Kymmenedalens El Ab fungerar som tekniskt registeransvarig för samtliga bolag som ingår i Kymmenedalens El-koncernen.

Transkript

1 Allmän förordning om dataskyddet från och med Skyddet av kundens uppgifter och förtroende är en absolut förutsättning för vår verksamhet. Vi utnyttjar de uppgifter vi fått av kunden endast på sätt som vi överenskommit med kunden om. I de flesta fallen baserar sig behandlingen av personuppgifter på giltigt avtal, eller på lagstadgande skyldigheter. I detta dokument berättar vi i vilka syften vi använder kundens uppgifter. Vid behov hittar du även samma information på vår webbplats., och om du har frågor om detta står vår kundservice gärna till tjänst. Den nya dataskyddsförordningen tillämpas från och med vid alla företag och organisationer som behandlar personuppgifter. Med den nya förordningen strävar man till att allt tydligare poängtera kundens rättigheter att själv bestämma om sina uppgifter och om hur personuppgifterna används. Dataskyddsbeskrivning (Personuppgiftslagen (523/1999) 10 och 24 ) Registeransvarig och kontaktperson Kymenlaakson Sähkö Oy - Fo-nummer: Postadress: Yhdystie 7, Telefon: Besöksadress: Yhdystie 7, Elimäki webb: Kontaktperson i registerärenden: Heikki Rantula, telefon: tietosuoja@ksoy.fi fungerar som tekniskt registeransvarig för samtliga bolag som ingår i Kymmenedalens El-koncernen. Registrets namn :s kundregister Syftet med behandling av personuppgifter Samarbetspartners som befullmäktigats av Kymmenedalens Elnät Ab eller samarbetspartners som befullmäktigats av registeransvarig behandlar i enlighet med personuppgiftslagen kunders personuppgifter i följande syften. för att erbjuda och leverera produkter och tjänster för att betala, övervaka betalningar och för inkasso på uppdrag av Sergel Ab för att sköta och utveckla kundförhållanden

2 för att utveckla registeransvarigs näringsverksamhet och därtill hörande kundservice för att marknadsföra och sälja registeransvarigs produkter och tjänster Behandlingen av personuppgifter baserar sig på Personuppgiftslagen 8, 1 moment, punkterna 1, 2, 3, 6 och 7. Registrets informationsinnehåll Av kunder, samt av potentiella kunder som gett tillstånd till marknadsföring och kontakt insamlas och sparas i ovan nämnda syften de uppgifter som är nödvändiga för insamlingen av personuppgifter, vilka som högst omfattar: 1. Kunduppgifter: namn personbeteckning eller Fo-nummer kundnummer kontaktuppgifter (bland annat telefonnummer, e-postadress) kontakthistoria 2. Uppgifter om objektet postadress, postnummer och postort uppgifter om förbrukningsplatsen uppskattad elförbrukning (statistisk information) eller uppgift om förverkligad förbrukning boendeform huvudsäkringsstorlek metod för mätning av förbrukningen uppgifter om elanslutningen 3. Uppgifter om fakturerings- och betalningstrafik faktureringsadresser faktureringsrytm förfallodag faktureringsmetod kontonummer uppgift om betalningar 4. Övriga uppgifter tillstånds- och förbudsinformation i enlighet med lagstiftningen om direktreklam, distansförsäljning och annan direktmarknadsföring andra uppgifter som fåtts med kundens samtycke eller med befullmäktigande, och som behövs för att verkställa de tjänster kunden bett om tillstånds- och förbudsinformation i enlighet med lagstiftning kundfeedback

