Version 28. Avgifts- och debiteringsregister

Transkript

1 Version 28 Avgifts- och debiteringsregister

2 Avgifts- och debiteringsregister 1 Innehållsförteckning Inledning... 2 Arbetsgång i Viva ÄO Avgiftsregister... 2 Att åtgärda i vänstermenyn... 3 Avgiftsperson... 6 Lägga till information på en avgiftsperson... 6 Skapa underlag för fakturering Rapportering Rapportera avgift Rapportera frånvaro Avgifts- och debiteringsunderlag Skapa debiteringsunderlag Godkänn arbetsmaterial Att godkänna fakturor Släppa fakturor skapa fakturafil Hantera fel i debiteringsunderlag och fakturor Fakturameddelande Avgiftsbeslut Övriga funktioner Bevakning Skapa bevakning Ta bort bevakning Vyn Egenskaper Inställningar Checklista för arbetsprocessen vid avgiftsdebitering Regler för avgifter inom Äldreomsorgen (Appendix) Avgiftsutrymme Beräkna avgifter Beslut om avgifter Bostadskostnad Förbehållsbelopp Högkostnadsskydd Inkomst Matkostnader... 40

3 Inledning Avgifts- och debiteringsregister 2 Viva ÄO Avgiftsregister är Vivas modul för hantering av avgifter och annan debitering. Modulen hanterar beräkning av högkostnadsskydd för avgifter inom hemtjänst i ordinärt och särskilt boende, dagverksamhet, kommunal hälso- och sjukvård och beräkning av avgifter för bostad i särskilt boende som inte omfattas av hyreslagen. Det går också att debitera andra avgifter utan påverkan av högkostnadsskydd. Modulen kan användas fristående men används med fördel integrerat med modulerna för biståndshandläggning och utförarverksamhet. För att förenkla administrationen finns det möjlighet att koppla vissa moment mot Skatteverket och Försäkringskassan. En person som är upplagd i avgiftsregistret kallas Avgiftsperson. En person som är upplagd på myndighetssidan (Viva ÄO) och utförarsidan (Viva HSL/SoL/LSS) kallas för Brukare. Båda uttrycken för en person i Viva används i denna handledning. På myndighetssidan beslutar man om Insatser för en brukare. Insatserna kan också ha tjänster och undertjänster. Det är inställningarna i Insatserna, tjänsterna och undertjänsterna som styr vad som ska debiteras för en avgiftsperson. Inställningarna styr även hur debitering ska ske; manuellt eller automatiskt. Registrerade Insatser inom HSL kan också ställas in för debitering. Arbetsgång i Viva ÄO Avgiftsregister I systemet är det flera moment som till slut resulterar i en faktura. Här följer en beskrivning om i vilken ordning momenten måste ske för att allt ska fungera som det är tänkt. Vissa moment görs en gång, vissa vid behov och andra varje månad. 1. Inställningar på de insatser som en brukare beviljas. Detta är grundförutsättningen för om en beslutad Insats eller tjänst ska debiteras eller inte. Dessa inställningar görs i Viva Inställningar och ligger utanför denna handledning. Utöver detta kan man lägga in tjänster manuellt i avgiftsregistret. Dessa tjänster ställs in på respektive resurs i resursregistret. Momenten nedan beskrivs utförligare senare i denna handledning. 2. Avgiftsperson. Det måste finnas ett persondokument där Viva bl.a. kan ta reda på vilken adress som fakturan skall skickas till och vilka ekonomiska förutsättningar för avgiftspersonen som systemet ska beräkna avgifter efter. Skapa underlag för fakturering:

4 Avgifts- och debiteringsregister 3 3. Rapportering av avgifter. Vissa tjänster kan ha egenskapen att de rapporteras, det vill säga att man aktivt rapporterar om en eller flera tjänster ska debiteras. Detta kan göras både av avgiftshandläggaren eller en behörig person på utförarsidan. 4. Rapportering av frånvaro. Vissa tjänster kan ha egenskapen att de reduceras vid frånvaro. Frånvaron rapporteras av avgiftshandläggaren eller av behörig person på utförarsidan. 5. Skapa och godkänna Avgifts- och debiteringsunderlag. 6. Fakturameddelanden. Om man vill att ett fakturameddelande skall gå ut till de som faktureras. 7. Beslut. När avgifts- och debiteringsunderlag låses skapas vid behov nya avgiftsbeslut som skall tas hand om. 8. Faktura. Godkänn fakturor och skapa fil för integration med ekonomisystemet. Att åtgärda i vänstermenyn Nya avgiftspersoner När en handläggare på myndighetssidan tar ett beslut på en brukare, eller när en Insats registreras inom HSL, som innebär att något ska debiteras på brukaren så skapas denna automatiskt upp som en Avgiftsperson i Viva ÄO avgiftsregister när insatsen blir verkställd (under förutsättning att det är inställt så på den beslutade insatsen). Brukaren/Avgiftspersonen hamnar i vänstermenyn under Att åtgärda Nya avgiftspersoner. Bild 1 Viva Avgiftsregister Nya avgiftspersoner Nya avgiftspersoner skrivs med röd text. Avslutade avgiftspersoner som blivit återaktualiserade skrivs med blå text och dessa innehåller (gamla) uppgifter som var inskrivna när avgiftspersonen var aktuell.

5 Avgifts- och debiteringsregister 4 Om man dubbelklickar på namnet öppnas avgiftspersonen upp. Tryck Redigera för att redigera avgiftspersonen. När man senare trycker Spara så flyttas personen från Att åtgärda Nya avgiftspersoner till Avgiftsperson och kan sökas i vald meny. Nya uppgifter För att inhämta uppgifter om bland annat pensionsinkomster, bostadsbidrag och hyror så skickas fråga till FK via tjänsten LEFI-online samt till Viva ÄO boende gällande ändringar av hyror om detta är inställt. När en uppgift om en avgiftsperson har ändrats på försäkringskassan eller om en hyra har ändrats i ett kontrakt i Viva ÄO boende så noteras detta under denna meny. Namnet på avgiftspersonen och vilken ändring som är aktuell listas i vyn till höger. Bild 2- Nya uppgifter Under kolumnen Källa kan man se var uppgiften kommer ifrån och under de andra kolumnerna kan man se ytterligare information om ändringen. Genom att trycka på Ny uppgift ^ Så sorteras listan på dessa uppgifter istället. Man kan markera en eller flera personer genom att bocka för till vänster om namnet och sedan välja Godkänn uppgift eller Förkasta uppgift för alla markerade personer. I Bild 1 ovan är uppgiften för Irene Karlsson förbockad och om man trycker Godkänn uppgift i detta fall så läggs endast hennes nya uppgift in i Avgiftsregistret (ny hyra). Notera! Om man en gång har förkastat en uppgift angående avgiftspersonen så kommer inte frågan upp igen. En ny fråga gällande uppgiften uppstår endast om beloppet har ändrats sedan man förkastade uppgiften. Anledningen till detta är att man ska slippa förkasta samma uppgifter varje månad. Om det visar sig att man har förkastat en uppgift av misstag kan ILABs support hjälpa till att rätta till detta. Om man väljer att godkänna en ny hyra så läggs denna endast in på aktuell person. Om denna person är sammanboende med en annan person så ska hyran eventuellt ändras även på denna. Detta beror på vilka regler som finns i verksamheten. Notera! Beroende på reglerna i verksamheten så ska hyran eventuellt även ändras på en sammanboende person.

