Antagen av kommunstyrelsen

Transkript

1 Antagen av kommunstyrelsen

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Förord 2. Bestämmelser 3. Ansvar och Arbetsfördelning 4. Dokumenthantering 5. Rensning och Gallring 6. Överlämnandet 7. Tillhandahållandet 8. Skrivmateriel 9. Arkivlokaler 10. Ordlista och Förkortningar

3 FÖRORD 1.1 Enligt arkivlagen har varje nämnd och styrelse ansvar för sitt eget arkiv. Arkivboken är en handbok som skall kunna användas i det löpande arkivvårdsarbetet ute på förvaltningarna. Vi kommer i fortsättningen att informera er om allt av intresse för er inom arkivvården. Ni kan också nå oss på kommunkansliet i våra rum eller på telefon. Kommunarkivarie Ingemar Lundvall tfn ingemar.lundvall@vanersborg.se Kanslisekreterare Eva Johansson tfn KOMMUNENS TVÅ KOMMUNARKIV Det ena finns i Kommunhuset, Sundsgatan 29 i Vänersborg. Här finns också arkivariens kontor. I kommunhusets arkiv återfinns i huvudsak handlingar från tiden efter senaste kommunsammanslagningen Den andra delen är inhyrd i Regionarkivet, Niklasbergsvägen 14 i Vänersborg. Här återfinns de äldre handlingarna från tiden före 1974 och från de kommuner som idag bildar Vänersborgs kommun. Även detta arkiv sköts av kommunens arkivarie, det är inte i samarbete med Regionarkivet Kommunarkivet är öppet för alla Måndag-fredag: , :00 (flextid tillämpas) Säkrast är att avtala tid.

4 BESTÄMMELSER 2.1 Generella Alla kommuner är enligt arkivlagen skyldiga att vårda och förteckna sina arkiv. Den kommunala arkivbildningen regleras av bestämmelser i ett antal lagar och förordningar, t ex Tryckfrihetsförordningen, Sekretesslagen, Förvaltningslagen m fl. Här en kort redovisning av innehållet i de lagar som är viktigast när det gäller den kommunala arkivvården. Arkivlagen (SFS 1990:782 rev ) Grundläggande föreskrifter om kommunens arkivvård. Kommunfullmäktige utfärdar lokala föreskrifter - Arkivreglemente. Tryckfrihetsförordningen (SFS 1949:105) I kapitel 1 fastslås, att alla medborgare har rätt att ta del av allmänna handlingar. I kapitel 2 finns bestämmelser om vilka handlingar som ska anses allmänna och hur dessa ska tillhandahållas allmänheten. Här finns också bestämmelser om vilka begränsningar som får göras i handlingsoffentligheten. Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2008/09:150) Här finns detaljerade bestämmelser om begränsningen i handlingars offentlighet. Den begränsar med andra ord Tryckfrihetsförordningens princip. Den reglerar också myndigheternas skyldighet att registrera allmänna handlingar och att lämna ut uppgifter till allmänheten. Den hänvisar även till andra lagar som inskränker rätten att ta del av offentliga handlingar. Förvaltningslagen (SFS 1986:223) Föreskrifter om myndigheters tillgänglighet och serviceskyldigheter gentemot allmänheten. Varje myndighet ska lämna upplysningar, vägledning, råd och annan hjälp till medborgare om frågor som rör myndigheternas verksamhetsområde. Socialtjänstlagen (SFS 2001:453) Föreskriver en omfattande gallring och inskränker kommunens rätt att själv fatta beslut om sina arkiv.

