BILAGOR. till förslaget om interinstitutionellt avtal. om ett obligatoriskt öppenhetsregister

Transkript

1 EUROPEISKA KOMMISSIONEN Bryssel den COM(2016) 627 final ANNEXES 1 to 4 BILAGOR till förslaget om interinstitutionellt avtal om ett obligatoriskt öppenhetsregister SV SV

2 BILAGA I KLASSIFICERING AV DE REGISTRERADE Sekretariatet använder följande klassificering av de registrerade som kan ändras. Klassificering i grupper av registrerade I. Konsultfirmor/advokatbyråer/fristående konsulter a Delgrupp Konsultfirmor b Delgrupp Advokatbyråer c Delgrupp Fristående konsulter II. Företag, branschorganisationer, fackföreningar, yrkesorganisationer a Delgrupp Företag b Delgrupp Branschorganisationer c Delgrupp Fackföreningar och yrkesorganisationer d Delgrupp III. Icke-statliga organisationer a IV. Delgrupp Enheter som anordnar evenemang Icke-statliga organisationer, plattformar, nätverk, tillfälliga koalitioner, tidsbegränsade sammansättningar och andra liknande organisationer Tankesmedjor, forskningsinstitutioner och akademiska institutioner a Delgrupp Tankesmedjor och forskningsinstitutioner b Delgrupp Akademiska institutioner V. Intresseföreträdare som inte tillhör någon av de föregående grupperna a Delgrupp Organisationer som företräder kyrkor och religiösa samfund b Delgrupp Övriga intresseföreträdare 2

3 BILAGA II UPPGIFTER SOM SKA LÄMNAS AV DE REGISTRERADE I. ALLMÄNNA UPPGIFTER a) Enhetens namn, adress till huvudkontoret och EU-kontoret (om annan än för huvudkontoret), telefonnummer, e-postadress 1, webbplats. b) Namnet på den juridiskt ansvarige för organisationen och på den ansvarige för kontakterna med EU, namnen på de personer som har tillstånd att vistas i Europaparlamentets lokaler 2. c) Uppskattning av heltidsekvivalenter för samtliga personer som deltar i verksamhet som omfattas av registret, angivet i någon av följande procentandelar av en heltidstjänst: 10 %, 25 %, 50 %, 75 % eller 100 %. d) Mål/ansvarsområde intresseområden verksamhet som omfattas av registret nivån på deltagandet (globalt, europeiskt, nationellt, regionalt). e) Den registrerades medlemsorganisationer, inklusive geografisk täckning och den registrerades medlemskap eller tillhörighet i relevanta nätverk och sammanslutningar som omfattas av registret. II. SPECIFIKA UPPGIFTER A. Verksamhet som omfattas av registret Närmare uppgifter om EU:s lagstiftningsförslag, politik eller initiativ som är föremål för samverkan. B. Kopplingar till EU:s institutioner a) Medlemskap i expertgrupper och andra EU-stödda forum och plattformar. b) Medlemskap eller deltagande i Europaparlamentets tvärpolitiska grupper och branschforum. 1 E-postadressen kommer inte att offentliggöras. 2 I slutet av registreringsförfarandet kan de registrerade begära tillstånd att få vistas i Europaparlamentets lokaler. Namnen på de personer som får passerkort till Europaparlamentets lokaler ska införas i registret. Registrering ska inte ge automatisk rätt till ett sådant passerkort. 3

4 C. Finansiell information om den verksamhet som omfattas av registret Alla belopp anges i euro. Kostnader Alla registrerade som tillvaratar sina egna intressen gentemot någon av de tre institutionerna ska lämna en uppskattning av de årliga kostnaderna för verksamhet som omfattas av registret, enligt nedanstående uppställning. Uppskattningen av de årliga kostnaderna ska omfatta ett helt verksamhetsår och avse det senaste avslutade räkenskapsåret, räknat från dagen för registrering eller dagen då registreringsuppgifterna uppdaterades. Årliga kostnader för verksamhet som omfattas av registret: <

5 > Klienterna ska ange alla mellanhänder som för deras räkning utövar verksamhet som omfattas av registret samt kostnaden för varje enskild mellanhand, enligt nedanstående uppställning. Uppskattningen av de årliga kostnaderna ska omfatta ett helt verksamhetsår och avse det senaste avslutade räkenskapsåret, räknat från dagen för registrering eller dagen då registreringsuppgifterna uppdaterades. Storleksintervaller för intressebevakning: <

