LL LJ SSN MS SL BB BV CA DH

Transkript

1 STYRELSEN Kallelse Föredragningslista Protokoll Styrelsemöte Nr 1 Dag: Tid: Kl 1100 Plats: Linda Laikre Alsätravägen SKÄRHOLMEN Kallade Närvarande Anmärkning Linda Laikre Lena Johansson Siw Synnerman Nordström Monika Söderström Sofie Lourié Beatrice Barck Birgitta Vikergård Christina Andréasson Diana Huuki LL LJ SSN MS SL BB BV CA DH LL LJ SSN MS SL BB BV CA DH Adj. Christer Carmonius Lillemor Carmonius Anne Hansson CC LC AH Adj. CC LC AH Nr Kallelse/föredragningslista Protokoll Not/Bevakning 001 Mötet öppnas Ordförande LL hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat 002 Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes 003 Utseende av justeringsman SSN valdes till justeringsman 004 Ärende Verksamhetsplan för verksamhetsåret 2013 mars 2014 mars Enligt bilaga/verksamhetsplan Lena och Linda Lena Styrelsen beslöt att godkänna den reviderade verksamhetsplanen. Se bilaga Ärende: SGVKs Fullmäktigestämma Styrelsen beslöt att ge de utsedda representanterna i

2 Anmälda: Lillemor Carmonius och Maria Boqvist. Fullmäktigehandlingar utsända till deltagarna. uppdrag att stödja valberedningens förslag vid SGVKs fullmäktigestämma. 006 Ärende Orientering om klubbens ekonomi Siw Siw Synnerman SSN redovisade klubbens ekonomiska resultat för 2012 och budget för Inlägg av CC angående föreningens ekonomiska överskott. En långsiktig plan bör upprättas för att minska överskottet. Ett förslag är att öka subventionerna av kursavgifter för kurser som anordnas av aktivitetsgrupperna. Ett annat förslag är avsättning av fonder, för framtida projekt. Styrelsen beslöt att uppdra till SSN att se över hur stor ökning av subventionerna som är möjlig. Styrelsen beslöt att be CC att vid senare tillfälle beskriva möjligheterna för fondering och vad detta innebär. Styrelsen beslöt även att säga upp RAS data. 007 Ärende: Uppföljning från tidigare verksamhetsår, underlag från revisorerna Styrelsen beslöt att lämna frågan utan åtgärd. Inga synpunkter finns ifrån SGVK och SKK Revisions PM Linda Linda 008 Ärende Attestordning Siw Siw Att vice ordförande attesterar kassörens inköp av Frimärken, kontorsmaterial, papper, färg till skrivare etc.,på summor över 1000 kr, kassörens reseräkningar och kostnader i samband med årsmötet Styrelsen beslöt att ge vice ordförande rätt att attestera kassörens inköp enligt förslag. 009 Ärende: Utse kontaktperson inom styrelsen för aktivitetsombuden Styrelsen beslöt att utse BB till kontaktperson för aktivitetsombuden.

3 010 Ärende Websidan Behov av ändring? Diskussion om förbättringar av hemsidan. Förslag att en person bör ansvara för uppdatering av hemsidan. AH föreslås sköta uppgiften. LJ tar upp frågan om vi bör byta Web master. CC tog upp att klubbens hemsida och tidning bör innehålla likartad information. Flera förslag om att uppfödarna bör stå i bokstavsordning. LJ tog upp att hemsidan bör kopplas till FB. Att uppdateringar kommer upp som en annons på FB. FB sidan bör inte ge utrymme för kommentarer. Styrelsen beslöt att AH får ansvaret för kontakterna med web master. LC får i uppdrag att lägga upp en ny Facebook sida och koppla hemsidans uppdateringar till denna. 011 Ärende Planering av SGVK utställning i Piteå LJ erbjuder sig att tillsammans med SSN ansvara för utställningen i Piteå. En arbetsordning kommer att göras. Styrelsen beslöt att ge LJ och SSN i uppdrag att ansvara för SGVK utställningen i Piteå. 012 Ärende Planering inför Tollarp. Förslag till kurstema: Hundens nos. Styrelsen gjorde en grovplanering inför Tollarp och en arbetsordning upprättades. 013 Ärende Butiken Siw Synnerman BB föreslås bli butiksansvarig. Tält och övriga inventarier överlämnas till BB. Vidare redovisar BB kostnadsförslag från Impelco där lämpligt sortiment kan köpas in. BB föreslår även en fototävling bland medlemmarna för att hitta ett nytt motiv till musmattorna. Styrelsen beslöt att utse BB till butiksansvarig. Hon får fria händer att köpa in lämpliga varor till butiken inom ramen

