Sammanfattning Inledning... 5

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Statliga ramavtal ekonomisystem 9 maj 2017

2 INNEHÅLL Innehåll Sammanfattning Inledning Ekonomistyrningsverkets uppdrag ESV:s ramavtal inom det administrativa området Effektmål för upphandlingen Upphandlingens potential och omfattning Administrationsersättning Avropsordning och antalet ramavtal Ramavtalets giltighetstid Förfrågningsunderlagets utformning Formalia kring upphandlingen Krav på Anbud Kontroll av kravuppfyllelse Prövning och utvärdering av anbud Modell för utvärdering Beräkningsmodell Exempel Beslut om slutande av ramavtal Krav på Anbudsgivare Anbudsgivare Uteslutning av Anbudsgivare Krav på registrering Krav på ekonomisk och finansiell ställning Underleverantörer Miljö Kvalitetssystem/Kvalitetsplan Erfarenhet och referensuppdrag Krav på kompetenser Särskilda kvalificeringskrav Krav på Tjänsten A - Generella processer B Leverantörsreskontra och utbetalningar C Hantera anläggningstillgångar D - Kundfakturering och inbetalningar E - Tidrapportering och projektredovisning F Redovisning, bokföring och bokslut G - Budget och prognos H Utdata och rapporter I Icke-funktionella krav Sida 2 av 47

3 INNEHÅLL 3.10 Integrationer Icke-funktionella krav Införandeprojekt Migrering av data Integration mellan Myndighetens system Informationssäkerhet Versionshistorik: Version Beslutad/publicerad Kommentar FFU Sida 3 av 47

4 SAMMANFATTNING Sammanfattning Genom Ekonomistyrningsverkets (ESV:s) upphandling av ekonomisystem ger vi möjlighet för er som anbudsgivare att till de statliga myndigheterna erbjuda modernt systemstöd för ekonomiadministration. Upphandlingen omfattar Ekonomisystem som tjänst. Det finns cirka 230 myndigheter inom den statliga förvaltningen. Samtliga myndigheter har behov av ekonomisystem och ESV:s bedömning är att en del av dessa kommer att genomföra Avrop från ramavtalen. Statliga myndigheter ska i första hand använda statliga ramavtal. De ramavtal ESV upphandlar kommer att ha en löptid på tre (3) år. Därutöver finns en förlängningsoption för ESV på ett (1) + ett (1) år. Avropsavtal kan vara giltiga upp till åtta år efter det att Ramavtalet inte längre är avropsbart. I utvärderingen är Användbarhet, bör-kravsuppfyllnad och pris de kriterier som sammantaget är grund för tilldelning. Sida 4 av 47

5 INLEDNING 1 Inledning Ekonomistyrningsverket (ESV) genomför en ramavtalsupphandling av ekonomisystem för statliga myndigheter. Som myndighet har ESV bland annat i uppgift att säkerställa statsförvaltningens tillgång till ändamålsenliga administrativa system. ESV löser uppgiften genom att upphandla och förvalta statliga ramavtal inom olika områden. Syftet med upphandlingen är att tillgodose myndigheternas behov av ändamålsenliga systemstöd inom det ekonomiadministrativa området på ett sätt där den totala nyttan för staten tydligt uppväger de totala kostnaderna. 1.1 Ekonomistyrningsverkets uppdrag ESV är en central förvaltningsmyndighet under Finansdepartementet. ESV utvecklar den ekonomiska styrningen för statliga myndigheter, gör analyser och prognoser för statens ekonomi. I ESV:s uppdrag ingår också att förvalta regelverken för den statliga redovisningen samt att säkerställa myndigheternas tillgång till ändamålsenliga administrativa system. Senast den 1 januari 2018 övergår uppgiften att säkerställa myndigheternas tillgång till ändamålsenliga administrativa system till Kammarkollegiet. Det innebär att alla ESV:s nuvarande och kommande ramavtal får därmed Kammarkollegiet som ramavtalsägare. Hänvisningar till ESV i detta förfrågningsunderlag med bilagor blir ersatta med Kammarkollegiet (ramavtalsägaren) i samband med verksamhetsövergången alternativt när ramavtal tecknas. I övrigt ändras inte förutsättningarna för nuvarande ramavtalsleverantörer eller kommande Anbudsgivare. Det finns i dagsläget cirka 230 statliga myndigheter i den statliga redovisningsorganisationen. De statliga myndigheterna spänner över olika typer av verksamheter, är av olika storlek och är organiserade på olika sätt. I de statliga myndigheterna finns cirka anställda. 1.2 ESV:s ramavtal inom det administrativa området Utöver denna upphandling av ramavtal för ekonomisystem har ESV ansvar för ett antal andra ramavtal inom det administrativa området. Information om de statliga ramavtal som ESV har tecknat återfinns på ESV:s webbplats: Sida 5 av 47

6 INLEDNING 1.3 Effektmål för upphandlingen Syftet med upphandlingen är att säkerställa tillgång till ramavtal för ekonomisystem för statliga myndigheter. De upphandlade Tjänsterna ska bidra till ökad effektivisering och erbjuda en väl fungerande lösning för den statliga ekonomiadministrationen. ESV efterfrågar lösningar som kan möta kraven i första hand hos myndigheter med färre krav och en enklare ekonomimodell. ESV vill också säkerställa att avtalade Tjänster är moderna och under utveckling för att möta framtida krav. Förväntan på avtalad Leverantör är att denne har kunskap, kapacitet och förmåga att införa Tjänsten. Leverantören ska därefter löpande kunna bistå myndigheterna på ett sådant sätt att Tjänsterna kommer till sin fulla rätt och används på ett för verksamheterna ändamålsenligt vis. Leverantören förväntas också ha ett tydligt och övertygande framtidsperspektiv för såväl sin egen organisation som för sin leverans till myndigheterna. Det övergripande målet är att myndigheterna ska få en modern, användarvänlig och heltäckande lösning som möjliggör effektiva och rationella ekonomiprocesser, styrning och uppföljning. För att nå de övergripande målen med upphandlingen krävs att Tjänsten sammantaget ger myndigheterna: - ett effektivt stöd för ekonomihanteringen inom redovisning, reskontror, bokslut och uppföljning - en hög grad av automatiserade processer som ger korta ledtider och låg arbetsinsats vid framtagande av ekonomisk information som årsredovisning, delårsrapport, månadsrapporter och viss budgetuppföljning - ett effektivt stöd för styrning, periodiserad uppföljning och rapportering - ett effektivt stöd för kommunikation med externa system och tjänster - minimalt med manuella avstämningsrutiner - minimalt behov av sidoordnade underlag - en lösning som kan anpassas efter olika behov - ett användarvänligt processtöd som är självinstruerande och som möjliggör självservice för användarna - en lösning som svarar upp mot ökande krav på effektivitet och kvalitet - en effektiv Drift och systemförvaltning med minimalt konsultbehov och resurseffektiva uppgraderingar Sida 6 av 47

