LATHUND PRIMULA SJÄLVSERVICE

Transkript

1 LATHUND PRIMULA SJÄLVSERVICE FÖR DIG SOM ANSTÄLLD Redigerad

2 INLOGGNING... INLOGGNING... SPRÅKVAL... SJÄLVSERVICE... REGISTRERA ERSÄTTNING FÖR FRISKVÅRD, SJUKVÅRD OCH LÄKEMEDEL, UTTAG KOMP... 4 REGISTRERA FÖRÄLDRALEDIGHET... 5 REGISTRERA LEDIGHET... 6 LÖNESPECIFIKATION... 7 MINA ÄRENDEN... 8 NÄRVAROTID(FLEX)... 9 PERSONUPPGIFTER... 0 REGISTRERA RESOR OCH UTLÄGG... Inrikes resa... Utrikes resa... 4 Endast utlägg, representation och bilersättning... 7 Upprepade endagarsresor... 8 REGISTRERA SEMESTER... Ansöka om semester... Korrigera semester... REGISTRERA FRISKANMÄLAN EFTER SJUKFRÅNVARO... ÖVERTID/MERTID... 4

3 INLOGGNING Inloggning Primula Självservice har adress Adressen kan man komma åt på vilken dator som helst. Länk finns på internwebb. För att logga in, använd ditt mdh-id och lösenord. SPRÅKVAL För att byta språk, klicka på den svenska eller engelska flaggan till vänster i bilden under fliksystemet. SJÄLVSERVICE Du hamnar automatiskt på fliken Min sida vid inloggning. Det här är utgångspunkten för att göra egna ärenden, t.ex. ansöka om semester eller annan ledighet, göra en friskanmälan m.m. Här finns även din lönespecifikation. Vid ansökan om semester eller annan ledighet registrera endast en post åt gången innan du skickar. Här registrerar du friskvård, sjukvård, läkemedelsersättning och uttag komp Här rapporterar du VAB och alla andra föräldraledigheter Här rapporterar du ledigheter med och utan lön(ej semester) Här ser du din lönespecifikation Här kan du se dina pågående ärenden och söka äldre ärenden Här kan du se dina stämplingar i flexklockan och justera felstämplingar Här kan du ändra adressuppgifter, nära anhöriga och barn Här rapporterar du resor, utlägg och representation Här rapporterar du semester Här gör du friskanmälan Här rapporterar du intjänad övertid/mertid

4 Registrera ersättning för friskvård, sjukvård och läkemedel, uttag komp Klicka på fliken Min sida, klicka därefter på rubriken Ersättningar/kompled.. Välj Typ av ersättning i rullisten. Nedanför rullisten kan du få mer information om den ersättning du söker.. Ange From och Tom datum (ÅÅMMDD) samt Belopp och klicka på.. Klicka på Skicka. Ärendet går till lönehandläggare för utbetalning. OBS! Registrera endast ett utlägg åt gången innan du klickar på skicka. 4

5 Registrera föräldraledighet Klicka på fliken Min sida, klicka därefter på rubriken Föräldraledighet. OBS! Vid vissa föräldraledigheter får du upp en rullist för att välja vilket barn du är ledig för. För att kunna välja här måste du tidigare har gått in under Personuppgifter och lagt in barnets namn och personnummer. Om du vill ändra något i en ledighet efter du har klickat på Lägg till, klicka på Ändra och raden hoppar upp igen Kontrollera att schemat är rätt genom att klicka på. Nedanför rullisten kan du få mer information om den ledighet du söker.. Välj Orsak till ledighet i rullisten.. Fyll i From- och Tom datum (ÅÅMMDD) samt Omfattning. 4. Klicka på Lägg till och raden lägger sig en rad under. 5. Klicka på Medd/Bil och skriv en text om du vill skicka med ett meddelande. 6. Klicka på Skicka. Ärendet går till din chef för beslut. OBS! Registrera endast en ledighet åt gången innan du klickar på skicka. 5

6 Registrera ledighet Klicka på fliken Min sida, klicka därefter på rubriken Ledighet. Här söker du ledighet som inte är semester eller föräldraledighet Kontrollera att schemat är rätt genom att klicka på. Nedanför rullisten kan du få mer information om den ledighet du söker.. Välj Orsak till ledighet i rullisten. Fyll i From- och Tom-datum (ÅÅMMDD) samt Omfattning. 4. Klicka på Lägg till och raden lägger sig en rad under Klicka på Medd/Bil och skriv en text om du vill skicka med ett meddelande. 6. Klicka på Skicka. Ärendet går till din chef för beslut. OBS! Registrera endast en ledighet åt gången innan du klickar på skicka. 6

