SVENSKA SEGLARFÖRBUNDETS ANVISNINGAR OCH REKOMMENDATIONER FÖR JUNIOR SM

Transkript

1 SVENSKA SEGLARFÖRBUNDETS ANVISNINGAR OCH REKOMMENDATIONER FÖR JUNIOR SM

2 Innehållsförteckning 1. Bakgrund 3 2. Syfte 3 3. Rollfördelning SSF:s bidrag och roll Sponsring 3 4. Förutsättningar på land Tidsperiod Viktiga utgångspunkter Kommunikation Mästerskapscoach Sociala aktiviteter 5 5. Förutsättningar på vattnet Banor och banområden Tävlingen Tävlingsorganisation och funktionärer 7 6. Genomförande Ansökan och sanktion Organisation Inbjudan och seglingsföreskrifter Anmälan Genomförande Mästerskapstecken, svensk mästare och deltagande Priser Mästerskapsrapport och utvärdering

3 1. Bakgrund Svenska Seglarförbundet (SSF) äger rättigheterna till det årligt återkommande arrangemanget av Svenskt Juniormästerskap i enlighet med SSF:s och Riksidrottsförbundets (RF:s) stadgar och tävlingsreglementen. Efter dialog med en eller flera klubbar om att arrangera tävlingen beslutar SSF om arrangör. SSF delegerar ansvaret för evenemanget till arrangörsklubben/-arna. 2. Syfte Ett Svenskt Juniormästerskap ska vara: årets händelse i Sverige för juniorerna i sin klass en familjefest en tävling med många båtar en möjlighet för juniorer att knyta kontakter mellan klasserna en möjlighet att träffa förebilder inom idrotten segling Dessa uttalade mål ställer speciella krav på arrangören eftersom deltagarnas åldersspridning sträcker sig från 6 t.o.m. 20 år. Förutsättningarna för känslan av familjefest skapas genom kopplingen mellan kappseglingsformat, regelverk, tidsomfång, seglarnas ålder- och kompetensnivåer samt aktiviteter på land. 3. Rollfördelning 3.1 SSF:s bidrag och roll SSF bidrar med råd och information i planeringen och genomförandet av JSM. Regelbundna avstämningar mellan SSF och arrangören ska ske från det att arrangören fått uppdraget tills evenemanget är genomfört. SSF:s kappseglingsansvarige har det övergripande ansvaret för kvalitetskontroll och uppföljning från SSF:s sida, men andra bidrar också med kompetens, t.ex. vad gäller utbildning av funktionärer samt i kommunikationsfrågor. Uppdraget beskrivs närmare i punkt 5 nedan. SSF kan bidra med kommunkontakter för att arrangörsklubben/-arna ska få till ett bra samarbete och få möjlighet till stöd från kommunen. SSF ska genomföra en deltagarenkät för utvärdering. Arrangören ska bidra med mejladresser till samtliga deltagare. Ett avtal mellan arrangörsklubben/-arna och SSF ska upprättas. Detta ska reglera alla eventuella ekonomiska förutsättningar. Arrangörens budget för evenemanget ska redovisas för SSF. 3.2 Sponsring Arrangören äger rätt att utnyttja JSM-arrangemanget för egna sponsoraktiviteter. Det rekommenderas att engagera det lokala näringslivet för t.ex. mat till caféverksamhet, nyttopriser m.m. SSF äger rätt att nyttja JSM-arrangemanget för sponsorgäster vid: - sponsoraktiviteter med 2 platser - på eventuell åskådarbåt med 3 platser - regattamiddagen och andra liknade arrangemang med 10 platser

