: 10 steg för att få upp användningen Internkommunikation: 10 steg för att få upp användningen

Transkript

1 Internkmmunikatin: 10 steg för att få upp användningen Internkmmunikatin är en viktig faktr för att snabbt få effekt i frm av tids- ch kstnadsbesparingar. Vi har satt ihp 10 enkla steg sm du kan utgå ifrån för att få upp användningen. Ni kan använda er av det sm ni tycker är applicerbart ch göra anpassningar på innehållet.

2 Innehåll Innan lanseringen Steg 1: Infrmatin på Intranätet... 3 Steg 2: E-mejl till IT-kllegrna... 6 Steg 3: E-mejl till chefer... 7 Steg 4: E-mejl till alla anställda... 8 Steg 5: Underlag till avdelningsmöten... 9 Samma dag sm lanseringen Steg 6: E-mejl till alla på IT-avdelningen Steg 7: E-mejl till all persnal Efter lanseringen Steg 8: E-mejl till alla chefer Steg 9: E-mejl till alla anställda Steg 10: Artikel på Intranätet eller annan intern kmmunikatinskanal... 14

3 Steg 1: Infrmatin på Intranätet Förslag på tidpunkt: Två veckr före lansering Exempel: Intranättext, FAQ text Lansering av ny IT-funktin för hantering av brtglömda lösenrd Denna funktin kmmer att lanseras den < infga datum>. Detta gör det möjligt för dig att återställa ditt lösenrd m du glömmer det ch låsa upp ditt knt vid behv helt på egen hand. Med tanke på hur många lösenrd vi måste kmma ihåg är det inte knstigt att vi glömmer dem ibland! Tack vare denna nya funktin kmmer du inte längre behöva skriva ner ditt lösenrd för att kmma ihåg det. Så snart du glömmer det, är det bara att ange ett nytt. Om din datr låser sig, kan du själv låsa upp den med hjälp av lika metder för att identifiera dig digitalt. Denna funktin är tillgänglig avsett tid på dygnet eller dag på året, helt berende av IT-supprt. Du måste dck registrera dig innan du kan börja använda dig av denna funktin. Registreringen är bligatrisk, vilket innebär att du efter lanseringen inte längre kmmer kunna återställa lösenrdet genm supprten. När du har registrerat dig kan du återställa ditt lösenrd från: 1. Inlggningssidan i Windws 2. Extern webbplats 3. Mbil applikatin (Windws Phne app, Ggle Play, App Stre) Denna nya funktin är ett bra kmplement till vårt interna IT-stöd" säger < infga namn, Psitin>. "Att låta människr återställa sina egna lösenrd ch låsa upp sina egna kntn sparar tid för alla. När alla har registrerat sig kmmer de att se hur lätt det är att använda - avsett var man befinner sig ch vilken enhet man använder." Registrera dig här! < infga länk till registrering webbplats> För mer infrmatin, se FAQ < infga länk till FAQ>.

4 FAQ på Intranätet Fråga: Vad är innebär denna nya funktin? Svar: Tjänsten möjliggör för alla anställda att återställa sitt eget dmänlösenrd utan hjälp från supprten. Fråga: Varför behöver vi denna funktin? Svar: Användaren kan ändra/återställa sitt lösenrd. Detta frigör tid för alla ch säkerställer anställdas tillgång till sin arbetsmiljö avsett tid på dagen, plats eller enhet. Fråga: Vem kan använda den? Svar: Alla på företaget. Från ch med nu kmmer vi hantera alla lösenrdsändringar ch kntutelåsningar på detta sätt. Fråga: När kan jag börja använda den? Svar: Från ch med < infga datum>. Du kan redan nu registrera dig här: < infga länk till registrering webbplats>. Fråga: Varför ska jag registrera mig? Svar: Du behöver registrera dig för att kunna använda funktinen. Fråga: Hur kmmer jag igång? Svar: När du har lggat in på din datr, kan du registrera dig genm att följa denna länk: <infga länk till registrering webbplats>. Fråga: Hur återställer jag mitt lösenrd? Svar: Du kan återställa ditt lösenrd genm sidan Återställning av lösenrd : < infga länk till intranätsida>. Du behöver först identifiera dig för att kunna ändra lösenrdet. Fråga: Hur återställer jag mitt lösenrd via SMS? Svar: Klicka på "Skicka kden" på sidan Återställning av lösenrd < infga länk till intranätsida> ch skriv in kden du fått via SMS. Fråga: Varför måste jag använda mer än ett sätt att identifiera mig? Svar: Det är för att öka säkerheten. Ju fler sätt du identifierar dig på, dest säkrare blir systemet på att du är du. Fråga: Vad händer m jag glömmer inlggningen för att identifiera mig? Svar: Kntakta supprten. Fråga: Jag har glömt mitt lösenrd ch har inte registrerat mig än. Hur återställer jag mitt lösenrd? Svar: Kntakta supprten.

