Dokumenthanteringsplan Antagen av nämnden den 24 februari 2009 ( 26). Reviderad av nämnden den 23 maj Gäller från och med 1 juli 2013.
|
|
- Viktoria Ek
- för 8 år sedan
- Visningar:
Transkript
1 Vård- och omsorgsförvaltningen Dnr. VON 111/13 29 april, 2013 Dokumenthanteringsplan Antagen av nämnden den 24 februari 2009 ( 26). Reviderad av nämnden den 23 maj Gäller från och med 1 juli 2013.
2 MÖLNDALS STAD VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Kansli- och IT-enheten Mia Winterfjord Vård- och omsorgsnämndens dokumenthanteringsplan inrättades Vård- och omsorgsnämnden i Mölndals stad. Nämnden kom till genom att Socialnämnden delades upp i två nya nämnder, Arbets- och familjestödsnämnden och Vård- och omsorgsnämnden. Kommunfullmäktige fattar beslut om arkivreglementet. Kommunstyrelsen med kommunarkivet som verkställande organ fattar beslut om mer detaljerade riktlinjer samt gallring. Varje nämnd ansvarar för sin egen dokumenthantering och ska redovisa denna i dokumenthanteringsplan, arkivförteckning samt arkivredovisning. Dokumenthantering omfattar hela dokumentflödet, upprättande, postöppning, registrering, publicering, lagring, sökning, säkerhet m.m. Dokumenthanteringsplanen är att betrakta som ett arbetsredskap i det dagliga arbetet, vilket innebär att förvaltningen kan göra justeringar i planen utan att anmäla det till nämnden utom på en punkt, nämligen fastställande av gallringsfrister. Dokumenthanteringsplanen ska revideras fortlöpande och i bifogad handling redovisas planen från 2009, reviderad april Till planen bifogas beskrivning av förvaltningens handlingar enligt Offentlighets- och sekretesslagen 4 kap. 2 samt förteckning över personuppgiftsbehandlingar. Förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden upphäver den tidigare dokumenthanteringsplanen och fastställer förvaltningens reviderade förslag till dokumenthanteringsplan. Föreslagen dokumenthanteringsplan är gällande från Vård- och omsorgsnämnden utser Sofia Jonsson, chef Kansli- och IT-enheten, till arkivansvarig och Mia Winterfjord, registrator, till arkivredogörare, eller de personer deras chefer sätter i deras ställe. Vård- och omsorgsnämnden godkänner förteckningen över personuppgiftsbehandlingar och uppdrar åt förvaltningen att hålla denna uppdaterad. Monica Holmgren Tf chef vård- och omsorgsförvaltningen Sofia Jonsson Chef Kansli- och IT-enheten 2
3 Innehållsförteckning 1. Vård- och omsorgsnämndens verksamhetsområde 5 2. Vård- och omsorgsnämndens historik 6 3. Förvaltningens arkiv 9 4. Förvaltningens IT-system Sociala medier Registrering och utlämning av handlingar_ Gallring av handlingar Sekretessbestämmelser och hantering av personuppgifter Förteckning över handlingar Arkivredovisning Diarium Handlingar som inte diarieförs Sammanträden och protokoll Gemensamma dokument Fixartjänster Upphandlingar Ekonomi Personaladministration Hälso- och sjukvård Läkemedelshantering 19 3
4 Delegering Avvikelsehantering Medicinsk teknik Patientjournaler Personakter enligt LSS och SoL Handlingar i samband med handläggning av ärende Handlingar under genomförandet av insatser Granskningsloggar 25 4
5 MÖLNDALS STAD Arkivbildare: Vård- och omsorgsnämnden Förvaltning: Vård- och omsorgsförvaltningen 1. VÅRD- OCH OMSORGSNÄMNDENS VERKSAMHETSOMRÅDE Myndighet: Vård- och omsorgsnämnden Förvaltning: Vård- och omsorgsförvaltningen Besöksadress: Göteborgsvägen 7 Telefon: Vård- och omsorgsnämnden ska fullgöra stadens uppgifter vad gäller socialtjänsten med undantag för de uppgifter som åvilar arbets- och familjestödsnämnden hälso- och sjukvården reglerat i lag samt i avtal med Västra Götalandsregionen stöd och service till funktionshindrade Vård- och omsorgsnämnden ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt, de föreskrifter som finns i lag eller förordning samt bestämmelserna i detta reglemente. Vård- och omsorgsnämnden arbetar efter socialtjänstlagen, lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, hälso- och sjukvårdslagen. För beredning av Vård- och omsorgsnämndens ärenden finns ett arbetsutskott. Till sitt förfogande har nämnden en förvaltning vilken betecknas Vård- och omsorgsförvaltningen, denna är indelad i följande områden och enheter: Förvaltningschef Stab (Kansli- och IT-enheten, Ekonomienheten, Kvalitet- och beställarenheten) MAS och MAR Biståndsenheten Korttidsverksamheter och personligt stöd Bostäder LSS och boendestöd Daglig verksamhet, hemsjukvård och rehabilitering Hemvård Äldreboende 5
6 MÖLNDALS STAD Arkivbildare: Vård- och omsorgsnämnden Förvaltning: Vård- och omsorgsförvaltningen 2. VÅRD- OCH OMSORGSNÄMNDENS HISTORIK Redan innan kommunreformen 1862 hade det tillhört socknarnas ansvarsområde att inom ramen för fattigvården ge omsorg åt äldre. Efter 1862 behandlades i regel dessa frågor i kommunalnämnden, men Lindome och Kållered kommuner instiftade separata fattigvårdsstyrelser så tidigt som Fässbergs kommun bildade en separat fattigvårdsstyrelse först 1918 som en följd av att en ny fattigvårdslagstiftning då trädde i kraft. Den nya lagstiftningen innebar bl.a. att kommunala anstalter för äldre och fattiga skulle inrättas. I Fässbergs kommun hade dock försörjningshemmet i Kärra uppförts redan inrättades en sinnessjukavdelning och 1928 en avdelning för kroniskt sjuka. De intagna på hemmet fick i mån av förmåga arbeta i hemmets lantbruk som försörjde stadens barnhem med grönsaker. Systemet tycks dock ha fungerat bristfälligt. I årsberättelsen 1945 kan man läsa: De pensionärer som numera intagas äro i regel så sjukliga och skröpliga att de ej kunna hjälpa till med något arbete överfördes de sinnesjuka till S:t Jörgen och även avdelningen för kroniskt sjuka övergick till landstinget. Under första hälften av 1900-talet förändrades fattigvården och ett mer socialpolitiskt perspektiv antogs. Fattigvårdsnämnderna delades också upp så att barn- och ungdomsverksamheten och nykterhetsvården fick egna separata organ. Utbyggnaden av socialförsäkringssystemet minskade trycket på den kommunala omsorgen, men samtidigt ökade kraven på kommunerna vad gällde t.ex. standarden på pensionärshem byggdes det första pensionärshemmet i Mölndal i Bosgården och följdes av pensionärshem i Sörgården (1946), Forsåker (1947) och Lackarebäck (1952). I Mölndals stad infördes även ett kommunalt pensionstillskott Även hemhjälpsverksamheten byggdes under och 1950-talen kraftigt ut med hjälp av statsbidrag. Denna verksamhet hade först ägt rum i ideell regi med kommunala bidrag. I Mölndal påbörjades hemsysterverksamheten 1939 av Husmodersföreningen, men övergick till kommunal hemtjänst 1946 under hemhjälpsnämndens ledning. Fattigvårdslagen ersattes 1957 av en lag om socialhjälp. Då bytte också fattigvårdsstyrelserna i Kållered och Lindome namn till Socialnämnd. I Mölndal hade dock benämningen socialnämnd använts sedan Under 1900-talets senare hälft kom de sociala frågorna att centraliseras. I samband med kommunsammanslagningen 1971 (Mölndal, Kållered och Lindome kommuner blev Mölndals kommun) sammanfördes Socialnämnden, Barnavårdsnämnden och Nykterhetsnämnden till Sociala centralnämnden med ett arbetsutskott, tre sociala distriktsnämnder och en socialförvaltning minskades antalet distriktsnämnder till två. Den nu gällande socialtjänstlagen trädde i kraft 1 januari 1982 och begreppet socialvård är ersatt med socialtjänst. Den nya lagen ersatte barnavårdslagen (1960), lagen om barnomsorg (1976), lagen om nykterhetsvård (1954) samt lagen om socialhjälp (1956). Detta innebar en integration av den kommunala socialtjänsten, men i Mölndal som redan hade en integrerad organisation innebar det endast att Sociala centralnämnden 1982 bytte namn till Socialnämnden. 6
