dnr 2/422/08 Tullstyrelsen/AEO-kontoret 1/6 MINIMIVILLKOREN FÖR FÖRETAG SOM ANSÖKER OM AEO-CERTIFIKAT

Transkript

1 Tullstyrelsen/AEO-kontoret 1/6 MINIMIVILLKOREN FÖR FÖRETAG SOM ANSÖKER OM AEO-CERTIFIKAT Villkoren är desamma för alla sökande. Villkoren bedöms till de delar som de lämpar sig för sökandens affärsverksamhet. Till exempel villkoren gällande tillverkning ingår i bedömningen av en tillverkare, men inte av en transportfirma. Tillräckliga åtgärder för att uppfylla villkoren bedöms med beaktande av karaktären och omfattningen av företagets affärsverksamhet samt företagets roll i den internationella leveranskedjan. 1 Till exempel vid säkerställandet av den fysiska säkerheten krävs det olika medel för stora lokaler och områden än för små lokaler. Hänvisningarna till lagstiftningen gäller kommissionens förordning (EG) nr 1875/2006 av den 18 december 2006 om ändring av förordning (EEG) nr 2454/93 om tillämpningsföreskrifter för rådets förordning (EEG) nr 2913/92 om inrättandet av en tullkodex för gemenskapen. Förordningen offentliggjordes i Europeiska unionens officiella tidning den 19 december Länken till förordningen: Dokumentet AEO-riktlinjer är en anvisning om tillämpning av lagstiftningen som EUkommissionen utarbetat för tullförvaltningar och aktörer. Länken till AEO-riktlinjer: security/aeo_guidelines_sv.pdf Länkarna till dokumenten finns också på Tullens webbplats > Företag > AEO. Certifikaten AEOC, AEOS och AEOF Den här delen gäller alla sökandena. A. Efterlevnad av tullbestämmelser Företaget har inte begått upprepade överträdelser eller någon allvarlig överträdelse av tullbestämmelserna under de senaste tre åren. 1 Kravet gäller även de personer som leder företaget och den person som inom företaget ansvarar för tullfrågor. 2 B.Solvens Företaget ska ha en god ekonomisk ställning som är tillräcklig för att företaget ska kunna fullgöra sina åtaganden, med hänsyn till affärsverksamhetens särdrag. 3 1 TillK 1875/2006, artikel 14 h; AEO-riktlinjer Se hänvisning 1 3 TillK 1875/2006, artikel 14 j; AEO-riktlinjer 4.01

2 Tullstyrelsen/AEO-kontoret 2/6 C. Revisionsspår vid affärsbokföring och bokföring av transporter Företagets bokföringssystem ska vara förenligt med de allmänt godtagna redovisningsprinciperna och underlätta tullkontroller baserade på bokföringsmaterial. 4 Företaget ska i sitt bokföringssystem ha ett fullständigt revisionsspår (audit trail). Det ska vara möjligt att använda audit trail för tullens behov. 5 Företaget ska ge fysiskt eller elektroniskt tillträde till sin tullbokföring och, vid behov, även transportbokföring. 6 D. Redovisningssystem De följande delområdena av företagets datormiljö ska beskrivas skriftligt av företaget: 7 beskrivning av datasystemet: hårdvaruarkitektur, system och deras kopplingar till varandra. ekonomisk administration: programvara, uppgiftsindelning, ansvarspersoner och hur man skiljer mellan gemenskapsvaror och icke-gemenskapsvaror. logistikadministration: programvara, uppgiftsindelning, ansvarspersoner och läge, hur man skiljer mellan gemenskapsvaror och icke-gemenskapsvaror E. Internt kontrollsystem för affärsbokföring och transportbokföring Företaget ska skriftligt beskriva förfarandena för interna kontroller av affarsbokföring och transportbokföring. Det ska finnas en person som ansvarar för den interna kontrollen. 8 Företaget ska ha i bruk förfaranden för rapportering av brister och felaktigheter och för uppföljning av de åtgärder som vidtagits för att förbättra situationen. 9 De stående uppgifterna (t.ex. varukoderna) som är relevanta för tulländamål och förfarandena för ändring av dem ska beskrivas skriftligt av företaget. Beskrivningen borde omfatta ansvarspersonerna, förfarandena för ändring och arkivering, registreringarna och formen av registreringarna. 10 De interna kontrollförfarandena för produktion och dokumenten/registreringen förknippade med dem ska beskrivas skriftligt av företaget. 11 Företaget ska se till att de anställda är medvetna om behovet att informera tullmyndigheterna när problem med efterlevnaden upptäcks samt upprätta lämpliga kontakter för att informera tullmyndigheterna när sådana problem uppstår TillK 1875/2006, artikel 14 i a) c); AEO-riktlinjer Se hänvisning 4 6 Se hänvisning 4 7 TillK 1875/2006, artikel 14 i a) c); AEO-riktlinjer TillK 1875/2006, artikel 14 i d); AEO-riktlinjer Se hänvisning 8 10 Se hänvisning 8 11 Se hänvisning 8 12 TillK 1875/2006, artikel 14 i g)