3 5. Registrets normala uppgiftskällor Uppgifter som gäller kunder fås av kunderna t.ex. i samband med anbudsbegäran, beställning, avtal och andra kontakter, samt från de uppgifter som sparas eller som vi sparar om kundens användning av tjänster och produkter. Uppgifter som gäller potentiella kunder fås bland annat i samband med tävlingar, lottningar och telefonförsäljning. Av dessa uppgifter sparas endast uppgifter om de potentiella kunder som har gett tillstånd till marknadsföring och kontakter. Kundens samtliga kontakter får sparas. Den sparade informationen används för att kontrollera kontakter, behandling av reklamationer, samt för att utveckla kundservicen. Personuppgifter kan även samlas in, sparas och uppdateras ur Befolkningsregistercentralens, Suomen Asiakastieto Oy:s samt övriga registeransvarigas register som erbjuder adress-, uppdaterings- eller andra motsvarande tjänster. Uppgifter uppdateras även i enlighet med de regler för elmarknadens informationsutbyte som publicerats av Finsk Energiindustri. 6. Regelmässigt utlämnande av uppgifter Kunduppgifter kan utlämnas till Kymmenedalens El-koncernens tjänsteleverantörer som vi har ingått avtal med om verkställande av tjänster som tillhör Kymmenedalens El-koncernen. Tjänsteleverantörerna förutsätts följa de regler för dataskydd och sekretess som stipuleras i lagstiftning och i branschdirektiv. Uppgifter kan i enlighet med rådande lagstiftning överlåtas till myndighet eller annan i lag definierad mottagarinstans. 7. Kakor (cookies) Kymmenedalens El använder kakor ("cookies") och andra tekniska tillämpningar för statistikföring av besökstrafiken, förbättring av användarupplevelsen och för att göra det möjligt att använda Kymmenedalens El:s digitala tjänster. En kaka är en liten textfil som skickas till webbläsaren, och som innehåller en anonym identifieringskod. Kakor kan raderas t.ex. genom att tömma webbläsarens webbhistorik. Nedan hittar du länkar till kakinställningarna i några av våra vanligaste webbläsare: Internet Explorer kakinställningar Faremo kakinställningar Chrome kakinställningar Safari kakinställningar Ios kakinställningar Du kan koppla bort kakorna, men observera att vissa tjänsters funktion bygger på kakor (t.ex. Online-tjänsten). Om du väljer att inte tillåta kakor kan det inverka på dina möjligheter att använda tjänsten i fråga, eller delar av den. Genom att använda våra tjänster godkänner du samtidigt installering av kakor, andra lokala procedurer för informationsinspelning och web beacons på din

4 utrustning. Sociala tillämpningar: Våra tjänster kan innehålla sociala pluginprogram som t.ex. knappar som Gilla eller Ja i Facebook eller Twitter. Sådana plugins kan vara synliga i våra tjänster, men innehållet i dem kommer direkt från knappens källa. Ett socialt pluginprogram inbäddat i vår tjänst registrerar att användaren besökt den tjänst det gäller, varvid sidan visar ett skräddarsytt innehåll i pluginprogrammet. De tjänster som ingår i sociala pluginprogram kan samla in uppgifter om besökarens besök i enlighet med rådande sekretessvillkor. Dessa tjänster överlåter inte den information som samlats in, såvida användaren inte specifikt har gett sitt samtycke till detta. Användaranalytik Vi använder Google Analytics verktyg på vår webbplats för att mäta basdata, dvs. besökarantal och information om vilken utrustning som använts för besök på webbplatsen, samt för informationsinsamling om vilka länkar som har klickats på webbsidan. Information som insamlats med hjälp av sådan analytik kan inte identifiera enskilda personer. 8. Principerna för skydd av registret Kundregistrets uppgifter samlas in i databaser som skyddas av brandmurar, lösenord och med andra tekniska metoder. Serverutrustningen är placerad i låsta utrymmen som endast vår egen och våra tjänsteproducenters personal har tillgång till. Vi verkställer dataskydd och datasäkerhet bland annat genom förebyggande riskhantering, genom att ta hänsyn till dataskydd och datasäkerhet vid planering av våra tjänster, genom att utbilda vår personal, och genom att regelbundet kontrollera att våra tjänster motsvarar kraven. Vi hanterar de risker som sammanhör med missbruk och andra liknande risker genom att ta hänsyn till sannolikheten för risk och till arten av den information som ska skyddas. Endast personal vid Kymmenedalens El-koncernen samt av Kymmenedalens El-koncern befullmäktigade aktörer som behöver informationen i sina arbetsuppgifter har tillgång till uppgifterna. Kymmenedalens El-koncern förutsätter av sin personal och sina samarbetspartners ett fullt engagemang i hemlighållandet av kunduppgifter. Material i manuell form förvaras i låsta utrymmen som används av Kymmenedalens El-koncernen, och som bevakas för intrång från utomstående personer. 9. Överföring av uppgifter utanför EU eller EES Utgångsläget är att information inte överförs utanför EU eller EES. Uppgifter får emellertid överföras till sådana länder som har förbundit sig att följa EU:s och Finlands dataskyddslagstiftning med alla de skyldigheter som dessa innebär. 10. Rätten att kontrollera, förbjuda och yrka på rättelse