5 Patientdatalagen (SFS 2008:355) 2.2 Den stadgar om bevarande av vissa handlingar och inskränker kommunernas handlingsfrihet inom arkivvården. Personuppgiftslagen PUL (SFS 1998:204) Enligt denna lag kan datainspektionen meddela beslut om bevarande och gallring. Detta för att förebygga risk för otillbörligt intrång i den personliga integriteten inom ADBmaterial. Andra lagar som påverkar arkivbildningen på förvaltningarna är t ex; Arbetsmiljölagen Arbetstidslagen Bokföringslagen Byggnadslagen MBL-lagen Preskriptionslagen

6 Arkivlag SFS 1990:782 Rev 1993:1296 Rev 1999:305 Lagens tillämpningsområde 1 I denna lag ges bestämmelser om myndigheternas och vissa andra organs arkiv samt om arkivmyndigheterna. Bestämmelserna i 3-6 och 10 skall tillämpas också på statliga, och kommunala beslutande församlingar. Bestämmelserna i 3-6 samt 9 och 10 skall i tillämpliga delar gälla också 1. sådana enskilda organ hos vilka allmänna handlingar förvaras med stöd av lagen (1994:1383) om överlämnandet av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring, och 2. Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar vid förvaring av allmänna handlingar med stöd av lagen (1999:288) om överlämnande av allmänna handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring, m m. Lag (1999:305) 2 Vad som enligt denna lag gäller för statliga myndigheters arkiv skall gälla även för arkiv hos 1. sådana organ som avses i 1 kap. 8 andra stycket första meningen sekretesslagen (1980:100) till den del arkivet härrör från den verksamhet som avses i bilaga till sekretesslagen, och 2. allmänna försäkringskassolag (1999:305) 2a Vad som enligt denna lag gäller för kommunala myndigheters arkiv skall gälla även för arkiv hos sådana juridiska personer som avses i 1 kap. 9 sekretesslagen (1980:100). Lag (1993:1296). Arkivbildningen och dess syfte 3 En myndighetens arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar skall tas om hand för arkivering. Upptagningar för automatisk databehandling som är tillgängliga för flera myndigheter, så att de där utgör allmänna handlingar, skall dock bilda arkiv endast hos en av dessa myndigheter, i första hand den myndighet som svarar för huvuddelen av upptagningen. Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet.

7 Arkivvården Myndigheternas arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser 1. rätten att ta del av allmänna handlingar. 2. behovet av information för rättskipningen och förvaltning, och 3. forskningens behov 4 Varje myndighet skall svara för vården av sitt arkiv, om inte en arkivmyndighet med stöd av 9 har övertagit detta ansvar. 5 Som grund för arkivvården skall myndigheterna 1. vid registreringen av allmänna handlingar ta vederbörlig hänsyn till dess betydelse för en ändamålsenlig arkivvård, och 2. vid framställningen av handlingar använda materiel och metoder som är lämpliga med hänsyn till behovet av arkivbeständighet. 6 I arkivvården ingår att myndigheten skall 1. organisera arkivet på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas, 2. upprätta dels en arkivbeskrivning som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat, dels en systematisk arkivförteckning, 3. skydda arkiv mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst, 4. avgränsa arkivet genom att fastställa vilka handlingar som skall vara arkivhandlingar, och 5. verkställa föreskriven gallring i arkivet. Arkivmyndigheterna och deras uppgifter 7 För tillsynen av att myndigheterna och sådana organ som avses i 1 tredje stycket fullgör sina skyldigheter enligt 3-6 skall det finnas arkivmyndigheter såväl inom den statliga som den kommunala förvaltningen. Arkivmyndigheterna skall dock inte ha tillsyn över riksdagens myndigheter, regeringen, myndigheter inom regeringens kansli eller utrikesrepresentationen. Lag (1999:305). 8 Regeringen bestämmer vilka arkivmyndigheter som skall finnas för tillsynen över de statliga myndigheterna. Tillsynen över att sådana organ som avses i 2 fullgör sina skyldigheter enligt 3-6 skall skötas av de statliga arkivmyndigheterna Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i kommunen och landstingsstyrelsen i landstinget, om inte kommunfullmäktige eller landstingsfullmäktige har utsett någon annan nämnd eller styrelse till arkivmyndighet.

