SLUTRAPPORT INNOVATIONSUPPHANDLING X

Transkript

1 SLUTRAPPORT INNOVATIONSUPPHANDLING X Sigrid Petterssén Anette Jonsäll

2 Innehåll Projektledaren har ordet 3 Inledning 5 Uppdraget - Projektets mål 6 Den röda tråden - Frame Lake Model Behovsidentifieringsprocessen Helhet Kontext Det Verkliga Behovet och kunskap om kontext Förutsättningar - Mandat - Tillit Tillväxt för hållbar utveckling Utfall och effekt Det offentliga budgetarbetet behovet av elasticitet 9 Frame Lake Model en Upphandlingsprocess i förändring 10 Beställarperspektivet 10 Upphandlarperspektivet 10 Leverantörsperspektivet 11 Ideella aktörer 11 Pusselbitarna som byggde modellen 12 Projektgruppen 12 Teori och praktik 12 Ett forskningsdrivet upphandlingsprojekt - Kvalitativa forskningsmetoder och krulliga processer 13 Utmaningen - Äldres måltidssituation 14 Det kommunala ansvaret 15 Mat- Måltidssituation Livskvalitet 15 Ända ner i magen 16 Att äta ensam eller tillsammans med andra 16 Äldre på landsbygd 17 Exempel från verkligheten 17 Offentlig Upphandling Innovationsupphandling - Förkommersiell upphandling 19 Innovationsupphandling 19 Förkommersiell upphandling 20 Förkommersiella upphandlingsinitiativ i Sverige 20 En Verklig Förändring - Projekten ute i Pilotkommunerna 21 Valet av kommuner 21 Datainsamling ute i kommunerna 21 Ockelbo En arena för kunskapsinsamling 22 Gävle middag på äldreboende 22 Ljusdal äldre som bor hemma med insatser inom kommunens omsorg, samt byggandet av en ny lösning 23 Kontextskillnader i verkligheten 25 Söderhamn Förkommersiell upphandling av en måltidstjänst med inkluderade mervärden i Trönö/Norralaområdet 25 Affären och affären utanför affären 26 Den förkommersiella upphandlingsprocessen i Söderhamn 27 Behovsidentifieringsprocessen 28 Utvärdering av förfrågningsunderlaget

3 Annonsering 28 Förfrågningsunderlag 28 Information och utbildning 30 FoU arbete - Idéfas/Utvecklingsfas 30 Urval - utvärdering av anbud 30 Testperiod 30 Påverkan på 2016-års livsmedelsupphandling 31 Spridning Internationell spridning 32 Rapporter från Projektet 34 Bok 34 Reflektioner och fortsatt arbete Glapp och hinder - Varför är systemen viktigare än utfallet? 35 Vad är kvar att göra 35 Plattform för innovation och utveckling i Region Gävleborg Slutord 37 Referenslista

4 PROJEKTLEDAREN HAR ORDET Ett fyraårigt innovationsprojekt har svischat förbi, ja det känns som det gått oerhört fort och så samtidigt, känslan av det var så länge sedan vi började. Mycket har hänt, och det på olika plan och troligen med olika upplevelser, beroende på vem av oss inom projektet man frågar. Det har varit en intressant, rolig och lärande tid i projektet. Vi har fått förmånen att lära känna många roliga, trevliga och kompetenta människor. Människor som delat med sig av kunskap, erfarenheter och tid och som på så sätt varit medbyggare i detta samhällsutmaningsprojekt. Det är precis det som varit den viktigaste kunskapen av alla, de engagerade människorna som gör skillnad! Utan personer som har modet att våga göra skillnad skulle inga innovationer någonsin kunna bli verkliga. Vårt projekt antog utmaningen att hitta nya metoder och modeller för att kunna möta de olika samhällsutmaningar som vårt samhälle står inför. Vissa samhällsutmaningar känner vi till och vet att utmaningen kommer, medan andra svåra utmaningar kommer fort och oförberett. Det måste oavsett hur de kommer handhas inom ramen för vad vi kallar det offentliga rummet. Vårt uppdrag har varit att testa hur offentlig upphandling och särskilt innovationsupphandling kan vara en drivkraft och ett verktyg att skapa nya innovativa lösningar. Själva synen på vad offentlig upphandling är och hur det kan driva utveckling är ett område som borde engagera alla människor som deltar i vårt gemensamma samhällsbyggande, då det handlar om flera miljarder kronor varje år som används för offentliga köp av varor och tjänster. Det är våra pengar som ska användas på ett tillitsfullt sätt där medborgarna kan känna trygghet att de gemensamma medlen också används utifrån ett verkligt behov, med störst effekt och utfall för varje satsad krona på såväl kort- som lång sikt. Den offentliga utmaningen ligger helt och hållet i händerna på de människor som finns i det offentliga rummet, det går inte att skylla på någon annan. Det är människor som gör skillnad, men det är däremot inte alltid de som har ansvar för verksamheten som faktiskt tar ansvar för enskilda individers behov. Behoven hos individerna i det offentliga rummet är inte självklart kända hos de som har beställaransvaret och att tjänster och produkter möter de behov som medborgarna har. Det förklarar till en del varför förändringsarbete tar tid eller helt och hållet uteblir, trots politiskt uttalad vilja och faktiskt behov hos användare/brukare. Projektet Innovationsupphandling X (IUX) har genomfört pilotprojekt i fyra kommuner i Gävleborgs län. Varje pilotkommun har haft sitt eget projektområde, valt av dem själva och därför också av betydelse i deras dagliga verksamhet. Den röda tråden som löper genom hela projektet utgör en modell som fått namnet The Frame Lake Model eller Ramsjömodellen om man så vill. Varje delprojekt finns beskrivna på projektets hemsida Fokus har varit att ta fram den eller de modeller som ger en valid behovsidentifiering av vilka krav som ligger tillgrund för hur en upphandlingsprocess ska utformas, eller om svaret är något annat än en upphandlingsprocess. Men utan att veta hur behoven ser ut, blir upphandlingsprocessen och alla andra processer till stor del en gissningsaktivitet, där utfallet blir svårt att utvärdera säkert och trovärdigt. Därför är arbetet inledningsvis med behovsidentifiering den viktigaste delen i en upphandlingsprocess för att få en kvalitetsäker process med god effekt på önskat utfall. Innovativa processer måste få testas utan att styras för hårt. Det gäller att våga lita på processen och vara uppdraget troget och se till helheten. Då kommer nya intressanta lösningar fram i ljuset, något som man aldrig kunnat fundera ut vid ett skrivbord och med en ökad kraft att förbättra ur ett hållbart perspektiv. Det material som finns beskrivet i denna rapport är den samlade forskning, de erfarenheter och kunskaper som framkommit under hela projekttiden. Projektgruppens kärna har varit en viktig grupp som har sett olika ut över tid. Sigrid Pettersén, projektledare och Anette Jonsäll, forskare har varit med genom hela projektet. Då projektet ägts av Inköp Gävleborg har ett antal olika upphandlare funnits knutna till projektet över tid. Fredrik Bäckström har varit upphandlingsexpert under det två senaste åren och drivit frågorna angående förkommersiell upphandling. Projektet har också haft kompetens i hälsoekonomi, kommunikation och juridik samt affärsskrädderi under delar av projekttiden. De som funnits med i projektgruppen under olika delar av projektet är: Sigrid Petterssén, projektledare, Anette Jonsäll, forskare, Fredrik Bäckström, upphandlingsexpert, Maria Larsson, 3