5 Fråga: Vad är en identifieringsmetd ch vad innebär det? Svar: En identifieringsmetd är ett sätt att säkerställa att du är du. För att öka säkerheten kmmer vi att kräva att du använder mer än en metd. Du kmmer att kunna välja mellan följande identifieringsalternativ: Frågr ch svar : Vid registreringen får du välja en persnlig fråga (från ett begränast urval av frågr) ch skriv in ditt persnliga svar. Svaret på denna fråga kmmer att fungera sm ett lösenrd. Symantec: Använd din inlggning till Symantec för att identifiera dig. Salesfrce: Använd din inlggning till Salesfrce för att identifiera dig. Chefsgdkännande: Detta innebär att din chef verifierar att du är du. Du kan antingen be din chef skriva in sitt lösenrd i din datr eller skicka iväg en förfrågan till din chef m att ange sitt lösenrd på distans. Specps Authenticatr: detta är en app sm du kan ladda ner ch använda för att identfiera dig. Den finns tillgänglig i Windws Phne app, Ggle Play ch i App Stre. Mbilt BankID: Använd din inlggning till mbilt BankID för att identifiera dig. SITHS (smart krt): Använd ditt SITHS-krt för att identifiera dig. Mbil verifikatinskd: En kd skickas till din mbiltelefn. Kden använder du för att identifiera dig. Persnliga identifieringsmetder: Använd någn av dessa metder för att identifiera dig. Observera att vi inte på någt sätt kmmer att kunna se ditt lösenrd eller få tillgång till din privata infrmatin avsett vad sm anges vid registrering. AOL Facebk Flickr GitHub Ggle Instagram LinkedIn Micrsft Tumblr Twitter Yah

6 Steg 2: E-mejl till IT-kllegrna Förslag på tidpunkt: Två veckr före lansering Vi lanserar en ny funktin för hantering av lösenrd Hej IT-kllegr, Den < infga datum> kmmer vi att lansera en ny funktin sm gör det möjligt för användaren kan återställa sitt lösenrd ch låsa upp sitt knt på egen hand. Detta behöver du känna till: Lanseringen kmmer att ske den < infga datum > Gäller alla anställda Obligatrisk registrering Återställning av lösenrdet är möjligt på inlggningssidan i Windws, hemsidan ch genm en app i din smartphne Först måste användaren välja ett antal metder för att identifiera sig. Dessa metder använder de sedan för att återställa sina lösenrd. Registrering är bligatrisk för alla anställda. Vi förväntar ss att det kmmer ta lite tid för alla kmma igång. Om en användare kntaktar dig för att återställa sitt lösenrd kan du hjälpa hen att kmma igång med att själv återställa sitt lösenrd. Det är viktigt att alla registrerar sig för att vi ska få verklig nytta av denna funktin. Mer m tjänsten här! < infga länk till intranätsida> Vänliga hälsningar, < infga signatur>

7 Steg 3: E-mejl till chefer Förslag på tidpunkt: Två veckr före lansering Lanseringen av en ny IT-funktin för hantering av lösenrd Hej chefer, Den < infga datum> kmmer vi att lansera ny funktin för hantering av brtglömda lösenrd genm självbetjäning. Vi har valt denna tjänst eftersm den ger vårt företag betydande tids- ch kstnadsbesparingar genm minskat behv av IT-supprt. Detta behöver du känna till: Lanseringen kmmer att ske den < infga datum > Gäller alla anställda Obligatrisk registrering Alla chefer förväntas driva igenm användandet i sina grupper Registrering är bligatrisk ch din rll är viktig för att vi snabbt ska kmma igång. Ta gärna upp denna nya funktin vid ditt nästa avdelningsmöte. Mer infrmatin hittar du på FAQ-sidan < infga länk till intranätsida>. Vi kmmer att kmmunicera med all persnal via e-mejl vid tre tillfällen: 1. Idag 2. På premiärdagen < infga datum> 3. En vecka efter lanseringsdatum < infga datum> Kntakta < infga namn, Psitin> m du har några frågr m den nya funktinen eller hur vad du kan göra för att stötta lanseringen. Bästa hälsningar, < infga signatur>

