Checklista för ansökan om 90-konto

Transkript

1 1(8) Checklista för ansökan om 90-konto Krav på sökande Läs noga igenom Svensk Insamlingskontrolls föreskrifter för 90-konto (nedan benämnt föreskrifter) innan Ni ansöker om ett 90-konto. En förutsättning för att beviljas 90-konto är att den organisation som ansöker bedriver offentlig insamling, dvs. insamling bland allmänheten. I 1 i Svensk Insamlingskontrolls föreskrifter framgår vilka former av insamling som finns. Att söka bidrag eller sponsring från företag, myndigheter eller stiftelser eller insamling bland släkt och vänner räknas inte som offentlig insamling. Om Er organisation är en insamlingsorganisation måste Ni kontrollera om organisationen och dess ledning uppfyller Svensk Insamlingskontrolls krav på vem som kan beviljas 90-konto. Kraven framgår av 2 i föreskrifterna. Observera även kraven i 3, 5-8, och i föreskrifterna. Handlingar Följande handlingar ska skickas in till Svensk Insamlingskontroll. 1. Blanketten Ansökan om 90-konto 2. Insamlingsorganisationens stadgar eller andra föreskrifter 3. Beslut om organisationsnummer och registreringsbevis 4. Ansökan om att bli godkänd som innehavare av ett 90-PlusGirokonto hos Nordea Bank och eventuellt om ett Bankgironummer 5. Protokoll 6. Kreditupplysningar för samtliga ledamöter och suppleanter 7. Senaste årsredovisning eller liknande handling (gäller inte nybildade organisationer) 8. Budget för insamlingsperioden/kommande verksamhetsår 9. Blankett avseende Mottagande organisation i Sverige och utlandet 10. Blankett avseende ändamålsuppgifter Observera att samtliga handlingar som inges till Svensk Insamlingskontroll ska vara på svenska. 1. Blanketten Ansökan om 90-konto Var noggrann när Ni fyller i ansökningsblanketten och fyll i alla rutor. Om alla styrelseledamöter, suppleanter, revisorer eller firmatecknare inte får plats på ansökningsblanketten kan Ni hämta extra blad under fliken ansökan på hemsidan eller begära att få en extra blankett från Svensk

2 2(8) Insamlingskontroll samt skicka in ansökan och de extra blankettbladen. Om alla uppgifter om verksamheten som Ni ska lämna nederst på sidan tre inte får plats kan dessa även lämnas under övriga upplysningar på samma sida eller i en särskild skrivelse som bifogas till ansökan. Här följer några råd om hur blanketten ska fyllas i. 1.1 Organisation Här anges organisationens namn, organisationsnummer, besöks- och postutdelningsadress, telefonnummer som organisationen kan nås dagtid, E-postadress och uppgifter om adressen till hemsidan. Enbart box-adress godkänns inte som besöksadress utan det måste även finnas en gatuadress. OBS rutorna för PlusGirot och bankgironummer fylles inte i. Dessa ifylls av Svensk Insamlingskontroll när ansökan godkänts samt Nordea Bank respektive Bankgirocentralen meddelat att kontona öppnats. Kontrollera att organisationens namn inte kan förväxlas med namnen på annan insamlingsorganisation som redan har 90-konto. Andra 90-kontoinnehavare finns på Svensk Insamlingskontroll hemsida under fliken 90-konton. Namnet ska inte heller gå att förväxla med namnet på en 90-kontoinnehavare som tidigare haft 90-konto. 1.2 Ombud/kontaktman Här anges den person som är och kommer att vara ansvarig för de löpande kontakterna med Svensk Insamlingskontroll. Den som uppges vara ombud/kontaktman ska vara en person som är lätt att nå och måste vara bosatt i Sverige. Om personen inte kan nås under en viss tid måste detta anmälas till Svensk Insamlingskontroll. Denna person måste också vara medveten om sin skyldighet att överlämna information från Svensk Insamlingskontroll till styrelsen och den eller de inom insamlingsorganisationen, som informationen berör. Glöm inte att skriva kontaktpersonens postutdelningsadress, telefonnummer dagtid och E-postadress. 