Kommunstyrelsens ledningsutskott

Transkript

1 KALLELSE Datum Sida 1(2) Kommunstyrelsens ledningsutskott Tid: Onsdagen den 22 mars 2017, klockan 08:30 Plats: Sammanträdesrum 1, kommunhuset, Osby Ärende 1 Upprop, val av justeringsperson, bestämmande av dag och tid för justering av protokollet samt godkännande av dagordning 2 Revisionsrapport, "Förstudie av näringslivsarbetet i Osby kommun" 3 Arkivreglemente samt gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse 4 Reglemente för Osby kommun, revidering 5 Delegationsordning för kommunstyrelsen, revidering 6 Klockan Pia Lindvall Bengtsson, ekonomichef Intern kontroll 2016, avrapportering 7 Kommunstyrelsens uppsiktsplikt över de kommunala bolagen Borgensförbindelse, regressavtal och avtal om medlemmarnas ansvar för Kommuninvest 9 Osbybostäder AB årsredovisning 2016, uppdrag till det av kommunfullmäktige valda ombudet 10 Fjärrvärme i Osby AB årsredovisning 2016, uppdrag till det av kommunfullmäktige valda ombudet 11 Industrihus i Osby AB årsredovisning 2016, uppdrag till det av kommunfullmäktige valda ombudet 12 Årsredovisning och bokslut 2016, samt beslut om ansvarsfrihet Besköksadress Briogatan 1 Postadress Serviceförvaltningen Osby Telefon vx Fax E-post kommun@osby.se Hemsida Organisationsnr PlusGiro Bankgiro

2 Sida 2(2) 13 Årsredovisning för av kommunens förvaltade stiftelser 14 Bidrag - Stiftelsen Lekoseum Redovisning av besvarade/obesvarade medborgarförslag - april Årlig redovisning av motioner som ännu inte beretts färdigt 17 Årets eldsjäl Arbetsmiljörapport 2016 Marika Bjerstedt Hansen Ordförande Marit Löfberg Sekreterare

3

4 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Sida 1(2) Samhällsbyggnad Kettil Svensson Telefon Yttrande över Förstudie näringslivsarbetet i Osby kommun Dnr Ks/2016:830 Samhällsbyggnads förslag till samhällsbyggnadsutskottet - Föreslå kommunstyrelsen att yttra sig över Förstudie näringslivsarbete i Osby kommun enligt följande: - (4) Det finns en inventering av befintlig mark inom redan detaljplanelagda industriområden i syfte att se om det går att nyttja denna för nyetablering av företag. Bedömningen av inventeringen gällande kommunägd och industriplanerad mark är att det grovt räknat finns cirka kvadratmeter obrukad mark. - (5) Det finns grovt räknat cirka kvadratmeter mark för industri och handel inom detaljplanerat område i Osby, Lönsboda och Killeberg. Av denna yta finns cirka kvadratmeter med utbyggd infrastruktur. - (6) Det finns cirka 112 byggklara tomter för enbostadshus i Osby, Lönsboda och Killeberg. På kommunens hemsida finns en karta att tillgå över byggklara tomter. - (7) Det finns möjlighet att bygga cirka nya bostäder i flerbostadshusform. Marken ägs till största delen av Osbybostäder varav cirka 50 av de planerade bostäderna är planlagda på mark i kommunens ägo. Sammanfattning av ärendet På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har pwc genomfört en förstudie av Osby kommuns näringslivsarbete. Revisionsfrågan som ställdes var Säkerställer kommunstyrelse att det bedrivs ett ändamålsenligt näringslivsarbete i Osby kommun? Revisorerna har kommit fram till att kommunstyrelsen i allt väsentligt säkerställer att det bedrivs ett ändamålsenligt näringslivsarbete. I granskningen återfinns fyra kontrollmål för att belysa området och att flertal rekommendations ges i rapporten i syfte att vidareutveckla kommunens näringslivsarbete. Rapporten har skickats på remiss till samhällsbyggnadsutskottet för vidare förslag till beslut i kommunstyrelsen. Besköksadress Parkgatan 1 Postadress Samhällsbyggnad Osby Telefon vx Fax E-post samhallsbyggnad@osby.se Hemsida Organisationsnr PlusGiro Bankgiro

5 Sida 2(2) (1) Kommunstyrelsen bör se till att målen och riktlinjerna förtydligas i samband med att den nya organisationen kommer på plats. I detta arbete bör kommunen överväga om målvärdet tex via SKL:s undersökning Insikt eller andra kan utgöra ett komplement till Svenskt näringslivs ranking över företagsklimat. (2) Vi rekommenderar att kommunstyrelsen prioriterar bland aktiviteterna i syfte att kunna genomföra de aktiviteter inom näringslivsområdet som ger störst effekt. (3) Kommunstyrelsen bör genom dialog säkerställa ett forum för utveckling av näringslivsfrågor, tex genom ett näringslivsråd eller liknande där olika strategiska frågor kan diskuteras som är väsentliga för kommunens näringsliv. (4) Vi konstaterar att det saknas en inventering av befintlig mark inom redan detaljplanelagda industriområden i syfte att se om det går att nyttja denna för nyetablering av företag. Vi konstaterar att det inte verkar finnas några nyckeltal eller måltal för hur mycket mark som ska avsättas till näringslivet som helhet i kommunen. (5) Hur många kvadratmeter mark finns tillgängligt för att kunna erhålla startbesked före 1 juni 2017 för nybyggnad av handels/industrilokaler i Osby respektive Lönsboda och Killeberg? (6) Hur många tomter för enbostadshus finns tillgängliga för att kunna erhålla startbesked före 1 juni 2017 för nybyggnad av småhus i Osby respektive Lönsboda och Killeberg? (7) Hur många kvadratmeter mark finns tillgängligt för att kunna erhålla startbesked före 1 juni 2017 för nybyggnation av flerbostadshus i ovan nämnda orter? Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, daterad Arne Bertilsson Tf. samhällsbyggnadschef Kettil Svensson Planarkitekt FPR/MSA Beslutet skickas till: Samhällsbyggnad Kettil Svensson Arne Bertilsson

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Sida 1(2) Serviceförvaltningen Kanslienheten Arkivreglemente, Osby kommun Dnr KS/2016:641 /Förslag till beslut/ Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta. ARKIVREGLEMENTE för Osby kommun, daterat den 27 februari 2017, antas. Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta. Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse, daterad den 27 februari 2017, antas. Sammanfattning av ärendet Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska finnas till hands när den efterfrågas. Då behövs noggrann planering och säker förvaring. Kommunerna har ansvar för att verksamhetsinformation bevaras och görs tillgänglig. Det handlar om att säkerställa en långsiktig informationsförsörjning. Arkiv dokumenterar beslut, aktiviteter och minnen. Arkivet utgör ett unikt och oersättligt arv som ska bevaras för kommande generationer. Handlingsoffentlighet garanterar rätten till insyn i såväl ärenden, som i myndighetens verksamhet i stort. En myndighets arkiv är en del av det nationella kulturarvet och ska, enligt arkivlagen (1990:782), bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättsskipningen och förvaltningen samt forskningens behov. Bestämmelser om arkiv i offentlig förvaltning finns, förutom i arkivlagen (1990:782), i arkivförordningen (1991:446) och offentlighets - och sekretesslagen (2009:400). I det här reglementet finns förslag till särskilda bestämmelser för Osby kommun, som kommunfullmäktige ska besluta om med stöd av 16 arkivlagen. Bestämmelserna i reglementet är teknikneutrala och gäller oavsett hur information lagras, struktureras och förmedlas. Reglementet gäller för kommunens samlade verksamhet, det vill säga alla myndigheter i Osby kommun. Med myndighet avses kommunfullmäktige och dess revisorer, kommunstyrelsen, övriga nämnder och styrelser med förvaltningar, andra styrelseformer med självständig ställning, juridiska personer som till exempel aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där Osby kommun utövar och har ett rättsligt bestämmande inflytande. I de av kommunen hel- och delägda aktiebolagen blir arkivreglementet gällande endast efter associationsrättsligt bindande beslut, det vill säga bestämmelser i bolagsordning, Besköksadress Briogatan 1 Postadress Osby Telefon vx Fax E-post kommun@osby.se Hemsida Organisationsnr PlusGiro Bankgiro

24 Sida 2(2) ägardirektiv eller motsvarande. Vid delat ägarskap eller kommunalförbund fastställs arkivansvaret av berörda parter efter samråd med respektive arkivmyndigheter. Genom kommunens inträde i kommunalförbundet Sydarkivera kan kommunalförbundets förbundsstyrelse utses till arkivmyndighet för de digitala arkiv som överlämnas till kommunalförbundet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Arkivreglemente, Osby kommun, daterad den 27 februari 2017, från kanslichef Benny Nilsson och arkivarie Håkan Dahlbeck. Utkast till ARKIVREGLEMENTE för Osby kommun, daterat den 27 februari 2017.

25 Sida 1 av 7 KS/2016:641 ARKIVREGLEMENTE Bestämmelser om arkiv i offentlig förvaltning finns i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) samt i offentlighets - och sekretesslagen (2009:400). I det här reglementet finns särskilda bestämmelser för Osby kommun. Bestämmelserna i reglementet är teknikneutrala och gäller oavsett hur information lagras, struktureras och förmedlas. Omfattning Reglementet gäller för kommunens samlade verksamhet, det vill säga alla myndigheter inom Osby kommun. Med myndighet avses i detta reglemente. Kommunfullmäktige och dess revisorer. Kommunstyrelsen och övriga nämnder och styrelser med förvaltningar. Andra styrelseformer med självständig ställning. Juridiska personer som till exempel aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där Osby kommun utövar och har ett rättsligt bestämmande inflytande. Arkivreglementet blir gällande i kommunala företag endast efter associationsrättsligt bindande beslut, det vill säga bestämmelser i bolagsordning, ägardirektiv eller motsvarande. Vid delat ägarskap eller kommunalförbund fastställs arkivansvaret av berörda parter efter samråd med respektive arkivmyndigheter. Syftet med informationsförvaltning (arkivvård) Arkiv dokumenterar beslut, aktiviteter och minnen. Arkivet utgör ett unikt och oersättligt arv som bevaras för kommande generationer. Handlingsoffentligheten garanterar rätten till insyn i såväl ärenden, som i myndighetens verksamhet i stort. Myndigheternas arkiv ska hanteras så att de tillgodoser. Rätten att ta del av allmänna handlingar. Information för rättsskipning och förvaltning. Forskningens behov. Definitioner Allmän handling Med handling förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel.

26 Sida 2 av 7 Handling är allmän, om den förvaras hos myndighet och enligt Tryckfrihetsförordningen (1949:105) är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. Allmänna handlingar är normalt offentliga men kan ibland innehålla sekretessuppgifter. Arkiv Arkivansvarig Arkivbeskrivning Arkivbildare Arkivfunktion Arkivförteckning Arkivombud Arkivredovisning Arkivsamordnare Arkivmyndighet Egenkontroll Dokumenthanteringsplan Informationsförvaltning (arkivvård) Den samlade mängden allmänna handlingar som dokumenterar den verksamhet eller de verksamheter som myndigheten bedriver. Omfattar samtliga informationssystem (analoga och digitala) som hanterar allmänna handlingar/allmän information. Roll som innebär formellt ansvar för arkivet hos en myndighet (informationsägare). Den ansvarige ska bland annat se till att det finns resurser och kompetens för att hantera informationsförvaltningen (arkivvården). Skriftlig dokumentation med översiktlig beskrivning av en myndighets arkiv och informationshantering. Ska finnas i enligt med bestämmelser i lagstiftning. Den myndighet eller verksamhetsfunktion som i sin verksamhet tar emot och skapar handlingar. Till exempel nämnd eller kommunalt bolag. Organisation eller befattning som fungerar som förvaltning för arkivmyndigheten. Systematisk lista över innehållet i ett arkiv. Roll som innebär att en anställd har till uppgift att ta hand om den löpande informationsförvaltningen (arkivvården) hos en nämnd eller kommunalt företag. Dokumentation som redovisar hur allmän information hanteras i verksamheten. I arkivredovisning ingår klassificeringsstruktur, dokumenthanteringsplan, arkivbeskrivning och arkivförteckning. Roll som innebär att en anställd har till uppgift att samordna arbetet med arkiv- och dokumenthantering på en förvaltning. Fungerar som samordnare för myndighetens arkivombud. Myndighet som har tillsynsansvar och kan överta arkiv från andra myndigheter. Förteckning över allmänna handlingar med hanteringsanvisningar och beslut om gallring. Kontroll av arkiv och dokumenthantering genom organisering av rutiner, kontroller och processer för att uppnå fastställda mål i verksamheten. Verksamhet för att ta emot eller skapa information som ska hanteras, distribueras och till slut bevaras eller gallras. Med hantera menas att systematisera, beskriva, redovisa, avgränsa och skydda information som hör till arkivet. Bestämmelser om arkivvård finns i arkivlagen (1990:782). Organisation och ansvar Ansvaret för arkivet är delat mellan den gemensamma arkivmyndigheten, kommunalförbundet Sydarkivera, den lokala arkivmyndigheten, Osby kommun, och Osby kommuns myndigheter. Arkivmyndigheter

27 Gemensam arkivmyndighet Sida 3 av 7 Kommunalförbundet Sydarkiveras förbundsstyrelse är gemensam arkivmyndighet för förbundsmedlemmarna. Den gemensamma arkivmyndigheten benämns i fortsättningen Sydarkivera. Sydarkiveras ansvarsområden är att. Meddela de riktlinjer som behövs för en god arkivvård. Ansvara för tillsyn över förbundsmedlemmarnas arkiv. Rapportera brister som konstaterats vid tillsyn till lokal arkivmyndighet eller myndighet, med begäran om åtgärd. Ansvara för vården av arkiv i den mån att dessa överlämnats till Sydarkivera. Sydarkivera får delegera befogenheter som gemensam arkivmyndighet. Lokal arkivmyndighet Lokal arkivmyndighet för Osby kommun är kommunstyrelsen. Den lokala arkivmyndighetens ansvarsområden är att. Ansvara för att implementera de riktlinjer som Sydarkivera har beslutat om. Besluta om övergripande gallringsbeslut som gäller för kommunens samlade verksamhet efter samråd med Sydarkivera. Ansvara för vården av arkiv i den mån att dessa överlämnats till den lokala arkivmyndigheten. Den lokala arkivmyndigheten får delegera befogenheter som lokal arkivmyndighet. Arkivfunktion Sydarkiveras arkivfunktion innebär att det under den gemensamma arkivmyndigheten ska finnas en gemensam arkivfunktion, Sydarkiveras förvaltning, med tillsynsarkivarie. Sydarkiveras förvaltnings ansvarsområden är att. Utöva tillsyn över förbundsmedlemmarnas arkiv i enlighet med Sydarkiveras förbundsord-ning och handlingsprogram. Hantera egenkontroll när det gäller arkiv och dokumenthantering. Rapportera brister som konstaterats vid tillsyn till den gemensamma arkivmyndigheten. Ta initiativ till åtgärder för att främja arkivvården hos förbundsmedlemmarna. Vårda och tillhandahålla till Sydarkivera överlämnade arkivhandlingar. Vårda och tillhandahålla Sydarkiveras arkiv. Verka för att hålla arkiven tillgängliga och för deras användning i kulturell verksamhet, forskning och i det löpande förvaltningsarbetet. Ge information, rådgivning och annat stöd åt förbundsmedlemmarna när det gäller arkiv, dokumenthantering och informationssäkerhet. Samordna arbetet med dokumenthanteringsplaner och granska förslag till gallringsbeslut.

28 Sida 4 av 7 Samordna och leda arbetet med att planera och genomföra leverans av information från IT-baserade verksamhetssystem. Förvalta klassificeringsstruktur och mallar inom arkivredovisning och dokumenthantering Tillhandahålla utbildning om arkiv och dokumenthantering. Biträda förbundsmedlemmarna med specialistkompetens inom verksamhetsområdet. Lokal arkivfunktion För att planera och verkställa den lokala arkivmyndighetens uppgifter enligt detta reglemente finns en lokal arkivfunktion som utgörs av ett kommunarkiv. Kommunarkivarien/Arkivföreståndaren svarar under den lokala arkivmyndigheten för förvaltning av överlämnade arkiv. Den lokala arkivfunktionens ansvarsområden är att. Vårda och tillhandahålla arkivhandlingar som har överlämnats till den lokala arkivmyn-digheten. Hantera leveranser av arkivhandlingar till den lokala arkivmyndigheten. Verka för att hålla arkiven tillgängliga och för deras användning i kulturell verksamhet, forskning och i det löpande förvaltningsarbetet. Hantera egenkontroll när det gäller arkiv och dokumenthantering. Delta i arbetet med tillsyn tillsammans med Sydarkivera. Delta i arbetet med framtagande av dokumenthanteringsplaner. Delta i arbetet med att planera och genomföra leveranser av arkiv till Sydarkivera. Ge information, rådgivning och annat stöd åt myndigheterna när det gäller arkiv och dokumenthantering. Myndigheten Varje myndighet som omfattas av bestämmelserna i detta reglemente ska fastställa organisation och ansvarsfördelning för att förvalta den information som hanteras i myndighetens verksamhet. I detta ingår att utse en arkivansvarig, som är ytterst ansvarig för informationsförvaltningen. Förvaltningschef/VD är arkivansvarig om inte myndigheten utser någon annan. Arkivansvarig ska utse en eller flera personer som svarar för det praktiska arbetet med arkivet. Myndighetens ansvarsområden är att Framställa handlingar som ska bevaras med material och metoder som garanterar informa-tionens beständighet. Besluta om gallring när det gäller myndighetens kärnverksamheter efter samråd med Sydarkivera. Se till så att det finns personal, arkivombud och vid behov arkivsamordnare, som har till uppgift att sköta det löpande arbetet med informationsförvaltning, planering av dokumenthantering och informationsredovisning.

29 Sida 5 av 7 Delta i arbetet med framtagande av dokumenthanteringsplaner. Delta i arbetet med att planera och genomföra leveranser av elektroniska arkiv till Sydarkivera och pappersarkiv den lokala arkivmyndigheten. Beakta konsekvenserna för sin hantering av allmänna handlingar när organisation eller arbetssätt ändras samt i samband med byte av lokaler eller vid införande av nya informationssystem. Samråd bör ske med Sydarkivera. Samråda i god tid med Sydarkivera om myndigheten har för avsikt att överföra verksamhet till enskilt organ. Samråda i god tid med Sydarkivera innan myndigheten beslutar om gallring och antar dokumenthanteringsplan. Planera informationshantering Hantering av information ska styras och planeras. För de handlingar som ska bevaras ska myndigheten ta fram en strategi för bevarande i samråd med Sydarkivera. Dokumenthanteringsplan Varje myndighet ska upprätta en förteckning över allmänna handlingar med hanteringsanvisningar och beslut om gallring, en s.k. dokumenthanteringsplan. Dokumenthanteringsplanen är ett levande dokument som ska hållas aktuell. Dokumenthanteringsplanen ska ses över i samarbete med Sydarkivera minst en gång per mandatperiod och utöver det snarast uppdateras om det finns förändringar som påverkar informationsförvaltningen. Dokumenthanteringsplanen ska ta upp alla de olika typer av information som finns hos myndigheten och innehålla uppgifter om hur dessa ska hanteras ur arkivsynpunkt. Förändring av gallringsbeslut ska ske i samråd med Sydarkivera. Redovisa information Arkivbeskrivning Myndigheten ska beskriva sin informationshantering i en arkivbeskrivning. Beskrivningen ska ge en samlad överblick över myndighetens information och hur den hanteras samt vara utformad så att den underlättar användningen. Arkivförteckning Arkiv som överlämnats till lokala arkivmyndigheten förtecknas av lokala arkivmyndighetens arkivfunktion. Arkiv som överlämnats till Sydarkivera förtecknas av Sydarkiveras förvaltning. Arkivförteckningen ska utformas så att den kan användas som sökmedel i arkivet och som instrument för kontroll av arkivet.

30 Sida 6 av 7 Myndigheten ska dokumentera hur informationen förvaras och kunna kontrollera om information saknas. Om dokumenthanteringsplaner har tagits fram i enlighet med de riktlinjer som meddelas från Sydarkivera så behöver inte särskild arkivförteckning upprättas hos myndigheterna. Förvalta information Varje myndighet svarar för att vårda sitt arkiv genom att systematisera, beskriva, redovisa, avgränsa och skydda informationen. Systematisera Myndighetens arkiv ska hållas skilt från andra arkiv som myndigheten förvarar. Handlingarna ska under hela bevarandetiden förvaras och skyddas så att en hållbar fysisk och logisk struktur finns kvar. Förvara Förvarings- eller lagringsplats ska utformas enligt Riksarkivets och Sydarkiveras riktlinjer. Nya förvarings- eller lagringsplatser ska utformas i samråd med Sydarkivera. Gallra och rensa Med gallring avses förstöring av allmänna handlingar. Beslut om gallring ska verkställas av ansvarig myndighet. Det innebär att handling som ska gallras ska utan dröjsmål förstöras. Handlingar som innehåller uppgifter som omfattas av sekretess ska destrueras på ett sådant sätt så att otillbörlig åtkomst förhindras, det gäller även databärare där sådana uppgifter raderats. Hantering av handlingar i samband med omstrukturering av information räknas som gallring om detta medför. Informationsförlust. Förlust av möjliga sammanställningar. Förlust av sökmöjligheter. Förlust av möjligheten att fastställa informationens autenticitet. Allmänna handlingar får endast gallras med stöd i lag, förordning eller efter beslut av myndigheten eller den lokala arkivmyndigheten. All gallring ska redovisas i dokumenthanteringsplanen eller i särskilda gallringsbeslut som tas fram i samråd med Sydarkivera. Lokal arkivmyndighet har rätt att föreskriva undantag från gallring i myndigheternas arkiv, i det fall gallring inte strider mot bestämmelser i lag. Handlingar som inte ska tillhöra arkivet ska fortlöpande rensas eller på annat sätt avskiljas från arkivhandlingarna. Rensning ska senast genomföras i samband med att handlingar över-

31 Sida 7 av 7 lämnas till arkivmyndighet. Överlämna Överlämna till annan myndighet Om en myndighet har upphört med sin verksamhet helt eller delvis och verksamheten överförs till annan kommunal myndighet eller till juridisk person som omfattas av 2 kap 3 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), kan arkivet överlämnas till den myndighet eller det organ som fortsätter verksamheten. Myndigheten bör samråda med Sydarkivera. Om verksamheten uppdelas på flera myndigheter beslutar Sydarkivera efter förslag av berörda myndigheter hur arkivet ska hanteras. Överlämna till arkivmyndighet Arkivhandlingar som inte längre behövs i den löpande verksamheten bör överlämnas till arkivmyndighet. Överlämnande av arkivhandlingar till lokal arkivmyndighet och/eller Sydarkivera bör ske först sedan skriftlig överenskommelse upprättats mellan parterna. Om myndighet upphört och dess verksamhet inte överförts till annan kommunal myndighet eller till juridisk person enligt ovan ska arkivet överlämnas till lokal arkivmyndighet och/eller Sydarkivera senast tre (3) månader efter det att myndigheten upphört med verksamheten. Berörda myndigheter ska vid dessa tillfällen samråda med Sydarkivera. När lokal arkivmyndighet och/eller Sydarkivera övertagit arkiv ifrån annan myndighet enligt detta reglemente så övergår hela ansvaret för arkivet. Lokal arkivmyndighet äger rätt att besluta om särskild avgift för arkiv som deponeras hos arkivmyndigheten utan att överlämnas. Utlån Myndighet får låna ut arkivhandlingar endast till kommunala eller statliga myndigheter för tjänsteändamål. Utlån får endast ske i undantagsfall. Utlån ska vara tidsbegränsade och ske enligt tryckfrihetsförordningens och offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser. Utlåning av originalhandlingar ska i möjligaste mån begränsas. Utlånande lokal arkivmyndighet ska förvissa sig om att arkivhandlingarna under lånetiden hanteras varsamt samt tillse att arkivhandlingarna efter det att lånetiden löpt ut återlämnas. Kommunfullmäktige har, med stöd av 16 arkivlagen (1990:782), den april 2017,, beslutat att detta arkivreglemente ska gälla för Osby kommuns samlade verksamhet, det vill säga alla myndigheter inom Osby kommun.

32 Sida 1 av 5 KS/2016:641.Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse Vår vardagliga kommunikation lämnar allt fler spår i form av inlägg, meddelanden och loggar. När kommunikationen sker i arbetet hos en kommun eller ett regionförbund blir spåren allt som oftast allmän information. En stor del av den vardagliga kommunikationen har både liten och kortvarig betydelse för verksamheten som bedrivs. Därför behöver den inte sparas längre än nödvändigt. Däremot behövs det tydliga regler för att allmänheten ska veta vilken information som raderas (gallras/förstöras), eftersom allmänheten har rätt till insyn i kommunernas verksamhet. En gallringsplan för information som har liten och kortvarig betydelse är en förutsättning för att komma igång med den digitala sophanteringen. Då är det möjligt att börja slänga allt skräp som kommer in till myndigheterna, skickas ut eller registreras i olika loggfiler. Nyttan En gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse är en del i arbetet med rättssäker informationshantering. Planen hjälper anställda att veta vad som kan kastas direkt eller efter kort tid. Den redovisar också för allmänheten vilka handlingar som gallras och därför inte kan begäras ut. Gallring är en viktig del när det gäller informationsförvaltning och arkiv. Det blir helt enkelt svårare att hitta handlingar av vikt om en stor mängd handlingar som har liten betydelse förvaras hos myndigheten. Att ta bort filer som inte behövs är dessutom viktigt för att tekniken ska fungera bra. Särskilt idag när det är lätt att ta stora, högupplösta, digitala foton och snabbt ladda upp på en server. Både lagring och säkerhetskopiering är resurskrävande. Bra gallringsbeslut är till nytta både för användare och för IT-avdelningar. Besluta om gallring Om det inte finns beslut om gallring ska allmän information bevaras för framtiden. För att kunna radera allmän information krävs formella beslut om gallring. Det står i arkivreglementet hur gallringsbeslut fattas i kommunen eller regionförbundet. Sydarkivera har tagit fram en mall för en gallringsplan för handlingar med liten och kortvarig betydelse samt spår som uppkommer i samband med dator- och internetanvändning. Gallringsplanen är efter beslut ett styrande dokument som talar om vad som behöver sparas och inte. Gallringsplanen skapar en enhetlig hantering av allmänna handlingar som har liten och kortvarig betydelse och som förekommer i stor mängd inom samtliga verksamheter.

33 Sida 2 av 5 Andra allmänna handlingar kan gallras förutsatt att det finns beslut i de dokumenthanteringsplaner som respektive myndighet beslutat om i enlighet med arkivreglementet. Utföra gallring Handlingar som ska gallras ska förstöras utan dröjsmål. Gallringsplanen gäller både för handlingar som förvaras digitalt och i pappersform. Handlingar som inkommit elektroniskt ska förvaras elektroniskt fram till gallring. Många av de verktyg vi använder för kommunikation och information gör det möjligt att ställa in automatisk gallring av till exempel loggar och temporära filer. Det är viktigt att inställningar i epostsystem, brandväggar med mera stämmer överens med beslut om gallring. Exakt hur gallringen ska utföras beskrivs inte i detta dokument utan kommer i nästa steg. Rensa Information som inte är allmän handling kan slängas eller tas bort utan att det finns beslut. Det gäller till exempel. Utkast till dokument som inte har skickats utanför arbetsgruppen. Egna stödanteckningar som inte delas med arbetsgruppen eller skickas till externa mottagare. Versioner av bilder eller filmer som inte har redigerats klart. Notera särskilt att det inte gäller register, förteckningar eller andra listor där information tillförs fortlöpande. Det vill säga när registret har färdigställts för att börja registrera uppgifter fortlöpande. När det gäller privata dokument och bilder så är det inte allmän handling, men dessa dokument ska naturligtvis inte förvaras på lagringsytor avsedda för myndighetens arkiv och arbetsmaterial. Förklaringar till gallringsplanen Liten och kortvarig betydelse I kommunernas verksamheter hanteras stora mängder information som är allmän handling men som har en liten och kortvarig betydelse för verksamheten. Gallring av dessa handlingar får bara ske under förutsättning att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättskipning, förvaltning och forskning. Udda filformat Mottagaren ska om möjligt upplysas om detta och uppmanas att skicka dokument i ett standardformat (ISO-standarden PDF till exempel). Myndigheten behöver endast ha tillgång till programvaror som används i verksamheten och standardprogram. Det bör finnas dokumentation över format man stöder i sin tekniska plattform och de programvaror som man har licens för att använda.

34 Konvertering och migrering Sida 3 av 5 Handlingar kan ha tillfällig betydelse eftersom de har överförts till en ny databärare (till exempel från CD-skiva till hårddisk) eller konverterats till ett nytt format (till exempel genom att spara en MS Word-fil till RTF-format). De ursprungliga handlingarna kan då gallras om det bara innebär ringa förlust av: Betydelsebärande uppgifter/data. Sammanställnings- och sökmöjligheter. Möjligheter att fastställa autenticiteten, det vill säga att handlingen är äkta och kommer från den person eller organisation som den verkar göra. En annan förutsättning för att få gallra dessa handlingar är att de ursprungliga handlingarna inte längre har någon funktion. Om handlingen är autentiserad med elektroniska signaturer eller liknande eller strukturerad på ett sådant sätt att betydande bearbetningsmöjligheter går förlorade genom åtgärden: I det fallet bör handlingstypen finnas med i dokumenthanteringsplan för myndigheten och beslut om bevarandestrategi (migrering och/eller bevarande av ursprungligt filformat, så kallad bit-level preservation). Nya medier Kommunerna använder olika webbtjänster (sociala medier) för att kommunicera med medborgare eller kollegor. Både e-delegationen och SKL har kommit ut med rekommendationer och riktlinjer. Gallringsplanen tar upp vissa typer av handlingar som uppkommer i samband med snabbmeddelanden (instant messaging), webbmöten, nätverk och forum. Myndigheten är ansvarig för inlägg, kommentarer och meddelanden både på egna konton och om de uppkommer i dialog med andra. Den här gallringsplanen tar upp meddelanden och listor av tillfällig och ringa betydelse; till exempel stötande kommentarer, meddelanden som har förts till ett ärende, kontaktlistor och liknande. Notera särskilt att gallringsplanen endast tar upp handlingar av liten och kortvarig betydelse. Handlingar av vikt ska hanteras på samma sätt som annan inkommen post. Beslut om gallring och bevarande av handlingar som uppkommer när sociala medier används ska finns i myndigheternas dokumenthanteringsplaner. Det är inte vilken tjänst som används som är avgörande för bedömningen om bevarande och gallring, utan hur den används och informationsinnehållet Brev och meddelanden Förutom papperspost, e-post och fax så kan det finnas inkorgar på olika webbplatser och sociala medier där myndigheten har konton. Bestämmelserna om gallring av meddelanden och kopior gäller även för meddelanden i inkorg på olika webbplatser, statusuppdateringar, inlägg eller liknande av liten och kortvarig betydelse. Internet- och datoranvändning I planen har tagits med gallring av handlingar som uppstår i samband med internet- och datoranvändning. Internettrafik och datoranvändning skapar fortlöpande handlingar som registrerar händelser. Handlingarna har ofta en mycket kortvarig betydelse, men kräver gallringsbeslut eftersom de är allmänna handlingar enligt TF 2 kap i och med att information tillförs löpande.

35 Sida 4 av 5 En anledning till att det behövs gemensamma och tydliga regler för gallring är att loggarna ofta töms efter att de har uppnått en viss storlek (av prestandaskäl). Istället för att gallras efter en bestämd tid. Det gör att det är viktigt att veta vilka regler som ska gälla när systemen sätts upp, så att inte information gallras av misstag. När det gäller handlingar av tillfällig och ringa betydelse så gallras informationen vid inaktualitet, och då går det bra att använda den typen av inställningar. När det gäller loggar som används för att kontrollera att till exempel användarinstruktionen följs och utreda missbruk behövs tydliga gallringsfrister. Samma sak gäller för e-post och loggar över internettrafik som kan vara av intresse när det gäller allmänhetens rätt till insyn. Handlingar som registrerar Internet- och e-postanvändning ska inte bevaras för framtiden. Eftersom uppgifterna kan knytas till enskilda personer är det personuppgifter. Personuppgifter ska inte bevaras längre än nödvändigt. Det finns ett visst insynsintresse, men det har ganska kort aktualitet. Arbetsgivaren har ett intresse av att fastslagna policys efterlevs. Endast uppgifter som leder till utredning har mer varaktig betydelse för verksamheten. När det gäller information som både sparas lokalt på datorerna och centralt på servrarna så kan den information som lagras lokalt gallras vid inaktualitet. Registrering av händelser (loggar) som hör till verksamhetssystemen omfattas inte av den gemensamma gallringsplanen. Det finns olika krav på loggning inom olika verksamheter, och gallringsbesluten ska fattas av ansvarig myndighet (systemägare). Telefoner, surfplattor och bärbara datorer Bring your own device (BYOD) Ute hos kommunerna börjar man prata om möjligheterna att låta anställda ta med sig egna telefoner och datorer att använda i arbetet. Det brukar kallas för bring your own device, eller i förkortning BYOD. Framförallt är det frågor om säkerhet och användarsupport som diskuteras. Kommunerna behöver ta fram riktlinjer för vad som gäller för anställda inom kommunerna, så att det blir tydligt vad som gäller. Det finns anledning att även fundera på konsekvenserna när det gäller även hantering av allmän information med hjälp av privata maskiner. Spår av vad den anställde gör i sitt arbete får anses vara allmän handling oavsett om det är myndighetens eller den enskildes maskiner som används. Svårigheten är att skilja ut vad som är vad och också att myndigheten inte har åtkomst till privata enheter. Juridiken kring vad som gäller för till exempel gallring av loggar är ännu inte utredd. Att skapa särskilda jobbkonton borde vara ett alternativ att överväga för att underlätta gallring av elektroniska spår och historik. Privat användande av kommunens telefoner och surfplattor I förekommande fall så tillåter kommunernas policy att telefoner och plattor även används privat. När det gäller enheter som kommunen äger kan IT-avdelningarna sätta begränsningar för vilka program (appar) som kan användas och inte. Den enskilda tjänstemannen som har ett ansvar för vilka applikationer som används.

