Att skriva en teknisk rapport

Transkript

1 Att skriva en teknisk rapport Riktlinjer för tekniska rapporter på Ingenjörshögskolan vid Högskolan i Borås Victoria Johansson vix@ling.gu.se Ett kompendium avsett för rapporter på institutionen Ingenjörshögskolans kurser. Reviderad augusti 2002 av Agneta Hultstrand och Siv Eliasson.

2 Sammanfattning Detta kompendium innehåller riktlinjer för hur en kort teknisk rapport på Ingenjörshögskolan vid Högskolan i Borås ska se ut. Kompendiet behandlar såväl formella som språkliga kriterier, och syftet är att tillhandahålla ett hjälpmedel för den ovane författaren. Målsättningen är att visa hur man kan skriva en så konventionell text som möjligt. En teknisk rapport är en strikt genre, där innehållet är det viktigaste. För att få läsaren att uppmärksamma innehållet ska form och språk användas så konventionellt som möjligt. Konsekvens och logik är honnörsord som ska återspeglas på varje plan i texten - allt ifrån titel- och rubriksättning ner till användandet av speciella markeringar som kursiv stil och citattecken. Också på det språkliga planet är det viktigt att vara konsekvent, traditionell och logisk. Stavningen ska vara korrekt, syftningsfel ska inte förekomma, och i ett resonemang ska det ena argumentet leda till det andra. Material som hämtats från andra källor ska språkligt passas in i rapporten. Referenser och källhänvisningar ska ges på ett korrekt sätt. Vid skrivandet ska man hela tiden ha läsaren för ögonen. Det är alltid författarens ansvar om en läsare i den aktuella målgruppen inte förstår en text. Därför ska man alltid be en eller flera personer läsa igenom en text innan man lämnar den ifrån sig. Att lära sig tänka som en läsare är det viktigaste man kan lära sig som skribent.

3 Innehållsförteckning Sammanfattning... 2 Innehållsförteckning Inledning Att skriva en rapport Kompendiets syfte och användning Rapportens olika delar Titelsida Sammanfattning Innehållsförteckning Inledning Resultatdel Diskussion Slutsats Referenslista Bilaga Rapportens utseende Sidlayout Typsnitt, teckenstorlek och andra inställningar Fotnoter Att skriva en rapport Skrivprocessen Läsaren Mening Stycke Rubriker Tabeller och figurer Listor Citera och referera Skiljetecken Punkt, komma och semikolon Kolon Frågetecken och utropstecken Citattecken Bindestreck, tankstreck och talstreck Apostrof Parentes Skrivning av ord och uttryck Stavning Hjälpmedel Stor eller liten bokstav Särskrivning Avstavning Förkortningar Enheter Siffror och tal Kursiv, fetstil, understruket eller citattecken? Rapportens språk

4 7.1 Språklig stil Stilnivå Ordval Syftning Termer och begrepp Logik och konsekvens Tips på hjälpmedel Referenslista Index Bilaga 1 Bilaga 2 Exempel på titelsida Exempel på innehållsförteckning 4

