Förvaltningsledning och agilitet i praktiken

Transkript

1 Förvaltningsledning och agilitet i praktiken Går det att arbeta med strukturerad styrning mot strategiska mål och samtidigt uppnå lättrörlighet? På i Stockholm AB

2 På i Stockholm AB 2

3 Förvaltning Förvaltningsplan IT-specialist Daglig IT-drift och underhåll Mål & Visioner Kravdokument Delmål Förvaltningsprodukter Årshjulet Objektägare Objektspecialist Användarstöd Statusrapport Projekt Förvaltningsstyrning Verksamhetsnära förvaltning Objektverksamhet Resurskontrakt Beslutsunderlag Förvaltningsobjektsarkitektur Aktivitets lista Verksamhets komponenter Styrgruppsmöten Utvecklingsportfölj IT-Komponenter På i Stockholm AB 3

4 Vart kommer input till förvaltningsplanen från? Regeringens uppdrag Reglering brevet Myndighetens strategiska plan Framtidsbild Långa mål Värden Strategier Verksamhetsplanering VP 2016 Saker från föregående år Saker från andra FO Saker från projekt Förvaltningsplan Övergripande mål Långa mål Målen bryts ner till Delmål för förvaltningsobjektet

5 Mål och delmål Förvaltningsplanen Övergripande mål och inriktning <<_infoga förteckning över övergripande mål och inriktning som är styrande för förvaltningsobjektet och hur de påverkar objektet. Se objektetablering i metoden pm 3 portföljetablering för mer information_>> Styrande dokument Mål/inriktning Påverkan Mål Långsiktiga mål <<_infoga beskrivning av mål på lång sikt för förvaltningsobjektet. Utgå från periodicitet i organisationens verksamhetsplanering samt övergripande mål och inriktning enligt Se objektetablering i metoden pm 3 portföljetablering för mer information_>> Mål för förvaltningsperioden Målen är en följd av förutsättningar som presenteras i föregående avsnitt. Övergripande mål för <<_objektnamn_>> för år <<_20xx_>> är <<_infoga beskrivning, se objektetablering i metoden pm 3 portföljetablering för mer information_>>. Nedan presenteras delmål och resursberäkningar för perioden nedbrutet på respektive huvudaktivitet. Resursberäkningarna anges i <<_timmar eller persondagar_>>. <<_ länka/klistra in tabell från mall PS.23 arbetsblad 2, där delmål och resursuppskattningar är ifyllda. Se objektetablering i metoden pm 3 portföljetablering för mer information_>>. På i Stockholm AB 5

6 Målbeskrivning Exempel - Målbeskrivning Inriktningsmål Objektmål Delmål förvaltningsprodukt vidareutveckling (VU) Nytta Beskrivning Förväntat resultat Öka medborgarnas möjlighet till självbetjäning Skapa möjlighet att själv titta på sin blivande pension Byte av webbplattform Minskat antal samtal till kundservice För att kunna öka medborgarnas självbetjäning måste nuvarande webbteknik bytas En ny webbportal som kommer klara myndighetens behov de närmsta 3-5 åren På i Stockholm AB 6

7 Vad göra? Aktivt arbeta med att identifiera, specificera, planera, realisera och följa upp nyttor Källa: Vägledning i Nyttorealisering, e-delegationen 2014

8 Förvaltningsplanen Att tänka på Har objektet vuxit upp och blivit för starkt / självgående? Finns för sin egen skull? Ajabaja! Glöm inte att det är verksamheten som skall stödjas Tydlig koppling till verksamhetsmålen Glöm inte bort att förvaltningen är stöd för Säkerställ att ni pratar om verksamhetsnytta Det som inte finns i planen finns inte Ajabaja! Glöm inte att det är verksamheten som skall stödjas. Mäta och följa upp! Hur vet ni att ni startar rätt förändringsinsats? Hur kan man veta att nyttan realiseras?

9 Men vem avgör vad vi ska göra? Om flera intressenter har intresse i ditt objekt: Använd någon form av rangordnad prioritetslista pm3:s prioriteringslista Egendefinierad prioriteringslista SAFe WSJF

10 Scrum & pm3 hur löser vi det? Att lyckas En produktägare som fångar intressenternas behov Ett förvaltningsobjekt är ofta för stort för en PO, nyttja istället objektspecialisterna Ha direktkontakt mellan utvecklare och objektspecialisterna Teamet bygger kunskap om produkten Produkten i pm3 är verksamhetskomponenter & IT-komponenter. Se till att ni har gemensam syn på detta. Få verksamheten att arbeta med VSH-komponenterna i samma takt som sprint. Produktbacklogg som föder Sprintbackloggen Arbeta med din PBL, säkerställ ett Team som ser till att allt är förberett

11 Scrum & pm3 hur löser vi det? Att lyckas Dokumentation I verksamheten har man många dokument. Arbeta med dessa i samma takt som sprinten. Demo Säkerställa (minst) objektspecialisterna deltar på Demo s. Det är här man får aha upplevelsen. Definition-of-Done Visualisera arbetsuppgifterna Tex en Kanban tavla där VSH och IT har arbetsuppgifter.

12 Verktyg exempel på kanbantavla

13 Möten Möte med Objektägarna Redovisa progress gentemot delmålen. Undvik att gå in på detaljer/aktiviteter. Vad som levererats har vi från Demo. Fortsätta hålla pm3 rapportering För att möjliggöra en bra portföljstyrning Samarbeta, jämförelser, prioriteringar och styrning av samtliga FO Få en enhetlig rapportering med statusrapporter

14 Fallgropar Trilla inte ner i tron på att Verksamheten beställer från IT pm3 bygger på årsplaner pm3 - anpassa sin organisation efter processen Aktivitetslistan skall vara nerbruten på timmar och minuter Att agile inte innehåller planering Att man inte kan tänka själv!