36 Appar Sida 5 av 5 Meddelanden och konversationer i olika kommunikationsapplikationer som är privata blir inte allmän handling bara för att det är kommunens enheter som används. Även elektroniska spår som uppkommer när applikationer används för privata ändamål, och inte för verksamheten, är enligt vår bedömning inte allmän handling. Det kan vara till exempel appar för att lyssna på musik eller hantera resor. Meddelanden och konversationer som berör till exempel pågående ärenden blir dock allmän handling på samma sätt som gäller för sms, post, e-post och sociala medier på webben. Om användaren tar bort ett konto eller rensar historik är vår bedömning att informationen i dessa fall får anses som gallrad. Elektroniska spår eller meddelanden som uppkommer när applikationer används som är knutna till verksamhetssystem eller som på annat sätt används i arbetet är också allmän handling. Denna Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse har den april 2017,, antagits av kommunstyrelsen.

37 Bilaga till Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse KS/2017:641 Sida 1 av 16 VISSA MEDDELANDEN OCH KOPIOR (POST, FAX, E-POST OCH ANDRA INKORGAR) Typ av handling Gallring Kommentarer och exempel Vem gallrar? Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. Vid inaktualitet. När svar har skickats. (Om det finns behov att ha kvar handlingar ett kortare tag, för att kunna kontrollera att frågor skickats vidare eller svar lämnats, kan 1-2 månader vara lämpligt. Det är upp till varje myndighet att sätta en policy för detta). Om en konversation behöver sparas under längre tid bör registrering/diarieföring övervägas. Förfrågningar om kontaktupp-gifter, blanketter, mötestider, allmän information och liknande. Funktionsbrevlådor, gemensamma brevlådor eller inkorgar gallras av administratör, registrator eller annan ansvarig. Enskilda anställdas brevlådor eller inkorgar ansvarar var och en själv för att gallra. Handlingar som har inkommit för kännedom. Vid inaktualitet. Efter genomläsning eller när informationen inte längre behövs. Förutsatt att handlingarna inte har föranlett någon åtgärd och att de även i övrigt har liten betydelse för verksamheten. Funktionsbrevlådor, gemensamma brevlådor eller inkorgar gallras av administratör, registrator eller annan ansvarig. Kopior och dubbletter som inte har någon funktion då det finns arkivexemplar hos myndigheten med samma innehåll. Vid inaktualitet. När kopiorna och dubbletterna inte används längre. Vissa cirkulär, inbjudningar, nyhetsbrev, PM, mötes-anteckningar och likande. Kopior på nämndprotokoll. Exemplar av tryckta verksamhetsberättelser. Elektroniska kopior som delas på intranät, projektarbetsplatser och likande. Enskilda anställdas brevlådor eller inkorgar ansvarar var och en själv för att gallra. Den som har skapat, distribuerat, publicerat eller förvarar kopian

38 Bilaga till Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse KS/2017:641 Sida 2 av 16 Typ av handling Gallring Kommentarer och exempel Vem gallrar? Handlingar som endast framställts för överföring, utlämnande, eller spridning av handlingar. Vid inaktualitet. När kopian har skickats eller när man har kontrollerat att den kommit fram. Kopia av en skrivelse som skickats till den som begärt kopian. Den som skickar kopian. Bifogade filer i e-postmeddelanden som inte kan öppnas. En (1) månad. Mottagaren ska om möjligt upplysas om detta och uppmanas att skicka dokument i ett standardformat (ISOstandarden PDF till exempel). Den som tagit emot eller förvarar e- postmeddelandet eller lagringsmediet för den okända filen. Felaktiga uppgifter i ADBupptagningar av registerkaraktär, vilka tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseendefel Efter rättning

39 Bilaga till Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse KS/2017:641 Sida 3 av 16 KONVERTERING OCH MIGRERING Typ av handling Gallring Kommentarer och exempel Vem gallrar? Elektroniska handlingar som har överförts till annat format. Genom konvertering till format lämpligt för långtidslagring i ärende- och dokumenthanteringssystem eller genom överföring till annan databärare (till exempel utskrift på papper) Vid inaktualitet. Efter överföring till verksamhetssystem. I enlighet med rutiner för ärende- och dokumenthantering. E-postmeddelanden. Elektroniska handlingar som lämnas in på diskett eller CD. Inlägg eller meddelanden på sociala medier som innehåller sekretess- eller integritetskänsliga personuppgifter. Den som konverterar eller skriver ut handlingen. Det kan också finnas automatiserade rutiner när handlingar förs över till verksamhetssystem eller ärende- och dokumenthanteringssystem. Hanteras av systemadministratör/ systemansvarig. Handlingar som har överförts till annan databärare inom samma medium Vid inaktualitet. Efter överföring till verksamhetssystem. Under förutsättning att de inte längre behövs för sitt ändamål. Arkivexemplar av ljud och videoupptagningar och mikrofilm som har ersatts av nya exemplar. Den som hanterar migreringen till nya databärare. Arkivexemplar av elektroniska handlingar som kopierats till annan databärare

40 Bilaga till Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse KS/2017:641 Sida 4 av 16 BREV, PAKET OCH BUD Typ av handling Gallring Kommentarer Vem gallrar? Handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran Två (2) år. Under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit till eller utgått från myndigheten. Inlämningskvitton. Kvittensböcker för avgående post eller listor/motsvarande. Elektroniska register eller dokument med samma funktion. Den som hanterar den centrala posten eller avdelningens post och som förvarar kvitton och kvittensböcker/motsvarande. Loggar i frankeringsmaskiner Vid inaktualitet. Efter kontroll Den som administrerar frankeringsmaskinen eller tar ut loggarna för kontroll

41 Bilaga till Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse KS/2017:641 Sida 5 av 16 E-POST Typ av handling Gallring Kommentarer Vem gallrar? Loggar över anställdas avsända och mottagna e-postmeddelanden Tre (3) månader. (Enligt datainspektionens rekommendation.) Förutsatt att e-postmeddelanden registrerats på annat sätt och inte behövs för kontroll av överföringen. Loggar i epostsystemet Epostsystemet. Används en molntjänst så gäller samma gallringsregler förutsatt att loggarna är åtkomliga för administratör. Meddelanden i e-posten som säkert bedöms som skräppost/spam och meddelanden med virus Omedelbart. Skräpposthanteringssystemet. Misstänkt skräppost/spam Vid inaktualitet. Systemet som hanterar skräpposten rensar med automatik. När användaren bedömt att det säkert är skräppost. Användaren får en lista i ett e-postmeddelande. Användaren och ansvarig för skräpposthanteringssystemet. Meddelande till användaren om skräppost/spam Vid inaktualitet. Efter att e-postmottagaren kontrollerat om något meddelande ska släppas. E-postanvändaren. Filter och listor som sorterar inkommande mejl Vid inaktualitet. När det kommer nya uppdateringar eller när manuellt skapade filter behöver förändras. Den som administrerar skräpposthanteringssystemet. Hantering av skräppost/spammeddelanden i andra kommunikationskanaler Vid inaktualitet. När skräpmeddelandet upptäcks. Den som administrerar kommunikationskanalen

42 Bilaga till Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse KS/2017:641 Sida 6 av 16 Typ av handling Gallring Kommentarer Vem gallrar? E-postlista Vid inaktualitet. Den lista som användaren hanterar i sin inkorg. Uppgifter tas bort i samband med gallring och rensning av e- post E-postanvändaren

43 Bilaga till Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse KS/2017:641 Sida 7 av 16 TELEFONER OCH SURFPLATTOR Typ av handling Gallring Kommentarer och exempel Vem gallrar? Förteckning över inkomna/utgående samtal. Vid inaktualitet. När uppgifterna inte behövs längre. Samtalslistor i mobiltelefon, IPtelefoni och motsvarande. Varje anställd ansvarig för att hantera sina listor. Utgående samtalslistor genom webbtjänst för mobil telefoni. Användarens samtalslistor i webbtjänst för mobil telefoni. Tre (3) månader. Vid inaktualitet. Därefter kan listor i förekommande fall begäras ut från operatören och hanteras då som inkommen handling. Automatisk gallring regleras i avtal med operatören. Automatisk gallring regleras i avtal med operatören. Användaren i de fall samtalslistorna kan tömmas manuellt. Handling som inkommit till myndigheten i form av ljudmeddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande och som tillför ett ärende sakuppgift eller behövs för att dokumentera verksamheten. Handling som inkommit till myndigheten i form av ljudmeddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande och som inte tillför ett ärende sakuppgift eller behövs för att dokumentera verksamheten. Vid inaktualitet. Efter att tjänsteanteckning tillförts övriga handlingar i ärendet. Vid inaktualitet. Raderas av användaren efter avlyssning. Behövs ljudfilen för bevis ska en upptagning sparas och tillföras ärendet eller skickas till berörda enligt kommunens rutiner. Den som tagit emot meddelandet och har åtkomst till telefonen/tjänsten. Den som tagit emot meddelandet och har åtkomst till telefonen/tjänsten. Automatisk gallring regleras i avtal med leverantör av tjänsten

44 Bilaga till Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse KS/2017:641 Sida 8 av 16 Typ av handling Gallring Kommentarer och exempel Vem gallrar? SMS eller andra meddelanden i text eller bild som tillför ärende sakuppgift eller behövs för att dokumentera verksamheten Vid inaktualitet. Efter att tjänsteanteckning/ notering i diariet tillförts övriga handlingar i ärendet eller att Sms:et eller den bifogade filen överförts till verksamhetssystem/ ärendehanteringssystem. Om verksamhetssystemet som används har funktioner för att ta emot till exempel Sms-meddelanden hanteras dessa på samma sätt som andra dokument i den verksamheten. Det ursprungliga meddelandet gallras efter att det lagts in i systemet. Den som tagit emot meddelandet och har åtkomst till telefonen/tjänsten. SMS eller andra meddelanden i text eller bild som inte tillför ärende sakuppgift eller behövs för att dokumentera verksamheten Vid inaktualitet. Efter att det har lästs. Den som tagit emot meddelandet och har åtkomst till telefonen/tjänsten. Skärmdumpar, fotografier och andra bilder som bifogas som fil till SMS eller andra meddelanden. Vid inaktualitet. Efter att dokumentet har registrerats eller överförts till verksamhetssystem. Hanteras på samma sätt som andra inkomna handlingar. Se även meddelanden och kopior! Den som tagit emot meddelandet och har åtkomst till telefonen/tjänsten. Historik och elektroniska spår som lagras då olika program (appar) används på telefon eller surfplatta Vid inaktualitet. När uppgifterna inte behövs längre (om uppgifterna har liten och kortvarig betydelse). Alternativt efter tjänsteanteckning eller att uppgifter överförts till verksamhetssystem. Om den mobila applikationen är integrerad mot verksamhetssystem så kan data på huvudenheten gallras efter kontroll. Förutsatt att informationen inte längre behövs i arbetet eller har någon annan betydelse. Den som har åtkomst till telefonen/ applikationen. I förekommande fall: automatisk gallring hanteras av administratör eller via avtal

45 Bilaga till Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse KS/2017:641 Sida 9 av 16 WEBBMÖTEN, NÄTVERK, FORUM OCH PROJEKTARBETSPLATSER Typ av handling Gallring Kommentarer Vem gallrar? Sparade konversationer som tillför ett ärende sakuppgift eller behövs för att dokumentera verksamheten. Vid inaktualitet. Efter att information har överförts till ärendet eller tagits om hand för arkivering. Snabbmeddelanden via till exempel Skype, Lync, MSN, Adobe Connect och likande. Den som sparar konversationen Om konversationer inte sparas, så blir det ingen upptagning/handling Sparade konversationer som inte tillför ett ärende sakuppgift eller behövs för att dokumentera verksamheten. Vid inaktualitet. Efter genomläsning eller åtgärd. Sparade webbmöten eller telefonmöten. Vid inaktualitet. Har mötet sparats endast för att kunna skriva anteckningar kan dessa rensas efter att anteckningar är upprättade. Om upptagningen sparas istället för anteckningar, ska dessa hanteras i enlighet med myndighetens dokumenthanteringsplan. Mötesarrangören eller den som renskriver anteckningarna. Kontaktlistor. Uppgifter om kontakter som hanteras när funktioner för snabbmeddelanden, webbmöten m.m. används. Vid inaktualitet. När kontaktuppgifterna inte behövs längre. Varje anställd ansvarig för sina listor. För gemensamma listor bör en ansvarig utses

46 Bilaga till Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse KS/2017:641 Sida 10 av 16 Typ av handling Gallring Kommentarer Vem gallrar? Register med kontaktuppgifter/ profilinformation för anställda eller enheter/motsvarande inom kommunen som uppdateras fortlöpande Vid inaktualitet. När uppgifterna inte behövs längre. Gäller ej tryckta handlingar eller publicerade samlade dokument med tex adressuppgifter. Adress- eller telefonregister. Den som administrerar ett konto/profil eller sida på en webbplats, projektarbetsplats, samarbetsyta eller sociala medier. Profiluppgifter på projektarbetsplats, nätverk eller forum. Register, listor och liknande av tillfällig karaktär som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete. Vid inaktualitet. Förutsatt att de saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet, återsöka handlingar eller upprätthålla samband inom arkivet. Den som administrerar ett konto/profil eller sida på webbplats, projektarbetsplats, samarbetsyta eller sociala medier. Länklista Listor över referensmaterial Meddelanden, statusuppdateringar, inlägg och liknande. Se under rubriken meddelanden! Kommentarer och inlägg som inte rör verksamheten på sociala medier eller andra kommunikationskanaler. Vid inaktualitet. Så snart som meddelandet uppmärksammas av den som administrerar kontot. Personer som administrerar det aktuella kontot. Bevakning enligt kommunens rutiner för sociala medier. Meddelanden av stötande eller kränkande karaktär som kommer in via e- post, som kommentarer och inlägg på sociala medier eller andra kommunikationskanaler. Vid inaktualitet. Hanteras enligt kommunens rutiner för hantering av hot och våld och sociala medier. Föranleder kommentarerna åtgärd dokumenteras nödvändiga uppgifter och tillförs ärende enligt rutin för ärendehantering/diarieföring. Personer som administrerar det aktuella kontot. Bevakning enligt kommunens rutiner för sociala medier

47 Bilaga till Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse KS/2017:641 Sida 11 av 16 SPÅR AV INTERNET OCH DATORANVÄNDNING LOKALT PÅ DATORERNA Typ av handling Gallring Kommentarer Vem gallrar? Elektroniska spår som visar vilka webbsidor som har besökts. Vid inaktualitet. Vanlig inställning är att filerna gallras med automatik. Gallras även vid ominstallation/byte av dator, eller vid behov. Webbhistorik Tidigare besökta webbplatser Datoranvändaren. Generella inställningar kan göras i samband med att datorer konfigureras. Kopior av webbsidor som lagras i syfte att åstadkomma snabbare åtkomst. Vid inaktualitet. Gallras även vid ominstallation/byte av dator, eller vid behov. Temporary Internet Files Datoranvändaren. Generella inställningar kan göras i samband med att datorer konfigureras. Lösenord Vid inaktualitet. När uppgifterna inte behövs längre. Filer som webbplatser sparar lokalt på datorn för att spara personliga inställningar. Datoranvändaren. Formulärdata Vid inaktualitet. När uppgifterna inte behövs längre. Filer som webbplatser sparar lokalt på datorn för att spara personliga inställningar. Datoranvändaren. Cookies Vid inaktualitet. Rekommenderar om möjligt att ställa in gallring med kort intervall. Gallra när webbläsaren stängs ner, med visst intervall. Filer som webbplatser sparar lokalt på datorn för att spara personliga inställningar. Datoranvändaren. Generella inställningar kan göras i samband med att datorer konfigureras

48 Bilaga till Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse KS/2017:641 Sida 12 av 16 Typ av handling Gallring Kommentarer Vem gallrar? Tillfällig elektroniska spår som sparas för att underlätta internetanvändning eller kommunikation. Vid inaktualitet. När applikationen, webbsidan eller webbläsaren stängs ner. Sessionskakor (Session Cookie) Sker med automatik. Certifikat för att kunna logga in till olika tjänster interna och/eller externa. Inte någon allmän handling. Ersätts med nytt certifikat när sådant utfärdas. Fungerar som en nyckel för att öppna ett system. Certifikat kan användas för olika ändamål för åtkomst eller också signering av t.ex. dokument. Inte någon allmän handling. Intrångsförsök (lokal brandvägg). Sex (6) månader. Dessa uppgifter hanteras också centralt på servrarna. Spår efter användning i olika typer av systemfiler. Vid inaktualitet. När datorn skrotas eller profiler rensas. Exempel, thumbs.db. Administratör. Temporära filer (till exempel bilder som inte överförts korrekt). Vid inaktualitet. Förutsatt att den temporära filen inte behövs för att säkerställa bevarande av informationen. Datoranvändare, ägare till gemensamma kataloger/mappar eller administratör (beroende på åtkomstnivå)

49 Bilaga till Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse KS/2017:641 Sida 13 av 16 SPÅR AV INTERNET OCH DATORANVÄNDNING CENTRALT PÅ SERVRAR Typ av handling Gallring Kommentarer och exempel Vem gallrar? Elektroniska spår som visar vilka webbsidor som har besökts. Tre (3) månader. (Enligt datainspektionens rekommendation) Registrerar ex. IP-adress, datornamn, vilken adress uppkopplad mot, tidpunkt, användarkonto. Inställningar bör dokumenteras. Den som administrerar systemet som loggar uppgifterna. Brandväggslogg Elektroniska spår som visar intrångsförsök och liknande Sex (6) månader. Den som administrerar systemet som loggar uppgifterna. Elektroniska spår som sparas i samband med blockering och övervakning av olagliga sidor och innehåll. Vid inaktualitet. Efter det att nödvändiga åtgärder vidtagits. NetClean: Systemet larmas direkt. Larmen finns lagrade tills dess att databas uppgraderas eller byts ut. Den som administrerar systemet som loggar uppgifterna. Elektronisk spår som sparas i samband med filtrering och övervakning av vilka webbsidor som besöks Tre (3) månader. (Enligt datainspektionens rekommendation) Surf-filter, URL-filter. Används för att kontrollera att användarinstruktioner följs. Den som administrerar systemet som loggar uppgifterna. Spår efter virusangrepp med mera Tre (3) månader. Databas och loggar. För att kunna spåra och ta reda på vad som har hänt i samband med ett virusangrepp. Den som administrerar systemet som loggar uppgifterna

50 Bilaga till Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse KS/2017:641 Sida 14 av 16 Typ av handling Gallring Kommentarer och exempel Vem gallrar? Operativsystemets händelseloggar som sparas lokalt på servern Vid inaktualitet. Även i samband med ominstallation och liknande. Används för felsökning mm, inställningar ska dokumenteras i systemdokumentation Säkerhet - in- och utloggningar. Program. Installation. Den som administrerar systemet som loggar uppgifterna

51 Bilaga till Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse KS/2017:641 Sida 15 av 16 REGISTER ÖVER ANVÄNDARE Typ av handling Gallring Kommentarer och exempel Vem gallrar? Användarkonto i användardatabas (AD - Active Directory) Hantering av användare. Åtkomst till dator, intranät, kataloger, e-post med mera. Vid inaktualitet. Efter avslutad anställning eller avslutat uppdrag. Förutsatt att uppgifterna inte har betydelse för tolkning av händelseloggar i anslutna system som ska bevaras under längre tid. I de fallen ansvarar systemförvaltare för att uppgifter bevaras. Den som administrerar systemet som loggar uppgifterna. Loggning av händelser (t ex in- och utloggning, spärrning av konton) i anknytning till användardatabas Vid inaktualitet. Den som administrerar systemet som loggar uppgifterna. Profilinformation (tunna klienter) Vid inaktualitet. Uppgifter om favoriter, genvägar, signatur Outlook, personliga inställning sparas Den som administrerar systemet som loggar uppgifterna. Loggar med IP-adresser DHCP-loggar Tre (3) månader. (Enligt datainspektionens rekommendation) Den som administrerar systemet som loggar uppgifterna

52 Bilaga till Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse KS/2017:641 Sida 16 av 16 SKRIVARE Typ av handling Gallring Kommentarer och exempel Vem gallrar? Temporär filer Vid inaktualitet. Den som administrerar skrivaren och hanterar inställningar. Kölogg Vid inaktualitet. Den som administrerar skrivaren och hanterar inställningar. Skrivarloggar Vid inaktualitet. Används för statistik och debitering. Den som hanterar statistiken. Kan tas bort efter körning

53

54 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Sida 1(1) Serviceförvaltningen Benny Nilsson Reglemente för Osby kommun Dnr KS/2015: Förslag till beslut Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta. Reglemente för Osby kommun, reviderat , antas att gälla från och med den 1 maj 2017.> Sammanfattning av ärendet <I förslaget till revidering av reglementet för Osby kommun föreslås ett antal tillägg/ändringar. Föreslagna tillägg/ändringar har markerat med gul överstruken text. Beslutsunderlag <Reglemente för Osby kommun, revidering Petra Gummeson Kommunchef Benny Nilsson Förvaltningschef Beslutet skickas till Besköksadress Briogatan 1 Postadress Serviceförvaltningen Osby Telefon vx Fax E-post kommun@osby.se Hemsida Organisationsnr PlusGiro Bankgiro

55 Revidering Reglemente för Osby kommun Kommunstyrelsen Tillsyns- och tillståndsnämnden Vård- och omsorgsnämnden Barn- och skolnämnden Antaget av kommunfullmäktige den 9 februari 2015, 7. Gäller fr.o.m. den 21 januari Reviderat och antaget av kommunfullmäktige den 14 december 2015, 160. Gäller fr.o.m. den 1 januari Reviderat och antaget av kommunfullmäktige den 12 december 2016, 131. Gäller fr.o.m. den 1 januari Kommunfullmäktiges beslut, den 14 mars 2016, 27, om inrättande av s.k. insynsplatser i kommunstyrelsen, tillägg till 1 i kommunstyrelsens reglemente. Gäller under perioden den 15 mars december

56 Revidering Kapitel 1 Övergripande bestämmelser sid 1.1. Nämndernas uppdrag 3-4 Ansvar och rapporteringsskyldighet Nämndernas arbetsformer 4 Sammansättning 4 Ersättares tjänstgöring 4 Avbruten tjänstgöring 4 Inkallande av ersättaren 4 Ersättare för ordförande 5 Tidpunkt för sammanträde 5 Kallelse 5 Ordförande 5 Justering av protokoll 5 Reservation 5 Kungörelser och tillkännagivanden av föreskrifter m.m. 5 Delgivningsmottagare 6 Undertecknande av handlingar 6 Närvarorätt 6 Behandling av medborgarförslag 6 Delegationsbestämmelser 6 Delegering från fullmäktige 6 Utskott 7 Kapitel 2 Nämndspecifika reglementen 2.1 Kommunstyrelsen 8-12 Kommunstyrelsens utskott Råd knutna till kommunstyrelsen Tillsyns- och tillståndsnämnden Vård- och omsorgsnämnden Barn- och skolnämnden 19 2

57 Revidering Kapitel I Övergripande bestämmelser Övergripande bestämmelser för kommunstyrelsen, tillsyns- och tillståndsnämnden, vård- och omsorgsnämnden samt barn- och skolnämnden. 1.1 Nämndernas uppdrag (Med nämnd avses även kommunstyrelsen) 1 Ansvar och rapporteringsskyldighet Samtliga nämnder ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål, strategier och riktlinjer som kommunfullmäktige har bestämt, de föreskrifter som kan finnas i lag eller förordning samt bestämmelserna för respektive nämnd i detta reglemente. Respektive nämnd ansvarar inom sitt verksamhetsområde för regelmässig rapportering till kommunfullmäktige hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret, upprättande av nämndplan och budget, kontinuerlig uppföljning och utvärdering av det egna verksamhetsområdet, utveckling av kvalitetsarbete och kvalitetsuppföljning, att effektivisera verksamheten, information till allmänheten och de anställda om den egna verksamheten, förhandla på kommunens vägnar enligt MBL 11-14, 19 och 38 i frågor där nämnden fattar beslut eller avger förslag samt företräda arbetsgivaren i samverkanssystem, registeransvar för de personregister som nämnden behandlar i sin verksamhet, reformering av nämndens regelbestånd, att nämndens arkiv vårdas och förtecknas enligt bestämmelserna i arkivlagen och arkivreglemente, själv eller genom ombud föra kommunens talan i alla mål och ärenden inom nämndens verksamhet, om inte någon annan ska göra det på grund av lag eller annan författning eller beslut av kommunfullmäktige, upprätta förslag till taxor och avgifter och besluta i ärenden gällande tillämpningen av fullmäktige antagen taxa, besluta om mindre taxor som inte är av principiell art, att inom ramen för budget sluta avtal inom sitt verksamhetsområde och träffa överenskommelse om betalning av fordran, anta ackord, ingå förlikning och sluta annat avtal, att tillämpa avtal, policys och andra bestämmelser i personalfrågor och med beaktande av de generella föreskrifter som kommunstyrelsen har utfärdat, arbetsmiljöfrågor som påverkas av nämndens verksamhetsbeslut, de informationssystem som stödjer nämndens verksamhet, planläggning enligt gällande beredskaps- och krishanterings lagstiftning och enligt föreskrifter, kommunens egendom, såvida inte annat fastslagits, att i övrigt fullgöra de förvaltnings- och verkställighetsuppgifter som åläggs respektive nämnd. Samtliga nämnder ska hos kommunfullmäktige, övriga nämnder och hos andra myndigheter göra de framställningar som nämnden finner påkallade. 3

58 Revidering Samtliga nämnder får, såvida inte lagstadgad sekretess gäller, inhämta upplysningar från övriga nämnder, beredningar och anställda i kommunen, när det behövs för nämndens verksamhet. Samtliga nämnder ska verka för en samverkan nämnderna emellan för att gemensamt nå kommunens övergripande mål. Samtliga nämnder ska verka för att samråd sker med dem som nyttjar nämndens tjänster. Möjlighet och nytta med medborgarinflytande ska övervägas i processer och inför beslut. 1.2 Nämndernas arbetsformer (Med nämnd avses även kommunstyrelsen) 2 Sammansättning Nämndernas sammansättning anges i de nämndspecifika reglementen, kapitel 2, punkterna 2.1, 2.2, 2.3 och Ersättarnas tjänstgöring Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde, ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. En ledamot, som inställer sig under ett pågående sammanträde, har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. Om inte ersättarna väljs proportionellt, ska ersättarna tjänstgöra enligt den av fullmäktige mellan dem bestämda ordningen. En ersättare, som har börjat tjänstgöra, har dock alltid företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna därigenom påverkats får en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde, träda in i stället för en ersättare, som kommer längre ner i ordningen. 4 Avbruten tjänstgöring En ledamot eller en ersättare, som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende, får åter tjänstgöra, sedan ärendet har handlagts. En ledamot, som har avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra, om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna. Ej tjänstgörande ersättare har rätt att delta i överläggningarna, men ej i beslutet. 5 Inkallande av ersättare En ledamot som är förhindrad att delta i sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till den ersättare som står i tur att inkallas samt, om denne inte har möjlighet att närvara, underrätta nämndens kansli som inkallar den ersättare till tjänstgöring som står närmast i tur och som inte redan inkallats. 4

59 Revidering Ersättare för ordföranden Om varken ordföranden eller vice ordföranden kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde, utses en annan ledamot att vara ordförande tillfälligt. Den till åldern äldste ledamoten tjänstgör som ordförande tills den tillfällige ordföranden utsetts. Om ordföranden eller vice ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra sitt uppdrag för en längre tid, får en annan ledamot utses att vara ersättare för ordföranden/vice ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens/vice ordförandens samtliga uppgifter. 7 Sammanträdenas tidpunkt Nämnden sammanträder på dag och tid, som nämnden bestämmer. 8 Kallelse Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den till åldern äldste ledamoten göra detta. Kallelsen ska, om inte i särskilt fall annat förfarande påkallas av omständigheterna, vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska på ett lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald, som får närvara vid sammanträdet, senast fem (5) dagar före sammanträdesdagen. Kallelse får ske elektroniskt om det inte är olämpligt. Ordföranden bestämmer formen för kallelse. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. 9 Ordföranden Det åligger nämndens ordförande att med uppmärksamhet följa frågor av betydelse för kommunens utveckling och ekonomiska intressen samt effektiviteten inom nämndens verksamhetsområde och ta initiativ i dessa frågor, främja samverkan mellan den egna nämnden och kommunens övriga nämnder, samt representera nämnden vid uppvaktningar hos myndigheter, konferenser och sammanträden, om inte nämnden bestämt annat i ett särskilt fall. 10 Justering av protokoll Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden bestämmer tid och plats för justeringen. Justeringen ska äga rum inom tid som anges i kommunallagen. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt innan nämnden justerar den. 11 Reservation Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen, ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas före den tidpunkt, som har fastställts för justeringen av protokollet. 5

60 Revidering Kungörelser och tillkännagivanden av föreskrifter m.m. Kommunstyrelsen och övriga nämnder ansvarar för att beslut och föreskrifter inom det egna ansvarsområdet kungörs enligt gällande bestämmelser. Övriga nämnder ska underrätta kommunstyrelsen så snart en uppdatering av den kommunala författningssamlingen bedöms nödvändig. 13 Delgivningsmottagare Delgivning med kommunstyrelsen och övriga nämnder sker med ordföranden, kommunchefen alternativt förvaltningschefen eller annan anställd som kommunstyrelsen/nämnden beslutar. 14 Undertecknande av handlingar Skrivelser, avtal och andra handlingar från kommunstyrelsen/nämnden ska på kommunstyrelsens/nämndens vägnar undertecknas av ordföranden, eller vid förfall för denne av vice ordföranden, och kontrasigneras av kommunchef alternativt förvaltningschef beroende på ärendets art. Kommunstyrelsen/nämnden får även uppdra åt en förtroendevald eller tjänsteman att enligt av kommunstyrelsen/nämnden lämnade direktiv underteckna handlingar på kommunstyrelsens/nämndernas vägnar. Beslut som fattas med stöd av delegation samt skrivelser, avtal och andra handlingar som upprättas i anledning därav undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utses därtill. 15 Närvarorätt Vid nämndens sammanträde och utskotts sammanträde får, i den mån inte nämnden, eller utskottet i särskilt fall annat beslutar, berörd sekreterare och berörd tjänsteman, närvara med rätt att delta i överläggningarna. Förtroendevald, anställd eller sakkunnig får närvara vid ärenden för att lämna upplysningar efter ordförandens bedömande. Kommunalråd och kommunchef har rätt att närvara och delta i överläggningen men inte i besluten i samtliga kommunens nämnder/utskott. Närvarorätten gäller inte ärenden som rör myndighetsutövning mot enskild person. I övrigt ska nämnden/utskottet godkänna att någon får rätt att närvara. 16 Behandling av medborgarförslag I ärenden som väckts genom medborgarförslag och där kommunfullmäktige har överlåtit beslutanderätten till nämnden ska om möjligt fattas beslut inom ett (1) år från det att förslaget väcktes i kommunfullmäktige. En nämnd som handlägger medborgarförslag ska på kommunfullmäktiges ordinarie sammanträden i april och oktober informera kommunfullmäktige om vilka beslut och åtgärder som vidtagits med anledning av förslagen samt redovisa obesvarade medborgarförslag. Om inte medborgarförslag behandlats inom föreskriven tid ska anledningen till detta anges, tillsammans med ett besked om när ett beslut kan beräknas vara fattat. 6

61 Revidering Delegationsbestämmelser Nämnden får delegera beslutanderätten till ett utskott, en ledamot, en ersättare eller en anställd hos kommunen i de ärenden som nämnden finner lämpliga. En delegerad beslutanderätt får inte användas i ärende som är av principiell beskaffenhet eller i övrigt av större vikt. Delegationsbeslut ska anmälas till nämnden som bestäm-mer i vilken ordning och på vilket sätt det ska ske. Nämnden ska fortlöpande övervaka hur förtroendevalda och anställda utövar sin beslutanderätt. 18 Delegering från fullmäktige Nämndens från kommunfullmäktige delegerade beslutanderätt anges i kapitel 2. Nämnden ska anmäla delegationsbeslut till kommunfullmäktige vid nästkommande sammanträde. 19 Utskott Nämnden väljer för den tid nämnden bestämmer bland utskottets ledamöter en ordförande och en vice ordförande. Om varken ordföranden eller vice ordföranden kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde, utses en annan ledamot att vara ordförande tillfälligt. Den till åldern äldste ledamoten tjänstgör som ordförande tills den tillfällige ordföranden utsetts. Om ordföranden eller vice ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra sitt uppdrag för en längre tid, får en annan ledamot utses att vara ersättare för ordföranden/vice ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens/vice ordförandens samtliga uppgifter. Ersättare ska närvara vid utskottets sammanträden endast om ledamot är förhindrad att tjänstgöra. Undantag görs för ersättare i kommunstyrelsens utskott där ersättare har närvarorätt även då ordinarie ledamot tjänstgör. Ersättare ska inkallas till tjänstgöring i den av nämnden vid valet bestämda ordningen. Avgår en ledamot eller en ersättare i utskottet, som inte utsetts vid proportionellt val, ska fyllnadsval snarast förrättas. Utskott sammanträder på dag och tid som utskottet bestämmer. Sammanträden ska också hållas när ordföranden anser att det behövs eller när minst två (2) ledamöter begär det. Utskottet får handlägga ärenden bara när mer än hälften av ledamöterna är närvarande. De ärenden, som ska avgöras av nämnden i dess helhet ska beredas av utskottet, om beredning behövs. Ordföranden eller sekreteraren överlämnar sådana ärenden till utskottet. När ärendet beretts ska utskottet lägga fram förslag till beslut. 7