4 För övriga sponsoraktiviteter initierade av SSF avgörs dessa i samråd med tävlingsledningen för varje enskilt fall. 4. Förutsättningar på land 4.1 Tidsperiod JSM ska arrangeras veckan före midsommar, en hel helg ska utnyttjas, företrädelsevis bör helgen ligga mellan dag två och fyra. Om JSM ska arrangeras vid annan tidpunkt ska detta skriftligen godkännas av SSF:s styrelse. Den exakta tidpunkten för tävlingen beslutas av SSF i samråd med klassförbund och arrangörsklubb. Tidsprogram Dag 1 Dag 2 Dag 3 Dag 4 Dag 5 Registrering, ev. träningsrace och invigning Registrering och kvalseglingar Kvalseglingar Finaler Finaler och prisutdelning Den maximala tiden på vattnet per dag får inte överstiga sex timmar inklusive in- och utsegling. Samma regel gäller för gruppen XSmall med 4 timmar som tak. Överstiger ut- och inseglingen 30 min rekommenderas att fördela kappseglingarna på för- och eftermiddagsseglingar. Om detta system används bör starttider för för- och eftermiddag kommuniceras i god tid så att familjerna kan planera sin vistelse och hitta på andra aktiviteter utöver själva seglingen. Sista dagen bör inga seglingar starta efter kl Viktiga utgångspunkter: Det ska finnas goda förutsättningar för sjösättning och uppställning av båtar. Tänk på att ha många sjösättningsramper, sprid gärna dessa över området, så att köer kan undvikas samt att det finns gott om plats på uppställningsytor. En organisation för att assistera och underlätta sjösättning och upptagning bör finnas. Ta hänsyn till säkerheten, utryckningsfordon måste lätt kunna ta sig fram inom området. Parkeringsmöjligheter för bilar måste finnas inom rimligt avstånd (gångavstånd max 10 minuter). Det är viktigt att logistiken kring ankomst och avfärd flyter och är effektivt. Tydliggör noga hur bilarna ska köra, kanske går det att skapa en slinga inom området med olika stationer, en för avlastning av jollar, en station för att sjösätta följebåtar och sedan vidare till trailerparkering. Tänk på att märka upp trailers med namn och telefonnummer utifall en trailer behöver flyttas. Räkna med att ca 300 bilar och ca 100 trailers måste få parkeringsplats. Boende på nära avstånd bör erbjudas, gärna med möjlighet till camping/husvagnsparkering. Lägg upp information om olika alternativ på hemsidan med länkar för bokning allra senast sex månader innan JSM

5 4.3 Kommunikation Det bör finnas en utsedd person i organisationen med ansvar för kommunikation. Denne ska samarbeta med SSF gällande information på hemsidan, Facebook, i nyhetsbrev och artiklar m.m. Kommunikation definieras som löpande information till deltagare och föräldrar om påminnelser kring anmälan, erbjudanden om boenden, rabatter, status på arrangemangets förberedelser m.m. SSF bidrar med JSM-hemsidan, svensksegling.se/juniorsm samt en Facebook-sida. SSF ger arrangören tillgång till dessa samt utbildar vid behov. Hemsidan och Facebooksidan bör hållas levande med löpande aktiviteter och information. Senast två månader innan JSM ska minst ett nytt inlägg finnas på hemsidan varje vecka och minst två inlägg på Facebooksidan. Sista veckan och under evenemanget bör hemsidan och Facebooksidan uppdateras minst en gång per dag. SSF bidrar med en totalsumma om maximalt kr till information. En fördelning av denna summa skulle exempelvis kunna se ut så här: - Internt- hemsidor FB, anmäl dig här, inbjudan klar, årets event mm, kr - Externt- Pressbearbetning, pressreleaser, storytelling, ta ut press på sjön. Uppdateringar av hemsida, kr - Speaker på plats med information om vad som händer på vattnet. Märkesrapporter mm, kr - Rörligt material. Rörligt Daily highlight material för daglig spridning eller JSM som klipps ihop och visas senare, kr JSM-logotype SSF:s JSM-logotype ska användas. Denna får den arrangerande klubben tillgång till så fort SSF:s styrelse beslutat om arrangör. I JSM-logotypen framgår var JSM ska arrangeras samt årtal. SSF och arrangerande klubb äger rätten att nyttja JSM-arrangemangets logotyp och tema i information och marknadsföring. I logotypen kan en sponsor ingå. 4.4 Mästerskapscoach SSF bidrar med minst en mästerskapscoach (landslagseglare eller motsvarande). Syftet med att ha en mästerskapscoach på plats är att denne ska inspirera till fortsatt kappseglande, visa vägen till en elitsatsning och bidra till kunskapsöverföringen. Målet med mästerskapscoachen är att denne ska ha en dialog/personlig kontakt med så många seglare som möjligt, i grupp eller individuellt. Detta sker genom att mästerskapscoachen är med på samlingar (kan vara rorsmansmöte, prisutdelning, coachmöten och andra träffar med seglarna), är med ute på vattnet och coachar på olika banor (fokuserar oftast på en till två klasser), låter sig fotograferas tillsammans med seglarna och skriver autografer. Arrangören bidrar med coachbåt. SSF står för de kostnader mästerskapscoachen har i samband med uppdraget. Vilken mästerskapscoach det blir bör vara klart senast 1 maj. 4.5 Sociala aktiviteter JSM ska vara en familjefest. Arrangören ska ha som målsättning att skapa ett socialt och roligt arrangemang och i evenemangsområdet på land ska finnas dagliga gemensamma aktiviteter. Det rekommenderas att skapa en mötesplats, där seglarna kan hänga och umgås på området. En regattamiddag för seglare och funktionärer ska ingå i aktivitetsprogrammet. För att hålla ner kostnaderna kan denna middag vara enkel och i direkt anslutning till att seglarna kommer in till land efter