8 Den kommunala arkivmyndigheten skall se till att sådana juridiska personer som avses i 1 kap. 9 sekretesslagen (1980: 100) fullgör sina skyldigheter enligt 3-6 denna lag. I de fall flera kommuner eller flera landsting bestämmer tillsammans i ett sådant företag fullgörs uppgiften av arkivmyndigheten i den kommun eller det landsting som kommunerna eller landstingen kommer överens om. Lag (1999:305) Tillsynen över att sådana organ som avses i 1 tredje stycket 1 fullgör sina skyldigheter enligt 3-6 skall skötas av de statliga arkivmyndigheterna i de fall det enskilda organet förvarar ett statligt arkiv och av de kommunala arkivmyndigheterna i de fall det enskilda organet förvarar ett kommunalt arkiv. De statliga arkivmyndigheterna skall också sköta tillsynen över att Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar fullgör sina skyldigheter enligt 3-6 avseende handlingar som förvaras med stöd av lagen (1999:288) om överlämnande av allmänna handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring m m. Lag (1999:305) 9 En arkivmyndighet har rätt att överta arkivmaterial från en myndighet som står under dess tillsyn. Övertagande kan ske både efter överenskommelse och på grund av ett ensidigt beslut från arkivmyndigheten. Gallring En arkivmyndighet övertar också arkivmaterial i sådana fall som beskrivs i 11 och 14. När en arkivmyndighet har övertagit arkivmaterial från en annan myndighet övergår hela ansvaret för det materialet till arkivmyndigheten. 10 Allmänna handlingar får gallras. Vid gallring skall dock alltid beaktas att arkiven utgör en del av kulturarvet och att det arkivmaterial som återstår skall kunna tillgodose de ändamål som anges i 3 tredje stycket. Om det finns avvikande bestämmelser om gallring av vissa allmänna handlingar i annan lag eller i förordning gäller dessa bestämmelser. Lag (1998:774) Särskilt om statliga arkiv 11-13

9 Särskilt om kommunala arkiv 14 Om en kommunal myndighet har upphört och dess verksamhet inte har förts över till en annan kommunal myndighet, skall myndighetens arkiv överlämnas till arkivmyndigheten inom tre månader, såvida inte kommunfullmäktige eller landstingsfullmäktige har beslutat något annat. I lagen (1994:1383) om överlämnande av almänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring finns bestämmelser om förvaring av kommunala myndigheters arkiv hos enskilda organ i vissa fall. Lag (1994:1386) 15 Utöver vad som följer av bestämmelserna i 9, 10 och 14 får en kommunal myndighet avhända sig allmänna handlingar endast genom sådant återlämnande eller överlämnande som sker med stöd av 1. lag, eller 2. särskilt beslut av kommunfullmäktige eller landstingsfullmäktige. Första stycket gäller inte handlingar som en myndighet har fått som lån. Lag (1993:1296) 16 Kommunfullmäktige eller landstingsfullmäktige får meddela föreskrifter om arkivvården inom kommunen, i den utsträckning något annat inte är särskilt föreskrivet. Lag (1993:1296) 1. Denna lag träder i kraft den 1 juli I fråga om sådana aktiebolag i vilka kommuner eller landsting själva eller gemensamt innehar mindre än två tredjedelar av aktierna eller mindre än två tredjedelar av de med aktierna förenade rösterna och sådana ekonomiska föreningar i vilka det också finns andra medlemmar än kommuner eller landsting skall de nya föreskrifterna i 2 a dock träda i kraft den 1 januari I fråga om sådana juridiska personer som avses i 2 a skall arkivbeskrivningar och arkivförteckningar vara upprättade senast vid utgången av För sådana juridiska personer som avses i punkt 2 gäller dock att arkivbeskrivningar och arkivförteckningar skall vara upprättade senast vid utgången av 2001

