RÅDGIVANDE MATERIAL KÄNDA AVSÄNDARE AV FLYGFRAKT

Transkript

1 1(15) A AV FLYGFRAKT

2 2(15) Innehåll Kort bakgrund... 3 Kravbilden i korthet... 3 Validering och checklista... 4 Utbildning personal och kompetenskrav säkerhetsansvarig... 4 Bilaga 1 - Valideringschecklista... 6

3 3(15) Kort bakgrund Enligt förordning (EU) 2015/1998 ska en känd avsändare av flygfrakt vara godkänd av Transportstyrelsen för att kunna använda sig av den statusen. Det bör framhållas att ett företag inte behöver vara en känd avsändare för att skicka flygfrakt, men frakten måste då säkerhetskontrolleras innan ombordlastning. Kraven för kända avsändare framgår av Transportstyrelsens föreskrifter (TSFS 2016:1) om luftfartsskydd. Transportstyrelsens föreskrifter går att ladda ner via myndighetens hemsida: ande&date1=&date2= En förutsättning för att kunna bli känd avsändare är att företaget skickar frakt för egen räkning och att frakten har sitt ursprung på den anläggning som godkänns. Det innebär exempelvis att företag som erbjuder tredjepartslogistiklösningar inte kan bli kända avsändare. Dessa företag kan dock ansöka om att bli en säkerhetsgodkänd fraktagent och kraven för att ansöka om godkännande framgår av 2 kap. Transportstyrelsens föreskrifter (TSFS 2016:1) om luftfartsskydd. Det bör också framhållas att statusen som känd avsändare endast gäller i förhållande till luftfartsskyddet och de säkerhetsåtgärder som ska vidtas för flygfrakt. Hanterar företaget farligt gods som omfattas av kraven enligt Dangerous Goods Regulations (DGR) ska dessa regler alltid tillämpas oavsett om företaget är känd avsändare eller inte. Kravbilden i korthet För att bli godkänd som känd avsändare måste ett företag uppfylla vissa krav när det gäller hantering av identifierbar flygfrakt/flygpost och det innebär i korthet: Krav på att utse en person på varje anläggning som har ansvaret för säkerhetsåtgärderna. Denna befattning omfattas av krav på säkerhetsprövning och placering i säkerhetsklass 3 samt krav på utbildning. Befattning som innebär att en person har tillgång till identifierbar flygfrakt omfattas av krav på säkerhetsprövning och placering i säkerhetsklass 3 samt krav på att de har viss utbildning. Tillträdeskontroll och fysiskt skydd av anläggningen och de lokaler där flygfrakt förvaras/hanteras/klargörs. Skydd mot obehörig åtkomst under transport.

4 4(15) Validering och checklista Innan Transportstyrelsen kan utfärda ett godkännande måste en validering på plats ha utförts av en validerare som är certifierad av Transportstyrelsen. Från och med den 1 januari 2020 kan en certifierad validerare inte längre användas utan från och med detta datum ska Transportstyrelsen kontaktas när ni som företag vill ansöka om godkännande som känd avsändare av flygfrakt. Transportstyrelsen kommer då att utföra valideringen. Validering syftar till att kontrollera att kravbilden uppfylls och valideraren kommer att använda en detaljerad checklista enligt förordning (EU) 2015/1998 och tillägg 6-C. Checklistan återfinns i bilaga 1 till detta dokument. Information om ansökningsförfarande och certifierade validerare finns på Transporstyrelsens hemsida: Det är ni som företag som tar kontakt med någon av validerarna eller Transportstyrelsen och kommer överens om genomförandet. En genomförd validering med godkänt resultat ligger sedan till grund för Transportstyrelsens godkännande. Om företaget har ett AEO-S eller AEO-F certifikat och Tullverket har gjort en kontroll på plats, behöver inte en certifierad validerare anlitas innan ansökan om godkännande görs till Transportstyrelsen. Tullens kontroll måste dock vara gjord inom tre år från det datum som ansökan görs. Om dessa kriterier uppfylls ska företaget, som vill ansöka om att bli känd avsändare, fylla i första delen av valideringschecklistan (se bilaga 1) samt den åtagandeförklaring som återfinns sist i checklistan. Kravbilden i övrigt är oförändrad, dvs. en känd avsändare ska uppfylla samma krav som tidigare vad gäller hanteringen av flygfrakt Utbildning personal och kompetenskrav säkerhetsansvarig Kompetenskrav för en säkerhetsansvarig person återfinns i 4 kap Transportstyrelsens föreskrifter (TSFS 2016:1) om luftfartsskydd. Det kan tilläggas att utöver de specifika krav som rör luftfartsskyddet och som i stor utsträckning kan fås genom det stödmaterial som finns för utbildning av personal (se nedan) kan övriga kompetenskrav normalt uppfyllas genom befintlig kunskap och erfarenhet.

5 5(15) Personal som har tillgång till identifierbar flygfrakt ska genomgå en allmän säkerhetsutbildning och kraven framgår av 4 kap. 30 Transportstyrelsens föreskrifter (TSFS 2016:1) om luftfartsskydd. Ett enklare stödmaterial för denna utbildning kan fås från Transportstyrelsen. Det finns instruktörer som är certifierade av Transportstyrelsen för att utbilda inom luftfartsskyddet. En lista över dessa instruktörer finns på Transportstyrelsens hemsida: Det bör dock noteras att det inte finns något krav att utbildningen ovan ska utföras av en certifierad instruktör. Utbildningen ska dokumenteras och kommer att vara en del som kontrolleras när verksamheten ska valideras, se vidare nedan om validering.

6 6(15) Bilaga 1 - Valideringschecklista Utdrag ur bilagan till förordning (EU) nr 2015/1998 TILLÄGG 6-C VALIDERINGSCHECKLISTA FÖR KÄNDA Förklarande anmärkningar: Följande förutsättningar gäller för : Punkter som är märkta med* är obligatoriska och MÅSTE fyllas i. Om svaret på en fråga i fetstil är NEJ MÅSTE valideringen ge UNDERKÄNT RESULTAT. Detta gäller inte om frågan inte är tillämplig. Ett godkännande förutsätter förutom att relavanta krav uppfylls att åtagandeförklaringen på sista sidan har undertecknats. Originalet till åtagandeförklaringen ska bevaras av Transportstyrelsen tillsammans med övriga handlingar som rör godkännandet. En kopia av åtagandeförklaringen ska lämnas till företaget som har validerats. Med flygfrakt avses också flygpost i detta dokument. Del 1: Organisation och ansvarsfördelning Valideringsdatum* använd exakta datum, t.ex. 01/10/2010 dd/mm/åååå 1.2 Datum för föregående validering och i förekommande fall unik identitetskod (UNI). dd/mm/åååå UNI 1.3 Namn, adress och organisationsnummer på den organisation som ska valideras* Namn: Organisationsnummer: Gatuadress/boxadress: Postnummer och ort: 1.4 Information om AEOF- eller AEOS-certifikat (i förekommande fall) Nummer på AEOcertifikat Datum då tullmyndigheterna senaste inspekterade denna anläggning 1.5 Adress till den anläggning som ska valideras* Nummer/enhet/byggnad

7 7(15) Gata Ort Postnummer 1.6 Verksamhetens art typ av frakt som hanteras: 1.7 Har den sökande ansvar för något av följande? a) Produktion b) Förpackning c) Lagring d) Klarering/avsändning e) Övrigt, v.g. specificera 1.8 Ungefärligt antal anställda vid anläggningen 1.9 Namn, befattning och personnummer på den som är utsedd som säkerhetsansvarig på anläggningen Namn och personnummer Befattning 1.10 Telefonnummer 1.11 E-postadress* Del 2: Identifierbar flygfrakt Syfte: Att fastställa den punkt (eller plats) där frakt blir identifierbar som flygfrakt. 2.1 Kontrollera, genom inspektion av produktionsområde, förpackningsanläggning, lager, klarerings/avsändningsområde och andra relevanta områden, var och hur en flygfraktförsändelse blir identifierbar som sådan. Beskrivning:

8 8(15) Del 3: Rekrytering och utbildning av personal Syfte: Att säkerställa att personal (fast anställda, tillfälligt anställda eller inhyrd personal, chaufförer) med tillgång till identifierbar flygfrakt har genomgått säkerhetsprövning för en befattning som är placerad i säkerhetsklass 3 före anställning samt fått tillräcklig utbildning för att vara medvetna om sitt säkerhetsansvar samt att säkerhetsansvarig uppfyller kompetenskraven. 3.1 Omfattar rekryteringsförfarandet för personal med tillgång till identifierbar flygfrakt säkerhetsprövning för placering i säkerhetsklass 3 före anställningen 1? 3.2 Omfattar rekryteringsförfarandet för den som är utsedd säkerhetsansvarig på anläggningen en säkerhetsprövning för placering i säkerhetsklass 3 2? 3.3 Genomgår personal med tillgång till identifierbar flygfrakt utbildning, inklusive repetitionsutbildning, om säkerhetsfrågor innan de får denna tillgång 3 och uppfyller säkerhetsansvarig kompetenskraven 4? Om JA, specificera 3.4 Bedömning är dessa åtgärder tillräckliga för att säkerställa att all personal med tillgång till identifierbar flygfrakt/flygpost har rekryterats på korrekt sätt och fått tillräcklig utbildning för att vara medvetna om sitt säkerhetsansvar? Om NEJ, v.g. ange skälen till detta 1 4 kap. 5b Transportstyrelsens föreskrifter (TSFS 2016:1) om luftfartsskydd 2 4 kap. 5a Transportstyrelsens föreskrifter (TFSF 2016:1) om luftfartsskydd 3 4 kap. 30 Transportstyrelsens föreskrifter (TSFS 2016:1) om luftfartsskydd 4 4 kap. 27 Transportstyrelsens föreskrifter (TSFS 2016:1) om luftfartsskydd

9 9(15) Del 4: Fysisk säkerhet Syfte: Att fastställa om (den fysiska) säkerheten på anläggningen eller i lokalerna är tillräckligt hög för att identifierbar flygfrakt kan skyddas från obehörig åtkomst. 4.1 Skyddas anläggningen av en fysisk inhägnad eller motsvarande? 4.2 Omfattas alla tillträdespunkter i anläggningen av tillträdeskontroll? 4.3 Om JA, är dessa punkter...? Bemannade Manuella Elektroniska Annat (ange vad) 4.4 Är byggnadens konstruktion solid? 4.5 Har byggnaden ett effektivt larmsystem? 4.6 Har byggnaden ett effektivt system med bevakningskameror (CCTV)? 4.7 Om ja, sparas övervakningskamerornas bilder? 4.8 Är alla dörrar, fönster och annat tillträde till flygfrakt säkrade eller omfattas av tillträdeskontroll? 4.9 Om inte, ange skälen till detta 4.10 Bedömning Är företagets åtgärder tillräckliga för att förebygga obehörig åtkomst av de områden inom anläggningen och i lokalerna där identifierbar flygfrakt hanteras eller lagras? Om NEJ, v.g. ange skälen till detta

10 10(15) Del 5: Produktion Syfte: Att skydda identifierbar flygfrakt från obehörig åtkomst och manipulering. Dessa frågor ska besvaras endast om produkten kan identifieras som flygfrakt under själva produktionsprocessen. 5.1 Kontrolleras tillträdet till produktionsområdet? JA eller NEJ 5.2 Om ja, hur? 5.3 Övervakas produktionsprocessen? Ja ellernej 5.4 Om ja, hur? 5.5 Finns det kontroller som förhindrar manipulering under produktionsskedet? JA eller NEJ Om JA, specificera 5.6 Bedömning Vidtar företaget tillräckliga åtgärder för att skydda identifierbar flygfrakt mot obehörig åtkomst och under produktionsfasen? JA eller NEJ Om NEJ, v.g. ange skälen till detta

11 11(15) Del 6: Förpackning Syfte: Att skydda identifierbar flygfrakt från obehörig åtkomst och manipulering. Dessa frågor ska besvaras om produkten kan identifieras som flygfrakt under förpackningsprocessen. 6.1 Övervakas förpackningsprocessen? 6.2 Om ja, hur? 6.3 Beskriv den slutgiltiga ytterförpackningen: a) Är den robust? Beskrivning: b) Är den utformad så att det tydligt syns om den har utsatts för manipulering? Beskrivning: 6.4 a) Används numrerade förseglingar, säkerhetstejp eller särskilda stämplar för att se till att det tydligt syns om flygfrakten har utsatts för manipulering? Om JA: 6.4 b) Förvaras förseglingarna, säkerhetstejpen respektive de särskilda stämplarna under säkra förhållanden när de inte används? Beskrivning: 6.4 c) Kontrolleras användningen av förseglingar, säkerhetstejp respektive särskilda stämplar? Beskrivning: 6.5 Om svaret på fråga 6.4 a) är JA, hur kontrolleras detta? 6.6 Bedömning Är förpackningsförfarandet sådant att identifierbar flygfrakt skyddas tillräckligt mot obehörig åtkomst och manipulering? Om NEJ, v.g. ange skälen till detta

12 12(15) Del 7: Lagring Syfte: Att skydda identifierbar flygfrakt från obehörig åtkomst och manipulering. Dessa frågor ska besvaras om produkten kan identifieras som flygfrakt under lagringen. 7.1 Lagras den färdigställda och förpackade flygfrakten/flygposten säkert och kontrolleras den för spår av manipulering? 7.2 Bedömning Är lagringsförfarandet sådant att identifierbar flygfrakt skyddas tillräckligt mot obehörig åtkomst och manipulering? Om NEJ, v.g. ange skälen till detta Del 8: Klarering/avsändning Syfte: Att skydda identifierbar flygfrakt från obehörig åtkomst och manipulering. Dessa frågor ska besvaras om produkten kan identifieras som flygfrakt/flygpost under klarerings/avsändningsprocessen. 8.1 Kontrolleras tillträde till klarerings/avsändningsområdet? JA eller NEJ 8.2 Om ja, hur? 8.3 Vem har tillgång till området? Anställda? Chaufförer? Besökare? Entreprenörer? 8.4 Bedömning Är säkerheten tillräcklig för att skydda flygfrakten från obehörig åtkomst och manipulering inom klarerings/avsändingsområdet? Om NEJ, v.g. ange skälen till detta

13 13(15) Del 8A: Försändelser från annat håll Syfte: Att inrätta förfaranden för hantering av icke-säkrade försändelser. Dessa frågor ska endast besvaras om försändelser för flygtransport tas emot från andra företag. 8A.1 Tar företaget emot försändelser av frakt för flygtransport från andra företag? 8A.2 Om JA, hur hålls dessa försändelser åtskilda från företagets egna försändelser, och hur identifieras de för den säkerhetsgodkända fraktagenten eller transportören? Del 9: Transport Syfte: Att skydda identifierbar flygfrakt från obehörig åtkomst och manipulering. 9.1 Hur fraktas flygfrakten till den säkerhetsgodkända fraktagenten? a) Av den säkerhetsgodkända fraktagenten eller på fraktagentens uppdrag? b) Avsändarens egen transport? c) Anlitar avsändaren en underlevarantör (åkeri)? 9.2 Om avsändaren anlitar en underleverantör (åkeri): a) förseglas eller förpackas flygfrakten före transport så det säkerställs att eventuell manipulering skulle upptäckas och har transportören undertecknat åkeriförsäkran? Följande frågor ska endast besvaras om 9.1 b är tillämplig dvs. att företaget utför sina egna transporter 9.3 Kan transportfordonets lastutrymme säkras? Om JA, specificera 9.4 a) Om transportfordonets lastutrymme kan förseglas, görs detta med numrerade förseglingar? b) Om numrerade förseglingar används, kontrolleras åtkomsten till dessa, och registreras numren vid utlämnande? Om JA, specificera 9.5 Om transportfordonets lastutrymme inte kan förseglas, är flygfrakten så beskaffad att det tydligt syns om den har utsatts för manipulering? 9.6 Om JA, redogör för hur detta säkerställs. 9.7 Om NEJ, hur skyddas frakten?

14 14(15) 9.8 Bedömning Är åtgärderna tillräckliga för att skydda flygfrakt mot obehörig åtkomst under transport? Om NEJ, v.g. ange skälen till detta Bedömning av valideraren Godkänd/Ej godkänd 5 Om den allmänna bedömningen leder till att verksamhetsutövaren inte godkänns ska det nedan anges inom vilka områden som de föreskrivna säkerhetsstandarderna inte upfylls. Underskrift Validerarens namn Datum Åtagandeförklaring [Företaget] åtar sig följande: att godta oanmälda inspektioner som genomförs av Transportstyrelsens inspektörer i syfte att övervaka dessa standarder. Om inspektören upptäcker allvarliga brister kan detta leda till att statusen som känd avsändare dras in. 5 Det formella beslutet att godkänna eller inte godkänna den kända avsändaren fattas av Transportstyrelsen

15 15(15) att omgående, men senast inom 10 arbetsdagar lämna uppgift till Transportstyrelsen om en ny säkerhetsansvarig utses för den aktuella anläggningen, andra förändringar av lokaler eller förfaranden genomförs som kan få betydande följder för säkerheten, och företaget upphör med sin verksamhet, inte längre hanterar flygfrakt eller inte längre kan uppfylla kraven. att upprätthålla säkerhetsstandarderna fram till nästa valideringsbesök och/eller inspektion på plats. Underskrift (firmatecknare) Befattning Datum