För att vårt bolag ska växa i den takt Anton hoppas på behöver han flera personer i styrelsen. Bolaget mår bra av att ha styrelseledamöter som:

Transkript

1 Bilaga 02 Styrelsens roll i vårt bolag. Vi behöver ha en styrelse. Vi måste inte ha någon annan än Anton som ordförande, men jag hoppas det finns någon som både vill och kan vara med i styrelsen. För dig som inte vet något om styrelsearbete i ett aktiebolag har jag gjort detta informationsblad. Great Sweden AB kommer bli ett aktiebolag med ägarstyrning = du som äger en eller flera aktier är med och bestämmer vad, hur, och när företaget ska göra vad. Varje aktie ger dig en röst, en andel innebär ca 8 10 aktier och lika många röster. Alla större beslut kommer att fattas gemensamt med alla ägare. För att få ett flexibelt och rörligt bolag som inte kommer kännas som en koloss kommer alla ägare få uttala sig om vilka vägar vi ska gå och vad vi ska prioritera först. Dessa prioriteringar ger styrelsen uppdrag så att vid vissa i förväg bestämda ekonomiska uppfyllda mål kan styrelsen genomföra en investering utan att behöva ha ytterligare en omröstning. För att vårt bolag ska växa i den takt Anton hoppas på behöver han flera personer i styrelsen. Bolaget mår bra av att ha styrelseledamöter som: Har tid att lägga ner på sitt uppdrag. Det finns information om allt, men det tar tid att sätta sig in i en sak så man kan ta de rätta besluten. Stort nätverk inom sitt område t.ex. Hälsa, Marknadsföring, Lokaler etc. Hög social kompetens styrelsen arbete är ett lagarbete, att sätta sig på tvären och säga Nej till allt löser inget, liksom att säga Ja till allt kanske inte är det bästa för företaget. Hög kompetens, inom t.ex. Hälsa, Ekonomi, Marknadsföring etc. Tar egna initiativ, fångar upp andras åsikter, förmedlar information och idéer. Personer som har sunt förnuft, gott omdöme och civilkurage är alltid välkomna Det är bättre att du i styrelsen har rätt inställning och rätt attityd än en specifik kompetens. Utbildning ligger detta företag varmt om hjärtan och alla som skaffa en kompetens som hjälper detta företag att bli bättre ska erbjudas detta så länge det är ekonomisk försvarbart eller att ekonomiska medel finns. Ett exempel Björn Lunden har massor av bra kurser både i ekonomi och om styrelsearbete en sådan kurs kostar ca kr. Att skicka 10 ägare på kurs nu när vi startar är inte ekonomisk försvarbart eftersom alla våra pengar skulle gå till utbildning. Styrelsen bör bestå av personer som är bra eller mycket intresserade på olika områden och har olika sociala nätverk. Innan bolaget kan bildas färdigt måste jag veta om du vill ha fler i styrelsen och om du själv kan tänka dig vara med, helst även på vilken post. 1

