Tekniska nämndens verksamhetsplan och budget 2016 med inriktning för (vers 2)

Transkript

1 SID 1 (18) TJÄNSTESKRIVELSE Tekniska nämndens verksamhetsplan och budget 2016 med inriktning för (vers 2) Sammanfattning Kommunfullmäktige har beslutat om stadens verksamhetsplan och budget 2016 med inriktning för Utifrån kommunfullmäktiges beslut och politiska prioriteringar har tekniska förvaltningen reviderat Tekniska nämndens verksamhetsplan och budget 2016 med inriktning för (TND/2015:1102). Utifrån kommunfullmäktiges beslut revideras Tekniska nämndens verksamhetsplan och budget inom följande områden; nettokostnadsram, investeringsbudget, prioriterade aktiviteter, nyckeltal för uppföljning av nämndmål, uppdrag, personal samt vissa mindre språkliga korrigeringar. Jämfört med Planeringsunderlag inför Verksamhetsplan och budget 2016 med inriktning för 2017 och 2018 som antogs av kommunstyrelsen i juni, har nettokostnadsramen ökat till 21 miljoner kronor (+ 2 miljoner kronor). Nämndens investeringsbudget har ökat till 179 miljoner kronor (+ 96 miljoner kronor). Prioriterade aktiviteter för respektive verksamhet har harmoniserats i enlighet med kommunfullmäktiges politiska prioriteringar i beslutad Verksamhetsplan och budget 2016 med inriktning för 2017 och Nämndmålen har kompletterats med nyckeltal och uppdrag har lagts till. Förvaltningen har, utifrån kommunfullmäktiges beslut om en sänkning av avfallstaxan med 2 procent, tagit fram ett avgiftsförslag för avfallstaxa. Förslag till beslut Tekniska nämnden fastställer förvaltningens förslag till reviderad verksamhetsplan och budget för 2016, med inriktning för inklusive mål, nyckeltal, ekonomiska ramar, uppdrag, internkontrollplan och konkurrensplan. Tekniska nämnden beslutar att föreslå kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att godkänna tekniska förvaltningens avgiftsförslag för avfallstaxa med giltighet från Jenny Birkestad Förvaltningschef Johan Nilsson Stabschef SOLNA STAD Organisationssnummer Tekniska nämnden Tel Solna Besök. Stadshusgången 2

2 SID 2 (18) Tekniska nämndens verksamhetsplan och budget för 2016 med inriktning för (18)

3 SID 3 (18) Innehåll INLEDNING... 4 VERKSAMHETSBESKRIVNING OCH PRIORITERINGAR... 4 KOMMUNFULLMÄKTIGES PRIORITERINGAR... 4 FÖRVALTNINGSGEMENSAMMA UTVECKLINGSOMRÅDEN... 5 FASTIGHETSVERKSAMHETEN... 5 STADSMILJÖVERKSAMHETEN... 5 KOMMUNIKATIONSARBETET... 6 MÅL OCH UPPDRAG... 6 NÄMNDMÅL OCH NYCKELTAL... 7 UPPDRAG... 8 BUDGET... 8 FÖRDELNING AV DRIFTBUDGET MELLAN HUVUDVERKSAMHETER... 8 KOMMENTAR TILL DRIFTBUDGETEN... 8 INVESTERINGSBUDGET TAXOR OCH AVGIFTER PERSONAL TVÄRSEKTORIELLA FRÅGOR KVALITETSARBETET KONKURRENSUTSÄTTNING OCH AVTALSUPPFÖLJNING UPPHANDLING AVTALSUPPFÖLJNING INTERN KONTROLL BILAGA 1 KONKURRENSPLAN BILAGA 2 INTERNKONTROLLPLAN BILAGA 3 AVFALLSTAXA FÖRPACKAT MATAVFALL, NY TJÄNST MATAVFALL I CONTAINER, NY TJÄNST BUDNING AV MARKBEHÅLLARE, NY TILLÄGGSAVGIFT BEHANDLING AV INSAMLAT FETT OCH MATAVFALL, SÄNKT AVGIFT (18)

