Kommunstyrelsens arbetsutskott

Transkript

1 PROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott Tid Tisdagen den 9 december 2014 kl. 8:30-9:05 Plats KS-salen, stadshuset Omfattning Beslutande Anders Andersson (C) Christina Fosnes (M) Bertil Dahl (V) Inger Hilmansson (FP) ordförande vice ordförande Sekreterare Anette Mellström Justeras Anders Andersson ordförande Bertil Dahl Anslaget på kommunens anslagstavla den 9 december 2014.

2 Kommunstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLL Sammanträdesdatum (4) 100 Upphandling av telefoni som tjänst Dnr KS 2014/0992 Handlingar Serviceförvaltningens skrivelse den 1 december Bakgrund Upphandlingen omfattar kommunikation som tjänst, här ingår fast och mobil telefoni med därtill förenliga tjänster. Dagens avtal med TeliaSonera går ut den 31 december Upphandlingen har valts att göras tillsammans med Emmaboda, Nybro och Torsås kommuner vars avtal också går ut under Avtalstiden är från den 1 januari 2015 till den 31 december 2016 med möjlig förlängning i högst 24 månader. Överläggning Upphandlingschef Björn Hedbäck, serviceförvaltningen, redogör för ärendet. Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att serviceförvaltningen får i uppdrag att slutföra upphandlingen och teckna avtal med TeliaSonera Sverige AB (org. nr ) om telefoni som tjänst. Paragrafen förklaras för omedelbart justerad. 101 Rekrytering av enhetschef till kommunledningskontorets projekt- och exploateringsenhet Dnr KS 2014/1004 Handlingar Kommunledningskontorets skrivelse den 8 december Bakgrund Vid rekrytering av enhetschef till kommunledningskontorets projekt- och exploateringsenhet har Kalmar kommun valt att internrekrytera inom enheten. Arbetet inleddes med framtagning av en kravprofil. Totalt var det fyra personer som visade intresse för tjänsten. Intervjuer genomfördes med alla sökande. Rekryteringen har tagits upp i kommunledningskontorets samverkangrupp och Vision har varit med i rekryteringen. Alla på enheten har haft möjlighet att lämna synpunkter efter att man fått information om vilka som sökt.

3 Kommunstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLL Sammanträdesdatum (4) Enligt kommunledningskontorets förslag föreslås att Pär Svanfeldt anställs som ny enhetschef på kommunledningskontorets projekt- och exploateringsenhet. Överläggning Tillförordnad kommundirektör Annette Andersson går igenom ärendet. Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott anställer Pär Svanfeldt som enhetschef på kommunledningskontorets projekt- och exploateringsenhet i Kalmar kommun från och med den 10 december Anställningen avser en tillsvidareanställning och omfattas av bestämmelserna i gällande kollektivavtal. Paragrafen förklaras för omedelbart justerad. 102 Redovisning av uppdrag om fördjupad utredning om speciell anslagsfördelning och kriterier för informell fritidsgård Dnr KS 2013/0992 Handlingar Protokollsutdrag från kultur- och fritidsnämnden den 18 december 2013, 163. Kultur- och fritidsförvaltningens skrivelse den 15 oktober Protokollsutdrag från kultur- och fritidsnämnden den 23 oktober 2014, 108. Kommunledningskontorets skrivelse. Modell för ökad föräldra- och föreningsmedverkan på fritidsgårdarna. Bakgrund Kommunfullmäktige besvarade i april 2011 en motion från Malin Petersson (M) om informella fritidsgårdar genom att ge kultur- och fritidsnämnden i uppdrag att: - göra en fördjupad utredning om förutsättningarna för speciell anslagsfördelning för föreningar som bedriver en öppen social verksamhet för barn och ungdomar i åldern år. - som en del i kommunfullmäktiges uppdrag i budget 2011, om att ta fram en modell för ökad föräldra- och föreningsmedverkan på kommunens fritidsgårdar, utarbeta kriterier för vad som kan betecknas som en förenings öppna verksamhet för barn och ungdomar år. Kultur- och fritidsförvaltningen har, i dialog med föräldrar och föreningar, tagit fram en modell gällande ökad föräldra- och föreningsmedverkan på

4 Kommunstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLL Sammanträdesdatum (4) kommunens fritidsgårdar, för att kunna utöka öppettiderna. Modellen är framtagen för att systematiskt och kontinuerligt arbeta med föräldra- och föreningsmedverkan och har numera implementerats i verksamheten. Från hösten 2014 kommer öppettiderna på fritidsgårdarna att öka. Kultur- och fritidsförvaltningen har även tagit fram en definition/kriterier för vad som krävs för att bedriva en informell fritidsgård och konstaterar att inga föreningar i Kalmar kommun kunnat uppfylla dessa. Med hänsyn till detta finns det inget behov av att göra en fördjupad utredning omförutsättningar för speciell anslagsfördelning för föreningar som bedriver en öppen social verksamhet för barn och ungdomar i ålders år. Kultur- och fritidsnämnden har den 23 oktober 2014 beslutat att överlämna rapporten till kommunfullmäktige. Överläggning Linus Vandrevik, kultur- och fritidsförvaltningen, redogör för ärendet. Beslut Arbetsutskottet föreslår att kommunfullmäktige beslutar: Kommunfullmäktige godkänner kultur- och fritidsnämndens redovisning över uppdraget att göra en fördjupad utredning om speciell anslagsfördelning samt ta fram kriterier för att bedriva en informell fritidsgård.

5 PROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott Tid Tisdagen den 16 december 2014 kl. 8:30-9:10 Plats KS-salen, stadshuset Omfattning Beslutande Anders Andersson (C) Christina Fosnes (M) Johan Persson (S) Dzenita Abaza (S) Bertil Dahl (V) Inger Hilmansson (FP) ordförande vice ordförande Sekreterare Anette Mellström Justeras Anders Andersson ordförande Inger Hilmansson Anslaget på kommunens anslagstavla den 22 december 2014.

6 Kommunstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLL Sammanträdesdatum (8) Ordföranden meddelar vid sammanträdets öppnande följande förändringar på föredragningslistan: - Ärende 2, Information om kollektivtrafikupphandling, utgår. 103 Mötes- och resepolicy Dnr KS 2014/0726 Handlingar Kommunledningskontorets skrivelse den 4 december Förslag till Policy för möten och resor den 2 december Bakgrund Kommunens nuvarande rese- och transportpolicy behöver uppdateras, bland annat på grund av en del förändringar i lagstiftningen och inaktualitet. Ett förslag på ny policy för möten och resor har därför tagits fram. I Kalmar kommuns budget 2014 finns mål om att öka kollektivtrafiken och cykeltrafiken för att uppnå fossilbränslefri kommun Detta bör avspeglas även i kommunanställdas resor i tjänsten, och resandet med bil och flyg behöver minska till förmån för cykel och kollektivtrafik. I regionen har man satt upp målet om NoOil, som även Kalmar kommun anslutit sig till. Även detta mål syftar till att fasa ut de fossila bränslena inom exempelvis transporter. Uppdraget har varit att utforma en mötes- och resepolicy som ersätter den befintliga rese- och transportpolicyn från Den nya policyn innefattar möten och resor i tjänsten, men belyser även arbetspendlingen eftersom den står för 80 procent av kommunens miljöpåverkan från resor. Policyn är framtagen i samarbete med Torsås kommun, Mörbylånga kommun, Energikontor Sydost, Länsstyrelsen samt Landstinget för att skapa en samsyn samt få större genomslag. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade den 14 oktober 2014 att skicka förslaget på remiss till kommunens nämnder och bolag. Samtliga förvaltningar inkom med remissvar och efter inkomna synpunkter har vissa revideringar gjorts. Inga synpunkter inkom från bolagen. Överläggning Jane Wågsäter, kommunledningskontoret, går igenom förslaget och de synpunkter som kommit in i samband med remissen. Beslut Arbetsutskottet föreslår att kommunfullmäktige beslutar:

7 Kommunstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLL Sammanträdesdatum (8) Kommunfullmäktige beslutar att anta förslag till mötes- och resepolicy. Tidigare beslutad rese- och transportpolicy upphör därmed att gälla. Kommunens nämnder och styrelser ansvarar för att säkerställa att den nya policyn implementeras och följs upp i verksamheterna. 104 Nya föreskrifter för sotning och brandskyddskontroll Dnr KS 2014/1034 Handlingar MSBFS 2014:6, den 21 november Kommunledningskontorets skrivelse den 11 december Bakgrund Myndigheten för Samhällsskydd och beredskap (MSB) har gett ut nya riktlinjer för brandskyddskontroll och sotning. Dessa föreskrifter innebär en del ändringar vad avser kontrollfristerna för brandskyddskontrollen samt rengöringsfrister. Bland annat ändras antalet frister från tre till två avseende brandskyddskontrollen. De nya fristerna blir antingen 3 års eller 6 års intervall (imkanaler 2 år). Kommunen ska fastställa frister för rengöring (sotning) enligt 3 kap. 1 förordningen om skydd mot olyckor (FSO). MSB har utrett frågan om lämpliga frister för rengöringen. Dessa beskrivs i MSB:s författningssamling, MSBFS 2014:6. Brandkåren föreslår att kommunen ansluter sig, i sin helhet, till de bestämmelser och rengöringsfrister som beskrivs i MSBFS 2014:6 samt att de nya bestämmelserna och fristerna för rengöring skall gälla från den 1 mars De nya bestämmelserna och fristerna för brandskyddskontroll gäller från den 1 januari Överläggning Gert Friberg, brandkåren, går igenom de nya föreskrifterna. Beslut Kalmar kommun beslutar om nya föreskrifter gällande sotning och sotningsfrister i enlighet med Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps författningssamling 2014:6. Bestämmelserna om sotning ska gälla från och med 1 mars Bestämmelserna och fristerna för brandskyddskontroll gäller från 1 januari 2015.

