EXAMENSARBETE. Utökad samverkan, Trafikverket Distrikt Nord, Enhet Investering. Jörgen Enman. Högskoleexamen Bygg och anläggning

Transkript

1 EXAMENSARBETE Utökad samverkan, Trafikverket Distrikt Nord, Enhet Investering Högskoleexamen Bygg och anläggning Luleå tekniska universitet Institutionen för samhällsbyggnad och naturresurser

2 Utökad Samverkan Trafikverket Distrikt Nord, Enhet Investering 2011

3 Förord Detta examensarbete är den avslutande delen på programmet Bygg och Anläggning vid Luleå tekniska universitet. Det är även en avslutning på den verksamhetsförlagda utbildningsdelen som ingår i programmet och som i mitt fall har skett på Trafikverket Investering i Luleå. Jag vill speciellt tacka min handledare Tomas Tossavainen på Trafikverket som har varit ett stöd och har gett mig värdefull information under hela arbetet. Jag vill även tacka övrig personal på Trafikverket som har varit behjälplig med fakta och synpunkter vid behov. Luleå i januari

4 Sammanfattning Utökad samverkan eller Partnering, som det även kallas, utvecklades i USA i slutet på talet med ambitionen att få byggsektorns aktörer att i högre grad samarbeta i stället för att beställare och entreprenör skulle hamna i motsatsförhållande till varandra. I denna rapport kommer jag att beskriva vad utökad samverkan är för något ur ett allmänt perspektiv. Men jag kommer även att titta på hur man från Trafikverkets håll ser på samverkansformen och hur erfarenheterna av detta är inom Trafikverket Investering Nord. Trafikverket bildades den 1 april 2010 som en sammanslagning mellan Banverket och Vägverket. I dagsläget pågår arbetet ute i Trafikverket för att hitta den optimala organisationen från tidigare två separata verksamheter. Trafikverket Investerings huvudsakliga uppgift är att ansvara för upphandling, genomförande och uppföljning av huvuddelen av Trafikverkets större ombyggnadsåtgärder och nyinvesteringar 0

5 Innehållsförteckning 1. INLEDNING Bakgrund Syfte Avgränsningar Metod Disposition UTÖKAD SAMVERKAN Vad är utökad samverkan? Den svenska modellen De tre nivåerna PRESENTATION AV TRAFIKVERKET Vad gör trafikverket? Snabbfakta om Trafikverket Organisationskarta Trafikverket Investering UTÖKAD SAMVERKAN INOM TRAFIKVERKET Bakgrund till utökad samverkan inom Trafikverket Processelement i utökad samverkan Förfrågningsunderlag Upphandling Genomförande av entreprenaden Förtroende och affärsmässighet DISKUSSION REFERENSER...11 BILAGA INTERVJUFORMULÄR... 12

6 1. Inledning 1.1 Bakgrund Bygg och anläggningsbranschen har sedan en tid gått mot mer och mer samverkansinriktade genomförandeformer i syfte att utveckla såväl lösningar som lönsamhet i sina projekt. Ett sätt att få ett effektivare samarbete är så kallad utökad samverkan. Jag har valt att titta närmare på denna samverkansform i mitt examensarbete på programmet Bygg och Anläggning vid Luleå tekniska universitet. 1.2 Syfte Syftet med detta arbete är att beskriva samverkansformen utökad samverkan ur ett allmänt perspektiv samt hur Trafikverket och då i synnerhet Trafikverket Investering ser på utökad samverkan in sin verksamhet och vad man ser för hot, möjligheter, problem och fördelar med samverkansformen. 1.3 Avgränsningar Arbetet avgränsas till att beskriva konceptet utökad samverkan inom anläggningsbranschen och då huvudsakligen ur ett beställarperspektiv representerar av Trafikverket. 1.4 Metod Till stor del är innehållet i rapporten baserat på skrifter från branschorganisationer och Trafikverkets verksamhetssystem. Jag har även använt mig av material från intervjuer med projektledare inom Trafikverket. 1.6 Disposition Jag har valt att först och främst titta på bakgrunden till begreppen partnering/utökad samverkan. Sedan har jag gått ned på en nationell nivå och titta på vad som utmärker den svenska modellen. Slutligen har jag begränsat mig till att beskriva hur man inom Trafikverket Investering arbetar med utökad samverkan och även samtalat och intervjuat projektledare inom organisationen som är de som arbetar med entreprenaderna i praktiken. 1