7 INLEDNING 1.4 Upphandlingens potential och omfattning Potential Upphandlingen avser ekonomisystem för samtliga statliga myndigheter. Nuvarande ramavtal för ekonomisystem med Unit4 AB var avropsbart fram till november Det har avropats av totalt 130 myndigheter, inklusive Statens servicecenter (SSC) som tillhandahåller ekonomitjänster till ca 70 Kundmyndigheter. De befintliga avropsavtalen är giltiga som längst till november ESV kan inte lämna några bindande utfästelser om kommande Avrop av de upphandlade Tjänsterna. ESV bedömer att ungefär 30 statliga myndigheter kommer att Avropa Tjänsten, majoriteten i slutet av ramavtalsperioden. Stora och riktigt små myndigheter väljer sannolikt andra lösningar Omfattning ESV har i det här förfrågningsunderlaget tagit hänsyn till myndigheter med något färre krav och en enklare ekonomimodell. Upphandlingen omfattar Ekonomisystem som tjänst där Anbudsgivaren ska tillhandahålla: - Ekonomisystem som tjänst, i ett komplett åtagande enligt angiven kravställning - Support och Underhåll kring levererat systemstöd - Utvecklingsarbete med regelbundna versionsuppdateringar - Konsulttjänster för systemstöd, utbildning med mera - Stöd för integrationer till/från ekonomisystem Förfrågningsunderlaget förutsätter att Leverantören tillhandahåller samtliga systemkomponenter och svarar för all den Drift och det Underhåll som erfordras för att tillhandahålla Tjänsten. Åtagandet för Drift och Underhåll omfattar allt arbete och resultat som uppstår inom Uppdraget och innefattar även optioner och Anpassningar. Minsta Avrop på ramavtalens olika delar kommer att vara Ekonomisystem som tjänst inklusive Införandeprojekt. Därutöver har Avropande myndighet möjlighet att Avropa optioner samt Anpassningar enligt de förutsättningar som anges i detta förfrågningsunderlag. 1.5 Administrationsersättning För att få täckning för de kostnader som uppstår som en följd av upphandlingen och förvaltningen av de ramavtal som sluts, har ramavtalsägaren med stöd av Avgiftsförordningen (SFS 1992:191) rätt att ta ut en administrationsersättning enligt Sida 7 av 47

8 INLEDNING de förutsättningar som anges i Ramavtalet punkt 6, Administrationsersättning till ramavtalsägaren. Anbudsgivare ska inkludera kostnaden för administrationsersättningen till ramavtalsägaren i samtliga priser, det vill säga både de som lämnas vid upphandlingen av ramavtal och vid den förnyade konkurrensutsättningen vid Avrop. 1.6 Avropsordning och antalet ramavtal ESV avser att teckna ramavtal med två leverantörer under förutsättning att tillräckligt många anbud inkommer som klarar ställda krav. Tilldelning av Avropsavtal ska föregås av förnyad konkurrensutsättning. Avrop ska ske enligt former angivna i förfrågningsunderlagets bilaga 10, Avropsförfarande. Avropet resulterar i ett Avropsavtal, utformat enligt bilaga 07, Mall för Avropsavtal. 1.7 Ramavtalets giltighetstid Ramavtal ska gälla i tre (3) år från och med tidpunkten för ramavtals tecknande, med möjlighet till ett (1) plus ett (1) års förlängning på ramavtalsägarens initiativ. Avtalstiden för av Myndighet tecknade Avropsavtal kan gälla som längst åtta (8) år efter Ramavtalets slut, se bilaga 04, Ramavtal, punkt 8, Avrop. Sida 8 av 47

9 INLEDNING 1.8 Förfrågningsunderlagets utformning Detta förfrågningsunderlag består av nedan angivna dokument. Benämning Förfrågningsunderlag (detta dokument) Anbudsformulär (elektroniskt formulär i Mercell) Bilaga 01, Krav Bilaga 02, Prisformulär Bilaga 03, Referenser Bilaga 04, Ramavtal Bilaga 05, Allmänna villkor Ekonomisystem som tjänst Dokumentets funktion syfte Beskriver bakgrund, förutsättningar, krav på leverantör samt krav på Tjänsterna. Anbudsgivarens formulär, där krav på Leverantör besvaras Svarsformulär i Excel, där Anbudsgivaren besvarar de funktionella och icke funktionella kraven Svarsformulär i Excel, där Anbudsgivaren anger anbudspris Svarsformulär i Word, där Anbudsgivarens redovisar referensuppdrag Mall för kommande ramavtal Bilaga till ramavtal och avropsavtal Bilaga 06, Allmänna villkor Konsulttjänster Bilaga till ramavtal och avropsavtal Bilaga 07, Mall för avropsavtal Mall för kommande avropsavtal Bilaga 08, Mall för konsultavtal Mall för kommande konsultavtal Bilaga 09, Ramavtalsbilaga 1, Definitioner Bilaga 10, Ramavtalsbilaga 2, Avropsförfarande Begreppsdefinitioner Beskriver formerna för avrop Bilaga 11, Statlig redovisning Bilaga 12, Standarder och versioner Bilaga 13, Berättigade att använda ramavtal Bilaga 14, Utvecklingstrender Bilaga 15, Ändringslogg inför ny upphandling Beskrivande information om förutsättningar och krav på den statliga redovisningen Förteckning över standarder och versioner som Single Face To Industry (SFTI) rekommenderar. Ramavtalsbilaga, förteckning över myndigheter som är berättigade att avropa Information kring utvecklingstrender som påverkar myndigheters administration och it-stöd Översiktlig information om de ändringar som har gjorts efter upphandlingen hösten 2016 De begrepp och termer som är definierade i listan med Definitioner, bilaga 09, är i förfrågningsunderlaget angivna med inledande versal. 1.9 Formalia kring upphandlingen Upphandlande myndighet Ekonomistyrningsverket, Box Stockholm Sida 9 av 47

