Informationsmaterial om

Transkript

1 FÖRENINGSSERVICE Informationsmaterial om datorstöd för rapportering av aktiviteter på närvarokort Just nu finns det för alla föreningar ett datorstöd som hjälp, när det gäller rapportering av aktiviteter på närvarokort samt ansökan om lokalt aktivitetsstöd. Det är en Excel-fil som är utformat, så att bland annat uträkning sker automatiskt i kolumnerna för både det kommunala och statliga bidraget. Filen "håller reda på" de olika regelverken (ålder, kön, minimiantal på deltagare m.m.) som ligger till grund för bidragen.

2 1. (se nästa sida) 2. Registret - fyll i alla gröna rutor 3. Gå till närvarokortet 4. Fyll i siffran på medlemmen som ska delta i aktiviteten 5. Viktigt att alla gröna fält är ifyllda på närvarokortet. 6. Glöm inte att även lägga in tränaren på registret samt på närvarokortet 7. Missar man någon uppgift, så räknar inte närvarokortet ner statistiken! 8. När närvarokortet är klart, så skriv under den och lämna in den till personen som i föreningen är ansvarig för att ansökan om lokalt aktivitetsstöd. 9. Om ni har frågor kring det datoriserade närvarokortet kontakta Mikael Häggström tel eller Ladda hem Excel-filen och spara den på DIN dator. Du sparar filen för rätt år.

3 Tänk på att det finns flera flikar under Excel-filen Instruktion Det är viktigt att ha ordning i sina Excelfiler så de enkelt kan identifieras. Ett sätt är att göra så här: Starta med att i Utforskaren skapa en ny mapp som ex. heter Aktivitetsstöd 20xx. Spara sedan den fil du erhållit i denna mapp och döp filen till "Aktivitetsstöd mall 20xx" (beroende på vilket år det är). Öppna "Aktivitetsstöd mall 20xx" (beroende på vilket år det är). Spara den nu i ett nytt namn. Genom att trycka Arkiv, Spara som och döp den ex. till Aktivitetsstöd 20xx - Fotboll P92. Gå till registrera och lägg in alla deltagare i gruppen. Du ska då registrera Namn, Födelsedata och Kön (och ev. Handikappidrott respektive boende i annan kommun). Grunden för programmet är att registrera i GRÖNA CELLER Undantag är de frivilliga adressuppgifter etc i registret som är gulmarkerade

4 Storvreta IK, Fotboll P92 DELTAGARREGISTER NAMN FÖDELSEDATA <--- FÖRENING FRIVILLIGA UPPGIFTER KVINNA / MAN ADRESS POSTNR ORT TELEFON MOBIL Erlagd medl.avg. 1 Mårten Karlsson Humlan Björklinge Kalle Larsson Humlan Björklinge Anders Larsson Humlan Björklinge Johan Byberg Humlan Björklinge Martin Solberg Humlan Björklinge Sven Morén Humlan Björklinge Stina Persson Humlan Björklinge Malin Bengtsson Humlan Björklinge Nu ska Du skapa dina närvarokort för gruppen. Du använder då det nummer som finns i registret och "tar fram aktuella namn". SÅ HÄR REGISTRERAR DU PÅ NÄRVAROKORTET I den gröna rutan registrerar DU det nummer som respektive deltagare har i registret. Ex 15 nedan Namn på deltagare Född Automatiskt kommer då namn och födelsedata på närvarokortet. Namn på deltagare Född Leif Persson Du bygger närvarokortet med att registrera samtliga deltagare som du önskar ha med. Sedan registreras Typ av aktivitet, datum och klockslag och Närvaro registreras med 1. AKTIVITET Match Tävling Match Match START KL SLUT KL MÅNAD DAG MARKERA NÄRVARO MED 1 LEIF PERSSON Om en deltagare registreras flera gånger kommer en varning att rutan blir röd. Detta innebär inte att beräkning inte sker. 1

5 OM SUMMERINGEN För att beräkning ska utföras måste Aktivitet; Start kl, Slut kl, Datum, Månad registreras. VERKSAMHETEN SKA VARA LEDARLEDD OCH INGEN AKTIVITET SUMMERAS UTAN ATT NÅGON LEDARE (lägst 13 år) ELLER TIDIGARE ÄR REGISTRERAD När du registrerat allt ovan sker med automatik summering för såväl det statliga som det kommunala bidraget. Alla summeringar finns på sidan 3 (inkluderar alla registreringar på sidan 1 och 2. Här redovisas då också samtliga åldersintervall för funktionshindrade och ledare. Gul färg avser det statliga bidraget från RF. Blå färg avser det kommunala bidraget. Programmet har alla bestämmelser inprogrammerade så du behöver inte fundera om någon är bidragsberättigad eller inte. Om du använder Excel 2003 Om du använder Excel 2007 alt 2010 Så här skapar du ett nytt kort när kortet Så här skapar du ett nytt kort när kortet är fullt: är fullt: Gå till fliken KORT 1 alt KORT 2 etc Gå till fliken KORT Klicka på Redigera Högerklicka när markören finns på fliken Klicka på Flytta eller kopiera blad Klicka på Flytta eller kopiera blad Klicka i rutan Skapa en kopia Klicka i rutan Skapa en kopia Klicka i rutan Före blad -flytta till slutet Klicka i rutan Före blad -flytta till slutet Du har nu ett exakt likadant - kort(2) etc. Du har nu ett exakt likadant - kort(2) etc. Ta bort alla markeringar med DELETE. Ta bort alla markeringar med DELETE. Om du vet att du kommer att ha fler aktiviteter än ett kort rymmer, så kan du skapa detta efter att du registrerat alla namn första gången. OBS! Den som använder gratisprogrammet OPEN-OFFICE kan inte själv skapa nya kort. Skicka filen till mig, så ordnar jag detta. Vanliga frågor när det inte summeras ner Ledarens födelsedata är inte registrerad i REGISTER. Kvinna/man är inte registrerat i REGISTER. Ledarens närvaro är inte markerad på KORT. Aktivitet, klockslag eller datum är ej registrerat på KORT Antal deltagare Statligt Kommunalt Antal sammankomster Antal deltagartillfällen - Här summeras alla som är mellan 7-20 år - Här summeras alla i åldern 7-20 år och Handikapp > 20 år. Antalet är maximerat till 30. Minst 3 deltagare krävs - Här summeras alla i åldern 7-20 år och Handikapp > 20 år. Antalet är maximerat till 20. Minst 5 deltagare krävs. - DE STATLIGT BIDRAGSBERÄTTIGADE SAMMANKOMSTERNA SUMMERAS - MINST 3 DELTAGARE UTÖVER LEDARE KRÄVS. - ANTALET DELTAGARTILLFÄLLEN MED MINST 3 DELTAGARE UTÖVER LEDARE SUMMERAS. VERKSAMHET I EGEN ANLÄGGNING : Registrera egen anläggning med nr 1-5 efter egen definition av den egna anläggningen. Antal sammankomster för respektive egen anläggning med minst 5 bidragsberättigade deltagare summeras - gäller endast för Uppsala Kommun.