4 SID 4 (18) Inledning Nämnderna ska, med utgångspunkt från kommunfullmäktiges övergripande mål och nämndmål, precisera och fastställa en verksamhetsplan och budget utifrån föreslagna ekonomiska ramar. Övergripande mål och nämndmål ligger sedan som grund för verksamheternas beskrivningar om vad som ska göras och hur arbetet ska utföras för att nå måluppfyllelse. Utifrån Tekniska nämndens reviderade verksamhetsplan och budget revideras förvaltningens verksamhetsområdesplaner. Verksamhetsområdesplanerna är förvaltningens konkretisering och detaljering av kommunfullmäktiges och nämndens inriktningsvilja, prioriteringar och budgetramar. Verksamhetsområdesplanen är ett levande planeringsdokument som beskriver verksamhetsområdets löpande arbete, särskilda insatser och planerade projekt. Planerna beskriver därmed vad förvaltningen ska göra och hur förvaltningen avser verkställa de politiska besluten. Förvaltningen återkommer med information till Tekniska nämnden om verksamhetsområdesplanerna. Solna stads vision, övergripande mål och nämndmål tillsammans med verksamhetsområdesplanerna bryts sedan ner i individuella mål och utvecklingsplaner för varje medarbetare. Verksamhetsområdesplanerna tillsammans med de individuella målen och utvecklingsplanerna tydliggör medarbetarens roll i förvaltningens gemensamma arbete med att nå stadens vision och mål. Verksamhetsbeskrivning och prioriteringar Nämnden svarar för drift, underhåll och investeringar avseende stadens kommunaltekniska anläggningar såsom gator, byggnader, parker och grönområden. För att starta större investeringsprojekt krävs kommunstyrelsens medgivande. Vidare ansvarar nämnden för stadens parkeringsverksamhet samt den renhållning som staden enligt lag är skyldig att tillhandahålla. Tekniska nämnden är också trafiknämnd. Kommunfullmäktiges prioriteringar I stadens verksamhetsplan och budget 2016 med inriktning för anges följande politiska prioriteringar för Tekniska nämndens ansvarsområden. Inom området Bättre stadsmiljö görs riktade satsningar för att förbättra stadsmiljön och öka tryggheten i Solna. I detta arbete spelar Tekniska nämnden och kommunstyrelsen genom trygghetsrådet en viktig roll. Ökningen av parkeringsintäkter om ca 10 miljoner kronor, ska under 2016 användas för att förbättra driften av stadsmiljön, dvs. städningen, klotterbekämpningen och skötseln av parkerna. Tekniska förvaltningen utreder under första delen av 2016 hur förstärkningen inom driften av stadsmiljön ska genomföras. Trygghetsskapande investeringar inom exempelvis områdena belysning, kameror och larm genomförs med ett ytterligare tillskott på 10 miljoner kronor. Därutöver gör kommunfullmäktige en satsning i investeringsbudgeten för att påbörja genomförandet av cykelplanen om 4(18)

5 SID 5 (18) 2 miljoner kronor samt tillför Tekniska nämnden 5 miljoner kronor för att genomföra åtgärder i stadsmiljön utifrån utvecklingsstrategierna för Bergshamra och Hagalund. Förvaltningsgemensamma utvecklingsområden Under 2016 ska förvaltningen fortsätta utvecklingsarbetet inom upphandling, avtalsuppföljning och entreprenörsstyrning. Arbetet med att modernisera och effektivisera förvaltningens inköp från beställning till betald faktura fortsätter. Översynen av förvaltningens systemstöd och införande av en robust systemförvaltningsmodell fortsätter. Utvecklingen med att skapa förutsättningar för kontaktcenter att hantera fler ärendetyper vid första kontakten fortsätter också. Nya funktioner i kontaktcentersystemet implementeras för att bättre stödja entreprenörernas hantering av felmeddelanden och bättre stödja förvaltningens avtalsuppföljning och entreprenörsstyrning. Förvaltningen fortsätter också att stärka sitt långsiktiga planerings- och uppföljningsarbete. Fastighetsverksamheten Tekniska förvaltningen förvaltar, underhåller och genomför investeringar i Solna stads fastigheter. Drift, skötsel och felanmälan är sedan tidigare utlagd på entreprenad. Stadens fastighetsbestånd består i huvudsak av förskolor, skolor, omsorgsfastigheter och fastigheter för kultur- och fritidsverksamhet. Stadens bestånd omfattar ca kvm och inhyrning av verksamhetslokaler från andra fastighetsägare uppgår till ca kvm. Det egna beståndet inkluderar ett åttiotal bostadsrätter. I det egna beståndet finns även två parkeringshus som utgör drygt kvm med totalt garageplatser. Inom ramen för fastighetsverksamheten hanteras och administreras också markparkeringsplatser. Prioriterade aktiviteter Utöver den löpande verksamheten under 2016 prioriteras nedanstående aktiviteter: Bygga ny ishall på Ulriksdals Idrottsplats (Ritorp). Bygga om Råsundagården för att möta dagens krav på förskoleverksamhet. Anpassa Fridhemsskolan till Kulturskola och verksamhet för barn- och utbildningsförvaltningen. Upprustning av Bergshamraskolans aula. Fortsatt arbete med utbyte av ventilationssystem samt uppdatering av styr- och regleranläggningar för att förbättra inomhusmiljön och sänka energiförbrukningen. Utveckla kamera- och larmanläggningar för att förbättra trygghet och säkerhet. Stadsmiljöverksamheten Stadsmiljöverksamheten bygger och förvaltar allmän platsmark och allmänna tekniska anläggningar, genom upprustning och skötsel av den offentliga miljön. Vidare ansvarar verksamheten för avfalls och återvinningsfrågor samt för Solnas roll som väghållare inklusive parkeringsverksamhet på allmän gatumark. Drift och skötsel är sedan tidigare utlagd på entreprenad. 5(18)

