Nyhetsdokument Vitec Ekonomi x.57

Transkript

1 INFORMATION FRÅN VITEC VITEC Nyhetsdokument Vitec Ekonomi x.57 Version x.57 aug 2016 VITEC Affärsområde Fastighet Växel GÖTEBORG: REDEG 1 C, V. FRÖLUNDA KALMAR: BORGMÄSTAREGATAN 5, BOX 751, KALMAR, VÄXEL: LINKÖPING: SNICKAREGATAN 20, BOX 472, LINKÖPING MALMÖ: KÄRLEKSGATAN 2 A, MALMÖ STOCKHOLM: LINDHAGENSGATAN 116, BOX 30206, STHLM, VÄXEL: UMEÅ: TVISTEVÄGEN 47 A, UMEÅ VÄSTERÅS: VASAGATAN 12, BOX 209, VÄSTERÅS ÖSTERSUND: PRÄSTGATAN 51, ÖSTERSUND, VÄXEL:

2

3 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Version x. 57 av Vitec Ekonomi... 6 Inloggning... 7 Dashboard... 7 Meny... 8 Allmänt om Urval... 8 Bolagsurval Välj urval Nya urval Editera urval Projekturval Välj urval Nya urval Urvalsvillkor Vilken projektstatus väljs och visas? Projekt med slutdatum filtreras bort per automatik Editera urval Välja urval... 18! Förfina urval Koddelsrättigheter Projektsammanställning Visa transaktioner Registrera projektprognos Senast sparade/godkända prognos kan ligga kvar Periodval Kalkyl Bokfört Föregående prognos Hur hämtas värden till föregående prognos Ny prognos föreslås

4 Orderstock Sparade värden lagras i budget/prognos i 3L Pro Prognos på konto eller saldonivå Prognos saknas registreringen visas på kontonivå Byta från saldonivå till kontonivå Byta från kontonivå till saldonivå Se händelsehistorik Läsa/skriva kommentarer för prognosen Registrera ny kommentar Summa för bolaget Godkänna prognos Kalkyl Bokfört Föregående prognos Hur hämtas värden till föregående prognos Symbolernas betydelse Sortera Summera Se detaljer Filter Massgodkänna prognoser Godkänn prognos vid ej massgodkänna Lås upp/ångra godkännande Bokför SVA Sammanställning Aktuell slutprognos Avräknat utfall föregående period, ackumulerat Utfall tom perioden Avräknat innevarande period Avräknat innevarande period ackumulerat Justerade intäkter Orderstock till nästa år Projekt som går med förlust enligt prognosen

5 Exportera till Excel Skapa bokföringsunderlag Bokföringskonton i rapportkontoplan Rättigheter Bokföringsdatum utanför godkänt intervall Projektet saknar tidigare händelser Inställningar/register i 3L Pro som påverkar Vitec Ekonomi Systemrutiner/Användare,Grupper/Användare/Inställningar/Programinställningar/Proje ktstyrning II Successiv vinstavräkning vänds per den 1:a i nästa period Standardkonto för intäkt vid projektprognos, Vitec ekonomi Standardkonto för kostnad vid projektprognos, Vitec ekonomi Prognos måste godkännas innan bokföring av successiv vinstavräkning Redovisning/Registervård/Styrparametrar internredovisning Konton för bokföring av successiv vinstavräkning Rapportkontoplan Budgetnamn

6 Version x. 57 av Vitec Ekonomi Detta nyhetsdokument beskriver den första versionen av Vitec Ekonomi, x.57. Versionen innehåller funktioner för prognosjustering och successiv vinstavräkning. De delar avseende prognosjustering och successiv vinstavräkning som inte är beskrivna här hanteras fortsatt i 3L Pro. Nästa version av Vitec Ekonomi, dvs version x.58 släpps i november 2016 och kommer att innehålla likviditetsprognos samt fortsättning på prognosjustering och successiv vinstavräkning. /Marie Lucander, produktledare 6

7 INLOGGNING Surfa till den adress där du hittar Vitec Ekonomi. Om webbläsaren är inställd på att spara användarnamnet så ligger det kvar sedan förra inloggningen. I annat fall måste det anges varje gång. Ange användarnamn och lösenord. Klicka därefter på DASHBOARD Efter inloggningen kommer man till dashboardet. Förutom blocken för bolagsurval och administration (se nedan) finns än så länge endast blocket för projekt. Fler block kommer att komma senare. I framtiden är planen att dashboardet kan anpassas och göras personligt. 7

