Ansökan om att bedriva hemtjänst och boendestöd - befintliga företag

Transkript

1 ANSÖKAN 1 (6) Dnr: nr Ansökan om att bedriva hemtjänst och boendestöd - befintliga företag Information Personuppgifter i ansökan behandlas i enlighet med Personuppgiftslagen. Den sökande godkänner att dennes information får lagras och bearbetas i register. Den sökande har rätt att begära utdrag och rättelser. Om det under tiden mellan inkommen ansökan och avtalstecknande framkommer styrkt information om att den sökande inte uppfyller sina åtaganden enligt samtliga ansökningshandlingar kommer kommunen att diskvalificera den aktuella sökanden. Uppdragsbeskrivningens diarienummer* (Dnr): Datum* (AAMMDD): 1. Information om den sökande Uppgifter märkta med * är ett krav för att ansökan ska kunna behandlas. 1.1 Sökande företag Företagets namn*: Organisationsnummer*: Utdelningsadress* (gata, box e.d.): Postnummer*: Postadress*: Telefonnummer* (även riktnummer): Plusgironummer/Bankgiro*: Hemsida: E-postadress*: Företagsform*: 1.2 Sökande företags kontaktperson (behörig företrädare) avseende ansökan För- och efternamn*: Befattning: Socialtjänsten Ledning Postadress Besöksadress Telefon (vx) Fax UDDEVALLA Stadshuset Varvsvägen fax E-post socialtjansten@uddevalla.se

2 2 (6) Telefonnummer dagtid* (även riktnummer): Fax: E-postadress*: 1.3 Underrättelse om beslut skickas till Företagets namn*: För- och efternamn*: Utdelningsadress* (gata, box e.d.): Postnummer*: Postadress*: Fax: E-postadress*: 1.4 Sökande företags kontaktperson (behörig företrädare) avseende avtal För- och efternamn*: Befattning: Telefonnummer dagtid* (även riktnummer): Fax: E-postadress*: 1.5 Behörig företrädare i samband med tecknande av avtal För- och efternamn*: Befattning: Telefonnummer dagtid* (även riktnummer): Fax: E-postadress*:

3 3 (6) Krav på utförare 2.1 Krav enligt kapitel 2 i uppdragsbeskrivningen Som utförare uppfyller och accepterar vi samtliga krav, enligt kapitel 2 i uppdragsbeskrivningen. Ja Nej 2.2 Handlingar som bevis Följande handlingar ska bifogas ansökan. Registrering Ja Nej Bilagenummer Registreringsbevis utfärdat av Bolagsverket Registeruppgift utfärdat av Länsstyrelsen Ekonomisk och finansiell ställning Intyg från UC 1 eller genom annat skriftligt bevis styrka en ekonomisk ställning motsvarande detta Senaste balansräkning/årsredovisning inklusive revisionsberättelse 2.3 Handlingar som bevis vid avtalstecknandet Följande handlingar ska innan avtalstecknandet kunna uppvisas. Försäkringar Erforderlig, gällande ansvarsförsäkring Övriga krav enligt kapitel 2.6 i uppdragsbeskrivningen. Följande krav accepteras och uppfylls. Accepteras och uppfylls Ja Nej Bilagenummer Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (bifoga bevis) Allmänhetens rätt till insyn Meddelarfrihet Villkor för arbetstagare inom den avtalade verksamheten Bilaga ej aktuell Bilaga ej aktuell Bilaga ej aktuell 1 Högst en (1) månad gammalt från ansökningsdagen. UC-intyg gäller enbart aktiebolag. För övriga gäller annat skriftligt bevis styrka en ekonomisk ställning motsvarande ett UC-intyg. 2 Ansvarförsäkringen ska omfatta den verksamhet som utföraren bedriver enligt denna uppdragsbeskrivning samt dennes eventuella tilläggstjänster.

4 4 (6) Krav på utförandet 3.1 Val av verksamhet, etableringsområde och kapacitetstak Välj vilken verksamhet som ansökan avser. Ansökan avser: Hemtjänst Boendestöd Hemtjänst och boendestöd Om ansökan avser hemtjänst, ange inom vilket/vilka geografiska område(n) som hemtjänstinsatser ska utföras. Ansökan avser: Hela Uddevalla kommun (område 1-7) Område 1 - Centrala Uddevalla Område 2 - Östra Uddevalla Område 3 - Södra Uddevalla Område 4 - Nordöstra Uddevalla Område 5 - Nordvästra Uddevalla Område 6 - Västra Uddevalla Område 7 - Ljungskile Ange ett tak för hur många biståndsbedömda insatser i form av timmar per månad. Ansökan avser: Ange kapacitetstak (timmar per månad): OBS: Krav på verksamheten och dess utförande avseende hemtjänst och boendestöd finns i respektive uppdragsbeskrivning. 3.2 Krav enligt kapitel 3 i uppdragsbeskrivningen Som utförare uppfyller och accepterar vi samtliga krav, enligt kapitel 3 i uppdragsbeskrivningen (här avses den eller de uppdragsbeskrivningar som är aktuella för vald verksamhet enligt punkt 3.1 ovan). Ja Nej 3.3 Handling som bevis Följande handling ska bifogas ansökan. Uppdragsbeskrivning Ja Nej Bilagenummer Ifylld företagspresentation (utförarpresentation bilaga 5)

5 5 (6) Handlingar som bevis vid avtalstecknandet Följande handlingar ska innan avtalstecknandet kunna uppvisas. Bevis och handlingar gällande enhetschef Examensbevis för relevant högskoleutbildning Meritförteckning som visar yrkeserfarenhet Intyg som bevisar erfarenheten (dokumenterad erfarenhet) Referenser: Namn och telefonnummer till minst två personer som kan bekräfta uppgifterna om yrkeserfarenhet och bistå med referenser. OBS: Kompetenskraven för enhetschef är olika för hemtjänst respektive boendestöd! Se kapitel 3 i respektive kravkatalog! 3.5 Underleverantörer Vi har redan anlitat en eller flera underleverantörer (i alla led) för att utföra vissa uppgifter enligt avtal. Ja Nej Om ja, bifoga avtalen/avtalet med underleverantörerna. Avtal med underleverantör (i alla led) Ja Nej Bilagenummer Avtal Vi ansvarar för att anlitade underleverantörer uppfyller samtliga krav som anges i kravkatalogerna och verksamhetens utförande. Ja Nej 3.6 Tillgång till andra företags kapacitet Vi åberopar andra företags ekonomiska, tekniska eller yrkesmässiga kapacitet (vi kommer att anlita underleverantör) för att kunna utföra vissa uppgifter enligt avtal. Ja Nej Om ja, bifoga samtliga avtalen/avtalet och/eller andra överenskommelser med dessa företag. Avtal/Överenskommelser gällande tillgång till andra företags kapacitet Avtal/Överenskommelser Ja Nej Bilagenummer OBS: Om ett åberopande av andra företags kapacitet har gjorts ska avtal/överenskommelse om detta ha uppvisats för socialtjänsten innan avtal kan tecknas!

