BESLUT. Datum Kritik mot Bildningsnämnden i Linköpings kommun för dröjsmål med registrering av allmänna handlingar

Transkript

1 JO wu.: RIKSDAGENS W OMBUDSMAN BESLUT Justitieombudsmannen Lilian Wiklund Datum Dnr Sid l (3) Kritik mot Bildningsnämnden i Linköpings kommun för dröjsmål med registrering av allmänna handlingar Anmälan Jenny Eriksen, Östgöta Correspondenten, framforde i en anmälan som kom in till JO den 16 april 2013 klagomål mot Linköpings kommun angående dröjsmål med diarieforing av inkomna handlingar. Hon anforde i huvudsak f<iljande. I juni 2012 tog forhandlingschefen i Linköpings kommun emot ett antal handlingar från en annan tjänsteman inom kommunen. Handlingarna innehöll uppgifter om missforhållanden inom en av kommunens skolenheter. Den 27 mars 2013 efterfrågade hon handlingarna och fick då beskedet att de ingick som en del av underlaget i en arbetsrättslig tvist inom kommunen och att de omfattades av sekretess. Av stadsjuristens beslut i utlämnandefrågan framgick att datum for registrering av handlingarna var den 3 april Beslutet att avslå begäran om utlämnande av materialet har hon överklagat till Kammarrätten i Jönköping. Utredning Ärendet remitterades till Bildningsnämnden i Linköpings kommun. Nämnden anforde i remissvaret f<iljande (bilagor här utelämnade). FörhandlingschefUlrika Wiklund har i bifogad handling redovisat hur hon har hanterat de handlingar som överlämnades till henne i juni 2012 i samband med möte i ett personalärende. Personalärendet berörde frågor om anställds användning av kommunens skollokaler och utrustning utanfor arbetstid. Handlingarna omfattade samma fråga. Hon uppfattade att handlingarna var en partsinlaga i personalärendet, tog emot dem och lade dem i mapp för ärendet förvarad hos forhandlingschefen. Kopia av handlingarna lämnades till personalchefen inom Utbildningsfårvallningen. Någon diarieföring av handlingarna skedde inte av vare sig förhandlingschefen eller personalchefen. Personalärendet ledde senare till lokal tvist som slutade i oenighet och fårdes vidare som central tvisteförhandling där kommunen fåreträds av Sveriges Kommuner och Landsting. Berörda handlingarna har senare vid begäran om utlämnande diariefårts i kommunstyrelsens diarium då de bedömdes omfattas av sekretess med hänsyn till kommunens ställning som part i tvisten. Utbildningsdirektören och personaldirektören har i september 2012 med anledning av bland annat de handlingar som lämnades till fårhandlingschefen lämnat ett utredningsuppdrag om riktlinjer får medarbetares tillgång till kommunens skollokaler och användning av de kommunala skolornas utrustrting. Riksdagens ombudsmän Box Stockholm Besök: Västra Trädgårdsgatan 4 E-post: Telefon: Texttelefon: Fax: justitieombudsmannen@jo.se

2 Dnr Sid 2 (3) Utredningsuppdraget hardiarieförts i kommunstyrelsens diarium, serie KS2 (Utbildning, kultur och fritidsförvaltningen) förvaltningsärende, som rör personal, inventarier o dylikt, där tjänsteman avgör. Linköpings kommun följer bestämmelserna om registrering av allmänna handlingar i 5 kap. offentlighets- och sekretesslagen. Som huvudregel gäller att inkomna och upprättade handlingar ska diarieföras i respektive nämnddiarium. Förvissa typer av handlingar finns undantag. Handlingarna ska då hållas ordnade på ett strukturerat sätt och förvaras så att offentlighetsprincipen ändå kan upprätthållas. Nämnden konstaterar med hänvisning till de regler som gäller för diarieföring inom kommunen att de handlingar som mottogs av förhandlingschefen borde ha diarieförts redan när de inlämnades vid mötet i juni De har inte varit f6rvarade och ordnade på ett sådant sätt att det utan besvär har varit möjligt för allmänheten att få veta om handlingarna kommit in till kommunen. Information om offentlighetsprincipen och vikten av diarieföring för att kunna hålla reda på handlingar lämnas regelbundet till kommunens förtroendevalda, chefer, handläggare och övriga medarbetare. Kommunstyrelsens förvaltning ansvarar genom administrativa avdelningen for denna infonnation. Avdelningen har vidtagit åtgärder för att se över och tillsammans med förhandlingschefen gå igenom och uppdatera rutinerna för diarieföring inom förhandlingsgruppen. Översyn av rutiner för diarieföring av personalärenden inom Utbildningsförvaltningen har också aktualiserats. Jenny Eriksen bereddes tillfälle att yttra sig över nämndens remissvar. Från Kanunarrätten i Jönköping inhämtades dom den 25 april 2013 i mål nr Bedömning 12 kap. tryckfrihetsforordningen, TF, finns grundläggande bestänunelser om allmänna handlingars offentlighet. Av 2 kap. 3 TF framgår att en handling är allmän om den forvaras hos en myndighet och är att anse som inkonunen till eller upprättad hos myndigheten. Enligt 2 kap. 6 TF anses en handling inkonunen till en myndighet när den har anlänt till myndigheten eller kommit behörig befattningshavare till handa. Bestänunelser om myndigheters skyldighet att registrera allmänna handlingar finns i 5 kap. offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSLo Enligt huvudregeln i 5 kap. l OSL ska allmänna handlingar registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet. Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver dock inte registreras om de hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats. Om det är uppenbart att en allmän handling är av ringa betydelse for myndighetens verksamhet behöver den varken registreras eller hållas ordnad. Det foreligger alltså en ovillkorlig registreringsskyldighet endast for handlingar som omfattas av sekretess. När det gäller handlingar som inte omfattas av sekretess är det upp till den enskilda myndigheten att avgöra om sådana handlingar ska registreras eller inte. Det tillvägagångssätt som myndigheten väljer att använda sig av ska dock tillämpas konsekvent inom myndigheten.