1.3 Juridisk status I rutan juridisk status anges vilken typ av juridisk person som ansöker. I princip kan endast juridiska personer med säte i Sverige som är stiftelser, ideella föreningar och trossamfund beviljas 90-konto (jfr 2 tredje stycket i föreskrifterna). 1.4 Styrelse Kontrollera att antalet styrelseledamöter och suppleanter i Er organisations styrelse inte är mindre än Svensk Insamlingskontrolls minimikrav och att bosättningskravet är uppfyllt (2 fjärde stycket i föreskrifterna). Det måste ingå minst tre ordinarie styrelseledamöter och tre suppleanter dvs. minst sex personer i styrelsen. Om en stiftelse har anknuten förvaltning dvs. förvaltas av en juridisk person ska detta anges. Under sådana förhållanden har Svensk Insamlingskontroll samma krav på den juridiska personens, förvaltarens styrelse som om organisationen skulle ha en egen styrelse. Det är då denna styrelse som ska antecknas i blanketten. Styrelseledamot och styrelsesuppleant kan vara bosatt i land utanför Europeiska Ekonomiska Samarbetesområdet (EES) under förutsättning att minst halva antalet ledamöter respektive suppleanter är bosatta inom nyss nämnda område; dock ska det i en organisation med säte i Sverige alltid finnas en här i landet delgivningsbar styrelseledamot.

3 3 (8) Kontrollera att alla styrelseledamöter och suppleanter uppfyller Svensk Insamlingskontrolls krav på lämplighet och kunnighet i ekonomiska frågor enligt 2 femte stycket i föreskrifterna. Personnummer, namn och telefonnummer där styrelseledamöter och suppleanter kan nås dagtid ska anges. Glöm inte att ange hemadresserna på dessa (boxadress godkänns inte) och gärna E-postadress. Om styrelsen förändras oavsett om det gäller ordinarie styrelseledamöter eller suppleanter innan ansökan är beviljad, måste denna förändring genast anmälas till Svensk Insamlingskontroll. Det avtal som ingås mellan Svensk Insamlingskontroll och insamlingsorganisationen är alltid med de personer som sitter i styrelsen. Svensk Insamlingskontroll prövar att styrelseledamöterna respektive suppleanterna uppfyller de krav som anges i föreskrifterna. Det är styrelsen som är ansvarig för att Svensk Insamlingskontrolls föreskrifter och anvisningar följs. Förändringar av styrelsen ska därför alltid omedelbart anmälas till Svensk Insamlingskontroll (jämför 17 i föreskrifterna). Styrelsens uppgifter kommer att dataregistreras hos Svensk Insamlingskontroll för intern handläggning. Uppgifterna om vad som står i registret kan lämnas enbart ut till den registrerade. 1.5 Revisor Observera att enligt 2 sjunde stycket i föreskrifterna ska alla insamlingsorganisationer ha minst en av Revisorsnämnden auktoriserad revisor. Det är dennes eller dessas namn personnummer, telefonnummer dagtid, namnet på revisionsbyrå, adressen till arbetet och gärna E-postadress som ska anges på blanketten. Även suppleanter ska anmälas. När Svensk Insamlingskontroll godkänt revisorn efter att denne har bekräftat uppdraget och förbundit sig att följa Svensk Insamlingskontrolls föreskrifter och anvisningar vid sin granskning benämns revisorn kontorevisor (se 1 fjärde stycket i föreskrifterna). Eventuella förtroenderevisorer ska inte anges på blanketten. Revisorns uppgifter kommer att dataregistreras hos Svensk Insamlingskontroll för intern handläggning. Uppgifterna om vad som står i registret kan lämnas ut till den registrerade. 