7 Den nya kommunallagen 1991 innebar att kommunerna fick möjlighet att friare dela in sin nämndorganisation. I Mölndal innebar det att ansvaret för barnomsorg och skola 1992 flyttades från Socialnämnden till den nya Barnomsorgs- och utbildningsnämnden. Socialförvaltningen bytte också namn till socialtjänst. Det ansvar som tidigare hade legat under de sociala distriktsnämnderna lades nu istället under Nämnden för individärenden. Samma år, 1992, genomfördes också den s.k. ädelreformen vilket innebar att omsorgen om psykiskt funktionshindrade samt hälso- och sjukvård för äldre fördes över från Landstinget till den kommunala socialtjänsten delas socialnämnden i två nämnder: Arbets- och familjestödsnämnden och Vård- och omsorgsnämnden. Stöd och bistånd till äldre och funktionshindrade samt LSS kom att placeras under Vård- och omsorgnämnden. Exempel på viktigare händelser Vård- och omsorgnämnden 1999 Ansvaret för hela hemsjukvården inkl. rehabilitering och hjälpmedelshantering överfördes från Regionen Nya servicebostäder för psykiskt funktionshindrade på Konditorivägen i Lindome. Samlingslokaler för psykiskt funktionshindrade på Brogatan 9 och Göteborgsvägen 91 i Mölndal invigs Äldreboendet Berzelius startar 1 juni och drivs på entreprenad av Stadsmissionen. Nytt korttidshem för barn med autism öppnar i Hålstensområdet. Förvaltningslokalerna på Göteborgsvägen 7 renoveras och byggs om Maxtaxa införs efter riksdagsbeslut. Nya bostäder för personer med funktionshinder uppförs på Kallblodsgatan Om- och tillbyggnad av Lackarebäckshemmet påbörjas. Parkgården avvecklas och två avdelningar på Lackarebäckshemmet stängs. Projekt för att utveckla hemtjänsten startar Utökning av antalet bostäder med särskild service. Den 1 oktober övergår färdtjänst och riksfärdtjänst till Gatukontoret Lackarebäckshemmets ombyggnad färdig. Ekgården och Brattås boendekollektiv avvecklas och flyttas till Lackarebäck. Ny organisation i drift, äldreomsorgen delas i två programområden Äldreboende och Hemtjänst. Utförandet av hemtjänstinsatser i form av städ, tvätt m.m. övergår till av staden auktoriserade företag Ny organisation för hemvården. Uddängens servicehus och äldreboendet Mölndals bro avvecklas. Tillbyggnad av Brogården och Eklanda gård påbörjas
8 Nya lägenheter på äldreboendena Eklanda och Brogården tas i drift. Måltidsproduktionen övergår till Serviceförvaltningen Verksamheten Ankaret startar för att ge unga funktionshindrade möjlighet till eget boende. Verksamhet för stöd till personer med självskadeproblematik startar Gruppbostad för personer med psykiska funktionshinder öppnas på Lejonslättsgatan. Gruppbostad för unga vuxna med autism öppnar på Annebergsvägen i Lindome. Hemtjänsten övergår till att leverera kyld mat som tillhandahålls veckovis. Fixartjänster införs och erbjuds personer över 70 år. Volontärverksamhet startas i samarbete med Kultur- och fritidsnämnden. Omorganisation. Ett mellanchefsled tas bort och en uppdelning görs mellan drift, stab och beställning 2010 Kortidsboenden för personer med funktionsnedsättningar startar på Fjällgatan, Brännåsvägen och Piltegatan. Valfrihetssystem i hemtjänsten införs som ger den enskilde möjlighet att välja utförare bland företag som staden godkänt. Bemanningspoolen (resursenheten) avvecklas Brogårdens äldreboende samt Mölndals och Lindomes dagliga verksamheter övergår i entreprenaddrift. Personer berättigade till ledsagarservice får rätt att välja annan utförare än staden. 8
9 MÖLNDALS STAD Arkivbildare: Vård- och omsorgsnämnden Förvaltning: Vård- och omsorgsförvaltningen 3. FÖRVALTNINGENS ARKIV Förvaltningen har följande arkiv där handlingar förvaras: Handlingar rörande personakter förvaras på Göteborgsvägen 7, våning två, i arkivrum. Diarieförda handlingar och protokoll förvaras på Göteborgsvägen 7, våning tre, i arkivrum. Handlingar rörande personalfrågor förvaras i centralarkivet i stadshuset. I förvaltningens yttre verksamheter finns arkivskåp där handlingar i pågående ärenden förvaras. Förvaltningens slutarkiv (centralarkiv) är beläget i stadshusets källare. Orienteringsplan över förvaltningens centralarkiv: A PROTOKOLL A1 Vård- och omsorgsnämnden: Protokoll A2 Vård- och omsorgsnämndens arbetsutskott: Protokoll A3 Pensionärsrådet: Protokoll t.o.m A4 Förvaltningssamverkansgrupp: Protokoll A5 Ledningsgruppen: Mötesanteckningar A6 MBL: Protokoll t.o.m , ingår därefter i A4 A7 Kommunala handikapprådet: Protokoll t.o.m A8 Anmälda delegeringsbeslut B UPPRÄTTADE HANDLINGAR B1 Verksamhetsberättelse t.o.m. 2008, ingår därefter i serie F1 B2 Vakant serie B3 Vakant serie B4 Avisen t.o.m
10 B5 Informationsmaterial C VAKANT SERIE D VAKANT SERIE E Inkomna handlingar t.o.m F HANDLINGAR ORDNADE EFTER ÄMNE F1 Diarieförda handlingar F2 Personakter/journaler (pappersakter) för dag 5, 15, 25 K1 Fotografier Ö1 Tidningsklipp 4. FÖRVALTNINGENS IT-SYSTEM Vård- och omsorgsförvaltningen använder följande IT-system i verksamheten: Adato: Stadens system som hanterar dokumentation i rehabiliteringsärenden. Agresso: Staden har ett gemensamt ekonomisystem som stadsledningsförvaltningens ekonomiavdelning ansvarar för. Vård- och omsorgsförvaltningens ekonomiredovisning sker i Agresso. Den information som hanteras i systemet är t.ex. fakturor, budget, internbudget, månadsrapporter, delårs- och helårsbokslut. DF Respons: Stadens system för handläggning av synpunkter, klagomål och avvikelser. Lisa: Stadens gemensamma incidentrapporteringssystem för tillbud och arbetsskador som gäller personal. MarshPlus: Stadens gemensamma incidentrapporteringssystem för alla tillbud och skador som gäller fastigheter, besökare och brukare. Mobilus: En applikation som förvaltningen använder för att skapa träningsprogram för rehabilitering i text och bild. Mobipen: Förvaltningen använder detta tidmätningssystem inom hemtjänsten för att registrera och kontrollera rätt närvarotid hos brukare. 10
11 Netpublicator: Ett system som används för att tillhandahålla handlingar för förvaltningens arbetsutskotts ledamöter. NilexPlus: Ett ärendehanteringssystem som används av stadens IT-support, men även av förvaltningens kundtjänst Vård och Omsorg Direkt. Offentliga jobb: Webbaserat rekryteringsverktyg som används vid intern och extern rekrytering. Pascal ordinationsverktyg: Ett nationellt verktyg för ordination av dosläkemedel. Phoniro Lock system: Förvaltningen använder detta nyckelhanteringssystem inom hemtjänsten. Physiotools: En applikation som förvaltningen använder för att skapa träningsprogram för rehabilitering i text och bild. Platina: Stadens gemensamma dokument- och ärendehanteringssystem. Förvaltningens diarieföring sker i Platina och delar av nämndadministrationen hanteras i systemet. Procapita: Procapita är det system som förvaltningen använder för hantering av individutredningar, verkställighet, journaler och avgiftshantering. Proceedo: Stadsgemensamt elektroniskt beställningssystem som stadsledningsförvaltningens upphandlingsavdelning ansvarar för. Här registreras alla ramavtal tillsammans med inskannade avtalshandlingar. Tjänstemännen använder systemet för att skriva ut rekvisitioner eller göra elektroniska beställningar av varor och tjänster. PS Självservice och PS Lön: PS är stadens system för arbetstagare och arbetsgivare och används som ett integrerat tids-, bemannings- och lönesystem där bl.a. arbetstidsstämpling, ledighetsansökningar, löne- och PA-system administreras. Senior Alert: Nationellt kvalitetsregister där man registrerar bl.a. fall och trycksår i förebyggande syfte. SVPL Klara: Vårdplaneringssystem för att hantera beslutsunderlag i den samordnade vårdplaneringsprocessen. Time Care: Ett system för schemaläggning och bemanning. Time Pool: Ett system för vikarierekrytering. Visual Arkiv: Stadens gemensamma arkivförteckningssystem. Stadsarkivet ansvarar för bevarande och gallring. 11
