GRANSKNING AV INTERN STYRNING OCH KONTROLL AV REGIONALA KOLLEKTIVTRAFIKFRÅGOR

Transkript

1 För kännedom Landstingsstyrelsen Kollektivtrafikansvarig Jacob Annerfors Landstingsdirektör Jan Grönlund GRANSKNING AV INTERN STYRNING OCH KONTROLL AV REGIONALA KOLLEKTIVTRAFIKFRÅGOR I enlighet med revisionsplanen för 2014 har en granskning genomförts, på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna, av den interna styrningen och kontrollen av regionala kollektivtrafikfrågor. Landstinget har, inom ramen för Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet, finansiellt ansvar för och inflytande över regional tåg- och busstrafik. Kollektivtrafikmyndigheten är nybildad med start år Enligt budget 2014 beräknas landstingets samlade åtagande för kollektivtrafiken öka med 21,7 mnkr till år 2014 och uppgår då till 237,3 mnkr. Dessutom anges för åren ett reformutrymme på 23,3 mnkr 2015 (260,6 mnkr) samt 18,3 mnkr 2016 (278,9 mnkr). Den interna styrningen och kontrollen i landstinget av regionala kollektivtrafikfrågor har granskats bland annat med anledning av ovanstående. Vår bedömning är att den interna styrningen och kontrollen kan förbättras inom följande områden; Formerna för hur landstingsstyrelsen arbetar med uppsikt över Kollektivtrafikmyndigheten bör dokumenteras Rådande personunion mellan landstingsstyrelsens ordförande och myndighetsdirektionens ordförande samt för övriga ledamöter i direktionen, valda av landstingsfullmäktige, och som samtliga sitter i landstingsstyrelsen som ordinarie eller ersättare innebär att ledamöterna i praktiken bedriver uppsikt över sig själva. Detta innebär att formerna för uppsikt bör vara tydliga och transparenta ur demokratisk synvinkel Uppdraget för staben för regionala frågor, vad gäller kollektivtrafikfrågor, som ska formuleras, bör till stora delar utgå ifrån på vilket sätt landstingsstyrelsen vill bedriva sin uppsikt över Kollektivtrafikmyndigheten Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Fax Tfn E-post landstinget.sormland@dll.se SID 1(18)

2 Den rådgivande roll som diskuterats, för landstingets kollektivtrafikansvarige tjänsteman mot Kollektivtrafikmyndigheten, i arbetet med beställningscentral i egen regi kan krocka med uppgifter av mer kontrollerande och kravställande karaktär Rutiner som säkerställer att myndighetens delårsrapport och revisorernas bedömning av densamma behandlas i fullmäktige under året behöver upprättas så att kommunallagen och förbundsordningens intentioner följs Vi instämmer i det som landstingsstyrelsen själva beskriver i sin beställarbudget för Det vill säga att målen med trafiken, för landstinget, behöver preciseras och antalet uppföljningsvariabler utökas. SAMMANFATTNING REGIONALA KOLLEKTIVTRAFIKMYNDIGHETER Lag om kollektivtrafik trädde i kraft 1 januari Den innehåller bland annat bestämmelser om ansvar för regional kollektivtrafik och organisering av regionala kollektivtrafikmyndigheter. Regionala kollektivtrafikmyndigheter har ersatt de tidigare trafikhuvudmännen. Kollektivtrafikmyndigheterna ska besluta om regionala trafikförsörjningsprogram och allmän trafikplikt. Kommuner och landsting beställer den trafik de vill att myndigheten ska upphandla inom sina gränser, men myndigheten kan öka, minska eller flytta trafik enligt sitt kollektivtrafikprogram. I Sörmland har landstinget och kommunerna beslutat att inrätta ett kommunalförbund för att de gemensamt ska kunna ansvara för den regionala kollektivtrafiken, Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet. Myndighetens obligatoriska uppgift är att fatta strategiska beslut, som till exempel att besluta om trafikförsörjningsprogram. Direktionen ska varje år fastställa budget för förbundet inom den ram som medlemmarna beslutat om. När budgeten fastställs bestämmer direktionen storleken på bidragen som medlemmarna ska erlägga till förbundet. SID 2(18)