62 Revidering Kapitel 2 Nämndspecifika reglementen 2.1 Reglemente för kommunstyrelsen i Osby kommun Utöver det som föreskrivs om kommunstyrelsen i kommunallagen (1991:900) gäller bestämmelserna i detta reglemente. 1 Sammansättning Kommunstyrelsen består av femton (15) ledamöter och femton (15) personliga ersättare. Enligt beslut av kommunfullmäktige den 14 mars 2016, 27, har under resterande del av innevarande mandatperiod, det vill säga till och med den 31 december 2018, det/de politiska partier som är representerade i kommunfullmäktige men inte i kommunstyrelsen möjlighet att utse en namngiven förtroendevald, med namngiven personlig ersättare, som endast har närvarorätt när den ordinarie inte har möjlighet att närvara, till en s.k. insynsplats i kommunstyrelsen. Närvarorätten för en förtroendevald som utsetts till en s.k. insynsplats i kommunstyrelsen gäller inte i ärenden avseende myndighetsutövning mot enskild. Förtroendevald som utsetts till en s.k. insynsplats i kommunstyrelsen får delta i överläggningarna men inte i besluten. Förtroendevald som utsetts till en s.k. insynsplats i kommunstyrelsen har rätt till ersättning för förlorad arbetsförtjänst och resekostnader enligt samma regelverk som övriga ledamöter/ersättare i kommunstyrelsen. Förtroendevald som utsetts till en s.k. insynsplats i kommunstyrelsen har inte rätt till arvode. Kommunstyrelsens övergripande uppgifter 2 Ledningsfunktionen Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan. Den har ansvar för hela kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Kommunstyrelsen leder och samordnar planeringen och uppföljningen av kommunens ekonomi och verksamheter. Kommunstyrelsen har uppsikt över övriga nämnders verksamhet. Krisledningsnämnden utövar kommunledning vid extraordinära händelser i kommunen. Detta innebär befogenhet för krisledningsnämnden att överta ansvar för kommunstyrelsens och övriga nämnders verksamhet och anslag, se separat reglemente för krisledningsnämnden. 8

63 9 Revidering I kommunstyrelsens ledningsfunktion ligger att leda och samordna bl.a. utvecklingen av den kommunala demokratin och former för medborgar- och brukarinflytandet, personalpolitiken, den översiktliga planeringen av användningen av mark och vatten samt detaljplaneringen, mark- och bostadspolitiken och se till att en tillfredsställande markberedskap upprätthålls, att bostadsförsörjningen och samhällsbyggandet främjas, energiplaneringen samt främja energihushållningen och klimatarbetet i kommunen, trafikpolitiken och verka för en tillfredsställande trafikförsörjning, trafiksäkerhet och trafikmiljö, informationsverksamheten och övergripande marknadsföring av kommunen, utvecklingen av informationssystem, IT och kommunikation, samordning av kommunens säkerhetsarbete, arbetet med att främja sysselsättningen, näringslivet och turismen i kommunen, regionala och mellankommunala frågor. Kommunstyrelsen är arbetslöshetsnämnd och räddningsnämnd samt fullgör uppgifter enligt plan- och bygglagen (2010:900). Kommunstyrelsen ska vidare med uppmärksamhet följa miljövårds- och naturvårdspolitiken och verka för en god miljö i kommunen, socialtjänsten och verka för att socialtjänstlagens mål kan uppfyllas, den kommunala hälso- och sjukvården och verka för en god kommunal hälsooch sjukvård, den kommunala omsorgsverksamheten, skolväsendet och verka för att skollagstiftningens mål kan uppfyllas, överförmyndarens verksamhet, brottsförebyggande arbete och folkhälsoarbete. 4 Styrfunktionen I kommunstyrelsens styrfunktion ingår att leda arbetet med och samordna utformningen av övergripande mål, riktlinjer och ramar för styrningen av hela den kommunala verksamheten, göra framställningar i målfrågor, som inte i lag är förbehållna annan nämnd, övervaka att de av kommunfullmäktige fastställda målen och planerna för verksamheten och ekonomin efterlevs och att kommunens löpande förvaltning handhas rationellt och ekonomiskt, tillse att uppföljning sker till kommunfullmäktige från samtliga nämnder om hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret, ansvara för samordningsträffar med nämndpresidierna och berörda tjänstemän, ha fortlöpande uppsikt över verksamheten i de företag och stiftelser som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i, främst vad gäller ändamål, ekonomi och efterlevnad av uppställda direktiv men också i avseende på övriga för-hållanden av betydelse för kommunen,

64 Revidering ansvara för att beslut om ägardirektiv till de företag, som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i, fattas och kontinuerligt hålls uppdaterade, ansvara för regelbundna möten med styrelsen och företagsledningarna i de företag som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i, löpande vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa att de krav som anges i 3 kap b kommunallagen (1991:900) är uppfyllda beträffande de företag och stiftelser som kommunen äger eller har intresse i, årligen senast den 30 april i beslut pröva om den verksamhet som bedrivits i de aktiebolag som kommunen helt eller delvis äger under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna samt därefter snarats anmäla beslutet till kommunfullmäktige med förslag till nödvändiga åtgärder för de(-t) företag där brister förelegat, utse ombud till och tillvarata kommunens intressen vid bolags/föreningsstämmor och andra likartade sammanträden i de företag/föreningar där kommunen har en ägar-/medlemsandel understigande tjugofem (25) procent, ansvara för att samordning sker mellan kommun och kommunala företag samt mellan de kommunala företagen. 5 Ekonomisk förvaltning Kommunstyrelsen ska ha hand om kommunens medelsförvaltning och därvid följa av fullmäktige meddelade föreskrifter härför. Medelsförvaltningen omfattar placering och upplåning av medel. I uppgiften ingår också att bevaka att kommunens inkomster inflyter och att betalningar görs i tid samt vidta de åtgärder som behövs för indrivning av förfallna fordringar. Kommunstyrelsen har också hand om övrig ekonomisk förvaltning. I denna uppgift ingår bland annat att förvalta kommunens fasta och lösa egendomar, vara centralt organ för upphandling och materialadministrativa frågor, handha förvaltning av stiftelser och donationsmedel, se till att kommunens behov av försäkringsskydd är tillgodosett. 6 Personalpolitiken Kommunstyrelsen är organisationsnämnd och tillika personalorgan innefattande anställningsmyndighet och pensionsmyndighet för all personal. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för organisationsfrågor, vilket innebär att kommunstyrelsen beslutar om organisationsstrukturen på verksamhetsnivå. Kommunstyrelsen kan delegera beslut om organisation vidare till förvaltningen 1. Kommunstyrelsen bereder ärenden som ska beslutas av kommunfullmäktige i organisationsfrågor 2. 1 Enlig kommunfullmäktiges beslut , Enlig kommunfullmäktiges beslut ,

65 Revidering Kommunstyrelsen ska ha hand om frågor som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare och har därvid bland annat att med bindande verkan för kommunen genom kollektivavtal reglera frågor rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare, avgöra frågor om tolkning och tillämpning av lag, avtal och andra bestämmelser rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare, själv eller genom ombud föra kommunens talan i mål och ärenden som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare, förhandla på kommunens vägnar enligt gällande lagstiftning om förhandlingsrätt, tillse att förhandling sker enligt lagen om medbestämmande i arbetslivet, ansvara för övergripande personalpolitiska frågor, besluta om stridsåtgärd, utarbeta regler om förtroendevaldas arvoden och ersättningar samt tolkning av desamma, lämna uppdrag som avses i 6 kap. 3 lagen (2009:47) om vissa kommunala befogenheter. Som anställningsmyndighet är kommunstyrelsen ytterst ansvarig för arbetsmiljön för de anställda. Övriga nämnder har ett verksamhetsansvar och ska se till att de lagkrav som gäller inom arbetsmiljöområdet efterlevs. 7 Kommunstyrelsens verksamhetsansvar Näringsliv, sysselsättning och arbetsmarknad, flyktingmottagning Kommunstyrelsen har ansvar för sysselsättnings- och näringslivsfrågor samt för övergripande planeringen av kommunens flyktingmottagning. Sociala frågor Kommunstyrelsen fullgör kommunens uppgifter enligt socialtjänstlagen (SOL) och lagen om vård av missbrukare i vissa fall (LVM) avseende personer över 18 år, individärenden avseende personer över 18 år och flyktingmottagning på individnivå, råd och anvisning till skuldsatta personer. Utbildning, vuxenutbildning Kommunstyrelsen fullgör kommunens uppgifter enligt lagar och förordningar inom utbildningsområdet och har ansvar för gymnasieskola och vuxenutbildning, uppdragsutbildning, svenskundervisning för invandrare (SFI), Särvux samt kommunens informationsansvar avseende icke skolpliktiga ungdomar. Kultur, fritid och turism Kommunstyrelsen har ansvar för frågor om biblioteks-, kultur- och fritidsverksamhet samt turism. Kostverksamhet Städverksamhet 11

66 Revidering Samhällsbyggnad, teknik Kommunstyrelsen har ansvar för samtliga planfrågor, kommunens verksamhet inom GEO-data, kommunens centrala fastighetsförvaltning samt ny-, till- och ombyggnad inom kommunens fastighets- och lokalbestånd samt övriga obebyggda fastigheter, Va-verkets anläggningar, markreserv, köp och försäljning av fast egendom, utarrendera, uthyra eller annars upplåta fastighet, som tillhör kommunen samt ansökningar om bostadsanpassningsbidrag, gator, vägar, park- och grönytor, organisation och samordning av den kommunala skyddsjakten. Övrig verksamhet Kommunstyrelsen är arkivmyndighet. Närmare föreskrifter om arkivvården finns i arkivreglementet. Kommunstyrelsen ansvarar för kommunens förvaltningsorganisation, kommunens uppgifter enligt lotterilagen, verksamhet inom alkohollagstiftningen, vänortssamarbete, folkhälsoarbete samt brottsförebyggande arbete, central informationsverksamhet, internt och externt, kommunens anslagstavla, kommunens vapen, de förvaltnings- och verkställighetsuppgifter som inte delegerats till någon annan nämnd. 8 Delegering från kommunfullmäktige till kommunstyrelse Kommunstyrelsen ska besluta i följande grupper av ärenden vid behov ta upp lån inom den beloppsram och de riktlinjer, som kommunfullmäktige fastställt, med särskilt beaktande av de närmare föreskrifter om säkerheten som kommunfullmäktige har angivit, antagande av planer enligt plan- och bygglagen (2010:900) som inte är av principiell beskaffenhet eller i övrigt av större vikt, avge yttrande enligt kameraövervakningslagen (2103:460), utöva kommunens beslutanderätt i ärenden angående tillstånd att använda kommunens vapen, avge yttrande i ärende som ankommer på kommunfullmäktige, om inte yttrandet är av principiell betydelse för den kommunala självstyrelsen, samt besluta i sistnämnda slag av ärenden, om remisstiden inte medger att yttrandet/ärendet behandlas på ordinarie sammanträde med kommunfullmäktige. 12

67 Revidering Kommunstyrelsens ordförande Det åligger kommunstyrelsens ordförande att närmast under kommunstyrelsen ha uppsikt över kommunens hela nämndförvaltning, med uppmärksamhet följa frågor av betydelse för kommunens utveckling och ekonomiska intressen samt effektiviteten i verksamheten och ta initiativ i dessa frågor, främja samverkan mellan kommunstyrelsen och kommunens övriga nämnder, representera kommunstyrelsen vid uppvaktningar hos myndigheter, konferenser och sammanträden, om inte kommunstyrelsen bestämt annat i ett särskilt fall. 10 Kommunalråd Kommunstyrelsens ordförande och vice ordförande ska också vara kommunalråd. Kommunalråd ska ägna hela sin av kommunen fastställda arbetstid åt uppdrag för kommunen. Arvode fastställs av kommunfullmäktige i reglemente för ekonomiska förmåner för förtroendevalda. Kommunstyrelsens vice ordförande ska vara minoritetsföreträdare. 11 Kommunstyrelsens utskott Kommunstyrelsen ska ha tre (3) utskott ledningsutskott, utskott för utbildning och arbete, samhällsbyggnadsutskott. Respektive utskott svarar för uppföljning och utvärdering av ekonomi och verksamhet inom sitt ansvarsområde och ska uppmärksamt följa utvecklingen inom utskottets ansvarsområde och därvid ta de initiativ och utarbeta de förslag som utskottet finner påkallade samt medverka i planering, där utskottets frågor berörs. Respektive utskott bereder ärenden inom sitt verksamhetsområde inför kommunstyrelsens sammanträde. Ordförande och vice ordförande i de tre (3) utskotten samråder om tveksamheter uppkommer i ansvarsfördelningen mellan utskotten. Respektive utskott ska, även om det inte uttryckligen anges i aktuella inom kommunen gällande interna dokument, jämställas med nämnder, dvs. de ska ha samma behörigheter/befogenheter som en nämnd, utan att kommunstyrelsens övergripande ansvar inskränks eller övertas. Ledamöter och ersättare i kommunstyrelsen ska inte inneha dubbla funktioner. Respektive utskott arbetar på kommunstyrelsens uppdrag bereder och/eller beslutar i ärenden inom nedan angivna ansvarsområden. I beredningen av ärenden ska även beräknad kostnad och/eller övriga ekonomiska konsekvenser av förslaget till beslut framgå. Ledningsutskott Utskottet har sex (6) ordinarie ledamöter och sex (6) personliga ersättare. I uppdraget för kommunstyrelsens ordförande och vice ordförande ingår att vara ordförande och vice ordförande i ledningsutskottet. 13

68 Revidering Ledningsutskottet ansvarar för ekonomi- och styrningsfrågor samt övriga strategiska frågor jämte sådana frågor som inte ligger inom de båda andra utskottens ansvarsområde eller som berör dessa båda utskotten. Ledningsutskottet ska hantera andra översiktliga frågor där kommunen ska agera utifrån ett helhetsperspektiv. Utskottet beslutar i de ärenden i vilka utskottet enligt kommunstyrelsens delegationsordning har rätt att fatta beslut samt bereder ärenden till kommunstyrelsen inom följande områden, ekonomistyrningsprocessen inklusive finansieringsfrågor, styrningsfrågor, IT, systemfrågor, strategiskt utvecklingsarbete, internt och externt, kommunens översiktsplan, personalpolitik, lönepolitik, information, medborgardialog, marknadsföring och profilering, ärendehantering och arkiv, inköp och upphandling, kostverksamhet, strategiska infrastrukturfrågor, väg, järnväg, flyg, kollektivtrafik, trygghet, säkerhet, beredskap och kris, bolagsstyrning, internationella frågor, vänortsutbyte, fastighetsfrågor, näringslivsfrågor, turism, räddningstjänst, med undantag för ärenden avseende myndighetsutövning markanvändning/exploatering, övergripande ärenden, initiera och följa upp övergripande förändringar i förvaltningsorganisationen, ärenden som inte naturligt handhas av annat utskott. Utskott för utbildning och arbete Utskottet har fem (5) ordinarie ledamöter och fem (5) personliga ersättare. Utskottet fattar beslut i ärenden enligt skollagen (SkolL), socialtjänstlagen (SOL), avseende vuxna, lagen om vård av missbrukare i vissa fall (LVM), lagen om mottagande av asylsökande m.fl. (LMA) och eventuella övriga ärenden i vilka utskottet enligt kommunstyrelsens delegationsordning har rätt att fatta beslut. Kommunstyrelsens utskott för utbildning och arbete ska yttra sig om den ekonomiska ramen. Utskottet fullgör kommunens uppgifter enligt socialtjänstlagen (SOL), lagen med särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU) och föräldrabalken (FB) avseende ensamkommande barn och ungdomar. 14

69 Revidering Utskottet beslutar i de ärenden i vilka utskottet enligt kommunstyrelsens delegationsordning har rätt att fatta beslut samt bereder ärenden till kommunstyrelsen inom följande områden ekonomiskt bistånd, missbruksvård, psykiatri, öppenvård vuxna, gymnasieskola, gymnasiesärskola, vuxenutbildning, lärcenter, särvux, SFI, uppdragsutbildning, arbetsmarknadsfrågor, integration, flyktingmottagande, ensamkommande flyktingbarn, alkoholtillstånd. Det är endast ledamöter och ersättare i utskottet för utbildning och arbete som har rätt att ta del av sekretessuppgifter i personärenden, förutom de ärenden som ska beslutas i kommunstyrelsen. Ledamot i kommunstyrelsen har inte rätt att inhämta sekretessuppgifter i personärenden om inte detta har givits denne i uppdrag i kommunstyrelsen. Samhällsbyggnadsutskott Utskottet har fyra (4) ordinarie ledamöter och fyra (4) personliga ersättare. Utskottet fattar beslut i de ärenden i vilka utskottet enligt kommunstyrelsens delegationsordning har rätt att fatta beslut samt bereder ärenden till kommunstyrelsen inom följande områden, detaljplaner, markanvändning/exploatering, löpande verksamhet, kartor & Mätning, GEO-data, bostadsanpassning, trafik, gata, parker och lekplatser, skogar, skötsel av grönytor och vandringsleder, VA, beställning, renhållning, fritidsanläggningar, simhallar, fritidsgårdar, föreningsbidrag (idrottsföreningar, kulturföreningar m.m.), övriga fritidsfrågor, energirådgivning, torg och upplåtelse av allmän plats, allmänna kommunikationer, löpande verksamhet, kultur och bibliotek, miljöärenden, med undantag för ärenden avseende myndighetsutövning. 12 Personaldelegation Kommunstyrelsen har en personaldelegation med tre (3) ledamöter och tre (3) ersättare. Delegationen utgörs av ordförande, vice ordförande samt en ledamot i kommunstyrelsen. I uppdraget för kommunstyrelsens ordförande och vice ordförande ingår att vara ordförande och vice ordförande i personaldelegationen. Ansvarsområde är styrning, tolkning av arvodesregler för förtroendevalda, förhandlingar, personalfrågor, fastställa ramar vid årlig löneöversyn, uppföljning av personalekonomisk redovisning. 15

70 Revidering Fastighetsdelegation Kommunstyrelsen har en fastighetsdelegation 3 med tre (3) ledamöter. Delegationen utgörs av ordföranden, Marika Bjerstedt Hansen (S), och vice ordföranden, Niklas Larsson (C), samt ytterligare en (1) ledamot, Carl-Magnus Nilsson (M), i kommunstyrelsen. För beslut i fastighetsdelegationen krävs att samtliga tre (3) ledamöter är ense, i annat fall skall ärendet hänskjutas för beslut till kommunstyrelsen alternativt, efter delegation från kommunstyrelsen, till kommunstyrelsens ledningsutskott. 14 Råd Till kommunstyrelsen knyts följande råd. Rådet för funktionshindrade (RFFH) Kommunala pensionärsrådet (KPR) Rådet för trygghet och hälsa (RTH) 3 Enligt beslut av kommunstyrelsen den 28 oktober 2015,

71 Revidering Reglemente för tillsyns- och tillståndsnämnden Utöver det som föreskrivs i kommunallagen (1991:900) gäller föreskrifterna i detta reglemente. 1 Sammansättning Tillsyns- och tillståndsnämnden består av fem (5) ledamöter och fem (5) personliga ersättare. 2 Tillsyns- och tillståndsnämndens verksamhet Tillsyns- och tillståndsnämnden fullgör kommunens uppgifter inom miljö- och hälsoskyddsområdet och inom byggväsendet. Nämnden ansvarar för miljö- och hälsoskydd- och livsmedelstillsyn inom kommunen, samordning av kommunens miljöskyddsplanering, kommunens naturvård, bygglovshantering enligt plan- och bygglagen, tillstånd och tillsyn enligt lagen om skydd mot olyckor och enligt lagen om brandfarliga och explosiva varor, räddningstjänst (myndighetsutövning) och sotningsväsendet, tillsyn enligt tobakslagstiftningen, tillsyn av receptfria läkemedel strandskydd, dispenser och tillsyn, kalkning av sjöar och vattendrag, prövning av ansökningar och tillåtelse, tillstånd, dispens eller undantag från renhållningsordningens bestämmelser. 3 Personalfrågor Kommunstyrelsen är anställningsmyndighet för all personal. Regleringen av personalfrågor framgår av 6 kommunstyrelsens reglemente. 17

72 Revidering Reglemente för vård- och omsorgsnämnden Utöver vad som föreskrivs i kommunallagen (1991:900) gäller föreskrifterna i detta reglemente. 1 Sammansättning Vård- och omsorgsnämnden har elva (11) ledamöter och elva (11) personliga ersättare. 2 Nämndens verksamhet Vård- och omsorgsnämnden fullgör kommunens uppgifter enligt socialtjänstlagen (SOL) avseende äldre- och funktionshindrade, lagen om stöd och service till vissa funktionsnedsatta (LSS), kommunala hälso- och sjukvårdslagen avseende kommunal hälso- och sjukvård (HSL). Vård- och omsorgsnämnden ansvarar för vård och omsorg om äldre, hemsjukvård, omsorg om funktionshindrade. 3 Utskott Inom vård- och omsorgsnämnden ska finnas ett utskott med fem (5) ledamöter och fem (5) personliga ersättare. Utskottet beslutar i de eventuella ärenden i vilka utskottet enligt delegationsordning har rätt att fatta beslut samt bereder ärenden inför vård- och omsorgsnämndens sammanträde. Det är endast ledamöter i vård- och omsorgsnämndens arbetsutskott som har rätt att ta del av sekretessuppgifter i personärenden, förutom de ärenden som ska beslutas i vård- och omsorgsnämnden. Ledamot i vård- och omsorgsnämnden har inte rätt att inhämta sekretessuppgifter i personärenden om inte detta har givits denne i uppdrag i vård- och omsorgsnämnden. 4 Personalfrågor Kommunstyrelsen är anställningsmyndighet för all personal. Regleringen av personalfrågor framgår av 6 kommunstyrelsens reglemente. 18

73 Revidering Reglemente för barn- och skolnämnden Utöver vad som föreskrivs i kommunallagen (1991:900) gäller föreskrifterna i detta reglemente. 1 Sammansättning Barn- och skolnämnden har elva (11) ledamöter och elva (11) personliga ersättare. 2 Nämndens verksamhet Barn- och skolnämnden fullgör kommunens uppgifter enligt lagar och förordningar inom utbildningsområdet samt för kommunens uppgifter enligt socialtjänstlagen (SOL) avseende barn och ungdomar samt enligt lagen med särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU) och föräldrabalken (FB). Barn- och skolnämnden har ansvar för förskola, grundskola, musikskola, skolskjutsar, barn och familj. 3 Utskott Inom barn- och skolnämnden ska finnas ett arbetsutskott med fem (5) ledamöter och fem (5) personliga ersättare. Utskottet beslutar i de eventuella ärenden i vilka utskottet enligt delegationsordning har rätt att fatta beslut samt bereder ärenden inför barn- och skolnämndens sammanträde. Det är endast ledamöter i barn-och skolnämndens arbetsutskott som har rätt att ta del av sekretessuppgifter i personärenden, förutom de ärenden som ska beslutas i barnoch skolnämnden. Ledamot i barn- och skolnämnden har inte rätt att inhämta sekretessuppgifter i personärenden om inte detta har givits denne i uppdrag i barn- och skolnämnden. 4 Personalfrågor Kommunstyrelsen är anställningsmyndighet för all personal. Regleringen av personalfrågor framgår av 6 kommunstyrelsens reglemente. 19

74

75 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Sida 1(1) Serviceförvaltningen Benny Nilsson Kommunstyrelsens delegationsordning. Dnr KS/2015:282 Förslag till beslut Kommunstyrelsens delegationsordning, revidering , antas att gälla från och med den 4 april Sammanfattning av ärendet < I förslaget till revidering av delegationsordningen för kommunstyrelsen föreslås ett antal tillägg/ändringar. Föreslagna tillägg/ändringar har markerat med gul överstruken text. Beslutsunderlag <Delegationsordning för kommunstyrelsen, revidering Petra Gummeson Kommunchef Benny Nilsson Förvaltningschef Beslutet skickas till Besköksadress Briogatan 1 Postadress Serviceförvaltningen Osby Telefon vx Fax E-post kommun@osby.se Hemsida Organisationsnr PlusGiro Bankgiro

76 Revidering Delegationsordning Kommunstyrelsen Gäller fr.o.m. 1 januari 2017 Antagen av kommunstyrelsen den 17 december 2014, 333 Reviderad av kommunstyrelsen den 27 maj 2015, 147 Reviderad av kommunstyrelsen den 18 juni 2015, 205 Reviderad av kommunstyrelsen den 28 oktober 2015, 296 Reviderad av kommunstyrelsen den 16 december 2015, 355 Reviderad av kommunstyrelsen den 24 februari 2016, 30 Reviderad av kommunstyrelsen den 25 maj 2016, 87 Reviderad av kommunstyrelsen den 22 juni 2016, 114 Reviderad av kommunstyrelsen den 14 december 2016, 214 1

77 Revidering Innehållsförteckning Allmänt om delegering från nämnd 3 Allmänna bestämmelser och regler för Osby kommuns delegationsordning 5 Förkortning av lagar och delegater 6 Samtliga utskott och personaldelegation 1. Gemensamt för utskottens delegation 7 Ledningsutskott 2. Juridiska och allmänna ärenden, arkiv, nämndsadministration, kommunikation, fastigheter 8 3. Ekonomisk förvaltning och upphandling 9 4. Personaladministrativa ärenden 9 Utskott för utbildnings och arbete 5. Gymnasieskolan Gymnasiesärskolan Kommunal Vuxenutbildning (Komvux) Särskild utbildning för vuxna 13 9, Utbildning i svenska för invandrare Utbildning, gemensamma frågor, antagning m.m Näringsliv Arbete/Sysselsättning Beslut om ekonomiskt bistånd Beslut rörande vuxna Beslut enligt LVM (Lagen om vård missbruk) Överklagande, yttranden och anmälningar m.m. till domstol, åklagarmyndighet och andra myndigheter enligt bl.a.socialtjänstlagen m.fl Tillstånd enligt alkohollagen 20 Samhällsbyggnadsutskott 18. Planärenden, kart/gis Teknik och service, mark och exploatering Trafikärenden Kultur/fritid, turism/lotterilag Bostadsanpassningsbidrag 23 Verkställighet, exempel 23 2

78 Revidering Allmänt om delegering av beslutanderätt inom en nämnd (6 kap kommunallagen (KL)) Vad innebär delegering? Delegering innebär att beslutanderätten, i ett visst ärende eller i en ärende-grupp, flyttas över från nämnden till ett utskott, till en ledamot eller ersättare eller till en anställd hos kommunen (=delegaten). Delegaten träder helt in i nämndens ställe. Ett beslut av delegaten ses som ett beslut av nämnden och kan överklagas genom laglighetsprövning. Nämnden kan inte ändra delegatens beslut, men kan när som helst återkalla ett delegeringsuppdrag. Nämnden kan också genom eget handlande föregripa ett beslut i ett enskilt ärende genom att själv ta över ärendet och fatta beslut. Förutsättningar för nämndens delegationsrätt Delegering inom en nämnd förutsätter alltid beslut i två led. Först måste kommunfullmäktige i ett reglemente eller i ett särskilt beslut ha uppdragit till nämnden att hantera vissa verksamhetsområden eller besluta i vissa ärenden eller ärendegrupper. Därefter kan nämnden om den vill besluta om delegering av denna beslutanderätt. Nämnden lämnar delegeringsuppdrag genom särskilt beslut eller genom att fatta beslut om en delegationsordning där beslutande-rätten i olika ärenden överförs till delegater. Vad kan delegeras Nämndens delegationsrätt delegeringsförbud (6 kap. 34 KL) Nämnden får inte delegera beslutanderätten i följande slag av ärenden. 1. ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet, d.v.s. nämndens övergripande ansvar för verksamheten, 2. framställningar eller yttranden till kommunfullmäktige, 3. yttranden i anledning av att beslut av nämnden i sin helhet överklagats, 4. yttranden i anledning av att kommunfullmäktiges beslut överklagats, 5. ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om ärendet är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt 1, 6. ärenden som väckts genom medborgarförslag och som överlåtits till nämnden, 7. vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter bl.a. i socialtjänstlagen (2001:453). Någon klar gräns för vad som är möjligt att delegera eller inte, finns inte. En bedömning görs utifrån hur ofta ärendena förekommer, kommunens storlek, budgetomslutning, förvaltningens/verksamhetens storlek och organisation. 1 Ärenden som får stora konsekvenser för kommunen och där politiska bedömningar är avgörande. 3

79 Revidering Delegering eller verkställighet Det är skillnad mellan beslut i KL:s mening och ren verkställighet. Gränsen mellan beslut som kräver delegering och ren verkställighet går inte exakt att avgöra. Beslut i kommunallagens mening kännetecknas bland annat av att det finns utrymme för alternativa lösningar och att den som beslutar måste göra vissa överväganden och bedömningar. Normalt kan denna typ av beslut överklagas genom laglighetsprövning eller genom förvaltningsbesvär. Vid ren verkställighet saknas utrymme för självständiga bedömningar och beslutsalternativ. Det rör sig till exempel om att tillämpa en fastställd taxa eller där klara riktlinjer anger förhållningssätt. Beslut av rent förberedande eller verkställande art kan inte överklagas. Beslut utan delegeringsuppdrag Om en delegat fattar beslut utan stöd av ett delegeringsuppdrag kan ett sådant beslut inte överklagas genom laglighetsprövning eftersom beslutet inte existerar i KL:s mening. Kommunen kan dock bli civilrättsligt bunden av beslutet om den som beslutet avser är i god tro och det rör ett civilrättsligt förhållande. Vem kan man delegera till? (6 kap. 33 KL) En nämnd kan lämna delegeringsuppdrag till ett utskott en ledamot eller ersättare i nämnden eller en anställd hos kommunen. Ett delegeringsuppdrag kan inte lämnas till flera anställda i grupp, till en anställd tillsammans med en ledamot eller ersättare, s.k. blandad delegering, en anställd i av kommunen hel- eller delägt aktiebolag, en konsult eller motsvarande. Det bör, i delegationsordningen eller på annat sätt, klart anges vem som går in i en delegats ställe vid delegatens frånvaro. Delegering av beslutanderätten i brådskande ärenden där nämndens avgörande inte kan avvaktas (6 kap. 36 KL) En nämnd får enligt KL uppdra åt ordförande eller en annan ledamot i nämnden att besluta i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas. Vilka beslut som kan delegeras och om det finns några begränsningar framgår inte av lagtexten. Ärenden som avgjorts med stöd av denna bestämmelse skall anmälas vid nämndens nästa sammanträde. Anmälan av delegationsbeslut (6 kap. 35 och 37 KL) Beslut som fattas med stöd av delegering ska anmälas till nämnden. Syftet med anmälan är att nämndens informations- och kontrollbehov ska tillgodoses, dessutom har det betydelse för när beslutet vinner lagakraft. 4

80 Revidering Allmänna bestämmelser och regler för Osby kommunstyrelses delegationsordning Vid förfall för delegaten Vid förfall för delegaten inträder ersättare som delegat om inte annat anges. Om såväl ordinarie delegat som eventuell ersättare har förfall och beslut inte bör dröja flyttas delegationen stegvis uppåt i organisationen. Ärenden av principiell betydelse, tillämpning av policy m.m. En delegat ska överlämna beslutanderätten i ett ärende till kommunstyrelsen om ärendet är av principiell betydelse eller om andra skäl motiverar att ärendet ska beslutas av kommunstyrelsen. En delegat ska följa policies och riktlinjer som antagits av Osby kommun inom olika områden. En delegerad beslutanderätt får utnyttjas endast inom ramen för respektive förvaltnings/enhets budget eller inom ramen för beslutad kostnadskalkyl för visst projekt. Överklagande av beslut och domar, inhibitionsansökan och yttranden Rätt att besluta i en viss ärendegrupp innefattar också rätt att besluta att överklaga beslut och domar som innefattar ändring av delegatens beslut, besluta att avge yttrande till högre instans med anledning av överklagande av delegatens beslut samt begära inhibition av överklagat beslut, ompröva överklagat beslut. Anmälan av beslut fattade på delegation Samtliga beslut som fattats på delegation ska anmälas till kommunstyrelsen. Respektive delegat noterar beslut på särskild blankett och kopia av underlaget till beslutet ska bifogas. Vidaredelegation (6 kap. 37 KL) En förvaltningschef inom kommunstyrelsens verksamhetsområden får överlåta hela eller delar av sin beslutanderätt enligt denna delegationsordning till en annan anställd inom kommunen. Ett beslut som fattas med stöd av sådan vidaredelegation ska anmäls till förvaltningschefen som i sin tur anmäler delegationsbeslutet till kommunstyrelsen. 5

81 Revidering Förkortningar Lagar/Avtal AB Allmänna bestämmelser, kollektivavtal AL Alkohollagen (2010:1622) BrB Brottsbalken (1962:700) FvL Förvaltningslag ( ) Gyf Gymnasieförordningen (2010:2039) KL Kommunallag (1991:900) LFF LMA LOU LSO LVM Lag (1974:358) om facklig förtroendemans ställning på arbetsplatsen Lag (1994:137) om mottagande av asylsökande m.fl. Lag (1992:1528) om offentlig upphandling Lag (2003:778) om skydd mot olyckor Lag (1988:870) om vård av missbrukare i vissa fall OSL Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) PBL Plan och bygglag (2010:900) PuL Personuppgiftslagen (1998:204) SL Skollagen (2010:800) SoL Socialtjänstlag (2001:453) Sf Skolförordningen (2011:185) TF Tryckfrihetsförordningen (1949:105) TrF Trafikförordningen (1998:1276) Förkortningar delegater BSNO BSNVO LU P-delegation SAE SHBU Socsekr UUA FV-chef FV-chef SB FV-chef SE FV-chef UA Barn- och skolnämndens ordförande Barn- och skolnämndens vice ordförande Ledningsutskottet Kommunstyrelsens personaldelegation Skolassistent Ekbackeskolan Samhällsbyggnadsutskottet Socialsekreterare Utskottet för utbildning och arbete Förvaltningschef Förvaltningschef samhällsbyggnadsförvaltningen Förvaltningschef serviceförvaltningen Förvaltningschef förvaltningen för utbildning och arbete 6

