Tid och plats Pantängen, Västerängsgatan 6 Borås kl Sammanträde kl Gruppsammanträden. kl

Transkript

1 PROTOKOLL 1 (9) Tid och plats Pantängen, Västerängsgatan 6 Borås kl Sammanträde kl Gruppsammanträden. kl smöte Omfning ande ledamöter Kent Hedberg (S) Robin Nylén (M) Ulla Britt Nordqvist (S) Peder Backlund (S) Bengt Gustavsson (FP) Jan Elfstrand (V) Lars Åke Östberg (SD) Ulf Landegren (C) Tjänstgörande ersättare Hasse Ikävalko (M) ordförande vice ordförande 2.a vice ordförande ersätter Alfio Franco (M) Ersättare Inga-Gull Gyllestål (S) Sven Sawatzki (S) Marianne Gustafson (S) Inge-Björn Nilsen (FP) Ulla Stålhammar (V) Sivert Oxelbark (KD) till Övriga närvarande Ingemar Persson Åke Steinmetz Carina Andersson Ulf Raneby Claes Karlsson Bengt Andersson Daniel Cavrak Kerstin Jönsson Katharina Fasth Pär Hagander förvaltningschef avd.chef Ekonomi Fordon Verkstad avd.chef Personal och Kontorsservice avd.chef Entreprenad avd.chef Dataservice personalföreträdare, Kommunal personalföreträdare, Vision ekonom ekonom nämndsekreterare Justering Ulf Landegren (C) med Bengt Gustavsson (M) som ersättare.

2 PROTOKOLL 2 (9) 10 Föredragningslista Upprättad föredragningslista godkänns /SN Servicenämndens årsredovisning för 2014 Servicekontoret har upprättat förslag till årsredovisning Servicekontoret utför tjänster till kommunala förvaltningar och bolag inom Borås Stad. Arbetet sker under företagsliknande former, ofta i konkurrens med näringslivet och helt utan traditionell kommunal budgettilldelning. Genom hög servicegrad och kompetens, god lokalkännedom, väl utvecklade instrument för kalkylering, planering och styrning av tider och ekonomi samt starkt fokus på miljö, kvalitet och flexibla lösningar skapar Servicekontoret stora mervärden för Borås Stad. Inom utförarverksamheten används många lokala leverantörer av såväl material som tjänster, vilket är mycket positivt för det lokala näringslivet. Sammantaget utgör material och tjänster nära 70 % av Servicekontorets hela kostnadsmassa medan kostnader för egen arbetskraft är drygt 25 % av totala kostnaden på årsbasis. Samtliga verksamheter har haft en god, eller mycket god beläggning under året. Förvaltningen har ökat sin produktionsvolym med ca 4,5 % jämfört med utfallet föregående år eller nästan 12 % jämfört med budget. I jämförelse med budget för 2014 ligger produktionsvolymer i avdelningarna på följande sätt: Personal- och Kontorsservice ökat med ca 8 %, Ekonomi-Fordon-Verkstad ökat med ca 4 %, Dataservice ökar med ca 20 % och avdelning Entreprenad med storleksordningen ca 1 %. Samtliga avdelningar visar ekonomiska överskott och med hänsyn tagen till extraordinära kostnader (kostnader för externa jurister) på central nivå i förvaltningen under året, blir Servicekontorets sammanlagda överskott räknat på försäljningsintäkterna ca 0,65 %. Innan hänsyn till dessa extraordinära kostnader blir överskottet ca 0,83 %. Överskottet räknat på hela förvaltningens omsättning exklusive interna kostnader blir drygt 1 %. Servicenämnden godkänner årsredovisning för /SN Miljörapport 2014 Servicenämnden godkänner Miljörapport 2014

