18 september 2000 NR. 26/2000

Transkript

1 18 september 2000 NR. 26/2000 INNEHÅLL Kopiera gärna FörbundsInfo Inför val av revisorer Som en följd av relationsändringen mellan staten och Svenska kyrkan och ny redovisningslagstiftning ska nya revisorer och ersättare väljas inför år Minst en av revisorerna ska vara auktoriserad eller godkänd. I detta nummer av FörbundsInfo ges råd och praktiska anvisningar inför val av revisorer enligt de nya regler som gäller från 1 januari Handläggare: Förbundsjurist Patrik Tibbling, tel Konsulent Göran Abbemark, tel Konsulent Per Valegren, tel Förbundsjurist Håkan Gunnarsson, tel Svenska kyrkans Församlingsförbund S:t Eriksgatan 63, Stockholm Tel Telefax E-post forsamlingsforbundet@svenskakyrkan.se Hemsida: Ansvarig utgivare Förbundsdirektör Torbjörn Zygmunt Serviceenheten Redaktör Lars Lidström Utsänds till grupp 1 (arbetsgivare)

2 Inför val av revisorer I detta FörbundsInfo ges råd och praktiska anvisningar inför val av revisorer enligt de nya regler som gäller från 1 januari Bakgrund Som en följd av dels relationsförändringen mellan staten och Svenska kyrkan, dels ny allmän redovisningslagstiftning kommer nuvarande regler för revision i församlingar och samfälligheter att upphöra att gälla från kommande årsskifte. De gamla reglerna ersätts av allmän revisionslagstiftning med kompletteringar i kyrkoordningen. Reglerna innebär bl.a. att nya revisorer ska väljas under hösten 2000 för granskning av församlingarnas och samfällighetens verksamhet från och med verksamhetsåret De inomkyrkliga bestämmelserna om revision för församlingar och samfälligheter finns i 48 kap. kyrkoordningen. Motsvarande bestämmelser för stiften finns i 50 kap. Av bestämmelserna framgår bl.a. att föreskrifter om revision finns i lag. Den lag som åsyftas är revisionslagen (1999:1079). Lagen trädde i kraft den 1 januari 2000 men genom en särskild övergångsbestämmelse blir den tillämplig på Svenska kyrkan först från den 1 januari Detta förhållande har beaktats i övergångsbestämmelserna till kyrkoordningen som i punkt 1 andra stycket anger att kyrkolagens bestämmelser i 20 kap. om revision skall gälla även under år Detta innebär att de nuvarande förtroendevalda revisorernas uppdrag upphör automatiskt när granskningen av verksamheten för år 2000 är slutförd, d.v.s. någon gång under första halvåret Detta medför att såväl de nuvarande som de nya revisorerna kommer att arbeta under denna tid. Församlingsförbundet har under året inbjudit auktoriserade och godkända revisorer till kursen Revision i trossamfundet Svenska kyrkan. Syftet var att ge de revisorer som är intresserade av uppdrag inom Svenska kyrkan en uppfattning om uppdragets omfattning och innehåll samt en grundläggande kunskap om Svenska kyrkans organisation och verksamhet. Kurser har hållits vid två tillfällen för totalt cirka etthundra deltagare. De nya reglerna Från och med 1 januari 2001 omfattas Svenska kyrkan av bokföringslagen (1999:1078), årsredovisningslagen (1995:1554) och revisionslagen (1999:1079). Det innebär att Svenska kyrkan lyder under samma allmänna lagar som övriga organisationer och företag i Sverige. Till detta kommer de särskilda inomkyrkliga bestämmelserna om revision för församlingar och samfälligheter i 48 kap. kyrkoordningen. Dessa bestämmelser är att betrakta som en komplettering till den allmänna lagstiftningen och innebär i viss mån en skärpning i förhållande till vad som annars skulle ha gällt enbart på grund av lag. I korthet gäller därför följande. I kyrkoordningen görs en skärpning av de s.k. lättnadsreglerna i lagstiftningen. Kyrkofullmäktige i församlingarna eller - om församlingarna ingår i en samfällighet - samfällda kyrkofullmäktige i samfälligheten skall utse minst tre revisorer 2