5 upphandlare livsmedel, Johan Almesjö, förbundsdirektör och ägare av projektet, Arnfinn Fredriksson, affärsskräddare, Emeli Ekblad, kommunikatör, Anders Sköldunger, hälsoekonom, Per Hammarstedt, upphandlings jurist, Monica Hagelin, administratör, Robert Carlsson, upphandlare, Helena Malmqvist, upphandlare, Peter Hinders, upphandlare, Anders Boquist, upphandlare, Henrik Thuresson, upphandlare, Michael Kazmierczak, stabschef, Ingvar Berg, upphandlare och controller, Jonas Bäckström, upphandlare, Stefan Åkerlund, upphandlare. Under inledningen av projektet hade vi ett stort stöd i upphandlingschef Stefan Axelsson som tyvärr avled efter en tids sjukdom och lämnade ett stort hål i vårt projekt och i våra hjärtan, dels av hans gedigna kunskap i upphandlingsfrågor men kanske mest utifrån den underbart varma person han var. Jag vill å projektets vägnar tacka ALLA som möjliggjort detta projekt i den egna organisationen men också alla de viktiga nyckelpersoner i våra pilotkommuner samt alla ni som finns och hela tiden funnits där under projektets gång nationellt och internationellt, ett alldeles speciellt tack till den styrgrupp och referensgrupp som följt projektet och kommit med god stöttning och handledning. Utan alla er har det inte varit möjligt att genomföra något projekt över huvud taget. Men det största tacket vill vi rikta till vår finansiär Vinnova, Ann-Marie Fineman och Nina Widmark samt vår ägare Inköp Gävleborg och Johan Almesjö. Projektets styrgrupp har varit: Ann-Marie Fineman, Vinnova, Johan Almesjö, Inköp Gävleborg, Mats Thörnquist, Region Gävleborg. Projektets referensgrupp har bestått av: Svenskt Näringsliv, Birgitta Laurent, Vinnova, Nina Widmark, Kammarkollegiet/konkurrensverket, Niklas Tideklev, Handelshögskolan, Björn Axelsson, Stockholms Universitet, Rolf Höök, Tillväxtverket, Johanna Essemyr-Pauldin, Nordiska Högskolan för Folkhälsovetenskap, Evastina Björk, Miljöstyrningsrådet, Monica Sillén, Region Skåne, Björn Lagnevik, Region Gävleborg, Magnus Ernström. 4

6 INLEDNING Innovationsupphandling X ett 4-årigt ( ) projekt, finansierat av Vinnova, ägt av Inköp Gävleborg. Inköp Gävleborg är ett kommunalt upphandlingsförbund bestående av 10 kommuner varav 9 av dem finns i Gästrikland och Hälsingland, de två landskap som utgör Gävleborgs län. Kommunerna som ingår i förbundet är Gävle, Hofors, Ockelbo, Bollnäs, Söderhamn, Hudiksvall, Nordanstig, Ovanåker, Ljusdal samt Älvkarleby kommun som tillhör Uppland. Projektet föregicks av en förstudie (2011), finansierad av Region Gävleborg och Vinnova med syfte att utreda intresse och förutsättningar för ett större projekt i Gävleborg. Förstudien finns tillgänglig på hemsidan Projektet Innovationsupphandling X föddes som idé från ett behov, att möjliggöra förändring i rådande offentliga strukturer ur ett underifrån perspektiv med offentlig upphandling som drivkraft. Att utgå från det holistiska perspektivet med fokus på användarnas behov har inte varit och är inte några heta frågor i upphandlingssammanhang i det vardagliga upphandlingsarbetet. Offentlig upphandling har till stor del varit en fråga om mest värde för pengarna, men där tyvärr kvalitetsbedömningen fått stå tillbaka för lägst pris. Det finns idag flera samhällsutmaningar för det offentliga rummet som måste lösas inom de rådande ekonomiska förutsättningarna. Möjligheten att kunna tillgodose behov hos medborgarna med offentlig upphandling som drivkraft blev utgångspunkten för projektet. Vinnova, myndigheten för innovation hade en utlysning beträffande innovationsupphandling som då blev startskottet för denna resa mot en modell för behovsidentifiering i upphandlingsprocesser, en förkommersiell upphandling av en måltidstjänst med mervärde samt ett flertal andra intressanta resultat, där bland annat hållbar landsbygdsutveckling blivit en positiv utvecklingsdel. Valet av samhällsutmaningen äldres måltidssituation blev naturligt då det vid tiden av projektstart fanns ett flertal larmrapporter i media om usla förhållanden för äldre på äldreboenden och i egna hem. Äldrefrågan var och är fortfarande på tapeten utifrån de stora grupper äldre som kommer att komma i Sverige och i hela västvärlden där undernäring och ensamhet är faktorer som påverkar den upplevda livskvaliteten negativt för äldre. Om det är svårt att tillfredsställa äldres behov nu, hur ska det då komma att bli när de stora kullarna med 40-talister kommer in i äldreomsorgen? Det finns mycket samlad kunskap om äldre och äldres behov, likväl ser det ut som det gör i Sverige idag, med undernäring, ensamhet och låg upplevd livskvalitet hos många äldre. Alla vet att matens betydelse för hälsan är direkt avgörande, därför blev det helt självklart att undersöka om det finns något som går att förändra i äldres måltidssituation som gör att äldre äter mer totalt sett över dygnet, mår bättre och känner en högre grad av upplevd livskvalitet i vardagen. Att koppla ihop offentlig upphandling och innovativa upphandlingsmetoder/processer som verktyg för att möta våra samhällsutmaningar är och har varit drivkraften som löpt som en röd tråd genom hela projektet Innovationsupphandling X. 5

7 UPPDRAGET - PROJEKTETS MÅL Projektet hade som mål att ta fram modeller/metoder för innovativ upphandling, en Nationell Innovationsplattform, driven av offentlig upphandling och en Regional plattform för Innovativ utveckling, som riktar sig mot vård och omsorg med stöd av bland annat Innovativ upphandling. Dessa plattformar ska ha till uppgift att sprida kunskap om innovativ utveckling, nationellt och internationellt. En förkommersiellupphandling av en måltidstjänst med mervärde skulle genomföras i konkurrens i Söderhamns kommun. Projektet skulle också ha en påverkan på den kommande livsmedelsupphandling som skall genomföras av Inköp Gävleborg. De mål som sattes upp inom projektet från start och som skulle gälla för varje pilotkommun har varit att: Skapa ett mervärde/tydlighet samt ökad upplevd livskvalitet för användarna/brukarna. Skapa nya produkter och tjänster som ger möjligheter för nya aktörer att delta, eller ge nya inriktningar hos etablerade aktörer. Inte vara en dyrare lösning för beställaren, ur ett helhetsperspektiv. Vara förenligt med gällande lagstiftning. 6