7 Lönespecifikation Klicka på fliken Min sida, klicka därefter på rubriken Lönespecifikation. Lönespecifikationen som visas är preliminär för innevarande månad så länge lönekörningen inte är gjord. För att se tidigare lönespecifikationer:. Fyll i år och månad (ÅÅMM) Klicka på För att skriva ut en lönespecifikation:. Klicka på Hämta. Du kan välja den på svenska eller engelska i rullisten.. Klicka på filen under Listor i denna session så öppnas lönespecifikationen. 7

8 Mina ärenden Klicka på fliken Min sida, klicka därefter på rubriken Mina ärenden. Här finns alla pågående ärenden. Du kan också söka fram tidigare avslutade ärenden. 4 5 För att se beviljade/avslutade ärenden:. Ange Ärende-id,om du vet vilket det är, för att söka specifikt ärende.. Välj Typ av ärende i rullisten om du vill söka fram ett ärende inom ett visst område.. Markera rutan Arkivsökning och ange i Period vid arkivsökning from- och tom (ÅÅMM). 4. OBS! datum ska ange när ärendet är registrerat, exempelvis 406 ansökt om semester för 407 = skriv Klicka på Sök 6. Om du vill titta på ärendet, klicka på Visa detaljer. För att därefter komma tillbaka till ärendesökningen, klicka på Återgå högst upp på sidan. 8

9 Närvarotid(Flex) Längst upp till vänster när du loggar in på Självservice ser du dessa tre knappar. Det är här du stämplar in och ut. Du kan ange manuell tid via knappen Manuell tid. Klicka på fliken Min sida, klicka därefter på rubriken Närvarotid om du vill se dina stämplingar över tid. När du kommer in anger du de datum du vill titta på och klickar på Hämta. Du kan bläddra fram nya datum med pilarna. När du klickar på excel-ikonen skapas en excel-fil. Se Listor i denna session. Om du klickar på Instämplad så kan du göra manuella stämplingar. Dessa måste åtföljas av en Anteckning. Klicka på Verkställ. 9

10 Personuppgifter Klicka på fliken Min sida, klicka därefter på rubriken Personuppgifter. Här kan du ändra adress och telnr. Vid förändring av namn ska personbevis skickas till lönehandläggare. Här lägger du också in personnummer och namn på dina barn.. Skriv i de nya uppgifterna. Om en utlandsadress ska registreras, kontakta din lönehandläggare.. Vid registrering av barn ange personnummer och namn. Lämna Tomrutan tom.. Klicka på Skicka. 0

11 Registrera resor och utlägg Klicka på fliken Min sida, klicka därefter på rubriken Resor/utlägg. Här sköts all hantering gällande resor och utlägg. Det finns fyra formulär att välja på: A. Endast utlägg/representation/bilers B. Inrikes resa C. Utrikes resa D. Upprepade endagarsresor. Välj ett av formulären i rullisten.. Registrera ditt ärende och skriv ut en blankett. Fäst dina kvitton på blanketten. Lämna till granskaren på din akademi/enhet.. Granskaren granskar ärendet och gör vid behov justeringar. 4. Ärendet går till din chef för beslut. Inrikes resa Frågetecknen innehåller hjälptexter. Underlag måste väljas i rullisten (Bifogas/Bifogas ej).. Välj Syfte i rullisten och Specificera syftet.. Välj Resmål i rullisten. 4. Avresa/Hemkomst skrivs ÅÅMMDD. Tid from/tom avser när du lämnade alt. ankom hemmet/tjänstestället. 5. Om du haft privat övernattning klicka på Privat övernattning och ange aktuella nätter. 6. Klicka på Måltider och ange vilka måltider du fått betalda under förrättningen. Markera Alla måltider betalda av resenär om du har betalat alla måltider själv. 7. Har resan skett Inom verksamhetsort klicka i därför avsedda ruta. 8. Ska traktamente ej utgå klicka i rutan Ej traktamente. 9. Ska lönetillägg ej utgå klicka i rutan Ej lönetillägg.

12 0 Avbrott i resa 0. Har avbrott i resa skett ange Ja i rullisten. Ange datum och klockslag from och tom. Vid flera avbrott, klicka på Ny rad och ange nytt datum och klockslag. Utlägg i samband med resa. Ange Utläggstyp via rullisten samt Belopp utlägg. Särredovisa moms enligt kvitto i därför avsedd ruta. 4 Representation vid resa. Ange anledning till representationen under Beskrivning.. Ange Representationstyp via rullisten. Ange Belopp. 4. Antal deltagare måste alltid anges. Klicka på Deltagare och ange namn och organisation på deltagarna. Om listan inte räcker till, bifoga en bilaga med namn och organisation.

