare rapporter från gruppens arbete. Denna rapport ersätter därmed tidigare rapporter i ärendet RSK 183/2002, RSK 296/2008 samt RSK 1031/2009. Uppdraget Gruppens arbete är att förtydliga rutinerna för förtroendevalda. Rapporten behandlar ett antal frågor som inte på ett naturligt sätt hanteras i annan ordning. Tidigare beslut Gruppen har tidigare fastställt/föreslagit förtydliganden eller kompletteringar i nedanstående frågor: - Inkallande av ersättare till fullmäktiges sammanträden, inrättande av en beredning till regionstyrelsen samt närvarorätten vid beredningarnas möten (RSK 183/2002) - Förslag till förändringar i regionfullmäktiges arbetsformer (RSK 183/2002) - Översyn av bestämmelserna i attestordningen för regionfullmäktige och regionstyrelsen (RSK 183/2002) Postadress: Residenset, Torget Vänersborg Besöksadress: Residenset, Torget Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: Agneta.forsell@vgregion.se

104 Datum Diarienummer RS (5) - Tolkningsgruppen har också lämnat förslag till talarordning för regionfullmäktige, arvoden till ersättare, öppenhet, principer för sammanträdesdagar, regionstyrelsens sammanträden, beredningarna för kultur, miljö respektive regional utveckling (RSK 183/2002) - Principer för fördelning av politiska sekreterare vid mandatskift - Översyn av riktlinjer för representation, gåvor, bilförmåner, mobiltelefoner och privat- och betalkort - Attestordning - Anvisningar gällande politisk information - Klarläggande vad gäller förläggning av arbetstid för deltidsanställda politiska sekreterare. Det innebär att förläggningen av arbetstiden kan ske flexibelt under veckan (RSK 296/2008). - Utbildningsanslaget får nyttjas över kalenderårsgränser med avstämning per mandatperiod, i likhet med vad som gäller för gruppanslagen (RSK 296/2008). - Reglerna för ersättning för privat bredband har förtydligats och anpassats till förändrade tekniska förutsättningar. Särskilt delegationsbeslut är fattat av regionstyrelsens ordförande ( 5/2008 i RS delegationsbeslut). - Rutiner för delegationsbeslut för regionråds och ersättares medverkan i kurser och konferenser. Denna delegation gäller även för ledamöter i regionstyrelsens utskott. Anmälan om deltagande i kurs eller konferens görs till regionstyrelsens ordförande som tar beslut och sedan anmäler detta i regionstyrelsen. Rutinerna för anmälan har uppdaterats (RSK 296/2008). - En revidering av förteckningen över fördelning av kostnadsansvar har föreslagits och antagits (Bilaga till RSK 296/2008). - Ytterligare förtydliganden vad gäller när man på reseräkning eller särskild blankett skall redovisa när man fått fri lunch. Detta förtydligande kommer att finnas i text på reseräkningsblanketter. - Kompletterande överenskommelse- politiska sekreterare om bl a omställningsvederlag (RSK 1031/2009, 24) - Kompletterande överenskommelse politiska sekreterare om bl a tillämpning beträffande tillsättning av politiska sekreterare (RSK 1031/2009). Gällande överenskommelse Öppenhet Nämndernas och styrelsernas arbete skall präglas av öppenhet med insyn för partierna oberoende av majoritets- och minoritetskonstellation. Principer för sammanträdesdagar mm En vecka under våren och en vecka under hösten skall hållas fria från sammanträden. Dessa veckor förläggs i anslutning till påsk- och allhelgonahelgerna. Måndagar och tisdagar avsätts för sammankomster med partierna, gruppledarmöten, regionstyrelse- och regionfullmäktigesammanträden och liknande. Residenset i Vänersborg är säte för regionstyrelsen och dess utskott. Regionens verksamheter bör inte förlägga konferenser och liknande stora arrangemang till måndagar och tisdagar om medverkan skall ske av politiker och sekreterare kopplade till regionstyrelsen.