10 INLEDNING Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs enligt bestämmelserna för öppet förfarande enligt lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU). Vid en sådan upphandling antas anbud utan föregående förhandling. Upphandlingen avser statligt ramavtal för myndigheter redovisade i bilaga 13, Berättigade att använda ramavtalet. Detta dokument tillsammans med bilagor utgör det skriftliga förfrågningsunderlaget och tillhandahålls genom upphandlingsverktyget Mercell LOU reglerar strikt hur upphandlingar kan och får genomföras. Det är nödvändigt att anbud lämnas före anbudstidens utgång för att ESV ska kunna pröva anbudet. För att anbud ska kunna anses vara komplett ska anbudet lämnas enligt instruktioner i detta förfrågningsunderlag. Frågor ska besvaras och redovisas enligt anvisningar. ESV:s möjligheter att begära in kompletterade uppgifter eller förtydliganden av inlämnat anbud är ytterst begränsade. Det är därför av största vikt att anbud innehåller samtliga begärda uppgifter. Sidoanbud eller alternativa anbud accepteras inte Avbrytande av upphandling ESV förbehåller sig rätten att avbryta upphandlingen om exempelvis för få godkända anbud inkommer eller om andra omständigheter inträffar som påverkar eller förändrar ESV:s möjlighet att fullfölja upphandlingen Frågor och svar Det är angeläget att alla frågeställningar som har betydelse för de uppgifter som ska redovisas i anbud klarläggs innan Anbud lämnas. I det fall Anbudsgivare uppfattar att förfrågningsunderlaget innehåller oklarheter av betydelse för Anbudsgivares möjlighet att ta fram ett korrekt och fullständigt Anbud eller ser en risk för att missförstånd kan uppstå, ska Anbudsgivaren kontakta ESV på nedan angivet sätt. Notera att ESV enbart kommer att besvara frågor som enligt ESV:s uppfattning krävs för att förtydliga den information som lämnats i förfrågningsunderlaget. Eventuella frågor bör ställas så snart som möjligt, så att eventuella förtydliganden kan ges i god tid innan anbud ska vara inlämnat. ESV kan inte lämna några garantier för att svar kan lämnas på frågor som inkommer senare än tio (10) kalenderdagar före sista anbudsdag. Sida 10 av 47

11 INLEDNING All hantering av frågor i upphandlingen sker i upphandlingsverktyget Mercell. Det betyder att frågan ska ställas där och att svar kommer att publiceras där. Anbudsgivare uppmanas att löpande under anbudstiden och före inlämnande av anbud kontrollera om tillkommande information har lämnats Sekretess Enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) gäller absolut anbudssekretess tills dess att tilldelningsbeslut har fattats. Därefter blir anbud och andra ingående uppgifter normalt offentliga allmänna handlingar. Delar av dessa dokument kan dock omfattas av sekretess. ESV prövar därför om handlingarna ska lämnas ut eller om de omfattas av sekretess varje gång en allmän handling begärs utlämnad. En Anbudsgivare som vill skydda uppgifter i Anbudet efter tilldelningsbeslut fattats, bör lämna in en skriftlig begäran om sekretess till ESV och precisera vilka uppgifter som avses samt vilken skada Anbudsgivarens företag skulle lida om uppgiften röjs. Begäran om sekretess är ingen garanti för att uppgiften i fråga vid en prövning kommer att omfattas av sekretess. ESV lämnar inte på förhand något besked om en viss uppgift kommer att omfattas av sekretess utan sekretessprövning sker först i samband med att en uppgift begärs ut. Slutlig prövning kan komma att ske i domstol Krav på Anbud Anbudsform Anbud ska lämnas elektroniskt genom upphandlingsverktyget Mercell, länk till upphandlingen nås via ESV:s webbsida: Leverantörer som vill lämna anbud skapar kostnadsfritt ett konto på Anbudsgivare bör registrera användarkontot i god tid innan lämnande av anbud. Har ni frågor eller behöver support kring hanteringen av systemet se Mercells hemsida eller kontakta Mercells support på Då Mercells support inte har öppet dygnet runt är det viktigt att ta kontakt i god tid innan sista anbudsdag för att på så sätt garanteras teknisk support. Den e-postadress som Anbudsgivare använt för sin inloggning i systemet, är den som gäller för all vidare kommunikation både från och till ESV. Sida 11 av 47

12 INLEDNING Anbuds giltighetstid Anbudet ska minst vara giltigt till och med nedanstående datum. Vid eventuell överprövning ska Anbudsgivaren vara bunden av sitt Anbud till dess att överprövningen är avslutad genom lagakraftvunnet avgörande, dock högst tolv månader efter anbudstidens utgång. Anbudet är giltigt till och med: Anbuds innehåll - Anbudsformulär Anbudsgivare ska lämna begärda uppgifter och besvara de krav som finns angivna i det elektroniska formuläret i Mercell. Anbudsgivare ska besvara kravdokument för det eller de anbudsområden som anbudet omfattar. Observera att kravlistans kolumn C markerar om ett krav är skaeller bör-krav. Anbudsgivarens ja-svar på bör-krav innebär poäng i utvärderingen, se utvärderingsmodellen. Ja-svar på bör-krav betyder också att funktionaliteten utan tillkommande kostnad ingår i kommande leveranser om inte särskilt framgår för respektive krav. Om det i kravet anges att leverans sker som en Anpassning preciseras kostnad för dessa i svar på avropsförfrågan. Alla ska-krav ska vara uppfyllda för att Anbudsgivare ska få möjlighet att delta i utvärderingen. Undantag från detta är de ska-krav som får uppfyllas efter anbudsinlämning, i enlighet med beskrivningen i punkt Anbudspris Pris ska anges i enlighet med anvisningarna i bilaga 02, Prisformulär. Samtliga prisfält under fliken Prislista ska besvaras. Prisformulärets flik Anbudspris innehåller volymer som används i utvärderingssyfte. I fliken sker en automatisk beräkning av anbudspriset genom multiplicering av angivna priser och volymer, som sedan summeras till en totalsumma. Observera att de angivna volymerna används i utvärderingssyfte och inte utgör någon garanti om framtida leveranser Anvisningar för ifyllande av anbudsformulär - Anbudet ska vara skrivet på svenska. Intyg och certifikat kan vara angivna på engelska. - ESV tillämpar enbart elektronisk anbudsgivning. Anbud ska lämnas via upphandlingssystemet Mercell, Sida 12 av 47