6 Avgifts- och debiteringsregister 5 Om man får in många nya uppgifter efter årsskiftet så behöver man inte vara orolig för att godkänna dessa, eftersom en körning för december kommer att basera avgifterna för det som gällde i december och inte de nya uppgifterna som kommit in efter årsskiftet. Om man är tveksam över att godkänna en uppgift, eller om man vill vänta med att föra in en uppgift tills man har inhämtat ytterligare information så är det inga problem att låta uppgifterna ligga kvar i Att åtgärda. Det finns inga gränser för hur länge en uppgift kan ligga kvar. Bevakade personer Om det är något man vill bevaka gällande avgiftsperson så går det att lägga en bevakning kopplat till denna. Dessa bevakningar hamnar i denna vy. Bild 3 Att åtgärda Bevakade personer. För att ta bort en bevakning markerar man en eller flera personer i vänsterkanten, och trycker Hantera Bevakning Ta bort bevakning. Bild 4 Ta bort bevakningar. Om man i denna vy bevakar om man har fått inkomstuppgifter, och till slut konstaterar att man inte fått det inom utsatt tid, så vill man i vissa verksamheter slå på att maxtaxa ska gälla. Detta kan man göra direkt i denna vy: Markera de personer som ska ha maxtaxa och tryck Hantera Maxtaxa Markera Bild 5 Slå på maxtaxa för flera personer i vyn Bevakade personer Svara ja på följande dialog så ställs maxtaxa in på markerade personer.

7 Avgifts- och debiteringsregister 6 Bild 6 Dialog Alla avgiftspersoner som markerats får sitt dokument uppdaterat med en förbockning för maxtaxa. Mer information om att hantera bevakningar står under rubriken Övriga funktioner - Bevakning på sidan 26. Avgiftsperson Varje person som skall debiteras och/eller kunna ingå i en beräkning läggs upp i registret med ett eget dokument. Detta dokument kallas för avgiftsperson. Under rubriken Avgiftsperson i vänstermenyn sorteras avgiftspersonerna på olika sätt vilket gör att man lättare kan hitta den information som man letar efter. Ett exempel är sorteringen på Beslutsfattare där Avgiftspersonerna sorteras under den handläggare i Viva som har tagit det senaste avgiftsgrundande beslutet på myndighetssidan i Viva. På Avgiftspersonen registreras personuppgifter såsom personnummer, namn, adress och eventuell maka/make eller registrerad partner. Här registreras även personens inkomster, utgifter och vilka tjänster som skall debiteras samt andra individuella egenskaper som skall påverka vid beräkning. Om avgiftspersonen har skyddade personuppgifter i skatteverkets register visas detta högst upp i dokumentet genom att det skrivs Personuppgifter i ärendet är föremål för särskild sekretessprövning. Dessutom kommer personens bokföringsadress inte att visas utan det står istället Adressen skyddad i adress-fältet. Sök rätt på önskad avgiftspersonen genom att söka i vänstermenyn under Att åtgärda eller Avgiftsperson och dubbelklicka på namnet för att öppna avgiftspersonen. Lägga till information på en avgiftsperson Tryck Redigera för att öppna upp möjligheten att lägga till eller ändra information på avgiftspersonen.

8 Fliken Översikt Avgifts- och debiteringsregister 7 Person Här registreras personnummer och namn samt om personen är medlem i svenska kyrkan eller inte. Inställning för medlem i svenska kyrkan används vid beräkning av personens inkomst efter skatt vid beräkning av förbehållsbelopp. Make/Maka/Sambo kan läggas till för att ge systemet möjlighet att beräkna en gemensam inkomst och om minimibelopp för sammanboende skall användas eller inte. Bild 7 När en partner läggs till så letar Viva i befolkningsregistret och ser om det finns en relation och föreslår den om det finns en. Om det inte finns en relation så visas en fråga om man istället vill söka efter en sambo, Bild 7. Om tilläggstjänsten Skatteverket online används så ges även möjlighet att söka i hela landet. OBS! När det gäller sambo så finns det inte registrerat i befolkningsregister vem som sammanbor med vem. Information om sambo måste inhämtas på annat sätt. I Viva kan man söka fram och koppla ihop personer som är sambo. Notera att om även sambon finns registrerad som avgiftsperson, så måste man öppna upp och registrera samboskapet även på denne. Om en avgiftsperson har en registrerad partner, och denna avlider så upphör relationen mellan dessa med det datum som partnern är registrerad som avliden. Detta sker automatiskt i Viva. Om man inte vill att detta ska påverka beräkningen av avgifterna t.ex. under den månad som personen avlidit, så kan man sätta beräkningsdatum (se mer under Avgifts- och debiteringsunderlag) för avgiften innan datumet som personen är registrerad som avliden. Egenskaper Fakturamottagare. Förbockad ruta gör att enbart avgiftspersonen får faktura vid samfakturering med make/maka/sambo. Autogiro Uppgift om autogiro kommer med till fakturafilen så att faktura ej skickas ut. Denna funktion gäller endast vid integration med Agresso.

9 Avgifts- och debiteringsregister 8 Använd maxtaxa. Denna egenskap talar om för Viva att inte ta hänsyn till inkomst och debitera gällande maxtaxa. Detta alternativ kan användas t.ex. när klienten inte vill uppge sin inkomst. Använd Ej partners inkomst. Denna egenskap gör så att Viva inte använder partnerns inkomst trots att det kanske finns en. Detta gör det möjligt att få beräkningen att använda minimibelopp för sammanboende men inte gemensam inkomst. Ej sammanboende. Denna inställning används när man vill att Viva ska beräkna gemensam inkomst men använda minimibelopp för ensamstående. Minimibelopp sammanboende Minimibelopp för sammanboende även om inkomst är enskild. Använd förhöjt minimibelopp. I inställningar för belopp och procent finns det möjlighet att ange ett annat minimibelopp som används på personer som är yngre än vald ålder t.ex. 61 år och som har denna egenskap vald. Adresser Det finns två sammanhang där något ska skickas från systemet, faktura och avgiftsbeslut. Det finns också möjlighet att påverka vem som skall vara mottagaren. Bild 8 nedan visar alla varianter. Bild 8 Faktureringsadress Om Avgiftspersonen väljs så används befolkningsregistrets adress. Om den inte ska användas så kan alternativet Annan än folkbokföringsadress kryssas i. Då kan egna uppgifter fyllas i på avgiftspersonen. Detta sätt är att föredra när fakturan ska skickas till en anhörig/god man eftersom fakturan adresseras till en C/O-adress men den är ändå ställd på avgiftspersonen.