8 Kommunstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLL Sammanträdesdatum (8) 105 Avtal med Kalmarsalen Konferens & Evenemang AB Dnr KS 2014/1036 Handlingar Kommunledningskontorets skrivelse den 11 december Avtalsförslag. Bakgrund Kalmar kommun har idag ett avtal med Kalmarsalen Konferens & Evenemang AB som innebär att kommunens förvaltningar och föreningar, under ett antal dagar varje år, har möjlighet att nyttja lokalerna för konferenser och publika arrangemang. Nuvarande avtal löper ut den 31 december 2015 och förhandlingar har därför förts med CA Fastigheter om ett nytt avtal som garanterar en fortsättning av Kalmarsalens verksamhet med planerade investeringar för utveckling av verksamheten. I kommunens ekonomiska planering finns i kommunledningskontorets budget 2,6 miljoner kronor per år avsatt för Kalmarsalen. Det motsvarar den kostnad som kommunen haft för samma period enligt avtalsförslaget och kostnadsnivån är densamma som Antalet kostnadsfria dagar är detsamma som i tidigare avtal. Överläggning Ola Johansson, kommunledningskontoret, redogör för avtalet och Johan Frick, CA Fastigheter, informerar om Kalmarsalens verksamhet och planerade investeringar. Beslut Arbetsutskottet föreslår att kommunfullmäktige beslutar: Kommunfullmäktige uppdrar åt kommunstyrelsen att teckna avtal med Kalmarsalen Konferens & Evenemang AB för perioden till och med enligt upprättat förslag till avtal. 106 Revidering av kommunfullmäktiges arbetsordning Dnr KS 2014/0645 Handlingar Kommunledningskontorets skrivelse den 22 juli Förslag till arbetsordning för kommunfullmäktige i Kalmar. Bakgrund Den 1 februari 2014 ändrades kommunallagen (SFS 1991:900; KL) på en rad punkter.

9 Kommunstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLL Sammanträdesdatum (8) - Partier som tar emot partistöd måste varje år lämna in en redovisning till fullmäktige som visar att stödet har använts till att stärka de politiska partiernas ställning i den kommunala demokratin. - Kravet på att partistöd bara får ges till partier som är representerade i kommunfullmäktige blir tydligare. - Det minsta tillåtna antalet ledamöter i fullmäktige sänks från 31 till Mandatperioden i fullmäktige börjar den 15 oktober valåret. - Det är tillåtet för ledamöter att delta på distans i fullmäktiges och nämndernas sammanträden i den utsträckning kommunen bestämmer. - Kommunfullmäktiges presidiums roll tydliggörs. Ändringarna i KL gör att fullmäktiges arbetsordning behöver revideras, främst när det gäller presidiets roll och uppgifter. Arbetsordningen har vid sidan om tillägg om presidiets uppgifter även reviderats språkligt och anpassats till dagens förhållande med voteringsanläggning och sammanträden på dagtid. Beslut Arbetsutskottet föreslår att kommunfullmäktige beslutar: Kommunfullmäktige godkänner förslaget till ändringar i arbetsordningen för kommunfullmäktige. 107 Motion från Inger Hilmansson (FP) om att stärka närdemokratin i Södermöre Dnr KS 2013/0547 Handlingar Motion från Inger Hilmansson (FP) den 11 juni Protokollsutdrag från Södermöre kommundelsnämnd den 26 februari 2014, 5. Yttrande från Södermöre kommundelsnämnd den 7 februari Protokollsutdrag från servicenämnden den 29 januari 2014, 7. Yttrande från serviceförvaltningen den 20 januari Kommunledningskontorets skrivelse senaste reviderad den 20 augusti Bakgrund Inger Hilmansson (FP) skriver i en motion att Södermöre bedriver ett mycket lovvärt arbete med demokratiutveckling och medborgardialoger. Det är också ett av nämndens uppdrag och Södermöre började just som ett projekt för demokrati- och landsbygdsutveckling. Närheten till politiker och tjänstemän är

10 Kommunstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLL Sammanträdesdatum (8) något som gör just Södermöre unikt. Utifrån det föreslår Inger Hilmansson att kommunfullmäktige ska besluta följande: - Att uppdrag ges till Södermöre kommundelsnämnd, att i samråd med kommunledningskontoret, inventera och rapportera till fullmäktige inom vilka verksamhetsområden det är möjligt att ge nämnden utökat inflytande. - Att nämnden därefter redovisar inom vilka områden man vill få ytterligare beslutanderätt med tillhörande medelstilldelning. Kommunledningskontoret har tagit fram ett förslag till yttrande enligt följande: Södermöre kommundelsnämnd började på försök den 1 januari 2000 och kommunfullmäktige beslutade den 25 mars 2002 att förlänga försöket till och med den 31 december Från och med den 1 januari 2007 permanentades Södermöre kommundelsnämnd och förvaltning. Nämnden har idag ett ansvar för skola och förskola, äldreomsorg, fritid m.m. inom sitt geografiska område. Kommundelsnämnden har även ett särskilt ansvar för demokratiutveckling. Kommunen ser ständigt över sin organisation och ansvaret mellan nämnderna har förändrats vid behov. Bland annat har en gemensam kostorganisation införts, kommunledningskontoret har omorganiserats och brandkåren övergick nyligen från servicenämnden till kommunstyrelsen. När det gäller Södermöre kommundelsnämnd låg en omfattande utredning till grund för bildandet. Samverkansformerna med moderförvaltningarna gicks igenom noga och ansvar fördelades. När det bestämdes vilka områden som skulle tas över av kommundelsnämnden diskuterandes även verksamheter som låg under dåvarande gatu- och parknämnden. Det framkom dock vissa problemen med detta som till exempel kostnader för dubbla maskinparker. Det behövs även kontinuerliga utbildningsinsatser och behörigheter för att få arbeta inom området. Servicenämndens TME enhet sköter den utbildningsverksamheten idag och det är inte effektivt att starta upp en parallell organisation. Vidare kan det finnas problem att föra över viss verksamhet av den anledningen att det blir väldigt få personer inom enheten. Exempelvis upptäcktes att den kostverksamhet som fördes över från Södermöre kommundelsnämnd till den gemensamma kostorganisationen inom servicenämnden inte helt följt fastställd hantering. Kostnader och argument för att inte föra över delar av servicenämndens verksamhet kvarstår och det är inte lämpligt att överföra all kommunal verksamhet inom det geografiska området till kommundelsnämnden. Utifrån ovanstående ser vi idag inte behov av ytterligare inventering av Södermöre kommundelsnämnds ansvarsområden, men frågan kan bli aktuell i en kommande organisationsöversyn. Kommunledningskontorets förslag till yttrande har skickats på remiss till servicenämnden och Södermöre kommundelsnämnd.

11 Kommunstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLL Sammanträdesdatum (8) Servicenämnden har inget att erinra mot kommunledningskontorets förslag medan Södermöre kommundelsnämnd föreslår att en utredning tillsätts med intentionen att föra över verksamheterna för parkskötsel, kost och städ till kommundelsnämndens ansvarsområde samt att en översyn görs över hur samrådet i trafikfrågor fungerar och kan stärkas. Överläggning Under överläggningen redovisas följande förslag: 1. Johan Persson (S) föreslår att arbetsutskottet ska besluta i enlighet kommunledningskontorets förslag. 2. Inger Hilmansson (FP) föreslår att arbetsutskottet ska bifalla motionen med följande tillägg: Kommunstyrelsen ges i uppdrag att möjliggöra en överflyttning av verksamheterna för parkskötsel, kost och städ till kommundelsnämndens ansvarsområde samt att en översyn görs över hur samrådet i trafikfrågor fungerar och kan stärkas. Efter att överläggningen avslutats beslutar arbetsutskottet i enlighet med Johan Perssons förslagt. Beslut Arbetsutskottet föreslår att kommunfullmäktige beslutar: Kommunfullmäktige beslutar att kommunledningskontorets yttrande ska utgöra svar på Inger Hilmanssons (FP) motion om att stärka närdemokratin i Södermöre. Motionen ska härmed anses vara besvarad. Reservation Inger Hilmansson (FP) reserverar sig mot beslutet till förmån för eget förslag. 108 Fortsatt medverkan i projektet Sites and Stories med Entebbe Dnr KS 2012/0711 Handlingar Kommunledningskontorets skrivelse den 12 december Bakgrund Kalmar läns museum har uttryckt önskemål om att fortsätta det samarbete med Entebbe som startats i projektet Sites and Stories. Länsmuseet kan inte söka medel på egen hand av ICLD (Internationellt Center för Lokal demokrati) utan är beroende av samarbete med kommunala eller regionala organisationer. Även Entebbes politiker har väckt frågan kring möjligheterna till fortsatt samarbete med Länsmuseet och Kalmar.