82 Revidering Gemensamt för utskottens delegation Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 1.1 Beslut att lämna ut handling fattas, efter sekretessprövning och prövning enligt PuL, av den som har handlingen i sin vård. 1.2 Beslut om att lämna ut handling till annan myndighet i enlighet med skyldighet att bryta sekretess 1.3 Beslut om avslag på begäran om utlämnande av allmän handling till enskild eller annan myndighet samt uppställande av förbehåll i samband med utlämnande till enskild * Besvärshänvisning bifogas beslutet 1.4 Beslut att lämna ut uppgifter ur personregister till statliga myndigheter i forskningssyfte 1.5 Överklagande, yrkande om inhibition samt yttrande till Förvaltningsrätt och Kammarrätt när ursprungsbeslutet fattats av utskott. 1.6 Beslut om omprövning av delegationsbeslut skall ske samt omprövning av beslutet 1.7 Prövning av att överklagande skett i rätt tid samt avvisning av överklagande som kommit in för sent 1.8 Prövning om överklagande skett i rätt tid och avvisning av överklagande som kommit in för sent, i de fall där ursprungsbeslutet inte fattats på tjänstemannadelegation, inom utskottens ansvarsområden. 1.8a Prövning om överklagande skett i rätt tid och avvisning av överklagande som kommit in för sent, i de fall där ursprungsbeslutet inte fattats på tjänstemannadelegation, inom samhällsbyggnadsutskottets ansvarsområden. 1.8b Prövning om överklagande skett i rätt tid och avvisning av överklagande som kommit in för sent, i de fall där ursprungsbeslutet inte fattats på tjänstemannadelegation, inom utskottet för utbildning och arbetes ansvarsområden. 1.9 Avge yttrande med anledning av överklaganden av delegationsbeslut 1.10 Yttrande över remisser till myndigheter, organisationer m.fl. i frågor som inte är av stor vikt eller principiell betydelse 1.11 Beslut i ärende till utskott som är så brådskande, att utskottets avgörande inte kan avvaktas Närmast ansvarig chef Närmast ansvarig chef Närmast ansvarig chef Respektive FVchef Respektive utskott Delegaten i ursprungsbeslutet Delegaten i ursprungsbeslutet FV-chef SE Respektive enhetschef Respektive enhetschef/rektor Delegaten i ursprungsbeslutet Respektive utskott Respektive utskotts ordförande 1.12 Avvisande av ombud till sammanträde med utskott Respektive utskotts ordförande 1.13 Riktlinjer inom verksamheterna (som inte beslutas av annat organ t.ex. personalärenden) Respektive utskott 1.14 Övergripande rutiner utifrån fastställda riktlinjer Respektive FVchef 1.15 Ansökningar om projektmedel, EU-bidrag m.m. hos Länsstyrelsen, ESF m.fl. Respektive utskotts ordförande och vice ordförande i förening Kommunsekreterare FV-chef SB FV-chef UA Respektive utskotts vice ordförande Respektive utskotts vice ordförande Respektive FV-chef TF, OSL, PuL 10 kap 15 OSL 6 kap 7 och 10 kap 14 OSL 12 kap 6 SOL 19 PuL 6 kap 33 KL 27 FvL 24 1 st FvL 24 FvL 6 kap 6 KL 9 FvL 7

83 Revidering Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 1.16 Tecknande av samverksansavtal med andra myndigheter Tecknande av avtal med Länsstyrelsen gällande ensamkommande barn med permanent uppehållstillstånd. Respektive FVchef UUA Kommunchef Samtliga utskott/personaldelegationen 2. Juridiska och allmänna ärenden, arkiv, nämndadministration, kommunikation, fastigheter Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 2.1 Befullmäktigande av ombud att föra kommunens talan vid/inför domstol och andra myndigheter samt vid förrättningar av olika slag FV-chef 6 kap 6 KL 2.2 Yttrande enligt kameraövervakningslagen (2013:460) Fastighetsstrateg Kommunchef Yttrande angående antagande av hemvärnsmän Enhetschef vuxenenhet FV-chef UA Hemvärnsförordning-en (1997:146), Avge yttrande i folkbokföringsärenden FV-chef SE. Folkbokföringslagen (1991:481) 2.5 Lämna medgivande att använda kommunens vapen Kommunchef Kommunstyrels ens ordförande 2.6 I kommunstyrelsens ställe avge yttrande i ärenden om remisstiden inte medger att ärendet hinner behandlas på ordinarie sammanträde. LU 2.7 Beslut i ärende till kommunstyrelsen som är så brådskande, att kommunstyrelsens avgörande inte kan inväntas LU 6 kap 6 KL 2.8 Utse personuppgiftsombud FV-chef PuL 2.9 Beslut om antagande och revidering av kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan(-er) 2.10 Utse arkivansvariga LU LU 2.11 Utse arkivredogörare inom verksamhetsområdena i samråd med förvaltningschef 2.12 a Kommunstyrelsens representation och uppvaktning m.m Kommunstyrelsens ordförandes deltagande i kurser, konferenser m.m Övriga förtroendevaldas i kommunstyrelsen deltagande i kurser, konferenser m.m. Arkivansvarig Kommunstyrelsens ordförande Kommunstyrelsens vice ordförande Kommunstyrelsens ordförande Kommunstyrelsens vice ordförande Kommunstyrelsens vice ordförande 8

84 Revidering Nr Ärenden Delegat Ersättare Lagrum 2.15 Rätt att begära yttrande och upplysningar från kommunala nämnder, beredningar och utskott 2.16 Besluta om marknadsföringsinsatser och annan övergripande PR-verksamhet 2.17 Ärenden om konsumentverksamhet LU 2.18 Svåra händelser, uppgifter i enlighet med antagen ledningsplan 2.19 Ansvara för förberedelser för att kunna utföra effektiv krisledning Kommunstyrelsens ordförande LU LU Säkerhetssamordnare 2.20 Ärenden enligt säkerhetsskyddslagen (1996: 627) Säkerhetssamordnare Kommunstyrelsens vice ordförande 2.21 Tecknande av hyresavtal Fastighetsstrateg Kommunchef 2.22 Uthyrning av lokaler förvaltade av kommunstyrelsen för en tid av högst två (2) år Fastighetsstrateg Kommunchef 2.23 Uppsägning/villkorsändring av hyresavtal Fastighetsstrateg Kommunchef 2.24 Yttrande över översiktsplan från andra kommuner LU 2.25 Rätt att begära yttrande från nämnd, förvaltning, kommunledningskontoret och kommunchefens stab över motioner och medborgarförslag inför kommunstyrelsens beredning eller beslut. FV-chef SE Kommunsekrete rare 3. Ekonomisk förvaltning och upphandling Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 3.1 Upplåning enligt budget och riktlinjer och villkor som fullmäktige angivet *Samråd sker med kommunstyrelsens ordförande Ekonomichef Kommunchef 3.2 Omskrivning, inlösen eller konvertering av lån Ekonomichef Kommunchef 3.3 Placering av lån Ekonomichef Kommunchef 3.4 Placering av likvida medel samt kapital för stiftelser Ekonomichef Kommunchef 3.5 Godkänna till kommunen ställd säkerhet Ekonomichef Kommunchef 3.6 Avskrivningar av fordringar intill ett belopp motsvarande högst 1 basbelopp i varje särskilt fall 3.7 Avskrivningar av fordringar i övrigt LU FV-chef Ekonomichef 3.8 Utdelning från stiftelser FV-chef Ekonomichef 3.9 Utse personer för tidsbegränsad firmateckning hos banker, postgiro och post Beslut om polisanmälan angående brott mot den egna verksamheten (ex skadegörelse) 3.11 Ta ställning till krav på skadestånd eller andra ersättningskrav som är kopplade till försäkringsärenden 3.12 Ta ställning till krav på skadestånd eller andra ersättningskrav riktade mot kommunen i övrigt Kommunstyrelsens ordförande Enhetschef FV-chef OSL 10 kap 2 Ekonomichef LU Kommunchef 9

85 Revidering Nr Ärenden Delegat Ersättare Lagrum 3.1 Avyttring/utrangering av inventarier, maskiner, fordon eller annan kommunen tillhörig lös egendom till ett värde om högst ett (1) prisbasbelopp två (2) prisbasbelopp fem (5) prisbasbelopp tio (10) prisbasbelopp 3.14 Beslut om upphandling, beslut om tilldelning av kontrakt, undertecknande av kontrakt/ramavtal, beslut i överprövningsmål. Not: gäller även 1. beslut om att delta i samordnad upphandling av annan kommun/extern aktör genom undertecknande av fullmakt eller annan form av anmälan 2. beslut om tilldelning av kontrakt i samordnande upphandlingar av annan kommun/extern aktör 3. beslut om att avbryta upphandling Upphandling över beloppsgränsen för direktupphandling Direktupphandling över kr Direktupphandling under kr Enhets-/sektionschef Avdelningschef FV-chef Kommunchef Kommunchef FV-chef Fastighetsstrateg Kommunchef FV-chef Fastighetsstrateg Fastighetsstrateg Enhetschef Kommunchef FV-chef Förnyad konkurrensutsättning inom ramavtal Fastighetsstrateg Enhetschef 3.15 Beslut att bevilja handkassor- max kr Förvalningscontroller, UUA Ekonom, SHBU Kommunchef FV-chef 4. Personaladministrativa ärenden 2 Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 4,1 Anställning av verksamhetsområdeschef *Samråd med kommunstyrelsens personaldelegation 4.2 Anställning med varaktighet mer än 1 år för övrig personal. (Innan beslut om anställning fattas ska samråd ske med personalkonsult för att bevaka lagstadgade skyldigheter såsom omplacering, LAS m.m.) 4.2a Inrättande, indragning, ändring av tjänster och förändring av ledningsorganisation inom ramen för fastställd budget. Kommunchef Närmast överordnad chef Kommunchef FV-chef 4.3 Fastställa lön till kommunchef P-delegation 2 Kommunstyrelsen är anställningsmyndighet för samtlig personal. 10

86 Revidering Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 4.4 Träffa överenskommelse om lön eller ta ensidigt beslut om lön under pågående avtalsperiod 4.5 Fastställa ramar, regler och riktlinjer för löneöversyn HR-chef P-delegation P-delegation 4.6 Träffa kollektivavtal (MBL 10) HR-chef P-delegation 4.7 Godkänna avtal rörande personalfrågor som överenskommits centralt av SKL 4.8 Tolkning av arbetsrättsliga regler i ärenden som hänskjuts till personaldelegationen av HR-enheten 4.9 Löpande utfärda föreskrifter och anvisningar beträffande löne- och förmånsfrågor samt i övrigt inom arbetsrättens område 4.10 Meddela förbud mot/alternativt godkänna utövande av bisyssla 4.11 Omplacering mellan verksamhetsområdena när överenskommelse inte nåtts 4.12 Omplacering i samband med rehabiliteringssituation samt beslut om omreglering av tjänst på grund av beviljad sjukersättning 4.13 Uppsägning från arbetsgivare på grund av personliga omständigheter, arbetsbrist 4.14 Träffa särskild överenskommelse med arbetstagare om avslutning av anställning HR-chef P-delegationen HR-chef HR-specialist HR-specialist P-delegation AB 8 HR-chef HR-konsult HR-chef HR-chef FV-chef FV-chef P-delegation P-delegation 4.15 Avsked HR-chef P-delegation 4.16 Avstängning * Samråd med personalavdelningen Närmast överordnad chef AB Prövning av löneförmåner under avstängning HR-chef AB Disciplinpåföljd * Samråd med personalavdelningen 4.19 Polisanmälan * Samråd med personalavdelningen Närmast överordnad chef Närmast överordnad chef 4.20 Tvisteförhandling enligt MBL HR-chef P-delegation 4.21 Beslut om stridsåtgärder P-delegation 4.22 Tvisteförhandling på grund av konflikt P-delegation 4.23 Beslut om samhällsfarlig konflikt P-delegation 4.24 Förhöjd pensionsavgift P-delegation 4.25 Pensionsförstärkning förtida pensionsuttag HR-chef P-delegation 4.26 Särskild avtalspension HR-chef P-delegation 4.27 Minskad arbetstid , år HR-chef, efter samråd med kommun-/fv-chef P-delegation AB 11 AB 10 11

87 Revidering UTSKOTTET FÖR UTBILDNING och ARBETE 5. Gymnasieskolan Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 5.1 Fastställande av läsårstider FV-chef UA Sf 3:2 5.2 Beslut om att elev skall hålla sig med enstaka egna hjälpmedel 5.3 Beslut om att elevs utbildning på nationellt program får avvika från vad som annars gäller 5.4 Fördelning av utbildningen på längre tid än tre (3) år. 5.5 Fördelning av utbildningen på längre tid än tre (3) år hos annan huvudman 5.6 Förlängning av preparandutbildning till två (2) år 5.7 Minskning av omfattningen av utbildning på introduktionsprogram Rektor SL 15:17 Rektor FV-chef UA Rektor SL 16:14 SL 16:15 GyF 9:7 FV-chef UA SL 16:15 Rektor SL 17:5 Rektor SL 17:6 5.8 Plan för utbildning på introduktionsprogram Rektor SL 17:7 5.9 Beslut att ungdomar som uppfyller behörighetskrav för ett yrkesprogram tas emot till yrkesintroduktion eller individuellt alternativ 5.10 Beslut om vilka kurser som skall erbjudas som program-fördjupning 5.11 Beslut om vilka kurser som skall erbjuda som individuellt val 5.12 Antalet undervisningstimmar för varje kurs samt fördelning av undervisningstiden över läsåren 5.13 Beslut om avstängning av elev från viss utbildning med praktiska inslag samt avstängningstidens längd * Kan överklagas i Förvaltningsdomstol 5.14 Bedömning om elev från grundsärskolan har förutsättningar att klara yrkesintroduktion och individuellt alternativ inom ramen för introduktionsprogram * I samråd med Enhetschef elevhälsan 5.15 Arbetsplatsförlagt lärande på högskoleförberedande program samt omfattning av denna Rektor SL 17:11 Rektor GyF 4:6 Rektor GyF 4:7 Rektor GyF 4:22 FV-chef UA SL 5:19, 20 Rektor SL 17:16 st 2 Rektor GyF 4: Beslut om arbetsplatsförlagt lärande Rektor GyF 4: Beslut om förlängd modersmålsundervisning Rektor GyF 4: Urval till platser på programinriktat individuellt val och yrkesintroduktion 5.19 Mottagande av behöriga elever till yrkesintroduktion och individuellt alternativ Rektor GyF 6:1 Rektor GyF 6: Skolförläggning av yrkesintroduktion Rektor GyF 6: Beslut om hänsyn till speciella färdigheter inom det estetiska området vid urval till utbildning FV-chef UA GyF 7: Beslut om studiehandledning vid särskilda skäl Rektor GyF 9: Beslut om vilka utbildningar som erbjuds UUA SL 15:30 12

88 Revidering Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 5.24 Beslut om att avvika från program Rektor SL 16:14 FS 5.25 Undantag behörighet engelska Rektor SL 16:32 6. Gymnasiesärskolan Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 6.1 Fördelning av undervisningstid över läsåren samt fördelning av utbildning på längre tid än fyra (4) år 6.2 Fördelning av undervisningstid över läsåren samt fördelning av utbildning på längre tid än fyra (4) år hos annan huvudman 6.3 Antagning av elev i gymnasiesärskolan samt placering av elev på nationellt, specialutformat eller individuellt program 6.4 Meddelande till elevens hemkommun när denne börjar eller slutar vid gymnasiesärskolan 6.5 Inrättande av lokala kurser samt beslut om hur många timmar lokal kurs omfattar Rektor Gyf 13:6 SL 18:5 UUA Rektor SL 18:9 Rektor SL 18:10 Rektor Gyf 13: Betygskriterier för lokala kurser Rektor GyF 13: Inom individuellt program placering i yrkesträning eller verksamhetsträning Rektor SL 19:6 6.8 Beslut om lokala tillägg Rektor GyF 13: Plan för specialutformat program och i förekommande fall beslut om programmål 6.10 Yttrande till annan kommun avseende mottagande av elev som av särskilda skäl önskar gå i den kommunens gymnasiesärskola 6.11 Beslut om avstängning av elev samt avstängningstidens längd * 5:17 punkt 3 kan överklagas i Förvaltningsdomstol 6.12 Beslut om avstängning av elev från viss utbildning med praktiska inslag samt avstängningstidens längd * Kan överklagas i Förvaltningsdomstol 6.13 Beslut om avslag om skolskjuts vid val av annan skolenhet inom kommunen eller annan kommun 6.14 Beslut om avslag om skolskjuts i annan kommun än hemkommunen * Får överklagas som förvaltningsbesvär hos allmän förvaltningsdomstol. SkolL 28 kap 5 p7 Rektor SL 19:4 FV-chef UA SL 19:13 FV-chef UA SL 5:17, 18 FV-chef UA SL 5:19, 20 Skolskjutssamordnare Skolskjutssamordnare SL 19:20 st 2 SL 19: Beslut om studiehandledning vid särskilda skäl Rektor GyF 9: Beslut om kursplaner för lokala kurser Rektor GyF 13: Beslut om antalet timmar som skall gälla för en kurs 6.18 Beslut om lokalt valbara kurser inom yrkesämnen och estetiska ämnen Rektor GyF 13:5 Rektor GyF 13:12 13

89 Revidering Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 6.19 Urval till utbildning på nationellt eller specialutformat program 6.20 Beslut om hur anmälningsskyldigheten vid ledighet skall fullgöras Rektor GyF 13:18 Rektor GyF 13:19 7. Kommunal Vuxenutbildning (Komvux) Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 7.1 Beslut om att böcker och andra lärverktyg, som varje elev har för eget bruk och får behålla som sin egendom, ska anskaffas av elever själva eller erbjudas mot avgift 7.2 Beslut om att utbildningen för en elev ska upphöra 7.3 Beslut om att på nytt bereda plats på utbildning för elev vars utbildning upphört * Kan överklagas i Skolväsendets överklagandenämnd 7.4 Beslut om avstängning av elev samt avstängningstidens längd * 5:17 punkt 3 kan överklagas i Förvaltningsdomstol 7.5 Beslut om att helt eller delvis stänga av elev från utbildning med praktiska inslag * Kan överklagas i Förvaltningsdomstol 7.6 Beslut om att avstängning av elev från utbildning med praktiska inslag ska avse viss tid eller gälla utan tidsbegränsning 7.7 Beslut om den sökande ska tas emot till utbildningen Grundläggande vuxenutbildning * Kan överklagas i Skolväsendets överklagandenämnd 7.8 Yttrande om att hemkommunen åtar sig att svara för kostnader för den sökandes utbildning * Kan överklagas hos skolväsendets överklagandenämnd 7.9 Beslut om att den sökande ska tas emot till utbildningen * Kan överklagas hos skolväsendets överklagandenämnd 7.10 Beslut om att en sökande ska antas till utbildningen. (Gäller inte sökande som avses i SkolL Rektor 20:19) Rektor SL 20:7 Rektor Rektor SL 20:9 2 st SL 20:9 3 st FV-chef UA SL 5:17, 18 FV-chef UA SL 5:19 FV-chef UA SL 5:20 Rektor Sl 20:13 o 20:14 2 st Rektor SL 20:21 Rektor SL 20:22 Rektor SL 20:23 8. Särskild utbildning för vuxna Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 8.1 Beslut om att böcker och andra lärverktyg, som varje elev har för eget bruk och får behålla som sin egendom, ska anskaffas av elever själva eller erbjudas mot avgift. 8.2 Yttrande om att hemkommunen åtar sig att svara för kostnader för den sökandes utbildning * Kan överklagas i skolväsendets överklagandenämnd Rektor SL 21:6 Rektor SL 21:7 3 st 14

90 Revidering Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 8.3 Beslut om sökande ska tas emot till utbildning * Kan överklagas i skolväsendets överklagandenämnd Rektor SL 21:7 3 st 8.4 Beslut om sökande ska antas till utbildning Rektor SL 21:7 4 st 8.5 Beslut om att utbildningen på en kurs för en elev ska upphöra * Kan överklagas i skolväsendets överklagandenämnd 8.6 Beslut om att på nytt bereda plats på utbildning för elev vars utbildning upphört * Kan överklagas i skolväsendets överklagandenämnd 8.7 Beslut om avstängning av elev samt avstängningstidens längd * 5:17 punkt 3 kan överklagas i Förvaltningsdomstol 8.8 Beslut om att helt eller delvis stänga av elev från utbildning med praktiska inslag * Kan överklagas i Förvaltningsdomstol 8.9 Beslut om att avstängning av elev från utbildning med praktiska inslag ska avse viss tid eller gälla utan tidsbegränsning Rektor Rektor SL 21:9 2 st SL 21:9 3 st FV-chef UA SL 5:17, 18 FV-chef UA SL 5:19 FV-chef UA SL 5:20 9. Utbildning i svenska för invandrare Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 9.1 Beslut om att elever ska hålla sig med enstaka egna lärverktyg 9.2 Beslut om att ta emot person till utbildningen * Kan överklagas hos skolväsendets överklagandenämnd Rektor SL 22:5 Rektor SL 22: Beslut om att utbildningen på en kurs för en elev ska upphöra * Kan överklagas i skolväsendets överklagandenämnd 9.4 Beslut om att på nytt bereda plats på utbildning för elev vars utbildning upphört * Kan överklagas i skolväsendets överklagandenämnd 9.5 Beslut om att på nytt bereda plats för elev på utbildningen * Kan överklagas i skolväsendets överklagandenämnd 9.6 Beslut om avstängning av elev samt avstängningstidens längd * 5:17 punkt 3 kan överklagas i Förvaltningsdomstol 9.7 Beslut om att helt eller delvis stänga av elev från utbildning med praktiska inslag * Kan överklagas i Förvaltningsdomstol 9.8 Beslut om att avstängning av elev från utbildning med praktiska inslag ska avse viss tid eller gälla utan tidsbegränsning Rektor SL 22:16 2 st Rektor SL 22:17 Rektor SL 22:17 FV-chef UA SL 5:17, 18 FV-chef UA SL 5:19 FV-chef UA SL 5:20 15

91 Revidering Utbildning, gemensamma frågor, antagning m.m. Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 10.1 Samverkansavtal med annan kommun gällande gfv-chef UA vuxenutbildning 10.2 Upprättande av plan mot kränkande behandling samt likabehandlingsplan 10.3 Skyldighet att skyndsamt utreda omständigheter kring anmälda kränkningar med mera Rektor SL 6:8 Rektor SL 6: Beslut avseende antagning till gymnasieskolan FV-chef UA SL 15:12 GyF 7: Beslut om inackorderingsbidrag * Får överklagas som förvaltningsbesvär i allmän förvaltningsdomstol. SkolL 28 kap 5 p Beslut att inte ta emot obehörig sökande * Får överklagas i skolväsendets överklagande nämnd SkolL 28 kap, 12 p Dispens från betyget godkänt i engelska vid ansökan till nationellt program * Efter yttrande från rektor Förvaltningscontroller, UUA SL 15:32 FV-chef UA SL 16:36 Sf 17:14 FV-chef UA SL 16: Yttrande från hemkommun FV-chef UA SL 16: Beslut angående sökande från annan kommun FV-chef UA SL 16:44, 47, Sf 17:19, Mottagande av elever från utlandet * Får överklagas i skolväsendets överkla-gande nämnd SkolL 28 kap, 12 p Beslut om antalet platser som avsätt för fri kvot Meritvärde kompletterande urvalsgrunder, färdighetsprov Fördelning av elever på inriktningar i högre årskurs då inriktningsgaranti inte medgivits FV-chef UA SL 29:2-5 GyF 12:11 FV-chef UA GyF 7:3 FV-chef UA GyF 7:5 GyF 5:8 GyF 5:16 Rektor GyF 7: Inriktningsgaranti FV-chef UA SL 16:12, Byte av studieväg Rektor GyF 7: Återantagning Rektor GyF 7: Antagning vid senare tidpunkt än vid början av utbildningen samt i förekommande fall beslut att den sökande skall genomgå inträdesprov Beslut angående sökande till högre årskurs när hemkommunen inte er-bjuder sökt inriktning * SFS 1985:1100 ändr SFS 1999:180 avser elev som påbörjar utbildning före den 1 juli Utse ledningsgrupp för Yrkeshögskoleutbildning och sköta uppgifter enligt YrkhögskF 4: Tillfälligt inställande av undervisning gymnasium, vuxenutbildning: 1 dag Tillfälligt inställande av undervisning gymnasium, vuxenutbildning: > 2 dagar Rektor GyF 7:8 Rektor SL 5:18 Rektor Rektor FV-chef UA YrkeshögskF 4: Information om icke skolpliktiga ungdomar Rektor SL 29:9 16

92 Revidering Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum Beslut i anledning av ansökan om kontant resebidrag * Enligt fastställda regler Beslut om stipendier ur Gösta och John Darlins fond, Osbypannans Resestipendiefond samt Landsfiskal Johannes och fru Teresia Browns minnesfond Beslut om bidrag till fristående gymnasieskola, gymnasiesärskola Förvaltningscontroller, UUA UUA Verksamhetsu tvecklare, UUA UUA SL 16: Tilläggsbelopp till fristående gymnasieskola FV-chef UA Verksamhetscontroller, UUA Beslut om regler och storlek på kontakt reseersättning Beslut om att anställa obehörig lärare längre än sex (6) månader, dock längst tolv (12) månader. UUA SL16:54 Rektor SL 2: Rutiner för klagomål. FV-chef UA SL 4: Hantering av inkomna klagomål UUA FV-chef UA SL 4: Utse ställföreträdande/tillförordnad rektor FV-chef UA Rektor SL 2: Avstängning i de frivilliga skolformerna. UUA FV-chef UA SL 5: Avstängningstid i de frivilliga skolformerna UUA FV-chef UA SL 5: Avstängning från viss utbildning med praktiska inslag UUA FV-chef UA SL 5: Näringsliv Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 11.1 Projektsamarbete med näringslivsorganisationer - inkl. beslut om finansiering LU Kommunchef 11.2 Skåne Nordost-samverkan Kommunchef FV-chef UA 11.3 Utmärkelsen Årets Eldsjäl LU Kommunchef 11 4 Etableringsärende LU Kommunchef 12. Arbete/Sysselsättning Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 12.1 Skåne Nordost-samverkan FV-chef UA Kommunchef 12.2 Projektsamarbete med externa aktörer, inkl. finansiering 12.3 Fastställande av cafeteriapris utifrån självkostnadsprincip UUA Enhetschef FV-chef UA FV-chef UA 17

93 Revidering Beslut om ekonomiskt bistånd Ärende Delegat Ersättare Lagrum 13.1 Beslut i ärenden om försörjningsstöd enligt riksnorm - med villkor om praktik eller kompetenshöjande åtgärd - med vägrande av eller nedsättning av fortsatt försörjningsstöd Socsekr, socialassistent enligt riktlinjer Socsekr Socsekr 4 kap 1 SoL 4 kap 4-5 SoL 13.2 Beslut om bistånd i form av förmedling av egna medel Socsekr 4 kap 1 SoL 13.3 Beslut om bistånd utöver vad som följer av 4 kap 1 SoL då särskilda skäl finns - enligt riktlinjer - ekonomiskt bistånd som inte regleras av de ekonomiska riktlinjerna upp till trettio (30) procent av basbeloppet - ekonomiskt bistånd som inte regleras av de ekonomiska riktlinjerna upp till femtio (50) procent av basbeloppet - övrigt utöver femtio (50) procent av basbeloppet 13.4 Beslut om ekonomiskt bistånd till begravningskostnader och utgifter i omedelbar anslutning till dödsfallet 13.5 Beslut om att återkräva ekonomiskt bistånd enligt 4 kap 1 SoL 13.6 Beslut om att återkräva ekonomiskt bistånd enligt 4 kap 2 SoL 13.7 Beslut om bistånd till Glappet i etableringsreformen * Kontakt ska tas med Migrationsverket innan ersättning betalas ut med särskilt belopp Socsekr, socassistent Socsekr Enhetschef UUA Socsekr/socialassistent Samordnare Samordnare Socsekr 4 kap 2 SoL 4 kap 2 SoL 9 kap 1-2 SoL 9 kap 2 2 st SoL 13.8 Beslut om att inleda utredning Socsekr 11 kap 1 SoL 13.9 Beslut om att utredning inte ska inledas eller att inledd utredning ska läggas ned Beslut om eftergift av ersättningsskyldighet enligt 9 kap 1 och 2, 8 kap Beslut om att föra talan i förvaltningsrätt om återkrav enligt 9 kap 1 SoL Samordnare 11 kap 1 SoL Samordnare 9 kap 1, 3 st SoL UUA 9 kap 3 SoL 18

94 Revidering Beslut rörande vuxna Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 14.1 Beslut om bistånd i form av vård (placering/omplacering) i familjehem 14.2 Beslut om beviljande av bistånd i form av öppenvårdsinsatser för vuxna * Högst 50 % av basbeloppet per klient och månad 14.3 Beslut om bistånd i form av vård (placering/omplacering) i hem för vård eller boende Enhetschef 4 kap 1 SoL Enhetschef 4 kap 1 SoL 4 kap 1 SoL Högst tre (3) månader Mer än tre (3) månader 14.4 Beslut om strukturerad öppenvård * Avser öppenvård på Resurshuset 14.5 Beslut om ersättning till familjehem (arvode och omkostnadsersättning) - enligt riktlinjer - över riktlinjer 14.6 Beslut om upphörande av bistånd i form av familjehem eller vård i hem för vård och boende Enhetschef UUA Socsekr 4 kap 1 SoL Enhetschef UUA 4 kap 1 SoL Enhetschef 4 kap 1 SoL 14.7 Beslut om bistånd i form av kontaktperson/-familj Socsekr 4 kap 1 SoL 14.8 Beslut om bistånd i form av behandlingspedagog Socsekr 4 kap 1 SoL 14.9 Beslut om boendestöd Socsekr 4 kap 1 SoL Beslut om bistånd i form av boende i jourlägenhet Socsekr 4 kap 1 SoL Beslut om samtalskontakt med socialsekreterare Socsekr 4 kap 1 SoL Beslut om upphörande av bistånd i form av kontaktperson/-familj Beslut om förordnande och entledigande av kontaktperson/-familj Beslut om arvode och omkostnadsersättning till kontaktperson/-familj enligt SKL:s riktlinjer - över SKL:s riktlinjer Beslut om ersättning för uppehälle (egen avgift) vid stöd- och hjälpinsatser av behandlingskaraktär, i samband med vård i HVB-hem eller familjehem Beslut om anmälan till försäkringskassa att nämnden ska uppbära sjukpenning för den som bereds vård i sådant HVB-hem eller familjehem som ger behandling åt missbrukare Beslut om att underrätta försäkringskassa om att nämnden ska uppbära ersättning enligt AFL Socsekr 4 kap 1 SoL Socsekr Socsekr Enhetschef Socsekr 8 kap8 1 1 st SoL 42a SoF Socsekr 3 kap 15 AFL Socsekr 17 kap 1 AFL 9 kap 2 SoL Beslut om att inleda utredning Socsekr 11 kap 1 st SoL 19

95 Revidering Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum Beslut om att utredning inte ska inledas eller att inledd utredning ska läggas ned Enhetschef 11 kap 1 st SoL Beslut om att utredning inte ska föranleda någon åtgärd 11 kap 2 SoL Beslut om framställning om överflyttning av årende till nämnd i annan kommun Beslut i fråga om mottagande av ärende från annan kommun Beslut om anmälan till överförmyndaren om behov av god man/förvaltare Beslut om anmälan till överförmyndaren om behov av god man/förvaltare inte längre föreligger UUA 16 kap 1 SoL UUA 16 kap 1 SoL Socsekr 42 2 st 1 p SoF Socsekr 42 2 st 1 p SoF 15. Beslut enligt lagen (1988:870) om vård av missbrukare i vissa fall Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 15.1 Beslut om att ansöka hos Förvaltningsrätt om vård enligt LVM * Beslut som enl 47 SoL kan delegeras till utskott men inte till tjänsteman 15.2 Beslut om omedelbart omhändertagande av missbrukar * Beslut som enl 47 SoL kan delegeras till utskott men inte till tjänsteman 15.3 Beslut om omedelbart omhändertagande av missbrukare * Beslutanderätten får användas när utskottets beslut inte kan avvaktas 15.4 Beslut om att inleda utredning om det kan finnas skäl att bereda någon tvångsvård 15.5 Beslut om att utredning inte ska inledas eller att inledd utredning ska läggas ned alternativt övergå i utredning enligt SoL 11: Beslut om att utse kontaktman som ska svara för kontakten mellan missbrukaren och olika vårdgivare 15.7 Beslut om läkarundersökning samt utse läkare för undersökningen 15.8 Beslut om ansökan om intagning på visst hem för vård eller boende efter beslut om omedelbart omhändertagande enligt LVM 15.9 Beslut om att begära polishandräckning för att föra missbrukare till läkarundersökning Beslut om begäran om biträde av polis för inställelse till vårdinstitution UUA LVM 11 UUA LVM 13 BSNO BSNVO LVM 13 Enhetschef LVM 7 Enhetschef LVM 7 Enhetschef LVM 8 Socsekr LVM 9 Enhetschef LVM 19 Enhetschef LVM 45 1 Enhetschef LVM Beslut om egen avgift vid placering i LVM-hem Socsekr 8 kap 1 SoL 42a SoF 20