6 dagens seglingar. Budget för middagen bör vara ca 100 kr/person. Det är önskvärt att regattamiddagen ingår i anmälningsavgiften och att den är det första som subventioneras om en sponsor/region/kommun vill betala. Om inte delar arrangör och SSF på kostnaden, ca kr var. Föräldrar ska erbjudas köpa biljetter till denna middag i mån av plats. Arrangören rekommenderas att tillsammans med klassförbunden ordna prova på aktiviteter där seglare kan pröva andra typer av båtar. Det kan vara de rekommenderade jolleklasserna, OS-klasser, mindre kölbåtar eller flerskrovsbåtar. 5. Förutsättningar på vattnet 5.1 Banor och banområden Arrangören ska sträva efter att ha alla banor nära land med korta ut- och inseglingar. Bantyper bör anpassas så att flera klasser kan tävla på samma bana, alternativt har ett format som förenklar banändring och minimerar väntetider före och mellan kappseglingarna. Banorna bör vara anpassade efter rådande lokala förhållanden och därmed även antal klasser per bana. Vid jämna, fria vindar kan t.ex. trapetsbana användas, vid skiftande förhållanden bör istället t.ex. krysslänsbana användas. Minst en bana bör ligga riktigt nära land, gärna publikvänligt och som kan alterneras mellan olika klasser. Banlängder ska överensstämma med respektive klassförbunds rekommendationer. Arrangören rekommenderas att begränsa antalet banområden. I planeringen bör olika alternativ vägas in, så som att använda samma bana för flera klasser och då segla för- eller eftermiddag. Hur klasserna ska fördelas över olika banor sker genom dialog med SSF:s kappseglingsansvarige. Lokala förhållanden och antalet deltagare i vardera klass påverkar antalet banområden. 5.2 Tävlingen Rekommenderade juniorklasser 2015 Optimistjolle killar och tjejer E-jolle killar och tjejer Zoom 8 öppen/killar och tjejer (11 tjejer deltog 2014) Laser Radial killar och tjejer Laser Standard killar RS Feva öppen 29er öppen Bräda Kona One öppen När deltagarantalet i en klass (kille/tjej) överstiger 10 st ska de segla i egen klass och tilldelas mästerskapstecken. Övriga: Accessjolle XSmall öppen öppen