8 I blocket för projekt hittar man de funktioner som finns i Vitec Ekonomi MENY Om man klickar på Vitecikonen till vänster fälls en meny ned. Här hittar man samma funktioner som man ser i dashboardet och det är alltså bara ett annat sätt att komma åt samma saker. ALLMÄNT OM URVAL Två oberoende av varandra urval finns. Bolagsurval används i alla bilder. Övriga urval används i respektive kontext. Med andra ord används urval för projekt när det handlar om projekt osv. 8

9 Urval väljs på dashboardet eller i respektive funktion. Samma urval används i flera bilder så jobbar du tex alltid med ett urval av projekt så behöver du bara lägga upp och spara det urvalet en gång, inte en gång för varje funktion som urvalet ska användas i. Valt urval följer med genom hela systemet, till nästa gång du byter urval. De urval som sparas kan vara privata eller publika. Privata urval används endast av den användare som skapat det. Publika urval kan användas av alla användare. Att skapa, ändra och radera publika urval är rättighetsstyrt. Om man inte har rättighet att hantera publika urval är denna ruta inaktiv. I vissa funktioner är det även möjligt att välja period. Mer information om detta finns i anslutning till beskrivningen av respektive funktion. 9

10 BOLAGSURVAL VÄLJ URVAL Du väljer vilket urval du vill arbeta med genom att fälla ned droplisten Valt urval följer sedan med i alla bilder fram till dess att du byter urval. NYA URVAL Genom att klicka på pennan kommer du in och kan lägga upp nya urval 10

11 Klicka på för att skapa nytt urval Döp ditt urval. Välj vilket eller vilka bolag som ska ingå i urvalet. Om du har rättighet kan du ange om urvalet ska vara publikt, dvs ska vara möjligt att välja av andra än du själv. Klicka därefter på Spara 11

12 Obegränsat antal urval kan läggas upp. EDITERA URVAL Man kan också editera de urval som redan finns (genom att klicka på kugghjulet till höger om urvalets benämning ) Om man inte har rätt att hantera publika urval kan man endast editera de egna urvalen. PROJEKTURVAL VÄLJ URVAL Du väljer vilket urval du vill arbeta med genom att fälla ned droplisten 12

13 Valt urval följer sedan med i alla bilder fram till dess att du byter urval. NYA URVAL Genom att klicka på pennan kommer du in och kan lägga upp nya urval 13

14 Klicka på för att skapa nytt urval Döp ditt urval. Ange urvalsvillkor (se mer nedan) Om du har rättighet kan du ange om urvalet ska vara publikt, dvs ska vara möjligt att välja av andra än du själv. Klicka därefter på Spara 14

15 URVALSVILLKOR De urvalsvillkor som finns är: Enbart huvudprojekt Ange om urvalet endast ska visa huvudprojekt. Om denna är vald inkluderas underprojekten i siffrorna för huvudprojektet Om denna inte är vald visas varje huvud- och underprojekt för sig. Övriga urvalsvillkor För funktion, kontaktperson, kostnadsställe, kund, objekt, projekt, projekttyp, rapportkod, redovisningskod 2 och status gäller att man kan välja om kriterierna ska ingå i urvalet eller inte, dvs man har möjlighet att göra urval som exkluderar vissa projekt. Man kan även välja urval större eller mindre än eller mellan. 15

16 Genom att klicka på förstoringsglaset visas de värden som är möjliga att välja Det är möjligt att filtrera fram det värde man letar efter genom att skriva in vad man söker efter och klicka på sök. Markera den du önskar och klicka på Välj 16

17 För projekttyp och status finns istället en pil som fäller ut en droplist med de värden som går att välja Skapa ett urval med de villkor du önskar. Obegränsat antal urval kan läggas upp. VILKEN PROJEKTSTATUS VÄLJS OCH VISAS? Om sista dagen i periodurvalet är mindre än dagens datum, så används sista dagen i periodurvalet. Exempel: Vi är i augusti och gör prognos för juli, då gör vi urval på projekt inklusive status per sista juli. Om första dagen i periodurvalet är större än dagens datum, så används första dagen i periodurvalet. Exempel: Vi är i augusti, med gör periodurval för september. Då gör vi urval på projekt inklusive status per första september. Om inget av ovanstående inträffar, så används dagens datum som urval. Exempel: Idag är det och periodurvalet är Då gör vi urval på projekt inklusive status per PROJEKT MED SLUTDATUM FILTRERAS BORT PER AUTOMATIK Projekt med passerat slutdatum (ej planerat utan verkligt slutdatum) filtreras bort per automatik i bilderna. Om sista dagen i periodurvalet är mindre än dagens datum, så används sista dagen i periodurvalet. Exempel: Vi är i augusti och gör prognos för juli, då gör vi urval på projekt med slutdatum större än eller lika med sista juli (eller som saknar slutdatum). Om första dagen i periodurvalet är större än dagens datum, så används första dagen i periodurvalet. Exempel: Vi är i augusti, med gör periodurval för september. Då gör vi urval på projekt med slutdatum större än eller lika med första september (eller som saknar slutdatum). 17