12 MÖLNDALS STAD Arkivbildare: Vård- och omsorgsnämnden Förvaltning: Vård- och omsorgsförvaltningen 5. SOCIALA MEDIER Sociala medier som används av förvaltningen Sociala medier betecknar aktiviteter som kombinerar teknologi, social interaktion och användargenerativt innehåll t.ex. chattfunktioner, bloggar och diskussionsforum (SKL ). Det är berörd områdeschef i samråd med förvaltningschef som beslutar om vilka sociala medier som ska användas inom förvaltningen och det är endast dessa (t.ex. bloggar och Facebooksidor) som utgör allmän handling och som redovisas i dokumenthanteringsplanen. Sociala medier som förvaltningens personal använder uteslutande för privata ändamål blir inte allmän handling. För mer information om hur bloggar m.m. ska hanteras i staden, se stadens kommunikationsenhets rekommendationer rörande sociala medier. Alla sociala medier som godkänts av förvaltningen som en officiell informationskanal ska listas i dokumenthanteringsplanen. Det är förvaltningens kommunikatörs ansvar att uppdatera listan över social media. Det är också viktigt att inga privata konton används och att verksamheten har tillgång till alla inloggningsuppgifter för att kunna bevaka och hantera informationen (t.ex. närmsta chef och kommunikatör). Det ska även finnas rutiner för bevakning vid semester eller annan frånvaro. Den information som upprättas och inkommer till förvaltningens sociala medier är i regel av sådan art att den inte behöver registreras i diariet och att den kan gallras vid inaktualitet. Observera dock att information av betydelse som inkommer genom social media ska registreras i förvaltningens diarium och bevaras tillsammans med de diarieförda handlingarna (skriv ut informationen på papper och ge den till registrator). Detsamma gäller även i de fall du får information via en privat blogg eller facebooksida riktad till dig som tjänsteman eller förtroendevald. Den som är ansvarig för t ex en blogg måste också ha uppsikt över denna för att kunna hindra att missbruk av tjänsten. Det kan gälla t.ex. brott som uppvigling, hets mot folkgrupp, barnpornografibrott, olaga våldsskildring (brottsbalken). Vid missbruk tas informationen bort av ansvarige efter det att man skrivit ut en skärmdump som sedan registreras i diariet. I de fall man går vidare med polisanmälan anger man adressen till bloggen, när det skedde samt bifogar skärmdumpen (polisen kommer därefter att ta kontakt med det företag som tillhandahåller tjänsten). Följande sociala medier är godkända och används av förvaltningen: Eklanda äldreboendes blogg Fässbergs äldreboendes blogg Butiken Formas facebooksida Sociala medier som inte nämns i denna lista anses inte vara officiella. Om du tänker använda social media beslut ska alltid tas av berörd områdeschef i samråd med förvaltningschef använd inte privata konton och se till att bloggen/facebooksidan har ett adekvat namn skapa rutin för bevakning under semestrar och annan frånvaro 12
13 lämna alla inloggningsuppgifter till förvaltningens kommunikatör meddela förvaltningens kommunikatör som sedan ansvarar för att det sociala mediet tillförs till ovanstående lista och därefter meddelar stadens webbredaktör och stadsarkivet (dokumenthanteringsplanerna publiceras på hemsidan). Läs mer: Sociala medier från monolog till konversation (Kommunikationsenhetens rekommendationer kring sociala medier) Sociala medier och handlingsoffentligheten (PM från SKL ). 6. REGISTRERING OCH UTLÄMNING AV HANDLINGAR Registrering och diarieföring av allmänna handlingar En handling är allmän då den är inkommen till en myndighet/behörig tjänsteman eller då den är upprättad hos en myndighet. Allmänna handlingar ska registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet. Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras om de hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats. Om det är uppenbart att en allmän handling är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet, behöver den varken registreras eller hållas ordnad. (Offentlighets- och sekretesslagen 5:1) För att diarieföra dokument/handlingar som tillhör förvaltningen, kontakta registrator på Vård- och omsorgsförvaltningen, Göteborgsvägen 7 med undantag för det som registreras i personakter och patientjournaler. Vad ska/bör registreras: - Sekretessbelagda allmänna handlingar (även för kännedom) - Skrivelser (även anonyma) från myndigheter, företag, organisationer och privatpersoner som kan föranleda beslut, yttrande eller åtgärd. - Utgående skrivelser - Beslut, avtal, kontrakt/bekräftande beställning - Vissa projekthandlingar - Interna skrivelser av formell karaktär t.ex. policydokument, beslutade riktlinjer/rutiner, sammanställningar av vikt - Handlingar där det kan vara viktigt att kunna bevisa att de kommit in till/skickats ut från myndigheten - Övriga handlingar som är eller kan bli av betydelse Undantag från registreringsskyldigheten: - En handling som uppenbarligen har liten betydelse för myndighetens verksamhet t.ex. pressklipp, reklam, cirkulär - Handlingar som inte är hemliga och som hålls ordnade så att en utomstående lätt kan fastställa om de har kommit in till myndigheten eller upprättats där, t.ex. fakturor - Meddelanden av tillfällig betydelse som ersätter exempelvis ett telefonsamtal - Handlingar som förekommer i patientjournaler och handlingar i socialtjänstens personakter 13
14 Hur ta del av myndighetens allmänna handlingar Förvaltningen rekommenderar allmänheten att använda webbdiariet som en sökingång till allmänna handlingar. Vård- och omsorgsnämndens protokoll finns fr.o.m på Mölndals Stads hemsida: 5.html Enskilda som vill ta del av myndighetens övriga allmänna handlingar kan kontakta registrator på Vård- och omsorgsförvaltningen, Göteborgsvägen 7. När det gäller tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar rekommenderar förvaltningen datorn i stadshusets entré som är till för allmänheten. 7. GALLRING AV HANDLINGAR Verkställande av gallring Gallring bör verkställas regelbundet, gärna i början av året, eftersom många gallringsfrister löper ut vid årsskiftet. Observera att gallringsbeslut ska tolkas restriktivt. Endast sådana handlingar får gallras som uttryckligen avses i beslutet. Gallringen underlättas om gallringsbara handlingar kan avskiljas redan vid arkivläggningen. Gallringstidpunkten kan då anges på respektive volym. Gallrade handlingar ska förstöras. Sekretesskyddade handlingar ska förstöras under kontroll. Gallringsprotokoll Vid gallring bör föras ett summariskt protokoll i form av en lista över de handlingar som har gallrats ut och det eller de gallringsbeslut som man stöder sig på. Protokollet undertecknas av ansvarig tjänsteman. Aktrensning Aktrensning innebär att akten i ett ärende befrias från arbetspapper som endast är av tillfällig betydelse och som är obehövliga för förståelsen av ärendet. Det kan gälla minnesanteckningar som inte tillfört ärendet sakuppgift, utkast, gem, övertaliga kopior och dubbletter. Aktrensningen avser handlingar som inte kan anses vara arkivhandlingar och är inte någon gallringsåtgärd. Den ska utföras av handläggaren när ärendet är slutbehandlat, före arkivläggningen. 14