6 SID 6 (18) Prioriterade aktiviteter Utöver den löpande verksamheten under 2016 prioriteras nedanstående aktiviteter: Förbättra stadsmiljön och öka tryggheten i Solna genom att utveckla driften av stadsmiljön genom bland annat utökad renhållning, klotterbekämpning, parkskötsel och vinterväghållning. Utreda och genomföra en sänkning av hastigheterna från 50 km/h till 40 km/h på Solnas gator. Fortsatt utveckling av gång och cykelvägar i enlighet med stadens cykelplan. Aktivt bidra till stadens arbete med utvecklingen av Hagalund och Bergshamra utifrån beslutade utvecklingsstrategier för stadsdelarna. Genomföra upphandling av parkskötsel och vinterväghållning i samband med att nuvarande avtal löper ut. Kommunikationsarbetet Förvaltningen fokuserar på proaktiva kommunikationsinsatser. Syftet är att i så stor utsträckning som möjligt kommunicera till solnabor och hyresgäster i stadens fastigheter innan arbeten eller förändringar påbörjas. Utgångspunkten är stadens gemensamma arbete för planerad kommunikation där de viktigaste händelserna under kommande år tidigt identifieras. Med hjälp av kommunikationsplaner och aktivitetslistor säkerställs att kommunikation går ut från rätt avsändare vid rätt tillfälle och till rätt målgrupper. Mål och uppdrag Solna stads nya styrsystem innebär att kommunfullmäktige fastställer dels en vision och fyra övergripande mål för staden i sin helhet, dels ett antal nämndmål för respektive nämnd. Visionen och de övergripande målen ger uttryck för en politisk viljeinriktning för stadens framtida utveckling och nämndmålen pekar ut kommunfullmäktiges övergripande prioriteringar och strategiska ställningstaganden för respektive nämnd. Visionen föreslås gälla på lång sikt, de övergripande målen på fyra år och nämndmålen kan komma att omprövas varje år utifrån respektive nämnds utmaningar. Vision Solna ska vara en sammanhållen och levande stad, som växer och utvecklas hållbart för alla Solnabor. Staden kännetecknas av trygghet och öppenhet, där allas potential tas tillvara. Vi erbjuder kunskap, kreativitet och upplevelser som ökar regionens attraktionskraft. Övergripande mål Solna stads verksamheter ska hålla god kvalitet och hushålla med stadens resurser. Solna stad ska vara en stad som kännetecknas av mångfald, kreativitet och upplevelser. Solna ska vara en attraktiv och trygg stad att leva och verka i. Solna ska växa ihop och utvecklas på ett ekonomiskt, socialt och miljömässigt hållbart sätt. 6(18)

7 SID 7 (18) Uppföljning av de övergripande målen och nämndmålen sker genom dels nyckeltal, dels skriftliga beskrivningar. Utgångspunkten är att den samlade uppföljningen ska innehålla svar på följande frågor: Utfall av nyckeltalet/nyckeltalen. Utvecklingen av nyckeltalet/nyckeltalen över tid. Genomförda/planerade åtgärder för att nå målet. Utmaningar/utvecklingsområden. Sammanvägd analys och bedömning om målet nås. Stadsledningsförvaltningen tar fram anvisningar för hur den samlade uppföljningen ska gå till. Nedan följer de av kommunfullmäktige antagna nämndmålen och nyckeltal för Tekniska nämnden som är utgångspunkten för arbetet på förvaltningen under Nämndmål och nyckeltal Nedan följer de 5 nämndmålen med antagna nyckeltal som efterföljande punkter. 1. Solna ska ha en ren, snygg och trygg stadsmiljö. Medborgarnöjdhet/brukarnöjdhet Resultat från avtalsuppföljningar: Avvikelser från servicenivåer 2. Avfallshanteringen ska ske med bästa möjliga resursutnyttjande och minsta möjliga miljöpåverkan. Kostnadseffektivitet Miljöpåverkan (Andel utsortering) 3. Solna ska ha en god framkomlighet, tillgänglighet och trafiksäkerhet för alla som bor och rör sig i staden. Framkomlighet för olika trafikslag. Trafiksäkerhet. Beskrivning av gjorda insatser för att förbättra tillgängligheten i Solna. 4. Solna ska ha ändamålsenliga, tillgängliga och effektiva lokaler, som erbjuder en god miljö att vistas i. Lokaleffektivitet. Energieffektivitet. Beskrivning av gjorda insatser för att förbättra tillgängligheten. 5. Tekniska nämnden ska öka nöjdheten hos solnabor, företagare och stadens verksamheter med nämndens service och myndighetsutövning. Brukarnöjdhet (medborgare, företagare, stadens verksamheter). Avvikelser från servicenivåer. 7(18)

8 SID 8 (18) Uppdrag Vid sidan av de politiska prioriteringarna lägger kommunfullmäktige ett uppdrag på Tekniska nämnden: Tekniska nämnden får i uppdrag att utreda och genomföra en sänkning av hastigheterna från 50 km/h till 40 km/h på Solnas gator. Budget I enlighet med beslut i kommunfullmäktige i december är Tekniska nämndens nettokostnadsram för driftbudgeten 2016 totalt 21,0 miljoner kronor. Detta är en minskning med 8,3 miljoner kronor jämfört med budgetramen för Nämnden har i stadens budget fått en generell uppräkning av de ekonomiska ramarna med en (1) procent som kompensation för löne- och prisutveckling. Detta ger en ökning av nettokostnadsramen med 0,3 miljoner kronor. Nämnden har också fått en ökning av nettobudgetramen med 2 miljoner kronor. Detta avser en omfördelning av medel från byggnadsnämnden till tekniska nämnden. Alla styrelser och nämnder i staden får lägre kostnader år 2016 på grund av sänkt internränta. Nämndens budgetram har med anledning av detta sänkts i motsvarande grad. Tekniska nämndens verksamhet påverkas i hög grad av en sänkt internränta på grund av att verksamheten har stora investeringar inom ett flertal olika områden. Den sänkta internräntan resulterar därför i en sänkning av nämndens nettobudgetram med 10,6 miljoner kronor. Fördelning av driftbudget mellan huvudverksamheter Förvaltningens förslag till fördelning av driftbudgeten mellan huvudverksamheterna framgår av tabellen nedan. Driftbudget (tkr) Budget 2016 Budget 2015 Politisk verksamhet Tekniska förvaltningen Varav Förvaltningsledning och staber Fastighetsverksamhet Stadsmiljöverksamhet Varav avfalls- och återvinningsverksamhet 0 0 Tekniska nämnden totalt Kommentar till driftbudgeten För att tydliggöra ingående delar i verksamheternas driftbudget beskrivs utgångspunkten för förvaltningens detaljbudgeteringsarbete nedan. 8(18)