3 Tullstyrelsen/AEO-kontoret 3/6 F. Hantering av varuflödet Företaget ska ha beskrivningar av rutiner/förfaranden gällande följande funktioner, så att det framgår av dem vilka dokument/registreringar som förknippas med förfarandena. 13 förfaranden gällande inkommande varor lagring och intern lageromsättning tillverkningsprocessen förfaranden gällande utgående varor Förfarandena för inlämning av tulldeklarationer ska beskrivas skriftligt och detaljerat av företaget. Situationer där företaget självt inte vidtar dessa åtgärder ska också beaktas. 14 Företaget ska ha tillfredsställande rutiner (inklusive dokument/registreringar) för handeln med varor som omfattas av licenser. 15 G. IT-säkerhet Företaget ska ha tillfredsställande rutiner för arkivering av sin bokföring och andra uppgifter och för skydd mot förlust av uppgifter. 16 Företaget ska ha lämpliga informationsteknologiska säkerhetsåtgärder för att skydda sitt datorsystem mot obehörigt intrång och säkra sin dokumentation. 17 De personer som använder företagets datorsystem ska ha personliga lösenord, och systemet ska kräva att lösenorden ändras regelbundet. Företaget ska ha i bruk ITsäkerhetsförfaranden och de anställda ska få utbildning om dem. 18 Certifikaten AEOS och AEOF Den här delen gäller de företag som ansöker om AEOS- eller AEOF-certifikat. A. Säkerhetsledning Företaget ska ha en säkerhetspolicy som definierar de värden som styr företaget. 19 Företaget ska bedöma sina verksamhetsrisker i de säkerhetsområden som är förknippade med AEO-status. 20 Företaget ska dokumentera säkerhetsanvisningarna angående AEO-status. 21 Företaget ska ha i bruk förfaranden för uppföljning av säkerhetsutvecklingen TillK 1875/2006, artikel 14 i a) d); AEO-riktlinjer Se hänvisning TillK 1875/2006, artikel 14 i e); AEO-riktlinjer TillK 1875/2006, artikel 14 i f); AEO-riktlinjer TillK 1875/2006, artikel 14 i h); AEO-riktlinjer 3.07, Se hänvisning TillK 1875/2006, artikel 14 k 1 c)-g); AEO-riktlinjer Se hänvisning Se hänvisning Se hänvisning 19

4 Tullstyrelsen/AEO-kontoret 4/6 B. Personalsäkerhet Företagets personalpolitik ska i mån av möjlighet och om den nationella lagstiftningen tillåter omfatta förfaranden som garanterar att - de uppgifter som en arbetssökande ger om sin tidigare utbildning och anställningar stämmer, - personen är den som han/hon påstår sig vara, - hans/hennes anställning inte utgör en säkerhetsrisk för företaget och - AEO-säkerhetskraven beaktas när arbets- eller avtalsförhållandet slutar. 23 Företaget ska regelbundet informera personalen om säkerhetsfrågor förknippade med AEOstatus. 24 De säkerhetskrav som företaget tillämpar ska också gälla de tillfälliga arbetsförhållandena. 25 C. Fastighets- och lokalsäkerhet C.1 Byggnadstekniskt skydd och säkerhetsövervakning De yttre gränserna av företagets område och ingångsvägarna ska vara skyddade och övervakade (t.ex. stängsel, bevakning, kameraövervakning). 26 Företagets gårdsområden ska ha tillräcklig belysning och det ska finnas anvisningar för fordonsrutinerna på gårdsområdena (t.ex. personalen, besökare, leverantörer). 27 Riskhanteringen av företagets lokaler ska i lämplig omfattning utnyttja säkerhetsövervakning (kameraövervakning, inbrottslarmsystem, system för tillträdeskontroll, bevakning). 28 Företaget ska ha utsett en person som är ansvarig för fastighets- och lokalsäkerheten. 29 Företaget ska ha skriftliga föreskrifter för avvikande situationer (obehörigt intrång i företagets lokaler, brottslig verksamhet). 30 C.2 Nyckelhantering Det ska finnas en person som är ansvarig för utdelning, utbyte och insamling av nycklar. 31 Det ska föras bok över nyckelhanteringen. Personalen ska ges anvisningar om nyckelhanteringen och om hur man ska agera om nycklarna försvinner TillK 1875/2006, artikel 14 k 1 f)-g); AEO-riktlinjer Se hänvisning Se hänvisning TillK 1875/2006, artikel 14 k 1 a)-b); AEO-riktlinjer Se hänvisning Se hänvisning Se hänvisning Se hänvisning Se hänvisning Se hänvisning 26