3 Dm Sid3 (3) Kammarrätten i Jönköping har i ovan nämnd dom uttalat att de nu aktuella handlingarna inte omfattades av sekretess och att de därf<ir skulle lämnas ut till Jenny Eriksen. Nämnden har, med hänvisning till kommunens regler f<ir diarief<iring, konstaterat att handlingarna skulle ha diarieforts redan när de lämnades in i juni Handlingarna registrerades dock forst nio månader efter det att de inkommit till kommunen. Ett sådant dröjsmål är givetvis inte acceptabelt vilket myndigheten också har medgett. Handläggningen fortjänar kritik. Jag noterar att myndigheten har vidtagit åtgärder for att säkerställa att liknande händelser inte ska inträffa. j~ foredragande Sändlista Jenny Eriksen, Östgöta Correspondenten Bildningsnämnden, Linköpings kommun

4 Linköpings kommun Bildningsnämnden 1 < 2 > Dnr BIN JO BOX Stockholm RIKSDAGENS OMBUDSMANNAEXR Dnr Yttrande Ink Dnr.d Aktbil. Bildningsnämnden i Linköpings kommun har anmodats att yttra sig med anledning av anmälan frän Jenny Eriksen angående diarieföring av handlingar. Förhandlingschef Ulrika Wiklund har i bifogad handling redovisat hur hon har hanterat de handlingar som överlämnades till henne i juni 2012 i samband med möte i ett personalärende. Personalärendet berörde frågor om anställds användning av kommunens skollokaler och utrustning utanför arbetstid. Handlingarna omfattade samma fråga. Hon uppfattade att handlingarna var en partsinlaga i personalärendet, tog emot dem och lade dem i mapp för ärendet förvarad hos förhandlingschefen Kopia av handlingarna lämnades till personalchefen inom Utbildningsförvaltningen Någon diarieföring av handlingarna skedde inte av vare sig förhandlingschefen eller rfersonalchefen. v Personalärendet ledde senare till lokal tvist som slutade i oenighet och fördes vidare som central tv.steförhandling där kommunen företräds av Sveriges Kommuner och Landsting. Berörda handlingarna har senare vid begäran om utlämnande diarieförts i kommunstyrelsens dtarium då de bedömdes omfattas av sekretess med hänsyn till kommunens ställning som part i tvisten. Utbildningsdirektören och personaldirektören har i september 2012 med anledning av bland annat de handlingar som lämnades till förhandlingschefen lämnat ett utredningsuppdrag om riktlinjer för medarbetares tillgång till kommunens skollokaler och användning av de kommunala skolornas utrustning. Utredningsuppdraget har diarieförts i kommunstyrelsens diarium, serie KS2 (Utbildning, kultur och fritidsförvaltningen) förvaltningsärende, som rör personal, inventarier o dylikt, där tjänsteman Linköpings kommun följer bestämmelserna om registrering av allmänna handlingar i 5 kap. offentlighets- och sekretesslagen. Som huvudregel gäller att inkomna och upprattade handlingar ska diarieföras i respektive nämnddiarium. För vissa typer av handlmgar finns undantag. Handlingarna ska då hållas ordnade på ett strukturerat sätt och iorvaras sa att offentlighetsprincipen ändå kan upprätthållas. Nämnden konstaterar med hänvisning till de regler som gäller för diarieföring inom kommunen att de handlingar som mottogs av förhandlingschefen borde ha diarieförts Besöksadress: Apotekaregatan 13 C, Linköping Postadress: Linköpings kommun Aootekareaatan -nr w. BI i ^ V ä xel: Direktnummer: Fax: P 5oVpos.adre S^

