Sista ansökansdag:

Transkript

1 Anbudsansökningsinbjudan Upphandlingsansvarig Upphandling Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet Klienter 3, Region Västra Sara Wedholm Dnr Sista ansökansdag: :59 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Inbjudan 1.1. Inbjudan till upphandling Inledning Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet, i fortsättningen kallad Statens inköpscentral, inbjuder företag, i fortsättningen kallad Anbudssökande, att inkomma med ansökan om deltagande i anbudsgivning avseende ramavtalsupphandling av klienter inom Region Västra. Ramavtalen kommer att kunna nyttjas av statliga myndigheter, stiftelser och andra organisationer med anknytning till staten samt anslutna kommuner och landsting i fortsättningen kallade Avropande kunder, se punkt 1.3. Statens inköpscentral ansvarar bland annat för att samordna upphandling inom IT för offentlig förvaltning. Statens inköpscentral verkar för att bästa möjliga villkor skapas för anskaffning och användning av informationsteknik för den offentliga sektorn, samt att offentlig sektor använder gemensamma funktioner och lösningar. Syftet med de statliga ramavtalen är: - att kostnadseffektivisera avropande kunders inköpsverksamhet och därigenom hushålla med offentliga medel. - att tillgodose avropande kunders behov inom efterfrågat område. - att skapa fördelaktiga ramavtalsvillkor inom ramen för upphandlingsområdet. - att verka för att minska den tid det tar för avropande kunder att införskaffa varor och tjänster. För mer information om Statens inköpscentral, se För ytterligare information om upphandlingar, ramavtal och praktisk vägledning, se Statens inköpscentral tar, efter samråd med Ekonomistyrningsverket (ESV) samt enligt avgiftsförordning (1992:191), ut en administrationsavgift av ramavtalsleverantörer Utskrivet: :18 Sida 1 av 21

2 avseende all försäljning under respektive ramavtal. Ramavtalsleverantörer erlägger en avgift som i dagsläget är 0,7 % av fakturerat nettobelopp, dvs. fakturavärdet exklusive mervärdesskatt. Administrationsavgiften avser att täcka samtliga kostnader förenade med genomförande av förstudie, upphandling och förvaltning Bakgrund Syftet med upphandlingen är att, med utgångspunkt från offentlig sektors behov och marknadens utbud, underlätta och skapa bästa möjliga villkor för anskaffning av varor och tjänster inom upphandlingsområdet. En förstudie är genomförd för att undersöka omfattning, inriktning och upplägg av upphandlingen. Förstudiens förslag är vägledande för upphandlingens inriktning och kravsättning. Förstudien återfinns under dokument på t-barbara-och-stationara-datorer-bildskarmar-och-tillbehor/ Avropsberättigade Ramavtalet kommer att kunna användas av statliga myndigheter samt stiftelser och andra organisationer med anknytning till staten samt landsting och kommuner som lämnat fullmakt, dessa framgår i bilaga avropsberättigade. De kommuner och landsting m.fl. som ingår har, vid tiden för tilldelningsbeslut, möjlighet att själva fatta ett tilldelningsbeslut baserat på Statens inköpscentrals tilldelningsbeslut. I det fall en kommun, ett landsting, eller annan organisation som lämnat fullmakt, inte godtar utvärderingsresultatet måste detta meddelas till Statens inköpscentral. Den aktuella kommunen, landstinget eller annan organisation som lämnat fullmakt kommer då att tas bort från bilaga avropsberättigade. Detta innebär att bilaga avropsberättigade kan komma att förändras inför ramavtalstecknandet Upphandlingens omfattning kunder Denna upphandling syftar till att tillgodose behov av produkter och tjänster inom upphandlingsområdet hos avropande kunder inom Region Västra, upphandling nr 3. Statens inköpscentral kommer totalt att genomföra sju (7) upphandlingar inom upphandlingsområdet klienter. Upphandlingarna genomförs regionindelade, vilket innebär att fem (5) upphandlingar genomförs för specifika och specificerade regioner enligt nedan. För avropande kunder med verksamhet i mer än en region och då över de olika upphandlingsregionerna/gränserna eller samarbetande avropande kunder över regionsgränser genomförs även en rikstäckande upphandling (upphandling 6, Rikstäckande). Om ett avrop genomförs med syfte att omfatta leveranser till mer än en region och som då avser kunder som bedriver verksamhet i mer än en region, kommer detta i så fall att göras mot ramavtalsleverantörer inom detta ramavtal. Statens inköpscentral kommer även att upphandla ett ramavtal med avropsordningen rangordning för ett antal standardprodukter. Syftet med detta ramavtal är att avropade kunder ska nyttja det när de har behov av en standardiserad produkt. Upphandling 1, Norra regionen och Uppsala-Örebro Omfattar: Norrbottens län, Jämtlands län, Väster norrlands län, Västerbottens län, Dalarnas län, Gävleborgs län, Uppsala län, Södermanlands län, Värmlands län, Västmanlands län och Örebro län Upphandling 2, Stockholm-Gotland Omfattar: Stockholms län och Gotlands län Upphandling 3, Västra regionen Omfattar: Västra Götalands län och Hallands län Utskrivet: :18 Sida 2 av 21