5 1. Inledning 1.1 Att skriva en rapport Det är en stor tillgång att behärska ett lätt och ledigt skriftspråk som uppfyller de formella krav som ställs på teknisk rapportskrivning. Vad har ett företag för nytta av en ingenjör som besitter kunskap som han eller hon inte kan delge andra? Ett väl fungerande skriftspråk är således a och o i arbetslivet. På gott och ont bedöms människor efter hur de uttrycker sig i tal och skrift. Flera undersökningar visar att en text som inte följer gängse normer, utan innehåller stavfel, syftningsfel, särskrivning, oregelbunden kommatering osv., betraktas som mindre trovärdig till sitt innehåll än en konventionellt skriven text. För att öka textens trovärdighet är det oerhört viktigt att lära sig skriva riktigt. Det krävs övning, övning och mer övning för att lära sig skriva en bra text. Det här kompendiet erbjuder en mall för hur en text ska formateras. Det ger också exempel på hur en text kan förbättras språkligt. Genom att ha en mall att följa vid skrivandet kan energin läggas på rapportens innehåll. En bra text kännetecknas av att läsaren lägger märke till innehållet, och inte noterar hur texten är skriven. Man kan säga att textens funktion är att lyfta fram innehållet, utan att märkas själv. 1.2 Kompendiets syfte och användning Syftet med det här kompendiet är att ge riktlinjer för hur en skriftlig rapport från Ingenjörshögskolan på Högskolan i Borås ska se ut. Rapporter från andra högskolor kan se delvis annorlunda ut, men grundstrukturen är vanligen densamma. Därför passar rekommendationerna i detta kompendium också för andra vetenskapliga texter. Det är ofrånkomligt att vissa saker som tas upp i detta kompendium är självklara för en grupp av studenter, medan andra delar kan vara avancerad överkurs för en annan grupp. Förhoppningen är att alla ändå ska finna något som de kan ha nytta av. Det är möjligt att du gör andra fel än de som speciellt uppmärksammas i kompendiet. Därför ska du alltid be någon annan läsa igenom din rapport innan du lämnar in den. Ta kommentarerna från denne läsare på allvar och försök förbättra din text. Kompendiet är ett viktigt hjälpmedel under arbetet med rapporten. Innan arbetet med rapporten påbörjas ska man läsa igenom kompendiet, så att man får en uppfattning om vilka krav som ställs på en teknisk rapport. Under skrivandets gång kan kompendiet sedan användas som uppslagsverk, tillsammans med två andra oumbärliga hjälpmedel: Svenska skrivregler (2000) och Svenska Akademiens Ordlista (SAOL, 1998). Slutligen ska man läsa igenom kompendiet när rapporten är färdigskriven och kontrollera att rapporten uppfyller de krav som ställs i kompendiet. Kompendiets första delar fokuserar på formen, medan slutet av kompendiet mer specifikt ägnas åt språkliga frågor. På grund av detta förekommer kommentarer om vissa saker på flera ställen i kompendiet. Använd därför det index som återfinns i slutet av kompendiet. Där framgår tydligt att t.ex. instruktioner för referenser finns både i kapitel 2.7 och kapitel

6 Kapitel 8 tar upp några böcker och Internetsidor som ger ytterligare råd och tips om hur man skriver vetenskapliga skrifter. Låna gärna på biblioteket om du vill ha mer tips och råd. 2. Rapportens olika delar Det finns olika slags tekniska rapporter. Det här kompendiet är speciellt inriktat på upplägget hos en litteraturstudie. Det innebär att rapporten inte ska innehålla vissa delar som förekommer i andra slag av rapporter, såsom ett kapitel som kallas "förord" och ett kapitel som kallas "material och metoder". Ett förord används när man speciellt behöver tacka dem som på olika sätt hjälpt en med arbetet. I ett kapitel om material och metoder presenteras de material och de experimentella metoder som använts. Kapitlet om material och metoder är mycket viktig i en experimentell studie, men ska inte förekomma i en litteraturstudie. Nedan presenteras de delar som ska ingå i en rapport. Delarna presenteras i den ordning de förekommer, även om det inte är i den ordning de skrivs: Titelsida (med titel, författarnamn, institution, utbildningsprogram, kurs, granskande lärare/handledare och tidsangivelse) Sammanfattning (ca. 1/2 sida) Innehållsförteckning Inledning (med syfte) Resultatdel (ett eller flera kapitel) Diskussion Slutsats Referenslista Eventuellt kan rapporten också ha bilagor. Dessa placeras då efter referenslistan. 2.1 Titelsida Titelsidans uppgift är att informera om rapportens innehåll på ett kärnfullt sätt. Den ska också ge information om författare (dvs. namn, e-postadress och utbildningsprogram), för vilken kurs eller projekt rapporten har skrivits (samt hur många poäng kursen omfattar), vem som har varit granskande lärare (eller handledare), och på vilken institution rapporten har skrivits. Det ska också finnas en tidsangivelse som talar om när rapporten skrevs. Titeln ska vara informativ men inte onödigt lång. Titeln ska täcka och precisera innehållet. Ofta kan detta göras med hjälp av ett tillägg eller en underrubrik. Tillägget kan ibland skrivas efter ett tankstreck: Golf - naturupplevelse eller naturförstörelse? Miljöförstöringen i Östersjön under 1990-talet Överst på titelsidan placeras högskolans logotyp. Rapportens titel centreras mitt på sidan. En lämplig teckenstorlek för huvudtiteln är ca. 40 punkter (beroende på hur lång titeln är). En eventuell underrubrik kan ha ca. 18 punkter. En bit nedanför titeln och med samma teckenstorlek som eventuell underrubrik skrivs författarens namn. På raden under skrivs författarens 6