15 MÖLNDALS STAD Arkivbildare: Vård- och omsorgsnämnden Förvaltning: Vård- och omsorgsförvaltningen 8. SEKRETESSBESTÄMMELSER OCH HANTERING AV PERSONUPPGIFTER Tillämpning av sekretess på uppgifter i förvaltningens handlingar Vård- och omsorgsförvaltningen har som utgångspunkt att förvaltningens allmänna handlingar är offentliga, men att det kan förekomma sekretessbelagda uppgifter i handlingarna. Förvaltningen kan då hänvisa till Offentlighets- och sekretesslagen 26 kap. Sekretess till skydd för enskild inom socialtjänst. Om förvaltningen antar att en uppgift i en allmän handling inte får lämnas ut på grund av en bestämmelse om sekretess, får förvaltningen markera detta genom att en göra en särskild anteckning (sekretessmarkering) i handlingen. Är handlingen elektronisk kan detta även införas i handlingen eller i det datasystem där den elektroniska handlingen hanteras. Anteckningen ska ange vilken sekretessbestämmelse som tillämpas, datum då anteckningen gjordes, och att det är förvaltningen som har gjort anteckningen. Då en sekretessbelagd handling begärs ut tillämpar förvaltningen följande förfarande: - Om enstaka uppgifter omfattas av sekretess lämnas de delar ut som är offentliga. Förvaltningen maskar och säkerhetskopierar hemliga uppgifter samt anger vilken sekretessbestämmelse som är tillämplig. - Den enskilde som begär ut handlingen informeras. Personen har rätt till ett skriftligt beslut. Personuppgiftslagen Genom Personuppgiftslagen (PuL) skyddas människor från att deras integritet kränks genom behandling av personuppgifter, t.ex. genom att personuppgifter publiceras på internet. En personuppgift är en uppgift som direkt eller indirekt pekar ut en annan människa. Enligt PuL får man endast registrera sådana personuppgifter som är nödvändiga - för att myndigheten ska kunna fullfölja sina rättsliga skyldigheter - för att myndigheten ska kunna utöva sina verksamheter Se också bilaga 2, Förteckning över personuppgiftsbehandlingar inom vård- och omsorgsförvaltningen. Försäljning av personuppgifter Förvaltningen har ingen rätt att sälja vidare personuppgifter. Uppgifter som förvaltningen regelbundet hämtar från/lämnar till andra samt hur och när detta sker Förvaltningen hämtar regelbundet uppgifter om avlidna och flyttade personer för kännedom om när insatser ska avslutas. Förvaltningen hämtar även regelbundet inkomstuppgifter från Försäkringskassan/Pensionsmyndigheten som underlag för debitering av avgifter för insatser enligt Socialtjänstlagen (SoL). Förvaltningen lämnar regelbundet statistikuppgifter till Statistiska Centralbyrån och Socialstyrelsen. MÖLNDALS STAD 15
16 Arkivbildare: Vård- och omsorgsnämnden Förvaltning: Vård- och omsorgsförvaltningen 9. FÖRTECKNING ÖVER HANDLINGAR I detta kapitel presenteras en förteckning över handlingar fördelade på verksamhetsområden. Om något handlingsslag saknas ska du kontakta förvaltningens arkivansvarige/arkivredogörare för att föra in detta handlingsslag i planen. Handlingar som ska diarieföras redogörs för särskilt i kapitel 6. Handlingsslag Bevara/Gallra när Databärare Registrering Sortering Anmärkning Arkivserie 9.1 Arkivredovisning Arkivförteckning, arkivbeskrivning - Visual Arkiv Utgör register Stadsarkivet ansvarar för bevarande och gallring Dokumenthanteringsplan Bevaras Papper Ja, i diariet År, diarienr Inkluderar arkivbeskrivning, beskrivning enligt OSL 4 kap 2, behandling av personuppgifter 9.2 Diarium Diarieförda handlingar Listor över årets ärenden sorterade efter initierare, diarienummer, kronologiskt Bevaras (undantag se Anmärkning) Papper Ja, diariet År, diarienr Individärenden som ej blir aktuella för ProCapita gallras efter 5 år Bevaras Papper Är register Kronologisk Skrivs ut årligen, läggs överst i första arkivboxen för respektive år Ärendekort med handlingsförteckning Bevaras Papper Är register I akten Skrivs ut när ärendet har avslutats F1 Reversal på överlämnade handlingar till stadsarkivet Bevaras Papper Ja, i diariet År, diarienr F1 Inkomna brev, fax, e-post och bilagor som hör till ärenden hos förvaltningen Bevaras Papper Ja, i diariet År, diarienr Digitala handlingar tas ut på ålderbeständigt papper. Jämför också kommunövergripande beslut KS Sammanställning av brukarenkäter Bevaras Ja, i diariet År, diarienr F1 Statistik Bevaras Ja, i diariet År, diarienr T.ex. till SCB F1 Handlingsslag Bevara/Gallra när Databärare Registrering Sortering Anmärkning Arkiv- F1 F1 F1 16
17 9.3 Handlingar som inte diarieförs Korrespondens av tillfällig eller ringa betydelse Registrerade handlingar, handlingar av ringa värde som ej ges ärendestatus Vid inaktualitet Papper Nej Jämför också kommunövergripande beslut KS år Papper, Nej Kronologisk pärm hos registrator Interna/externa cirkulär/meddelanden Vid inaktualitet Papper Nej Intern kommunikation mellan Vid inaktualitet Papper, elektroniskt Nej tjänstemän 9.4 Sammanträden, protokoll m.m. Kallelser/föredragningslistor/ärendelistor Vid inaktualitet Papper, elektroniskt Nej Vård- och omsorgsnämnden samt dess arbetsutskott Bevaras Arkivpapper Nej Kronologisk Lämnas till registrator efter protokollet har justerats Pensionärsrådet, protokoll Bevaras Arkivpapper Nej Kronologisk T.o.m. år 2010, serien avslutad därefter serie A1, A2 A3 Förvaltningsråd tom Bevaras Arkivpapper Nej Kronologisk Finns också på intranätet A4 Förvaltningssamverkansgrupp, FSG, fr.o.m Områdessamverkansgrupper, OSG 2 år Papper Nej Kronologisk Finns också på intranätet Arbetsplatsträffar 2 år Papper Nej Kronologisk Förvaras på resp. arbetsplats Ledningsgruppens mötesanteckningar Bevaras Papper Nej Kronologisk Finns också på intranätet A5 MBL-protokoll Bevaras Papper Nej Kronologisk Ingår fr.o.m i serie A4 (FSG) A7 Mötesanteckningar från tillfälliga kommittéer/arbetsgrupper samt lokala ledningsgrupper Mötesanteckningar vid träffar VOF och intresseorganisationer 2 år Papper Nej Kronologisk Anteckningar av betydelse för verksamheten ska bevaras. 2 år Papper Nej Kronologisk Samlas i pärm hos registrator Handlingsslag Bevara/Gallra när Databärare Registrering Sortering Anmärkning Arkiv- 17
18 9.5 Gemensamma dokument Protokoll/slutrapporter/tjänsteskrivelser och handlingar från egna utredningar och projekt Bevaras Papper Ja, i diariet Kronologisk F1 Informationsmaterial VoF Bevaras Papper Kronologisk 2 ex av varje material av betydande karaktär samlas B5 av kommunikatör i arkivbox. Fotografier Vid inaktualitet Elektroniskt Nej Läggs i digital mapp på G:\ av kommunikatör Handlingsplaner, regler Ständig uppdatering Elektroniskt Nej Riktlinjer/styrdokument Bevaras Papper Ja, i diariet F1 Delegeringsbeslut Bevaras Papper Ja, i diariet År, diarienr. A5 9.6 Fixartjänster Tidsbokningar till fixare Vid inaktualitet Papper Nej Kronologisk Enkäter 2 år Papper Nej Kronologisk Skickas även ut till de som besökt träffpunkterna Enkätsvar 2 år Papper Nej Kronologisk 9.7 Upphandlingar Samtliga handlingar som ingår i upphandlingar som Vård- och omsorgsförvaltningen själva gör bevaras, även ej antagna anbud. I övrigt följs Stadsledningskontorets upphandlingsenhets dokumenthanteringsplan. Handlingar som gäller Vård- och Bevaras Papper Ja, i diariet År, diarienr F1 omsorgsförvaltningens egna upphandlingar 9.8 Ekonomi Förvaltningens ekonomiska redovisning sker i Agresso och den centrala ekonomiavdelningens dokumenthanteringsplan följs vad gäller gallring. Ekonomirapporter Bevaras Papper Ja, i diariet År, diarienr F1 serie Nämndens budgetförslag Bevaras Papper Ja, i diariet År, diarienr F1 Debiteringsunderlag, interna/externa 2 år Papper/elektroniskt Nej Kronologisk Handlingsslag Bevara/Gallra när Databärare Registrering Sortering Anmärkning Arkiv- 18
Tjänsteskrivelse, och arkivbeskrivning för socialnämnden, har varit utsända.