3 och lika många ersättare. Minst en revisor skall vara auktoriserad eller godkänd, se mer härom nedan. Revisorerna skall utses det år då ordinarie kyrkoval ägt rum för granskning av verksamheten under de fyra följande åren. Nuvarande mandatperiod utgår den 31 december 2001 vilket medför att de revisorer som nu skall utses före årsskiftet enbart utses för att granska 2001 års verksamhet. För granskning av de därpå följande fyra verksamhetsåren utses nya revisorer av det nyvalda kyrkofullmäktige under hösten I revisionslagen finns regler om revisorns uppgifter. Revisorn skall bl.a. granska företagets (församlingens/samfällighetens) årsredovisning och bokföring samt företagsledningens (kyrkorådets/nämndens) förvaltning. Granskningen skall vara så ingående och omfattande som god revisionssed kräver. Det bör noteras att dessa regler gäller för samtliga revisorer, inte bara den auktoriserade eller godkände. Härutöver anges i kyrkoordningen att revisorerna även skall granska om församlingens/samfällighetens verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om den interna kontrollen är tillräcklig. Enligt motiven till kyrkoordningen utgör denna mera förvaltningsinriktade revision ett demokratiskt inslag i den lokala självstyrelsen och syftar till att ge kyrkofullmäktige information om hur styrelser och nämnder fullgör sina uppgifter. Detta är en regel som övertagits från kyrkolagen. I 48 kap. 4 och 5 kyrkoordningen finns slutligen vissa kompletterande regler som anger att revisionsberättelsen skall överlämnas till kyrkofullmäktige, att kyrkofullmäktige skall inhämta förklaringar över eventuella anmärkningar och att kyrkofullmäktige skall besluta i frågan om ansvarsfrihet. Detta är sådant som inte är reglerat i revisionslagen. Revisorerna Auktoriserad eller godkänd revisor Auktoriserade och godkända revisorer brukar samlas under begreppet kvalificerade revisorer. Kyrkoordningen anger att minst en av de utsedda revisorerna ska vara kvalificerad. Enligt lag måste dock de församlingar och samfälligheter vars tillgångar enligt balansräkningen överstiger 1000 prisbasbelopp (i dagsläget drygt 36 miljoner kronor) eller har fler än 200 anställda, ha en auktoriserad revisor. Om en sådan församling eller samfällighet i stället vill ha en godkänd revisor krävs ett visst dispensförfarande enligt 15 revisionslagen. För att bli godkänd revisor krävs bland annat ett yrkesmässigt utövande av revisionsverksamhet, avlagd revisorsexamen samt redbarhet och i övrigt lämplighet att utöva revisionsverksamhet. För att bli auktoriserad revisor gäller förutom ovanstående även avlagd högre revisorsexamen. Revisorsexamen avläggs hos Revisorsnämnden och ska säkerställa att revisorn har tillräckliga teoretiska kunskaper för att utföra lagstadgad revision och förmåga att i praktiken tillämpa sådana kunskaper i revisionsarbetet. 3