96 Revidering Beslut rörande barn och ungdom (ensamkommande) Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum Placering 16.1 Godkännande av familjehems lämplighet för vård och fostran 16.2 Bistånd till barn och ungdom i form av vård i familjehem UUA 6 kap 6 1 och 2st SoL UUA 4 kap 1 SoL 16.3 Godkännande av jourhems lämplighet för tillfällig vård och fostran UUA 6 kap 6 3st SoL 16.4 Beslut om tillfällig vistelse i familjehem eller jourhem 16.5 Förlängning av placering i jourhem utöver två månader efter avslutad utredning 16.6 Beslut om bistånd åt barn och ungdom i form av vård (placering/ omplacering) i hem för vård eller boende -Högst tre (3) mån -Utöver tre (3) mån 16.7 Beslut om ekonomiskt bistånd åt barn och ungdom i samband med placering, omplacering eller flyttning från familjehem eller HVB-hem Enhetschef FV-chef UA 4 kap 1 SoL Enhetschef FV-chef UA 4 kap 1 SoL Enhetschef UUA FV-chef UA FV-chef UA 4 kap 1 SoL 1e socsekr Enhetschef 4 kap 1 SoL 16.8 Beslut om ersättning till familjehem (arvode och omkostnadsersättning) gällande barn och ungdom enligt SKLs riktlinjer Socsekr 1:e socsekr -över SKLs riktlinjer 16.9 Sluta avtal med hem för vård och boende/ SiSungdomshem Enhetschef Enhetschef FV-chef UA Begäran till försäkringskassan om ändring av betalningsmottagare för barnbidrag Begäran till försäkringskassan att underhållsstöd betalas ut till någon annan lämplig person eller till nämnden att användas för barnets bästa Underrättelse till försäkringskassan barn med underhållsstöd återflyttar till biologiska föräldrar Beslut om framställan till CSN om ändring av betalningsmottagare för studiemedel Övervägande om att vård i annat hem än det egna fortfarande behövs Socsekr 1:e socsekr 16 kap 6 o 18 SFB Socsekr 1:e socsekr 18 kap 19 SFB Socsekr 1:e socsekr 2 förordningen om underhållsstöd Socsekr 1:e socsekr 2 kap 33 andra stycket studiestödsförordningen UUA 6 kap 8 SoL 21

97 Revidering Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum Öppenvård Beslut om bistånd i form av personligt stöd av socsekr Beslut om bistånd i form av öppenvård -internt -externt Beslut om bistånd i form av kontaktfamilj eller kontaktperson Socsekr 4 kap 1 SoL Socsekr Enhetschef FV-chef AU FV-chef UA 4 kap 1 SoL Socsekr 1:e socsekr 4 kap 1 SoL Förordande och entledigande av kontaktfamilj och kontaktperson Beslut om ersättning till kontaktfamilj och kontaktperson Socsekr 1e socsekr 1:e socsekr Enhetschef Bistånd i form av socialt kontrakt Enhetschef FV-chef UA 4 kap 1 SoL Bistånd i form av ekonomiskt stöd vid eget boende eller socialt kontrakt Socsekr 1:e socsekr Enhetschef 4 kap 1 SoL Bistånd i form av personligt stöd vid eget boende eller socialt kontrakt Socsekr 1:e socsekr Enhetschef 4 kap 1 SoL Utredning Beslut om att inleda utredning Socsekr 1:e socsekr 11 kap 1 SoL Beslut om att utredning inte ska inledas eller att inledd utredning ska läggas ned Beslut om att inleda utredning oavsett den enskildes samtycke Förlängning av utredningstid i ärenden som rör barn Beslut om att utredning inte ska föranleda någon åtgärd Övrigt Beslut om framställning om överflyttning av ärende till nämnd i annan kommun Meddela inställning i fråga om annan kommuns begäran om överflyttning Beslut i fråga om mottagande av ärende från annan kommun Enhetschef 1:e socsekr 11 kap 1 SoL Enhetschef 1:e socsekr 11 kap 1,2 SoL Enhetschef FV-chef UA 11 kap 2 tredje stycket SoL 1e socsekr Enhetschef 11 kap 1 SoL Enhetschef FV-chef UA 2 a kap 10 SoL Enhetschef FV-chef UA 2a kap 10 SoL UUA 2a kap 11 SoL Beslut om ersättning till särskilt förordnad vårdnadshavare som tidigare varit familjehem Beslut om anmälan till överförmyndaren om behov av god man/förvaltare Enhetschef 6 kap 11 SoL Socsekr 5 kap 3 1 och 2st SoF 22

98 Revidering Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum Övrigt forts Beslut om att anmäla till överförmyndaren att behov av god man/förvaltare inte längre föreligger Socsekr 5 kap 3 1 och 2st SoF Beslut om anmälan till överförmyndaren om förhållanden beträffande förvaltningen av underårigs egendom Framställan till domstol om behov av målsägande- biträde för underårig Socsekr Socsekr 5 kap 3 3st SoF Beslut enligt lag (1190:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga, (LVU) Beslut om ansökan till Förvaltningsrätten för vård enligt LVU Beslut om omedelbart omhändertagande När utskottets beslut inte kan avvaktas Beslut om hur vården ska ordnas och var den unge ska vistas under vårdtiden När utskottets beslut inte kan avvaktas Beslut om att omhändertagande enligt 6 LVU ska upphöra Övervägande om vård med stöd av 2 LVU fortfarande behövs UUA Ordföranden/ vice ordföranden UUA 4 LVU UUA BSNO/BSNVO 6 LVU UUA BSNO/BSNVO st LVU UUA BSNO/BSNVO 9 3st LVU UUA 13 1st LVU Beslut i fråga om fortsatt vård UUA 13 2st LVU Beslut att den unges vistelseort inte ska röjas för vårdnadshavare När utskottets beslut inte kan avvaktas Övervägande om beslut rörande umgängesförbud eller hemlighåll-ande av vistelseort för den unge ska kvarstå Beslut om att vården ska upphöra när vård inte längre behövs Beslut om kontaktperson eller öppen behandling (s.k. mellantvång) Prövning om beslut om förebyggande insats ska upphöra att gälla Beslut om att förebyggande insats enligt 22 1st LVU ska upphöra UUA Enhetschef UUA UUA UUA UUA UUA 14 2st 1p LVU 14 23st LVU 21 LVU 22 LVU 22 3st LVU 22 3st LVU Beslut om läkarundersökning, att utse läkare samt plats för läkarundersökning Beslut om att begära biträde av polis för att genomföra läkarundersökning När utskottets beslut inte kan avvaktas Beslut att begära biträde av polis för att genomföra beslut om vård eller omhändertagande med stöd av LVU Socsekr 1e socsekr 32 1st LVU UUA BSNO/BSNVO 43 1p LVU Enhetschef FV-chef UA 43 2p LVU 23

99 Revidering Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum Beslut enligt lag (1190:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga, (LVU) forts Beslut om att hos förvaltningsrätt ansöka om förlängning av utredningstid Beslut rörande den unges personliga förhållanden i den mån beslutet inte är att hänföra till st LVU Enhetschef 8 LVU Socsekr 1e socsekr 11 4st LVU 17. Överklaganden, yttranden och anmälningar m.m. till domstol, åklagarmyndighet och andra myndigheter, sekretesslagen Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 17.1 Beslut om att föra talan i förvaltningsrätt om återkrav enligt SoL 9 kap 1. UUA 9 kap. 3 SoL 17.2 Beslut om att föra talan i ärenden eller mål vid allmän domstol eller förvaltningsdomstol. Enhetschef FV-chef UA 10 kap. 2 SoL 17.3 Överklagande och yrkande om inhibition i förvaltningsrätt eller högsta förvaltningsdomstolen och beslutet ursprungligen fattas av delegaten, samt angivande av yttrande i SoL- och LVM-ärenden där ursprungsbeslutet fattats av delegaten Delegaten i ursprungsbeslutet Enhetschef 10 kap. 1 o 2 SoL 6 kap. 33, 34 KL 17.4 Överklagande, yrkande om inhibition samt yttrande till förvaltningsrätt och kammarrätt i SoL, LVM- ärenden när ursprungsbeslutet fattas av utskottet * När brådska råder eller sammanträde med utbildnings- och arbetsutskott ej kan avvaktas 17.5 Avvisande av ombud i samband med individärenden Ordföranden, UUA Enhetschef 10 kap. 1 o 2 SoL 6 kap. 36 KL 17.6 Yttrande till allmän domstol i brottmål Enhetschef 31 kap. 1 1 st BrB 17.7 Yttrande till allmän domstol när den som begått brottslig gärning kan bli föremål för LVM-vård Enhetschef 31 kap. 1 2 st BrB 17.8 Yttrande till åklagare vid åtalsprövning Enhetschef LVM Yttrande i körkortsärende Socsekr Körkortslagen (1977:477) 39 3 st Yttrande angående värdeautomatspel Assistent Lotterilagen (1994:1000) Upplysning i vapenärenden * Samtycke krävs Socsekr Dödsboanmälan Assistent Ärvdabalken (1958:637) 20 kap 8a Beslut om att ordna med gravsättning m.m Yttrande till tillsynsmyndighet * Tillsynsmyndighet är Inspektionen för vård och omsorg, Länsstyrelsen, JO, JK, DO Enhetschef UUA Begravningslagen (1990:1144) 5 kap kap. 2 SoL 24

100 Revidering Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum Utredning av anmälan om missförhållande eller risk för missförhållanden Anmälan om allvarliga missförhållanden eller påtaglig risk för allvarligt missförhål-lande inom verksamhetsområde utbildning- och arbete Beslut om polisanmälan angående misstanke om vissa grövre brott * Avser misstanke om bort enligt 3,4 och 6 kap BrB, samt brott för vilket inte är föreskrivet lindrigare straff än fängelse i 2 år Beslut om polisanmälan angående brott mot den egna verksamheten * Vid brådskande ärenden: arbetsledning Yttrande till Migrationsverket i åldersfråga Enhetschef FV-chef UA 14 kap. 6 SoL FV-chef UA 14 kap. 7 SoL Ordföranden, UUA SoL 12 kap. 10 SekrL 14 kap. 2 Ordföranden,UUA SoL 12 kap. 10 SekrL 1 kap. 5 Socsekr 1e socsekr Enhetschef Begäran om uppgifter enl 17 kap 1 utlänningslagen 18. Tillstånd enligt alkohollagen Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 18.1 Beslut om ändrad serveringstid utanför normaltiden enligt alkohollagen 8 kap Beslut om tillfälligt serveringstillstånd till allmänheten. Avser enstaka tillfällen eller i avvaktan på permanent tillstånd Beslut om tillfälligt serveringstillstånd till slutna sällskap 18.4 Besluta att ej meddela serveringstillstånd p.g.a. att ansökningsavgiften ej erlagts eller p.g.a. att sökanden ej inlämnat erforderliga ansökningshandlingar 18.5 Beslut om särskilt medgivande för ombyggnad av serveringsställe som medför väsentlig förändring av serveringslokal UUA 8 kap 19 Enhetschef vuxenenhet Enhetschef vuxenenhet Enhetschef vuxenenhet FV-chef UA Al 8 kap 2 FV-chef UA Al 8:2 8 kap 2 1 st UUA c 9 kap Beslut att låta konkursbo fortsätta serveringsrörelse UUA 9 kap Beslut att omedelbart återkalla serveringstillstånd Ordföranden, UUA 18.8 Beslut vad gäller återkallelse av serveringstillstånd som inte längre utnyttjas 18.9 Utlämnande av uppgift på begäran av annan tillsynsmyndighet Framställan till tillståndshavare om tillträde till driftsställe, tillhandahavande av handlingar som rör verksamheten, biträde vid tillsyn, utlämnande av varuprover och tillgång till verksamhetsredovisning Framställan om tillträde till servering eller detaljhandel med öl klass II, samt upplysningar som behövs för tillsynen Enhetschef vuxenenhet Enhetschef vuxenenhet Enhetschef vuxenenhet Enhetschef vuxenenhet 9 kap 18 9 kap 18 9 kap 8 9 kap 13 9 kap 15 25

101 Revidering Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum Begäran om biträde av polismyndigheten för utövande av tillsyn Enhetschef vuxenenhet Beslut att avvisa för sent inkommet överklagande Enhetschef vuxenenhet 9 kap 9 FvL 24 SAMHÄLLSBYGGNADSUTSKOTTET 19. Planärenden, kart/geo-data Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 19.1 Beslut om planbesked i de fall stöd för den avsedda åtgärden finne i en aktuell eller aktualitetsförklarad översiktsplan 19.2 Beslut om överenskommelse med sökande att planbesked får lämnas senare än inom fyra månader 19.3 Upphävande av fastighetsplan ska inledas, att samrådshandlingar upprättas samt att samråd genomförs SHBUt 5 kap 2 o 5 SHBU 5 kap 4 Planarkitekt SHBU PBL 19.4 Upprättande av förslag till ny detaljplan SHBU PBL 19.5 Upprätta förslag till ändringar i detaljplan och förslag till planprogram SHBU 19.6 Beslut om samråd om detaljplaneförslag SHBU PBL PBL 19.7 Beslut om granskning SHBU 19.8 Yttrande över andra kommuners förslag till detaljplaner SHBU 20. Teknik och service (mark, exploatering) Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 20.1 Beslut i ärende om underhållsbidrag till enskilda vägar och vägsamfälligheter 20.2 Uthyrning, utarrendering, upplåtelse av mark och fastigheter förvaltade av kommunstyrelsen för en tid av högst två (2) år Gatuingenjör Enhetschef mark och exploatering 20.3 Hyra och arrendering av mark Enhetschef mark och exploatering 20.4 Försäljning av skog upp till femhundra (500) kbm per objekt 20.5 Medge bebyggelse intill gränsen för fastigheter under kommunstyrelsens förvaltning Skogsansvarig Enhetschef mark och exploatering 20.6 Fastighetsjuridiska/lantmäteriärenden av formell art Enhetschef mark och exploatering 12.7 Köp och försäljning av mark och byggnader inom detaljplan/översiktsplan upp till tre (3) basbelopp 20.8 Försäljning av fastigheter > tre (3) basbelopp upp till sex (6) basbelopp Enhetschef mark och exploatering SHBU 20.9 Försäljning av fastigheter då principbeslut om pris Enhetschef mark Enhetschef mark och exploatering FV-chef SB FV-chef SB Driftchef 26

102 Revidering fattats av kommunstyrelsen och exploatering Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum Yttrande till lantmäterimyndigheten angående fastighetsbildning där kommunen är sakägare Enhetschef mark och exploatering Förordnande av kommunjägare Enhetschef mark och exploatering Kommunens beställare gentemot SBVT Enhetschef mark och exploatering FV-chef SB FV-chef SB 21. Trafikärenden Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 21.1 Trafikärenden, exempelvis framställningar till myndigheter, regionala organ m.fl. SHBU 21.2 Besluta om lokala trafikföreskrifter Gatuingenjör Enhetschef mark och exploatering 21.3 Tillfälliga lokala trafikföreskrifter samt yttranden och framställningar om lokala trafikföreskrifter och trafiksäkerhetsfrågor Gatuingenjör 21.4 Parkeringstillstånd för rörelsehindrade Administratör mark och exploatering 21.5 Ansvar för drift och underhåll Osby industrispår. Befogenhet att stoppa trafik vid brist i infrastruktur eller järnvägstrafik tills rättelse sker Gatuingenjör 21.6 Förordnande av parkeringsvakt Enhetschef mark- och exploatering Enhetschef mark och exploatering Gatuingenjör FV-chef SB Trafikförordningen (1998:1276) 13 kap. Transportstyrelsens föreskrifter om säkerhetsstyrningssystem och övriga säkerhetsbestämmelser för infrastrukturförvaltare med säkerhetstillstånd samt järnvägsföretag med säkerhetsintyg (TSFS 2015:34) Lagen (1987:24) om kommunal parkeringsövervakning 22. Kultur/Fritid, turism/lotterilag Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 22.1 Godkännande av förening och beviljande av bidrag till förening enligt fastställda normer och inom givna budgetramar 22.2 Behandling av beslut om övriga föreningsbidrag inom givna budgetramar och lämnade riktlinjer 22.3 Beslut i ärenden som rör tillståndsgivning m.m. enligt lotterilagen (1994:1000) Chef kultur och fritid Chef kultur och fritid Fritidsadministratör Chef kultur och fritid Lotterilagen (1994:1000) 27

103 Revidering Bostadsanpassningsbidrag Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 23.1 Beviljande av bostadsanpassningsbidrag till ett belopp överstigande fem (5) prisbasbelopp och upp till ett belopp om kronor 23.2 Avslag på ansökningar om bostadsanpassningsbidrag till ett belopp överstigande fem (5) prisbasbelopp och upp till ett belopp om kronor 23.3 Beviljande av bostadsanpassningsbidrag upp till ett belopp om högst fem (5) basbelopp 23.4 Avslag på ansökningar om bostadsanpassningsbidrag upp till ett belopp om högst fem (5) prisbasbelopp Beviljande av bidrag för att ta bort anordningar för funktionshindrade personer (återställning) 23.6 Beslut i övriga ärenden enligt lagen (1992:1574) om bostadsanpassningsbidrag m.m. SHBU SHBU Byggnadsinspektör Byggnadsinspektör Byggnadsinspektör SHBU Lagen (1992:1574) om bostadsanpassningsbidrag m.m. Lagen (1992:1574) om bostadsanpassningsbidrag m.m. Lagen (1992:1574) om bostadsanpassningsbidrag m.m. Lagen (1992:1574) om bostadsanpassningsbidrag m.m. Lagen (1992:1574) om bostadsanpassningsbidrag m.m. Lagen (1992:1574) om bostadsanpassningsbidrag m.m. 28

104 Revidering Verkställighet, exempel För verkställighetsärenden gäller att beslut alltid skall följa såväl kommunens policy och riktlinjer inom personalpolitiken som övriga fastställda riktlinjer. Verkställighetsärenden kan även omfatta andra ärenden/ärendegrupper av liknande art och omfattning som de nedan angivna. Ekonomisk förvaltning Kommunchef Förändringar av beslutsattest under resterande mandatperiod. Kommunstyrelsen fastställer besluts-attest inför ny mandatperiod. Personalpolitik Enhetschef Organisation för underordnad personal i sin enhet inom ramen för sin budget. Närmast överordnad chef Återbesättningsprövning under förutsättning att medel finns i budget. Fastställa lön vid nyanställning av chefer, efter samråd med personalchef. Fastställa lön vid nyanställning av övrig personal. Anställning med varaktighet mindre än 1 år, innan beslut om anställning fattas ska samråd ske med HR-konsult för att bevaka lagstadgade skyldigheter såsom omplacering, LAS m.m. Begära in läkarintyg vid sjukdom, utreda rehabiliteringsbehov, göra handlingsplan för återgång i arbete. Avstängning, dock inte vid fel/försummelse eller brott. Bevilja ledigheter utan lön som regleras i lag/avtal, bevilja arbetstagare att avbryta ledigheten. Förlägga semester, inklusive huvudsemestern. Bevilja ledighet för enskild angelägenhet med lön, högst tio (10) dagar. Infordra uppgift om bisyssla. Godkännande av entledigande och förkortad uppsägningstid, avgångssamtal samt utfärda betyg och intyg. Arbetsmiljöfrågor av löpande karaktär, uppgiftsfördelning enligt särskild förteckning. Årlig löneöversyn. HR-specialist Teckna kollektivavtal om tidsbegränsad anställning och byta rast mot måltidsuppehåll. Bevilja facklig utbildning med lön enligt lagen (1974:358) om facklig förtroendemans ställning på arbetsplatsen. Godkänna för sent inkommen ansökan. Ekonomi Ekonomichef Besluta att belasta investeringar med kreditivränta i enlighet med god redovisningssed. Betalningsuppskov med upp till sex (6) månader. Godkännande av leasingavtal. 29

105 Revidering Fastighetsfrågor Fastighetsstrateg Inköp och anskaffning av material m.m. till ett maxbelopp av kronor inom ram för anslagen budget. Avrop på ramavtal, rabattavtal eller motsvarande. Löpande underhåll och reparationer av kommunens fastigheter. Kommunikation Kommunikationsstrateg Besluta om marknadsföringsinsatser och annan PR-verksamhet inom budget. Samhällsbyggnadsförvaltningen Enhetschef kultur & fritid Upplåtelse av fritidsgårdar, anläggningar och lokaler vid enstaka tillfällen. Förändringar av fritidsgårdar och anläggningars öppethållande. Gatuingenjör, ersättare administratör mark & exploatering Flyttning av fordon och fordonsvrak Mark- och exploateringsingenjör, ersättare förvaltningschef Yttrande över mindre avvikelse, grannmedgivande, avseende kommunala fastigheter Förvaltningen för utbildning och arbete Rektor vuxenutbildning Ansökan om statsbidrag gällande yrkesvux och yrkeshögskola. 30

106 Delegationsordning Kommunstyrelsen Gäller fr.o.m. 1 januari 2017 Antagen av kommunstyrelsen den 17 december 2014, 333 Reviderad av kommunstyrelsen den 27 maj 2015, 147 Reviderad av kommunstyrelsen den 18 juni 2015, 205 Reviderad av kommunstyrelsen den 28 oktober 2015, 296 Reviderad av kommunstyrelsen den 16 december 2015, 355 Reviderad av kommunstyrelsen den 24 februari 2016, 30 Reviderad av kommunstyrelsen den 25 maj 2016, 87 Reviderad av kommunstyrelsen den 22 juni 2016, 114 Reviderad av kommunstyrelsen den 14 december 2016, 214 1

107 Innehållsförteckning Allmänt om delegering från nämnd 3 Allmänna bestämmelser och regler för Osby kommuns delegationsordning 5 Förkortning av lagar och delegater 6 Samtliga utskott och personaldelegation 1. Gemensamt för utskottens delegation 7 Ledningsutskott 2. Juridiska och allmänna ärenden, arkiv, nämndsadministration, kommunikation, fastigheter 8 3. Ekonomisk förvaltning och upphandling 9 4. Personaladministrativa ärenden 9 Utskott för utbildnings och arbete 5. Gymnasieskolan Gymnasiesärskolan Kommunal Vuxenutbildning (Komvux) Särskild utbildning för vuxna 13 9, Utbildning i svenska för invandrare Utbildning, gemensamma frågor, antagning m.m Näringsliv Arbete/Sysselsättning Beslut om ekonomiskt bistånd Beslut rörande vuxna Beslut enligt LVM (Lagen om vård missbruk) Överklagande, yttranden och anmälningar m.m. till domstol, åklagarmyndighet och andra myndigheter enligt bl.a.socialtjänstlagen m.fl Tillstånd enligt alkohollagen 20 Samhällsbyggnadsutskott 18. Planärenden, kart/gis Teknik och service, mark och exploatering Trafikärenden Kultur/fritid, turism/lotterilag Bostadsanpassningsbidrag 23 Verkställighet, exempel 23 2

108 Allmänt om delegering av beslutanderätt inom en nämnd (6 kap kommunallagen (KL)) 1. Vad innebär delegering? Delegering innebär att beslutanderätten, i ett visst ärende eller i en ärendegrupp, flyttas över till någon annan (=delegaten). Delegaten träder helt in i nämndens ställe. Ett beslut av delegaten ses som ett beslut av nämnden och kan överklagas genom laglighetsprövning. Nämnden kan inte ändra delegatens beslut, men kan återkalla delegeringsuppdraget. Nämnden kan också genom eget handlande föregripa ett beslut i ett enskilt ärende genom att själv ta över ärendet och fatta beslut. 2. Förutsättningar för nämndens delegationsrätt Delegering inom en nämnd förutsätter alltid beslut i två led. Först måste fullmäktige i ett reglemente eller i ett särskilt beslut ha uppdragit till nämnden att hantera vissa verksamhetsområden eller besluta i vissa ärenden eller ärendegrupper. Därefter kan nämnden om den vill besluta om delegering av denna beslutanderätt. Nämnden lämnar delegeringsuppdrag genom särskilt beslut eller genom att fatta beslut om en delegationsordning där beslutanderätten i olika ärenden överförs till delegater. 3. Vad kan delegeras a) Nämndens delegationsrätt delegeringsförbud (6 kap. 34 KL) Nämnden får inte delegera beslutanderätten i följande slag av ärenden. 1. ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet d.v.s. nämndens övergripande ansvar för verksamheten, 2. framställningar eller yttranden till fullmäktige, 3. yttranden med anledning av att fullmäktiges beslut överklagats, 4. yttranden med anledning av att nämndens egna beslut överklagats, 5. ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om ärendet är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, 6. vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter bl.a. inom socialområdet. Ärenden som är av principiell beskaffenhet eller som annars är av större vikt beslutas av nämnden. Oftast handlar det om ärenden som får stora konsekvenser för kommunen och ofta där politiska bedömningar blir avgörande. Någon klar gräns för vad som är möjligt att delegera eller inte, finns inte. En bedömning görs utifrån hur ofta ärendena förekommer, kommunens storlek, budgetomslutning, förvaltningens/verksamhetens storlek och organisation. b) Delegering och verkställighet Det är skillnad mellan beslut i KL:s mening och ren verkställighet. 3

109 Gränsen mellan beslut som kräver delegering och ren verkställighet går inte exakt att avgöra. Beslut i kommunallagens mening kännetecknas bl.a. av att det finns utrymme för alternativa lösningar och att den som beslutar måste göra vissa överväganden och bedömningar. Normalt kan denna typ av beslut överklagas genom laglighetsprövning eller genom förvaltningsbesvär. Vid ren verkställighet saknas utrymme för självständiga bedömningar och beslutsalternativ. Det rör sig om t.ex. tillämpa en fastställd taxa eller där klara riktlinjer anger förhållningssätt. Beslut av rent förberedande eller verkställande art kan inte överklagas (10 kap. 2 2 p KL). c) Beslut utan delegeringsuppdrag Om en anställd fattar beslut utan stöd av ett delegeringsuppdrag kan ett sådant beslut inte överklagas genom laglighetsprövning eftersom beslutet inte kan sägas existera i kommunallagens mening. Kommunen kan dock bli civilrättsligt bunden av beslutet om mottagen är i god tro och det rör civilrättsliga förhållanden. Mottagaren kan i sådant fall även driva ärendet via allmän domstol. 4. Vem kan man delegera till? (6 kap. 33 KL) En nämnd kan lämna delegeringsuppdrag till ett utskott bestående av ledamöter eller ersättare i nämnden, en ledamot eller ersättare i nämnden, en anställd hos kommunen. Det är inte tillåtet att lämna delegeringsuppdrag till flera anställda i grupp, till anställd tillsammans med ledamot eller ersättare, s.k. blandad delegering, anställd i kommunalt bolag. Det bör också vara klart, genom delegationsordningen eller på annat sätt, vem som går in i en delegats ställe vid delegatens frånvaro. 5. Delegering av beslutanderätten i brådskande ärenden där nämndens avgörande inte kan avvaktas (6 kap. 36 KL) En nämnd får enligt kommunallagen uppdra åt ordförande eller en annan ledamot i nämnden att besluta i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas. Det rör sig här om ärenden som oundgängligen måste avgöras. Vilka beslut som kan delegeras och om det finns några begränsningar framgår inte av lagtexten. Ärenden som avgjorts med stöd av denna bestämmelse skall anmälas vid nämndens nästa sammanträde. Denna typ av beslut anses som ett beslut av nämnden. 4

110 Allmänna bestämmelser och regler för Osby kommunstyrelses delegationsordning 1. Vid förfall för delegat Vid förfall för delegat inträder den ersättare som delegat som anges i denna delegationsordning. Om såväl ordinarie delegat som ersättare har förfall och beslut inte bör dröja flyttas delegationen stegvis uppåt i organisationen. 2. Vidaredelegation (6 kap. 37 KL) Förvaltningschef inom kommunstyrelsens förvaltningar/verksamhetsområden får vidaredelegera sin beslutanderätt enligt denna delegationsordning. 3. Beslut i brådskande ärenden (6 kap. 36 KL) Kommunstyrelsens ordförande, eller vid förfall för ordföranden, vice ordföranden, har delegation att fatta beslut på kommunstyrelsens vägnar i ärenden som är så brådskande, att kommunstyrelsens avgörande inte kan avvaktas. Sådana beslut skall anmälas på kommunstyrelsens nästa sammanträde. 4. Ärenden av principiell betydelse, tillämpning av policy m.m. Delegat ska överlämna ärendet till kommunstyrelsen om ärendet är av principiell betydelse eller om andra skäl motiverar att beslut ska beslutas av kommunstyrelsen. Delegat ska följa de policies och riktlinjer som antagits av Osby kommun inom olika områden. Delegerad beslutanderätt får utnyttjas endast inom ramen för respektive förvaltnings/enhets budget eller inom ramen för beslutad kostnadskalkyl för visst projekt. 5. Överklagande av beslut och domar, inhibitionsansökan och yttranden Rätt att besluta i en viss ärendegrupp innefattar också rätt att. a) Besluta överklaga beslut och domar som innefattar ändring av delegatens beslut b) Besluta att avge yttrande till högre instans med anledning av överklagande av delegeringsbeslut samt besluta att ansöka om inhibition. c) Ompröva överklagat beslut. 5

111 6. Anmälan av beslut fattade på delegation (6 kap. 35 och 37 KL) Samtliga beslut som fattats på delegation ska anmälas till kommunstyrelsen. Delegat noterar sitt beslut på särskild blankett. Underlag till beslutet bifogas blanketten. Beslut som fattats med stöd av vidaredelegation från förvaltningschef ska anmälas till förvaltningschefen som i sin tur anmäler till kommunstyrelsen. Syftet med anmälan är dels att kommunstyrelsens informations- och kontrollbehov ska tillgodoses, dels att beslutet vinner laga kraft. Ett beslut vinner laga kraft tre (3) veckor efter det att protokollet från det sammanträde där beslutet anmälts anslagits på kommunens anslagstavla. Förkortningar Lagar/Avtal AB AL BrB Allmänna bestämmelser, kollektivavtal Alkohollagen Brottsbalken FvL Förvaltningslag ( ) Gyf Gymnasieförordningen (2010:2039) KL Kommunallag (1991:900) LFF LMA LOU LSO LVM Lag (1974:358) om facklig förtroendemans ställning på arbetsplatsen Lag (1994:137) om mottagande av asylsökande m.fl. Lag (1992:1528) om offentlig upphandling Lag (2003:778) om skydd mot olyckor Lag om vård av missbrukare i vissa fall OSL Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) PBL Plan och bygglag PuL Personuppgiftslagen (1998:204) SL Skollagen (2010:800) SoL Socialtjänstlag (2001:453) Sf Skolförordningen (2011:185) TF Tryckfrihetsförodningen (1949:105) TrF Trafikförordningen (1998:1276) BSNO BSNVO Barn- och skolnämndens ordförande Barn- och skolnämndens vice ordförande 6

112 Förkortningar delegater LU P-delegation SAE SHBU Socsekr UUA VO-chef VO-chef UA Ledningsutskottet Kommunstyrelsens personaldelegation Skolassistent Ekbackeskolan Samhällsbyggnadsutskottet Socialsekreterare Utskottet för utbildning och arbete Verksamhetsområdeschef Verksamhetsområdeschef utbildning och arbete VO-chef SB Verksamhetsområdeschef samhällsbyggnad 1. Gemensamt för utskottens delegation Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 1.1 Beslut att lämna ut handling fattas, efter sekretessprövning och prövning enligt PuL, av den som har handlingen i sin vård. 1.2 Beslut om att lämna ut handling till annan myndighet i enlighet med skyldighet att bryta sekretess 1.3 Beslut om avslag på begäran om utlämnande av allmän handling till enskild eller annan myndighet samt uppställande av förbehåll i samband med utlämnande till enskild * Besvärshänvisning bifogas beslutet 1.4 Beslut att lämna ut uppgifter ur personregister till statliga myndigheter i forskningssyfte 1.5 Överklagande, yrkande om inhibition samt yttrande till Förvaltningsrätt och Kammarrätt när ursprungsbeslutet fattats av utskott. 1.6 Beslut om omprövning av delegationsbeslut skall ske samt omprövning av beslutet 1.7 Prövning av att överklagande skett i rätt tid samt avvisning av överklagande som kommit in för sent 1.8 Prövning om överklagande skett i rätt tid och avvisning av överklagande som kommit in för sent, i de fall där ursprungsbeslutet inte fattats på tjänstemannadelegation, inom utskottens ansvarsområden. 1.8a Prövning om överklagande skett i rätt tid och avvisning av överklagande som kommit in för sent, i de fall där ursprungsbeslutet inte fattats på tjänstemannadelegation, inom samhällsbyggnadsutskottets ansvarsområden. 1.8b Prövning om överklagande skett i rätt tid och avvisning av överklagande som kommit in för sent, i de fall där ursprungsbeslutet inte fattats på tjänstemannadelegation, inom utskottet för utbildning och arbetes ansvarsområden. 1.9 Avge yttrande med anledning av överklaganden av delegationsbeslut Närmast ansvarig chef Närmast ansvarig chef Närmast ansvarig chef Respektive VOchef Respektive utskott Delegaten i ursprungsbeslutet Delegaten i ursprungsbeslutet Kanslichef Respektive enhetschef Respektive enhetschef/rektor Delegaten i ursprungsbeslutet Kommunsekreterare VO-chef SB VO-chef UA TF, OSL, PuL 10 kap 15 OSL 6 kap 7 och 10 kap 14 OSL 12 kap 6 SOL 19 PuL 6 kap 33 KL 27 FvL 24 1 st FvL 24 FvL 7

113 1.10 Yttrande över remisser till myndigheter, organisationer m.fl. i frågor som inte är av stor vikt eller principiell betydelse 1.11 Beslut i ärende till utskott som är så brådskande, att utskottets avgörande inte kan avvaktas Respektive utskott Respektive utskotts ordförande Respektive utskotts vice ordförande 6 kap 6 KL Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 1.12 Avvisande av ombud till sammanträde med utskott Respektive utskotts ordförande 1.13 Riktlinjer inom verksamheterna (som inte beslutas av annat organ t.ex. personalärenden) Respektive utskott 1.14 Övergripande rutiner utifrån fastställda riktlinjer Respektive VOchef 1.15 Ansökningar om projektmedel, EU-bidrag m.m. hos Länsstyrelsen, ESF m.fl Tecknande av samverksansavtal med andra myndigheter Tecknande av avtal med Länsstyrelsen gällande ensamkommande barn med permanent uppehållstillstånd. Respektive utskotts ordförande och vice ordförande i förening Respektive VOchef UUA Respektive utskotts vice ordförande Respektive VO-chef Kommunchef 9 FvL Ledningsutskottet/Personaldelegationen 2. Juridiska och allmänna ärenden, arkiv, nämndadministration, kommunikation, fastigheter Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 2.1 Befullmäktigande av ombud att föra kommunens talan vid inför domstol och andra myndigheter samt vid förrättningar av olika slag 2.2 Yttrande över ansökan och beslut om brukande av övervaknings-kamera enligt kameraövervaknings-lagen (2013:460) 2.3 Yttrande angående antagande av hemvärnsmän Enhetschef vuxenenhet Kommunchef Kanslichef 6 kap 6 KL Fastighetsstrateg Kommunchef 18 VO-chef UA 2.5 Lämna medgivande att använda kommunens vapen Kommunchef Kommunstyr elsens ordförande 2.6 I kommunstyrelsens ställe avge yttrande i ärenden om remisstiden inte medger att ärendet hinner behandlas på ordinarie sammanträde med KS 2.7 Beslut i ärende till KS som är så brådskande, att styrelsens avgörande inte kan inväntas LU Hemvärnsförordningen (1997:146), Avge yttrande i folkbokföringsärenden Kanslichef Kommunsekreterare. Folkbokföringslagen (1991:481) LU 6 kap 6 KL 2.8 Utse personuppgiftsombud Kommunchef Kanslichef PuL 8

