Revidering av Riksarkivets gallrings- och bevarandepolicy Bevarande av nutiden (Förband)

Transkript

1 Förband (120) Revidering av Riksarkivets gallrings- och bevarandepolicy Bevarande av nutiden delrapport steg 1 november 2010 till juni

2 Förband (120) Innnehåll Sammanfattning 3 Bilagda diskussionsunderlag: 1. En policy för bevarande riktlinjer för gallring Patrik Höij 21 Anders Åkerfeldt Gallringen och informationsstrukturen Lisan Nissar Borg 30 Carita Rösler 36 Suzanne Sandberg 41 3 och 6. Bevarande av verksamhetsinformation, vad är myndighetsarkiv utvidgade perspektiv Patrik Höij 45 Håkan Lövblad 48 Suzanne Sandberg Bevarande av kulturarvet Carita Rösler 78 Anders Åkerfeldt Återkommande prövning av gallringsförutsättningar Patrik Höij Urvalsbevarande en föråldrad metod Håkan Lövblad 94 Suzanne Sandberg Användbarheten teknikberoende Patrik Höij 113 Suzanne Sandberg 119 2

3 Förband (120) Sammanfattning Riksarkivet ska och vill styra i bevarandefrågor BAN 2 1 ska vara en policy för bevarande. Till policyn kan det tillföras en vägledning/riktlinjer för att underlätta gallringsbeslut BAN 2 ska vara okänslig i förhållande till forskningstrender Tillför ekonomiska argument för bevarande i BAN 2 Bedöm kvalitet och använd standarder och riskanalys som metodstöd Använd fält- och intressentanalyser som metod Undersök metoder för värdering med hjälp av den nya arkivredovisningen Öka bevakning på enskilda och kommunala sektorn Kulturarvet utgör ett metodstöd som medför ett utökat bevarande Det finns urval som regleras i författningar. Riksarkivet bör utreda och klargöra sitt ställningstagande utifrån dessa E-handlingar ska bevaras digitalt och pappershandlingar som papper allt annat är undantag Riksarkivet ska främst verka för att tillgängliggöra sina redan levererade bestånd inte för att gallra dem 1 BAN 2, Bevarande av nutiden (BAN) är namnet på Riksarkivets gällande gallrings- och bevarandepolicyn från BAN 2 är arbetsnamnet på revideringen av BAN. 3

4 Förband (120) Det som ni nu läser är en delrapport i en fördjupad förstudie. Vi har fått utrymme att under åtta möten diskutera runt frågor om bevarande och gallring av det dokumentära kulturarvet. Vi har utgått från åtta fördjupningsområden och redovisar resultaten utifrån dessa. Till texten bifogas de diskussionsunderlag arbetsgruppens deltagare satt samman inför våra möten under våren. Riksarkivet måste stå för tydliga och konsekventa riktlinjer. Detta sker bland annat genom en gallrings- och bevarandepolicy. Utmaningen ligger i att operationalisera synsätt och skapa förutsättningar för ett konsekvent värderingsarbete både på myndigheter och inom Riksarkivet. Genom att skapa ett övergripande policydokument och lägga till ett vägledande riktlinjesdokument kan tydligheten ökas. Kvalitet är en viktig aspekt att ta in vid värdering. Med kvalitet menas i detta sammanhang både kvalitet på dokumentation och kvalitet på innehåll, samt på form och format för att bedöma det ursprungliga skickets värde. Om arkivbildningen är strukturerad på ett bra sätt skapas ny kunskap om inre och yttre kontext. Genom att använda verksamhetsbaserade arkivredovisningar så antas att handlingars värde analyseras lättare. Det nya sättet att redovisa arkiv (Riksarkivets föreskrifter RA-FS 2008:4) kan visa sig bli ett bra redskap vid bevarande och gallring. Ett processynsätt är i första hand ett verktyg för bevarande, men skulle också kunna användas för att identifiera gallringsbara handlingar. Frågan är dock hur detaljerad verksamhetsdokumentationen skulle behöva vara för att tillfredsställa sådana analysbehov. Vi vet ännu inte vilka mervärden process- och kontextbeskrivningarna ger oss eller på vilka sätt vi kan utnyttja dem i bevarande- och gallringshänseende. För att utveckla metoder för värdering med hjälp av den nya arkivredovisningen, föreslås därför att fallstudier genomförs på ett antal utvalda myndigheters arkivredovisningar, inom ramen för det fortsatta arbetet. Genom att arbeta proaktivt kan fokus läggas på kvaliteten på det som ska bevaras. Strategier för bevarande och systemdokumentation kan underlätta värderingsarbeten. Riskanalys kan användas som metod. Mycket av dessa resonemang finns även i Riksarkivets föreskrifter RA-FS 2009:1 och RA-FS 2008:4 med tillhörande dokumentation. Kulturarvsbegreppet måste vara ett inkluderande begrepp. Det finns inte en kultur i Sverige utan många olika kulturer. Genom sektorsanalyser och intressentanalyser kan Riksarkivet skapa redskap för att hantera det övergripande ansvaret för det dokumentära kulturarvet. En myndighets påverkan slutar inte utanför kontorets dörr. Det genomsyrar andra berörda myndigheter, enskilda personer, föreningar och företag. Riksarkivet bör mer aktivt påverka bevarande och insamlingen av enskilda arkiv som 4