7 Arrangören kan utelämna en klass om färre än 10 båtar är anmälda. Dock ska alltid en 2-mans jolleklass vara representerad. Klassen XSmall är en rekommendation från SSF för yngre gröna seglare att vara med och tävla under JSM och är i första hand avsett för barn som inte deltagit på regionkval och fyller max 11 år under året. I inbjudan fastställs vilken båttyp XSmall använder Kappseglingsformat Formatet för JSM-kappseglingarna är uppbyggda av en grundomgång i alla klasser samt en finalomgång. I grundomgången ska alla delseglingar räknas. Gruppindelning ska tillämpas under förutsättning att klassen överstiger 60 båtar eller efter önskemål från respektive klassförbund. 1-mansjollar rekommenderas att segla max 3 kappseglingar per dag. För XSmall gäller max 2 seglingar per dag. RS Feva rekommenderas att segla max 4 kappseglingar per dag. 29er och Kona One rekommenderas att segla max 5 kappseglingar per dag. XSmall och Access ska segla på en landnära och skyddad bana. Vid förhållanden som gör att klassen inte kan segla finns ett önskemål att tillhandahålla någon form av landaktiviteter. Vindbegränsningar För optimistklassen avgör de svenska klassförbundets rekommendationer när de inte ska kappsegla. För gruppen XSmall gäller dock max 6 m/s i normala sjöförhållanden och kan reduceras till 4 m/s vid kraftiga sjöförhållanden. För övriga klasser avgör seglingsledningen när det är lämpligt att avbryta en kappsegling eller inte starta på grund av för mycket vind eller för stora vågor. Startförfarandet ska genomföras med hjälp av sifferflaggorna 5, 4, 3, 2 och 1. Seglingsledarna bör kalla till klassmöten med klubbarnas/klassernas coacher efter varje dags kappseglingar, där möjlighet finns att ge feedback och förklara olika händelser. Det rekommenderas även att i organisationen utse en person dit föräldrar och seglare kan vända sig för att ge direkt feedback på arrangemanget. Denne bör även ansvara för att hantera om/när en situation med dåligt uppförande uppstår (Dåligt uppförande från föräldrar eller coacher, seglarna ska hanteras av domarna). 5.3 Tävlingsorganisation och funktionärer En licensierad nationell tävlingsledare (röd) ska vara ytterst ansvarig för den totala tävlingsorganisationen. Varje bana ska ha en licensierad nationell seglingsledare (röd) som ansvarig, med undantag för XSmall och Accessjollebanan. Direktdömning med möjlighet till förhandling bör tillämpas. Minst en direktdomare (blå) ska finnas för varje klass ute på banan. Varje protestkommitté ska ledas av en nationell (röd) domare. En licensierad besiktningsman ska vara mättekniskt ansvarig. Organisationen ska ha en utsedd säkerhetsansvarig. Medföljande coachbåtar/följebåtar ska ingå i säkerhetorganisationen mot en gåva från arrangören (t.ex. fri hamnplats). För att ha möjlighet att kontakta samtliga följebåtar ska dessa registreras. Information om vilken VHF-kanal säkerhetsorganisationen använder bör kommuniceras ut via seglingsföreskrifter och på hemsidan