Socialnämndens arbetsutskott Utdrag ur PROTOKOLL 2016-04-14 45 Arkivbeskrivning för socialnämnden SN-2016/94 Arbetsutskottets förslag till beslut Socialnämnden beslutar att anta Arkivbeskrivning för socialnämnden.
Läs merDOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Nacka Socialtjänst, Enheten för personer med funktionsnedsättning Beslutad: Social- och äldrenämnden
Personakter enligt LSS utredning och beslut Anmälningar som inte blir ett ärende Ansökningar om insats från enskild eller legal företrädare Bilagor till ansökningar om insats läkarutlåtande psykologbedömning
Läs merOffentlighetsprincipen och allmänna handlingar
Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar 2010 07 01 Producerat av Avdelningen för juridik, Region Skåne Form: Christian Andersson, Region Skåne Tryck: Servicelaget i Kristianstad 2010 Offentlighetsprincipen
Läs merDokumenthanteringsplan Vård- och omsorgsnämnden
20 augusti 2015, Dnr VON 115/15 Antagen av vård- och omsorgsnämnden den 27 augusti 2015 Dokumenthanteringsplan Vård- och omsorgsnämnden Gäller från och med 1 september 2015 Innehåll Inledning... 4 A. Arkivbeskrivning...
Läs merforskningens behov Detta reglemente skall gälla även för de aktiebolag som kommunen äger ensam.
Sida 1/8 Arkivreglemente för Kungsbacka kommun Förutom de i arkivlagen (AL; SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården inom
Läs merDokumenthanteringsplan för Sektor Äldre
DOKUMENTHANTERINGSPLAN KS 2018-05-08, 84 Dokumenthanteringsplan för Sektor Äldre INLEDNING OMFATTNING OCH SYFTE En dokumenthanteringsplan ger myndigheten nödvändig kontroll och överblick över sina allmänna
Läs merAnsvarig/ Förvaring. Handläggare, STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator. STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator
Godkännande enligt LOV Social- och äldrenämnden 2009 LOV = Lagen om valfrihetssystem Ansökan om godkännande Diarieförs av registrator därefter ansvarar handläggaren för att ärendet uppdateras i. rensat
Läs merARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN
1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)
Läs merDOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Nacka Socialtjänst, Äldreenheten Beslutad: Social- och äldrenämnden. Ansvarig/ Förvaring
Anmälningar enl 14 kap 2 SoL (Lex Sarah) Anmälningar enl Lex Maria Arbetsmiljöbesiktningar, exv skyddsronder Enkätsammanställningar Papper (original, kopia) Papper (original, kopia) Diarienummer (Ädit)
Läs merRiktlinjer för hanteringen av arkiv i Tyresö kommun
Riktlinjer för hanteringen av arkiv i Tyresö kommun Beslutad av kommunfullmäktige 2016-xx-xx xx Innehållsförteckning 1. Tillämpningsområde...3 2. Syfte...3 3. Vad är arkiv?...3 4. Arkivansvar...3 5. Redovisning
Läs mer2013-11-14. Arkivlagen Socialtjänstlagen LSS Patientdatalagen Råd om bevarande och gallring
Per Matsson Per Matsson Konsult AB per@permatssonkonsult.se Arkivlagen Socialtjänstlagen LSS Patientdatalagen Råd om bevarande och gallring Allmänna handlingar får gallras Vid gallring skall beaktas att
Läs merArkivbeskrivning för Vård- och omsorgsnämnden
Arkivbeskrivning för Sida: 1 (6) Arkivbeskrivning för Enligt arkivlagen (1990:782) 6 2p och offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 4 kap 2 ingår i arkivvården att varje myndighet ska upprätta en
Läs merArkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar.
Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar. Antaget av kommunfullmäktige den 23 juni 2008, 224. 1. Tillämpningsområde Utöver de bestämmelser som anges i arkivlagen och arkivförordningen
Läs merDOKUMENTHANTERINGSPLAN
Dnr 2010/SOC074 Senast reviderad 2013-08-15 ANTAGEN AV SOCIALNÄMNDEN 2010-05-19 DOKUMENTHANTERINGSPLAN SOCIALNÄMNDEN VÅRD OCH OMSORG 1 INNEHÅLLSFÖRTECKNIG 1. BEGREPPSFÖRKLARINGAR 3 2. PERSONAKT ENLIGT
Läs merARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19.
ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19. Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna
Läs merRiktlinjer för hantering av arkiv i Ånge kommun
RIKTLINJER ARKIV 1 (6) Kommunstyrelsen Riktlinjer för hantering av arkiv i Ånge kommun Fastställd: Kommunfullmäktige, 2018, 128, KS 18/319 Omfattar: Ånge kommunkoncern Dokumentägare/dokumentansvarig: Kommunstyrelsen
Läs merDokumenthantering - legala förutsättningar och interna beslut
PM 1 (5) Kommunledningskontoret 2014-04-02 dnr Sn 2014-105 Jenny Björkholm, Säkerhet och Juridik dnr On 2014-118 Ragnhild Klintberg, Säkerhet och Juridik dnr Än 2014-124 Dokumenthantering - legala förutsättningar
Läs merMalmö stads riktlinjer för sociala medier
Malmö stads riktlinjer för sociala medier Bakgrund Sociala medier är i första hand en plats för dialog och inte en traditionell reklamkanal. Det handlar först och främst om kommunikation, konversation
Läs merRegler för akter vid förflyttning, gallring och arkivering.