3 Upphandling 4, Sydöstra regionen Omfattar: Jönköpings län, Kalmar län, Östergötlands län Upphandling 5, Södra regionen Omfattar: Blekinge län, Skåne län och Kronobergs län Upphandling 6, Rikstäckande Omfattar: hela Sverige Upphandling 7, Standard produkter (rangordnat ramavtal) Upphandlingens omfattning produkter och produktnära tjänster Anbudssökande ska kunna leverera produkter och tjänster enligt nedan till Region Västra. Upphandlingen omfattar klienter i följande produktgrupper: Stationära datorer Bärbara datorer Bildskärmar Ruggade datorer och tablets Tablets/läsplattor Tunna klienter Även tillbehör omfattas av denna upphandling. Med tillbehör avses hårdvara med tillhörande drivrutiner och programvara som kan installeras till dator eller bildskärm, så som: CPU - CPU, fläkt, minne, moderkort etc. Dockningsenhet - Dockningsstation, portreplikator Grafik - Grafikkort Inmatningsenheter - Mus, tangentbord, pekdon Kabinett, kraftaggregat - Kabinett, höljen Kablage, periferianslutningar - Nätkabel, anslutningskablar, periferienheter Kommunikation - (endast för installation till dator) Bluetooth, WLAN, Ethernet, Modem, ISDN, Firewire Lagring - Hårddisk, SSD Disk, CD/DVD-läsare och brännare, USB-minne Multimedia - Mikrofon, webbkamera, högtalare, hörlurar Säkerhet - Kortläsare, fingeravtrycksläsare, sekretessglas, skydd av bildyta, skydd mot ljusreflektion, larmfunktion, låsanordningar Väska - Väskor till bärbara produkter inom upphandlingsområdet Batteri - Batterier till bärbara produkter inom området Ergonomi, användbarhet - Ergonomiska tangentbord och möss, tillbehör för personer med speciella behov och funktionshinder Monteringsfästen - VESA eller liknande Produktnäratjänster ingår även i denna upphandling. Tjänsterna som upphandlas är direkt kopplade till de klienter som kan avropas på ramavtalen. Tidpunkten för utförandet av tjänsten kan vara skild från köpet av klienten. Det är för kunden tillåtet att köpa tjänster från befintlig ramavtalsleverantör för klienter som kunden köpt från en tidigare leverantör inom upphandlingsområdet. Exempel på tjänster som omfattas är: Internetlösning för kundspecifika sidor med priser, produkter, drivrutiner, dokumentation och manualer etc. Konfiguration, installation, uppackning och återtagande (på plats hos kunden eller leverantören) genom till exempel framtagande och pålägg av image, tilläggsinstallationer och uppdateringar av komponenter, uppackning och omhändertagande av emballage, Utskrivet: :18 Sida 3 av 21

4 återtagande av uttjänta produkter Säkerhetslösningar och märkning till exempel spårning, stöldskyddsmärkning och kundunik (t ex. inventariemärkning) och registrering i kundens system Rekonditionering med eller utan följande avyttring av utrustning inkl. säker radering av data från eller destruering av lagringsmedia Produktnära konsultstöd, t ex. inom: - anpassning av hårdvara och certifiering av produkter i kundens miljö - rådgivning avseende t ex. produkter, miljöegenskaper, ergonomi, arbetsplatsinventering, informationssäkerhet (kryptering, brandvägg, virusskydd etc. på avropade produkter eller inför avrop av produkter) - dokumentation och information i samband med förändringar i nuvarande miljö - analys av användarkrav avseende exempelvis tillgänglighet och mobilitet - teknikerstöd för installationer eller andra IT-tjänster inom klientmiljö - kundspecifik utbildning för de produkter som kund avropar Support och Underhåll med certifierade eller utbildade tekniker för support, felsökning, service och underhåll av produkter, på plats hos kund eller leverantör Lagerhållning inklusive leveransbevakning Leasing, finansiell och operationell A och B Servicenivå (funktionsgaranti), en underhållsform med garanterad åtgärdstid och eventuellt återsändande. Volymen på nuvarande ramavtal är neråtgående och denna upphandling är inte konstruerad på samma sätt som tidigare utan istället uppdelad på regioner etc. Statens inköpscentral uppskattar att volymen per region och upphandling kommer att uppgå till mellan ca SEK per år med undantag av upphandlingen som omfattar leveranser till hela Sverige, volymen på denna beräknas uppgå till ca SEK per år. Försäljningsvolymer garanteras inte av Statens inköpscentral utan beror på offentlig sektors verkliga behov och övriga omständigheter under avtalsperioden Tidplan Statens inköpscentral avser att besluta vilka Anbudssökande som inbjuds att inkomma med anbud under fjärde kvartalet Statens inköpscentral kommer att sända ut förfrågningsunderlaget till utvalda Anbudssökande i anslutning till ovanstående beslut. Datum för sista anbudsdag kommer att anges i förfrågningsunderlaget. Tilldelningsbeslut beräknas kunna fattas under andra kvartalet Innehållsförteckning Ansökningsinbjudan består av följande kapitel: 1. Inbjudan 2. Administrativa bestämmelser 3. Kvalificeringskrav Bilagor till ansökningsinbjudan Bilaga Avropsberättigade Bilaga Referensuppdrag Bilaga Underleverantör Bilaga Undertecknande och sanningsförsäkran Bilaga Utkast Allmänna villkor (mindre anpassningar till denna kan komma att göras i samband med upprättande av ramavtal) Bilaga Utkast Avtal03 (mindre anpassningar till denna kan komma att göras i samband med upprättande av ramavtal) Utskrivet: :18 Sida 4 av 21

