Kallelse med föredragningslista

Transkript

1 Tomelilla kommun Vård och omsorgsnämnden Ledamöter kallas Ersättare underrättas Tid: Torsdagen den 23 augusti 2018 kl Plats: Särskilda boendet Norrevång, Skåne Tranås Kallelse med föredragningslista Ärenden 1 Val av justerare och tidpunkt för justering 2 Ändringar i föredragningslistan Diarienr Sidnr 3 Dialoger och informationsärenden 2018/2 4 Information från förvaltningen 5 Uppföljning av HS-avtalet avseende delprojekt "Uppföljning av etablering av vårdformen mobilt vårdteam" 6 Information om behov och tillgång särskilt boende maj - juli / /7 7 Redovisning korttidsboende maj - juli /7 8 Synpunkter på socialtjänsten inom vård och omsorg maj - juli Rapport gällande antalet inskrivna patienter i det mobila vårdteamet 2018/6 2018/7 10 Rapport gällande beställda höftbyxor /7 1

2 Tomelilla kommun Vård och omsorgsnämnden 11 Rapport gällande uppföljning av Evondos 2018/7 12 Ekonomisk uppföljning juli /4 Beslutsärenden 13 Ändring i delegeringsregler för vård och omsorgsnämnden 14 Ansökan om statsbidrag - stimulansmedel till investeringar i välfärdsteknik i omsorgen 2018, dnr / /8 2018/59 15 Taxor och avgifter /55 16 Uppföljning intern kontroll april vård och omsorgsnämnden 17 Rapportering av ej verkställda gynnande beslut inom äldre- och handikappomsorgen (SoL) - 2:a kvartalet Statistikrapport - ej verkställda gynnande beslut inom äldre- och handikappomsorgen (SoL) - 2:a kvartalet Rapportering av ej verkställda gynnande beslut inom stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) - 2:a kvartalet Sekretess 20 Statistikrapport - ej verkställda gynnande beslut inom stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) - 2:a kvartalet Verksamhetsuppföljning på egenregin - särskilda boendena Norrevång och Brinkehem samt hemtjänstområden Västra (Väster/Tranås) och Brösarp / / / / / /60 2

3 Tomelilla kommun Vård och omsorgsnämnden 22 Kvalitetsrapport januari - juni Byavången och hemtjänstområde Centrum 23 Kvalitetsrapport januari - juni Valkyrian och hemtjänstområde Söder 2018/ /57 24 Redovisning av delegeringsbeslut 2018/3 25 Redovisning av delegeringsbeslut 2018/3 26 Redovisning av anmälningsärenden 2018/1 27 Redovisning av anmälningsärenden 2018/1 28 Mål vård och omsorgsnämnden 2018/58 Gunnel Andersson (M) Ordförande Pamela Lindqvist Sekreterare Meddela förhinder i god tid till Kommunledningskontoret som kallar ersättare. Telefon Pamela Lindqvist E-post: kommun@tomelilla.se 3

4 NÄRVARO- OCH OMRÖSTNINGSPROTOKOLL Vård- och omsorgsnämnden ( ) Sammanträdesdag: Antal närvarande ledamöter: 1 2 Nr Namn Parti Närv Ja Nej Avstår 1 Gunnel Andersson M 2 Marianne Åkerblad M 3 Gunvor Olsson C 4 Ann Harrysson SPI 5 Ida Bornlykke S 6 Mona Nihlén V 7 Per-Olof Örnsved SD Ja Nej Avstår ERSÄTTARE Nr Namn Parti Närv Ja Nej Avstår 1 Janet ten Have M 2 Elizabeth Nilsson M 3 Eva Gustavsson C 4 Susanne Balczar Herou KD 5 Sejdi Karaliti S 6 Kristin Skoog S 7 Kent Å Olofsson SD Ja Nej Avstår 4

5 Meddelandeblad Mottagare: Nämnder och verksamheter i kommuner med ansvar för äldreomsorg, förvaltningschefer och enskilda verksamheter som bedriver hemtjänst Nr 3/2018 Juni 2018 Ny bestämmelse om förenklat beslutsfattande om hemtjänst för äldre Meddelandebladet innehåller information om en ny bestämmelse om förenklat beslutfattande om hemtjänst för äldre. Bestämmelsen träder i kraft den 1 juli Texten i meddelandebladet om förenklat beslutsfattande om hemtjänst för äldre är en sammanställning av regeringens proposition 2017/18:106 Förenklat beslutsfattande om hemtjänst för äldre. I meddelandebladet finns även ett avsnitt som behandlar tillämpningen av Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2014:5) om dokumentation i verksamhet som bedrivs med stöd av SoL, LVU, LVM och LSS i ärenden som handläggs med förenklat beslutsfattande enligt den nya bestämmelsen. 4 kap. 2 a socialtjänstlagen (2001:453) Socialnämnden får utan föregående behovsprövning erbjuda hemtjänst till äldre personer. Ett sådant erbjudande förutsätter att den äldre personen har informerats om: 1. i vilken utsträckning och på vilket sätt han eller hon kan påverka utförandet av insatserna, 2. på vilket sätt kommunen följer upp insatserna, och 3. rätten att alltid kunna ansöka om bistånd enligt 1. Kommunen ska följa upp insatserna med utgångspunkt i kommunens riktlinjer, insatsernas kvalitet enligt 3 kap. 3 och värdegrunden i 5 kap. 4. Information: Upplysningstjänsten, tfn

6 Den nya bestämmelsen innebär att socialnämnden får en befogenhet att erbjuda hemtjänstinsatser till äldre personer utan någon föregående behovsprövning. Bestämmelsen är frivillig för kommunen att tillämpa. Syftet med bestämmelsen Den nya bestämmelsen syftar till att ge de kommuner som så önskar möjlighet att bevilja äldre kvinnor och män insatser inom äldreomsorg på ett enklare sätt och med större utrymme för delaktighet. Det blir möjligt för kommunen att tona ner på ett resurskrävande inledande utredningsarbete till förmån för att utveckla uppföljning av kvalitet, nöjdhet och effektivitet. Ett annat syfte är att öka den äldres rätt till självbestämmande och delaktighet, genom att den äldre personen ges större möjlighet att välja mellan de insatser som erbjuds och hur de praktiskt ska genomföras. Lagen syftar också till att förstärka inslagen av förebyggande insatser genom att generella hemtjänstinsatser tillgängliggörs i ett tidigt skede, vilket regeringen bedömer också kan minska eller skjuta upp behovet av mer omfattande äldreomsorg. Vilka insatser kan erbjudas Bestämmelsen i 4 kap. 2 a gäller för hemtjänstinsatser. Begreppet hemtjänst är dock inte närmare beskrivet i lagstiftningen. Hemtjänst beskrivs i förarbetena som ett samlingsbegrepp för olika typer av insatser som den enskilde kan få i syfte att underlätta den dagliga livsföringen. Vidare görs en hänvisning till Socialstyrelsens termbank där begreppet definieras. I hemtjänst kan såväl personlig omvårdnad som service ingå. Service är till exempel praktisk hjälp med bostadens skötsel, hjälp med inköp, ärenden på post och bank, tillredning av måltider samt distribution av färdiglagad mat. Med personlig omvårdnad avses insatser som därutöver behövs för att tillgodose fysiska, psykiska och sociala behov. Det kan till exempel innebära hjälp med att äta och dricka, klä sig, förflytta sig och sköta personlig hygien. Det kan också vara ledsagning eller andra insatser som behövs för att bryta isolering eller insatser för att den enskilde ska känna sig trygg och säker i det egna hemmet. Trygghetslarm är också en sådan insats som innefattas i begreppet hemtjänst. Även samtalsstöd och rådgivning bör kunna erbjudas med stöd av 4 kap. 2 a SoL. Det är upp till kommunerna själva att avgöra vilka typer av hemtjänstinsatser, och i vilken omfattning dessa ska erbjudas äldre personer enligt den nya bestämmelsen. Korttidsplatser, omfattas inte av bestämmelsen. Vem kan erbjudas insatserna Som framgår av bestämmelsen är det äldre personer som kan erbjudas hemtjänstinsatser enligt 4 kap. 2 a SoL. Det anges dock inte i lagen vad som avses med äldre personer, genom till exempel en åldersgräns. Enligt lagen ligger det inom kommunernas befogenheter att i sina riktlinjer för handläggning närmare precisera vilken ålder som kan anses vara vägledande vid handläggningen av olika typer av ärenden om ansökningar om hjälp och stöd till äldre. I förarbetena till bestämmelsen understryker regeringen att kommunerna behöver beakta diskrimineringslagen (2008:57) om åldersgränser upptas i de kommunala riktlinjerna för den här ärendetypen. Kommunerna har då att ta 2 6

7 ställning till om den aktuella särbehandlingen på grund av ålder har ett berättigat syfte och att de medel som används är lämpliga och nödvändiga för att uppnå det syftet. Enligt regeringen förutsätts tillämpningen av detta undantag i diskrimineringslagen ske restriktivt och åldersrelaterade kriterier bör endast få användas för att tillgodose godtagbara syften och då det framstår som proportionerligt i förhållande till syftet. Krav på information till den äldre Ett erbjudande om hemtjänstinsatser enligt den nya bestämmelsen ska föregås av viss information till den äldre personen. Informationsskyldigheten i bestämmelsen är alltså ett villkor för att kommunen ska få erbjuda hemtjänstinsatser utan föregående behovsprövning. Innan erbjudandet ska den äldre informeras om: i vilken utsträckning och på vilket sätt han eller hon kan påverka utförandet av insatserna, på vilket sätt kommunen följer upp insatserna, och rätten att alltid kunna ansöka om bistånd enligt 4 kap. 1 SoL. Information som avses i första punkten kan vara att den äldre personen om att han eller hon kan välja insatser inom ramen för ett visst antal beviljade timmar. Det kan också handla om att meddela den äldre att han eller hon har möjlighet att inom ramen för verkställigheten byta ut planerade insatser med varandra. Det kan t.ex. handla om att i stället för en planerad städning få hjälp till frisören eller att få en tidning eller bok uppläst. Det viktiga vad gäller bytet av insatser är att personalen och den äldre personen i sitt möte talar om vad som är möjligt att utföra inom ramen för de kommunala riktlinjerna. Hur information ska utformas och förmedlas till den äldre personen regleras inte i lagen. Regeringen understryker dock att den enskilde ska vara införstådd med informationen. Därför anser regeringen att informationen ska lämnas på ett sådant sätt att äldre personer med olika typer av funktionsnedsättningar ges reella möjligheter att tillgodogöra sig den. För personer med nedsatt beslutsförmåga kan det till exempel handla om att genomgående använda sig av ett enkelt och begripligt språk, eller ta fram lättlästa versioner av den information som ska ges. Om den som handlägger ärendet bedömer att den äldre personen inte förmår tillgodogöra sig informationen ska en utredning enligt 11 kap. 1 SoL avseende rätten till bistånd enligt 4 kap. 1 SoL göras. Handläggning och dokumentation Med den nya bestämmelsen görs ingen föregående behovsprövning. Det kommunen har att förhålla sig till är att den som ansöker om en sådan hemtjänstinsats uppfyller de kriterier som kommunen har fastställt i sina riktlinjer. Vid förenklat beslutfattande kommer utredningen i praktiken bara bestå i att konstatera att den äldre uppnått den ålder eller andra kriterier som kommunen angett i sina riktlinjer. Om den äldre själv vill eller om kommunen bedömer att den äldre behöver mer omfattande insatser än de som erbjuds inom ramen för förenklat beslutfattande, ska en utredning och behovsprövning alltid göras och bistånd i form av hemtjänst beviljas med stöd av 4 kap. 1 SoL. 3 7

8 Beslutet behöver endast innehålla information om de insatser, enligt kommunens riktlinjer, t. ex. antal timmar hemtjänst, trygghetslarm eller matservice, som den enskilde önskar och som kommunen beviljar. Det blir sedan en fråga för den som beviljats hemtjänst att tillsammans med utföraren bestämma om hur insatserna ska genomföras inom de angivna ramarna. Beslutet ska dokumenteras enligt 11 kap. 5 och 6. Uppföljning Enligt 4 kap. 2 a ska kommunen följa upp de insatser som erbjudits den äldre personen. Uppföljningen ska göras med utgångspunkt i brukarnas uppfattning om insatserna, hur insatserna motsvarar kommunens riktlinjer och hur de förhåller sig till kravet på god kvalitet enligt 3 kap. 3 SoL och till värdegrunden såsom den kommer till uttryck i 5 kap. 4 SoL. Utgångspunkten för uppföljning blir alltså inte den äldres behov i det enskilda fallet. I propositionen påpekas dock att det är angeläget att biståndshandläggaren i samband med uppföljningen tar upp frågan om det behövs ytterligare bistånd. Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2014:5) om dokumentation i verksamhet som bedrivs med stöd av SoL, LVU, LVM och LSS Tillämpningsområdet I SOSFS 2014:5 finns krav på dokumentation under handläggning av ärenden som gäller enskilda samt under genomförande och uppföljning av beslut om insatser som omfattas av 11 kap. 5 SoL. Även om författningen inte har tagits fram med ärenden enligt 4 kap. 2 a SoL i åtanke är den ändå i vissa delar tillämplig vid handläggning av sådana ärenden. Av definitionen i 2 kap. följer att med insats avses individuellt behovsprövat stöd eller individuellt behovsprövad vård och behandling. Det innebär att de krav på dokumentation som avser genomförande eller uppföljning av insatser inte omfattar hemtjänstinsatser som beviljats enligt 4 kap. 2 a SoL. Detta på grund av att det i ärenden med förenklat beslutsfattande inte görs någon individuell behovsbedömning, vilket är en förutsättning för att vara en insats i den mening som avses i föreskrifterna. Dokumentationens omfattning Handlingar som upprättas ska begränsas till att innehålla uppgifter som bedöms vara tillräckliga, väsentliga och ändamålsenliga i förhållande till vad saken gäller (4 kap. 1 SOSFS 2014:5). Endast de uppgifter som har betydelse med hänsyn till verksamhetens art och det enskilda fallet behöver dokumenteras 1. Mindre insatser kan dokumenteras mer summariskt 2. Det är därför viktigt att reflektera över i vilket syfte en handling upprättas så att innehållet begränsas till vad som är relevant i sammanhanget 3. 1 Prop. 1996/97:124 s. 181 och prop. 2004/05:39 s. 31 f. 2 Prop. 1996/97:124 s Handläggning och dokumentation inom socialtjänsten, Socialstyrelsen

9 Handläggningsmoment som inte genomförs vid förenklat beslutsfattande Vissa bestämmelser i föreskrifterna aktualiseras inte i ärenden som handläggs enligt 4 kap. 2 a SoL. Det gäller t. ex. om kravet på dokumentation gäller för ett moment som inte genomförs vid förenklat beslutsfattande. Ett sådant exempel är krav på dokumentation om överklagande och omprövning (5 kap. 17 SOSFS 2014:5). Beslut enligt den nya bestämmelsen om förenklat beslutsfattande är inte överklagbara genom förvaltningsbesvär utan kan enbart bli föremål för domstolsprövning genom s.k. laglighetsprövning enligt 13 kap. kommunallagen (2017:725) 4. Vidare finns bestämmelser i SOSFS 2014:5 med krav på dokumentation av moment som ska genomföras enligt förvaltningslagen. Enligt 2 förvaltningslagen (2017:900), FL, 5 tillämpas förvaltningslagens bestämmelser endast i begränsad omfattning vid handläggning av sådana ärenden där besluten kan laglighetsprövas genom att överklagas enligt 13 kap. kommunallagen. Ett sådant exempel är krav på kommunikation innan en myndighet fattar beslut i 25 FL. Om ingen kommunicering görs blir heller inte kravet i 5 kap. 12 SOSFS 2014:5 på dokumentation vid kommunicering aktuellt. Planerad översyn av föreskrifterna Socialstyrelsen planerar att utreda om föreskrifterna och de allmänna råden behöver revideras för att vara ändamålsenliga för handläggning, genomförande och uppföljning av ärenden med förenklat beslutsfattande enligt 4 kap. 2 a SoL. 4 Se 16 kap. 3 SoL och prop. 2017/18:106 s Förvaltningslagen (2017:900) träder i kraft samma dag som den nya bestämmelsen i 4 kap. 2 a SoL. 5 9

10 Denna information (art nr ) kan laddas ner och beställas från Socialstyrelsens webbplats: Den kan även beställas från Socialstyrelsens publikationsservice, e-post eller fax Publicerad:

11 Uppföljning av HS-avtalet avseende delprojekt Uppföljning av etablering och funktion av vårdformen mobilt vårdteam Delrapport år 1 Version Anna Häger Glenngård och Anders Anell KEFU, Ekonomihögskolan, Lunds Universitet 11 1

12 1. Uppdragets utgångspunkter 1.1 Vad står det i HS-avtalet? I hälso- och sjukvårdsavtalet mellan Region Skåne och de skånska kommunerna regleras sedan 2017 vårdformen mobilt vårdteam. I avtalet står det att de mest sjuka med återkommande vårdbehov kan erbjudas inskrivning i vårdformen. Gruppen mest sjuka med återkommande vårdbehov består av personer som bor i kommunens särskilda boenden, i ordinärt boende eller tillfälligt vistas på korttidsplatser och som har ett omfattande vårdbehov. Dessa behöver en tydlig kontinuitet i vårdkontakterna och har därför behov av ett anpassat och fast organiserat vård- och omsorgsomhändertagande. För denna grupp behövs en lösning i form av en särskild vårdform där man arbetar teambaserat för att kunna utföra vård kontinuerligt i den enskildes hemmiljö. Läkare från Region Skåne och den kommunala sjuksköterskan i den enskildes hemkommun utgör kärnan i det mobila vårdteamet och ska svara för det gemensamma uppdraget att vårda de mest sjuka i hemsjukvården. Förutom läkare och sjuksköterska kopplas ytterligare professioner på utefter patientens behov. Dessa kan vara till exempel arbetsterapeut, fysioterapeut och omvårdnadspersonal. För att få skrivas in i mobilt vårdteam måste personen uppfylla fyra av sex kriterier: tre eller fler kroniska diagnoser, inlagd på sjukhus tre gånger eller mer de senaste tolv månaderna, sex stående mediciner eller fler (exkl. ögondroppar, salvor etc.), klarar inte den personliga omvårdnaden, 75 år eller äldre, har hemsjukvård. En gemensam samordnad individuell plan (SIP) ska alltid upprättas och ligga till grund för inskrivning i vårdformen mobilt vårdteam. Vid inskrivning i vårdformen ska alltid läkare från primärvård, sjuksköterska från kommun och patient/anhörig involveras. Vidare ska en särskild inskrivningsblankett alltid användas vid inskrivning i vårdformen mobilt vårdteam. 1.2 Övergripande organisering för att implementera vårdformen mobilt vårdteam Organiseringen för arbetet med att implementera den nya vårdformen bygger på samverkan på både central och delregional nivå mellan tjänstemän och politiker. På central nivå finns ett Centralt Samverkansorgan (politiker) samt en Central Tjänstemannaberedning (tjänstemän) och en grupp med representanter för branschrådet för privata vårdgivare. På delregional nivå finns det sex delregionala samverkansorgan: - Nordvästra, där kommunerna Båstad, Ängelholm, Örkelljunga, Höganäs, Helsingborg, Landskrona, Åstorp, Bjuv, Svalöv och Klippan ingår. - Nordöstra, där Perstorp, Östra Göinge, Kristianstad, Hässleholm, Osby och Bromölla ingår. - Mellersta, där Kävlinge, Lomma, Burlöv, Eslöv, Höör, Hörby, Lund och Staffanstorp ingår. - Sydvästra, där Vellinge, Trelleborg och Svedala ingår. 12 2

13 - Sydöstra, där Sjöbo, Tomelilla, Simrishamn, Skurup och Ystad ingår. - Malmö. Arbetet med att implementera den nya vårdformen är i mycket hög grad decentraliserat till lokal (kommuner och primärvård) och delregional (delregionala samverkansorganen) nivå. På central nivå (central tjänstemannaberedning) sker främst arbete med att ta fram informations- och stödmaterial. 1.3 Vad ska vi följa upp? KEFU har fått uppdraget att följa upp implementeringen av den nya vårdformen mobilt vårdteam under i tre delar: - Del 1: Uppföljning av etablering och funktion av vårdformen mobilt vårdteam. - Del 2: HS-avtalets kostnadsutveckling. - Del 3: Effekter av vårdformens etablering och funktion. Genomförandet av uppdraget alla delar ska göras i samverkan mellan KEFU, Region Skåne och Kommunförbundet Skåne. I denna delrapport redovisas den del av uppdraget som avser att följa upp vårdformens etablering och funktion för avtalets första år, det vill säga år Teoretiska utgångspunkter för vår analys Samverkan kan mer generellt definieras som ett gränsöverskridande gemensamt arbete. Gränserna kan t ex avse professioner/yrken (interprofessionellt), organisatoriska enheter (interorganisatoriskt) eller huvudmän (intersektoriellt). Ett huvuddrag i internationell forskning om samverkan mera generellt är dels att det är svårt (eftersom många hinder kan identifieras) dels at det är riskfyllt (eftersom samverkan tar tid och att effekterna är osäkra). Två tongivande forskare på området ger det allmänna rådet att enbart pröva samverkan i de fall det verkligen är nödvändigt (Huxham & Vangen 2005). Axelsson & Bihari Axelsson (2007) sammanfattar forskningen kring olika hinder för samverkan inom vård och omsorg genom att skilja mellan strukturella och kulturella hinder. Strukturella hinder är förekomsten av olika regelsystem, ansvarsområden, finansieringslösningar, budgetar, informationssystem och administrativa gränsdragningar. Kulturella hinder avser olika sätt att se på patienter och brukare, olika utbildningar, samt olika språkbruk, attityder och värderingar. Strukturella och kulturella hinder hänger också samman och kan förstärka varandra. Olika former av revirbevakande beteende kan t.ex. ha sin grund i både försvarande av budgetar och ansvarsområden och den egna kunskapen och yrkesrollen. Tvärtemot vad som kanske känns intuitivt rimligt visar studier att samverkan mellan två parter som är olika kan vara enklare än samverkan mellan parter som är lika. I en studie av samverkan kring äldres vård och omsorg i Göteborg av Löfström (2007) noteras också att samverkan mellan yrkesgrupper utvecklades i de fall auktoritetsförhållandena kunde beskrivas som asymmetriska (mellan sjukgymnaster/arbetsterapeuter och biståndsbedömare/hemtjänst). Om parterna var jämbördiga, däremot, utvecklades enbart en samordning i form av ansvarsuppdelning (mellan sjukgymnaster och arbetsterapeuter). 13 3

14 Uppenbarligen kan samverkan mellan jämbördiga parter vara mer hotfull för berörda individer och därmed svårare att uppnå. Flera studier har identifierat att samverkan är en process som utvecklas i olika faser. En modell som använts i flera sammanhang är Tuckman (1965) som beskrev fyra faser i utvecklingen av multidisciplinära team: forming, storming, norming, performing. Senare forskare har föreslagit en indelning i andra faser, t.ex. formering, implementering och vidareutveckling (Lorange & Roos 1992). Gemensamt är dock uppfattningen att samverkan efter en initial period av optimism och intresse vanligtvis genomgår en kritisk fas när de olika synsätten och målen ska samordnas. Dessa faser har i sin tur kopplats samman med olika krav på ledarskap (Axelsson & Bihari Axelsson 2006). Derneckere m fl (2011) föreslår 19 indikatorer som kan användas för att följa upp graden av teambaserat arbete i vården. De mest relevanta indikatorerna avser team relations, quality of team leadership, culture/climate for teamwork, team perceived coordination of the care process och team vision. Dessa indikatorer kan omsättas till påståenden i en enkät som medlemmar i teambaserad vård får ta ställning till. På så sätt kan effekter av olika insatser över tid studeras. Graden av teambaserat arbete skulle också kunna ge information om vilken typ av stöd och ledarskap som krävs vid olika tidpunkter. Det vetenskapliga stödet för att olika externa interventioner kan förbättra interprofessionell samverkan är dock svagt (Reeves et al 2017). Det vetenskapliga stödet för olika team-utvecklande interventioner är också svagare i den öppna vården jämfört med den slutna vården. Förutsättningarna för samverkan kan också vara svårare i den öppna vården eftersom berörda medlemmar i sådana team kan ha olika fokus på teamets uppgift. Mobila team för äldre kan t ex bemannas av sjuksköterskor från kommunen som enbart arbetar med dessa patienter och därför har fullt fokus på patientgruppens förutsättningar. Medverkan från läkare kan organiseras på olika sätt. En arbetsmodell är att särskild läkare arbetar dedikerat med mobila team, en annan arbetsmodell är att samtliga (eller många) läkare delar på uppgiften. I den förra arbetsmodellen för läkarmedverkan finns bättre förutsättningar för att utveckla relationer och en gemensam syn på mål och framtidsplaner i teamet. I den senare arbetsmodellen med flera läkare som medverkar blir förutsättningarna för samverkan sämre. Det innebär i sin tur att behovet av standardiserade arbetsformer, strukturer och information som delas mera formellt ökar. När samverkan väl uppstår är det vanligare att man dokumenterar positiva effekter i form av att personalen upplever bättre samverkan, än att vården och omsorgen till patienter och brukare blivit annorlunda. I de fall man konstaterat positiva effekter för patienter och brukare är upplevelsen av samverkan inte lika stark som när den beskrivs av berörd personal (Anell & Mattisson 2009). Ett annat problem är att samverkansinsatser kanske inte träffar rätt målgrupp. I många fall tycks samverkansinsatser sättas in väl sent sett i patienternas och brukarnas perspektiv. Om samverkan sätts in sent så är det sannolikt svårare att uppnå positiva effekter. Ett tidigt identifierande av sammansatta behov är sannolikt viktigt för att uppnå hög effektivitet vid samverkan. En central fråga i samverkansambitioner är hur skillnader i mål, synsätt och prioriteringar mellan ingående parter ska hanteras. Samverkansbehov uppstår i huvudsak mellan organisationer som har olika och kompletterande kompetens, och dessa har högst troligt 14 4

15 delvis olika syn på patienter och brukare och delvis skilda målsättningar. Forskare verkar överens om att effektiva samverkan kräver ömsesidigt förtroende och gemensamma mål, eller åtminstone att de medverkande parternas bevekelsegrunder för att se positivt på samverkan inte kolliderar. Om inte de egna målen till en del uppnås finns en risk att parter väljer att avstå från samverkan eller att man intar en mer passiv inställning. Ett generellt problem mot denna bakgrund är att samverkan inte alltid sker inom de områden där det finns störst behov av insatser. Om graden av samverkansaktiviteter styrs av lokala intressen finns risk för att samverkan uppstår inom de områden där det är enklast, snarare än inom de områden där det verkligen behövs. I detta avseende kan också ett dilemma identifieras. Å ena sidan är det positivt med utveckling underifrån med stöd av eldsjälar för att skapa samverkan. Å andra sidan finns ingen garanti för att en sådan process leder till samverkan inom de områden och för de individer där det verkligen behövs. Graden av frivilliga samverkansaktiviteter kan också kopplas samman med en organisations readiness for change (Weiner m fl 2008). Både bland praktiker och forskare har noterats att en sådan readiness är en viktig faktor för all typ av förändring, även när det gäller samverkan med andra. Förutom att olikheter i detta avseende kan påverka förändringstakten mot nya former av samverkan kan även resultaten påverkas. Det är rimligt att anta att samverkan utvecklas enklare och med bättre resultat bland de vårdgivare som själva ser behoven och vilka vinster som kan uppnås. Det kan vara svårare att uppnå samverkan och positiva resultat efterhand som även andra vårdgivare engageras. 15 5

16 2. Genomförande 2.1 Förutsättningar för genomförande av uppföljningen år 2017 Inledningsvis är det viktigt att betona att uppföljningen under avtalets första år har handlat om att följa en process i många avseenden. Vårdformen mobilt team har under år 2017 börjat implementeras på flera håll i Skåne. Likaså har utveckling av arbetsformer i den nya vårdformen påbörjats under året. Vi har således inte studerat något som är konstant utan något som kontinuerligt utvecklas och förändras. 2.2 Metod Arbetet med uppföljningen har skett i nära samverkan mellan KEFU och Central Tjänstemannaberedning. Vi har under 2017 tagit fram uppföljningsverktyg vilka kommer att förfinas under då vi fortsätter uppföljningen. I syfte att ge en så god bild som möjligt av vårdformens varande år 2017 har vi arbetat med både bredd och djup i data. För att kartlägga etablering och funktion av vårdformen mobilt vårdteam samt framgångsfaktorer för etablering och funktion har vi använt oss av både kvantitativa och kvalitativa metoder: - Framtagande och analys av svar på enkät om förekomst och funktion till alla som omfattas eller kan komma att omfattas av detta arbetssätt i Skånes kommuner och Region Skåne. Utgångspunkten vid framtagande av enkät var de indikatorer för att följa upp graden av teambaserat arbete i vården som identifierats av Derneckere m fl (2011). - Analys av uppgifter om förekomst från Region Skånes vårdcentraler - Analys av uppgifter om förekomst från skånska kommuner - Analys av intressanta fall vad gäller framgångsfaktorer för etablering och funktion, främst genom intervjuer med MAS (kommun) och allmänläkare (primärvård). 2.3 Data Enkät till medarbetare I syfte att kartlägga etablering och funktion gällande vårdformen mobilt vårdteam var en utgångspunkt att samla in data om förekomst och erfarenheter från samtliga medarbetare inom Region Skåne och de skånska kommunerna som kan komma att arbeta i vårdformen. En begränsande faktor i detta sammanhang är att samlade kontaktuppgifter till dessa medarbetare saknas. Arbetsgången för att samla in data från dessa var därför att skicka en länk till enkäten alla medicinskt ansvariga sjuksköterskor (MAS) och medicinskt ansvariga rådgivare (MAR) i samtliga skånska kommuner samt till verksamhetschefer vid samtliga vårdcentraler med följande uppmaning: Inom ramen för uppföljning av HS-avtalet ska vi undersöka förekomst och erfarenheter av att arbeta i mobilt vårdteam. Vi önskar att enkäten skickas vidare till alla medarbetare som arbetar eller kan komma att arbeta i vårdformen mobilt vårdteam som omfattas av HSavtalet. I enkäten finns inledningsvis mer information om vårdformen, syftet med enkäten och kontaktuppgifter om det uppstår frågor. Stort tack för hjälpen! 16 6