18 Om inget av ovanstående inträffar, så används dagens datum som urval. Exempel: Idag är det och periodurvalet är Då gör vi urval på projekt med slutdatum större än eller lika med EDITERA URVAL Man kan också editera de urval som redan finns (genom att klicka på kugghjulet till höger om urvalets benämning ) Om man inte har rätt att hantera publika urval kan man endast editera de egna urvalen. Observera att eventuell ändring av urvalets benämning inte slår igenom på en gång. VÄLJA URVAL Då du väljer en funktion används det senaste urval du jobbat med oavsett om det var i denna funktion eller i någon annan funktion. Vilket urval det är ser du överst till vänster i bilden. Du kan enkelt byta urval här. Ditt nya valda urval används då i alla funktioner fram till dess du byter nästa gång. I första versionen av Vitec Ekonomi finns endast urval gällande projekt, men i framtiden kommer urvalet som används att bero på vilket sammanhang man befinner sig i, dvs kontexten bestämmer vilka urval som kan användas. 18

19 ! FÖRFINA URVAL Av prestandaskäl är antal träffar för en vy begränsade. Om du får information enligt bilden ovan behöver du förfina ditt urval för att komma ner i antal träffar och därefter komma vidare. KODDELSRÄTTIGHETER Genom hela systemet tas även hänsyn till koddelsrättigheter, dvs användaren ser endast de projekt som han eller hon har rätt att se. Detta förutsätter att koddelsrättigheter (benämns posträttigheter i 3L Pro) är aktiverat i 3L Pro. Administrationen av koddelsrättigheter sker än så länge i 3L Pro. PROJEKTSAMMANSTÄLLNING Projektsammanställningen visar Intäkter Kostnader Täckningsbidrag Utfall Täckningsgrad Utfall 19

20 Antal timmar Utfall Täckningsbidrag Prognos Täckningsgrad Prognos Rapportkontoplanen från styrparametrar redovisning (i första hand PRO, i andra hand RED) bestämmer vilka värden som ska med och i vilken utfallskolumn de hamnar, dvs om de blir intäkt eller kostnad och i så fall vilken typ av kostnad. De siffror som visas i utfallskolumnerna är de som finns i aktuell månad, dvs dagens datum bestämmer. Om jag exempelvis tittar på sammanställningen den 13 september 2016 så tas alla transaktioner t om med. Prognosen som visas är den prognos som gäller för aktuell period. För varje projekt visas också en tidsstapel som visar hur långt man kommit i projektet. Om slutdatum finns visas detta, annars visas planerat slutdatum. Det finns också möjlighet att se på utfallet lite mer detaljerat. Det gör man genom att klicka på de tre punkterna. Då delas kostnaderna upp i Arbetskostnad Material Övrigt Arbetskostnad hämtas från de konton som har kontoklass 7 i rapportkontoplanen. Material hämtas från de konton som har kontoklass 4 i rapportkontoplanen. Övrigt hämtas från de konton som har kontoklass 5,6,8,9 i rapportkontoplanen. Dessutom ser man i procentkolumnerna kostnaden utslagen per arbetstimme i förhållande till intäkten per arbetstimme. Materialkostnad etc. slås alltså ut på antal arbetade timmar för att få en materialkostnad etc. per arbetstimme. Därefter visas hur stor procentuell del av intäkten som 20

21 denna kostnad utgör. Med andra ord hur stor del av täckningsgraden som går bort i och med denna kostnad. Antal hämtas från de bokföringskonton som är märkta med enhet = timmar. Vill man gå tillbaka till den sammanställda vyn gör man det genom att klicka på pilen VISA TRANSAKTIONER De siffror som är röda går att klicka på. Det gäller oavsett om man visar den sammanställda eller detaljerade vyn. Då man klickar på den röda siffran visas de transaktioner som ligger till grund för det belopp som visas. Det är möjligt att filtrera på kontonummer, kontobenämning, bokföringsdatum eller verifikationstext vilket kan vara användbart om det är väldigt många transaktioner. Om man använder Palette som fakturahanteringssystem finns också möjlighet att öppna fakturan härifrån. Klicka på pilen för att komma tillbaka 21