1.6 Firmatecknare Rutorna med firmatecknare ifylls om det inom organisationen har beslutats att någon annan än hela styrelsen ska kunna företräda organisationen utåt t.ex. en eller flera styrelseledamöter eller om någon utanför styrelsen (t.ex. en verkställande tjänsteman). Adressuppgifter och telefonnummer behöver endast anges här om någon utanför styrelsen anmäls som firmatecknare. Glöm inte att fylla i uppgifter om telefonnummer på vilket firmatecknaren kan nås dagtid. Firmatecknarens uppgifter kommer att dataregistreras hos Svensk Insamlingskontroll för intern handläggning. Uppgifterna om vad som står i registret kan lämnas ut till den registrerade. 1.7 Verksamhet Insamlingsändamål Glöm inte att fylla i insamlingsändamålet. Observera att insamlingsändamålet måste rymmas inom organisationens ändamål enligt dess stadgar eller stiftelseförordnande (3 första stycket föreskrifterna). Insamlingsändamålet får dessutom inte vara i strid med kraven i 2 första och

4 4 (8) andra stycket i föreskrifterna. Om avsikten är att insamling ska ske till organisationens ändamål går det bra att hänvisa till ändamålsparagrafen i stadgarna och/eller stiftelseförordnandet. En fyllig beskrivning av den verksamhet som organisationen bedriver eller har för avsikt att bedriva ska dessutom skickas med. Detta kan skickas med som en bilaga till ansökan. 1.8 Verksamhet Insamlingsform Glöm inte heller att ange vilken insamlingsform som organisationen ska tillämpa. Vilka insamlingsformer som finns framgår av 1 sista stycket i föreskrifterna. Observera att om organisationen vid försäljning eller insamling anlitar externa företag ska gällande avtal översändas för information till Svensk Insamlingskontroll (11 i föreskrifterna). 1.9 Verksamhet Beräknad omsättning När beräknad omsättning ifylls ska organisationens hela verksamhet innefattas (jfr 9 i föreskrifterna) och inte bara intäkter som beräknas komma från insamlingar eller på 90- konotot. Om den som söker är ett moderföretag enligt årsredovisningslagens definition ska hela koncernens omsättning anges Verksamhet Insamlingstid Om insamlingarna avses vara kontinuerliga bör detta anges i rutan insamlingstid. Är insamlingarna endast av engångskaraktär under en kortare tid ska denna tid anges Verksamhet Mottagare Eventuella mottagande organisationer i Sverige eller utomlands av de medel som samlas in ska alltid redovisas i särskild blankett Mottagande organisation i Sverige och i utlandet. Här anges om mottagare finns. Om sådana finns ska den särskilda blanketten bifogas ansökan Verksamhet Anknytning till andra organisationer Glöm inte att fylla i här om organisationen är en moder-, dotter- eller systerorganisation till en annan svensk eller utländsk organisation eller på annat sätt har anknytning till en sådan organisation. Detsamma gäller organisationer eller företag med vilka insamlingsorganisationen tecknat samarbetsavtal Verksamhet Datum för organisationens bildande Glöm inte att fylla i datum för organisationens bildande Försäkran och förbindelsen Samtliga personer som uppgetts vara styrelseledamöter, suppleanter och firmatecknare ska underteckna försäkran och förbindelsen m.m. i ansökan för att bekräfta sitt ansvar gentemot Svensk Insamlingskontroll. Varje styrelseledamot och suppleant ingår ett avtal med Svensk Insamlingskontroll med en försäkran att följa Svensk Insamlingskontrolls regler. Styrelseledamöterna och suppleanterna ska ha tillgång till Svensk Insamlingskontrolls föreskrifter (finns att hämta på hemsidan under ansökan) och läsa igenom dessa innan undertecknandet sker. Innan undertecknandet måste alla också läsa igenom försäkran och förbindelsen på blanketten så att de förstår vilket ansvar de har gentemot Svensk Insamlingskontroll. Observera att styrelsen har bl.a. ett ansvar för att det råder god ordning i organisationen och att medlen går till ändamålet utan oskäliga kostnader.