7 e-postadress (eller telefonnummer). Mellan två streck längst ner på sidan anges för vilken kurs rapporten har framställts (t.ex. Miljökunskap och kommunikation, 5 p ). På raden under skrivs datum (t.ex. oktober 2001 eller ht 2001 ). Sist skrivs namnet på granskande lärare/handledare. Eventuella bilder på titelsidan placeras under titeln, men ovanför författarens namn. Se bilaga 1 för ett exempel på hur en titelsida kan se ut. 2.2 Sammanfattning Sammanfattningen ska omfatta ca. 1/2 sida, och kortfattat presentera innehållet i rapporten: syfte, resultat och slutsats. Sammanfattningen placeras på en egen sida efter titelsidan. Den placeras före själva rapporten därför att en läsare enkelt ska hitta den och snabbt kunna få ett grepp om vad rapporten handlar om, och om han/hon har nytta av att läsa hela rapporten. Därför är det viktigt att resultat och slutsatser finns med i sammanfattningen. Observera att sammanfattningen inte får innehålla information som inte finns inne i rapporten. Det ska nämligen inte vara nödvändigt för en läsare att läsa sammanfattningen för att förstå resten av rapporten. Förkortningar och termer som används i sammanfattningen måste förklaras både där och inne i rapporten. I sammanfattningen skall inga referenser anges. Referenser skrivs in fr.o.m. inledningskapitlet och i de följande kapitlen (resultatdelen). 2.3 Innehållsförteckning Innehållsförteckningen placeras på en egen sida efter sammanfattningen. En innehållsförteckning ska ta upp alla de rubriker som finns i rapporten. Eventuella bilagor ska också tas upp. Med hjälp av datorns ordbehandlingsprogram går det att skapa en innehållsförteckning som snabbt kan uppdateras om någon rubrik ändras, flyttas eller tillkommer. Innehållsförteckningen ska återspegla den rubrikhierarki som finns i rapporten i övrigt. Detta görs lämpligast med hjälp av indrag i vänstermarginalen (jfr. kompendiets innehållsförteckning, samt exemplet på en innehållsförteckning i bilaga 2), och inte genom skillnader i teckenstorlek och/eller fet och kursiv stil. Rubriker på nivå ett kan dock markeras med fetstil. Rubriker på nivå två ska ha ett indrag på 0,5-0,7 cm i vänsterkanten. Rubriker på nivå tre ska ha ett indrag på 1,0-1,4 cm i vänsterkanten. De numrerade kapitlen (dvs. inledningen t.o.m. slutsatsen) avskiljs från de onumrerade genom blankrad. Läs mer om olika rubriknivåer i kapitel Inledning Inledningen placeras på en ny sida och har alltid kapitelnummer ett. Inledningens uppgift är att presentera det breda perspektivet (dvs. att introducera rapportens ämne för läsaren och förklara varför det är intressant att undersöka detta ämne) och ringa in det specifika syftet (dvs. vilken aspekt av ämnet eller vilken fråga som ska undersökas just i denna rapport). Inledningens längd kan variera, beroende på hur mycket information som behövs för att introducera rapportens ämne till läsaren. Fr.o.m. inledningskapitlet skall faktauppgifterna som presenteras referenshänvisas. 7