7 2. Utökad Samverkan 2.1 Vad är utökad samverkan? Utökad samverkan har sitt ursprung i Partnering, vilken utvecklades av offentliga beställare inom försvarssektorn i USA under slutet av 1980-talet. Det huvudsakliga målet var att få byggsektorns aktörer att samverka i stället för att ägna sig åt konfrontationer. Sedan har många länder följt efter och i exempelvis Storbritannien infördes i mitten på 1990-talet ett krav av den då sittande regeringen att Partnering skulle användas vid alla entreprenader som finansieras med statliga medel. Det kan exempelvis gälla ny- och ombyggnad av offentligt finansierade sjukhus. Begreppet Utökad Samverkan är framtaget som en svensk modell av Partnering, det vill säga att den är anpassad till de regelverk som gäller för den svenska anläggningsbranschen. Fortsättningsvis i rapporten kommer det begreppet att användas. Barlow (1997) beskriver Partnering som en process med vilken organisationer utvecklar en mer samverkansinriktad relation. Han framhäver tre fundament i processen: Parterna tar gemensamt fram ett måldokument för processen En särskild samverkansgrupp bestående av nyckelpersoner från parterna bildas. Dess huvudsakliga uppgift är att arbeta för måluppfyllelse Dessa nyckelpersoner ska medvetet bygga upp respekt för varandra och varandras roller Syftet med Utökad Samverkan är helt enkelt att få partnerna att under affärsmässiga former samverka systematiskt kring viktiga projektfrågor såsom teknik, ekonomi, tid, kvalitet, miljö och inte minst relationer. Det handlar alltså om en samverkansform och inte om en upphandlings-, entreprenad- eller ersättningsform. 2.2 Den svenska modellen Den svenska modellen för Utökad Samverkan inom anläggningsbranschen är framtagen av en arbetsgrupp bestående av representanter från beställarsidan och entreprenörsidan. Arbetet har utmynnat i en modell bestående av tre nivåer för Utökad Samverkan De tre nivåerna Nedan visas en schematisk bild på de olika nivåerna för Utökad Samverkan. Nivå 1 innehåller de obligatoriska momenten medan nivå 2 beskriver valbara moment för än mer utökad samverkan. Nivå 3 betecknar den mest utvecklade och avancerade nivån av samverkan. 2

8 Nivå 1 Den obligatoriska nivån ger en struktur för Utökad Samverkan och är användbar i alla typer av entreprenader och projekteringsuppdrag. De obligatoriska momenten ska stödja förtroendeuppbyggnad och arbetsmotivation samt fungera förebyggande för att undvika eventuella konflikter. En processledare som ansvarar för att driva samverkansarbetet ska utses. Det kan vara en person hos någon av parterna eller en inhyrd resurs. Det viktigaste är att personen är lämpad för uppgiften. Nivå 2 Den valbara nivån ger en fördjupad struktur som främst är avsedd för komplicerade och/eller stora entreprenader och projekteringsuppdrag. Exempelvis kan det handla om Väg- och järnvägsbyggande inom tätbebyggt område Väg- och järnvägsbyggande i områden där särskild miljöhänsyn behöver tas Projektering och genomförande av entreprenader med geologiska förutsättningar som medför svårigheter att styra produktionskostnaderna Ombyggnad av väg eller järnväg där osäkerhet råder om egenskaper som exempelvis graden av föroreningar i den befintliga vägkroppen Drift och underhållsentreprenader 3

9 Nivå 3 Den strategiska nivån är den nivå som på sikt kan ge de största besparningarna genom att man använder sig av redan inkörda och väl fungerande grupper för att driva flera liknande uppdrag i följd. Man slipper då kostnaderna för upphandling hos beställare och för anbudsräkning hos utföraren. 4