Socialförv altningen Rev. 2014-05-27 Bilaga 5 Simrishamns kommun Socialförvaltningen 27280 SIMRISHAMN Regler för akter vid förflyttning, gallring och arkivering. Utdrag ur Dokumenthanteringsplan senast
Läs merRiktlinjer för hantering av arkiv i Laholms kommun
STYRDOKUMENT RIKTLINJE 2018-05-14 DNR: 2017 000418 Antagen av KF den 24 april år 2018 44 Gäller från och med den 25 april år 2018 tillsvidare Riktlinjer för hantering av arkiv i Laholms kommun 1 Nämndernas
Läs merMÖLNDALS STAD Arkivbildare: MölnDala Fastighets AB DOKUMENTHANTERINGSPLAN. MölnDala Fastighets AB Upprättad 2012-03-29 Giltig från och med 2012 05 08
DOKUMENTHANTERINGSPLAN MölnDala Fastighets AB Upprättad 2012-03-29 Giltig från och med 2012 05 08 Den 26 februari 2009 registrerade MölnDala Fastighets AB av Stora Enso AB inför en planerad fastighetsförsäljning
Läs merArkivreglemente. Styrdokument
Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...
Läs merPersonakter enligt socialtjänstlagen, s.k. SoL-akter, inom vård- och omsorg samt LSS-verksamheten
Personakter enligt socialtjänstlagen, s.k. SoL-akter, inom vd- och omsorg samt LSS-verksamheten Handlingar som kan uppstå i samband med handläggningen av ärenden Anmälningar/ ansökan Ansökningar från enskild
Läs merriktlinje modell plan policy program regel rutin strategi taxa för behandling av personuppgifter i socialnämndens dataregister ...
modell plan policy program riktlinje för behandling av personuppgifter i socialnämndens dataregister regel rutin strategi taxa............................ Beslutat av: Socialnämnden Beslutandedatum: 2015-12-16
Läs merDokumenthanteringsplan för kommunledningsförvaltningen
1 [6] Dokumenthanteringsplan för kommunledningsförvaltningen Myndighet: kommunstyrelsen Arkivansvarig: kanslichefen vid kommunledningsförvaltningen Arkivredogörare: registrator vid kommunledningsförvaltningen
Läs merBirgitta Nilsdotter HSH, Zoila Bengtsson HSK Avsnitt: 104 Dokumenthantering Utgåva: 10 Ersätter: HSH 2007-05-01, HSV 2007-05-01, HSK ---
FÖRSLAG Dokumenthanteringsplan Hallands Sjukhus Administrativa handlingar* Innehållsförteckning Verksamhet/Rutin Sida Gemensam verksamhet Ledning, Samordning, Kansli 2 Avvikelser och anmälningar i vården
Läs merArkivreglemente för Staffanstorps kommun
FÖRFATTNING 1.4 [1] Antaget av kommunfullmäktige 126/14 2014-KS-124 Arkivreglemente för Staffanstorps kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1991:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna
Läs merARKIVREGLEMENTE FÖR HÄRRYDA KOMMUN
ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄRRYDA KOMMUN Gällande från den 26 februari 2018 Fastställt av kommunfullmäktige den 26 februari 2018, 31 Arkivreglemente för Härryda kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)
Läs merKommunens författningssamling
Kommunens författningssamling Arkivreglemente ÖFS 2010:1 Fastställd av Kommunfullmäktige 1991-12-16, 156 Historik: Kommunfullmäktige1995-12-11, 200, 2000-08-14, 69, 2006-11-27, 98, 2010-04-12, 51 (Dnr
Läs merAntagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31
REGLER OCH RUTINER FÖR POST OCH E-POST Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 2 Allmän handling En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Vanligen
Läs merFöreskrifter om arkivvården i Knivsta kommun
Föreskrifter om arkivvården i Knivsta kommun KS-2016/223 Fastställd av kommunfullmäktige 2016-05-25 93 Dokumentet ersätter dokumentet Arkivorganisation beslutat av kommunchefen 2008-12-17 1 Tillämpning
Läs merRiktlinjer för post- och ärendehantering i Karlsborgs kommun
Karlsborgs... ' '\ 1' kommun Bilaga 12 KF 2012-03-26 Riktlinjer för post- och ärendehantering i Karlsborgs kommun Dokumenttyp: Riktlinjer Diarienummer: 287.2011 Beslutande: Kommunfullmäktige Antagen: 2012-03-26
Läs merARKIVREGLEMENTE FÖR SIGTUNA KOMMUN
ARKIVREGLEMENTE FÖR SIGTUNA KOMMUN Antagen av kommunfullmäktige den 2018-05-24, 72 Södergatan 20, 195 85 Märsta Tel (vxl) 08-591 260 00 Fax 08-591 260 36 sigtuna.kommun@sigtuna.se www.sigtuna.se Dokumentnamn
Läs merArkivreglemente för Uddevalla kommun
Blad 1 Arkivreglemente för Uddevalla kommun Antaget av kommunfullmäktige den 11 februari 1992, 30 med revidering antaget av kommunfullmäktige 2008-05-10, 286. Med kommentarer Ersätter tidigare reglemente
Läs merIntern rutinbeskrivning för Lex Sarah inom SoL och LSS
Skrivelse 2013-09-04 Dnr VON 2013/104 Reviderad 2014-10-16/GE Vård- och omsorgsnämnden Intern rutinbeskrivning för Lex Sarah inom SoL och LSS Allmänt Lex Sarah är bestämmelser i socialtjänstlagen, (SoL)
Läs merAllmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH
BESLUT Högskoledirektör 18-10-03 Dnr. 18/554 Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH Innehållsförteckning Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH 2 1. Offentlighetsprincipen
Läs merS Arkivreglemente för Hässleholms kommun
www.hassleholm.se S Arkivreglemente för Hässleholms kommun Innehåll Tillämpningsområde (1 och 2a AL)... 2 Definitioner... 2 Arkivbildningens syfte (3 AL)... 2 Myndighetens arkivansvar (4 AL)... 2 Arkivmyndigheten
Läs merAllmänna riktlinjer för behandling av personuppgifter enligt Personuppgiftslagen (PuL)
Kommunledningsförvaltningen STYRDOKUMENT Godkänd/ansvarig 1(5) Beteckning Riktlinjer behandling personuppgifter Allmänna riktlinjer för behandling av personuppgifter enligt Personuppgiftslagen (PuL) 1.
Läs merArkivföreskrifter för Kils kommun
KOMMUNFULLMÄKTIGE BESLUT 2015-03-26, 56 Arkivföreskrifter för Kils kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den
Läs merArkivreglemente för Strängnäs kommun
Arkivreglemente för Förutom de i arkivlagen (SFS:1990:782) och arkivförordningen (1991:446) antagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården inom följande reglemente med stöd av
Läs merARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN
Sida 1 (5) ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 2016-02-11, 12 att gälla från och med den 1 januari 2016. Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS
Läs merArkivbeskrivning för Vård- och omsorgsnämnden
Dokumentnamn: Arkivbeskrivning för Vård- och omsorgsnämnden Sida: 1 (7) Arkivbeskrivning för Vård- och omsorgsnämnden Enligt arkivlagen (6 p 2) och offentlighets- och sekretesslagen (4 kap 2 ) ska varje
Läs merArkivreglemente för Kristianstads kommun
-1-2014 Arkivreglemente för Kristianstads kommun Antaget av kommunfullmäktige 2014-10-14 158 att gälla från 2014-11-01. Ersätter nr 452 Inledning Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska
Läs merDessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.
Fastställd av KS 120 Den 11 september 2001 Sida 1:1 Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.
Läs merAllmän administration, hantering av inkomna och upprättade handlingar, diarieföring, avtal m.m. samt personaloch ekonomiadministration
Allmän administration, hantering av inkomna och upprättade handlingar, diarieföring, avtal m.m. samt personaloch ekonomiadministration Allmän administration, hantering av inkomna och upprättade handlingar,
Läs merHärnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62.