22 REGISTRERA PROJEKTPROGNOS SENAST SPARADE/GODKÄNDA PROGNOS KAN LIGGA KVAR Om ingen justering önskas av den prognos som lagts sedan tidigare så behöver man inte lägga in några nya siffror. Vid bokföringen av den successiva vinstavräkningen används den senaste sparade eller godkända prognosen (beroende på hur man valt att arbeta med godkännandefunktionen) PERIODVAL Förutom bolagsurval och projekturval visas i denna bild även ett periodurval längst upp. Perioden före aktuell period föreslås alltid vid ny inloggning. Dvs om dagens datum är augusti så visas juli. Perioden anger tom vilken period som utfall ska hämtas och kan ändras om man önskar. Ange i så fall År och Månad i formatet YYYY-MM i periodfältet. Ändrad period följer med till övriga funktioner som innehåller periodval. Vid ny inloggning återställs alltid periodvalet till perioden före aktuell period. KALKYL I kolumnen kalkyl visas summan av den/de kalkyler för projektet som är markerade som kalkyl i 3L Pro. 22

23 BOKFÖRT Det bokförda utfallet visas i kolumnen bokfört. Om ändring av bokföringen sker medan prognosregistrering sker, tex om belopp bokas om mellan projekt så finns möjlighet att hämta om utfallet utan att behöva lämna prognosregistreringen. Det sker genom att klicka på den rundade pilen. Utfallet tom angiven period hämtas. FÖREGÅENDE PROGNOS Föregående prognos är den senaste prognosen för projektet oavsett hur länge sedan den skapades. Systemet tittar på för vilken period en prognos senast skapades och hämtar värden från den budget i 3L Pro som det motsvarar. Om månads-/kvartals-/ eller årsvärden visas här beror alltså på hur man arbetar med sina budgetar och hur de då är upplagda i 3L Pro. HUR HÄMTAS VÄRDEN TILL FÖREGÅENDE PROGNOS Exempel 1: Aktuell period= och senaste prognosen registrerades med period Värden hämtas då från den budget i 3L Pro som posten för pekar på. Det kan vara månadsbudgeten för juni, eller kvartalsbudgeten för Q3, eller hela årsbudgeten beroende på hur man arbetar med budget. Exempel 2: Aktuell period= och senaste prognosen registrerades med period (tabellen pro_just). Värden hämtas då från den budget i 3L Pro som posten för pekar på. Det kan vara månadsbudgeten för juni, eller kvartalsbudgeten för Q2, eller hela årsbudgeten beroende på hur man arbetar med budget. Exempel 3: Aktuell period= och senaste och enda prognosen registrerades med period Då anser systemet att föregående prognos saknas. Om det finns prognos registrerad med period tidigare än så tas dock den. Vid övergången från 3L Pro till Vitec Ekonomi då inga värden finns i budgeten i 3L Pro hämtas värden från tabellen som sparar prognosjusteringen (pro_just) till föregående prognos. (Funktionen för successiv vinstavräkning i 3L Pro sparade inga värden i budgeten i 3L Pro) Det kan medföra att just i vid övergången kan då föregående prognos vara hämtad från prognosjusteringen och aktuell prognos från budgetvärden i 3L Pro. 23

24 NY PROGNOS FÖRESLÅS Vid registrering föreslås föregående prognos i kolumnen för ny prognos. Om ingen föregående prognos finns sparad visas kalkylen som förslag. Om det är aktuellt att justera prognosen registreras de nya värdena här. Då prognosen registreras på saldonivå och intäkt är registrerad kan man registrera TB och systemet räknar ut kostnaden. Man kan även ange TG så räknar systemet ut kostnaden. Om du registrerar intäkt och kostnad räknas TB och TG ut automatiskt. Så snart ett föreslaget värde är ändrat visas knappen för att spara de nya siffrorna Det finns också möjlighet att ångra ett inmatat värde som inte är sparat ännu. Klicka då på Ångra. Ett värde som är sparat går inte att ångra. Man får då skriva in det gamla värdet igen och spara. ORDERSTOCK Orderstocken räknas ut löpande under registreringen. Programmet tittar då på hur mycket kostnader som återstår i projektet, dvs prognosens kostnader utfallet. Därefter ser programmet till att intäkterna i orderstocken medför att täckningsgraden (TG) i orderstocken är densamma som TG i prognosen. Exempel: Såhär ser orderstocken ut innan jag börjar lägga en ny prognos: 24

25 Då jag i detta exempel anger en ny kostnad, så att TG sjunker så räknas orderstocken om så att TG sjunker även i denna. Intäkten i orderstocken visar alltså intäkten inklusive den beräknade intäkten enligt den successiva vinstavräkningen. SPARADE VÄRDEN LAGRAS I BUDGET/PROGNOS I 3L PRO Då en prognos sparas i Vitec Ekonomi lagras värden även i budget/prognosen i 3L Pro så att man kan få ut jämförelsesiffror på de rapporter som finns där. Vilken budget/prognos som värdena ska lagras i bestäms av vilken period som är vald. Perioden som är vald jämförs med perioden på budget/prognos och värdena lagras korrekt per automatik. Varje gång prognosvärden sparas i Vitec Ekonomi ersätts befintliga värden i budgeten/prognosen i 3L Pro. 25