10 3. Presentation av Trafikverket 3.1 Vad gör trafikverket? Trafikverket ansvarar för långsiktig planering av transportsystemet för vägtrafik, järnvägstrafik, sjöfart och luftfart. Man ansvarar för byggande, drift och underhåll av statliga vägar och järnvägar. Vidare ska man verka för en grundläggande tillgänglighet i den interregionala kollektiva persontrafiken genom bland annat upphandling av trafik. Trafikverket har även till uppgift att pröva frågor om statligt stöd till svensk sjöfart. 3.2 Snabbfakta om Trafikverket Generaldirektör är Gunnar Malm. Huvudkontoret ligger i Borlänge. Regionkontor ligger i Eskilstuna, Gävle, Göteborg, Kristianstad, Luleå och Stockholm. Man har ca 6500 anställda. Trafikverket har nio resultatenheter och bolag. När Trafikverket bildades den 1 april 2010, avvecklades Banverket och Vägverket. Från och med den 1 januari 2011 tog Trafikverket över Rikstrafikens och Rederinämndens uppgifter. 5

11 3.3 Organisationskarta 3.4 Trafikverket Investering Trafikverket verksamhetsområde Investering ansvarar för upphandling, genomförande och uppföljning av huvuddelen av Trafikverkets större ombyggnadsåtgärder och nyinvesteringar. Man har också ansvar för Trafikverkets samlade specialistkompetens för investeringsverksamheten. Verksamheten spänner över hela genomförandeprocessen för investerings- och förbättringsprojekt, från förstudie till bygghandling och byggande. Verksamhetsområde Investering är uppdelad i sex olika geografiska områden. Dessa områden är syd, väst, öst/stockholm, mitt och nord. Sedan finns avdelningarna nationella projekt och teknik och miljö som verkar över alla geografiska områden. 6

12 4. Utökad Samverkan inom Trafikverket 4.1 Bakgrund till utökad samverkan inom Trafikverket 2002 tillsatte regeringen en utredning gällande kostnad, kvalité, konkurrens och kompetens inom byggsektorn. Utredningen kom att visa på de problem som fanns inom sektorn i form av brister på samarbete och utveckling bland annat. Dåvarande Banverket och Vägverket, som var stora beställarorganisationer, tog då initiativet till skapandet av FIA Förnyelse I Anläggningsbranschen. FIA:s huvudsakliga syfte är att samla hela den svenska anläggningsbranschen för att med gemensamma krafter skapa ett forum för förnyelse. En av de aktiviteter som drogs igång resulterade i en svensk modell för utökad samverkan. Trafikverket har tagit fram en handbok där man beskriver ett gemensamt arbetssätt för utökad samverkan. Jag kommer nedan att behandla de viktigaste delarna i denna handbok för att beskriva hur Trafikverket arbetar med utökad samverkan. 4.2 Processelement i utökad samverkan Man har samlat en rad processelement som bör finnas med för entreprenader som upphandlas i konkurrens. Dessa är i stegvis ordning: 1. Information och krav avseende utökad samverkan skrivs in i förfrågningsunderlaget. 2. I upphandlingsskedet ska anbudsgivarnas insikter och förslag om utökad samverkan utvärderas som en mjuk parameter. 3. Bildande av styrgrupp. I styrgruppen bör parternas ombud ingå och en ledare utses. 4. Bildande av en operativ samverkansgrupp där nyckelpersoner hos beställaren och entreprenören ingår. Om det visar sig att det finns viktiga underentreprenörer bör dessa också ingå. Detsamma gäller leverantörer. 5. Utarbetning av mål. Styrgruppen utarbetar övergripande mål för entreprenaden och samverkansgruppen utarbetar delmål. 6. Rangordning av mål i punkt Den gemensamt överenskomna målbilden för entreprenaden införlivas i kontraktet. 8. Åtgärder/strategier utarbetas gemensamt löpande under entreprenadtiden. 9. Uppföljning av resultat. Regelbunden uppföljning av måluppfyllelse. 10. Modell för avstämning av ekonomiska incitament och gränsdragning för vad som är att betrakta som tilläggsbeställning respektive separat beställning. 11. Styrning av styr- och samverkansgrupp för att nå upp till överenskommen målbild. 7