105 Datum Diarienummer RS (5) Politiska sekreterare I regionfullmäktiges beslut , 49, RSK fastställdes fördelningen av tjänsterna som politisk sekreterare för kommande mandatperiod. Politiska sekreterare utses av partierna och anställs enligt lagens bestämmelser om politiska sekreterare (KL 4 kap 31 ). De anställningsvillkor som gäller för politiska sekreterare regleras i kommunallagen. Där regleras framförallt rätten att få tjänstledigt för att kunna fullgöra uppdraget samt anställningstid som är maximerad till mandatperiod. En politisk sekreterare har därmed inte heller anställningsgaranti. Tjänsteställe för en politisk sekreterare är Vänersborg. Övriga anställningsvillkor är de som gäller för personal enligt kollektivavtal, Allmänna bestämmelser (AB). Antalet politiska sekreterare beräknas enligt följande 1,0 för varje parti i regionfullmäktige 1,0 för första region- alt oppositionsråd 0,5 per tillkommande region alt oppositionsråd Därutöver har majoriteten möjlighet att tillsätta ytterligare två politiska sekreterare till stöd för presidiearbetet i regionstyrelsen, dess utskott och i den gemensamma beredningen. Oppositionen har på samma grunder möjlighet att tillsätta en. Som en komplettering och förtydligande till detta beslut har gruppledarna träffat överenskommelse om följande: Tillämpning beträffande tillsättning av politiska sekreterare Enligt Västra Götalandsregionens personalpolicy strävar vi efter att erbjuda heltidstjänster. Tillämpningen har dock varit att man kan acceptera tjänstgöringsgrad ner till halvtid (=2 tjänster) inom det ekonomiska utrymme som innefattar löneutrymmet för en politisk sekreterare ( kr i 2013 års lönenivå). Inom ramen för det ekonomiska utrymmet kan ett parti också ha upp till 2 personer anställda på en heltidstjänst, även om tjänstgöringsgraden är högre än 50%. Detta ekonomiska löneutrymme går inte att överföra mellan budgetår. Om en politisk sekreterare skiljs från sitt uppdrag, ska Västra Götalandsregionen pröva möjligheterna till andra arbetsuppgifter inom ramen för det gällande anställningsavtalet. Det parti för vilket den politiska sekreteraren verkat har att täcka lönekostnaderna fram till dess som anställningsavtalet upphör. När den anställde övergår till andra uppgifter upphör alla rättigheter och skyldigheter som politisk sekreterare. Utöver dessa anvisningar får man vid extraordinära händelser ta upp fråga inom gruppledarna och där bestämma om annan tillämpning än ovanstående.

106 Datum Diarienummer RS (5) Utrustning Inom regionstyrelsen tillhandahålls dator, läsplatta och telefon som utrustning till tjänstemän och förtroendevalda. Utbyte av datorer är reglerat och nyanskaffning sker vart tredje år. Läsplattor och telefoniutrustning är inte reglerat på samma sätt, men bör hanteras enligt nedan: Läsplattor och telefonutrustning ska hanteras med varsamhet. Under löpande garantitid sker inte utbyte av utrustning om inte totalskada föreligger. Efter garantitidens utgång får bedömning göras vid varje enskilt tillfälle om skada eller funktionsnedsättning på utrustning gör att utbyte ska ske. I övrigt gäller att utrustning bör användas till den slutar att fungera. För att beställa ny utrustning ska medgivande finnas från chef/attestansvarig innan man kontaktar receptionen för nybeställning. Enligt ovan angiven tillämpning innebär detta att Västra Götalandsregionen som arbetsgivare tillhandahåller utrustning i enlighet med ovanstående för max 2 personer per heltidsutrymme (1,0). Öppenhet - Närvarorättighet Politiska sekreterare ska ha närvarorätt vid sammanträden med regionstyrelsen samt regionens nämnder, styrelser, beredningar, utförarstyrelser och bolag. Undantag: Vid synnerliga skäl i anledning av sekretess mm kan närvarorätten inskränkas. Formella beslut om detta fattas av respektive nämnd och styrelse. Omställningsvederlag Reglerna om anställningsskydd (LAS) gäller inte för politiska sekreterare. För att få en rimlig planeringstid vid mandatperiodens slut gäller då dessa regler: Politisk sekreterare som varit anställd under en sammanhängande tid på mer än 36 månader och som inte får ny anställning kommande mandatperiod erhåller ett omställningsvederlag motsvarande 2 månaders lön. Avsikten är att sekreteraren skall få möjlighet att söka annat arbete. Om sekreteraren erhåller annan anställning inom en två-månadersperiod skall samordning ske av utbetalt vederlag. Besked om sekreteraren erbjuds fortsatt anställning eller inte bör lämnas av gruppledaren senast den 1 december innan mandatperiodens slut. Lönerevision Avtalsperiod för de politiska sekreterarna är 1 januari-31 december. Månadskort på Västtrafik De politiska sekreterarna som så önskar kan få Västtrafiks månadskort, Regionen runt, 11 månader om året. Detta kommer att förmånsbeskattas. Riktlinjer för deltagande i kurser och konferenser samt kostnadsfördelning