3 PROTOKOLL 3 (9) /SN Uppföljning av Intern kontroll 2014 I enlighet med fullmäktiges regler för intern kontroll har nämnderna en skyldighet följa upp verksamhetens kontrollsystem och i samband med årsredovisningens upprättande rapportera resultatet från den interna kontrollen till Kommunstyrelsen och Revisionskontoret. Servicekontoret har inarbetade rutiner för kontroll av ekonomiska transaktioner i kontorets kvalitetsmanual. Inga större avvikelser har noterats. Rapporten sänds till Kommunstyrelsen och Revisionskontoret. Servicenämnden godkänner Servicekontorets interna kontrollrapport /SN Intern kontroll 2015: Riskanalys samt Intern kontrollplan Enligt reglerna för intern kontroll ska nämnder varje år göra en riskanalys för verksamheten samt anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Servicenämnden är certifierad enligt kvalitets- och miljöledningssystemet ISO 9001 och ISO (SP kontrollerar och utfärdar certifikat) som täcker områden som efterfrågas i den interna kontrollen. Servicenämnden godkänner Servicekontorets förslag till Internkontroll 2015 innefande Riskanalys 2015 och Intern kontrollplan /SN Budget 2015:2 återremitterade avsnitt Servicenämnden tog beslut följande avsnitt av Budget 2015:2 skulle återremitteras vid sammanträde : tabell på sidan nio, med tillhörande ändringar från Budget 2015:1, i Budget 2015:2 lyfts ut ur budget och återremitteras till nästa sammanträde i februari. kolumn fyra lyfts ut ur tabell 6.1 på sidan 12 och tabell 6.4 på sid i Budget 2015:2 och återremitteras till Servicenämndens nästa sammanträde i februari. Servicekontoret har upprättat ett förslag till Budget 2015:2 med tillägg i tabell samt tabellerna 6.1 och 6.4.

4 PROTOKOLL 4 (9) Förslag och yrkanden Ordförande Kent Hedberg (S) har föreslagit Servicenämnden beslutar: Servicenämnden avvaktar Kommunstyrelsens utredning och Marknadsdomstolens dom samt Revisionskontorets pågående utredning av beställarutförare-modellen innan vidare beslut tas under tabell 4.1.1, uppdrag fem. Dessa utredningar och beslut skall sedan ligga till grund för kommande hantering av hur Servicekontorets framtida verksamhet skall vara utformad med avseende på Kommunfullmäktiges budget Servicenämnden godkänner tjänstemannaförslaget av tabell 6.1 och 6.4. Vice ordförande Robin Nylén (M) yrkar Servicenämnden beslutar: den aktuella texten under Så genomför nämnden uppdraget, uppdrag fem i tabell 4.1.1, ändras till: Servicenämnden kommer endast erbjuda sina tjänster till Borås Stad och dess kommunala bolag. Servicenämnden kommer ej ingå nya avtal till extern part. Befintliga avtal ska sammanställas och avvecklas successivt när det är möjligt. ett budgeterat överskottsmål på 5 mnkr för helår 2015 läggs in i resultat i tabell 6.1 och 6.4. sgång Ordföranden ställer på bifall dels till sitt eget förslag gällande tabell och dels till Robin Nyléns yrkande gällande tabell och finner förstnämnda förslag med övervägande ja besvarad. Votering begärs. Följande voteringsproposition föreslås och godkänns: "Den som bifaller Kent Hedbergs förslag röstar ja, den det ej vill röstar nej; vinner nej har Servicenämnden beslutat enligt Robin Nyléns yrkande". Omröstning Vid omröstningen röstas ja av Kent Hedberg (S), Ulla-Britt Nordqvist (S), Peder Backlund (S), Lars Åke Österberg (SD) och Jan Elfstrand (V) samt nej av Robin Nylén (M), Hasse Ikävalko (M), Bengt Gustavsson (FP) och Ulf Landegren (C).

