Institutionsgranskningar 2016: sammanfattning

Transkript

1 Dnr UFV 2017/377 Institutionsgranskningar 2016: sammanfattning srapport Fastställd av Konsistoriet

2 Innehållsförteckning Sammanfattning 3 Inledning och bakgrund 4 Syfte 4 Omfattning och metod 4 Iakttagelser, bedömningar och rekommendationer 5 1. Administration av EU-medel (2 institutioner) 5 Rekommendationer 5 2. Signering av avtal (2 institutioner) 6 3. Administration av gästforskares villkor (2 institutioner) 6 4. Rekrytering av lärare (8 institutioner) 6 Rekommendationer 7 5. Fortbildning av lärare (8 institutioner) 7 6. Handledares fortbildning (2 institutioner) 8 Rekommendationer 8 7. Utlysning av doktorandtjänster (8 institutioner) 8 8. Introduktion av forskningsalternativet för studenter (2 institutioner) 9 9. Intern kommunikation av regelverk (2 institutioner) Samverkan mellan institutioner och central förvaltning (2 institutioner) 10 Rekommendationer Hantering av inkommande e-post (8 institutioner) 10 Rekommendationer 11 2

3 Sammanfattning Årets interna revisionsplan bygger på de risker internrevisionen bedömt som mest kritiska ur ett sannolikhets- och konsekvensperspektiv; dock inte de risker som har prioriterats för åtgärder under året i universitetets egen verksamhetsplanering. I syfte att belysa riskerna från ett verksamhetsperspektiv har internrevisionen föreslagit konsistoriet att ett antal aktiviteter, identifierade i riskanalysen, ska granskas på ett antal institutioner under De enskilda granskningarna bifogas denna sammanfattning. De har stämts av med, och rapporterats till respektive institution. Institutionerna som har valts för granskning är till största delen de med det största antalet anställda och de med störst andel bidrag från statliga myndigheter och övriga organisationer och ideella föreningar. Målsättningen att granska 6 institutioner med avseende på alla de 11 aktiviteterna ändrades, med Konsistoriets godkännande, under granskningens gång. Det innebär att 2 institutioner har granskats i sin helhet medan 6 andra institutioner granskades med avseende på aktiviteterna rekrytering och fortbildning av lärare, fortbildning av handledare och hantering av inkommande e-post. Ingen av granskningarna har givit upphov till någon allvarlig iakttagelse avseende den interna styrningen och kontrollen. Inom det relativt lilla urval av institutioner som gjorts bedöms den interna kontrollen som god inom de granskade områdena. Ett antal smärre rekommendationer har lämnats till institutionerna. Några rekommendationer av universitetsövergripande karaktär redovisas i denna sammanfattning: - Universitetet rekommenderas att överväga om säkerheten och effektivitetet i den administrativa hanteringen av EU-medel skulle höjas om den administrativa kompetensen om EU-finansieringar samlades på områdesnivå eller annan lämplig gemensam nivå. Syftet skulle vara att minska projektens karaktär som sällanuppgifter och samla mer kompetens på samma ställe. - en rekommenderar att riktlinjerna kompletteras med krav på dokumentation och beslut av prefekt i de (sällsynta) fall då anställningar görs med undantag från anställningsordningen. - Universitetet rekommenderas att säkerställer att alla handledare kan och får genomgå handledarutbildningen innan de påbörjar sitt uppdrag som handledare. - Universitetet bör också överväga om handledarutbildningen bör kompletteras med hur de mjukare aspekterna av handledningen ska hanteras. - Universitetet rekommenderas att överväga nyttan med institutionsegna handläggare inom förvaltningen. - Universitetet rekommenderas att stärka tillgängligheten för allmänheten genom att ställa krav på alla institutioner att de föreskrivna funktionsbrevlådorna upprättas. - Universitetet rekommenderas att lyfta riktlinjerna för hantering av inkommande e-post på Medarbetarportalen så att de blir lättare att hitta och ta del av. - Universitetet rekommenderas att intensifiera informationen om användningen av Office Add In på institutionsnivå. 3