6 6 (6) Avtal för bedrivande av verksamhet Vi har tagit del av Avtal, enligt kapitel 4 i uppdragsbeskrivningen för aktuell verksamhet, och accepterar dessa villkor. Ja Nej OBS: Detta accepterande innebär inte att avtal har ingåtts. Avtal kan tecknas när samtliga bevis och handlingar har kontrollerats och godkänts. 5. Sanningsförsäkran av behörig företrädare Som behörig företrädare intygar jag att informationen i detta formulär, utförarpresentationen och kravkatalogen kapitel 3 är aktuell, sanningsenlig och korrekt, varken jag eller mitt företag är föremål för konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, de personer som, genom sitt delägarskap- och anställning i företaget/förening, har väsentligt inflytande i företaget/föreningen och har rätt att fatta beslut om rör dess verksamhet, inte är dömda för brott avseende yrkesutövning eller gjort sig skyldiga till allvarliga fel i yrkesutövningen, eller är dömd för andra brott enligt kap. 2.2 i uppdragsbeskrivningen. Företagets namn*: Ort och datum*: Underskrift av behörig företrädare*: Namnförtydligande*: Befattning*:

7 ANSÖKAN 1 (6) Dnr: nr Ansökan om att bedriva hemtjänst och boendestöd - nybildade företag eller företag under bildande Information Personuppgifter i ansökan behandlas i enlighet med Personuppgiftslagen. Den sökande godkänner att dennes information får lagras och bearbetas i register. Den sökande har rätt att begära utdrag och rättelser. Om det under tiden mellan inkommen ansökan och avtalstecknande framkommer styrkt information om att den sökande inte uppfyller sina åtaganden enligt samtliga ansökningshandlingar kommer kommunen att diskvalificera den aktuella sökanden. Uppdragsbeskrivningens diarienummer* (Dnr): Datum* (AAMMDD): 1. Information om den sökande Uppgifter märkta med * är ett krav för att ansökan ska kunna behandlas. 1.1 Sökande företag Företagets namn*: Organisationsnummer*: Utdelningsadress* (gata, box e.d.): Postnummer*: Postadress*: Telefonnummer* (även riktnummer): Plusgironummer/Bankgiro*: Hemsida: E-postadress*: Företagsform*: 1.2 Sökande företags kontaktperson (behörig företrädare) avseende ansökan För- och efternamn*: Befattning: Socialtjänsten Ledning Postadress Besöksadress Telefon (vx) Fax UDDEVALLA Stadshuset Varvsvägen fax E-post socialtjansten@uddevalla.se

8 2 (6) Telefonnummer dagtid* (även riktnummer): Fax: E-postadress*: 1.3 Underrättelse om beslut skickas till Företagets namn*: För- och efternamn*: Utdelningsadress* (gata, box e.d.): Postnummer*: Postadress*: Fax: E-postadress*: 1.4 Sökande företags kontaktperson (behörig företrädare) avseende avtal För- och efternamn*: Befattning: Telefonnummer dagtid* (även riktnummer): Fax: E-postadress*: 1.5 Behörig företrädare i samband med tecknande av avtal För- och efternamn*: Befattning: Telefonnummer dagtid* (även riktnummer): Fax: E-postadress*:

9 3 (6) Krav på utförare 2.1 Krav enligt kapitel 2 i uppdragsbeskrivningen Som utförare uppfyller och accepterar vi samtliga krav, enligt kapitel 2 i uppdragsbeskrivningen. Ja Nej 2.2 Handlingar som bevis Följande handlingar ska innan avtalstecknandet kunna uppvisas. Registrering Registreringsbevis utfärdat av Bolagsverket Registeruppgift utfärdat av Länsstyrelsen Försäkringar Erforderlig, gällande ansvarsförsäkring 1. Ekonomisk och finansiell ställning Aktiekapital eller bank- eller koncerngaranti Övriga krav enligt kapitel 2.6 i uppdragsbeskrivningen. Följande krav accepteras och uppfylls. Accepteras och uppfylls Ja Nej Bilagenummer Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (bifoga bevis) Allmänhetens rätt till insyn Meddelarfrihet Villkor för arbetstagare inom den avtalade verksamheten Bilaga ej aktuell Bilaga ej aktuell Bilaga ej aktuell 1 Ansvarförsäkringen ska omfatta den verksamhet som utföraren bedriver enligt denna uppdragsbeskrivning samt dennes eventuella tilläggstjänster. 2 På begäran ska företaget kunna redovisa till bank eller annan finansiär.

10 4 (6) Krav på utförandet 3.1 Val av verksamhet, etableringsområde och kapacitetstak Välj vilken verksamhet som ansökan avser. Ansökan avser: Hemtjänst Boendestöd Hemtjänst och boendestöd Om ansökan avser hemtjänst, ange inom vilket/vilka geografiska område(n) som hemtjänstinsatser ska utföras. Ansökan avser: Hela Uddevalla kommun (område 1-7) Område 1 - Centrala Uddevalla Område 2 - Östra Uddevalla Område 3 - Södra Uddevalla Område 4 - Nordöstra Uddevalla Område 5 - Nordvästra Uddevalla Område 6 - Västra Uddevalla Område 7 - Ljungskile Ange ett tak för hur många biståndsbedömda insatser i form av timmar per månad. Ansökan avser: Ange kapacitetstak (timmar per månad): OBS: Krav på verksamheten och dess utförande avseende hemtjänst och boendestöd finns i respektive uppdragsbeskrivning. 3.2 Krav enligt kapitel 3 i uppdragsbeskrivningen Som utförare uppfyller och accepterar vi samtliga krav, enligt kapitel 3 i uppdragsbeskrivningen (här avses den eller de uppdragsbeskrivningar som är aktuella för vald verksamhet enligt punkt 3.1 ovan). Ja Nej 3.3 Handling som bevis Följande handling ska bifogas ansökan. Uppdragsbeskrivning Ja Nej Bilagenummer Ifylld företagspresentation (utförarpresentation bilaga 5)