Så använder Du e-post i Härnösands kommun Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag Antagna av kommunstyrelsen 00-0-06, 6. Innehåll Sid. Regler för e-post som alla måste följa E-postadresser
Läs merARKIVREGLEMENTE FÖR ORSA KOMMUN
ARKIVREGLEMENTE FÖR ORSA KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 2003-09-22, 64 Reviderat av kommunfullmäktige 2007-11-26, 74 Reviderat av kommunfullmäktige 2019-05-27, 30 Förutom bestämmelserna i arkivlagen
Läs merDokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan 20041209 Dokumenthanteringsplan för Destination Norrköping KB, Norrköpings stadsarkivs beteckning 02 Fastställd av styrelsen för Destination Norrköping KB den 9 december 2004, 12.
Läs merRegler för hantering av allmänna handlingar
Beslutad av: Administrativ chef : Reviderad: Dokumentet gäller för: Hallsbergs kommun Dokumentansvarig: Administrativa avdelningen : Regler för hantering av allmänna handlingar Regel Sätter exakta gränser
Läs merVERKSAM BESKRIVNING. Instruktion för att upprätta en arkivbeskrivning
INSTRUKTION DATUM DNR SARK 2017:9 HANDLÄGGARE MAGDALENA NORDIN VERKSAM BESKRIVNING Instruktion för att upprätta en arkivbeskrivning Enligt både offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen ska varje
Läs merDokumenthanteringsplan Verksamhetsgemensamma dokument
Handling/Upptagning Gallras/ Förvaras/ Anmärkning Anteckningar, egna Anteckningar som är avsedda för en själv och som inte sprids Arbetsgrupper, Gäller inte projektgrupper mötesanteckningar, eller samverkansgrupper.
Läs merutarbetande av förslag till program och planer inom nämndens verksamhetsområde, samt att utarbeta tillhörande handlingsplaner,
REGLEMENTE FÖR VÅRD- OCH OMSORGSNÄMNDEN I LUND Antaget av kommunfullmäktige den 9 december 1999, 173. Ändrat av kommunfullmäktige den 24 februari 2011, 30, den 27 oktober 2011, 185 samt den 24 september
Läs merReviderad: Handlingarna finns att söka/förvaras. Levereras till kommunarkiv. Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet.
Allmän administration Avskrifter, kopior, utdrag, dubbletter och överexemplar som inkomna endast för kännedom Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid Delegationsbeslut Ja KS diarium Egenproducerat information,
Läs merATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad
ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler
Läs merDokumenthanteringsplan för ekologienheten
Dokumenthanteringsplan för ekologienheten Fastställd 2014-10-21, dnr KS 2014/170 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel Innehållsförteckning Dokumenthanteringsplan för ekologienheten... 2 Gallring...
Läs merReglemente för omsorgsnämnden
KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING A 11 1(6) Gäller från Diarienummer 2011-08-29 2011/577 Antagen: kommunfullmäktige 2005-10-30 154 och ändrad senast 2011-08-29 72 (ersätter: KF 2011-03-28 20) Reglemente för
Läs merKOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING
KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av KF/KS kansli 2007:26 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 17 september 2007 (Utl 2007:102) (Ersätter Kfs 1995:50) Innehållsförteckning
Läs merDokumenthantering/VON/HSL-journal, SoL-akt, LSSjournal
PM Bilaga 7:4 Kommunledningskontoret 2013-06-10 Annika Holmberg Bo Johansson Sidan 1 av 5 Kommunarkivarie arkivarie 08-579 216 45 08-579 216 51 Dnr KS 2013/1120 Dokumenthantering/VON/HSL-journal, SoL-akt,
Läs merReglemente för socialnämnden
1(5) Reglemente för socialnämnden Detta reglemente är beslutat av kommunfullmäktige den 28 februari 2011, 102. Utöver vad som anges i kommunallagen (1991:900) och i Trelleborgs kommuns reglemente med gemensamma
Läs merPolicy för hantering av personuppgifter
Policy för hantering av personuppgifter Dokumenttyp: Policy Beslutad av: Kommunstyrelsen Gäller för: Varbergs kommun Dokumentnamn: Policy för hantering av personuppgifter Beslutsdatum: 2013-10-15 Dokumentansvarig
Läs merReglemente för arkiv
Styrdokument Dokumenttyp: Regler Beslutat av: Kommunfullmäktige Fastställelsedatum: 2019-06-17 Ansvarig: Kanslichef Revideras: Vart 4:e år, 1:a året i mandatperioden Följas upp: Minst vart 4:e år Reglemente
Läs merI rutinen används begreppet missförhållande genomgående i texten men avser både missförhållande och risk för missförhållande.
Lex Sarah rutin för ansvarsfördelning och hantering 2013-11-06, rev. 2015-03-30 1(6) Linda Svensson 046-35 64 55 linda.svensson@lund.se Lex Sarah rutin för ansvarsfördelning och hantering Dnr VOO 2013/0191
Läs merKomplettering av dokumenthanteringsplanen avseende Hälso- och sjukvårdsfrågor i Utbildningsnämnden (UBN) - Patientjournalhandlingar
2008-01-03 Handläggare Solveig Blomstrand/Ann-Britt Claesson Komplettering av dokumenthanteringsplanen avseende Hälso- och sjukvårdsfrågor i Utbildningsnämnden (UBN) - Patientjournalhandlingar Den som
Läs merRiktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården
1 (8) Typ: Riktlinje Giltighetstid: Tills vidare Version: 2.0 Fastställd: KS 2015-03-10, 61 Uppdateras: 2017 Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården Innehållsförteckning 1. Krav på arkivvård
Läs merSOSFS 2009:6 (M och S) Föreskrifter. Bedömningen av om en hälso- och sjukvårdsåtgärd kan utföras som egenvård. Socialstyrelsens författningssamling
SOSFS 2009:6 (M och S) Föreskrifter Bedömningen av om en hälso- och sjukvårdsåtgärd kan utföras som egenvård Socialstyrelsens författningssamling I Socialstyrelsens författningssamling (SOSFS) publiceras
Läs merSOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1
FÖRFATTNINGSSAMLING 1 ARKIVREGLEMENTE FÖR SOLLENTUNA KOMMUN Antaget av fullmäktige 2000-05-15, 52 Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård
Läs merMålet för Trosa kommuns arkivverksamhet är
1 (5) Antaget av fullmäktige den 7 februari 2001 10 ARKIVREGLEMENTE MED TILLÄMPNINGSANVISNINGAR för TROSA KOMMUN Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den
Läs merInformation till nyanställda inom barn- och utbildningsförvaltningen
Nämndsekreterare 1 (5) Information till nyanställda inom barn- och Myndighet Myndigheter är de organ som ingår i den statliga och kommunala förvaltningen. Barn- och utbildningsnämnden är en myndighet som
Läs merRIKTLINJER FÖR DOKUMENTATION UNDER GENOMFÖRANDET av bistånd och insats enligt SoL/LSS och HSL för personal inom äldreomsorgen
RIKTLINJER FÖR DOKUMENTATION UNDER GENOMFÖRANDET av bistånd och insats enligt SoL/LSS och HSL för personal inom äldreomsorgen Vård- och omsorgsförvaltningen i Ulricehamns kommun 1 av 5 Innehåll 1. Bakgrund...
Läs merDokumentet ska fastställas på nytt, eller vid behov revideras, dock senast i juni månad året efter det att ny mandatperiod inletts.
Föreliggande dokument är antaget av kommunfullmäktige 1992-10-22, 135. Dokumentet är reviderat av kommunfullmäktige 2006-06-20, 76 samt reviderat och fastställt på nytt 2011-05-24, 63. Dokumentet ska fastställas
Läs merHantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB
GranskningsPM Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB Sandvikens kommun Pär Månsson Hanna Franck Innehållsförteckning 1 Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte 1 1.3 Metod 1 2 Offentlighetsreglerna
Läs merKOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING
KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av stadsledningskontoret 2015:27 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 14 december 2015 (Utl 2015:153) (Ersätter Kfs 2007:26)
Läs merDOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR KANSLIET
DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR KANSLIET Enligt arkivreglementet, antaget av kommunfullmäktige den 25 januari 2012, 6, med giltighet från och med 1 mars 2012 (Dnr KSF 2011/308), ska dokumenthanteringsplaner
Läs merSammanställning av inkomna svar i enkät om arkivvård i Gävle kommun.