17 Enkäten skickades ut i första veckan i oktober 2017 och en påminnelse gick ut den sista veckan i oktober. Tabell 1. Vem har svarat på enkäten till medarbetare? Primärvård Kommun Alla Antal respondenter (från 48 vårdcentraler) (från 31 kommuner) Yrke/profession Chef Sjuksköterska inkl distriktsjuksköterska Läkare Sjukgymnast/Fysioterapeut & Arbetsterapeut Biståndshandläggare 2 2 MAS Registerdata från primärvården i Region Skåne Vårdcentralerna i Region Skåne rapporterar varje månad in statistik över antal inskrivna i vårdformen samt antal genomförda SIPar. Denna data har vi haft tillgång till för att analysera förekomst av vårdformen år 2017 sett ur primärvårdens perspektiv. Data från Skånes kommuner Det saknas heltäckande data kring antal inskrivna i vårdformen samt genomförda SIPar från kommunernas sida. I ett försök att kartlägga detta skickade Kommunförbundet Skåne en fråga om förekomst av vårdformen (antal inskrivna) till medicinskt ansvariga sjuksköterskor (MAS) i respektive kommun per mail under hösten Denna data har vi haft tillgång till för att analysera förekomst av vårdformen år 2017 sett ur kommunernas perspektiv. Denna data är dock inte komplett eftersom inte alla kommuner svarade på utskicket. Fallstudier I syfte att studera framgångsfaktorer för etablering och funktion samt hur arbetet i de mobila vårdteamen kan fungera har vi gjort fallstudier av några intressanta exempel. De fallstudier som har genomförts under uppföljningens första år bygger på ett fåtal intervjuer med MAS samt allmänläkare i primärvård i tre fall. Samtliga intervjuer genomfördes i november Vid val av fall att studera eftersträvade vi en spridning dels geografiskt och dels avseende i vilken utsträckning den nya vårdformen hade etablerats under avtalets första år. I Tomelilla fanns det många inskrivna redan tidigt under I Kristianstad fanns det inga inskrivna i slutet av I Höganäs kom arbetet igång under andra halvåret då ganska många skrevs in i vårdformen. 17 7

18 Tabell 2. Vilka fall har vi studerat? Grad av etablering av vårdformen år 1 Intervjupersoner Tomelilla Stor MAS & allmänläkare Höganäs Medel MAS Kristianstad Låg MAS 18 8

19 3. Etablering och funktion av vårdformen mobilt vårdteam år Vad vet vi om etablering av vårdformen år 2017? Av de 283 personer som svarade på enkäten uppgav 56 att de arbetar med vårdformen mobilt vårdteam i någon utsträckning i oktober I urvalet ingår respondenter från 48 vårdcentraler (av ca 140) och av svaren går att utläsa att vårdformen finns vid 19 av dessa. Av de 19 vårdcentralerna drivs 10 i privat regi. Vad gäller kommunerna finns respondenter från 31 (av 33) kommuner och 14 av dessa uppger att de arbetar i vårdformen (tabell 3). Arbetet i vårdformen sker i varierande utsträckning (figur 1). Tabell 3. Antal respondenter uppdelat på deltagande i vårdformen eller inte. Primärvård Kommun Alla Deltagande i vårdformen Deltar inte alls Deltar i någon utsträckning (från 19 vårdcentraler) (från 14 kommuner) 283 Figur 1. Svar på frågan Deltar du i något mobilt vårdteam? (283 respondenter). Nej inte alls I mycket liten utsträckning I ganska liten utsträckning I ganska hög utsträckning I mycket hög utsträckning Data från primärvården visar att antalet inskrivna personer har ökat från 71 i januari till 2104 i december 2017 (figur 2). Under samma period har antalet vårdcentraler med någon inskriven i vårdformen ökat från 10 till 76. Variationen är stor vad gäller förekomst av vårdformen. Antalet inskrivna vid Skånes vårdcentraler varierar mellan 0 och nästan 300. Sju vårdcentraler (Capio Simrishamn, Novakliniken Missuna, Novakliniken Tomelilla, Näsets läkargrupp, Vårdcentralen Tomelilla, Vårdcentralen Ystad, Läkargruppen Munka-Ljungby) står för mer än en tredjedel (35%) av alla inskrivna i december. Det finns en geografisk koncentration till kommunerna Tomelilla, Ystad och Simrishamn vad gäller antalet inskrivna i vårdformen. Drygt 35% av alla inskrivna finns i dessa tre kommuner i december

20 Figur 2. Antal inskrivna i vårdformen enligt data från primärvården jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec Data från primärvården visar också att antalet kommuner där det finns någon inskriven i vårdformen har ökat från åtta till 30 under samma period (29 kommuner med inskrivna i oktober). Variationen är stor vad gäller förekomst också bland kommunerna enligt denna data. Bland kommunerna varierar antalet inskrivna mellan 0 och nästan 300 i december. I december tillhör nästan hälften (47%) av alla inskriva fyra kommuner (Helsingborg, Simrishamn, Tomelilla, Ystad). Fullständiga data från kommunerna saknas. Genomgående gäller dock att de kommuner som har uppgivit hur många inskrivna de har i vårdformen redovisar lägre antal än vad primärvården redovisar. Också jämförelsen mellan de som svarat på enkäten och data visar på skillnader i synen på förekomst av vårdformen mellan primärvård och kommuner. Medan nästan alla kommuner har någon inskriven i oktober enligt data från primärvården tyder data från vår enkät på att omkring hälften av kommunerna har någon inskriven vid samma tidpunkt. Sammanfattningsvis visar data från vår enkät samt registerdata från primärvården och uppgifter från kommunerna att: - Vårdformen är etablerad i någon utsträckning vid hälften av Region Skånes vårdcentraler. - Vårdformen är etablerad i någon utsträckning i hälften av Skånes kommuner. - Det finns en stor variation avseende i vilken utsträckning som vårdformen är etablerad i såväl kommuner och primärvård. - Det finns en geografisk koncentration till sydöstra hörnet av Skåne (kommunerna Ystad, Tomelilla och Simrishamn) vad gäller antal inskrivna. - Data om etablering av vårdformen indikerar bristande samsyn mellan primärvård och kommuner. 3.2 Vad vet vi om vårdformens funktion? Härnäst redovisas olika aspekter om vårdformens funktion. Redovisningen bygger på svar från dem som svarade att de deltar i något mobilt vårdteam i någon utsträckning i vår enkät 20 10

21 till medarbetare inom Region Skåne och de skånska kommunerna som kan komma att arbeta i vårdformen (tabell 4). Tabell 4. Respondenter som svarat att de deltar i vårdformen i någon utsträckning. Primärvård Kommun Alla Deltar i någon utsträckning, respondenter Representerar 19 vårdcentraler (varav 10 privata) 14 kommuner Profession 89% läkare 92% sjuksköterskor Grad av deltagande i vårdformen Mycket liten utsträckning Ganska liten utsträckning Ganska hög utsträckning Mycket hög utsträckning Rutiner vid inskrivning i vårdformen mobilt vårdteam Vid inskrivning i vårdformen ska alltid läkare från primärvård, sjuksköterska från kommun och patient/anhörig involveras. I praktiken sker detta nästan alltid enligt svaren i vår enkät: - Läkare vid vårdcentral i 98% av fallen. - Sjuksköterska i kommun i 93% av fallen. - Patient och/eller anhörig i 89% av fallen. De hinder som angavs i de fall någon av parterna inte involveras var att anhörig inte kan eller vill närvara samt demensproblematik bland patienterna. Vid inskrivning i vårdformen mobilt vårdteam ska en särskild bedömnings- och inskrivningsblankett alltid användas. I praktiken sker detta 2/3 av fallen enligt svaren i vår enkät. De orsaker som angavs i de fall då blanketten inte används var att det saknas kunskap om att blanketten finns, att det finns en annan fungerande rutin och/eller blankett samt en åsikt om att det räcker med SIP. Samverkan och samarbete i de mobila vårdteamen På frågan Upplever Du att teamets/teamens medlemmar har en gemensam uppfattning om målet med vårdformen mobilt vårdteam? svarade 57% i mycket eller ganska hög utsträckning. Erfarenheterna var likartade bland respondenter från primärvården och kommunerna. På frågan Upplever Du att medlemmarna i teamet/teamen tar sitt ansvar och genomför uppdraget? svarade 64% i mycket eller ganska hög utsträckning. Erfarenheterna var något mer positiva i primärvården än i kommunerna

22 På frågan Upplever Du att samarbetet inom teamet/teamen fungerat väl som helhet? svarade 53% i mycket eller ganska hög utsträckning. Erfarenheterna var något mer positiva i primärvården än i kommunerna. De hinder som angavs i de all som samarbetet i teamet inte fungerar var att kompetens kring vårdformen saknas, att det är brist på personal och brist på tid i verksamheterna. Figur 3. Erfarenheter av vårdformen mobilt vårdteam avseende gemensam uppfattning om mål, syn på samarbete och ansvarstagande (56 respondenter) I mycket liten utsträckning I ganska liten utsträckning I ganska hög utsträckning I mycket hög utsträckning Inte relevant 0 Gemensam uppfattning Samarbetet fungerar väl Medlemmarna tar till ansvar Också svar på frågan Vem/vilken organisation är navet i det/de mobila vårdteamet? visar på en relativt god samsyn mellan medarbetare i kommuner och primärvård (figur 4). Figur 4. Syn på vem som är navet i de mobila vårdteamen (56 respondenter). Enligt 19 respondenter från vårdcentraler Enligt 37 respndenter från kommuner Medarbetare i kommun Medarbetare i primärvård Medarbetare i kommun Medarbetare i primärvård 12 22

23 Finns det konkreta förbättringar till följd av arbete i vårdformen? På frågan Finns exempel på konkreta förbättringar i arbetssätt/rutiner som följd av arbete i vårdformen mobilt vårdteam? svarade 55% ja. De exempel på konkreta förbättringar som angavs var tydligare SIP, bättre tillgänglighet och kontinuitet samt bättre samordning och beredskap kring patienten. På frågan Anser du att vårdformen mobilt vårdteam hjälper dig att prioritera och bedöma vård- och omsorgsbehov hos de mest sjuka med återkommande vårdbehov? svarade 58% ja. De orsaker som angavs var att det finns en tydlighet kring hur patienten ska tas omhand då olika situationer uppstår, en god tillgänglighet och kontinuitet mellan kommun och primärvård, att vårdformen skapar förtroende mellan medarbetare och anhöriga samt att SIPen blir tydligare då den görs i samband med inskrivning i vårdformen. Konsekvens för SIP av arbete i vårdformen Erfarenheter av att arbeta i vårdformen mobilt vårdteam var att det görs fler SIPar och att kvaliteten på SIPar till viss del blir bättre (figur 5). På frågan Anser du att det görs fler SIP på grund av deltagande i vårdformen mobilt vårdteam? svarade 59% i ganska eller mycket hög utsträckning. På frågan Tycker du att arbete i mobilt vårdteam leder till att kvaliteten på SIP blir bättre? svarade 38% i ganska eller mycket hög utsträckning. Figur 5. Om vårdformen mobilt vårdteam och SIPar (56 respondenter) I mycket liten utsträckning I ganska liten utsträckning I ganska hög utsträckning I mycket hög utsträckning Inte relevant 0 Fler SIPar Bättre kvalitet på SIPar Nyckelord i svaren på den öppna frågan Vad innebär god kvalitet på SIP för dig? var engagemang, förberedelse, planering, tydlighet, trygghet och ansvarsfördelning. Exempel på svar listas nedan: - Att alla involverade parter är med i planeringen för patienten - Engagemang från involverad personal - Att den är heltäckande/att ha en klar plan. Det skapar god förberedelse för olika situationer som kan uppstå - Vårdplanering i nutid och framtid - Att anhöriga känner trygghet - Att den skapar tydlighet - Tydlig ansvarsfördelning 23 13

24 - Att alla vet vad som ska göras i olika situationer - Att alla tar ansvar I syfte att ytterligare analysera ifall erfarenheterna av att arbeta i vårdformen mobilt vårdteam hänger samman med vad som kan betraktas som god kvalitet på en SIP analyserade vi svaren på frågorna Anser du att SIP hjälper dig att prioritera och bedöma vård- och omsorgsbehov hos de mest sjuka med återkommande vårdbehov? och I ditt arbete med SIP, involveras alltid företrädare för primärvård, kommun, anhörig/närstående? med hänsyn till ifall respondenten deltog i vårdformen eller inte. Svaren indikerar att det kan finnas ett samband mellan att arbeta i vårdformen och synen på SIPens ändamålsenlighet (figur 6). Det verkar också som att det finns ett samband mellan att arbeta i vårdformen mobilt vårdteam och att involvera företrädare för primärvård, kommun och anhörig/närstående vid upprättande av SIP (figur 7). Figur 6. Svar på frågan Anser du att SIP hjälper dig prioritera och bedöma vård- och omsorgsbehov hos de mest sjuka med återkommande vårdbehov? Deltar i vårdformen i någon utsträckning Deltar inte alls i vårdformen Ja Nej 14 24

25 Figur 7. Svar på frågan I ditt arbete med SIP, involveras alltid företrädare för primärvård, kommun, anhörig/närstående? Deltar i vårdformen i någon utsträckning Deltar inte alls i vårdformen Primärvård Kommun Anhörig/närstående Sammanfattat om vårdformens funktion år 2017 Sammanfattningsvis visar vår enkätdata om erfarenheter av att arbeta i vårdformen mobilt vårdteam 2017 bland medarbetare i kommuner och primärvård att: - Det finns goda rutiner vid inskrivning i vårdformen vad gäller vilka aktörer som medverkar men att det finns brister vad gäller att använda rätt blankett. - Upplevelsen av samverkan och samarbete är god bland de som har erfarenhet av att arbeta i vårdformen mobilt vårdteam Det tycks finnas en god samsyn på frågor om samverkan och samarbete bland medarbetare i kommuner och primärvård bland de som har erfarenhet av att arbeta i vårdformen mobilt vårdteam En majoritet av de som har erfarenhet av att arbeta i vårdformen tycker att mobilt vårdteam leder till konkreta förbättringar i omhändertagandet av patienten. - Arbete i vårdformen leder till att det görs fler SIPar. - Arbete i vårdformen kan leda till en förbättrad kvalitet och ändamålsenlighet i SIPar. 3.3 Planerat fortsatt arbete med vårdformen På frågan Finns det en planerad agenda för det fortsatta arbetet med vårdformen mobilt vårdteam under 2018? svarade 65% ja. Svaren på den öppna frågan Om det finns en planerad agenda för det fortsatta arbetet med vårdformen mobilt vårdteam under 2018, på vilket sätt? vittnar om en stor variation i arbetet med att utveckla vårdformen i kommuner och primärvård. Den planerade agendan för det fortsatta arbetet drivs på vissa håll av samarbete på olika nivå och vissa håll av att fortsätta driva sin egen linje. Medan det förstnämnda skulle kunna leda till en ökad samsyn kring vårdformen i primärvård och kommuner kan det sistnämnda leda till större variation i arbetet. Exempel på svar listas nedan: 25 15

26 - Fortsatt strukturerat arbete med SIP - Att fortsätta på samma sätt - Det är upp till vardera sköterska att starta och kvalitetssäkra varje SIP. Primärvården arbetar inte för att kvalitetssäkra eller agera ledande i arbetet. Kvalitet kan därför variera mellan varje vårdenhet som sjuksköterskan ansvarar över. - Fortsatt arbete inom ramen för kommunsamverkan - Fortsatt utveckling genom möten på ledningsnivå Svaren på den öppna frågan Vilken typ av stöd och hjälp behöver ni under 2018 för att fortsätta utveckla vårdformen mobilt vårdteam? kan i hög grad sorteras in under tre teman: information och dokument, rutiner och strukturer samt tid till läkare. Exempel på svar listas nedan: - Beror på direktiv - Bättre information så alla gör lika - Stöd av dokument - Förbättrade rutiner - Bättre information om vem som är ansvarig - Struktur och information - Mer tid till läkare - Mer resurser till primärvården för att prioritera hembesök 3.4 Förutsättningar för samverkan i primärvården Erfarenheter avseende samverkan mellan primärvård och andra vårdgivare i Skåne har nyligen undersökts inom ett parallellt KEFU-projekt. Projektet fokuserar samverkan mellan offentlig primärvård och sjukhusvård men omfattar även frågeställningar som har intresse för samverkan mellan primärvård och kommunal vård och omsorg. Inom projektet genomfördes bland annat en enkätstudie till samtliga allmänläkare och ST-läkare i allmänmedicin respektive sjuksköterskor vid offentliga vårdcentraler. Det huvudsakliga syftet med enkäten var att studera upplevelser om arbetsmiljö i primärvården respektive samverkan med andra vårdgivare. Flera av frågorna till läkare baserades på en tidigare internationell undersökning vars svenska del genomfördes av Myndigheten för vård- och omsorgsanalys (Vårdanalys). Det finns därför vissa möjligheter att jämför hur uppfattningar bland läkare förändrats över tiden. Figur 8 redovisar svarsfördelningen från en av frågorna i enkäten avseende läkares uppfattning om hur samverkan mellan primärvård och kommunal vård och omsorg har förändrats under de senaste tre åren. Som framgår uppfattar de flesta att samverkan varit oförändrad. Det finns variationer både mellan och inom Region Skånes tre förvaltningar. I förvaltningen Sund är andelen läkare som uppfattar att det skett förbättringar högre än i de andra två förvaltningarna. I SUS är det fler läkare som upplevt försämringar än förbättringar. Variationerna ger indikationer på geografiska variationer i upplevelser av samverkan, men även att graden av samverkan kan variera inom en och samma förvaltning

27 Figur 8. Svar från primärvårdsläkare i offentlig regi på frågan På det hela taget, anser du att samverkan mellan primärvården och kommunal vård och omsorg har förbättrats, försämrats eller varit oförändrad, under de senaste 3 åren? 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Kryh (41 svar) Sund (66 svar) SUS (120 svar) Alla (230 svar) Förbättrats Försämrats Oförändrad Figur 8 ger indikationer på hur läkare uppfattar hur samverkan har förändrats, men inte graden eller nivån på samverkan. Som framgår av figur 9 är det fler läkare i förvaltningen Kryh som anger att man regelbundet får information av den personal som vårdar patienter i hemmet jämfört med övriga förvaltningar, vilket skulle tyda på att samverkan i genomsnitt fungerar bättre i denna förvaltning. Vid jämförelser bakåt i tiden till läkares svar på samma fråga år 2015 kan noteras att det då var fler läkare som uppgav att man regelbundet fick information om relevant förändring i patienters hälsotillstånd. Det ger ytterligare stöd för att förutsättningar för samverkan enligt primärvårdsläkarnas perspektiv snarast försämrats

28 Figur 9. Svar från läkare på frågan Om någon av dina patienter får vård och omsorg i hemmet (t.ex. hemsjukvård) hur ofta blir du underrättad om en relevant förändring av patientens tillstånd eller hälsostatus?. 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Kryh (42 svar) Sund (65 svar) SUS (125 svar) Alla (232 svar) Regelbundet Ibland Aldrig Ej relevant Figur 10. Svar från läkare på frågan Om någon av dina patienter får vård och omsorg i hemmet (t.ex. hemsjukvård) hur ofta blir du underrättad om en relevant förändring av patientens tillstånd eller hälsostatus?. 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 2015 (262 svar) 2017 (232 svar) Regelbundet Ibland Aldrig ej relevant En möjlig bakgrund till den negativa tendensen när det gäller förutsättningar för samverkan enligt ovan kan vara arbetsmiljön i primärvården och mera precist bristen på allmänläkare. Som framgår av figur 11 och 12 menar primärvårdsläkare att de åtminstone i viss utsträckning har mandat att koordinera den vård patienter får från andra vårdgivare. Däremot saknas i stor utsträckning tid för uppgiften

29 Figur 10. Svar från läkare på frågan I vilken utsträckning har du i kontakter med andra vård- och omsorgsgivare det mandat som krävs för att koordinera och planera vården för dina patienter?. 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Kryh (41 svar) Sund (67 svar) SUS (125 svar) Alla (233 svar) I stor utsträckning I viss utsträckning I liten utsträckning Inte alls Figur 11. Svar från läkare på frågan I vilken utsträckning har du i kontakter med andra vård- och omsorgsgivare den tid som krävs för att koordinera och planera vården för dina patienter?. 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Kryh (42 svar) Sund (67 svar) SUS (125 svar) Alla (234 svar) I stor utsträckning I viss utsträckning I liten utsträckning Inte alls Bristen på allmänläkare och en ansträngd arbetsmiljö inom primärvården är en viktig förutsättning som måste beaktas i ambitionerna att utveckla en bättre samverkan med kommunerna med fokus på vård och omsorg till sköra äldre. Läkarbemanningen av mobila team kommer att vara en utmaning. Beroende på hur teamen bemannas kommer 29 19

30 förmodligen behoven av stödjande strukturer att variera. Det blir också intressant att studera hur effekter för andra personalkategorier respektive patienter och anhöriga påverkas av olika arbetsformer. 3.5 Framgångsfaktorer för god etablering och funktion (tre fall) Baserat på intervjuer med MAS och allmänläkare i tre intressanta fall där man har kommit olika långt vad gäller etablering av vårdformen kan vi formulera några tankar kring framgångsfaktorer för god etablering och funktion av vårdformen mobilt vårdteam. 1. Goda relationer och arbetssätt sedan tidigare förenklar etableringen av vårdformen. Då det sedan tidigare finns upparbetade relationer mellan medarbetare i kommun och primärvård blir det lättare att införa en förändring som ställer krav på samverkan mellan dessa. Detta hänger samman med att det redan finns gemensamma mål och förväntningar mellan medarbetarna även om de har olika organisatorisk tillhörighet. En bärande punkt här är ett lokalt engagemang som drivkraft i (sam)arbetet. 2. Tydliga roller och ansvarsfördelning förenklar etableringen och funktionen av vårdformen. Samarbetet mellan medarbetare i kommun och primärvård förenklas om det finns en utsedd koordinator som driver arbetet och känner att hen äger agendan för etableringen. Detta underlättas av om det finns få aktörer. En MAS uttryckte det som att det är lättare att samarbeta med två vårdcentraler än 15! 3. Avsatt öronmärkt tid för de läkare som arbetar i vårdformen förbättrar funktionen i de mobila teamen. Kontinuitet och tillgänglighet är återkommande nyckelord i de fall där vårdformen mobilt team fungerar väl. Här är tillgång till en fast läkarkontakt i primärvården viktig. En fast läkarkontakt med god kännedom om de inskrivna patienterna men också med en upparbetad relation gentemot medarbetare i kommunen möjliggör ett proaktivt arbetssätt som gagnar både patienter och vårdpersonal. Vetskap om att det finns inbokad tid och ett enkelt sätt att nå medicinskt ansvarig läkare skapar en trygghet hos patienter och personal och minskar behovet av att söka vård på sjukhus. 4. Att bygga på det som är etablerat verkar vara en nyckel till att lyckas med att etablera vårdformen. Detta innebär att arbeta med det som finns vilket förutsätter flexibilitet och en hög grad av decentralisering i beslutsfattande kring hur vårdformen ska etableras. I Höganäs började sjuksköterskor i kommunen och läkare i primärvården att skriva in patienter i särskilt boende eftersom de hade en fungerande rutin för samverkan där för att sedan skala upp etableringen till patienter i annat boende. I Tomelilla började sjuksköterskor i kommunen och läkare i primärvården skriva in patienter i den aktuella patientgruppen i samband med en redan upparbetad rutin kring årliga genomgångar av vårdplaner för sköra äldre patienter

31 3.6 Sammanfattat om etablering och funktion - Vårdformen är etablerad i någon utsträckning vid hälften av Region Skånes vårdcentraler och hälften av Skånes kommuner år Det finns en stor variation avseende i vilken utsträckning som vårdformen är etablerad i såväl kommuner och primärvård. I de flesta fall är den etablerad i liten utsträckning. De finns en geografisk koncentration till kommunerna Ystad, Tomelilla och Simrishamn vad gäller etablering. - Data om etablering av vårdformen indikerar bristande samsyn mellan primärvård och kommuner. - Bland dem som arbetar i vårdformen år 2017 finns det goda rutiner vid inskrivning i men utrymme för förbättring. - Bland dem som arbetar i vårdformen år 2017 finns det överlag en god samsyn kring frågor om samverkan och samarbete bland medarbetare i kommuner och primärvård bland de som har gått in tidigt i vårdformen. - En majoritet av de som har erfarenhet av att arbeta i vårdformen tycker att mobilt vårdteam leder till konkreta förbättringar i omhändertagandet av patienten. - Arbete i vårdformen leder till att det görs fler SIPar och kan leda till en förbättrad kvalitet och ändamålsenlighet i SIPar. - Goda relationer och arbetssätt sedan tidigare samt en möjlighet att bygga på rutiner som redan finns är möjliga framgångsfaktorer för etablering av vårdformen. - Tydliga roller och ansvarsfördelning samt avsatt tid för de läkare som arbetar i de mobila teamen är möjliga framgångsfaktorer för funktionen av vårdformen. - Den planerade agendan för det fortsatta arbetet drivs på vissa håll av samarbete på olika nivå och vissa håll av att fortsätta driva sin egen linje. Medan det förstnämnda skulle kunna leda till en ökad samsyn kring vårdformen i primärvård och kommuner kan det sistnämnda leda till större variation i arbetet. - Medarbetare efterfrågar information och dokument, rutiner och strukturer samt tid till läkare i sitt fortsatta arbete med vårdformen

32 4. Reflektioner I denna rapport redovisar vi uppföljningen av den nya vårdformen mobilt vårdteam som regleras i hälso- och sjukvårdsavtalet mellan Region Skåne och de skånska kommunerna sedan Uppföljningen avser avtalets första år. I uppföljningen har vi främst fokuserat på vårdformens etablering och funktion eftersom data som visar på effekter av densamma saknas. Det är viktigt att ta fram instrument och metoder för att mäta konsekvenser av att införa av mobila vårdteam för patienter och anhöriga för att kunna säga något om effekten av vårdformen i den fortsatta uppföljningen. Sammanfattningsvis visar uppföljningen under första året att skånska kommuner och primärvård kommit olika långt med etablering av vårdformen. I en del geografiska områden har utvecklingen kommit betydligt längre än i andra områden. Förklaringar bakom dessa geografiska variationer bör uppmärksammas ytterligare och kan ge stöd åt övergripande stöd för en generell utveckling. En annan övergripande slutsats är att det förefaller finnas olika arbetsformer för att uppnå samverkan, till exempel avseende läkarmedverkan. Det finns därför anledning att studera närmare vilka implikationer olika former av samverkan har för berörd personal och inte minst om effekterna för patienter och anhöriga varierar. Uppföljningen visar att variationen är stor avseende etablering av vårdformen. På vissa håll är primärvården etablerad i stor utsträckning men i de flesta fall är den etablerad i liten utsträckning eller inte alls. Data från vår enkät till medarbetare som omfattas av vårdformen visar att det överlag finns en god samsyn bland medarbetare i kommuner och primärvård bland de som har gått in tidigt i vårdformen. Data från våra intervjuer med medarbetare i fall som kommit långt i etableringen av vårdformen tyder också på att goda relationer och arbetssätt sedan tidigare samt en möjlighet att bygga på rutiner som redan finns är framgångsfaktorer för etablering av vårdformen. Detta är viktiga lärdomar från första årets uppföljning att ta med i det fortsatta arbetet med att främja en generell etablering av vårdformen. Behov av övergripande (struktur-)stöd för fortsatt etablering av vårdformen varierar mellan vårdcentraler och mellan kommuner, beroende på hur långt arbetet kommit på lokal nivå. I arbetet med övergripande stöd är det viktigt att beakta att det finns en potentiell konflikt mellan påtvingad etablering och god funktion. Som vi konstaterade inledningsvis i den här rapporten är det rimligt att anta att samverkan utvecklas enklare och med bättre resultat bland de vårdgivare som själva ser behoven och vilka vinster som kan uppnås. Det är sannolikt svårare att uppnå samverkan och positiva resultat efterhand som även andra vårdgivare med en mindre positiv grundsyn engageras. Dock kan det vara så att samverkan uppstår inom de områden där det är enklast, snarare än inom de områden där det verkligen behövs när agendan för införande ägs lokalt. Det kan därför finnas goda skäl att främja etablering av vårdformen från mer en central nivå i de områden där lokala drivkrafter inte räcker får att få uppnå god samverkan. Ett problem i detta sammanhang är att det vetenskapliga stödet för att olika externa interventioner kan förbättra interprofessionell samverkan är svagt (Reeves et al 2017). Mot bakgrund av detta kan en övergripande god strategi vara att skapa bättre förutsättningar för att driva etablering lokalt snarare än att från centralt håll påtvinga etablering av vårdformen. Ett sådant sätt kan vara att skapa kontaktytor och/eller forum för dialog där berörda medarbetare kan mötas och dela lärdomar för att ge varandra stöd till fortsatt etablering