10 Avgifts- och debiteringsregister 9 Väljer man istället alternativet Annan så visas en knapp Sök person. Denna används för att söka fram en person i befolkningsregistret som ska stå som fakturamottagare. Av legala skäl bör detta alternativ endast användas när avgiftspersonen är omyndig och man vill ha vårdnadshavare eller förmyndare som fakturamottagare. Även med detta alternativ kan Annan än folkbokföringsadress kryssas i om adressen ska ändras. Om mottagaren har en skyddad adress så hanteras detta förslagsvis genom att man kryssar för Annan än folkbokföringsadress och anger adressen till en mottagande person i kommunen, t.ex. till en avgiftshandläggare. Man får alltså tillbaka fakturan och skickar den sedan vidare enligt skatteverkets instruktion, d.v.s. att man lägger fakturan i ett förseglat kuvert med namn och personnummer påskrivet och skickar detta kuvert vidare i ett ytterkuvert adresserat till aktuell förmedlingstjänst. Mer om detta kan läsas på skatteverkets hemsida: rmedling.4.1a098b721295c544e1f html Adress avgiftsbeslut Här görs ett val om avgiftsbeslutet ska skickas till avgiftspersonen eller till samma adress som fakturan. Journal För att skapa en journalanteckning så trycker man Skapa Journalanteckning på avgiftspersonen. Bild 9 När man skapar en journalanteckning så hamnar denna under fliken Översikt Journal. Bild 10

11 Avgifts- och debiteringsregister 10 Notering Gör det möjligt att skapa en notering på en avgiftsperson. Ej att jämföra med journalanteckning. Historik Om man använder funktionen att arkivera händelser i översiktsvyn så hamnar de arkiverade händelserna under Historik. I översiktsvyn finns då de tre senaste dokumenten av varje dokumenttyp och alla övriga dokument hamnar här. Funktionen är till för att det inte ska finnas för många dokument i översiktsvyn. Agent 3594 måste schemaläggas för att starta funktionen, och detta görs av ILABs support eller av en systemadministratör. Fliken Inkomster/Kapital Under denna flik på avgiftspersonen anges de inkomster och kapital som Viva ska ta hänsyn till vid beräkning av nettoinkomsten. Här kan inkomster såsom inkomst av tjänst, bostadsbidrag, pensioner och andra inkomster fyllas i. Dessa uppgifter kan fyllas i manuellt men kan också infogas från en funktion som hämtar inkomstuppgifter från Försäkringskassans tjänst LEFI-online. OBS! Privata pensioner och tjänstepensioner levereras inte från Försäkringskassan utan måste inhämtas från avgiftspersonen. Notera! För skattepliktiga inkomster anges beloppet före skatt. I Viva står det belopp/år eller belopp/mån på varje typ inkomst. Var uppmärksam på om uppgiften som registreras är ett årsbelopp eller månadsbelopp. För att ändra en uppgift måste man först trycka på Redigera på avgiftspersonen. Gå sedan till den uppgift som ska läggas till och tryck Lägg till. Bild 11 Lägg till inkomst

12 Avgifts- och debiteringsregister 11 I dialogen som kommer upp fyller man i aktuella värden. Bild 12 Tryck sedan OK. Spara avgiftspersonen när alla uppgifter är inlagda. Fliken Utgifter Under fliken utgifter finns det möjlighet att registrera uppgifter om boendekostnad. Denna uppgift används vid beräkning av förbehållsbelopp. Om brukaren bor i en egen fastighet så finns det möjlighet att få hjälp till en uträkning av boendekostnaden genom att trycka på knappen beräkna. En dialog enligt Bild 13 visas då. Bild 13 Fliken Avgifter/Debitering Under denna flik kan man manuellt lägga upp det som skall debiteras. Här visas också det som systemet automatisk lagt till från till exempel beslut som har fattats av biståndshandläggare i integrerade moduler. Bild 14

13 Avgifts- och debiteringsregister 12 Tjänster som debiteras delas in i två olika delar, avgifter och debitering. Avgifter är de tjänster som lyder under högkostnadsskydd och debitering är de tjänster som debiteras till faktisk kostnad. För att lägga till en debitering, tryck lägg till. Bild 15 Bilden ovan visar de val som användaren ges när man ska lägga till en debitering. Samma dialog visas när man lägger till en avgift men då utan alternativet avtal i boendemodul. För att kunna lägga till en debitering så måste tjänsten/insatsen som ska debiteras vara upplagd i systemet av en administratör. Det vanligaste är att alla debiteringar och avgifter läggs in automatiskt genom ett beslut från en handläggare, men i vissa fall kan det vara nödvändigt att lägga upp en debitering manuellt. Tjänst i resursregister: När man vill debitera en tjänst som är upplagd direkt på en resurs i resursregistret. Insats i inställningar: När man vill välja en av organisationens insatser eller dess tjänster som är inställda på att kunna debiteras. Avtal i Boendemodul: För att debitera en hyra som är satt i ett avtal med brukaren i boendemodulen. Bild 16 När en tjänst valts så visas en dialog som kan se ut som exemplet i Bild 16 och Bild 17 nedan. I fältet Antal per debitering skriver man hur många tillfällen tjänsten ska debiteras per kalendermånad. Denna post läggs till automatiskt till Avgifts- och debiteringsunderlaget när man skapar ett sådant utifrån

14 Avgifts- och debiteringsregister 13 brukaren/avgiftspersonen. I detta fall genererar det en debitering på 2x90kr varje månad. Under antalet anger man när debiteringen ska börja och sluta. Det räcker med att ange ett datum Från och med om man vill att tjänsten ska debiteras tillsvidare. Bild 17 Tjänsten i Bild 17 är inställd på att den ska rapporteras, och som det är angivet börjar den gälla Att den ska rapporteras innebär att man manuellt måste rapportera varje gång tjänsten har utnyttjats och det är först då debiteringen kommer till Avgifts- och debiteringsunderlaget. Rapportering och skapande av Avgifts- och debiteringsunderlag går att läsa om senare i denna handledning. Reducering Med reducering ges möjlighet att reducera en avgift eller debitering. Exempel på detta kan vara dubbel bostadskostnad när en klient flyttar från ordinärt boende till särskilt boende. Man kan då ibland vilja reducera hyran i särskilda boendet under några månader till dess att det ordinära boendet har avyttrats. Under Reducering, tryck Lägg till och välj vilken typ av tjänst som ska reduceras. Bild 18 Välj vilken tjänst som ska reduceras. Bild 19

