Ledningssystem för kompetensförsörjning Krav. Competence management systems Requirements SWEDISH STANDARDS INSTITUTE

Transkript

1 SVENSK STANDARD SS :2009 Fastställd/Approved: Publicerad/Published: Utgåva/Edition: 2 Språk/Language: svenska/swedish ICS: ; ; Ledningssystem för kompetensförsörjning Krav Competence management systems Requirements SWEDISH STANDARDS INSTITUTE

2 Hitta rätt produkt och ett leveranssätt som passar dig Standarder Genom att följa gällande standard både effektiviserar och säkrar du ditt arbete. Många standarder ingår dessutom ofta i paket. Tjänster Abonnemang är tjänsten där vi uppdaterar dig med aktuella standarder när förändringar sker på dem du valt att abonnera på. På så sätt är du säker på att du alltid arbetar efter rätt utgåva. e-nav är vår online-tjänst som ger dig och dina kollegor tillgång till standarder ni valt att abonnera på dygnet runt. Med e-nav kan samma standard användas av flera personer samtidigt. Leveranssätt Du väljer hur du vill ha dina standarder levererade. Vi kan erbjuda dig dem på papper och som pdf. Andra produkter Vi har böcker som underlättar arbetet att följa en standard. Med våra böcker får du ökad förståelse för hur standarder ska följas och vilka fördelar den ger dig i ditt arbete. Vi tar fram många egna publikationer och fungerar även som återförsäljare. Det gör att du hos oss kan hitta över 500 unika titlar. Vi har även tekniska rapporter, specifikationer och workshop agreement. Matriser är en översikt på standarder och handböcker som bör läsas tillsammans. De finns på sis.se och ger dig en bra bild över hur olika produkter hör ihop. Standardiseringsprojekt Du kan påverka innehållet i framtida standarder genom att delta i någon av SIS ca 400 Tekniska Kommittéer. Find the right product and the type of delivery that suits you Standards By complying with current standards, you can make your work more efficient and ensure reliability. Also, several of the standards are often supplied in packages. Services Subscription is the service that keeps you up to date with current standards when changes occur in the ones you have chosen to subscribe to. This ensures that you are always working with the right edition. e-nav is our online service that gives you and your colleagues access to the standards you subscribe to 24 hours a day. With e-nav, the same standards can be used by several people at once. Type of delivery You choose how you want your standards delivered. We can supply them both on paper and as PDF files. Other products We have books that facilitate standards compliance. They make it easier to understand how compliance works and how this benefits you in your operation. We produce many publications of our own, and also act as retailers. This means that we have more than 500 unique titles for you to choose from. We also have technical reports, specifications and workshop agreements. Matrices, listed at sis.se, provide an overview of which publications belong together. Standardisation project You can influence the content of future standards by taking part in one or other of SIS s 400 or so Technical Committees.

3 Denna andra utgåva ersätter SS , utgåva 1. This second edition supersedes SS , edition 1. Copyright/Upphovsrätten till denna produkt tillhör SIS, Swedish Standards Institute, Stockholm, Sverige. Användningen av denna produkt regleras av slutanvändarlicensen som återfinns i denna produkt, se standardens sista sidor. Copyright SIS, Swedish Standards Institute, Stockholm, Sweden. All rights reserved. The use of this product is governed by!the end-user licence for this product. You will find the licence in the end of this document. Upplysningar om sakinnehållet i standarden lämnas av SIS, Swedish Standards Institute, telefon Standarder kan beställas hos SIS Förlag AB som även lämnar allmänna upplysningar om svensk och utländsk standard. Information about the content of the standard is available from the Swedish Standards Institute (SIS), tel Standards may be ordered from SIS Förlag AB, who can also provide general information about Swedish and foreign standards. SIS Förlag AB, SE Stockholm, Sweden. Tel: Fax: sis.sales@sis.se Internet:

4 Innehåll 0 Orientering Allmänt Processinriktning Förhållande till SS-EN ISO Förenlighet med andra ledningssystem Omfattning Normativa hänvisningar Termer och definitioner Ledningssystem för kompetensförsörjning Allmänna krav Dokumentationskrav Allmänt Styrning av specificerande dokument Styrning av redovisande dokument Ledningens ansvar Verksamhetsplanering Kompetenspolicy Ansvar och befogenhet Relation till arbetsmarknaden Ledningens genomgång Resurser Ledningens representant Processansvarig Kompetensförsörjningsprocessen Allmänt Kompetensanalys Kompetensbehov Kompetenskartläggning Kompetensgap Kompetensplanering Långsiktiga och kortsiktiga kompetensmål Kompetensförsörjningsplaner Kompetensutvecklingsplaner Genomförande Utvärdering Övervakning, mätning, analys och förbättring Allmänt Övervakning och mätning Intern revision av ledningssystemet Övervakning och mätning av processer Analys Förbättring Ständig förbättring Korrigerande åtgärder Förebyggande åtgärder Bilaga A (informativ) Kompetensförsörjningsprocessen Litteraturförteckning Sida

5 0 Orientering 0.1 Allmänt Ledningssystem skapar förutsättningar för att rätt beslut ska fattas i hela organisationen och för att beslutens konsekvenser kommer att följas upp. Att införa ett ledningssystem för kompetensförsörjning bör därför vara ett strategiskt beslut av organisationens högsta ledning. Hur ett ledningssystem bör utformas och införas påverkas av organisationens behov, särskilda mål, de produkter som tillhandahålls, de processer som tillämpas samt av organisationens storlek, struktur, utvecklingsfas och kultur. Avsikten med denna standard är alltså inte att tvinga fram likformig uppbyggnad hos ledningssystem för kompetensförsörjning eller likformighet hos dokumentation utan skapa ett ledningssystem som är anpassat till organisationen. Principerna för ledningssystem, som utgör grunden för standarderna i SS-EN ISO 9000-serien och SS-EN ISO serien såväl som för andra ledningssystem, betonar betydelsen av de mänskliga resurserna och behovet av rätt kompetens. Arbetsmarknaden och samhället i övrigt har dessutom ett behov av att rätt kompetens finns tillgänglig och tas tillvara. Syftet med denna standard är att ange vad som krävs för att tillfredsställa dessa behov. Standarden anger krav på ett ledningssystem för kompetensförsörjning när en organisation vill utveckla och visa sin förmåga att med en effektiv kompetensförsörjning uppnå kort- och långsiktiga mål, öka sin beredskap för och förmåga att hantera förändringar och vara attraktiv för kunder, medarbetare och andra intressenter. En väl fungerande process för kompetensförsörjning är en konkurrensfördel vid rekrytering av nya medarbetare. Det är dessutom en förutsättning för att organisationens medarbetare ska få rätt kompetensutveckling. Detta gagnar effektiviteten i organisationen samtidigt som medarbetarnas arbetstillfredsställelse höjs, deras valmöjligheter ökar och deras värde på arbetsmarknaden förstärks. Den modell för ett processbaserat ledningssystem som illustreras i figur 1 visar processernas inbördes förhållande så som de anges i avsnitten 5 till 8. Verksamhetsplanering Förutsättningar, strategier, planer 6. Hantering av resurser 5. Ledningens ansvar 8. Uppföljning och förbättring Måluppfyllelse, verkan Verksamhetens behov 7. Kompetensförsörjningsprocessen Verksamhetens resultat Figur 1 Modell för ledningssystem för kompetensförsörjning 3