107 Datum Diarienummer RS (5) För deltagande i kurser, konferenser mm gäller följande allmänna riktlinjer för regionstyrelsens ledamöter och ersättare samt politiska sekreterare. Syftet med tjänsteresor och deltagande i konferenser mm måste ha en odiskutabel anknytning till regionens uppdrag. Det kan gälla att antingen tillföra regionen kunskaper och erfarenheter eller att uppfylla förpliktelser som är en konsekvens av regionens roll. En grundregel är att regionen endast skall stå för kostnader som uppstår som följd av regionuppdrag som är av öppen karaktär och som har en odiskutabel anknytning till dessa uppdrag. Även vid utnyttjande av gruppanslagen skall kopplingen till regionens egen verksamhet vara tydlig. Gruppanslaget är i första hand avsett att täcka kostnader i samband med fullmäktigegruppens gruppmöten. Det ges emellertid också möjlighet att inom samma budgetram bekosta andra motsvarande aktiviteter. Gruppanslagen skall dock inte betraktas som en form av partistöd och får inte användas för att täcka kostnader för sådan partiverksamhet, som det kontanta partistödet är avsett för. Utbildningsanslaget för hela kansliet och politisk ledning per parti, som är en del av sekreteraranslaget, får nyttjas över kalenderårsgränser med avstämning per mandatperiod, i likhet med vad som gäller för gruppanslaget. Hur kostnadsfördelning och delegationsbeslut ska hanteras; se bilaga 2 Beredning Förslag till beslut har tagits fram i regelgruppen, som är en grupp av representanter av politiska sekreterare som är utsedd av Regionstyrelsen. Regionstyrelsen Agneta Forsell Administrativ chef Bilaga 1. Riktlinjer för representation, gåvor och minnesgåvor (RF 11/98, SD 240/98) 2. Matris över principer för kostnadsfördelning vid bl a kurser och konferenser

108 1(3) VÄSTRA GÖTALANDSREGIONEN Regionstyrelsen RF 11/98 SD 240/98 Riktlinjer för representation, gåvor och minnesgåvor Allmänt Att ge ett för alla situationer gällande regelverk låter sig inte göra. Detta dokument syftar i stället till att ge några allmänna synpunkter och ett antal formella regler för den ekonomiska handläggningen av representation. Extern representation Vem får representera Regionfullmäktige och styrelse/nämnder. Generell rätt till representation har därutöver regionråden och regiondirektören. Regiondirektören avgör vilka ledningspersoner som i övrigt skall ha generell representationsrätt. Vem får bjudas uppvaktas Här går inte att göra en uttömmande katalog utan bedöma och avväga utifrån vad som är skäligt och vad som kan uppfattas som normal gästfrihet. Västra Götalandsregionens roll som självstyrelseorgan med dess vidgade ansvarsområden och EU-inträdet gör, att såväl de nationella som internationella kontakterna med nödvändighet måste öka. Vad får representationen omfatta När det gäller representationens omfattning måste den i hög grad vara beroende av den enskildes goda omdöme och alltid präglas av stor värdighet. Att ange beloppsgränser eller beslut om kvalitén på måltiden är inte möjligt. Regionens representation bör emellertid präglas av den matkultur som utvecklats i Dalsland, Bohuslän och Västergötland. Riktmärket bör vara att representation skall ske med återhållsamhet men inte framstå som snål. Vid extern representation får öl och vin serveras. Representationskommittén kan medge undantag från denna regel.