8 DEN RÖDA TRÅDEN - FRAME LAKE MODEL Frame Lake Model utgår från helhet och bygger på det verkliga behovet hos de som berörs. Vi har valt att kalla vår modell för Frame Lake Model eller Ramsjömodellen efter byn Ramsjö i Hälsingland, där modellen började ta sin form. Att ta fram goda exempel genom att arbeta med mindre delprojekt ger möjlighet att få kunskap och erfarenhet utan att riskera för stora satsningar på en lösning som inte är testad. Att arbeta med tester och pilotprojekt gör det mindre sårbart och har låg risk beträffande de människor som finns inom projektets ram. Kunskapen och erfarenheterna från dessa delprojekt kan sedan skalas upp och testas i olika sammanhang för att se hur generaliserbara de är. Den empiriska kunskapen om det verkliga behovet som kommer fram genom behovsbeskrivningsprocessen läggs till upphandlingsförfarandet i en gemensam helhetsprocess och de två delarna bildar tillsammans Frame Lake Model. Frame Lake Model beskriver helhetsperspektivet, hela terrängen måste identifieras och beskrivas innan kartan ritas. Alla involverade aktörers behov måste identifieras och beskrivas med fokus på det verkliga behovet. Den största och inledande delen av Frame Lake Model består av behovsidentifieringsprocessen som alltid måste vara den inledande delen i modellen som sedan efterföljs av en innovativ upphandlingsprocess. Modellen baseras på det verkliga behovet i realtid och måste ständigt vara föränderlig för att vara valid. Nedan kommer en beskrivning av de olika delarna som idag är identifierade i behovsprocessen med utgångspunkt från figur 1. Figur 1. Behovsidentifieringsprocessens innehåll Behovsidentifieringsprocessen Behovet av tidig behovsidentifiering för att kvalitetssäkra upphandlingsprocessen När börjar en upphandlingsprocess? Det finns anledning att fundera på den frågan. För att kunna bedöma vilket behov och vilka krav som en upphandling ska tillgodose, bör en behovsidentifiering göras. Det krävs ett arbetssätt som kvalitetssäkrar att kraven i upphandlingsunderlagen också stämmer överens med de behov de förväntas uppfylla. Behovsidentifieringsprocessen är den första delen i modellen. Den kan genomföras utan att följas av en upphandling, men för att ligga tillgrund för beslutfattande och stödfunktioner inom offentliga och privata verksamheter. De olika samhällsutmaningar som finns idag och som kommer att finnas framåt är av den karaktären att de kräver nya övergripande beslut, nytt arbetssätt och troligen också ny kunskap och kompetens för att klara av framtida 7

9 utmaningar i det offentliga Sverige. Kunskap om behovet hos de som tjänsten avser att tillfredsställa är nödvändig men även kunskap om rådande kontext. Genom att ta reda på det utifrån ett vetenskapligt arbetssätt ökar möjligheten att behovstillfredsställelsen blir högre för individ men också lönsam på samhällsnivå. Den tid och den kompetens som investeras i behovsidentifieringsprocessen visar att effekten av hela upphandlingsprocessen får ett positivt utfall, där behov för användare/brukare blir tillfredsställt, lösningen blir inte dyrare för beställaren ur ett långsiktigt perspektiv samt att lösningen kan generera tillväxt i samhället. Processen är produkten av ett tvärkunskapligt samverkansarbete mellan användarkompetens, beställare, upphandlare, leverantörer och ideella aktörer. Upphandlaren blir den nyckelperson som håller ihop processen, följer processen över tid, utvärderar och följer upp och för kunskapen vidare in i nästa process. Helhet Samhällsutmaningar måste ses och lösas utifrån helhetsperspektiv. Hänsyn måste tas till alla delar som kan tänkas ha inverkan på den samhällsutmaning som beskrivs. Helhetsbilden av utmaningen och behoven utgör beskrivningen av den terräng som i sin tur ligger till grund för den karta som skall ritas. Den kartan kommer att utgöra det underlag som kommer att ligga till grund för en eventuell upphandlingsprocess. Det kan vara svårt att orka förhålla sig till helhetsperspektivet hela tiden, det är krävande för oss människor att hela tiden försöka förstå sammanhang och effekter av handlingar. Det är troligen så att vissa människor har lättar att förstå och förhålla sig till helheter. Helheter går att bryta ner till mer hanterliga delar, under förutsättning att det hela tiden finns en medvetenhet om helhetsperspektivet. Kontext Det Verkliga Behovet och kunskap om kontext Det Verkliga behovet ägs alltid av den eller de som problembeskrivningen och utmaningen gäller. I det offentliga rummet handlar det om människor som har rätten till och behovet av insatser från det offentliga samhället. De som har uppdraget att tillfredsställa dessa behov är kommuner, landsting, regioner och staten, vars ansvar för medborgarna utgörs av lagstiftning, policys och andra styrdokument. I jakten på det Verkliga behovet krävs ett omfattande arbete med att ta reda på hur det faktiskt ser ut. För att ta reda på vem som bäst kan ge uttryck för ett behov, behövs metoder som på ett så säkert och snabbt sätt som möjligt kan ge svar på den frågan. I stället för att ta beslut utifrån hur man tror sig veta att tjänstemottagarnas situation/villkor ser ut, är det viktigt att skapa en korrekt bild av behoven och hur man på bästa sätt ska uppfylla dessa. De Verkliga behoven är starkt sammankopplat med kontext. Det är viktigt att skapa en helhetsbild av behoven i samverkan med de förhållanden som råder där behoven finns. Med kännedom om rådande kontext går det att komma ner till individnivå beträffande behovens utformning. Människors villkor och behov ser olika ut beroende på vart man bor och i vilken situation man befinner sig i. Våra behov påverkas av hur förutsättningarna där man lever och verkar ser ut. Det handlar inte om förutbestämda gränser, utan mer om olika områden. Det innebär att kunskapen om behov och kontext skapar nöjdare kunder, men ger också en mer träffsäker prisbild och dyra kostnader i efterhand undviks, med speciallösningar för några. Det öppnar i sin tur också möjligheter för nya innovativa och hållbara lösningar. Betydelsen av kunskap om kontext och verkliga behov kan vara direkt avgörande för resultatet i en upphandling av en offentlig tjänst. De skillnader i behoven som finns hos användarna har möjlighet att tillgodoses ända ner på individnivå om kontext och behov beskrivs i ett upphandlingsförfarande. Leverantörer har ofta stor kunskap om rådande kontext och verkliga behov, eftersom de verkar ute i de olika kontexterna därför är det viktigt att inkludera leverantörerna i en behovsidentifieringsprocess. Att beskriva kontext utifrån en behovsidentifieringsprocess kräver intresse av och förståelse för effekten och utfallet av en upphandlingsprocess, hur man skapar värde för individ och för samhället i stort. 8