5 Utskrivet: :18 Sida 5 av 21

6 2. Administrativa bestämmelser Administrativa bestämmelser Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs med selektivt förfarande enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU), 4 kap. 1. Detta innebär i korthet följande stegvisa förfarande: 1. Annonsering av upphandlingen 2. Anbudsansökan inkommer till Statens inköpscentral från företag som önskar delta i anbudsgivningen. 3. Statens inköpscentral gör en selektering och ett eventuellt urval av vilka Anbudssökande som inbjuds att lämna anbud baserat på kvalificeringskraven och ansökningarna. 4. Selekterade Anbudssökande inbjuds att lämna anbud och dessa utvalda Anbudssökande erhåller förfrågningsunderlaget. 5. Anbud inkommer från utvalda företag. 6. Prövning om anbuden uppfyller ställda ska-krav. 7. Utvärdering av prövade anbud. 8. Beslut om ramavtalsleverantörer. 9. Utskick av tilldelningsbeslut. 10. Ramavtalstecknande. Statens inköpscentral har annonserat denna upphandling i Europeiska unionens tidning (EUT). Annonsmanus är avsänt via TendSign Antal inbjudna och ramavtal Nedan framgår det högsta antalet Anbudssökande som kommer att bjudas in att lämna anbud. Nedan framgår även det högsta antalet ramavtal som Statens inköpscentral avser att teckna. Inbjudan att inkomma med anbud kommer att gå till selekterade Anbudssökande som inkommit med anbudsansökan och det är endast denne, baserat på organisationsnummer, som får inkomma med anbud. Högsta antal Anbudssökanden som inbjuds att inkomma med anbud: 10 Högsta antalet ramavtal som kommer tecknas: Ramavtalsperiod Ramavtalet träder ikraft när Statens inköpscentral och Anbudssökande har undertecknat ramavtalet. Leverans från ramavtalet får tidigast ske från och med Ramavtalet gäller tolv (12) månader från och med ramavtalstecknande. Ramavtalet upphör att gälla utan uppsägning den sista dagen i den månad som infaller tolv (12) månader från ramavtalets ikraftträdande. Eventuell förlängning av ramavtalet sker på initiativ av Statens inköpscentral. En förlängning av ramavtalets avtalsperiod kan uppgå till högst trettiosex (36) månader Avrop mot ramavtalen Avrop kommer att ske genom förnyad konkurrensutsättning enligt LOU 5 kap. 7. Förfarandet innebär att avrop ska föregås av en avropsförfrågan som skickas till samtliga ramavtalsleverantörer som har ramavtal inom upphandlingsområdet. Detta görs för att avgöra vilken ramavtalsleverantör som är den för kunden bäst lämpade leverantören och för att fastställa t.ex. priser, rabattsatser och leveransvillkor utifrån de krav som anges i avropsförfrågan. Samtliga avropsförfrågningar måste besvaras av samtliga ramavtalsleverantörer. Kund avgör vilka villkor och krav som är relevanta för det specifika Utskrivet: :18 Sida 6 av 21

7 avropstillfället, om dessa behöver preciseras samt vilken vikt de ska tillmätas Frågor om underlaget Har Anbudssökanden frågor om underlaget som är av principiell och allmän karaktär ska dessa ställas till Statens inköpscentral. För att samtliga Anbudssökande ska ges samma förutsättningar och för att få en opartisk behandling av sin anbudsansökan kommer alla frågor och händelser som bedöms vara av betydande art besvaras och förmedlas likalydande till samtliga Anbudssökande. Statens inköpscentral lämnar alltid eventuella svar, förtydliganden och kompletteringar genom TendSign. Alla frågor och svar som publiceras är avidentifierade. Frågor om varför ett visst krav ställts kommer inte att besvaras. Frågor och svar utgör en del av ansökningsinbjudan. Om ansökningsinbjudan behöver kompletteras med anledning av frågor från Anbudssökande, eller av någon annan anledning, kommer skriftlig komplettering att finnas i frågor och svarsfunktionen och via e-post dessutom sändas till alla som via TendSign hämtat ansökningsinbjudan. Det som sagts om frågor och svar gäller, även eventuella förtydliganden och kompletteringar av ansökningsinbjudan. Anbudssökande kan i efterhand endast åberopa skriftlig kommunikation. Lämnade svar avseende ansökningsinbjudan är endast bindande om svaren lämnats via TendSign. Anbudssökande får genom TendSign tillkommande information under upphandlingens gång. Anbudssökande är själv skyldig att hålla sig uppdaterad och ta del av den information som publiceras under ansökanstiden. Om Anbudssökande inte registrerar sig på utan hämtar ansökningsinbjudan på annat sätt, kan Statens inköpscentral inte garantera att all information om frågor och svar under ansökanstiden kommer Anbudssökande till handa. Anbudssökande ansvarar då själv för att kontrollera och hämta tillkomna upplysningar via TendSign. Sista dag för att ställa frågor är Frågor ställda senare kommer ej att besvaras. Sista dag då frågor besvaras är Inlämning av anbudsansökan Statens inköpscentral använder sig av det webbaserade upphandlingsverktyget TendSign för hantering av upphandling, anbudsansökan, förfrågningsunderlag och anbud. TendSign är en oberoende tredje part och ägs av Visma Opic AB. Anbudsansökan ska lämnas elektroniskt via systemet TendSign, vilket innebär att Anbudsansökan inte kan lämnas i pappersformat, fax eller e-post. Företrädare för Anbudssökande ansluter sig personligen till tjänsten TendSign genom att registrera ett användarkonto genom formuläret på TendSigns hemsida, Anbudssökande uppmanas att registrera användarkontot i god tid innan inlämning. Anbudssökande uppmanas använda följande förfarande; logga in, gå in under Annonser, Aktuella annonser, välj upphandlande enhet "Kammarkollegiet" och Aktuell upphandling och diarienummer. Inlämnande av Anbudsansökan genom TendSign innebär bl.a. att: Anbudssökande registrerar ett användarkonto. Anbudsansökan skickas med ett tidlås som gör att Statens inköpscentral inte kan öppna anbudsansökan fören dagen efter sista anbudsansökan. Utskrivet: :18 Sida 7 av 21