2 Följande regler gäller för styrelsen. Styrelsens roll Ägarna av bolaget dvs. bland annat Du ger styrelsen det uppdrag de ska utföra. Enligt lag ska styrelsen fortlöpande bedöma bolagets ekonomi, samt att se till att bolagets bokföring, pengar, maskiner och bolagets ekonomiska förhållanden i övrigt kontrolleras på ett betryggande sätt. Styrelsens funktion är att leda bolagets affärsverksamhet på ett så framgångsrikt sätt som möjligt. Framgångsrikt behöver inte betyda så mycket pengar som möjligt till ägarna utan något helt annat och som bestäms av ägarna. Styrelsens viktigaste uppgift är att se till att information och rapporter från bolaget är korrekta och förmedlas till berörda parter och intressenter som kan ha intresse av bolaget och dess utveckling. Styrelsen ansvarar för att skatter betalas in i tid och att årsredovisningar upprättas och lämnas in till Bolagsverket. Om skatter inte betalas i tid och bolaget hamnar på obestånd kan styrelseledamöterna enligt skattebetalningslagen bli personligt betalningsansvariga för dessa och om årsredovisningar inte lämnas in kan styrelseledamöter enligt årsredovisningslagen bli personligt ansvariga för alla bolagets förpliktelser. Styrelsen är ett kollektivt organ, dvs. beslut fattas av styrelsen genom majoritetsbeslut. Men varje styrelsemedlem har också ett personligt ansvar för sina åtgärder som styrelseledamot. Därutöver har en styrelseledamot enligt lag särskilda uppgifter, nämligen ordföranden. Ordförandens roll Anton önskar en kvinnlig ordförande! Vill även du ha en jämn könsfördelning? I en styrelse som har mer än en ledamot skall styrelsen ha en ordförande. Ordförandens roll är i stort, att leda styrelsens arbete, att se till att sammanträden hålls när det behövs. Vid styrelsens beslut gäller normalt den mening som mer än hälften av de närvarande röstar för, om inte bolagsordningen föreskriver särskild röstmajoritet. Antons förslag är minst 60 % för att någon investering över 3 basbelopp ska gå igenom (3 x år 2013 = ). Detta fråntar ansvaret på styrelsens ordförande som i vanliga fall har en utslagsröst vid lika röster. Detta gör att styrelsen stoppar investeringen vi inte är överens om, men styrelsen kan också begära in mer underlag, bättre budget, klarar maskinen verkligen av det den säger etc. En omröstning bland alla aktieägare kan också komma på tal om någon anser denna investering vara av stor vikt för företaget. Antal styrelsemöten under beräknas bli max två i månaden. Eftersom bolaget är nystartat kommer det bli max 2 möten per månad. Å andra sidan vill jag ge löpande information så att de flesta får veta vad som händer inom alla grenar vi jobbar inom. Bolagets resa kan gå väldigt fort. Läget för att starta upp just detta bolag just nu med er är så exakt det bara kan bli och tajmningen är över 100 %. 2

3 Firmateckning Enligt ABL är det styrelsen som är bolagets ställföreträdare, dvs. tecknar bolagets firma. Styrelsen har i Antons förslag gemensam firmateckning = om hela styrelsen går på banken eller skrivit på ett bankpapper kan det genomföras. För att förenkla vardagssysslor önskar Anton att både Anton själv och kassören ha rätt till firmateckning men då var för sig = bara en av dem behöver skriva på för att få rätt att hantera pengar, köpa produkter etc. VD Kommer vi inte ha under de två första åren. Sedan bestämmer Bolagsstämman detta. Styrelsearvoden Enligt ABL är det bolagsstämman som beslutar om arvode och annan ersättning för styrelseuppdrag. Reseersättning enligt de normala normerna är det enda betalas ut i arvode till detta bolags styrelse under det första året. Detta måste dock beslutas på vår första bolagsstämma. Om det gått bra under det första året kommer nytt beslut tas på nästa bolagsstämma. När affärerna går dåligt Den enda nackdelen med att sitta i styrelsen Det är tillåtet att göra dåliga affärer. Om bolaget är på obestånd åligger det styrelsen att söka bolaget i konkurs. En styrelseledamot som uppfyller sina skyldigheter enligt 25 kap ABL blir personligen ansvarig för alla bolagets därefter uppkommande förpliktelser. Eftersom personligt ansvar för alla bolagets förpliktelser kan vara mycket kostsamt är det viktigt att ta alla indikationer på att aktiekapitalet börjar naggas i kanten på allvar och att snabbt undersöka vad som kan göras åt situationen. MEN Anton vill påminna att vi inte har några fasta kostnader i början. Vi har inga anställda och alla jobbar mot provision = bolaget får in mer pengar än vad vi betalar ut i provision. Chansen att allt ska gå åt fanders finns där men inte att vi ska få en massa skatteskulder. Ansvar Om en eller flera styrelseledamöter brister i sin/sina åtaganden enligt ABL och därigenom uppsåtligen eller av oaktsamhet skadar bolaget, kan ett personligt skadeståndsansvar för styrelseledamoten inträda, enligt 29 Kap ABL. Även i de fall då en annan styrelseledamot missköter sin uppgift i en styrelse kan de övriga styrelsemedlemmarna drabbas av ett personligt skadeståndsansvar om de med vetskap om situationen inte ingriper. Anton kan inte ändra saker som står i Aktiebolagslagen. Det är därför viktigt att du förstår lite ekonomi i ett bolag eller har viljan att göra det innan du säger ja till en styrelseplats. Eller är villig att lära dig så svårt är det inte och vi har både böcker och erfarenhet att dela med oss så det räcker till flera. 3