5 5 (8) 1.15 Revisorsbekräftelse Det är den eller de auktoriserade revisor/erna som insamlingsorganisationen föreslår som kontorevisor samt suppleanter för dessa som ska underteckna bekräftelse på att denne/denna åtar sig uppdraget samt förbinder sig att följa Svensk Insamlingskontrolls föreskrifter och anvisningar (jfr 1 fjärde stycket och 3 andra stycket i föreskrifterna). Här ska således inte eventuella förtroenderevisorer skriva sin namnteckning. Glöm inte att informera den föreslagna kontorevisorn om att uppdraget som kontorevisor är mer omfattande än vad som gäller för en normal revision. Detta framgår av föreskrifterna och anvisningarna för kontorevisor som revisorn bör läsa innan han åtar sig uppdraget. De finns att hämta under fliken regler på hemsidan 2. Insamlingsorganisationens stadgar eller stiftelseförordnade För stiftelser gäller att kopia av alla handlingar som upprättades i samband med stiftelsebildningen ska skickas med. Detta gäller också bevis om stiftarens upprop. Om stiftelsens föreskrifter har ändrats därefter ska beslut om permutation och andra handlingar inges som visar att ändringen skett i lagstadgad ordning. Ideella föreningar och trossamfund ska skicka med sina nu gällande stadgar. Observera kravet i 2 sista stycket i föreskrifterna. 3. Beslut om organisationsnummer och registreringsbevis Ideella föreningar och stiftelser ska bifoga Skatteverkets beslut om organisationsnummer. Stiftelser ska dessutom inge ett registreringsbevis från länsstyrelsen (registreringsmyndigheten) i det län där styrelsen eller förvaltaren har sitt säte. Registrerade trossamfund ska inge registreringsbevis från Kammarkollegiet. 4. Ansökan om att bli godkänd som innehavare av ett 90-PlusGirokonto hos Nordea Bank och ansökan om 90-bankgironummer Blanketterna Ansökan om att bli godkänd som innehavare av ett 90-PlusGirokonto hos Nordea Bank och Ansökan om 90-bankgironummer till Bankgirocentralen ska ifyllas och skickas in. Blanketterna ska vara undertecknade av firmatecknarna för organisationen. När Svensk Insamlingskontroll beviljat 90-konto skickas originalet tillbaka. Detta ska lämnas in till Nordea Bank respektive Er bank i samband med att Ni ansöker om att få ett 90-PlusGirokonto respektive ett 90-bankgironummer. När blanketterna fylls i se till att adressen och insamlingens ändamål på blanketterna är densamma som den adress och det ändamål för insamlingen som anges i ansökningsblanketten till Svensk Insamlingskontroll. Organisationen kan välja att bara ha ett 90-PlusGirokonto. Då ifylls endast en blankett. Däremot kan organisationen inte ha enbart ett 90-bankgironummer eftersom det då finns risk att en annan 90-kontoinnehavare får ett motsvarande PlusGironummer. Det är alltid banken som på affärsmässiga grunder slutligen avgör om organisationen ska bli deras kunder. Observera att om organisationen ansöker om att få 90-konto både hos Nordea Bank och Bankgirocentralen samtidigt och Svensk Insamlingskontroll godkänner organisationen som innehavare av 90-konto kommer organisationen att få tillbaka den godkända ansökan avseende PlusGirotkontot först. När organisationen därefter fått ett 90-PlusGirokonto med ett 90-nummer från Nordea Bank kommer Svensk Insamlingskontroll att skicka tillbaka ansökan om 90-bankgironummer med ett motsvarande preliminärt 90-bankgironummer. Observera att enligt 4 andra stycket i föreskrifterna ska en ansökan om öppnande av ett 90-konto vara