3 ÖVERENSKOMMELSE OM KOLLEKTIVTRAFIKEN I SÖRMLAND Överenskommelsen grundar sig på överläggningar mellan ordförandena i landstingsstyrelsen och länets kommunstyrelser. Den syftar till att skapa förutsättningar för ett funktionellt, attraktivt och hållbart kollektivtrafiksystem för Sörmland, vilket är integrerat i hela storstadsregionen Stockholm. Parterna är överens om att öka ambitionsnivån när det gäller kollektivtrafiken i länet samt till och från länet. Nya satsningar ska främst ske på tågtrafik och i andra hand på busstrafik av typ expressbussar. Kommunerna och landstinget delar ansvaret och kostnaderna för Kollektivtrafikmyndigheten. Målet är att landstinget tar ansvar för det som kan betraktas som regional kollektivtrafik medan kommunerna tar ansvar för lokal kollektivtrafik. Landstinget svarar enligt avtalet om ansvars- och kostnadsfördelning för nettokostnaden avseende: - Tågtrafik - Regional stomlinjetrafik med buss - Särskild kollektivtrafik enligt uppdrag Enligt vad som anges i beslutet 1 bedöms den ekonomiska effekten för Landstinget Sörmland preliminärt till 5-10 miljoner kronor per år. Det stora åtagandet beräknas bli kostnader för tågtrafik från och med 2017 med ett tak på högst 50 miljoner kronor per år Det framgår också, avtal punkt 2.3, att inför upprättande av trafikplan ska kommunerna och landstinget till myndigheten redovisa sina förslag till inriktning och trafikomfattning för den trafik man har ett ansvar för och ange ekonomiska ramar för sitt finansieringsansvar för kommande tre år. LANDSTINGETS BUDGET Enligt landstingets budget för är den långsiktiga visionen för kollektivtrafikens utveckling att 50 % av arbetspendlingen i de starka stråken ska ske med buss eller tåg. En högt prioriterad fråga är därför det pågående arbetet med Trafikplan LF 43/2012 Godkännande av avtal om ansvars- och kostnadsfördelning i Sörmlands kollektivtrafikmyndighet 2 LF 100/2013, Mål och budget SID 3(18)

4 Tre övergripande indikatorer finns kopplade till kollektivtrafikfrågor i landstingets budget. Inom medborgarperspektivet är det Andel i befolkningen som är nöjd med kvalitén av kollektivtrafiken. Inom processoch förnyelseperspektivet finns Kollektivtrafikens andel av befolkningens arbetspendling samt Andelen av Länstrafikens bussar som drivs med förnyelsebara bränslen. I landstingets delårsrapport 1 per mars månad finns ingen rapportering av indikatorerna. Däremot framgår att det bildats en stab för regionala frågor vid årsskiftet och att den är under uppbyggnad. I uppdraget ingår bland annat ansvar för den regionala kollektivtrafiken. Med stöd av trafikförsörjningsprogrammet och koordinerat med Landstingets miljöprogram kommer antalet uppföljningsvariabler i landstingets beställarbudget att utökas i kommande budgetar enligt budget Ambitionen är att i större utstäckning kunna precisera mål för trafiken. LANDSTINGSSTYRELSENS ROLL OCH ANSVAR Landstingsstyrelsen leder och samordnar förvaltningen av landstingets angelägenheter. Reglementet 3 anger också att styrelsen har uppsikt över kommunalförbund som landstinget är medlem i. Detta regleras också i kommunallagen 6:1. Vi har inte kunnat finna någon beskrivning av hur landstingsstyrelsen ska genomföra uppsikten över Kollektivtrafikmyndigheten. Som framgår tidigare i rapporten så sitter samtliga, av landstingsfullmäktige utsedda, ordinarie ledamöter i Kollektivmyndighetens direktion också i landstingsstyrelsen som ordinarie eller ersättare. Landstingsstyrelsens ordförande är också vald till ordförande i myndighetsdirektionen. Ett uppdrag i ett kommunalförbund är ett uppdrag i/för förbundet inte ett landstingsuppdrag. Personunionen som finns innebär att flera av landstingsstyrelsens ledamöter i praktiken bedriver uppsikt över sig själva. Landstingsstyrelsen kan förtydliga sitt uppsiktsansvar genom att dokumentera och fastställa på vilket sätt uppsikt ska ske av Kollektivtrafikmyndigheten. Av en sådan dokumentation skulle till exempel kunna framgå vilka formella och informella forum som finns för möten/dialoger, hur protokoll, delårsrapporter och annan skriftlig rapportering från myndigheten ska behandlas i landstinget, vem/vilken funktion som ansvarar för olika delar i uppsiktsarbetet. Att dokumentera på vilket sätt uppsikt sker ger också kontinuitet vid förändringar på både förtroendemanna- och tjänstemannasidan. Budgetansvaret för kollektivtrafik i landstinget ligger under landstingsstyrelsen och i tjänstemannastaben finns också en 3 LF 19/2013 Reglemente för landstingsstyrelsen SID 4(18)

5 kollektivtrafikansvarig tjänsteman i landstingsdirektörens stab för regionala frågor, under landstingsstyrelsen. Staben för regionala frågor inom landstingsdirektörens stab har inrättats under Något formaliserat uppdrag finns inte nerskrivet för staben men diskussioner kring detta pågår mellan medarbetarna på enheten och landstingsdirektören. Kollektivtrafikansvarig har en av fyra tjänster i staben. Uppdraget för staben vad gäller kollektivtrafikfrågor bör till stora delar utgå ifrån på vilket sätt landstingsstyrelsen vill bedriva sin uppsikt över myndigheten. Enligt kollektivansvarig tjänsteman består arbetet av att bereda ärenden för kollektivtrafikfrågor till landstingsstyrelsen, ta fram underlag för budget för kollektivtrafik samt att följa upp Kollektivtrafikmyndigheten. Någon dokumentation och mer precisering av hur uppföljningsarbetet ska bedrivas finns inte och behöver, enligt tjänstemannen, utvecklas. Kollektivtrafikansvarig har vid flera tillfällen under året haft informationspunkter kring kollektivtrafik och Kollektivtrafikmyndigheten vid sammanträden med landstingsstyrelsens och/eller landstingsstyrelsens arbetsutskott. Uppföljning sker i dagsläget också bland annat genom att tjänstemannen närvarar vid myndighetens direktionssammanträden. Kollektivtrafikmyndigheten anordnar också nätverksträffar för de kollektivtrafikansvariga tjänstemän som finns inom landstinget och kommunerna. Budgetdiskussionerna inför 2015 har skett med landstingsdirektörens ekonomistab utifrån förslag från Kollektivtrafikmyndigheten. Kollektivtrafikansvarig och landstingets budgetchef har diskuterat hur landstingets budget för beställning av kollektivtrafik skulle kunna bli lite mer detaljerad i stället för att som nu mer vara en beräkning utifrån föregående års budget med förändring för årets satsningar och uppräkning med hänsyn till inflation. SID 5(18)