114 2.10 Beslut om antagande och revidering av kommunens dokumenthanterings-planer 2.11 Utse arkivansvariga LU 2.12 Utse arkivredogörare inom verksamhetsområdena i samråd med verksamhetsområdeschef LU Arkivansvarig Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 2.13 Kommunstyrelsens representation och uppvaktning Kommunstyrelsens ordförande 2.14 Kommunstyrelsens ordförandes deltagande i kurser, konferenser 2.15 Övriga förtroendevalda i kommun-styrelsen deltagande i kurser, kon-ferenser 2.16 Rätt att infordra yttrande och upp-lysningar från kommunala nämnder, beredningar och utskott 2.17 Besluta om marknadsföringsinsatser och annan övergripande PR-verk-samhet 2.18 Ärenden om konsumentverksamhet LU 2.19 Svåra händelser, uppgifter i enlighet med antagen ledningsplan 2.20 Ansvara för förberedelser för att kunna utföra effektiv krisledning Kommunstyrelsens vice ordförande Kommunstyrelsens ordförande Kommunstyrelsens ordförande LU LU Säkerhetssamordnare 2.21 Ärenden enligt säkerhetsskydds-lagen (1996: 627) Säkerhetssamordnare Kommunstyrelsens vice ordförande Kommunstyrel sens vice ordförande Kommunstyrel sens vice ordförande 2.22 Tecknande av hyresavtal Fastighetsstrateg Kommunchef 2.23 Uthyrning av lokaler förvaltade av kommunstyrelsen för en tid av högst två (2) år Fastighetsstrateg Kommunchef 2.24 Uppsägning/villkorsändring av hyresavtal Fastighetsstrateg Kommunchef 2.25 Yttrande över översiktsplan från andra kommuner LU 2.26 Infordra yttrande från nämnd, verk-samhetsområde, kommunlednings-kontoret och kommunchefens stab över motioner och medborgarförslag inför kommunstyrelsens beredning eller beslut. Kommunstyrelsens ordförande Kommunstyrel sens vice ordförande 3. Ekonomisk förvaltning och upphandling Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 3.1 Upplåning enligt budget och riktlinjer och villkor som fullmäktige angivet *Samråd sker med kommunstyrelsens ordförande Ekonomichef Kommunchef 3.2 Omskrivning, inlösen eller konvertering av lån Ekonomichef Kommunchef 3.3 Placering av lån Ekonomichef Kommunchef 3.4 Placering av likvida medel samt kapital för stiftelser Ekonomichef Kommunchef 3.5 Godkänna till kommunen ställd säkerhet Ekonomichef Kommunchef 3.6 Avskrivningar av fordringar intill ett belopp motsvarande högst 1 basbelopp i varje särskilt VO-chef Ekonomichef 9

115 fall 3.7 Avskrivningar av fordringar i övrigt LU 3.8 Utdelning från stiftelser VO-chef Ekonomichef 3.9 Utse personer för tidsbegränsad firmateckning hos banker, postgiro och post. Kommunstyrelsens ordförande Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 3.10 Beslut om polisanmälan angående brott mot den egna verksamheten (ex skadegörelse) 3.11 Ta ställning till krav på skadestånd eller andra ersättningskrav som är kopplade till försäkringsärenden 3.12 Ta ställning till krav på skadestånd eller andra ersättningskrav riktade mot kommunen i övrigt 3.13 Avyttring/utrangering av inventarier, maskiner, fordon eller annan kommunen tillhörig lös egendom till ett värde om högst Enhetschef VO-chef OSL 10 kap 2 Ekonomichef LU Kommunchef ett (1) prisbasbelopp två (2) prisbasbelopp fem (5) prisbasbelopp tio (10) prisbasbelopp 3.14 Beslut om upphandling, beslut om tilldelning av kontrakt, undertecknande av kontrakt/ramavtal, beslut i överprövningsmål. Not: gäller även 1. beslut om att delta i samordnad upphandling av annan kommun/extern aktör genom undertecknande av fullmakt eller annan form av anmälan 2. beslut om tilldelning av kontrakt i samordnande upphandlingar av annan kommun/extern aktör 3. beslut om att avbryta upphandling Upphandling över beloppsgränsen för direktupphandling Direktupphandling över kr Direktupphandling under kr Enhets-/sektionschef Avdelningschef VO-chef Kommunchef Kommunchef VO-chef Fastighetsstrateg Kommunchef VO-chef Fastighetsstrateg Fastighetsstrateg Enhetschef Kommunchef VO-chef Förnyad konkurrensutsättning inom ramavtal Fastighetsstrateg Enhetschef 3.15 Beslut att bevilja handkassor- max kr Verksamhetscontroller, UUA Ekonom, SHBU Kommunchef VO-chef 10

116 4. Personaladministrativa ärenden 1 Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 4,1 Anställning av verksamhetsområdeschef *Samråd med kommunstyrelsens personaldelegation 4.2 Anställning med varaktighet mer än 1 år för övrig personal. (Innan beslut om anställning fattas ska samråd ske med personalkonsult för att bevaka lagstadgade skyldigheter såsom omplacering, LAS m.m.) 4.2a Inrättande, indragning, ändring av tjänster och förändring av ledningsorganisation inom ramen för fastställd budget. Kommunchef Närmast överordnad chef Kommunchef, respektive. VO-chef 4.3 Fastställa lön till kommunchef P-delegation 4.4 Träffa överenskommelse om lön eller ta ensidigt beslut om lön under pågående avtalsperiod 4.5 Fastställa ramar, regler och riktlinjer för löneöversyn HR-chef P-delegation P-delegation 4.6 Träffa kollektivavtal (MBL 10) HR-chef P-delegation 4.7 Godkänna avtal rörande personalfrågor som överenskommits centralt av SKL 4.8 Tolkning av arbetsrättsliga regler i ärenden som hänförs till Personaldelegationen av personalavdelningen 4.9 Löpande utfärda föreskrifter och anvisningar beträffande löne- och förmånsfrågor samt i övrigt inom arbetsrättens område 4.10 Meddela förbud mot/alternativt godkänna utövande av bisyssla 4.11 Omplacering mellan verksamhetsområdena när överenskommelse inte nåtts 4.12 Omplacering i samband med rehabiliteringssituation samt beslut om omreglering av tjänst på grund av beviljad sjukersättning 4.13 Uppsägning från arbetsgivare på grund av personliga omständigheter, arbetsbrist 4.14 Träffa särskild överenskommelse med arbetstagare om avslutning av anställning HR-chef P-delegationen HR-chef HR-specialist HR-specialist P-delegation AB 8 HR-chef HR-konsult HR-chef HR-chef P-delegation P-delegation 4.15 Avsked HR-chef P-delegation 4.16 Avstängning * Samråd med personalavdelningen Närmast överordnad chef AB Prövning av löneförmåner under avstängning HR-chef AB Disciplinpåföljd * Samråd med personalavdelningen 4.19 Polisanmälan * Samråd med personalavdelningen Närmast överordnad chef Närmast överordnad chef 4.20 Tvisteförhandling enligt MBL HR-chef P-delegation AB 11 AB 10 1 Kommunstyrelsen är anställningsmyndighet för samtlig personal. 11

117 4.21 Beslut om stridsåtgärder P-delegation 4.22 Tvisteförhandling på grund av konflikt P-delegation 4.23 Beslut om samhällsfarlig konflikt P-delegation 4.24 Förhöjd pensionsavgift P-delegation Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 4.25 Pensionsförstärkning förtida pensionsuttag HR-chef P-delegation 4.26 Särskild avtalspension HR-chef P-delegation 4.27 Minskad arbetstid , år HR-chef, efter samråd med kommun/verksamhetsområdeschef P-delegation UTSKOTTET FÖR UTBILDNING och ARBETE 5. Gymnasieskolan Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 5.1 Fastställande av läsårstider VO-chef UA Sf 3:2 5.2 Beslut om att elev skall hålla sig med enstaka egna hjälpmedel 5.3 Beslut om att elevs utbildning på nationellt program får avvika från vad som annars gäller 5.4 Fördelning av utbildningen på längre tid än tre (3) år. 5.5 Fördelning av utbildningen på längre tid än tre (3) år hos annan huvudman 5.6 Förlängning av preparandutbildning till två (2) år 5.7 Minskning av omfattningen av utbildning på introduktionsprogram Rektor SL 15:17 Rektor VO-chef UA Rektor SL 16:14 SL 16:15 GyF 9:7 VO-chef UA SL 16:15 Rektor SL 17:5 Rektor SL 17:6 5.8 Plan för utbildning på introduktionsprogram Rektor SL 17:7 5.9 Beslut att ungdomar som uppfyller behörighetskrav för ett yrkesprogram tas emot till yrkesintroduktion eller individuellt alternativ 5.10 Beslut om vilka kurser som skall erbjudas som program-fördjupning 5.11 Beslut om vilka kurser som skall erbjuda som individuellt val 5.12 Antalet undervisningstimmar för varje kurs samt fördelning av undervisningstiden över läsåren 5.13 Beslut om avstängning av elev från viss utbildning med praktiska inslag samt avstängningstidens längd * Kan överklagas i Förvaltningsdomstol 5.14 Bedömning om elev från grundsärskolan har förutsättningar att klara yrkesintroduktion och individuellt alternativ inom ramen för introduktionsprogram * I samråd med Enhetschef elevhälsan Rektor SL 17:11 Rektor GyF 4:6 Rektor GyF 4:7 Rektor GyF 4:22 VO-chef UA SL 5:19, 20 Rektor SL 17:16 st 2 12

118 5.15 Arbetsplatsförlagt lärande på högskoleförberedande program samt omfattning av denna Rektor GyF 4: Beslut om arbetsplatsförlagt lärande Rektor GyF 4: Beslut om förlängd modersmålsundervisning Rektor GyF 4:18 Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 5.18 Urval till platser på programinriktat individuellt val och yrkesintroduktion 5.19 Mottagande av behöriga elever till yrkesintroduktion och individuellt alternativ Rektor GyF 6:1 Rektor GyF 6: Skolförläggning av yrkesintroduktion Rektor GyF 6: Beslut om hänsyn till speciella färdigheter inom det estetiska området vid urval till utbildning VO-chef UA GyF 7: Beslut om studiehandledning vid särskilda skäl Rektor GyF 9: Beslut om vilka utbildningar som erbjuds UUA SL 15: Beslut om att avvika från program Rektor SL 16:14 FS 5.25 Undantag behörighet engelska Rektor SL 16:32 6. Gymnasiesärskolan Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 6.1 Fördelning av undervisningstid över läsåren samt fördelning av utbildning på längre tid än fyra (4) år 6.2 Fördelning av undervisningstid över läsåren samt fördelning av utbildning på längre tid än fyra (4) år hos annan huvudman 6.3 Antagning av elev i gymnasiesärskolan samt placering av elev på nationellt, specialutformat eller individuellt program 6.4 Meddelande till elevens hemkommun när denne börjar eller slutar vid gymnasiesärskolan 6.5 Inrättande av lokala kurser samt beslut om hur många timmar lokal kurs omfattar Rektor Gyf 13:6 SL 18:5 UUA Rektor SL 18:9 Rektor SL 18:10 Rektor Gyf 13: Betygskriterier för lokala kurser Rektor GyF 13: Inom individuellt program placering i yrkesträning eller verksamhetsträning Rektor SL 19:6 6.8 Beslut om lokala tillägg Rektor GyF 13: Plan för specialutformat program och i förekommande fall beslut om programmål 6.10 Yttrande till annan kommun avseende mottagande av elev som av särskilda skäl önskar gå i den kommunens gymnasiesärskola 6.11 Beslut om avstängning av elev samt avstängningstidens längd * 5:17 punkt 3 kan överklagas i Förvaltningsdomstol Rektor SL 19:4 VO-chef UA SL 19:13 VO-chef UA SL 5:17, 18 13

119 6.12 Beslut om avstängning av elev från viss utbildning med praktiska inslag samt avstängningstidens längd * Kan överklagas i Förvaltningsdomstol VO-chef UA SL 5:19, 20 Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 6.13 Beslut om avslag om skolskjuts vid val av annan skolenhet inom kommunen eller annan kommun 6.14 Beslut om avslag om skolskjuts i annan kommun än hemkommunen * Får överklagas som förvaltningsbesvär hos allmän förvaltningsdomstol. SkolL 28 kap 5 p7 Skolskjutssamordnare Skolskjutssamordnare SL 19:20 st 2 SL 19: Beslut om studiehandledning vid särskilda skäl Rektor GyF 9: Beslut om kursplaner för lokala kurser Rektor GyF 13: Beslut om antalet timmar som skall gälla för en kurs 6.18 Beslut om lokalt valbara kurser inom yrkesämnen och estetiska ämnen 6.19 Urval till utbildning på nationellt eller specialutformat program 6.20 Beslut om hur anmälningsskyldigheten vid ledighet skall fullgöras Rektor GyF 13:5 Rektor GyF 13:12 Rektor GyF 13:18 Rektor GyF 13:19 7. Kommunal Vuxenutbildning (Komvux) Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 7.1 Beslut om att böcker och andra lärverktyg, som varje elev har för eget bruk och får behålla som sin egendom, ska anskaffas av elever själva eller erbjudas mot avgift Rektor SL 20:7 7.2 Beslut om att utbildningen för en elev ska upphöra Rektor SL 20:9 2 st 7.3 Beslut om att på nytt bereda plats på utbildning för elev vars utbildning upphört * Kan överklagas i Skolväsendets överklagandenämnd 7.4 Beslut om avstängning av elev samt avstängningstidens längd * 5:17 punkt 3 kan överklagas i Förvaltningsdomstol 7.5 Beslut om att helt eller delvis stänga av elev från utbildning med praktiska inslag * Kan överklagas i Förvaltningsdomstol 7.6 Beslut om att avstängning av elev från utbildning med praktiska inslag ska avse viss tid eller gälla utan tidsbegränsning 7.7 Beslut om den sökande ska tas emot till utbildningen Grundläggande vuxenutbildning * Kan överklagas i Skolväsendets överklagandenämnd 7.8 Yttrande om att hemkommunen åtar sig att svara för kostnader för den sökandes utbildning * Kan överklagas hos skolväsendets överklagandenämnd 7.9 Beslut om att den sökande ska tas emot till utbildningen * Kan överklagas hos skolväsendets överklagandenämnd Rektor SL 20:9 3 st VO-chef UA SL 5:17, 18 VO-chef UA SL 5:19 VO-chef UA SL 5:20 Rektor Sl 20:13 o 20:14 2 st Rektor SL 20:21 Rektor SL 20:22 14

120 7.10 Beslut om att en sökande ska antas till utbildningen. (Gäller inte sökande som avses i SkolL Rektor 20:19) Rektor SL 20:23 8. Särskild utbildning för vuxna Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 8.1 Beslut om att böcker och andra lärverktyg, som varje elev har för eget bruk och får behålla som sin egendom, ska anskaffas av elever själva eller erbjudas mot avgift. 8.2 Yttrande om att hemkommunen åtar sig att svara för kostnader för den sökandes utbildning * Kan överklagas i skolväsendets överklagandenämnd 8.3 Beslut om sökande ska tas emot till utbildning * Kan överklagas i skolväsendets överklagandenämnd Rektor SL 21:6 Rektor SL 21:7 3 st Rektor SL 21:7 3 st 8.4 Beslut om sökande ska antas till utbildning Rektor SL 21:7 4 st 8.5 Beslut om att utbildningen på en kurs för en elev ska upphöra * Kan överklagas i skolväsendets överklagandenämnd 8.6 Beslut om att på nytt bereda plats på utbildning för elev vars utbildning upphört * Kan överklagas i skolväsendets överklagandenämnd 8.7 Beslut om avstängning av elev samt avstängningstidens längd * 5:17 punkt 3 kan överklagas i Förvaltningsdomstol 8.8 Beslut om att helt eller delvis stänga av elev från utbildning med praktiska inslag * Kan överklagas i Förvaltningsdomstol 8.9 Beslut om att avstängning av elev från utbildning med praktiska inslag ska avse viss tid eller gälla utan tidsbegränsning 9. Utbildning i svenska för invandrare Rektor SL 21:9 2 st Rektor SL 21:9 3 st VO-chef UA SL 5:17, 18 VO-chef UA SL 5:19 VO-chef UA SL 5:20 Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 9.1 Beslut om att elever ska hålla sig med enstaka egna lärverktyg 9.2 Beslut om att ta emot person till utbildningen * Kan överklagas hos skolväsendets överklagandenämnd Rektor SL 22:5 Rektor SL 22: Beslut om att utbildningen på en kurs för en elev ska upphöra * Kan överklagas i skolväsendets överklagandenämnd 9.4 Beslut om att på nytt bereda plats på utbildning för elev vars utbildning upphört * Kan överklagas i skolväsendets överklagandenämnd 9.5 Beslut om att på nytt bereda plats för elev på utbildningen * Kan överklagas i skolväsendets överklagandenämnd 9.6 Beslut om avstängning av elev samt avstängningstidens längd * 5:17 punkt 3 kan överklagas i Förvaltningsdomstol 9.7 Beslut om att helt eller delvis stänga av elev från utbildning med praktiska inslag Rektor SL 22:16 2 st Rektor SL 22:17 Rektor SL 22:17 VO-chef UA SL 5:17, 18 VO-chef UA SL 5:19 15

121 * Kan överklagas i Förvaltningsdomstol 10. Utbildning, gemensamma frågor, antagning m.m. VO-chef UA SL 5:20 Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 10.1 Samverkansavtal med annan kommun gällande gymnasie- och vuxenutbildning VO-chef UA 10.2 Upprättande av plan mot kränkande behandling samt likabehandlingsplan 10.3 Skyldighet att skyndsamt utreda omständigheter kring anmälda kränkningar med mera 10.4 Beslut avseende antagning till gymnasieskolan Rektor SL 6:8 Rektor SL 6:10 VO-chef UA SL 15:12 GyF 7: Beslut om inackorderingsbidrag * Får överklagas som förvaltningsbesvär i allmän förvaltningsdomstol. SkolL 28 kap 5 p7 9.8 Beslut om att avstängning av elev från utbildning med praktiska inslag ska avse viss tid eller gälla utan tidsbegränsning Verksamhets- Controller SL 15: Beslut att inte ta emot obehörig sökande * Får överklagas i skolväsendets överklagande nämnd SkolL 28 kap, 12 p Dispens från betyget godkänt i engelska vid ansökan till nationellt program * Efter yttrande från rektor VO-chef UA SL 16:36 Sf 17:14 VO-chef UA SL 16: Yttrande från hemkommun VO-chef UA SL 16: Beslut angående sökande från annan kommun Mottagande av elever från utlandet * Får överklagas i skolväsendets överklagande nämnd SkolL 28 kap, 12 p Beslut om antalet platser som avsätt för fri kvot Meritvärde kompletterande urvalsgrunder, färdighetsprov Fördelning av elever på inriktningar i högre årskurs då inriktningsgaranti inte medgivits VO-chef UA SL 16:44, 47, Sf 17:19, 21 VO-chef UA SL 29:2-5 GyF 12:11 VO-chef UA GyF 7:3 VO-chef UA GyF 7:5 GyF 5:8 GyF 5:16 Rektor GyF 7: Inriktningsgaranti VO-chef UA SL 16:12, Byte av studieväg Rektor GyF 7: Återantagning Rektor GyF 7: Antagning vid senare tidpunkt än vid början av utbildningen samt i förekommande fall beslut att den sökande skall genomgå inträdesprov Rektor GyF 7: Beslut angående sökande till högre Rektor SL 5:18 16

122 årskurs när hemkommunen inte erbjuder sökt inriktning * SFS 1985:1100 ändr SFS 1999:180 avser elev som påbörjar utbildning före den 1 juli Utse ledningsgrupp för Yrkeshögskoleutbildning och sköta uppgifter enligt YrkhögskF 4: Tillfälligt inställande av undervisning gymnasium, vuxenutbildning: 1 dag Tillfälligt inställande av undervisning gymnasium, vuxenutbildning: > 2 dagar Information om icke skolpliktiga ungdomar Beslut i anledning av ansökan om kontant resebidrag * Enligt fastställda regler Beslut om stipendier ur Gösta och John Darlins fond, Osbypannans Resestipendiefond samt Landsfiskal Johannes och fru Teresia Browns minnesfond Beslut om bidrag till fristående gymnasieskola, gymnasiesärskola Tilläggsbelopp till fristående gymnasieskola Beslut om regler och storlek på kontakt reseersättning Beslut om att anställa obehörig lärare längre än sex (6) månader, dock längst tolv (12) månader. Rektor Rektor, RV VO-chef UA YrkeshögskF 4:5 Rektor SL 29:9 Verksamhetscontroller Verksamhetsutvecklare UUA UUA SL 16:53 VO-chef UA UUA Verksamhetscontroller SL16:54 Rektor SL 2: Rutiner för klagomål. VO-chef UA SL 4: Hantering av inkomna klagomål UUA VO-chef UA SL 4: Utse ställföreträdande/tillförordnad rektor Avstängning i de frivilliga skolformerna Avstängningstid i de frivilliga skolformerna Avstängning från viss utbildning med praktiska inslag VO-chef UA Rektor SL 2:9 UUA VO-chef UA SL 5:17 UUA VO-chef UA SL 5:18 UUA VO-chef UA SL 5: Näringsliv Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 11.1 Projektsamarbete med näringslivsorganisationer - inkl. beslut om finansiering UUA VO-chef UA 11.2 Skåne Nordost-samverkan VO-chef UA Kommunchef 11.3 Utmärkelsen Årets Eldsjäl UUA VO-chef UA 17

123 11 4 Etableringsärende UUA VO-chef UA 12. Arbete/Sysselsättning Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 12.1 Skåne Nordost-samverkan VO-chef UA Kommunchef 12.2 Projektsamarbete med externa aktörer, inkl. finansiering UUA VO-chef UA 12.3 Fastställande av cafeteriapris utifrån självkostnadsprincip Enhetschef VO-chef UA 13. Beslut om ekonomiskt bistånd Ärende Delegat Ersättare Lagrum 13.1 Beslut i ärenden om försörjningsstöd enligt riksnorm - med villkor om praktik eller kompetenshöjande åtgärd - med vägrande av eller nedsättning av fortsatt försörjningsstöd Socsekr, socassistent enligt riktlinjer Socsekr Socialsekr 4 kap 1 SoL 4 kap 4-5 SoL 13.2 Beslut om bistånd i form av förmedling av egna medel Socsekr 4 kap 1 SoL 13.3 Beslut om bistånd utöver vad som följer av 4 kap 1 SoL då särskilda skäl finns - enligt riktlinjer - ekonomiskt bistånd som inte regleras av de ekonomiska riktlinjerna upp till trettio (30) procent av basbeloppet - ekonomiskt bistånd som inte regleras av de ekonomiska riktlinjerna upp till femtio (50) procent av basbeloppet - övrigt utöver femtio (50) procent av basbeloppet 13.4 Beslut om ekonomiskt bistånd till begravningskostnader och utgifter i omedelbar anslutning till dödsfallet 13.5 Beslut om att återkräva ekonomiskt bistånd enligt 4 kap 1 SoL 13.6 Beslut om att återkräva ekonomiskt bistånd enligt 4 kap 2 SoL 13.7 Beslut om bistånd till Glappet i Etableringsreformen * Kontakt ska tas med Migrationsverket innan ersättning betalas ut med särskilt belopp Socsekr, socassistent Socsekr Enhetschef UUA 4 kap 2 SoL Socsekr/assistent 4 kap 2 SoL Samordnare Samordnare Socsekr 9 kap 1-2 SoL 9 kap 2 2 st SoL 13.8 Beslut om att inleda utredning Socsekr 11 kap 1 SoL 13.9 Beslut om att utredning inte ska inledas eller att inledd utredning ska läggas ned Beslut om eftergift av ersättningsskyldighet enligt 9 kap 1 och 2, 8 kap 1 Samordnare 11 kap 1 SoL Samordnare 9 kap 1, 3 st SoL 18

124 13.11 Beslut om att föra talan i Förvaltningsrätt om återkrav enligt 9 kap 1 SoL UUA 9 kap 3 SoL 14. Beslut rörande vuxna Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 14.1 Beslut om bistånd i form av vård (placering/omplacering) i familjehem Enhetschef 4 kap 1 SoL 14.2 Beslut om beviljande av bistånd i form av öppenvårdsinsatser för vuxna * Högst 50 % av basbeloppet per klient och månad 14.3 Beslut om bistånd i form av vård (placering/omplacering) i hem för vård eller boende * Högst tre (3) månader * Mer än tre (3) månader 14.4 Beslut om strukturerad öppenvård * Avser öppenvård på Resurshuset 14.5 Beslut om ersättning till familjehem (arvode och omkostnadsersättning) - enligt riktlinjer - över riktlinjer 14.6 Beslut om upphörande av bistånd i form av familjehem eller vård i hem för vård och boende Enhetschef 4 kap 1 SoL Enhetschef UUA 4 kap 1 SoL Socsekr 4 kap 1 SoL Enhetschef UUA 4 kap 1 SoL Enhetschef 4 kap 1 SoL 14.7 Beslut om bistånd i form av kontaktperson/-familj Socsekr 4 kap 1 SoL 14.8 Beslut om bistånd i form av behandlingspedagog Socsekr 4 kap 1 SoL 14.9 Beslut om boendestöd Socsekr 4 kap 1 SoL Beslut om bistånd i form av boende i jourlägenhet Socsekr 4 kap 1 SoL Beslut om samtalskontakt med socialsekreterare Socsekr 4 kap 1 SoL Beslut om upphörande av bistånd i form av kontaktperson/-familj Socsekr 4 kap 1 SoL Beslut om förordnande och entledigande av kontaktperson/-familj Beslut om arvode och omkostnadsersättning till kontakt-person/-familj enligt Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) - enligt riktlinjer Socsekr Socsekr - över riktlinjer Beslut om ersättning för uppehälle (egen avgift) vid stöd- och hjälpinsatser av behandlingskaraktär, i samband med vård i HVB-hem eller familjehem Beslut om anmälan till försäkringskassa att nämnden ska uppbära sjukpenning för den som bereds vård i sådant HVB-hem eller familjehem som ger behandling åt missbrukare Enhetschef Socsekr 8 kap8 1 1 st SoL 42a SoF Socsekr 3 kap 15 AFL Beslut om att underrätta försäkringskassa om att Socsekr 17 kap 1 19

125 nämnden ska uppbära ersättning enligt AFL AFL 9 kap 2 SoL Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum Beslut om att inleda utredning Socsekr 11 kap 1 st SoL Beslut om att utredning inte ska inledas eller att inledd utredning ska läggas ned Enhetschef 11 kap 1 st SoL Beslut om att utredning inte ska föranleda någon åtgärd 11 kap 2 SoL Beslut om framställning om överflyttning av årende till nämnd i annan kommun Beslut i fråga om mottagande av ärende från annan kommun Beslut om anmälan till överförmyndaren om behov av god man/förvaltare Beslut om anmälan till överförmyndaren om behov av god man/förvaltare inte längre föreligger UUA 16 kap 1 SoL UUA 16 kap 1 SoL Socsekr 42 2 st 1 p SoF Socsekr 42 2 st 1 p SoF 15. Beslut enligt LVM (Lag om vård av missbrukare i vissa fall) Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 15.1 Beslut om att ansöka hos Förvaltningsrätt om vård enligt LVM * Beslut som enl 47 SoL kan delegeras till utskott men inte till tjänsteman 15.2 Beslut om omedelbart omhändertagande av missbrukar * Beslut som enl 47 SoL kan delegeras till utskott men inte till tjänsteman 15.3 Beslut om omedelbart omhändertagande av missbrukare * Beslutanderätten får användas när utskottets beslut inte kan avvaktas 15.4 Beslut om att inleda utredning om det kan finnas skäl att bereda någon tvångsvård 15.5 Beslut om att utredning inte ska inledas eller att inledd utredning ska läggas ned alternativt övergå i utredning enligt SoL 11: Beslut om att utse kontaktman som ska svara för kontakten mellan missbrukaren och olika vårdgivare 15.7 Beslut om läkarundersökning samt utse läkare för undersökningen 15.8 Beslut om ansökan om intagning på visst hem för vård eller boende efter beslut om omedelbart omhändertagande enligt LVM 15.9 Beslut om att begära polishandräckning för att föra missbrukare till läkarundersökning Beslut om begäran om biträde av polis för inställelse till vårdinstitution UUA LVM 11 UUA LVM 13 Ordföranden i barn-och skolnämnden Vice ordföranden i barnoch skolnämnden LVM 13 Enhetschef LVM 7 Enhetschef LVM 7 Enhetschef LVM 8 Socsekr LVM 9 Enhetschef LVM 19 Enhetschef LVM 45 1 Enhetschef LVM Beslut om egen avgift vid placering i LVM-hem Socsekr 8 kap 1 SoL 42a SoF 20

126 16. Beslut rörande barn och ungdom (ensamkommande) Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum Placering 16.1 Godkännande av familjehems lämplighet för vård och fostran 16.2 Bistånd till barn och ungdom i form av vård i familjehem 16.3 Godkännande av jourhems lämplighet för tillfällig vård och fostran 16.4 Beslut om tillfällig vistelse i familjehem eller jourhem 16.5 Förlängning av placering i jourhem utöver två månader efter avslutad utredning UUA 6 kap 6 1 och 2st SoL UUA 4 kap 1 SoL UUA 6 kap 6 3st SoL Enhetschef VO-chef UA 4 kap 1 SoL Enhetschef VO-chef UA 4 kap 1 SoL 16.6 Beslut om bistånd åt barn och ungdom i form av vård (placering/ omplacering) i hem för vård eller boende -Högst tre mån -Utöver tre mån 16.7 Beslut om ekonomiskt bistånd åt barn och ungdom i samband med placering, omplacering eller flyttning från familjehem eller HVB-hem Enhetschef UUA VO-chef UA 4 kap 1 SoL 1e socsekr Enhetschef 4 kap 1 SoL 16.8 Beslut om ersättning till familjehem (arvode och omkostnads ersättning) gällande barn och ungdom -enligt SKLs riktlinje -över SKLs riktlinje 16.9 Sluta avtal med hem för vård och boende/ SiSungdomshem Socsekr Enhetschef Enhetschef 1:e socsekr VO-chef UA Begäran till Försäkringskassan om ändring av betalnings- mottagare för barnbidrag Begäran till Försäkringskassan att underhållsstöd betalas ut till någon annan lämplig person eller till nämnden att användas för barnets bästa Underrättelse till Försäkringskassan barn med underhållsstöd återflyttar till biologiska föräldrar Beslut om framställan till CSN om ändring av betalnings- mottagare för studiemedel Socsekr 1:e socsekr 16 kap 18 SFB, 106 kap 6 SFB Socsekr 1:e socsekr 18 kap 19 SFB Socsekr 1:e socsekr 2 förordningen om underhållsstöd Socsekr 1:e socsekr 2 kap 33 andra stycket studiestöds förordningen 21

127 Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum Övervägande om att vård i annat hem än det egna fortfarande behövs UUA 6 kap 8 SoL Öppenvård Beslut om bistånd i form av personligt stöd av socsekr Beslut om bistånd i form av öppenvård -internt -externt Beslut om bistånd i form av kontaktfamilj eller kontaktperson Socsekr 4 kap 1 SoL Socsekr Enhetschef VO-chef AU 4 kap 1 SoL Socsekr 1:e socsekr 4 kap 1 SoL Förordande och entledigande av kontaktfamilj och kontaktperson Beslut om ersättning till kontaktfamilj och kontaktperson Socsekr 1e socsekr 1:e socsekr Enhetschef Bistånd i form av socialt kontrakt Enhetschef VO-chef UA 4 kap 1 SoL Bistånd i form av ekonomiskt stöd vid eget boende eller socialt kontrakt Socsekr 1:e socsekr Enhetschef 4 kap 1 SoL Bistånd i form av personligt stöd vid eget boende eller socialt kontrakt Socsekr 1:e socsekr Enhetschef 4 kap 1 SoL Utredning Beslut om att inleda utredning Socsekr 1:e socsekr 11 kap 1 SoL Beslut om att utredning inte ska inledas eller att inledd utredning ska läggas ned Beslut om att inleda utredning oavsett den enskildes samtycke Förlängning av utredningstid i ärenden som rör barn Beslut om att utredning inte ska föranleda någon åtgärd Enhetschef 1:e socsekr 11 kap 1 SoL Enhetschef 1:e socsekr 11 kap 1,2 SoL Enhetschef VO-chef UA 11 kap 2 tredje stycket SoL 1e socsekr Enhetschef 11 kap 1 SoL Övrigt Beslut om framställning om överflyttning av ärende till nämnd i annan kommun Meddela inställning i fråga om annan kommuns begäran om överflyttning Beslut i fråga om mottagande av ärende från annan kommun Beslut om ersättning till särskilt förordnad vårdnadshavare som tidigare varit familjehem Enhetschef VO-chef UA 2 a kap 10 SoL Enhetschef VO-chef UA 2a kap 10 SoL UUA 2a kap 11 SoL Enhetschef 6 kap 11 SoL 22