10 Förutsättningar-Mandat -Tillit För att kunna arbeta i utvecklingsprocesser och arbeta fram en behovsbeskrivning som bygger på ett verkligt behov utifrån en helhetsbild, krävs några grundläggande förutsättningar. Innan arbetet med behovsidentifieringen sätts igång måste arbetet med utmaningen vara förankrad hos ledningen. Utmaningen måste vara känd hos alla i den övergripande ledningsstrukturen. De som fått uppdraget att arbeta med behovsidentifieringsprocessen måste ha tydliga och väl kända mandat från ledningen att arbeta med uppdraget. Det måste finnas tillit att dessa personer får driva processen utifrån ett vetenskapligt upplägg. Det krävs också ett tillitsfullt arbetssätt mellan de olika styr och arbetsgrupper som processen arbetar med. Genom en tydlig dialog, utöver det arbete som görs direkt i processen, är dokumentation såsom minnesanteckningar, protokoll och dylikt viktiga och ger alla involverade möjlighet att bära processen framåt. Det krävs förståelse för att förändringsprocesser är förenat med motstånd i de flesta organisationer. Olika strategiska val måste göras under processens gång, där känslan för när tiden är mogen för beslut blir viktig. Det kan låta flummigt att prata om magkänsla, men det handlar mycket om tajming och kunskap om förhållanden inom organisationer för kunna komma framåt i arbetet på ett framgångsrikt sätt. Här handlar det också om att vara uppdraget troget, lita på processen och inte släppa taget. Tillväxt för hållbar utveckling När man arbetar från ett helhetsperspektiv där behoven och kontext får vara styrande för lösningen öppnas möjligheter för tillväxt. Nya perspektiv synliggör behov som tidigare inte varit kända vilket kan generera nya innovativa lösningar och möjligheter. Från en genomförd behovsidentifieringsprocess synliggörs möjligheterna för nya aktörer att kunna vara med och leverera en produkt eller en tjänst som tidigare inte funnits. Hållbarheten i ett sådant arbetssätt bygger på att använda sig av befintliga resurser och den samlande kunskapen inom rådande kontext. Kopplas detta ihop med den offentliga upphandlingsprocessen så driver upphandlingen tillväxt och innovation som genererar tillexempel landsbygdsutveckling. Perspektiven vänds från att vara i behov av externt stöd till att själva driva utveckling framåt med befintliga förutsättningar och resurser. Utfall och effekt Det offentliga budgetarbetet behovet av elasticitet Trögheten i förändringsarbete inom det offentliga rummet handlar mycket om budget och budgetarbete. Hela den gemensamma kakan är uppdelad i flera budgetar av olika storlek inom olika offentliga förvaltningar. Dessa stuprörsbudgetar medför ett internt ekonomitänk som försvårar för helhetslösningar. Att hålla den egna budgeten blir viktigare än att lösa en utmaning som kräver ett helhetsgrepp. För att möjliggöra nya lösningar på våra samhällsutmaningar krävs ett nytänkande beträffande budget i förhållande till totalekonomi inom det offentliga rummet. Speciellt inom de områden som traditionellt kallas mjuka förvaltningar behövs diskussioner om hur behoven skall tillfredställas utan att hamna i ett läge där budget styr besluten, där det borde vara tvärtom. När det handlar om att kunna möta våra olika samhällsutmaningar måste budget följa behoven och ha en elasticitet med beredskap för snabba förändringar. I en elastisk budget måste det tas höjd för förändringar, att räkna med att det kommer att ske. Kunskapen om hur det verkliga behovet ser ut nu och insikt om hur behovsidentifieringen genomförs, ger trygghet i besluten. I figur 1, åskådliggörs den elastiska budgeten med den oregelbundna inramningen som omsluter kontext. Istället för stuprörsbudgetar så blir det gummibandsbudgetar. Att arbeta med utvärdering parallellt med utvecklingsarbete ger stabilitet och kvalitetssäkring i processen och ger trygghet till beslutsfattare att våga ta beslut. Helhetsprocesser är krävande på flera plan. Det behövs nytänkande av såväl ekonomipersonal som av beslutsfattare, det kan kräva involvering av nya personer med andra kompetenser än vad man normalt sett brukar arbetar med. I ett helhetsarbete är det viktigt att de som ska genomföra förändringsarbete har tydliga väl kända mandat. Att det finns en tydlig förankring i alla led där förändringsarbetet äger rum och att problemområdet är väl definierat och välkänt. Det behövs mod, ansvarskänsla, intresse och erfarenhet från processarbete för att arbeta med helhetslösningar. Det går inte att begränsa en helhet, bara addera till, men det går att dela upp den i hanterbara delar utan att för den skull markera dessa delar som egna små helheter. Den som äger processen måste också bära hela processen i alla dess beståndsdelar. 9

11 Frame Lake Model en Upphandlingsprocess i förändring Den andra delen i Frame lake Model tar vid där behovsidentifieringsprocessen avslutas och en upphandlingsprocess tar vid. För att kunna genomföra en upphandling av en samhällsutmaning krävs förändring på flera plan beträffande utförandet. Det handlar om att se upphandling som en helhetsprocess, där fokus ligger på effekten av upphandlingen ur ett samhällsekonomiskt perspektiv och utfallet av behovstillfredsställelse hos behovsägarna. För att klara av att genomföra offentliga upphandlingar av samhällsutmaningar med komplexa förhållanden kommer det att krävas nya professioner med tydliga ansvarsfördelningar och roller hos beställare, upphandlande myndighet, leverantörer och ideella aktörer. Beställarperspektivet Politiker och tjänstemän i kommunen har ett stort ansvar som beställare av produkter och tjänster som skall tillgodose behoven i det offentliga rummet. Allt som skall köpas in måste hanteras enligt gällande lagar och policys, för att på bästa sätt förvalta de gemensamma medel som ska täcka olika krav och behov. Det är beställarna i en kommun som har ansvaret för att det som behöver upphandlas också blir inköpt på ett riktigt sätt. Detta arbete sker oftast med hjälp av upphandlare. Det är många produkter och tjänster som skall upphandlas i en kommun varje år, därför måste dialogen angående en bra affärsstrategi alltid vara levande. Kunskapen om kraven och behoven av det som ska upphandlas avgör om det blir en bra affär på kort och på lång sikt. Upphandling av tjänster av komplex karaktär med många olika aktörer inblandade ställer stora krav på beställarna. I modellen Frame Lake Model arbetas det med styr- och arbetsgrupper som ger kunskap om det verkliga behovet och som möjliggör för beställare att ta bättre beslut. Beställarna måste skaffa sig kunskap och insikt om det verkliga behovet för att kunna föra en dialog med upphandlande myndighet/upphandlare om vad som skall upphandlas och vilken upphandlingsform som är den bäst lämpade för ändamålet. Det behövs också en dialog med leverantörer för att förstå markanden och för att marknaden skall förstå behoven. Upphandlarperspektivet Det kommer att krävas tydlig kompetens beträffande innovativa upphandlingsmodeller och dess genomförbarhet av morgondagens upphandlare. För att klara av de samhällsutmaningar vi står inför måste kravställningarna i den offentliga upphandlingsprocessen motsvara det verkliga behovet. Det i sin tur innebär att upphandlare får en offensiv roll i utformandet av kravspecifikationen på ett tydligare sätt än idag. Våra samhällsutmaningar är inte bestående över tid och inte heller kan de definieras lika över hela vårt land, det är som projektet visat, kontextuellt beroende. Det betyder att upphandlare måste arbeta nära beställare, leverantörer men också de olika behovsägarna som identifieras i behovsidentifieringsprocessen och även andra aktörer som har påverkan på behov och lösning som till exempel ideella aktörer. Idag finns en ganska stereotyp bild av upphandlarkompetens med ekonomi och juridiskkompetens i grunden med en adderad yrkeskompetens. Det kommer inte att räcka för att klara av komplexa samhällsutmaningar. Det kommer att krävas annan kompetens och kunskap, som sällan finns beskrivet i ett traditionellt CV och som är svårt för tillsättande chefer att efterfråga. Hur kan ett CV för en upphandlare av innovation se ut? Vad är det för kvalitéer som är nödvändiga för att hantera alla de olika KOMPETENS frågeställningar som kan ingå i en innovativ upphandlingsprocess? Och inte minst i vilken ANSVAR KUNSKAP sorts organisation finns en sådan funktion? Vem leder en förändringsprocess inom upphandlingsområdet? Bilden nedan Figur 2, beskriver några av de egenskaper som vi identifierat s för att klara av att upphandla utifrån RESPEKT ROLLER MOD verkligt behov. Det är naturligtvis individuella olikheter inom varje del, men det totala kompetensbehovet behöver delar av varje egenskap för att stå som samordnare i en INTRESSE PEDAGOGIK upphandlingsprocess av en samhällsutmaning. VILJA Figur 2. Kompetensbehov hos framtidens upphandlare 10