6 BAKGRUND NATIONELLA MÅL OCH STYRANDE FÖRUTSÄTTNINGAR För kollektivtrafiken finns flera nationella mål och styrande förutsättningar 4. Framförallt handlar det om de transportpolitiska målen, fördubblingsmålet samt lagen om kollektivtrafik 5. Transportpolitikens övergripande mål är att säkerställa en samhällsekonomiskt effektiv och långsiktigt hållbar transportförsörjning för medborgarna och näringslivet i hela landet. Två delmål finns, ett funktionsmål och ett hänsynsmål. Funktionsmålet avser tillgängligheten och anger att transportsystemets utformning, funktion och användning ska medverka till att ge alla en grundläggande tillgänglighet med god kvalitet och användbarhet och bidra till utvecklingskraft i hela landet. Hänsynsmålet anger att klimatpåverkan stegvis kan minskas genom att energieffektiviteten ökar och beroendet av fossila bränslen bryts. Hänsynsmålet lyfter även säkerhetsaspekten utifrån ett helhetsperspektiv. Fördubblingsmålet säger att kollektivtrafikens marknadsandel ska fördubblas på sikt och ett delmål på vägen dit är att antalet resor med kollektivtrafik ska fördubblas till år De nationella målen ligger till grund för respektive regional kollektivtrafikmyndighets mål. Lagen om kollektivtrafik har som syfte att förbättra kollektivtrafiken för kunden genom ökad konkurrens och bättre samordning med annan samhällsplanering. Regionala kollektivtrafikmyndigheter har ersatt de tidigare trafikhuvudmännen. Kollektivtrafikmyndigheterna ska besluta om regionala trafikförsörjningsprogram och allmän trafikplikt. Kommuner och landsting beställer den trafik de vill att myndigheten ska upphandla inom sina gränser, men myndigheten kan öka, minska eller flytta trafik enligt sitt kollektivtrafikprogram. Det har vidare blivit fritt att bedriva kollektivtrafik på kommersiella grunder. Trafikföretaget ska då driva verksamhet som finansieras med biljettintäkterna. 4 Vad förklarar kollektivtrafikens snabba kostnadsökning? Sveriges kommuner och landsting 2014, ISBN Lag (2010:1065) om kollektivtrafik SID 6(18)

7 LAG OM KOLLEKTIVTRAFIK TILLÄMPNING I SÖRMLANDS LÄN Lag om kollektivtrafik trädde i kraft 1 januari Den innehåller bland annat bestämmelser om ansvar för regional kollektivtrafik och organisering av regionala kollektivtrafikmyndigheter. Regional kollektivtrafik enligt lagen är sådan kollektivtrafik som äger rum inom ett län eller om den sträcker sig över flera län, med avseende på trafikutbudet huvudsakligen är ägnad att tillgodose resenärernas behov av arbetspendling eller annat vardagsresande. I Sörmland har landstinget och kommunerna beslutat att inrätta ett kommunalförbund för att de gemensamt ska kunna ansvara för den regionala kollektivtrafiken, Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet. Det bildade kommunalförbundet är regional kollektivtrafikmyndighet i lagens mening. Dess ansvar och befogenheter regleras i lagen. Lösningen med ett nybildat kommunalförbund har valts i ytterligare 2 av landets län, Norrbotten och Västernorrland. Övriga län har valt landstinget/regionen alternativt befintligt regionförbund som lösning på huvudmannaskapet. Tidigare samverkade Landstinget Sörmland och länets kommuner i kollektivtrafikfrågor via ett länstrafikbolag, Länstrafiken Sörmland AB. Bolaget finns kvar, nu som helägt dotterbolag till myndigheten. Myndighetens obligatoriska uppgift är att fatta strategiska beslut, som till exempel att besluta om trafikförsörjningsprogram. Dessa program ska beskriva det behov av kollektivtrafik som finns i länet. Att dessa strategiska beslut fattas i förvaltningsform ska enligt lagens intentioner främja ökad insyn och åstadkomma bättre samordning med annan samhällsplanering. Mer operativa uppgifter, som till exempel att upphandla kollektivtrafik, kan fortfarande utföras av kommunalt ägda bolag. Den nya lagen gör det bland annat lättare än förut för den regionala kollektivtrafikmyndigheten att organisera trafik över länsgränser. Detta beror främst på att den tidigare länsgränsrestriktionen för persontrafik på järnväg har avskaffats. KOMMUNALFÖRBUNDET SÖRMLANDS KOLLEKTIVTRAFIKMYNDIGHET Landstingsfullmäktige beslutade i oktober 2011, 85, om bildandet av Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet. Samtidigt godkändes förbundsordning och reglemente för myndighetens direktion. En överenskommelse slöts också om kollektivtrafiken i Sörmland kring bland annat inriktning och omfattning. SID 7(18)