9 SID 9 (18) Politisk verksamhet Den politiska verksamheten domineras av arvoden och ersättningar till förtroendevalda. Budgeten för den politiska verksamheten har ökats med kronor jämfört med Ökningen kompenserar för allmän prisutveckling och utveckling av kostnader för arvoden till förtroendevalda. Förvaltningsledning och staber Nettobudgetramen för förvaltningsledning och staber är 14,1 miljoner kronor för Detta är en ökning med 1,9 miljoner kronor, jämfört med Ökningen beror på en omfördelning av resurser inom förvaltningen och införandet av en central stab för upphandling och avtalsuppföljning. Fastighetsverksamhet Fastighetsverksamheten förväntas bidra med ett överskott till nämndens övriga verksamheter på totalt 27,4 miljoner kronor under Detta är en ökning av driftöverskottet med 8,9 miljoner jämfört med Ökningen kan främst förklaras av två faktorer. Fastighetsverksamheten kommer under 2016 att få minskade kostnader för internränta vilket har relativt stor påverkan eftersom verksamheten har haft och har mycket investeringar i fastighetsbeståndet. Inför 2016 genomförs också en förändring av det system med interna avgifter som användes inom stadsbyggnadsförvaltningen. I det tidigare systemet betalade de olika verksamheterna interna avgifter för nämndens centrala administration (nämndadministration, registratur, ekonomi m.m.). Detta system kommer till stora delar att avvecklas inför 2016 vilket bidrar till minskade kostnader för fastighetsverksamheten. Stadsmiljöverksamhet Nettobudgetramen för stadsmiljöverksamheten är 33,3 miljoner kronor för Detta är en minskning av budgetramen med 1,4 miljoner kronor, jämfört med Den största förändringen jämfört med 2015 är att intäkterna för parkering väntas öka med cirka 10 miljoner kronor. Detta hänger samman både med den ökade inflyttningen till Solna och med förstärkt avtals- och leverantörsuppföljning inom området. De ökade intäkterna inom parkeringsverksamheten kommer användas för satsningar inom driften av stadsmiljön. Även inom stadsmiljöverksamheten sänks kostnaderna då internräntan sänkts och de förvaltningsinterna avgifterna har tagits bort. 9(18)

10 SID 10 (18) Investeringsbudget Inför 2016 har nämnden tilldelats följande investeringsbudget. Jämförelse görs med beslutad budget för 2015, under året har dock ytterligare medel tillförts 2015 år investeringsbudget. Investeringsbudget (tkr) Trygghetsskapande åtgärder Nybyggnad Idrotts- och fritidsinvesteringar Hyresgästanpassningar Fastighet/myndighetskrav/säkerhet Energi/miljö Gator/trafik Tekniska nämnden Avfallsverksamhet (affärsverksamhet) Taxor och avgifter Förvaltningen har ett upparbetat överskott avfalls- och återvinningsverksamheten och förvaltningen föreslår därför en sänkning av avfallstaxan med 2 procent. Tekniska nämnden beslutade föreslå kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att godkänna tekniska förvaltningens förslag på en sänkning av stadens avfallstaxa med 2 procent med giltighet från Tekniska förvaltningen har sett över avfallstaxans konstruktion. Nya tjänster har identifierats och vissa avgifter har justerats. I bilaga 3 beskrivs de justeringar förvaltningen föreslår. En förteckning av samtliga taxor presenteras i bilaga 3:1. I övrigt föreslår förvaltningen oförändrade taxor och avgifter inom nämndens verksamhetsområden. Personal Antalet tillsvidareanställda på förvaltningen är per första december 30 personer. Medelåldern på förvaltningen är 47 år och könsfördelningen är 22 män och 8 kvinnor. Sjukfrånvaron är låg, 1,8 procent. Vid särskilda behov anlitar förvaltningen projektanställd personal samt konsulter för att hantera kompetens- och resursbehov för att nå nämndens uppdrag och mål. För att säkerställa nämndens inriktning med stärkt entreprenörsuppföljning och ökat servicefokus utarbetas och implementeras en långsiktig kompetensförsörjningsstrategi där organisation, kompetens och arbetssätt utvecklas och förändras. 10(18)