10 REGLEMENTE FÖR KOMMUNARKIVET 2:3 Reviderat Tillämpningsområde (1 AL) Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter. Med myndigheter avses i reglementet kommunstyrelsen och övriga nämnder, kommunfullmäktiges revisorer samt andra kommunala organ med självständig ställning. Detta reglemente gäller även för aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där kommunen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande samt de samägda företag för vilka kommunen har arkivansvar enligt särskild överenskommelse 2 Myndighetens arkivansvar (4 AL) Varje myndighet ansvarar för att dess arkiv vårdas enligt arkivlagen och på det sätt som framgår i punkterna 4--8 av detta reglemente. Hos myndigheten ska finnas arkivansvarig och minst en arkivredogörare. 3 Arkivmyndigheten (7--9 AL) Kommunstyrelsen är arkivmyndighet. Arkivmyndigheten utövar tillsyn över att kommunens myndigheter fullgör sina skyldigheter beträffande arkivbildningen och dess syften samt över arkivvården i kommunen. Hos arkivmyndigheten skall finnas ett kommunarkiv. Kommunarkivet skall vårda hos sig förvarat arkivbestånd samt främja arkivens tillgänglighet och deras användning i kulturell verksamhet och forskning. Kommunarkivet ger myndigheterna råd och viss hjälp i arkivfrågor. 4 Redovisning av arkiv (6 2 p AL) Varje myndighet skall redovisa sitt arkiv dels genom information om vilka slag av handlingar som kan finnas och hur arkivet är organiserat (arkivbeskrivning), dels i en systematisk förteckning över de handlingar som förvaras i myndighetens arkiv (arkivförteckning). Arkivbeskrivning och arkivförteckning skall vara upprättade senast vid utgången av år 1995 och skall fortlöpande revideras.

11 5 Dokumenthanteringsplan (6 1 p AL) Varje myndighet skall upprätta en plan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras (dokumenthanteringsplan). 6 Rensning (6 4 p AL) Handlingar som inte skall tillhöra myndighetens slutarkiv skall fortlöpande rensas eller på annat sätt avskiljas från arkivhandlingarna. Rensning skall genomföras senast i samband med arkivläggningen. 7 Bevarande och gallring (10 AL) Myndighet beslutar, efter samråd med arkivmyndigheten, om gallring av handlingar i sitt arkiv, såvida ej annat följer av lag eller förordning. Beträffande arkiv som överlämnats till arkivmyndigheten beslutar denna efter samråd med överlämnande myndighet. Handlingar som gallras skall utan dröjsmål förstöras. 8 Överlämnande (9, AL) Efter överenskommelse med arkivmyndigheten får kommunarkivet överta för vård annan myndighets arkiv eller delar därav. Av dokumenthanteringsplan eller särskilt beslut av fullmäktige framgår när så ska ske. Upphör myndighet med sin verksamhet, överlämnas detta till kommunarkivet inom 3 månader såvida inte fullmäktige beslutar annat. 9 Arkivbeständighet och arkivförvaring (5 2 p och 6 3 p AL) Handlingar som skall bevaras skall framställas med material och metoder som garanterar informationens beständighet. Arkivhandlingar skall alltid förvaras under betryggande former. Närmare bestämmelser om arkivbeständighet och förvaring meddelas av arkivmyndigheten. 10 Utlåning Utlåning av arkivhandlingar skall ske under sådana former att risk för skador eller förluster inte uppkommer. Förutsättning för utlån är att utlämnande kan ske enligt Tryckfrihetsförordningens och Offentlighets- och sekretesslagen bestämmelser.

12 2.4 TILLÄMPNINGSANVISNINGAR FÖR KOMMUNENS ARKIVREGLEMENTE 1 Med självständig ställning avses delegationer m fl som medgetts rätt att fatta beslut på kommunal nämnds vägnar. Exempel på sådana organ är fullmäktigeberedningar och nämndutskott. 2 Den arkivansvarige har som uppgift att bevaka arkivfrågor och svara för kontakten mellan nämnd, personal och arkivmyndighet. Arkivredogörare svarar för de praktiska arkivvårdande insatserna. Det kan vara praktiskt att det finns flera arkivredogörare inom en nämnd, beroende av de olika avdelningarnas arbetsuppgifter. 3 Tillsynen ska ske genom regelbundet återkommande besök hos myndigheten. Dessa dokumenteras hos arkivmyndigheten genom skriftliga rapporter. 4 Arkivbeskrivningen skall visa myndighetens arbetsuppgifter och organisation fr o m tidpunkten av senaste omorganisation, arkivets struktur samt vilka gallringsoch sekretessregler som tillämpas. Den skall också upplysa om vilka som ansvarar för myndighetens arkiv. Syftet med arkivbeskrivningen är att ge allmänheten, förtroendemän och tjänstemän en inledande orientering i myndighetens arbetsfält. Den ska vara lättförståelig för alla. Arkivförteckning är en inventering över handlingar som ingår i myndighetens arkiv. Denna förteckning redovisas enligt allmänna arkivschemat. 5 Dokumenthanteringsplan redovisar förvaltningens handlingar och hur de ska hanteras.