4 för högsta lagervärde ( kr) och att arrangera den föreslagna fototävlingen. 014 Ärende Styrelsens förhållningssätt i sociala medier LL föreslår att RDSGs styrelse i likhet med rekommendationer från SKK inte diskuterar styrelseuppdrag och arbetet inom klubben i sociala medier. Funktionärer i en styrelse är inte längre privata och missförstånd uppstår lätt påpekar man inom SKK. Styrelsen beslöt att styrelsemedlemmar inte bör uttala sig i sociala medier när det gäller frågor direkt kopplade till styrelseuppdraget. 015 Ärende Uppföljning av RAS Linda Linda, Lena, Monica Ett antal frågor som kopplar till uppföljning av RAS diskuterades. a) Sammanställning av inkomna hälsoenkäter: Tillsvidare för SSN in inkommande enkäter på den excel fil med tidigare sammanställningar. På sikt bör materialet överföras till databas. Styrelsen beslöt att ge LJ och LL i uppdrag att uppdatera den befintliga hälsoenkäten. b) Klinisk undersökning av HD symptom. Det finns ca 500 dansk svenska gårdshundar med HD diagnos registrerade i Sverige. LJ har utarbetat ett formulär med frågor om i vilken utsträckning dansk svenska gårdshundar med höftledsdysplasi har fysiska besvär. Styrelsen beslöt att ge LJ i uppdrag att skicka ut frågeformulär, följebrev och svarskuvert till alla ägare av DSG med HD diagnos. c) Initierad stickprovskontroll diskuterades. Avelskommitten har inväntat att den nya styrelsen ska ges möjlighet att se över enkäten. d)gamla stamtavlor. Styrelsen beslutar att ge LL i upp drag att kontakta SKK angående de gamla stamtavlor som inte tidigare är registrerade. e) Uppföljning av HD förekomst och inavelsgrad. Styrelsen beslutar att ge LJ i uppdrag att arbeta vidare med frågan. 016 Ärende Klubbens ägodelar Genomgång av inventarielistan. Klubben saknar skyltar till rallylydnaden. Klubben har behov av ytterligare två partytält. Skrivaren finns hos Anders Sjöberg och bör

5 Inventeringslista Siw hämtas. En rasmontervägg finns hos Gabriela Marsch, den behöver hämtas. SL påtalar att klubben saknar Chipläsare och måttsticka. Styrelsen beslöt att göra följande inköp: Rallylydnadsskyltar DH köper. Två partytält AH köper Övrigt: Skrivaren hämtas av AH och lämnas över till Gun. Stockholmsgruppen tar över den rasmontervägg som finns hos Gabriella. AH kontaktar Gabriella. Vi avvaktar med inköp av måttsticka och chipläsare. AH ser till att det finns tillgängligt till Tollarpsutställningen. 017 Ärende Flytt av Rasspecialen Styrelsen är överens om att en ny plats behöver utses till rasspecialen. Tollarpsområdet räcker inte längre till. Flytt kan ske tidigast 2015, möjligtvis 2014 om flytten begränsas till 2 mil. Styrelsen beslöt att ge CC och BB i uppdrag att hämta in kostnadsförslag ifrån Tångahed Vårgårda och Degerberga 018 Ärende Frågan om felaktiga uppgifter gällande stubbsvans i RAS Ordföranden informerade om att ärendet är inskickat till SKK för ändring. Linda Linda 019 Ärende Kansli Frågan om klubbens kansli diskuterades. Det bör finnas en officiell adress dit klubbens post ska gå. Styrelsen beslöt att: All post ska gå till kansliet för att diarieföras och sedan vidarebefordras till berörda. AH mailar dokument mallen till styrelsen och LC. 020 Ärende Aktivitetsgrupp Stockholm Styrelsen beslöt att utse SL till aktivitetsombud, i Sthlms

6 gruppen. LL och DH kommer att vara med och arrangera aktiviteter i stockholmsområdet. 021 Ärende Fototävling till almanackan En jury för fototävlingen behöver utses Styrelsen beslöt att fråga Laila Olofsson, Helena Nilsson och Staffan Liner. 022 Ärende Dansk/svensk gårdshund, statistik Siws kompendium Siw SSN redovisar sin sammanställning av statistik om dansk/svensk gårdshund Styrelsen beslöt att redovisa kompendiet i pdf format på hemsidan 023 Ärende Genomgång av befintliga uppdragsbeskrivningar Styrelsen beslöt att revidera innehållet i och byta namn på befintliga uppdragsbeskrivningar. Arbetsbeskrivningar skapades för ordförande, sekreterare/kansli, kassör, valphänvisning, aktivitetsombudsansvarig, butiksansvarig och tidningsredaktör. Återstår revidering av arbetsbeskrivningar gällande: vice ordförande, avelskommitte, avelsråd och utställningskommitte. Hänskjuts till nästa styrelsemöte. 024 Ärende Gårdshunden Styrelsen beslöt att tidningen ska ha i genomsnitt 32 sidor. AH ansvarar för att meddela styrelsen vid eventuella kostnadsökningar. 025 Ärende Bildande av arbetsutskott Styrelsen beslöt att arbetsutskottet består av ordförande, vice ordförande, sekreterare och kassör. Arbetsutskottet får endast fatta beslut i frågor som inte kan invänta nästa styrelsemöte. Delegationen får endast medföra en kostnad av :.

7 026 Ärende Kommande styrelsemöten Telefonmöte den 2 maj kl 19:00 Styrelsemöte i Luleå den 6 juli kl. 11:00 Styrelsemöte i Tollarp den 1 augusti kl. 13:00 Ordföranden förklarade styrelsemötet avslutat Skärholmen Vid protokollet Birgitta Vikergård Sekreterare Linda Laikre Ordförande Siw Synnerman Nordström Justeringsman