12 Kommunstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLL Sammanträdesdatum (8) Kommunfullmäktige beslutade den 28 april 2014, med anledning av Ugandas nya repressiva lagstiftning mot homosexuella, att tills vidare inte inleda nya samarbetsprojekt med Entebbe kommun. Samarbetsavtalet mellan Kalmar och Entebbe behålls och pågående projekt fortsätter som planerat. Ugandas konstitutionsdomstol har slagit fast att lagen fattades på fel sätt och har förklarat den som ogiltig. Inga nya anstängningar har gjorts för att lyfta upp den för nytt beslut och att låta den vinna laga kraft. I avvaktan på utvecklingen i Uganda föreslås ingen ändring av kommunfullmäktiges beslut utan det pågående projektet Sites and Stories förlängs. UD:s besked är att det svenska biståndet fortsätter. En förändring blir att en mindre del av resurserna går via statliga myndigheter och mer via frivilligsektorn och till frågor som rör mänskliga rättigheter och hbtq-frågor. För Kalmar kommuns del innebär ett fortsatt samarbete med Länsmuseet i Entebbe bl.a. följande åtaganden: Kalmar kommun får det formella ansvaret för ansökningar och redovisning av projektmedel. Länsmuseet som organisation har inte rätt att själva söka medel från ICLD (Internationellt Center för Lokal Demokrati) Kalmar kommun behöver utse en styrgrupp för det projektet som söks. Styrgruppen ska omfatta två politiker (en från majoriteten och en från oppositionen), en ledande tjänsteman och en samordnare. Styrgruppens huvudsakliga uppgift är att verka som en garant för lokal förankring. Medel för styrgruppens arbete söks separat från ICLD. Precis som tidigare kommer projektet ha full finansiering av Sida. Sida via ICLD täcker kostnader för arbetstid, resor och uppehälle. Projekten har pågått mellan 1-3 år. Ett normalt projekt innehåller cirka resor per år (inklusive Entebbes resor till Kalmar). Överläggning Ebbe Westergren, Kalmar läns museum, redogör för projektet Sites and Stories. Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott godkänner att Kalmar kommun fortsätter att delta i projektet Sites and Stories tillsammans med Kalmar läns museum. Kommunstyrelsens ordförande får i uppdrag att utse representanter i styrgruppen.

13 PROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens planutskott Tid Tisdagen den 9 december 2014 kl. 10:00-11:05 Plats KS-salen, stadshuset Omfattning Beslutande Mattias Adolfson (S) Jonas Lövgren (M) Ingemar Einarsson (C) Anders Andersson (C) Bertil Dahl (V) ordförande vice ordförande Sekreterare Anette Mellström Justeras Mattias Adolfson ordförande Anders Andersson Anslaget på kommunens anslagstavla, 85 den 9 december och den 22 december 2014.

14 Kommunstyrelsens planutskott PROTOKOLL Sammanträdesdatum (7) Ordföranden meddelar vid sammanträdets öppnande följande förändringar på föredragningslistan: - Ärende 5, Planbesked för fastigheterna Jägaren, Jaktväskan och Kruthornet, Djurängen, utgår. 85 Upphandling av ny brandstation på fastigheten Oxhagen 2:1 Dnr KS 2013/0586 Handlingar Serviceförvaltningens skrivelse rev. den 5 december Bakgrund Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade den 17 december 2013 att ge serviceförvaltningen i uppdrag att slutföra upphandlingen och teckna avtal om byggnation av ny brandstation på fastigheten Oxhagen 2:1. I entreprenaden ingår även en ny serverhall för kommunens IT-avdelning. Övriga ingående funktioner är räddningscentral, kontor, logement, verkstad och garage. Upphandlingen överklagades och Kammarrätten konstaterade att antaget anbud skulle förkastats och förordat att upphandlingen ska rättas. Serviceförvaltningen har därefter beslutat att avbryta upphandlingen då inget av de kvarvarande anbuden var konkurrenskraftiga då de innehöll alltför höga anbudspriser. Serviceförvaltningen har nu genomfört en ny upphandling av generalentreprenad. Ombyggnadens bruksarea är m 2 och tidplan med formell byggstart kommer att fastställas efter samråd med antagen byggentreprenör och upphandlade sidoentreprenörer (stomme och markentreprenad). Beräknad produktionstid är månader. Bygglov är beviljat. Överläggning Peder Hultgren, serviceförvaltningen, redovisar ärendet. Beslut Kommunstyrelsens planutskott beslutar att serviceförvaltningen får i uppdrag att slutföra upphandlingen och teckna avtal med HansaBygg AB (org. nr ) om byggnation av ny brandstation. Paragrafen förklaras för omedelbart justerad.

15 Kommunstyrelsens planutskott PROTOKOLL Sammanträdesdatum (7) 86 Information om VA-planen, tematiskt tillägg till översiktsplanen Bakgrund Kalmar kommun beviljades 2011 så kallat LOVA-bidrag för att ta fram en kommunal VA-plan. I den nya översiktsplanen anges att VA-planen ska tas fram som ett tematiskt tillägg till översiktsplanen. Syftet med VA-planen är att ge en helhetsbild av vatten- och avloppsfrågor i kommunen, ge riktlinjer som underlättar beslutsfattande samt utgöra underlag för prioriteringar och åtgärder. Kommunstyrelsens planutskott beslutade den 11 februari 2014 att godkänna och skicka ut förslag till VA-plan på samråd. Synpunkterna som kommit in under samrådstiden har nu sammanställts och kommer att behandlas av samhällsbyggnadsnämnden under januari Överläggning Anna Carnelius, samhällsbyggnadskontoret, informerar om de synpunkter som kommit in under samrådstiden. En information om VA-planen kommer även att ges till kommunstyrelsen inför samhällsbyggnadsnämndens beslut. Beslut Planutskottet fattar inte något beslut med anledning av informationen. 87 Motion från Birgitta Axelsson Edström (V) om att utreda och inrätta en bostadsförmedling Dnr KS 2014/0085 Handlingar Motion från Birgitta Axelsson Edström (V) den 22 januari Kommunledningskontorets skrivelse den 14 november Bakgrund Birgitta Axelsson Edström (V) föreslår i en motion att Kalmar kommun utreder förutsättningar och former för en kommunal bostadsförmedling samt att Kalmar kommun därefter inrättar en sådan, antingen i egen lokal regi eller i lämplig samverkan med övriga tänkbara intressenter. Kommunledningskontorets har tagit fram ett förslag till yttrande. Av yttrandet framgår bland annat följande:

16 Kommunstyrelsens planutskott PROTOKOLL Sammanträdesdatum (7) Idag finns inget enhetligt system för att söka bostad i Sverige vilket innebär att fastighetsägare och bostadsföretag har stor frihet att själva avgöra hur de hanterar uthyrningsverksamheten. Det vanligaste är att allmännyttan har en egen kö samt att kommunen har en fullständig lista över alla hyresvärdar på sin hemsida. På Kalmar kommuns hemsida finns kontaktuppgifter till över 20 olika fastighetsägare i Kalmar. Kalmarhem har idag en strikt bostadskö där bostadssökande tydligt kan se hur de ligger till vid varje intresseanmälan. Kommunen har även ett avtal med Linneuniversitetet om en bostadsgaranti för studenter och det är huvudsakligen Kalmarhem som står för dessa lägenheter. De flesta större privata fastighetsägarna har en bostadskö som följs i stor utsträckning, även om undantag görs. Det finns också fastighetsägare som hyr ut genom lottning vilket kan vara ett bra alternativ för de som inte har möjlighet att få en bostad via kösystemet. Majoriteten av Kalmars privata fastighetsägare har inte något intresse i att samordna sin uthyrningsverksamhet genom en bostadsförmedling. De vill själva sköta sin uthyrning och på så sätt ha möjlighet att styra vem som ska bo var. En fördel som framhävs i motionen är att en bostadsförmedling kan vara ett betydelsefullt instrument för boendeplanering genom att statistik och önskade bostäder avseende läge och storlek blir tillgängligt. Varken handläggare eller enskilda hyresvärdar upplever dock avsaknaden av detta instrument som något problem idag. Kommunen har en bra kännedom om efterfrågan och ett bra samarbete med våra privata aktörer. Överläggning Under överläggningen föreslår Ingemar Einarsson (C) att planutskottet ska besluta i enlighet med kommunledningskontorets förslag med följande ändring i yttrandet: Nyanställda och nyinflyttade får extra köpoäng som ofta räcker till en bostad i ytterområdet, vilket kan vara ett bra första steg in på bostadsmarknaden.. Efter att överläggningen avslutats beslutar planutskottet i enlighet med Ingemar Einarssons förslag. Beslut Planutskottet föreslår att kommunfullmäktige beslutar: Kommunfullmäktige antar kommunledningskontorets yttrande som svar på Vänsterpartiets motion om att utreda och inrätta en bostadsförmedling i Kalmar med följande ändring: Nyanställda och nyinflyttade får extra köpoäng som ofta räcker till en bostad i ytterområdet, vilket kan vara ett bra första steg in på bostadsmarknaden.. Motionen ska härmed anses vara besvarad.