4 Inledning och bakgrund Årets internrevisionsplan bygger på de risker internrevisionen bedömt som mest kritiska ur ett sannolikhets- och konsekvensperspektiv; dock inte de risker som har prioriterats för åtgärder under året i universitetets egen verksamhetsplanering. I syfte att belysa riskerna från ett verksamhetsperspektiv har internrevisionen föreslagit konsistoriet att ett antal aktiviteter, identifierade i riskanalysen, ska granskas på ett antal institutioner under Syfte Enligt sförordningens paragraf 4 ska internrevisionen, utifrån en analys av verksamhetens risker, självständigt granska om ledningens interna styrning och kontroll är utformad så att myndigheten med en rimlig säkerhet fullgör de krav som framgår av tredje paragrafen i myndighetsförordningen. Syftet med denna granskning är därför att, inom några utpekade områden, verifiera att verksamheten bedrivs effektivt och enligt gällande regelverk, att den skapar förutsättningar för en tillförlitlig och rättvisande redovisning och rapportering samt att institutionen hushållar väl med statens medel. Omfattning och metod Denna rapport är en sammanfattning av de åtta rapporter som upprättats för berörda institutioner. Institutionerna som har valts för granskning är de med det största antalet anställda och de med störst andel bidrag från statliga myndigheter och övriga organisationer och ideella föreningar 1. Dessa faktorer sammanfaller i hög grad. De enskilda rapporterna återfinns i bilogorna 1 t.o.m. 8. Efter granskning av två institutioner godkände konsistoriet att internrevisionen skulle koncentrera granskningstiden till enbart fyra av de nedan beskrivna rutinerna. I kapitlet Iakttagelser, bedömningar och rekommendationer i denna granskning anges därför hur många institutioner som granskats med avseende på just den rutinen. en har, enligt planen för 2016, granskat den interna kontrollen i rutinerna för: - Administration av EU-medel - Signering av avtal - Administration av gästforskares villkor - Rekrytering av lärare - Fortbildning av lärare - Handledares fortbildning - Utlysning av doktorandtjänster - Introduktion av forskningsalternativet för studenter - Intern kommunikation av regelverk - Samverkan mellan institutioner och central förvaltning - Hantering av inkommande e-post Granskningen har huvudsakligen företagits under perioden maj till november månad 2016 och redovisas till ansvarig prefekt, rektor och konsistoriet. 1 Konto 3511, 3069 och 3721 i huvudboken 4

5 De mest väsentliga kontrollerna som ska säkra att riskerna begränsas har identifierats varefter internrevisionen har tagit del av institutionernas utformning av kontrollerna, i förekommande fall testat dessa och bedömt resultatet utifrån myndighetsförordningens krav. Iakttagelser, bedömningar och rekommendationer 1. Administration av EU-medel (2 institutioner) Administration av EU-finansieringar är oftast sällanuppgifter för institutionerna och finansieringar skiljer sig vad gäller villkor. Det ställer extra höga krav på kunskap, information och utbildning. Detta gäller särskilt tvärvetenskapliga internationella samarbeten där ett universitet utses till koordinator. Institutionerna har till sin hjälp ett antal EU-projektkoordinatorer. Dessa hjälper, enligt information på Medarbetarportalen, institutionerna med att hitta rätt bland forskningsområden och utlysningar, rådgivning vid ansökan, budgetberäkningar, juridiska frågor, kontaktsförhandlingar mm. Institutionernas inblandning i dessa arbetsmoment förefaller dock variera. Förvaltningens ekonomiavdelning kontrollerar tidsredovisningen i projekten innan de redovisas till EU och kan också bistå med råd. De instruktioner som finns i Medarbetareportalen rörande EU-finansiering är av varierande kvalitet och sökfunktionen i Medarbetareportalen komplicerar sökandet. En försvårande omständighet när det gäller instruktioner är att ett EU-projekt inte är