4 Olika styrelseuppdrag du kan anmäla dig till: För att underlätta framtida uppdateringar på arbetsuppgifter har varje post fått sin egen sida. Antons drömstyrelse: Ordförande:... 4 Sekreteraren:... 5 Ekonomichef:... 6 Hälsochef:... 7 Marknadsföringschef:... 8 Motivtryckschef:... 9 Suppleanter: Ordförande: Anton hoppas att detta företag kan få fram en stark kvinnlig ordförande. När företaget växer kan den som haft denna post bli till företagets VD. Så det finns både fördelar och nackdelar att ställa upp som företagets ordförande idag. Egentligen behövs bara en stor social kompetens, resten kan vem som helst lära sig. Sammanställer punkter till varje möte. Uppgifter och information om vad som ska tas upp skickas från alla ägare, anställda och andra styrelseledamöter. Före varje möte ska ordförande samla in alla ekonomiska data om företaget. Ekonomichefen föredrar en rapportering om läget på varje möte, men ordförande ska kunna göra det om ekonomichefen får förhinder. Det finns också inom kort olika aktiviteter i bolaget som har egen ekonomisk rapport. T.ex. Tryckeriet, Hälsodrycken, kursverksamhet antal kunder, deltagare, resultat allt av intresse kan bifogas till mötet även om det inte meddelas muntligt på mötet. Sammankallar till styrelsemöte genom att skicka mail till samtliga i styrelsen med underlag och information om varje punkt som ska tas upp på dagordningen. I vårt bolag skickas detta också ut till samtliga aktieägare dels får de information om vad mötet ska ta upp, dels så ser de vad vi planerar att göra och kan bestämma om de själva vill delta på mötet. Leder mötet, uppmuntrar diskussion och efterlyser andra alternativ och nyanser. Skriver på och kontrollerar alltid styrelseprotokollet. 4

5 Administrationschef: Bör helst ha erfarenhet som sekreterare i en förening eller i ett bolag. Goda egenskaper i svenska och datoranvändande underlättar och snabbar upp mötet. Eller intresse av att lära sig det. Föra protokoll på styrelsemöten och bolagsstämman. Skriva ut protokollet för underskrift och godkännande. Lagra, kopiera och samla ihop alla underlag och ekonomiska rapporter Sända ut underskrivna protokoll till samtliga bolagsägare, styrelseledamöter samt andra som efterfrågat information om bolaget. Ha 100 % på aktieboken, alla andelsägare adresser, telefonnummer etc. Bör kontrollera dessa uppgifter minst en gång om året i god tid före stämman. Upprätta och uppdatera bolagets lösningsberättigande lista. Det är listan med personer och andra som är intresserade att köpa aktier i bolaget när det så finns möjligheter. Samarbeta med Marknadsföringschefen om sms och e-post listorna så att administrationschefen inte behöver gå genom Marknadsföringschefen för att skicka ut sin information. Samarbeta med Marknadsföringschefen för att upprätta en kalender som gäller för hela bolaget. Sekreterarens kalender har endast ägare, styrelse och ordförande tillgång till. Hålla koll på regler och lagar som gäller för allt vad vi håller på med. Hjälpa Hälsochefen med att upprätta en lokal lista och en lista över alla intressanta kursledare och föreläsare. Hjälpa till med alla typer av bokningar, kurser, resor, deltagare, föreläsare etc. 5