5 redan när de inlämnades vid mötet i juni De har inte varit förvarade och ordnade på ett sådant sätt att det utan besvär har varit möjligt för allmänheten att fa veta om handlingarna kommit in till kommunen. Information om offentlighetsprincipen och vikten av diarieforing for att kunna hålla reda på handlingar lämnas regelbundet till kommunens förtroendevalda, chefer, handläggare och Övriga medarbetare. Kommunstyrelsens förvaltning ansvarar genom administrativa avdelningen för denna information. Avdelningen har vidtagit åtgärder for att se över och tillsammans med förhandlingschefen gå igenom och uppdatera rutinerna för diarieforing inom förhandlingsgruppen. Översyn av rutiner för diarieföring av personalärenden inom Utbildningsförvaltningen har också aktualiserats. För bildningsnämnden Carina Boberg Ordförande

6 o P Sofia Magnusson Från: Jenny Eriksen <jenny.eriksen@corren.se> Skickat: den 16 april :41 Till: Justitieombudsmannen Ämne: JO-anmälan från Jenny Eriksen via webbplatsen Namn: Eriksen, Jenny Adress: Östgöta Correspondenten/Badhusgatan 5 C/0: Postar: Postort: Linköping Telefon: Mobiltelefon: Epost: ienny.eriksen(g),corren.se Anmälan mot RIKSDAGENS OMBUDSMANNAEXP., nk. 2N3-04- l 6 Dnr. <y*~ 14 Aktbil. Linköpings kommun Ev. dokumentref KS Kort beskrivning av händelsen Anmälan mot Linköpings kommun; ej diarieförda handlingar Undertecknad anmäler Linköpings kommun för att inte ha diariefört handlingar som inkommit till myndigheten, förrän jag i min yrkesutövning som journalist efterfrågade handlingarna. I juni 2012 fick Ulrika Viklund, förhandlingschef i Linköpings kommun, ett antal handlingar inlämnade till sig av T L, anställd i kommunen. Handlingarna innehöll uppgifter om en annan anställd vid en av kommunens skolenheter. T L lämnade in handlingarna för att larma om vad han ansåg vara missförhållanden vid enheten. Den 27 mars 2013 efterfrågade jag handlingarna för att se vilka uppgifter som Viklund fatt del av. Ulrika Viklund meddelade att handlingarna ingick i underlag för en pågående arbetsrättslig tvist mellan Linköpings kommun via SKL och Lärarförbundet och därmed var sekretessbelagda i sin helhet. Undertecknad protesterade mot beslutet och begärde också diarienummer och datum för registrering. Stadsjurist Ragnhild Klintberg översände skriftligt avslag, med hänvisning till sekretesslagen 19 kapitlet 9 paragrafen. Datum för registrering är 3 april 2013 med diarienummer KS Jag har därefter överklagat avslaget till Kammarrätten i Jönköping och anfört att paragrafen inte är tillämplig. Handlingarna som T L lämnade in torde inte heller ha minsta samröre med den centrala tvist som pågår. Tvisten rör Linköpings kommuns agerande gentemot T L då arbetsgivaren hävdat att han brutit mot interna regler, och har ingenting att göra med de missförhållanden som T L larmat om. Jag ringde också stadsjurist Ragnhild Klintberg för att fråga hur hon ser på det faktum att kommunens förhandlingschef under 10 månader underlät art diarieföra handlingar som hon fatt till sig i sin tjänsteutövning. Ragnhild Klintberg svarade då att hon "inte har några synpunkter på detta" och att "kommunen inte behöver diarieföra alla handlingar, bara vi har ordning på dem här hos oss". Detta ser jag som mycket anmärkningsvärt. En inkommen handling måste diarieföras hos en myndighet för att den ska kunna efterfrågas och begäras ut, vilket är nödvändigt for transparens och rättssäkerhet. Ingen kan efterfråga en handling som han/hon inte vet existerar. En handling som inte är diarieförd existerar officiellt inte. Frågan infinner sig: Finns det andra handlingar som "förvaras" inom Linköpings kommun utan att vara diarieförda? Jenny Eriksen Journalist Östgöta Correspondenten Badhusgatan 5, Linköping Jag anser att myndigheten/tjänstemannen har agerat felaktigt genom att: