Rutin för introduktion av nyanställda

Transkript

1 051205_KMH_Introd_nyanstalld.pdf Kungl. Musikhögskolan i Stockholm Rutin för introduktion av nyanställda Dnr 05/ Kungl. Musikhögskolan i Stockholm Besöksadress: Valhallavägen 105 Postadress: Box , Stockholm Tel: Fax: E-post: info@kmh.se

2 051205_KMH_Introd_nyanstalld.pdf Dnr 05/ (8) Introduktion av nyanställda Ersätter Introduktion av nyanställda. Policy och rutiner. Oktober Varje nyanställning är ett långsiktigt åtagande för Kungl. Musikhögskolan i Stockholm. Det är därför viktigt att varje nyanställd tas om hand och ges möjligheter att bidra med sin kompetens och kapacitet till verksamheten. En genomtänkt, individuellt anpassad introduktion underlättar detta avsevärt. Den första tiden är oerhört viktig för hur den nya medarbetaren formar sin inställning till arbetsplatsen. En genomtänkt och effektiv introduktion gör att den nya medarbetaren snabbt kommer in i arbetsuppgifterna och kan bidra till verksamheten. Det är viktigt att den nyanställda känner sig välkommen och får veta vilka krav och förväntningar som finns på honom/henne. För att kunna utföra sitt jobb måste den nyanställda också få information om arbetsuppgifter, arbetssätt, informationsvägar och organisationens mål och strategi. En dålig introduktion kan aldrig göras om. I värsta fall leder den istället till minskad trivsel, konflikter, sjukfrånvaro och hög personalomsättning. Syftet med en gemensam introduktionsrutin för hela KMH är att möjliggöra att alla som börjar får en bra introduktion, oavsett var i organisationen de börjar. Introduktionsrutinen ska vara ett stöd för chefer och prefekter i detta arbete. Introduktionsrutinen tydliggör också ansvarsfördelningen mellan olika funktioner på skolan. Eftersom förutsättningarna ser olika ut för olika personalkategorier, finns en checklista för introduktion av lärare, en för timlärare och en för teknisk/administrativ personal. Utifrån dessa checklistor bör introduktionsprogrammen individanpassas från fall till fall. Medverkande Chefen/prefekten är ansvarig för att introduktionen av en ny medarbetare förbereds och genomförs på ett tillfredsställande sätt. Chefen/prefekten ska också utse en fadder till den nyanställda medarbetaren. För lärare kan denna fadder med fördel vara den ämnesansvariga, men även någon annan kan utses. För teknisk/administrativ personal utses en fadder från fall till fall. Faddern är den som den nyanställda i första hand vänder sig till med frågor om rutiner och praktiska problem. Om faddern inte själv kan svara ska han/hon kunna hänvisa till någon som kan. Faddern har också ett särskilt ansvar när det gäller att introducera den nyanställda bland arbetskamraterna. Utgångspunkten ska vara att faddern har närliggande arbetsuppgifter som den nyanställda, finns i närheten och är tillgänglig. De övriga arbetskamraterna i arbetsgruppen ska därutöver bidra med kunskap och information samt få med den nyanställda i gemenskapen. bistår med råd och stöd i hur chefen kan lägga upp introduktionen för sin nya medarbetare samt ansvarar för att introduktionsmapparna hålls uppdaterade. Tillvägagångssätt Den bästa introduktionen är den som är individuellt anpassad för varje ny medarbetare. Introduktionens uppläggning påverkas av var i organisationen den nyanställda finns, vilka arbetsuppgifter den ska ha, vilken kompetens och erfarenhet den besitter samt personliga förutsättningar och behov hos vederbörande. Det är lämpligt att i början varva arbetsuppgifter med information, så att den nyanställda successivt kommer in i sin nya miljö. Varje nyanställd vill så fort som möjligt känna sig som

3 051205_KMH_Introd_nyanstalld.pdf Dnr 05/ (8) en nyttig medlem av arbetsgruppen. Förbered därför gärna några konkreta uppgifter som den nyanställda kan börja jobba med. Tänk dock på att det för en nyanställd är mycket nya intryck i början, och ge därför utrymme för egen tid i början. För den nyanställda är det också lättare att ta till sig information om den sprids över en längre tid. Först när man känner sig hemma på den egna enheten är man redo att lära känna andra delar av skolan. På personalavdelningen och institutionssekretariatet finns introduktionsmappar med ett urval av information om KMH, anställningsvillkor och policys. Nyanställda timlärare får en mapp av institutionssekretariatet. Övrig personal får en mapp av personalavdelningen i samband med introduktionsmötet på personalavdelningen. ansvarar för att mapparna hålls uppdaterade. Uppföljning Chefen/en bör göra en uppföljning av introduktionen ca fyra månader efter anställningens början. Uppföljningen görs för att undersöka om den nyanställda har fått den introduktion som behövs och hur han/hon upplever sin nya arbetsplats. Om något har saknats i introduktionen bör chefen/prefekten undersöka hur den kan kompletteras. Medarbetaren ska ges möjlighet att själv kunna ge sin syn på arbetsuppgifterna. Han/hon kan också ha idéer och synpunkter på introduktionen som kan vara värt att notera till nästa gång det är dags att introducera en ny medarbetare. Chefen/prefekten bör också ge återkoppling på hur han/hon anser att den nyanställda hittills skött sina uppgifter. Uppföljning av introduktionen är inte relevant för timanställd personal. Bilaga 1. Checklista för introduktion av timlärare. Bilaga 2. Checklista för introduktion av lärare med tjänst. Bilaga 3. Checklista för introduktion av administrativ/teknisk personal. Bilaga 4. Förslag på välkomstbrev. Bilaga 5. Underlag för uppföljningssamtal. Gunilla von Bahr Rektor Elin Andersson Personalhandläggare

4 051205_KMH_Introd_nyanstalld.pdf Dnr 05/ (8) Checklista för introduktion av timlärare Bilaga 1 Tillämpliga delar kan även användas för amanuenser Före första anställningsdagen lämnar underlag till IS om nyanställd IS lämnar underlag till om nyanställd Person- och anställningsuppgifter registreras i Oden E-post om namn, institution, tillträdesdag och ev. postfack adresseras till Support, Andreas Goude och Bengt Nyström E-postadress och inloggningsuppgifter förbereds Ev. postfack iordningsställs Fadder utses och får introduktionsrutin Dataenheten Servicecentrum Första anställningstiden Information om arbetsuppgifter, institutionens organisation och verksamhet, KMH:s organisation och verksamhet m.m. Den nyanställda presenteras för nyckelpersoner Den nyanställda får introduktionsmapp och information om närvaro- och betygsrapportering Fotografering och utkvittering av inpasseringskort och ev. nyckel hos Servicecentrum

5 051205_KMH_Introd_nyanstalld.pdf Dnr 05/ (8) Checklista för introduktion av lärare med tjänst Bilaga 2 Före första anställningsdagen Person- och anställningsuppgifter registreras i Oden Person- och anställningsuppgifter lämnas till Ekonomiavdelningen och E-post om namn, institution, tillträdesdag och ev. postfack adresseras till Support, Andreas Goude och Bengt Nyström, med kopia till prefekten E-postadress och inloggningsuppgifter förbereds Ev. telefonanknytning och uppgifter till växeln förbereds Ev. postfack och namnskylt vid dörren iordningsställs Första arbetsveckan planeras, t.ex. möten, information, arbetsuppgifter Välkomstbrev till den nyanställda med ev. information om KMH och första arbetsveckan Dataenheten Teknik- och serviceavdelningen Servicecentrum Första anställningstiden Den nyanställda presenteras för nyckelpersoner Den nyanställda får KMH:s personalguide och information om närvaro- och betygsrapportering Rundvandring i lokalerna Fotografering och utkvittering av inpasseringskort och ev. nyckel hos Servicecentrum Information om Arbetsuppgifter, arbetstider, informationsvägar Institutionens organisation och verksamhet samt KMH:s organisation och verksamhet IT-nätverk och inloggningsuppgifter Telefon, material, postrutiner Information om anställningsvillkor, introduktionsmapp delas Information om löneutbetalning Sjukanmälan Företagshälsovård Semester och förmåner enligt avtal Policys i urval Besök på andra institutioner/avdelningar (faddern bokar tid) beslutar vilka (faddern bokar tid) Inom fyra månader Uppföljningssamtal Ev. komplettering av introduktionen

6 051205_KMH_Introd_nyanstalld.pdf Dnr 05/ (8) Checklista för introduktion av teknisk/administrativ personal Bilaga 3 För timanställd teknisk/administrativ personal används tillämpliga delar av checklistan. Före första anställningsdagen Person- och anställningsuppgifter registreras i Oden Person- och anställningsuppgifter lämnas till Ekonomiavdelningen E-post om namn, enhet och tillträdesdag adresseras till Support, Andreas Goude och Bengt Nyström, med kopia till avdelningschefen E-postadress och inloggningsuppgifter förbereds Telefonanknytning och uppgifter till växeln förbereds Postfack och namnskylt vid dörren iordningsställs Fadder utses och får introduktionsrutin Första arbetsveckan planeras, t.ex. möten, information, arbetsuppgifter Välkomstbrev till den nyanställda med ev. information om KMH och första arbetsveckan Arbetsplatsen iordningsställs Dataenheten Teknik- och serviceavdelningen Servicecentrum Första anställningsdagen Den nyanställda tas emot och presenteras för arbetskamrater Genomgång av organisation, arbetsuppgifter, arbetstider och introduktionsplan Rundvandring i närmaste omgivningen (toalett, kök, material) Praktisk information, t.ex. inloggning i datorn, lunch, parkering Fotografering och utkvittering av nyckel och inpasseringskort hos Servicecentrum Fadder Fadder Fadder Första arbetsveckan Rundvandring i resten av lokalerna på skolan Information om anställningsvillkor, introduktionsmapp delas Information om löneutbetalning Arbetstid och flex Sjukanmälan Företagshälsovård Semester och förmåner enligt avtal Policys i urval Fadder (faddern bokar tid) Inom fyra veckor Besök på andra avdelningar/institutioner Chef beslutar vilka (faddern bokar tid) Inom fyra månader Uppföljningssamtal Ev. komplettering av introduktionen

7 051205_KMH_Introd_nyanstalld.pdf Dnr 05/ (8) Förslag på välkomstbrev Bilaga 4 Välkommen till Kungl. Musikhögskolan i Stockholm Den [datum månad] börjar din anställning på Kungl. Musikhögskolan i Stockholm (KMH) och vi hoppas att du kommer att trivas hos oss. Du är välkommen klockan [tid] till Servicecentrum innanför huvudentrén där jag möter dig. Jag kommer sedan att visa dig till ditt rum och berätta om KMH, dina arbetsuppgifter och introduktionens upplägg. Du kommer också att träffa dina närmaste kollegor. Under din första tid kommer du att ha en fadder som hjälper dig med praktiska frågor och tips i ditt arbete. Din fadder heter [namn]. Jag som chef har det övergripande ansvaret för att din introduktion blir så bra som möjligt. KMH använder Nordea för utbetalning av löner. Om du inte har konto i Nordea, kan du göra en överföring från Nordea till den bank där du vill ha din lön insatt. Kontakta Nordea för ett sådant överföringsuppdrag. Om du inte har en sådan överföring får du lönen på en avi till den adress du uppgivit till oss. Vi vill också att du tar med dig en A-skattsedel och lämnar den till ekonomiavdelningen när du börjar. A-skattsedeln beställer du från Skatteverket. Vi ser fram emot att träffa dig den [datum månad]! Med vänlig hälsning [namn] /

8 051205_KMH_Introd_nyanstalld.pdf Dnr 05/ (8) Underlag för uppföljningssamtal Bilaga 5 Hur tycker du att introduktionsprogrammet har fungerat? Tycker du att du har fått den information du behöver? Tycker du att du har kommit in i dina arbetsuppgifter? Tycker du att du har kommit in i arbetsgemenskapen? Behöver introduktionsprogrammet kompletteras? Har arbetsuppgifterna motsvarat dina förväntningar? Tycker du att du har fått tillräckligt stöd och hjälp av mig som chef? Feedback på hittills utfört arbete.