11 SID 11 (18) Tvärsektoriella frågor För Tekniska nämndens verksamhet är den fysiska tillgängligheten i stadsmiljön och i stadens fastigheter den enskilt mest prioriterade delen i det tvärsektoriella arbetet. Den verksamhetsövergripande miljöfrågan är ett förhållningssätt till att utveckla och främja ett miljövänligt agerande i staden. Under hösten har kommunfullmäktige antagit en miljöpolicy för stadens miljöarbete och kommunstyrelsen har antagit en miljöstrategi. Miljöstrategin är ett styrdokument för stadens miljöarbete, som utgår från miljöpolicyn. Stadens fokus är; hållbar stadsutveckling, effektiv resursanvändning och god livsmiljö. Tekniska nämndens arbete är av avgörande betydelse för en positiv utveckling inom alla dessa fokusområden. Stadens miljöpolicy genomsyrar nämndens arbete med trafik, stadsmiljö och fastighetsunderhåll. Inom avfallsverksamheten fortsätter matavfallsinsamlingen och avfallsminskningen mot uppsatta mål i, den av kommunfullmäktige antagna, avfallsplanen genom exempelvis minskat matsvinn och återbruk. Återvinningsgraden för förpackningar ska under kommande år öka enligt samverkansavtal med Förpacknings- och tidningsinsamlingen (FTI) genom fokus på markupplåtelsefrågor inom projektet Fastighetsnära insamling (FNI). Åtgärder för att underlätta för medborgarna att bli av med farligt avfall på ett miljöriktigt sätt utvecklas vidare. Utbytet av belysningsarmaturer fortsätter i syfte att skapa en tryggare och hållbar stadsmiljö. Detta görs genom att byta till en mer driftsäker och energieffektiv belysning. Sunda inomhusmiljöer är för fastighetsverksamheten ett prioriterat område vid planering av periodiskt underhåll. Stadens egna fastigheter har en stor potential att drivas mer energisnålt vilket är positivt både för miljön samt kan ge stora besparingar för både hyresgäst och hyresvärd. Fastighetsverksamheten kommer därför att fokusera på att arbeta med uppföljning samt tillsammans med övriga nämnder arbeta med att skapa en högre förståelse för vad som förbrukar energi i användandet av lokaler och planera gemensamma insatser inom området. Kvalitetsarbetet Nämnden har fyra antagna kvalitetsdeklarationer; Renhållning på allmän plats, Skötsel av gator gång och cykelvägar samt trafiksäkerhet, Vård av park och natur samt Hantering av avfall. Förvaltningen arbetar löpande med att säkerställa dessa åtaganden. I och med att en stor del av nämndens verksamhet är utlagd på entreprenad är det mest centrala i förvaltningens kvalitetsarbete den fortsatta vidareutvecklingen av upphandlingsarbetet och sakverksamheternas (fastighet och stadsmiljö) vidareutveckling av sin beställarkompetens och entreprenörsstyrning. Det strukturerade arbetet i kontaktcenter är en viktig del av entreprenörsstyrningen och avtalsuppföljningen men har självklart även en viktig del i förvaltningens inriktning att stärka serviceorganisationen gentemot solnaborna. 11(18)

12 SID 12 (18) Fastighetsverksamhetens påbörjade arbete avseende förbättrad kunddialog fortsätter. I denna dialog sker ett ömsesidigt utbyte för att leverera ändamålsenliga lokaler som stödjer verksamheterna på bästa sätt. Samtidigt behövs fortsatt utveckling med att förtydliga processen kring realiseringen av förändrade verksamhetsbehov. Inom stadsmiljöverksamheten vidareutvecklas processen för att säkerställa efterlevnaden av beviljade TA-planer. Tillsammans med exploateringsverksamheten vid kommunstyrelsen drivs ett utvecklingsarbete av de processer och stödjande verktyg som behövs för markutvecklingsprojektens genomförande. Konkurrensutsättning och avtalsuppföljning Upphandling Antalet upphandlingar samt komplexiteten i upphandlingarna har ökat de senaste åren och bedöms öka även kommande år. Under 2016 kommer ett större antal upphandlingar att genomföras. De upphandlingar som, i enlighet med nämndens delegationsordning, ska beslutas av Tekniska nämnden återfinns i bifogad konkurrensplan för 2016 med inriktning mot 2017 och 2018 (bilaga 1). Genom att nämnden fattar beslut om konkurrensplanen beslutar nämnden att förberedelsearbetet av upphandlingarna kan påbörjas. För upphandlingarna i konkurrensplanen ska nämnden under året även fatta beslut om förfrågningsunderlag och slutlig tilldelning. Avtalsuppföljning Redan i planeringsarbetet, inför beslutet av förfrågningsunderlaget, klassificerar förvaltningen upphandlingen/avtalet utifrån stadens anvisning för avtals- och entreprenadsuppföljning. I förfrågningsunderlagen tar förvaltningen fram uppföljningsaktiviteter som ska genomföras under avtalsperioden. När en upphandling är slutförd överlämnas avtalet till avtalsägaren som kan delegera avtalsförvaltning och avtalsuppföljning. Avtalsförvaltning avser det mer administrativa arbetet kring ett avtal medan avtalsuppföljning innebär att ha en aktiv roll i att säkerställa att entreprenörerna levererar i enlighet med avtal. Den del av avtalsuppföljning som avser stickprovskontroller genomförs av staben för upphandling och avtalsuppföljning för att säkerställa kvaliteten på entreprenörernas arbete. Staben för upphandling och avtalsuppföljning informerar löpande avtalsägare och avtalsansvarig om kvalitet och resultat av stickprovskontrollerna. Förvaltningen ger under året nämnden löpande information om status i upphandlingsärenden och avtalsuppföljningsarbetet. 12(18)