33 Uppföljningen tyder också på att det finns en variation i hur arbetet i vårdformen bedrivs i de fall arbetet har kommit igång. Svaren från enkäten och vid våra intervjuer pekar på att det är viktigt att åstadkomma en situation där stödet från läkare i primärvården upplevs som stabilt och kännetecknas av god kontinuitet och tillgänglighet. Något vi också konstaterade inledningsvis i rapporten är att medverkan från läkare kan organiseras på olika sätt. En modell är att en särskild läkare arbetar dedikerat med mobila team medan en annan arbetsmodell är att många olika läkare delar på uppgiften. I den förra finns bättre förutsättningar för att utveckla relationer och en gemensam syn på mål och framtidsplaner i teamet varvid behovet av formella strukturer och processer kan tänkas vara mindre. I den senare arbetsmodellen blir förutsättningarna för samverkan baserat på personliga relationer sämre. Det innebär i sin tur att behovet av standardiserade arbetsformer, strukturer och information som delas mera formellt ökar. I syfte att skapa ett fortsatt lärande är det viktigt att följa upp hur arbetet bedrivs i olika fall för att kunna dra lärdom och dela erfarenheter från olika sätt att organisera arbetet i mobila team. Sådan kunskap är också viktig för att kunna utforma stöd till fortsatt utveckling av vårdformen givet lokala förutsättningar

34 Referenser Anell A, Mattisson O. (2009) Samverkan i kommuner och landsting en kunskapsöversikt. Studentlitteratur: Lund. Axelsson R, Bihari-Axelsson S. (2006): Integration and collaboration in public health a conceptual framework. International Journal of Health Planning and Management; 21(1): Axelsson R, Bihari-Axelsson S. (2007): Samverkan och folkhälsa begrepp, teorier och praktisk tillämpning. I Axelsson R, Bihari-Axelsson S. (red.) Folkhälsa i samverkan. Lund: Studentlitteratur. Deneckere et al (2011) Indicators for follow-up of multidisciplinary teamwork in care processes: Results of an international expert panel. Evaluation & the Health Professions; 34(3): Huxham C, Vangen S. (2005): Managing to Collaborate. The Theory and Practice of Collaborative Advantage. London: Routledge. Lorange P, Roos J (1992): Strategic Alliances: Formation, Implementation and Evolution. Oxford: Blackwell. Löfström C. (2007): Samverkan kring äldres vård och omsorg två försöksverksamheter. I Axelsson R, Bihari-Axelsson S. (red.) Folkhälsa i samverkan. Lund: Studentlitteratur. Reeves et al (2017) Interprofessional collaboration to improve professional practice and healthcare outcomes (review). Cochrane Database of Systematic Reviews, Issue 6. Art. No.:CD Tuckman B. (1965): Developmental sequence in small groups. Psychological Bulletin; 63(6): Weiner B, Amick H, Lee SY: Conceptualization and measurement of organizational readiness for change: a review of the literature in health services research and other fields. Med Care Res Rev. 2008; 65(4):

35 Tomelilla den 31 maj 2018 Dnr VON 2018/7 Stöd och omsorg Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Vård- och omsorgsnämnden Växel Fax Bankgiro Handläggare: Christel Nilsson Avdelningschef Direkt Mobil Information om behov och tillgång särskilt boende maj 2018 Förvaltningens förslag till beslut Vård och omsorgsnämnden lägger informationen till handlingarna Ärendebeskrivning Nämnden följer varje månad upp behov och tillgång till särskilt boende. Kommunen har totalt 145 lägenheter varav 61 lägenheter för personer med demenssjukdom (42%). På Byavången finns det 56 lägenheter, på Brinkehem 22, Norrevång 26 och Valkyrian 40. Ärendebeskrivning Fyra (4) personer har fått sin boendeansökan beviljad. Samtliga utom två (2) personer som väntar på demensanpassat boende har erhållit lägenhet. Tre (3) servicelägenheter var lediga den 31 maj. Totalt antal ej verkställda beslut 2 -varav antal i kö > 90 dagar 0 Antal som erbjudits boende vid minst ett tillfälle men avböjt Antal som väntar på korttidsboendet 0 Antal nya beviljade beslut 4 varav erbjudna och tackat ja 2 Antal verkställda beslut 3 -varav antal väntat > 90 dagar 0 Antal avslutade ärenden: avliden, 1 palliativ vård Antal lediga lägenheter den 30 maj 3 service Stöd och omsorg 1 (2) 35

36 Christel Nilsson Avdelningschef Beslutet skickas till: Ange mottagare för beslutsdokument här 2 (2) 36

37 Tomelilla den 23 juli 2018 Dnr VON 2018/7 Stöd och omsorg Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Vård- och omsorgsnämnden Växel Fax Bankgiro Handläggare: Christel Nilsson Avdelningschef Direkt Mobil Information om behov och tillgång särskilt boende juni 2018 Förvaltningens förslag till beslut Vård och omsorgsnämnden lägger informationen till handlingarna Ärendebeskrivning Nämnden följer varje månad upp behov och tillgång till särskilt boende. Kommunen har totalt 145 lägenheter varav 61 lägenheter för personer med demenssjukdom (42%). På Byavången finns det 56 lägenheter, på Brinkehem 22, Norrevång 26 och Valkyrian 40. Sex (6) personer har fått sin boendeansökan beviljad. Fyra (4) har erbjudits lägenhet varav en tackat nej. Tre (3) personer har flyttat in under juni. En (1) servicelägenhet var ledig den 30 juni. Antal nya beviljade beslut 6 varav erbjudna och tackat ja 3 Totalt antal ej verkställda beslut 4 -varav antal i kö > 90 dagar 0 Antal som erbjudits boende vid minst 2 ett tillfälle men avböjt Antal som väntar på korttidsboendet 2 Antal verkställda beslut 3 Antal avslutade ärenden: avliden, palliativ vård Antal lediga lägenheter den 30 juni 0 1 service 1 (2) 37

38 Stöd och omsorg Christel Nilsson Avdelningschef Beslutet skickas till: 2 (2) 38

39 Tomelilla den 31 juli 2018 Dnr VON 2018/7 Stöd och omsorg Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Vård- och omsorgsnämnden Växel Fax Bankgiro Handläggare: Christel Nilsson Avdelningschef Direkt Mobil Information om behov och tillgång särskilt boende juli 2018 Förvaltningens förslag till beslut Vård och omsorgsnämnden lägger informationen till handlingarna Ärendebeskrivning Nämnden följer varje månad upp behov och tillgång till särskilt boende. Kommunen har totalt 145 lägenheter varav 61 lägenheter för personer med demenssjukdom (42%). På Byavången finns det 56 lägenheter, på Brinkehem 22, Norrevång 26 och Valkyrian 40. En person har fått sin boendeansökan beviljad. Totalt väntar nu fem (5) personer på demensanpassad lägenhet. En person som väntat sen den 5 april har erbjudits men tackade nej pga sin demenssjukdom. Tre personer har flyttat in under månaden till lediga servicelägenheter. Två (2) servicelägenhet var ledig den 31 juli varav en kommer att användas för korttidsboende. Antal nya beviljade beslut 1 varav erbjudna och tackat ja 0 Totalt antal ej verkställda beslut 5 -varav antal i kö > 90 dagar 1 Antal som erbjudits boende vid minst 2 ett tillfälle men avböjt Antal som väntar på korttidsboendet 2 Antal verkställda beslut 3 Antal avslutade ärenden 0 Antal lediga lägenheter den 30 juni 1 service 1 (2) 39

40 Stöd och omsorg Christel Nilsson Avdelningschef Beslutet skickas till: 2 (2) 40

41 Tomelilla den 31 maj 2018 Dnr VON 2018/7 Stöd och omsorg Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Växel Fax Postgiro Bankgiro Vård och omsorgsnämnden Redovisning korttidsboende maj 2018 Handläggare: Christel Nilsson Avdelningschef Direkt Mobil Förvaltningens förslag till beslut Informationen läggs till handlingarna Ärendebeskrivning Korttidsplatser har erbjudits på Norrevång i fem två rumslägenheter. Tre (3) personer har fått beviljat korttidsboende under månaden. Tabell 1 År: 2018 Korttid 27/4 Nya Behov upphört/ åter bostaden Månad: Maj Flytt till särskilt boende Avl Övergång till trygg hemgång Kvar 31/ Tabell 3 Syfte med korttidsvistelsen Återhämtning/träning 1 Utredning behov 0 Specifik omvårdnad (palliativ) 1 Otillgänglig bostad 1 Tillfällig avlösning 0 Behov av särskilt boende 0 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse avdelningschef Christel Nilsson, (1) 41

42 Tomelilla den 23 juli 2018 Dnr VON 2018/7 Stöd och omsorg Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Växel Fax Postgiro Bankgiro Vård och omsorgsnämnden Redovisning korttidsboende juni 2018 Handläggare: Christel Nilsson Avdelningschef Direkt Mobil Förvaltningens förslag till beslut Informationen läggs till handlingarna Ärendebeskrivning Korttidsplatser har erbjudits på Norrevång i fyra tvårumslägenheter. Den femte lägenheten används nu för växelvård då Skogsdungen stängts ner. Sex (6) personer har fått beviljat korttidsboende under månaden. Tabell 1 År: 2018 Korttid 1/6 Nya Behov upphört/ åter bostaden Månad: Juni Flytt till särskilt boende Avl Övergång till trygg hemgång Kvar 30/ Tabell 3 Syfte med korttidsvistelsen Återhämtning/träning 1 Utredning behov 0 Specifik omvårdnad (palliativ) 2 Otillgänglig bostad 0 Tillfällig avlösning 1 Behov av särskilt boende 2 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse avdelningschef Christel Nilsson, (1) 42

43 Tomelilla den 31 juli 2018 Dnr VON 2018/7 Stöd och omsorg Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Växel Fax Postgiro Bankgiro Vård och omsorgsnämnden Redovisning korttidsboende juli 2018 Handläggare: Christel Nilsson Avdelningschef Direkt Mobil Förvaltningens förslag till beslut Informationen läggs till handlingarna Ärendebeskrivning Korttidsplatser har erbjudits på Norrevång i fyra tvårumslägenheter. Den femte lägenheten används för växelvård sedan Skogsdungen stängts ner. Sju (7) personer har fått beviljat korttidsboende under månaden. Tabell 1 År: 2018 Korttid 1/7 Nya Behov upphört/ åter bostaden Månad: Juli Flytt till särskilt boende Avl Övergång till trygg hemgång Kvar 31/ Tabell 3 Syfte med korttidsvistelsen Återhämtning och el träning 2 Utredning behov 1 Specifik omvårdnad (palliativ) 3 Otillgänglig bostad Avlösning 1 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse avdelningschef Christel Nilsson, (1) 43

44 Tomelilla den 31 maj 2018 Dnr VON 2018/6 Stöd och omsorg Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Vård och omsorgsnämnden Växel Fax Bankgiro Handläggare: Christel Nilsson Avdelningschef Direkt Mobil Synpunkter på socialtjänsten maj 2018 Förvaltningens förslag till beslut Vård-och omsorgsnämnden lägger informationen till handlingarna Ärendebeskrivning Synpunkter som registrerats i kommunens ärendehanteringsprogram. Två (2) synpunkter har kommit in under perioden varav en med beröm inte är riktad till någon specifik verksamhet. Synpunkterna besvaras och utreds enligt nämndens rutiner. Synpunkter som berör brister utreds också som avvikelser. Inkomna synpunkter Antal: 2 Från 1 brukare, 1 god man Berörda verksamheter: Gruppboende. Klagomål på att det var en sanitär olägenhet i lägenheten på boendet vid utflyttning. Bildbevis bifogat. Skriv in beslutsunderlag här. Texten kan flyttas till beslutsdokument. Stöd och omsorg Christel Nilsson Avdelningschef 1 (2) 44

45 Beslutet skickas till: Ange mottagare för beslutsdokument här 2 (2) 45

46 Tomelilla den 23 juli 2018 Dnr VON 2018/6 Stöd och omsorg Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Vård och omsorgsnämnden Växel Fax Bankgiro Handläggare: Christel Nilsson Avdelningschef Direkt Mobil Synpunkter på socialtjänsten juni och juli 2018 Förvaltningens förslag till beslut Vård-och omsorgsnämnden lägger informationen till handlingarna Ärendebeskrivning Synpunkter som registrerats i kommunens ärendehanteringsprogram. Sju (7) synpunkter har kommit in under perioden varav två med beröm. Synpunkterna besvaras och utreds enligt nämndens rutiner. Synpunkter som berör brister utreds också som avvikelser. Inkomna synpunkter Antal: 7 Från 3 brukare, 4 anhöriga, 2 gode män Berörda verksamheter: Trygg hemgång: beröm Socialpsykiatrin: beröm till boendestödjare som lyckats bygga förtroende trots svåra förutsättningar. Valkyrian: 1. Byte av kontaktperson har lett till missnöje med hur insatserna utförts samt att önskemål om flytt till Norrevång inte tillgodoses. 2. Trasig persienn ej utbytt, första anmälan till Ö-hem i oktober. Norrevång: Störande oväsen från råkorna i träden och upplevs som sanitär olägenhet. Avgifter: Tomelilla är dyrast med trygghetslarmen, det är mycket för en pensionär med låg pension. Hemtjänst Centrum: klagomål på brister i omsorgen hos person med kognitiv funktionsnedsättning 1 (2) 46

47 Stöd och omsorg Christel Nilsson Avdelningschef Beslutet skickas till: 2 (2) 47

48 Tomelilla den 7 aug -18 Dnr Stöd och omsorg Gustavs torg Tomelilla Växel Fax Postgiro Bankgiro Handläggare: Lotta Treble-Read MAS, medicinskt ansvarig Direkt e-post lotta.treble-read@tomelilla.se Rapport gällande antalet inskrivna patienter i det mobila vårdteamet Under året har Vård och Omsorg haft samverkan med Rådet för kommunalekonomisk forskning och utbildning, Kefu, gällande uppföljning av HS-avtalet avseende delprojekt Uppföljning av etablering och funktion av vårdformen mobilt vårdteam. För att få skrivas in i mobilt vårdteam måste patienten uppfylla fyra av sex kriterier: tre eller fler kroniska diagnoser, inlagd på sjukhus tre gånger eller mer de senaste tolv månaderna, sex stående mediciner eller fler (exkl. ögondroppar, salvor etc.), klarar inte den personliga omvårdnaden, 75 år eller äldre, har hemsjukvård. Sedan maj månad har dessa kriterier följts och under juli månad rapporteras att 107 patienter har tre eller fler kroniska diagnoser, 12 patienter har varit inlagd på sjukhus tre gånger eller mer de senaste tolv månaderna, 102 patienter har sex stående mediciner eller fler (exkl. ögondroppar, salvor etc.), 93 patienter klarar inte den personliga omvårdnaden, 101 patienter är 75 år eller äldre, 172 patienter inom hemtjänsten har hemsjukvård. Kriterierna kommer fortsatt att följas varje månad som ett sätt att mäta vårdtyngden. I tjänsten Lotta Treble-Read MAS Tomelilla kommun 1 (1) 48

49 Tomelilla den 7 aug -18 Dnr Stöd och omsorg Gustavs torg Tomelilla Växel Fax Postgiro Bankgiro Handläggare: Lotta Treble-Read MAS, medicinskt ansvarig Direkt e-post lotta.treble-read@tomelilla.se Rapport gällande beställda höftbyxor 2018 Under första halvåret 2018 har 7 höftbyxor beställts, de flesta till Byavångens område. Orsaken till att det inte blivit fler inköp anges vara att de är obekväma samt kostnaden. Priset för den enskilde är lägre genom att vi hanterar inköpet, men tydligen räcker inte detta. Kostnaden är idag 531kr -625 kr/byxa och det behövs två/person. Tyvärr har antalet fall som orsakat fraktur inte minskat under våren. Under 2017 var det 2,2 %eller 14 personer som fick en fraktur efter ett fall och under 2018 ser siffran ut att vara densamma. Det går inte att klart säga att en höftbyxa hade kunnat förhindra samtliga frakturer, men erfarenheten säger att en del troligen kunde undvikits. I tjänsten Lotta Treble-Read MAS Tomelilla kommun 1 (1) 49

50 Tomelilla den 7 aug -18 Dnr Stöd och omsorg Gustavs torg Tomelilla Växel Fax Postgiro Bankgiro Handläggare: Lotta Treble-Read MAS, medicinskt ansvarig Direkt e-post lotta.treble-read@tomelilla.se Rapport gällande uppföljning av Evondos Vi har fem patienter inom Brösarps hemtjänstområde som använder Evondos läkemedelsrobot, av totalt sex. Samtliga patienter uppger sig vara belåtna och de larm som varit har gällt strömavbrott samt att en patient blev inlagd och roboten stängdes inte av. Inga uteblivna doser eller andra bekymmer sedan införandet i slutet av september Önskemål om att införa roboten kommer från verksamhetens personal efter teamsamverkan. Vad gäller kostnad totalt så har dessa robotar, inkl. den som inte är i aktivt bruk, under juli resulterat i plus 2682 kr. I tjänsten Lotta Treble-Read MAS Tomelilla kommun 1 (1) 50

51 Kod Slag Redovisat (tkr) Jan 18 - Juli 18 Budget (tkr) Jan 18 - Juli 18 Avvikelse (tkr) Årsbudget Jan 18 - Mån Slag 3 Intäkter , ,0 494, ,0 4 Kostnader/Utgifter 3 044, ,2 525, ,0 bostbidr, köp av verks 5 Kostnader för arbetskraft , , , ,4 6 Övriga verksamhetskostn , ,5 286, ,0 uhåll fast o inv, material 7 Övriga verksamhetskostn 7 071, , , ,1 inhyrd pers, övr fr tj 8 Rr:s övriga kostn/intäkt 34,5 25,2-9,3 42,5 Totaler , ,3 587, ,0 Kod Slag Redovisat (tkr) Jan 18 - Juli 18 Budget (tkr) Jan 18 - Juli 18 Avvikelse (tkr) Årsbudget Jan 18 - Mån Ansvar Ledning vård och omsorg 4 536, ,6-490, ,1 budget centr, hamnar ute Äldreomsorg övergripande 1 030, ,1 745, , måltidskostn, omvårdnavg Handläggare, assistenter 3 454, ,2 420, , lön, trygghetslarm Nattpatrull 3 283, ,8 90, , Korttid/bemanning 3 525, ,1-276, ,2 intäkter diffar Sjuksköterskor , ,7-660, ,3 löner Rehab/Vännen 6 594, , , , bostanp, +100 teknhj, +600 lön Brinkehem,fastighet 1 633, ,7-33, , Norrevång fastighet 1 097, ,5 157, ,0 inventarier o underhåll LSS-boende och vistelse 7 065, ,9 38, , LSS stöd,arbete o fritid 9 253, ,1 373, ,3 daglig verks Rebus,Kryddan,Anhörig 2 888, ,9 306, ,5 löner Kontaktpers/ledsagare 555,4 567,6 12,2 965, Byavången,fastighet 943,6 971,7 28, , Valkyrian,fastighet 117,1 104,5-12,6 179, Personlig assistans 9,1 11,5 2,4 20,0 Totaler , , , , Väster/Tranås hemtjänst 570,3-233,4-803,7-400, Korttidsboende 1 020,4-80, ,9-131, Brinkehem,Brösarp htj -575,5-414,1 161,4-700, Norrevång -999,6-438,9 560,7-753,9 Totaler 15, , , ,9 51

52 Kod Ansvar Verksamhet Redovisat (tkr) Jan 18 - Juli 18 Budget (tkr) Jan 18 - Juli 18 Avvikelse (tkr) Årsbudget Jan 18 - Mån Ansvar 7000 Omsorgspeng 74924, ,5-1147, Verksamhet Korttidsvistelse-LSS 2443,1 1893,2-549, Korttidstillsyn-LSS 125,9 87,5-38, Externt vårdboende 3844,2 3280,4-563, Internatboende 382,4 466,9 84, Pers assistans enl LSS ,4-1438, Pers assistans enl LASS 5904, , Summa LSS 14998, ,4-2236, Korttidsbo SOL/växelvård 1563,9 2491,6 927, Hemtjänst 16907, ,8 1088, Särskilt boende 41454, ,7-926, Summa äo 59925, ,1 1089,

53 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 7 juni 2018 Vonau 52 Dnr VON 2015/8 Ändring i delegeringsregler för vård och omsorgsnämnden Vård och omsorgsnämndens arbetsutskotts förslag till vård och omsorgsnämnden Vård och omsorgsnämnden beslutar revidera delegeringsregler för vård och omsorgsnämnden i enlighet med bilaga, handlingsid: Von Ärendebeskrivning EU:s dataskyddsförordning (GDPR) träder i kraft den 25 maj Mycket i förordningen påminner om de regler som finns i nuvarande personuppgiftslagen (PuL) som upphör gälla när förordningen träder i kraft. GDPR gäller för alla myndigheter, företag och organisationer som behandlar personuppgifter. Då varje nämnd utgör en myndighet i kommunen är också varje nämnd personuppgiftsansvarig för den personuppgiftsbehandling som sker i nämndens verksamhet. För att hanteringen ska bli smidig föreslås nämnden delegera vissa ansvarsområden till verksamheten. Ett nytt kapitel 11 med rubriken personuppgiftsbehandling föreslås läggas till i nämndens delegeringsregler. Ansvar för nämndens registerförteckning föreslås läggas på kommunchef medan huvuddelen av resterande delegation läggs på verksamhetschef. Sedan den 1 januari 2018 har en ny kommunallag trätt i kraft och den 1 juli 2018 kommer en ny förvaltningslag att träda i kraft. Redaktionella ändringar har gjorts för att justera hänvisning till lagrum i delegeringsreglerna i de fall hänvisningen gäller kommunallag och förvaltningslag så att dessa hänvisar till aktuell lagstiftning. Justerandes sign 53

54 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 7 juni 2018 Vonau 52 forts. Förvaltningens förslag till beslut Vård och omsorgsnämnden beslutar revidera delegeringsregler för vård och omsorgsnämnden i enlighet med bilaga, handlingsid: Von Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse kommunsekreterare Pamela Lindqvist, handlingsid: Von C 17:1 Delegeringsregler för vård och omsorgsnämnden, handlingsid: Von Beslutet skickas till: Vård och omsorgsnämnden Justerandes sign 54

55 TOMELILLA KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Nr C 17:1 Von 70/2017, Von 91/2017 Dnr Von 2015/8 Delegeringsregler för vård och omsorgsnämnden Antagen av vård och omsorgsnämnden datum, Von 70/2017. Gäller från datum Dokumentansvarig politisk instans: Vård och omsorgsnämnden Dokumentansvarig tjänsteman: Verksamhetschef Vård och omsorg Uppföljning: vid byte av mandatperiod eller oftare vid behov. C 17:1 Delegeringsregler för vård och omsorgsnämnden Sida 1 av 25 55

56 Allmänna riktlinjer för delegeringsbeslut För att den löpande verksamheten ska fungera smidigt och effektivt fattas merparten av besluten på delegering, som regel av anställd personal. Frågor om ansvar och delegering regleras i Kommunallagen - KL (SFS 1991:900). Följande text ger en sammanfattning av syftet med, och riktlinjer för, den delegerade beslutanderätten. Begreppet delegering ska i detta fall noga skiljas från delegeringsbegreppet inom hälso- och sjukvården, där det avser en på yrkeskompetens och legitimation grundad delegeringsrätt beträffande medicinska arbetsuppgifter. Där gäller särskilda regler och författningar. 1 ALLMÄNT VERKSAMHETSANSVAR Enligt 6 kap 7 6 kap 6 KL ska nämnderna, var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också se till att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. DELEGERING Enligt 6 kap 33 6 kap 37 KL får en nämnd delegera sin beslutanderätt i ett visst ärende eller en viss grupp av ärende. Särskilda bestämmelser om delegering finns också i 10 kap 4-5 socialtjänstlagen. Vem som är delegat framgår av delegeringsförteckningen. C 17:1 Delegeringsregler för vård och omsorgsnämnden Sida 2 av 25 56

57 Det är alltså vård- och omsorgsnämnden som bestämmer om vem, eller vilka, som ska fatta beslut på nämndens vägnar, och om vilka slags ärenden. Den som fattar beslut enligt delegering, d.v.s. på uppdrag av nämnden, gör det alltså som representant för nämnden. Som delegat har man så väl rättighet som skyldighet att besluta i de ärenden som avses. Delegeringsrätten är knuten till den tjänst eller funktion som man innehar. Med stöd av 6 kap 37 7 kap 6 KL får förvaltningschef dock, om nämnden inte uttryckligen angett annat, vidaredelegera sin beslutanderätt. Även avdelningschef/enhetschef har, om nämnden inte uttryckligen angett annat, vidaredelegera sin beslutanderätt. Alla beslut som fattas på delegation ska vara inom de av kommunfullmäktige antagna budgetramarna. Om delegaten finner att ett ärende avviker från det normala bör delegaten överlämna ärendet med beslutsförslag till vård och omsorgsnämnden. Ett beslut som är fattat på delegering kan inte ändras av en överordnad chef eller av nämnden. Däremot kan vård- och omsorgsnämnden dra in delegeringsrätten, om man är missnöjd med det sätt på vilket den utövas. Nämnden kan också besluta i ärende innan beslut har fattats på delegation. BESVÄR ÖVER BESLUT FATTADE AV DELEGAT Nämnd eller överordnad chef är ingen besvärsinstans. Om ett beslut som är fattat på delegering överklagas (under förutsättning att det finns besvärsrätt), är det delegaten som ska ta ställning till om beslutet ska omprövas eller inte. (Överläggning med närmaste överordnade är dock lämpligt innan beslut fattas.) Vid besvär över ett beslut ska besvärsskrivelsen som regel lämnas till den myndighet (i detta fall representerar delegaten myndigheten) som fattat beslutet. Myndigheten avgör då om omprövning ska ske. Om omprövningen innebär att den klagandes önskemål bifalles helt, skickas ärendet inte vidare till besvärsinstansen (oftast förvaltningsrätten). Om ärendet endast delvis omprövas till den klagandes fördel, eller inte omprövas alls, ska besvärsskrivelsen skickas till besvärsinstansen tillsammans med ett yttrande från delegaten om skälen till detta. Yttrandet utformas av delegaten själv, efter samråd med sin närmaste överordnade. C 17:1 Delegeringsregler för vård och omsorgsnämnden Sida 3 av 25 57

58 VAD FÅR INTE DELEGERAS? I kommunallagen finns också regler om delegeringsförbud (6 kap 34 ) (6 kap 38 ). I följande slags ärenden får beslutanderätten inte delegeras: Ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet. Framställningar eller yttranden till fullmäktige. Yttranden med anledning av att beslut av nämnden i sin helhet, eller fullmäktige, har överklagats. Ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. Vissa ärenden som anges i vissa föreskrifter (t ex lag och författning) 2. ANMÄLAN AV DELEGERINGSBESLUT Beslut fattade med stöd av delegering ska anmälas per kalendermånad till vård- och omsorgsnämnden. Det åligger den som fattat beslutet att se till att en sammanställning av besluten eller kopia av beslutshandlingen kommer till vård- och omsorgsnämndens kännedom. I många fall kan handlingen eller förteckningen sättas in i en pärm, som genom sekreterarens försorg ska finnas tillgänglig för ledamöterna i nämnden. I andra fall ska listan eller handlingen sändas ut med sammanträdes-handlingarna. 3. ANDRA BESLUT BESLUT AV VERKSTÄLLIGHETSKARAKTÄR Gränsen mellan beslut efter delegering från nämnden och beslut, som närmast är en form av verkställighet, har betydelse för frågan om beslutet kan överklagas genom laglighetsprövning och om besluten måste anmälas till nämnden. Den gränsen kan inte dras med exakthet. I regeringens proposition om ny kommunallag skrivs att med beslut avses varje ställningstagande där man väljer mellan olika alternativ och där vissa överväganden och bedömningar måste göras. Det framgår emellertid också att när det finns tydliga mål och riktlinjer kan ställningstaganden hänföras till verkställighet, även om de innefattar överväganden och bedömningar. C 17:1 Delegeringsregler för vård och omsorgsnämnden Sida 4 av 25 58