Sid 1 (8) Rapport Dnr 17/KS504 2017-11-23 Lars Harbe Telefon 076 518 75 93 lars.harbe@gavle.se Sammanställning av inkomna svar i enkät om arkivvård i Gävle kommun. 1. Ansvar Nämnderna ska enligt kommunfullmäktiges
Läs merBevara, rensa och gallra
Rutin Process: Arkivera/gallra Område: Administrativt stöd Giltig fr.o.m: 2017-05-08 Faktaägare: Caroline Svensson, Arkivansvarig Fastställd av: Anders Pettersson, Enhetschef Revisions nr: 2 Innehållsförteckning
Läs merArkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/
Kommunledningskontoret Antaget av kommunfullmäktige 1(6) Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/112-004 1 Tillämpningsområde Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter.
Läs merReglemente för hantering av arkiv i Upplands Väsby kommun
Styrdokument Stöd & Process 2016-07-13 Karin Pettersson 08-590 979 65 Dnr Fax 08-590 733 40 KS/2016:48/ karin.pettersson@upplandsvasby.se Reglemente för hantering av arkiv i Upplands Väsby kommun Nivå:
Läs merRegler för dokument- och ärendehantering
Regler för dokument- och ärendehantering Beslutad av KS 2014-03-25 27/2014 2014-02-26 2 (5) Innehållsförteckning Inledning... 3 Bakgrund... 3 1. Vad är en allmän handling?... 3 1.1 En allmän handling kan
Läs merDokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden
Myndighet Kultur- och fritidsnämnd Verksamhet Kultur- och fritidsförvaltning Antagen 2013-10-01 Kultur- och fritidsnämnd 75 1 (6) Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden Vad är syftet med
Läs merATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION
ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...
Läs merFÖRFATTNINGSSAMLING Beslut: Dnr: 97/95 Sid: 1
Beslut: 1995-09-25 Dnr: 97/95 Sid: 1 ARKIVREGLEMENTE Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelser om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården inom
Läs merLagstiftning Obs listan är inte komplett, utan visas som exempel.
Lagstiftning Obs listan är inte komplett, utan visas som exempel. Lag Förordning Föreskrifter & allm. råd Regeringsformen Tryckfrihetsförordning (1949:105) Äktenskapsbalken (1987:230) Föräldrabalken (1949:381)
Läs merRiktlinjer för sociala medier
Beslutad av: Kommunstyrelsen 2018-10-30 Reviderad: Dokumentet gäller för: Hallsbergs kommun Dokumentansvarig: Kommunikationsavdelningen Ärendenummer: 18/KS/187 Riktlinjer för sociala medier Användandet
Läs mer10 OKTOBER Arkivreglemente
Arkivreglemente Landstingets arkiv är en del av vårt nationella kulturarv. Arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information
Läs merRegler för hantering av e-post
2008-09-30 1 (7) Kommunledningskontoret Antagen av kommunstyrelsen 186, 2008-11-11 Regler för hantering av e-post Rätten att ta del av allmänna handlingar är grundläggande i den kommunala verksamheten.
Läs merStrategi Program Plan Policy Riktlinjer Regler. Styrdokument ARKIVREGLEMENTE
Strategi Program Plan Policy Riktlinjer Regler Styrdokument ARKIVREGLEMENTE ANTAGET AV: Kommunfullmäktige DATUM: 2017-12-14, 223 GÄLLER FRÅN OCH MED: 2017 12-14 ANSVAR UPPFÖLJNING/UPPDATERING: Kanslichef
Läs merSvedala Kommuns 4:06 Författningssamling 1(6)
Författningssamling 1(6) Arkivreglemente för Svedala kommun antaget av kommunfullmäktige 2017-03-15 38 Gäller från 2017-04-01 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446)
Läs merArkivreglemente för Region Kronoberg
Arkivreglemente för Region Kronoberg Diarienr: 15RK78 Handläggare: Caroline Svensson, Datum: 2015-01-16 Arkivreglemente för Region Kronoberg Fastställt av regionfullmäktige 2015-02-25 Ett utskrivet dokuments
Läs merInformationshanteringsplan för barn- och utbildningsnämnden 2014
2014-01-20 BUN 2013.0501 Handläggare: Lars Jonsson, Barn -och utbildningsförvaltningen Barn och utbildningsnämnden Informationshanteringsplan för barn- och utbildningsnämnden 2014 Sammanfattning I enlighet
Läs merArkivreglemente för Köpings kommun
REGLEMENTE 1 (6) Arkivreglemente för Köpings kommun Antagen av kommunfullmäktige 2010-12-20, 116 Förutom arkivlagens och arkivförordningens bestämmelser om arkivvård gäller följande reglemente för den
Läs merArkivreglemente för Götene kommun
1(6) Arkivreglemente för Götene kommun Upprättad: 2016-11-01 Antagen av kommunfullmäktige 2017-02-27, 18 Att gälla från och med 2017-04-01. Bilaga: Tillämpningsanvisningar till arkivreglemente för Götene
Läs mer3 I enlighet med 7 kap. 3 SoL och 23 a LSS gäller fjärde och sjätte kapitlen i dessa föreskrifter i tillämpliga delar även för enskild verksamhet.
Detta är den senaste internetversionen av författningen. Här presenteras föreskrifter och allmänna råd i konsoliderad form, det vill säga med alla gällande bestämmelser och rekommendationer från grundförfattningen
Läs merArkivreglemente för Motala kommun
Kommunal författningssamling Arkivreglemente för Motala kommun Motala kommun Beslutsinstans: Kommunfullmäktige Diarienummer: 13/KS 0244 Datum: 2013-12-16 Paragraf: Reviderande instans: Kommunfullmäktige
Läs merDOKUMENTHANTERINGSPLAN
20 Media Original ADMINISTRATION Nämnd, protokoll, ärendelista PapperIT* O Kron. ordn. Utskott, protokoll PapperIT* O Kron. ordn. Presidium, protokoll, mötesanteckningar PapperIT* O Kron. ordn. 3-nämndsmöte,
Läs merBeskrivning av Elsäkerhetsverkets register och databaser m.m. enligt 4 kap. 2 offentlighets- och sekretesslagen och 11 PSI-lagen
ELSÄK2000, v1.2, 2013-02-01 FÖRTECKNING 1 (10) Kim Reenaas Verksjurist Generaldirektörens stab 010-168 05 03 kim.reenaas@elsakerhetsverket.se 2015-08-10 Dnr 15EV2503 Ersätter dnr 14EV2741 Beskrivning av
Läs mer- rätten att ta del av allmänna handlingar, - behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, - forskningens behov.
Utöver det som föreskrivs i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) gäller bestämmelserna i detta reglemente, meddelat med stöd av 16 arkivlagen. 1 Arkivverksamhetens syfte (Arkivlagen
Läs mer20. Arkivreglemente för Västerviks kommunkoncern ändring Dnr 2017/
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 35 (59) 2018-02-26 Kf Ks 26 20. Arkivreglemente för Västerviks kommunkoncern ändring Dnr 2017/369-003 Västerviks kommuns arkivreglemente reviderades senast 1995.
Läs merArkivreglemente för Arkivemölla kommun
1(6) 2018-01-01 Arkivreglemente för Arkivemölla kommun Utöver bestämmelserna i arkivlagen (1990:782) gäller inom Arkivemölla kommun följande regler meddelade med stöd av 16 arkivlagen; 1 Tillämpningsområde
Läs merAnvisningar för social dokumentation i verkställigheten
Anvisningar för social dokumentation i verkställigheten KRAV PÅ DOKUMENTATION Det finns krav på dokumentation i lagstiftning, föreskrifter och allmänna råd samt en handbok utgiven av socialstyrelsen. Socialtjänstlagen
Läs mer