26 Önskar man hela tiden se förra månadens prognos behöver 12 budgetar vara upplagda i 3L Pro, en för varje månad. I varje prognos som sparas i Vitec Ekonomi lagras till vilket budget-/prognosnamn den hör och det är detta budgetnr som används då siffrorna hämtas upp till exempelvis föregående prognos. Ändrar man villkoren för budget/prognos, dvs hur många man har och vilka månader de omfattar så räcker det inte att spara nya värden, man måste peka om till rätt budgetnummer i tabellen i databasen också. Kontakta vår konsultavdelning för hjälp. PROGNOS PÅ KONTO ELLER SALDONIVÅ Det är möjligt att registrera en prognos på konto- eller på saldonivå. Hur man vill göra bestämmer man för varje projekt. Då prognossammanställningen öppnas bestämmer programmet om prognos ska registreras på saldo eller kontonivå genom att se hur tidigare prognos är registrerad. Om tidigare prognos endast är registrerad på de standardkonton som är angivna så visas och registreras prognosen på saldonivå. Om det finns en tidigare prognos registrerad på andra konton förutom de standardkonton som är angivna (Se avsnittet kring inställningar) så visas och registreras prognosen på kontonivå. Standardkontona finns alltid med och visas i fetstil. Standardkontona används alltså i bakgrunden när registreringen ser ut så här: Så länge värden endast finns på dessa båda standardkonton visas prognosen som om den läggs på saldonivå. Då prognos finns på ett annat konto behandlas prognosen som om den finns på kontonivå. (Notera att inga prognosvärden för andra konton finns i nedanstående bild, men om det fanns skulle kontodetaljerna visas på detta sätt) 26

27 PROGNOS SAKNAS REGISTRERINGEN VISAS PÅ KONTONIVÅ Om det saknas prognos men det finns en kalkyl på kontonivå (dvs andra konton än standardkontona) visas också prognosregistreringen på kontonivå. Registrera då prognosen på standardkontona så kommer prognosregistreringen fortsättningsvis vara på saldonivå. BYTA FRÅN SALDONIVÅ TILL KONTONIVÅ Om tidigare prognos är registrerad på saldonivå men man önskar byta till kontonivå gör man det genom att klicka på det lilla kugghjulet som finns i anslutning till varje projekt: Man får då möjlighet att byta inmatningstyp 27

28 Dra i reglaget för att byta till registrering på kontonivå. Välj Acceptera så får du möjlighet att registrera på kontonivå. De konton som är möjliga att registrera på är de konton som det finns en kalkyl på eller de konton som det finns utfall på för projektet. Det är inte möjligt att välja något annat konto här så om du önskar registrera på ett konto som saknas så får du lägga upp ett belopp i kalkylen för detta konto, alternativ registrera ett simulerat utfall på aktuellt konto (ex 1 kr). BYTA FRÅN KONTONIVÅ TILL SALDONIVÅ Om tidigare prognos är registrerad på kontonivå och man önskar byta till saldonivå så går det inte att göra enbart genom att ändra inställningen. Man måste se till att prognosen endast ligger på standardkontona, dvs man måste manuellt flytta prognosvärdena från de andra kontona till standardkontona. Standardkontona visas i fetstil. Då kommer programmet känna nästa gång du öppnar prognosregistreringen att prognosen ska läggas på saldonivå. Om du försöker ändra inställningen får du detta besked: SE HÄNDELSEHISTORIK Vid som finns under varje projekt visas historik kring prognosen. Här visas om prognosen är ny, när den senast ändrades eller om den är godkänd. Om ett godkännande är ångrat visas istället datum för senaste ändring, dvs prognosen står inte längre som godkänd. Om man klickar på får man hela historiken. 28

29 Här framgår vem som lagt in prognosen från början och när det skedde. Eventuella ändringar av befintlig prognos visas. Här visas också vem som godkänt prognosen och när detta skedde. Även vem som eventuellt ångrat ett godkännande och när detta skedde visas. 29