6 > Nuvarande mellanhänder som inte omfattas av det senaste avslutade räkenskapsåret ska anges separat med namn. Inkomst Mellanhänderna ska ange den årliga inkomst som kan hänföras till verksamhet som omfattas av registret, enligt nedanstående uppställning. Uppskattningen av den årliga inkomsten ska omfatta ett helt verksamhetsår och avse det senaste avslutade räkenskapsåret, räknat från dagen för registrering eller dagen då registreringsuppgifterna uppdaterades. Inkomster från enskilda klienter för verksamhet som omfattas av registret ska anges enligt följande uppställning: Storleksintervaller för inkomster per klient: < >

7 Den sammanlagda inkomsten för verksamhet som omfattas av registret ska beräknas automatiskt av registrets system på grundval av en sammanställning av den uppskattade inkomsten per klient. Mellanhänderna ska ange alla klienter för vars räkning de utövar verksamhet som omfattas av registret. Nuvarande klienter som inte omfattas av det senaste avslutade räkenskapsåret ska anges separat med namn. Mellanhänder som agerar i eget intresse (dvs. inte för sina klienters räkning) ska ange detta i registreringsblanketten och separat ange kostnaderna för denna verksamhet i enlighet med ovanstående avsnitt om kostnader. Samtliga registrerade, inklusive mellanhänder som utövar verksamhet som omfattas av detta avtal, ska ange belopp och källa för EU-stöd som bidrar till deras driftskostnader. Specifika uppgiftskrav Registrerade som är officiellt registrerade som icke vinstdrivande enheter ska tillhandahålla a) sin totala budget för det senaste avslutade räkenskapsåret, b) de främsta finansieringskällorna för varje kategori (offentlig finansiering, medlemsbidrag, stöd, donationer osv.), och c) beloppet för varje bidrag som överstiger 10 % av den totala budgeten, om bidragen är högre än euro, och bidragsgivarens namn. Genomförande Sekretariatet ska tillhandahålla en onlineblankett för registrering och riktlinjer för de registrerade när det gäller de finansiella arrangemang som ska anges i enlighet med denna bilaga. 7

8 BILAGA III UPPFÖRANDEKOD De tre institutionerna anser att de registrerade intresseföreträdare som samverkar med dem, oavsett om de gör det vid ett enstaka tillfälle eller ofta, bör agera i överensstämmelse med denna uppförandekod. De registrerade erkänner nedanstående regler och principer och samtycker till att följa dem. De registrerade ska a) i sina förbindelser med någon av de tre institutionerna alltid identifiera sig med namn och registreringsnummer och ange den eller de enheter de arbetar för eller företräder; ange vilka intressen och syften de verkar för, samt ange vilka och hur många klinter de företräder och i förekommande fall deras registreringsnummer, b) inte använda oärliga metoder för att skaffa, eller försöka skaffa, information eller genom otillbörliga påtryckningar eller olämpligt uppträdande påverka, eller försöka påverka, beslut, c) inte ge en missvisande bild av det faktum att de är registrerade på ett sätt som sannolikt kan vara vilseledande eller skada registrets anseende, eller använda unionens eller någon av de tre institutionernas logotyp utan uttryckligt tillstånd, d) svara att för att all information de lämnar vid registreringen och senare inom ramen för sin verksamhet som omfattas av registret så vitt de kan bedöma är fullständig, aktuell och inte vilseledande, och de samtycker till att den informationen offentliggörs, e) inte mot ersättning ge tredje part handlingar som erhållits från institutionerna, f) respektera och undvika alla hinder för genomförandet och tillämpningen av alla regler, uppförandekoder och metoder för god förvaltning och öppenhet som fastställts av de tre institutionerna och finns på registrets webbplats, g) inte försöka förmå ledamöter av Europaparlamentet, kommissionsledamöter eller personal vid någon av de tre institutionerna att bryta mot de regler och uppförandenormer som gäller för dem, h) om de anställer före detta ledamöter av Europaparlamentet, kommissionsledamöter eller personal vid någon av de tre institutionerna, respektera de konfidentialitetskrav och regler som dessa är bundna av efter att ha lämnat sina respektive institutioner, i) i den mån de är involverade i ett förhållande mellan klient och mellanhand: i) säkerställa att alla parter i ett sådant förhållande är registrerade i registret, och ii) i 8

9 egenskap av klienter eller mellanhänder, möjliggöra offentliggörande i registret av information om förhållandet, i enlighet med bilaga II i detta interinstitutionella avtal, j) samtycka till att i) på begäran uppvisa handlingar eller annat material för sekretariatet som styrker att de är berättigade till registrering och att den information som lämnats är korrekt, och ii) lojalt och konstruktivt samarbeta med sekretariatet, k) godkänna att de kan bli föremål för utredning och i tillämpliga fall åtgärder enligt bilaga IV, l) vidta lämpliga åtgärder för att säkerställa att deras anställda som deltar i verksamhet som omfattas av registret känner till de registrerades åtaganden enligt uppförandekoden, m) informera dem som de företräder inom ramen för verksamhet som omfattas av det interinstitutionella avtalet om deras skyldigheter gentemot EU-institutionerna enligt uppförandekoden, n) samtycka till att respektera, och undvika alla hinder för genomförandet och tillämpningen av, de regler och rutiner för tillträde och säkerhet som fastställts av de undertecknande institutionerna. 9