15 Avgifts- och debiteringsregister 14 Ange hur mycket tjänsten ska reduceras med och under vilken period. Bild 20 Tryck OK. Reduceringen visas enligt bilden nedan. Bild 21 Notera! Reducering av ett av ett pris får ingen effekt när avgiften/debiteringen rapporteras manuellt till avgiftsregistret. Reducering av ett av ett pris ska endast användas när debiteringen av tjänsten sker per månad. Reduceringen görs endast en gång på en tjänst under en period vilket innebär att man bara kan reducera ett pris som gäller för en hel månad. Pris Denna funktion kan användas för att sätta ett individuellt pris på en insats. Detta kan vara till nytta när många olika förutsättningar påverkar kostnaden för en insats eller när en insats debiteras i nivåer. Det går också att använda individuellt pris på en tjänst som av olika anledningar haft fel pris, om man vill kompensera för en tidigare feldebitering eller om man av någon annan anledning vill ändra priset för brukaren. Detta kan göras tillfälligt eller tillsvidare. Bild 22

16 Avgifts- och debiteringsregister 15 Funktionen aktiveras under fliken regler i avgiftsregistrets inställningar. Fliken Individuella tillägg och avdrag Under denna flik ges möjlighet att registrera tillägg och avdrag, och dessa används vid beräkning av förbehållsbeloppet. Ett tillägg ökar förbehållsbeloppet vilket gör att avgiftsutrymmet för brukaren minskar. Ett avdrag minskar förbehållsbeloppet vilket gör att avgiftsutrymmet för brukaren ökar. Ett exempel på detta kan vara att kosten på ett boende kostar 2300kr, men när det gäller biståndsbedömd mat får man endast ta betalt för råvarukostnaden som är (till exempel) 1400kr. Då gör man ett individuellt tillägg på 2300kr 1400kr, det vill säga 900kr. Individuella tillägg och avdrag kan också läggas till på insatser och tjänster i Viva inställningar, så att detta tas hänsyn till om klienten har en viss tjänst. Dessa tillägg och avdrag syns dock inte i denna vy. De syns först när man gör ett Avgifts- och debiteringsunderlag. Tilläggen/avdragen gäller angiven tid eller så länge brukaren/avgiftspersonen har insatsen. För att lägga till ett individuellt tillägg eller avdrag, tryck lägg till. Fyll i dialogen och tryck OK. Bild 23 Bild 24 Tillägg Mat, God man, Underhållsstöd, Resor, Avgift till annat trossamfund, Barn och hemmaboende ungdom och övrigt. Avdrag Mat, El och Övrigt, t.ex. kostnad för TV-licens eller vårdsäng.

17 Avgifts- och debiteringsregister 16 Fliken Rapportering Under fliken rapportering visas de frånvaroregistreringar och debiteringsunderlag som har registreras på avgiftspersonen. Hur man rapporterar beskrivs senare i denna handledning. Skapa underlag för fakturering Faktureringen är beroende av underlag i form av ett avgifts- och debiteringsunderlag för varje månads fakturering. Det finns också möjlighet att låta frånvaroregistrering påverka vad som slutligen faktureras. Vissa tjänster faktureras inte enligt beslut eller fast taxa utan kräver någon form av rapportering gällande hur många enheter av en tjänst som skall faktureras. För att detta ska fungera så måste momenten ske i en viss ordning eftersom de påverkar varandra. Avgifts- och debiteringsunderlag kan vara beroende av frånvarorapportering och avgiftsrapportering. Fakturan och avgiftsbeslutet är beroende av avgifts- och debiteringsunderlaget. Rapportering Vissa insatser som en brukare är beviljad är inställda att rapporteras. Man måste alltså rapportera om att en tjänst har blivit utförd för att den ska debiteras och man måste rapportera om att en brukare har varit frånvarande för att en avgift ska reduceras. Rapporteringen kan göras av både avgiftshandläggare och personal med rätt behörighet på utförarsidan. Rapportering kan även ske via integration med ett annat system där registrering av utförd insats registreras. Rapportera avgift På avgiftspersonen, tryck Skapa Avgiftsrapportering. Bild 25 Avgiftsperiod står för vilken period tjänsten genomfördes och ska tas betalt för. Debiteringsperiod står för den period som fakturan ska skickas i. För att byta period på avgift eller debitering, tryck Byt period och fyll i den nya perioden. Avgifts- och debiteringsperiod är alltid en kalendermånad.

18 Avgifts- och debiteringsregister 17 Bild 26 Fyll i det antal tjänster som ska debiteras för vald avgiftsperiod och tryck Spara. Om det inte ska föras in fler rapporteringar trycker man Ja för att låsa den. Vet man att det ska föras in fler avgiftsrapporteringar trycker man Nej för att spara rapporteringen som ett arbetsmaterial. Detta innebär att man kan fylla på med fler avgiftsrapporteringar. Rapporteringsdokumentet läggs som arbetsmaterial under Avgiftspersonen (se Bild 27) och under Rapportering i startvyn i Viva ÄO avgiftsregister. För att fylla på med fler avgiftsrapporteringar går man in i detta dokument genom att dubbelklicka på det och trycka på redigera. Bild 27 Skapa arbetsmaterial för avgiftsrapportering för alla Vid det månatliga arbetet med avgiftshandläggningen skapar man i regel rapporteringsunderlag för avgifter på alla avgiftspersoner som har någon tjänst som kan ha förekommit under månaden. Detta görs från vyn Rapportering genom att klicka på Skapa/Arbetsmaterial. Systemet skapar upp ett rapporteringsdokument per avgiftsperson som har någon tjänst som är aktuell för debitering. Nu kan rapporteringsdokumenten fyllas i med antal och godkännas. Vill man godkänna flera samtidigt kan man klicka på Godkänn arbetsmaterial och välja vilken period och område som underlag ska godkännas för. Detta görs som ett steg innan avgifts- och debiteringsunderlag skapas för månaden. Bild 28- Skapa arbetsmaterial för flera personer samtidigt