det andra likt varför skräddarsydda instruktioner per projekt ibland skulle vara önskvärda. Bedömningar Risken att de två granskade institutionerna inte har tillfredsställande bevakning av möjliga EUfinansieringar bedöms som låg. Vårt intryck är också att koordinatörerna har ett väl lämpat samarbete och är väl insatta i EU:s rutiner och att man inom institutionerna är nöjda med koordinatorernas bevakning av utlysningarna. Däremot bedöms risken att EU-projekt inte kan administreras effektivt som högre. En effektiv hantering kräver en mycket god kommunikation mellan EU-koordinator och institution i uppstartsfasen av ett projekt eftersom projektens varierande natur försvårar upprättandet av generella instruktioner. Resurser inom institutionen bör till exempel vara säkerställda innan avtal och budget fastställs. Det kan annars leda till en ineffektiv ekonomisk planering och ökade OH-kostnader. I några projekt täcker universitetet upp glappen mellan beräknad kostnad och utfall men i andra fall drabbas forskaren och/eller institutionen direkt. OH-kostnaderna kan också öka pga. löneökningar som inte finns med i ersättningsschablonen när man räknar fram ersättningsbeloppet. Felredovisning tillbaka till EU kan innebära att bidraget dras tillbaka. Institutionen har skyldighet att arkivera handlingar i 10 år och kan bli ersättningsskyldiga i efterhand vid brister. Rekommendationer Universitetet rekommenderas att överväga om säkerheten och effektivitetet i den administrativa hanteringen av EU-medel skulle höjas om den administrativa kompetensen om EU-finansieringar samlades på områdesnivå eller annan lämplig gemensam nivå. Syftet skulle vara att minska projektens karaktär som sällanuppgifter och samla mer kompetens på samma ställe. 5

6 2. Signering av avtal (2 institutioner) Avtal för universitetets räkning ska tecknas av den som är behörig enligt gällande delegationsordning. Universitetet kan annars bli bundet av ett avtal som till exempel en enskild forskare skriver med finansiär. Vid en institution är det normalt prefekten som är behörig att underteckna avtal. en har stickprovsmässigt kontrollerat om delegationsordningen följts. Interrevisionen konstaterar att alla avtal i stickprovet tecknats enligt delegationsordningen. Risken att forskare skulle underteckna avtalen bedöms därför som låg. 3. Administration av gästforskares villkor (2 institutioner) Med gästforskare avses en person som genom högskoleutbildning har behörighet till en doktorandutbildning och är utvald att forska i Sverige. Som gästforskare räknas inte personer som blivit antagna till forskarutbildning i Sverige för att få sin examen i Sverige. Med gästprofessor menas en professorskompetent akademiker som under viss tid anställts som professor vid ett annat universitet eller högskola än det där personen normalt är verksam. För att universitetet och den gästande forskaren eller professorn ska få ut så mycket som möjligt av tiden i Uppsala är det viktigt att levnadskostnader, sjukvård, arbetsgivaransvar och försäkringar har reglerats innan forskaren påbörjar sitt arbete. Om en institution ger en stipendiatforskare arbetsuppgifter som ligger utanför den ursprungliga uppgörelsen med forskaren blir universitetet i praktiken arbetsledare till någon som inte är anställd och får på så vis ett dolt arbetsgivaransvar. Risk för dåligt rykte och risk att inte kunna locka de bästa gästforskarna till universitetet skulle kunna uppstå om dessa villkor inte är riktigt reglerade. en har stickprovsvis kontrollerat dessa faktorer för ett antal gästforskare. Granskningen har inte påvisat någon felhantering av gästforskarnas behandling. 