8 För supportfrågor gällande hanteringen av systemet kan TendSigns support kontaktas på telefon Det är även möjligt att komma i kontakt med TendSign via deras hemsida. Då TendSigns support inte har öppet dygnet runt är det viktigt att ta kontakt i god tid innan sista ansökningsdag för att på så sätt garanteras teknisk support. Den e-postadress som Anbudssökande använt för sin inloggning i systemet, är den som gäller för all vidare kommunikation gällande upphandling både från och till Statens inköpscentral Sista dag för inkommande med anbudsansökan Anbudsansökan ska ha inkommit senast För sent inkommen anbudsansökan behandlas inte. All dokumentation och alla handlingar ska inkomma skriftligen via TendSign och vara författade på svenska. Eventuella certifikat och intyg kan vara på engelska Förtydliganden och kompletteringar Under utvärdering av anbudsansökan kan Statens inköpscentral begära att anbudsansökan förtydligas eller kompletteras under förutsättning att det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Den Anbudssökande har ingen motsvarande rätt att få ett förtydligande eller komplettering till stånd Sekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av absolut sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) till dess att upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Därefter blir anbudsansökningar och andra ingående uppgifter enligt huvudprincipen i 2 kap. Tryckfrihetsförordningen (1949:105) offentliga allmänna handlingar. Delar av anbuden kan dock omfattas av kommersiell sekretess. Kommersiell sekretess: Den Anbudssökande som anser att uppgifter som lämnats i anbudet uppfyller villkoren för 31 kap. 16 offentlighets- och sekretesslagen ska skriftligen inkomma med begäran om kommersiell sekretess. En sådan begäran ska innehålla en precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamka Anbudssökande om uppgifterna röjs. I det fall Anbudssökande väljer att begära kommersiell sekretess avseende delar av sin anbudsansökan anges detta i en separat bilaga. Statens inköpscentral gör en sekretessprövning varje gång en allmän handling begärs utlämnad. Den omständighet att en anbudsgivare har begärt sekretess är dock ingen garanti för att uppgiften i fråga vid en prövning av sekretessen kommer att anses omfattas av sekretess Krav Som ett första steg prövas Anbudssökande mot kvalificeringskraven, vilket innebär att anbudsansökan prövas mot samtliga ska-krav. Anbudssökande som inte uppfyller samtliga ska-krav behandlas inte vidare. Om fler Anbudssökande kvalificerar sig än det angivna högsta antalet som kommer att bjudas in att lämna anbud, enligt punkt 2.2, kommer ett urval ske i enligt med punkt Krav på Anbudssökande framgår av stycke Kvalificeringskrav, Anbudssökanden ska lämna svar på samtliga begärda uppgifter. För att kunna avgöra om ansökan uppfyller ställda krav ska Anbudsansökande ge tydliga och fullständiga svar på samtliga krav. Vid Fritextssvar kan separat bilaga lämnas. Anbudssökande ska i dessa fall hänvisa till bilagans namn, och Utskrivet: :18 Sida 8 av 21

9 eventuellt bilagenummer, vid aktuell fråga. Anbudssökande är ansvarig för att samtliga begärda dokument anges/bifogas anbudsansökan. Bifogade dokument ska vara olåsta och i PDF- eller word format. Observera att ställda ska-krav ska vara uppfyllda senast sista ansökningsdagen, såvida inte annat uttryckligen anges i anslutning till kravet. Alternativa anbudsansökningar accepteras inte. I de fall en Anbudssökande inkommer med flera anbudsansökningar kommer Statens inköpscentral att anse den senast inkomna som den giltiga anbudsansökan. En Anbudssökande inklusive konsortiemedlem ska ej ingå som underleverantör i annan anbudsansökan, då detta kan få konkurrensbegränsande följder. Om en Anbudssökande även ingår som underleverantör till en annan Anbudssökande kan Anbudssökandens egna anbudsansökan komma att strykas. Ställda krav avser såväl Anbudssökande som eventuella underleverantörer, således ska Anbudssökandens svar avse helheten, Anbudssökande inklusive eventuella underleverantörer. Detta gäller utom i de fall där kravtexten uttryckligen medger att svaret endast ska omfatta endera Anbudssökande eller underleverantörer. Anbudssökaren äger inte rätt till ersättning för deltagande i upphandlingen Urval om fler anbudssökande kvalificerar sig än det högsta angivna antalet Om fler Anbudssökande kvalificerar sig än det angivna högsta antalet som kommer att bjudas in att lämna anbud, kommer ett urval att ske enligt nedan och de tio (10) Anbudssökande med högst mervärde kommer att bjudas in att lämna anbud. 1. I det första steget granskas det totala antalet produktområden och produktnäratjänster som kan erbjudas utöver minimikravet enligt punkt Varje produktområde och tjänst utöver minimikravet kommer ha ett (1) mervärde. Högsta möjliga mervärde är 13 dvs. 21 produkter och tjänster minus 8 som är minimikravet. De tio (10) Anbudssökande med högst mervärde kommer att bjudas in att lämna anbud. 2. I det andra steget, som endast genomförs om urvalet fortfarande inte kan fastställas, granskas samtliga referensuppdrag och det totala antalet olika produktområden och produktnära tjänster som förekommer i de fem (5) referensuppdragen. Samtliga kvalificerade anbudssökande går vidare till detta steg och mervärdet från det första steget läggs ihop med eventuellt mervärde från detta steg. Exempelvis ingår i Anbudssökandes första referensuppdrag: produktområde A, B och tjänst a1. I andra referensuppdraget: produktområde A, C, D och tjänst b1. I tredje: produktområde A, B, C och E. I fjärde: produktområde A, B. I femte: produktområde A, B och tjänst c1 och e1. Anbudssökande erhåller då = 9 poäng. Mervärdet adderas med mervärdet i första steget och de tio (10) Anbudssökande med det högsta totala mervärdet kommer att bjudas in att lämna anbud. 3. I det tredje steget, som endast genomförs om urvalet fortfarande inte kan fastställas, granskas samtliga referensuppdrag och det totala antalet olika klienttillverkare, enligt bilaga referensuppdrag, som förekommer i de fem (5) referensuppdragen sammantaget. Samtliga kvalificerade anbudssökande går vidare till detta steg och mervärdet från det första och andra steget läggs ihop med eventuellt mervärde från detta steg. Exempelvis ingår i Anbudssökandes första referensuppdrag: tillverkare A och B. I det andra: tillverkare A och C. I det tredje: tillverkare E. I det fjärde: tillverkare D. I det femte: tillverkare C. Anbudssökande erhåller då = 5 poäng. Mervärdet adderas med mervärdet i Utskrivet: :18 Sida 9 av 21