128 Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum Beslut om anmälan till överförmyndaren om behov av god man/förvaltare Beslut om att anmäla till överförmyndaren att behov av god man/förvaltare inte längre föreligger Beslut om anmälan till överförmyndaren om förhållanden beträffande förvaltningen av underårigs egendom Framställan till domstol om behov av målsägande- biträde för underårig Socsekr 5 kap 3 1 och 2st SoF Socsekr 5 kap 3 1 och 2st SoF Socsekr 5 kap 3 3st SoF Socsekr Beslut enligt lag (1190:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga, LVU Beslut om ansökan till Förvaltnings- rätten för vård enligt LVU UUA UUAO eller UUAVO 4 LVU Beslut om omedelbart omhändertagande När utskottets beslut inte kan avvaktas UUA BSNO eller BSNVO 6 LVU Beslut om hur vården ska ordnas och var den unge ska vistas under vårdtiden När utskottets beslut inte kan avvaktas UUA BSNO eller BSNVO st LVU Beslut om att omhändertagande enligt 6 LVU ska upphöra UUA BSNO eller BSNVO 9 3st LVU Övervägande om vård med stöd av 2 LVU fortfarande behövs UUA 13 1st LVU Beslut i fråga om fortsatt vård UUA 13 2st LVU Beslut att den unges vistelseort inte ska röjas för vårdnadshavare När utskottets beslut inte kan avvaktas Övervägande om beslut rörande umgängesförbud eller hemlighåll-ande av vistelseort för den unge ska kvarstå Beslut om att vården ska upphöra när vård inte längre behövs Beslut om kontaktperson eller öppen behandling (s.k. mellantvång) Prövning om beslut om förebyggande insats ska upphöra att gälla Beslut om att förebyggande insats enligt 22 1st LVU ska upphöra UUA Enhetschef UUA UUA UUA UUA UUA 14 2st 1p LVU 14 23st LVU 21 LVU 22 LVU 22 3st LVU 22 3st LVU Beslut om läkarundersökning, att utse läkare samt plats för läkarundersökning Socsekr 1e socsekr 32 1st LVU 23

129 Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum Beslut om att begära biträde av polis för att genomföra läkarundersökning När utskottets beslut inte kan avvaktas Beslut att begära biträde av polis för att genomföra beslut om vård eller omhändertagande med stöd av LVU UUA 43 1p LVU BSNO eller BSNVO Enhetschef VO-chef UA 43 2p LVU Beslut om att hos förvaltningsrätt ansöka om förlängning av utredningstid Enhetschef 8 LVU Beslut rörande den unges personliga förhållanden i den mån beslutet inte är att hänföra till st LVU Socsekr 1e socsekr 11 4st LVU 17. Överklaganden, yttranden och anmälningar m.m. till domstol, åklagarmyndighet och andra myndigheter, sekretesslagen Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 16.1 Beslut om att föra talan i Förvaltningsrätt om återkrav enligt SoL 9 kap 1. UUA 9 kap. 3 SoL 16.2 Beslut om att föra talan i ärenden eller mål vid allmän domstol eller förvaltningsdomstol. Enhetschef VO-chef U A 10 kap. 2 SoL 16.3 Överklagande och yrkande om inhibition i förvaltningsrätt eller högsta förvaltningsdomstolen och beslutet ursprungligen fattas av delegaten, samt angivande av yttrande i SoL- och LVMärenden där ursprungsbeslutet fattats av delegaten Delegaten i ursprungsbeslutet Enhetschef 10 kap. 1 o 2 SoL 6 kap. 33, 34 KL 16.4 Överklagande, yrkande om inhibition samt yttrande till förvaltningsrätt och kammarrätt i SoL, LVM- ärenden när ursprungsbeslutet fattas av utskottet * När brådska råder eller sammanträde med utbildnings- och arbetsutskott ej kan avvaktas Ordföranden i UUA 10 kap. 1 o 2 SoL 6 kap. 36 KL 16.5 Avvisande av ombud i samband med individärenden Enhetschef 16.6 Yttrande till allmän domstol i brottmål Enhetschef 31 kap. 1 1 st BrB 16.7 Yttrande till allmän domstol när den som begått brottslig gärning kan bli föremål för LVM-vård Enhetschef 31 kap. 1 2 st BrB 16.8 Yttrande till åklagare vid åtalsprövning Enhetschef LVM Yttrande i körkortsärende Socsekr Körkortslagen (1977:477) 39 3 st Yttrande angående värdeautomatspel Assistent Lotterilagen (1994:1000) Upplysning i vapenärenden * Samtycke krävs Socsekr 24

130 Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum Dödsboanmälan Assistent Ärvdabalken (1958:637) 20 kap 8a Beslut om att ordna med gravsättning m.m. Enhetschef Begravningslagen (1990:1144) 5 kap Yttrande till tillsynsmyndighet * Tillsynsmyndighet är Inspektionen för vård och omsorg, Länsstyrelsen, JO, JK, DO Utredning av anmälan om missförhållande eller risk för missförhållanden Anmälan om allvarliga missförhållanden eller påtaglig risk för allvarligt missförhållande inom verksamhetsområde utbildningoch arbete Beslut om polisanmälan angående misstanke om vissa grövre brott * Avser misstanke om bort enligt 3,4 och 6 kap BrB, samt brott för vilket inte är föreskrivet lindrigare straff än fängelse i 2 år Beslut om polisanmälan angående brott mot den egna verksamheten * Vid brådskande ärenden: arbetsledning Yttrande till Migrationsverket i åldersfråga UUA 13 kap. 2 SoL Enhetschef VO-chef UA 14 kap. 6 SoL VO-chef UA Ordföranden i UUA Ordföranden i UUA Socsekr 1e socsekr Enhetschef 14 kap. 7 SoL SoL 12 kap. 10 SekrL 14 kap. 2 SoL 12 kap. 10 SekrL 1 kap. 5 Begäran om uppgifter enl 17 kap 1 utlänningslagen 18. Tillstånd enligt alkohollagen Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 17.1 Beslut om ändrad serveringstid utanför normaltiden enligt alkohollagen 8 kap Beslut om tillfälligt serveringstillstånd till allmänheten. Avser enstaka tillfällen eller i avvaktan på permanent tillstånd Beslut om tillfälligt serveringstillstånd till slutna sällskap 17.4 Besluta att ej meddela serveringstillstånd p.g.a. att ansökningsavgiften ej erlagts eller p.g.a. att sökanden ej inlämnat erforderliga ansökningshandlingar 17.5 Beslut om särskilt medgivande för ombyggnad av serveringsställe som medför väsentlig förändring av serveringslokal UUA 8 kap 19 Enhetschef vuxenenhet Enhetschef vuxenenhet Enhetschef vuxenenhet VO-chef UA Al 8 kap 2 VO-chef UA Al 8:2 8 kap 2 1 st UUA 9 kap Beslut att låta konkursbo fortsätta serveringsrörelse UUA 9 kap Beslut att omedelbart återkalla serveringstillstånd Ordföranden i UUA 17.8 Beslut vad gäller återkallelse av serveringstillstånd som inte längre utnyttjas Enhetschef vuxenenhet 9 kap 18 9 kap Utlämnande av uppgift på begäran av annan tillsynsmyndighet Enhetschef vuxenenhet 9 kap 8 25

131 Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum Framställan till tillståndshavare om tillträde till driftsställe, tillhandahavande av handlingar som rör verksamheten, biträde vid tillsyn, utlämnande av varuprover och tillgång till verksamhetsredovisning Framställan om tillträde till servering eller detaljhandel med öl klass II, samt upplysningar som behövs för tillsynen Begäran om biträde av polismyndigheten för utövande av tillsyn Enhetschef vuxenenhet Enhetschef vuxenenhet Enhetschef vuxenenhet Beslut att avvisa för sent inkommet överklagande Enhetschef vuxenenhet 9 kap 13 9 kap 15 9 kap 9 FvL 24 SAMHÄLLSBYGGNADSUTSKOTTET 19. Planärenden, kart/geo-data Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 18.1 Beslut om planbesked i de fall stöd för den avsedda åtgärden finne i en aktuell eller aktualitetsförklarad översiktsplan 18.2 Beslut om överenskommelse med sökande att planbesked får lämnas senare än inom fyra månader 18.3 Upphävande av fastighetsplan ska inledas, att samrådshandlingar upprättas samt att samråd genomförs SHBUt 5 kap 2 o 5 SHBU 5 kap 4 SHBU 18.4 Upprättande av förslag till ny detaljplan SHBU PBL 18.5 Upprätta förslag till ändringar i detaljplan och förslag till planprogram SHBU 18.6 Beslut om samråd om detaljplaneförslag SHBU PBL 18.7 Beslut om granskning SHBU 20. Teknik och service (mark, exploatering) Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 19.1 Beslut i ärende om underhållsbidrag till enskilda vägar och vägsamfälligheter 19.2 Uthyrning, utarrendering, upplåtelse av mark och fastigheter förvaltade av kommunstyrelsen för en tid av högst två (2) år Gatuingenjör Enhetschef mark och exploatering 19.3 Hyra och arrendering av mark Enhetschef mark och exploatering 19.4 Försäljning av skog upp till femhundra (500) kbm per objekt 19.5 Medge bebyggelse intill gränsen för fastigheter under kommunstyrelsens förvaltning Skogsansvarig Enhetschef mark och exploatering Enhetschef mark och exploatering VO-chef SB VO-chef SB Driftschef PBL PBL 26

132 Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 19.6 Fastighetsjuridiska/lantmäteriärenden av formell art Enhetschef mark och exploatering 19.7 Köp och försäljning av mark och byggnader inom detaljplan/översiktsplan upp till tre (3) basbelopp 19.8 Försäljning av fastigheter > tre (3) basbelopp upp till sex (6) basbelopp 19.9 Försäljning av fastigheter då principbeslut om pris fattats av kommunstyrelsen Yttrande till lantmäterimyndigheten angående fastighetsbildning där kommunen är sakägare Enhetschef mark och exploatering SHBU Enhetschef mark och exploatering Enhetschef mark och exploatering Förordnande av kommunjägare Enhetschef mark och exploatering Kommunens beställare gentemot SBVT Enhetschef mark och exploatering VO-chef SB VO-chef SB 21. Trafikärenden Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 20.1 Trafikärenden, exempelvis framställningar till myndigheter, regionala organ m.fl. SHBU 20.2 Besluta om lokala trafikföreskrifter Gatuingenjör Enhetschef mark och exploatering 20.3 Tillfälliga lokala trafikföreskrifter samt yttranden och framställningar om lokala trafikföreskrifter och trafiksäkerhetsfrågor Gatuingenjör 20.4 Parkeringstillstånd för rörelsehindrade Administratör mark och exploatering 20.5 Ansvar för drift och underhåll Osby industrispår. Befogenhet att stoppa trafik vid brist i infrastruktur eller järnvägstrafik tills rättelse sker Gatuingenjör 20.6 Förordnande av parkeringsvakt Enhetschef mark- och exploatering Enhetschef mark och exploatering Gatuingenjör VO-chef SHBU Trafikförordningen (1998:1276) 13 kap. Transportstyrelsens föreskrifter om säkerhetsstyrningssystem och övriga säkerhetsbestämmelser för infrastrukturförvaltare med säkerhetstillstånd samt järnvägsföretag med säkerhetsintyg (TSFS 2015:34) Lagen (1987:24) om kommunal parkeringsövervakning 27

133 22. Kultur/Fritid, turism/lotterilag Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 21.1 Godkännande av förening och beviljande av bidrag till förening enligt fastställda normer och inom givna budgetramar 21.2 Behandling av beslut om övriga föreningsbidrag inom givna budgetramar och lämnade riktlinjer 21.3 Beslut i ärenden som rör tillståndsgivning m.m. enligt Lotterilagen Chef kultur och fritid Chef kultur och fritid Fritidsadministratör Chef kultur och fritid Lotterilagen (1994:1000) 23. Bostadsanpassningsbidrag Nr Ärende Delegat Ersättare Lagrum 22.1 Beviljande av bostadsanpassningsbidrag till ett belopp överstigande fem (5) prisbasbelopp och upp till ett belopp om kronor 22.2 Avslag på ansökningar om bostadsanpassningsbidrag till ett belopp överstigande fem (5) prisbasbelopp och upp till ett belopp om kronor 22.3 Beviljande av bostadsanpassningsbidrag upp till ett belopp om högst fem (5) basbelopp 22.4 Avslag på ansökningar om bostadsanpassningsbidrag upp till ett belopp om högst fem (5) prisbasbelopp Beviljande av bidrag för att ta bort anordningar för funktionshindrade personer (återställning) SHBU SHBU Byggnadsinspektör Byggnadsinspektör Byggnadsinspektör Lagen (1992:1574) om bostadsanpassningsbidrag m.m. Lagen (1992:1574) om bostadsanpassningsbidrag m.m. Lagen (1992:1574) om bostadsanpassningsbidrag m.m. Lagen (1992:1574) om bostadsanpassningsbidrag m.m. Lagen (1992:1574) om bostadsanpassningsbidrag m.m. 28

134 29 Verkställighet, exempel För verkställighetsärenden gäller att beslut alltid skall följa såväl kommunens policy och riktlinjer inom personalpolitiken som övriga fastställda riktlinjer. Verkställighetsärenden kan även omfatta andra ärenden/ärendegrupper av liknande art och omfattning som de nedan angivna. Ekonomisk förvaltning Kommunchef Förändringar av beslutsattest under resterande mandatperiod. Kommunstyrelsen fastställer beslutsattest inför ny mandatperiod. Personalpolitik Enhetschef Organisation för underordnad personal i sin enhet inom ramen för sin budget. Närmast överordnad chef Återbesättningsprövning under förutsättning att medel finns i budget. Fastställa lön vid nyanställning av chefer * samråd sker med personalchef. Fastställa lön vid nyanställning av övrig personal. Anställning med varaktighet mindre än 1 år, innan beslut om anställning fattas ska samråd ske med personalkonsult för att bevaka lagstadgade skyldigheter såsom omplacering, LAS m.m. Begära in läkarintyg vid sjukdom, utreda rehabiliteringsbehov, göra handlingsplan för återgång i arbete. Avstängning, dock inte vid fel/försummelse eller brott. Bevilja ledigheter utan lön som regleras i lag/avtal, bevilja arbetstagare att avbryta ledigheten. Förlägga semester, inklusive huvudsemestern. Bevilja ledigheter för enskild angelägenheter med lön, högst 10 dagar. Infordra uppgift om bisyssla. Godkännande av entledigande och förkortad uppsägningstid, avgångssamtal samt utfärda betyg och intyg. Arbetsmiljöfrågor av löpande karaktär, uppgiftsfördelning enligt särskild förteckning. Årlig löneöversyn. Personalspecialist: Teckna kollektivavtal om tidsbegränsad anställning och byta rast mot måltidsuppehåll. Bevilja facklig utbildning med lön enligt lagen om facklig företrädare (LFF). Godkänna för sent inkommen ansökan. Ekonomi Ekonomichef Besluta att belasta investeringar med kreditivränta i enlighet med god redovisningssed. Betalningsuppskov > 6 månader. Godkännande av leasingavtal. Fastighetsfrågor Fastighetsstrateg Inköp och anskaffning av material m.m. till ett maxbelopp av 200 tkr inom ram för anslagen budget. Avrop på ramavtal, rabattavtal eller motsvarande. Löpande underhåll och reparationer av kommunens fastigheter. Kommunikation Kommunikatör Besluta om marknadsföringsinsatser och annan PR-verksamhet inom budget. Samhällsbyggnad Enhetschef kultur & fritid

135 Upplåtelse av fritidsgårdar, anläggningar och lokaler vid enstaka tillfällen. Förändringar av fritidsgårdar och anläggningars öppethållande. Gatuingenjör, ersättare administratör mark & exploatering Flyttning av fordon och fordonsvrak Mark- och exploateringsingenjör, ersättare verksamhetsområdeschef samhällsbyggnad Yttrande över mindre avvikelse, grannmedgivande, avseende kommunala fastigheter Utbildning och arbete Rektor vuxenutbildning Ansökan om statsbidrag gällande yrkesvux och yrkeshögskola. 30

136

137 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Sida 1(2) Kommunledningsförvaltningen Pia Lindvall Bengtsson Avrapportering intern kontroll 2016 Dnr KS/2016: Kommunledningsförvaltningens förslag till kommunstyrelsen - Kommunstyrelsen ger kommunledningsförvaltningen, serviceförvaltningen, förvaltningen för utbildning och arbete, samt samhällsbyggnadsförvaltningen i uppdrag att genomföra föreslagna åtgärder utifrån avrapporteringen av intern kontrollarbetet Kommunstyrelsen uttalar, med utgångspunkt från nämndernas och bolagens uppföljningsrapporter att den interna kontrollen 2016 utförts på ett tillfredsställande sätt i sin helhet för Osby kommun inklusive helägda kommunala bolagen. - I övrigt läggs redovisningen till handlingarna Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll inom Osby kommun samt att ta ställning till den interna kontrollens kvalitet. Kommunledningsförvaltningen har sammanställt avrapportering av intern kontroll 2016 för kommunstyrelsens verksamhetsområden, nämnder, överförmyndaren och kommunala bolag. Några större avvikelser har inte konstaterats i de genomförda kontrollerna och kommunledningsförvaltningen anser därmed att Osby kommun har en god intern kontroll Beslutsunderlag Rapport Intern kontroll 2016, Osby kommun och helägda kommunala bolag Ärende Intern kontroll innebär att kommunens tillgångar tryggas, minimerar risker, säkrar systemet och rutiner, säkerställer att resurser används i enlighet med tagna beslut, säkrar Besköksadress Briogatan 1 Postadress Kommunledningsförvaltningen Osby Telefon vx Fax E-post kommun@osby.se Hemsida Organisationsnr PlusGiro Bankgiro

138 Sida 2(2) att redovisningen sker på ett korrekt sätt, skyddar politiker och personal från oberättigade misstankar samt säkerställer att lagar, bestämmelser och överenskommelser efterlevs. Intern kontroll är ett medel för att uppnå effektivitet och säkerhet i en organisation. Nämnderna, var och en inom sitt område, ska säkerställa att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige har beslutat men även i överensstämmelse med de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnderna ska också säkerställa att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. I kommunallagen 6 kapitel 7 finns bland annat lagstiftat om nämnders/styrelsers ansvar för att se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Det interna kontrollarbetet bedrivs utifrån kommunens reglemente för intern kontroll, antaget av kommunfullmäktige , 27. Under 2017 planeras för översyn av gällande reglemente, samt utbildningsinsatser som vägledning för arbetet med intern kontroll i Osby kommun. I stort sett alla kontrollmoment har återrapporterats utifrån beslutade kontrollplaner för Några större avvikelser har inte konstaterats i de genomförda kontrollerna och kommunledningsförvaltningen konstaterar att Osby kommun har en god intern kontroll Petra Gummeson Kommunchef Pia Lindvall Bengtsson Ekonomichef Beslutet skickas till Ekonomiavdelningen

139 Intern kontroll Rapportering

140 Innehåll Osby kommun... 4 Sammanfattning... 4 Kommunledningskontor... 5 Intern kontroll 2016, rapportering av åtgärder från föregående år... 5 Kontrollrapport... 6 Fastighet Intern kontroll 2016, rapportering av åtgärder från föregående år Kontrollrapport Kostorganisation Intern kontroll 2016, rapportering av åtgärder från föregående år Kontrollrapport Utbildning och arbete Intern kontroll 2016, rapportering av åtgärder från föregående år Kontrollrapport Samhällsbyggnad, exkl. VA-verksamheten Intern kontroll 2016, rapportering av åtgärder från föregående år Kontrollrapport Tillsyns- och tillståndsnämnden Intern kontroll 2016, rapportering av åtgärder från föregående år Kontrollrapport Barn- och skolnämnden Intern kontroll 2016, rapportering av åtgärder från föregående år Kontrollrapport Vård- och omsorgsnämnden Intern kontroll 2016, rapportering av åtgärder från föregående år Kontrollrapport Överförmyndaren Intern kontroll 2016, rapportering av åtgärder från föregående år Kontrollrapport Osbybostäder AB Intern kontroll 2016, rapportering av åtgärder från föregående år Kontrollrapport Industrihus i Osby AB Intern kontroll 2016, rapportering av åtgärder från föregående år Kontrollrapport Intern kontroll Rapportering 2(45)

141 Fjärrvärme i Osby AB Intern kontroll 2016, rapportering av åtgärder från föregående år Kontrollrapport Intern kontroll Rapportering 3(45)

142 Osby kommun Sammanfattning Intern kontroll innebär att kommunens tillgångar tryggas och att risker minimeras, säkrar system och rutiner, samt säkerställer att resurser används i enlighet med antagna beslut. Säkrar att redovisningen sker på ett korrekt sätt, skyddar politiker och personal från oberättigade misstankar samt säkerställer att lagar, bestämmelser och överenskommelser efterlevs. Intern kontroll är ett medel för att uppnå effektivitet och säkerhet i en organisation. Nämnderna, var och en inom sitt område, ska säkerställa att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige har beslutat men även i överensstämmelse med de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnderna ska också säkerställa att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Planer för 2016 års interna kontrollarbete antogs av nämnder/styrelse och bolag årsskiftet 2015/2016. I enlighet med Osby kommuns reglemente för intern kontroll/"kvalitetssäkring" avrapporteras nämnders, styrelse och bolagens arbete med intern kontroll för år 2016 till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll inom Osby kommun samt att ta ställning till den interna kontrollens kvalitet, I samband avrapportering har inte några större avvikelser rapporterats. Förbättringsåtgärder har föreslagits inom en del områden, gällande bland annat översyn av rutiner, utbildningsinsatser mm. En del åtgärder har genomförts fortlöpande, för att förbättra säkerhet och kvalitet i verksamheten. Intern kontrollarbetet har under 2016 genomförts i hela Osby kommun, samt i kommunens helägda bolag, på ett tillfredsställande sätt i enlighet gällande reglemente. Intern kontroll Rapportering 4(45)

143 Kommunledningskontor Intern kontroll 2016, rapportering av åtgärder från föregående år Plan Rutin/system Kontrollmoment Sann olikhet Konsekvens Riskbedömning Ansva-rig Frekvens Metod Rappor tering till Klar Uppföljning verkställighet Beslut i kommun fullmäktige, nämnder och utskott Kansliet Årligen Förfråg an Kommu nfullmä ktige Datorkonto, hantering av dessa Att säkerställa rätt nivå av behörighet Systemt ekniker 1 ggr/år stickpr ov IT-chef 1 dec Virus och skadlig programkod kontroll att brandvägg och signaturfiler är uppdaterad Systemt ekniker 1 ggr/kvar tal stickpr ov IT-chef 1 dec Återläsning av säkerhetskopiering Säkerställa att återläsning kan göras Systemt ekniker 1 ggr/kvar tal stickpr ov IT-chef 1 dec Kompetensbortfall säkerställa att vi täcker upp för varandra samt att dokumentation finns Systemt ekniker 1 ggr/år full kontroll av dokum entatio n IT-chef 1 dec Förmåner/ arvoden Kontrollera redovisningen av förmåner och arvoden Lönean svarig 1 gång/år Stickpr ov HR chef 1 dec Psykosocial arbetsmiljö Undersökning av psykosocial arbetsmiljö med hjälp av medarbetarenkät HR konsult 1 gång/år Enkät HR Chef 1 dec Introduktion av nyanställda Säkerställa att checklistor följs och välkomst- USB lämnas HR konsult 1 gång/år Enkät HR Chef 1 dec Arbetstillfredsställelse Kontrollera risk för övertid HR konsult 1 gång/år Person alekon omiska redovis ningen KF 31 dec Personalförsörjning Risk för allt för stor personalomsättni ng samt svårt att rekrytera och behålla personal inom bristyrken HR konsult 1 gång/år Person alekon omiska redovis ningen KF 31 dec Försäkringar Kontrollera att vi har rätt försäkringar, alla objekt och verksamheter omfattas System ekonom 1 gång/år Säkers tälla proces s Ekono michef 31 dec Leverantörsbetalningar Kontrollera att vi betalar ut till rätt leverantör Redovi sningse konom 1 gång/år Stickpr ov och Ekono michef 31 dec Intern kontroll Rapportering 5(45)

144 Rutin/system Kontrollmoment Sann olikhet Konsekvens Riskbedömning Ansva-rig Frekvens Metod proces sen Rappor tering till Klar Löneutbetal ningar Kontrollera att löneassistenter rätt lön Budget ekonom 1 gång/år Stickpr ov Ekono michef 31 dec Kontrollrapport Kontrollmoment: Beslut i kommun fullmäktige, nämnder och utskott Enhet: Kansliet Kontroll av process Process (rutin/system): Kontroll utförd (datum): Uppföljning verkställighet Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Kansliet Processen behöver utvecklas Ja Resultat: Motionen "Angående gång och cykelväg till Lönsboda pistolskytteklubb och återvinningsgård" som bifölls av kommunfullmäktige den 15 juni 2015, 60, har ännu inte verkställts. Åtgärder: Kommunstyrelsens verksamhetsområde samhällsbyggnad har meddelat att gatuingenjören tar med motionens förslag i arbetet med en cykelplan för kommunen. Ja Ja Nej Kontrollmoment: Att säkerställa rätt nivå av behörighet Enhet: IT Kontroll av process Process (rutin/system): Kontroll utförd (datum): Datorkonto, hantering av dessa Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: IT-Systemtekniker Processen behöver utvecklas Nej Resultat: stickprov genomfört Åtgärder: Ja Ja Intern kontroll Rapportering 6(45)

145 Kontrollmoment: kontroll att brandvägg och signaturfiler är uppdaterad Enhet: IT Kontroll av process Process (rutin/system): Kontroll utförd (datum): Virus och skadlig programkod Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Systemtekniker Processen behöver utvecklas Nej Resultat: kontroll genomfört Åtgärder: Ja Ja Kontrollmoment: Säkerställa att återläsning kan göras Enhet: IT Kontroll av process Process (rutin/system): Kontroll utförd (datum): Återläsning av säkerhetskopiering Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Systemtekniker Processen behöver utvecklas Nej Resultat: kontroll genomfört Åtgärder: Ja Ja Kontrollmoment: säkerställa att vi täcker upp för varandra samt att dokumentation finns Enhet: IT Kontroll av process Process (rutin/system): Kompetensbortfall Kontroll utförd (datum): Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Systemtekniker Processen behöver utvecklas Nej Resultat: kontroll av kompetensöverföring gjord Åtgärder: Ja Ja Kontrollmoment: Kontrollera redovisningen av förmåner och arvoden. Enhet: Process (rutin/system): Förmåner/arvoden Kontroll av process Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Intern kontroll Rapportering 7(45)

146 Kontrollmoment: Kontroll utförd (datum): Kontrollera redovisningen av förmåner och arvoden. Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Löneansvarig Processen behöver utvecklas Resultat: Förmåner Vid granskning av förmåner kan det konstateras att endast kostförmåner har registrerats. Inga andra förmåner har administrerats via personalsystemet. Särskild kontroll av telefoni, om den ska göras, måste i sådana fall kontrolleras via fakturakontroll. Vidkontrollen av kostförmåner har resultatet varit att vid de tillfällen som en reseräkning har skrivits, t ex i samband med att den anställde ska ersättas med traktamente, har också kostförmåner varit markerade i hög utsträckning. Vi kan notera att det under 2016 varit en markant ökning av antalet redovisade kostförmåner vilket kan härledas till att när reseräkningen fylls i via personalsystemet har redovisningen ökat. Arvoden Vid kontroll av arvoden har inga särskilda avvikelser noterats. Politikerarvoden kommer in i rimlig tid efter förrättning/mötestillfälle. Avseende arvode till Gode män har detta förbättrats ansenligt sedan en tjänst med assistent har upprättats. Åtgärder: Förmåner: Fortsatt information via HR-enheten informerar och chefsträffar om att förmånsbeskattning ska ske av fria måltider vid alla tillfällen dessa ges. Förmåner: Fortsatt uppföljning via reseräkningsrutinen om. Kontrollmoment: Undersökning av psykosocial arbetsmiljö med hjälp av medarbetarenkät Enhet: Process (rutin/system): Kontroll utförd (datum): Psykosocial arbetsmiljö Kontroll av process Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: HR-konsult Processen behöver utvecklas Resultat: Den psykosociala arbetsmiljön undersöks i samband med de årliga skyddsronderna som sker på respektive arbetsplats. Arbetsmiljö är även en punkt som ska finnas med på dagordningen vid arbetsplatsträffar. Inom vård och omsorg har man startat ett arbete med att följa upp den psykosociala arbetsmiljön var tredje månad med hjälp av en enkät vars resultat diskuteras på arbetsplatsträffar. Vartannat år genomförs en medarbetarenkät där frågan behandlas genom olika frågeställningar. Arbetsmiljöverket har lanserat en ny föreskrift Organisatorisk och social arbetsmiljö vilken tydliggör arbetsgivarens ansvar i frågor som arbetsbelastning, kränkande särbehandling och arbetstid. Åtgärder: Fortsatt uppföljning via skyddsronder och enkäter. Fortlöpande arbetsmiljöutbildning för chefer och skyddsombud innehållande bland annat organisatorisk och social arbetsmiljö. Kontrollmoment: Säkerställa att checklistor följs och välkomst-usb lämnas Enhet: Process (rutin/system): Kontroll utförd (datum): Introduktion av nyanställda Kontroll av process Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: HR-konsult Processen behöver utvecklas Resultat: För att kontrollera i vilken omfattning checklistor följs och välkomst-usb lämnas vid introduktion av nya medarbetare har enkät lämnats ut till cheferna. Resultatet visar att 85% av de chefer som svarat använder sig av checklistan. Flera av dem har anpassat checklistan med fler punkter så att den passar deras verksamhet bättre. När det gäller användandet av USB-stickan så visar enkäten att 93% använder den som ett medel vid introduktionen. Åtgärder: Intern kontroll Rapportering 8(45)

147 Kontrollmoment: Säkerställa att checklistor följs och välkomst-usb lämnas Revidera USB-stickan så att ny vision och värdegrund finns med. Kontrollmoment: Kontrollera risk för övertid Enhet: Process (rutin/system): Kontroll utförd (datum): Arbetstillfredsställelse Kontroll av process Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: HR-konsult Processen behöver utvecklas Resultat: Metoden som använts är att mäta den skillnaden mellan den mertid/övertid som utförts motsvarande perioder under 2015 och Där kan konstateras att både mertid och övertid har ökat markant mellan åren (34,5% för mertid och 22,5% för övertid). Vid djupare analys av mertid, genom kontroll för flera år, kan noteras att 2015 sticker ut som ett år där vi har mycket färre mertidstimmar än övriga år, och om man jämför 2016 mot övriga år är det mer en normal mängd mertid. Avseende övertid kan däremot noteras att det kontinuerligt har ökat från 2013 och framåt. Åtgärder: Medvetandegöra verksamhetsområdescheferna om den ökande trenden för övertid och stötta i analys om vem/vilket område ökningen skett. Kontrollmoment: Risk för allt för stor personalomsättning samt svårt att rekrytera och behålla personal inom bristyrken Enhet: Process (rutin/system): Kontroll utförd (datum): Personalförsörjning Kontroll av process Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: HR-konsult Processen behöver utvecklas Resultat: Kontrollen innefattar risk för allt för stor personalomsättning samt svårt att rekrytera och behålla personal inom bristyrken. Uppföljning av personalomsättningen visar att omsättningen ökat succesivt sedan (2012-6,1%, ,7%, ,2% %). Av de 91 personer som slutat 2015 slutade 27 på grund av pension, 59 egen uppsägning och 5 på grund av arbetsbrist. Av de yrkesgrupper som slutat på egen begäran var den procentuellt högsta avgången socialsekreterare, sjuksköterskor, assistenter och handläggare/specialister. Inom läraryrket finns, sedan förra årets mätning, en tendens till ökad rörlighet. Åtgärder: Följa dokumentet Mål och åtgärder för attraktiv arbetsgivare. Fortsätta ta fram statistik gällande personalrörligheten. Ta fram kompetensförsörjningsplan. Intern kontroll Rapportering 9(45)

148 Kontrollmoment: Kontrollera att vi har rätt försäkringar, alla objekt och verksamheter omfattas Enhet: Process (rutin/system): Kontroll utförd (datum): Försäkringar Kontroll av process Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Systemekonom Processen behöver utvecklas Resultat: Under året är kontroll genomförd där genomgång av objekt och andra verksamhetsanknutna delar är uppdaterade för att tillse att rätt försäkringsnivå finns och är relevant till gällande behov. Åtgärder: Kontrollmoment: Kontrollera att vi betalar ut till rätt leverantör Enhet: Process (rutin/system): Kontroll utförd (datum): Leverantörsbetalningar Kontroll av process Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Redovisningsekonom Processen behöver utvecklas Resultat: Stickprov har gjorts av leverantörsutbetalningar under oktober månad. I samtliga kontrollerade fall har utbetalning skett till det konto leverantören uppgivet på fakturan. I ett fall, i samband med att leverantören använder factoringbolag, hade utbetalning skett till rätt bankgiro men ekonomisystemet visade på fel kund. Fullständig processbeskrivning saknas men rutinbeskrivningar finns över delprocesserna. Åtgärder: Rutinen för upplägg av leverantörer kommer att ses över. Även en genomgång av leverantörsregistret är påbörjat. Under 2017 ligger i ekonomikontorets handlingsplan att processkartläggning av leverantörsreskontran ska göras. Kontrollmoment: Kontrollera att löneassistenter rätt lön Enhet: Process (rutin/system): Kontroll utförd (datum): Löneutbetalningar Kontroll av process Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Budgetekonom Processen behöver utvecklas Resultat: Kontroll och rimlighetsbedömning har gjorts av nettolönerna per månad. Stickprov har gjorts att bokförda nettolöner överensstämmer med de belopp som finns på utbetalningslistorna. En rimlighetsbedömning har även gjorts att de avdrag och tillägg som finns är korrekta. Kontrollen visar på att utbetalningarna skett på ett korrekt sätt. Åtgärder: Intern kontroll Rapportering 10(45)