13 5 Bilersättning 5. Ange vilken form av Bilersättning du söker i rullisten. Begär du den högre ersättningen, klicka i rutan Även skattepliktig bilersättn. Ange färdväg och motivera anledning till förhöjd ersättning. Ange Antal km och eventuell avvikande kontering Klicka på Beräkna så räknas den preliminära ersättningen minus skatt ut Läs och följ Viktig information! Klicka på Granska/Skriv ut. Fäst kvitton o dyl i original på underlaget och lämna till granskaren på din akademi/enhet Klicka på Skicka Ärendet går till granskare och därefter till din chef.

14 Utrikes resa Frågetecknen innehåller hjälptexter. Underlag måste väljas i rullisten (Bifogas/Bifogas ej).. Välj Syfte i rullisten och Specificera syftet.. Avresa & Hemkomst: fyll i datum, (ÅÅMMDD), för hela resan. Tid from/tom = när du lämnade alt. ankom hemmet/tjänstestället Avgång & Återresa = datum (ÅÅMMDD). Klockslag = tiden när flyg/tåg lämnade alt. ankom flygplats/tågstation. Välj Destination i rullisten. 4. N = ny rad X = ta bort rad 5. Ska traktamente ej utgå klicka i rutan Ej traktamente 6. Ska lönetillägg ej utgå klicka i rutan Ej lönetillägg. 7. Om du haft privat övernattning, klicka på Privat övernattning och ange aktuella nätter. 8. Klicka på Måltider och ange vilka måltider du fått betalda under förrättningen. Markera Alla måltider betalda av resenär om du betalat alla måltider själv. 4

15 9 Avbrott i resa 9. Har avbrott i resa skett ange Ja i rullisten. Skriv datum och klockslag from och tom. Vid flera avbrott, klicka på Ny rad och ange nytt datum och klockslag. 0 Utlägg i utländsk/svensk valuta 0. Fyll i Utläggstyp via rullisten samt Belopp utlägg. Är utlägget i svensk valuta, ange Varav moms. Annars sök fram Valutakoden via rullisten och valutakurs via länken till Forex och ange den. När du senare klickar på Beräkna(se nedan efter bilersättning) kommer summan Belopp SEK att beräknas. Representation/gåva. Ange anledning till representation under Beskrivning.. Ange Representationstyp via rullisten. Ange Belopp. Sök Valutakod i rullisten. Sök Valutakurs via länken till Forex och ange den.. Antal deltagare måste alltid anges. Klicka på Deltagare-knappen och ange namn och organisation på deltagarna. Om listan inte räcker till, bifoga en bilaga med namn och organisation. När du senare klickar på Beräkna(se nedan efter bilersättning) kommer summan Repr total att beräknas. 5

16 4 Bilersättning 4. Ange vilken form av Bilersättning du söker i rullisten. Begär du den högre ersättningen, klicka i rutan Även skattepliktig bilersättning. Ange färdväg och motivera anledning till förhöjd ersättning. Ange Antal km och eventuell avvikande kontering Klicka på Beräkna så räknas den preliminära ersättningen minus skatt ut. 6. Läs Viktig information! Klicka på Granska /Skriv ut. Fäst kvitton och dyl i original på underlaget och lämna till granskaren på din akademi/enhet Klicka på Skicka. Ärendet går till granskare och därefter till din chef. 6

17 Endast utlägg, representation och bilersättning Frågetecknen innehåller hjälptexter. Underlag måste väljas i rullisten( Bifogas / Bifogas ej.. Ange Syfte i rullisten och Specificera syftet. Ange Datum from/tom. Utlägg i SEK. Ange Utläggstyp via rullisten samt Belopp utlägg ; Varav moms enl kvitto Representation/gåva 4. Ange anledning till representationen under Beskrivning. 5. Ange Representationstyp via rullisten. Ange Belopp. 6. Antal deltagare måste alltid anges. Klicka på Deltagare-knappen och ange namn och organisation på deltagarna. Om listan inte räcker till, bifoga en bilaga med namn och organisation Bilersättning 7. Ange Resmål samt vilken Bilersättning du söker i rullisten. Begär du den högre ersättningen klicka även i rutan Även skattepliktig bilersättning. Ange Färdväg och motivera anledning till förhöjd ersättning. Ange Antal km och eventuell avvikande kontering. 8. Klicka på Beräkna så räknas den preliminära ersättningen minus skatt ut. 9. Läs Viktig information! Klicka på Granska/Skriv ut. Fäst kvitton och dyl i original på underlaget och lämna till granskaren på din akademi/enhet. 0. Klicka på Skicka. Ärendet går till granskare och därefter till din chef. 0 7