13 INLEDNING - När begärd information lämnas i fritext lämnas denna i Mercells textrutor eller i eget dokument som bifogas som elektronisk kopia. Anbudsgivare måste själva kontrollera att alla frågor är besvarade och att alla efterfrågade dokument är bifogade. - Eventuella hänvisningar till bilagor ska vara tydliga och inkludera namnet på den bilaga som hänvisas till. Anbud som inte innehåller alla obligatoriska delar riskerar att inte tas till prövning. Förbehåll och reservationer accepteras inte. Observera att hänvisningar till webbsidor inte godtas som anbudssvar Europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet ESV accepterar det Europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet (ESPD) som ett bevis från Anbudsgivare som preliminär egenförsäkran. En webbtjänst för dokumentet finns hos EU-kommissionen Det är alltså en möjlighet men inte en skyldighet för leverantörer att fylla i och ge in detta dokument tillsammans med sitt anbud. Om en leverantör åberopar kapaciteten hos andra aktörer i upphandlingen ska Leverantören ge in separata ESPD för var och en av dessa aktörer. Anbudsgivare som väljer att ge in ESPD ska då istället snarast, och senast inom en vecka, från ESV:s begäran inkomma med angivna bevis enligt myndighetens instruktion. För ytterligare information om ESPD, se Upphandlingsmyndigheten en-overblick/nya-lagen-om-offentlig-upphandling-nya-lou/espd/ Sista anbudsdag och anbudsinlämnande Anbud lämnas via Mercell senast sista anbudsdag kl 23:59:59. Sista anbudsdag är Kontroll av kravuppfyllelse Vid prövningen av inkomna anbud kan ESV komma att kontrollera lämnade uppgifter. I det fall felaktiga uppgifter har lämnats, kan detta leda till att anbud förkastas Kontroller före ESV:s beslut om ramavtal Som en del av prövningen och utvärderingen av inkomna Anbud kan ESV komma att kontrollera att lämnat Anbud uppfyller vissa av de ställda kraven i Sida 13 av 47

14 INLEDNING förfrågningsunderlaget. Kontrollen kan avse samtliga krav som Anbudsgivaren anser sig uppfylla och som omfattas av lämnat Anbud. I det fall felaktiga uppgifter har lämnats, kan detta leda till att anbud förkastas. Anbudsgivare ska för ESV:s kontroll av kravuppfyllelse vara beredd att inom femton (15) Arbetsdagar efter begäran från ESV, samt utan tillkommande kostnader för ESV, tillhandahålla offererad Tjänst till ESV Kontroller efter ESV:s beslut om ramavtal Kravställningen innehåller ett antal ska-krav, som får uppfyllas efter det att anbud lämnats. Dessa krav är markerade i kravlistans kolumn med rubriken Krav som får uppfyllas senare. De angivna kraven ska vara uppfyllda senast sex (6) månader efter det att ramavtal tecknats mellan ESV och vald Leverantör. ESV kommer i anslutning till denna tidpunkt att genomföra acceptanskontroll av att dessa krav är uppfyllda. Som framgår av bilaga 04, Ramavtal, avsnitt 7 Acceptanskontroll har ESV rätt att säga upp Ramavtalet om kraven inte är uppfyllda. ESV har rätt att genomföra kontroller under avtalstiden, vilket framgår i bilaga 04, Ramavtal, avsnitt 10.1, Uppföljning och kontroller Prövning och utvärdering av anbud Inkomna anbud i respektive anbudsområde kommer att hanteras i tre steg enligt följande: Steg 1 - Kvalificering Kontroll att samtliga administrativa krav och krav på Anbudsgivaren är uppfyllda. Steg 2 - Prövning av anbudet Kontroll av obligatoriska ska-krav på Tjänsten. Steg 3 - Utvärdering och tilldelning Anbuden utvärderas enligt utvärderingskriterierna. En Anbudsgivare som inte klarar ett steg i processen går inte vidare till nästa steg i processen. I händelse av att endast ett Anbud återstår krävs det förändringar i former för avrop vilket i så fall sker i överenskommelse med Anbudsgivaren, alternativt kan upphandlingen avbrytas. Sida 14 av 47

15 INLEDNING 1.13 Modell för utvärdering Utvärderingen baseras på ett utvärderingspris, baserat på av Anbudsgivare offererat sammanräknat anbudspris samt i den omfattning anbudet uppfyller angivna bör-krav och samt tilldelas poäng för Användbarhet. Anbudspriset reduceras med procentuellt värde som nedan anges för bör-krav och för Användbarhet Utvärderingskriterier Följande utvärderingskriterier kommer att användas i upphandlingen. - Pris: 50 % - Uppfyllande av bör-krav: 20 % - Tjänstens Användbarhet: 30 % Utvärderingskriterium Pris Summeringen för anbudspriset kommer att omfatta det sammanlagda priset för ett bedömt antal leveranser till Myndigheter med varierande volym enligt den redovisning som lämnas i bilaga 02, Prisformulär Utvärderingskriterium Uppfyllande av bör-krav Bedömningen av kriteriet bör-krav kommer att baseras på en betygsskala där det maximala betyget är 100. Som underlag för utvärderingen av bör-krav används de svar som Anbudsgivare lämnar avseende uppfyllandet av bör-krav angivna i förfrågningsunderlagets kravbilaga. Bör-krav som bedöms som uppfyllda ger den poäng som finns angiven i poängkolumnen i kravbilagan. En förutsättning för att få bör-kravspoäng är att kostnaderna för uppfyllande av motsvarande bör-krav ingår i av Anbudsgivare angivet pris för Tjänsten. Vid utvärderingen kommer antalet uppnådda börkravspoäng att vägas samman i summering med angivna vikter för de olika delarna. Det maximala betyget vid fullständig kravuppfyllelse är 100. Summeringen avrundas till närmsta heltal. De maximala poäng som kan erhållas, summering av de bör-kravspoäng som Anbudsgivaren erbjuder och viktfördelning framgår av fliken Summering, som finns sist i respektive kravlista, bilaga 01 Krav. Sida 15 av 47

16 INLEDNING Utvärderingskriterium Tjänstens Användbarhet Bedömningen av Användbarhet kommer att baseras på en betygsskala där det maximala betyget är 100. ESV kommer att låta ett antal Användare använda Tjänsten under så realistiska förhållanden som möjligt. Tjänsten kommer att testas genom att Användare utför olika scenarier i ett så kallat användningstest. Värderingen görs utifrån ISOstandarden Riktlinjer för användbarhet där Användbarhet definieras som: den utsträckning i vilken en specificerad användare kan använda en produkt för att uppnå specifika mål, med ändamålsenlighet, effektivitet och tillfredsställelse, i ett givet sammanhang. I anslutning till testet kommer användarna individuellt att besvara enkäten System Usability Scale (SUS). En expertutvärdering av Tjänsten kommer slutligen att utföras utifrån dialogprinciperna i ISO-standarden (svenska översättningen). Syftet med användningstestet är att konstatera i vilken grad Tjänsten stödjer användarnas behov och mål, det vill säga om de kan utföra arbetsuppgifterna på ett effektivt och ändamålsenligt sätt. Syftet med enkäten är att kvantifiera Användarens upplevelse och tillfredsställelse av Tjänsten. Expertutvärderingens syfte är att uppmärksamma bristande konsekvens, otydlig eller förvirrande interaktion, hur väl Tjänsten är utformad för att stödja människans informationsbearbetning och hur väl Tjänsten följer allmänna riktlinjer för gränssnittsdesign. Expertutvärderingen är ett komplement till den övriga utvärderingen eftersom den täcker områden som övrig utvärdering inte berör. Resultatet (poängen) från de fyra delarna (användningstest: ändamålsenlighet och måluppfyllelse; användningstest: effektivitet; SUS och expertutvärderingen) vägs samman till ett betyg för Tjänsten. Sida 16 av 47