30 LÄSA/SKRIVA KOMMENTARER FÖR PROGNOSEN Genom att klicka på det lilla anteckningsblocket kan man läsa och skriva kommentarer om projektets prognos. Kommentarerna följer projektet och man kan därför även läsa kommentarer som lagts vid tidigare prognoser. Då en kommentar registreras sparas också vem som gjorde anteckningen samt vilket datum och klockslag som den registrerades. En sparad anteckning går inte att ändra eller ta bort. REGISTRERA NY KOMMENTAR Börja med att skriva kommentaren. Klicka därefter på Lägg till ny så sparas kommentaren. SUMMA FÖR BOLAGET Projekten presenteras bolagsvis även om man hanterar projekt som finns i flera olika bolag. Efter varje bolags projekt visas också en summa av de prognoser inom urvalet som finns i detta bolag. 30

31 GODKÄNNA PROGNOS Om funktionen Prognos måste godkännas innan bokföring av successiv vinstavräkning är aktiverad (se mer under avsnittet Inställningar i 3L Pro som påverkar Vitec Ekonomi ) godkänns prognoserna under funktionen godkänna prognos. Det finns möjlighet att massgodkänna prognoser, dvs godkänna många prognoser på en gång. Vem som får göra detta är rättighetsstyrt. Om man inte har rätt att massgodkänna godkänner man en prognos i taget. KALKYL I kolumnen kalkyl visas summan av den/de kalkyler för projektet som är markerade som kalkyl i 3L Pro. BOKFÖRT Det bokförda utfallet visas i kolumnen bokfört. Utfallet tom vald period hämtas. FÖREGÅENDE PROGNOS Föregående prognos är den senaste prognosen för projektet oavsett hur länge sedan den skapades. Systemet tittar på för vilken period en prognos senast skapades och hämtar värden från den budget i 3L Pro som det motsvarar. Om månads-/kvartals-/ eller årsvärden visas här beror alltså på hur man arbetar med sina budgetar och hur de då är upplagda i 3L Pro. HUR HÄMTAS VÄRDEN TILL FÖREGÅENDE PROGNOS Exempel 1: Aktuell period= och senaste prognosen registrerades med period Värden hämtas då från den budget i 3L Pro som posten för pekar på. Det kan vara månadsbudgeten för juni, eller kvartalsbudgeten för Q3, eller hela årsbudgeten beroende på hur man arbetar med budget. Exempel 2: Aktuell period= och senaste prognosen registrerades med period Värden hämtas då från den budget i 3L Pro som posten för pekar på. Det kan vara månadsbudgeten för juni, eller kvartalsbudgeten för Q2, eller hela årsbudgeten beroende på hur man arbetar med budget. Exempel 3: Aktuell period= och senaste och enda prognosen registrerades med period Då anser systemet att föregående prognos saknas. Om det finns prognos registrerad med period tidigare än så tas dock den. 31

32 Vid övergången från 3L Pro till Vitec Ekonomi då inga värden finns i budgeten i 3L Pro hämtas värden från tabellen som sparar prognosjusteringen (pro_just) till föregående prognos. (Funktionen för successiv vinstavräkning i 3L Pro sparade inga värden i budgeten i 3L Pro) Det kan medföra att just i vid övergången kan då föregående prognos vara hämtad från prognosjusteringen och aktuell prognos från budgetvärden i 3L Pro. SYMBOLERNAS BETYDELSE = En godkänd prognos i tidigare period finns. Den går därför inte att låsa upp. = En godkänd prognos i denna period finns. Det är möjligt att låsa upp godkännandet, dvs ångra det genom att klicka på det öppna hänglåset till höger i bilden. = Prognos finns i perioden och väntar på att godkännas = Projektet saknar prognos SORTERA För att enkelt kunna sortera ut prognoser som tex avviker finns möjlighet att sortera inom de prognoser som visas. Det går att välja att sorter på TB eller TG. Fallande eller stigande. Alla kolumner är sorteringsbara. Klicka på kolumnrubriken och välj sorteringsordning. 32

33 SUMMERA Längst ned visas en summa av de prognoser som är markerade. SE DETALJER I godkännandefunktionen visas Täckningsbidrag (TB) och Täckningsgrad (TG). Om man önskar veta mer om detaljerna kan man klicka på ögat ( ) Då visas samma information som i prognosregistreringen, men man kan inte ändra den här. Om man önskar en ändring får man gå till funktionen prognosregistrering. FILTER Det är möjligt att göra filter för att få fram de prognoser med den status du är intresserad av just nu. 33

34 MASSGODKÄNNA PROGNOSER Om man har rätt att godkänna flera prognoser på en och samma gång finns en ruta för att markera/avmarkera alla. Det är också möjligt att markera/avmarkera enskilda prognoser genom att klicka i rutan. När de prognoser du önskar godkänna är markerade (Tips: använd sorteringsfunktionen och summeringsfunktionen för att hitta de prognoser som du inte behöver titta extra på) klickar du på Godkänna 34