5 Förband (120) spelat stor roll för samhällets utformning. I samarbete med andra arkivinstitutioner bör Riksarkivet verka för att fånga upp intressentgrupper som kanske inte alltid insett sitt arkivs värde för kulturarvet och som dessutom kanske inte har resurser för att själva finansiera arkivvård. Det behövs bevarande av intresseorganisationer och lobbygrupper, företagsarkiv och enskilda opinionsbildares arkiv för att vi ska kunna skapa en förståelse för myndigheter i sitt sammanhang. Kan vi gallra bland redan levererade arkiv? Det som är viktigt är att blicka framåt, att försöka skapa utrymme för god kvalitet, kontext och bredd för nutid och framtid. Det material som förvaras oanvänt i våra magasin behöver lyftas fram och tillgänggöras snarare än att gallras. Det är en utmaning för tillgängliggörande verksamheter inom Riksarkivet, att visa upp och locka in forskning i alla våra bestånd. Riksarkivet bör utreda och klargöra sitt ställningstagande rörande urval. Det lades ner betydande resurser när IDO 2 infördes och det finns ännu gällande författningar exempelvis socialtjänstförordningen (2011:937) som utgår från utökat bevarande i intensivdatakommuner. Visionen för en reviderad bevarande- och gallringspolicy (BAN 2) är att den ska vara tydlig. Den ska vara så allmän att den inte behöver revideras så ofta, en policydel. Till den kan en specifik del tillföras, riktlinjer eller vägledning som kan vara en grund för effektiva metoder för myndigheternas och Riksarkivets normeringsarbete. Möjligen kan BAN 2 ligga på hemsidan med en övergripande tydlig introduktion som sedan länkar ner till fördjupningar och konkreta metoder. Utgångspunkt direktiv Håkan Lövblad genomförde 2009 en förstudie inför revidering av BAN (Dnr RA /4630). Ur denna skapades grunden för en fördjupad förstudie. I direktivet till fördjupad förstudie rörande gallrings- och bevarandepolicy (Dnr /5303) tilldelades arbetsgruppen 8 olika fördjupningsområden: 1. En policy för bevarande riktlinjer för gallring 2. Gallringen och informationsstrukturen 3. Bevarande av verksamhetsinformation 4. Bevarande av kulturarvet 5. Återkommande prövning av gallringsförutsättningar 6. Vad är myndighetsarkiv utvidgade perspektiv 7. Urvalsbevarande en föråldrad metod 8. Användbarheten teknikberoende 2 Intensivdataområden, en slags urval som betyder att handlingar undantas från gallring inom några definierade områden i Sverige, se fördjupningsområde 7. 5

6 Förband (120) I rapporten nedan kommer vi att utgå från dessa områden och ta dem i den ordning de förmedlades i direktivet. Undantaget är fördjupningsområde 6 som ligger så nära område 3 att de har tagits upp samlat. Organisation Beställare har varit Britt-Marie Östholm (avdelningschef för tillsynsavdelningen) som satt samman de åtta fördjupningsområdena. Arbetsgruppen har bestått av Lisan Nissar Borg (Krigsarkivet), Patrik Höij (Landsarkivet i Härnösand), Håkan Lövblad (Tillsynsavdelningen), Carita Rösler (Landsarkivet i Östersund), Suzanne Sandberg ( Landsarkivet i Lund, sammankallande) och Anders Åkerfeldt (Landsarkivet i Göteborg). Arbetsgruppens deltagare representerar erfarenheter och kompetenser lämpliga för genomförandet av uppdraget. Arbetets förlopp Arbetsgruppen Fördjupad förstudie inför revidering av Riksarkivets gallrings- och bevarandepolicy inledde med ett förberedande möte och fick sitt direktiv Carita Rösler kom med i arbetsgruppen vid möte 2 ( ). Sedan dess har gruppen haft ytterligare 6 möten under första halvåret Steg 1 enligt direktivet inbegrep att arbetsgruppen skulle diskutera fördjupningsområdena som anges i direktivet. Diskussionsunderlag vilka reviderats efter mötena bifogas delrapporten. Planerat/ verkligt utfall Arbetet inleddes i november 2010 och ska enligt direktivet avslutas före utgången av Redan nu kan vi se att arbetet kommer att bli bättre om vi förlägger steg 3 och 4 till första halvåret 2012, vilket har godkänts av beställaren. Gruppen har ingen egen budget. Arbetet har försvårats genom att arbetsgruppens deltagare inte fått avlastning från andra arbetsuppgifter. Återstår Steg 2. Förslag till seminarier kring lämpliga frågeställningar. Dessa kommer vi att bearbeta hösten Steg 3. Genomförande av seminarier och dokumentation av seminarier. Planeras till våren Steg 4. Slutrapport. Planeras till sommaren