17 INLEDNING Delarna kommer att viktas enligt tabellen nedan. Delkriterier Vikt % Användningstest Ändamålsenlighet och måluppfyllelse 45 Användningstest Effektivitet 15 SUS - självskattningsformulär 20 Expertutvärdering Bedömningsskalor För varje scenario som användarna genomför kommer det att finnas en maxtid ( längsta-tid ) som det får ta att genomföra scenariot. Denna tid är tilltagen så att scenariot ska bli realistiskt utifrån en verklig arbetssituation. Bedömningsskalan för användningstestets ändamålsenlighet och måluppfyllelse kommer att vara: 5 poäng: Användarna lyckas med hela scenariot utan några svårigheter. 3 poäng: Användarna lyckas med scenariot men har vissa svårigheter att lösa det. 1 poäng: Användarna lyckas med scenariot men har svårigheter att lösa det. 0 poäng: Användarna lyckas inte lösa scenariot inom maxtiden alternativt ger upp. Den uppmätta tiden för genomförandet av varje scenario kommer att ge poängen för effektiviteten. Bedömningsskalan kommer att vara anpassad till den uppsatta maxtiden för varje scenario. Bedömningsskalan i skattningsformuläret SUS är poäng. Bedömningen under expertutvärderingen kommer att utgå ifrån hur väl Tjänsten tillämpar dialogprinciperna och kommer att bedömas enligt denna skala: 5 poäng: Designprincipen uppfylls på ett väl godkänt sätt. Tjänsten tillämpar lösningar som på ett mycket bra sätt stöder Användarens användning av Tjänsten. Innehåller inte några betydande användbarhetsbrister. 3 poäng: Designprincipen uppfylls på ett godkänt sätt. Tjänsten tillämpar lösningar som på ett bra sätt stöder Användarens användning av Tjänsten. Sida 17 av 47

18 INLEDNING Tjänsten har en ändamålsenlig funktion, men Användbarheten kan i några avseenden förbättras. 1 poäng: Designprincipen uppfylls på ett acceptabelt sätt. Tjänsten tillämpar lösningar som stöder Användarens användning av Tjänsten på ett mindre bra sätt. Användbarheten kan i många avseenden förbättras. I Anbudsgivarens åtagande ingår att tillhandahålla det underlag som möjliggör för ESV att kunna genomföra testerna. ESV kommer att kontakta aktuella Anbudsgivare med preciserade riktlinjer för genomförande av test av Användbarhet Beräkningsmodell Följande beräkningsmodell kommer att användas som underlag för beräkning av utvärderingspriset. Utvärderingspris = X (X (V1 ( Y Z )) + X (V2 ( ))) X = Anbudspris Y = Betyg för bör-krav Z = Betyg för Användbarhet V1 = Vikten för bör-krav (procent) V2 = Vikten för användbarhet (procent) Utslagsregel vid lika utvärderingspris Om två eller fler anbud får samma utvärderingspris är Anbudets totala poängsumma för uppfyllda bör-krav i första hand utslagsgivande. I andra hand poängsumman för Användbarhet och i tredje hand anbudspriset Exempel För Anbudsgivares egen simulering innehåller prisformuläret en simulerings-flik där Anbudsgivaren kan göra en egen beräkning kring utvärderingsresultatet. Anbudsgivaren fyller i värden enligt anvisningar och kan se vilken effekt detta får på utvärderingspriset. Observera att kalkylen inte utgör någon utfästelse och att presenterat resultat kan avvika från det som redovisas vid tilldelningsbeslutet Beslut om slutande av ramavtal Så snart ESV har fattat beslut i ärendet kommer information om beslutet, med redovisning av skälen, att skriftligen meddelas samtliga Anbudsgivare som deltagit i upphandlingen. Tilldelning och beslut kommer att skickas ut via Mercell till den e- postadress som angetts vid anmälan av intresse för upphandlingen. Sida 18 av 47

19 INLEDNING Överenskommelse mellan ESV och tilldelade Anbudsgivare enligt ESV:s beslut formaliseras genom slutande av Ramavtal i enlighet med bilaga 04, Ramavtal. Ramavtal undertecknas av båda parter. Ramavtal kommer inte att tecknas under avtalsspärren, det vill säga inte förrän tio (10) kalenderdagar har gått från det att underrättelse om beslut skickades till Anbudsgivare. Sida 19 av 47

20 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE 2 Krav på Anbudsgivare I detta avsnitt redovisas de kvalifikationskrav (ska-krav) som gäller för denna upphandling. Samtliga ska-krav måste vara uppfyllda för att Anbudsgivaren ska vara godkänd som Leverantör. Om alla ska-krav inte är uppfyllda kan Anbudsgivaren komma att uteslutas från upphandlingen och Anbudet riskerar att inte beaktas i den fortsatta prövningen. Anbudsgivare kan lämna anbud i egen regi eller tillsammans med en eller flera Underleverantörer för utförande av uppgifter som ingår i åtagandet enligt avsnitt 1.4 Upphandlingens potential och omfattning i detta förfrågningsunderlag. För definition av Underleverantör se bilaga 09, Ramavtalsbilaga 1, Definitioner. I det fall Underleverantör ingår i lämnat anbud, ska också efterfrågade redovisningar lämnas för Underleverantör när detta anges. 2.1 Anbudsgivare Anbud kan lämnas av en (1) leverantör (juridisk person) eller en grupp av leverantörer. För anbud som lämnas av en (1) leverantör ska information lämnas enligt avsnitt 2.1.1, Anbudsgivaren är en juridisk person och för grupp av leverantörer lämnas information enligt avsnitt 2.1.2, Anbudsgivaren är en grupp av leverantörer Anbudsgivaren är en juridisk person Detta stycke tillämpas i de fall Anbudsgivare är en (1) juridisk person. Om så önskas har Anbudsgivaren möjlighet att använda Underleverantör för utförande av uppgifter som ingår i åtagandet. Om Underleverantör ingår i lämnat anbud, ska uppgift om Underleverantörens firma och organisationsnummer redovisas med uppgift om vilken del av åtagandet som Anbudsgivaren avser att lägga ut på respektive redovisad Underleverantör. De Underleverantörer som Anbudsgivaren avser att använda sig av under avtalsperioden måste vara tillfrågade. Anbudsgivaren ska vara beredd att på begäran verifiera detta genom en kopia på samarbetsavtal eller liknande som styrker att Anbudsgivaren och Underleverantören samarbetar kring det eller de Uppdrag som omfattas av upphandlingen. Sida 20 av 47