4 Högre revisorsexamen ska, utöver detta, säkerställa att revisorn har teoretiska kunskaper för att utföra lagstadgad revision och förmåga att i praktiken tillämpa dessa kunskaper i företag som på grund av sin storlek eller av annan anledning är svåra att revidera. För att få avlägga högre revisorsexamen ställs större krav på utbildning och erfarenhet än för revisorsexamen. Övriga revisorer Förutom den kvalificerade revisorn ska, som ovan framgått, ytterligare två revisorer väljas. För dessa revisorer gäller enbart de allmänna kompetenskrav som anges i 12 revisionslagen. Det innebär att revisorerna ska ha den insikt i - och erfarenhet av - redovisning och ekonomiska förhållanden som med hänsyn till arten och omfattningen av företagets verksamhet fordras för att fullgöra uppdraget. Detta innebär att det ställs tydliga krav på erfarenhet av och kunskap om redovisning och ekonomi. Detta är krav som tidigare inte ställdes på revisorer i Svenska kyrkan och är sålunda en skärpning i förhållande till vad som hittills gällt för de förtroendevalda revisorerna. Det bör noteras att revisorerna, såväl den kvalificerade som de övriga, inte är förtroendevalda enligt den definition som ges i 33 kap. 1 kyrkoordningen. Detta medför bl.a. att de inte kan utses proportionellt enligt bestämmelserna om proportionellt valsätt i 39 kap kyrkoordningen, att det inte finns några krav på kyrkotillhörighet och att revisorerna inte behöver vara folkbokförda i församlingen/samfälligheten. Enligt kyrkolagen fick den som var redovisningsskyldig till församlingen/samfälligheten inte vara revisor. Därmed avsågs ledamöter och ersättare i kyrkoråd och nämnder och vissa anställda. Motsvarande gäller även nu men på grund av bestämmelsen om jäv i 17 revisionslagen. Principen om en fri och oberoende revision är m.a.o. minst lika viktig nu som tidigare. Revisorns ansvar Samtliga revisorer har enligt 37 revisionslagen ett skadeståndsansvar. En revisor som uppsåtligen eller av oaktsamhet skadar församlingen/samfälligheten kan bli ersättningsskyldig. Yrkesverksamma revisorer har i regel en försäkring för att täcka sådana skadeståndsanspråk. De revisorer som inte är kvalificerade har ett lika omfattande ansvar och bör se till att de har ett fullgott försäkringsskydd. Det bör noteras att Församlingsförbundet via Kyrkans försäkringsbolag under hösten avser att gå ut och erbjuda församlingarna och samfälligheterna ett sådant skydd. Upphandling Enligt Kyrkoordningens 47 kap. 3 ska man vid en upphandling utnyttja de konkurrensmöjligheter som finns och även i övrigt genomföra den affärsmässigt. I förarbetena till kyrkoordningen står det att de statliga bestämmelserna i stort bör kunna tjäna som underlag för en bedömning av hur upphandlingen ska gå till för att den ska anses affärsmässig. (CsSkr 1999:3 sid 2-294). Det finns således ingen skyldighet att följa lagen om offentlig upphandling (1999:1528) men den ger ett bra stöd för upphandlingens genomförande. Den upphandlingsform som är aktuell 4

5 avseende revisionstjänster är den som i upphandlingslagen beskrivs som förenklad upphandling. Bestämmelserna finns i 6 kap. upphandlingslagen. Anbud infordras genom annons eller skrivelse. Vid skrivelse bör 3-5 tänkbara anbudsgivare tillskrivas. Anbudsgivaren ska ges skälig tid att lämna anbudet vilket torde betyda 3-4 veckor. Nedan angivna principer för hur upphandlingen bör gå till gäller endast den kvalificerade revisorn. Vem gör upphandling Upphandlingen bör inte hanteras av kyrkorådet eller motsvarande. Orsaken till detta är att revisorernas oberoende i granskningen av kyrkorådets förvaltning inte ska kunna ifrågasättas. Det är lämpligt att upphandlingen av revisor istället görs antingen av kyrkofullmäktiges presidium (ordförande och vice ordförande) eller av de nuvarande förtroendevalda revisorerna. I praktiken torde det innebära att presidiet eller revisorerna ger någon tjänsteman uppdraget att praktiskt hantera och administrera upphandlingen. Därefter läggs sedan ett förslag direkt till kyrkofullmäktige utan någon föregående beredning av kyrkoråd/nämnd. Förslaget bör omfatta såväl den kvalificerade som de övriga revisorer som ska utses. Det bör i detta sammanhang erinras om vikten av att det i kommande årsbudget finns erforderliga anslag för revisionen. Förfrågningsunderlag För att anbudsgivarna ska kunna lämna anbud efter samma förutsättningar så är det viktigt att ett förfrågningsunderlag tas fram. Detta ska ge anbudsgivarna möjlighet att beräkna sina anbud efter samma grunder samt beskriva vilka uppgifter som ska lämnas för att underlätta en enhetlig bedömning av anbuden. Följande punkter bör finnas med i förfrågningsunderlaget. Organisation m.m. Församlingens/samfällighetens struktur och organisation ska beskrivas, t.ex. församling eller samfällighet, nämnder, utskott och ansvarsnivåer. Storlek i form av antal anställda, antal verifikationer och omsättning ska finnas med. Förfrågningsunderlaget bör innehålla senaste årets årsredovisning och budget. En kortare beskrivning av redovisnings- och lönefunktion ska finnas med. Beskriv vilka system som används för löner, redovisning, reskontra etc. Ange det administrativa datasystem som används eller om arbetet utförs för hand? Upphandlingsform Upphandlingsformen ska beskrivas. Den lämpligaste formen är förenklad upphandling med efterföljande förhandling. 3-5 anbudsgivare bjuds in att lämna anbud. Bedömningsgrunder I förfrågningsunderlaget är det lämpligt att ange vad som kommer att ligga till grund för bedömningen av de inlämnade anbuden. De inkomna anbuden bör inte 5