8 Steg 4: E-mejl till alla anställda Förslag på tidpunkt: Två veckr före lansering IT-nyheter: Nu lanserar vi en ny funktin för hantering av brtglömda lösenrd Hej medarbetare, Den < infga datum> kmmer vi att lansera en ny funktin sm gör det möjligt för dig att återställa ditt eget lösenrd ch låsa upp din datr vid behv helt på egen hand. Du kmmer alltså att vara säker på att alltid kunna lgga in på din datr, när ch var sm helst, utan att vara berende av IT-supprt. Detta behöver du känna till: Lanseringen kmmer att ske den < infga datum > Du kmmer att kunna återställa ditt lösenrd när sm helst på dygnet. Det är bligatriskt att registrera sig. Efter lanseringen kmmer du inte längre kunna återställa lösenrdet genm supprten. Du registrerar dig genm att använda dig av lika identifikatinsmetder. Din registreringsinfrmatin är privat ch inte åtkmlig för någn annan än du. Registrera dig redan idag: < infga länk till intranätsida>. Vänliga hälsningar, < infga signatur>

9 Steg 5: Underlag till avdelningsmöten Hppa över detta steg m det inte passar din rganisatin. Förslag på tidpunkt: Två veckr före lansering Exempel : Vi rekmmenderar att du förser cheferna med några huvudpunkter sm de kan ta upp på sina möten. Detta kan vara i frm av några krtfattade PwerPint bilder, ett faktablad eller dylikt. Vad? En ny funktin för hantering av brtglömda lösenrd genm självbetjäning. Funktinen gör det möjligt att återställa sitt eget lösenrd med hjälp av lika identifieringsmetder - utan att kntakta supprten. Vem? Alla på företaget förväntas använda denna funktin. När? Funktinen kmmer att lanseras den < infga datum>. När? Du kan registrera dig redan idag < infga länk till intranätsida>. Varför? Denna nya funktin kmmer att ge betydande tids- ch kstnadsbesparingar. Hur? Du måste registrera dig för att kunna använda dig av funktinen. Först måste du välja ett antal metder för att identifiera dig. Dessa metder används sedan för att återställa ditt lösenrd. Du kmmer att kunna ändra ditt lösenrd via inlggningssidan i Windws, via en extern webbsida eller en gratis mbil app sm du kan ladda ner från App Stre, Windws Stre eller Ggle Play.

10 Steg 6: E-mejl till alla på IT-avdelningen Förslag på tidpunkt: Samma dag sm lanseringen Den nya IT-funktinen för hantering av lösenrd har gått live Hej IT-kllegr, Idag har vi lanserat den nya funktinen för hantering av brtglömda lösenrd genm självbetjäning. Det är nu möjligt för alla våra anställda att återställa sina egna dmänlösenrd utan att kntakta supprten. Detta behöver du känna till: Lanseringen kmmer att ske den < infga datum > Gäller alla anställda Obligatrisk registrering Återställning kan göras genm inlggningssidan i Windws, extern webbsidan eller en mbilapplikatin Först måste användaren välja ett antal metder för att identifiera sig. Dessa metder använder de sedan för att återställa sina lösenrd. Vi förväntar ss att det kmmer ta lite tid för alla kmma igång. Om en användare kntaktar dig för att återställa sitt lösenrd kan du hjälpa hen att kmma igång med att själv återställa sitt lösenrd. Det är viktigt att alla registrerar sig för att vi ska få verklig nytta av denna investering. Läs mer här < infga länk till intranätsida>. Vänliga hälsningar, < infga signatur>