5 PROTOKOLL 5 (9) Servicenämnden beslutar med 5 röster mot 4 på förslag av ordförande Kent Hedberg (S): Servicenämnden avvaktar Kommunstyrelsens utredning och Marknadsdomstolens dom samt Revisionskontorets pågående utredning av beställarutförare-modellen innan vidare beslut tas under tabell 4.1.1, uppdrag fem. Dessa utredningar och beslut skall sedan ligga till grund för kommande hantering av hur Servicekontorets framtida verksamhet skall vara utformad med avseende på Kommunfullmäktiges budget Reservation Mot beslutet reserverar sig Robin Nylén (M), Hasse Ikävalko (M), Bengt Gustavsson (FP) och Ulf Landegren (C). sgång Ordföranden ställer på bifall del sitt eget förslag gällande tabell 6.1 och 6.4 och dels till Robin Nyléns yrande och finner förstnämnda förslag med övervägande ja besvarad. Votering begärs. Följande voteringsproposition föreslås och godkänns: "Den som bifaller Kent Hedbergs förslag röstar ja, den det ej vill röstar nej; vinner nej har Servicenämnden beslutat enligt Robin Nyléns yrkande". Omröstning Vid omröstningen röstas ja av Kent Hedberg (S), Ulla-Britt Nordqvist (S), Peder Backlund (S), och Jan Elfstrand (V) samt nej av Robin Nylén (M), Hasse Ikävalko (M), Bengt Gustavsson (FP), Lars Åke Österberg (SD) och Ulf Landegren (C). Servicenämnden beslutar med 5 röster mot 4 på förslag av vice ordförande Robin Nylén (M): ett budgeterat överskottsmål på 5 mnkr för helår 2015 läggs in i resultat i tabell 6.1 och 6.4. Reservation Mot beslutet reserverar sig Kent Hedberg (S), Ulla-Britt Nordqvist (S), Peder Backlund (S), och Jan Elfstrand (V)

6 PROTOKOLL 6 (9) /SN Delegationsordning för Servicenämnden Förslag och yrkanden Ordförande Kent Hedberg (S) har föreslagit Servicenämnden beslutar: föreslagen delegationsordning för Servicenämnden skall gälla tills vidare. Frågan tas upp på nytt då utredningarna och domstolsutfall enligt 15 ovan är klara då dessa har ett gemensamt samband med delegationsordningen. Vice ordförande Robin Nylén (M) yrkar Servicenämnden beslutar: delegationen avseende avlämning av anbud och tecknande av avtal avseende försäljning av tjänster, material och varor till övriga (dvs ej till kommunalt bolag eller motsvarande) dras in. sgång Ordföranden ställer på bifall dels till sitt eget förslag och dels till Robin Nyléns yrkande och finner förstnämnda förslag med övervägande ja besvarad. Votering begärs. Följande voteringsproposition föreslås och godkänns: "Den som bifaller Kent Hedbergs förslag röstar ja, den det ej vill röstar nej; vinner nej har Servicenämnden beslutat enligt Robin Nyléns yrkande". Omröstning Vid omröstningen röstas ja av Kent Hedberg (S), Ulla-Britt Nordqvist (S), Peder Backlund (S), Lars Åke Österberg (SD) och Jan Elfstrand (V) samt nej av Robin Nylén (M), Hasse Ikävalko (M), Bengt Gustavsson (FP) och Ulf Landegren (C). Servicenämnden beslutar med 5 röster mot 4 på förslag av ordförande Kent Hedberg (S): föreslagen delegationsordning för Servicenämnden skall gälla tills vidare. Frågan tas upp på nytt då utredningarna och domstolsutfall enligt 15 ovan är klara då dessa har ett gemensamt samband med delegationsordningen. Reservation Mot beslutet reserverar sig Robin Nylén (M), Hasse Ikävalko (M), Bengt Gustavsson (FP) och Ulf Landegren (C).