7 Förband (120) Fördjupningsområde 1 Ur direktivet: En policy för bevarande riktlinjer för gallring I förordet till nuvarande gallringspolicy anges att huvudprincipen är att arkivhandlingar ska bevaras, samt att Riksarkivets strategi därför är en strategi för bevarande. Gallring ses som ett aktivt ingrepp som alltid måste motiveras. Det är därför det inom ramen för bevarandestrategin har utformats riktlinjer för gallring. För att en bevarandestrategi ska kunna implementeras på det sätt som avsetts behöver den utsträckas till att omfatta argumentation för ett bevarande på ett tydligare sätt än idag - för att försvara arkivlagens målsättningar. Det behöver diskuteras hur detta kan förtydligas i kommande policy och vägledningar. Patrik Höij återger i sitt diskussionsunderlag flera allmänna argument för bevarande. Det står tydligt i arkivlagen och i förordet till BAN att det är Riksarkivets ansvar att bevaka bevarandet och tillgängliggörandet av det dokumentära kulturarvet. Bevarande sker för att värna om demokrati och utveckling av samhället samt som underlag för forskning och utveckling av teorier. Det dokumentära kulturarvet berikar forskningen och samhället i stort. Även om det är svårt att sätta en prislapp på Riksarkivets historiska skatter så skulle det gå att rent hypotetiskt sälja ut våra arkiv. Precis som för museets konstskatter finns det även en marknad för arkivens dokumentära skatter. Riksarkivet måste både internt och utåt bli bättre på att argumentera för arkiven som en tillgång och inte bara en kostnad. Precis som det i det materiella kulturarvet som hanteras av Riksantikvarieämbetet finns estetiska värden så finns det ibland estetiska värden även hos handlingar. I allt från medeltida kalligrafi till modern programkod kan verkshöjd och konstnärliga aspekter bedömas. (Se Patrik Höijs diskussionsunderlag.) Anders Åkerfeldt utgår från arkivlagens 3, strecksatserna och pekar på att en bevarande- och gallringspolicy har att förhålla sig till rätten till insyn, rättsäkerhet/förvaltning och forskningens behov. Av dessa är forskningens behov direkt avgörande för hur en sådan policy utformas. Frågan som måste ställas är därför kunskapsteoretisk; Hur skapar vi kunskap? Svaret på den frågan är förvånansvärt stabil. Vi får samma svar om vi ser tillbaka år, 100 år eller betraktar oss själva i nuet. Nedanstående figur får illustrera denna slutsats. 7

8 Förband (120) Figur 1. Handling/aktör Kunskapandet sker i grunden på tre sätt: genom empiri utifrån, genom den inre rationaliteten och genom att skapa mönster av objekt i kontexter. Till detta är viktigt att slå fast att människan står i centrum för arkivbildande verksamheter varför människan som individ och kollektiv måste bevaras synlig. Grundläggande för en bevarande- och gallringspolicy är därmed att beakta värdet av: handlingarnas autenticitet och identifierbarhet, den meningsbärande -skapande verksamheten och system som kan skapa samband och mönster. (Se Anders Åkerfeldts diskussionsunderlag.) 8