8 Förbundsordningen ur landstingets synvinkel Förbundets ändamål är att svara för att den regionala kollektivtrafiken utförs på ett kvalitativt och kostnadseffektivt sätt så att det bidrar till regional utveckling, god miljö och tillgodoser invånarnas behov av kollektivtrafik. Efter särskild överenskommelse med landstinget eller en kommun i länet får den regionala kollektivtrafikmyndigheten upphandla persontransport- och samordningstjänster för sådana transportändamål som kommunerna eller landstinget ska tillgodose samt samordna sådana transporttjänster. Landstingsfullmäktige utser 5 ledamöter och 5 ersättare. Valbar är endast den som är ledamot eller ersättare i fullmäktige. Bland de ledamöter som landstinget valt ska landstinget utse en av dem att vara ordförande i direktionen. De ordinarie ledamöter som valts av landstingsfullmäktige sitter samtliga i landstingsstyrelsen som ordinarie eller ersättare och landstingsstyrelsens ordförande är vald till ordförande i myndighetsdirektionen. Landstingsfullmäktige ska också utse 3 revisorer. Valet ska föregås av samråd med övriga medlemmar. Revisorerna ska granska förbundets verksamhet och avge berättelse till medlemmarnas fullmäktige, vilka beslutar om ansvarsfrihet. Direktionen ska varje år fastställa budget för förbundet inom den ram som medlemmarna beslutat om. Budgeten ska innehålla en plan för verksamheten och ekonomin under budgetåret samt en plan för ekonomin under den kommande tvåårsperioden. Direktionen ska samråda med medlemmarna om förslaget till budget senast under april månad. När budgeten fastställs bestämmer direktionen storleken på bidragen som medlemmarna ska erlägga till förbundet. Modell finns för medlemmarnas reglering av ansvar för verksamhetens kostnader. Direktionen ska avlämna delårsrapport över verksamheten till medlemmarna minst en gång per år. Detta är också i linje med lagen om kommunal redovisning 6 som även gäller för kommunalförbund. Enligt lagen ska en särskild redovisning upprättas, delårsrapport, som omfattar en period av minst hälften och högst två tredjedelar av räkenskapsåret. Myndigheten upprättade en delårsrapport per 31 augusti Den granskades av myndighetens revisorer, och en bedömning skrevs, i enlighet med kommunallagen 7. Vi har däremot inte kunnat finna att myndighetens delårsrapport behandlats av landstingsfullmäktige. Enligt kommunallagens 8 kap 20 a ska den delårsrapport som upprättas enligt bestämmelserna i lagen om kommunal redovisning behandlas av fullmäktige. Revisorernas bedömning ska då biläggas delårsrapporten. Kollektivtrafikmyndighetens delårsrapport är registrerad som inkommen handling till landstinget 5 6 Lag (1997:614) om kommunal redovisning, 9 kap 7 Kommunallag (1991:900), 9 kap 9 a SID 8(18)

9 december 2013 och i diariet finns noterat att den är anmäld till landstingstyrelsen 11 februari 2014, 19. Delårsrapporten och revisorernas bedömning av delårsrapporten fanns med som bilaga vid det tillfälle som årsredovisningen för Kollektivtrafikmyndigheten, och frågan om ansvarsfrihet, behandlades i landstingsfullmäktige, 17 juni Rutiner som säkerställer att myndighetens delårsrapport och revisorernas bedömning behandlas i fullmäktige tidigare under året behöver upprättas så att kommunallagen och förbundsordningens intentioner följs. Förbundet får inte ingå borgensförbindelse utan medlemmarnas medgivande. Förbundet får inte heller ta upp långfristiga lån utan medlemmarnas medgivande men däremot kortfristiga lån för att täcka tillfälliga behov av rörelsekapital. Uppgifter som överförs från landstinget eller en eller flera kommuner till förbundet ska regleras i särskild ordning. Vid landstingsstyrelsens sammanträde i november 2013, 175/2013, beslutas förslag till överenskommelse med Kollektivtrafikmyndigheten om att ge myndigheten rätt att upphandla persontransporter- och samordningstjänster samt att samordna sådana transporttjänster (i vardagligt tal färdtjänst, skolskjuts och sjukresor). Landstingsdirektören utses att underteckna nämnda överenskommelse för Landstinget Sörmland. Av tjänsteutlåtandet som finns som underlag till beslutet framgår att den exakta omfattningen och innebörden av överenskommelsen kommer att fastställas först efter att landstinget identifierat behovet samt utifrån erfarenheterna av projektet Samverkansformer och val av organisation vid integrering av den särskilda och allmänna kollektivtrafiken inom Sörmlands län. Utredningen har lett till att Kollektivtrafikmyndigheten nu ska upphandla all kollektivtrafik, alltså även färdtjänst, skolskjuts och sjukresor för landstinget och samtliga kommuner i Sörmland utom Strängnäs. Dessutom föreslås, utifrån ett beslut i myndighetsdirektionen, en beställningscentral att startas i egen regi som ska ta över när nu gällande avtal med SAMRES går ut, Det utökade uppdraget är ännu inte politiskt behandlat i landstinget. Enligt förbundsordningen har ledamot direktionen, förbundsmedlems fullmäktige och styrelse samt revisorerna rätt att väcka ärenden i förbundet. Direktionens beslut fattas med enkel majoritet. I följande ärenden ska dock minst tolv (12) av fjorton (14) av ledamöterna vara överens om beslutet för att det ska gälla; Beslut om trafikförsörjningsprogram Beslut om budget Beslut om förvärv, bildanden eller avyttring av bolag SID 9(18)

