Anbudsansökan sortering, paketering samt boktransporter mellan främst statliga bibliotek i Sverige

Transkript

1 Anbudsansökan sortering, paketering samt boktransporter mellan främst statliga bibliotek i Sverige Inbjudan för att ansöka om att få lämna anbud på boktransporter. Kungl. biblioteket (KB) är Sveriges nationalbibliotek och förvaltar det tryckta och det handskrivna kulturarvet. KB:s uppgift är bl.a. att samla in, bevara och tillhandahålla svenskt tryck och vissa elektroniska dokument. KB avser att under 2008 upphandla ett ramavtal om boktransporter mellan främst statliga bibliotek i Sverige. Upphandlingen görs som en förhandlad upphandling enligt 4 kap., 2, p. 2 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling efter annonsering i EU:s TED databas och OPIC:s databas. Förfrågningsunderlagen och eventuellt kompletterande material kan hämtas från eller KB:s hemsida Av dem som ansöker om att få lämna anbud kommer KB att välja ut ett antal - dock högst 10 leverantörer. Detta innebär att upphandlingen görs i två steg, först ansökan, därefter går de leverantörer som kvalificerat sig vidare till anbudsomgången som avslutas med förhandling. Uppdraget omfattar en tidsperiod om två år med möjlighet att förlänga ramavtalet ytterligare ett år två gånger om parterna är överens. Ramavtalet skall börja gälla Sista dag för att lämna ansökan är Anbudsansökningarna kommer att öppnas på KB:s sekretariat i närvaro av två tjänstemän. Välkommen med er ansökan! Med vänlig hälsning Karin Jortfelt Inköps- och upphandlingshandläggare 1

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 INLEDNING BESKRIVNING AV KUNGL. BIBLIOTEKET 1.2 BAKGRUND, MÅLSÄTTNING OCH BESKRIVNING AV MATERIALET Bakgrund Beskrivning av transporttjänsterna 4 2 UPPHANDLINGSFORMALIA KONTAKTPERSONER 2.2 RÄTTELSE KRAV FÖR KVALIFICERING AV LEVERANTÖRER ALLMÄNNA KRAV Lagenliga krav Grund för dokumentation av ställda krav Verksamhetsbeskrivning Ekonomisk stabilitet 9 4 FÖRLAGA TILL SANNINGSFÖRSÄKRAN 10 5 CHECKLISTA 11 2

3 1 Inledning 1.1 Beskrivning av Kungl. biblioteket KB är en central biblioteksmyndighet med bland annat ansvar för samordning av forskningsbiblioteken och för bibliotekssystemet LIBRIS. KB är även en strategisk resurs åt regeringen för det samlade biblioteksväsendet. Riksbibliotekarien leder KB:s kanslie och KB har idag ungefär 300 anställda. KB har sina lokaler i centrala Stockholm, i Humlegården, och på Biblioteksgatan 29. Mer information om bibliotekets arbete och uppgifter återfinns på webbsidan KB har en ambition att verka för att miljön ses som en naturlig aspekt - båda inom den egna verksamheten och vid externa köp av varor och tjänster. Detta präglar därmed också utformningen av de krav som KB ställer vid upphandlingar. 1.2 Bakgrund, målsättning och beskrivning av materialet Bakgrund Vetenskapliga bibliotek i Sverige har behov av transporter av böcker och andra medier (mikrofilm, CD, häften m.m.) mellan varandra. I detta dokument benämns godset som böcker. Målsättningen med att samordna sortering, paketering samt boktransporter är att få en snabb och säker hantering av materialet samt minskade fraktkostnader. En professionell helhetslösning eftersöks där hänsyn tas till materialets speciella karaktär och bibliotekens behov. Transportnätet ska omfatta 33 bibliotek över hela landet. Se bilaga. Somliga bibliotek har flera enheter inom samma eller på flera orter. En uppskattning ger vid hand att totalt ca böcker eller ca kg ska transporteras/år. Beroende på transportnätets täthet kan tillbakatransporter komma ifråga. Biblioteken har anmält sitt intresse genom fullmakter för att delta i ett ramavtal om sortering, packning och transporter. Många bibliotek har i dag egna avtal med olika leverantörer, varför anslutning till ett ramavtal förutsätter att pågående avtal avslutas för att sedan ersättas av s.k. rullande anslutning under ett par år och avrop från det ramavtal som denna upphandling ska resultera i. 3