9 Förband (120) Fördjupningsområde 2 Ur direktivet: Gallringen och informationsstrukturen I nuvarande policy framhålls vidare att konsekvenserna av gallring till stor del kan vara beroende av den informationsstruktur där handlingar och uppgifter ingår, av organisation och redovisning av arkiven. Därför bör riktlinjer om gallring och bevarande ses som vägledande för alla delar av arkivverksamheten som påverkar arkivens innehåll och struktur. Det bör förtydligas att det behövs rutiner för arkivbildning, gallring och förvaltning av arkiven, samt medvetna medieval, dokumentationssätt och utformning av informationssystem. I det sammanhanget bör den verksamhetsoch processbaserade arkivredovisningen lyftas fram. Där tydliggörs dokumentationens betydelse i processerna och möjliggörs bedömningar av bevarande och gallring baserade på klassificeringsplanens sammanfattning av den totala arkivbildningen. Genom den nya arkivredovisningen ges också möjligheter att dokumentera bevarande/gallring på handlingsslagsoch handlingstypsnivå. Metoder för detta behöver diskuteras och utvecklas. En förutsättning för en god arkivbildning hos myndigheterna är att Riksarkivet kan ge en tydlig styrning till myndigheterna i bevarande- och gallringsfrågor. Det måste tydliggöras att Riksarkivet både kan och vill ta det ansvaret och att Riksarkivet då kan fungera som en resurs för myndigheterna. Det är inte möjligt att vara en rent objektiv förvaltare. Fokus behöver ligga på kvalitet men också på en bredd i bevarandet. Om Riksarkivet inte tar ställning för något perspektiv så finns risken att värderingen sköts helt av myndigheterna, med spretiga och kanske också kortsiktiga perspektiv i fokus. Det finns i flera internationella standarder, exempelvis ISO 9000 och ISO 15489, redskap för att titta på kvalitet i ledning och processer. Även ISO är en användbar standard för att kartlägga processer där fokus ligger på dokumentation som skapas i processen och hur process och dokumentation ska beskrivas. En hög kvalitet vid skapandet av informationsstrukturer kan också ge möjlighet till att enklare identifiera och värdera informationen. Det nya sättet att redovisa arkiv (Riksarkivets föreskrifter RA-FS 2008:4) kan visa sig bli ett bra redskap vid bevarande och gallring. Ett processynsätt är i första hand ett verktyg för bevarande, men skulle också kunna användas för att identifiera gallringsbara handlingar. Frågan är dock hur detaljerad verksamhetsdokumentationen skulle behöva vara för att tillfredsställa sådana analysbehov. Vi vet ännu inte vilka mervärden process- och kontextbeskrivningarna ger oss eller på vilka sätt vi kan utnyttja dem i bevarande- och gallringshänseende. För att utveckla metoder för värdering med hjälp av den nya arkivredovisningen, föreslås därför att fallstudier genomförs på ett antal utvalda myndigheters arkivredovisningar, inom ramen för det fortsatta arbetet. 9

10 Förband Om och när vi får en bättre överblick över processer som återfinns vid flera myndigheter skulle vi kunna använda dessa för att skapa fler generellt gällande övergripande föreskrifter (RA-FS) och på så vis skulle normeringsarbetet kunna rationaliseras och myndigheterna få bättre verktyg för det interna kvalitetsarbetet gällande dokumenthantering och informationshantering. Den nya arkivredovisningen sätter in handlingarna i en kontext och i ett samband med verksamheten redan från den stund de skapas. Ett användbart teoretiskt stöd för ett sådant synsätt är Records Continuum modellen. Figur 2, Records continuum model hämtad från: Handlingars värde ligger i relationen mellan händelse och handling och handlingarna förädlas genom den användning av dem som sker även efter tillkomsthändelsen. En handling skapas genom en händelse och är en del av och påverkar samma händelse. Handlingen kan sägas fortsätta att skapas av att den förvaras, att den utvalts för bevarande, sättet den bevaras på och den fortsatta användningen av handlingen. För att 10

11 Förband identifiera vilka handlingar som ska bevaras måste vi förstå omständigheterna kring deras upprättande, bevarande, överförande och användning. (Se Carita Röslers och Lisan Nissar Borgs underlag samt Suzanne Sandbergs fundering runt Record Continuum.) Fördjupningsområde 3 och 6 Ur direktivet: Bevarande av verksamhetsdokumentation I nuvarande policy sägs att arkivhandlingar kan användas som källa dels för information om den verksamhet där handlingarna har uppkommit, dels för information om förhållanden i organisationens omvärld. Båda användningssätten ska enligt policyn beaktas i lika stor utsträckning vid bedömningen av vad som ska gallras respektive bevaras. Frågan är om det är förenligt med arkivinstitutionernas roll som objektiva förvaltare att lägga så stor tyngd vid handlingarnas informationsinnehåll. När informationsinnehållet värderas för den framtida forskningens användning är man till stor del hänvisad till gissningar. I policyn sägs också att den kan behöva ändras i enlighet med forskningens intresseinriktning och metoder. Är detta förenligt med dokumentationstanken? Det behöver övervägas om handlingarnas värde som dokumentation av verksamheten, inbegripande kontext och autenticitet bör ges en större tyngd än i dagens policy. I diskussionerna om digitalisering av bestånden har förslag framkommit att Riksarkivet borde anta ett förvaltningshistoriskt synsätt. Det skulle leda till att handlingar som härrör från statsförvaltningens huvudprocesser prioriterades (Asker PM ). Kan resonemanget användas när det gäller värdering av handlingar i dagens arkivbildning? I Askers PM påpekas att de relevanta strukturerna är svårare att följa under modern tid, från början av 1900-talet. Hur skulle man kunna gå till väga för att hitta dessa strukturer hundra år bakåt i tiden och framåt? Är det möjligt att gallra ut samtliga handlingarna från ett verksamhetsområde/en process som bedöms vara mindre central för förvaltningen? I sådana fall bryts sannolikt mot ett tabu i vår verksamhet. I detta sammanhang kan nämnas att Riksarkivet med anledning av ett regeringsuppdrag om strategi för hantering av avvecklingsmyndigheters arkiv har föreslagit att ett mer proaktivt förhållningssätt till bevarande och gallring (Dnr RA /3810). Tanken är att Riksarkivet ska kunna arbeta med sektorsanalyser som underlag för bevarande och gallring. Vad är myndighetsarkiv - utvidgade perspektiv Den fortgående bolagiseringen av offentlig verksamhet och att andra former än myndighetsformen används för offentligt finansierade uppgifter talar för att perspektiven behöver vidgas. Nya organisationsformer och institutionella blandningar pekar på att arkivbildaren (myndigheten, företaget eller föreningen) som objekt för värdering av informationen behöver kompletteras med aktörstyper, verksamheter och processer. Riksarkivet bör fokusera på den statliga arkivbildningen som helhet, inte endast de arkiv som bildas hos enskilda myndigheter. Förutsättningar för mer övergripande sektorsanalyser fordrar metodutveckling. Med hänsyn till vad som sagts ovan om organisatoriska blandformer bör policyn även behandla sambanden mellan den statliga, kommunala och enskilda arkivbildningen. Den behöver även behandla frågan om hur organisationer och nätverk som verkar från lokal eller regional nivå gentemot EU arkiverar sina handlingar. Även föreningar som anförtros kompletterande offentlighetsuppgifter uppmärksammas. Det är fortsättningsvis viktigt att de enskilda arkiven kompletterar den officiella bilden. 11