109 2(3) Redovisning godkännande m m Redovisning skall ske snarast möjligt. Vid redovisning skall ett specificerat kvitto på erlagt belopp finnas, namn på samtliga gäster samt på den som representerar skall anges. Därefter konteras verifikationen och godkännande skall ske. Vid betalning med privatkort följs reglerna för detta. Intern representation Med intern representation enligt skatterättsliga grunder avses i första hand personalfester samt i vissa fall även informationsmöten med personal, interna kurser och planeringskonferenser. I nedanstående punkter används begreppet intern representation även om det inte enligt skatterättsliga grunder definieras som sådan. Intern representation genom restaurangbesök skall tillämpas mycket restriktivt och ett klart uttalat syfte skall finnas. Restaurangbesök får inte förekomma regelbundet återkommande under året, då detta i så fall kan betraktas som en skattepliktig förmån. Alkoholhaltiga drycker får inte köpas på regionens bekostnad. Fakturan skall vara attesterad av närmast överordnad chef, verifierad av kvitton och underlag enligt god redovisningssed. Till fakturan skall bifogas kort förklaring av besökets syfte samt vilka personer som deltagit. Gåvor från leverantör eller motsvarande Regionanställd får av leverantör eller dylikt utan att det betraktas som mutor mottaga följande: Värde enligt 1997 års penningvärde Julklapp värde upp till 350 kronor inkl moms. Present får inte vara pengar, presentkort eller annat som kan omsättas i pengar. Födelsedagspresenter värde upp till 500 kronor inkl moms. Upprepade uppvaktningar godkännes ej. Reklampresenter är tillåtna upp till ett värde av 100 kronor inkl moms. Regionanställd får däremot inte mottaga: Privat belöning i form av returprovision, mängdrabatt och köptrohet för ett inköp i tjänsten. Resor - om de inte seriöst kopplade till tjänsten. Sex timmars arbete per dag är ett gränsvärde. Privata bonusresor är inte tillåtet. Sponsring privata förmåner för motprestationer i tjänsten.

110 3(3) Fr o m den 1 januari 1997 beskattas s k trohetsrabatter och bonusar för fria och rabatterade resor, övernattningar och motsvarande. Det är inte ovanligt att rabatter eller bonus erhålles i samband med en tjänsteresa som arbetsgivaren betalar. Som exempel kan nämnas en gratis övernattning på hotell, fri hyrbil etc. När arbetsgivaren är den som stått för kostnaderna som ligger till grund för rabatterna till en anställd (för privat utnyttjande) skall arbetsgivaren betala arbetsgivaravgifter, göra avdrag för preliminär skatt och lämna kontrolluppgift avseende förmåner. Privat utnyttjande av trohetsrabatter skall ej ske, dessa skall användas i tjänsten. Vid eventuella oklarheter kontakta personalfunktionen. Tolkning av bestämmelserna Tolkning och prövning av dessa regler behandlas och beslutas i den särskilda representationskommitté regionfullmäktige tillsatt enligt regler i arbetsordning för Västra Götalandsregionen.

111 1 REGELGRUPPEN Bilaga 2 Aktivitet/uppdrag Ansvar RS ledamot och ersättare Ansvar Pol.sekr Aktivitet 4195 Utbildningsanslag Ansvar Gruppanslag Ansvar (anges) Partiet Privat Attestant: RS ordf. RS vice ordf. BS och AF(enl särskilt beslut) Attestant: GIA. BZ SK BL TJ PD JM DÅ KJ HIS JA BA MS MK LH KK Attestant: Se Attestant: BZ, GIA NT, SK TJ, BL 10004, PD DÅ, JM HIS, KJ BA, JA MK, MS KK LH KURSER, KONFERENSER *Deltagande i kurser, konferenser som har anknytning till regionens verksamhet där regionen bör vara representerad (t ex Almedalen). - Regionråd/ersättare X - Politiska sekreterare X - Annan förtroendevald X Resp Nämnd/ styrelse UTBILDNING, KURSER, KONFERENSER, FORTBILDNING, STUDIERESA * Utbildning/fortbildning som har anknytning till uppdraget. Avser samtliga kostnader. X - Regionråd/ersättare X - Politiska sekreterare (X resor i samband med utbildning om partigruppen så beslutat) X * Utbildningsaktiviteter och överläggningar som inte har anknytning till regionens verksamhet. Senast reviderad