17 Kommunstyrelsens planutskott PROTOKOLL Sammanträdesdatum (7) Protokollsanteckning Bertil Dahl (V) redovisar en protokollsanteckning enligt följande: Inrättandet av en kommunal bostadsmedling skulle ha många fördelar. Det skulle bli enklare för den som söker bostad att få överblick över det totala antalet lediga hyresbostäder och kunna söka bostad hos alla de större fastighetsägarna. Det skulle innebära större möjlighet att skapa ett mer rättvisare system för fördelning av lediga hyresbostäder som mindre bygger på goda kontakter och mer på kötid. Kalmarhem har idag en bostads-service-funktion att förmedla egna hyresbostäder samt informera om övriga hyresvärdar. Kalmarhem har idag, efter bland annat våra synpunkter, byggt upp ett bättre och mer rättvist kösystem och arbetar också med bemötande och diskrimineringsfrågor. Detta arbeta måste fortsätta. Kalmarhem har ett uppdrag att så långt som möjligt samordna bostadsförmedling för olika aktörer. Tyvärr har intresset från den privata sidan varit lågt. Därför måste en kommunal bostadsförmedling ha ett lagligt stöd att förmedla en viss andel av de större privata hyresvärdarnas lediga hyresbostäder. Detta lagrum saknas tyvärr idag. Vänsterpartiet har i riksdagen vid flera tillfällen motionerat om detta lagrum och flera andra förbättringar gällande möjligheten att enklare skaffa en bra bostad till en rimlig hyreskostnad. För oss är rätten till bostad en social rättighet. En kommunal bostadsförmedling är en viktig byggsten. 88 Planbesked för fastigheten Kungsljuset 3, Södra Utmarken Dnr KS 2014/0540 Handlingar Kommunledningskontorets skrivelse den 3 december Samhällsbyggnadskontorets yttrande den 1 december Ansökan den 3 maj Bakgrund Landstinget i Kalmar län inkom i maj 2013 med en ansökan om planbesked där man önskar möjliggöra exploatering med flerbostadshus. Samhällsbyggnadskontorets bedömning är att en mindre del av sökt område ingår i ett avslutat detaljplanearbete för idrottsplatsen Södra utmarken som vann laga kraft år För övriga området avser kommunen inleda planarbete 2017 när förutsättningarna kring nytt reningsverk och biogashanteringen på

18 Kommunstyrelsens planutskott PROTOKOLL Sammanträdesdatum (7) Vesholmarna utretts färdigt. Ny detaljplan för Kungsljuset 3 bedöms kunna avslutas under Kommunstyrelsens planutskott beslutade den 10 juni 2014 att föreslå samhällsbyggnadsnämnden att besluta: En mindre del av sökt område ingår i ett pågående detaljplanearbete för idrottsplatsen Södra utmarken (diarienummer ) som beräknas bli klart under För övriga området avser inte kommunen inleda planarbete innan förutsättningarna kring reningsverket och biogashanteringen utretts. Planbeskedet behandlades aldrig av samhällsbyggnadsnämnden utan bereddes vidare på samhällsbyggnadskontoret. Efter samhällsbyggnadskontorets beredning gjordes en ny bedömning att en detaljplan för området bör inledas Beslut Kommunstyrelsens planutskott föreslår att samhällsbyggnadsnämnden beslutar: En mindre del av sökt område ingår i ett avslutat detaljplanearbete för idrottsplatsen Södra utmarken som vann laga kraft år För övriga området avser kommunen inleda planarbete under år 2017 när förutsättningarna kring nytt reningsverk och biogashanteringen på Vesholmarna utretts färdigt. Ny detaljplan för Kungsljuset 3 bedöms kunna avslutas under Detta beslut kan inte överklagas, i enlighet med PBL (2010:900) 13 kap Stadsarkitekten informerar Överläggning Stadsarkitekt Björn Strimfors informerar om kommande större utvecklingsområden vad gäller bostadsbyggnation i Kalmar. Han presenterar följande områden: Gamla industriområdet Skärgårdstaden Södra Kvarnholmen Brofästet Området väster om Björkenäs och söder om golfbanan Beslut Planutskottet fattar inte något beslut med anledning av informationen.

19 Kommunstyrelsens planutskott PROTOKOLL Sammanträdesdatum (7)

20 PROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens planutskott Tid Tisdagen den 16 december 2014 kl. 9:30 9:50 Plats KS-salen, stadshuset Omfattning 90 Beslutande Jonas Lövgren (M) Dzenita Abaza (S) Johan Persson (S) Anders Andersson (C) Bertil Dahl (V) ordförande Ersättare Ingemar Einarsson (C) Sekreterare Anette Mellström Justeras Jonas Lövgren ordförande Bertil Dahl Anslaget på kommunens anslagstavla den 17 december 2014.

21 Kommunstyrelsens planutskott PROTOKOLL Sammanträdesdatum (2) 90 Svar på remiss från Länsstyrelsen i Kalmar län angående översyn av det utvidgade strandskyddet för Kalmar kommun Dnr KS 2014/0865 Handlingar Yttrande från samhällsbyggnadsnämndens ordförande den 11 december Kartbilaga 1 K2-K4, K7, K14-K15, K18-K19. Kartbilaga 2 K1-K34. Remiss från Länsstyrelsen i Kalmar län. SKL debattartikel. Bakgrund Länsstyrelsen har översänt ett förslag till utvidgat strandskydd avseende Kalmar kommun gällande ej detaljplanelagt område för yttrande. Förslaget avser i huvudsak en utvidgning av det generella strandskyddet till 200 och 300 meter. På flera sträckor har det ursprungliga gällande strandskyddet minskats, dock är det fortfarande utvidgat. Efter remissomgången avser länsstyrelsen fatta beslut om det utvidgade strandskyddets omfattning. Miljöbalkens regler om strandskydd kommer därefter att gälla även inom det utökade strandskyddsområdet. Samhällsbyggnadsnämnden har delegerat till ordföranden i nämnden att ta fram ett förslag till yttrande till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen beslutade den 2 december 2014 att delegera till kommunstyrelsens planutskott att avge Kalmar kommuns yttrande över remissen. Samhällsbyggnadsnämndens ordförande har tagit fram ett reviderat förslag till yttrande till planutskottet. Beslut Kommunstyrelsens planutskott antar yttrandet från samhällsbyggnadsnämndens ordförande den 11 december 2014 som sitt och överlämnar det till Länsstyrelsen i Kalmar län som Kalmar kommuns yttrande över förslag om utvidgat strandskydd i Kalmar kommun.

22 PROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens personaldelegation Tid Onsdagen den 26 november 2014 kl. 13:00 Plats Personalenheten Omfattning Beslutande Bertil Dahl (V) Inger Hilmansson (FP) Dzenita Abaza (S) Ersättare Roger Holmberg (S) Övriga Anne Elgmark, personalchef Mats Gustafsson, förhandlingschef Carina Hertzberg, kommunhälsan Sekreterare Mats Gustafsson Justeras Bertil Dahl Ordförande Inger Hilmansson Vice ordförande Justeringsdatum Justeringsdatum Anslaget på kommunens anslagstavla den Klicka här för att ange text.

23 Kommunstyrelsens personaldelegation PROTOKOLL Sammanträdesdatum (5) Behandling av mötesärende 24 information om personalenhetens arbete Dnr Mats Gustafsson och Anne Elgmark redovisar vad personalenheten arbetar med för frågor och den arbetsgivarroll personaldelegationen hamnar i vid personärenden. Mats och Anne redogjorde också för all lagstiftning och avtal som finns inom det arbetsrättsliga området. Personaldelegationen fattar inget beslut med anledning av frågan.