4. Rekrytering av lärare (8 institutioner) Rekrytering inom universitetet innebär myndighetsutövning och ska präglas av öppenhet, transparens och förutsägbarhet. En akademisk meritvärdering, såväl vetenskaplig som pedagogisk, ska utgöra grunden vid urvalet av kandidater. Varje rekrytering bör vara planerad och godkänd. en har stickprovsmässigt granskat institutionernas rekryteringsrutiners överensstämmelse med regelverken för professorer, universitetslektorer, adjungerade lektorer, biträdande universitetslektorer och universitetsadjunkter med avseende på planering, transparens och meritvärdering. Det bör noteras att för en stor del av rekryteringen av lektorer och biträdande och adjungerade lektorer för tillsvidareanställningar, ligger ansvaret på fakulteten eller områdesnämnden och inte på institutionen. Institutionerna har följt universitets anställningssordning och instruktioner från fakultet och från personalavdelningen vid flertalet granskade rekryteringar. Det finns ett antal tillsättningar av kortare vikariat som inte har föregåtts av en utlysning. Samtliga dessa utom ett är från tiden när universitetets anställningsordning tillät att vissa lärartjänster kortare än ett år inte behövde utlysas. Efter förändringen av universitets anställningsordning i juni 2016 ska alla tjänster utlysas. Dessa rekryteringar har också kommunicerats med, och godkänts av, personalavdelningen. Det enskilda fall efter förändringen av anställningsordningen där utlysning inte skett var en förlängning av en tjänst för att en forskare skulle kunna avsluta ett pågående projekt. 6

7 Adjungeringar kan innebära en risk med tanke på att tjänsterna inte alltid lyses ut De institutioner vi granskat har alla tydliga rutiner och har använt sakkunniga vid samtliga tillsättningar vi kontrollerat, både utlysta och inte utlysta. Institutionerna arbetar också vid tillsättningarna tillsammans med områdesnämnd och personalavdelning. Sammantaget gör internrevisionen bedömningen att eventuella risker är tillfredsställande kontrollerade. När det gäller planering och godkännande av rekryteringar samt bedömning av den vetenskapliga kompetensen bedömer internrevisionen att risken är låg för att institutionerna och fakulteten inte ska följa regelverket. Meritutvärdering avseende pedagogisk kompetens har i de flesta fall gjorts i enlighet med riktlinjerna. I några få fall uppfattade de sakkunniga inte att de fått tillräcklig information om universitetets bedömningskriterier på pedagogisk kompetens men de sakkunniga har ändå gjort en utvärdering av den pedagogiska förmågan. Rekommendationer en rekommenderar att riktlinjerna kompletteras med krav på dokumentation och beslut av prefekt i de (sällsynta) fall då anställningar görs med undantag från anställningsordningen. 5. Fortbildning av lärare (8 institutioner) Samtliga lärare ska ges möjlighet, och skyldigheten, att kontinuerligt följa utvecklingen inom aktuellt ämne/vetenskapsområde och dessutom, i ett flerårsperspektiv, beredas möjlighet till forsknings och utvecklingsarbete. Om lärare inte ges möjlighet att upprätthålla den vetenskapliga kompetensen samt utveckla den pedagogiska kompetensen finns risk att kvaliteten i undervisningen försämras på sikt. en har stickprovsmässigt granskat ett antal lärare inom varje institution med avseende på kompetensutvecklingsplaner och intervjuat berörda personer om hur lärares fortbildning säkras. Det relativt lilla urval av institutioner internrevisionen har gjort visar ändå på att förutsättningarna för hur kompetensutvecklingen organiseras skiljer sig mellan institutionerna beroende på storlek på institutioner, hur självständig institutionen är och vilken relation mellan undervisning och forskning som råder inom institutionen. Inom vissa institutioner med mycket hög andel forskning blir den vetenskapliga fortbildningen automatiskt tillgodosedd medan institutioner med nästan enbart undervisning måste lägga mer tid på hur den vetenskapliga fortbildningen ska ske. På grund av detta skiljer sig metoderna att säkra lärares fortbildning åt. Flera institutioner använder sig av kompetensutvecklingsscheman som också diskuteras under utvecklingssamtalen. Dessa scheman innefattar både vetenskaplig utveckling och pedagogisk