6 bara bedömas efter prisnivå. Övriga viktiga grunder som skall anges är t.ex. kompetens rörande Svenska kyrkan och erfarenhet av revision. Samtliga de uppgifter som efterfrågas i förfrågningsunderlaget ligger till grund för vilken anbudsgivare som slutligen väljs. Faktorer som har stor betydelse är kompetens, erfarenhet och kostnad. Hur de olika kriterierna bedöms och deras tyngd är alltid en fråga som den upphandlande enheten själv måste ta ställning till. Det är viktigt att det är församlingens/samfällighetens behov som ligger till grund för det slutliga ställningstagandet. Anbudet ska inte bedömas enligt andra kriterier än de som församlingen/samfälligheten beskriver i detta avsnitt. Uppdraget Uppdraget måste beskrivas för anbudsgivaren. Grunderna för revisionsuppdraget finns i revisionslagen och kyrkoordningen. Dessa regelverk tillsammans med god revisionssed ger en god bild av uppdragets omfattning och innehåll. Det finns ingen möjlighet att endast handla upp vissa delar av uppdraget och överlåta resterande del på de valda revisorerna. Det kan vara lämpligt att den tänkta omfattningen på verksamhetsrevisionen (enligt kyrkoordningen) beskrivs mer utförligt av församlingen/samfälligheten. Här måste också församlingen/samfälligheten ta ställning till om ersättaren till den kvalificerade revisorn ska vara en del av det uppdrag som upphandlas. Det kan ofta vara en praktisk lösning. Formalia Av förfrågningsunderlaget ska det framgå att anbudet ska lämnas skriftligt och hur länge anbudet ska vara giltigt (t.o.m. november). Adressen dit anbudet ska skickas ska anges och hur anbudet ska vara märkt, t. ex. Anbud revision. Kontaktperson och telefonnummer för eventuella frågor ska anges. Anbudets innehåll För att underlätta bedömningen av de inlämnade anbuden är det viktigt att det av förfrågningsunderlaget framgår vad anbudet ska innehålla. På så sätt blir anbuden lättare att jämföra. Nedanstående punkter är förslag och kan naturligtvis anpassas efter behov. Företagsuppgifter Anbudsgivaren ska lämna en allmän beskrivning av företaget. Anbudsgivaren ska lämna sådana uppgifter att det går att göra en kvalitetsbedömning av företagets ekonomiska (ej i konkurs, likvidation, under näringsförbud m.m.) och yrkesmässiga förhållanden (avsaknad av brott mot yrkesutövningen och liknande). Anbudsgivaren ska även lämna uppgifter om fullgjorda åtaganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatt. F-skattebevis och registreringsbevis ska fogas till anbudet. 6

7 Kompetens Att revisorn är auktoriserad eller godkänd måste styrkas. Uppgift ska lämnas rörande kännedom om Svenska kyrkans organisation och bestämmelser, erfarenhet av revisionsarbete inom Svenska kyrkan och referens till tidigare uppdrag och uppdragsgivare. Anbudsgivaren ska även lämna uppgifter om tillgång till specialistfunktioner och möjlighet till utvecklingsarbete. Vilka metoder för kvalitetssäkring anbudsgivaren har ska beskrivas. Att en ansvarsförsäkring finns ska även styrkas. Den som ansvarar för revisionen ska presenteras med avseende på personuppgifter och kompetens. Pris Priset kan anges som ett fast pris eller som ett timpris. Om timpris anges är det lämpligt att också ett takpris anges för att ge en bild av maximal kostnad. Fasta pris kompletteras ofta med en uppgift om pris för eventuellt tillkommande timmar. 7