112 2 Aktivitet/uppdrag Ansvar RS ledamot och ersättare Ansvar Pol.sekr Aktivitet 4195 Utbildningsanslag Ansvar Gruppanslag Ansvar (anges) Partiet Privat Attestant: RS ordf. RS vice ordf. BS och AF(enl särskilt beslut) Attestant: GIA. BZ SK BL TJ PD JM DÅ KJ HIS JA BA MS MK LH KK Attestant: Se Attestant: BZ, GIA NT, SK TJ, BL 10004, PD DÅ, JM HIS, KJ BA, JA MK, MS KK LH KONFERENSER M.M. ANORDNADE AV PARTIER *Kostnader vid deltagande i de för partierna högsta beslutande organen, gruppmöten i anslutning till dessa samt övriga partiinterna arrangemang. (gäller ej ombud - Regionråd/ersättare - Politiska sekreterare (X; vid delegationsbe slut) X - Annan förtroendevald X X *Kostnader för deltagande i partiarrangemang som är offentliga, och där man deltar för att bevaka regionens intresse och/eller är kopplat till deltagarens uppdrag i regionen. (gäller ej ombud) - Regionråd/ersättare X - Politiska sekreterare - Annan förtroendevald X X Senast reviderad

113 3 Aktivitet/uppdrag Ansvar RS ledamot och ersättare Ansvar Pol.sekr Akativitet 4195 Utbildningsanslag Ansvar Gruppanslag Ansvar (anges) Partiet Privat Attestant: RS ordf. RS vice ordf. BS och AF(enl särskilt beslut) Attestant: GIA. BZ SK BL TJ PD JM DÅ KJ HIS JA BA MS MK LH KK Attestant: Se Attestant: BZ, GIA NT, SK TJ, BL 10004, PD DÅ, JM HIS, KJ BA, JA MK, MS KK LH SKL:s KONGRESS - Ordinarie av RF valda ledamöter och tjänstgörande ersättare (inkl gruppmöten) Observatörer och ej tjänstgörande ersättare. X - Politiska sekreterare X GRUPPMÖTEN, VGR *Rese- och hotellkostnader och övriga kostnader i samband med gruppmöten vilka ej ligger i anslutning till sammanträde. - Regionråd/ersättare X (resor, trakt) X (Gem.kostn. hotell, föredragshållare etc) - Politiska sekreterare X (resor, trakt) X (- -) - Annan förtroendevald X Senast reviderad

114 4 Aktivitet/uppdrag Ansvar RS ledamot och ersättare Ansvar Pol.sekr Aktivitet 4195 Utbildningsanslag Ansvar Gruppanslag Ansvar (anges) Partiet Privat Attestant: RS ordf. RS vice ordf. BS och AF(enl särskilt beslut) Attestant: GIA. BZ SK BL TJ PD JM DÅ KJ HIS JA BA MS MK LH KK Attestant: Se Attestant: BZ, GIA NT, SK TJ, BL PD DÅ, JM HIS, KJ BA, JA MK, MS KK LH *Kostnader i samband med gruppmöten måndagar. - Regionrådsersättare X (om partigruppen så beslutat) PARTIVISA ÖVERLÄGGNINGAR *Partivisa överläggningar med andra företroendevalda, som har anknytning till regionens verksamhet (Landstingsförbundet, Skåneregionen etc). - Regionråd/ersättare X - Politiska sekreterare X - Annan förtroendevald X *Partivisa överläggningar med andra förtroendevalda, som inte har anknytning till regionens verksamhet. X ÖVERLÄGGNINGAR OCH MEDVERKAN I STYRELSER/NÄMNDER - Ledamot/Regionråd X 1) * - Ej ledamot/regionråd - Ledamot/Pol.sekr X Resp. Nämnd/ Styrelse - Ej ledamot/pol.sekr. X Senast reviderad