35 Prognosen får då ett grönt hänglås som är möjligt att låsa upp så länge man är i denna perioden. GODKÄNN PROGNOS VID EJ MASSGODKÄNNA Om man har rätt att godkänna prognoser, men inte rätt att massgodkänna klickar man på den gröna bocken till höger för att godkänna en prognos. Klickar man i rutan till vänster kommer prognosen med i summeringen. LÅS UPP/ÅNGRA GODKÄNNANDE En prognos som är godkänd i vald period kan låsas upp, dvs godkännandet ångras och man kan justera prognosen. En prognos låses upp genom att man klickar på det öppna hänglåset till höger i bilden. Det gröna hänglåset ändras då till en ruta och det är möjligt att gå in i prognosjusteringen och justera prognosen. 35

36 BOKFÖR SVA SAMMANSTÄLLNING Under funktionen bokför successiv vinstavräkning visas först en sammanställning som summeras per bolag. Siffrorna visas enligt rapportkontoplan, kontoklasser i rapportkontoplanen bestämmer vad som är intäkter och vad som är kostnader. Perioden som anges avser tom vilken period som utfall (eller sparade avräknade värden) ska hämtas. Prognosen görs ju alltid för projektet och inte för en viss period. AKTUELL SLUTPROGNOS Den prognos man har lagt. AVRÄKNAT UTFALL FÖREGÅENDE PERIOD, ACKUMULERAT Endast upplysning. Det man redan tagit. Här visas siffror om man valt att spara avräknat utfall då man bokfört. Den senast sparade posten visas oavsett hur långt tillbaka den är sparad. UTFALL TOM PERIODEN Verkligt fakturerade intäkter, verkliga kostnader. AVRÄKNAT INNEVARANDE PERIOD Det jag tar nu. Beräknade intäkter minus avräknat utfall föregående period. AVRÄKNAT INNEVARANDE PERIOD ACKUMULERAT Totalt (dvs med justerade intäkter) 36

37 JUSTERADE INTÄKTER Själva justeringsposten som kommer att bokföras nu ORDERSTOCK TILL NÄSTA ÅR Avräknat innevarande period ackumulerat - avräknat utfall föregående period - slutprognos. PROJEKT SOM GÅR MED FÖRLUST ENLIGT PROGNOSEN. Här gör vi så att det alltid blir ett nollresultat som man skjuter framför sig (men det kan bli ett resultat i innevarande månad). Det är ALLTID 0 i TG och TB i orderstocken! EXPORTERA TILL EXCEL Sammanställningen går att exportera till Excel En flik per bolag skapas. 37

38 Kolumnerna anpassas inte efter innehållet så det får man göra själv med Excels funktion. SKAPA BOKFÖRINGSUNDERLAG Det går också att gå vidare och skapa bokföringsunderlag Då kommer man först till en förhandsgranskning av hur bokföringen kommer att bli Välj om du vill spara avräknat utfall föreg period och klicka därefter på Skapa Verifikat Rekommendationen är att endast välja att spara då man gör den successiva vinstavräkningen för december. Avräknat utfall blir ju då hela beloppet som belastar det året, dvs den del av projektet som tas det året. Det ger inte så mycket att spara varje månad under året eftersom det endast 38

39 belastar månaden och inte året. Intressantare då att hela tiden i rapporten se förra årets avräknade utfall så man vet hur mycket som togs det året. Då verifikatet skapas får du en upplysning om vilket eller vilka verifikationsnummer som skapades. Verifikationerna hittar du i 3L Pro och både Excelunderlaget och ett pdf-underlag är kopplat till verifikationen (per automatik). Ett Excelunderlag per verifikation och bolag skapas. Om bokföringen avser mer än två bokföringsår och två verifikationer skapas så kopplas samma dokument till båda verifikationerna. BOKFÖRINGSKONTON I RAPPORTKONTOPLAN Den rapportkontoplan som används vid successiv vinstavräkning (styrparametrar internredovisning) måste innehålla de resultatkonton som är angivna i styrparametrarna för bokföringen av den justerade intäkten. Detta för att bokföringen ska bli korrekt om man öppnar upp en period, justerar och bokför igen. Kontroll görs så att dessa konton finns med. Om de saknas visas meddelande enligt nedan och ingen bokföring sker. Kontoklasserna i rapportkontoplanen bestämmer var i rapporteringen av den successiva vinstavräkningen som beloppen hamnar. 39