18 Upprepade endagarsresor Klicka på fliken Min sida, klicka därefter på rubriken Resor/utlägg. Välj formuläret Upprepade endagarsresor i rullisten. Frågetecknen innehåller hjälptexter. Välj Syfte i rullisten och Specificera syftet. Endagars. Ange Datum och Tid from och tom samt Resmål via rullisten. 4. Har resan skett Inom verksamhetsort klicka i därför avsedd ruta. Ska lönetillägg ej utgå klicka i rutan Ej lönetillägg. 4. Klicka på Måltider och ange vilka måltider du fått betalda under förrättningen. Markera Alla måltider betalda av resenär om du betalat alla måltider själv. 5 6,7 Utlägg 5. Ange Utlägg via rullisten samt Belopp. Särredovisa moms enligt kvitto i rutan Varav moms. 6. Ange vid behov Avvikande kontering. 7. Skriv Noteringar vid behov. 8

19 8 9 Representation 8. Ange Representationstyp via rullisten samt Belopp. 9. Antal deltagare måste alltid anges. Klicka på Deltagare och ange namn och organisation på deltagarna. Om listan inte räcker till, bifoga en bilaga med namn och organisation. 0 Bilersättning 0. Ange vilken form av Bilersättning du söker i rullisten. Begär du den högre ersättningen, klicka i rutan Även skattepliktig bilersättn. Ange färdväg och motivera anledning till förhöjd ersättning. Ange Antal km och eventuell avvikande kontering. 9

20 . Klicka på Beräkna så räknas den preliminära ersättningen minus skatt ut.. Läs Viktig information! Klicka på Granska /Skriv ut. Fäst kvitton och dyl i original på underlaget och lämna till granskaren på din akademi/enhet.. Klicka på Skicka. Ärendet går till granskaren och därefter till din chef. 0

21 Registrera semester Klicka på fliken Min sida, klicka därefter på rubriken Semester. Ansöka om semester. Kontrollera att schemat är 4 rätt genom att klicka på.. Ange From och Tom datum (ÅÅMMDD).. Klicka på Lägg till Om du ändrar dig eller har skrivit fel, klicka på Ändra. 5. Klicka sedan på Skicka. Ärendet går till din chef för beslut. 6. Här visas semesterstatus: uttagna dagar och antal kvarvarande semesterdagar. 7. Under rubriken "Beviljad semester innevarande år" markeras semesterperioder som ej varit med vid lönekörning med en *. OBS! Registrera endast en semesterperiod åt gången innan du klickar på skicka.

22 Korrigera semester. Lägg in perioden du vill korrigera och klicka i rutan Korrigering och Lägg till.. Klicka på Medd/Bil. Skriv anledningen till din korrigering.. Klicka på Skicka. Ärendet går till din chef för beslut. OBS! Korrigera endast en semesterperiod åt gången innan du klickar på skicka.

23 Registrera friskanmälan efter sjukfrånvaro Klicka på fliken Min sida. Vid rubriken Sjuk/friskanmälan ska det finnas en siffra inom parentes. Det betyder att det ligger ett ärende för hantering. Klicka på rubriken Sjuk/friskanmälan. Din lönehandläggare har registrerat din sjukfrånvaro. För att sjukfrånvaron ska få ett slutdatum måste du friskanmäla dig när du åter är på arbetet Kontrollera att schemat är rätt genom att klicka på.. Kontrollera att sjukfrånvarons datum och omfattning stämmer.. Om omfattningen av sjukfrånvaron Varierat ange på vilket sätt i Meddelande till lönehandläggaren. Ange datum och omfattning. 4. Fyll i det datum då du har börjat arbeta igen. 5. Klicka på Skicka. Ärendet går till lönehandläggaren och till din chef för kännedom. o

24 Övertid/Mertid Klicka på fliken Min sida. Klicka därefter på rubriken Övertid/Mertid. Ange den Typ av övertid du gjort samt hur du vill ta ut den, via rullisten.. Ange datum From och Tom samt Antal timmar.. Skriv Anteckning till din chef 4. Klicka på Skicka. Ärendet går till din chef för beslut. OBS! Övertid ska alltid vara beordrad av chef. 4 4