115 5 Aktivitet/uppdrag ÖVRIGT *Utskickskostnader för partipolitiskt arbete Ansvar RS ledamot och ersättare Attestant: RS ordf. RS vice ordf. BS och AF(enl särskilt beslut) Ansvar Pol.sekr Attestant: GIA. BZ SK BL TJ PD JM DÅ KJ HIS JA BA MS MK LH KK Aktivitet 4195 Utbildningsanslag Attestant: Se Ansvar Gruppanslag Attestant: BZ, GIA NT, SK TJ, BL 10004, PD DÅ, JM HIS, KJ BA, JA MK, MS KK LH Ansvar (anges) Partiet x Privat *Tryckning av partiernas budgetförslag utöver de ex som erfordras som beslutshandlingar.. x *Övriga kostnader för partipolitiskt arbete som har anknytning till regionen. X *Delegationsbeslut upprättas av RS ordförande för utbildnings- och konferenskostnader som belastar ansvar *RS-ordförande/resp gruppledare/attestant upprättar delegationsbeslut för utbildnings- och konferenskostnader avseende politiska sekreterare och övriga ledamöter som belastar ansvar , Aktivitet 4195, (Ny skrivning) *Beslut om finansiering erfordras för förtroendeuppdrag som ska belasta ansvar Tex medverkan i Interreg, EU program mm *Särskilt beslut erfordras för eventuella kostnader av privat karaktär som ska belasta regionen. * Specifika kostnader, tex resor konferenser mm för regionråd och regionrådsersättare som också är ledamöter i nämnd eller styrelse tas av berörd nämnd. Delegationsbeslut tas dock alltid enligt regionstyrelsens reglemente. Namnlista, aktuella förkortningar: BS = Bengt Säterskog AF = Agneta Forsell GIA = Gert-Inge Andersson BZ = Bijan Zainali SK = Sören Kviberg NT = Niklas Teodorsson BL = Birgitta Losman TJ = Tony Johansson JM = Johnny Magnusson DÅ = Dan Åberg KJ = Kristina Jonäng HIS = Hans-Inge Sältenberg JA = Jonas Andersson BA = Birgitta Adolfsson MS = Monica Selin MK = Michael Kihlström LH = Lars Hansson KK = Kurt Karlsson Senast reviderad

116 Ärende 24

117 Västra Götalandsregionen 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Västra Götalandsregionen Regionkansliet/administrativa avd. Handläggare: Jennie Jevinger Telefon: E-post: jennie.jevinger@vgregion.se Till Regionstyrelsen Gallring av vårdvalblanketter efter skanning Förslag till beslut Regionstyrelsen beslutar följande: 1. Gallring av inkomna vårdvalsblanketter gällande val av vårdcentral i VG Primärvård ska ske löpande efter det att blanketterna är inskannade och skickade till VG Primärvårds bilddatabas. 2. Arkiverade vårdvalsblanketter från det att VG Primärvård startade , som avser val av vårdcentral i VG Primärvård får gallras. Sammanfattning av ärendet Alla Vårdvalsblanketter har sedan VG Primärvård startade arkiverats vid SÄS sjukhusarkiv via skanning i en bilddatabas. För närvarande finns det över blanketter som tar upp stor plats vid sjukhusarkivet. Pappersblanketterna är inte sökbara, däremot kan sökning göras i bilddatabasen. Eftersom pappersbeståndet inte är sökbart och blanketterna inte har något formellt värde bör de gallras. Vårdvalsenheten i Västra Götalandsregionen har hos Arkivmyndigheten (Regionarkivet) begärt att gallring av inkomna vårdvalsblanketter gällande val av vårdcentral i VG primärvård ska ske löpande efter att blanketterna är inskannade och skickade till VG primärvårds bilddatabas och att retroaktiv gallring av arkiverade vårdvalblanketter som gäller val av vårdcentral i VG Primärvård, från det att VG Primärvård startade , ska ske omgående. Regionarkivet beslöt , dnr 113/12 72, att vårdvalsenheten får gallra inkommande vårdvalsblanketter som skannats och där bilden tillförts vårdvalsystemet vid inaktualitet, d.v.s. efter kontroll av att det skannade versionen är likalydande med urspungshandlingen och att beslutet får tillämpas retroaktivt på inskannade vårdvalsblanketter från gällande val av vårdcentral i VG Primärvården. Det är regionstyrelsen som har ansvar för styrelsens verksamhet och de allmänna handlingar som hanteras där. Regionstyrelsen ska därför fatta beslut om gallring av vårdvalsblanketter får ske. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