12 Förband Det är viktigt att framhålla och bevara de samband som belyser nätverk och samhällsföreteelser som går över myndighetsgränser. En myndighet verkar i interaktion med andra både enskilda, kommunala, och statliga organisationer. Frågan är hur man praktiskt kan bevara dokumentation av kontaktytor. Det vilar ett ansvar på myndigheterna att dokumentera och uppmärksamma att dokumentation som berör deras verksamhet kan förvaras på andra platser. I arkivbeskrivningar idag står det möjligen om överklagande och överordnade myndigheter men sällan om samspel med andra intressenter. Myndighet Nätverk Enskilda intressenter Andra myndigheter Figur 3, en myndighet i ett nätverk Modellen visar hur en myndighet förhåller sig till flera aspekter av omvärlden. Exempelvis hur en högskola förhåller sig till andra högskolor, Överklagandenämnden och Utbildningsdepartementet. Men det finns också privata och kommunala gymnasieskolor, högskoleförbundet, fackföreningar, studentföreningar, enskilda studenter, företag och samhällets förväntningar i stort som påverkar högskolornas verksamhet. Genom intressentanalyser hade man kunnat identifiera samband. (se Patrik Höijs text) Håkan Lövblad går i sitt diskussionsunderlag igenom olika organisationsteorier. Hur ser organisationen ut och vad säger detta om dess handlingar? Han visar hur alla organisationer förhåller sig till organisationsformerna, rationella system, naturliga system och öppna system. Det är möjligt att titta på organisationers utformning för att nå kunskap om handlingsslags olika värden och strukturer. 12

13 Förband Suzanne Sandberg söker svar på statliga verksamheters huvudsyften och delar in statlig verksamhet i sju områden. Med detta vill hon visa att det på ett övergripande plan går att följa olika verksamheter genom historien. Däremot har vi gjort bedömningen i förstudien att en plan över viktiga verksamheter i samhället inte lämpar sig som metod för bevarande. Den blir ofrånkomligen ideologisk och statisk. Sådana metoder har även övergivits i de länder vi har studerat. Fördjupningsområde 4 Ur direktivet: Bevarande av kulturarvet Enligt 3 tredje stycket arkivlagen ska arkiven bevaras för att tillgodose allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och forskningens behov. I andra stycket konstateras att arkiven utgör en del av kulturarvet. Den sistnämnda bestämmelsen har en övergripande karaktär - men kulturarvet knyts inte lika tydligt till bevarandemålen som strecksatserna i tredje stycket. Vilken roll kulturarvet har för bedömningen av vad som ska bevaras eller gallras har inte heller varit föremål för samma analys som övriga bevarandemål. Av förstudien framgår att kulturarvets politiska betydelse av EU lyfts fram som identitetsskapande. Även betydelsen för tillväxt och sysselsättning har uppmärksammats. I den nationella kulturpolitiken framhålls kulturarvets betydelse för demokrati och yttrandefrihet. Det behöver analyseras vad som avses med ett bevarande i kulturarvets namn. Är det en breddning av bevarandemålen i strecksatserna i 3 tredje stycket arkivlagen. Hur ska vi uppfatta det? Ska det kanske bara uttolkas som en uppmaning till ökad samverkan med andra kulturarvsinstitutioner och ett ökat tillgänglig- och levandegörande. Kulturarvsforskning saknar en egen central teoribildning. Ändå har det blivit ett viktigt begrepp inte minst inom EU. Begreppet förknippas ofta med prestige och inflytande, men också med negativt klingande ord som elitism och nationalism. I Carita Röslers diskussionsunderlag finns funderingar runt elit-kultur och mångfald i kulturarv. Kulturarvet är viktigt att ta tillvara, inte minst för de resurssvaga grupperna. Det är dynamiskt och rörligt. I förhållande till museisektorn har arkivsektorn haft ett mer kontinuerligt insamlande av långa serier med handlingar över tid, i skydd av jurisdiktionen. Museer har varit mer utsatta för politiska påtryckningar och insamlingen har varit en aktiv, trendkänslig och utåtriktad åtgärd. Lyfter Riksarkivet Kulturarvet i BAN 2 och använder det som en del i urvalsgrunden sker en korsbefruktning, där dynamiken i kulturarvet förs över på BAN 2, samtidigt som Riksarkivet bidrar till att profilera kulturarvet som något handfast och stabilt till gagn för alla medborgare ur alla samhällsgrupper. Kulturarvet medger ingen ökad gallring enligt Carita Rösler. Det kan däremot om så behövs möjliggöra en breddning i bevarandeurvalet, genom betoningen av minoriteters och svagare parters synlighet. 13