10 tidigare steg och de tio (10) Anbudssökande med det högsta totala mervärdet kommer att bjudas in att lämna anbud. 4. Det fjärde steget genomförs endast om urval inte kan fastställas enligt tidigare steg samt endast för de Anbudssökande som har samma poäng efter steg 3 och som ligger på delad 10:e plats. Den geografiska spridningen på uppdragen kommer att granskas för att säkerställa kapacitet och förmåga att utföra uppdrag till avropande kunder inom regionen. De referensuppdrag som kan påvisa en geografisk spridning av kunder i regionen som upphandlingen avser ges ett mervärde, då kunder runt om i regionen kommer att vara kunder på det framtida ramavtalet. Högsta möjliga mervärde är fem (5) då Anbudssökande kan inkomma med referensuppdrag med kunder lokaliserade i högst 5 olika kommuner inom regionen. Om ett referensuppdrag avser en kund inom annan kommun än de som omfattas av upphandlingen ges inget mervärde. Antal mervärdespoäng (Fritextsvar) Utskrivet: :18 Sida 10 av 21

11 3. Kvalificeringskrav Information om företaget Kontaktuppgifter Anbudssökanden ska vara en juridisk person. Anbudssökanden ska lämna uppgifter om organisation, behörig företrädare och kontaktperson 1. Om ytterligare kontaktperson behöver anges används fält för kontaktperson 2. Anbudssökande (företagsnamn enligt registrering hos Bolagsverket) (Fritextsvar) Anbudssökandes organisationsnummer (Fritextsvar) Postadress (Fritextsvar) Postnummer och ort (Fritextsvar) Hemsida (Fritextsvar) Namn på behörig företrädare för ansökan (Fritextsvar) Befattning på behörig företrädare (Fritextsvar) E-postadress till behörig företrädare (Fritextsvar) Telefon/mobil nummer till behörig företrädare (Fritextsvar) Kontaktperson 1 (Fritextsvar) Telefon/mobilnummer till kontaktperson 1 (Fritextsvar) E-postadress till kontaktperson 1 (Fritextsvar) Kontaktperson 2 (Fritextsvar) Telefon/mobilnummer till kontaktperson 2 (Fritextsvar) E-postadress till kontaktperson 2 (Fritextsvar) Uteslutningsgrunder Uteslutningsgrunder från deltagande Enligt 10 kap. 1 LOU ska en upphandlande myndighet utesluta en leverantör från att delta i en offentlig upphandling, om myndigheten får kännedom om att leverantören enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott som innefattar: 1. sådan brottslighet som innefattar deltagande i en kriminell organisation 2. bestickning, 3. bedrägeri eller 4. penningtvätt. Om anbudssökande är en juridisk person, utesluts denne om en företrädare för denne, enligt lagakraftvunnen dom, har dömts för brott omnämnt i punkt 1-4 ovan. Anbudssökande kommer, enligt 10 kap. 2 LOU, vidare att uteslutas från deltagande i upphandlingen om denne: 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 3. genom lagakraftvunnen dom dömd för brott avseende yrkesutövningen, 4. har gjort sig skyldig till allvarliga fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta, eller 5. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna bestämmelse. Utskrivet: :18 Sida 11 av 21

12 Om Anbudssökande är en juridisk person, utesluts denne om en företrädare för denne, enligt lagakraftvunnen dom, har dömts för brott omnämnt i punkten 3 eller gjort sig skyldig till sådant fel som avses i punkten 4. Föreligger uteslutningsgrunder enligt 10 kap. LOU? (/ svar) Krav på juridisk, ekonomisk och finansiell ställning Skatter och socialförsäkringsavgifter Skatter och socialförsäkringsavgifter Anbudssökanden, samt eventuell underleverantör, ska vara registrerad i aktiebolags- eller handelsregister eller liknande register, för mervärdesskatt, som arbetsgivare samt inneha F-skattebevis. Anbudssökanden, samt eventuella underleverantörer, ska ha fullgjort sina åtaganden och skyldigheter avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i Sverige eller det egna landet. Statens inköpscentral kommer att kontrollera detta genom att begära ut uppgifter från Skatteverket. Om det enligt Skatteverkets SKV4820 framgår att kraven ej är uppfyllda och Anbudssökanden menar att denna uppgift är felaktig, kan Statens inköpscentral komma att godta en anbudsansökan förutsatt att Anbudssökande bifogar en kompletterande beskrivning där orsak och godtagbar förklaring framgår och att Statens inköpscentral vid en bedömning av denna förklaring anser att kravet avseende skatter, avgifter och registrering är uppfyllt. Kontroll av ovanstående kommer att ske fortlöpande under ramavtalstiden i samarbete med Skatteverket. Uppfylls kravet om registrering samt skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter? (/ svar) Skatter och sociala avgifter utländska Anbudsgivare Utländska Anbudssökande ska styrka att företaget inte har restförda skulder avseende skatter och avgifter i det egna landet med bevis motsvarande Skatteverkets yttrande på blankett SKV4820. Om av utländskt intyg framgår att kraven ej är uppfyllda och Anbudssökanden menar att denna uppgift är felaktig, kan Statens inköpscentral komma att godta en anbudsansökan förutsatt att Anbudssökande bifogar en kompletterande beskrivning där orsak och godtagbar förklaring framgår och att Statens inköpscentral vid en bedömning av denna förklaring anser att kravet avseende skatter, avgifter och registrering är uppfyllt. Ovan nämnd handling ska insändas i original samt översättas till svenska eller engelska om originalhandlingen avser ett annat språk. Utskrivet: :18 Sida 12 av 21