6 6 (8) banken tillhanda senast 30 dagar efter datumet för Svensk Insamlingskontrolls beslut om godkännande. Om detta inte sker förfaller Svensk Insamlingskontrolls beslut att godkänna organisationen som innehavare av 90-konto. 5. Protokoll Insamlingsorganisationen ska inge protokoll som visar vilka som utsetts som styrelseledamöter, suppleanter samt protokoll från konstituerande styrelsesammanträde som visar hur styrelsen är sammansatt och vilka som är firmatecknare. 6. Kreditupplysningar Till ansökan ska bifogas kreditupplysningar beträffande samtliga ledamöter och suppleanter. En sådan upplysning får inte vara äldre än fyra veckor. Kreditupplysningen ska vara utfärdad av ett företag som fått godkännande av Datainspektionen att bedriva kreditupplysningsverksamhet, se Kreditupplysning är gratis från kreditupplysningsföretag om den söks av styrelseledamot eller suppleant själv, men då kan det ta ett par veckor innan den kommer. Den person som det gäller får skriva till kreditupplysningsföretaget och hänvisa till sin rätt att enligt 26 i personuppgiftslagen få ett registerutdrag. Personen ska uppge sitt personnummer, namn och adress. Om organisationen vill begära att få kreditupplysningen själv eller vill ha en snabbare behandling tar upplysningsbyrån ut en avgift. Observera 2 femte stycket i föreskrifterna. En styrelseledamot eller en suppleant som har betalningsanmärkningar och/eller obetalda skatteskulder måste avgå ur styrelsen om organisationen ska kunna beviljas 90-konto. 7. Årsredovisning eller andra räkenskapshandlingar (gäller inte nybildade organisationer) Organisationer som upprättat årsredovisning respektive årsbokslut ska inge åtminstone den senaste redovisningen. 8. Budget Budget är en prognos över framtida planerade ekonomiska händelser. Eftersom budgeten är ett viktigt verktyg i arbetet att styra en organisations ekonomi kräver Svensk Insamlingskontroll att varje organisation som ansöker om 90-konto upprättar en budget på blanketten som är avsedd för detta. Budgetblanketten med checklista finns att hämta på hemsidan under fliken ansökan. Budgeten ska upprättas för en period av minst ett år framåt i tiden även om den då sträcker sig över delar av flera verksamhetsår. Ange alltid vilken period budgeten omfattar i blanketten. Glöm inte att ordförande ska underteckna budgeten. 9. Blankett för mottagande organisation i Sverige och utlandet Organisationer som har mottagande organisationer i Sverige eller utomlands, ska komma in med en förteckning över dessa organisationer med uppgifter om deras ändamål, plats och land där de verkar samt en beskrivning av hur organisationen säkerställer att de medel som överlämnats till organisationerna används utan onödiga kostnader för att främja avsett ändamål. Svensk Insamlingskontroll tillhandhåller under fliken ansökan på hemsidan en blankett för anmälan av mottagande organisationer i Sverige och utlandet. Till blanketten finns en checklista. Anmälan kan i stället för i blanketten ske genom egna upprättade förteckningar med det innehåll som anges i paragrafen (11 tredje stycket i föreskrifterna). Anmälan ska göras bara när medel överlämnas till andra organisationer, dvs. inte när privatpersoner är mottagare. Om den ansökande organisationen har flera mottagande