19 Avgifts- och debiteringsregister 18 Rapportering från andra system Viva har integreringar med ett flertal system som automatiskt förser avgiftsregistret med avgiftsrapportering. Man kan också ställa in så att en åtgärdsregistrering (journalanteckning) av personalen genererar en rapportering. Utöver detta kan man också läsa in en avgiftsrapportering genom t.ex. Excel-filer. Gemensamt för dessa rapporteringar är att de hamnar under rubriken Rapportering Underlag att rapportera. Om det skulle finnas ett fel av något slag i en avgiftsrapportering för en person så hamnar dessa rapporter under Rapportering Underlag att åtgärda. Om man markerar ett underlag i denna vy så kan man välja i funktionsknapparna om man ska Åtgärda eller Radera underlaget. När man Åtgärdar underlaget får man ofta välja en alternativ tjänst för debitering och bokföring. Innehållet i avgiftsrapporterna under Underlag att rapportera kommer automatiskt med när man skapar en avgiftsrapportering, och man kan där ändra uppgifterna vid behov. Efter att man skapat och sparat avgiftsrapporteringen så försvinner posten ifrån Underlag att rapportera. Bild 29- Avgiftsrapporteringsdokument Dokumentet ovan visar en avgiftsrapportering för februari som ska debiteras i mars. Den inringade 4:an visar att en automatisk rapportering har tagits med i underlaget. Man kan också se att man kan skriva in negativa tal (-2), vilket i det här fallet kommer att innebära det blir 2 tillfällen som kommer att debiteras för hembesök i februari (4 2 tillfällen). Rapportera frånvaro Frånvarorapportering skapas från respektive avgiftsperson. Gå in på avgiftspersonen och tryck Skapa-Frånvarorapportering. Fyll i vilken period brukaren har varit frånvarande, orsak till frånvaron samt eventuell notering. Man kan fylla i flera frånvarorapporter, men perioderna kan inte överlappa. När man har sparat frånvarorapporten hamnar den under Avgiftspersonen (se Bild 30) och under Frånvaro i startvyn i Viva ÄO avgiftsregister

20 Avgifts- och debiteringsregister 19 Bild 30 De avgifter och debiteringar som är inställda på att reduceras vid frånvaro kommer att reduceras i pris procentuellt med det antal dagar man har varit frånvarande. Avgifts- och debiteringsunderlag Att skapa en fil med underlag för fakturering till ekonomisystemet sker i flera steg. Först sker hantering av debiteringsunderlagen enligt nedanstående. Bild 31- Vy över arbetsmaterial för debiteringsunderlag Skapa debiteringsunderlag Avgifts- och debiteringsunderlaget är grunden för att skapa en faktura. När man skapar ett underlag samlas alla ekonomiska fakta in för en avgiftsperson för en vald period. Underlaget gäller alltid för en kalendermånad. Man kan skapa ett Avgifts- och debiteringsunderlag på en enskild avgiftsperson genom att trycka Skapa Avgifts- och debiteringsunderlag, men när man ska skapa underlag för en hel organisation eller för ett område gör man det lämpligtvis på alla avgiftspersoner samtidigt i startvyn för Viva ÄO Avgiftsregister. Markera Arbetsmaterial under Debiteringsunderlag i Viva ÄO avgiftsregister. Tryck Skapa Arbetsmaterial i fältet med funktionsknappar. Bild 32

21 Avgifts- och debiteringsregister 20 Välj år och månad som debiteringsperioden avser, det vill säga den period fakturan ska skickas i. Väljs juni kommer fakturan i juni, men avgifterna räknas i maj om de är inställda på att faktureras i efterskott. Bild 33 Vid skapande av arbetsmaterial så får det inte finns några tidigare arbetsmaterial. Om det finns arbetsmaterial kan man radera detta genom att bocka för det som ska raderas i vänsterkanten och sedan trycka Hantera Radera markerade Om man vill markera allt är det smidigt att trycka Ctrl och A samtidigt. Beräkningsdatum är det datum som Viva utgår ifrån när det gäller ekonomiska fakta om avgiftspersonen. Viva tar hänsyn till eventuella pensioner, hyra, avdrag, relationer, prisbasbelopp och annat vid beräkningsdatum och grundar avgifts- och debiteringsunderlaget på dessa fakta. Ekonomiska fakta som gäller det datumet som väljs gäller för hela perioden som beräknas, även om något är ändrat under perioden. Vid årsskiftet är det extra viktigt att sätta rätt datum med tanke på bl.a. skatter och prisbasbelopp. När debiteringsperioden är i januari så är det oftast förra årets prisbasbelopp, skatter och pensioner som underlaget ska beräknas på. Fakturerar man i efterskott är det lämpligast att välja ett datum månaden innan debiteringen ska ske eftersom det är då avgifterna beräknas. Det finns en stor fördel att alltid debitera i efterskott. Då slipper man efterbehandling när förutsättningar har ändrats under en period, t.ex. att en tjänst inte har genomförts eller att en person har avlidit. När beräkningen av arbetsmaterialet är klart skapas ett loggdokument i Viva loggbok, där resultatet av funktionen framgår. Detta kan hittas genom att klicka på Öppna databas i Viva portal och sedan välja Viva Loggbok. Nu visas arbetsmaterialet under Debiteringsunderlag Arbetsmaterial i Viva ÄO Avgiftsregister, se Bild 34.

22 Avgifts- och debiteringsregister 21 Bild 34 För att bilda sig en uppfattning om riktigheten i uppgifterna så finns de tre kolumner som visar belopp att fakturera, vad som fakturerades i föregående faktura och differensen mellan denna och den tidigare fakturan. Samtliga underlag är också summerade på sista raden. Om man kan se en ikon som föreställer en person som räcker upp handen framför ett underlag, så innebär det att avgiftspersonen har avregistrerats, oftast på grund av att personen har avlidit. Som nämnts ovan så går det bra att radera arbetsmaterial som är felaktiga genom att bocka för och sedan trycka Hantera Radera markerade Väljer man att skapa arbetsmaterial igen så kommer ett nytt underlag skapas. Justera ett underlag Avgifter och debiteringar kan vara inställda så att de är möjliga att justera, d.v.s. ändra hur mycket som är debiterat. Detta görs i arbetsmaterialet för avgifts- och debiteringsunderlaget, under fliken ****Justering. I följande exempel så finns det en debitering för lunch i underlaget. Bild 35- Summering av periodens kost för en brukare Om man vill ändra antalet luncher går man till fliken ****Justering och justerar underlaget. Bild 36- Justering av antal luncher Välj period och skriv rättelsen på antal luncher. Eventuellt kan man behöva trycka redigera innan det går att ändra. Uppdatera underlaget och spara.