8 Arrangören bör tillhandahålla minst 1 coach med båt per klass/startgrupp där seglare utan egen coach kan lämna mat och kläder och gärna också få övrigt stöd. 6. Genomförande Processen för JSM-projektet beskrivs i figur 1 nedan. Till detta kommer tillsättandet av organisationen och rekryteringen av funktionärer. Ansökan 2 år innan Sanktion 31 oktober året innan Inbjudan publiceras 6 mån innan Seglings-föreskrifter Kommunikation Hemsida, FB, tryckt material Genomförande Mästerskapsrapport senast 2 v efter Utvärdering Figur Ansökan och sanktion Intresseanmälan för att arrangera JSM ska meddelas SSF:s kappseglingsansvarig samt arrangörskommitté minst två år före själva evenemanget. Den intresserade klubben får besvara ett antal frågor om hur de ska genomföra evenemanget. Detta ligger som underlag för arrangörskommittén, som behandlar de intresseanmälningar som inkommit och rekommenderar en arrangör till SSF:s styrelse, som fattar beslut i frågan. Den arrangerande klubben ska fylla i sanktionsansökan via tävlingssystemet IndTA senast 31 oktober året innan eventet. Efter beslut om arrangör rekommenderas det att ta fram ett kort presentationsmaterial att dela ut till deltagare på JSM året före, i samband med Träffen och under våren innan eventet. 6.2 Organisation Tävlingsledaren bör bygga en projektgrupp bestående av seglingsledare på respektive bana, huvuddomare samt ansvariga för säkerhet, tävlingsexpedition/resultat, logistik, sponsring, sociala aktiviteter och kommunikation. Figur 2 visar ett exempel på JSM-organisation. Arrangören bör göra en behovsanalys gällande vilka funktionärer som behöver utbildning (tävlingsoch seglingsledare, domare och i resultatsystemet Sailwave). En utbildningsplan bör upprättas i samarbete med SSF:s utbildningsansvarige. Det rekommenderas att samtliga funktionärer utbildas i säkerhet inför eventet, HLR, genomgång av säkerhetspolicy (vem gör vad) samt hur man bogserar olika jollar för de som ska vara ute på sjön. På varje bana ska det finnas minst en funktionärsbåt som erbjuder toalett för seglarna. Denna båt bör främst bemannas med kvinnlig besättning. 6.3 Inbjudan och seglingsföreskrifter JSM är en nationell tävling och därmed ska inbjudan och seglingsföreskrifter vara på svenska. Mallar för inbjudan och seglingsföreskrifter finns i SSF:s tävlingsreglemente. Den officiella inbjudan ska vara

9 klar för publicering senast 6 månader innan tävlingen, 13 december Samtidigt ska det finnas möjlighet att börja anmäla sig. Inbjudan ska godkännas av SSF innan den publiceras. Seglingsföreskrifterna ska finnas klara senast två veckor innan JSM. Seglingsföreskrifterna ska godkännas av SSF innan publicering och distribuering. I seglingsföreskriften ska formatet för grundomgång och finalseglingar beskrivas samt även hur direktdömning med möjlighet till förhandling går till. Figur Anmälan Anmälan ska göras via anmälningsmodulen i tävlingskalendern senast en vecka innan tävlingen börjar. SSF rekommenderar att anmälningsavgiften bör vara 980 kr per person, 780 kr för XSmall och Axcess. Avgiften för XSmall kan vara mindre om arrangören inte genomför anpassade sociala aktiviteter för denna klass. När två veckor återstår till evenemanget kan arrangören välja att addera en avgiftshöjning på 300 kr per person. Förväntat antal deltagande båtar uppgår till mellan 350 och 500 stycken. 6.5 Genomförande När eventet väl är igång är det viktigt att ha dagliga funktionärsmöten för att stämma av om något saknas, behöver förberedas eller åtgärdas. De som är ansvariga för de olika delarna bör finnas till

10 gängliga för att hela tiden kunna lösa problem och fördela arbetsuppgifter. För att underlätta logistiken av banmaterial (bojar, båtar, dokument m.m.) rekommenderas att använda sig av en avskild plats där varje bana kan förvara sitt material. Det rekommenderas också att varje funktionärsbåt har sin egen låda/back där allt material är samlat, både inför och under tävlingen. Mottagandet är viktigt för ett lyckat event. Se till att logistiken på land flyter och att alla känner sig välkomna till JSM. Tydlig skyltning och personer som visar vägen och svarar på frågor är att rekommendera. I regattaexpeditionen bör en ansvarig se till att all dokumentation finns på plats inför och under regattan, samt tillräckliga hjälpmedel såsom datorer, skrivare och kopiatorer. Resultathanteringen är avgörande för tävlingen. Utbilda därför funktionärer i god tid i resultatprogrammet Sailwave. Åtminstone en person per bana ska vara avsatt för resultathantering under seglingarna, och samtliga ska vara utbildade i Sailwave. Minst en person per bana ska kunna hantera programmet gällande gruppindelning m.m. Det är även viktigt att de funktionärer som ska ta målgångarna ute på vattnet är utbildade och har de hjälpmedel som krävs för att hantera stora startfält med täta målgångar. Resultaten ska sparas i pdfformat på hemsidan samt laddas upp i tävlingssystemet IndTA. Nedan visar figur 3 ett exempel på hur själva tävlingsorganisationen kan vara uppbyggd. 6.6 Mästerskapstecken, svensk mästare och deltagande Enligt SSF:s tävlingsreglemente gäller följande för titeln Svensk Juniormästare samt utdelningen av mästerskapsplaketter: 1.20 Svenskt Mästerskap Svenskt Mästerskap (SM) är en nationell eller internationell tävling i Sverige i en klass som har SM status. Svenskt Mästerskap delas in i två typer av mästerskap, nationellt eller internationellt, och är Figur