59 Praktiskt sett kan en mycket stor del av den kommunala verksamheten anses höra till området ren verkställighet, som inte är myndighetsutövning utan är löpande drift av verksamheten. I dessa frågor följer beslutanderätten oftast den anställning man innehar. Här behövs ingen uttrycklig delegering för att beslut ska kunna fattas. Dessa frågor är ofta reglerade i lagstiftning, avtal, attestregler och liknande. Hit hör t.ex. en mängd löpande beslut om inköp och beställningar i drifts- och investeringsbudget och de flesta löpande personalärenden. ÄRENDEN I ÖVRIGT Utöver delegeringsbeslut förekommer uppgifter, handlingar, domar, cirkulär, protokoll, korrespondens med mera där det är principiellt viktigt att nämndens ledamöter tar del av informationen, eller informeras om att handlingen förekommer. Handlingen ska då anmälas under sammanträdes-punkten Anmälningsärenden. 4. ADRESSAT FÖR DELEGERINGSBESLUT Verksamhetschefens beslutanderätt begränsas till respektive verksamhetsområde. Begreppet arbetsledning innefattar normalt nivåerna kommunchef, verksamhetschef, avdelningschef och enhetschef och beslutanderätten begränsas till respektive ansvarsområde. Handläggares beslutanderätt begränsas till det normala ansvarsområdet enligt arbetsordning, befattningsbeskrivning eller på annat jämförbart sätt. Vid förfall för delegat (t.ex. vid semester, sjukdom eller jäv) gäller att beslutanderätten övertas av tillförordnad eller närmast överordnad. Vid förfall för ordförande övertas beslutanderätten av förste vice ordförande eller andre vice ordförande. Vidaredelegering är tillåten för förvaltningschef (6 kap. 37 KL). (7 kap 6 ). I Tomelilla kommuns organisation anses kommunchef, ekonomichef, och verksamhetschefer jämställda med förvaltningschef i kommunallagens mening. C 17:1 Delegeringsregler för vård och omsorgsnämnden Sida 5 av 25 59

60 Förutom delegerade ärenden som är angivna i delegeringsreglerna, får delegat även besluta i frågor som till art, vikt och omfattning är jämförbara med de ärenden som anges för delegaten, i den mån dessa inte delegerats till eller i övrigt åvilar annan. 5. ÖVRIGT Delegerad beslutanderätt ska normalt utnyttjas endast inom ramen för beviljade och tillgängliga anslag. 6. FÖRKORTNINGAR KL kommunallag (1991:900) (2017:725) FL förvaltningslag (1986:223) (2017:900) SoL socialtjänstlagen (2001:453) SoF socialtjänstförordning (2001:937) LSS lag (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade LSSF förordning (1993:1090) om stöd och service till vissa funktionshindrade HSL hälso- och sjukvårdslag (2017:30) BAS lag om bostadsanpassningsbidrag (1992:1574) SOSFS Socialstyrelsens författningssamling (2011:5) C 17:1 Delegeringsregler för vård och omsorgsnämnden Sida 6 av 25 60

61 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. FIRMATECKNARE OCH UNDERTECKNINGSRÄTT 2. FÖRVALTNINGSÄRENDEN 3. BOSTADSANPASSNING 4. SOCIALTJÄNST VÅRD OCH OMSORG OCH FUNKTIONSHINDRADE (SoL) 5. LAG OM BETALNINGSANSVAR 6. HÄLSO OCH SJUKVÅRD 7. LAG OM STÖD OCH SERVICE TILL VISSA FUNKTIONSHINDRADE (LSS) 8. SOCIALPSYKIATRI 9. LEX SARAH 10. ÖVRIGT 11. PERSONUPPGIFTSBEHANDLING C 17:1 Delegeringsregler för vård och omsorgsnämnden Sida 7 av 25 61

62 1 FIRMATECKNARE OCH UNDERTECKNINGSRÄTT 1.1 Underteckna avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av vård och omsorgsnämnden. LAGRUM DELEGAT KOMMENTARER Vård och omsorgsnämndens ordförande med vice ordförandena som ersättare. Kontrasignering av verksamhetschef Vård och omsorg 1.2 Underteckna avtal samt underteckna andra handlingar och skrivelser såsom Tomelilla kommuns firmatecknare 1.3 Underteckna avtal samt underteckna andra handlingar och skrivelser i övrigt. Delegeringen, som inte är reglerad i övrigt i dessa delegeringsregler, till verksamhetschef avser avtal m. m. till ett sammanlagt värde av högst 400 tkr och/eller högst 3 års löptid. För sammanlagt värde över 400 tkr och eller längre löptid än 3 år är kommunchefen delegat. 1.4 Rätt att attestera fakturor följer av attestförteckningen Kommunstyrelsens ordförande eller kommunchefen var för sig. Kommunchef Verksamhetschef Verksamhetschef = verksamhetschef Vård och omsorg C 17:1 Delegeringsregler för vård och omsorgsnämnden Sida 8 av 25 62

63 2 FÖRVALTNINGSÄRENDEN LAGRUM DELEGAT KOMMENTARER 2.1 Besluta att avslå en begäran om att få ta del av allmän handling eller att lämna ut allmän handling med förbehåll Kommunchef Kanslichef 2.2 Pröva om skrivelse med överklagande inkommit i rätt tid och avvisa för sent inkommit överklagande där beslut fattats av delegat (dock ej vård och omsorgsnämndens arbetsutskott) 2.3 Pröva om skrivelse med överklagande inkommit i rätt tid och avvisa för sent inkommit överklagande när beslut fattats av vård och omsorgsnämnden eller dess arbetsutskott 2.4 Beslut huruvida omprövning ska ske och omprövning av beslut 2.5 Yttrande i ärenden där ursprungsbeslutet fattats av delegat 2.6 Överklagande och yrkande om inhibition när förvaltnings- eller kammarrätt ändrat nämndens beslut och detta beslut ursprungligen är fattat av delegat, samt yttrande i ärenden enligt SoL och LSS, där ursprungsbeslutet fattats av delegat st FL Delegaten i ursprungsbeslutet st FL Avdelningschef Myndighet FL Delegaten i ursprungsbeslutet 27 FL Delegaten i ursprungsbeslutet 10 kap 1-2 SoL 3 kap 10 5 kap 2 KL, 6 kap 33 och kap 37 och 38 p 3 KL, 27 LSS Avdelningschef - myndighet Beslut att lämna ut begärd allmän handling (efter sekretessprövning om sådan behövs) får anses vara verkställighet och hanteras av handläggare C 17:1 Delegeringsregler för vård och omsorgsnämnden Sida 9 av 25 63

64 C 17:1 Delegeringsregler för vård och omsorgsnämnden Sida 10 av 25 64

65 2.7 Överklagande och yrkande om inhibition när förvaltnings- eller kammarrätt ändrat kommunens beslut och detta beslut ursprungligen är fattat av vård och omsorgsnämnden eller dess arbetsutskott, samt yttrande i ärenden enligt SoL och LSS där ursprungsbeslutet fattats av vård och omsorgsnämnden eller dess arbetsutskott 10 kap 1-2 SoL 6 kap 36 6 kap 39 KL 27 LSS Ordförande C 17:1 Delegeringsregler för vård och omsorgsnämnden Sida 11 av 25 65

66 3 BOSTADSANPASSNING LAGRUM DELEGAT KOMMENTARER 3.1 Besluta om kommunala bidrag till Handläggare bostadsanpassning bostadsanpassning upp till fyra basbelopp 3.2 Besluta om kommunala bidrag till bostadsanpassning mer än fyra basbelopp Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott C 17:1 Delegeringsregler för vård och omsorgsnämnden Sida 12 av 25 66

67 4 SOCIALTJÄNST VÅRD- OCH OMSORG OCH FUNKTIONSHINDRADE SoL och SoF 4.1 Beslut om bistånd i form av hemtjänst enligt riktlinjer. 4.2 Beslut om bistånd i form av hemtjänst utöver riktlinjer, eller då sådana saknas. 4.3 Beslut om bistånd i form av särskilt boende för service och omvårdnad för äldre eller bostad med särskild service för funktionshindrade, enligt riktlinjer. 4.4 Beslut om bistånd i form av boende i hem med annan huvudman än kommunen. 4.5 Beslut om bistånd i form av boendestöd för psykiskt funktionshindrade eller personer som omfattas av personkretsen enligt LSS Beslut om bistånd till kostnader för boendestöd för internatboende på gymnasienivå, som ej bekostas av annan huvudman, för personer med stora och varaktiga funktionshinder upp till ett basbelopp per termin Beslut om bistånd till kostnader för boendestöd för internatboende på gymnasienivå, som ej bekostas av annan huvudman, för personer med stora och varaktiga funktionshinder där kostnaden överstiger ett basbelopp per termin LAGRUM DELEGAT KOMMENTARER 4 kap 1 SoL Handläggare 4 kap 1-2 SoL Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott 4 kap 1 SoL Handläggare 4 kap 1 SoL Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott Handläggare 4 kap 1 SoL Handläggare 4 kap 1 SoL Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott C 17:1 Delegeringsregler för vård och omsorgsnämnden Sida 13 av 25 67

68 4.6.3 Beslut om bistånd till kostnader för internatboende på folkhögskola/träningsskola för personer med stora och varaktiga funktionshinder 4 kap 1 SoL Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott 4.7 Beslut att inleda utredning inom vård och omsorg 11 kap 1 SoL Handläggare 4.8 Beslut att utredning inte ska inledas inom vård och 11 kap 1 SoL Handläggare omsorg. 4.9 Beslut att avsluta utredning inom vård och omsorg. 11 kap 1 SoL Handläggare 4.10 Fastställa och beräkna avgift enligt riktlinjer. 8 kap 3-7 SoL Avgiftshandläggare 26 HSL 4.11 Beslut om förändring av förbehålls-beloppet enligt 8 kap 8 SoL Avgiftshandläggare fastställda riktlinjer. 26 HSL 4.12 Beslut om förändring av förbehållsbeloppet utöver 8 kap 8 SoL Avdelningschef - myndighet fastställda riktlinjer. 26 HSL 4.13 Anmälan till överförmyndare om behov av 42 2 st SoF Handläggare förmyndare, god man eller förvaltare 4.14 Anmälan till överförmyndare när behov av förmyndare, god man eller förvaltare ej längre föreligger 42 2 st SoF Handläggare 4.15 Beslut att till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) anmäla allvarliga missförhållanden i omsorgerna om någon enskild 14 kap 1-2 SoL SOSFS 2013:6 Avdelningschef myndighet C 17:1 Delegeringsregler för vård och omsorgsnämnden Sida 14 av 25 68

69 4.16 Beslut att till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) anmäla ej verkställda gynnande beslut eller att avbrott skett av gynnande beslut 4 kap 1, 16 kap 6 SoL Avdelningschef myndighet Vård och omsorgsnämnden beslutar att överlämna informationen till kommunfullmäktige och revisionen C 17:1 Delegeringsregler för vård och omsorgsnämnden Sida 15 av 25 69

70 5 LAG OM BETALNINGSANSVAR LAGRUM DELEGAT KOMMENTARER 5.1 Beslut om ersättning till sjukvårds- huvudman för somatisk akutsjukvård, geriatrisk vård och psykisk vård. Lag (1990:1404) om kommunens betalningsansvar Handläggare respektive medicinskt ansvarig sjuksköterska C 17:1 Delegeringsregler för vård och omsorgsnämnden Sida 16 av 25 70

71 6 HÄLSO- OCH SJUKVÅRD LAGRUM DELEGAT KOMMENTARER 6.1 Anmälningsskyldighet enligt Lex Maria 24 HSL Medicinskt ansvarig SOSFS 2005:28 sjuksköterska C 17:1 Delegeringsregler för vård och omsorgsnämnden Sida 17 av 25 71

72 7 LAG OM STÖD OCH SERVICE TILL VISSA LAGRUM DELEGAT KOMMENTARER FUNKTIONSHINDRADE (LSS) 7.1 Beslut om personkretstillhörighet 1 LSS Handläggare 7.2 Beslut om biträde av personlig assistent 7 och 9 p 2 LSS Verksamhetschef Vård och omsorg 7.3 Beslut om ekonomiskt stöd för att bekosta personlig 7 och 9 p 2 Handläggare assistent vid tillfälliga behov LSS 7.4 Beslut om ekonomiskt stöd till skäliga kostnader för 7 och 9 p 2 Assistent personlig assistent enligt riktlinjer och fastställd assistansersättning LSS 7.5 Beslut om Ledsagarservice 7 och 9 p 3 Handläggare LSS 7.6 Beslut om biträde av kontaktperson 7 och 9 p 4 Handläggare LSS 7.7 Beslut om avlösarservice i hemmet 7 och 9 p 5 Handläggare LSS 7.8 Beslut om korttidsvistelse utanför egna hemmet 7 och 9 p 6 Handläggare LSS 7.9 Beslut om korttidstillsyn för skolbarn över 12 år i 7 och 9 p 7 Handläggare anslutning till skoldagen och under lov 7.10 Beslut om boende i familjehem eller i bostad med särskild service för barn och ungdomar som behöver bo utanför föräldrahemmet 7.11 Beslut om boende i bostad med särskild service för barn och ungdomar i kommunens egna boende 7.12 Beslut om boende i bostad med särskild service för barn och ungdomar hos annan huvudman LSS 7 och 9 p 8 LSS 7 och 9 p 8 LSS 7 och 9 p 8 LSS Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott Handläggare Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott C 17:1 Delegeringsregler för vård och omsorgsnämnden Sida 18 av 25 72

73 7.13 Beslut om boende med särskild service för vuxna eller annan särskilt anpassad bostad för vuxna i egen kommunal verksamhet Beslut om boende för vuxna i bostad med särskild service, etc. hos annan huvudman 7.15 Beslut om daglig verksamhet för personer i personkrets ett och två i yrkesverksam ålder som saknar förvärvsarbete och inte utbildar sig 7 och 9 p 9 LSS 7 och 9 p 9 LSS 7 och 9 p 10 LSS Handläggare 7.16 Beslut om individuell plan 10 LSS Handläggare 7.17 Beslut om att utbetala ekonomiskt stöd till kostnader för personlig assistans (assistansersättning) till annan än den assistansberättigade 7.18 Beslut om återbetalning av ekonomiskt stöd till kostnader för personlig assistans (assistansersättning) 7.19 Förhandsbesked om rätten till insatser enligt LSS för person som planerar bosätta sig i kommunen 7.20 Beslut om nödvändigt stöd och hjälp som en enskild på tillfälligt besök i kommunen och i en akut situation kan behöva 7.21 Beslut om omkostnadsersättning från förälder vars barn är under 18 år och får omvårdnad i annat hem än det egna 7.22 Beslut om att anmäla behov av ersättning för personlig assistans till försäkringskassa Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott Handläggare 11 LSS Verksamhetschef Vård och omsorg 12 LSS Verksamhetschef Vård och omsorg 16 LSS Handläggare 16 LSS, - 3, 4 st 2 a kap 3 20 LSS, 5 LSSförordningen, 6 kap 1-4 SoF Handläggare Handläggare Assistent C 17:1 Delegeringsregler för vård och omsorgsnämnden Sida 19 av 25 73

74 7.23 Beslut om ersättning till familjehem och Handläggare kontaktpersoner enligt riktlinjer och SKL:s cirkulär 7.24 Beslut om ersättning till familjehem och kontaktpersoner utöver riktlinjer Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott 7.25 Anmälan till överförmyndare om behov av god man 15 6 LSS Handläggare eller förvaltare 7.26 Anmälan till överförmyndare när behov av god man 15 6 LSS Handläggare eller förvaltare ej längre föreligger 7.27 Beslut om upphörande av LSS-insats Handläggare 7.28 Beslut att till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) anmäla ej verkställda gynnande beslut eller att avbrott skett av gynnande beslut 28 f LSS Avdelningschef - myndighet Vård och omsorgsnämnden beslutar att överlämna informationen till kommunfullmäktige och revisionen C 17:1 Delegeringsregler för vård och omsorgsnämnden Sida 20 av 25 74

75 8 SOCIALPSYKIATRI LAGRUM DELEGAT KOMMENTARER 8.1 Beslut om sysselsättning för psykiskt 4 kap 1 SoL Handläggare funktionshindrade 8.2 Beslut om psykosocialt boendestöd enligt riktlinjer 4 kap 1 SoL Handläggare 8.3 Beslut om psykosocialt boendestöd utöver riktlinjer 4 kap 1 SoL Avdelningschef myndighet 8.4 Fastställa avgift enligt riktlinjer 8 kap 2 SoL Handläggare 8.5 Beslut om nedsättning eller befrielse från avgift 8 kap 2 SoL Avdelningschef myndighet enligt fastställda riktlinjer 8.6 Beslut om nedsättning eller befrielse från avgift i övriga fall 8 kap 2 SoL Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott 8.7 Beslut om avskrivning av fordran på skuld på avgift eller hyra om betalningsförmåga saknas 8 kap 2 SoL Avdelningschef myndighet Samråd ska ske med ekonomiavdelningen 8.8 Beslut att till Socialstyrelsen anmäla övergrepp inom kommunens handikappomsorg och den därtill knutna hälso- och sjukvården avseende psykiskt funktionshindrade 14 kap 1-2 SoL SOSFS 1996:11 Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott Enhetschef i FN C 17:1 Delegeringsregler för vård och omsorgsnämnden Sida 21 av 25 75

76 9 LEX SARAH LAGRUM DELEGAT KOMMENTARER (enligt gällande riktlinjer SOSFS 2011:5) 9.1 Mottaga, dokumentera och avhjälpa eller undanröja 14 kap 6 SoL Enhetschef missförhållandet eller risken för ett missförhållande 9.2 Beslut att utredning skall inledas eller inte 14 kap 6 SoL Avdelningschef 9.3 Anmälan till IVO om allvarligt missförhållande eller risk för allvarligt missförhållande enligt SoL 14 kap 7 SoL Verksamhetschef Vård och omsorg 9.4 Ansvara för uppgifterna enligt SOSFS 2011:5 om den som annars ansvarar för uppgiften själv berörs av innehållet i rapporten; jäv SOSFS 2011:5 7 kap 1 Verksamhetschef Vård och omsorg C 17:1 Delegeringsregler för vård och omsorgsnämnden Sida 22 av 25 76

77 10 ÖVRIGT LAGRUM DELEGAT KOMMENTARER 10.1 Uppgiftslämnande till smittskyddsläkare 6 kap 9 p 1 Smittskyddslagen (2004:168) Medicinskt ansvarig sjuksköterska 10.2 Anmälningsskyldighet enligt smittskyddslagen 6 kap 12 Smittskyddslagen (2004:168) 10.3 Överklagande och yrkande om inhibition när förvaltnings- eller kammarrätt ändrat nämndens beslut och detta beslut ursprungligen är fattat av delegat, samt yttrande i ärenden enligt SoL och LSS, där ursprungsbeslutet fattats av delegat 10.4 Överklagande och yrkande om inhibition när förvaltnings- eller kammarrätt ändrat kommunens beslut och detta beslut ursprungligen är fattat av vård och omsorgsnämnden eller dess arbetsutskott, samt yttrande i ärenden enligt SoL och LSS där ursprungsbeslutet fattats av vård och omsorgsnämnden eller dess arbetsutskott 10 kap 1-2 SoL 3 kap 10 5 kap 2 KL, 6 kap 33 och kap 37 och 38 p 3 KL, 27 LSS 10 kap 1-2 SoL 6 kap 36 6 kap 39 KL 27 LSS Medicinskt ansvarig sjuksköterska Avdelningschef myndighet Ordförande 10.5 Beslut att avvisa ombud eller biträde 9 14 FL Verksamhetschef Vård och omsorg 10.6 Beslut att polisanmäla misstanke om annan typ av brott, som ej berör myndighetsutövningen, t ex skadegörelse eller stöld Enhetschef C 17:1 Delegeringsregler för vård och omsorgsnämnden Sida 23 av 25 77

78 10.7 Beslut om att polisanmäla misstanke om brott som hindrar nämndens verksamhet (myndighetsutövning) eller vissa brott som riktar sig mot underårig 12 kap 10 SoL 1 kap 5 SekrL 14 kap 2 3: st SekrL Verksamhetschef Vård och omsorg 10.8 Beslut om att anmäla misstanke om bedrägeri 9 kap 1 BrB Verksamhetschef Vård och omsorg 10.9 Vara arkivansvarig i enlighet med kommunens arkivreglemente Verksamhetschef Vård och omsorg Utse befattningar och eller funktioner, samt ersättare för dessa, med rätt att besluts- och granskningsattestera. Kommunchef, ekonomichef och verksamhetschef Att ansöka om statsbidrag, EU-bidrag, regionbidrag eller motsvarande som inte innebär kommunal medfinansiering eller tillsättande av nya tjänster Verksamhetschef Vård och omsorg Besluta i brådskande ärenden där sammanträde inte 6 kap 36 6 kap Ordförande kan avvaktas 39 KL Avge yttrande till tillsynsmyndighet Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott Beslut att föra talan i ärenden eller mål vid allmän domstol eller förvaltningsdomstol 10 kap 2 SoL Verksamhetschef Vård och omsorg Beslut att utse ombud att föra nämndens talan 10 kap 2 SoL Verksamhetschef Vård och omsorg Verksamhetschef = Verksamhetschef Vård och omsorg Ansökta och beviljade bidrag ska återrapporteras till Kf (Kf 72/2017) C 17:1 Delegeringsregler för vård och omsorgsnämnden Sida 24 av 25 78

79 11 PERSONUPPGIFTSBEHANDLING LAGRUM DELEGAT KOMMENTARER 11.1 Ansvar för registerförteckning Kommunchef 11.2 Beslut om utlämnande av registerutdrag GDPR art 15 Verksamhetschef 11.3 Yttrande till förvaltningsdomstol i ärende gällande Verksamhetschef utlämnande av registerutdrag 11.4 Beslut om överklagan i ärende gällande utlämnande Verksamhetschef av registerutdrag 11.5 Beslut vid begäran om rättelse, radering eller Verksamhetschef blockering av personuppgifter 11.6 Yttrande till förvaltningsdomstol i ärenden gällande Verksamhetschef rättelse, radering eller blockering av personuppgifter 11.7 Beslut om överklagan i ärende gällande rättelse, Verksamhetschef radering eller blockering av personuppgifter 11.8 Tecknande av personuppgiftsbiträdesavtal Delegaten med rätt att teckna huvudavtalet C 17:1 Delegeringsregler för vård och omsorgsnämnden Sida 25 av 25 79

80 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 13 augusti 2018 Vonau 58 Dnr VON 2018/59 Ansökan om statsbidrag - stimulansmedel till investeringar i välfärdsteknik i omsorgen 2018, dnr /2018 Vård och omsorgsnämndens arbetsutskotts förslag till vård och omsorgsnämnden Vård och omsorgsnämnden beslutar ansöka om stimulansmedel till investeringar i välfärdsteknik i omsorgen för andra halvåret Ärendebeskrivning Socialstyrelsen har av regeringen fått i uppdrag att under 2018 fördela medel till kommunerna för investeringar i välfärdsteknik i omsorgen. Syftet med stimulansmedlen är att göra det möjligt för kommunerna att öka investeringstakten av välfärdsteknik i verksamheter inom kommunal hälsooch sjukvård, social omsorg (omsorgen om personer med funktionsnedsättning och äldreomsorgen) samt hjälpmedelsområdet. Tomelilla kommun kan rekvirera upp till kronor. Stimulansmedel kan exempelvis användas för: - investeringar i välfärdsteknik (larmmattor, positioneringslarm, mobil journalföring för personalen, m.m.) - investeringar i sådant som ökar förutsättningarna för att implementera välfärdsteknik i verksamheterna, t.ex. att installera wi-fi i särskilda boenden eller investera i operativ kunskap Förvaltningens förslag till beslut Vård och omsorgsnämnden beslutar ansöka om stimulansmedel till investeringar i välfärdsteknik i omsorgen för andra halvåret Justerandes sign 80

81 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 13 augusti 2018 Vonau 58 forts. Beslutsunderlag Anvisningar för att rekvirera stimulansmedel för 2018 till investeringar i välfärdsteknik i omsorgen, dnr /2018, handlingsid: Von Regeringsbeslut - uppdrag till Socialstyrelsen att under 2018 fördela medel för investering i välfärdsteknik i omsorgen, handlingsid: Von Beslutet skickas till: Vård och omsorgsnämnden Justerandes sign 81

82 Dnr /2018 1(3) Anvisningar för att rekvirera stimulansmedel för 2018 till investeringar i välfärdsteknik i omsorgen Regeringen har gett Socialstyrelsen i uppdrag att under 2018 fördela medel till kommunerna för investeringar i välfärdsteknik i omsorgen. Syftet med stimulansmedlen är att göra det möjligt för kommunerna att öka investeringstakten av välfärdsteknik i verksamheter inom kommunal hälso- och sjukvård, social omsorg (omsorgen om personer med funktionsnedsättning och äldreomsorgen) samt hjälpmedelsområdet. I Socialstyrelsens termbank hittar du definitionerna av välfärdsteknologi och välfärdsteknik: Välfärdsteknologi är kunskapen om välfärdsteknik. Välfärdsteknik är digital teknik som syftar till att bibehålla eller öka trygghet, aktivitet, delaktighet eller självständighet för en person som har eller löper förhöjd risk att få en funktionsnedsättning. Välfärdsteknik kan användas av personen själv, en närstående eller någon annan i personens närhet och kan ges som bistånd, förskrivas som hjälpmedel för det dagliga livet eller köpas på konsumentmarknaden. Läs mer om välfärdsteknik på Under länken ovan finns länk till jämförelseverktyget där indikatorer för välfärdsteknik listas. I fördelningen av stimulansmedlen inom kommunens verksamheter behöver kommunen beakta kraven om anmälan och rapportering av statligt stöd som följer av lagen (2013:388) om tillämpning av Europeiska unionens statsstödsregler. Bidragets storlek Stimulansmedlen omfattar totalt 350 miljoner kronor för I bilagan till regeringsbeslut nr II:7 framgår hur stort belopp som varje kommun kan rekvirera. Vilka kan rekvirera medlen? Kommuner. Vad kan ni rekvirera medel för? Stimulansmedlen kan användas för: investeringar i välfärdsteknik (larmmattor, positioneringslarm, mobil journalföring för personalen, m.m.) investeringar i sådant som ökar förutsättningarna för att implementera välfärdsteknik i verksamheterna, t.ex. att installera wi-fi i särskilda boenden eller investera i operativ kunskap SOCIALSTYRELSEN Stockholm Telefon Fax socialstyrelsen@socialstyrelsen.se 82

83 SOCIALSTYRELSEN Dnr /2018 2(3) Om medlen används för att investera i sådant som kan anses att öka förutsättningarna ska kommunen vid återrapporteringen till Socialstyrelsen motivera på vilket sätt investeringen ökar förutsättningarna för att implementera välfärdsteknik i verksamheten. Varje kommun får i egenskap av huvudman för sin verksamhet och enskild utförare som bedriver kommunal verksamhet på uppdrag av kommunen, rekvirera stimulansmedel. Fördelningen av medel mellan relevanta verksamheter inom kommunen ska avgöras av kommunerna utifrån deras behov och förutsättningar. Kommunerna ansvarar för att, inom det verksamhetsområde där kommunen avser att använda stimulansmedlen, informera enskilda utförare som bedriver kommunal verksamhet på uppdrag av kommunen och verksamheter som drivs av kommunen om möjligheter att ta del av stimulansmedlen. När kan ni använda medlen? Socialstyrelsen betalar ut medlen under 2018 och de kan användas från och med den 20 juni till och med den 31 december Det är tillåtet att använda rekvirerade medel retroaktivt för verksamhet från och med den 20 juni Hur får ni del av medlen? Medlen betalas ut engångsvis efter rekvisition ställd till Socialstyrelsen. 1. Varje kommun får rekvirera medel genom den blankett som Socialstyrelsen tillhandahåller. Blanketten finns publicerad på Socialstyrelsens webbsida för stimulansmedlen. 2. I bilagan till regeringsbeslut nr II:7 framgår hur stort belopp som varje kommun kan rekvirera för Endast en rekvisition per kommun ska lämnas till Socialstyrelsen. 4. Rekvisitionen ska ha kommit in till myndigheten senast den 1 november 2018 och betalas ut löpande. 5. Rekvisitionen ska vara undertecknad av behörig företrädare för respektive kommun. Vad gäller för återrapportering och återbetalning av medel? Varje kommun ska senast den 11 februari 2019 redovisa till Socialstyrelsen hur medlen har använts enligt ett webbformulär som Socialstyrelsen skickar i december Formuläret kommer bl.a. att innehålla frågor om hur mycket stimulansmedel som använts och till vad, samt vilka metoder som kommunen använt i arbetet med att implementera välfärdsteknik i verksamheterna. Om medlen använts för att investera i sådant som kan anses öka förutsättningarna för att implementera välfärdsteknik i verksamheten ska kommunen vid återrapporteringen till Socialstyrelsen motivera på vilket sätt investeringen ökat förutsättningarna. Formuläret kommer även att innehålla frågor om kommunernas arbete med informationssäkerhet i verksamheter inom socialtjänstens område. Om ni inte har använt hela det rekvirerade beloppet under perioden 20 juni 31 december 2018 ska ni återbetala återstoden till Socialstyrelsen. Ni 83