13 Ange om ovanstående krav är aktuellt eller inte. Om kravet är aktuellt, ange om bevis om inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter bifogats anbudsansökan? (Fritextsvar) Ekonomisk och finansiell ställning Krav på ekonomisk och finansiell ställning Anbudssökanden ska ha en stabil ekonomisk ställning och lägst inneha rating 50, enligt Creditsafe. Statens inköpscentral kommer att kontrollera detta genom att begära ut kreditvärdighet från Creditsafe. Anbudssökande ska ha en omsättning om minst 10 MSEK enligt det senaste räkenskapsåret. Statens inköpscentral kommer att kontrollera detta genom Creditsafe. Om Anbudssökande inte uppfyller kravet gällande ekonomisk stabilitet ska Anbudssökande redovisa orsak och inkomma med annan handling som styrker Anbudssökandes stabila ekonomiska ställning. Anbudssökandes ekonomiska stabilitet kan garanteras av moderbolag. Anbudssökande med saknad eller sämre riskklass kan komma att godkännas om Statens inköpscentral bedömer att den ekonomiska ställningen är stabil. Uppfylls kravet på ekonomisk stabilitet och lägst innehavande av rating 50 enligt creditsafe? (/ svar) Uppfylls kravet på omsättning om minst 10 MSEK? (/ svar) Moderbolagsgaranti I de fall en Anbudssökandes ekonomiska stabilitet garanteras av moderbolag, ska intyg om detta bifogas och vara undertecknat av moderbolagets firmatecknare. Har till anbudsansökan bifogats intyg om moderbolagsgaranti? Ange i nedan kommentarsfält om det är ej aktuellt pga att ekonomisk ställning uppfylls (/ svar) Har intyg bifogas och är undertecknat av moderbolagets firmatecknare? (/ svar) Konsortier Villkor för konsortier Ansökan kan enligt bestämmelserna i 1 kap. 11 LOU lämnas av en grupp juridiska personer som avser att genomföra uppdraget inom ramen för en gemensam organisation. Om sådan grupp selekteras och erhåller inbjudan att inkomma med anbud, krävs för att anbudet sedan ska kunna antas i denna upphandling, att gruppen ska formalisera samarbetet inom ramen för ett bolag. Ramavtal och Kontrakt som sluts till följd av denna upphandling ska tecknas med detta bolag. Konsortiet ska planera bolagsbildningen så att denna kan vara avslutad vid den tidpunkt upphandlingen är avslutad. Leverantören som lämnar anbudet utifrån denna Utskrivet: :18 Sida 13 av 21

14 förutsättning ska i anbudet bifoga kopior på civilrättsligt bindande avtal mellan konsortiets parter om att bilda ett gemensamt bolag samt att gemensamt delta i och solidariskt ansvara för genomförandet av det åtagande som av det ramavtal som sluts till följd av denna upphandling. Samtliga juridiska personer i konsortiet ska var för sig uppfylla samtliga krav i avsnitt 3.2 och Övriga krav ska uppfyllas i sin helhet av minst en av de juridiska personerna. Det ska i ansökan redovisas vilket eller vilka av i konsortiet ingående juridiska personer som uppfyller respektive krav. Anbudssökande ska bifoga en bilaga där deltagare i konsortiet med företagsnamn och organisationsnummer samt kravuppfyllnad tydligt framgår. Om bilaga bifogas, ange bilagans namn och nummer. (om konsortium ej är tillämpligt kan anbudssökande ange nej i detta svarsfält) (Fritextsvar) Teknisk förmåga och kapacitet Kvalitetssäkringssystem Kvalitetssystem Anbudssökanden ska ha ett kvalitetssäkringssystem för den egna verksamheten som minst omfattar nedanstående punkter: Rutin för förebyggande och korrigerande åtgärder. Rutin för hantering av avvikelser, reklamationer och eskaleringsprocesser. Rutin för revision av kvalitetssäkringssystemet. eller Inneha certifiering enligt ISO 9001:2000 eller motsvarande standard som inkluderar de ovan nämnda punkterna. Om kravet är uppfyllt, verifiera detta genom en beskrivning som innehåller ovan punkter. Detta ska beskrivas i fritextrutor nedan, alternativt bifoga bevis i form av certifiering. Om certifiering bifogas ange bilagans namn och nummer Beskrivning avseende förebyggande och korrigerande åtgärder eller hänvisning till certifikat. (Fritextsvar) Beskrivning avseende rutin för hantering av avvikelser, reklamationer och eskaleringsprocesser. (Fritextsvar) Beskrivning avseende rutin för revision av kvalitetssäkringssystemet. (Fritextsvar) Uppfylls kravet på kvalitetssäkringssystem? (/ svar) Förmåga att leverera produkter och tjänster Förmåga att leverera till offentliga organisationer i hela regionen Anbudssökande ska ha resurser, kapacitet och förmåga att leverera produkter och tjänster till avropande kunder som finns i hela regionen. Uppfylls kravet på leveransförmåga? (/ svar) Utskrivet: :18 Sida 14 av 21

15 Svenska Avropande kunder använder svenska i tal och skrift. Kontaktpersoner mot Avropande kunder ska behärska svenska i tal och skrift. Detta innebär att obehindrat kunna tillgodogöra sig information och kommunicera inom detta ramavtalsområde med samtliga kontaktytor. Uppfylls kravet på att kontaktpersoner behärskar svenska? (/ svar) Leveranskapacitet tekniker För att räkna egen och eventuella underleverantörers tekniker som leveranskapacitet gäller att de huvudsakligen utför efterfrågade tjänster, dvs. merparten av arbetstiden arbetar som tekniker inom upphandlingsområdet samt är anställda av Anbudssökanden eller underleverantören. Om inte Anbudssökanden, vid ansökningstillfället, uppfyller kraven på tillgång till tekniker enligt nedan ska Anbudssökanden visa hur man kommer att förfoga över nödvändiga resurser vid ramavtalets fullgörande genom att bifoga en förklaring eller genom att bifoga annan tydlig dokumentation som visar att man kommer att uppfylla kravet. Leveranskapacitet ska anges i nedan tabell, fördelat på egen och eventuella underleverantörers kapacitet. Svaren ska anges i form av ett heltal per cell. Vid redovisning av leveranskapacitet ska en konsult bara redovisas en gång. Anbudssökande ska förfoga över en leveranskapacitet om totalt minst 15 tekniker som var och en minst uppfyller följande krav: Kunskap har utbildning inom området, har hög teknisk kompetens inom upphandlingsområdet klienter gällande support, felsökning, service och underhåll samt konfigurationer och installationer kopplat till de produktområden och tillverkarmärken som anbudssökande anger kan levereras. Erfarenhet 4-8 år som konsult inom aktuellt område, är förebild för andra konsulter med mindre erfarenhet. Ledning tar ansvara för delområde, kan leda en mindre grupp Självständighet kan arbeta självständigt Leveranskapaciteten ska upprätthållas under hela ramavtalsperioden. Ange egen nuvarande kapacitet (Fritextsvar) Ange eventuella underleverantörers nuvarande kapacitet (Fritextsvar) Uppfylls kravet på kapacitet? (/ svar) Leveranskapacitet produktområden Anbudssökande ska kunna leverera flertalet produkter inom minst tre (3) produktområden som framgår enligt nedan. Om anbudssökande anger ett produktområde ska även tillbehör och tjänster kopplat till detta kunna levereras. Anbudssökande ska ange nedan vilka produktområden som kan levereras. Anbudssökande ska ange vilka tillverkarmärken (med tillverkarmärke avses den tillverkare Utskrivet: :18 Sida 15 av 21