10 Reglemente för förbundsdirektionen ur landstingets synvinkel Det åligger direktionen att fastställa mål och planer för förbundets verksamhet, personalbehov och ekonomi och redovisa detta för förbundsmedlemmarna. Om direktionen under budgetåret konstaterar eller förväntar överskridanden eller andra betydelsefulla avvikelser från budgeten, ska direktionen till förbundsmedlemmarna redovisa orsakerna till avvikelser och de korrigeringar som har vidtagits eller kommer att vidtas. Årsredovisning med revisionsberättelser och granskningsrapporter ska överlämnas till varje förbundsmedlem innan mars månads utgång året efter det budgetår som redovisningen avses. Underlag för koncernbokslut ska lämnas senast under första veckan i februari i året efter det budgetår som redovisningen avser. Vi noterar att några regler för avlämnandet av delårsrapport inte finns inskrivet i reglementet för förbundsdirektionen trots att detta finns angivet i förbundsordningen. Överenskommelse om kollektivtrafiken i Sörmland ur landstingets synvinkel Grundar sig på överläggningar mellan ordförandena i landstingsstyrelsen och länets kommunstyrelser. Den syftar till att skapa förutsättningar för ett funktionellt, attraktivt och hållbart kollektivtrafiksystem för Sörmland, vilket är integrerat i hela storstadsregionen Stockholm. Förbundet har sitt säte hos och administreras av landstinget. Enligt överenskommelsen så stöds förbundet stöds i övrigt med personalresurser från landstinget och Regionförbundet Sörmland. Extern kompetens tillhandahålls via nuvarande Länstrafikbolag samt genom inköpta tjänster. Vid framtida revidering av reglementet bör sätet ändras till att vara i Nyköping. Vad vi erfar så utför Landstinget Sörmland, via Samlad redovisning, redovisningstjänster åt Kollektivtrafikmyndigheten och myndigheten har även tillgång till det personaladministrativa it-stödet Heroma. Upphandlingsstöd erhålls också från Inköpsenheten. Vi har i samband med denna granskning inte tagit del av eventuella avtal kring dessa tjänster. Parterna är överens om att öka ambitionsnivån när det gäller kollektivtrafiken i länet samt till och från länet. Inriktningen ska vara att locka fler resenärer vilket kräver satsningar på relationer med stor potential av kollektivresande. Nya satsningar ska främst ske på tågtrafik och i andra hand på busstrafik av typ expressbussar. Denna uppbyggnad ska bland annat möjliggöras genom effektivisering och anpassning av övrig kollektivtrafik. SID 10(18)

11 Kommunerna och landstinget delar ansvaret och kostnader för Kollektivtrafikmyndigheten. Målet är att landstinget tar ansvar för det som kan betraktas som regional kollektivtrafik medan kommunerna tar ansvar för lokal kollektivtrafik. Avtal ska vara klart före utgången av 2011 och beslutades också av landstingsfullmäktige i juni 2012, 43. Landstinget svarar enligt avtalet om ansvars- och kostnadsfördelning för nettokostnaden avseende: - Tågtrafik - Regional stomlinjetrafik med buss - Särskild kollektivtrafik enligt uppdrag Enligt vad som anges i beslutet 8 bedöms den ekonomiska effekten för Landstinget Sörmland preliminärt till 5-10 miljoner kronor per år. Det stora åtagandet beräknas bli kostnader för tågtrafik från och med 2017 med ett tak på högst 50 miljoner kronor per år Det framgår också, avtal punkt 2.3, att inför upprättande av trafikplan ska kommunerna och landstinget till myndigheten redovisa sina förslag till inriktning och trafikomfattning för den trafik man har ett ansvar för och ange ekonomiska ramar för sitt finansieringsansvar för kommande tre år. Därutöver ska kommunerna och landstinget årligen redovisa en uppföljning av ekonomiska ramar för kommande tre-års period. Landstinget avser att verka för att den eftersträvade ambitionsnivån kan uppnås inom en ekonomisk ram som för landstingets åtaganden innebär en ökning med högst 50 mnkr/år (prisnivå 2012) jämfört med situationen Beloppet kan inte garanteras enligt kommentarer till avtalet. Satt utifrån att landstingets andel av totala kostnader är ca 53 %. Om det överskrids kan det vara aktuellt med omförhandling av villkor för finansiering. Vi noterar att det är otydligt i beslutet om 50 mnkr är ett kostnadstak eller ett ökningstak. Enligt beslutet ska överenskommelse ingås separat om eventuellt borgensåtagande för finansiering av inköp av tåg. Avsikten är att åtagandet ska vara solidariskt. MÅL OCH BUDGET I LANDSTINGET Enligt landstingets budget för är den långsiktiga visionen för kollektivtrafikens utveckling att 50 % av arbetspendlingen i de starka stråken ska ske med buss eller tåg. En högt prioriterad fråga är därför det 8 LF 43/2012 Godkännande av avtal om ansvars- och kostnadsfördelning i Sörmlands kollektivtrafikmyndighet 9 LF 100/2013, Mål och budget SID 11(18)