118 Datum (2) Diarienummer RS Regionkansliet Ann-Sofi-Lodin Regiondirektör Bengt Säterskog Administrativ direktör Bilaga 1. Regionarkivets beslut, , dnr 113/ Begäran till Regionarkivet om gallringsbeslut för vårdvalsblanketter, TU Beslutet skickas till William Försth arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se Stefan Bengtsson stefan.bengtsson@vgregion.se Bengt Säterskog

119

120

121

122

123

124

125 Ärende 25

126 Västra Götalandsregionen 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Förvaltning/enhet Handläggare: Elisabet Ericson Telefon: E-post:elisabet.ericson@vgregion.se Till regionstyrelsen Regional patientsäkerhetsberättelse för 2013 Förslag till beslut 1. Regionstyrelsen lägger informationen till handlingarna. Sammanfattning av ärendet Regionchefläkaren har sammanställt en patientsäkerhetsberättelse för år Den finns publicerad på Regionstyrelsen har 14 december 2010, 310, gett regiondirektören uppdraget att senast den 1 mars varje år upprätta en samlad regional patientsäkerhetsberättelse. Regionkansliet Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Bengt Säterskog Administrativ direktör Bilaga 1. Patientsäkerhetsberättelse för Västra Götalandsregionen Beslutet skickas till Ann Söderström Claes-Håkan Björklund Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Residenset Torget Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: regionkansliet@vgregion.se

127 Ärende 26

128 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Västra Götalandsregionen Regionkansliet Handläggare: Bettina Axelsson Telefon: , E-post: Till regionstyrelsen Kommunikationsaktiviteter inför valet 2014 Förslag till beslut 1. Regiondirektören får uppdraget att genomföra kommunikationsaktiviteter med invånarna i Västra Götaland inför valet Regionkansliet får till aktiviteterna använda maximalt kronor av det anslag som står till regionstyrelsens förfogande. Sammanfattning av ärendet Inför valet föreslår regionkansliet att Västra Götalandsregionen (VGR) satsar på att öka kunskapen hos invånarna om de regionala frågorna och vad man påverkar genom att rösta i regionvalet i september Detta sker genom en 30 sekunders animerad film som belyser vilka frågor VGR ansvarar för och vad man påverkar genom att rösta i regionvalet. Filmen ska visas på vgregion.se och spridas via andra digitala kanaler samt visas som TV-reklam. I detaljbudgeten för regionfullmäktige, regionstyrelsen och regionkansliet står att regionstyrelsen och ledningskansliet under 2014 bland annat ska fokusera på att göra Västra Götalandsregionen mer känd och synlig som politiskt styrd organisation inför regionvalet. Valet är ett bra tillfälle att lyfta varumärket Västra Götalandsregionen genom att uppmärksamma regionens frågor och öka kunskapen om dessa både på kort och lång sikt, och därmed också bidra till att väljarna blir mer medvetna om vilka frågor de påverkar genom att rösta i regionvalet. Fördjupad beskrivning av ärendet Den animerade filmen togs fram i samband med omvalet till regionfullmäktige Syftet var att presentera VGR och att uppmärksamma omvalet och vilka frågor man påverkade genom att rösta. Filmen visades som TV-reklam, på vgregion.se och Facebook. Filmen är lätt att ta till sig och ger en sammanfattande bild av regionens frågor. Regionkansliet föreslår att filmen uppdateras så att den går att återanvända på motsvarande sätt även inför valet För att nå ut till en så bred målgrupp som möjligt är TV4 och Sjuan de lämpligaste TV-kanalerna. Reklamen kommer att Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Residenset, Torget Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: bettina.axelsson@vgregion.se

129 Datum (2) Diarienummer RS visas i distrikten Göteborg, Borås, Väst och Skaraborg. För bästa effekt föreslås att den visas i dessa kanaler en månad före valet och med hög frekvens. Banners med samma budskap som i filmen används på Västra Götalandsregionens webbplatser och andra digitala kanaler där de länkar in till fördjupad information om VGR och regionvalet. Finansiering TV-reklamen kostar enligt offert från mediebyrån Carat kronor. Därtill tillkommer kostnader för uppdatering av filmen, produktion av banners, TV-rättigheter med mera, i dagsläget beräknat till kronor. Aktiviteterna föreslås finansieras av regionstyrelsens medel för oförutsedda kostnader. Regionkansliet Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Kerstin Einarsson Kommunikationsdirektör Beslutet skickas till Kerstin Einarsson