14 Förband Ontologi Epistemologi Maximal allt allt Medium allmänna linjer det typiska Minimal det unika/avvikande säkrade avvikelser Figur 4, kulturarvets ontologi/epistemologi Anders Åkerfeldt resonerade utifrån figur 4. Kulturarvet som grund för en bevarande- och gallringspolicy skulle lite provocerande kunna utgå från förslagen i enlighet med figuren. Alternativa kunskapsteoretiska (epistemologiska) lösningar till ett totalbevarande skulle då vara antingen urval av det typiska eller bevarande av det unika och avvikande. Arkivlagens 3 anger i tre strecksatser vilka behov som ska tillfredställas. När dessa beaktas framgår av figur 5 att samhällets behov i övre halvan av figuren, det monumentala bevarandet för rättskipning och förvaltning och den kritiska rätten att ta del av och forska på allmänna handlingar, är tvingande. Det är därmed svårt att acceptera ett bevarande av enbart det i rummet typiska eller alternativt avvikande. Samhälls behov Inveckling i historien Monumentalt bruk Antikvariskt Bruk Kritiskt bruk Lekfullt bruk Frigörelse ur historien Individ behov Figur 5, hur motiveras en policy för bevarande och gallring Därmed kan inte en ytterligare förankring i kulturarvsbegreppet få annat resultat än ett utökat bevarande. Kulturarvsbegreppets styrka är därför främst som analys- och presentationsverktyg av verkligheter (ontologier), verkligheter av kontinuitet eller förändring. (Se Anders Åkerfeldts diskussionsunderlag.) 14

15 Förband Kulturarvet som värdekategori motsvaras i huvudsak av den potentiella omvärldsinformationens värde för kunskapande. Det kan därför finnas fog för att i det fortsatta arbetet skärskåda de kriterier m.m. som har formulerats för den bedömningen. Fördjupningsområde 5 Ur direktivet: Återkommande prövning av gallringsförutsättningar Värdering av handlingar från hela verksamhetsområden/processer har nämnts som ett tabu. Ett annat tabu gäller gallring i äldre, mottagna bestånd. Nyttoaspekter bör vägleda bevarande- och gallringsverksamheten. Förändringar i samhället och av verksamhet och informationsteknik fordrar dessutom en återkommande process för värderingen, inte bara vid utveckling av system, när det blir ont om utrymme eller vid eller efter leverans. Det behöver diskuteras i vilken omfattning en förnyad värdering skulle kunna ske. Myndigheter ska fortlöpande pröva gallringsförutsättningarna. Det som ska levereras till arkivmyndighet ska vara färdiggallrat. Men det står ingenstans att ytterligare gallring inte kan ske. Det finns flera argument mot att gallra redan levererat material, ett kan vara att forskare har använt materialet och hänvisat till det i källor och ett kan vara att Riksarkivet tar betalt för leveranser per hyllmeter. Arkiv och handlingar som ingår i Riksarkivets depåer utgör redan en del av kulturarvet vilket är ett tungt argument för fortsatt bevarande. Riksarkivets roll är att visa vad som finns bevarat och locka till forskning i de handlingar som står utan forskare, snarare än att omöjliggöra framtida forskning genom att gallra mer i redan levererade arkiv. I en bevarande- och gallringspolicy bör fokus ligga på dagens och morgondagens gallringsutredningar. Frågan om eventuell ytterligare gallring i depåer på Riksarkivet ska inte in i en BAN 2. (Se Patrik Höijs diskussionsunderlag.) 15