21 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE Anbudsgivaren är en grupp av leverantörer Detta stycke tillämpas i de fall Anbudsgivare är en grupp av leverantörer. Anbud kan enligt bestämmelserna i 4 kap. 5 LOU lämnas av en grupp av leverantörer. Om anbud från en sådan grupp skulle antas i denna upphandling, ska gruppen formalisera samarbetet inom ramen för en gemensam associationsform, det vill säga en juridisk person, som uppfyller ställda krav på att bedriva den verksamhet som upphandlingen omfattar. Associationsformen ska vara sådan att samtliga villkor i tecknat ramavtal mellan ESV och associationsformen kvarstår oförändrade jämfört med om avtalet tecknats med en (1) leverantör enligt avsnitt och med ett oförändrat ansvarsförhållande mellan de avtalsslutande parterna. Avtal som sluts till följd av denna upphandling ska tecknas med den juridiska person som bildats av gruppen av leverantörer. Gruppen av leverantörer ska planera associationsbildningen så att den är avslutad vid tidpunkten för avtalets tecknade, det vill säga tio (10) dagar efter det att ESV meddelat sitt beslut om vilket anbud som har antagits Avtal mellan deltagarna i grupp av leverantörer Anbudsgivare som lämnar anbud inom ramen för en grupp av leverantörer ska tillsammans med anbudet bifoga en kopia på civilrättsligt bindande avtal mellan samtliga i gruppen ingående parter. Avtalet ska fastställa att parterna kommer att bilda en gemensam associationsform (en juridisk person) i det fall gruppen av leverantörer tilldelas ramavtal. Avtalet ska också fastställa att berörda parter, under avtalsperioden inklusive eventuell förlängningsperiod, kommer att delta i och solidariskt ansvara för genomförandet av det åtagande som innefattas av det avtal som sluts till följd av denna upphandling. Avtalet ska slutligen fastställa vilken eller vilka personer som äger rätt att företräda gruppen av leverantörer Grupp av leverantörer, uppfyllande av ställda krav För grupp av leverantörer som lämnar ett gemensamt anbud gäller att samtliga leverantörer och eventuella Underleverantörer var för sig ska uppfylla samtliga krav i avsnitt 2.2, Uteslutning av Anbudsgivare och 2.3, Krav på registrering. Krav får inte delas upp mellan flera leverantörer på ett sätt som förändrar avsikten med kraven. Exempelvis genom att en leverantör erbjuder en person som uppfyller ställda krav på utbildning och en annan leverantör erbjuder en person som uppfyller ställda krav på erfarenhet, i det fall kraven anger att en projektledare ska uppfylla båda dessa förutsättningar. För krav enligt avsnitt 2.8, Erfarenhet och referensuppdrag och 2.9, Krav på kompetenser gäller att kravställningen kan uppfyllas gemensamt av de deltagande Sida 21 av 47

22 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE juridiska personerna i gruppen av leverantörer. Det ska i anbudet redovisas på vilket sätt Anbudsgivaren uppfyller respektive krav. Erbjudna resurser enligt avsnitt 2.9, Krav på kompetenser kan finnas hos någon av de leverantörer som ingår i gruppen eller i Anbudet redovisad som Underleverantör. Anbudet ska innehålla redovisning om vilken eller vilka i grupp av leverantörer ingående juridiska personer som uppfyller respektive krav. För krav enligt avsnitt 2.6, Miljö, 2.7, Kvalitetssystem/Kvalitetsplan och 2.10, Särskilda kvalificeringskrav gäller att respektive krav ska uppfyllas av minst en av de deltagande juridiska personerna i gruppen av leverantörer. Det ska i anbudet redovisas vilken eller vilka av i grupp av leverantörer ingående juridiska personer som uppfyller respektive krav. Notera att om leverantör som ingår i gruppen avser att tillhandahålla resurser från det egna bolaget innebär detta att denna leverantör också är en Underleverantör till den association som gruppen bildar. 2.2 Uteslutning av Anbudsgivare I upphandlingen tillämpas de grunder som anges i LOU 13 kap 1-3. Nedan ges en kort beskrivning av innehållet, lagtexten i sin helhet kommer att tillämpas Brott 13 kap 1 LOU anges att en Anbudsgivare ska uteslutas från att delta i en upphandling om Myndigheten får kännedom om att Anbudsgivaren enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för ett antal i lagen uppräknade brott. Är leverantören en juridisk person, ska leverantören uteslutas om en person som ingår i leverantörens förvaltnings-, lednings- eller kontrollorgan har dömts för brottet. Detsamma gäller om den som har dömts för brottet är behörig att företräda, fatta beslut om eller kontrollera leverantören Obetalda skatter och socialförsäkringsavgifter I 13 kap 2 LOU anges att en Anbudsgivare ska uteslutas från att delta i en upphandling om Anbudsgivaren inte har fullgjort sina skyldigheter avseende betalning av skatter eller socialförsäkringsavgifter i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker, och detta har fastställts genom ett bindande domstolsavgörande eller myndighetsbeslut som har fått laga kraft Missförhållanden i övrigt i fråga om en leverantörs verksamhet I 13 kap 3 LOU anges 9 punkter som innebär att upphandlande myndighet har rätt att utesluta en Anbudsgivare. Sida 22 av 47