24 Kommunstyrelsens personaldelegation PROTOKOLL Sammanträdesdatum (5) 25 Friskvård Dnr KS 2014/0456 Bakgrund Kalmar kommuns förvaltningar arbetar idag olika med friskvård. Friskvårdsförmånen kan se olika ut beroende på var man arbetar och en stor del av de anställda har ingen friskvårdsförmån alls vilket har upplevts mycket orättvist. Personaldelegationen beslutade att en översyn skulle genomföras. Enligt uppdragsbeskrivningen ska gemensamma friskvårdsförmåner träda i kraft 1 januari Kartläggningen av friskvårdsarbetet visade att kommunledningskontoret, kultur- och fritidsförvaltningen och samhällsbyggnadskontoret erbjuder friskvårdstimme för medarbetarna. Samhällsbyggnadskontoret erbjuder dessutom ytterligare friskvårdsförmåner. Södermöre kommundelsförvaltning och serviceförvaltningen erbjuder andra typer av friskvårdsförmåner. Socialförvaltningen, omsorgsförvaltningen samt barn- och ungdomsförvaltingen erbjuder inga förvaltningsgemensamma förmåner. Våren 2014 föreslog förvaltningscheferna gemensamt att individens friskvård ska läggas utanför ordinarie arbetstid fr.o.m Beslut Nuvarande friskvårdstimme och friskvårdsbidrag försvinner 31 december För att på annat sätt förtydliga och stärka kommunens hälsofrämjande arbete kommer en Hälsopolicy att tas fram. Vi förstärker arbetet i Aktiv Fritid genom att kommunen anställer en friskvårdskonsulent för att arbeta hälsofrämjande ut i organisationen. Förvaltningarna ska utse minst en person per förvaltning med mandat och avsatt tid (ca 3-4 timmar/månad) att arbeta tillsammans med friskvårdskonsulenten i nätverk och arbetsgrupper. Under det första halvåret 2015 ska förvaltningarna göra en behovsanalys och ta fram en verksamhetsanknuten plan för hälsofrämjande åtgärder inom ramen för hälsopolicyn som ska delges personaldelegationen under kvartal 2, Uppföljning av det hälsofrämjande arbetet görs av personaldelegationen under kvartal 4, 2015.

25 Kommunstyrelsens personaldelegation PROTOKOLL Sammanträdesdatum (5) 26 Bakgrund och inriktning löneöversyn 2015 Dnr Mats Gustafsson redovisar löneutfall för de olika yrkesgrupperna från 2010 och fram till 2014 och lägger förslag på prioriterade grupper inför löneöversyn Personaldelegationen beslutar att prioriterade grupper i 2015 års löneöversyn är lärare, förskollärare, fritidpedagoger, distriktsjuksköterskor, socialsekreterare och ingenjörer.

26 Kommunstyrelsens personaldelegation PROTOKOLL Sammanträdesdatum (5) 27 Revidering av Kalmar kommuns pensionspolicy Anne Elgmark informerar att personalenheten har reviderat Kalmar kommuns pensionspolicy och lagt till förändringarna gällande förtroendevalda. Texten som har lagts till i pensionspolicyn är följande: Bestämmelser om omställningsstöd och pension för förtro-endevalda (OPF-KL) För förtroendevalda som väljs för första gången i samband med valet 2014 eller senare, eller som i tidigare uppdrag inte omfattas av PBF, eller andra omställnings- och pensionsbestämmelser för förtroendevalda gäller Bestämmelser om omställningsstöd och pension för förtroendevalda (OPF- KL). Personaldelegationen fattar inget beslut med anledning av frågan.

27 PROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens personaldelegation Tid Onsdagen den 17 december 2014 kl. 13:00 Plats Personalenheten Omfattning Beslutande Bertil Dahl (V), ordförande Inger Hilmansson (FP) Ersättare Roger Holmberg (S) Michael Ländin (S) Övriga Anne Elgmark, personalchef Mats Gustafsson, förhandlingschef Carina Hertzberg, chef kommunhälsan Sekreterare Mats Gustafsson Justeras Bertil Dahl Ordförande Inger Hilmansson Vice ordförande Justeringdatum Justeringsdatum Anslaget på kommunens anslagstavla den Klicka här för att ange text.

28 Kommunstyrelsens personaldelegation PROTOKOLL Sammanträdesdatum (4) Behandling av mötesärende 28 Friskvård Dnr KS 2014/0456 Bakgrund Personalenheten har fått i uppdrag av personaldelegationen att ta fram en Hälsopolicy för det hälsofrämjande arbetet i Kalmar kommun. Ärendet ska beredas i förvaltningschefsgruppen, centrala samverkansgruppen samt i PAnätverket. Ett utkast till policy kommer att presenteras på mötet. Beslut Personaldelegationen avser att efter beredningen kunna fatta beslut i februari 2015.

29 Kommunstyrelsens personaldelegation PROTOKOLL Sammanträdesdatum (4) 29 Samverkansavtal. Dnr KS 2014/1040 Mats Gustafsson informerar att arbetsgivaren och de fackliga organisationerna har kommit överens om ett nytt samverkansavtal för Kalmar kommun. Avtalet har inga större förändringar från föregående avtal utan det är mindre redaktionella ändringar som har gjorts. Beslut Personaldelegationen beslutar att godkänna Kalmar kommuns nya samverkansavtal.

30 Kommunstyrelsens personaldelegation PROTOKOLL Sammanträdesdatum (4) 30 Medarbetarenkät. Dnr KS 2014/1039 Bakgrund Redovisning av Kalmar kommuns medarbetarenkät En rapport med uppdelning på kön kommer senare som komplement till denna rapport. Beslut Personaldelegationen fattar inget beslut med anledning av frågan.

31 ƒ ƒ ƒ NOP(QR *+,-./01,233+,- XYPQZYRQ (O\((PQP(O]^O_]`aP(`QR W&&W"!&$ )&&S!$"T #T$)S#& W"$#"$ <,+>+, W&U&)V )&UT"V "UW"V #UT)V E>A<2..>H>IA8 $)S!T)"$ WS&)W$$# :20;2,<+;;=> #W#$!T") TS[&$W NQ](aQRRaa`RPP_jWU[)W#[$T&#$""V c+-2022bac-->h>i2,6ddh84567e ddde4e6e655f55g k/,;/id>ld-a=-bdm<0h>i.,n> g d55eef6g dgdhfdf NQ]^O_R^aQR!"#$%##%W" NP]Q]RaQR!"#$%##%W"W#WSWUWT&" J2,2BH>AC-->H>ILiMK=--2IL8Mi5 opqrsstruvsrw xytrqspvpz W#&)UT""! ~{ t} { t} { t} { t} ~{ t} { t} { t} { t} vtyvžvs s ps }rpž xtsv } vptw uuw} psr ƒ ƒ ƒ ƒˆ ƒ ƒ ƒš ƒ ƒ ƒ ƒœ ƒ ƒ ~{{{ } ~ {{ } {{{ } E>@D0A<=,AD>A=-BDm<0H>I./,3D,H+@D> {{ } xytrqspvpz opqrsstruvsrw { t} ƒ ƒ ƒ ƒˆ ƒ ƒš ƒ ƒ ƒœ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ {{{ } ƒ ˆ {{ } { } ƒ ƒ ƒ ƒˆ ƒ ƒ ƒš ƒ ƒ ƒ ƒœ ƒ ƒ '(!"#$%#!%"&)

32

33 Revisionsrapport Viktor Prytz Pär Sturesson Cert. kommunal revisor Rektorernas förutsättningar Kalmar kommun 27 november 2014

34 Rektorernas förutsättningar Innehållsförteckning 1. Inledning Revisionsfråga Revisionskriterier Avgränsning och metod Iakttagelser Uppdrag, ansvar och befogenheter Uppdrag och ansvar Befogenheter Rektors kunskaper och stöd Rektors organisering av verksamheten Systematiskt kvalitetsarbete på enheterna Revisionell bedömning och slutsatser Uppdrag, ansvar och befogenheter Rektors kunskaper och stöd Rektors organisering av verksamheten Systematiskt kvalitetsarbete på enheterna november 2014 Kalmar kommuns revisorer PwC

35 Rektorernas förutsättningar 1. Inledning Aktuell debatt och forskning lyfter fram rektor betydelse för att verksamheten ska lyckas med sitt uppdrag. Rapport från Skolinspektionen (2010) visar att många rektorer inte fyller sin roll, så som det är tänkt i lagstiftningen. Rektor behöver goda kunskaper om styrdokumenten och verksamheternas pedagogiska uppdrag men också om arbetsgivarrollen och vad det innebär att leda verksamhet i en politiskt styrd organisation. Verksamhetens resultat är beroende av personalens professionella insatser och ansvar, vilka inte kan eller ska styras i detalj av rektor. Snarare handlar det om att skapa förutsättningar för en effektiv och kvalitativ verksamhet. Vidare har rektor ansvar för att verksamheten genom utvärdering och uppföljning ständigt utvecklas. Därmed ställs stora krav på rektorers styrförmåga och ledarskap samt på de förutsättningar för uppdraget som nämnden ger. Brister i styrning och ledning från rektor innebär att verksamheten inte optimerar sin förmåga. Barns och elevers rättigheter riskerar att åsidosättas. Därmed riskeras möjligheter att säkerställa likvärdiga förutsättningar för alla barn och elever samt en god ekonomisk hushållning. Rektor är en nyckelperson för nämnden. Revisorerna har utifrån sin bedömning av väsentlighet och risk beslutat att genomföra denna granskning Revisionsfråga Säkerställer barn- och ungdomsnämnden och Södermöre kommundelsnämnd att varje enskild rektor har förutsättningar, uppdrag och möjlighet att utföra sitt uppdrag på ett ändamålsenligt sätt? 1.2. Revisionskriterier Rektor har ett tydligt uppdrag och ansvar som matchas av motsvarande befogenheter. Rektor har tillräckliga kunskaper och tillräckligt stöd för att kunna utföra sitt uppdrag och bedriva pedagogiskt ledarskap. Rektor organiserar sin verksamhet utifrån gällande styrdokument, elevernas behov och förutsättningar samt befintliga resurser. Rektor säkerställer ett ändamålsenligt systematiskt kvalitetsarbete på sin enhet Avgränsning och metod Granskningen är avgränsad till barn- och ungdomsnämnden, Södermöre kommundelsnämnd och verksamheten i grundskolan. Vi har genomfört intervjuer med 12 rektorer för grundskolorna samt förvaltningsledningen, kommundelsledningen och sju tjänstemän som arbetar med rådgivning och stöd till rektorerna. 27 november 2014 Kalmar kommuns revisorer 1 av 11 PwC