16 som står för hela produkten och vars märke står på den Tex. ska en tillverkare anges för en stationär dator) de har rätt att och avser sälja på ett kommande ramavtal kopplat till de produktområden som anges. Statens inköpscentral kommer att kontrollera åtagandet från tillverkaren eller distributören i samband med ramavtalstecknande. (Om ett område inte kan levereras ange även nej i fritextsvar på tillverkarmärken.) Kan stationära datorer levereras? (/ svar) Stationära datorer: om detta område kan levereras enligt ovan svar, ange tillverkarmärken. (Fritextsvar) Kan bärbara datorer levereras? (/ svar) Bärbara datorer: om detta område kan levereras enligt ovan svar, ange tillverkarmärken. (Fritextsvar) Kan bildskärmar levereras? (/ svar) Bildskärmar: om detta område kan levereras enligt ovan svar, ange tillverkarmärken. (Fritextsvar) Kan tablets/läsplattor levereras? (/ svar) Tablets/läsplattor: om detta område kan levereras enligt ovan svar, ange tillverkarmärken. (Fritextsvar) Kan tunna klienter levereras? (/ svar) Tunna klienter: om detta område kan levereras enligt ovan svar, ange tillverkarmärken. (Fritextsvar) Kan ruggade bärbara datorer levereras? (/ svar) Ruggade bärbara datorer: om detta område kan levereras enligt ovan svar, ange tillverkarmärken. (Fritextsvar) Uppfylls kravet på minst tre (3) produktområden? (/ svar) Leveranskapacitet support och underhåll Support, underhåll, service samt felsökning, med certifierade eller utbildade tekniker, ska kunna levereras för samtliga produktområden och tillverkarmärken som angetts av anbudssökanden i krav ovan gällande leveranskapacitet produktområden. Uppfylls kravet på support, underhåll, service samt felsökning på, av anbudssökanden, angivna produktområden och tillverkarmärken? (/ svar) Leveranskapacitet produktnäratjänster Anbudssökande ska kunna leverera tjänster med erforderlig personal inom minst fem (5) Utskrivet: :18 Sida 16 av 21

17 områden som framgår enligt nedan. Anbudssökande ska nedan ange vilka tjänster som kan levereras. Kan säkerhetslösning, märkning (spårning, stöldskydds-märkning och kundunik t ex. inventariemärkning märkning och registrering i kundens system) levereras? (/ svar) Kan Internetlösning (upprätta kundspecifika sidor med priser, produkter, drivrutiner, dokumentation och manualer etc.) levereras? (/ svar) Kan uppackning av produkter inklusive omhändertagande av emballage levereras? (/ svar) Kan pålägg av image levereras? (/ svar) Kan konfiguration och installation (tilläggsinstallationer och uppdateringar av komponenter) levereras? (/ svar) Kan rekonditionering (rekonditionering med och utan följande avyttring av utrustning inkl. säker radering av data från eller destruering av lagringsmedia) levereras? (/ svar) Kan återtagande och miljöåtervinning av uttjänta produkter levereras? (/ svar) Kan lagerhållning inklusive leveransbevakning levereras? (/ svar) Kan anpassning av hårdvara och certifiering av produkter i kundens miljö levereras? (/ svar) Kan kundspecifik utbildning för de produkter ni säljer levereras? (/ svar) Kan rådgivning inför avrop avseende miljöegenskaper hos produkter (exempelvis energiförbrukning etc.) levereras? (/ svar) Kan rådgivning avseende informationssäkerhet (kryptering, brandvägg, virusskydd etc.) levereras? (/ svar) Utskrivet: :18 Sida 17 av 21

18 Kan rådgivning avseende produktegenskaper på avropade produkter eller inför avrop levereras? (/ svar) Kan analys av användarkrav, arbetsplatsinventering avseende exempelvis tillgänglighet och mobilitet levereras? (/ svar) Kan tilläggsgaranti (möjlighet att avropa årsvis efter att garantitid gått ut) levereras? (/ svar) Uppfylls kravet på minst fem (5) tjänsteområden? (/ svar) Organisation Anbudssökande ska inkomma med en beskrivning gällande hur de avser arbeta om ramavtal erhålles. Beskrivningen ska innehålla uppgifter om anbudssökandes organisation, hur logistikkedjan gällande leveranser av produkter till regionen ser ut samt hur och av vilka (egen personal eller underleverantörer) tjänster ska levereras. Beskriv tänkt upplägg. (Fritextsvar) Innehåller beskrivningen efterfrågad information? (/ svar) Leveransvillkor Anbudssökande ska leverera produkter och tjänster enligt villkor i bilaga allmänna villkor. Uppfylls kravet på leveransvillkor? (/ svar) Leasing Anbudssökande ska kunna tillhandahålla operationell och finansiell leasing enligt bilaga avtal03. Uppfylls kravet få tillhandahållande av leasing? (/ svar) Underleverantörer Underleverantörer Anbudssökande som anlitar underleverantörer för att klara sitt åtagande kallas huvudleverantör. Tillkommande underleverantörer accepteras ej i anbudet. Det är därför viktigt att redovisa alla underleverantörer redan i anbudsansökan. Huvudleverantör som blir ramavtalsleverantör kan, under ett tilldelat ramavtals löptid, Utskrivet: :18 Sida 18 av 21