8 Om rapporten t.ex. handlar om avfallshanteringen i Torsviken i Göteborg kan inledningen ta upp var Torsviken är belägen, hur länge avfall har tippats här, och varför det är intressant att undersöka hur avfallet hanteras (eller kanske inte hanteras) här. Om rapporten handlar om ozonhålets utbredning kan det vara på sin plats att ge en mycket kortfattad historik till hur ozonhålet har uppstått, förklara vad ozonhålet är, var det befinner sig, hur länge det har funnits, och varför det är intressant att ta upp ozonhålet i en rapport; sammanlagd omfattning för allt detta kan vara 5-10 meningar. Inledningen ska avslutas med ett avsnitt där rapportens syfte formuleras. Syftet består vanligen av en fråga eller en frågeställning som rapporten har till uppgift att svara på. Tänk på att hela syftet ska besvaras i rapporten. Försök därför avgränsa syftet, så att det blir så specifikt som möjligt. Efter att ha skrivit rapporten ska syftet vara uppfyllt, och frågorna besvarade. Om så inte är fallet måste syftet eller rapporten skrivas om. Syftet i sig behöver inte vara speciellt långt. Exempel på hur ett syfte kan skrivas: Syftet med denna rapport är att beskriva hur algtillväxten i Östersjön har ökat under 1990-talet, samt vilka åtgärder som kan vidtas mot denna ökning. Syftet med rapporten är att förklara vilka effekter en eventuell biobränslepanna har på miljön i centrala Borås. 2.5 Resultatdel Resultatdelen är huvuddelen i rapporten. Den kan efter behov bestå av ett eller flera kapitel på rubriknivå ett. Dessa numreras med kapitelnummer 2, 3, 4 etc. I en kort teknisk rapport ska det inte finnas alltför många rubriker på nivå ett i rubrikhierarkin (lämpligt antal är 1-3 rubriker på denna nivå). Använd i stället delkapitel som markeras med underrubriker, och försök disponera materialet så att resultatdelen får en logisk uppbyggnad. Börja inte på ny sida i och med resultatdelen, eller vid nya rubriker inom resultatdelen. I en litteraturstudie består huvuddelen av materialet av referat från andra författare. Detta material ska återges med egna ord, men det är viktigt att det framgår varifrån materialet är hämtat (se kapitel 2.8 och kapitel 4.8). Eftersom materialet kommer från många olika källor är det författarens uppgift att se till så att resultatdelen hänger samman och får en logisk uppbyggnad. Presentationen i resultatdelen ska hållas så objektiv som möjligt. Ta gärna upp motsatta resultat som olika forskare kommit fram till, men spara de egna ståndpunkterna till diskussionskapitlet. 2.6 Diskussion Rapportförfattaren måste alltid ta ställning till det material som presenteras i resultatdelen. Detta görs i ett kapitel som kallas diskussion. Diskussionskapitlet ska behandla författarens egna tolkningar, värderingar och ståndpunkter till de teorier och resultat som presenterats tidigare i rapporten. Det är viktigt att själv diskutera och värdera materialet i rapporten och att relatera upplysningarna i resultatdelen till varandra, och inte nöja sig med att upprepa vad andra har sagt. En sådan diskussion kan omfatta 10 rader-1/2 sida. 8