11 5 (6) Handlingar som bevis vid avtalstecknandet Följande handlingar ska innan avtalstecknandet kunna uppvisas. Bevis och handlingar gällande enhetschef Examensbevis för relevant högskoleutbildning Meritförteckning som visar yrkeserfarenhet Intyg som bevisar erfarenheten (dokumenterad erfarenhet) Referenser: Namn och telefonnummer till minst två personer som kan bekräfta uppgifterna om yrkeserfarenhet och bistå med referenser. OBS: Kompetenskraven för enhetschef är olika för hemtjänst respektive boendestöd! Se kapitel 3 i respektive kravkatalog! 3.5 Underleverantörer Vi har redan anlitat en eller flera underleverantörer (i alla led) för att utföra vissa uppgifter enligt avtal. Ja Nej Om ja, bifoga avtalen/avtalet med underleverantörerna. Avtal med underleverantör (i alla led) Ja Nej Bilagenummer Avtal Vi ansvarar för att anlitade underleverantörer uppfyller samtliga krav som anges i kravkatalogerna och verksamhetens utförande. Ja Nej 3.6 Tillgång till andra företags kapacitet Vi åberopar andra företags ekonomiska, tekniska eller yrkesmässiga kapacitet (vi kommer att anlita underleverantör) för att kunna utföra vissa uppgifter enligt avtal. Ja Nej Om ja, bifoga samtliga avtalen/avtalet och/eller andra överenskommelser med dessa företag. Avtal/Överenskommelser gällande tillgång till andra företags kapacitet Avtal/Överenskommelser Ja Nej Bilagenummer OBS: Om ett åberopande av andra företags kapacitet har gjorts ska avtal/överenskommelse om detta ha uppvisats för socialtjänsten innan avtal kan tecknas!

12 6 (6) Avtal för bedrivande av verksamhet Vi har tagit del av Avtal, enligt kapitel 4 i uppdragsbeskrivningen för aktuell verksamhet, och accepterar dessa villkor. Ja Nej OBS: Detta accepterande innebär inte att avtal har ingåtts. Avtal kan tecknas när samtliga bevis och handlingar har kontrollerats och godkänts. 5. Sanningsförsäkran av behörig företrädare Som behörig företrädare intygar jag att informationen i detta formulär, utförarpresentationen och kravkatalogen kapitel 3 är aktuell, sanningsenlig och korrekt, varken jag eller mitt företag är föremål för konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, de personer som, genom sitt delägarskap- och anställning i företaget/förening, har väsentligt inflytande i företaget/föreningen och har rätt att fatta beslut om rör dess verksamhet, inte är dömda för brott avseende yrkesutövning eller gjort sig skyldiga till allvarliga fel i yrkesutövningen, eller är dömd för andra brott enligt kap. 2.2 i uppdragsbeskrivningen. Företagets namn*: Ort och datum*: Underskrift av behörig företrädare*: Namnförtydligande*: Befattning*:

13 RAPPORTERING UTFÖRD TID EXTRAORDINÄRA HEMSJUKVÅRDSINSATSER Utförare av extraordinära hemsjukvårdsinsatser Hemtjänstgrupp eller extern utförare Ansvar och objekt År och månad Ange tid per dag (anges i timmar och minuter) Namn Namn Vårdtagare Personnummer Personnummer Skickas den 1:e i varje månad till: Enhetschef Hemvårdsavdelningen fax Attest Magnus Jonsson Beställs via kommuntryckeriet ÄO 98

14 Vad kan hända? Om du bryter mot någon av dessa regler kan det bli arbetsrättsliga följder eller rent utav åtal. Vad göra? Om du är det minsta osäker på hur du skall göra skall du kontakta din chef. Gåvor, mutor och ekonomiska transaktioner Inom Socialtjänsten Besöksadress: Varvsvägen 1 Postadress: Uddevalla kommun Uddevalla Telefon:

15 Vårt ansvar Vi inom socialtjänsten arbetar med människor som är i en beroendeställning till oss. Detta ger oss ett stort moraliskt och etiskt ansvar att uppföra oss på ett korrekt och respektfullt sätt, i alla situationer. Ett viktigt område kallas Gåvor, mutor och ekonomiska transaktioner. Det handlar om hur du som anställd skall förhålla dig till pengar och ekonomi i din roll som anställd inom socialtjänsten och i kontakten med den du arbetar för. Gåvor Ibland vill någon som du arbetar för skänka pengar, presenter eller till och med testamentera något till dig. Du får inte ta emot gåvor i form av pengar eller presenter, förutom till exempel en blomma vid en högtid. En gåva kan i lagens mening i vissa fall bli en muta. Ekonomiska transaktioner Du får heller inte ha ekonomiska transaktioner med den du arbetar för, till exempel låna pengar eller göra något extra mot betalning. Du får inte heller åka med på semester mot betalning. Hantering av pengar Som anställd skall du inte hantera bankböcker eller större kontantsummor. Du får heller inte utföra andra ekonomiska transaktioner, till exempel betala räkningar. Du skall även undvika att hantera den enskildes bankkort. Huvudregler I de undantagsfall detta ändå sker finns uttalade rutiner om hur detta skall gå till. Fråga din chef om detta. Du får inte: ta emot pengar eller andra gåvor ta emot något som testamenterats till dig låna pengar av den du arbetar för köpa något av den du arbetar för åka med på semester, betalat av den du arbetar för göra extra insatser mot betalning hantera större kontantsummor

16 BESKRIVNING 1 (3) Dnr: nr Presentation av utförare till brukare via webb och tryckt papper. Utförarpresentation Företag Företagets namn: Utdelningsadress (gata, box e.d.): Postadress: Postnummer: Telefonnummer (även riktnummer): Telefontid: Hemsida: E-postadress: Verksamhetsansvarig: Kontaktperson som brukaren kontaktar för frågor, synpunkter och klagomål m.m. Kan vara samma person som Verksamhetsansvarig. För- och efternamn: Utdelningsadress (gata, box e.d.): Postadress: Postnummer: Telefonnummer (även riktnummer): Mobiltelefonnummer: Telefontid: E-postadress: Socialtjänsten Hemvårdsavdelningen Postadress Besöksadress Telefon (vx) Fax UDDEVALLA Stadshuset Varvsvägen fax E-post socialtjansten@uddevalla.se

17 2 (3) Verksamhetsbeskrivning Beskriv i korthet företaget, kvalitetsmål, m.m. (högst 340 tecken): Personal och kompetens Beskriv antal anställda, personalens utbildning, särskild kompetens, om personalen har särskilda språkkunskaper m.m. (högst 340 tecken): Geografiskt etableringsområde Biståndsbedömda hemtjänstinsatser i form av serviceinsatser, personlig omvårdnad, avlösning enligt SoL och ledsagarservice enligt SoL utförs av oss mellan kl. 07:00 och 22:00 under årets alla dagar i följande område(n): Hela Uddevalla kommun Fylls i endast om du avser att bedriva hemtjänst eller boendestöd och hemtjänst. Har du i din ansökan valt att enbart utföra boendestödsverksamhet så kan du bortse från geografiskt etableringsområde. Val av boendestödsverksamhet innebär att du skall genomföra dessa insatser i hela Uddevalla kommun. Område 1 - Centrala Uddevalla Område 2 - Östra Uddevalla Område 3 - Södra Uddevalla Område 4 - Nordöstra Uddevalla Område 5 - Nordvästra Uddevalla Område 6 - Västra Uddevalla Område 7 Ljungskile

18 3 (3) Tilläggstjänster Ange vilka tilläggstjänster som ni eventuellt tillhandahåller (högst 340 tecken): Profilering Beskriv er eventuell profilering genom att framhålla de olika inriktningar eller kompetenser som kan erbjudas utöver hemtjänsten, t ex språk, kultur, demensinriktning, inriktning mot personer med psykisk funktionsnedsättning och personer med funktionsnedsättning (högst 340 tecken): Övriga upplysningar Ange eventuella övriga upplysningar till brukare (högst 340 tecken): Om ni vill att presentationen till brukare skall finnas på annat språk än svenska står ni själva för översättningen. Presentationerna publiceras på Uddevalla kommuns hemsida och på tryckt papper. Denna utförarpresentation skall bifogas ansökan.