12 pågående arbetet med Trafikplan 2017, där målet är en sammanhållen stomtågtrafik med hög turtäthet i hela Mälardalen. Av avsnittet Framtidsanalys framgår att inom ramen för Framtidens hälsooch sjukvård kommer också satsningar att göras för att förbättra tillgängligheten med kollektivtrafik till sjukvården inom länet. Dubbel målsättning med denna satsning. Dels öka tillgängligheten för allmänhet och patienter dels förbättra förutsättningarna för landstingets personal att resa kollektivt såväl mellan hem och arbete som i tjänsten. Landstinget är en dominerande arbetsgivare i länet varför det är en högt prioriterad fråga ur ett hållbarhetsperspektiv att skapa förutsättningar för såväl patienter som personal att kunna resa kollektivt. Tre övergripande indikatorer finns kopplade till kollektivtrafikfrågor i landstingets budget. Inom medborgarperspektivet är det Andel i befolkningen som är nöjd med kvalitén av kollektivtrafiken. Inom processoch förnyelseperspektivet finns Kollektivtrafikens andel av befolkningens arbetspendling samt Andelen av Länstrafikens bussar som drivs med förnyelsebara bränslen. I landstingets delårsrapport 1 per mars månad finns ingen rapportering av indikatorerna. Däremot framgår att det bildats en stab för regionala frågor vid årsskiftet och att den är under uppbyggnad. I uppdraget ingår bland annat ansvar för den regionala kollektivtrafiken. I landstingsstyrelsens beställarbudget 10 framgår att landstingets samlade åtagande för kollektivtrafiken beräknas öka med ca tkr till Dessutom anges för åren ett reformutrymme på tkr år 2015 samt tkr år Prioriterade insatser är förbättrad tillgänglighet till sjukvården, satsning på införande av ny teknik i kollektivtrafiken samt ökad turtäthet på helger i tågtrafiken. För visionen på 50 % kring arbetspendlingen ovan är den genomsnittliga andelen idag % enligt beställarbudgeten. Hög prioritet för landstinget att bidra till genomförande av tågplan 2017 med ambition att förenkla resandet, förtäta utbudet samt anskaffa moderna fordon. En större omläggning av den regionala busstrafiken har genomförts, bland annat med syfte att förbättra förutsättningarna för arbetspendlingen mellan länets huvudorter. Resandet har hittills legat något under prognoserna. Landstingets ekonomiska budget för kollektivtrafik och Kollektivtrafikmyndigheten framgår inte helt tydligt av dokumentet. Den ingår i posten Regional verksamhet. Följande tabell är tagen ur landstingsstyrelsens del av budget 2014; 10 LS 147/2013, Landstingsstyrelsens beställarbudget SID 12(18)

13 Allmänhetens resor med busstrafik Av landstingsstyrelsens beställarbudget 11 framgår nedanstående budget för kollektivtrafiken; 2010 Utfall 2011 Utfall 2012 Utfall 2013 Prognos Budget 2015 Plan Plan Nöjd kund index 74 % 61 % 60 % 60 % Andel förnyelsebart 12,7 % 12,8 % 11,8 % 33 % 36 % 36 % 36 % bränsle Total underskottstäckning för länstrafiken (Mnkr) ,5 329,5 393,5 440,0 456,2 468,7 Landstingets kostnader (Mnkr) 132,2 137,1 156,2 215, , , ,868 Av budgeten för den regionala verksamheten år 2014, tkr, avser tkr kollektivtrafik. Resterande budget för den regionala verksamheten avser Regionförbundet tkr, (inklusive avtal med Sörmlandsturism AB tkr), organisationsbidrag regionalt åtagande tkr samt interkommunala ersättningar för folkhögskoleutbildning tkr. Enligt kollektivtrafikansvarig tjänsteman är det inte helt klart definierat, för honom just då, vad som ingår i landstingets kostnader för kollektivtrafik. Detta då kostnader i flera fall grundar sig på tidigare fördelningsgrunder utifrån äldre nycklar, vilket kräver kunskap om vad som ursprungligen budgeterats. Vi har tagit del av Kollektivtrafikmyndighetens budget för Av den framgår denna lite mer specificerade tabell avseende kostnader som avser medlemmen landstinget; 11 Landstingsstyrelsens beställarbudget , LS-LED13-537, antagen av landstingsstyrelsen Budget 2014 (15-16) med fördelning per medlem, Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet, Länstrafiken SID 13(18)