5 Tullstyrelsen/AEO-kontoret 5/6 Tillträdesrättigheterna ska fastställas efter personens arbetsuppgifter (egen personal och externa aktörer). 33 C.3 Hantering av besökare Det ska finnas anvisningar för hur besökarna tas emot och hur de får röra sig inom företaget. Besökarnas identitet ska kontrolleras. Besökar- och personkort ska användas inom företaget. 34 D. Logistik- och produktionssäkerhet D.1 Hantering av varor och dokument Företaget ska ha i bruk säkerhetsrutiner för att hindra obehörigt tillträde till varor och tillhörande dokument i de olika leden i leveranskedjan. 35 Företaget ska ha i bruk rutiner för att säkra hanteringen av varor som är belagda med importeller exportförbud eller -restriktioner och dokument samt skiljande av dessa varor från andra varor. 36 D.2 Transportmateriel och lastenheter Företaget ska ha i bruk säkerhetsrutiner för att garantera säkerheten av transportmaterielen och lastenheterna i de olika leden i leveranskedjan. 37 D.3 Inkommande varor Separata övervakade lossningsområden ska fastställas för inkommande varor. Företaget ska utse en person som ansvarar för säkerhetsåtgärderna angående mottagande av varor samt för mottagande av förarna. 38 För mottagande av inkommande varor som är förseglade ska företaget ha rutiner som garanterar förseglingens korrekthet och integritet. 39 D.4 Lagring av varor Separata områden ska fastställas för lagring av varor. 40 Företaget ska utse en ansvarig person/ansvariga personer för lagring av varor. 41 D.5 Produktion av varor Separata områden ska fastställas för produktion av varor. 42 Produktionsprocessens (tillverkning, packande) integritet ska garanteras Se hänvisning Se hänvisning TillK 1875/2006, artikel 14 k 1c)-d); AEO-riktlinjer TillK 1875/2006, artikel 14 k 1c)-d); AEO-riktlinjer TillK 1875/2006, artikel 14 k 1c)-d); AEO-riktlinjer TillK 1875/2006, artikel 14 k 1c)-d); AEO-riktlinjer Se hänvisning TillK 1875/2006, artikel 14 k 1c)-d); AEO-riktlinjer Se hänvisning TillK 1875/2006, artikel 14 k 1c)-d); AEO-riktlinjer Se hänvisning 42

6 Tullstyrelsen/AEO-kontoret 6/6 D.6 Lastning av varor Separata uppsamlingsområden ska fastställas för utgående varor. 44 Företaget ska utse en person som ansvarar för säkerhetsåtgärderna angående lastning av utgående varor (övervakning av lastningen) samt för mottagande av förarna. 45 E. Leveranskedjans säkerhet Företaget ska identifiera och bedöma de olika parterna i leveranskedjan. 46 Med detta avses de aktörer som har tillträde till varor, till uppgifter om varor eller till dokument. Dessa är bl.a. de aktörer som fysiskt transporterar och hanterar varor samt de aktörer som upprättar och hanterar tillhörande dokument. Företaget ska infoga sina säkerhetskrav i de avtal som ingåtts med de olika parterna i leveranskedjan, om det är ändamålsenligt. Efterlevnaden av avtalsvillkoren ska övervakas. 47 Om företaget överför några av sina skyldigheter angående leveranskedjan till en annan part, ska avtalandet om säkerhetsarrangemangen beaktas särskilt. Säkerhetskraven ska beaktas också beträffande avtal om externa tjänster (t.ex. städning, fastighetsunderhåll, avfallshantering). 48 AEO-aktörens skyldigheter Att upprätthålla den uppnådda nivån. Att utveckla säkerhetsverksamheten inom företaget och med samarbetspartner. Att informera om ändringar som påverkar AEO-statusen. Att utse en ansvarig person/ansvariga personer för AEO-ärenden. 44 TillK 1875/2006, artikel 14 k 1c)-d); AEO-riktlinjer Se hänvisning TillK 1875/2006, artikel 14 k 1 c)-e); AEO-riktlinjer Se hänvisning TillK 1875/2006, artikel 14 k 1 f)-g); AEO-riktlinjer 5.11, 5.12, 5.13