19 ÖVERLÄMNINGSRUTIN 1 (1) DNR: UDDEVALLA KOMMUN SOCIALTJÄNSTEN HANDLÄGGARE Enhetschef Magnus Jonsson TELEFON magnus.jonsson@uddevalla.se Överlämningsrutin från Trygg Hemgång till privat hemtjänst *Om Trygg Hemgång börjar arbeta med en vårdtagare som sedan tidigare har valt en privat utförare för sin hemtjänst, meddelas detta till den aktuella utföraren. Även när en vårdtagare under tiden som denne har hjälp av Trygg Hemgång väljer en privat utförare för sin framtida hemtjänst meddelas detta till det valda företaget. Trygg Hemgång kommer att ha vårdtagaren i sin verksamhet i upp till 14 dagar. *När Trygg Hemgång bedömer att vårdtagaren kan överlämnas till vald hemtjänstgrupp sker följande: - Biståndshandläggaren i Trygg Hemgång bokar ett uppföljningsmöte hemma hos vårdtagaren, via usk i Trygg hemgång. Uppföljningsmötet utförs av biståndshandläggaren i Trygg Hemgång, usk som är kontaktperson samt den legitimerad personal i Trygg Hemgång som ev. anses vara nödvändig för uppföljningen. I samband med uppföljningen fastställs det uppdrag som skall föras över till vald hemtjänst. Detta uppdrag levereras via Procapita. - Efter uppföljningsmötet, bokas även ett överlämningsmöte. Överlämningsmötet bokas av usk i Trygg hemgång i samråd med övertagande hemtjänstgrupp. Som regel skall överlämningen ske 2 dagar efter uppföljningsmötet. *Trygg Hemgångs sista besök hos vårdtagaren blir vid överlämningsmötet, som således blir övertagande hemtjänstgrupps första besök. *Sjuksköterskornas överlämning sker antingen via Procapita eller vid specifika ärenden via ett separat inbokat överlämningsmöte i vårdtagarens hem. Hemvårdsavdelningen POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON (vx) FAX UDDEVALLA Strömstadsvägen fax E-POST socialtjansten@uddevalla.se

20 Vad kan hända? Brott mot tystnadsplikten och sekretessen kan få arbetsrättsliga följder samt ge böter eller fängelse. Vad göra? Om du är det minsta osäker på hur du skall förhålla dig till tystnadsplikten skall du kontakta din chef. Tystnadsplikt & Sekretess inom socialtjänsten Besöksadress: Varvsvägen 1 Postadress: Uddevalla kommun Uddevalla Telefon:

21 Vårt ansvar Vi inom socialtjänsten arbetar med människor som är i en beroendeställning till oss. Detta ger oss ett stort moraliskt och etiskt ansvar att uppföra oss på ett korrekt och respektfullt sätt, i alla situationer. Ett av dessa viktiga områden rör tystnadsplikt och sekretess. Huvudregel Alla uppgifter om den enskilde och dess närstående omfattas av sekretess hos socialtjänsten. Du får lämna ut uppgifter till annan personal bara om det behövs för arbetets utförande. Du får bara i speciella fall lämna upplysningar till utomstående. Är du osäker skall du kontakta din chef. Sekretesslag Bestämmelsen om tystnadsplikten och sekretessen finns i Offentlighets- och sekretesslagen [2009:400] och är till för att skydda den enskildes personliga integritet. För vem gäller tystnadsplikt? Tystnadsplikt har alla som arbetar, praktiserar eller har uppdrag inom socialtjänsten inklusive den kommunala hälsooch sjukvården. Den gäller alltså inte bara vårdpersonal, utan även administrativ personal, tolkar, lokalvårdare, elever med flera. Vad innebär tystnadsplikt och sekretess? Tystnadsplikt innebär att du varken muntligt, skriftlig eller i handling får informera om något som rör den enskildes personliga förhållanden. Det gäller exempelvis uppgifter om hälsotillstånd, familjesituation, utbildning, yrkesverksamhet, ekonomi samt uppgifter om adresser och telefonnummer. Sekretessen gäller alla muntliga och skriftliga personuppgifter, oavsett om de finns på papper, i en dator eller på annat sätt, exempelvis i sociala medier. Tystnadsplikten gäller även när du slutat din tjänst inom socialtjänsten.

22 Rapport mellan Larmet/natten och utförare inom hemtjänst Utförare Datum Namn Personnummer Adress Rapport från dagen Uppgiftslämnare Rapport från kvällen Rapporterad klockan Uppgiftslämnare Rapport från natten Rapporterad klockan Uppgiftslämnare Rapporterad klockan Händelsen skall föras in av utföraren i vårdtagarens daganteckningar. Larmet/natten, faxnummer Utförare Faxnummer Antal sidor

23 Vad tycker Du? Har du synpunkter på verksamheten? Berätta det för oss. Vi vill ta del av dina tankar, idéer och synpunkter. Det ger oss en chans att förbättra verksamheten. Närmast ansvarig för synpunkter är verksamhetschefen, som nås via kommunens växel Ansvarig för den kommunala hälso- och sjukvården är den medicinskt ansvariga sjuksköterskan (MAS), som nås på telefon Kortfattat om Basala hygienrutiner Inom socialtjänsten Du kan även använda dig av vår blankett Säg vad du tycker finns tillgänglig i alla våra verksamheter och på kommunens hemsida Besöksadress: Varvsvägen 1 Postadress: Uddevalla kommun Uddevalla Telefon:

24 Vårt ansvar Vi inom socialtjänsten arbetar med människor som är i en beroendeställning till oss. Detta ger oss ett stort moraliskt och etiskt ansvar att uppföra oss på ett korrekt och respektfullt sätt, i alla situationer. Ett viktigt område rör de basala hygienrutinerna. Basala hygienrutiner är den viktigaste åtgärden för att förebygga smittspridning i vårdarbetet. Rutinerna skall därför alltid tillämpas i alla omvårdnadssituationer och av all personal. Tänk på: o God handhygien o Inga smycken eller klockor o Handsprit o Handskar o Kortärmat och kläder som tål tvätt 60 o Långt hår och schal ska vara uppsatt o Omålade naglar, inkluderar även ofärgat nagellack God handhygien Förutsättningen för god handhygien är att ringar, klockor och armband aldrig skall bäras i vårdarbete. Långa naglar, lösnaglar samt handledsortoser, gips eller annat större förband, kan förutom att samla mikroorganismer också skada vårdtagaren, och skall därför inte förekomma i vården. Handdesinfektion skall göras före rent och efter orent arbete, mellan patienter och efter att handskar använts. Kontaktsmitta Kontaktsmitta är den vanligaste smittvägen och innebär att smitta förs från hand till hand eller från en yta till en annan direkt eller indirekt. Kontaktsmitta förebyggs genom goda rutiner för handhygien och personalklädsel samt genom rengöring och desinfektion av ytor och föremål. Så här rengör du dina händer - Ta rikligt (2-3 ml) med handsprit. - Gnid in, glöm inte fingertoppar, tumgrepp och vid behov underarmar. - Fortsätt att gnida in handspriten tills händerna är torra. Handtvätt görs när handen är synligt smutsig. Efter handtvätt, torka torrt och desinfektera rikligt med handsprit. Personal med eksem eller sårigheter på händer och/eller underarmar som inte kan sprita sig, skall informera sin chef Engångshandskar används: - vid kontakt med urin, avföring, kräkning m.m - för att minska risken för blodsmitta t ex vid provtagning Engångshandskarna skall bytas efter varje orent arbete med vårdtagaren och kasseras efter varje tillfälle, ibland oftare mellan olika arbetsmoment. Handdesinfektion skall alltid utföras efter man tagit av sig handskarna eftersom händerna ofta förorenas vid avtagning. Engångshandskar ska aldrig ersätta handsprit. Skyddskläder används vid: - patientnära arbete - hantering av smutsiga föremål - vid bäddning Plastförkläde används för att skydda dina kläder från att bli nedsmutsade av smittförande mikroorganismer. Plastförkläde är engångs och kasseras efter användning. Dina arbetskläder - Skall kunna klara tvätt i 60, annars dör inte mikroorganismerna - Kortärmad tröja Skall bytas dagligen

25 Vad tycker Du? Har du synpunkter på verksamheten? Berätta det för oss. Vi vill ta del av dina tankar, idéer och synpunkter. Det ger oss en chans att förbättra verksamheten. Närmast ansvarig för synpunkter är verksamhetschefen, som nås via kommunens växel Ansvarig för den kommunala hälso- och sjukvården är den medicinskt ansvariga sjuksköterskan (MAS), som nås på telefon Du kan även använda dig av vår blankett Säg vad du tycker finns tillgänglig i alla våra verksamheter och på kommunens hemsida Personalens hygienrutiner Din säkerhet Besöksadress: Varvsvägen 1 Postadress: Uddevalla kommun Uddevalla Telefon:

26 Varför denna information? Vår omvärld förändras för varje dag som går. Vi reser mer idag än förr. Det finns en del bakteriestammar som blivit motståndskraftiga mot antibiotika. Motståndskraftiga bakterier dör alltså inte vid viss antibiotikabehandling. Hela den svenska sjukvårdsapparaten arbetar intensivt med att stoppa utvecklingen av motståndskraftiga bakterier. Det enda effektiva sättet att begränsa spridningen av dessa bakterier är goda hygienrutiner. Handspriten dödar de bakterier som finns på huden. För att underlätta personalens arbete bör det finnas en flaska handsprit innanför dörren till din bostad. Handsprit, förkläden och handskar bekostas och tillhandahålls av socialtjänsten. Bilden nedan visar handsprit i pumpflaska, handskar och förkläde. Hygienrutiner Det är viktigt för oss att du som brukare av socialtjänstens tjänster, vet vilka hygienrutiner som personalen skall följa och att det är för din säkerhet som hygienrutiner och föreskrifter skall tillämpas. Personalen skall: Bära plastförkläde vid sängbäddning och vid hjälp med den personliga hygienen Ej ha långärmade kläder Ha håret uppsatt om det är långt Ha kortklippta naglar utan nagellack Ej ha lösnaglar Ej ha smycken på händer och underarmar, såsom klocka, ringar, armband Ha plasthandskar på sig vid kontakt med alla typer av kroppsvätskor Personalen skall även före och efter alla vårdmoment sprita sina händer och underarmar. Händerna skall spritas innan och efter att handskar använts. Hygienrutinen för din säkerhet Hygienrutinerna är till för din säkerhet och för att inte sprida smitta mellan andra brukare och dig via socialtjänstens personal. På sista sidan av denna broschyr hittar du kontaktuppgifter till socialtjänsten om du har frågor eller synpunkter kring hygienrutinerna.

27 Sammanställning utförd extra tid Hemtjänst År och månad Utförare (kommunen eller extern utförare) Organisation Extra tid Ange tid per månad i 100-delar exempel 45 min = 0, Centrum 4302 Anhörigvårdare 4303 Tureborg 4305 Söder Söder Stenbacken/Lane Ryr 4308 Centrum Väst 4309 Skogslyckan Söder 4310 Skogslyckan Norr 4311 Hedegärde 4312 Dalaberg 4313 Ljungskile 4316 Åsen 4317 Norgården hemtjänst 4317 Norgården servicebostäder 4321 Söder Strömstadsvägen boendestöd Faxas den 1:e varje månad till: Christina Moyle fax Inskickat av

28 Sammanställning utförd tid närståendestöd Hemtjänst År och månad Utförare (kommunen eller extern utförare) Organisation Närståendestöd Ange tid per månad i 100-delar exempel 45 min = 0, Centrum 4302 Anhörigvårdare 4303 Tureborg 4305 Söder Söder Stenbacken/Lane Ryr 4308 Centrum Väst 4309 Skogslyckan Söder 4310 Skogslyckan Norr 4311 Hedegärde 4312 Dalaberg 4313 Ljungskile 4316 Åsen 4317 Norgården hemtjänst 4317 Norgården servicebostäder 4321 Söder Strömstadsvägen boendestöd Faxas den 1:e varje månad till: Christina Moyle fax Inskickat av

29 Sammanställning utförd tid ledsagning Hemtjänst År och månad Utförare (kommunen eller extern utförare) Organisation Ledsagning Ange tid per månad i 100-delar exempel 45 min = 0, Centrum 4302 Anhörigvårdare 4303 Tureborg 4305 Söder Söder Stenbacken/Lane Ryr 4308 Centrum Väst 4309 Skogslyckan Söder 4310 Skogslyckan Norr 4311 Hedegärde 4312 Dalaberg 4313 Ljungskile 4316 Åsen 4317 Norgården hemtjänst 4317 Norgården servicebostäder 4321 Söder Strömstadsvägen boendestöd Faxas den 1:e varje månad till: Christina Moyle fax Inskickat av