7 PROTOKOLL 7 (9) /SN Remiss: Borås Stads Energi- och klimatstrategi Servicenämnden har fått i uppdrag besvara en remiss angående förslag till Bårs Stads Energi- och klimatstrategi. Arbetet med Energi- och klimatstrategins framtidsbild har skett tillsammans med översiktsplanearbetet. Fyra scenarier togs fram för visa hur ett hållbart samhälle skulle kunna se ut. Framtidsbilden är en mix av de fyra scenarierna och visar bebyggelse utveckling med till hörande transportsystem. Den har utgångspunkt i den framtidsbild som finns i arbetet med Borås nya översiktsplan. Scenarierna och framtidsbilden miljö bedömdes utifrån nio hållbarhetskriterier från visionen Borås Servicenämnden ansvarar för hanteringen av Borås Stads cirka 700 personbilar, lätta lastbilar och tunga fordon. De flesta av dessa leasas externt och hyrs sedan ut till förvaltningarna och bolagen. Ett politiskt beslut är hela fordonsflottan ska vara samlad under en förvaltning, Servicekontoret. Detta har gjort man har en överblick över fordonsinnehavet och vet vilka åtgärder som behövs för få en säkrare och mer miljöanpassad fordonsflotta. Servicenämnden tillstyrker remissen /SN Remiss: Program för tillgänglighet Servicenämnden har fått i uppdrag besvara en remiss angående förslag till Program för tillgänglighet. Borås Stads program för tillgänglighet visar kommunens ambitioner för personer med funktionsnedsättning ska kunna leva ett gott liv i Borås. Syftet med programmet är ge vägledning och säkerställa personer med funktionsnedsättning får samma möjligheter som andra utöva sina demokratiska rättigheter och skyldigheter. Borås Stad vill förstärka sina insatser för göra samhället mer tillgängligt för alla. Kommunen ska ge information, stöd och råd till näringsliv och organisationer för inspirera till åtgärder, och utveckla former för samverkan med näringslivet. Programmet ska leda till åtgärder för undanröja de brister och hinder som idag finns för tillgänglighet, delaktighet och jämlikhet för personer med funktionsnedsättning. Programmet bygger på tanken i visionen Borås 2025 medborgarna ska vara medskapare och ha inflytande på stadens utveckling, och det ska vara lätt för människor vistas och förflytta sig i stadskärnan och andra delar av kommunen. Servicekontoret är kommunens entreprenör för teknisk och administrativ service. Verksamheten bedrivs enligt ett beställar utförare-koncept där

8 PROTOKOLL 8 (9) förvaltningen är utförare. Som utförare inom ett beställar utförare-koncept arbetar förvaltningen inte direkt mot medborgarna, utan på uppdrag av beställande förvaltningar. Servicekontorets anläggning på Pantängen ska vara tillgänglig även för dem med funktionshinder. Det är inga höga trösklar för ta sig in i huset och väl inne finns en hiss för ta sig upp på plan 2. Utbildningssalen Ugglan är utrustad med hörslinga. För de andra konferensrummen finns en portabel höranordning. Under vintern pågår ett arbete med anpassa skyltar inomhus så synskadade ska kunna orientera sig. Övriga fastigheter som Servicekontoret bedriver verksamhet i äger inte förvaltningen, men det förekommer ändå våra medarbetare är inblandade i tillgänglighetsfrågor. Servicenämnden tillstyrker remissen /SN Synpunkt från Stadsdel Öster: Datakommunikationen i Borås Stad Stadsdelsnämnden Öster har översänt synpunkter på bristerna i datakommunikationen i Borås Stad till Servicenämnden. Servicekontoret har upprättat ett förslag till svar och har som bilaga till detta ett skriftligt svar från Stadskansliet. Borås Servicenämnden beslutar skicka föreslaget svar till Stadsdel Öster innehållande bifogat svar från Stadskansliet. 20 Anmälningsärenden a. 2014/SN Redovisning av inkomna synpunkter 2014 Servicenämnden beslutar lägga anmälningsärendena till handlingarna. 21 Redovisning av delegationsbeslut a. 2015/SN Redovisning av avgivna anbud på avdelningen Entreprenad b. 2015/SN Förteckning över delegationsbeslut om anställningar c. 2015/SN Redovisning av delegationsbeslut bemyndiganden

9 PROTOKOLL 9 (9) Servicenämnden godkänner redovisningen av delegationsbesluten. 22 Informationer a. Konkurrensverksprocessen Förvaltningschef Ingemar Persson informerar om dagsläget i överklagandeprocessen. 23 Övrigt a. Utskick av digitala nämndhandlingar Vid protokollet Pär Hagander Justeras Justeras Kent Hedberg Ordförande Ulf Landegren Justeringen tillkännagiven på kommunens anslagstavla den 3 mars 2015 Pär Hagander Nämndsekreterare Servicenämnden