9 2.7 Slutsats Efter att i diskussionskapitlet ha diskuterat det material som presenteras i resultatet ska en slutsats formuleras. Denna placeras i ett eget kapitel. Slutsatsen ska kopplas tillbaka till syftet, och förhoppningsvis är syftet besvarat i och med att rapporten är skriven. Slutsatskapitlet kan avslutas med några ord om undersökningar och experiment som - utifrån resultaten av den aktuella rapporten - kan vara intressanta att genomföra i framtiden. 2.8 Referenslista Referenslistan är den sista obligatoriska delen i rapporten. Den ska placeras sist i rapporten, men inte på en egen sida (eventuella bilagor placeras emellertid efter referenslistan). 1 Syftet med referenslistan är att läsaren ska kunna gå tillbaka till de källor som använts för rapporten och kontrollera uppgifter eller läsa mer. Därför är det viktigt att alla uppgifter om källan finns med. En referenslista är strikt uppställd, så att läsaren inte ska behöva lära sig ett nytt system för varje ny referenslista, utan snabbt hitta informationen. Referenslistan ska vara fullständig - dvs. det får å ena sidan inte saknas några böcker eller artiklar som det hänvisas till i rapporten och å andra sidan får referenslistan inte innehålla litteratur som det inte hänvisas till. Vid skrivandet används olika slags material, såsom artiklar, böcker, rapporter och Internetsidor. Dessa refereras till på olika sätt. Alla källor i referenslistan ordnas emellertid alfabetiskt, antingen på författarens efternamn, eller - om författare saknas - på titeln. Om en myndighet (t.ex. Naturvårdsverket) har gett ut en skrift utan utsatt författare, sorteras boken/artikeln alfabetiskt efter myndighetens namn. Uppgifterna i referenslistan måste skrivas precis så som de är angivna i källan. Upplysningar om författare, utgivningsår, titel, förlagsort och förlag ska alltid vara med, om sådana uppgifter går att få fram. I en referenslista står referensen normalt uppställd enligt följande (jfr. referenslistan i slutet av kompendiet): (Den första) författarens efternamn Författarens förnamnsinitial(er) Utgivningsår inom parentes Titel (som ska kursiveras) Förlagsort (följt av kolon) Förlag Vid hänvisning till ett verk i den löpande texten skrivs normalt efternamn på författaren/författarna och årtal, t.ex. (Backman, 1998). I den löpande texten måste man referera till det som står i referenslistan. Det går t.ex. inte att referera till en titel för ett verk som är uppställt på författare. Nedan ges exempel på hur olika slags referenser ska ställas upp. Exemplen finns i referenslistan i slutet av kompendiet. 1 Om referenslistan är lång och i sig själv upptar en hel sida placeras den dock med fördel på en egen sida. Jfr. referenslistan i detta kompendium. 9

10 Paulsson (1999) i referenslistan visar hur referensen till en monografi (dvs. en bok med endast en författare) ställs upp. Om en bok/artikel har flera författare skiljs dessa åt med hjälp av kommatecken, t.ex. Allwood, Andersson & Dahl, Om en bok/artikel har fler än tre författare räcker det att skriva ut första författarnamnet följt av et al. i referenslistan, t.ex. Michnick Golinkoff et al Observera att om boken/artikeln har fler än en författare ordnas referensen alfabetiskt efter det namn som boken/artikeln anger som förstanamn. Titeln kursiveras i referenslistan. Om det refereras till en artikel i en tidskrift eller dagstidning kursiveras inte artikelns titel utan tidskriftens resp. dagstidningens titel. Artikelns titel skrivs inom citattecken. Glöm inte att i tidskriftsreferensen skriva ut sidnummer för artikeln, samt i vilket tidskriftsnummer artikeln publicerats, jfr Sigga, I dagstidningsreferensen anges datum, inte sidnummer, jfr. Johansson, Om det refereras till ett kapitel i en bok är det bokens titel som ska kursiveras. För kapitel från en redigerad bok ska man dessutom skriva ut vem som redigerat boken, och markera detta med red inom parentes efter redaktörens namn, jfr. Braunwald, Om boken/artikeln inte har någon (utskriven) författare, ställs boken upp alfabetiskt på sin titel, t.ex. Svenska skrivregler, Referens till en rapport utgiven vid t.ex. en annan högskola kan skrivas som Vagenas (1987). Om en myndighet har gett ut en rapport sorteras den alfabetiskt efter myndighetens namn, t.ex. Naturvårdsverket, 1996a. Vid två eller fler referenser från samma författare sorteras dessa efter årtal, t.ex. Linell, 1978 och Linell, Vid två eller fler referenser från samma författare och år markeras årtalen med a, b, c etc., t.ex. Naturvårdsverket, 1996a och Naturvårdsverket 1996b. I uppgifter som hämtats från en Internetkälla är det viktigt att noggrant återge hela Internetadressen, precis så som den skrivs (den enklaste är att använda datorns kopiera- och klistrafunktion, så att alla punkter, snedstreck och versaler kommer med). Eftersom Internetsidor ofta kan förändras snabbt är det också viktigt att ge upplysningar om datum när informationen hämtades 2. Vid osäkerhet om hur Internetreferenser ska skrivas kan man kontrollera med ISO-standarden - en internationell standard för hur referenser skrivs (läs på Intenetsidan ISO 690-2, Bibliographic references to electronic documents, 2001). Generellt gäller dock följande: en författare/redaktör som publicerat sig elektroniskt ställs upp på sitt efternamn, precis som andra dokument med känd författare/redaktör, t.ex. Cederholm, Också artiklar som hämtas från Internet ställs upp på samma sätt som en vanlig artikel, med artikelförfattarens namn först. Om artikeln också är tryckt på papper är det dock säkrast att referera till denna källa. En Internetsida som inte har någon utskriven författare ställs upp efter sin rubrik/titel, t.ex. Tekniska nomenklaturcentralen, Ibland hämtas upplysningar från intervjuer eller samtal med personer som är särskilt insatta i det ämne rapporten behandlar. Dessa ska då också vara med i referenslistan, med namn, befattning, företag och telefonnummer så att det är möjligt att få tag på dem. Ange också datum för när samtalet ägde rum, jfr. Ekbom, Lika vanligt är att dessa uppgifter finns med i en fotnot på den sida där samtalet nämns. 2 För egen del kan det också vara bra att göra en utskrift om man hittar något intressant på en Internetsida. Det är ju inte säkert att upplysningarna finns kvar nästa dag. Om en Internetsida förändras så ofta ska man för övrigt fråga sig hur pass tillförlitliga uppgifterna på denna sida är - kanske är det bäst att hitta belägg för uppgiften också någon annanstans innan man vågar ta med den i sin rapport. 10