14 Med förvaltningskostnader avses personal och personalrelaterade kostnader, arvoden, revision, föreninges- och medlemsavgifter samt finansiella poster och fördelas enligt Kollektivtrafikmyndighetens beskrivna planeringsprocess 13 utifrån tidigare utfört trafikarbete. Uppdrag utanför budget och verksamhetsplan belastar beställaren. Av landstingets beställarbudget för 2014 framgår också att planeringen av trafik kräver viss framförhållning. Enligt den planerings- och budgetprocess som förbereds av myndigheten och som väntas beslutas av dess direktion i september gäller följande tider för beställning av trafik inför budget/trafikåret Beställning av tåg i oktober 2013 Beställning av buss i maj 2014 Ramen för år 2 i budgeten (2015) bör därför betraktas som bindande och för år tre (2016) som vägledande. Med stöd av trafikförsörjningsprogrammet och koordinerat med Landstingets miljöprogram kommer antalet uppföljningsvariabler i landstingets beställarbudget att utökas i kommande budgetar enligt budget Ambitionen är att i större utstäckning kunna precisera mål för trafiken. ÄGANDE AV OCH BORGEN FÖR AB TRANSITIO Landstingsstyrelsen godkände, efter förslag från Kollektivtrafikmyndighetens direktion, i mars att finansiera Kollektivtrafikmyndighetens köp av aktier i Transitio med 500 tkr. Totalt 13 Planeringsprocess och beslutsordning för Kollektivtrafikmyndigheten, beslutad i myndighetens direktion LS 35/12 Finansiering av Sörmlands Kollektivtrafikmyndighets köp av aktier i AB Transitio SID 14(18)

15 köpte Kollektivtrafikmyndigheten aktier för 1 mnkr. Resterande 500 tkr finansierades av respektive kommun utifrån innevånarantal. Transitio sysslar enligt beslutet med inköp av tåg som är avsedda att kunna användas av de kollektivtrafikmyndigheter som är ägare av bolaget. Samtliga kollektivtrafikmyndigheter i landet har, enligt underlagen, förklarat sig villiga till att bli ägare av AB Transitio. Av underlagen till beslut framgår också att konsekvensen av beslutet är att landstinget, tillsammans med kommunerna, kan komma att garantera Kollektivtrafikmyndighetens borgensåtagande vid köp av tåg. Landstingets köp av aktier i Transitio behandlades aldrig i landstingsfullmäktige. Det gjorde däremot beslutet 15 att godkänna att Kollektivtrafikmyndigheten tecknar samverkansavtal om utvecklingen av regionaltågstrafiken i Östra Sverige samt medgivande av att myndigheten får ingå borgen för anskaffning av tåg. Landstingsfullmäktige beslutade att Kollektivtrafikmyndigheten får ingå borgen såsom för egen skuld för upphandlad finansiering med borgenstak om mnkr avseende spårfordon och 120 mnkr avseende högvärdeskomponenter och strategisk utrustning. Hälften av borgensåtagandet belöper enligt myndighetens förbundsordning på landstinget och hälften på respektive kommun utifrån innevånarantalet. Syftet med ägandet i Transitio är att minska kollektivtrafikmyndigheternas fordonskostnader samt säkerställa en hög kvalitet och kompetens inom områdena anskaffning, förvaltning och underhåll. Med hänvisning till etapp 1 i Trafikplan 2017 ska Kollektivtrafikmyndigheten anskaffa maximalt 20 tåg. Detta kommer att ske genom att tåg hyrs från Transitio enligt den modell som nu valts. LANDSTINGSSTYRELSENS ROLL OCH ANSVAR Landstingsstyrelsen leder och samordnar förvaltningen av landstingets angelägenheter. Reglementet 16 anger också att styrelsen har uppsikt över kommunalförbund som landstinget är medlem i. Detta regleras också i kommunallagen 6:1. I reglementet nämns inte kollektivtrafiken särskilt. Vi har inte kunnat finna någon beskrivning av hur landstingsstyrelsen ska genomföra uppsikten över Kollektivtrafikmyndigheten. Som framgår tidigare i rapporten så sitter samtliga, av landstingsfullmäktige utsedda, ordinarie ledamöter i Kollektivmyndighetens direktion också i 15 LF 82/14 Godkännande av att Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet tecknar samverkansavtal respektive medgivande av att Kommunalförbundet Sörmlands kollektivtrafikmyndighet får ingå borgen för anskaffning av tåg. 16 LF 19/2013 Reglemente för landstingsstyrelsen SID 15(18)