6 ATT TÄNKA PÅ VID KOPIERING När det är dags för ett nytt aktivitetsstödsår, så kan registret kopieras till När detta ska göras måste man kopiera en kolumn åt gången. Dvs. först markerar man alla namn och kopierar till det nya, därefter födelsedata osv. Använd kommandot KOPIERA ( Ctrl+C ) ---> KLISTRA IN ( Ctrl+Y ) Använd ALDRIG kommandot KLIPP-UT---> KLISTRA IN Ska inte användas i modellen någonsin. så ring eller maila gärna på mhkonsult@telia.com!"#$%& #'()* +,-./0 &1,..2)*/-33,-,*24,5++3 En sammankomst skall ha minst 5 deltagare och högst 20 deltagare i åldern 7-20 år. Ledare i bidragsberättigade ålder får räknas som deltagare i högst en aktivitet per förening/sektion och dygn. En sammankomst varar i minst 60 minuter. Omklädning eller annan gemensam förberedelse får inkluderas i denna tid. En aktivitetsgrupp ska vara naturligt sammansatt och ej konstruerad. Exempelvis kan ej ett fotbollslag som har samtidig träning delas upp i mindre grupper i syfte att öka bidragsgrundande underlag. Är sammankomsten planerad, så att barn och ungdom tränar utan koppling till lagindelning i väl avgränsande grupper utan samröre med varandra och med var sin ledare, kan flera sammankomster föreligga. En gemensam samling med någon form av instruktion eller dylikt skall ske. kan därefter ske individuellt eller i mindre grupper. En gemensam avslutning skall förekomma. Vid varje sammankomst skall närvarokort föras. Gruppledare eller biträdande gruppledare skall vara närvarande under sammankomsten och får inte från bidragssynpunkt vara ledare för flera grupper under samma tid. Ledaren skall intyga att uppgifterna på närvarokorten är riktiga. Bidrag utgår, med ett visst belopp per deltagare (närvaromarkerade). Föreningen lämnar senast 15 augusti och 15 februari en sammanställning över antalet genomförda sammankomster och närvaromarkerade. Närvarokorten och en kopia av sammanställningen skall förvaras av föreningen i 10 år. Firmatecknaren skall bestyrka att uppgifterna på sammanställningsblanketten är riktig. Missbruk eller lämnande av oriktiga uppgifter kan medföra att en förening avstängs från bidrag. Även återbetalning kan krävas

7 # En sammankomst skall ha minst tre (3) och högst trettio (30) bidragsberättigade deltagare i åldern 7-20 år utöver ledaren. Ledare i bidragsberättigad ålder (lägst 13 år) får räknas med i gruppen. (För handikappade gäller ingen övre åldersgräns). En sammankomst varar minst en timme (60 minuter). Omklädning får inkluderas i denna tid. En individ kan endast registreras i en aktivitet per idrott/sektion under ett och samma dygn. Däremot är det således fullt möjligt att delta i olika idrotter/sektioner under samma dygn. Avsikten är nämligen att uppmuntra mångfalden inom idrottsrörelsen. En gemensam samling med någon form av instruktion eller dylikt skall ske. en kan därefter ske individuellt eller i mindre grupper. En gemensam avslutning skall förekomma. Vid varje sammankomst skall närvarokort föras. Gruppledaren eller biträdande gruppledare skall vara närvarande under sammankomsten och får inte ur bidragssynpunkt vara ledare för flera grupper under samma timme. BERÄKNING AV BIDRAG: Bidrag utgår per sammankomst/grupp, med minst 3 bidragsberättigade deltagare utöver ledaren. Dessutom utgår bidrag för varje deltagare i bidragsberättigad ålder som deltar i gruppen (max 30 deltagare per grupp). Föreningen lämnar senast 15 augusti och 15 februari en redovisning över antalet genomförda sammankomster. I redovisningen ska medtagas aktiviteter som genomförts mellan 1/1-30/6 och 1/7-31/12. Missbruk eller lämnade av oriktiga uppgifter kan medföra att en förening avstängs från bidrag. Även återbetalning kan krävas. Dessa handlingar skall arkiveras i minst 10 år enligt bokföringslagen. Information: Hemsida: Upplands Idrottsförbund tel el