10 BILAGA IV UTREDNINGAR OCH ÅTGÄRDER 1. Allmänt 1.1. Sekretariatet får inleda en utredning om det får kännedom om att bestämmelserna i uppförandekoden eventuellt inte följs Utredningen kan inledas antingen på grundval att ett klagomål eller på sekretariatets eget initiativ Utredningen är ett administrativt förfarande som involverar sekretariatet och den registrerade Bestämmelserna om utredningar ska tillämpas på både utredningar som inleds efter klagomål och utredningar på eget initiativ. 2. Klagomål och inledande av utredningar 2.1. Alla fysiska eller juridiska personer får lämna in ett klagomål till sekretariatet. Klagomålen ska vara skriftliga. För att klagomålet ska behandlas gäller följande: a) Den registrerade ska identifieras och klagomålet ska beskrivas tydligt. b) Den klagandes namn och kontaktuppgifter ska anges. c) Klagomålet ska lämnas in senast ett år efter den föregivna överträdelsen. d) Klagomålet ska innehålla tillräckliga belägg för att det fanns en rimlig sannolikhet för att bestämmelserna i uppförandekoden inte följs Sekretariatet ska informera den klagande om huruvida klagomålet kan behandlas. När det gäller klagomål som inte kan behandlas ska sekretariatet i möjligaste mån informera den klagande om vad som krävs för att klagomålet ska kunna behandlas Om sekretariatet anser att ett klagomål som inte behandlats visar att det kan föreligga en tillräckligt allvarlig underlåtenhet att följa bestämmelserna i uppförandekoden, får sekretariatet inleda en utredning på eget initiativ utan att det påverkar tillämpningen av föregående punkter. 10

11 3. Begäran om klargörande 3.1. Om sekretariatet får kännedom om en eventuell underlåtenhet att följa bestämmelserna i uppförandekoden som skulle kunna leda till en utredning, får det om det anser att det är lämpligt och ändamålsenligt kontakta den registrerade och begära att den eventuella underlåtenheten klargörs och åtgärdas Sekretariatet ska ge den registrerade en rimlig tidsfrist för att efterkomma begäran med avseende på de faktiska omständigheterna för den eventuella underlåtenheten Om den registrerades reaktion är tillfredsställande och sekretariatet anser att ärendet är avgjort får det avsluta begäran och i förekommande fall informera den klagande om detta Om den registrerades svar inte är tillfredsställande inleder sekretariatet en utredning, i enlighet med avsnitt 5 i denna bilaga. 4. Utredningsbefogenheter 4.1. Den registrerade ska fullt ut samarbeta avseende varje begäran om information och handlingar som rör utredningen Den registrerade ska på begäran ge sekretariatet tillgång till handlingar som är relevanta för utredningen. Sekretariatet får besluta att granska och/eller ta kopior av sådana handlingar som innehas av den registrerade Om sekretariatet granskar handlingar ska det utarbeta en rapport med information om de fakta som är relevanta för utredningen. En kopia av rapporten ska lämnas till den registrerade Sekretariatet kan besluta att höra den registrerade och/eller den klagande Den registrerade och den klagande kan ange vilken handling (eller delar av den) och/eller information som de lämnat på grundval av avsnitt som bör betraktas som konfidentiell med hänvisning till undantagen i artikel 4 i förordning (EG) nr 1049/ Utredningar 5.1. När sekretariatet inleder en utredning informerar det den registrerade om den misstänkta underlåtenheten att följa specifika bestämmelser i uppförandekoden, skälen till utredningen och alla relevanta belägg. I vederbörligen motiverade undantagsfall får sekretariatet, i avvaktan på ett beslut enligt avsnitt 9, stryka en registrering från registrets offentliga webbplats för att inte EUinstitutionernas, registrets eller tredje parts anseende ska skadas. I sådana fall informerar 11