84 SOCIALSTYRELSEN Dnr /2018 3(3) kan också bli återbetalningsskyldig om medlen inte har använts i enlighet med villkoren för stimulansmedlen. Socialstyrelsen kommer att fakturera eventuellt återstående medel. Återbetalningen ska ske senast vid den tidpunkt som Socialstyrelsen meddelar. Bakgrund Regeringen gav den 20 juni 2018 (S2018/03799/FST) Socialstyrelsen i uppdrag att under 2018 fördela, administrera och följa upp medel för investeringar i välfärdsteknik inom kommunal hälso- och sjukvård samt social omsorg. Mer information Bevaka uppdateringar om stimulansmedlen via webbsidan: Kontaktpersoner Ylva Gårdhagen Marja-Leena Falk ylva.gardhagen@socialstyrelsen.se marja-leena.falk@socialstyrelsen.se

85 Regeringsbeslut II:7 1 bilaga S2018/03799/FST (delvis) Socialdepartementet Socialstyrelsen Stockholm Uppdrag att fördela medel Regeringens beslut Regeringen ger Socialstyrelsen i uppdrag att under 2018 fördela medel för investering i välfärdsteknik i omsorgen. Socialstyrelsen ska också genomföra en uppföljning av hur stimulansmedlen använts av kommunerna. Uppföljningen ska utformas i samverkan med E-hälsomyndigheten, och i dialog med Sveriges Kommuner och Landsting. Socialstyrelsen får för uppdragets genomförande under 2018 använda kronor. Av dessa medel ska fördelas som stimulansmedel för investeringar i välfärdsteknik i kommunerna i enlighet med den fördelningsnyckel som anges i bilagan och kronor får användas av Socialstyrelsen för eget arbete kopplat till uppdragets genomförande. Kostnaderna ska belasta utgiftsområde 9 Hälsovård, sjukvård och social omsorg, anslaget 4:5 Stimulansbidrag och åtgärder inom äldreområdet, anslagspost 11 Utvecklingsmedel Socialstyrelsen. Uppdraget ska redovisas till Regeringskansliet (Socialdepartementet) senast den 15 maj Redovisningen ska hänvisa till det diarienummer som detta beslut har. Ärendet Välfärdsteknik kan ha stor betydelse för den enskilde i fråga om att stärka den enskildes självständighet, och för ökad delaktighet. Även arbetsmiljön inom den sociala omsorgen kan påverkas positivt genom implementering av välfärdsteknik i verksamheterna. Telefonväxel: Fax: Webb: Postadress: Stockholm Besöksadress: Fredsgatan 8 E-post: s.registrator@regeringskansliet.se 85

86 Användningen av välfärdsteknik har ökat i landet, men från låga nivåer. Enligt Socialstyrelsens uppföljning av utvecklingen av e-hälsa och välfärdsteknik i kommunerna under 2017, konstateras att en majoritet av kommunerna använder passiva larm och vårdplanering med video, i alla fall i delar av verksamheten. Regeringens bedömning är att investeringstakten i välfärdsteknik behöver öka. Både med syfte att ge fler flickor, pojkar och kvinnor och män ökad möjlighet till att vara mer självständiga och delaktiga, och för att förbättra arbetsmiljön för de kvinnor och män som arbetar där. Både äldreomsorgen och omsorg om personer med funktionsnedsättning är kvinnodominerade branscher där många anställda upplever arbetsrelaterade besvär. Satsningen är därför viktig ur ett jämställdhetsperspektiv. Närmare om uppdraget Fördelning av stimulansmedel Stimulansmedlen syftar till att möjliggöra för kommunerna att öka investeringstakten av välfärdsteknik i verksamheter inom kommunal hälsooch sjukvård och social omsorg. Stimulansmedlen kan användas dels för investeringar i välfärdsteknik och dels för investeringar i sådant som ökar förutsättningarna för att implementera välfärdsteknik i verksamheterna som t.ex. att installera wi-fi i särskilda boenden eller investera i operativ kunskap. Om medlen används för att investera i sådant som kan anses att öka förutsättningarna ska kommunen motivera på vilket sätt investeringen ökar förutsättningarna för att implementera välfärdsteknik i verksamheten. Stimulansmedlen kan även användas av verksamheter inom hjälpmedelsområdet. Varje kommun får i egenskap av huvudman för sin verksamhet och enskild utförare som bedriver kommunal verksamhet på uppdrag av kommunen, rekvirera medel upp till det belopp som framräknats med stöd av fördelningsnyckeln, se bilaga till beslutet. Rekvisition av medel avseende 2018 ska ske till Socialstyrelsen senast den 1 november 2018, eller det datum som Socialstyrelsen beslutar. Medlen får användas under Fördelningen av medlen mellan relevanta verksamheter inom kommunen ska avgöras av kommunerna utifrån deras behov och förutsättningar. 2 (4) 86

87 Socialstyrelsen ska informera kommunerna att kommunerna i fördelningen av stimulansmedlen inom kommunens verksamheter behöver beakta kraven om anmälan och rapportering av statligt stöd som följer av lagen (2013:388) om tillämpning av Europeiska unionens statsstödsregler. För de stimulansmedel som inte används eller som inte används i enlighet med villkoren gäller att dessa ska återbetalas till Socialstyrelsen. Återbetalning ska ske senast den 30 september Kommunerna ansvarar för att, inom det verksamhetsområde där kommunen avser att använda stimulansmedlen, informera de enskilda utförare som bedriver kommunal verksamhet på uppdrag av kommunen och verksamheter som drivs av kommunen om möjligheter att ta del av stimulansmedlen. Förutom de villkor som gäller för användande av stimulansmedlen bör även följande beaktas. Varje kommun ska till Socialstyrelsen redovisa hur stimulansmedlen använts vid den tid som Socialstyrelsen anger, och vid samma tid svara på de uppföljningsfrågor som följer med anvisningarna för redovisning. Uppföljning Uppföljningen syftar till att dels klargöra vad stimulansmedlen har använts till och dels ge en översiktlig bild av kommunernas metoder i arbetet med att implementera välfärdsteknik i verksamheterna. 3 (4) 87

88 Uppföljningen ska inbegripa frågor om kommunernas arbete med informationssäkerhet i verksamheter inom socialtjänstens område, och på vilket sätt kommunerna arbetar med implementerande av välfärdsteknik i verksamheterna. Uppföljningen ska utformas på ett för kommunerna enkelt sätt och lätthanterligt sätt. På regeringens vägnar Annika Strandhäll Jenny Wada Kopia till Statsrådsberedningen Finansdepartementet/Budgetavdelningen Sveriges Kommuner och Landsting S/FS Carita Nyyssölä Linde S/FS Eva Hålander 4 (4) 88

89 Bilaga till Regeringsbeslut nr II:7 Fördelning av medel för investering av välfärdsteknik m.m. till kommunerna Kommun- Andel i kod Kommun Utfall, kr procent 0114 Upplands Väsby , Vallentuna , Österåker , Värmdö , Järfälla , Ekerö , Huddinge , Botkyrka , Salem , Haninge , Tyresö , Upplands-Bro , Nykvarn , Täby , Danderyd , Sollentuna , Stockholm , Södertälje , Nacka , Sundbyberg , Solna , Lidingö , Vaxholm , Norrtälje , Sigtuna ,35 89

90 0192 Nynäshamn , Håbo , Älvkarleby , Knivsta , Heby , Tierp , Uppsala , Enköping , Östhammar , Vingåker , Gnesta , Nyköping , Oxelösund , Flen , Katrineholm , Eskilstuna , Strängnäs , Trosa , Ödeshög , Ydre , Kinda , Boxholm , Åtvidaberg , Finspång , Valdemarsvik , Linköping , Norrköping , Söderköping , Motala , Vadstena , Mjölby , Aneby , Gnosjö , Mullsjö , Habo , Gislaved , Vaggeryd , Jönköping , Nässjö , Värnamo ,36 2 (8) 90

91 0684 Sävsjö , Vetlanda , Eksjö , Tranås , Uppvidinge , Lessebo , Tingsryd , Alvesta , Älmhult , Markaryd , Växjö , Ljungby , Högsby , Torsås , Mörbylånga , Hultsfred , Mönsterås , Emmaboda , Kalmar , Nybro , Oskarshamn , Västervik , Vimmerby , Borgholm , Gotland , Olofström , Karlskrona , Ronneby , Karlshamn , Sölvesborg , Svalöv , Staffanstorp , Burlöv , Vellinge , Östra Göinge , Örkelljunga , Bjuv , Kävlinge , Lomma , Svedala ,20 3 (8) 91

92 1264 Skurup , Sjöbo , Hörby , Höör , Tomelilla , Bromölla , Osby , Perstorp , Klippan , Åstorp , Båstad , Malmö , Lund , Landskrona , Helsingborg , Höganäs , Eslöv , Ystad , Trelleborg , Kristianstad , Simrishamn , Ängelholm , Hässleholm , Hylte , Halmstad , Laholm , Falkenberg , Varberg , Kungsbacka , Härryda , Partille , Öckerö , Stenungsund , Tjörn , Orust , Sotenäs , Munkedal , Tanum , Dals-Ed , Färgelanda ,11 4 (8) 92

93 1440 Ale , Lerum , Vårgårda , Bollebygd , Grästorp , Essunga , Karlsborg , Gullspång , Tranemo , Bengtsfors , Mellerud , Lilla Edet , Mark , Svenljunga , Herrljunga , Vara , Götene , Tibro , Töreboda , Göteborg , Mölndal , Kungälv , Lysekil , Uddevalla , Strömstad , Vänersborg , Trollhättan , Alingsås , Borås , Ulricehamn , Åmål , Mariestad , Lidköping , Skara , Skövde , Hjo , Tidaholm , Falköping , Kil , Eda ,13 5 (8) 93

94 1737 Torsby , Storfors , Hammarö , Munkfors , Forshaga , Grums , Årjäng , Sunne , Karlstad , Kristinehamn , Filipstad , Hagfors , Arvika , Säffle , Lekeberg , Laxå , Hallsberg , Degerfors , Hällefors , Ljusnarsberg , Örebro , Kumla , Askersund , Karlskoga , Nora , Lindesberg , Skinnskatteberg , Surahammar , Kungsör , Hallstahammar , Norberg , Västerås , Sala , Fagersta , Köping , Arboga , Vansbro , Malung-Sälen , Gagnef , Leksand ,23 6 (8) 94

95 2031 Rättvik , Orsa , Älvdalen , Smedjebacken , Mora , Falun , Borlänge , Säter , Hedemora , Avesta , Ludvika , Ockelbo , Hofors , Ovanåker , Nordanstig , Ljusdal , Gävle , Sandviken , Söderhamn , Bollnäs , Hudiksvall , Ånge , Timrå , Härnösand , Sundsvall , Kramfors , Sollefteå , Örnsköldsvik , Ragunda , Bräcke , Krokom , Strömsund , Åre , Berg , Härjedalen , Östersund , Nordmaling , Bjurholm , Vindeln , Robertsfors ,12 7 (8) 95

96 2417 Norsjö , Malå , Storuman , Sorsele , Dorotea , Vännäs , Vilhelmina , Åsele , Umeå , Lycksele , Skellefteå , Arvidsjaur , Arjeplog , Jokkmokk , Överkalix , Kalix , Övertorneå , Pajala , Gällivare , Älvsbyn , Luleå , Piteå , Boden , Haparanda , Kiruna ,25 Summa (8) 96

97 Vård och omsorgsnämnden Sammanställning taxor och avgifter Vård och omsorg Avgifter för hemtjänst och/eller hemsjukvård Hemtjänstavgiften beräknas enligt maxtaxan och kan bli som lägst 0 kr och som högst kr/mån beroende på inkomst och boendekostnad. Maxtaxan bestäms av riksdagen. De avgifter som räknas in i maxtaxan är: Hemtjänst, hemsjukvård, ledsagning, hemkörning av mat samt trygghetslarm. Minimibelopp är ett schablonbelopp som bestäms av Socialstyrelsen och som används för att beräkna avgiftsutrymmet. För 2018 är beloppet kr för ensamstående och kr för sammanboende. Nivå Schablontid Avgift (max) 0 Mindre än en timme 380 kr timmar/månad 664 kr timmar/månad kr 3 10 timmar eller mer kr 97

98 Vård och omsorgsnämnden Övriga avgifter Trygghetslarm 300 kr/månad Samtalsavgifter trygghetslarm (ingår inte i maxtaxan) 50 kr/månad Installationsavgift trygghetslarm (ingår inte i maxtaxan) 300 kr Telefonservice (ingår i hemtjänst) 100 kr/månad Avlösarservice/ledsagarservice * 25 kr/timme Hemkörning mat 1-15 dagar (per hushåll) 150 kr/månad Hemkörning mat dagar (per hushåll) 300 kr/månad Avlastning/korttidsboende 160 kr/dygn Dagverksamhet Nybogatan 40 kr/dag Tillfällig hemsjukvård 370 kr Hyra av hjälpmedel Kostnadsfritt Hämtning av hjälpmedel (ingår inte i maxtaxan) 400 kr *Om du har hemtjänst så kostar inte avlösarservice/ledsagarservice upp till 16 respektive 12 timmar något extra. Måltidskostnader (ingår inte i maxtaxan) Middag inklusive efterrätt Frukost eller kvällsmat Eftermiddagskaffe Måltidsabonnemang 65 kr/portion 25 kr/portion 15 kr/portion kr/månad 98

99 Kost inom vård och omsorg Tomelilla kommun Avgifter vård och omsorg 2018 Matdistribution 65,00 Hemkörning 1-15 dgr 150,00 Hemkörning dgr 300,00 Måltidsabonnemang 3 100,00 Middag 60,00 Kväll 25,00 Frukost 25,00 Kaffe 15,00 Näringsdryck 16,00 Tomelilla kommun Beräkn Skillnad Kostenhetens pris % mot avgift Matdistribution 66,64 69,97 4,97 Lunch 66,64 69,97 9,97 Lunch + kaffe (Vännen) 87,66 92,04 17,04 Kvällsmat 32,30 33,92 8,92 Dygnsportion 112,78 118,42 15,09 Näringsdryck 19,00 19,95 3,95 Nya kostavtal ska tecknas inför Ovanstående beräkning är endast en uppskattning utifrån nuläge med kraftigt höjda livsmedelspriser. Räkneexempel 30 dagar 365 dagar Avgift till kostenheten matdistribution 2 099, ,78 Avgift från brukare för matdistribution exkl hemkörn) 1 950, ,00 Differens per brukare -149, ,78 Summa 125 brukare , ,50 Avgift till kostenheten för dygnsportion 3 552, ,94 Avgift från brukare för måltidsabonnemang 3 100, ,00 Differens per brukare -452, ,94 Summa 140 brukare , ,90 Totalt ,40 99

100 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 7 juni 2018 Vonau 51 Dnr VON 2017/55 Uppföljning intern kontroll april vård och omsorgsnämnden Vård och omsorgsnämndens arbetsutskotts förslag till vård och omsorgsnämnden Vård och omsorgsnämnden beslutar att godkänna rapporteringen av intern kontroll för tertial och lägger densamma till handlingarna. Ärendebeskrivning Den interna kontrollplanen för verksamheten Vård och omsorg 2018 innehåller fem punkter. Kontrollansvariga är avdelningschefer och medicinskt ansvarig sjuksköterska. Rapportering ska, beroende på område, ske enligt beslutad kontrollfrekvens till vård och omsorgsnämnden. Kontrollpunkt 4 Personalkontinuitet Avdelningschef myndighet ansvarar för kontrollen. Mätningen följer RKA:s anvisningar (Rådet för kommunala analyser). Mätningen genomfördes under en 14-dagarsperiod i april månad. Mätningen görs hos respektive hemtjänsttagare där personalen noterat sin närvaro vid varje tillfälle, på den signeringslista som finns i hemmet. Egenregin har i år ett eget system för att mäta och kunnat hämta data därifrån. Avgränsningar - Avser alla personer 65 år eller äldre, som är beviljade daglig hemtjänst med två eller fler besök 7 dagar/vecka. - Mätningen avser endast klockan eller till den tid då nattpatrullen avlöser. - Personer som t.ex. bara lämnar mat vid dörren räknas inte med. Även trygghetsringning- och larmpersonal exkluderas. - Vid besök med dubbelbemanning ska båda personerna räknas med. - Hemtjänsttagare som av någon anledning inte bott i det egna hemmet under hela eller delar av mätperioden exkluderas ur undersökningen. Justerandes sign 100

101 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 7 juni 2018 Vonau 51 forts. Urval: Mätningen har gjorts som en totalundersökning där samtliga hemtjänsttagare som uppfyller kraven som beskrivs ovan (populationen) ingår i undersökningen. Totalt är det 96 hemtjänsttagare som mätningen utförts hos. Resultat Genomsnitt för samtliga hemtjänstområde är medel 14 personal. Resultatet uppfyller därmed det mål som nämnden satt upp. Resultat för inmatning i Koladas Mått 10 Medelvärde: Extra mått Median: inmatningsfunktion Kvinnor: Män: Genomsnitt per hemtjänstområde Söder 15 (24 hemtjänsttagare) Centrum 11 (23 hemtjänsttagare) Väster/Tranås 14 (27 hemtjänsttagare) Brösarp 14 (22 hemtjänsttagare) Mått 10 B Fler än 20 personal, andel (%): Hemtjänstområde Söder som drivs på entreprenad av Förenade Care har i genomsnitt 15 personal och kommer att redovisa sina förbättringsåtgärder Kontrollpunkt 5 - Efterlevnad av rutin för hantering av brukares privata medel Avdelningschef ansvarar för kontrollen. Resultatet är att rutin finns i särskilt boende men efterlevnaden brister på flera områden i några verksamheter. I boende inom LSS är resultatet utan anmärkningar. Justerandes sign 101

102 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 7 juni 2018 Vonau 51 forts. Inga ekonomiska oegentligheter har upptäckts men det har framkommit exempel på brister i dokumentation och hantering. Avdelningen har påbörjat en revidering av rutinen och kommer att gå igenom denna med samtliga verksamheter innan nästa uppföljning och kontroll. Förvaltningens förslag till beslut Vård och omsorgsnämnden beslutar att godkänna rapporteringen av intern kontroll för tertial och lägger densamma till handlingarna. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse avdelningschef Camilla Andersson, handlingsid: Von Tjänsteskrivelse avdelningschef Christel Nilsson, handlingsid: Von Intern kontrollplan med riskanalys vård och omsorgsnämnden, handlingsid: Von Beslutet skickas till: Vård och omsorgsnämnden Justerandes sign 102

103 Tomelilla den 21 maj 2018 Dnr VON 2017/55 Stöd och omsorg Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Vård och omsorgsnämnden Växel Fax Bankgiro Handläggare: Camilla Andersson Avdelningschef Direkt AnsvarigTlfn Mobil AnsvarigMobil Uppföljning internkontrollplan 2018 Förvaltningens förslag till beslut Vård och omsorgsnämnden beslutar att lägga informationen till handlingarna. Ärendebeskrivning Kontrollområdet Efterlevnad av rutin för hantering av brukares privata medel, har följts upp enligt plan. Resultatet är att rutin finns i särskilt boende men efterlevnaden brister på flera områden i några verksamheter. I boende inom LSS är resultatet utan anmärkningar. Inga ekonomiska oegentligheter har upptäckts men det har framkommit exempel på brister i dokumentation och hantering. Avdelningen har påbörjat en revidering av rutinen och kommer att gå igenom denna med samtliga verksamheter innan nästa uppföljning och kontroll. Beslutsunderlag Skriv in beslutsunderlag här. Texten kan flyttas till beslutsdokument. Stöd och omsorg Camilla Andersson Avdelningschef Beslutet skickas till: Ange mottagare för beslutsdokument här 1 (2) 103

104 2 (2) 104

105 Tomelilla den 4 juni 2018 Dnr VON 2017/55 Stöd och omsorg Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Vård och omsorgsnämnden Växel Fax Bankgiro Handläggare: Christel Nilsson Avdelningschef Direkt AnsvarigTlfn Mobil AnsvarigMobil camilla.andersson@tomelilla.se Uppföljning internkontroll Personalkontinuitet Hemtjänst 2018 Förvaltningens förslag till beslut Vård och omsorgsnämnden beslutar att lägga informationen till handlingarna. Ärendebeskrivning Personalkontinuitet hemtjänst Mätningen följer RKA:s anvisningar (Rådet för kommunala analyser). Mätningen genomfördes under en 14-dagarsperiod i april månad. Mätningen görs hos respektive hemtjänsttagare där personalen noterat sin närvaro vid varje tillfälle, på den signeringslista som finns i hemmet. Egenregin har i år ett eget system för att mäta och kunnat hämta data därifrån. Avgränsningar - Avser alla personer 65 år eller äldre, som är beviljade daglig hemtjänst med två eller fler besök 7 dagar/vecka. - Mätningen avser endast klockan eller till den tid då nattpatrullen avlöser. - Personer som t.ex. bara lämnar mat vid dörren räknas inte med. Även trygghetsringning- och larmpersonal exkluderas. - Vid besök med dubbelbemanning ska båda personerna räknas med. - Hemtjänsttagare som av någon anledning inte bott i det egna hemmet under hela eller delar av mätperioden exkluderas ur undersökningen.. Urval: Mätningen har gjorts som en totalundersökning där samtliga hemtjänsttagare som uppfyller kraven som beskrivs ovan (populationen) ingår i undersökningen. Totalt är det 96 hemtjänsttagare som mätningen utförts hos. Resultat. Genomsnitt för samtliga hemtjänstområde är medel 14 personal. 1 (3) 105

106 Resultatet uppfyller därmed det mål som nämnden satt upp. Tabell Resultat för inmatning i Koladas inmatningsfunktion Mått 10 Extra mått Mått 10 B Medelvärde: Median: Fler än 20 personal, andel (%): Kvinnor: Män: Hemtjänstområde Söder som drivs på entreprenad av Förenade Care har i genomsnitt 15 personal och kommer att redovisa sina förbättringsåtgärder Genomsnitt per hemtjänstområde Söder 15 (24 hemtjänsttagare) Centrum 11 (23 hemtjänsttagare) Väster/Tranås 14 (27 hemtjänsttagare) Brösarp 14 (22 hemtjänsttagare) Beslutsunderlag Skriv in beslutsunderlag här. Texten kan flyttas till beslutsdokument. Stöd och omsorg Christel Nilsson Avdelningschef Beslutet skickas till: Ange mottagare för beslutsdokument här 2 (3) 106

107 3 (3) 107

108 Intern Kontrollplan med Riskanalys 2018 Ärende VON 2017/55 Riskanalys Vård- och omsorgsnämnden Verksamhet VON VON VON Risk/ Händelse Konsekvens Hur undvika/minimera? Konsekvens Sannolikhet Riskvärde Löpnummer Följer ej Basal hygienrutin Smittspridning Ständigt pågående motiverings (LOTTA) arbete av närmast ansvarig chef. LSS och SoL-beslut Vi använder oss inte av prejudicerande Vi står fast vid vårt beslut och Ökad rättssäkerhet som överklagas prövas domar och går miste om att går vi vidare till Kammarrätt i inte vidare i nästa instans få besluten prövade första hand (CHRISTEL) Att avtal saknas på de fakturor som attesteras (CHRISTEL) Risk för att få vite om vi köper in ej upphandlade varor och tjänster Granskningsattest fakturor. Inköp av varor och tjänster följer kommunens rutiner VON VON Personalkontinuiteten minskar (CHRISTEL) Följer ej rutinen för hantering av brukares privata medel (CA- MILLA) Vi lever inte upp till kraven på god omsorg Missbruk av brukares privata medel av personal. Mäta två ggr per år Att rutinen om stickprov varje kvartal följs. God kvalitet i omsorgen (allvarlig) 0 (möjlig)

109 Intern Kontrollplan med Riskanalys 2018 Ärende VON 2017/55 Riskvärdering konsekvens Riskvärdering Allvarlig Kännbar Lindrig Försumbar Mindre sannolik Möjlig Sannolik sannolikhet Risker som bedöms i röd kategori 4 bör åtgärdas omgående Risker som bedöms i röd kategori 3-4 ska följas upp Risker som bedöms i gul kategori 2 bör följas upp Risker som bedöms i grön kategori 0-1 behöver inte följas upp utöver normala rutiner 109

110 Intern Kontrollplan med Riskanalys 2018 Ärende VON 2017/55 Intern kontrollplan 2018 för Vård och omsorgsnämnden Matris nr 1 Basal vårdhygien (LOTTA) 2 LSS och Solbeslut som överklagas prövas i nästa instans (CHRIS- TEL) 3 Granskningsattest fakturor (CHRIS- TEL) 4 Hög personalkontinuitet (CHRIS- TEL) 5 Efterlevnad av rutin för hantering av brukares privata medel (Camilla) Process för årlig intern kotrollplan Kontrollmoment, vad ska granskas Att Socialstyrelsens författning gällande basal hygien efterlevs Att samtliga överklagande ska prövas Att avtal finns på de fakturor som attesteras Att målet om 14 personer nås Att rutinen för hantering av brukares privata medel efterlevs Process/rutin/system Kontrollansvarig MAS Avd.chef myndighet Avdelningschef för assistenter Avd.chef myndighet Kontrollmetod Tysta mätningar i samverkan med Vårdhygien (Region Skåne), genomförs av hygienombud på resp. arbetsplats vid ett givet mättillfälle Kontroll av samtliga överklagande Stickprov på leverantörsfakturor, Lista tas ut av ekonomiavd Mäts med Koladametoden Omfattning Kontrollfrekvens och kvantitet 2 ggr/år, april och november. Omfattar all vårdpersonal som hygienombudet möter under det aktuella arbetspasset. Samtliga överklagade beslut prövas vidare Redovisning tertialrapport Rapportering till VON 3-4 VON 2 Tertialrapport, stickprov av 20 slumpmässigt utvalda leverantörsfakturor VON 3 Två gånger per år VON 3 Avdelningschef stickprov Tertial 2 gånger per år VON 3 Riskbedömning sannolikhet/konsekvens Intern Kontrollplan (enligt Reglemente för intern kontroll) Kommunstyrelsen och nämnderna ska årligen anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen Olika granskningsområden väljs med utgångspunkt från en riskanalys. Kontrollplanerna upprättas per nämnd. Beslutad kontrollplan skickas till kommunstyrelsen. Uppföljning av intern kontrollplan Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen ska, med utgångspunkt från antagen plan, löpande rapporteras till respektive nämnd. Kontrollansvarig rapporterar på separat granskningsrapport utfallet av kontrollen, verksamhetschefen återrapporterar till nämnd enligt överenskommelse. 110

111 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 13 augusti 2018 Vonau 59 Dnr VON 2018/29 Rapportering av ej verkställda gynnande beslut inom äldre- och handikappomsorgen (SoL) - 2:a kvartalet 2018 Vård och omsorgsnämndens arbetsutskotts förslag till vård och omsorgsnämnden Vård och omsorgsnämnden godkänner redovisningen för rapporteringsperioden och överlämnar densamma till revisionen. Ärendebeskrivning Enligt 16 kap 6 f socialtjänstlagen (SoL) har vård och omsorgsnämnden skyldighet att till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) och kommunens revisorer att rapportera alla gynnande beslut enligt 4 kap. 1 SoL som inte verkställts inom tre månader från dagen för beslutet. För varje beslut ska nämnden ange tidpunkten för beslutet, vilken typ av bistånd beslutet gäller och en kortfattad redovisning av skälen till dröjsmålet. Även beslut som avbrutits och inte på nytt verkställts inom tre månader från dagen då verkställigheten avbröts ska rapporteras. Rapporteringen ska ske en gång per kvartal. Enligt 16 kap 6 g SoL ska nämnden också anmäla till IVO och revisorerna när ett beslut som tidigare rapporterats enligt 6 f har verkställts. Datum för verkställigheten ska då anges. En kommun som inte verkställer gynnande beslut inom skälig tid riskerar vite. Avdelningschef har delegation gällande rapporteringen till IVO. Justerandes sign 111

112 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 13 augusti 2018 Vonau 59 forts. För andra kvartalet 2018 finns inga beslut där verkställighet inte skett inom 90 dagar. Nämnden har heller inte någon verkställighet av tidigare rapporterade beslut att anmäla. Förvaltningens förslag till beslut Vård och omsorgsnämnden godkänner redovisningen för rapporteringsperioden och överlämnar densamma till revisionen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse kommunsekreterare Pamela Lindqvist, handlingsid: Von Beslutet skickas till: Vård och omsorgsnämnden Justerandes sign 112

113 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 13 augusti 2018 Vonau 60 Dnr VON 2018/29 Statistikrapport - ej verkställda gynnande beslut inom äldre- och handikappomsorgen (SoL) - 2:a kvartalet 2018 Vård och omsorgsnämndens arbetsutskotts förslag till vård och omsorgsnämnden Vård och omsorgsnämnden beslutar överlämna rapporten till kommunfullmäktige. Ärendebeskrivning Enligt 16 kap 6 h socialtjänstlagen (SoL) har vård och omsorgsnämnden skyldighet att till kommunfullmäktige lämna en statistikrapport över hur många av nämndens beslut enligt 4 kap 1 SoL som inte verkställts inom tre månader från dagen för respektive beslut. Nämnden ska i rapporten ange vilka typer av bistånd dessa beslut gäller och hur lång tid som har förflutit från dagen för respektive beslut. Även beslut som avbrutits och inte på nytt verkställts inom tre månader från dagen då verkställigheten avbröts ska rapporteras. En kommun som inte verkställer gynnande beslut inom skälig tid riskerar vite. Rapporteringen ska ske en gång per kvartal. För andra kvartalet 2018 finns inga beslut där verkställighet inte skett inom 90 dagar. Förvaltningens förslag till beslut Vård och omsorgsnämnden beslutar överlämna rapporten till kommunfullmäktige. Justerandes sign 113