30 Avser år UDDEVALLA KOMMUN Socialtjänsten FRÅNVARORAPPORT HEMTJÄNST underlag för avgiftsdebitering och resursfördelning Månad Grupp/enhet Namn Vårdtagaren Personnummer Enhetschef Telefon Datum Typ av frånvaro som skall redovisas (även Timavgift hemtjänst) Skickas den 1:e varje månad till: Sjukhusvistelse: Frånvaro anges med ett X från dag ett. Uddevalla kommun Korttidsvård: Frånvaro anges med ett X från dag ett. Debiteringsgruppen fax Meddelad frånvaro (minst 7dagar före): Frånvaro anges med ett M från dag ett. Enhetschef Hemvårdsavdelningen fax Ej meddelad frånvaro: Frånvaro anges med ett E från dag ett. Avslutad: Avslut anges med ett A och resten av månaden stryks. Typ av frånvaro som inte skall redovisas Frånvaro i samband med Växelvård skall inte redovisas. Externa utförare Debiteringsgruppen fax Beställs via tryckeriet - ÄO 91

31 IT-regler för anställda Fastställda av kommunstyrelsen ( 246) UDDEVALLA KOMMUN ADMINISTRATIONEN Innehållsförteckning 1 Allmänt Allmänt Begrepp och förklaringar Allmänna regler Allmänt Lagbrott Administrativt och tekniskt ansvar Användarens ansvar Organisationens ansvar Systemansvarigs ansvar Verksamhetsansvarigs ansvar Regler för elektronisk post Allmänt Adresser m.m Handling Regler...9 Bilagor Bilaga 1 Begrepp och förklaringar 1 Allmänt 1.1 Allmänt Dessa regler utgör riktlinjer för anställdas användning av Uddevalla kommunens datautrustning, nätverk och system. omfattar den del av Uddevalla kommuns organisation som är ansluten till nätverket. gäller både för nätansluten och fristående datautrustning. I Uddevalla kommuns organisation ingår även för närvarande Uddevalla Evenemangs- och Turistforum AB samt Uddevalla Turisttrafik AB. Barn och utbildning, Kultur och fritid samt Näringsliv och arbetsmarknad upprättar fristående gemensamma regler som endast gäller för elever. Separat regler kommer också att finnas för användning av publika terminaler som tillhandahålles till medborgare samt för de företag som på kommunens uppdrag arbetar i nätverket. 1.2 Begrepp och förklaringar Se bilaga 1. r-it-regler.doc 1

32 IT-regler för anställda 2 Allmänna regler 2.1 Allmänt Användarkonto, nätverket, datautrustning, program, system och lagrad information är arbetsverktyg Användarkonto För varje användarkonto ansvarar en användare eller en verksamhetsansvarig. UAnvändare Endast användare får inneha användarkonto i kommunens system. Varje användare skall ha ett personligt användarkonto med undantag för gruppkonto i varje systems BKS som denne behöver ha behörighet till. För att förenkla för användaren tilldelas denne en unik användaridentitet som är ett gemensamt namn för dennes alla användarkonton. Endast Administrationens IT-avdelning har rätt att tilldela användaridentitet. Genom tilldelning av användaridentitet erhålles behörighet till nätverket. UBegränsad rättighet Förtroendevald får användarkonto som endast ger behörighet till Inblicken. Presidier i kommunala styrelser/nämnder kan om särskilda skäl föreligger även ges behörighet till nätverket. Praktikant får ett användarkonto som endast ger behörighet till Inblicken och nätverket. Om särskilda skäl föreligger kan systemansvarig besluta att praktikant får behörighet till systemet. UGrupp Gruppkonto får endast användas då det är avgörande av praktiska skäl för verksamheten. Riskbedömning görs i det enskilda fallet av den verksamhetsansvarige Kopiering Kopiering av dokument, program m.m. får endast ske på sådant sätt att inte upphovsrättsliga intrång uppstår Privat användning Kommunens datautrustning och nätverk får användas i privat bruk i den grad som användarens behörighet tillåter och under förutsättning av att användandet är av ringa omfattning och inte inskränker på arbetet. datautrustning och nätverk inte används i brottslig verksamhet eller på annat sätt inte används i kränkande eller oetiska syften såsom t.ex. pornografiskt material eller för kapacitetskrävande tjänster som t.ex. streamingradio, streamingvideo etc. det klart framgår att användandet t.ex. elektronisk post är privat och inte från myndigheten. privat lagring eller kopiering inte sker. Kommunen ansvarar inte för åtkomst eller tillgänglighet av datautrustning eller nätverk m.m. för privat bruk. I övrigt gäller dessa regler. 2

33 IT-regler för anställda Program Endast program som kommunen äger eller har nyttjanderätt till och har giltig licens för och som används för den kommunala verksamheten får installeras, lagras eller köras i kommunens datautrustning. Endast Administrationens IT-avdelning, Barn och utbildnings IT-enhet eller förvaltningens IT-personal får installera program, drivrutiner m.m Påföljd Följer inte användaren dessa regler har respektive systems systemansvarig rätt att omedelbart spärra användarens användarkonto och förvaltningen rätt att förbjuda användaren att använda kommunens datautrustning. Brott mot reglerna kan också innebära arbetsrättslig påföljd i form av t.ex. varning eller avsked. Användaren kan bli ersättningsskyldig för åtgärder som kommunen kan behöva vidta för att återställa datautrustning m.m. på grund av att användaren inte följt dessa regler eller gällande lagstiftning Registrering och loggning Tilldelning av användaridentitet innebär att användaren godkänner att registreras i berörda BKS och katalogtjänst registreras i gemensamma användarregister som också kan användas för olika typer av sammanställningar in- och utloggningar, registreringar m.m. i respektive system kopplas till användaridentiteten, nätverksadress m.m. och dessa händelser lagras på loggfiler. dessa loggfiler får läsas, sammanställas och skrivas ut på papper eller datafil av respektive systems systemansvarig, Administrationens ITavdelning, Barn och utbildnings IT-enhet och kommunens IT-säkerhetssamordnare. Administrationens IT-avdelning, Barn och utbildnings IT-enhet och förvaltningens IT-personal har behörighet till användarens brevlådor och mappar på persondator och servrar och har rätt att vid misstanke om brott eller avsteg från gällande regler kontrollera innehållet i lagrade filer. Administrationens IT-avdelning och Barn och utbildnings IT-enhet har även rätt att då användarens behörighet ändras eller om särskilda skäl föreligger läsa, kopiera och radera innehållet Tilldelning av användaridentitet Verksamhetsansvarig beställer användaridentitet av Administrationens ITavdelning. Detta sker skriftligt eller via blankett på Inblicken. Användaridentitet för förtroendevalda beställs av kommunstyrelsen då kommunala styrelse/nämnd konstitueras efter varje allmänt val. Användaren tilldelas användaridentitet genom att denna skriftligen kvitteras ut av användaren. Användaridentitet för praktikant- respektive gruppkonto kvitteras skriftligen ut av verksamhetsansvarig och även av användare av gruppkonto. 3