13 SID 13 (18) Intern kontroll Intern kontroll handlar om att ha ordning och reda, veta att det som ska göras blir gjort och att det sker på ett bra och säkert sätt. I vardagen handlar intern kontroll om många löpande rutiner och processer i verksamheten. Det handlar om att säkra våra arbetssätt så att vi når våra mål. För att den interna kontrollen ska genomsyra organisationen och följas upp på all nivåer är det nödvändigt att arbetet sker i en gemensam struktur. Förvaltningens arbete med intern kontroll utgår från kommunfullmäktiges beslutade Reglemente för intern kontroll och följer processen beskriven i stadens anvisning för intern kontroll beslutad av stadsledningsförvaltningen. Kommunstyrelsen beslutar varje år om stadsgemensamma kontrollområden som anses särskilt väsentliga. Särskilt väsentliga kontrollområden för 2016 är avtals- och entreprenaduppföljning, avtalstrohet, leverantörers ekonomiska ställning och seriositet, kontroll av utbetalningar samt redovisning av representation. Utifrån beslutade kontrollområden har stadsledningsförvaltningen formulerat ett antal s.k. obligatoriska stadsgemensamma kontrollmoment. Staden använder fyra typer av obligatoriska kontrollmoment: Stadsgemensamma kontrollmoment som utförs av nämnd. Stadsgemensamma kontrollmoment som utförs av styrelsen. Nämndspecifika kontrollmoment som utförs av nämnd. Nämndspecifika kontrollmoment som utförs av styrelsen. Där det finns effektivitets- och synergivinster kan stadsledningsförvaltningen avgöra att ett stadsgemensamt kontrollmoment ska genomföras centralt. Annan anledning till att en central hantering av kontrollmoment kan vara där det anses olämpligt att förvaltningens personal ska granska en överordnads hantering av exempelvis inköp eller representation. Obligatoriska stadsgemensamma kontrollmoment ska inkluderas i styrelse och nämnders plan för intern kontroll. Kontrollrapport inklusive föreslagna åtgärder ska återrapporteras till kommunstyrelsen per december. 13(18)

14 SID 14 (18) Obligatoriska kontrollområden 2016 Kommunstyrelsen har i förslag till stadens verksamhetsplan och budget för 2016 pekat ut nedanstående områden som särskilt väsentliga för intern kontroll: Avtals- och entreprenadsuppföljning Avtalstrohet Leverantörers ekonomiska ställning och seriositet Kontroll av utbetalningar Redovisning av representation För respektive kontrollmoment finns det framtagna rutiner som ska följas. Obligatoriska kontrollmoment som utförs av nämnd 2016 Avtals- och entreprenadsuppföljning Redovisning av representation Förutom ovanstående områden identifierar respektive nämnd kompletterande kontrollområden. Obligatoriska kontrollmoment som utförs av kommunstyrelsen 2016 Avtalstrohet Leverantörers och entreprenörers seriositet Kontroll av utbetalningar Tekniska nämndens plan för intern kontroll återfinns i bilaga 2. 14(18)

15 SID 15 (18) Bilaga 1 Konkurrensplan Konkurrensplan 2016 med inriktning Nämnd: Tekniska nämnden Befintliga avtal Avtalsbeteckning Påbörjas Parkeringsövervakning 2015 Fastighetsförvaltning 2015 Mindre markentreprenader, ramavtal 2015 Vinterväghållning, barmarksunderhåll och parkskötsel på allmänplatsmark * 2016 Ramavtal för tjänster gällande insamling av fettavfall ** 2016 Byggarbeten, ramavtal 2016 Bevakning, rondering och ordningsvakt 2016 Underhåll av vägbeläggningar, ramavtal * 2016 Vägmarkeringar, ramavtal * 2016 Elenergi * 2016 Måleriarbeten, ramavtal 2016 Renhållning, entreprenad 2016 Säkerhetsinstallationer* 2016 Fönsterrenovering, ramavtal 2017 Glasmästeri, ramavtal 2017 Trafiksignaler, drift och underhåll 2017 Gatu- och parkbelysning, drift och underhåll 2017 Entreprenad avseende insamling av hushållsavfall inom Solna stad ** 2017 Nya upphandlingsbehov Upphandlingsbehov Påbörjas Markskötsel vinter och sommar på tomtmark * 2016 Klottersanering * 2016 Samverkansentreprenader, ramavtal mindrebyggprojekt totalentreprenad 2016 Ramavtal paviljonger * 2016 Ramavtal rivningsentreprenad 2016 Ramavtal nya fönster 2016 Ramavtal golvbeläggning, klinker och kakel 2016 Anläggningsentreprenad slingan Råsunda markarbeten 2016 Anläggningsentreprenad utbyggnad gata Ulriksdal distansen 2016 Anläggningsentreprenad Bellona 2016 Anläggningsentreprenad Tygeln Hagalund 2016 Projektering Tomteboda buss depå 2016 Projektering Stora frösunda 2016 Projektering Charlottenburg (18)

16 SID 16 (18) Ramavtal trafikövervakning och mätning * 2016 Entreprenör för uppsättning och inköp av trafikskyltar 2016 Larmmottagning *** 2016 Anläggningsentreprenad startboxen nytt huvudkontor NCC 2017 Anläggningsentreprenad Tomteboda buss depå 2017 Anläggningsentreprenad Stora frösunda 2017 Anläggningsentreprenad Bro Hilton över E Anläggningsentreprenad Charlottenburg 2017 Låsservice * 2017 Avrop Ramavtal Vara/tjänst Påbörjas Samverkansentreprenader, ramavtal byggprojekt Totalentreprenad TND/2015:123 Ishall Ritorp *Ny konkurrensutsättning alternativt avrop från centralt ramavtal genom SKL Kommentus inköpscentral eller anslutning till upphandling genom STIC. **Ny konkurrensutsättning alternativt ansluta sig till upphandling genom SÖ- RAB - Söderhalls Renhållningsverk AB. ***Anslutning till SOS alternativt ny konkurrensutsättning (18)