11 Läs mer om referenser på Internetsidan Vägar till teknisk vetenskaplig information (Kihlén och Lantz, 2000) och läs mer om hur du refererar i den löpande texten i kapitel Bilaga Bilagor är framför allt till för material som är för stort för att få plats inne i den löpande texten, eller som är mindre viktigt för rapportens framställning. Bilagor är inte obligatoriska i rapporten, men det kan vara praktiskt att använda sig av bilagor om man vill visa ett större dokument, eller ge exempel på hur en enkät ser ut. Tabeller och annat som man diskuterar mer ingående och ofta hänvisar till placeras däremot med fördel inuti rapporten i anslutning till det textavsnitt som diskuterar tabellen. Bilagor placeras allra sist, efter referenslistan. Alla bilagor måste ha ett nummer, som skrivs högst upp till höger i bilagans sidhuvud. Skriv Bilaga 1, Bilaga 2 etc. Om en bilaga består av fler än en sida bör den sidnumreras genom att man skriver aktuellt sidnummer följt av totalt antal sidor i bilagan inom parentes. Andra sidan i en bilaga på totalt fyra sidor får alltså numreringen 2(4). Sidnumreringen placeras till höger om bilagans nummer i sidhuvudet. Det ska t.ex. stå Bilaga 1 2(4). Där så är möjligt, använd samma typsnitt och teckenstorlek i bilagan som rapportens övriga löpande text. Bilagorna ska tilldelas en rubrik (jfr. bilaga 1 och bilaga 2). Bilagorna ska tillsammans med rubriker tas upp i innehållsförteckningen. På bilagorna ska finnas en referenshänvisning och referensen ska finnas med i referenslistan (om man inte har gjort t.ex. tabellen själv). Alla bilagor som ingår i rapporten måste hänvisas till inne i rapporten. Om det inte hänvisas till bilagan ska den strykas. Hänvisningen kan göras inom parentes eller inne i meningen, på samma sätt som en hänvisning till tabeller och figurer: Bilaga 3 visar en karta över sjön Anten. Längs sjöns västra sida I sjöns västra sida mynnar en mindre bäck (se bil. 3). 3. Rapportens utseende Nedan följer kriterierna för hur en teknisk rapport från Institutionen Ingenjörshögskolan i Borås ska se ut. Detta kompendium är skrivet med typsnittet Times New Roman och följer i övrigt de rekommendationer som ges för den tekniska rapporten. 3.1 Sidlayout Rapporten ska skrivas med enkelt radavstånd, så att en fullskriven sida innehåller rader. Sidans marginaler ska runtom, i överkant, underkant, på höger respektive vänster sida av pappret vara 2,5 cm. Mellan sidhuvud och kant, liksom mellan sidfot och kant ska avståndet vara 1,5 cm. Texten ska vara vänsterställd, utan rak högermarginal. 11