12 Leverantörsperspektivet Tillväxt byggd på hållbara incitament är nödvändigt för att det ska generera hållbar tillväxt över tid, speciellt för SME företag och framförallt i landsbygdområden. Många företagare som driver små verksamheter upplever dagens offentliga upphandling som svår och otillgänglig utifrån deras förutsättningar och förmåga. Det kräver mycket tid och kunskap för att klara av att svara på en anbudsförfrågan och upplevelsen att klara av att konkurrera med större företag är låg. Därför avstår många möjliga leverantörer från att delta i den offentliga upphandlingen även om de skulle finnas möjlighet att få leverera till offentlig marknad. Som liten företagare speciellt på landbygden krävs oftast flera olika ben att ställa sitt företag på. Företagare bygger sina företag på ett sätt som möjliggör överlevnad om någon av dessa ben försvinner. Leverantörer har ofta god kunskap och kännedom om deras kunders olika behov, det är så de skaffar kunder idag. Det blir också på så sätt en tillväxtfaktor och en landsbygdsutvecklingsfaktor att ta i beaktan vid kravställandet i upphandlingen. Därför är det viktigt med en närmare samverkan med leverantörerna innan upphandlingsförfarandet fatställs. Det finns sådana incitament genom det intresse för tidig dialog som växer fram inom offentlig upphandling i Sverige idag. Projektet har också intervjuat och träffat branschorganisationer samt stora företag och myndigheter i Sverige för att lära hur dessa ser på offentlig upphandling och hur det ser på konkurrensförhållanden mellan stora företag och SME företag. Kunskapen om hur olika företag ser på upphandling, konkurrens och behovstillfredsställelse hos kund är viktig kunskap för att kunna skapa förfrågningsunderlag som möter behoven hos leverantören som i sin tur ska möta behoven för kund. Det finns flera sätt att se på konkurrens i förhållande till offentlig upphandling, där konkurrens om en affär oftast ligger som grund i ett anbudsförfarande. Att driva ett företag i liten skala i landsbygdsmiljö innebär behov av goda relationer med andra företagare inom samma eller olika branscher för att få helheten att fungera. Det är inte alltid gynnsamt för företagandet på en ort om ett företag dominerar marknaden totalt. Företagarna själva har god uppfattning om hur förhållandet mellan olika företag och affärer ser ut, de avstår ibland att delta i en upphandling trots att de vet att skulle kunna få en affär, detta till förmån för en annan företagare som behövs, för att upprätthålla affärsbalans i ett litet samhälle. Det finns också en misstro till dagens upphandlingssystem bland företagare, som beskriver en verklighet där systemet tillåter aktörer att agera osunt i förhållande till de verkliga kostnaderna och på så sätt få kontrakten tilldelat sig, för att sedan justera prisbilden på olika sätt, allt inom lagens ram. Den typen av agerande görs företrädesvis av stora branscher som inte har en direktkontakt med sina kunder och kan gömma sig bakom sin storhet. Det är svårt för små företagare att uttala om detta, då de ofta är i beroendeställning till större leverantörer. Det här är intressanta resultat och kunskap som kan påverka hur förfrågningsunderlag kan utformas för att få en sund och konkurrenskraftig tillväxt inom den offentliga upphandlingen. Ideella aktörer Det finns aktörer utanför den traditionella upphandlingsarenan som har stor påverkan på huruvida en lösning skall bli möjlig eller inte. När kontext är känd och väl beskriven visar det sig att ideella aktörer har en viktig roll i lösningen. De har en sammanhållande funktion i det civila samhället som kittar ihop glappen mellan olika aktörer. Dessa aktörer är i en teoretisk process helt osynliga, men är helt avgörande för behovstillfredställelsen i lösningen. De ideella aktörerna är bärare av tillit, ger legitimitet och skapar trygghet hos slutanvändarna. 11