6 Att ledningssystemet för kompetensförsörjning ingår i ett totalt system framgår av att delarna Verksamhetens behov och Verksamhetens resultat ingår i organisationens verksamhetsplanering. En planerad och systematisk kompetensförsörjningsprocess är viktig för att förbättra organisationens förmåga att nå sina mål. Denna process illustreras i figur 2 och visar de olika stegen ( ) som de beskrivs i avsnitt 7. Indata: Verksamhetens behov Kompetenspolicy Tidigare uppföljningar Feedback Utdata: Rätt kompetens Nöjd medarbetare Dok. uppföljningar 7.2 Kompetens - analys 7.3 Kompetens - planering 7.4 Genomförande 7.5 Utvärdering Figur 2 Kompetensförsörjningsprocessen 0.2 Processinriktning Denna standard förordar att en processmodell tillämpas när ett ledningssystem för kompetensförsörjning utvecklas, införs och förbättras till sin verkan och effektivitet. Avsikten är att öka tillfredsställelsen hos olika intressenter genom att deras krav uppfylls. För att en organisation ska fungera effektivt, måste den fastställa och styra ett flertal sammanlänkade aktiviteter. En grupp av aktiviteter som använder resurser och som styrs för att göra det möjligt att omforma insatser till utfall kan betraktas som en process. Ofta utgör utfallet från en del av en process insatsen i nästa. Den modell av ett processbaserat ledningssystem för kompetensförsörjning som återges i figur 1 visar processernas inbördes förhållanden så som de anges i avsnitten 5 till 8. Figuren visar också att kompetensförsörjning ingår i ett totalt ledningssystem, där organisationens förutsättningar, strategier och planer för verksamheten utgör de viktigaste insatserna. Standarden innefattar dessutom att organisationen tillämpar ett processinriktat synsätt för att ständigt förbättra systemet. 0.3 Förhållande till SS-EN ISO 9001 Denna standard kan användas som separat standard men har utformats så att den också kompletterar den föreliggande utgåvan av SS-EN ISO 9001, ledningssystem för kvalitet. Även om de båda standarderna har olika omfattning har de likartad uppbyggnad för att underlätta användningen. SS-EN ISO 9001 anger krav på kvalitetsledningssystem som kan användas för intern tillämpning av organisationer liksom för certifierings- eller kontraktsändamål. Fokuseringen är på kvalitetsledningssystemets funktion i fråga om att uppfylla kundkrav. SS anger krav på kompetensförsörjningsprocessen, vilka går längre än kraven i SS-EN ISO 9001 punkt 6.2 Personalresurser och kan därmed bidra till att förklara hur dessa krav kan uppfyllas. 0.4 Förenlighet med andra ledningssystem Denna standard gör det möjligt för en organisation att samordna eller integrera sitt ledningssystem för kompetensförsörjning med besläktade ledningssystem. Det är också möjligt för en organisation att modifiera sitt eller sina befintliga ledningssystem för att få ett ledningssystem som uppfyller kraven i denna standard. Denna standard innefattar dock inte krav som är specifika för andra ledningssystem. 4

7 1 Omfattning Standarden omfattar övergripande krav på ett ledningssystem för kompetensförsörjning och specifika krav på processen för kompetensförsörjning. Alla krav i denna standard är allmänna och avsedda att kunna tillämpas av alla organisationer, oberoende av bransch, storlek och den produkt (vara eller tjänst) som tillhandahålls. Standarden kan tillämpas oavsett utformningen av ledningssystem i övrigt. Standarden kan användas av interna eller externa parter, inklusive certifieringsföretag, för att bedöma organisationens förmåga att hantera sin kompetensförsörjning. Kraven på ledningssystemet innebär att organisationen ska upprätta, dokumentera, införa och underhålla ett ledningssystem för kompetensförsörjning samt ständigt förbättra systemets verkan. Kompetensförsörjningsprocessen syftar till att säkerställa att rätt kompetens utvecklas utifrån verksamhetens behov. Detta innebär att utifrån uppställda mål leda, utveckla och upprätthålla organisationens samlade kompetens så att verksamheten utvecklas på kort och lång sikt. 2 Normativa hänvisningar Detta dokument hänvisar till följande dokument som är absolut nödvändigt när detta dokument ska tillämpas. För daterade hänvisningar gäller endast den utgåva som anges. För odaterade hänvisningar gäller senaste utgåvan av dokumentet (inklusive alla tillägg). SS-EN ISO 9000:2005 Ledningssystem för kvalitet Principer och terminologi ANM. I Sverige har ISO 9000 fastställts med beteckningen SS-EN ISO 9000:2005, med engelsk och svensk text 3 Termer och definitioner I denna standard gäller följande definitioner, ( , utom anmärkningarna, har hämtats från SS-EN ISO 9000): 3.1 kompetens förmåga och vilja att utföra en uppgift genom att tillämpa kunskap och färdigheter ANM. Vid definitionen av kompetens har följande innebörd lagts bakom orden förmåga = erfarenhet, förståelse och omdöme att omsätta kunskap och färdigheter; vilja = attityd, engagemang, mod och ansvar; kunskap = fakta och metoder att veta; färdigheter = kunna utföra i praktiken att göra. 3.2 ledningssystem för kompetensförsörjning system för att leda och styra en organisation i dess kompetensförsörjning (3.3) 3.3 kompetensförsörjning process i organisationen för att fortlöpande säkerställa rätt kompetens för att nå verksamhetens mål och tillgodose dess behov 3.4 kompetensutveckling aktivitet för att bredda/höja individers och gruppers kompetens 5