36 Rektorernas förutsättningar Utöver intervjuerna har vi tagit del uppdragshandlingar, resursfördelningssystemet, delegationsordningen samt rutiner och riktlinjer för enheternas systemastiska kvalitetsarbete. I rapporten återges iakttagelser generellt för hela Kalmar kommun. När det är skillnader mellan verksamheterna under barn- och ungdomsnämnden och Södermöre kommundelsnämnd anges det i texten. Rapporten är sakavstämd med de intervjuade. 27 november 2014 Kalmar kommuns revisorer 2 av 11 PwC

37 Rektorernas förutsättningar 2. Iakttagelser 2.1. Uppdrag, ansvar och befogenheter Uppdrag och ansvar Rektorerna har statliga uppdrag som är formulerade i skollagen, skolförordningen och läroplanen för grundskolan. Inom kommunen finns det två övergripande uppdrag för rektorerna; funktionsbeskrivningen och det årliga verksamhetsuppdraget. I Funktionsbeskrivningen anges rektors ställning och placeringen i organisationen. Vidare anges vilka formella krav som ställs på rektor utifrån skollagens befattningskrav. I beskrivningen anges även rektors huvudfunktion och ansvar. Funktionsbeskrivningen för rektorerna är kommunövergripande. Den gäller även förskolecheferna. Vid anställning av rektorer gås funktionsbeskrivningen igenom. Den finns även i kommunens verksamhetshandbok. Södermöre kommundel har under år 2014 gått igenom beskrivningen med samtliga rektorer. De intervjuade rektorerna anser att funktionsbeskrivningen inte är framträdande i vardagen men att den aktualiseras i samband med medarbetarsamtal och lönesamtal. Samtliga intervjuade anser att rektorerna har medarbetarsamtal med sin närmaste chef i enlighet verksamhetshandboken varje år. I Verksamhetsuppdragen anges specifika årliga uppdrag för varje enhet utifrån de kommunala målsättningarna. Tidigare har det funnits läroplansuppdrag som angav specifika mål för varje enhet utifrån läroplanens målsättningar. Sedan år 2014 är läroplansuppdragen som uppdragsdokument avskaffade inom barn- och ungdomsförvaltningen. Förvaltningsledningen anser att uppdrag i läroplanen framgår tydligt och att de kommunala målen ligger när det statliga målen. Därmed är det tillräckligt med de kommunala målen som bryts ner och förtydligas i verksamhetsuppdragen. Rektorerna anser att de kommunala målen är tydliga och har en tydlig koppling till statliga målen. Södermöre kommundelsnämnd har valt att behålla läroplansuppdragen i sina verksamheter för att, enligt kommundelschefen, tydliggöra fokus på läroplanens målsättningar. Samtliga intervjuade anser att verksamhetsuppdragen följs upp i den årliga uppföljningen inom ramen för det systematiska kvalitetsarbetet, regelbundna avstämningar under året samt vid de så kallade resursdialogerna. Vid resursdialogerna sker en avstämning mellan rektor och förvaltningsledningen av verksamhetens resurser i förhållande till enhetens organisation, verksamhet och verksamhetsuppdrag. Samtliga intervjuade anser att rektorernas uppdrag och ansvar är tydligt. 27 november 2014 Kalmar kommuns revisorer 3 av 11 PwC

38 Rektorernas förutsättningar Befogenheter Förvaltningsledningen på barn- och ungdom och ledningen för Södermöre kommundelsnämnd anser att organisationen är en utpräglad decentraliserad organisation som ger rektorerna stora befogenheter. I skollagen anges att rektor har att besluta om enhetens inre organisation. Rektor har befogenheter att anställa personal och organisera sin verksamhet inom tilldelade resurser. Detta sker, enligt rektorerna, utan inblandning av respektive förvaltningsledning. Det förekommer att ledningen tillsammans med rektorerna kommer överens om gemensamma förhållningssätt eller riktlinjer som egentligen ligger inom varje enskild rektors ansvarsområde. Resurstilldelningen sker genom en elevpeng som utgörs av ett grundbelopp och ett belopp som beräknas utifrån socioekonomiska faktorer. De socioekonomiska faktorerna är samma som används i Skolverkets SALSA-värden 1. Storleken på varje enhets budget avgörs av antalet elever på enheten. Det finns inga riktade resurser som villkoras. Det är möjligt för skolorna att söka tilläggsbelopp för elever med omfattande behov av särskilt stöd Rektors kunskaper och stöd I skollagen och i funktionsbeskrivningen för rektor anges att bara den som genom utbildning och erfarenhet har pedagogisk insikt får anställas som rektor. Vid anställning som rektor ska en särskild befattningsutbildning eller en utbildning som kan jämställas med denna genomföras. Utbildningen ska påbörjas snarast möjligt efter det att rektor har tillträtt sin anställning och vara genomförd fyra år efter tillträdesdagen. Det är förvaltningschefen och kommundelschefen som anställer rektorerna och gör bedömningar vad gäller deras utbildning och erfarenhet. Vidare är det förvaltningschefen och kommundelschefen som ser till att nyanställda rektorer genomför avsedd utbildning. Enligt de intervjuade har så gott som samtliga rektorer i kommunen gått den statliga rektorsutbildningen eller går den för närvarande. Vidare har de rektorer som varit aktuella för rektorslyftet gått den utbildningen. Vid granskningstillfället är det två rektorer i Södermöre kommundel som inte har gått de avsedd utbildningarna. Kommundelschefen har tillsammans med berörda rektorer kommit fram till att utbildningarna inte ska genomföras på grund av att personerna kommer att gå i pension inom några år. Den statliga rektorsutbildningen tar tre år att genomföra och omfattar totalt 30 högskolepoäng. Det råder skilda uppfattningar mellan ledningen och rektorerna vad gäller om rektorernas tid för studier. Förvaltningschefen och kommundelschefen anser att rektorerna har ca 10 % i sin tjänst avsatt för studier under rektorsutbildningen. Rektorerna anser att utbildningen ligger utöver ordinarie heltidstjänst. 1 Andel elever som är nyinvandrade, Andel elever med utländsk bakgrund (födda utomlands), Andel elever med utländsk bakgrund (födda i Sverige), Andel pojkar, Föräldrarnas sammanvägda utbildningsnivå 27 november 2014 Kalmar kommuns revisorer 4 av 11 PwC

39 Rektorernas förutsättningar Utöver de riktade utbildningarna för rektorerna finns chefsutbildningar inom kommunen med vissa obligatoriska moment. Det finns även obligatoriska områdesutbildningar för t.ex. brandskydd och arbetsmiljö som rektorerna ska genomföra med viss frekvens. I samband med medarbetarsamtalen upprättas eller uppdateras individuella kompetensutvecklingsplaner för varje rektor. Samtliga intervjuade anser att rektorerna har stöd i fråga om hanteringen av ekonomi, lokaler, juridik, personalärenden, kvalitetsarbete, arbetsmiljöarbete. Stödet utgörs av personal på förvaltningen eller kommundelskontoret samt av rutiner, vägledning och blanketter i verksamhetshandboken. I lokalsammanhang har rektorerna stöd i fråga om elevprognoser, planering av lokalytor, kartläggning av elevernas rörelsemönster samt genomförande av om- och tillbyggnadsarbeten. Inom Södermöre kommundel pågår ett arbete för att utveckla delar av stödet till rektorerna. Några rektorer anser att stödet för hanteringen av skolskjutsar inte är tillräckligt. Den övergripande planeringen av rutter och hållplatser sker från förvaltningen. Rektor beslutar om berättigande till skolskjuts utifrån avstånd och bedömning av farliga vägar. Rektorerna efterfrågar ett ökat stöd eller övergripande praxis vad gäller bedömningen av farliga vägar för att få en likvärdig bedömning inom kommunen. En form av stöd som har utvecklats under det senaste året är workshops. Det förekommer olika inriktningar för dessa och deltagandet är frivilligt för rektorerna. Workshoparna bygger på att rektorerna deltar vid de tillfällen och områden som de bedömer att de har behov av. Det finns workshopar om t.ex. ekonomi och budgetuppföljning samt kvalitetsarbete. Upplägget varierar från att vara i seminarieform till arbetsmöten med handledning av tjänsteman. Samtliga rektorer värdesätter möjligheten till workshops och anser att det är ett uppskattat stöd inom flera områden. Förvaltningarna har sedan år 2013 valt att använda 20 stycken förstelärare som utvecklingslärare i kommunen. De är knutna till förvaltningen och arbetar i varierande utsträckning (10-40% av sin tid) som stöd för lärare och rektorer vad gäller ämnespedagogik i hela kommunen. Rektorerna är organiserade i geografiska nätverk. Rektorerna anser att nätverken är viktiga forum för kollegialt stöd. Det är även flera rektorer som har valt att organisera ledarskapet inom den enhet de har ansvar för med en biträdande rektor. Det gäller framför allt de större skolorna och rektorerna anser att dessa utgör ett viktigt stöd i den dagliga verksamheten Rektors organisering av verksamheten Förvaltnings- och kommundelsledningen anser att rektorerna har ansvar att organisera verksamheten i den enhet de ansvarar i enlighet med skollagens formulering om rektors ansvar för den inre organisationen. Samtliga rektorer anser att denna ansvarsfördelning är tydlig och att ledningen inte beslutar om enheternas organisation. 27 november 2014 Kalmar kommuns revisorer 5 av 11 PwC