17 SID 17 (18) Bilaga 2 Internkontrollplan Internkontrollplan 2016 Nämnd: Tekniska nämnden Internkontrollmomenten återrapporteras övergripande i årsredovisningen. Process/rutin Ärendehantering registratur Inköp Kontrollmoment & metod Kontrollen syftar till att säkerställa att stadens och förvaltningens åtaganden upprätthålls samt att rutiner och anvisningar efterlevs. Kontrollen utförs genom stickprov på utlämnade handlingar. Kontroll av inköp. Kontrollen syftar till att säkerställa att inköp under direktupphandlingsbeloppet görs enligt stadens anvisning för inköp och direktupphandling. Kontrollen utförs genom att stickprov tas på inköp som gjorts. Stadsgemensamma obligatoriska internkontrollmoment som utförs av nämnd Process/rutin Avtals och entreprenads-uppföljning Kontrollmoment & metod Kommunstyrelsen har angett området som särskilt väsentligt och obligatoriskt för nämnden. Kontrollen syftar till att säkerställa att avtal följs upp enligt stadens anvisning för avtals- och entreprenaduppföljning. Redovisning av representation Kontrollen utförs enligt stadens rutin för kontrollmoment avtals- och entreprenadsuppföljning. Kommunstyrelsen har angett området som särskilt väsentligt och obligatoriskt för nämnden. Kontrollen syftar till att säkerställa att redovisning av representation görs enligt stadens anvisning för representation och uppvaktning. Kontrollen utförs enligt stadens rutin för kontrollmoment representation. 17(18)

18 SID 18 (18) Bilaga 3 Avfallstaxa Tekniska nämnden beslutade föreslå kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att godkänna tekniska förvaltningens förslag på en sänkning av stadens avfallstaxa med 2 procent med giltighet från Tekniska förvaltningen har sett över avfallstaxans konstruktion. Nya tjänster har identifierats och vissa avgifter har justerats. Nedan beskrivs de justeringar förvaltningen föreslår. En förteckning av samtliga taxor presenteras i bilaga 3:1. Förpackat matavfall, ny tjänst Förpackat matavfall kan numera behandlas genom nytt avtal i SÖRAB:s regi. Tidigare hanterades detta som brännbart avfall. Förvaltningen föreslår därmed en ny tjänst för att hantera förpackat matavfall. Tjänsten ska endast omfatta företag och stadens verksamheter. Matavfall i container, ny tjänst Nuvarande avfallstaxa exkluderar abonnenter som saknar platsförutsättningar att ställa upp många små matavfallskärl för tömning. Dessa abonnenter finns inom kontor, butik och restaurang. En ny tjänst möjliggör mer matavfallsinsamling. Förvaltningen föreslår en ny tjänst som innebär hämtning av container med matavfall. Berörda fastighetsägare kan då ordna med internrangering via små insamlingskärl med matavfall till den större matavfallscontainern som hämtas av stadens entreprenör. Budning av markbehållare, ny tilläggsavgift Förvaltningen föreslår en ny tilläggsavgift för extrahämtning med särskild kranbil. Detta kostar enligt gällande avfallstaxa inget extra för abonnenten utöver ordinarie hämtavgift. Staden som beställare av avfallsentreprenad får extrakostnader när en sopbil skickas ut för att tömma enstaka behållare utanför ordinarie schema. Behandling av insamlat fett och matavfall, sänkt avgift Förvaltningen föreslår att sänka avgiften för behandling av insamlat fett och matavfall i tank från 365 kr till 240 kr per ton inklusive moms. Skälet är stärkt miljöstyrning och att nya avtal har gett lägre behandlingskostnader. 18(18)

19 Förslag på ny avfallstaxa 2016 Avgifterna har sänkts generellt med 2 procent jämfört med tidigare taxa från år Avgifterna i taxan är viktbaserade vid hämtning med krantömmande fordon, stationär resp. mobil sopsug. För säck och kärl är taxan volymbaserad. Säck och kärl ingår i abonnemanget. För säck- och kärlsopor tillämpas svårighetstillägg Utsorterat matavfall hämtas utan kostnad från bostäder. Vid hämtn mer än en gång per vecka tillkommer 30 %. Vid hämtn varannan vecka minskar avgiften med 25 % Avgifter för företag/verksamheter är lägre beroende på att inga fria tjänster ingår i abonnemanget. Sommarhämtning 15 april 15 oktober, halv avgift Avgifter inkl moms. 0,98 Villahämtning Avgiften är årsavgiftet inkl. moms för hämtning en gång per vecka, eller varannan vecka. Säck eller kärl Ny avgift Tidigare avgift 190 liter kärl varje vecka liter kärl varannan vecka liter kärl varje vecka liter kärl varannan vecka liter säck varje vecka liter säck varannan vecka liter kärl för matavfall Ingen avgift Ingen avgift

20 Flerbostadshus Avgiften är årsavgiftet inkl. moms för hämtning en gång per vecka Säck eller kärl Ny avgift Tidigare avgift 125 liter säck liter säck liter matavfall, kärl liter kärl liter kärl liter kärl liter kärl liter kärl liter kärl, sommarabb liter kärl, sommarabb liter kärl, sommarabb liter säck, sommarabb