13 6 Rensning måste utföras av en person med god kännedom av ärendet. Rensning innebär att man tar bort ovidkommande skrivelser, kopior, trycksaker som inte behövs för ärendets förståelse. Även gem, plastartiklar och gummiband m m plockas bort. 7 Gallring innebär utplånandet av dokument, t ex hela serier. Till detta fordras ett gallringstillstånd av myndigheten i samråd med arkivmyndigheten. Dessa kan basera sig på lagar, förordningar eller råd från Riksarkivet m m. 8 När arkivhandlingarna inte behövs för den löpande verksamheten hos en myndighet, kan de efter överenskommelse med kommunarkivet, övertas av kommunarkivet för fortsatt vård. 9 Arkivbeständigt material finns det normer för hos: SPs Swedish National Testing and Research Institute Box 857 S Borås En komplett förteckning utges varje år. 10 Utlåning av arkivalier ska ske mot kvitto.

14 3.1 ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER ARKIVMYNDIGHETENS UPPGIFTER I Vänersborgs kommun är kommunstyrelsen arkivmyndighet. Arkivmyndigheten har ansvar för kommunarkivet och ska hjälpa de kommunala förvaltningarna med råd i dokumenthanterings- och arkiveringsfrågor. Den centrala arkivfunktionen 1. Känna till lagstiftningen som rör arkiv. 2. Vårda och förteckna till arkivmyndigheten överlämnade handlingar. 3. Hålla handlingarna tillgängliga enligt offentlighetslagstiftningen. 4. Verkställa föreskriven och beslutad gallring. 5. Informera och utbilda kommunens personal i arkivfrågor. 6. Bevaka arkivfrågor i förändringsarbete. 7. Råd och viss hjälp vid utarbetandet av dokumenthanteringsplan, arkivbeskrivning och arkivförteckning. 8. På uppdrag av arkivmyndigheten utöva tillsyn.

15 FÖRVALTNINGARNAS UPPGIFTER 3.2 Arkivansvarig 1. Känna till bestämmelser och anvisningar som rör arkivvården. 2. Bevaka arkivlagens och kommunens arkivreglers m m tillämpning. 3. Bevaka arkivfrågorna i budgetarbete och övrig planering. 4. Bevaka arkivfrågorna vid organisationsförändringar. 5. Utarbeta gallringsanvisningar i samråd med arkivmyndigheten. 6. Informera berörd personal om arkiv. 7. Samråda med arkivpersonal och arkivredogörarna. Arkivredogörarna 1. Känna till bestämmelserna och anvisningar som rör myndighetens arkiv. 2. Delta i upprättandet av dokumenthanteringsplan, arkivbeskrivning och arkivförteckning. 3. Vårda myndighetens handlingar. 4. Hålla handlingarna tillgängliga enligt offentlighetslagstiftningen. 5. Biträda vid utarbetandet av gallringsanvisningar. 6. Verkställa beslutad gallring. 7. Se till att arkivbildningen sker enligt dokumenthanteringsplanen. 8. Förbereda avlämning av handlingar till kommunarkivet. 9. Samråda med arkivansvarig och kommunarkivet.