sådan. en har också granskat tjänstgöringsscheman som upprättas. Här återfinns för varje lärare (med få undantag) tid för forskning samt pedagogisk utveckling. Vissa institutioner uppmuntrar aktivt lärarna att söka pedagogisk kompetensutveckling eftersom den delen av utvecklingen ibland blir något eftersatt. Alla lärare ska ha genomgått den obligatoriska pedagogiska grundkursen vilket de flesta i stickprovet hade gjort. Institutionerna skickar också ut information om att genomgå olika typer av pedagogisk utbildning och en institution efterlyste det upplevda behovet av kompetensutveckling via enkät. en bedömer utifrån intervjuer och genom intervjuer och genom att ha tagit del av informationen som nämnts ovan att risken för att lärare inte erhåller tillräckligt många timmar för kompetensutveckling är låg. Fler institutioner uppfattar brister vad avser lärarnas pedagogiska utveckling men arbetar aktivt med att skapa större incitament för lärare att anmäla sig till de kurser de erbjuds att gå vilket bedöms minska risken för urholkning av kvaliteten i undervisningen. 7

8 6. Handledares fortbildning (2 institutioner) Universitetet har fastställt ett antal kompetenskrav för handledarrollen i Riktlinjerför utbildning på forskarnivå vid Uppsala universitet. 2 Handledning är en viktig kvalitetsfråga i utbildning på forskarnivå varför handledningens omfattning, former och disposition i tiden ska vara föremål för reflexion och diskussion. Handledaren ska också, enligt universitetets riktlinjer, genomgå en formell handledarutbildning. Om inte de formella kompetenskraven uppfylls kan risk för brister i handledningen uppstå som i sin tur får effekter på doktorandernas prestationer. en har stickprovsvis kontrollerat den formella kompetensen hos ett antal handledare. I några fall har handledarna inte genomgått den formella handledarutbildning som universitetet anordnar. I en del fall hävdar institutionen att det är svårt att få plats på handledarutbildningen. en har också fått påpekandet att handledarrollen också innebär en psykosocial roll som utbildningen inte förbereder för. Det kan innebära en risk att handledarens fokus på själva handledningen minskar. Handledarutbildningen innefattar inget psykosocialt element. en erfar att ett förhållandevis stort antal tvister uppstår i förhållandet mellan student och handledare; tvister som inte bara stjäl tid och kraft från doktorand och handledare men även från andra enheter som kopplas in inom universitetet. Rekommendationer Universitetet rekommenderas att säkerställer att alla handledare kan och får genomgå handledarutbildningen innan de påbörjar sitt uppdrag som handledare. Universitetet bör också överväga om handledarutbildningen bör kompletteras med hur de mjukare aspekterna av handledningen ska hanteras. 7. Utlysning av doktorandtjänster (8 institutioner) Antagning till utbildning på forskarnivå ska ske med öppenhet och i konkurrens. Det är också ett krav att finansieringen är säkrad innan den sökande antas som doktorand. Doktorandtjänster med annan finansiering än lön från universitetet, vanligtvis från en annan arbetsgivare, behöver inte utlysas. Det gäller också för de flesta kliniska doktorandtjänsterna inom Medicinska institutionen. Fakultetsnämnden ansvarar då för att en noggrann prövning av studiefinansieringen genomförs då nämnden ansvarar för att finansiering för hela studietiden är garanterad. Antagning av doktorand med annan finansiering än utbildningsbidrag eller doktorandtjänst får inte delegeras t.ex. till institutionsnivå. en har, utan anmärkning, kontrollerat att utlysningar genomförts enligt regelverken inom de åtta granskade institutionerna för alla nyanställningar av doktorander under en två- eller treårsperiod. Om inte antagning till utbildning på forskarnivå sker med öppenhet och i konkurrens, eller om antagningsprocessen inte säkrar att doktoranden har fullständig finansiering, kan universitetets rykte och förmåga att attrahera lovande forskare påverkas negativ. Med hänvisning till vår stickprovskontroll av efterlevnaden av de rutiner som finns för antagning av doktorander samt finansiering av doktorander som inte har en doktorandtjänst, bedömer vi denna risk som låg. 2 UFV 2009/1993 8