4 1.2.2 Beskrivning av transporttjänsterna Böckerna ska hämtas, sorteras och paketeras av transportören. Hämtning och lämning av böckers ska göras inne i bibliotekslokalen eller motsvarande. Transporterna ska ske på vardagar året runt. Hämtning och lämning av böcker i för ändamålet avsedd förpackning ska ske varje vardag om inte annat överenskommits i avropsavtal. Lämning ska ske inom i förväg uppgjord tidsram. Leverans ska ske inom 3 arbetsdagar. Undantag kan göras för större boksändningar/bokomflyttningar s.k. depositioner då särskild tid måste överenskommas. Transportören ska svara för ändamålsenligt förpackningsmaterial, packning, adressering, eventuella tullhandlingar och eventuell frankering. Böckerna får inte samtransporteras med annat material som kan påverka böckerna genom fukt, lukt eller fläckar. Transporterna skall ske i ett säkert och låsbart fordon med skåp som skyddar mot klimatpåverkan. Adressering och identifikation ska vara enkel och ske med hjälp av aktuell teknik som skyddar böckerna från skador (klister m.m. får ej förekomma). Leverantören ska kunna lämna den statistik över transporterna som biblioteken efterfrågar. KB kommer först när anbudsgivningen är klar att välja hur och i vilken omfattning (med vilka alternativ) ramavtalet för transporterna kommer att utformas. KB kommer i första hand att välja en leverantör som åtar sig att leverera till hela landet (eventuellt med underleverantörer). Statliga myndigheter/bibliotek och många andra bibliotek kommer att övergå till E-fakturahantering fr.o.m , mer information om detta kan hämtas från Avropsavtalen Avrop från ramavtalet kommer att ske genom förnyad konkurrensutsättning. Avropsavtalen kan reglera: De tider som böckerna ska hämtas, sorteras och paketeras av transportören. De dagar i veckan samt tider som hämtning och lämning av böcker ska ske. Förpackningsform; transportboxar och/eller annat. Skört material måste hanteras enligt de instruktioner som parterna överenskommer. För värdefullt material gäller de föreskrifter som parterna överenskommer. 4

5 Statistik som beställaren önskar (månadsvis, årsvis). Fakturering av transporttjänsten (månadsvis i efterskott). 2 Upphandlingsformalia Upphandlingsform: Förhandlad upphandling enligt 4 kap., 2, p. 2 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling, LOU. Beställare: Adress: Kungl. biblioteket, KB Såväl anbudsansökan som anbud skall vara skriftliga och skickas eller lämnas i ett slutet kuvert märkt: Anbud Handlingarna skickas till adressen: Kungl. biblioteket Box STOCKHOLM Ansökan kan också lämnas in till KB i Humlegården, Stockholm. Öppettider: mån-tors fre lör Ansökningstid: Allmänna ansöknings förutsättningar: Ansökan skall vara KB tillhanda senast För sent inkommen ansökan kommer inte att beaktas. Ansökan skall vara skriven på svenska eller engelska. Ofullständiga ansökningar kan komma att förkastas. För att KB skall ha en möjlighet att kvalificera leverantörer är det ytterst viktigt att ansökan innehåller samtliga begärda uppgifter. Ansökningar som inte uppfyller samtliga uppgifter riskerar att förkastas. 2.1 Kontaktpersoner Handläggare Elisabet Ahlqvist Tel: E-postadress: elisabet.ahlqvist@kb.se Inköps- och upphandlingshandläggare Karin Jortfelt 5

6 Tel: E-postadress: KB ser det som mycket angeläget att leverantören kontaktar ovanstående personer om frågor föreligger. Om behovet av klargörande uppstår önskar emellertid KB få in eventuella frågor i skriftlig form via e-post. Skriftliga svar på eventuella frågor kommer att sändas ut till samtliga som efterfrågat förfrågningsunderlaget. 2.2 Rättelse Rättelser av ansökan under prövningen får endast göras i enlighet med lagen om offentlig upphandling. Förtydliganden och kompletteringar kan komma att göras om detta kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsningar. 6

7 3 Krav för kvalificering av leverantörer Prövningen av inkomna ansökningar sker i tre steg. 1. Först prövas att leverantören uppfyller de ekonomiska kraven såtillvida att de har en god ekonomi och en rimlig storlek för att kunna klara av uppdraget. 2. Därefter granskas vilken kompetens leverantören kan erbjuda. 3. Slutligen bedöms referensuppdragen. De företag som KB bedömer uppfylla kvalificeringskraven kommer att bli kontaktade och tillskickade förfrågningsunderlaget. KB kommer att välja ut välja ut ett antal - dock högst 10 leverantörer som går vidare till anbudsomgången. KB kommer att bjuda in utvalda anbudsgivare till separata möten, för att få träffa och få en presentation av leverantörerna. Presentationerna kommer att ha stor vikt vid den slutliga utvärderingen. Mer information om detta ges till dem som går vidare till anbudsomgången. 3.1 Allmänna krav Nedan anges de krav som ställs för att kvalificera en leverantör till anbudsomgången. Den efterfrågade dokumentationen skall omfatta både anbudsgivande leverantör och eventuell underleverantör Lagenliga krav Leverantör skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte-, och avgiftsskyldigheter. Företaget eller person som företräder företaget får inte vara dömd för brott i yrkesutövningen eller ha gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. Bolaget får inte heller ha betalningsanmärkningar p.g.a. obetalda skatter eller sociala avgifter. KB kommer att inhämta uppgifter från Upplysningscentralen (UC) eller likvärdig källa för att säkerställa denna information. I anbudsansökan skall bifogas följande handlingar: Kopia på ett registreringsbevis för företaget utfärdat av behörig officiell myndighet (för svenska företag är det Bolagsverket). Endast anbudsgivare som är registrerade i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistren, registrerade för redovisning och betalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter samt fri från skulder för svenska skatter och sociala avgifter får antas. 7 Begäran om upplysningar - Offentliga uppgifter, SKV 4820, avseende anbudsgivaren. Blanketten skall bifogas anbudet och vara ifylld av Skatteverket. Intyget får vara högst tre månader gammalt. Eftersom