6 Ekonomichef: Den enda styrelseposten med timlön. Under de första två åren kommer vi inte anlita någon bokföringsbyrå eller revisor då detta ger en fast kostnad. Om vi i slutet av år två anser att företaget har råd är det i första hand en revisor vi ska anlita det finns gränser som tvingar oss enligt aktiebolagslagen. Om ekonomichefen inte längre vill sköta den löpande bokföringen kan även den lejas bort till annan person i bolaget eller till en bokföringsbyrå. Då vi inte har någon kontanthantering alls kommer vi använda oss av det bokföringsprogram som är kopplar till Sparbanken, erfarenhet i detta program är en fördel men inget krav. Fördelen är att när vi programmerat in de vanligaste inkomsterna och utgifterna kommer programmet nästan sköta sig själv. Sköta den löpande bokföringen mot timersättning. Ordna månadsvisa redovisningar till Ordförande och styrelsen, samt till anmälda aktieägare. Skicka ut rapport efter varje kvartal och särredovisa varje enhet vi har så man enkelt kan se hur många kunder vi haft, antal kursmedlemmar, antal möten, och ekonomi på samtliga områden samt en total balans och resultaträkning. Upprättar budget och investeringsplaner med respektive chef. Lämnar ett förslag på vinstutdelning per aktie till Styrelsen långt före årsstämman. Det finns kraftiga begränsningar på denna vinstutdelning i Aktiebolagslagen, vi har också en egen regel vi ska besluta på vår första Bolagsstämma där Anton föreslår att ingen vinstutdelning ska överskrida 25 % av det årets vinst och eller kr per aktie. Anton vet inte om det är lagligt att skriva in detta, men kontroll pågår. 6

7 Hälsochef: Hälsa är ett stort område i detta bolag och består både av tillverkning av egna hälsoprodukter, utbildningar, friskvård, kurser, träffar. Detta är också en post som har arbetsuppgifter som kan komma att få provisionslön, framförallt kommer det finnas en post på halv eller heltid så fort verksamheten växer. Styrelseposten Hälsochef bör ha stort kontaktnät med de bolagsägare som är aktiva inom detta område och så många andra som kan leda en kurs, utbildning, träff inom området hälsa. Stor lokal kännedom i Hälsingland är en fördel då vi inte ska sitta och vänta på att få ett eget friskvårdscentrum, det finns många bra, billiga lokaler och avtal kanske kan göras på ett fördelaktigt sätt mellan vårt bolag och de som äger lokalen. Samlar in uppgifter, förfrågningar, investeringsbehov, kurskostnader, lokalkostnader från de aktiva som utför kurser, producerar produkter etc. Meddelar Ordförande om varje enskilt ärende som kräver ett styrelsebeslut så det hamnar på dagordningen. Uppmuntrar våra aktiva hälsoledare att hjälpa företaget nå sitt mål inom hälsa. Redovisar alla beslut styrelsen tar till samtliga inom området hälsa och de andra som sagt att de vill ha löpande rapporter om vad som händer inom hälsa. Meddelar Marknadsföringschefen om allt som händer, när och vilka som är inbjudna. Ser till att det hamnar information om det på rätt hemsida, det betyder inte att hälsochefen skriver allt själv, men ska kontrollera att rätt information kommer till rätt person. 7