21 Företag/Verksamhet Avgiften är årsavgiftet inkl. moms för hämtning en gång per vecka Säck eller kärl Ny avgift Tidigare avgift 60 l storkökssäck liter säck liter säck liter matavfall, kärl liter förpackat matavfall, kärl liter kärl liter kärl liter kärl liter komprimerat liter kärl liter komprimerat liter kärl, sommarabb liter kärl, sommarabb liter kärl, sommarabb liter säck, sommarabb

22 Svårighetstillägg, säck eller kärlhämtning Varje abonnemang ska mätas in och få ett värde som anger hur svårt det är att hämta avfallet på hämtstället. Avgift per inmätningspoäng, kr ink moms Poäng Ny avgift Tidigare avgift Avgift kr per poäng Svårighetstillägg per behållare och år m fr bilens stannställe m fr bilens stannställe > 30 m fr bilens stannställe Lutning >1/ Trappsteg Svårighetstillägg /anl & år Olåst dörr / grind Låst dörr Betalsäck Tomma 160 liters säckar, 20 st. per rulle, kr inkl moms Betalsäck Ny avgift Tidigare avgift Rulle om 20 säckar

23 Övriga tjänster Inkl moms Tjänst Ny avgift Tidigare avgift Löst avfall, hämtning en gång per vecka, kr per kbm och år Latrinkärl, kr per hämtning Stationär sopsug, Huvudsta, kr per kvm bostadsyta och år. 18,62 19 Komprimator Kr per år för hämtn 52 ggr ink moms Typ Ny avgift Tidigare avgift 400 liter Orvac liter Pactum Krantömmande behållare Tömningsavgift inkl moms. Behandlingsavgift tillkommer Hämtning en gång per vecka. Abonnent kan avropa extra budning däremellan. Då tillkommer avgift med 400 kr per behållare. Tömningsavgift Ny avgift Tidigare avgift Nedgrävd behållare Nedgrävd behållare med plastinnersäck Markbehållare Nedgrävd behållare med rent matavfall 0 0

24 Mobil sopsug Dockningsavgift + avgift per tank + behandlingsavgift Avgifterna är inkl moms Dockningsavgift Ny avgift Tidigare avgift Per docka Avgift per tank och tömningstillfälle Ny avgift Tidigare avgift Upp till 5 kbm > 5 kbm Behandlingsavgift Ny avgift Tidigare avgift Behandling kr / ton Grovavfall, hämtning i fastighet Avgifter är inkl moms Hämt- och behandlingsavgift Ny avgift Tidigare avgift Blandat brännbart/icke brännbart, kr /kbm Brännbart, kr / kbm Trädgårdsavfall buntat eller i papperssäck, kr/kbm Vitvaror, kr / enhet

25 Mobil insamling av grovavfall Bemannad lastbil som tar emot grovavfall vid flerbostadshus. Avgifter är per två timmar, inkl. moms. Tjänst Ny avgift Tidigare avgift Vardagar Kvällar 16-20, lördag Tvättning av kärl och underjordsbehållare Framkörningsavgift + tvättavgift Avgifter är inkl moms Tjänst Ny avgift Tidigare avgift Framkörningsavgift Tvätt per kärl Tvätt per underjordsbehållare Matavfall i tank eller fett från fettavskiljare Tömningsavgift tank eller avskiljare + behandlingsavgift Avgifter är inkl moms Tjänst Ny avgift Tidigare avgift Behandlingsavgift kr / kbm Tömningsavgift upp till 3 kbm Tömningsavgift över 3 kbm

26 Övriga matavfallstjänster företag Behandlingsavgift kr per ton inkl moms Container ingår ej. Tjänst Ny avgift Tidigare avgift Matavfall i container Förpackat matavfall i container Fria tjänster för boende i Solna Hämtning av el/elektronik i flerbostadshus om förutsättningar för mellanlagring finns. Hämtning var fjärde vecka. Miljöstationer och mobil insamling av farligt avfall Fria besök på ÅVC Julgransinsamling Hämtning av utsorterat matavfall Budning av farligt avfall i miljöbox från villahhushåll Budning av farligt avfall från flerbostadshus om godkänd mellanlagring finns.

27 Containertjänster Hyra + tömning (budad eller schemalagd) + behandlingsavgift. Dvs avgiften består av eventuell containerhyra+tömningsavgift som varierar beroende på om tjänsten budas (en hämtning), eller är schemalagd (flera hämtningar). Dessutom tillkommer behandlingsavgift i kr per ton för innehållet. Avgift inkl moms Ny avgift Containertyp Hyresalternativ Tömningskostnad, alternativ Frontlastad dygn vecka månad Budad Schema 3 kbm kbm kbm Komprimator dygn vecka månad Budad Schema 20 kbm >20 kbm Lyftdumper dygn vecka månad Budad Schema 10 kbm boende kbm företag >10 kbm Tidigare avgift Containertyp Hyresalternativ Tömningskostnad, alternativ Frontlastad dygn vecka månad Budad Schema 3 kbm kbm kbm Komprimator dygn vecka månad Budad Schema 20 kbm >20 kbm

28 Lyftdumper dygn vecka månad Budad Schema 10 kbm boende kbm företag >10 kbm Behandlingsavgift container, avgifter kr per ton inkl moms Tjänst Ny avgift Tidigare avgift Hushållsavfall Brännbart grovavfall Icke brännbart grovavfall