13 PUSSELBITARNA SOM BYGGDE MODELLEN Genomförandet och resultaten från projektet beskrivs i rapporten i samma krulliga form som hela den krulliga process som lett fram till Frame Lake Model. Det innebär att genomförande och resultat ofta går i varandra och så även egna reflektioner. Det vore fel av oss att göra en linjär beskrivning i rapporten, då vår övertygelse är att världen måste beskrivas utifrån den komplexitet som faktiskt är. Projektgruppen En av de viktigaste förutsättningarna i ett förändrings-/förbättringsarbete är de människor som ska hålla i och arbeta med processerna. Tron att processer kan generaliseras och avidentifiera personerna i processen är ett feltänk, det är precis tvärtom, det är människorna i processen som gör skillnad. Men det är viktigt att beskriva de unika egenskaperna hos de som kan kallas för nyckelpersonerna i processen. Vad är det som gör att det blir bra eller dåligt, hur och på vilket vis påverkar nyckelpersonerna processen samt hur bör eget bias beskrivas i en sådan process, är frågeställningar som bör finnas med under hela arbetet. Tvärkunskapligt är ordet som gör skillnad, kunskaper som finns inom olika yrkeskategorier, kan generera nya perspektiv och lösningar på sammatyp av frågeställning. Det är genom att arbeta i tvärkunskapliga grupperingar (olika yrkesgrupper och branscher) som ny kunskap växer fram. Dessutom breddas kunskap mellan olika yrkesgrupper, det är där generaliseringen äger rum. Genom att finnas med i olika sammanhang, prata med människor, delta i olika konferenser och dylikt. Det är viktigt att våga ha en dialog med olika människor, och sätta sig själv i nya ovana situationer, för att själv få ny kunskap och insikt. Ledarskapet i en innovativ process och i alla processer är viktigt som möjliggörare för effekt och önskat utfall av processen. Det krävs tillit, kunskap och erfarenhet om processer samt en stark tro på uppdraget. Det är så lätt att falla tillbaka på traditionellt ledarskap och gamla strukturer, speciellt i skeden av processen, där det inte ser ut som det pågår någon progress. Ledaren måste kunna stå när det blåser och kunna beskriva effekten av innovation samt hur önskat utfall arbetas fram. Tillit, mod och att ta ansvar är begrepp som är viktiga i utvecklingsarbete. Det kommer alltid att vara perioder av misstro och ifrågasättande under en utvecklingsprocess, det är en del av själva processen. Att hålla sig till planen och våga låta processen visa vägen kan vara tufft ibland. Att stå kvar när det blåser innebär också att utsätta sig själv för ifrågasättande från olika håll. Ledarskapet i innovationsprocesser är ingenting för fegisar! Det har visat sig vara avgörande att ha ett vetenskapligt upplägg av projektet. Validitet och reliabilitet ger resultat som står för sig själv och som kan upprepas för att ge stabilitet i beslutsprocessen. Men det måste finnas ett team som arbetar tillsammans och som stöttar varandra när det är tufft. Värdegrundsdiskussioner inom teamet ger trygghet och ger nödvändig kraft att orka stå där när förändringens vind blåser snålt runt hörnet. Teori och praktik Att driva ett forskningsprojekt i ett kommunalt upphandlingsförbund tillsammans med upphandlare har inte varit självklart och inte helt enkelt. Olika världar ska mötas och försöka förstå varandra. Men det har varit nödvändigt för att få den kunskap och förståelse för varandras olika roller som behövs i en innovativ upphandlingsprocess. Skillnaden mellan teoretiska och praktiska processer är till stor del tid och tålamod, men också kunskap, kompetens, tillit och framförallt driv. Tiden för att få den praktiska processen att börja fungera och fortsätta fungera har varit tålamodskrävande. Tiden är ändå väl investerad, då effekten av tidsåtgången går att utvärdera i utfallet av processen. Kunskap och tillit till varandras olika kompetenser och erfarenheter har blivit till insikt hos de som deltagit i processen, vilket gett utveckling och förbättring i det arbete som gjorts och ska göras av upphandlarna i alla upphandlingsprocesser framåt. När kunskap övergått till insikt sitter den där för alltid och på så sätt blir innovationsprocessen ett nytt tankesätt, som lever vidare och utvecklas i det dagliga arbetet. Den processlogiken är det som gör en utvecklingsprocess varaktig övertid. För kunskap söker kunskap som genererar utveckling om det får finnas i en tillåtande och utvecklande miljö. 12

14 Ett forskningsdrivet upphandlingsprojekt - Kvalitativa forskningsmetoder och krulliga processer Figur 3. En illustration av de olika delarna som ingår i en process som utgår från det verkliga behovet. Det saknas forskning inom upphandlingsområdet beträffande metod och genomförande utifrån ett användar- och helhetsperspektiv. Det finns däremot mycket forskning runt upphandlingsfrågor när det handlar om juridik och ekonomi. Att fokusera på de verkliga behoven ur ett användar- och helhetsperspektiv tillsammans med juridiska och ekonomiska kunskaper är däremot nytänkande forskning inom området upphandling. Projektet IUX har i huvudsak drivit tvärvetenskapliga och tvärkunskapliga processer där kvalitativa forskningsmetoder används. Vi har sett det som ett naturligt val av metod då området äldres måltidssituation är ett område där kvalitativa värden dominerar. Metoderna har varit mixade, där Grounded Theory (Strauss & Corbin, 1994), fallstudier (Yin, 2006) och aktionsforskning (Jakobsson, 2013) har varit bärande. Det är vanligt att beskriva utvecklingsprocesser som linjära, något som blir omöjligt i ett projekt som har tilluppdrag att beskriva verkliga behov. Verkligheten har en tendens att vara mer rörig, därför beskriver vi vår process som den ser ut i verkligheten och då blir processen mer krullig än rak. Som datainsamlingsmetoder har intervjuer, observationer, samtal, workshops, fokusgrupper används(kvale, 1997: Wibeck, 2010). Intervjuerna och fokusgrupperna har i de flesta fall spelats in på band alternativt skrivits ner som minnesanteckningar, observationer har skrivits ner i form av anteckningar och likaså samtal och workshops. Materialet har bearbetats och analyserat i huvudsak med innehållsanalys som metod. Frågematerialet för intervjuerna och fokusgrupperna har alla haft samma form av upplägg. Det har handlat om upplevelsen av mat och måltidssituationen, den sociala upplevelsen, upplevd livskvalitet, upplevd hälsa i nuläget och önskat läge. Projektet har ett underifrån perspektiv och börjar därför alltid hos användarna/brukarna. Frågorna har sedan fått ytterligare dimensioner när övriga blivit intervjuade som anhöriga, personal, verksamhetschefer, övrig kringpersonal, förvaltningsledning, politiker och leverantörer att också kunna besvara hur de tror att de äldre upplever sin situation och hur de själva vill ha det som gamla. Nästa generations äldre 40-talister, har också intervjuats om hur de ser på sin ålderdom, vilka krav och önskemål de har och hur de tror att det kommer att bli. Det är ett omfattande material som samlats in och bearbetats. Det har gett oss en god empirisk uppfattning om hur läget beträffande mat och måltidssituationen ser ut hos äldre människor i vårt län. Vår uppfattning är att det generellt sett, ser likadant ut i hela landet. Genom att arbeta med intervjuer, samtal och fokusgrupper som huvudsaklig materialinsamlingskälla växer en helhetsbild av äldres hela situation fram, det som berättats för oss har gett en heltäckande bild av hur de äldre själva upplever sin vardag, möjligheter att påverka sitt eget liv samt hur det skulle önska att livet såg ut. Syftet med all datainsamling har varit att skaffa en empirisk kunskap om hur det verkliga behovet ser ut i vårt län, beträffande mat och måltidssituation för att sedan kunna bygga en metod för att möta dessa behov i en upphandlingsprocess. En annan del av arbetssättet har varit de processmöten som genomförts och som varit en stor bidragande faktor att ta projektet framåt. Projektet har haft regelbundna processmöten med de deltagare som varit i projektet. Dessa möten har haft en karaktär av brainstorming där vi drivit varandra att gå ett steg till i analysen av helheten och resultat som vi uppnått. Vid dessa möten har alla idéer och tankar varit möjliga och nödvändiga att diskutera. Genom att lyfta alla möjliga och omöjliga tankar har deltagarna vid dessa möten också lyft sig själva tankemässigt och tänjt gränserna i sitt eget kunnande. Det har funnits ytterligare en för oss viktig aspekt med dessa möten, att få en gemensam syn på uppdraget oavsett vilken roll som var och en av oss har haft inom projektet så har vi förståelse och samsyn för samma helhet. Det innebär att alla är delaktiga och bär resultatet, det gör också att deltagarna i projektet bär kunskapen vidare. Resultaten från intervjuerna i de olika pilotkommunerna finns att läsa i de separata projektrapporterna från respektive pilotkommun på 13