40 Rektorernas förutsättningar Rektorerna anser att de vid organiseringen av verksamheten inom enheten de har ansvar för, tar hänsyn till flera olika faktorer. Den främsta faktorn är antalet elever i verksamheten för det aktuella året och den demografiska prognosen. Planeringen av verksamheten startar i samband med budgetarbetet. Budgeten för enheterna är baserad på antal elever och socioekonomiska faktorer. När budgeten är beslutad påbörjas tjänsteplaneringen som är en process i tre steg: - Enhetsnivå - Nätverksnivå - Kommunövergripande I process kartläggs och hanteras övertalighet och lärarnas behörighet. Arbetet bedrivs med rektorer och tjänstemän från förvaltningen. I nästa steg är det tjänsteplanering på respektive enhet. Utifrån budget och antal elever är det rektor som beslutar om eller tar ställning till indelningar i klasser, organiseringen av personalen, eventuella rekryteringar och planeringen av skolans lokaler. Rektorerna anser att dessa överväganden sker med elevernas behov och förutsättningar som utgångspunkt. Samtliga rektorer anser det är en utmaning att sammanfoga enhetens budget med samtliga elevers behov och förutsättningar. Fokus hamnar ofta på de behov och förutsättningar som elever som behöver stöd har. I mindre utsträckning fokuseras på behov och förutsättningar hos de elever som klarar de grundläggande målsättningarna. Rektorerna anser att de har stöd från förvaltning och kommundelsledningen i arbetet med att övergripande planera verksamheten. Stödet utgörs av demografiska prognoser och budgetarbetet. För detaljerad planering av enhetens verksamhet anser rektorerna att de framför allt har stöd från enhetens personal och elevhälsoteam. Flera rektorer anser att organiseringen av verksamheten idag mer än tidigare sker med tanke på lärarnas behörighet. Skollagens krav är tydligt och rektorerna anser att de försöker organisera undervisningen med behöriga lärare. Rektorerna anser att de i stor utsträckning planerar verksamheten för att matcha läroplanen, undervisningen och lärarnas behörighet och kompetens. Det finns svårigheter att klara behörighetskravet i undervisningen fullt ut. Några rektorer efterfrågar tydligare åtgärder från ledningen så att skolornas behov av behöriga lärare får en större betydelse vid tjänsteplaneringen som resulterar i att lärare flyttas mellan skolor. Inom kommunen finns skolor med omkring 40 elever till skolor med upp mot 900 elever. Enligt rektorerna har elevantalet på skolan betydelse för möjligheterna att anpassa verksamheten efter elevernas behov och förutsättningar. De större skolorna har generellt större möjligheter att anpassa klasser, undervisning och lokaler än de mindre skolorna. Det handlar även att ha behöriga lärare i alla ämnen samt att ha interna lösningar för korvariga vikariat Systematiskt kvalitetsarbete på enheterna Det systematiska kvalitetsarbetet på huvudmannanivå är dokumenterat i verksamhetshandboken. Det är förvaltningschefen som ansvarar för att verksamhetsuppdrag formuleras och dokumenteras. Vidare är det den administrativa chefen som ansvarar för att verksamhets-, betygs- och resursdialoger genomförs. Enligt be- 27 november 2014 Kalmar kommuns revisorer 6 av 11 PwC

41 Rektorernas förutsättningar skrivningen i verksamhetshandboken och skollagen är det rektorerna som ansvarar för att kvalitetsarbetet vid enheten genomförs och dokumenteras. Huvudmannens systematiska kvalitetsarbete utgår i grunden från den utbildningspolitiska visionen och kommunfullmäktiges beslut om budget och planeringsförutsättningar. Nämnd och kommundelsnämnden fattar årligen beslut om utbildningspolitiskt program utifrån den utbildningspolitiska visionen samt budget. Förvaltningschef och kommundelschef beslutar om gemensamma utvecklingsområden och verksamhetsuppdragen. Det systematiska kvalitetsarbetet bedrivs kalenderårsvis inom barn- och ungdomsnämndens verksamheter. I Södermöre kommundelsnämnd arbetar skolorna med de kommunala målsättningarna på årsbasis och de statliga målsättningarna i läroplansuppdragen inom läsåret. Det finns årshjul som beskriver, månad för månad, vilka aktiviteter som genomförs, de publikationer som återger resultaten av kvalitetsarbetet samt det stöd som förvaltningskontoret och kommundelsledningen erbjuder rektorer i form av workshops. I februari varje år får nämnden en årsredovisning över verksamheternas resultat i förhållande till de statliga och kommunal målen. Södermöre kommundelsnämnd får redovisning av läroplansuppdragen vid terminsskriftet och verksamhetsuppdragen vid årsskiftet. Förvaltningen sammanställer i februari och september elevernas kunskapsutveckling på huvudmannanivå och enhetsnivå för barn- och ungdomsnämndens politiker vid presidiemöten. Verksamhetsdialogerna är ett forum för verksamhetsutveckling. Vid dialogerna deltar förvaltningschef, administrativ chef, tjänstemän och rektorer från ett nätverk i taget. I verksamhetsdoalogen har rektorerna en möjlighet att påverka verksamhetsuppdragen som fastställs efter mötet. I januari och februari genomförs betygsdialoger för rektorer med ansvar för årskurs 6 och årskurs 9 av barn- och ungdomsförvaltningen. Med utgångspunkt i de betyg som sattes höstterminen föregående år förs en diskussion kring rektors tankar på kort sikt (vårterminen) och lång sikt, kring betygen och meritvärden. Syftet med diskussionen är att kunna göra en betygsprognos och ägna måluppfyllelsen särskild fokus. Under året träffas ämnesgrupper regelbundet med minst en representant från varje skola. Ämnesgrupperna är de forum som ger möjlighet till att systematiskt och kontinuerligt följa upp och utveckla utbildningen. Grupperna leds av utvecklingslärare. Här ingår samtliga skolor i kommunen. Förvaltnings- och kommundelsledningen anser att huvudmannens systematiska kvalitetsarbete stödjer enheternas systemastiska kvalitetsarbete genom att vara en struktur för rektorerna. Huvudmannens systematiska kvalitetsarbete bidrar med material för rektorerna att analysera samt ger regelbundna avstämningspunkter. Samtliga rektorerna anser att framför allt materialet för analyser är ett viktigt stöd. 27 november 2014 Kalmar kommuns revisorer 7 av 11 PwC

42 Rektorernas förutsättningar Det innebär att rektorerna inte behöver lägga tid på att ta fram underlag och data utan istället kan fokusera på analyserna tillsammans med personalen. Samtliga rektorer beskriver hur de bedriver systematiskt kvalitetsarbete på de enheter de har ansvar för. Samtliga anser att de arbetar enligt ett årshjul som i flera delar överensstämmer med huvudmannens årshjul. Personalen involveras genom regelbundna möte inom arbetslagen eller hela skolan under så kallad konferenstid. Det finns variationer i det systematiska kvalitetsarbetet mellan enheterna som enligt rektorerna beror på de olika förutsättningarna för skolorna. Framför allt är det skolornas storlek i antal elever samt vilka årskurser som finns på skolan som påverkar hur det systematiska kvalitetsarbetet bedrivs. Rektorerna anser att de har ett fullgott stöd från förvaltningen och Södermöre kommundelsledning i arbetet med det systematiska kvalitetsarbetet. Rektorerna anser vidare att de har stöd från rektorskollegorna i detta arbete. 27 november 2014 Kalmar kommuns revisorer 8 av 11 PwC