16 DOKUMENTHANTERING 4.1 Dokumenthanteringsplan En överblickbar och planmässig dokumenthanteringsplan underlättar arbetet och förbättrar allmänhetens möjligheter att återsöka information som lagras hos myndigheten. En dokumenthanteringsplan redovisar hur förvaltningen dokumenterar sin verksamhet, d v s vilka handlingar som förekommer och hur de ska hanteras. En dokumenthanteringsplan är också ett bra sätt att leva upp till de krav på dokumentation av myndighetens verksamhet som följer av lag. En dokumenthanteringsplan blir på samma gång: - plan över myndighetens handlingar - bevarandeplan för arkivalier - gallringsplan för arkivalier En dokumenthanteringsplan bör inte baseras på organisationen utan på verksamheten. Den blir en katalog över de typer av handlingar som förekommer inom respektive verksamhet. Förändringar av organisationen eller av någon arbetsrutin får ofta konsekvenser för arkivbildningen. Det är viktigt att de arkivansvariga och arkivredogörarna är uppmärksamma på förändringar och håller dokumenthanteringsplanen aktuell. Det ska finnas en kopia av den senaste dokumenthanteringsplanen hos centralarkivet. Arkivbeskrivning En arkivbeskrivning skall ge en överblick över vad som skall finnas i myndighetens arkiv och hur detta arkiv i huvudsak är organiserat. Beskrivningen skall utgå från myndighetens arbetsuppgifter och organisation samt redovisa dessa, Beskrivningen ska vara kortfattad och lättförståelig, och utgå från senaste omorganisationen. Enligt propositionen ska följande uppgifter ingå: - myndighetens arbetsuppgifter - myndighetens organisation - arkivets huvudsakliga organisation - gallringsregler - arkivorganisation/arkivansvar Arkivbeskrivning görs gemensamt för myndigheten.

17 Arkivförteckning 4.2 Arkivförteckning skall uppta arkivets samtliga serier och ge information om vilka arkivalier som gallrats. Signum ska antecknas för de dokument som ska bevaras. Har man en god dokumenthanteringsplan kan den räcka. ARKIV: Vänersborgs kommun: Serie: Seriesignum Platsleverans Volymnummer Tid Anmärkning

18 RENSNING OCH GALLRING 5.1 Rensning innebär att man "städar" och kastar material av kortsiktigt intresse. Rensning förutsätter god kännedom om ärendet. Det ska därför göras av en person som är väl insatt i ärendet. Aktrensning ska i första hand avse: - anteckningar och meddelande av tillfällig betydelse - trycksaker som ej påkallat åtgärd eller tillfört ärendet något nytt - avskrifter, kopior och dupletter som är övertaliga eller obehövliga för att förstå ärendet - Rensning innebär också att man plockar bort gem, tejp, plastfickor, gummiband m m Om trycksaker ska bevaras i akten bör dessa vara arkivvänliga. För att få "bantat" ner pappersflödet kan man i akten hänvisa till protokoll, Sv kommunförbundets skrift o s v. Gallring måste föregås av myndighetsbeslut (AR 7). Gallring innebär förstörande och utplånande av allmänna handlingar oavsett media. Syftet med gallring är att begränsa arkivtillväxten och kunna urskilja handlingar som är värda att bevara. Grundprincipen är att arkivhandlingar ska bevaras, (AL 3) och gallringen är ett undantag. Arkiven är en del av vårt kulturarv. Gallringsfrist Den tid som ska förflyta innan gallringsbara handlingar får gallras kallas gallringsfrist. Denna frist räknas från utgången av det år under vilket handlingen har kommit in eller upprättats. Gallringsfristens längd avgörs av verksamhetens behov, ev preskriptionstid, revisors önskemål etc. TÄNK PÅ att gallringsfristen är ovillkorlig och att handlingen ska förstöras vid fristens utgång.

19 Hur gallringen ska gå till 5.2 Gallring görs lämpligen i början av året, i samband med leverans till kommunarkivet. Ett gallringsbevis ska ifyllas och undertecknas av arkivansvarige innan gallringen utförs. Sekretesshandlingar och andra dokument med känsliga uppgifter ska tuggas eller förbrännas. Kommunarkivet kommer att höra av sig, så att vi kan samordna gallringen av känsliga handlingar. Icke känsliga handlingar kan gå till återvinning t ex. Råd om gallring och bevarande Dessa råd utfärdas av Riksarkivet och kommunförbundet. Viktigt är också den kunskap som finns inom den egna förvaltningen och hos andra berörda myndigheter. ÖVERLÄMNANDET 6.1 När bevarandehandlingarna ej är aktuella inom myndigheten slutarkiveras dessa hos kommunarkivet. Om handlingarna inte är inbundna ska de packas väl i godkända arkivboxar/-kartonger. På arkivboxarnas ryggar skrivs med blyerts 1 Arkivbildaren Den förvaltning /avdelning som är upphov till samlingen av handlingarna, t.ex Gymnasienämnden eller Byggnadsnämnden. 2 Serierubrik Ex protokoll, diarieförda handlingar o s v 3 Årtal Från den äldsta handlingen till den yngsta Leveransreversal ska fyllas i, i två ex. Där ska stå handlingens namn i klartext, årtal och antal volymer. Innan materialet överlämnas, kontaktas kommunarkivet. När leveransreversalen är undertecknad av båda parter, går ansvaret för handlingarna över till arkivmyndigheten.