11 öppna för alla deltagare som är medlemmar i ett nationellt förbund anslutet till ISAF. Det som skiljer sig är hur mästerskapstecken och titel delas ut. Nationellt Svenskt Mästerskap: Titeln Svensk Mästare kan erövras endast av den som är svensk medborgare eller som har varit bosatt i Sverige minst sex av de senaste tolv månaderna innan regattan genomförs. Vid mästerskapstävling med flera personer i besättningen skall en majoritet av besättningen (fler än 50 %) uppfylla dessa krav för att erhålla titeln Svensk Mästare. Om så är fallet erhåller hela besättningen titeln Svensk Mästare. Om tävlingen vinns av någon som inte uppfyller dessa krav, går titeln till den närmast placerade som uppfyller kraven. Svenskt Mästerskap (SM) är alltid en nationell tävling Svenskt Juniormästerskap Mästerskapen enligt 1.17 och 1.20 kan även genomföras som Juniormästerskap (JDM och JSM) för deltagare som fyller högst 20 år det år regattan genomförs om inte klassens mästerskapsbestämmelser eller klassregler anger en lägre ålder. Titeln Svensk Juniormästare (JSM) kan erövras endast av den som är svensk medborgare eller som har varit bosatt i Sverige minst sex av de senaste tolv månaderna. Vid mästerskapstävling med flera personer i besättningen skall en majoritet av besättningen (fler än 50 %) uppfylla dessa krav för att erhålla titeln Svensk Mästare. Om så är fallet erhåller hela besättningen titeln Svensk Mästare. Om tävlingen vinns av någon som inte uppfyller dessa krav, går titeln till den närmast placerade som uppfyller kraven. Svenskt Juniormästerskap (JSM) är alltid en nationell tävling. Utländska seglare får delta på JSM om de är medlemmar i en svensk klubb, som är ansluten till SSF. 6.7 Priser Mästerskapsplaketter beställs av SSF på arrangörens bekostnad. Klassförbundens vandringspriser ansvarar klassförbunden själva för. Klassen XSmall tävlar inte om SM-titel utan om priset XSmall Trophy. SSF har instiftat detta vandringspris som arrangören delar ut och ombesörjer plåten till. (Silverfärgad H46mm, B17mm). Accessklassen tävlar inte heller om SM-titel. Det rekommenderas starkt att samtliga deltagare får något slags minne av att de deltagit på JSM och att alla i XSmallklassen får ett pris för sin insats. Svenska Mästare får under prisutdelningen inbjudan till Mästarnas Mästare. Arrangören åtar sig att utse en seglare till vinnare av vandringspriset Vinschen. Vinschen är ett vandringspris vilket delas ut under Junior SM till en seglare som är en fin representant för segelsporten. Arrangören delar ut och ombesörjer plåten. 6.8 Mästerskapsrapport och utvärdering Efter genomfört event ska en mästerskapsrapport fyllas i. Blankett finns på svensksegling.se. Det rekommenderas även att arrangören gör en utvärdering av eventet, internt i klubben och inom funktionärskåren. SSF genomför en deltagarenkät. All utvärdering bör lämnas till SSF för framtida arrangörer