16 landstingsstyrelsen som ordinarie eller ersättare. Landstingsstyrelsens ordförande är också vald till ordförande i myndighetsdirektionen. Ett uppdrag i ett kommunalförbund är ett uppdrag i/för förbundet inte ett landstingsuppdrag. Personunionen som finns innebär att flera av landstingsstyrelsens ledamöter i praktiken bedriver uppsikt över sig själva. Landstingsstyrelsen kan förtydliga sitt uppsiktsansvar genom att dokumentera och fastställa på vilket sätt uppsikt ska ske av Kollektivtrafikmyndigheten. Av en sådan dokumentation skulle till exempel kunna framgå vilka formella och informella forum som finns för möten/dialoger, hur protokoll, delårsrapporter och annan skriftlig rapportering från myndigheten ska behandlas i landstinget, vem/vilken funktion som ansvarar för olika delar i uppsiktsarbetet. Att dokumentera på vilket sätt uppsikt sker ger också kontinuitet vid förändringar på både förtroendemanna- och tjänstemannasidan. Beslutsärenden kring kollektivtrafik, sedan bildandet av Kollektivtrafikmyndigheten, som behandlats i landstingstyrelsen, förutom beställarbudgeten, är ärenden som initierats av myndigheten. Enligt förbundsordningen har ledamot i direktionen, förbundsmedlems fullmäktige och styrelse samt revisorerna rätt att väcka ärenden i förbundet. Vi har inte funnit att landstingsfullmäktige eller landstingsstyrelsen har behandlat några sådana ärenden. Vi har inte granskat Kollektivtrafikmyndighetens protokoll huruvida enskild ledamot har väckt ärenden. Budgetansvaret för kollektivtrafik i landstinget ligger under landstingsstyrelsen och i tjänstemannastaben finns också en kollektivtrafikansvarig tjänsteman i landstingsdirektörens stab för regionala frågor, under landstingsstyrelsen. STABEN FÖR REGIONALA FRÅGOR INOM LANDSTINGSDIREKTÖRENS STAB Nuvarande kollektivtrafikansvarig tjänsteman har innehaft tjänsten sedan december 2013 och alltså ännu inte varit med ett helt planeringsår. Organisatoriskt är tjänsten placerad i staben för regionala frågor inom landstingsdirektörens stab. Staben har inrättats under Något formaliserat uppdrag finns inte nerskrivet för staben men diskussioner kring detta pågår mellan medarbetarna på enheten och landstingsdirektören. Kollektivtrafikansvarig har en av fyra tjänster i staben. Övriga tjänster omfattar andra arbetsområden inom regionala frågor men ytterligare en av medarbetarna är också insatt i området kring kollektivtrafik. SID 16(18)

17 Uppdraget för staben vad gäller kollektivtrafikfrågor bör till stora delar utgå ifrån på vilket sätt landstingsstyrelsen vill bedriva sin uppsikt över myndigheten. Vid senaste rekryteringen av kollektivtrafikansvarig tjänsteman framgick av annonsen att landstinget är beställare gentemot Kollektivtrafikmyndigheten och har det ekonomiska ansvaret för den regionala buss- och tågtrafiken. Av arbetsbeskrivning i annonsen framgick att ansvarig tjänsteman för kollektivtrafik är; föredragande i kollektivtrafikfrågor i landstingsstyrelsen ansvarar för bevakning och information om kollektivtrafikfrågor inom landstinget bereder landstingets beställning av tåg- och busstrafik bereder underlag till budget samt års- och delårsrapporter inom landstinget deltar tillsammans med Kollektivtrafikmyndigheten i förberedelser för genomförande av Tågplan 2017 deltar i det regionala utvecklingsarbetet med fokus på trafikfrågor i länet och inom Mälarregionen samordnar arbetet med att utveckla kollektivtrafiken utifrån sjukvårdens behov Enligt kollektivansvarig tjänsteman består arbetet av att bereda ärenden för kollektivtrafikfrågor till landstingsstyrelsen, ta fram underlag för budget för kollektivtrafik samt att följa upp Kollektivtrafikmyndigheten. Någon dokumentation och mer precisering av hur uppföljningsarbetet ska bedrivas finns inte och behöver, enligt tjänstemannen, utvecklas. Kollektivtrafikansvarig har vid flera tillfällen under året haft informationspunkter kring kollektivtrafik och Kollektivtrafikmyndigheten vid sammanträden med landstingsstyrelsens och/eller landstingsstyrelsens arbetsutskott. Inga särskilda träffar har genomförts med de ur landstingsstyrelsen som är valda till myndighetsdirektionen. I samband med landstingsstyrelsens budgetberedning i februari kallades kollektivansvarig tjänsteman att presentera en uppföljning av kollektivtrafik under punkten landstingsstyrelsens beställning tillsammans med representanter för Hälsoval, Länssjukvård och Tandvård. Uppföljning sker i dagsläget också bland annat genom att tjänstemannen närvarar vid myndighetens direktionssammanträden. Kollektivtrafikmyndigheten anordnar också nätverksträffar för de kollektivtrafikansvariga tjänstemän som finns inom landstinget och kommunerna. SID 17(18)

18