20 TILLHANDAHÅLLANDET 7.1 Varje svensk och utländsk medborgare har rätt att ta del av allmänna handlingar. Med handling avses inte bara framställning i skrift eller bild, utan även upptagning eller annat som kan förstås endast med hjälp av teknisk utrustning - t ex mikrofilm, digitalt, ljudupptagningar. En handling är allmän om den förvaras hos myndigheten och enligt TF:s definition är inkommen dit eller upprättad där. Myndigheter är alla organ, i princip varje nämnd och styrelse, som ingår i den kommunala organisationen. En handling anses inkommen till myndigheten så snart den anlänt dit eller tagits emot av behörig representant för denna. Enligt 2 kap 7 TF skall en handling anses upprättad: - när den expedierats - när det ärende till vilket det hör har slutbehandlats eller, - när den på annat sätt färdigställts t ex protokoll blir inte allmän handling förrän de är justerade. Vissa handlingar blir allmänna först, om och när de omhändertas för arkivering, t ex utkast, koncept etc. Sådana handlingar skall arkiveras, om de tillför uppgifter av betydelse för ärendet. Om en handling överförs från en myndighet till en annan myndighet anses den som inkommen och därmed allmän handling. Upptagningar av ADB som är tillgängliga för flera myndigheter är följaktligen allmänna handlingar. Sekretess Vissa allmänna handlingar är sekretesskyddade. Sekretess innebär förbud att lämna ut handlingar med hemliga uppgifter. Sekretess gäller både gentemot enskilda och mot andra myndigheter och förvaltningar, även inom den egna kommunen. Uppgifter i allmänna handlingar kan hemlighållas endast med stöd av bestämmelser i sekretesslagen eller annan lag som sekretesslagen hänvisar till. Sekretesstidens längd kan variera upp till 70 år. Sekretess medföljer handlingarna som överförs till annan myndighet t ex arkivmyndighet.

21 Arkivets tillhandahållande 7.2 Utlämnandet ska ske skyndsamt. Med det menas ändå att man måste få tillräckligt med tid att pröva om sekretess gäller eller ej, och det normala arbetets gång får inte hindras. Vem prövar om en handling får lämnas ut? I första hand skall den registrator eller någon annan som är ansvarig för handlingen göra sådan prövning. Vid tveksamma fall kan man rådgöra med annan tjänsteman eller hänskjuta saken till ifrågavarande nämnd. Om den sökande får nej, måste man upplysa personen om att denne har rätt att få beslutet prövat av högre instans. Vissa forskare kan behöva ha tillgång till hemligt material. Då ska ett individuellt förbehåll skriftligen undertecknas av berörda parter. Blankett för detta finns hos kommunarkivet. Praktiska frågor vid lån av arkivalier Kommunala myndigheter kan få rätt att låna in handlingar från statliga myndigheter för forskningsändamål om Riksarkivet så tillåter. Utlån till plats utanför kommunens egna lokaler bör alltid ske till en ansvarig myndighet eller institution som medgivits inlåningsrätt av Riksarkivet. Om myndighet eller enskild önskar ta del av handlingar, är det säkrast och enklast, att de "ser" på handlingarna på förvaltningen/avdelningen och skriver av eller kopierar dem. Därför bör det finnas någonstans där de kan sitta. Det är låntagaren som betalar ev kostnader för tillhandahållandet. Det föreligger inte någon skyldighet att framställa kopia, karta, bild, ritning o dyl, om det är förenat med tekniska svårigheter. Inom den egna kommunens lokaler sker utlåning via rekvisitionsblock. Lånestickan är bra, men där ser inte arkivet vad och var handlingarna finns. Och för att undvika missförstånd mellan beställare och arkiv ska en låneansökan användas där 1 ex läggs på handlingens plats, 1 ex förvaras hos arkivpersonalen och 1 ex får låntagaren.