130 Ärende 27

131 Anmälan av delegeringsbeslut vid regionstyrelsens sammanträde 29 april Delegeringsärenden avgjorda av regionstyrelsens ordförande - Ledamöter och ersättares deltagande i kurser, konferenser m.m., 15/14

132 Ärende 28

133 Sammanställning över anmälningsärenden vid regionstyrelsens sammanträde 29 april 2014 Protokoll m.m. 1. Protokoll från ägarutskottets sammanträde den 19 mars 2014, länk till protokollet: Gotalandsregionen/startsida/Politik/Namnder-och-styrelser/Agarutskottet/ 2. Protokoll från hälso- och sjukvårdsutskottets sammanträde den 26 mars 2014, länk till protokollen: 4. Beslut i regionutvecklingsnämnden den 20 mars 2014 (bilaga): 55, Nationell påverkansagenda (Diarienummer RS ) 5. Protokoll från kommittén för rättighetsfrågors sammanträde den 20 mars 2014: 3. Protokoll från personalutskottets sammanträde den 11 mars 2014, länk till protokollen: Skrivelser mm 6. Meddelande den 25 mars 2014 från Advokatfirman Lindgren & von Hofsten AB, att utdelning från dödsbo (fordran i konkurs) skett till Västra Götalandsregionen. Diarienummer RS Beslut av Svenska ESF-rådet den 24 mars 2014, att återkräva utbetalt stöd om från Västra Götalandsregionen, med stöd av förordningen (2007:14) om förvaltning av EG:s strukturfonder. Diarienummer RS Protokollsutdrag från Bengtsfors kommun, kommunstyrelsens allmänna utskott, den 25 mars , Utveckling av Dalslands sjukhus (bilaga). Diarienummer RS Skrivelse från Länsförsäkringar Skaraborg, Vi bryr oss om Skaraborgs tillväxt den 4 april 2014 (bilaga). Handläggs av regionutvecklingsnämnden. Diarienummer RS Sveriges kommuner och landstings fastställda sammanträdesplan för 2015 (bilaga) Domar mm 11. Kammarrätten i Göteborg har den 25 mars 2014 meddelat prövningstillstånd i två ärenden där Västra Götalandsregionen överklagat Förvaltningsrättens beslut den 18 december 2013 att upphandling av ramavtal för Bemanning av läkarsekreterare ska göras om. Diarienummer RS och RS

134 12. Västra Götalandsregionen har den 1 april 2014 till Förvaltningsrätten överklagat Jordbruksverkets beslut om utbetalning av projektstöd gällande projektet Kulturarv och landsbygdsutveckling, i den del som beslutet avser avdrag för villkorsfel. Diarienummer RS Förvaltningsrätten i Göteborg har den 1 april 2014 beslutat att avvisa Aleris Diagnostik AB:s yrkande att Västra Götalandsregionens upphandling av Tillgänglighetsinsatser ortopedi rygg ska göras om. Däremot får upphandlingen avslutas först sedan rättelse gjorts genom en ny utvärdering av anbuden, i vilken anbuden från Aleris Diagnostik AB och Österlenkirurgin AB inte får delta. Diarienummer RS Göteborgs tingsrätt har den 2 april 2014 i en tredskodom beslutat att NN ska betala ett kapitalbelopp om kronor, inkassokostnad om 16 kronor samt rättegångskostnader om kronor till Kungälvs sjukhus. Diarienummer RS Uddevalla tingsrätt beslutade den 4 april 2014 att ogilla NN:s ansökan om stämning av Västra Götalandsregionen. Diarienummer RS Förvaltningsrätten i Göteborg har den 15 april 2014 beslutat att avslå Järven Plast & Smide AB:s överklagan av Västra Götalandsregionens upphandling avtryckavlastande/dynamiska madrasser och positioneringskuddar samt tillbehör. Diarienummer RS

135

136

137

138

139

140

141

142

143

144

145

146

147

148

149

150