40 RÄTTIGHETER Rättigheterna sätts på rollen/användargruppen. Tillgång till projektmenyn tillgång till projektmenyn överhuvudtaget Skapa och redigera projektprognos om man får tillgång till projektprognosen Godkänna om man får godkänna prognoser Massgodkänna om man får godkänna många prognoser på en gång. Förutsätter att man har rätt att godkänna prognoser Publika urval rätt att spara, ändra och radera publika urval. Administrera användare och behörigheter tillgång till att administrera användare och behörigheter Bokföra successiv vinstavräkning om man får tillgång till funktionen att bokföra successiv vinstavräkning BOKFÖRINGSDATUM UTANFÖR GODKÄNT INTERVALL Om texten Bokföringsdatum utanför godkänt intervall visas innebär det att bokföringsår och redovisningsperioder saknas i aktuellt bolag för vald period. 40

41 PROJEKTET SAKNAR TIDIGARE HÄNDELSER Om texten Projektet saknar tidigare händelser visas betyder det att inga händelser för projektet är utförda via Vitec Ekonomi. Projektet kan tex ha en prognos som är gjord i 3L Pro. Loggningen om projektets händelser (ny, senaste ändring, godkänd, ångrat godkännande) lagras endast för händelser utförda i Vitec Ekonomi. INSTÄLLNINGAR/REGISTER I 3L PRO SOM PÅVERKAR VITEC EKONOMI SYSTEMRUTINER/ANVÄNDARE,GRUPPER/ANVÄNDARE/INSTÄLLNINGAR/PROG RAMINSTÄLLNINGAR/PROJEKTSTYRNING II (Stå på Sys-fliken) SUCCESSIV VINSTAVRÄKNING VÄNDS PER DEN 1:A I NÄSTA PERIOD Om JA = Successiv vinstavräkning vänds per den FÖRSTA i nästa period. Om NEJ = Successiv vinstavräkning vänds per den SISTA i nästa period. STANDARDKONTO FÖR INTÄKT VID PROJEKTPROGNOS, VITEC EKONOMI Då projektprognos läggs på saldonivå i Vitec ekonomi behöver det finnas ett konto i bakgrunden som värdena faktiskt läggs på även om detta inte är synligt för användaren. Detta för att kunna få ut jämförelsesiffror i rapporter mm Ange intäktskontot här. Läs mer info under avsnittet Standardkonto för kostnad vid projektprognos, Vitec ekonomi. STANDARDKONTO FÖR KOSTNAD VID PROJEKTPROGNOS, VITEC EKONOMI Då projektprognos läggs på saldonivå i Vitec ekonomi behöver det finnas ett konto i bakgrunden som värdena faktiskt läggs på även om detta inte är synligt för användaren. Detta för att kunna få ut jämförelsesiffror i rapporter mm. Ange kostnadskontot här. 41

42 PROGNOS MÅSTE GODKÄNNAS INNAN BOKFÖRING AV SUCCESSIV VINSTAVRÄKNING Om JA = Prognosen måsten GODKÄNNAS för att komma med vid bokföring av successiv vinstavräkning. En prognos som endast är sparad kommer inte att komma med Om NEJ = Det räcker att en prognos är SPARAD för att den ska komma med vid bokföring av successiv vinstavräkning. REDOVISNING/REGISTERVÅRD/STYRPARAMETRAR INTERNREDOVISNING KONTON FÖR BOKFÖRING AV SUCCESSIV VINSTAVRÄKNING Här anges de konton som ska användas vid bokföring av successiv vinstavräkning. RAPPORTKONTOPLAN Det är rapportkontoplanen som anges här som används vid bokföring av successiv vinstavräkning. Den måste innehålla de resultatkonton som är angivna i styrparametrarna och därmed används vid bokföringen för att det ska bli korrekt om man öppnar upp en period, justerar och bokför igen. Kontoklasserna i rapportkontoplanen bestämmer var i rapporteringen av den successiva vinstavräkningen som beloppen hamnar. För projektsammanställningen och prognosregistreringen används i första hand den rapportkontoplan som är angiven för projekt i styrparametrar redovisning. I andra hand används rapportkontoplanen som är angiven för redovisning i styrparametrar redovisning. 42

43 BUDGETNAMN Då en prognos sparas i Vitec Ekonomi lagras värden även i budget/prognosen i 3L Pro så att man kan få ut jämförelsesiffror på de rapporter som finns där. Vilken budget/prognos som värdena ska lagras i bestäms av vilken period som är vald. Denna jämförs med inställningen på budget/prognos och värdena lagras korrekt per automatik. Med anledning av detta behöver det finnas budget/prognoser som täcker ett helt kalenderår. Man kan ha en (1) som avser jan-dec eller tolv stycken som avser en månad var eller allt däremellan. Huvudsaken är att alla månader finns med i någon budget. Om du önskar en prognos per kvartal ska du lägga upp fyra budget/prognosnamn med periodinställningar enligt nedan. 43