22 SKRIVMATERIEL 8.1 Handlingarna som ska bevaras för framtiden måste framställas med materiel och metoder som garanterar informationens beständighet. Som skrivmateriel räknas: Underlag för skrift, bild, kartor, ritningar Ex papper, film, väv. Medel för skrift Ex pennor, bläck, färger, pastor, karbonpapper. Reproduktionsmedel Ex kopieringsmaskiner, skrivare Varje år under januari månad publicerar Statens provningsanstalt (SP) en lista över de skrivmateriel och reproduktionsmetoder, som anstalten har godkänt för innevarande år. För att godkännandet ska gälla, måste materialet vara märkt med det registreringsmärke som uppges i deras förteckning. Ett felaktigt material kan förstöra de arkivsäkra handlingarna. Underlag Gallringsföreskrifter styr valet av underlag. Ska handlingarna bevaras ska arkivbeständigt papper användas som är märkt med ARKIV 80. Medel och reproduktionsmetoder Fr o m 1970 är vissa kulpennor godkända. På själva pennan eller patronen och färgbandsasken ska det stå "Svenskt arkiv", (än så länge), SP samt kontrollnummer angivet. Skrivare Förvissa er om att skrivaren som ni ska skriva med är godkänd av SP. Är den inte det, så kopiera dokumenten så att de blir arkivbeständiga. Detta gäller även för kopiatorerna. Telefax Våra telefaxar är ej godkända ur arkivsynpunkt. Därför måste faxet, om det ska bevaras, antingen kopieras till arkivbeständigt papper, eller infordras i original. Lägg aldrig ett fax ihop med övriga papper om du vill ha texten kvar.

23 Plast Plast bör generellt undvikas i arkivsammanhang. 8.2 Radermedel Vid korrigering av skrivfel får man endast använda radermedel av mekanisk typ, så som kautchuk, raderkniv eller raderband på skrivmaskin som rycker bort skriften. Kemiska radermedel, som Tip-Ex eller vita korrigeringsband får inte användas eftersom de inte är beständiga Kartor och ritningar Kommunförbundet och riksarkivet har utgett allmänna råd om kartor och ritningar upprättade på papper, ritfilm och fotografisk film. Mer om detta finns att läsa i RA-FS 2006:1, 2006:2 och 2006:3. Förvaringsmedel och bindmedel Arkivalier bör förvaras i godkända arkivboxar eller inbundna volymer. Limbindning rekommenderas ej. 9.1 ARKIVLOKALER Enligt 6 3 AL skall kommuner skydda sina arkiv mot förstörelse, skador, tillgrepp och obehörig åtkomst. Mer att läsa i RA-FS 1994:6. Skåpförvaring För ordinära bevarandehandlingar bör brandklassade dokumentskåp användas. Brandklassningen bör vara A 120. Detta ska framgå av märkningen på dörrens insida. Vagnsförvaring En kompromiss, mellan att alltid förvara viktiga och bevarande handlingar i närarkivet, eller att köpa separata dokumentskåp, kan vara en vagn. Vagnen ska vara säkert låsbar, samt ha hjul så att den går lätt att rulla in i närarkivet vid arbetsdagens slut. Detta är ett smidigt sätt att uppfylla säkerhetskraven. Microfilm och Digitala filer De bevarandeproblem som dessa medier ger upphov till har utretts sedan länge. Medierna är acceptabla för långtidsförvaring endast under förutsättning att de framställs och hanteras enligt särskilda krav. Tekniken går rasande snabbt, men än har den inte överträffat arkivbeständigt pappersutskrift.