9 8. Introduktion av forskningsalternativet för studenter (2 institutioner) Forskningsanknytning är ett begrepp som kan definieras så att det ska finnas ett nära samband, både akademiskt men även fysiskt, mellan utbildning och forskning. en har inom två institutioner kartlagt de metoder som används för att tydliggöra forskningen som ett framtida alternativ för studenterna. Forskningen kan till exempel tydliggöras genom att undervisningen bygger på forskning, bedrivs på en institution där det också bedrivs forskning och genom att disputerade lärare står för undervisningen och ibland använder sin egen forskning i undervisningen. Kontaktdagar mellan föreningar, myndigheter, näringsliv och studenter kan anordnas för att visa på behovet av ytterligare doktorandstudier. Under sista läsåret eller terminen kan lärarna ofta förutse vilka studenter som skulle kunna vara intresserade av fortsatta studier och forskning, och uppmuntrar dessa. Ibland har institutionerna olika strategier vad gäller introducerandet av forskarkarriären som ett alternativ för studenter, beroende på ämnestraditioner och ämnenas storlek. Risk kan finnas att utbildningen, i otillräcklig omfattning, väcker studenternas intresse för forskarutbildning vilket i förlängningen skulle kunna leda till brist på forskare i framtiden. Granskningen pekar dock inte på någon risk för brist på framtida forskare inom de två granskade ämnesområdena. 9. Intern kommunikation av regelverk (2 institutioner) Styr -och regeldokumenten ska vara ändamålsenliga; d.v.s. relevanta, aktuella och enkelt sökbara för institutionerna. Universitetsgemensamma regelverk ska uppmärksammas på institutionsnivå och spridas inom den egna institutionen. Övergripande regelverk och information läggs oftast in i Medarbetarportalen av den centrala förvaltningen men institutionerna har också ett eget ansvar att hålla sig uppdaterade när det gäller förändringar av information. Risk kan uppstå att de universitetsövergripande regelverken inte tjänar sitt syfte som styrmedel i organisationen om kommunikationskanalerna brister eller saknas, om institutionerna inte sprider den övergripande informationen inom institutionen eller om den övergripande uppföljningen av regelverkens efterlevnad uteblir på grund av att de inte är kända inom institutionen. En institution upplever att den otillräckliga sökfunktionen i Medarbetarportalen försvårar mottagandet av övergripande information och därmed också vidare spridning inom institutionen. Man önskar att nyheter och ändringar av regelverk annonseras tydligare och att informationen också är tillgänglig på engelska på grund av den språkliga mångfalden inom institutionen. Man upplever också att supportfunktionen inte fungerar tillfredsställande. För att råda bot på detta har institutionen utsett en AI-redaktör under augusti 2016 som har gått kurs för att hantera den administrativa informationen i MP. Institutionen ska arbeta kontinuerligt med Medarbetareportalens supportpersonal för att göra ytan mer användarvänlig. Den andra institutionen har ett strukturerat och väl fungerande system för att sprida information till anställda och studenter. Förutom Medarbetarportalen och Studentportalen, som här uppfattas fungera väl, finns flera andra informationsfora. Exempel på sådana är Expeditionen, Internwebben, den egna hemsidan olika seminarier mm. Eftersom antalet granskade institutioner endast är två stycken som har olika uppfattning om hur den interna kommunikationen fungerar, gör internrevisionen ingen bedömning av risken för bristande styrning. 9