23 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE Anbudsgivaren ska i Anbudet intyga att inga av omständigheterna enligt 13 kap 1-3 LOU föreligger. En Anbudsgivare får också lämna en egen försäkran enligt kap 15 LOU. 2.3 Krav på registrering Anbudsgivaren, och eventuella Underleverantörer, ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Anbudsgivaren eller av denne anlitad Underleverantör ska inte under de två senaste åren ha ådragit sig skulder för socialförsäkringsavgifter eller skatter i Sverige eller i hemlandet, vilka lett till att skuld registrerats hos Kronofogden eller motsvarande myndighet i hemlandet. Kravet är inte tillämpligt för sådana skulder som avser försumbara belopp eller motsvarande omständigheter. ESV kommer kontrollera att kravet uppfylls genom att inhämta uppgifter från Skatteverket. Anbudsgivaren, och eventuella Underleverantörer, ska ha fullgjort föreskrivna registreringsskyldigheter, det vill säga vara registrerad i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register, som förs i det land där Anbudsgivarens verksamhet är registrerad. 2.4 Krav på ekonomisk och finansiell ställning Anbudsgivaren ska ha en finansiell ställning för att klara av ett långsiktigt åtagande inom ramen för denna upphandling. Anbudsgivares soliditet kommer att bedömas och anses uppfyllt om Anbudsgivaren har rating 3 enligt UC. ESV kommer att göra en kontroll hos kreditupplysningsföretaget UC. I det fall Anbudsgivaren har en lägre kreditvärdighet, eller inte kan erhålla en kreditupplysning ska denne i Anbudet eller på begäran redovisa en förklaring samt visa att skälet till den lägre kreditvärdigheten inte hänför sig till ekonomiska faktorer som innebär att Leverantören inte har tillräckligt god ekonomisk och finansiell ställning för att sannolikt kunna genomföra avtalat åtagande. I de fall en Anbudsgivares ekonomiska ställning garanteras av moderbolag eller annan garant, ska intyg om detta bifogas Anbudet och vara undertecknad av behörig företrädare för Anbudsgivaren. Efterfrågad kreditbedömning samt kraven i punkt 2.2 Uteslutning av Anbudsgivare och 2.3 Krav på registrering ska i dessa fall på motsvarande vis uppfyllas av denne (moderbolaget eller annan garant). 2.5 Underleverantörer Med Underleverantör avses här samtliga företag, bolag eller organisationer som anbudsgivaren avser att nyttja för utförande av avtalat åtagande (oavsett i vilket led Sida 23 av 47

24 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE Leverantören medverkar). Om annat bolag i Anbudsgivarens koncern (till exempel dotterbolag) anlitas ska även de räknas som Underleverantörer. Om Anbudsgivare inte innehar äganderätten till offererat ekonomisystem, utgör äganderättsinnehavaren en Underleverantör. De Underleverantörer som Anbudsgivaren avser att nyttja under avtalsperioden måste vara tillfrågade. Anbudsgivaren ska vara beredd att på begäran verifiera detta genom en kopia på samarbetsavtal eller liknande som styrker att Anbudsgivaren och Underleverantören samarbetar kring det eller de Uppdrag som omfattas av upphandlingen. Om Anbudsgivaren avser att anlita Underleverantör för utförande av delar i Uppdraget ska anbudet innehålla en förteckning över dessa Underleverantörer. Varje Underleverantörs organisationsnummer samt vilken del i Uppdraget som respektive Underleverantör kommer svara för ska också anges i anbudet. 2.6 Miljö Anbudsgivaren ska arbeta med miljöfrågor och arbeta för att minska företagets miljöbelastning. Miljöpolicy, eller liknande dokumentation som visar på företagets interna miljöarbete, ska bifogas anbudet. 2.7 Kvalitetssystem/Kvalitetsplan Anbudsgivaren ska arbeta efter ett kvalitetssystem, antingen i form av en ISO- Certifiering 9001, eller motsvarande i form av ett eget dokumenterat kvalitetssystem. För att verifiera att ovanstående krav är uppfyllt ska Anbudsgivaren uppvisa antingen: eller, - Ett vid anbudstidens utgång giltigt intyg om certifiering inom relevant område En beskrivning av ett eget kvalitetssystem som minst ska innehålla: - En beskrivning av hur Anbudsgivare arbetar med ständiga förbättringar - En beskrivning hur Anbudsgivaren fångar kundens behov 2.8 Erfarenhet och referensuppdrag Anbudsgivaren ska ha erfarenhet av att leverera liknande tjänster som upphandlingen omfattar. Den erbjudna Tjänsten ska finnas i produktion. För att säkerställa att Anbudsgivaren innehar denna typ av erfarenhet ska referensuppdrag lämnas. Sida 24 av 47

25 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE Anbudsgivaren ska ange fyra (4) referensuppdrag där Tjänsten varit i drift för extern kund under de två (2) senaste kalenderåren räknat från sista anbudsdag. Med extern kund avses företag eller organisation utanför Anbudsgivarens koncern samt som Anbudsgivaren inte har betydande ägandeandel i eller som inte har betydande ägandeandel i Anbudsgivande företag. De fyra (4) referensuppdragen ska ha innefattat tillhandahållande av ett ekonomisystem innehållande minst huvudbok, kund- och leverantörsreskontra i ett varaktigt åtagande samt innefattat stöd med utbildning och införande. I beskrivningen, bilaga 03, Referenser, av referensuppdragen ska den beställande organisationens namn, adress, storlek, kontaktperson, tjänstens omfattning, eventuell underleverantör samt hur länge uppdraget pågått eller beräknas pågå, framgå. Anbudsgivare ska ha varit ansvarig avtalspart gentemot respektive kund, men får ha använt sig av Underleverantörer för utförande av delar av åtagandet. Anbudsgivare får ha utfört uppdraget med stöd av Underleverantör men ska själv ha svarat för de uppgifter som ankommer på Anbudsgivare som avtalspart, det vill säga, lett det löpande arbetet och varit kundens kontaktyta i alla avtalsrelaterade frågor. Kontaktperson hos referensen kan komma att kontaktas för att verifiera uppdraget. 2.9 Krav på kompetenser För genomförande av de åtaganden som framgår av ramavtal och Avropsavtal ska Anbudsgivaren tillhandahålla minst nedan angivna kompetenser. Kompetenser ska förutom de krav som anges nedan ha kunskaper och erfarenheter som krävs för att tillhandahålla väl fungerande tjänster enligt de förutsättningar och villkor som anges i detta förfrågningsunderlag. Kompetenser kan tillhandahållas genom egna resurser och av Leverantörens eventuella Underleverantörer. Samtliga kontakter, muntliga och skriftliga, med ramavtalsägaren och Avropande myndighet ska kunna ske på svenska. Sida 25 av 47