34 IT-regler för anställda Åtkomst och tillgänglighet Åtkomstsätt och tillgänglighet till nätverk och system sker enligt de riktlinjer som utfärdas av Administrationen. 2.2 Lagbrott Det är enligt lag förbjudet att bl.a. ändra eller förstöra filer och inställningar, manipulera datautrustning eller program som ingår i system. medvetet sprida filer med datavirus, sabotageprogram etc. tränga in, hacka sig in i system eller mappar, lokalt eller internationellt och använda eller sabotera andras datorer och datanät. kopiera eller sprida material som innehåller våld, terror, hets mot folkgrupp, rasism, barnpornografi, mobbning i form av, bilder, texter, filer etc. kopiera program som skyddas av upphovsrättslagen eller avtal. obehörigt använda personregister. Vid misstanke om brott sker polisanmälan efter samråd med stadsjuristen. 2.3 Administrativt och tekniskt ansvar För det förvaltningsadministrativa nätverket är Administrationen systemansvarig och för utbildningsnätverket i den kommunala skolan ansvarar Barn och utbildning. Tilldelning av användaridentitet innebär att Administrationens IT-avdelning respektive Barn och utbildnings IT-enhet ansvarar för att registrera och underhålla användarkonton i centrala register vilket innebär att en användare endast behöver ha en användaridentitet till samtliga system. ansvarar för att lägga upp och underhålla användarkonto i gemensamma system som t.ex. nätverkets behörighetskontrollsystem. ansvarar för att efter överenskommelse med respektive systemansvarig lägga upp och underhålla användarkonto på system som Administrationen respektive Barn och utbildnings IT-enhet har driftansvar för. ansvarar för att lagra beställningsblankett för användaridentitet även efter det att detta är borttaget så att det kan identifieras vid ett senare tillfälle även om användaridentiteten tilldelas ny användare. har rätt att ta fram riktlinjer för hanteringen av användaridentiteter och användarkonton. 2.4 Användarens ansvar Tilldelning av användaridentitet innebär att användaren har personligt ansvar för sina användarkonton. skall välja lösenord som är svåra att härleda samt hålla lösenordet hemligt. skall om lösenordet måste bytas t.ex. på grund av glömska följa de riktlinjer som utfärdas av Administrationen och Barn och utbildning. 4

35 IT-regler för anställda ansvarar för att information registreras på ett korrekt sätt utifrån tillgängligt underlag. skall logga ut ur alla system eller spärra persondatorn när arbetsplatsen lämnas. vid arbetsdagens slut skall användaren vara utloggad och persondatorn avstängd. ansvarar för att data lagras på sådant sätt att den säkerhetskopieras. är skyldig att utan dröjsmål anmäla om material som strider mot svensk lagstiftning t.ex. barnpornografi och rasistisk propaganda utan användarens avsikt har lagrats på kommunens datautrustning. Anmälan sker till förvaltningens IT-personal. Materialet kan sedan raderas. inte skall öppna dokument eller filer som hämtas från Internet eller som bifogas elektronisk post och som kan misstänkas innehålla datavirus. är skyldig att tillse att det finns ett fungerande virusskyddsprogram på persondator och att detta om det är en bärbar eller fristående persondator regelbundet uppdateras. är skyldig att ha en struktur på filer och mappar samt kontinuerligt rensa eller arkivera gamla filer. är skyldig att delta i den datautbildning som kommunen bedömer erforderlig. skall använda ett vårdat språk och tänka på att inlägg i den elektroniska kommunikationen företräder kommunens ståndpunkt. får inte ändra systeminställningar som ger upphov till funktions- och prestandaproblem t.ex. kryptering. är skyldig att informera sig om och följa gällande regler. 2.5 Organisationens ansvar Tilldelning av användarkonto innebär att organisationen (för förtroendevald gäller kommunstyrelsens ordförande) ansvarar för användarens anställningsförhållande. att i direkt anslutning till beställning och uppläggning av användaridentitet se till att användaren får introduktionsutbildning enligt checklista. att anmäla till Administrationens IT-avdelning respektive Barn och utbildnings IT-enhet samt respektive systems systemansvarig alla förändringar i användares anställning m.m. som kan påverka dennes behov av åtkomst till system. ansvarar för att användaren ges erforderlig utbildning för använda de system i vilka användaren erhållit användarkonto. Detta skall företrädesvis ske innan användaren använder systemen i sitt arbete. ansvarar för att användaren ges möjlighet att följa de regler som gäller för dennes datoranvändning. 2.6 Systemansvarigs ansvar Systemansvarig ansvarar för systemets BKS. 5

36 IT-regler för anställda Rätten att dela ut behörighet till systemet och besluta om nivå av sådan behörighet åligger exklusivt respektive systems systemansvarig. Systemansvarig gör efter framställning från förvaltning en bedömning om behovet och lämpligheten att dela ut behörighet och nivå av behörighet till den enskilde användaren. 2.7 Verksamhetsansvarigs ansvar Verksamhetsansvarig har användaransvar för de grupp- och praktikantkonton som används inom verksamheten. Detta innebär även att tillse att praktikanter följer gällande regler. 3 Regler för elektronisk post 3.1 Allmänt 3.2 Adresser m.m. Elektronisk post är i första hand ett verktyg för att skicka meddelande av tillfällig betydelse och skall jämföras med ett telefonsamtal. Allmänna handlingar skall i första hand hanteras via funktionsbrevlådor och inte via individuella tjänstebrevlådor. Trots detta kommer allmänna handlingar att skickas via individuella tjänstebrevlådor. Meddelande som tas emot eller sänds måste behandlas enligt de regler som gäller för allmän handling enligt tryckfrihetsförordningen (TF), sekretesslagen (SL) samt de arkivregler som gäller för vanlig post. Var och en som sänder eller tar emot elektronisk post måste därför självständigt kunna bedöma om ett meddelande är offentlig handling och ha goda kunskaper om hur en handling skall hanteras. Vid tveksamhet kan registrator kontaktas Adresser och brevlådor Varje användare, myndighet m.fl. som använder ett elektroniskt postsystem måste ha en unik adress till sin brevlåda. Administrationen beslutar om namnsättning av funktionsbrevlådor och individuella tjänstebrevlådor Domännamn på Internet Uddevalla kommun har tilldelats ett antal huvuddomäner varav uddevalla.se är en. Användningen av kommunens domäner beslutas Administrationen Elektronisk postadress Den elektroniska postadressen på Internet är unik för varje användare och myndighet. Adressen för anställda i kommunen är förnamn och efternamn med punkt och uddevalla.se. Organisationstillhörighet eller motsvarande anges alltså inte. Undantaget är under en övergångsperiod lärare i den kommunala skolan. 6