43 Rektorernas förutsättningar 3. Revisionell bedömning och slutsatser Vi bedömer att barn- och ungdomsnämnden och Södermöre kommundelsnämnd säkerställer att varje enskild rektor har förutsättningar, uppdrag och möjlighet att utföra sitt uppdrag på ett ändamålsenligt sätt. Vår bedömning bygger våra iakttagelser och bedömningar för revisionskriterierna Uppdrag, ansvar och befogenheter Vi bedömer att rektorerna har ett tydligt uppdrag och ansvar som matchas av motsvarande befogenheter Rektors kunskaper och stöd Vi bedömer att förvaltningen och kommundelsledningen säkerställer att anställa rektorer som har kompetens att vara rektorer och erbjuder dessa fortbildning. Rektorerna går eller har gått den statliga rektorsutbildningen förutom två rektorer. Undantagen från kravet på den statliga rektorsutbildningen har utgått från individens och organisationens behov och förutsättningar. Vi kan vidare konstatera att rektorerna har tillräckligt stöd inom flera områden. Stödet är tillgängligt, aktivt och efterfrågebaserat. Stödet vad gäller bedömningar i samband med beslut om skolskjutsar kan utvecklas. Vi rekommenderar barn- och ungdomsnämnden och Södermöre kommundelsnämnd att överväga hur de som går den statliga rektorsutbildningen kan få extra stöd för att hantera rektorsuppdraget och samtidigt utbilda sig. Skolverket anger att skolledaren behöver avsätta cirka 20 procent av sin arbetstid till utbildningen. Det innebär ungefär en dag i veckan. Vidare anser Skolverket att skolledaren går utbildningen som en del av sitt arbete. En del av utbildningen ingår i ordinarie arbetsuppgifter. I utbildningen ingår dagar med seminarier och perioder på internat. Studierna innebär eget arbete på den egna skolan och läsning av litteratur. Det är viktigt att nämnderna säkerställer att verksamheten på enheterna och rektors arbetssituation inte blir för ansträngd under utbildningstiden. Vi bedömer att rektorerna har tillräckliga kunskaper och tillräckligt stöd för att kunna utföra sitt uppdrag och bedriva pedagogiskt ledarskap Rektors organisering av verksamheten Vi bedömer att rektorerna i stor utsträckning organiserar sin verksamhet efter tilldelad budget. Budgeten bygger på antal elever och till vis del på elevernas socioekonomiska bakgrund. Det är därefter rektors ansvar att organisera verksamheten efter elevernas faktiska behov och förutsättningar. I organiseringen av verksamheten utgör budgeten ett tydligt ramverk som inte får överskridas och som i vissa sammanhang begränsar rektors möjligheter. Detta anser vi är ett återkommande pro- 27 november 2014 Kalmar kommuns revisorer 9 av 11 PwC

44 Rektorernas förutsättningar blemområde, inte bara i Kalmar. Vi konstaterar att rektorerna i Kalmar kommun har stöd för att hantera dessa situationer vilket bör underlätta de överväganden som rektor måste göra Systematiskt kvalitetsarbete på enheterna Vi bedömer att huvudmannen har ett systematiskt kvalitetsarbete som stöder enheternas systematiska kvalitetsarbete. Samtliga intervjuade rektorer beskriver och visar hur detta bedrivs på de skolor de har ansvar för. Vi konstaterar därför att rektor säkerställer ett ändamålsenligt systematiskt kvalitetsarbete på sin enhet. 27 november 2014 Kalmar kommuns revisorer 10 av 11 PwC

45 Rektorernas förutsättningar 27 november 2014 Viktor Prytz Projektledare Pär Sturesson Uppdragsledare 27 november 2014 Kalmar kommuns revisorer 11 av 11 PwC

46 Tillsynsplan enligt arkivlagen 2015 Bakgrund Kommunstyrelsen är arkivmyndighet och ska enligt 7 arkivlagen utöva tillsyn över att myndigheterna fullgör sina skyldigheter enligt 3-6 samma lag. Arkivmyndigheten ska även utöva tillsyn över kommunbolag där kommunen har ett rättsligt bestämmande inflytande (definieras i 2 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen) och de kommunalförbund som valt kommunstyrelsen i Kalmar kommun till arkivmyndighet. Arkivmyndighetens tillsyn skall enligt 5 arkivförordningen utövas genom regelbunden inspektion hos myndigheterna. Samtliga myndigheter ansvarar för sina allmänna handlingar. I ansvaret ligger att registrera de allmänna handlingarna och välja lämpliga material och metoder för deras upprättande, fastställa vad som ska tillhöra arkivet, beskriva och förteckna arkivet, besluta om och verkställa eventuell gallring samt vårda de allmänna handlingarna och hålla dessa tillgängliga för allmänheten. Genom inspektioner ska arkivmyndigheten se till att myndigheterna vårdar de handlingar de själva förvarar. Arkivmyndigheten är en garant för handlingarnas långsiktiga bevarande. I tillsynen ingår praktiskt taget alla moment i myndighetens dokumenthantering och arkivbildning. Tillsynen utförs enligt arkivreglementet av kommunarkivet. Tillsynen har de senaste åren varit mycket begränsad och därför bör det bli en prioriterad arbetsuppgift där en tillsynsplan ökar förutsättningarna för det. Avrapporering till arkivmyndigheten om genomförda tillsynsbesök sker en gång per år som anmälningsärende. Valet av vilka som ska besökas är verksamhets- och behovsstyrt utifrån kommunarkivets erfarenheter. Tillsynsplan 2015 Tillsynsbesök ska genomföras hos Kalmar Öland Airport AB, Kalmar Hamn AB, Kalmarsundsregionens renhållare och Kommunernas hjälpmedelsnämnd i Kalmar län.

47

48 Pär Sturesson Certifierad kommunal revisor 16 oktober 2014 Förstudie Kostnader i förskolan Kalmar kommun

49 Innehållsförteckning 1. Inledning Bakgrund Metod Iakttagelser Standardkostnader Politiska beslut och prioriteringar Bedömning...4 PwC

50 1. Inledning 1.1. Bakgrund Kalmar kommuns revisorer har utifrån en riskbedömning funnit det relevant att genomföra en förstudie av orsakerna till höga kostnader inom förskolan i syfte att erhålla ett underlag för bedömning om en eventuell fördjupad granskning ska ske. Revisorerna beslutade på sitt sammanträde den 22 maj 2014 att ge PwC i uppdrag att genomföra förstudien. I årsredovisningen för 2013 redovisas följande kostnader 1 för förskolan i jämförelse med andra: Kalmar Liknande KKVH Riket kommuner Totalt per inskrivet barn i förskolan I Skolverkets 2 statistik för år 2013 redovisas följande kostnader: Kalmar Liknande KKVH Riket kommuner Totalt per inskrivet barn i förskolan Metod Genomgång av material från barn- och ungdomsnämnden samt samtal med den administrativa chefen på barn- och ungdomsförvaltningen och ekonomen. 1 Avser kostnader från år Skolverkets kommunblad för år 2013 PwC 1 av 4

51 2. Iakttagelser 2.1. Kostnader Barn- och utbildningsnämnden har tagit fram orsakerna till varför standardkostnaden för barnomsorgen (förskolan) är högre i Kalmar. Standardkostnaden 3 i landet uppgår till Kalmar kommuns kostnad Skillnad Procent kronor per invånare kronor per invånare 814 kronor per invånare 14 % dyrare i Kalmar Orsakerna till de högre kostnaderna är följande enligt barn- och ungdomsförvaltningens egna beräkningar. Kronor/invånare Standardkostnad Högre andel inskrivna barn 441 Högre andel pedagogiskt utbildad personal 91 OB-omsorg 83 Högre personaltäthet förskolan 71 Enhetstaxa 37 Övrigt Kalmar kommun har kostnader för lokaler på kronor/plats medan det i landet totalt sett ligger på kronor per plats. 3 Avser 2012 års kostnader PwC 2 av 4

52 2.2. Politiska beslut och prioriteringar Barn- och ungdomsnämnden har barnomsorg på obekväm arbetstid vilket är en politisk priortiering. Barn- och ungdomsnämnden har högre andel förskollärare i relation till barnskötera medför en ökad kostnad, då förskollärare ligger högre lönemässigt. Det finns en politisk viljeinriktning att andelen pedagogiskt utbildad personal ska uppgå till cirka 75 %. Under övrigt återfinns lokalkostnader. Flera nya förskolor har byggts och det medför högre kostnader för lokaler. Detta beroende på att efterfrågan på platser de senaste åren varit högre än tillgången, detta har medfört att nya förskolor har byggts Jämförelser 4 Kommun Andel barn av samtliga barn Antalet inskrivna barn per avdelning Andel årsarbetare med pedagogisk högskoleutbildning Inskrivna barn per årsarbetare Avgifts finansiering Kalmar 87 % 16,7 77 % 5,2 6 % Karlskrona 88 % 17,0 59 % 5,3 8 % Kristianstad 89 % 16,2 66 % 5,5 8 % Halmstad 88 % 17,4 56 % 5,4 7 % Växjö 85 % 17,1 61 % 5,1 7 % Riket 84 % 16,8 53 % 5,3 7 % 4 Skolverkets statistik PwC 3 av 4

53 3. Bedömning Vi bedömer att barn- och ungdomsnämnden högre kostnader beror på politiska prioriteringar samt att nämnden har en god kontroll på sina kostnader för förskoleverksamheten. Vi bedömer därför att ingen fördjupad granskning behöver ske Pär Sturesson Projektledare/uppdragsledare PwC 4 av 4

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72

73

74

75

76