10 10. Samverkan mellan institutioner och central förvaltning (2 institutioner) Den universitetsgemensamma förvaltningens tillgänglighet, kompetens, återkoppling och bemötande är en mycket viktig omständighet för att administration ska ske så effektivt och med så hög kvalitet som möjligt. en har stämt av hur denna samverkan fungerar genom intervjua administratörer vid institutionen. Administrationen har avgränsats till att gälla studerandeadministration samt personal och ekonomiadministration (inkl. upphandling). ens intervjuer visar att kommunikationen i hög grad är beroende av om institutionen har egna handläggare på förvaltningen. I annat fall upplever institutionen att det kan ta lång tid att hitta rätt person för rätt fråga. Eventuella förtroendeproblem minskar också i takt med hur mycket kontakt man har haft med samma handläggare. Det skulle kunna finnas en risk att institutionen inte kan tillgodogöra sig den centrala förvaltningens hjälp och stöd på grund av personalförändringar inom förvaltningen. Arbetsrotation bedöms som positivt ur ett kompetensperspektiv men får inte innebära att den nya personen inte är fullt införstådd med institutionernas svårigheter. Rekommendationer Universitetet rekommenderas att överväga nyttan med institutionsegna handläggare inom förvaltningen. 11. Hantering av inkommande e-post (8 institutioner) Myndighetsutövningen innebär bland annat att universitetet ska vara tillgängligt för frågor från allmänheten, att universitetet svarar skyndsamt på frågorna och att skriftliga kommunikation ska kunna spåras i efterhand. Det innebär att allmänheten ska kunna hitta kontaktuppgifter till universitetet, t. ex. e-postadresser och att frågor besvaras och att ärendena diarieförs. Allmänhetens och andra intressenters kontakter med institutionen kan underlättas om funktionsbrevlådor används. En funktionsbrevlåda har också fördelen att med bra rutiner kan man säkerställa att den alltid är bevakad. Den lever också vidare genom sin funktion även om medarbetare slutar eller byter tjänst inom universitetet. Uppsala universitets riktlinjer för hantering av e-post och funktionsbrevlådor fastslår att varje institution ska ha en e-postadress med institutionens namn för kontakter med allmänheten. Riktlinjerna rekommenderar också att varje institution har en adress för prefekt respektive studierektor. ens granskning visar att tre av åtta institutioner saknar funktionsbrevlådor, fyra har inrättat de efterfrågade brevlådorna (och ibland fler) och en institution saknar funktionsbrevlåda för institution och studierektor men har upprättat en prefektbrevlåda och även ett antal andra funktionsbrevlådor. Tillfredsställande bevakningsrutiner finns i de fall funktionsbrevlådor finns. Endast en institution diarieför regelmässigt all inkommande e-post, utom reklam och skräpmail, medan de övriga diarieför när man upplever ett behov av att kunna spåra mailen senare. En institution har satt i system att spara mailen i outlook i sådan ordning att den är spårbar vid ett senare tillfälle. Detta ställer dock stora krav på lagringsutrymmet. 10

11 Gemensamt för alla institutionerna är att de känner ett behov av mer information om krav på diarieföring och praktiskt användbara rutiner i frågan. En person på en institution kände till, och använde, programmet Office Add In som underlättar diarieföringen i samband med bland annat inkommande mail. Sammanfattningsvis bedömer internrevisionen att en viss risk att universitetet brister i sin myndighetsutövning och inte uppfyller lagens krav på diarieföring när det gäller inkommande e- post. Rekommendationer Universitetet rekommenderas att stärka tillgängligheten för allmänheten genom att ställa krav på alla institutioner att de föreskrivna funktionsbrevlådorna upprättas. Universitetet rekommenderas att lyfta riktlinjerna för hantering av inkommande e-post på Medarbetarportalen så att de blir lättare att hitta och ta del av. Universitetet rekommenderas att intensifiera informationen om användningen av Office Add In på institutionsnivå. 11