16 Förband Fördjupningsområde 7 Ur direktivet: Urvalsbevarande en föråldrad metod Det behöver även övervägas om geografiska urval bör överges. Urvalsbevarande sågs som en lösning när arkivens tillväxt accelererade och gallringen måste intensifieras. En tanke var också att individer och företeelser inom ett område skulle kunna studeras fullt ut. Urvalsbevarandet fungerar inte på samma sätt i dagens arkivbildning som det gjorde när det introducerades. De lokala statliga myndigheter som enbart handlägger lokala ärenden har minskat i antal, och i de stora myndigheternas verksamhetssystem saknas ofta anknytning till de registrerade objektens geografiska belägenhet. Dokumentation av tid och rum har traditionellt varit viktiga i arkiven. Genom Inspire-direktivet som syftar till interoperabilitet rörande miljödata och data som kan påverka miljön kommer en del statliga myndigheter att åläggas skyldighet att registrera geografisk belägenhet. För övriga myndigheter kommer inga sådana krav att ställas. Det bygger i så fall på frivillighet. Det är inte heller möjligt för Riksarkivet att ställa sådana krav med utgångspunkt från normgivningsrätten. Möjligen kan rekommendationer ges i en vägledning. Det behöver diskuteras om allt urvalsbevarande ska upphöra eller om det kan försvaras i vissa sammanhang. I Håkan Lövblads diskussionsunderlag återfinns ett försök till att teckna en bakgrund till tanken med intensivdataområden, IDO. Tanken var att göra djuplodande och stort bevarande vid några utvalda geografiska områden i Sverige för att kunna skapa underlag för systemanalyser. Suzanne Sandberg skriver att resultatet blivit omfångsrikt men ändå inte särskilt djupt. Efter en rundringning hos några berörda myndigheter och landsarkiv är bilden den att tanken med IDO var god men genomförandet blev inte som det var tänkt. Det lades ner betydande resurser när IDO infördes och det finns ännu gällande författningar exempelvis socialtjänstförordningen (2011:937) som utgår från utökat bevarande i intensivdatakommuner. Riksarkivet bör därför utreda sin ställning i frågan och klargöra sitt ställningstagande. 16

17 Förband Fördjupningsområde 8 Ur direktivet: Användbarheten - teknikberoende Däremot behöver användningen av arkiven värderas som kategori i andra avseenden. Ett sådant är hur handlingen som föremål uppfattas, uppskattas och används. Ett annat är användningsmöjligheterna baserade bl.a. på medium. Digitalisering fordrar ett medvetet förhållningssätt och kan medföra andra ställningstaganden om bevarande och gallring än för pappershandlingar. Mikrofilmsuttag av uppgifter som inte får bevaras som upptagningar för automatiserad behandling bör övervägas i de fall de värderas som en viktig del av kulturarvet. Som tidigare nämnts kommer en särskild RA-FS om digitalisering att utarbetas. Fördjupningsområdet handlar bland annat om skanning av pappershandlingar. Utvecklingen har i stort varit att myndigheter från början skannade handlingar med syftet att göra dem mer sökbara i verksamhetssystem. Dessa verksamhetssystem var aldrig tänkta att utgöra något digitalt arkiv, utan användes för olika former av ärendehantering eller statistikframställning. Med införandet av digitala helhetslösningar upplever myndigheterna att pappershandlingar som skannats ger upphov till dubbelarkivering och därför kan gallras. 3 Argumenten för gallring av pappershandlingarna utgår från att handlingarna kan bevaras lika bra digitalt som de kan bevaras på papper och att det blir mer effektivt och kostnadsbesparande. En konsekvent linje borde vara att pappershandlingar ska bevaras på papper och e-handlingar ska bevaras digitalt. (Se Patrik Höijs diskussionsunderlag.) Rörande förslaget att använda mikrofilmsuttag av uppgifter i databaser som gallras enligt registerlagstiftning anser vi att Riksarkivet istället ska fortsätta att arbeta för att dessa databaser ska få bevaras digitalt. (se Suzanne Sandbergs diskussionsunderlag.) Frågan om föremål gällde när en handling blir ett föremål. Det kan kopplas till Patrik Höijs resonemang om estetiska värden som återges i fördjupningsområde 1. När det gäller föremål som förvaras i arkiv så har den frågan nyligen utretts av Ian Fallenius. Med nuvarande definition av handlingsbegreppet i Tryckfrihetsförordningen (1949:105) kan vi inte se att föremål är handlingar. 4 Riksarkivet bör avvisa gallringsframställningar som rör föremål. Riksarkivet kan däremot välja att ta emot föremål som komplement till arkiv vid leverans om dessa skapar ett mervärde, till exempel vid utställningar. (Se Suzanne Sandbergs diskussionsunderlag.) 3 I själva verket torde det vara de skannade digitala handlingarna som utgör själva dubbelarkiveringen. 4 Fallenius, 2006, sid 1. 17