8 Marknadsföringschef: Vissa av dessa arbetsuppgifter är provisionsbaserade, under första året kan inte lön utbetalas men gissa vem som får första chansen till fast arbete så fort vår omsättning ökar. Vårt bolag är uppdelat i olika delar men borde ha en chef för all marknadsföring. Det är viktigt att all marknadsföring håller sig till våra färger, logon, och ger våra kunder en enkel hänvisning till att allt kommer från samma bolag oavsett om det är en T-shirt eller en flaska med hälsovatten. Bör kunna arbeta med hemsidor, duktig på dator, bra på svenska. Tillverkar pressreleaser till tidningar om våra framgångar och produkter. Skickar ut fotografer till de träffar som Hen anser att vi behöver ha extra bra bilder på, t.ex. när vi delar ut checkar till Hjälporganisationer eller har en känd kursledare på en av våra kurser. Ansvarar för all annonsering i all sorts press det blir inte mycket av det första året men det kan hända. Ansvarar för att kontrollera information på våra hemsidor, både fakta och språk. Ansvarar för att upprätta det antal mail listor vi behöver för att få ut så mycket information om tryckeriet, Hälsa, Kurser, utbildning som vi genomför. Vem som helst ska kunna anmäla sig till dessa maillistor via våra hemsidor. Ansvarar för att samtliga inblandade får reklam om allt vi gör så vi kan dela ut det på Facebook, skicka det som mail till våra vänner, sms till alla på telefonlistan. Vi har inga krav på att detta ska ske så informationen skickas endast ut till de som begärt få den. 8

9 Motivtryckschef: Tryckeriet behöver en chef. När vi har en chef är det lika bra, eller enklare om denne person även har en fast plats i styrelsen. Bör kunna samarbete med många personer, det är inte tänkt att denna chef ska göra allt, men den är ansvarig för att samla ihop alla fakta så att styrelsen kan få veta allt vid behov. Största anledningen är att vår orderingång kan svänga mycket och stort, därför behövs det en lista på folk som kan rycka in när och om det behövs. Många arbeten som denna chef utför är provisionsbelönade. Se till att listan på samtliga hjälporganisationer är uppdaterad Fördela vilken som ringer vem och kontrollera vad som blivit gjort Kontrollera att alla som skrivit avtal med oss hamnar i en pärm Kontrollerar att alla organisationer i pärmen finns på hemsidan Kontrollerar att trycken på varje avtal stämmer med avtalet Meddelar ordförande om all fakta om antal organisationer som är tillfrågade, som sagt ja eller nej samt hur många vi har utlagda på webbutiken. Huvudansvarig för att alla inkomna ordrar skickas ut till rätt kund Ska ha en aktiv lista på alla som vill arbeta på tryckeriet, som tryckare, packare, lagerplockare, Motivskapare, hemsidesnickrare, telefonsäljare, översättare och till vilket språk. Listan används så fort något börjar ligga efter. Har huvudansvaret för att se till att vi har de maskiner som behövs för att leverera alla beställda produkter, detta inkluderar lagerhållning med alla typer av produkter. Bör ha koll på den senaste tekniken så att bolaget investerar i rätt maskin när behov finns. Lämnar budget på investeringsbehov till styrelsen och kan i dessa fall samarbeta med ekonomichefen för att få fram alla siffror som behövs. 9

10 Suppleanter: Om vi får en person till varje post ovan så behöver vi minst 6 stycken suppleanter. Fördelen med att vara suppleant är att du får lära dig mycket, vara med där det händer utan det ansvar som en person i styrelsen har. Detta gäller dock inte enligt lagen när den ordinarie ledamoten är frånvarande och en suppleant röstar. Det ärende som en suppleant röstar i kan Hen också ställas till svar för. Som suppleant i vårt bolag kan du komma på alla möten, det blir lärorikt och för företaget viktigt kunskap och du får göra allt på mötet utom att rösta om inte någon ordinarie styrelseledamot är frånvarande. Helst ska varje suppleant välja ut en mentor, dvs. vilken chef vill du vara suppleant till. För företaget är det bra, för varje styrelsemedlem är det ännu bättre, då kan ni vara två som delar på arbetet, eller turas om, eller hoppar in i perioder när det blir mycket på just detta område du valt. Se till att sätta sig in i sitt områdes uppdrag Använda sunt förnuft och berätta om sina åsikter om allt som händer i bolaget Har rätt att delta på samtliga möten, använd den rätten även om du inte hunnit sätta dig in i alla punkter på dagordningen. Våga ställa svåra frågor 10