19 ansöka hos Statens inköpscentral om förändringar avseende underleverantörer. En sådan ansökan måste dock ske under ramavtalets förvaltningsperiod. Tillägg och/eller byte av underleverantörer får ske om det inte väsentligt förändrar ramavtalsleverantörens leveranskapacitet eller om befintlig underleverantörs leveranskapacitet utgår eller kraftigt försämras. Följande ska gälla då underleverantörer ingår i anbudsansökan: Ramavtal tecknas med Anbudssökande, som blir juridisk ansvarig gentemot Statens inköpscentral och gentemot de kunder som kommer att avropa på ett eventuellt framtida ramavtal. Underleverantörer har således ingen möjlighet att mottaga avrop eller att ha en direkt avtalsrelation med de avropande kunderna. Ramavtalsleverantören är ansvarig för underleverantörer såsom för egen del. Detta gäller även i förhållandet underleverantör till underleverantör. Anbudssökande ska redovisa eventuella underleverantörer inom upphandlingen, samt beskriva vilket åtagande som respektive underleverantör har samt vilka resurser och tjänster underleverantören ger huvudleverantören förfogande över. Intyget, bilaga underleverantör, ska fyllas i, scannas in och bifogas för varje underleverantör. Bilagan ska vara signerad av behöriga företrädare från Anbudssökande och underleverantören. Anbudssökande som i sin anbudsansökan åberopar leveranskapacitet hos underleverantör ska vid fullgörande av kontraktet förfoga över de resurser hos underleverantör som åberopas som leveranskapacitet. Kommer underleverantörer att ingå i anbudsansökan? (/ svar) Uppfyller eventuella underleverantörs bilagor kraven? (/ svar) Rutiner för hantering av underleverantörer Anbudssökande som använder underleverantörer ska ha väl dokumenterade rutiner för hantering av underleverantörer i syfte att kunna leverera produkter och tjänster. Dessa rutiner ska bland annat innefatta ansvarsfördelning, tillgänglighet av resurser, kontaktpersoner hos underleverantören etc. Uppfylls kravet på rutiner för hantering av underleverantörer? (besvaras med ja eller nej. Om underleverantörer ej kommer ingå i anbudsansökan, anges ej tillämpligt) (Fritextsvar) Referenser Referenser Anbudssökanden ska styrka sin förmåga att utföra uppdrag inom upphandlingsområdet genom en redovisning av referensuppdrag. Anbudssökanden ska inkomma med totalt fem (5) referensuppdrag, levererade till olika kunder under de tre (3) senaste åren, räknat från sista dagen för inlämnande av anbudsansökan. Ett referensuppdrag kan omfatta flertalet leveranser till samma referenskund. Anbudssökande ska i så fall ange samtliga leveransdatum. Referensuppdrag ska gälla levererade klientprodukter och produktnära tjänster och uppfylla följande: Utskrivet: :18 Sida 19 av 21

20 Referensuppdragen ska sammantaget omfattat leveranser av minst tre (3) olika produktgrupper, angivna i bilaga referensuppdrag. Referensuppdragen ska sammantaget omfattat leveranser av minst tre (3) olika produktnära tjänster angivna i bilaga referensuppdrag. Minst ett (1) av referensuppdragen ska omfattat något av de angivna produktområdena i kombination med tjänsten support och underhåll. Referensuppdragen ska avse externa uppdrag. Interna uppdrag hos Anbudssökande eller underleverantör samt uppdrag mellan parterna underleverantör, Anbudssökande och ägare ska ej lämnas som referens. Bilaga referensuppdrag, ska användas vid redovisning av referensuppdrag. Av svarsformuläret framgår vilka uppgifter som ska ifyllas per referensuppdrag. Referensbilagor som inte signerats av referenskunden stryks i anbudsansökan. Referensuppdragen ska undertecknas av behöriga företrädare, scannas in och bifogas anbudsansökan i PDF-format. Det är viktigt att i anbudsansökan lämna in referensuppdrag som är fullständigt ifyllda enligt anvisningarna. Om utrymmet i en textruta inte räcker till kan en bilaga till referensuppdraget bifogas där efterfrågade uppgifter, hänvisning till referensuppdragsnummer och referenskund samt signatur av referenskund tydligt ska framgå. En notering om att uppgifter finns i bifogad bilaga ska anges i aktuell textruta. För att uppdragen ska uppfylla kraven för godkända referensuppdrag ska det tydligt framgå att referensuppdragen uppfyller ställda ska-krav. Har fem (5) referensuppdrag enligt efterfrågade krav och anvisning bifogats? (/ svar) Referensuppdraget uppfyller krav på leverans av minst tre (3) olika produktgrupper. (/ svar) Referensuppdraget uppfyller krav på minst tre (3) olika produktnära tjänster. (/ svar) Minst ett av referensuppdragen innehåller ett produktområde i kombination med support och underhåll. (/ svar) Sanningsförsäkran Sanningsförsäkran Anbudssökande ska på heder och samvete försäkra att lämnade uppgifter är sanningsenliga och korrekta. Den elektroniska anbudsansökan och samtliga villkor i upphandlingen godkännes genom att behörig företrädare för Anbudssökande fyller i och undertecknar bilaga undertecknande och sanningsförsäkran, scannar in den och bifogar den tillsammans med anbudsansökan som en PDF-fil. I det fall anbudsansökan undertecknas av person som är behörig att företräda Anbudsansökaren utan att vara behörig firmatecknare kan dokument för styrkande av rätten att underteckna anbudsansökan i efterhand komma att inhämtas. Har bilaga undertecknande och sanningsförsäkran fyllts i enligt anvisningar och bifogats? (/ svar) Utskrivet: :18 Sida 20 av 21

21 Utskrivet: :18 Sida 21 av 21