26 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE Kundansvarig: Leverantören ska som ramavtalspart gentemot ESV tillhandahålla en (1) Kundansvarig kontaktperson, som ska ha befogenhet att företräda Leverantören i avtalsrelaterade frågor. Kundansvarig ska ha erfarenhet av rollen som kundansvarig vid minst ett (1) uppdrag med liknande omfattning och inriktning som vid kommande roll hos ramavtalsägaren. Leverantören ska vid Avrop från Ramavtalet minst kunna tillhandahålla följande kompetenser: Uppdragsledare: Uppdragsledarens uppgift är att arbeta med ledning och styrning kopplat till leverans av Tjänsten till Avropande myndighet. Arbetet innefattar att ta ett helhetsansvar för Leverantörens åtagande gentemot Avropande myndighet. I arbetsuppgifterna ingår till exempel projektledning, kvalitetsarbete, kompetensöverföring, testledning samt konfigurations- och versionshantering. Personen ska ha för Uppdraget relevant utbildning och minst fyra (4) års erfarenhet rörande leverans av IT-system, som uppdragsledare eller projektledare. Personen ska kunna ta huvudansvar för ledning av större grupper eller större projekt. Konsult: Person med djup kunskap eller specialistkompetens för det område som Tjänsten stödjer. Konsulten arbetar med uppsättning av Tjänsten utifrån Avropande myndighets behov. Uppgifter kan omfatta parametersättning samt kundunika Anpassningar inom ramen för Tjänsten. Arbetet utförs nära Myndighetens egen projektorganisation och/eller löpande kring förvaltning av Tjänsten för mindre förändringar som kan behöva göras över tid. Konsulten kan också genomföra kundanpassad utbildning på plats i Avropande myndighets lokaler. Personen ska ha för Uppdraget relevant utbildning och minst två (2) års erfarenhet av Anbudsgivaren offererad Tjänst. Personen ska kunna arbeta självständigt och vid behov leda en grupp av personer. Leverantören ska kunna tillhandahålla de resurser som krävs för att genomföra minst fem (5) parallella Uppdrag avseende leverans av Tjänsten. Leverantören ska dessutom löpande tillhandahålla övriga nödvändiga kompetenser för utförande av Uppdrag, det vill säga uppgifter knutna till uppsättning, integration, driftsättning och utbildning. Anbudsgivare ska redovisa minst antal resurser per roll enligt nedan angiven tabell. Redovisad resurs ska uppfylla ovan angivna kompetenskrav vilket verifieras i form av bifogad CV. Anbudsgivarens bifogade redovisning ska omfatta namn, roll och CV för varje enskild resurs. Sida 26 av 47

27 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE Roll Kundansvarig kontaktperson Uppdragsledare Konsult Antal 1 person till ESV; enligt ovan krav 2 personer enligt ovan krav 2 personer enligt ovan krav I samband med uppstart/införande av Tjänsten efter genomförda Avrop förväntas Leverantören offerera en för avropet lämplig grupp av medarbetare i syfte att genomföra Uppdraget. Avropande myndighet ska ha rätt att kontrollera CV, träffa gruppen och även, om aktuellt, kunna byta ut personer som av någon anledning inte fungerar i Uppdraget, se bilaga 06, Allmänna villkor Konsulttjänster, punkt 7, Personal och utbyte av personal. De priser som anges i Ramavtalet är Takpriser och konkurrensutsätts i samband med Avrop. Resurser inom uppstart och införande av Tjänsten ingår i Införandeprojekt och ska inte offereras separat Särskilda kvalificeringskrav Tillgänglighet och universell utformning Anbudsgivaren ska eftersträva en universell utformning i sitt utvecklingsarbete för att säkerställa att det aktuella systemstödet fungerar och är tillgängligt även för personer med olika funktionsnedsättning. Anbudsgivaren ska beakta standard EN V1.1.2 (Tillgänglighetskrav lämpliga vid offentlig upphandling av IKT-produkter och tjänster i Europa) i sitt arbete och kraven ska i möjligaste mån tas in i all nyutveckling av tjänsten Ledningssystem för it-säkerhetsarbete Leverantören ska bedriva sitt IT-säkerhetsarbete med utgångspunkt från dokumenterade rutiner i enlighet med förutsättningarna i standard för ledning av informationssäkerhetsarbete (SS-ISO/IEC respektive och 27005, tidigare 17799), eller motsvarande Säkerhetsskyddsavtal och registerkontroll Vid Avrop kan krav komma att ställas på att Leverantören ska teckna säkerhetsskyddsavtal (SUA) enligt säkerhetsskyddslagen (1996:627). I dessa fall är utförande av arbete villkorat av att berörd personal blir godkänd vid både säkerhetsprövningen samt efter registerkontroll. Om Avrop inte omfattas av bestämmelser i säkerhetsskyddslagen utgår detta avsnitt ur Avropsavtalet. Sida 27 av 47

28 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE Mer information om säkerhetsprövning finns på Säkerhetspolisens hemsida Resurser för vidareutveckling av Tjänsten ESV lägger vikt vid att Anbudsgivaren bedriver kontinuerlig vidareutveckling av Tjänsten. Anbudsgivaren ska erbjuda en systemlösning med vidareutvecklad funktionalitet under hela avtalstiden. Anbudsgivaren ska i anbudet beskriva sitt eller eventuell Underleverantörs utvecklingsarbete avseende: - Ny funktionalitet i Tjänsten under de senaste två (2) åren. - Planerad utveckling av Tjänsten rörande nya funktioner, utveckling av befintliga funktioner etcetera de kommande tre (3) åren. Sida 28 av 47

29 KRAV PÅ TJÄNSTEN 3 Krav på Tjänsten Tjänsten lever upp till och följer regelverk i form av lagar, förordningar, centrala och lokala avtal samt redovisnings- och integrationskrav. Leverantören vidareutvecklar löpande Tjänsten både vid ändrade regler och med innovationer som kan effektivisera den statliga administrationen. Tjänsten innehåller följande processer som stödjer statliga Myndigheters ekonomiadministrativa arbete. A. Generella processer B. Leverantörsreskontra och utbetalningar C. Hantera anläggningstillgångar D. Kundfakturering och inbetalningar E. Tidrapportering och projektredovisning F. Redovisning, bokföring och bokslut G. Budget och prognos H. Utdata och Rapporter I. Icke-funktionella krav Tjänsten kan integreras med Myndigheternas övriga fristående system och lösningar. Effektiva arbetssätt Systemstöd som kan användas i alla delar av arbetet Arbetsflöden som minimerar manuellt arbete Inbyggda kontroller som minimerar fel Bra användargränssnitt Enkla integrationer Paketering som minskar gränssnitt Automatisering av återkommande flöden Tydliga format och ansvarsförhållanden mellan parter Bra möjligheter för uppföljning Utdata och rapporter i stora mängder Utdata och rapporter på olika sätt Bild. Ekonomisystem som tjänst mål Tjänsten hjälper Myndigheterna att effektivisera processer och interna rutiner genom att erbjuda en lösning med ett logiskt Arbetsflöde och stöd för automatiska Sida 29 av 47