18 Förband Litteratur Detta är den litteratur som hela gruppen förfogat över under våra diskussioner. Vid de enskilda diskussionsunderlagen förekommer ytterligare litteratur vilket då redovisas vid respektive underlag. Aronsson, Peter, Ett forskningsfält tar form Kulturarvets dynamik Det institutionaliserade kulturarvets förändringar, Aronsson, Peter & Hillström, Magdalena (red), Asker, Björn, Digitaliseringsstrategi med förvaltningshistoriskt perspektiv (otryckt pm vid Riksarkivet ), Beckman, Svante, Utvecklingstrender i nutida kulturarv Kulturarvets dynamik Det institutionaliserade kulturarvets förändringar, Aronsson, Peter & Hillström, Magdalena (red), Booms, Hans, Uberlieferungsbildung, Keeping Archives as a Social and Political Activity, Archivaria 33, Einarsson, Gunnar, Informationsvärdering i det forna DDR (otryckt uppsats i arkivvetenskap vid Göteborgs universitet), Fallenius, Ian, Konsumentverket: gallring av föremål (otryckt rapport vid Riksarkivet Dnr RA /878), Fredriksson, Berndt, Vad ska vi bevara? Arkiv samhälle och forskning 2003:2, Hansen, Else mfl, DEN HEMMELIGE RAPPORT Bevarings- og kassationsarbejdet i Rigsarkivet, Danska Rigsarkivet, Högman, Nils, Hur arkiverar Sveriges byggföretag?: Ett försök att finna arkiveringspraxis i en för kulturarvet viktig företagsbransch (otryckt uppsats Uppsala Universitet), Isacson, Maths, Att bevara, dokumentera, arkivera en kommentar Kulturarvets dynamik Det institutionaliserade kulturarvets förändringar, Aronsson, Peter & Hillström, Magdalena (red), Kolsrud, Ole, The Evolution of Basic Appraisal Principles - Some Comparative Observations, American Archivist 55,

19 Förband Lemieux, Victoria, Applying Mintzberg`s Theories on Organizational Configuration to Achival Apprisal, Archivaria 46, Leppänen, Markku och Nourteva, Jussi, Arkivverkets gallringsstrategi (otryckt text från möte i Köpenhamn), Lönnroth, Louise och Rovelius Renata, Förslag till bevarande och gallring i intensivdataområden (otryckt rapport från Riksarkivet), Lövblad, Håkan, Förstudie (otryckt rapport från Riksarkivet Dnr RA /4630), Lövblad, Håkan, Hanteringen av arkiv från myndigheter som avvecklas, (otryckt rapport från Riksarkivet till regeringen), Meehan, Jennifer, The archival nexus: rethinking the interplay of archival ideas about the nature, value and use of records, Nätartikel, Springer Science+Business Media B.V, National Archives of Australia, Why Records are Kept: Directions in Appraisal Riksarkivet i Australien, Nyberg, Louise, tvånget att försaka, Arkiv i Norrland nr 20, Orrman, Eljas, Gallringsverksamheten i Finland i ett historiskt perspektiv, (otryckt text från möte i Köpenhamn), Riksarkivet i Norge, Hovedprinsipper for Riksarkiverens arbeid med bevaring och kassasjon i offentlig forvaltning, Riksarkivet i Norge, Riksarkivet i Norge (del av arkivverkets hemsida våren 2011) Riksarkivet i Sverige, Bevarande av nutiden, Riksarkivets bevarande och gallringspolicy, Riksarkivet, Riksarkivet i Sverige, Härifrån till evigheten? Bevarandestrategi för Statens arkiv (otryckt rapport från Riksarkivet), Riksarkivet i Sverige, Arkivens värden och mervärden Riksarkivets strategi för arbetet med regionala tillväxtfrågor (otryckt rapport från Riksarkivet),

20 Förband Rydén, Reine, Appraisal Strategies in Sweden and Elsewhere, Policy and Practice in a Comparative Perspective (otryckt seminarietext Uppsala Universitet), Upward, Frank, Structuring the Records Continuum - Postcustodial principles and properties, Archives and Manusrcript (hämtad från nätet våren 2011), Bilagda diskussionsunderlag: 1. En policy för bevarande riktlinjer för gallring Texter av Patrik Höij och Anders Åkerfeldt 2. Gallringen och informationsstrukturen Texter av Lisan Nissar Borg, Carita Rösler och Suzanne Sandberg 3 och 6. Bevarande av verksamhetsinformation, vad är myndighetsarkiv utvidgade perspektiv Texter av Patrik Höij, Håkan Lövblad och Suzanne Sandberg 4. Bevarande av kulturarvet Texter av Carita Rösler och Anders Åkerfeldt 5. Återkommande prövning av gallringsförutsättningar Text av Patrik Höij 7. Urvalsbevarande en föråldrad metod Texter av Håkan Lövblad och Suzanne Sandberg 8. Användbarheten teknikberoende Texter av Patrik Höij och Suzanne Sandberg 20