114 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 13 augusti 2018 Vonau 60 forts. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse kommunsekreterare Pamela Lindqvist Beslutet skickas till: Vård och omsorgsnämnden Justerandes sign 114

115 Tomelilla den 2 augusti 2018 Dnr VON 2018/31 Stöd och omsorg Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Vård och omsorgsnämnden Växel Fax Postgiro Bankgiro Handläggare: Christel Nilsson Avdelningschef Direkt Mobil christel.nilsson@tomelilla.se Rapportering av ej verkställda beslut inom stöd och service till vissa funktionsnedsatta (LSS) Förvaltningens förslag till beslut Vård-och omsorgsnämnden överlämnar individrapporteringen till revisionen. Ärendebeskrivning Vård-och omsorgsnämnden ska rapportera individbeslut enligt Sol och LSS som inte verkställts inom 3 månader till Inspektionen för vård och omsorg (IVO). När ett beslut som tidigare rapporterats verkställs ska detta återrapporteras. IVO kan sedan utdöma vite. Beslut som har återrapporterats som verkställt till IVO. Väntetiden har beräknats till och med den 30 juni: E.O beslut från Verkställt Väntat 407 dagar T.H beslut från Verkställt Väntat 275 dagar J.V beslut från Verkställt Väntat 120 dagar Följande beslut som inte kunnat verkställas inom 90 dagar har rapporterats tidigare. Då det saknas lediga lägenheter på gruppboende enligt LSS 9 9 är besluten ej verkställda. Två har dock erbjudits lägenhet på Solgläntan en gång under november 2017 men tackade då nej. A.M beslut från och med Väntat 453 dagar. J.H beslut från och med Väntat 310 dagar. A.H beslut från och med Väntat 256 dagar. Övrigt Tack vare en viss omsättning i LSS gruppbostäder och en utökning på gruppboendet Svärdet med två lägenheter har sex beslut kunnat verkställas sedan januari. I kö till det nya boendet finns nu totalt åtta personer. Förutom ovanstående tre beslut har det tillkommit fem nya beslut 1 (2) 115

116 Beslutsunderlag Christel Nilsson Avdelningschef Beslutet skickas till: Ange mottagare för beslutsdokument här 2 (2) 116

117 IVO Individrapport UPPGIFTSNAMN UPPGIFTSVÄRDE Uppgifter om rapportör Förnamn Efternamn Christel Nilsson Telefon E-postadress Rapport- och individuppgifter Rapportuppgifter Rapporteringsdatum :17 Förvaltning Rapport vid ny eller upprepad inrapportering Vård och omsorgsförvaltning Tomelilla Gynnande beslut som inte verkställts inom 3 månader från beslutsdatum Datum för gynnande beslut Uppgifter vid rapportering Beslut som har verkställts Datum då beslutet har verkställts Individuppgifter Personnummer Förnamn Efternamn Jonas Vilör Uppgifter om beslutet Lagområde Verksamhetsområde LSS LSS OF, Omsorger om personer med funktionsnedsättning 1 (2) 117

118 UPPGIFTSNAMN UPPGIFTSVÄRDE Typ av bistånd eller insats Huvudsakligt skäl till att beslutet inte verkställts 9.9 Bostad för vuxna Resursbrist, t ex saknar ledig bostad Övriga upplysningar i ärendet Fram tills dess att Jonas slutade gymnasiet den 1 juni bodde han på skolinternat där han beviljats boendestöd på internatet i i veckorna och korttidsvistelse alla helger och lov. Han har trivts bra både i skolan och på korttidsvistelsen. Han tog studenten den 1 juni och då kunde han samma dag flytta in i sin lägenhet på gruppboendet. Klar Rapportnummer (2) 118

119 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 13 augusti 2018 Vonau 65 Dnr VON 2018/60 Verksamhetsuppföljning på egenregin - särskilda boendena Norrevång och Brinkehem samt hemtjänstområden Västra (Väster/Tranås) och Brösarp 2018 Vård och omsorgsnämndens arbetsutskotts förslag till vård och omsorgsnämnden Vård och omsorgsnämnden beslutar lägga rapporten till handlingarna. Ärendebeskrivning Särskilda boendena Norrevång och Brinkehem samt hemtjänstområdena Västra (Väster/Tranås) och Brösarp drivs i kommunal egenregi. Uppföljningen har genomförts på Brinkehem/hemtjänst Brösarp, Norrevång samt hemtjänstområde Väster/Tranås. För varje område (3) finns en enhetschef med fullt ansvar för både kvalitet, budget och personal. Tillsammans med övriga enhetschefer inom egenregin leds de av en avdelningschef. På det särskilda boendet Brinkehem finns 22 permanenta lägenheter varav lite mer än hälften är anpassade för personer med demenssjukdom. Boendet drivs tillsammans med hemtjänstområde Brösarp med cirka 50 brukare. På Norrevång finns för närvarande 25 permanenta lägenheter varav två enheter med totalt 12 lägenheter är anpassade. Korttidsboendet på Norrevång ingår inte i denna uppföljning. Uppföljningen har också genomförts på hemtjänstområden Väster/Tranås och Brösarp med cirka 75 brukare. I detta hemtjänstområde ingår även de två nattpatrullerna. Justerandes sign 119

120 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 13 augusti 2018 Vonau 65 forts. Det framgår tydligt i uppföljningen att de tre cheferna arbetar likartat med samma rutiner och utvecklingsområde. Chefen på Brinkehem/hemtjänst Brösarp är ny men har tidigare erfarenhet av liknande verksamheter och har väl satt sig in i Tomelilla kommuns mål och rutiner. Arbetet följer det gemensamma årskalendariet och det framgår tydligt att enhetscheferna ingår i samma ledningsgrupp och har samma chef. Förvaltningens förslag till beslut Vård och omsorgsnämnden beslutar lägga rapporten till handlingarna. Beslutsunderlag Analysrapport - verksamhetsuppföljning på egenregin - särskilda boendena Norrevång och Brinkehem samt hemtjänstområden Västra (Väster/Tranås) och Brösarp maj 2018, handlingsid: Von Beslutet skickas till: Vård och omsorgsnämnden Justerandes sign 120

121 Vård och omsorg ANALYSRAPPORT verksamhetsuppföljning på egenregins hemtjänstområde Västra (Väster/Tranås) och Brösarp samt särskilda boenden Norrevång och Brinkehem under maj 2018 Tomelilla Sammanställt av: Avdelningschef myndighet Christel Nilsson samt Medicinskt Ansvarig Sjuksköterska Lotta Treble-Read 1 121

122 Vård och omsorg Innehåll 1 Sammanfattning analysrapport Metod för uppföljningen Allmänna krav Krav på redovisning av egenkontroller Egenregin ska redovisa egenkontroller samt bifoga exempel och kunna redogöra för resultat Verksamheten ska tillämpa kvalitetsregistren Senior Alert och BPSD ( för personer med demenssjukdom) Säkerhet med fokus på brandskydd Hur säkerställs rapporterings och anmälningsskyldigheten enligt Lex Sarah Hur säkerställs kraven på social dokumentation och genomförandeplaner Personalens kompetens Uppföljning av de fem lägsta resultateten från den nationella brukarundersökningen. 8 4 Särskilt boende Ordinärt boende Kommunal hälso- och sjukvård Delegering God kvalité vid delegering Personal och utrustning Basal hygien Merkostnad för basal hygien Teknisk utrustning Sammanfattning kommunal hälso- och sjukvård

123 Vård och omsorg 1 Sammanfattning analysrapport Uppföljningen har genomförts på Brinkehem/hemtjänst Brösarp, Norrevång samt hemtjänstområde Väster/Tranås. För varje område ( 3) finns en enhetschef med fullt ansvar för både kvalitet, budget och personal. Tillsammans med övriga enhetschefer inom egenregin leds de av avdelningschef Camilla Andersson. På det särskilda boendet Brinkehem finns 22 permanenta lägenheter varav lite mer än hälften är anpassade för personer med demenssjukdom. Boendet drivs tillsammans med hemtjänstområde Brösarp med cirka 50 brukare. På Norrevång finns för närvarande 25 permanenta lägenheter varav två enheter med totalt 12 lägenheter är anpassade. Korttidsboendet på Norrevång ingår inte i denna uppföljning. Uppföljningen har också genomförts på hemtjänstområden Väster/Tranås och Brösarp med cirka 75 brukare. I detta hemtjänstområde ingår även de två nattpatrullerna. Det framgår tydligt i uppföljningen att de tre cheferna arbetar likartat med samma rutiner och utvecklingsområde. Chefen på Brinkehem/hemtjänst Brösarp är ny men har tidigare erfarenhet av liknande verksamheter och har väl satt sig in i Tomelilla kommuns mål och rutiner. Arbetet följer det gemensamma årskalendariet och det framgår tydligt att enhetscheferna ingår i samma ledningsgrupp och har samma chef. 2 Metod för uppföljningen Vård- och omsorgsnämnden har gett förvaltningen i uppdrag att genomföra verksamhetsuppföljning av egenregins hemtjänst och särskilda boende motsvarande avtalsuppföljningen hos entreprenören. Planen för avtalsuppföljning är beslutad av Vårdoch omsorgsnämnden (VON 2018/12) och är kopplad till det av KF antagna programmet för uppföljning av privata utförare (reglemente) (Kf 39/2017). Inför uppföljningen tog ledningen för Vård och Omsorg fram prioriterade områden som var särskilt relevanta att följa upp hos entreprenören och som även är relevanta för kvaliteten i egenregins verksamheter. Undantagen är kravet på tillstånd från IVO hos entreprenören. Motsvarande krav finns inte för egenregi

124 Vård och omsorg Mallen för uppföljningen utgår från Sveriges Kommuner och Landstings (SKL) mall och kravlista för förfrågningsunderlag för upphandling inom Vård och Omsorg. Utifrån denna, har verksamheten alltså valt ut ett antal krav att fokusera på. Mallen (i Excel) med kravspecifikationen meddelades verksamheterna i förväg och en skriftlig redovisning begärdes in före de fysiska uppföljningsmötena. Uppföljningen gjordes på plats på Norrevång och Brinkehem samt Väster/Tranås hemtjänstlokal i närvaro av avdelningschef Camilla Andersson samt respektive enhetschefer. I uppföljningen graderas resultatet i nivåerna 1, 2 och 3. 1 motsvarar att kravet uppfylls, 2 kravet är delvis uppfyllt samt 3 kravet är inte godkänt. Frågorna fördelades för bedömning mellan avdelningschef för myndighet Christel Nilsson och medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) Lotta Treble-Read utifrån ansvarsområdena. I sammanfattningen vägs även in synpunkter från brukare och anhöriga, nämndens biståndshandläggare och legitimerade personal. Efter uppföljningen har enhetscheferna fått se kommentarer till sammanställningen samt beretts möjlighet att komplettera sina svar

125 Vård och omsorg 3 Allmänna krav 3.1 Krav på redovisning av egenkontroller Egenregin ska redovisa egenkontroller samt bifoga exempel och kunna redogöra för resultat. Resultatet överensstämmer delvis med kravet. ( avser samtliga verksamheter) Verksamheterna följer ett gemensamt övergripande kalendarium ( årshjul) som bifogats. I kalendariet beskrivs vilka egenkontroller som ska göras och under vilka månader. Senast är det rutinen för privata medel som alla gjort stickprover på. Resultatet blev att följsamheten till rutinen behöver förbättras och att rutinen behöver uppdateras/ändras på vissa punkter. Exempel som bifogats är bland andra rutinen för nattfastan. Skriftlig lokal rutin för kontroll av den sociala dokumentationen saknas men samtliga chefer uppger att de dagligen försöker ta del av anteckningar som görs av personalen för att både kunna följa ärenden men också handleda personalen. Enhetschefen för Norrevång framför att de har egenkontroller av utevistelser och aktiviteter. Hennes tillgängliga ledarskap gör det möjligt att snabbt uppmärksamma och åtgärda när rutinerna inte fungerar. Enhetschefen för Brinkehem och hemtjänst Brösarp ser att arbetsplatsträffarna behöver utökas i tid för att personalen ska göras delaktiga i arbetet med egenkontroller. Uppföljningen visar att egenkontroller görs och åtgärder vidtas när något inte fungerat. Däremot saknas dokumenteringen. Avdelningschefen kommer nu att skapa gemensamma mallar för dokumentering av resultaten vilket gör det möjligt att på ett systematiskt sätt analysera både på enhetschefsnivå och mer övergripande. Motsvarande gäller även för hemtjänst Väster/Tranås eller Västra hemtjänsten som de valt att kalla sig och de gör egenkontroller bland annat på kontinuitet. Hemtjänstområden har nu börjat arbeta i det nya planeringsprogrammet Intraphone vilket ger ökad möjlighet till uppföljning Verksamheten ska tillämpa kvalitetsregistren Senior Alert och BPSD ( för personer med demenssjukdom) Resultatet överensstämmer delvis med kravet. ( avser samtliga verksamheter) På Brinkehem görs registrering i Senior Alert och BPSD men enligt enhetschefen så används det inte i praktiken som ett arbetsmaterial och ett utvecklingsarbete är påbörjat. Resultatet överensstämmer delvis med kravet. På Norrevång används Senior alert fullt ut. Kontaktpersonen sköter allt inklusive samtycke från den enskilde. Använder inte BPSD men anser att PGSA cykeln ( en arbetsmetod) fungerar lika bra. Hade anmält sig och personal till utbildning men fick avstå då kravet var att även sjuksköterska skulle delta. I ordinärt boende och hemtjänsten pausas registreringen i Senior Alert på uppdrag av avdelningschefen

126 Vård och omsorg Säkerhet med fokus på brandskydd Resultatet överensstämmer med kravet. ( avser samtliga verksamheter) Enhetschef delegerar det praktiska brandskyddsarbetet (SBA) till en särskilt utsedd personal. Extern tillsyn utförs av brandskyddsmyndigheten. Personalen får utbildning i brandskydd/brandövning enligt av nämnden framtagen plan för utbildning. Hemtjänst Väster /Tranås har gemensamt brandskydd med folktandvården som sitter i samma byggnad Hur säkerställs rapporterings och anmälningsskyldigheten enligt Lex Sarah. Resultatet överensstämmer delvis med kravet. ( avser samtliga verksamheter) Samtliga enhetschefer uppger att de följer den övergripande rutinen. Finns med som en återkommande punkt på arbetsplatsträffar APT. Den årliga informationen ska skrivas under av den personal som närvarit vid genomgången men detta har inte följts. Enhetscheferna påminner frekvent sina medarbetare om att rapportera. Kommer dock alltför få rapporter från områden. Avdelningschefen kommer att vidta åtgärder så att alla som delges den årliga informationen på arbetsplatsträffar också får den skriftligt och ska sen underteckna att man är införstådd med vad rapporteringsskyldigheten innebär Hur säkerställs kraven på social dokumentation och genomförandeplaner Resultatet överensstämmer delvis med kravet. ( avser samtliga verksamheter) Brinkehem/Brösarp. Enhetschefen uppger att samtliga boende på Brinkehem har en genomförandeplan. I hemtjänsten saknar fem brukare genomförandeplan. Enligt enhetschefen är detta ett utvecklingsområde då det upprättas genomförandeplaner men de revideras inte vid behov eller senast var 6:e månad. Anteckningar om viktiga händelser som när beslutet verkställs saknas. Tid ska avsättas till att revidera planerna. Enhetschefen har uppmärksammat att driftsledaren i hemtjänsten har fått ett alltför stort ansvar för både planering, verkställighet och dokumentation. Enhetschefen har därför gått in i det arbetet för att avlasta driftsledaren. Norrevång. Enhetschefen uppger att hon läser anteckningarna och följer upp med loggkontroller i verksamhetsprogrammet. Upptäcks brister påtalas det direkt brister. Har satt som mål att det måste finnas en anteckning minst var 14:e dag. Natten rapporterar det viktigaste som hänt vid överrapporteringen på morgonen men sen ska var och en läsa övriga anteckningar i både hälso-och sjukvårdsjournalen och den sociala journalen när de går på sitt arbetspass

127 Vård och omsorg Hemtjänst Väster/Tranås. Enhetschefen läser dagligen både journaler och arbetsanteckningar och tar upp med personalen om det brister i dokumentationen. Generella tillsägelser till hela gruppen förekommer vid slarv under längre period. Nattpersonalen skriver dock in alla larm som de får under natten. Genomförandeplan upprättas och revideras efter rutin. Enhetschefen uppger att de har brister i att föra verkställighetsjournal, bland annat saknas dokumentering vid verkställt beslut. Omdömet baseras på att den sociala utförar- och verkställighetsjournalen har brister precis som cheferna själva påtalar. Arbetsanteckningar utförs sporadiskt och gör det svårt att följa ett ärende. I de flesta ärende saknas information när ett ärende verkställs eller avslutas. Genomförandeplaner hålls inte uppdaterade. Personalen ska hålla sin respektive chef uppdaterad om det som är av vikt för ärendet så att de kan skriva detta direkt i journalen. Personalen skriver arbetsanteckningar som ska granskas av cheferna för att kontrollera att väsentlig information skrivs in i journalen. Detta görs inte Personalens kompetens Resultatet överensstämmer inte med kravet. ( avser Brinkehem/Brösarp) På Brinkehem saknar sex personal av 27 formell undersköterskekompetens. I Brösarps hemtjänst arbetar 14 personal vara sex saknar formell kompetens. Det innebär att nästan 30 % saknar formell utbildning. I hemtjänsten är fyra tjänster tillsatta med vikarier på så kallade extra tjänster. Detta är ett resultat av nämndens beslut att endast 85 % av besöken ska schemaläggas. Bedömningen görs i jämförelse med övriga verksamheter som har drygt 90 % med undersköterskeutbildning. En följd av att så många saknar formell utbildning är bland annat att det kan bli svårare för personalen att arbeta med delegerade hälso-och sjukvårdsuppgifter. Resultatet överensstämmer med kravet. ( avser Norrevång) Norrevång. Av tillsvidareanställda ( ca 35 ) är det endast en som saknar formell kompetens och nu går på utbildning. Samma förhållande gäller visstid/månadsanställda. Resultatet överensstämmer med kravet.( avser hemtjänst Väster/Tranås) Hemtjänst Väster /Tranås. Av 25 tillsvidareanställda saknar två formell utbildning

128 Vård och omsorg Uppföljning av de fem lägsta resultateten från den nationella brukarundersökningen. Entreprenaderna fick i uppdrag att beskriva hur verksamheten arbetar för att höja kvaliteten i de områden som var lägre än kommunens totala. Egenregin fick totalt mycket hög frekvens nöjda brukare. Denna fråga är därför inte direkt tillämplig utan cheferna fick i uppgift att beskriva hur de arbetar inom de utvalda områdena. - Den äldre och närstående ska få ett gott bemötande och den äldre ska känna välbefinnande. - Resultatet överensstämmer helt med kravet. ( avser samtliga verksamheter) I både hemtjänsten och boendet var samtliga ( 100 %) svarande nöjda eller mycket nöjda. Enhetscheferna beskriver att de för dialog om värdegrunden på arbetsplatsträffar och de tar in handledning vid behov av i första hand demensteamet. Lyhördhet och flexibilitet kring vad brukaren efterfrågar, vad som är viktigt för just den enskilde betonas. Särskild personal är utsedda som värdegrundsledare och bjuds regelbundet in till träffar med avdelningschefen. - Verksamheten ska respektera och stödja brukarens självbestämmande - Resultatet överensstämmer helt med kravet. ( avser samtliga verksamheter) Enhetschefen på Brinkehem/Brösarps hemtjänst beskriver att brukaren är med och påverkar hur och när insatser ska utföras via genomförandeplanen. Han ser också detta som ett utvecklingsområde de kan förbättra. Enhetschefen För Väster/Tranås beskriver deras arbetsmetod att personalen lyssnar in brukarens önskemål. Det är ansvarig planerare som tar första kontakten vid nya insatser, dialog förs och kan inte önskemålen tillgodoses, dokumenteras detta och följs upp om det kan tillgodoses vid ett senare tillfälle. - Brukaren ska känna sig trygg med personalen - Resultatet överensstämmer med kravet. ( avser samtliga verksamheter) Enhetscheferna för hemtjänsten beskriver att arbete pågår ständigt för att förbättra personalkontinuiteten som är speciellt viktig för personer med stort hjälpbehov och många besök. Här ser de att det nya planeringsprogrammet kan hjälpa dem att göra en ännu bättre planering. De arbetar också för att personalen ska ha en god arbetsmiljö. Det är viktigt för att hålla en låg sjukfrånvaro vilket minskar behov av vikarier. På Norrevång infördes ett system för att personalen ska kunna arbeta på alla enheter och känna sig trygga med att hoppa in där det behövs personal. Detta medförde att vissa boende och anhöriga framförde synpunkter på att de saknade den trygghet den ordinarie personalen kunde ge

129 Vård och omsorg - Brukaren ska kunna lita på att få sina behov av vård och omsorg tillgodosedda utifrån den gemensamt utarbetade genomförandeplanen Resultatet överensstämmer med kravet. ( avser samtliga verksamheter) Insatserna i hemtjänstområden planeras nu i planeringsprogrammet Intra Phone vilket minskar risken för att besök ska glömmas bort. Personalen som har med uppgifter i mobilen kan då också svara på frågor från brukarna om vem som kommer på nästa besök. Därmed ökar också förutsättningarna för att leva upp till värdegarantin och ge en ökad trygghet till sina brukare. Vid avbrott i planeringsprogrammet finns en lokal rutin att följa. Det kommer få avvikelser om missade besök. På boenden försöker de i möjligaste mån planera tider för besök och stöd efter de önskemål de boende har. - En person i personalen ska vara kontaktman och stå för huvuddelen av omvårdsinsatserna till brukaren. Brukaren ska kunna påverka valet av kontaktman. Kontaktman ska ha en utsedd ersättare. Resultatet överensstämmer delvis med kravet. ( avser Brinkehem och Brösarps hemtjänst ) På Brinkehem har samtliga boende både en förste och en andre kontaktperson. I hemtjänsten bedömer enhetschefen att det inte är tillfredställande med kontaktmannaskapet idag, en del har berott på att inte all personal har haft läkemedelsdelegering. Ska ni in i planeringen så att både kontaktperson och kontinuiteten förbättras. Resultatet överensstämmer med kravet. ( avser Norrevång) Av 24 boende har alla utom två namngiven kontaktperson på boendet. Enhetschefen har även infört kontaktperson nattetid för ökad trygghet nattetid för de boende. Resultatet överensstämmer inte med kravet. ( avser Väster och Tranås hemtjänstområde ) Enhetschefen berättar att de inte arbetar med kontaktmannaskap enligt rutinen och värdegarantin. Varje brukare har tre kontaktmän som är organiserade efter rundan för kontinuiteten men de presenterar sig inte som kontakt personer. Brukaren vet därför inte vem som är kontaktperson. Detta system ser enhetschefen fördelar utifrån ett personal- och planeringsperspektiv

130 Vård och omsorg 4 Särskilt boende Krav. Enhetschefen ska redovisa hur bemanningen säkerställs på angivna nivåer samt specifikt vid barriärvård. Angivna nivåer är lägst 05, årsarbetare på serviceenheter och 0,7 på demensenheter. Demensenheterna ska ha närvarande personal nattetid. Resultatet överensstämmer med kravet. ( avser både Brinkehem och Norrevång) Norrevång har personal Schemalagt motsvarande 0,5 årsarbetare på serviceenheter och 0.7 på demensenheter. Vid uppföljningen var det utöver schemat insatt totalt 18 timmar extra per vecka. för att klara av alla dubbelbemanningar. Nattetid arbetar två personal, en på demensenheterna och en på serviceenheten Qvarnen plus att den av dom hjälper till på korttiden. Det ska alltid finnas en person på demensenheterna. Brinkehem har totalt utlagt i schema 14,78 årsarbetare. Nattetid finns två personal i tjänst varav en har jourtjänstgöring. Den är inte inräknat i 14,78. Hemtjänsten har totalt utlagt i schema 10,46 samt driftledare med 1,0. Det innebär att boendet lever upp till kravet på lägst 0,5 årsarbetare dag och kväll på servicenheten och 0,7 på demensenhterna. På serviceenheten har de schemalagt 0,58 årsarbetare. Vid barriärvård följs MAS rutiner. Bemanning sker så att barriär kan upprätthållas. Personal på smittad enhet får ej lämna denne under arbetstid. Nattetid bemannas upp. Vid behov eller efter sjuksköterskas bedömning sätts vak in vid vård i livets slut

131 Vård och omsorg 5 Ordinärt boende Leverantören ska kunna tillgodose tillfälliga akuta behov som inte omfattas av biståndsbeslut ( ). Leverantören ska redogöra för hur verksamheten arbetat för att säkerställa att kravet efterlevs. Resultatet överensstämmer delvis med kravet. ( avser både hemtjänst Brösarp och Väster/Tranås Insatserna verkställs så snart verksamheten får kännedom av biståndshandläggare eller legitimerad personal genom telefon eller via Magna Cura-meddelande. Alla beställningar läggs till hela personalgruppen. Det kan ibland vara svårt att nå chefen om handläggaren behöver ta kontakt via telefon för brådskande ärende där det ännu inte skrivits någon utredning. Återkopplingen saknas också Kan inte chefen nås kan personal alltid nås via larmtelefon. Om akuta behov uppkommer utanför vardagar, utförs insatsen och kontakt tas med biståndshandläggaren på nästkommande vardagar för fortsatt bedömning. Personal har tillgång till sin ledning via telefon även på kvällar, nätter och helger trots att cheferna inte har något joursystem. Det är ett krav utifrån Lex Sarah att någon ansvarig ska finnas tillgänglig. I brukarärende får de dock oftast hjälp av sjuksköterska i tjänst

132 Vård och omsorg 6 Kommunal hälso- och sjukvård Redovisas med utgångspunkt från de frågor som ställdes till samtliga chefer i Tomelilla kommun, i egenregi som inom den privata aktören. Svaren från egenregin redovisas var för sig Delegering 17. Omsorgspersonalen ska utföra delegerade, ordinerade och anvisade arbetsuppgifter från sjuksköterska, arbetsterapeut samt sjukgymnast. Enhetschef har redogjort hur verksamheten arbetat för att säkerställa att kravet efterlevs. Brinkehem samt hemtjänst Brösarp: Ser till att personalen är delegeringsbar, att de kan motta uppdraget. Enhetschefen har dialog med leg personal kontinuerligt. Grundplanering som fungerar med bemanningen viktigt. Genom avvikelsehanteringen följer chefen kvalitén. Norrevång: Ny personal skickas direkt på grundutbildning inför delegering av läkemedel. Får instruktion av rehab på bokat möte där kontaktpersonen är viktig. Sedan förs instruktionen vidare enligt plan till kollegor. Personalen fördelas efter verksamhetens behov med ordentlig introduktion av handledare. Även kollegor har stort ansvar. Plan finns för att klara delegeringsinsatser under sommaren. Hemtjänst Väster och Skåne Tranås samt nattpatrull: Alla genomgår läkemedelsutbildning, test och praktisk genomgång innan delegation från sjuksköterska. Nyanställda går även förflyttningsteknikutbildningen God kvalité vid delegering 18. Enhetschefen ansvarar för att hälso- och sjukvårdsuppgifter som utförs av delegerad personal är av god kvalitet och tillgodoser kontinuitet, trygghet och säkerhet samt respekterar självbestämmande och integritet. Brinkehem samt hemtjänst Brösarp: Hemtjänst: Kontinuitetsmätning nyligen visade 8-18 personal under 2 veckor. Vid schemaläggning prioriteras demenspatient för att till dem hålla nere antal personal. Brinkehem: Försök att jobba gruppvis mellan två avdelningar, men detta måste utvecklas då kontinuiteten behöver bli bättre. Norrevång: Kontaktmannaskap finns och betonas. På avdelningarna delas personalen i två grupper och rör sig mellan 5 patienter/grupp. Hemtjänst Väster och Skåne Tranås samt nattpatrull: Säkerställer kvalitén genom god personalkännedom, samverkan med sjuksköterska samt avvikelsehanteringen. Kontaktperson uppdraget, se tidigare avsnitt