8 blanketten enbart är tillämpbar i Sverige skall utländsk anbudsgivare bifoga motsvarande dokumentation som intygar att denne fullgjort i hemlandet föreskrivna registreringar och betalningar. Blanketten kan laddas ned från Skatteverkets webbsida: Observera den handläggningstid som kan finnas hos skatteverket. De två senaste årens bokslut. Intyg från behörig firmatecknare som visar att anbudsgivaren: o inte är i konkurs, likvidation eller under tvångsförhandling, o inte heller föremål för ackord eller annat liknande förfarande eller tills vidare inställt sina betalningar eller underkastad näringsförbud, o inte är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, o inte är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, o inte gjort sig skyldig till allvarliga fel i yrkesutövningen. Förlaga för en sanningsförsäkran bifogas detta förfrågningsunderlag Grund för dokumentation av ställda krav Den juridiska person som lämnar ansökan och eventuellt anbud skall ha bedrivit sin verksamhet i minst två avslutade räkenskapsår, detta för att anbudsgivaren skall kunna tillhandahålla de uppgifter som krävs för att klarlägga att anbudsgivaren uppfyller ställda krav, referenser, årsredovisning med mera. Om anbudssökandens finansiella styrka inte kan garanteras eller övriga krav enligt 10 kap. 1-2 lagen om offentlig upphandling inte kan uppfyllas, kommer ansökan att förkastas utan vidare prövning. I ansökan skall anges namn, adress, telefonnummer och e-post till kontaktperson på företaget. Ansökan skall vara skriftlig och undertecknad av behörig person på företaget Verksamhetsbeskrivning Ansökande leverantör skall ha erfarenhet av de verksamhetsområden inom vilka anbud senare lämnas Beskriv utförligt företagets verksamhet, organisation och kompetens Ansökande leverantör skall lämna minst två referenser avseende liknande uppdrag. Företagets namn, e-post, telefonnummer m.m. Beskriv också hur uppdraget genomfördes Avser ansökande leverantör att anlita underleverantör skall detta anges i ansökan. Samma krav som ställs på anbudsgivare i denna anbudsansökan gäller även för underleverantör. Leverantör svarar för underleverantör såsom för sig själv. 8

9 3.1.4 Ekonomisk stabilitet Leverantören skall ha en stabil ekonomisk bas. Leverantören och eventuella underleverantörer skall redovisa nyckeltal där likviditeten uppgår till mer än 1,0 och där soliditeten är högre än 25 procent. Beräkningsgrund är de nyckeltal som redovisades vid utgången av det senast avslutade verksamhetsåret. I det fall lägre nyckeltal redovisas skall leverantören ändå anses uppfylla dessa krav om leverantören lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att leverantören innehar motsvarande ekonomiska stabilitet. 9

10 4 Förlaga till sanningsförsäkran Härmed försäkras på heder och samvete att Företaget:... med organisationsnummer:... och i företaget verksamma personer, som genom att vara ägare/delägare eller genom sin befattning i företaget har att fatta beslut att företräda detta: inte är i konkurs, likvidation eller under tvångsförhandling, inte heller föremål för ackord eller annat liknande förfarande, eller tills vidare inställt sina betalningar eller underkastad näringsförbud, inte är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, inte är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, inte gjort sig skyldig till allvarliga fel i yrkesutövningen. Ort, datum Firmatecknares underskrift Befattning 10

11 5 Checklista Innan ni skickar er ansökan kontrollera att följande dokument finns med: 1. Omsättningsuppgift 2. Registreringsbevis 3. SKV Kopia på två senaste årens bokslut 5. Sanningsförsäkran (finns med i ansökningshandlingarna) 6. Bekräftelse på att verksamheten pågått i minst två avslutade räkenskapsår 7. Beskrivning av verksamhet, organisation och kompetens enligt anvisning i Referenser enligt Ange ev. underleverantör(er) enligt Bekräftelse av att begärda nyckeltal uppfylls, eller förklaring till varför så inte är fallet, se Kontaktperson på företaget Eventuella bilagor skall vara numrerade enligt ovanstående lista. 11