23 Avgifts- och debiteringsregister 22 Justeringen visas då under fliken Beräkning. Bild 37- Justering i beräkningen I många fall används detta genom att man tar fullt betalt för all kost för en månad och sedan går in i underlaget och justerar de måltider som inte ska tas betalt för. I detta fall justerar man genom att sätta (minus) framför siffrorna. När arbetsmaterialet är genomgånget så är nästa steg att godkänna det (egentligen låsa det, i jämförelse med att man sparar och låser ett manuellt skapat arbetsmaterial). Godkänn arbetsmaterial Tryck Godkänn arbetsmaterial överst bland funktionsknapparna. Markera för vilken period eller vilket område arbetsmaterialet ska godkännas och tryck OK. Bild 38 Godkända debiteringsunderlag läggs under Debiteringsunderlag - Att godkänna. För att slutgiltigt godkänna debiteringsunderlagen och göra dem till ett fakturaunderlag så ska man Släppa debiteringsunderlagen. Stå under Debiteringsunderlag Att godkänna och tryck Släpp Välj vilken period som ska släppas och fakturadatum. Fakturadatum är när fakturan ska skickas till ekonomisystemet. Bild 39 Debiteringsunderlagen läggs nu under Debiteringsunderlag Godkända. Eftersom de har släppts och är godkända så räknas de nu också som

24 Avgifts- och debiteringsregister 23 fakturaunderlag och har därför även lagts under Fakturor Att godkänna. Fakturaunderlagen sorteras på det fakturadatum som bestämdes i tidigare dialog (Bild 39). Att godkänna fakturor Nästa steg är att Godkänna fakturorna, det vill säga att godkänna och låsa fakturaunderlagen. Stå under Fakturor Att godkänna och tryck Godkänn Bild 40 Välj fakturadatum att godkänna. Posterna flyttas nu till Godkända. Släppa fakturor skapa fakturafil Markera Godkända under Fakturor och tryck Släpp överst bland funktionsknapparna. När man släpper fakturorna så sätts bokföringen på respektive post enligt inställningar på insatser och tjänster. Bild 41 Om man väljer samma fakturadatum för två olika släpp så samlas posterna att debiteras på en person på samma faktura om det är inställt så under Sysadmin inställningar regler. Skapa fakturafil Det släppta godkända avgifts- och debiteringsunderlagen hamnar nu under skickade och dessutom så har det skapats en fil med de olika fakturaposterna. Dessa sorteras under det datum som valdes som fakturadatum när dessa släpptes. I vyn över skickade återfinns alla skickade fakturaposter. Fakturafilen placeras i en katalog enligt inställningar för att kunna flyttas till aktuellt ekonomisystem för vidarebehandling. En kopia av filen finns i Viva Loggbok. Hantera fel i debiteringsunderlag och fakturor Så länge den skapade fakturafilen inte har körts i ekonomisystemet så går det att backa alla steg som genomförts ovan. För att kunna genomföra detta måste man ha rätt behörighet.

25 Avgifts- och debiteringsregister 24 Har en fakturafil skapats är det dock mycket viktigt att man ser till att den inte har körts eller kommer att köras i ekonomisystemet. Någon med behörighet måste manuellt ta bort den skapade fakturafilen. Nedan beskrivs hur man backar ett fakturaunderlag som har gått igenom hela avgiftsprocessen och är skickat. Man kan dock backa ett fakturaunderlag eller ett Avgifts- och debiteringsunderlag oavsett var det befinner sig i processen. Stå under Fakturor Skickade och markera det felaktiga fakturaunderlaget. Tryck Hantera Ångra släpp Fakturaunderlaget hamnar nu under Fakturor Godkända. Stå under Fakturor Godkända och markera det felaktiga fakturaunderlaget. Tryck Hantera Ångra godkänn... Fakturaunderlaget hamnar nu under Fakturor Att Godkänna. Stå under Fakturor Att Godkänna och markera det felaktiga fakturaunderlaget. Tryck Hantera Radera... Fakturaunderlaget raderas och finns ej längre under Fakturor. Debiteringsunderlaget som låg till grund för fakturaunderlaget tas samtidigt bort ifrån Debiteringsunderlag Godkända. Avgifts- och debiteringsunderlaget ligger nu under Debiteringsunderlag Att Godkänna. För att ta bort detta måste man först öppna det (dubbelklicka) och trycka Lås upp - Om det inte går att låsa upp underlaget för att det finns ett låst avgiftsbeslut måste man först gå till avgiftsbeslutet (i vänstermenyn) och låsa upp det genom att dubbelklicka på det och trycka Lås upp. Gå sedan tillbaka till Debiteringsunderlag Att Godkänna och lås upp Avgifts- och debiteringsunderlaget. Man får då en dialogruta som säger att avgiftsbeslutet kommer att raderas. Tryck Ja om du vill fortsätta. Avgifts- och debiteringsunderlaget blir nu ett arbetsmaterial och läggs under Debiteringsunderlag Arbetsmaterial. Detta kan nu raderas genom att man markerar det och trycker Hantera Radera markerade Eftersom det nu inte finns ett Avgifts- och debiteringsunderlag på brukaren så kan man skapa ett nytt när man har rättat det som var felaktigt från början. Man får sedan gå igenom stegen fram till ett nytt fakturaunderlag för enbart denna brukare. Fakturameddelande Om man vill att det ska skrivas in ett eller flera meddelanden på fakturorna som ska skickas ut kan man ställa in det om man väljer menyvalet Fakturameddelande Aktiva i vänstermenyn i Viva ÄO Avgiftsregister. Tryck Skapa - Meddelande överst bland funktionsknapparna. Namn: Namn på meddelandedokumentet.

26 Avgifts- och debiteringsregister 25 Sortering: Om man vill att flera meddelanden ska skrivas in på en faktura så sorterar man ordningen genom att välja nummer i detta val. Meddela Alla: Alla personer som får faktura inom perioden får meddelandet. Personer med följande tjänst: Alla personer med vald tjänst får meddelandet. Välj tjänst i resursregister eller i en insats. Följande Person: Endast vald person får meddelandet. Bild 42 Man kan skapa flera meddelanden under samma period och man väljer i vilken ordning de ska skrivas genom sorteringsvalet ovan. Antal tecken som kan skrivas i meddelande beror på det mottagande ekonomisystemet. Avgiftsbeslut Beroende på hur inställningar har gjorts skapas avgiftsbeslut när avgifts- och debiteringsunderlagen släpps. Viva känner av vilka avgiftspersoner som är aktuella för detta och skapar ett arbetsmaterial på besluten som läggs under Avgiftsbeslut Att besluta i Viva ÄO Avgiftsregister. Besluten är kopplade till Avgifts- och debiteringsunderlagen och kan endast tas bort genom att låser upp ett sådant. Avgiftsbesluten samlas under respektive personnummer och man kan där se aktuell och föregående avgift samt skillnaden (Diff) mellan dessa. Man kan öppna ett avgiftsbeslut genom att dubbelklicka på det. Om man trycker Redigera får man möjlighet att ändra namn på handläggare, beslutsfattare och beslutsdatum. Det går också att skriva ett personligt meddelande till avgiftspersonen under Meddelande. När ändringarna är klara, tryck Spara. Man får då möjlighet att spara avgiftsbeslutet eller att låta det fortsätta vara ett arbetsmaterial. Under Skriv ut kan man skriva ut beslutet. Väljs Beslut skrivs beslutet ut enligt en förutbestämd mall, väljs Formulär skrivs det ut som det ser ut på skärmen. Gå tillbaka till Avgiftsbeslut Att besluta i Viva ÄO Avgiftsregister. Under Hantera-knappen kan man välja Lås markerade eller Lås och markera