12 Stycken markeras med blankrad (se kapitel 4.4 om stycken). Före varje rubrik på första och andra nivån ska finnas två blankrader. Efter rubrikerna på första och andra nivån följer en blankrad innan brödtexten. Före rubrik på nivå tre ska finnas en blankrad. Efter rubrik på nivå tre finns ingen blankrad (se vidare kapitel 4.5 om rubriker). Rapporten ska sidnumreras. Sidnumret placeras centrerat i nedre sidfot. Se till att sidnumreringen får samma typsnitt och teckenstorlek som brödtexten (dvs. den vanliga, löpande texten). Titelsidan är sida ett, men sidnumreringen ska inte synas på denna sida. 3.2 Typsnitt, teckenstorlek och andra inställningar Välj ett vanligt typsnitt och en vanlig punktstorlek för brödtexten. Bra typsnitt är Times New Roman (om du skriver på PC) eller Palatino (om du skriver på Mac). Båda typsnitten gör sig bra i teckenstorlek 12 punkter för brödtexten. Typsnittet och teckenstorleken ska vara så enhetlig som möjligt i rapporten. Välj därför samma typsnitt för hela rapporten, också innehållsförteckningen. För titelsida, rubriker, tabelloch figurtext samt direkta citat kan andra teckenstorlekar användas (se närmare anvisningar under respektive kapitel). Vissa kapitel ska alltid återfinnas överst på en sida, och alltså föregås av sidbrytning. Hit hör sammanfattning, innehållsförteckning och bilagor. Inledningen börjar också alltid på en ny sida, men kapitlen mellan inledning och referenslista följer på varandra utan sidbrytning. Ibland kan det emellertid vara nödvändigt att vid slutgranskningen av rapporten införa en eller två sidbrytningar för att inte rubrik och stycken, listor, tabeller och figurer ska placeras på ett olyckligt sätt. 3.3 Fotnoter Eftersom referenserna i rapporten ska skrivas direkt i den löpande texten behövs egentligen inte fotnoter. Fotnoter kan emellertid användas om det av någon anledning blir nödvändigt att föra ett längre resonemang eller ge en förklaring som ligger lite utanför rapportens ämne. Fotnotstexten ska då placeras i sidfoten på samma sida som fotnoten (och alltså inte sist i rapporten). Se till att fotnoten har samma typsnitt och formatering som resten av rapporten. Teckenstorleken ska vara 10 punkter. Det här kompendiet innehåller ett par exempel på hur fotnoter kan användas. 4. Att skriva en rapport 4.1 Skrivprocessen Det går inte att skriva en rapport i ett svep från början till slut, främst därför att en rapports olika delar är beroende av varandra. En annan anledning är att man ofta kör fast när man skriver. I stället för att sluta skriva helt kan man i stället börja skriva på någon annan del av uppsatsen, eller kanske börja arbeta med olika formateringar av texten. 12

13 Ett bra sätt att börja arbeta med sin rapport är att bestämma ämne och skriva ett syfte (även om syftet kan komma att ändras under arbetets gång), samt skriva en disposition över vad som ska tas upp i rapporten och i vilken ordning det ska behandlas. På sätt och vis kan dispositionen likna en innehållsförteckning. Alla har sin egen arbetsgång när det gäller att skriva, men nedan presenteras en arbetsgång som nog de flesta mer eller mindre följer: Bestämma ämne: Formulera syfte Söka litteratur Läsa litteratur Omformulera syfte Söka och läsa mer litteratur Skriv disposition Börja skriva Läsa det skrivna Fortsätta skriva Läsa det skrivna Korrigera och skriva om Skriva/kontrollera a) få sig ett ämne tilldelat eller b) läsa litteratur för att få en idé och därefter bestämma ämne a) inledning b) resultatdel a) skriva om inledning och resultatdel b) skriva diskussion och slutsats c) skriva sammanfattning a) referenslista b) innehållsförteckning c) eventuella bilagor d) titelsida Be någon annan läsa Rätta och skriva om efter förslag Kontrollera a) stavning b) formalia Läsa det skrivna Lämna in Att skriva innebär alltså att också läsa mycket. Dels samlar man in material från andra författare, dels läser man det man själv har skrivit många gånger för att kontrollera att allt är korrekt. En viktig sak är att alltid be någon annan läsa och kommentera rapporten. Förutom det språkliga i rapporten ska man aldrig lämna ifrån sig en rapport utan att ha kontrollerat att alla rubriker finns med korrekt sidhänvisning i innehållsförteckningen, att alla referenser finns både i texten och i referenslistan, att alla bilagor och tabeller är korrekt uppställda och att inga rubriker hamnar längst ner på en sida. Glöm inte att köra en stavningskontroll - stavfel ska helt enkelt inte förekomma! Skrivandet är cirkulärt; flera olika delar av rapporten skrivs samtidigt, och det som skrivs på ett ställe leder till att annat måste skrivas om eller läggas till något någon annanstans. Referenslistan uppdateras hela tiden. Rubriker tillkommer och stryks. Det cirkulära skrivandet innebär att det inte gör så mycket om man kör fast på ett ställe i rapporten; i stället kan man 13