8 3.5 kompetenspolicy organisationens övergripande avsikter och inriktning avseende kompetensförsörjning (3.3), formellt uttalade av högsta ledningen (3.11) 3.6 kompetensgap skillnaden mellan kompetensbehov och befintlig kompetens 3.7 ledningssystem system för att upprätta policy och mål samt för att uppnå dessa mål ANM. Ett ledningssystem för en organisation kan innefatta olika ledningssystem, t.ex. ett ledningssystem för kompetensförsörjning (3.2), ett ledningssystem för kvalitet eller ett ledningssystem för miljö. 3.8 process grupp av samverkande eller varandra påverkande aktiviteter som omformar insatser till utfall ANM. Insatser till en process är i allmänhet utfall från andra processer. 3.9 specificerande dokument, specifikation dokument som anger krav ANM. Exempel på specificerande dokument i denna standard är dokumentation av själva ledningssystemet enligt avsnitt 4.1. Specificerande dokument måste styras (4.2.2) redovisande dokument dokument som anger uppnådda resultat eller utgör bevis på utförda aktiviteter ANM. Exempel på redovisande dokument i denna standard är resultat av korrigerande åtgärd enligt avsnitt och kompetensförsörjningsplaner enligt avsnitt Redovisande dokument behöver i allmänhet inte ha någon styrning av ändringar (4.2.3) högsta ledningen person eller grupp av personer som leder och styr en organisation på högsta nivå 4 Ledningssystem för kompetensförsörjning 4.1 Allmänna krav Organisationen ska upprätta, dokumentera (se 4.2.2), införa och underhålla ett ledningssystem för kompetensförsörjning enligt kraven i denna standard och i enlighet med principer för kvalitetsledning i SS-EN ISO 9000 och ständigt förbättra systemets verkan. Organisationen ska a) fastställa de kriterier och metoder som erfordras för att säkerställa att ledningssystemet styrs på avsett sätt, b) säkerställa att de resurser och den information som erfordras för att stödja funktion och övervakning av ledningssystemet finns tillgänglig, c) övervaka och när så är tillämpligt mäta och analysera kompetensförsörjningsprocessen och 6

9 d) vidta nödvändiga åtgärder för att åstadkomma planerade resultat och ständig förbättring av ledningssystemet. Organisationen ska leda och styra kompetensförsörjningsprocessen enligt kraven i denna standard. En organisation som väljer att anlita leverantörer för att utföra delar av kompetensförsörjningsprocessen ska säkerställa att dessa processer styrs. Typen och omfattningen av styrning som ska tillämpas på dessa utlagda processer ska vara fastställd i ledningssystemet. 4.2 Dokumentationskrav Allmänt Kompetensledningssystemets dokumentation ska innefatta a) dokumenterad kompetenspolicy och dokumenterade kompetensmål, b) dokumenterade rutiner och redovisande dokument som krävs enligt denna standard, ANM.1 Termen "dokumenterad rutin" i denna standard innebär att rutinen är upprättad, dokumenterad, införd och underhållen. c) dokument inklusive redovisande dokument som organisationen har fastlagt är nödvändiga för att säkerställa att processerna planeras, genomförs och styrs på ett verkningsfullt sätt. ANM. 2 Omfattningen av ledningssystemets dokumentation kan variera från en organisation till en annan beroende av bl.a. organisationens storlek och verksamhetens art, processernas komplexitet, inbördes beroende och samverkan samt personalens kompetens. ANM. 3 Dokumentationen kan vara av vilken form och finnas på vilket slag av medium som helst Styrning av specificerande dokument De specificerande dokument som krävs enligt kompetensledningssystemet ska styras. En dokumenterad rutin ska upprättas för att fastställa de styrmedel som behövs för att a) godkänna dokumentens lämplighet innan de ges ut, b) granska och efter behov uppdatera och på nytt godkänna dokumenten, c) säkerställa att ändringar och gällande ändringsstatus hos dokumenten är angivna, d) säkerställa att rätt version av tillämpliga dokument finns på de platser där de ska användas, e) säkerställa att dokumenten förblir läsbara och lätt identifierbara, f) säkerställa att dokument av externt ursprung, som organisationen har fastlagt är nödvändiga för planeringen och tillämpningen av ledningssystemet, är identifierade och att deras distribution styrs och g) förhindra oavsiktlig användning av föråldrade dokument och identifiera dem på lämpligt sätt, om de av något skäl bevaras. 7