7 7 (8) organisationer och om dessa kontrolleras på samma sätt, behöver den inte ange för var och en hur dessa kontrolleras utan det räcker med en allmän beskrivning av hur den säkerställer att de medel som överlämnas till organisationerna används för avsett ändamål utan oskäliga kostnader (jfr 5 andra stycket i föreskrifterna). Bara aktuella mottagande organisationer ska anges. 10. Ändamålsuppgifter För att uppgifterna på vår hemsida ska bli korrekta ska Ni fylla i blanketten Ändamålsuppgifter. Blanketten finns att hämta under rubriken ansökan. Om möjligt bör Ni fylla i rutor i varje grupp dvs. verksam i, ändamål och verksamhetsområde. Uppläggningsavgift Om Svensk Insamlingskontroll beviljar en insamlingsorganisation ett 90-konto ska innehavaren enligt 16 i föreskrifterna erlägga en avgift för kontouppläggningen. Denna avgift är för närvarande kr. När innehavaren har öppnat 90-PlusGirokontot skickar Svensk Insamlingskontroll en faktura på beloppet. Svensk Insamlingskontroll tar också ut en årlig avgift för granskningen, jfr 16 i föreskrifterna. Beviljande av 90-konto Enligt 4 i föreskrifterna beviljas 90-konto för viss tid, högst tre år. Normalt beviljas 90- konto för en ny organisation endast under kortare tid. Tiden för kontots giltighet kan efter skriftlig ansökan förlängas. Svensk Insamlingskontrolls hemsida När Svensk Insamlingskontroll fått besked från Nordea att 90-PlusGirokontot och vald bank att 90-bankgirot är öppnade läggs organisationens namn ut på Svensk Insamlingskontrolls hemsida under rubrikerna 90-konton och nyheter. Svensk Insamlingskontroll skickar också ut ett pressmeddelande om att organisationen godkänts som en 90-kontoinnehavare. Rapportering till Svensk Insamlingskontroll För Svensk Insamlingskontrolls granskning är det viktigt att 90-kontoinnehavarna sköter sin rapporteringsplikt. I annat fall kan Svensk Insamlingskontroll inte garantera allmänheten att 90-kontoinnehavaren är en seriös insamlingsorganisation. En nybildad organisation ska därför komma in med en delårsrapport senast sju månader efter det att Svensk Insamlingskontroll beviljat 90-kontot. Rapportens omfattning framgår av Svensk Insamlingskontrolls beslut. Blankett för delårsrapport med checklista finns att hämta på Svensk Insamlingskontrolls hemsida under fliken redovisning. Kontorevisorn granskning av rapporten ska ske enligt Svensk Insamlingskontrolls föreskrifter och anvisningar. Rapporten ska vara undertecknad av styrelseordföranden och kontorevisorn. Alla 90-kontoinnehavare är skyldiga att upprätta en årsredovisning och vid koncern koncernredovisning (se 11 i föreskrifterna). I förvaltningsberättelsen ska lämnas upplysningar om hur ändamålet främjats under räkenskapsåret. 90-kontoinnehavarna ska

8 8 (8) varje år utan anmodan snarast möjligt dock senast sex månader efter räkenskapsårets slut inge (se 13 i föreskrifterna); årsredovisningen och, om KI är ett moderföretag, även koncernredovisningen, revisionsberättelsen, kontorevisorns rapportering (erinringar och PM) utöver revisionsberättelsen avseende iakttagelser vid revisionen för räkenskapsåret, de särskilda blanketterna för redovisning av resultat- och balansräkning, ifyllda enligt Svensk Insamlingskontrolls anvisningar, kontorevisorns bestyrkanderapport i fråga om de särskilda blanketterna för redovisning av resultat- och balansräkning, i förekommande fall den särskilda berättelsen över verksamheten och i förekommande fall rapporten från lekmanna/förtroenderevisor. Om räkenskapsåret är kalenderår ska räkenskapshandlingarna vara inne senast den 30 juni. Någon påminnelse sänds således inte. Om denna redovisningsskyldighet inte fullgörs måste 90-kontoinnehavaren omgående betala en extra årsavgift, (14 i föreskrifterna). En sådan underlåtelse kan också få till följd att Svensk Insamlingskontroll beslutar att 90-kontot omedelbart dras in