5 En registrerad kund äger rättigheterna till de personuppgifter som finns i Kymmenedalens El:s besittning. i) Rätten att begära tillgång till egna personuppgifter: Du är berättigad att bekanta dig med de personuppgifter som vi innehar. I de flesta fallen syns dessa uppgifter i vår Online-tjänst. ii) Rätten att yrka på rättelse av felaktig eller bristfällig information: Om uppgifterna är felaktiga eller bristfälliga är du berättigad att yrka på rättelse av uppgifterna, såvida detta inte begränsas av lagstiftning. iii) Rätten att yrka på radering av uppgifter: Du är i följande fall berättigad att yrka på radering av dina uppgifter: du återtar ditt samtycke till behandling av dina uppgifter och inga motiverande skäl föreligger för behandling, som t.ex. ett giltigt avtal. du motsätter dig behandling av dina uppgifter och inga acceptabla skäl föreligger för fortsatt behandling av dina uppgifter, som t.ex. ett giltigt avtal. du motsätter dig användning av dina uppgifter i direktmarknadsföringssyfte. behandlingen av dina uppgifter är lagstridig. Kymmenedalens El är enligt den lagstiftning som gäller för energisektorn i många fall skyldigt att samla in och förvara dina personuppgifter under kundförhållandets varaktighet, och minst 10 år efter det att kundförhållandet avslutats. iv) Rätten att begränsa behandlingen av personuppgifter: Om du bestrider korrektheten i de uppgifter vi har registrerat eller lagligheten i vår behandling av uppgifter, eller om du i enlighet med dina rättigheter har bestridit behandlingen av dina uppgifter, kan du yrka på att vi begränsar behandlingen av dina uppgifter. v) Rätten att bestrida behandlingen av uppgifter på basen av vårt legitima intresse: Du är alltid berättigad att motsätta dig användningen av dina personuppgifter i direktmarknadsföringssyfte, även när användningen av uppgifterna baserar sig på legitimt intresse. vi) Rätten till uppgifters överförbarhet: Du är berättigad att få de personuppgifter du har gett oss i elektroniskt läsbar form. Denna rättighet gäller de uppgifter som du har överlämnat till oss. Uppgifterna kan

6 överföras till annan registeransvarig om det kan ske säkert och är tekniskt genomförbart. När du utnyttjar dina rättigheter ska du komma ihåg att vi innan vi överlåter uppgifterna måste kunna identifiera dig på ett tillförlitligt sätt. Vi kan även förvara och använda dina uppgifter i de fall det är av nöden för att uppfylla de skyldigheter som stiftats om i lag, för att verkställa avtal eller vid tvistelösningsförfaranden. Kunden är enligt personskyddslagen 26 berättigad att kontrollera de uppgifter som gäller kunden själv, och att yrka på korrigering och rättelse av felaktiga uppgifter i registret. Begäran om kontroll och korrigering ska tillsändas oss i skriftlig form och undertecknad på angiven adress. Förfrågningar som gäller kontroll- och rättelseyrkanden kan göras genom att ringa vår kundservice, tel må fre kl. 8-16, eller skriftligen på adress Dataskyddsombudet,, Yhdystie 7 PB Elimäki levererar ett skriftligt svar till kunden inom en månad från att kundens skriftliga begäran har inkommit till, eller kunden personligen har besökt :s kontor. 11. Övriga rättigheter med anknytning till behandling av personuppgifter Registrerad person är berättigad att förbjuda användning av sina personuppgifter för direktmarknadsföring eller distansförsäljning genom att meddela om detta alternativt skriftligen eller genom att ringa vår kundservice. Dataskyddsbeskrivningen finns till påseende på :s kontor på adressen Yhdystie 7, Elimäki och Kotkantie 2, Kotka