133 Vård och omsorg Personal och utrustning 19. Enhetschef ansvarar för att det finns personal och utrustning som behövs för att ge god vård. Brinkehem samt hemtjänst Brösarp: Personaltätheten ligger något högre än 0,5/0,7 som är ett minimi krav. Nattetid finns två personal samt en sovande jour. Inga låsta dörrar mellan avdelningarna, men låst ytterdörr diskuteras med Österlen hem då larm vid denna dörr inte fungerar alltid. Norrevång: Genom ett nära ledarskap säkerställs att alla insatser genomförs, utom i absolut nödläge. Hemtjänst Väster och Skåne Tranås samt nattpatrull: Ett närvarande ledarskap med god insyn i verksamheten och dess planering, möjliggör för bästa kvalitet. Akutvårdsväska kontrolleras och uppdateras varje månad Basal hygien 20. Enhetschef ska följa MAS rutiner för basal hygien och rutin för att motverka smittspridning Brinkehem samt hemtjänst Brösarp: Finns ställning med handskar, förkläde samt sprit för personal på samtliga rum på Brinkehem. Rutinerna för basal hygien är väl kända och efterlevnad följs upp nu, enligt rutin. För hemtjänstpersonal finns det ställning i bilarna med material för basal hygien och det finns material hemma hos brukarna i ordinärt boende. Norrevång: Följer den övergripande rutinen, finns med i kalendariet och tas upp på APT-möte. Samverkan med sjuksköterska. Hemtjänst Väster och Skåne Tranås samt nattpatrull: Följer den övergripande rutinen, finns med i kalendariet och tas upp på APT-möte. Samverkar med sjuksköterska Merkostnad för basal hygien 21. Enhetschef ansvarar för merkostnad för basal hygienrutin Brinkehem samt hemtjänst Brösarp: Inga problem, enheten bekostar detta. Norrevång: Finns beställt material som krävs och det finns tillgängligt nära patienten Hemtjänst Väster och Skåne Tranås samt nattpatrull: Inga problem Teknisk utrustning 22. Enhetschef ska ansvara för underhåll och service så att den tekniska utrustningen håller god kondition och uppfyller säkerhetskraven. Brinkehem samt hemtjänst Brösarp: Lokal rutin ska upprättas. Informeras om att tagytor på arbets tekniska hjälpmedel som transport rullstol, våg och mobil lyft måste sprit tvättas mellan varje patient

134 Vård och omsorg Norrevång: Rehab är behjälplig med att bedöma behov av kontroll på Hjälpmedelcentrum Östra Skåne HÖS av arbetstekniska hjälpmedel. Finns ingen egen rutin när detta ska ske men de använder sig av egenkontroll checklistan för att säkra utrustningen. Hemtjänst Väster och Skåne Tranås samt nattpatrull: Finns en bärbar lift. Rutin saknas för underhåll och service. 6.2 Sammanfattning kommunal hälso- och sjukvård Inom egenregin fungerar det i stort sett likartat, förutom inom hemtjänst Väster/Tranås och nattpatrull där man inte tydligt pratar om en utsedd kontaktperson, utan avdelar en grupp som hanterar uppdraget gemensamt. Delegeringar fungerar och följs upp inom samtliga områden. Basal hygien rutin efterlevs och det finns engagerade hygienombud som bidrager till god kvalité. Inom egenregin saknas det rutin/plan för uppföljning och service av den tekniska utrustningen, vilket kommer att följas upp

135 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 13 augusti 2018 Vonau 61 Dnr VON 2018/56 Kvalitetsrapport januari - juni Byavången och hemtjänstområde Centrum Vård och omsorgsnämndens arbetsutskotts förslag till vård och omsorgsnämnden Vård och omsorgsnämnden beslutar att lägga rapporten till handlingarna. Ärendebeskrivning Verksamhetschef Lena Blennow Andersson har den 27 juli 2018 lämnat kvalitetsrapport gällande särskilda boendet Byavången och hemtjänstområde Centrum. Särskilda boendet Byavången och hemtjänstområde Centrum drivs på entreprenad av Förenade Care AB. Förvaltningens förslag till beslut Vård och omsorgsnämnden beslutar att lägga rapporten till handlingarna. Beslutsunderlag Kvalitetsrapport januari - juni Byavången och hemtjänstområde Centrum, handlingsid: Von Beslutet skickas till: Vård och omsorgsnämnden Justerandes sign 135

136 Kvalitetsrapport Byavången Vård och Omsorgsboende och Hemtjänst Centrum Förenade Care Period Lena Blennow Andersson Verksamhetschef 1 136

137 Kvalitetsredovisning för Byavångens vård och omsorgsboende och hemtjänst område Centrum Verksamheten Byavången Vård och omsorgsboende samt Hemtjänst Centrum drivs sedan 2010 på entreprenad av Förenade Care AB. Från är avtalet förlängt till Kvalitet Den nationella brukarundersökningen 2017 visade avseende Byavången på ett resultat med en sammantagen nöjdhet på 96 %. Resultaten är det samma som föregående år och redovisades vid anhörigträff för brukare och anhöriga, på APT för personalen och till ledningen för Förenade Care. Resultatet sammantagen nöjdhet för hemtjänst Centrum visade på 86 %. Något lägre är föregående år (91 %) Handlingsplan upprättades för att nå de av Vård och Omsorgsnämnden i Tomelilla kommun uppsatta målen utifrån Nationella brukarundersökningen Denna, inklusive analys av tidigare upprättad handlingsplan, redovisades på Vård och Omsorgsnämndens arbetsutskott samt bifogades verksamhetsberättelsen för Vi arbetar utifrån handlingsplanen och verksamheten fortsätter arbeta med bemötandefrågor, schemaplanering i hemtjänsten i samråd med personalen så att beviljade insatser hinns med, information och god kommunikation med brukare mm. Tid för reflektion och kommunikation avseende dagens arbete, sk LEAN, är nu implementerat i hemtjänsten. Informationsfoldern välkommen till.. uppdaterades 2017 där det ännu tydligare framgår var man kan vända sig med synpunkter och klagomål, vilket även upprepas vid anhörigträffar. Vi informerar vid inflyttning betydelsen av kontaktmannaskap. Kostchef för Kastanjeskolan har bjudits in till kostombudsmöte. Anhörigträff anordnades maj 2018 för alla fem enheterna på boendet. Inbjudan gick även ut till anhöriga och brukare i hemtjänst Centrum. Förutom information, fika och samvaro bjöds det på modevisning av Seniorshopen. Personal och boende agerade mannekänger. Det gavs även möjlighet till inköp, vilket upplevdes positivt av flera boende och anhöriga

138 Vi har kost och boenderåd två gånger per termin där synpunkter och önskemål tas upp. Där tas exempelvis maten, måltidsmiljö, aktiviteter, fester/ kalas, boendemiljö mm upp. Vi arbetar utifrån FAMM de fem aspekterna på måltiden, rummet, mötet, produkten, stämningen och styrsystemet (ekonomi och hygien). Mycket positivt för boendemiljön är att Tomelilla kommun köpte in en del nya möbler, soffor och fåtöljer Tyst uppföljning av tillämpningen av de basala hygienrutinerna genomfördes av hygienombuden, och rapporterades in till MAS, medicinskt ansvarig sjuksköterska. MAS införde 2017 ett nytt sätt att mäta följsamheten till rutinerna. Detta nya sätt att mäta ger ett mer trovärdigt resultat. Det man ser är att det är framförallt desinfektion av händerna före arbetsmomentet som behöver förbättras. Resultatet redovisas vid APT. Det finns utsedda hygienombud på varje enhet samt för nattpersonal och hemtjänst. Blankett där personal förbinder sig att följa basal vårdhygien infördes Gäller såväl ordinarie personal som vikarier, elever och nyanställda. Genomgång av basala hygienrutiner görs vid introduktion. Vikten av att följa hygienrutiner betonas, vilket är betydelsefullt inte minst med tanke på den antibiotikaresistens vi har att hantera nu och framöver. Klädombyte skall ske varje dag innan hemgång, klädskåp i personalrum samt förråd av arbetskläder finns tillgängligt. Personalkläder tvättas och fylls på varje dag av personal, dag respektive natt då varje avdelning har sin tvättkorg. Omvårdnadspersonal dokumenterar arbetsanteckning i kommunens dokumentationsprogram Magna Cura. Gruppledarna läser dagligen all utförd dokumentation, bedömer om anteckningen skall dokumenteras i den social journalen. Kontroll av inloggning i Magna Cura för omvårdnadspersonal samt gruppledare sker varje månad. Antal gånger varje individ har varit inne i Sol respektive HSL för läsning eller dokumentation registreras och vid brist sker ett motiverande samtal som dokumenteras. Kontroll av ordning i och handhavande av HSL och SoL pärmar sker som stickprov, vid uppföljning av genomförandeplaner samt vid teamträffar. Vi arbetar med kvalitetsregistren Senior Alert och BPSD i samarbete med HSL personal. Ansvarsområden med skriftligt dokumenterat uppdrag finns för måltidsombud, inkontinensombud, demensombud, närståendestödsombud, miljöombud m.fl. Regelbundna möten med dessa sker där befintliga rutiner och uppdragets utförande tas upp

139 För att vidmakthålla och utveckla omvårdnadspersonalens kompetens har vi bestämda temaområden på våra APT såsom vårdhygien, basal omvårdnad, undernäring m fl. En gruppledare och två undersköterskor kommer i augusti att påbörja yrkeshögskoleutbildning till specialistundersköterska inom demens. Utbildningen sker på distans och sträcker sig fram till slutet av Två vårdbiträden har genom uppdragsutbildning av Förenade Care påbörjat utbildning till undersköterska, också på distans. Ytterligare en kommer att påbörja samma utbildning under hösten. Gruppledare är närvarande och deltar i omvårdnadsarbetet under dagtid. Verksamhetschef är placerad på boendet och det finns verksamhetschef i beredskap dygnet runt. Hemtjänst Centrum Alla kunder som har hemtjänstinsatser utöver matdistribution och/ eller larm har en uppdaterad genomförandeplan (GFP) inom tidsram. 13 nyupprättade GFP och 54 uppföljningar under perioden. Alla kunder har också en upprättad riskbedömning gällande arbetsmiljö som följs upp var sjätte månad alternativt vid förändring. Kundunderlaget med beslutade timmar sjönk i februari för att öka i april och därefter sjunka något i maj samt ytterligare än mer i juni. Jan 1 558,4 Feb 1 418,49 Mar 1 421,81 Apr 1 514,19 Maj 1 481,7 Jun 1 256, Jan Feb Mar Apr Maj Jun 4 139

140 I början av juni månad startade verksamheten med Intraphone i hemtjänst Centrum. Personal och ledning erhöll utbildning avseende hantering och arbete i systemet. Riskanalys upprättades. Byavången Beläggning/vårddygn under årets första hälft: Byavången Boende service Byavången Boende demens Växelvård Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jan Feb Mar Apr Maj Jun Byavångens Boende service Byavånges Boende demens Växelvård Antalet utflyttade på grund av dödsfall har under årets första sex månader varit 14 boende jmf med 9 samma period Vi har under första halvåret upprättat 14 genomförandeplaner (inflyttningar) samt utfört 108 st uppföljningar. Kundens eget önskemål framkommer när detta kan uttalas och ska skrivas i jag form i planen. Ibland, vid svår sjukdom eller kognitivt nedsatt funktion, får anhöriga eller omvårdnadspersonal uttrycka vad kunden/ boende skulle ha önskat om detta hade varit möjligt. Nattfasta/ BMI Den ofrivilliga nattfastan mäts två gånger om året på uppdrag av MAS, Tomelilla kommun. Alla boende som inte har tackat nej enligt GFP erbjuds kvällsmål, nattmål eller förfrukost. Sovande boende väcks inte för nattmål. Vid genomgång av nattfastemätningen utförd på uppdrag av MAS ser vi att de som har en nattfasta överstigande 11 timmar har tackat nej till sent kvällsmål, nattmål eller förfrukost samt sover hela natten. Vad gäller nattfasta kopplas 5 140

141 måttet till BMI samt tas upp på teamträffar utifrån ett etiskt perspektiv utgående från självbestämmande och integritet. Nattfastemätning v Avdelning Nattfasta (timmar) Plan 1 10,8 Plan 2 9,9 Vallmotegen 10,1 Klövetegen 10,6 Lintegen 10,4 Snitt/10,36 Längd- och viktkontroll erbjuds vid inflyttning och följs sedan kontinuerligt eller vid behov i samråd med omvårdnadsansvarig sjuksköterska. BMI följs upp fyra gånger per år och vid BMI under 22 upprättas nutritionsplan tillsammans med omvårdnadsansvarig sjuksköterska. Alla boende med BMI under 22 har kontakt med omvårdnadsansvarig sjuksköterska för aktuell nutritionsplan och följs upp på teamträffarna. Måltidsombudet på varje avdelning har i sitt ansvar att följa de boendes aptit och ev. försämrat kostintag samt i sådant fall kontakta omvårdnadsansvarig sjuksköterska. Kost och måltider Utbildning i mat och livsmedelshygien i hemtjänsten genomfördes i januari av företagets dietist. Det finns en utmaning med äldre som går ner i vikt i äldreomsorgen, vilket påverkar deras livskvalitet och hälsa negativt. I hemtjänsten har man möjlighet att på ett tidigt stadie förebygga att äldre drabbas av undernäring. I utbildningen ingick, förutom grunderna till en god livsmedelshygien, bland annat olika faktorer som har betydelse för att äldre får i sig tillräckligt med mat, hur man praktiskt kan arbeta med mat och nutrition i hemtjänsten samt vilka faror som finns i mat och vad man kan göra för att minimera riskerna för matförgiftning och magsjuka. Ystad -Österlenregionens miljöförbund har gjort tillsyn under våren i alla avdelningsköken. Inga anmärkningar, dock efterlyser man en underhållsplan från Österlenhem. Åtgärder är planerade av Österlenhem. Aktiviteter och utevistelse Aktiviteter erbjuds två gånger om dagen måndag till fredag och en gång om dagen lördagar och söndagar. Erbjudandet om aktivitet samt deltagande i aktivitet signeras på aktivitetslista. I den boendes GFP dokumenteras önskemål om antal promenader/ utevistelse. Egentid erbjuds av kontaktperson eller dess ersättare varje vecka. Tidvis har vi en del svårt sjuka 6 141

142 boende som inte önskar delta i några aktiviteter alls. Medelåldern är hög, och vård och omsorgsbehovet är som regel stort. Detta medför att exempelvis att duscha, att gå till och från matsal, att delta i måltider och mellanmål kan vara den aktivitet som den boende orkar med. Innehållet i egentid dokumenteras i social dokumentation. Larm Larmfunktionen vid Hemtjänst Centrum kontrolleras regelbundet via SMP. Lokal rutin har upprättats. Gällande Byavångens larmfunktion tas varje fredag en backup på larmdatorn. Slumpvis kontrolleras två boendes larmjournal angående inställelsetid, närvaromarkering samt att kontroll av larmfunktion har utförts. Larmklockor kontrolleras genom kontroll en gång i veckan på boendet. Klagomål och synpunkter Klagomål och synpunkter har inkommit till verksamhetschef, dessa besvaras enligt Förenade Cares rutin inom 7 dagar. Hemtjänst Centrum Sex synpunkter/klagomål har inkommit gällande Hemtjänst Centrum. Ett klagomål gällde att hemtjänstpersonal missat beställning av mat till kund och anhörig själv ringt till köket. Åtgärd: förtydligande i arbetsschema så att detta inte ska inträffa igen. Ett klagomål inkom gällande att personal missat hjälpa kund med stödstrumporna. Gruppledaren kontaktade anhörig och hade samtal med berörd vikarie. En synpunkt/klagomål inkom från anhörig avseende tid för kvällsbesöket. Synpunkt på bemötande framfördes också i detta fall. Åtgärd: Personalen uppmanas att inte glömma dokumentera i SoL det som avviker från GFP. Samtal med berörd personal avseende bemötande. En synpunkt/klagomål på att personalen stressar vid duschning och att efterrätterna är för söta. Åtgärd: Samtal med berörd personal och meddelar Kastanjeskolans kök avseende synpunkten på maten. En synpunkt/klagomål inkom från kund avseende att man tyckte att personalen stressade för mycket och att avgiften blivit för hög. Åtgärd: samtal med personal om att tänka på sitt bemötande. Avseende avgiften hänvisas till beställaren. En synpunkt/klagomål inkom från kund där man missat att ta ut sopor samt sätta på stödstrumpor beroende på att insatsen inte blivit inlagd i Intraphone. Detta åtgärdades omedelbart

143 Samtal har skett med personal och kund i samtliga fall. Kunden nöjd efter åtgärd. Avdrag enligt Tomelilla kommuns Värdegarantier har gjorts. Två positiva synpunkter har också inkommit. En där anhöriga bjöd personalen på smörgåstårta och tackade för god hjälp under deras närståendes sjukdom. Den andra framfördes av kund, via sjuksköterska, att han var mycket nöjd och att personalen tog sig tid att sitta och prata i fem minuter samt alltid haft ett trevligt bemötande. Byavången Vård och Omsorgsboende Ett klagomål avseende en försvunnen kaffekokare inkom från anhörig. Den enskilde avled augusti 2017 och hade då bott på Byavången sedan Kaffekokaren har inte kunnat hittas och ingen personal kan erinra sig att den enskilde hade haft någon egen kaffekokare varför klagomålet kunde inte utredas vidare. Anhöriga informerades. En synpunkt/klagomål inkom från anhörig avseende städning av den enskildes lägenhet. Åtgärd: samtal med berörd vikarie, städning utförs omedelbart. Två synpunkter inkom via Tomelilla kommun, där två boende på plan 2 hade synpunkter på att träd skymmer sikten från balkong och en lägenhet på plan 2. De önskade beskärning av träden. Synpunkterna vidarebefordrades till Österlenhem. En synpunkt/klagomål inkom från anhörig som var arg och besviken på att kontaktpersonen ringt upprepade gånger om läkemedel som skulle hämtas på Apotek, trots att det fanns fullmakt på Apoteket. Åtgärd: samtal med berörd personal. Uppmanas att skriva in detta i GFP. En synpunkt/klagomål inkom avseende att en medarbetare hade varit otrevlig till en praktikant. Åtgärd: samtal med berörd om händelsen och vikten av ett gott bemötande. En synpunkt/klagomål inkom från anhöriga som saknade ett halsband när de tömde lägenheten efter att deras mor gått bort i januari i år. Ingen personal kan erinra sig att de sett den boende bära något halsband de sista åren. Åtgärd: Anhöriga uppger att de kommer att polisanmäla. Ingen mer information inkommit till verksamheten efter det. En synpunkt/klagomål inkom från en boende avseende alltför lång väntan på att få hjälp från toaletten. Åtgärd: Samtal med berörd personal och uppmaning att ta hjälp från annan avdelning då det blir flera som önskar hjälp samtidigt och det finns behov av två personer i förflyttningssituationen. Två positiva synpunkter har också inkommit, via sjuksköterska, en där anhöriga vid efterlevandesamtal ville tacka personalen för god omvårdnad och värdigt omhändertagande i samband med den enskildes bortgång. En annan där de anhöriga framförde ett tack för god omvårdnad och trevliga pratstunder

144 I januari kom också en stor blomstergrupp till personalen med ett brev innehållande tack för god vård och stöd till anhöriga. Två reklamationer har skrivits till kostchefen, Kastanjeskolan, Tomelilla kommun. En avseende synpunkter från boende om svårtuggat innehåll i soppa och en avseende att de tyckte att köttet var segt. Avvikelse rapport social karaktär Byavången Vård och Omsorg Antalet avvikelser SoL har ökat, vilket var förväntat då personalen uppmanats att vara mer uppmärksamma och aktiva i att skriva avvikelser. Detta är ett av verksamhetens mål, då vi befarade att det kunde finnas ett mörkertal. Avvikelserna används i förbättringsarbetet i verksamheten och det har betonats på APT att syndabockstänk ska undvikas. Totalt har 15 avvikelser inkommit från en och samma avdelning avseende andra boendes oro, rädsla och påverkat välbefinnande på grund av att en medboende utvecklat mycket kraftiga psykiska symptom och som från sjukvården bedömdes skulle vårdas i boendet. Åtgärd: Extra personal sattes in såväl natt som dag under drygt två veckor, då personalen svårligen kunde vårda en så svårt psykiskt sjuk person och samtidigt trygga de övriga boendes vardag. Handledning till personalen. Sju avvikelser har upprättats efter interkontroll där man fann att det glömts signera utförd insats. I samtliga dessa fall har insatsen utförts men man har missat att signera den. Åtgärd: Samtal med berörd personal, tagits upp på avvikelseråd och enhetsmöte. En avvikelse rörde sig om att man glömt hissa ner sängen och köra in den till väggen vilket innebar en risk för den enskilde. Åtgärd: samtal med berörd personal. En avvikelse inkom avseende att kvällspersonal inte hjälpt boende att klä av sig inför natten. Utredningen visar dock att det var den enskildes egen vilja att behålla kläderna på (avled några timmar senare). Dock hade detta inte dokumenterats i SoL. Åtgärd: Samtal med berörd personal vikten av att dokumentera det som avviker från GFP. Två avvikelser gäller ej utförd städning. Rutin har ej följts. Åtgärd: samtal med berörda. Tagits upp på enhetsmöte då det gällde samma avdelning. Hemtjänst Centrum En avvikelse har inkommit avseende ej fungerande larm. Larmet har åtgärdats och utredning pågår fortfarande. Tidpunkt för händelsen 20/6-21/6 Fyra avvikelser har upprättades avseende ej utförd insats. Två beroende på missuppfattning av vikarie och två som fått insats utförd men på fel tid

145 En SoL avvikelserna inkom i samband med införandet av Intaphone avseende beviljad insats som man missat lägga in i schemat. Avdrag i resursfördelningen i enlighet med Tomelilla kommuns värdegaranti gjordes i likhet med ej utförda insatser enligt ovan. En avvikelse har skickats till annan verksamhet avseende en kund som flyttade till trygghetsboendet. Då hemtjänstpersonalen kommer för att koppla in larm finner de att han inte fått hjälp med att komma tillrätta i lägenheten, sängen inte bäddad, maten inte insatt i kylskåpet mm. Internkontroll Arbetet med verksamhetens rutiner pågår under hela verksamhetsåret och internrevisorer uppdaterar rutiner enligt av kvalitetsansvarig fastställd tidsplan. Egenkontrollprogram gällande avdelningskök finns och signeringslistor för åtgärder som utförs dagligen, var vecka, var månad och vart kvartal kontrolleras av kostombud. Internkontroller sker i enlighet med verksamhetens ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. HSL avvikelser Avvikelser hanteras enligt Tomelilla kommuns rutiner och följs upp och orsaken utreds enligt denna. Åtgärder och uppföljning av avvikelser görs med berörda parter, på enheternas träffar, teamträffar och arbetsplatsträffar enligt rutin. Internkontrollanter har utfört kontroller enligt fastställd checklista fyra gånger per år i enlighet med direktiv från MAS i Tomelilla kommun. I överenskommelse med Tomelilla kommuns medicinskt ansvariga sjuksköterska införde verksamheten i slutet 2017 registrering av avvikelser direkt i dator, d.v.s. personalen skriver avvikelserna direkt i datorn och inte som tidigare på blankett. Detta har väsentligt ökat kvaliteten i avvikelsehanteringen inte minst genom att utredning och åtgärd nu sker tidigare. Antal fall på boendet har varit 107 där 34 personer står för dessa. Fallen har minskat sedan föregående år samma period, men vi fortsätter att arbeta tillsammans med rehab för att förebygga. Utmaningen avseende fallprevention är stor gällande våra boende med demens/kognitiv svikt. Hemtjänst Centrum har 38 fall rapporterats, dessa gäller 21 personer. I förekommande fall och i samråd med rehab erbjuds höftskyddsbyxa. Läkemedelsavvikelser har varit 48 på boendet varav sjuksköterskor har varit inblandade i läkemedelsavvikelser i hemtjänsten varav 11 har berört sjuksköterskor, 2 läkare och 1 arbetsterapeut. Man är aktiv med att skriva avvikelser, varför mörkertalet upplevs som litet. Verksamheten fortsätter att arbeta med avvikelseråd med regelbundna möte, i syfte att finna eventuella mönster, brister i rutiner eller annat som kan

146 vara signifikant för just en enhet samt för personalens delaktighet och engagemang i det fortsatta kvalitetsarbetet. Bemanning Omsättningen av personal är liten och rekrytering av personal gäller främst vikarier och då särskilt inför sommaren. Framöver kommer vi dock att få se en del pensionsavgångar. Hemtjänst Centrum Bemanningen inom hemtjänst följer antal beviljade insatstimmar och justeras regelbundet. Arbetet är fördelat på schematurer där vi i möjligaste mån har samma personal för att uppnå kontinuitet. Kontinuitetsmätning har utförts 2018, redovisning har erhållits från Tomelilla kommun. Resultat för hemtjänst Centrum är 11 (23 hemtjänsttagare). Medel i Tomelilla kommun 14. Byavången omsorgsboende Omvårdnadspersonal dag och nattetid följer avtal. Vi ökar bemanningen vid behov, det vill säga vid vissa tillfällen och perioder när man kan behöva vara flera. Det kan vara vid olika planerade aktiviteter, utflykter, mottagande av varor mm. Extra insatser utöver schemalagd tid sätts in exempelvis vid svårt sjuka boende, vak vid livets slut, orolig boende mm. Schemaplanering görs i systemet HRM. Timanställd personal är stabil och återkommande, men viss nyrekrytering behövs naturligt efter hand och särskilt inför semesterperioden. Arbetsmiljö Skyddsrond genomförs i november månad. Internrevisorer kontrollerar kemikalier och säkerhetsblad på enheterna regelbundet. Samverkan/ skyddskommitté träffas på huvudkontoret. Arbetsmiljögrupp genomför två möten per halvår där ombud för arbetsmiljö och miljö deltar samt gruppledare, verksamhetschef och kvalitetsansvarig. För ökad delaktighet och gemenskap deltar numera nattpersonalen på APT tillsammans med dagpersonalen, men två nattmöten planeras in årligen där specifika frågor eller information rörande natten tas upp. Uppehåll med APT görs under två sommarmånader. Mötena leds av verksamhetschef enligt särskild dagordning. Vid arbetsplatsträffarna sker genomgång av lagar och AFS:ar systematiskt efter utarbetad plan för året. Bas och bransch paket AFS finns tillgänglig för personalen. Enhetsmöte planeras in 4 gånger årligen där specifika frågor för respektive enhet lyfts, exempelvis diskuteras uppkomna avvikelser

147 Riskbedömning arbetsmiljö har utförts hos alla kunder i ordinärt boende samt hos alla boende på Byavången. Dessa följs upp i samband med genomgång av GFP (Genomförandeplan)var tredje månad i särskilt boende och var sjätte månad i hemtjänst alternativt vid förändring enligt rutin för kontaktmannaskap. Riskbedömning har också utförs på förekommande arbetstagargrupper samt för allmänna utrymmen. Psykosocial arbetsmiljöenkät genomfördes under senhösten 2017 och resultatet redovisades på APT våren Arbetsmiljödagar infördes 2017 och var mycket uppskattat av personalen. Årets inplanerade Arbetsmiljödagar kommer även i år att ha fokus på bemötande och det är tänkt att dagen kombineras med ett studiebesök. För ökad delaktighet och information införde verksamheten 2017 APT för vikarier. Detta planeras in två gånger årligen, höst och vår. Detta för en för ökad delaktighet och information, vilket har varit uppskattat av våra timanställda vikarier. Tillsyn gjordes från Arbetsmiljöverket, på begäran av Kommunal, avseende miljö i källaren. Ärendet togs tillbaka av Kommunal då åtgärder redan planerats och påbörjats av Österlenhem. Tillbud och arbetsskador Sju tillbud har anmälts och åtgärdats i verksamheten. Ytterligare 17 tillbudsrapporteringar inkom, alla i samband med att en vårdtagare drabbades av kraftiga psykiska symptom. (se SOL avvikelser) Riskanalys och handlingsplan upprättades. Fem arbetsskador har rapporterats till Försäkringskassan/ arbetsmiljöverket från verksamheten, dessa har gällt felbelastning i samband med hjälp till utåtagerande vårdtagare, halka på isfläck, skada vid förflyttning av boende samt medarbetare i hemtjänst som halkat i trappa och entré hos kund. Vid arbetsskada är den skadade, verksamhetschef/ gruppledare, skyddsombud inkopplade och i förekommande fall kommunens rehabiliteringsteam. Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron följs regelbundet. En tydlig topp kan ses under februari/mars månad, då medarbetare drabbades av övre luftvägsinfektioner eller andra årstidsrelaterade infektioner. Vid upprepad korttidsfrånvaro efter 3-4 gånger per halvår hålls rehabiliteringssamtal. Sjuk- och friskanmälan görs till speciell telefon inom fastställda tider enligt rutin, samtal genomförs vid korttidsfrånvaro första och tredje dagen. Sju personer deltog i Tösarajset i Ystad genom Ystadkorpen. I ett liknande lopp deltog en manlig medarbetare

148 Utveckling I början av sommaren skickades det första informationsbladet Byavångsnytt ut till anhöriga via e-post. Information avseende inplanerade aktiviteter, både på boendet och på Byaträffen bifogades. I kommande informationsblad kan även ny personal presenteras och annan information delges som kan vara av intresse. Kontakt med närstående är viktigt för den enskilde, men tyvärr bor många långt bort eller utomlands. Plan finns för införskaffande av dator som de boende kan boka in sig på så att det kan Skypa en stund med sina närstående. Detta förväntas kunna mildra känsla av ensamhet. Gemensam personalpool inom Förenade Care i Tomelilla och Köpingebro kommer att inledas i början av hösten. Detta förväntas komma att ge verksamheterna ökad kvalitet i personalplaneringen och vikarier större möjlighet att boka passande arbetspass utifrån möjlighet och önskemål. Gemensamma aktiviteter tillsammans med Valkyrian är under planering. Verksamheterna planerar i samråd gemensamma aktiviteter och bjuder in varandra att delta. Tankar på ett gemensamt aktivitetsråd har också lyfts på verksamhetschefsnivå. Under våren har verksamhetschef- och gruppledarmöte gemensamt med Valkyrian och Vigavägen inletts och under hösten avses detta att utvecklas ytterligare. Vi fortsätter också att arbeta vidare med våra upprättade handlingsplaner