14 skriva på något annat, ägna en förmiddag åt att leta litteratur i biblioteket, eller skriva en titelsida. Det är inte nödvändigt att formulera sig helt korrekt från början. Eftersom man ska skriva, skriva om, läsa och skriva om många gånger kommer det att bli tid till att fila på formuleringarna så småningom. I stället kan det vara bra att skriva ner så mycket av innehållet som möjligt, utan att tänka på stavning, interpunktion och formatering. När innehållet väl finns på papper kan finputsningen börja. Med en sådan arbetsgång behöver man inte vara orolig för att glömma bort något; innehållet finns där - det väntar bara på att få sin form. 4.2 Läsaren Det är viktigt att definiera målgruppen redan innan man börjar skriva. Även om målgruppen är dina kurskamrater kommer du och läsaren att ha olika erfarenheter och kunskaper, och detta måste du ta hänsyn till när du skriver. Du behöver givetvis inte definiera vanliga termer och begrepp som du och din målgrupp använder dagligen, men mer ovanliga termer och begrepp bör definieras, även om kurskamraterna borde känna till dem. Risken är annars att läsaren missar någon viktig poäng i din framställning, eller att läsaren känner sig dum, därför att han/hon inte känner till ett begrepp. Båda fallen måste naturligtvis undvikas. Det är din uppgift som rapportförfattare att skriva en text som din läsare kan förstå. Om en läsare i den tilltänkta målgruppen inte förstår en text, så är felet alltid författarens. Du ska respektera din läsare, och guida honom/henne genom texten. Detta gör du genom att ha en konsekvent form för din uppsats, att ha adekvata rubriker, att referera och hänvisa på rätt sätt, att definiera nya eller ovanliga termer och att skriva ett lättfattligt och ledigt språk. Du ska också respektera din läsare på så sätt att du inte tillskriver honom/henne åsikter eller viss kunskap. Till viss del måste du förutsätta att du och din läsare har vissa gemensamma värderingar och kunskaper, men att t.ex. skriva Alla tycker vi att vargen är ett skadedjur, förutsätter att läsaren faktiskt tycker detta. Om läsaren är av annan åsikt kan han/hon lätt bli avogt inställda till ditt fortsatta resonemang. Ett bättre sätt är att skriva: Många tycker att vargen är ett skadedjur, eller Vargen är på många sätt ett skadedjur och sedan exemplifiera på vilket sätt vargen är ett skadedjur. Innan en rapport lämnas till den stora gruppen läsare bör en kompis (och gärna en som är lite bättre än du själv på att skriva) språk- och faktagranska rapporten. Be läsaren att kommentera allt som verkar konstigt eller inkonsekvent i rapporten - alltså inte bara stavfel. Det är ju bättre att en kompis kommenterar att rapporten är osammanhängande, än att alla i den stora målgruppen inte förstår texten. Naturligtvis behöver man inte ändra allt i rapporten på det sätt som kompisen föreslår, men om han/hon inte förstår sammanhanget ska det tas på allvar. Ofta när man skriver är man så uppe i sitt ämne att man inte inser att läsaren inte vet lika mycket som en själv. Be därför alltid någon läsa igenom det skrivna, och lämna aldrig in en rapport som ingen annan har läst. 14