27 Avgifts- och debiteringsregister 26 utskrivna. Det senare gäller om man har gått in på ett enskilt avgiftsbeslut och skrivit ut detta. Man markerar besluten genom att bocka för dem i vänsterkanten. För att markera alla beslut samtidigt kan man samtidigt trycka ner CTRL-knappen och bokstaven A på tangentbordet. Lås de markerade besluten genom att trycka Hantera Lås markerade. Besluten hamnar då under Avgiftsbeslut För utskrift. Markera besluten som ska skrivas ut och tryck Skriv ut markerade En kontrollfråga om man vill skriva ut kommer upp. Efter att besluten är utskrivna får man frågan om man vill godkänna utskriften. Om man godkänner hamnar besluten under Avgiftsbeslut Alla under respektive personnummer. Om man inte godkänner ligger beslutet kvar under För utskrift. Övriga funktioner Bevakning Skapa bevakning Man kan använda bevakningar i vilket syfte som helst men ett vanligt användningsområde för bevakningar är att göra en bevakning på alla som har fått en inkomstförfrågan skickat till sig. Vartefter inkomstförfrågningarna kommer in så tar man bort bevakningen, och därmed har man kontroll på vilka som inte har skickat in inkomstuppgifter och därför ska beläggas med maxtaxa. En bevakning kan skapas på en person genom att gå in på avgiftspersonen (dokumentet Avgiftsperson). Längst upp till vänster i dokumentet bockar man i om personen ska bevakas samt en beskrivning på bevakningen. Bild 43 Bevakning av en person. Beskrivningen blir egentligen en kategori som visas i vyn Att åtgärda Bevakade personer. Om man vill att en bevakning gällande samma sak (t.ex. inkomstförfrågan) ska hamna under samma kategori så är det därför viktigt att man skriver samma text på denna rad för de aktuella personerna.

28 Avgifts- och debiteringsregister 27 Bild 44 Vyn Bevakade personer under Att åtgärda. En bevakning kan också skapas genom att markera en eller flera personer i vyerna Att åtgärda Nya avgiftspersoner, Att åtgärda Bevakade personer samt Avgiftsperson Egenskaper. Gör en markering i vänsterkanten för de personer som ska bevakas och tryck Hantera Bevaka. Bild 45 Skapa bevakning på nya avgiftspersoner. Skriv bevakningsinformation och tryck OK Bild 46 Dialog för bevakningsinformation. Om man godkänner detta så kommer alla personers bevakningar hamna under samma kategori under Att åtgärda Bevakade personer. Bild 47 Bevakade personer under samma kategori. Notera! En avgiftsperson kan bara ha en (1) aktuell bevakning. Om man skapar en ny bevakning på en person som redan har en bevakning kommer den första bevakningen att ersättas med den nya. Det finns ingen historik på bevakningar.

29 Avgifts- och debiteringsregister 28 Ta bort bevakning Man kan ta bort en bevakning på flera sätt, bland annat genom att gå in på den bevakade avgiftspersonen. Tryck Redigera och klicka bort bocken vid Bevaka. Tryck därefter Spara, och bevakningen på personen tas bort. Bild 48 Urbockad bevakning. Det går också att ta bort en eller flera bevakningar genom att stå i vissa vyer, t.ex. Att åtgärda bevakade personer. Markera de personer som bevakningen ska tas bort på. Tryck sedan Hantera Bevakning Ta bort bevakning Bild 49 Ta bort bevakning på flera personer Bevakningen tas bort på personerna och de försvinner från vyn. Vyn Egenskaper Det finns en vy, Avgiftsperson Egenskaper, som är tänkt för att ge en snabb översikt på viss fakta gällande avgiftspersonerna. Bild 50 Vyn Egenskaper I kolumnen hyra visas den inskrivna hyran på personen. De kolumner med förkortningar längst upp visar om en viss egenskap är förbockad på avgiftspersonen. Detta indikeras genom att 1 skrivs i kolumnen för aktuell person. För att få reda på vad förkortningarna betyder kan man trycka på Hjälp Kolumnbeskrivning. En informationsdialog öppnas som beskriver förkortningarna.

30 Avgifts- och debiteringsregister 29 Bild 51 Information om kolumnerna i vyn I denna vy kan man även lägga till eller ta bort markeringar/förbockningar på en eller flera personer samtidigt, och detta slår även igenom på avgiftspersonens dokument. För att göra detta så markerar man de personer man vill göra ändringen på, och trycker sedan Hantera [Valt alternativ] Markera/Ta bort markering. Bild 52 Ta bort markering för flera personer. I exemplet ovan tar man bort bocken för Medlem i Svenska kyrkan på de markerade avgiftspersonerna. Inställningar För att göra inställningar i Viva ÄO Avgiftsregister, tryck Inställningar under Sysadmin. Detta öppnar avgiftsprofilen som systemet använder sig av. Vid sidan av varje inställning står en beskrivning av denna. Denna manual tar därför endast upp de inställningar där en utförligare beskrivning behövs. Oftast görs dessa inställningar i samråd med ILABs personal.

31 Fliken Allmänt Avgifts- och debiteringsregister 30 Bild 53 Version: Version 2 används normalt. Längst ner på denna flik kan man ange områden i kommunen. Detta är till för de verksamheter som exempelvis vill kunna dela upp avgiftshanteringen så att olika handläggare har hand om olika områden. Man kan också ställa in att området ska hämtas från information i ett myndighetsärende. Välj i så fall i rullisten längst ner. Man måste först ställa in denna möjlighet i ärendet på myndighetssidan. Fliken Regler Samfakturera underlag: När man Släpper ett avgifts- och debiteringsunderlag väljer man ett fakturadatum. Om flera underlag har samma fakturadatum hamnar de på samma faktura om man bockar för denna inställning. Fördelning av avgiftsbelopp..: Första tjänsten: Avgifter som reducerats på grund av maxtaxa räknas av från tjänsterna med början på den första. Procentfördelning: Med procentfördelning fördelas pengarna i avgiftsutrymmet procentuellt på alla tjänster. Om man inte använder denna inställning och en avgiftspersons hela avgiftsutrymme går åt för att betala en av dennes tjänster blir följande tjänster debiterade med 0 kr.