149 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 13 augusti 2018 Vonau 62 Dnr VON 2018/57 Kvalitetsrapport januari - juni Valkyrian och hemtjänstområde Söder Vård och omsorgsnämndens arbetsutskotts förslag till vård och omsorgsnämnden Vård och omsorgsnämnden beslutar att lägga rapporten till handlingarna. Ärendebeskrivning Verksamhetschef Tina Persson har den 30 juli 2018 lämnat kvalitetsrapport gällande särskilda boendet Valkyrian och hemtjänstområde Söder. Särskilda boendet Valkyrian och hemtjänstområde Söder drivs på entreprenad av Förenade Care AB. Förvaltningens förslag till beslut Vård och omsorgsnämnden beslutar att lägga rapporten till handlingarna. Beslutsunderlag Kvalitetsrapport januari - juni Valkyrian och hemtjänstområde Söder, handlingsid: Von Beslutet skickas till: Vård och omsorgsnämnden Justerandes sign 149

150 Kvalitetsrapport Valkyrians särskilda Boende och Hemtjänst Söder Förenade Care Period Tina Persson Verksamhetschef 1 150

151 Kvalitetsredovisning för Valkyrians vård och omsorgsboende och hemtjänst område Söder Verksamheten Valkyrian Vård och omsorgsboende samt Hemtjänst Söder drivs sedan 2016 på entreprenad av Förenade Care. För hemtjänstområdet Söder har undertecknad tillträtt som verksamhetschef Kvalité Den nationella brukarundersökningen 2017 visade avseende Valkyrian på ett resultat med en sammantagen nöjdhet på 87 % av sitt äldreboende. Resultatet sammantagen nöjdhet för hemtjänst Söder visade på 82 %. Handlingsplan upprättades för att nå de av Vård och Omsorgsnämnden i Tomelilla kommun uppsatta målen utifrån Nationella brukarundersökningen Denna, inklusive analys av tidigare upprättad handlingsplan, redovisades på Vård och Omsorgsnämndens arbetsutskott samt bifogades verksamhetsberättelsen för Ett aktivt arbete med resultaten från ovan nämnda undersökning fortgår kontinuerligt där värden befanns vara lägre än Tomelilla kommuns medel. I vårt arbete med handlingsplanen så har vi bland annat uppdaterat material som nya boende/brukare erhåller vid inflyttning till boendet samt när ny brukare knyts till hemtjänsten. Information som delas ut är exempelvis om betydelsen av kontaktmannaskap och hur synpunkter och klagomålshantering sker, både för Förenade Care och Tomelilla kommun. Vi har utökat till fyra gånger per år med boenderåd enligt önskemål från boende på Valkyrian, där synpunkter och önskemål tas upp. Verksamhetschef och gruppledare håller i dessa möte för att de boende ska kunna prata fritt och inte känna sig i obekväma. Där tas exempelvis maten, måltidsmiljö, aktiviteter, fester/ kalas, boendemiljö, ensamhet med mera upp. Kostchef för Kastanjeskolan har bjudits in till kostombudsmöte där synpunkter från boende lyftes fram, även en - intern kvalitesmätning av mat och måltidsmiljö har genomförts under våren

152 Arbetskläder finns tillgängligt för all personal. Vikten av att bära korrekta arbetskläder har lyfts till all personal. Resultatet är nu tillfredsställande. Klädombyte i personalgruppen sker varje dag innan hemgång, omklädningsskåp i personalrum samt förråd av arbetskläder finns tillgängligt. Personalkläder tvättas och fylls på varje dag av nattpersonal. Tvättkorgar finns i respektive omklädningsrum. Omvårdnadspersonal dokumenterar arbetsanteckning samt social dokumentation i kommunens dokumentationsprogram Magna Cura. Kontroll av inloggning i Magna Cura för omvårdnadspersonal samt gruppledare görs. Antal gånger varje individ har varit inne i Sol respektive HSL för läsning eller dokumentation registreras och vid brist sker ett motiverande samtal som dokumenteras. Kontroll av ordning samt handhavande av HSL och Sol pärmar sker slumpmässigt för att säkerställa att innehållet är aktuellt. På Valkyrian har arbetet med kvalitetsregistren Senior Alert påbörjats under våren och det fortsätter under året med registrering och uppföljningar. Våra inkontinensombud kallades via MAS, Medicinskt ansvarig sjuksköterska, och har genomgått utbildning och är numera även hygienombud. En tyst uppföljning av tillämpningen av de basala hygienrutinerna har genomförts där resultatet redovisades vid APT och till MAS. Blankett där personal förbinder sig att följa basal vårdhygien finns. Gäller såväl ordinarie personal som vikarier, elever och nyanställda. Vikten av att följa hygienrutiner betonas, vilket är betydelsefullt inte minst med tanke på den antibiotikaresistens vi har att hantera nu och framöver. Ansvarsområden med skriftligt dokumenterat uppdrag finns för kostombud, inkontinens/hygien ombud, aktivitetsombud, anhörigombud, miljöombud m fl. Regelbundna möten med dessa sker där uppdragets utförande tas upp, dokumenteras och planering framåt sker. I juni installerades Intraphone för Hemtjänst Söder. Utbildning för personal och ledning avseende hantering och planering i systemet har genomförts. Riskanalys upprättades vid uppstarten. I maj hade Valkyrian en gemensam grillkväll för boende och anhöriga, vi hade tur med vädret så att vi alla kunde vara tillsammans på vår innergård. Vi var strax över 100 personer som fick en trevlig kväll tillsammans. I storstugan visades ett bildspel med ca 250 bilder på aktiviteter som genomförts. Detta blev mycket uppskattat av både boende och anhöriga. Kvällen avslutades med kaffe och tårta. Hemtjänst Söder hade få anmälningar till en anhörigträff så den blev inställd

153 Två stycken vårdbiträde, en från Hemtjänst Söder och en från Valkyrian, har i juni påbörjat en uppdragsutbildning av Förenade Care till undersköterska på distans. Ytterligare personal kommer att erbjudas denna möjlighet under hösten. Det har framkommit att det funnits ett missnöje hos flera brukare i Hemtjänst Söder med både planering, ej kompetent personal samt hur de blivit bemötta. En vårdcontroller från Förenade Care med lång erfarenhet från att arbeta med hemtjänst har varit placerad i Hemtjänst Söder under perioden till som tillfälligt stöd och handledning till gruppledare, stöd till VC samt hjälpt till att introducerat ny gruppledare då en av dem slutat. Vårdcontroller och VC har hela tiden haft ett nära samarbete och dialog för att få det så bra som möjligt för vårdtagare och personal. En ny undersköterska med gruppledare uppdrag, som även har en specialist utbildning med inriktning äldres hälsa, har anställts till Hemtjänst Söder i juni. Hon har god erfarenhet från både hemtjänst och akutvård. Vårdcontrollern har tillsammans med tidigare och ny gruppledare bland annat gjort en genomgång av ruttschema. Daglig översyn av schemat sker. Resultat: Bättre kontinuitet, bättre flöde, bättre geografisk planering, jämnare schemaplanering vilket medfört nöjdare kunder och medarbetare. Personalen har löpande haft handledning och stöttning av vårdcontroller och gruppledare. Tydlighet av vad gruppledarens funktion innebär har lyfts, exempelvis att ha ett helhetstänk, stötta personalen vid planering, vara tydlig i sin kommunikation, rapportera och överlämna information direkt till personal samt att gruppledaren måste följa upp insatsbesöken och åtgärda brister för att säkerställa patientsäkerheten. Gruppledaren är aktiv i omvårdnadsarbetet, både vid behov samt för att se hur planeringen fungerar och brukarna har det. Gruppledaren planeras även att ta första besöket/dagarna hos ny brukare för att bedöma omvårdnadsbehovet och planeringen. Gruppledaren ser till att brukaren får information vid förändringar. Numera sker en rapport/avstämning från gruppledare både kl 07 och kl 16 till personalen vid arbetsdagens början/slut. Resultat: Det är lugnare i arbetsgruppen, personalen hjälper varandra och de har framfört att det är bättre stämning i arbetsgruppen vilket medför ett 4 153

154 bättre bemötande hos brukarna. Inga klagomål från brukarna har inkommit under denna period. Rapporteringen från gruppledaren morgon och eftermiddag har lett till en tydlighet som påverkat arbetsmiljön positivt eftersom onödiga missförstånd förhindras. Förändring i personalgruppen har skett, bland annat eftersom antalet insatstimmar har minskat. Samarbete mellan hemtjänstens och boendets timvikarier är nu mer aktivt för att ta till vara på kompetensen hos dem och att de får fler arbetspass. Planering av nytt personalschema under hösten, vi har bibehållit nuvarande schema men gjort tillfälliga utökningar av tjänstgöringsgrad på ordinarie personal med lägre tjänstgöringsgrad som önskar jobba mer, har även schemalagt 4 vana ansvarsfulla och pålitliga timanställda vikarier. Resultat: Detta kan först analyseras under hösten men planeringen visar på bättre kontinuitet och bevarande av kompetens hos utbildad personal som i förlängningen leder till ökad kvalité och nöjdhet hos brukarna och personalen. Verksamhetschef och gruppledare är närvarande och vid behov stöttande under dagtid i omvårdnadsarbetet och verksamhetschef finns i beredskap dygnet runt. Valkyrian Vi har under första halvåret 2018 haft en varierad beläggning. Ej belagda dygn Månad Jan Feb Mar Apr Maj Jun Totalt Demens Service Totalt Totalt har vi under årets första sex månader haft 274 dygn då boendet haft ledig lägenhet. Antalet utflyttade på grund av dödsfall har under årets första sex månader varit 11 boende. Vi har under första halvåret upprättat 7 stycken genomförandeplaner (inflyttningar) samt utfört 64 stycken uppföljningar. Boendes egna önskemål framkommer i genomförandeplanen. Ibland vid svår sjukdom eller kognitivt nedsatt funktion får närstående eller 5 154

155 omvårdnadspersonal uttrycka vad boende/brukaren skulle ha önskat om detta hade varit möjligt. Vi lyfter även med de boende och närstående, betydelsen av att göra en levnadsberättelse som komplement till genomförandeplanen. Hemtjänst Söder Kundunderlaget med beslutade timmar under årets första månader har sjunkit succesivt under perioden. Hemtjänst Söder 2018 jan 1751,13 feb 1755,80 mar 1708,73 apr 1705,76 maj 1473,81 juni 1463,14 Alla kunder som har hemtjänstinsatser utöver matdistribution och/ eller larm har en uppdaterad genomförandeplan inom tidsram. Antalet nyupprättade genomförandeplaner är 17 stycken och uppföljningar 36 stycken under perioden. Alla kunder har också en upprättad riskbedömning gällande arbetsmiljö som följs upp var sjätte månad alternativt vid förändring. Nattfasta/ BMI Den ofrivilliga nattfastan mäts två gånger under året, på uppdrag av MAS (medicinskt ansvarig sjuksköterska) i Tomelilla kommun. Alla boende på Valkyrian som inte har tackat nej enligt GFP erbjuds kvällsmål eller nattmål. Sover den boende så väcks hen inte för ett nattmål. På boendets alla avdelningar har vi infört en nattfastebok där personalen varje dygn skriver upp kvällsmål och nattmål för varje boende, så att dagpersonalen vet när den boende fick sista målet innan frukost. Detta har medfört en bättre överblick och minimerar risken att nattfastan överskrids. Boende erbjuds även en förfrukost på sängkanten när den boende vaknar innan hen eventuellt gör morgontoalett innan frukost. Vid mätning av nattfasta i maj 2018 så hade alla våra kunder under 11 timmars nattfasta. Vid teamträffar så lyfts nattfastan där måttet kopplas till BMI och hur självbestämmande och integritet kan påverka

156 Nattfastemätning v. 15 år 2018 Avdelning Nattfasta (timmar) Blå 7,76 Grön 9,69 Aprikos 9,26 Gul (demens) 8,83 Snitt/8,91 Noteras kan att en allt för låg nattfastetid kan tyda på nattlig oro. Längd- och viktkontroll erbjuds vid inflyttning och följs sedan kontinuerligt eller vid behov i samråd med omvårdnadsansvarig sjuksköterska. BMI följs upp fyra gånger per år och vid BMI under 22 upprättas nutritionsplan med omvårdnadsansvarig sjuksköterska. Alla boende med BMI under 22 har kontakt med omvårdnadsansvarig sjuksköterska för aktuell nutritionsplan och följs upp på teamträffarna. Personalen har i sitt ansvar att följa de boendes aptit och eventuellt försämrade kostintag samt i sådant fall kontakta omvårdnadsansvarig sjuksköterska. Kost och måltider På Valkyrian har det under våren tillsatts en kökstjänst på blå avdelning via Extra tjänst, Arbetsförmedlingen, som finns i köket på morgonen när de boende ska äta frukost från måndag till fredag. Eftersom alla boende har olika tidsvanor på morgonen och personalen ofta har som mest att göra under morgonarbetet så vill vi på detta sätt öka trivseln i köket. Kökstjänsten hjälper till och serverar om det behövs, ordnar med bricka till någon som vill ha frukost på rummet eller bara finns där som sällskap så att den boende inte behöver äta själv. Just sällskapet och att någon finns där i köket och har tid för en pratstund uppskattas mycket av de boende och påverkar deras välbefinnande och aptit. Hon hjälper även till med dukning, tar hand om disk, kontroller, bakar en kaka till fikat samt andra förekommande göromål i ett kök på ett boende. Denna kökstjänst frilägger tid för omvårdnadspersonalen som de kan använda på annat sätt till de boende. En annan avdelning har också haft en kökstjänst via Extra tjänst under en tid men den avslutades då det inte fungerade tillfredsställande. Planen som finns är att varje avdelning ska ha en egen kökstjänst utöver ordinarie omvårdnadspersonal, men det måste vara rätt person. En personal från varje avdelning samt två från natten är kostombud. Fem av dem var under januari i på en utbildning med inriktning på kost och 7 156

157 mellanmål. Vi har ett huvudkostombud i kostgruppen som var på ett uppföljningsmöte med företagets dietist. All personal har genomgått Förenade Cares utbildning om 4 timmar gruppvis om - Kost och måltider - av företagets dietist under januari. I utbildningen ingick en god livsmedelshygien, hur vi arbetar med mat och nutrition samt faror som finns i mat exempelvis hur vi minimerar risker för matförgiftning och magsjuka. Ystad- och Österlenregionens miljöförbund har gjort tillsyn under våren i alla avdelningsköken på Valkyrian och beröm gavs för att det var rent, snyggt och god ordning i alla fyra köken. Påpekan gavs att frysvaror inte höll mellan grader vid ankomst vilket medfört nya rutiner vid kontrollmätning. Resultatet har nu medfört ett korrekt mätvärde. Aktiviteter och utevistelse Aktiviteter erbjuds två gånger om dagen måndag till fredag och en gång om dagen lördagar och söndagar. I den boendes GFP dokumenteras önskemål om antal promenader/ utevistelse. Egen tid erbjuds av kontaktperson eller dess ersättare varje vecka. Vi har en del boende som inte önskar delta i några aktiviteter alls. Medelåldern är hög och vård och omsorgsbehovet är som regel stort. Detta medför att exempelvis att duscha, att gå till och från matsal, att delta i måltider och mellanmål kan vara den aktivitet som den boende orkar med. Innehållet i egen tid dokumenteras i social dokumentation. Gruppledare på Valkyrian är mycket driven och engagerad i aktiviteter och verksamhetschef stöttar upp och deltar så ofta det finns möjlighet. Båda anser att det är ett viktigt inslag i vardagen för de boende. Nedan följer några av vårens aktiviteter: Bingo på torsdagseftermiddagar är mycket uppskattat av de boende och uppslutningen är hög. Önskemål om gymnastik har framförts på boenderådet och numera har vi ett anpassat gymnastikpass på tisdagsförmiddag inlagt, detta håller gruppledare och vår nya kökstjänst i. Musik och material har skapats till detta. Under våren har vi haft pubkvällar, besök av PRO kören, inför påsken har dagisbarnen varit och sjungit, klätt påskris och fikat med de boende, äggarullning i Storstugan med boende och anhöriga är ett uppskattat inslag. Ett noggrant äggarullningsschema fanns och äggadrottningen kunde krönas. Mannekänguppvisning genomfördes utomhus i skönt väder av personalen för de boende och det avslutades som det sig bör med ett brudpar, vi har även haft djurensdag där bland annat en två veckors kalv kom och hälsade på boende och anhöriga på innergården och då vi samtidigt åt tårta och firade Norges nationaldag. En stor del av de boende gick eller åkte till Tomelilla kyrka på högmässa med personal, efter mässan var det kaffe och tårta i församlingshemmet

158 Cruising av 50-0ch 60-talsbilar hade vi en eftermiddag då de boende fick önska vilken bil de ville åka en tur med i byn, även de som behövde lift för förflyttning, liftades ner i bilarna för en åktur. Därefter fikade vi tillsammans utomhus vid långbord med tidsenlig musik, flaggor och hembakade cupcakes. Utflykt till Ystad småbåtshamn med ca 20 boende som ville följa med, där det grillades korv till lunch och fikades. En extra tågvagn beställdes av Skånetrafiken för dit och hemresa. Utflykt till Eriksgården med tillhörande bärbuffè har några boende och personal varit iväg på. Extra bär inhandlades och alla boende fick dagen efter nybakad bärkaka av vår köks tjänst. Allsång med blandat musikval, där sånghäfte har trycks upp till de boende, har prövats några gånger efter önskemål av några boende och fallit väl ut, så det planeras att bli ett stående inslag någon gång i månaden. En i personalen, samt gruppledare som håller i detta. Larm På Valkyrians boende testas trygghetslarmen en gång per månad, detta signeras på checklista och det är kontaktmannen som ansvarar för detta. Vid behov alternativt slumpvis kontrolleras larmjournal angående inställelsetid, närvaromarkering samt att kontroll av larmfunktion har utförts. Larmfunktionen vid Hemtjänst Söder kontrolleras enligt rutin regelbundet. Klagomål och synpunkter Klagomål och synpunkter har inkommit till verksamhetschef, dessa har besvarats skyndsamt och ofta i dialog med uppdragsgivare. Valkyrian Synpunkter har kommit från närstående/god man till två boende. Dessa har inkommit via Tomelilla kommun, ett av fallen rörde missnöje över hur personalen vid demensavdelningen tog hand om och bemötte boende/närstående och det andra fallet rörde hur personal vid ena serviceavdelningen arbetade. Möte har bokats och genomförts med närstående/god man samt i ena fallet även sjuksköterska och demensteamet. Resultatet av dessa möte har dokumenterats i MC samt besvarats skriftligt och muntligt till myndighetschef då det var denna som mottagit synpunkterna

159 Hemtjänst Söder Det har inkommit tre synpunkter/klagomål från brukare/närstående varav en var av positiv karaktär. Dessa har hanterats av tidigare verksamhetschef. Avvikelserapport social karaktär Valkyrian 7 stycken avvikelserapporter har inkommit under årets första sex månader. Två stycken rör en boende som varit våt i sängen på morgonen. Byte av inkontinenshjälpmedel sker vid kl varje natt och sedan vill den boende sova vidare. Utredning visar att den boende är våt i stort sätt varje morgon, då hen själv flyttar/ändrar på inkontinenshjälpmedlet x flera är det svårt att få det att sitta bra. Åtgärd: Diskuterat med personal om vi kan göra på annat sätt och det har lyfts med den boende, som absolut inte vill bli störd mer under natten. En rör en boende som var våt på morgonen. Utredningen visar att nattpersonalen gjort en vändning och byte av inkontinenshjälpmedel ca kl 02. Åtgärd: Samtal med personal efteråt visar att det inte upprepats, ber dem vara uppmärksamma på om inkontinenshjälpmedlet är rätt anpassat för den boende. Tre av dem rör tre olika boende som också varit våta på morgonen. Utredning visar att en av de boende inte har hjälp på natten utan går själv till toaletten vid behov, denna enda morgonen har det skett en olycka. Åtgärd: Samtal med boende om det behövs stöttning men det har avböjts. Utredning visar att två av de boende har ett anpassat inkontinenshjälpmedel som ska räcka under natten, vilket det vanligtvis gör. Åtgärd: Samtal med personal om det finns behov att förändra något i tillsynen/hjälpen på natten hos dessa två, men enligt personal så blir boende väldigt oroliga vid byte av inkontinens hjälpmedel under natten. Så i samråd med inkontinens ombud hade hjälpmedel provats ut som ska täcka behovet. Ingen ändring av detta, även viktigt att boende får en lugn nattsömn. En rör en boende som varit mycket orolig under natten på demensenhet. Fungerat bra till en början med att ge hjälp, erhöll även ordinerat vb lugnande läkemedel utan effekt. Mycket irriterad och hotfull mot personal på avdelningen. Blev lite lugnare under sen natten, mot morgonen när omvårdnadspersonal skulle hjälpa den boende med strumpor och satt på huk framför och hen tittar upp får hen ett knytnävsslag i ansiktet utan anledning. Åtgärd: Tillkallade kolleger från andra avdelningar och kontaktade ssk, därefter bytte omvårdnadspersonal avdelningar med varandra. Utredning visar att upprättad handlingsplan och bemötandeplan inte har följt av personalen på natten. Sammankallande möte mellan nattpersonal, ledning, skyddsombud och regionalt skyddsombud har genomförts

160 Händelserna tas upp på teamträffar alternativt på APT om det är en händelse av allmän karaktär där lärdom kan tas för yrkesgruppen och omvårdnadspersonal. Hemtjänst Söder Det har inkommit 17 stycken avvikelserapporter som hanterats av tidigare verksamhetschef. Internkontroll Arbetet med att fastställa verksamhetens rutiner pågår under hela verksamhetsåret och internrevisorer uppdaterar rutiner enligt av kvalitetsansvarig fastställd tidsplan. Egenkontrollprogram gällande avdelningskök finns och signeringslistor för åtgärder som utförs dagligen, var vecka, var månad och vart kvartal kontrolleras av kostombud. Internkontroller sker i enlighet med verksamhetens ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Hsl avvikelser Avvikelser hanteras enligt Tomelilla kommuns rutiner och följs upp och orsaks utreds enligt denna. Åtgärder och uppföljning av avvikelser görs med berörda parter, på enheternas träffar, teamträffar och arbetsplatsträffar enligt rutin. Internkontrollanter har utfört kontroller av HSL signeringslistor enligt fastställd checklista 1 gång/månad. Valkyrian Antal fall under perioden på Valkyrian har varit 58 stycken fördelat på 17 personer. Läkemedelsavvikelser har varit 30 stycken på boendet varav sjuksköterskor har varit inblandade i 6 stycken. Hemtjänst Söder Antal fall i hemtjänsten har varit 64 stycken fördelat på 30 personer. Läkemedelsavvikelserna har varit 46 stycken i hemtjänsten varav 10 stycken berör sjuksköterskor. Höftbyxor erbjuds personer som faller efter dialog med rehab team. Förändringar i arbetes uppläggning och planering såsom utveckling av översiktsplaner är gjort för att minska glömska som orsak för icke överlämnat läkemedel. Omvårdnadspersonal är mycket aktiva och vakna med att skriva medicinska avvikelser, därför upplevs mörkertalet som litet

161 Avvikelseråd har skapats under våren och detta planeras att komma igång mer aktivt under hösten Bemanning Valkyrian Omsättningen av personal har varit liten och ny rekrytering har gällt vikarier och då främst inför sommaren. Omvårdnadspersonal dag och nattetid följer avtalet. Vi har ökad planerad bemanning efter behov, det vill säga vid vissa tillfällen och perioder kan man vara flera. Det kan vara vid olika planerade aktiviteter, utflykter, mottagande av varor mm. Extra insatser utöver schemalagd tid sätts in exempelvis vid svårt sjuka boende, vak vid livets slut, orolig boende mm. Schemaplanering sker i systemet HRM. En stor del av gruppen timanställd personal är stabil och återkommande. Under våren har vi rekryterat en del nya vikarier inför sommaren. Hemtjänst Söder Bemanningen inom hemtjänst följer antal beviljade insatstimmar och justeras regelbundet. Kontinuitetsmätning har utförts 2017, redovisning har erhållits från Tomelilla kommun. Resultatet för Hemtjänst Söder är i genomsnitt 15 på 24 hemtjänsttagare, medel för Tomelilla är 14. Handlingsplan är upprättad för att nå Tomelilla kommuns mål. Bland annat har ruttschema setts över samt kommer det att vara färre tillfälliga timvikarier på schemat. Viket innebär att samma personal i möjligaste mån ska ha sina brukare för att öka kvalité och kontinuitet. Arbetsmiljö Skyddsrond genomfördes i maj. Miljöombud kontrollerar kemikalier och säkerhetsblad på enheterna regelbundet. Central samverkan / skyddskommitté träffas på huvudkontoret. Vi har haft två arbetsmiljömöte under våren, där medverkade skyddsombud lokalt och regionalt samt verksamhetschef. Arbetsplatsträffar genomförs kontinuerligt och schemalagt för personalen. På Valkyrian sker dessa ibland med enbart dag eller natt personal, eller vid vissa tillfälle både dag och natt tillsammans så att gemensamma frågor kan lyftas. I Hemtjänst Söder är arbetsplatsträffarna också schemalagda för personalen kontinuerligt. Uppehåll görs under två sommarmånader. Mötena leds av

162 verksamhetschef enligt särskild dagordning. Vid arbetsplatsträffarna sker genomgång av lagar och AFS:ar systematiskt efter utarbetad plan för året. När undertecknad tillträdde som verksamhetschef i Hemtjänst Söder fanns en 66a anmälan gjord veckan innan i ordinärt boende. Denna hanterades och träde inte i kraft efter möte med berörda parter. Uppföljning har skett och det finns för närvarande inget att anmärka på. Psykosocial arbetsmiljöenkät genomfördes under sen hösten 2017 och resultatet redovisades på APT i början på Tillbud och arbetsskador Inga tillbud har inrapporterats i verksamheten. Personalen har uppmanats att upprätta tillbudsrapport för att de ska kunna användas i förbättringsarbetet. Tre stycken arbetsskador har rapporterats detta halvår. Hantering har skett tillsammans med berörd personal, gruppledare, verksamhetschef, skyddsombud och regionalt skyddsombud. Riskbedömning och handlingsplan som funnits har gåtts igenom tillsammans. Det framgick att man inte följt gällande bemötande-/handlingsplan i bemötandet av den boende. Betydelsen av att arbeta efter upprättad riskbedömning samt handlingsplan belystes av det regionala skyddsombudet till personalen. En av personalen har erbjudits samtal via företagshälsovården och tackat ja till detta. Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron följs regelbundet. En tydlig ökning kan ses under februari månad, då många medarbetare drabbades av förkylning, feber och magsjuka. Vid upprepad korttidsfrånvaro efter 3-4 gånger per halvår hålls rehabiliteringssamtal. Sjuk- och friskanmälan görs till speciell telefon inom fastställda tider enligt rutin, samtal genomförs vid korttidsfrånvaro första och tredje dagen. Friskvård En del av personalen har utnyttjat möjligheten till att ta ut sin friskvårdpeng för att simma eller träna på gym. Utveckling Planering finns för att alla avdelningarna ska ha en kökstjänst i respektive kök som tar hand om de boende och finns tillhands för att de inte ska känna sig ensamma vid exempelvis frukosten. Detta gynnar även välbefinnandet och aptiten hos de boende. Kontakten med närstående är viktigt för de boende men tyvärr bor många långt bort eller kanske utomlands. En plan finns för att införskaffa en dator som

163 de boende kan boka in sig på för att då få hjälp att skypa med sina närstående en stund. Detta förväntas mildra känslan av ensamhet som inte personal eller andra boende kan tillgodose. Renovering av boendet fortsätter under hösten för att öka trivseln i gemensamhetsutrymmena. Gemensamma aktiviteter tillsammans med Byavången i Tomelilla och Vigavägen i Köpingebro är under planering. Tanken är även att man aktivt bjuder in varandra vid lämpliga aktiviteter. Detta hoppas ledningen för verksamheterna kan främja de boendes välmående. Tankar finns på någon form av ett gemensamt aktivitets råd vilket har lyfts på verksamhetschefsnivå. Gemensam personalpool inom Förenade Care i Tomelilla och Köpingebro kommer att införas i början av hösten. Detta förväntas ge en ökad kvalité i personalplaneringen. Under våren har verksamhetschef och gruppledare från Valkyrian/Hemtjänst Söder, Byavången/Hemtjänst Centrum och Vigavägen inlett gemensamma möte under olika former. Under hösten avses det att utveckla detta vidare ytterligare. Informationsblad till boende, brukare och närstående kommer att skickas/mailas ut kontinuerligt från hösten. Tomelilla Tina Persson Verksamhetschef