11 Steg 7: E-mejl till all persnal Förslag på tidpunkt: Samma dag sm lanseringen Den nya funktinen för hantering av lösenrd är live Nu kan du återställa ditt lösenrd helt på egen hand m du glömmer det eller m din datr låser sig. Du kmmer alltså att vara säker på att alltid kunna lgga in på din datr, när ch var sm helst, utan att vara berende av IT-supprt. Du måste registrera dig för att kunna använda dig av funktinen. Först måste du välja ett antal metder för att identifiera dig. Dessa metder används sedan för att återställa ditt lösenrd. Registreringen är bligatrisk, vilket ckså innebär att du inte längre kmmer att kunna få lösenrdet återställt genm supprten. Läs mer ch registrera dig här: < infga länk till intranätsida>. Vänliga hälsningar, < infga signatur>

12 Steg 8: E-mejl till alla chefer Förslag på tidpunkt: En vecka efter lanseringen Din insats är viktig för att få igång vår nya lösenrdsfunktin Det har nu gått en vecka sedan vi lanserade vår nya funktin för hantering av brtglömda lösenrd genm självbetjäning. Många har registrerat sig, vi har nu < infga prcentandel> av alla anställda inskrivna. Vi behöver nå 100 prcent användning för att uppnå de tids- ch kstnadsbesparingar sm vi har räknat med. Vad du kan göra: Registrera dig m du inte redan har gjrt det. Prata med ditt team betna vikten av att registrera sig ch hur mycket det kmmer att underlätta för dem m de glömmer sitt lösenrd. Föregå med gtt exempel ch prata med dina kllegr ch ditt team m registreringsprcessen. Vänliga hälsningar, < infga signatur>

13 Steg 9: E-mejl till alla anställda Förslag på tidpunkt: En vecka efter lanseringen Har du registrerat dig? Registreringen tar bara fem minuter av din tid ch kmmer innebära att du aldrig mer behöver vänta på supprten för att låsa upp ditt knt eller ändra ditt lösenrd igen. Du kmmer att kunna göra det själv var ch när det passar dig! Det är så enkelt. Km igång genm att besöka < infga länk till intranätsida> ch välj de identifieringsmetder du vill använda. Nästa gång du glömmer ditt lösenrd kan du på så sätt identifiera dig ch återställa ditt lösenrd. Din registreringsinfrmatin är privat ch inte åtkmlig för någn annan än du. Vänliga hälsningar, < infga signatur>

14 Steg 10: Artikel på Intranätet eller annan intern kmmunikatinskanal Förslag på tidpunkt: Efter lanseringen Den nya funktinen för hantering av lösenrd funkar detta verkligen? Den nya funktin för hantering av lösenrd är tänkt att du sm anställd ska kunna återställa ditt lösenrd när ch var du vill, helt på egen hand. Man ska i ch med detta inte längre vara berende av IT-supprt. Detta lät lite för bra för att vara sant så vi satte den nya funktinen på prv för att se m den håller vad den lvar. Testaren: < infga anställd namn, Psitin> Vad testet gick ut på: < infga anställd namn > ska anmäla sig till tjänsten ch försöka ändra sitt lösenrd varje dag i tre dagar. Registrering: Jag började genm att följa länken i ett mejl för att kmma till sidan där jag skulle kunna registrera mig. Jag skriv in mitt användarnamn ch blev mbedd att välja ett antal identifieringsmetder. Registreringen tg ungefär fyra minuter ttalt. Första gången: När jag startade min datr på mrgnen sökte jag efter Byta lösenrd ch km då till samma identifieringsmetder sm jag hade valt när jag hade registrerat mig dagen innan. När jag hade identifierat mig, skapade jag ett nytt lösenrd ch använde det för att lgga in på min datr. OK, detta gick ju smidigt! Andra gången: Den andra dagen ville jag återskapa en verklig situatin, så jag "glömde" mitt lösenrd. Jag skrev in en massa lika lösenrd tills mitt knt låstes. Detta brukar vara en väldigt frustrerande situatin. Jag fick på en gång upp mina val av identifieringsmetder ch efter att ha identifierat mig kunde jag skapa ett nytt lösenrd. Enkelt. Tredje gången: För mitt sista försök ville jag vara lite mer kreativ. Jag laddade ner den kstnadsfria mbila appen i min mbil. Den ska man kunna använda för att återställa sitt lösenrd. Sök efter Specps passwrd i App Stre, Windws Stre eller Ggle Play. Där var jag tvungen att ange mitt användarnamn ch identifiera mig. Jag valde ett nytt lösenrd i appen ch försökte lgga in med det i datrn. Skulle det funka? Yes, det gick. Smidigt.