10 4.2.3 Styrning av redovisande dokument Redovisande dokument upprättade för att visa att ställda krav har uppfyllts och att kvalitetsledningssystemet fungerar på avsett sätt ska vara styrda. Organisationen ska upprätta en dokumenterad rutin för att fastställa de styrmedel som erfordras för att identifiera, förvara, skydda, återsöka, bestämma arkiveringstid för och gallra redovisande dokument. Redovisande dokument ska förbli läsbara, lätt identifierbara och återsökningsbara. 5 Ledningens ansvar 5.1 Verksamhetsplanering Organisationens verksamhetsplanering, den strategiska och den operativa, utgör grunden för kompetensförsörjning enligt denna standard. Högsta ledningen ska försäkra sig om att organisationen är informerad om betydelsen av att både författningskrav och intressenters krav uppfylls. Ledningen ska också skapa förutsättningar för varje medarbetare att förstå betydelsen av organisationens mål och sitt eget bidrag till att organisationen uppnår sina mål. 5.2 Kompetenspolicy Högsta ledningen ska upprätta organisationens kompetenspolicy och säkerställa att policyn a) är relevant i förhållande till typ av verksamhet, marknad, varor och tjänster, b) innefattar åtagande om ständig kompetensutveckling, c) utgör grunden för att fastställa och följa upp kompetensmål, d) är införd, tillämpad, underhållen och kommunicerad i organisationen, e) är dokumenterad, f) är tillgänglig för relevanta intressenter och g) granskas regelbundet med avseende på tillämplighet och verkan. När kompetenspolicyn upprättas, ska hänsyn tas till mångfaldsperspektivet (t ex kön, etnicitet, religion). 5.3 Ansvar och befogenhet Högsta ledningen ska säkerställa att ansvar och befogenheter för ledning av organisationens kompetensförsörjning är definierade, dokumenterade och kommunicerade inom organisationen. 5.4 Relation till arbetsmarknaden Högsta ledningen ska säkerställa att organisationen har tillräcklig kännedom om den kompetens som finns att inhämta på arbetsmarknaden. De insatser som vidtas i organisationen för att öka medarbetarnas kompetens ska även syfta till att stärka deras anställningsbarhet på arbetsmarknaden. 8

11 5.5 Ledningens genomgång Högsta ledningen ska med planerade intervall och i övrigt vid behov gå igenom organisationens ledningssystem för kompetensförsörjning för att säkerställa dess fortlöpande lämplighet, tillräcklighet och verkan. Genomgången ska innefatta bedömning av möjlighet till förbättring samt behov av ändringar i kompetensförsörjningssystemet, inklusive kompetenspolicyn och kompetensmål. Dessa genomgångar ska dokumenteras. 6 Resurser Organisationen ska identifiera behovet av och tillhandahålla nödvändiga resurser för att införa och underhålla kompetensledningssystemet. 6.1 Ledningens representant Högsta ledningen ska utse en medarbetare i organisationens ledning som, oberoende av annat ansvar i verksamheten, ska ha definierat ansvar och befogenhet för att a) främja insikten om kompetensförsörjningens betydelse för organisationen, b) försäkra sig om att kraven på kompetensledningssystemet är upprättade, införda och underhållna enligt denna standard och c) rapportera kompetensledningssystemets verkan till högsta ledningen för granskning och som utgångspunkt för förbättring. 6.2 Processansvarig Organisationen ska utse en eller flera representanter, som oberoende av annat ansvar, ska ha definierat ansvar och befogenhet för att leda och styra kompetensförsörjningsprocessen enligt avsnitt 7. Processansvarig kan, men behöver inte vara samma person som avses i avsnitt Kompetensförsörjningsprocessen 7.1 Allmänt Kompetensförsörjningsprocessen syftar till att utifrån verksamhetens uppställda mål leda, utveckla och upprätthålla organisationens samlade kompetens så att verksamhetens behov på kort och lång sikt tillfredsställs. Organisationen ska skapa förutsättningar för medarbetarnas delaktighet i processen, vilket är viktigt för den långsiktiga utvecklingen av verksamheten. Organisationen ska leda och styra kompetensförsörjningsprocessen enligt kraven i denna standard Organisationens kompetens kan avse hela organisationen eller grupper i organisationen. Exempel på grupper är organisatoriska grupper, funktionella grupper, projektgrupper, processorienterade grupper. 9