32 Avgifts- och debiteringsregister 31 Reduceringspost: Alla poster som finns på debiteringsunderlaget kommer med på fakturan som de är och det läggs till en minuspost för att minska totalsumman ner till maxtaxan eller klientens avgiftsutrymme om det behövs. Om detta alternativ väljs så ska det också väljas en bokföringsmall som beskriver på vilket sätt reduceringen ska bokföras, det går även att ange ett artikelnummer som ska skickas för reduceringen. Fliken Fakturafil Inställningar av detta görs i samråd med ILAB. Fliken Utskrift avgiftsbeslut Inställningar av detta görs i samråd med ILAB. Fördelning av avgiftsbelopp i beslut..: Reduceringspost gör att alla avgifter redovisas till sitt pris utan hänsyn tagen till maxtaxa eller avgiftsutrymme, om summan är högre än vad klienten ska betala så läggs en reduceringspost till så att slutsumman blir samma som den på fakturan. Detta går att ställa in oberoende av vad som är inställt för fakturan. Fliken Sökord Sökorden som skrivs här blir rubriker i de journalanteckningar som görs på en avgiftsperson.

33 Avgifts- och debiteringsregister 32 Checklista för arbetsprocessen vid avgiftsdebitering Nedanstående visas de olika stegen vid den månatliga debiteringen. Innan månadens körning kan det vara aktuellt med justeringar på vissa avgiftspersoner om det är något särskilt individuellt tillägg eller avdrag som ska göras. Grundläggande finns tillägg och avdrag gjorda på Insatsernas inställningar och sköts då automatiskt. 1. Rapportering I vänster meny välj Rapportering/Arbetsmaterial. Välj funktion Skapa/Arbetsmaterial i den övre blå raden. Viva skapar nu upp ett rapporteringsdokument för alla avgiftspersoner som har en tjänst där det är möjligt att rapportera. Gå in på alla personers dokument och notera det som ska rapporteras. Underlag har inkommet från verkställighet i pappersform. Om verkställigheten själva registrerar avgifts- och debiteringsrapporten i Viva, så finns den redan på plats hos avgiftshandläggningen. - Granska och lås rapporteringarna. 2. Frånvaro Lägg in de frånvaroperioder som finns för olika personer. En person kan ha flera Frånvarorapporter. Detta görs på respektive Avgiftsperson som varit frånvarande. Det kan också ske i verkställande system, då finns redan frånvaroperioder registrerade på respektive person. OBS! Frånvaroperioden får inte sträcka sig över kalendermånaden. Om frånvaron är längre, sätt slutdatum vid månadsskiftet och skapa upp en ny för de dagar som sträcker sig in i nästkommande månad. - Lås Frånvarorapporterna. 3. Reduceringar 4. Pris Om det är aktuellt med Reducering på någon Insats/Tjänst, gå in på avgiftspersonens dokument och på fliken Avgifter/Debitering välj Reducering och redigera dokumentet. En knapp Lägg till visas och man kan välja vad som ska reduceras Debitering eller Avgift. Ange individuellt pris på tjänster för brukare vid behov. 5. Debiteringsunderlag I vänster meny välj Debiteringsunderlag. Välj funktion Skapa/Arbetsmaterial i den övre blå raden. Viva skapar nu upp ett Avgifts- och debiteringsunderlag för alla avgiftspersonerna. I underlaget samlas all information ihop om inkomster, utgifter, individuella tillägg och avdrag, samt vilka insatser/tjänster som personen haft under månaden och de Frånvaro- och avgiftsrapporter som finns för perioden och en beräkning görs.

34 Avgifts- och debiteringsregister 33 Nettoinkomsten, avgiftsutrymme, maxavgift och avgift beräknas för alla personer. - I vyn visas nu för alla vad som kommer att faktureras och vad som fakturerades förra gången, samt differensen. Man kan nu öppna och titta närmare på de som man tycker avviker. - Gör eventuella justeringar i underlaget. - När granskningen är klar, klicka på Godkänn arbetsmaterial, man kan välja att låsa alla eller ett område i taget. - Klicka på vyn Att godkänna, välj Släpp. Välj det område som ska godkännas och notera datum. Debiteringsunderlagen flyttas nu till Godkända och till vyn Fakturor/Att godkänna. - Klicka på vyn Fakturor/Att godkänna, välj Godkänn för datum. - Fakturaunderlagen flyttas till vyn Godkända, klicka på Släpp. Fakturaunderlagen låses och en fil skapas, som läggs i förvald katalog för flytt till ekonomisystem. - Under vyn Skickade ligger alla fakturaunderlag kvar och är möjliga att öppna och titta på. - Under vyn Alla ligger alla avgiftspersoner med sina fakturaunderlag som en historik.

35 Avgifts- och debiteringsregister 34 Regler för avgifter inom Äldreomsorgen (Appendix) Frågor och svar från socialstyrelsen. Avgiftsutrymme Vad menas med avgiftsutrymme? Det är den högsta avgift som den enskilde kan betala. För hemtjänst, dagverksamhet och kommunal hälso- och sjukvård kan den enskilde aldrig behöva betala mer än sitt individuella avgiftsutrymme. Hur beräknas avgiftsutrymme? För att beräkna avgiftsutrymmet ska från den enskildes bruttoinkomster avräknas skatter, bostadskostnad samt förbehållsbelopp. Avgiftsutrymmet utgör ett slags högkostnadsskydd för den enskilde och de sammanlagda avgifterna får således inte överstiga detta belopp och ej heller det lagstadgade avgiftstaket. I de fall de sammanlagda avgifterna är högre än avgiftsutrymmet måste därför korrigering av avgifterna ske ned till detta belopp. Beräkna den enskildes avgiftsutrymme Bruttoinkomster inklusive eventuellt bostadstillägg eller motsvarande minus alla skatter minus faktisk bostadskostnad minus generellt förbehållsbelopp (lägst det minimibelopp som socialtjänstlagen föreskriver) minus individuellt förbehållsbelopp (i förekommande fall) = avgiftsutrymme Tar kommunerna alltid ut hela avgiftsutrymmet i avgifter? Nej. Vissa kommuner har beslutat om lägre avgifter som inte tar hela avgiftsutrymmet i anspråk. Ingen kommun kan dock ta ut högre avgifter än det lagstadgade högkostnadsskyddet även om den enskilde har ett större avgiftsutrymme. Vad är ett negativt avgiftsutrymme? Om det sammanlagda förbehållsbeloppet (inkl. bostadskostnaden) överstiger den enskildes nettoinkomster uppstår ett så kallat negativt avgiftsutrymme. Det betyder i praktiken att den enskilde inte har tillräckliga medel för att uppnå det fastställda förbehållsbeloppet. I ordinärt boende sker i regel inget annat än att alla avgifter nollställs.