37 IT-regler för anställda Funktionsbrevlådornas adress skapas genom att organisationens namn i en form som Administrationen beslutar sätts 3.3 Handling Allmän handling Allmänt Handling är allmän om den förvaras hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndigheten Förvarad Upptagning anses förvarad hos myndighet, om upptagningen är tillgänglig för myndigheten för överföring i sådan form att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. Ett meddelande är förvarat i och med att det kan visas på bildskärm eller skrivas ut på skrivare Inkommen Handling anses inkommen till myndighet, när den har anlänt till myndigheten eller kommit behörig befattningshavare tillhanda. Ett inkommet meddelande som är ställt personligen till någon mottagare i kommunen anses som allmän handling förutsatt att det rör något som kan anses vara en uppgift för kommunen eller annars rör mottagaren i tjänsten. Ett meddelande är inkommet när det finns tillgängligt i inkorgen. Detta gäller oavsett om det är registrerat eller inte Upprättad Handling anses som upprättad hos myndighet, när den har expedierats. När ett meddelande har sänts till extern adressat och är tillgängligt i utkorgen anses meddelandet som regel expedierat Registrering När allmän handling har inkommit till eller upprättats hos myndighet skall handlingen registreras utan dröjsmål, om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. I fråga om allmänna handlingar, för vilka sekretess inte gäller, får dock registrering underlåtas om handlingarna hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om handling har inkommit eller upprättats. Meddelande som skall hållas ordnat Meddelande av typ pressmeddelande, skrivelse som rör medverkan vid sammanträde och kallelser till sammanträde skall hållas ordnade så att det utan svårighet kan fastställas att ett meddelande har inkommit eller upprättats. Meddelande av ringa betydelse Meddelande som bedöms vara av uppenbart ringa betydelse för kommunens verksamhet behöver varken registreras eller hållas ordnade. Som exempel kan nämnas reklamförsändelse, anonym skrivelse, pressklipp, statistiskt meddelande eller meddelande av tillfällig betydelse som ersätter ett telefonsamtal t.ex. fråga om tidpunkt för möte. 7

38 IT-regler för anställda Utlämnande Myndighet skall på begäran av enskild lämna ut allmän handling som förvaras hos myndigheten i den mån hinder inte möter på grund av bestämmelser om sekretess eller av hänsyn till arbetets behöriga gång. Ett meddelande som uppfyller kravet på allmän handling måste vara tillgängligt för allmänheten på samma sätt som traditionella handlingar. När någon begär ett meddelande utlämnat skall det kunna läsas hos myndigheten eller lämnas i utskrift. Ett meddelande som begärs utlämnat skall hållas tillgängligt genast eller så snart det är möjligt. Sekretessprövning skall kunna göras på vanligt sätt innan meddelandet lämnas ut, men huvudregeln är att sekretessärenden inte skall skickas som elektronisk post över huvudtaget. Detta innebär att var och en måste ha en god överblick över vilka meddelanden som finns och hanteras elektroniskt Inte allmän handling Allmänt Meddelande som sänds eller tas emot elektroniskt är inte att betrakta som allmän handling, om det t.ex. är av nedanstående typ: Interna meddelanden inom förvaltningen eller mellan förvaltningar som lyder under samma nämnd/styrelse Utkast, minnesanteckningar, PM och andra anteckningar som görs under beredning av ett ärende och som inte tillför ärendet nya sakuppgifter och inte arkiveras. Under beredning eller samråd kan alltså ett utkast skickas till någon annan myndighet för synpunkter. Lämnas däremot utkastet över som information eller kännedom anses den vara expedierad och blir därmed en allmän handling. Kallelser till sammanträden inom myndigheten, interna PM om olika sakförhållanden, minnesanteckningar från personalmöten m.m. blir allmänna endast om de arkiveras eller skickas någon utanför myndigheten. Meddelande som någon mottar eller sänder i egenskap av ledamot i partistyrelse eller något annat partiorgan eller i en bolagsstyrelse, där meddelandet uteslutande avser mottagaren respektive avsändaren i den egenskapen. Meddelande av privat natur Registering Meddelande som inte är allmän handling behöver varken registreras eller hållas ordnade Offentlig handling Allmänt Endast allmän handling kan bli offentlig. Detta sker genom sekretessprövning i varje enskilt fall. 8

39 IT-regler för anställda Sekretess kan komma i fråga med hänsyn till: rikets säkerhet eller dess förhållande till annan stat eller mellanfolklig organisation rikets centrala finanspolitik, penningpolitik eller valutapolitik myndighets verksamhet för inspektion, kontroll eller annan tillsyn intresse för förebygga och beivra brott det allmännas ekonomiska intresse skyddet för enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden intresset att bevara djur- eller växtart Utlämnande Myndighet skall på begäran av enskild lämna ut (offentliggöra) allmän handling som förvaras hos myndigheten i den mån hinder inte möter på grund av bestämmelser om sekretess eller av hänsyn till arbetets behöriga gång. Ett meddelande som uppfyller kravet på allmän handling måste vara tillgängligt för allmänheten på samma sätt som traditionella handlingar. När någon begär ett meddelande utlämnat skall det kunna läsas hos myndigheten eller lämnas i utskrift. Ett meddelande som begärs utlämnat skall hållas tillgängligt genast eller så snart det är möjligt. Sekretessprövning skall kunna göras på vanligt sätt innan meddelandet lämnas ut men huvudregeln är att sekretessärenden inte skall skickas som elektronisk post över huvudtaget. Sekretessöverprövning sker i samråd med stadsjuristen. 3.4 Regler Allmänt Användare som har en individuell tjänstebrevlåda eller ansvarar för en funktionsbrevlåda måste dagligen kontrollera om det har kommit in meddelanden. Användare som har en individuell tjänstebrevlåda eller ansvarar för en funktionsbrevlåda måste samma dag avgöra om de meddelanden som sänds eller tas emot är att betrakta som allmän handling. Vid frånvaro skall användare antingen skapa en regel för automatsvar som redovisar frånvarons längd eller om den anställde är utsatt för så kallat spam ge fullmakt till lämplig person t.ex. registrator som kan avgöra/åtgärda den inkommande posten i tjänstebrevlådan. För funktionsbrevlåda är förvaltningen skyldig att utse vikarie. Meddelande som kan bli föremål för sekretess eller som innehåller integritetskänsliga uppgifter skall inte hanteras av det elektroniska postsystemet. Inkommer ett sådant meddelande skall denna omedelbart tas ut på papper samt raderas från inkorgen och papperskorgen. Exempel på integritetskänsliga uppgifter kan vara uppgifter som rör information som utgör ett omdöme eller innehåller andra värderande upplysningar om en enskild person Hantering av allmän handling Inkorg och utkorg är att betrakta som allmänna handlingar. 9