12 sekretariatet samtidigt den registrerade om skälen till strykningen och alla relevanta belägg Den registrerade ska lämna svar inom 20 arbetsdagar Sekretariatet får besluta att bevilja en längre tid för att lämna svar, om det är motiverat av den specifika utredningens objektiva särdrag Om en registrerad inte iakttar tidsfristen för att lämna svar får sekretariatet, om det inte redan gjort det, stryka den berörda registreringen från registrets offentliga webbplats. Sekretariatet får besluta att på nytt föra in registreringen när den registrerade har lämnat sitt svar Om sekretariatet behöver mer information eller fler klargöranden får den begära in dem från den registrerade i enlighet med avsnitt Den klagande ska informeras om att en utredning har inletts. 6. Lösningar 6.1. Om sekretariatet, efter att ha undersökt alla relevanta delar av utredningen, anser att den registrerade har underlåtit att följa uppförandekoden får det försöka nå fram till en lösning som det anser vara lämplig för att åtgärda den underlåtenheten och/eller minska effekterna av den Om den registrerade samarbetar för att genomföra den lösningen ska utredningen avslutas. Sekretariatet får besluta att vidta mildare åtgärder mot registrerade som samarbetar eller att avsluta utredningen utan att vidta åtgärder Om den registrerade inte på ett tillfredsställande sätt genomför lösningen får sekretariatet avsluta utredningen och utfärda ett beslut på grundval av den information som det förfogar över. 7. Underlåtenhet att lojalt och konstruktivt samarbeta med sekretariatet Om sekretariatet anser att den registrerade inte samarbetar lojalt och konstruktivt i de skeden av utredningen som anges i avsnitt 5 får sekretariatet, efter att ha gett den registrerade möjlighet att lämna skriftliga synpunkter, avsluta utredningen genom att konstatera en överträdelse av led j i uppförandekoden och vidta åtgärderna i avsnitt 10 på grundval av den information som det förfogar över. 8. Rätten att höras Den registrerade ska ha möjlighet att skriftligen framföra synpunkter innan det fattas något beslut om att uppförandekoden inte har följts. 12

13 9. Beslut 9.1. Sekretariatet avslutar en utredning med ett motiverat yttrande. I beslutet ska det anges om det har fastställts att uppförandekoden inte har följts och vilken åtgärd som i förekommande fall har vidtagits De registrerade ska informeras om sin rätt att begära en omprövning eller om de rättsmedel som de har tillgång till Den klagande ska informeras om resultatet av klagomålet. 10. Åtgärder Om sekretariatet fastställer att uppförandekoden inte har följts får den vidta följande åtgärder: a) Ge den registrerade en formell varning med angivande av vilken bestämmelse i uppförandekoden som inte har följts. b) Se till att en enskild eller flera typer av samverkan som den registrerade har tillgång till enligt artikel 5 i detta interinstitutionella avtal är upphävd under en period på mellan 15 dagar och ett år. c) Se till att registreringen är struken från registret under en period på mellan 15 dagar och två år När sekretariatet avgör hur sträng åtgärden ska vara ska det ta vederbörlig hänsyn till alla relevanta omständigheter i ett enskilt fall i förhållande till detta interinstitutionella avtals syften Registrerade som har fått en enskild eller flera typer av samverkan upphävd får inte åtnjuta dessa typer av samverkan förrän upphävandeperioden har löpt ut och de på ett tillfredsställande sätt har åtgärdat de skäl som ledde till upphävandet, beroende på vilken period som är längst Registreringar som har strukits från registret får inte föras in igen förrän utestängningsperioden har löpt ut och den registrerade på ett tillfredsställande sätt har åtgärdat de skäl som ledde till strykningen Den klagande ska informeras om det slutgiltiga resultatet av klagomålet och i förekommande fall om vilka åtgärder enligt avsnitt 10.1 som vidtagits mot den registrerade. 11. Omprövning 13

14 11.1. Registrerade som varit föremål för åtgärder enligt avsnitt 10.1 får lämna in en motiverad begäran om att få sekretariatets beslut omprövat. Om omprövningsförfarandet är uttömt ska de registrerade ha rätt att använda sig av rättsmedel i enlighet med avsnitt 12 i denna bilaga Begäran om omprövning ska sändas till styrelsen inom 15 arbetsdagar från mottagandet av underrättelsen om åtgärden Begäran om omprövning ska behandlas av styrelsen En begäran om omprövning ska inte upphäva åtgärden, om inte styrelsen beslutar att så ska ske på grundval av den motiverade begäran om omprövning Styrelsen ska inom 20 arbetsdagar informera den registrerade om resultatet av omprövningsförfarandet. Underlåtenhet att svara inom den tidsfristen ska förstås som ett tyst avslag av begäran om omprövning Registrerade som inte är nöjda med resultatet av omprövningsförfarandet får använda sig av rättsmedlen i avsnitt Rättsmedel Registrerade som inte är nöjda med styrelsens beslut får väcka talan vid domstolen eller lämna ett klagomål till Europeiska ombudsmannen i enlighet med artiklarna 263 och 228 i EUF-fördraget. 14