13 4.2.1 Förfrågningsunderlag Avtalsperiodens längd bör enligt anvisningarna vara minst två år för att ge processen tid att mogna och ge effekt. I upphandlingsföreskrifterna skall det finnas en egen rubrik med namnet Samverkansform. Under denna skall framgå att utökad samverkan kommer att tillämpas och en kort förklaring vad detta innebär ska ges. Ersättningsformen som man anser ska användas i utökad samverkan är riktkostnad med incitament. Det innebär i korthet att om slutkostnaden överstiger korrigerad riktkostnad så svarar beställaren och entreprenören för överenskommen del av överskridandet. Samma förfarande gäller om slutkostnaden skulle understiga korrigerad riktkostnad, med skillnaden att man då delar på överskottet. Justerad riktkostnad tas fram gemensamt mellan beställare och entreprenör. Betalning sker efter att entreprenör redovisat verifierade självkostnader Upphandling Trafikverket ser ingen risk att antalet anbudsgivare riskerar att bli färre jämfört med upphandling av en traditionell utförande- eller totalentreprenad. Konceptet bör snarare ge möjlighet till ökad konkurrens eftersom det nära samarbetet mellan beställare och entreprenör öppnar upp för anbudsgivare som inte nödvändigtvis har så god lokalkännedom och kunskap om de aktuella anläggningarnas status. Däremot betonas vikten av att ge en väl genomtänkt information om partneringkonceptet. Den bör lämnas dels i förfrågningsunderlaget och dels so en annonserad muntlig information under anbudsstadiet. För att kunna anbudsgivarna ska kunna kalkylera riktkostnaden kan en mängdförteckning med preliminära mängder ingå förfrågningsunderlaget. Det underlättar även när beställaren ska jämföra riktkostnader. Den prissatta mängdförteckningen ska dock endast användas i upphandlingsskedet. Som nämnts tidigare betalas entreprenören under entreprenadtiden enligt dennes verifierade självkostnader. 8

14 4.2.3 Genomförande av entreprenaden Trafikverket ser en klar fördel i att den person som ska få igång och driva processen för utökad samverkan har god kompetens inom väg eller järnvägsområdet. En ytterligare fördel är om personen inte är partsbunden till varken beställare eller entreprenör. En styrgrupp bestående av parternas ombud och partneringledaren bör bildas så snart som möjligt. Styrgruppens uppgift är främst att ge riktlinjer för arbetet med utökad samverkan i form av exempelvis överordnade mål. En annan viktig uppgift som kan bli aktuell är att behandla frågor som av olika anledningar inte går att lösa i den operativa gruppen. Mötesfrekvensen bör vara ett möte per tertial om inget oförutsett inträffar. Den operativa gruppen bör vara sammansatt av personer med operativa beslutsbefogenheter och med goda kunskaper inom området. Från beställarsidan kan det vara lämpligt med projektledaren medan entreprenören kan representeras av platschefen. Gruppens primära uppgift är att ta fram mål och delmål samt att rangordna dessa. Dessutom ska man ansvara för nödvändiga omprioriteringar i den dagliga verksamheten. Det kan vara lämpligt att ha möten en gång per månad. Ordinarie byggmöten som behandlar mer formella avtalsfrågor såsom ekonomi, tider och arbetsmiljö bör hållas i direkt anslutning till partneringmötena eftersom beslut som tas på byggmötena får konsekvenser för det ekonomiska utfallet och därmed också målstyrningen som partneringruppen ansvarar för. För att veta vilket ekonomiskt utrymme som finns tillgängligt för målstyrningen är uppföljning och prognostisering av kostnaderna två väldigt viktiga delar. Lämpligen bör det skötas av en representant från respektive part som även rapporterar till den operativa samverkansgruppen Förtroende och affärsmässighet Utökad samverkan bygger i mångt och mycket på ett stort förtroende mellan parterna. Det handlar om att ett så kallat relationsbaserat förtroende byggs upp. Processen vid utökad samverkan ger parterna en möjlighet att redan vid ett tidigt skede i projektet bygga upp ett starkt förtroende för varandra genom samverkan runt vikiga projektfrågor som gemensam målbild och åtgärdsplan för projektet. Dessa förtroendeskapande åtgärder byggs sedan på i form av gemensam uppföljning och gemensam målstyrning. Om konflikter och meningsskiljaktigheter trots allt skulle dyka upp så är det viktigt att dessa tas upp och blir lösta omedelbart. Trafikverket anser att förtroendet mellan de i rollen som statlig beställare och en entreprenör bör utgå från affärsmässiga grunder. Det handlar bland annat om att man som beställare agerar konsekvent i alla frågor som har med ekonomi att göra, att rimliga ersättningar betalas ut när berättigade krav ställs från entreprenören och att projektekonomin följs upp och att man styr den. Sedan handlar det även om mjukare värden som att agera ärligt och med stor öppenhet. Man anser att man förtroendemässigt bör hamna på en nivå där man varken har för litet eller för stort förtroende för varandra. Dessa ytterlighetslägen anser man ofta generera ökade kostnader. 9