15 UTMANINGEN - ÄLDRES MÅLTIDSSITUATION Samhällsutmaningen som handlar om en ökad åldrande befolkning, är inte en isolerad fråga i Sverige. Hela världen diskuterar hur resurser skall räcka till för att möta de behov som en åldrande befolkning innebär. Detta sker samtidigt som antalet människor som förvärvsarbetar minskar och fler ska dela på den gemensamma kakan av skattefinansierad verksamhet. Många äldre klarar sig själva långt upp i åldrarna och vi blir allt äldre, men med den ökande åldrande befolkningen så ökar också antalet sjuka äldre. Det finns dessutom ett önskemål om att höja folkhälsan för äldre och kvaliteten inom äldreomsorgen. För att denna ekvation skall gå ihop krävs ett nytt tanke- och arbetssätt där fler aktörer i samhället hjälps åt att lösa den samhällsutmaning vi står inför. Folkhälsomyndigheten som lyder under socialdepartementet har ett nationellt ansvar för folkhälsofrågor och de definierar ett hälsosamt åldrande som: En process där möjligheterna till fysisk, social och psykisk hälsa optimeras så att äldre människor kan ta aktiv del i samhället och åtnjuta ett självständigt liv med god livskvalitet utan att diskrimineras på grund av ålder. ( En nyckelfaktor i en god hälsa och livskvalitet är mat och måltidssituation. Regeringen gav 2011 Livsmedelsverket i uppdrag att bilda ett nationellt kunskapscentrum för måltider i vård, skola och omsorg. Målet var att: Alla matgäster i vård, skola och omsorg ska känna matglädje och må bra av maten. Kompetenscentrumet har utifrån FAMM modellen (Gustafsson et al, 2006) och aktuell forskning tagit fram en modell som kallas måltidspusslet. Modellen beskriver måltider i vård skola och omsorg och syftar till att kommunicera en helhetssyn kring de offentliga måltiderna. Måltidspusslet beskriver sex olika områden, som alla är viktiga för en bra offentlig måltid ( Modellen användes som en del i utmaningsbeskrivningen som bifogades till upphandlingsunderlaget vid den förkommersiella upphandlingen som genomfördes i Söderhamns kommun. Måltidspusslets delar stämmer väl överens med den helhetsbild som framkommit från den forskning som i IUX projektet genomfört, men stämmer även med de satsningar som Livsmedelsverket pekar på i sin rapport Bättre måltider i äldreomsorgen vad har gjorts och vad behöver göras (Lilja, K et al, 2014). IUX- projektet kan styrka det resultatet som visades att det behövs en tydlig ansvarsfördelning, mer utbildning om mat och måltid i vård, omsorgsutbildningarna och för hemtjänstpersonal. Det är bra med nationella satsningar, men det som ofta glöms bort är att de skall tas emot och förverkligas ute i de kommunala verksamheterna. Där finns ett glapp mellan den nationella skrivningen och hur den skall förverkligas ute i kommunerna. Det behövs katalysatorer inom kommunal verksamhet som kan driva, stötta och hålla i de förändringar som ska genomföras. Det behövs personer som förstår helhetsperspektiv och tar ansvar så att det blir en uthållighet inom verksamheten över tid. Många av de nationella satsningar som tillexempel stimulansmedlen som genomförts har visat på goda resultat, men tenderar till att blir dagsländor. När pengarna tar slut så avslutas ofta aktiviteterna, därför är det viktigt att förändringar genomförs inom befintliga verksamheter med befintliga resurser. För att få hållbarhet i förändringsarbetet måste resurserna optimeras, andra lösningar än dagens måste tillämpas och att ha modet att testa nya vägar till förbättring. En stark ledning, drivande nyckelpersoner och funktioner som har mandat och tar ansvar är en förutsättning för ett lyckat resultat. 14

16 Det kommunala ansvaret I Sverige ligger stora delar av ansvaret för äldres välbefinnande ute på kommunerna och det är en stor del av den kommunala budgeten som försöker tillgodose dessa behov. När fler äldre behöver någon form av insats från kommunen så ökar trycket på kommunernas ekonomi. Regeringen har en intention att fler äldre skall bo hemma med hemtjänst istället för bo på ett äldreboende, vilket har resulterat i att äldreboendeplatserna har minskat ute i kommunerna (Hjalmarsson, 2014). Det innebär att äldre människor som vill komma till ett äldreboende inte får någon plats utan får bo kvar hemma ibland mot sin vilja. När de väl kommer in på ett äldreboende, så är det många som bara bor där några månader innan de avlider (Schön, 2011). Det finns en hel del forskning i Sverige om äldre som bor på särskilt boende men det finns relativt lite forskning om äldre som bor kvar hemma. Vid Örebro universitet skrevs 2013 en avhandling om matdistribution till hemmaboende äldre personer (Pajalic, 2013), syftet var att beskriva matdistribution inom kommunal omsorg. Resultaten från studierna visade att matdistributionen är komplex och den är bara till viss del är organiserad. Det saknas en övergripande funktion som har ansvar för matdistributionen. De professioner som var involverade tog bara ansvar för sin del, vissa tog mer ansvar än vad deras profession krävde, till exempel personal i köket och taxichaufförerna, som gjorde att det trots allt fungerade. IUX resultat pekar i samma riktning, det saknas ett helhetstänk för nya lösningar och någon som tar det övergripande ansvaret för äldres måltidssituation. Vi har kunnat konstatera att det fanns en misstro och oro från de kommunala kostavdelningarna om att privata leverantörer inte skulle kunna upprätthålla samma hygien och säkerhet som den kommunala verksamheten. Det visade sig inte vara ett problem, däremot hittades glapp i den kommunala verksamheten där maten var hygienisk och kvalitetssäkrad fram till den lämnade lastbryggan. Efter att maten lämnat lastbryggan fanns det ingen kontroll på temperaturer, tid eller kvalitet. Äldre fick alla matlådor levererade via hemtjänsten en dag i veckan, vilket innebar att matlådorna stod i kylskåpet hela veckan och i många fall öppnades och värmdes lite efter tycke och smak. Det i sin tur innebar att det som från början var hygieniskt säkert och näringsriktigt inte blev det på grund av den hantering som sker i hemmen. I de intervjuer som gjorts inom projektet har de äldre ibland förvissat sig om att den personliga information de lämnar under intervjuerna, stannar hos oss. De är rädda för att det ska komma fram vad enskild person har sagt och att det i så fall skulle kunna leda till reprimander på enskilt plan. Detta ger oss en tankeställare när de gäller trovärdigheten i de brukarnöjdhetsenkäter som genomförs av kommuner och som tjänstemännen hänvisar till i kvalitetsfrågor. I de kommuner IUX arbetat har man från början tyckt att det var onödigt att undersöka mat och måltidssituationen, för det ansågs inte vara ett problemområde då de hade hög nöjdhet hos brukarna baserat på enkätresultaten, men har under projekttiden förstått att det finns en problematik, då äldre äter för lite och det finns en ofrivillig ensamhet framförallt ute i stugorna. Kommunens ansvar handlar om skälig levnadsnivå, men vem kan bedöma vad det betyder för varje äldre människa? Mat- Måltidssituation Livskvalitet Den mat som idag serveras på äldreboenden och i matlådan ut till hemmen, upplevdes av de äldre som smaklös och en känsla av att det är lika dag efter dag. Det är information som inte framkommer direkt, utan ofta längre fram i intervjuerna när ett förtroende har byggts upp. Efter de förändringar som IUX medverkat till ute i pilotkommunerna så var de äldre mer nöjda med maten och den måltidssituation som levererades. Det är skillnad mellan mat, måltid och måltidssituation. Mat är de komponenter vi äter i en måltid medan måltidssituationen är större än så. Maten och måltiden ingår i måltidsituation men den består förutom det av allt runt omkring. Måltidssituationen kan även inkludera livskvalitetsparametrar såsom valfriheten, delaktighet, val av miljöer och sällskap, möjlighet att vistas utomhus, den sociala gemenskapen och känslan av att ha ett sammanhang KASAM (Antonovsky, 2005). Äldre kan vara helt beroende av att få hjälp för att kunna uppnå alla dessa parametrar och få möjlighet att leva ett gott liv. I våra intervjuer har frågor beträffande livskvalitet i vardagen ställts till alla olika grupper vi mött. De allra flesta människor vi intervjuat svarar i stort samma sak, de upplever god livskvalitet i vardagen när de får umgås med nära 15