15 5. Diskussion Det första man kan slå fast är att utökad samverkan inte används i någon större utsträckning, åtminstone när det gäller projekt inom Trafikverket Investering distrikt nord. Anledningen till detta tror jag främst beror på två orsaker. Den ena är att många projektledare saknar traditionen av samarbetsformen och därigenom av gammal vana väljer traditionella entreprenadformer. Den andra anledningen till att utökad samverkan inte tillämpas så ofta är att antalet komplexa projekt inte är många till antalet. Detta förstärks av att de projektledare som jag har intervjuat alla har angett projektets komplexitet som en huvudanledning till att man valde utökad samverkan i entreprenaden. Några andra motiveringar som nämndes var att man ville få fler anbudsgivare, att marknaden var överhettad och en önskad flexibilitet för att hitta kostnadseffektiva och fungerande lösningar. Just det senare var det också många som såg som de största fördelarna och vinsterna med utökad samverkan i projektet. Det faktum att både beställaren och entreprenören arbetar mot en gemensam målbild gjorde att man från beställarhåll såg en effektivare och bättre arbetsprocess, att man hade fokus på att driva arbetet framåt i stället för att lusläsa kontrakts- och entreprenadhandlingar. Detta ledde i många delmoment fram till bättre och billigare lösningar för båda parter. När man frågar projektledarna om upplevda negativa sidor med utökad samverkan dominerar svaret att det kräver större resurser och engagemang jämfört med en entreprenad utan utökad samverkan. Ett moment som tar dessa ökade resurser i anspråk är den ekonomiska uppföljningen eftersom den ekonomiska ersättningen bygger på löpande räkning med incitament. Den kräver alltså en löpande uppföljning och kontroll hela tiden. En annan sak som slukar mer resurser och även tid är att antalet möten upplevs som fler och tätare än i en traditionell utförandeentreprenad. En annan synpunkt som nämndes var att man såg det som väldigt riskfyllt för hela projektet om nyckelpersoner från den andra parten skulle försvinna. Detta främst beroende på vikten av relationer och personkemi är så pass avgörande för att få denna form av samverkan att bli framgångsrik. Avslutningsvis bör nämnas att det inte i något fall av de olika projekten funnits ett så kallat trepartsförhållande, det vill säga att även projektören är med i den utökade samverkan. Det är verkligen en del som man bör titta på och utveckla. För att man ska få maximala effekter av samarbetet bör det vara självklart att entreprenören och projektören gemensamt kommer fram till de handlingar i projekteringen som sedan ska ligga till grund för själva arbetet. Då undviker man risken för feltolkningar och beslut som kan innebära ökade kostnader och tidsförseningar i slutändan. 10

16 6. Referenser Nordiska vägtekniska förbundet (2008). Utveckling av beställarrollen inom anläggningsbranschen. ISSN Förnyelse i anläggningsbranschen (2006). Utökad samverkan en svensk modell för anläggningsbranschen. Trafikverket (2003). Erfarenheter av fyra entreprenader inom banverket. BRNA Rapport ISSN/ISBN. Trafikverket (2003). Partnering en samverkansform för entreprenadverksamhet. Handbok BVH

17 Bilaga 1 Intervjuformulär Frågor Utökad samverkan som entreprenadform 1. Beskrivning av projektet i korta drag? 2. Vad var huvudorsaken till att du valde utökad samverkan som entreprenadform? 3. Vilka är de största fördelarna/vinsterna med entreprenadformen för detta projekt? 4. Vilken typ av ersättningsform används? Finns det någon efterkalkyl som visar besparingar i kronor eller procent i jämförelse med budgeterad kostnad för traditionell ersättningsform? 5. Finns det några negativa sidor med denna entreprenadform utifrån dina erfarenheter av detta projekt? 6. Varför tror du att det trots allt är relativt få projekt som använder sig av utökad samverkan (tradition, LoU)? 7. Övriga synpunkter? 12