17 och kära, när de får möjlighet att bara sitta och njuta av en god kopp kaffe på en lugn och fridfull plats, att ha möjlighet att resa, äta gott och leva som idag. De äldre och de som vårdar äldre i hemmen uppger dock att de inte har någon livskvalitet i vardagen, då deras tid går åt till att vårda, oro att inte själva orka och att de ska bli ensamma. Det beskriver ett osynligt behov där omsorgen fungerar tack vare anhöriga och vänner, vilket stämmer med en helt färsk avhandling från Stockholms Universitet som visar att allt fler äldre blir beroende av anhöriga för sin omsorg, mot deras önskan och som minskar de anhörigas välmående (Ullman, 2015). Detta är ett sårbart system som balanserar på en tunn tråd, då anhöriga som vårdar sina anhöriga själva mår dåligt och snabbt själva kan bli i behov av vård. Det innebär ännu högre kostnader för samhället, varför det ur ett samhällkostnadsperspektiv skulle vara en fördel att synligöra och hjälpa anhöriga och bekanta som vårdar äldre i det tysta. Att känna sig trygg i sin livssituation påverkar i hög grad den upplevda livskvaliteten. Det finns många saker som äldre oroar sig för, det kan vara att man inte skall ha möjlighet att bo kvar i sitt hus för att man inte orkar göra alla sysslor längre, att man skall bli sjukare än idag och att affären och service skall försvinna från byn. Rädsla för att falla är stor bland äldre, de vet att konsekvensen av ett fall blir ett sämre läge för dem. Tryggheten ökar och oron minskar när äldre får besök av hemtjänsten varje dag, om så bara för att lämna in en matlåda, de vet då att man inte blir liggande i flera dagar om de skulle falla omkull eller göra sig illa. Det kan vara en stor vinst för både den enskilde äldre men också ur ett samhällsekonomiskt perspektiv att fler äldre får möjlighet till matleverans och ett kort besök av hemtjänsten vilket även skulle kunna inkludera äldre utan biståndsbedömning. Ända ner i magen Resultatet från IUX visar på samma resultat som flera andra studier i Sverige, att äldre i äldreboenden och äldre som bor hemma äter för lite mat och för många lider till och med av undernäring (Saletti, 2007;Nyberg et al, 2015). Det kan finnas många olika orsaker till att de äldre blir undernärda, det kan vara ensamhet, motivation, depression, sorg, mediciner eller sjukdomar som ger fysiska hinder att äta, man får inte upp maten från tallriken, eller på gaffeln in i munnen på grund av svaghet i greppet eller skakningar (Nyberg et al, 2015). En stor Svensk studie (Saletti, 2007) visad att ca en fjärdedel av de äldre låg i riskzonen att bli undernärda och de vanligaste orsakerna till undernäring var tugg-och sväljsvårigheter, minskad aptit och depression. Tugg-och sväljsvårigheter är vanliga men sällan upptäckta och åtgärdade, vilket vi tror till stor del också är orsakad av okunskap men även oförmåga att ta tag i det och genomföra åtgärder. I våra intervjuer såg vi också att tugg-och sväljsvårigheter kan vara en orsak till att man inte vill äta tillsammans med andra, då det är pinsamt att skaka, tappa maten och spilla på sig. Även om matlådorna som serveras till äldre som bor hemma kan vara både smakliga och ha en bra näringssammansättning när de packas i lådorna så saknas en helhetsbild där all mat i lådan hamnar ända ner i magen. Matlådorna delas i de flesta fall på minst två måltider, och man äter ett huvudmål om dagen istället för två som rekommenderas. Mellanmål finns knappt i de egna hemmen, lite frukt, kaffe och fika, men långt ifrån de mellanmål som skulle behövas. Resultatet från IUX visar att det går att vända den trenden, med ett annat arbetssätt. I Gävle Piloten ökade de äldre i vikt när personalen själva började ansvara för planering, inköp och tillagning av middag på tre avdelningar på en ett äldreboende och i Söderhamn började flera äldre äta mer mat då den upplevdes vara godare och ha finare uppläggning vilket visade sig genom att de äldre åt upp hela lådan istället för att dela den på två. Hemtjänst- och omsorgspersonal har en viktig roll i hur de äldre upplever sin måltidssituation dels genom det bemötande de ger samt att de kan styra måltidsmiljön. De har också en viktig roll i att observera och lyssna till de äldres önskemål och behov och se till att förverkliga dem. För att komma till rätta med undernäringen hos äldre tror vi att det krävs ett helhetsgrepp ökad kunskap och ett samarbete mellan olika professioner och aktörer samt att det finns någon med det övergripande ansvaret över maten hela vägen från produktion ända ner i magen på de äldre. Att äta ensam eller tillsammans med andra Det finns en skillnad i möjligheten till samvaro mellan att bo på äldreboende och att bo kvar i det egna hemmet. På äldreboenden äts måltiderna oftast tillsammans, det finns möjlighet till valfrihet att kunna umgås med andra, medan de som bor hemma ofta upplever en högre grad av ofrivillig ensamhet. Många äldre i eget boende uppgav att det var tråkigt och enahanda att sitta vid samma bord ensam varje dag och de upplevde att maten smakade lika. De enda personer som kom förbi var hemtjänstpersonalen som de flesta 16