149 Fastighet Intern kontroll 2016, rapportering av åtgärder från föregående år Plan Kontrollmoment Sann olikh et Rutin/system Konsekvens Riskbedöm ning Ansvarig Frekvens Metod Rappor tering till Klar Avrop mot ramavtal entreprenöre r gällande fastighet. Alla avrop mot ramavtalsentrepr enörer skall vara skriftliga och dokumenteras Irene Frizson 1 gång/år Stickpr ov, 5 avrop Kommu nchef Hyresdebiter ing Kontroll av hyreskontrakt, att uppsägning skett vid rätt tid Irene Frizson 1 gång/år Stickpr ov 5 avtal Kommu nchef Upphandling : - byggentrep renad Genomgång av under året utförda upphandlingar Björn Svenss on 1 gång/år Stickpr ov 3 uppha ndlinga r Kommu nchef Inköp gällande fastighet Att gällande inköpsrutiner följs och att inköpen följer villkoren i ramavtalen Irene Frizson 1 gång/år Stickpr ov 5 inköp Kommu nchef Beslut kommunstyr elsen avseende fastighet Uppföljning av kommunstyrelsen s beslut avseende fastighet Irene Frizson 1 gång/år Kontrol l av diariet Kommu nchef Reservkraft Kontroll att reservkraft kopplas in vid strömavbrott Fastigh etsstrat eg 1 ggr/halv år stickpr ov Kommu nchef 1 decem ber Kontrollrapport Kontrollmoment: Alla avrop mot ramavtalsentreprenörer skall vara skriftliga och dokumenteras. Enhet: Process (rutin/system): Kontroll utförd (datum): Avrop mot ramavtal entreprenörer gällande fastighet. Kontroll av process Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Fastighetsassistent Processen behöver utvecklas Resultat: Kontroll av fem stycken fakturor att rekvisition samt att ramavtal finns och följs. Resultatet var att alla fem hade rekvisitioner samt följde gällande ramavtal. Nedan anges faktura samt kopplad rekvisition. 1. Fakt nr: 31535, Målerifirman Sture Persson AB - rekvisition PP Resultat ok. 2. Fakt nr: 5985FA , Stoby Målerifirma AB - rekvisition JA Resultat ok. 3. Fakt nr: 9444, Göinge Bygg & Fastighets AB - rekvisition JA Resultat ok. 4. Fakt nr:15573, Claessons Electriska AB - rekvisition PJ Resultat ok. 5. Fakt nr: 9093, Göinge Bygg & Fastighets AB - rekvisition KH Resultat ok. Intern kontroll Rapportering 11(45)

150 Kontrollmoment: Åtgärder: Alla avrop mot ramavtalsentreprenörer skall vara skriftliga och dokumenteras. Kontrollmoment: Kontroll av hyreskontrakt, att uppsägning skett vid rätt tid. Enhet: Process (rutin/system): Hyresdebitering Kontroll utförd (datum): Kontroll av process Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Fastighetsassistent Processen behöver utvecklas Resultat: Under året har ingen lokal blivit uppsagd. Åtgärder: Kontrollmoment: Genomgång av under året utförda upphandlingar. Enhet: Process (rutin/system): Kontroll utförd (datum): Upphandling: - byggentreprenad Kontroll av process Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Fastighetsstrateg Processen behöver utvecklas Resultat: Under året har inga byggentreprenader upphandlats. Åtgärder: Kontrollmoment: Att gällande inköpsrutiner följs och att inköpen följer villkoren i ramavtalen. Enhet: Process (rutin/system): Kontroll utförd (datum): Inköp gällande fastighet Kontroll av process Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Fastighetsassistent Processen behöver utvecklas Resultat: Kontroll av fem stycken fakturor att rekvisition samt att ramavtal finns och följs. Resultatet var att alla fem hade rekvisitioner samt följde gällande ramavtal. Nedan anges faktura samt kopplad rekvisition. 1. Fakt nr: 31535, Målerifirman Sture Persson AB - rekvisition PP Resultat ok. 2. Fakt nr: 5985FA , Stoby Målerifirma AB - rekvisition JA Resultat ok. 3. Fakt nr: 9444, Göinge Bygg & Fastighets AB - rekvisition JA Resultat ok. 4. Fakt nr:15573, Claessons Electriska AB - rekvisition PJ Resultat ok. 5. Fakt nr: 9093, Göinge Bygg & Fastighets AB - rekvisition KH Resultat ok. Åtgärder: Intern kontroll Rapportering 12(45)

151 Kontrollmoment: Uppföljning av kommunstyrelsens beslut avseende fastighet. Enhet: Process (rutin/system): Kontroll utförd (datum): Beslut kommunstyrelsen avseende fastighet Kontroll av process Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Fastighetsassistent Processen behöver utvecklas Resultat: För detta kontroll moment hänvisas till KS beslut 29, Dnr KS/2016: Åtgärder: Kontrollmoment: Kontroll att reservkraft kopplas in vid strömavbrott Enhet: Process (rutin/system): Reservkraft Kontroll utförd (datum): Kontroll av process Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Fastighetsstrateg Processen behöver utvecklas Resultat: Reservkraftsaggregaten kontrolleras med fastställda mellanrum under året och utförs då i samråd med verksamheten. Åtgärder: Intern kontroll Rapportering 13(45)

152 Kostorganisation Intern kontroll 2016, rapportering av åtgärder från föregående år Plan Kontrollmoment Sann olikh et Rutin/system Konsekvens Riskbedöm ning Ansvarig Frekvens Metod Rappor tering till Klar Specialkost Säkerställa att rutinen känd och används Kostch ef 1 gång/år Fråga till kök och chefer Synpunktsbl ankett Säkerställa att sammanställning görs och redovisas Vikarieanska ffning Säkerställa att rutinen känd och används Kontanthant ering Säkerställa att insättningar sker tillräckligt ofta Kostch ef 1 gång/år Fullstä ndig kontroll Sjukskrivnin gar Säkerställa uppföljning av sjukskrivningar i HRM/PA Kostch ef 1 gång/år Kontak ta person al för statisti k APT Säkerställa att APT genomförs tillräckligt ofta Enkäter Säkerställa att de skickats och sammanställts Kontrollrapport Kontrollmoment: Säkerställa att rutinen känd och används Enhet: Kostorganisationens enheter Kontroll av process Process (rutin/system): Kontroll utförd (datum): Specialkost Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Kostchef Processen behöver utvecklas Ja Resultat: I dagsläget används olika rutiner i olika enheter. Fel kost har serverats vid ett antal tillfällen pga bristande kommunikation och märkning. Inga livshotande eller alvarliga konsekvenser som följd. Åtgärder: Säkerställa att likvärdiga rutiner sker på samtliga enheter. Alla enheter har fått direktiv om att säkerställa märkning. Bristen av kommunikation mellan beställare och kök har påtalats. Några enheter är utrustade med epipen och säkerställd information då det finns elever där felaktig kost kan vara livshotande. Nej Ja Intern kontroll Rapportering 14(45)

153 Kontrollmoment: Säkerställa att insättningar sker tillräckligt ofta Enhet: Kostorganisationens enheter Kontroll av process Process (rutin/system): Kontroll utförd (datum): Kontanthantering Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Kostchef Processen behöver utvecklas Ja Resultat: I samband med nya regler för kontanthantering från banken försvårades det rutinmässiga arbetet. Åtgärder: Nya regler för mynthantering möjliggör en förbättrad hantering. Översyn av rutiner är inplanerad. Nej Nej Kontrollmoment: Säkerställa uppföljning av sjukskrivningar i HRM/PA Enhet: Kostorganisationens personal Kontroll av process Process (rutin/system): Kontroll utförd (datum): Sjukskrivningar Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Kostchef Processen behöver utvecklas Ja Resultat: I dagsläget används olika rutiner i olika enheter. Generella regler följs. Åtgärder: Säkerställa att likvärdiga rutiner sker inom hela kostorganisationen Nej Ja Intern kontroll Rapportering 15(45)

154 Utbildning och arbete Intern kontroll 2016, rapportering av åtgärder från föregående år Plan Rutin/system Kontrollmoment Sann olikhet Konsekvens Riskbedömning Ansvarig Frekvens Metod Rappor tering till Klar Plan hot och våld Upprätta gemensam dokumentation Kvalitetsutvecklare Enhets anpassade planer Verksamhetsområdeschef Ja Utveckling programpriser Rätt prisnivå och korrekt beräkningsunderlag Verksamhetscontroller Budget underlaget Verksamhetsområdeschef Ja Social dokumentation/granskning genomförandeplaner Enhets chef Ska finnas för samtliga klienter inom Vuxenenheten Dokumentation Verksamhetsområdeschef Ja Uppföljning tillbud skada Chefer/ rektorer Rutiner/information Information Verksamhetsområdeschef Nej Start SFI undervisning inom 3 månader Kvalitetssäkring av verksamhet Rektor vuxenutbildningen Anpassa förutsättningarna till antalet individer Verksamhetsområdeschef Nej Kontrollrapport Kontrollmoment: Plan hot och våld Enhet: Enheter inom Utbildning och arbete Kontroll av process Process (rutin/system): Kontroll utförd (datum): Upprätta gemensam dokumentation Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Verksamhetsutvecklare Processen behöver utvecklas Ja Resultat: Har inom UoA skett gemensam utbildning inom ämnet Hot- och våld. Alla enheter har tagit fram planer för Hot- och våld. För skolorna finns en kommunövergripande plan som tagits fram av HR. Kopplat till denna ska sedan skolorna plocka fram sina lokala planer utifrån sin verksamhet och sina särskilda behov. Åtgärder: Verksamheterna inom UoA ska årligen på personalmöten informera anställda om planen för hot och våld. Ja Ja Nej Intern kontroll Rapportering 16(45)

155 Kontrollmoment: Utveckling av programpriser gymnasieskolan Enhet: Process (rutin/system): Kontroll utförd (datum): Utförs centalt av verksamhetscontroller Utbildning och arbete Rätt prisnivå och korrekta beräkningsunderlag Kontroll av process Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Verksamhetscontroller Processen behöver utvecklas Ja Resultat: Programpriserna har under de par senaste åren sjunkit. Osby kommun har haft förhållandevis låga priser inom samverkansområdet och nationellt. Detta beror till stor del på oförändrad kostnadsbudget för Ekbackeskolan samtidigt som elevantalet dramatiskt har ökat. Till budget 2017 kommer verksamheten att vidta ett nytt resursfördelningssystem/budgetsystem. Det innebär att gymnasieskolan kommer få en elevpeng/gymnasieelev och därmed klara av att finansiera samtliga elever inom den tilldelningen. Detta är nu möjligt utifrån det ökade elevantalet. Inför programprisberäkningen 2017 kommer priserna att justeras uppåt. Introduktionsprogrammet har blivit en egen kostnadsenhet där resurstilldelningen har ökat för att höja och upprätthålla kvalitet i undervisning. Även detta bidrar till högre prissättning av programmet. Åtgärder: I programprisberäkningen ingår lokaler, undervisning, läromedel, skolhälsovård, kurator samt måltider och administration (3% pålägg på bidragsbelopp). Den stora svårigheten att fördela är kostnaden för lokalerna. Nej Nej Ja Kontrollmoment: Social dokumentation/granskning genomförandeplaner Vuxenenheten Enhet: Vuxenenheten Kontroll av process Process (rutin/system): Kontroll utförd (datum): Ska finnas för samtliga klienter Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Enhetschef Vuxenenheten Processen behöver utvecklas Ja Resultat: Verksamheten har 28 boendestödsärenden och 25 av dem har aktuella genomförandeplaner. Detta är ett mycket gott resultat. Det är svårt att nå 100% eftersom det ofta finns några nya ärenden där genomförandeplaner inte hunnit skapas. Genomförandeplanen bidrar till att säkerställa klientens delaktighet och att rätt insats utförs mot bakgrund av uppdraget. Det bidrar också till att klienten kan få rätt stöd även om en vikarie arbetar då genomförandeplanen blir det som tydliggör hur arbetet ska utföras. Det gör det också lättare att utvärdera om insatsen gjort nytta då det finns en röd tråd ifrån utredda behov till genomförande av insats. Åtgärder: Ja Ja Ja Kontrollmoment: Uppföljning tillbud/skada Flexite Enhet: samtliga Kontroll av process Process (rutin/system): Kontroll utförd (datum): Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Processen behöver utvecklas Ja Resultat: Flexite har ersatts av nytt system, KIA. Det är fortfarande få anmälningar av tillbud och skada. Flexite upplevs som krångligt och övergången till nytt system ska förhoppningsvis minska denna uppfattning. Åtgärder: Nej Nej Ja Intern kontroll Rapportering 17(45)

156 Kontrollmoment: Uppföljning tillbud/skada Flexite Kontrollmoment: Start SFI undervisning inom 3 månader Enhet: Vuxenutbildningen Kontroll av process Process (rutin/system): Kontroll utförd (datum): Kvalitetssäkring av följsamhet av lagkrav Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Rektor Vuxenutbildningen Processen behöver utvecklas Nej Resultat: För närvarande lever vi inte upp till lagens föreskrivna krav. Skälen till detta är i huvudsak två. Det första är att verksamheten har brist på utbildade lärare, en brist som är lika för alla kommuner i landet, och det andra är att lämpliga lokaler ännu inte finns för att bedriva undervisning i större skala än idag. För kategorin nyanlända enligt 11 är väntetiden förnärvarande ca 3 månader. För kategorin invandrare som inte omfattas av lagen om etableringsinsatser är väntetiden ca 6 månader. Åtgärder: Åtgärder för att minska väntetiden pågår. Lokalproblemet är tänkt att lösas genom att flytta hela vuxenutbildningen till för verksamheten anpassade lokaler. Under oktober månad 2014 hade man inledande möten med kommunens fastighetsstrateg. Verksamheten räknar med att kunna flytta in i nya lokaler hösten Då finns realistiska möjligheter att klara lokalbehovet. Däremot kvarstår problemet med att rekrytera kompetent personal men möjligheten är större när vi kan erbjuda moderna, nybyggda och anpassade lokaler. Utifrån detta räknar verksamheten med att korta kötiderna under hösten Skollagen 22 kap 11 Hemkommunen är skyldig att ge Utbildningen ska finnas tillgänglig så snart som möjligt efter det att en rätt till utbildning i svenska för invandrare inträtt. Om det inte finns särskilda skäl ska utbildningen kunna påbörjas inom tre månader.varje kommun ska aktivt verka för att en nyanländ som omfattas av lagen (2010:197) om etableringsinsatser för vissa nyanlända invandrare kan påbörja utbildningen inom en månad från det att den nyanlände anmält sig till utbildning i svenska för invandrare hos kommunen. (SFS 2010:877) Skollagen 22 kap 13 En person har rätt att delta i utbildning i svenska för invandrar från och med andra kalenderåret det år han eller hon fyller 16 år om han eller hon 1. är bosatt i landet, och 2. saknar sådana grundläggande kunskaper i svenska språket som utbildningen syftar till att ge. Ja Ja Ja Intern kontroll Rapportering 18(45)

157 Samhällsbyggnad, exkl. VA-verksamheten Intern kontroll 2016, rapportering av åtgärder från föregående år Plan Rutin/system Kontrollmoment Sann olikhet Konsekvens Riskbedömning Ansvarig Frekvens Metod Rappor tering till Klar Funktionskontroll/ besiktning lekplatser Kontrollera att rutiner är uppdaterade och följs. Två gånger, en vår och en höst Mikael Svensson Inventering Driftchef Funktionskontroll/ besiktning badplatser Kontrollera att rutiner är uppdaterade och följs Kenth Olsson Två gånger, en före säsong och en efter. Inventering Driftchef Säker utrustning Säkerställa att utrustningen är godkänd Jan Persson Löpande Inventering Räddningschef Rätt utbildning Säkerställa att personalen har rätt utbildning för att uppfylla arbetsmiljöregler Peter Dubrefjord / Jimmie Ask Löpande Inventering VOchef Rätt utbildning Säkerställa att personalen har rätt utbildning för att uppfylla arbetsmiljöregler Tobias Stensson Löpande Inventering VOchef Riskhantering Kontrollera att stängningsrutiner följs. 1 gång per år Reja Sofiadotter Collberg Inventering VOchef Ensamarbete Kontrollera att rutiner för ensamarbete följs i Simhallar. 1 gång per år Fredrik Johnsson Inventering KoFchef Ensamarbete Kontrollera att rutiner för ensamarbete följs på Turistbyrån. 1 gång per år Inga-Lill Bostöm / Johanna Häggberg Inventering KoFchef Kontrollrapport Intern kontrollpunkt: Funktionskontroll / besiktning lekplatser Enhet: Driftenheten Kontroll av process Process (rutin/system): Övrigt Kontroll utförd (datum): Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Mikael Svensson Processen behöver utvecklas Nej Ja Ja Intern kontroll Rapportering 19(45)

158 Intern kontrollpunkt: Funktionskontroll / besiktning lekplatser Resultat: Rutinför funktionskontroll samt besiktning av lekplatser finns och är uppdaterade och följs. Åtgärder: - Intern kontrollpunkt: Funktionskontroll / besiktning badplatser Enhet: Driftenheten Kontroll av process Process (rutin/system): Övrigt Kontroll utförd (datum): Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Kenth Olsson Processen behöver utvecklas Resultat: Finns inga dokumenterade rutiner. Åtgärder: Under 2017 ska dokumenterad rutin/processbeskrivning med checklista tas fram. Nej Ja Intern kontrollpunkt: Säker utrustning Enhet: Räddningstjänsten Kontroll av process Process (rutin/system): Övrigt Kontroll utförd (datum): Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Jan Persson Processen behöver utvecklas Resultat: Den rökskyddsutrustning som används för rök- och kemdykning är i huvudsak kontrollerad och godkänd. Några äldre uppsättningar rökskydd som används som reservutrustning är inte kontrollerade. Kemskyddsdräkter är inte heller kontrollerade. Åtgärder: Nya rutiner för att inventera och säkerställa kontroll av all utrustning som ska omfattas av regelbundna kontroller ska tas fram under Äldre kemdräkter ska ersättas med moderna varianter som inte kräver samma underhåll och kontroll. Intern kontroll Rapportering 20(45)

159 Intern kontrollpunkt: Rätt utbildning / Räddningstjänsten Enhet: Räddningstjänsten Kontroll av process Process (rutin/system): Övrigt Kontroll utförd (datum): Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Jimmie Ask Processen behöver utvecklas Resultat: All relevant personal har under året genomgått motorsågsutbildning behörighet A och F samt delegationsutbildning i syrgas och repetitionsutbildning IVPA. Löpandeutbildning i BAM för arbetsledare har också genomförts enligt turordning från HR-enheten. 5 nyanställda har genomgått preparandutbildning och 4 av dem hargenomfört MSBs grundutbildning för brandmän. 2 st har genomfört MSBs utbildning att bli behöriga räddningsledare. Åtgärder: Fortsatt kontroll av utbildningar ska ske och en ny rutin för uppföljning tas fram. Intern kontrollpunkt: Rätt utbildning / Driftenheten Enhet: Driftenheten Kontroll av process Process (rutin/system): Övrigt Kontroll utförd (datum): Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Tobias Stensson Processen behöver utvecklas Ja Resultat: Kontroll utbildningslistan Åtgärder: Uppdaterat utbildningslista och planerat framtida utbildningar för att säkerställa att de anställda har rätt utbildningar. Nej Intern kontrollpunkt: Riskhantering Enhet: Kultur och fritid Kontroll av process Process (rutin/system): Övrigt Kontroll utförd (datum): Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Reia Sofiadotter Collberg Processen behöver utvecklas Nej Resultat: I samband med skyddsrond på stationshuset den 16 november 2016 har stängningsrutinerna kontrollerats med fokus på ensamarbete och kassahantering. Åtgärder: Öppettiderna på turistbyrån har förändrats för att minska riskerna vid stängning och bankning. Detta medför att bankning av kassan kan göras på dagtid. Denna åtgärd är även till för minimering av riskerna vid ensamarbete. Bärbart larm har också beställts. Förslag till åtgärder har lämnats in till politiken i samband med budgetprocess Nej Ja Intern kontroll Rapportering 21(45)

160 Intern kontrollpunkt: Ensamarbete / Simhallar Enhet: Kultur och fritid Kontroll av process Process (rutin/system): Övrigt Kontroll utförd (datum): Görs i samband med schemaläggning Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Fredrik Johnsson Processen behöver utvecklas Resultat: Rutiner för ensamarbete finns på simhallarna och ensamarbete förekommer främst på morgonen. Åtgärder: Kvarstår som kontrollmoment Intern kontrollpunkt: Ensamarbete / Turistbyrån Enhet: Kultur och fritid Kontroll av process Process (rutin/system): Övrigt Kontroll utförd (datum): Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Johanna Häggberg Processen behöver utvecklas Resultat: Harkontrollerats i samband med skyddsrond den 16 november Åtgärder: Öppettiderna på turistbyrån har förändrats för att minska riskerna vid ensamarbete. Bärbart larm har beställts och förslag till åtgärder har lämnats in till politiken i samband med budgetprocess Intern kontroll Rapportering 22(45)

161 Tillsyns- och tillståndsnämnden Intern kontroll 2016, rapportering av åtgärder från föregående år Plan Rutin/system Kontrollmoment Sann olikhet Konsekvens Riskbedömning Ansvarig Frekvens Metod Rappor tering till Klar Nämndsbeslut Uppföljning av verkställighet En gång Miljöoch byggchef Kontroll av pågående ärende. Tillsyns -och tillstånd snämnden Delegationsanmälan och rapportering Att delegationsordningen följs En gång Förvaltningssekreterare/ miljöärende Stickprov, 10 Tillsyns -och tillstånd snämnden Delegationsanmälan och rapportering Att delegationsordningen följs En gång Förvaltningsassistent/ byggärende Stickprov, 10 Tillsyns -och tillstånd snämnden Inköp Att ramavtal/avtal följs En gång Byggnadsinspektör Stickprov, 10 Tillsyns -och tillstånd snämnden Bisyssla Anmälan om bisyssla En gång Miljöoch byggchef Förfrågan till anställd Tillsyns -och tillstånd snämnden Kontrollrapport Intern kontrollpunkt: Nämndsbeslut Enhet: Miljö-och bygg Kontroll av process Process (rutin/system): Övrigt Kontroll utförd (datum): Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Miljö-och byggchef Processen behöver utvecklas Nej Resultat: Av 10 slumpvis utvalda ärenden inom dels miljö, dels bygg var det en 100 % verkställighet Åtgärder: Ja Ja Intern kontroll Rapportering 23(45)

162 Intern kontrollpunkt: Delegationsanmälan och rapportering / Miljö Enhet: Miljö-och bygg Kontroll av process Process (rutin/system): Övrigt Kontroll utförd (datum): Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Förvaltningssekreterare/ miljöärende Processen behöver utvecklas Nej Resultat: I 10 slumpvis utvalda miljöärenden fanns ingen avvikelse från delegationsordningen Åtgärder: Ja Ja Intern kontrollpunkt: Delegationsanmälan och rapportering / Bygg Enhet: Miljö-och bygg Kontroll av process Process (rutin/system): Övrigt Kontroll utförd (datum): Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Förvaltningsassistent/ byggärende Processen behöver utvecklas Nej Resultat: I 10 slumpvis utvalda byggärenden fanns ingen avvikelse från delegationsordningen Åtgärder: Ja Ja Intern kontrollpunkt: Inköp Enhet: Miljö-och bygg Kontroll av process Process (rutin/system): Övrigt Kontroll utförd (datum): Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Byggnadsinspektör Processen behöver utvecklas Nej Resultat: Ramavtal har följts vid alla inköp. Avvikelse är inköp av bullermätare med anledning av att ramavtal saknas Åtgärder: Nej Ja Intern kontroll Rapportering 24(45)

163 Intern kontrollpunkt: Bisyssla Enhet: Miljö-och bygg Kontroll av process Process (rutin/system): Övrigt Kontroll utförd (datum): Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Miljö-och byggchef Processen behöver utvecklas Nej Resultat: Bedömningen är att ingen bisyssla förekommer som är oförenlig med nämndens verksamhet. Åtgärder: Ja Ja Intern kontroll Rapportering 25(45)

164 Barn- och skolnämnden Intern kontroll 2016, rapportering av åtgärder från föregående år Plan Rutin/system Kontrollmoment Sann olikhet Konsekvens Riskbedömning Ansvarig Frekvens Metod Rappor tering till Klar Rapportering av tillbud/skada /risk Att säkerställa att rutinerna för anmälan av tillbud/skada/risk följs Handläggare Barn och skola 2 ggr/år Fullständig kontroll Verksamhetsområdeschef 1 juni och 1 decem ber Attest av faktura Att säkerställa att betalningar sker i tid Handläggare Barn och skola 2 ggr/år Fullständig kontroll Verksamhetsområdeschef 1 juni och 1 decem ber Utredningstid Barn- och familjeenheten Att säkerställa att det finns väl fungerande rutiner inom Barn- och familjeenheten Förste socialsekreterare 2 ggr/år Fullständig kontroll Verksamhetsområdeschef 1 juni och 1 decem ber Orosanmälan grundskola och förskola Att säkerställa att det finns väl fungerande rutiner inom förskola och fritidshem för orosanmälan enligt socialtjänstlagen 14 kap 1 samt att dessa följs Chef för Elevhälsan 2 ggr/år Stickprov Verksamhetsområdeschef 1 juni och 1 decem ber Resor och skolskjuts för barn och elever Att säkerställa att det finns väl dokumenterade rutiner vid skolskjuts och resor för barn och elever samt att dessa följs Verksamhetscontroller 2 ggr/år Fullständig kontroll Verksamhetsområdeschef 1 juni och 1 decem ber Kontanthantering Att säkerställa att kontanthantering sker i mycket begränsad omfattning och att det finns dokumenterade och fungerande rutiner i de fall kontanthantering förekommer Handläggare Barn och skola 2 ggr/år Fullständig kontroll Verksamhetsområdeschef 1 juni och 1 decem ber Utdrag ut belsastningsregistret Att säkerställa att personal som inte är tillsvidareanställd lämnar utdrag från belastningsregistret årligen och att det finns väl fungerande rutiner för detta Vikarieanskaff are 2 ggr/år Fullständig kontroll Verksamhetsområdeschef 1 juni och 1 decem ber Intern kontroll Rapportering 26(45)

165 Rutin/system Kontrollmoment Sann olikhet Konsekvens Riskbedömning Ansvarig Frekvens Metod Rappor tering till Klar Anmälan diskriminerin g och kränkande behandling Att säkerställa att rutinen för anmälan till huvudmannen vid diskriminering och kränkande behandling följs samt att det finns likvärdighet i bedömningen av när en anmälan ska göras Utveckli ngsstrat eg grundsk ola/utv eckling sstrateg förskola 2 ggr/år Fullstä ndig kontroll Verksa mhetso mrådes chef 1 juni och 1 decem ber Kontrollrapport Kontrollmoment: Att säkerställa att rutinerna för anmälan av tillbud/skada/risk följs Enhet: Barn och skola Kontroll av process Process (rutin/system): Kontroll utförd (datum): Rapportering av tillbud/skada/risk Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Handläggare Barn och skola Processen behöver utvecklas Ja Resultat: Det finns kommunövergripande rutiner för rapportering av risk, skada och tillbud. För närvarande används ett system som heter Flexite, men under 2017 kommer detta att fullt ut ersättas av KIA. Rutinen för anmälan av risk, tillbud och skada är väl inarbetad, men trots detta anmäls få risker och tillbud. En orsak till detta kan vara att det råder en osäkerhet kring vad som ska rapporteras in och att det system som tidigare använts har upplevts som svårarbetat. Under hösten 2016 har de flesta av Barn och skolas verksamheter fått information om de nya systemet för inrapportering, samt allmän information om vad som ska rapporteras som risk, skada och tillbud. Åtgärder: Under början av 2017 kommer resterande verksamheter att få information om KIA. Det finns även behov av mer information om KIA inom vissa verksamheter. Förhoppningen är att antalet anmälningar av risker och tillbud kommer att öka för att på så leda till ett minskat antal skadetillfällen. Införandet av KIA kommer att följas upp under 2017 och mer fokus kommer att läggas på analys av de anmälningar som gjorts, för att på så sätt kunna arbeta mer förbyggande. Ja Nej Kontrollmoment: Att säkerställa att betalningar sker i tid Enhet: Barn och skola Kontroll av process Process (rutin/system): Kontroll utförd (datum): Attest av faktura Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Handläggare Barn och skola Processen behöver utvecklas Ja Resultat: Under 2016 har skriftliga rutiner för fakturahantering inom Ban och skolas verksamheter upprättats. Denna rutin fungerar för närvarande tillfredställande. I de fall fakturorna inte betalas i tid beror det oftast på att fakturan är delad mellan olika verksamhetsområden och att ingen tar på sig huvudansvaret för fakturan. Åtgärder: För att undvika att delade fakturor inte betalas i tid kan en fakturaansvarig utse, exempelvis den som står som referens på fakturan. Denna person har sedan som uppgift att fördela kostnaderna på fakturan och se till att fakturan betalas i tid. För att undvika problem vid sjukdom och ledighet ska attestreglementet uppdateras löpande och det ska säkerställas att det finns ersättare för samtliga attestanter, samt att dessa har rätt behörighet. Ja Ja Intern kontroll Rapportering 27(45)

166 Kontrollmoment: Att säkerställa att utredningstider inom Barn- och familjeenhetens verksamhet följer gällande lagstiftning samt att det finns fungerande rutiner som säkerställer detta Enhet: Barn och skola Kontroll av process Process (rutin/system): Kontroll utförd (datum): Utredningstid Barn- och familjeenheten Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Förste socialsekreterare Processen behöver utvecklas Nej Resultat: Kontrollen gäller utredningar som har inletts med anledning av - Anmälan/ annat sätt 0-17 år - Ansökan 0-17 år - Pågående LVU-ärende - Yttrande Under perioden till har 81utredningar varit pågående hos Barn- och familjeenheten. Utav dessa har 27utredningar inte slutförts inom fyra månader. 13 av dessa 27 utredningar harfullföljts inom utredningstiden men inte sammanställts och/eller avslutats i systemet. I 1 av de 27 utredningarna har det fattats ett formellt beslut om att förlänga utredningen. Åtgärder: - Tätare uppföljning än 1 ggr/månad gällande pågående utredningar och utredningstider. - Tydliggöra rutiner gällande utredningsplanering - Tydligare rutiner för 1:e socialsekreterare gällande handledning till socialsekreterare - Tydligare rutiner gällande genomläsning av utredningarna Ja Nej Kontrollmoment: Att säkerställa att det finns väl fungerande rutiner inom förskola och fritidshem för orosanmälan enligt socialtjänstlagen 14 kap 1 samt att dessa följs Enhet: Barn och skola Kontroll av process Process (rutin/system): Övrigt: Kontroll utförd (datum): Orosanmälan förskola och grundskola Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Chef för Elevhälsan Processen behöver utvecklas Ja Resultat: Det finns delvis fungerande rutiner för orosanmälningar på förskola och grundskola, men behov av fortsatta insatser som stärker samverkan upplevs. Åtgärder: Framtagna rutiner för samverkan mellan socialtjänst, förskola och grundskola. Kompetensutvecklingsinsatser har genomförts för personal inom grundskola tillsammans med personal från socialtjänsten, för att öka medvetenheten och samverkan. Liknande kompetensinsatser kommer genomföras med regelbundenhet. Rutiner för samverkan socialtjänst, förskola och grundskola utvärderas årligen av förvaltningschef, områdeschefer förskola, grundskola och enhetschef Barn och familj. Ja Ja Kontrollmoment: Att säkerställa att det finns väl dokumenterade rutiner vid skolskjuts och resor för barn och elever samt att dessa följs Enhet: Barn och skola Kontroll av process Process (rutin/system): Kontroll utförd (datum): Resor och skolskjuts för barn och elever Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Verksamhetscontroller Processen behöver utvecklas Ja Resultat: Ja Nej Intern kontroll Rapportering 28(45)

167 Kontrollmoment: Att säkerställa att det finns väl dokumenterade rutiner vid skolskjuts och resor för barn och elever samt att dessa följs Barn- och skolnämnden har fattat beslut om ett nytt skolskjutsreglemente och det kommer att implementeras fullt ut under Vid resor för barn och elever, utöver skolskjuts, finns väl fungerande rutiner. Åtgärder: Nytt skolskjutsreglemente implementeras fullt ut under Kontrollmoment: Att säkerställa att kontanthantering sker i mycket begränsad omfattning och att det finns dokumenterade rutiner i de fall det förekommer Enhet: Barn och skola Kontroll av process Process (rutin/system): Kontroll utförd (datum): Kontanthantering Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Handläggare Barn och skola Processen behöver utvecklas Ja Resultat: Det finns kommunövergripande rutiner för kontanthantering, men det finns inga verksamhetsspecifika rutiner för Barn och skola. Kontanthanteringen inom Barn och skola är mycket begränsad och uppgår inte till några högre belopp. Det finns för närvarande försäljning på öppna förskolan, samt på skolornas elevcaféer. Den övergripande rutinen för kontanthantering är förnärvarande inte känd i alla verksamheter där kontanthantering förekommer. Åtgärder: Under 2017 kommer den övergripande rutinen för kontanthantering att förmedlas till samtliga verksamheter där kontanthantering förekommer. Uppföljning kommer att ske för att säkerställa att rutinen följs. I de fall det anses nödvändigt kommer verksamhetsspecifika rutiner att upprättas. Ja Nej Kontrollmoment: Att säkerställa att personal som inte är tillsvidareanställd lämnar utdrag från belastningsregistret årligen och att det finns väl fungerande rutiner för detta Enhet: Barn och skola Kontroll av process Process (rutin/system): Kontroll utförd (datum): Utdrag ur belastningsregistret Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Vikarieanskaffare Processen behöver utvecklas Nej Resultat: Utdragbegärs in av Vikariebanken (system) 1 gång/år. Detta sköts automatiskt av vikariebanken. De vikarier som inte lämnar in nytt utdrag innan det gamla går ut stängs automatiskt och kan inte bokas. Åtgärder: Åtgärder har vidtagits genom att använda Vikariebanken som verktyg för vikarietillsättningen. Ja Ja Intern kontroll Rapportering 29(45)

168 Kontrollmoment: Att säkerställa att upphandling görs och att ingångna avtal följs Enhet: Barn och skola Kontroll av process Process (rutin/system): Kontroll utförd (datum): Inköp och upphandling Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Verksamhetscontroller Processen behöver utvecklas Resultat: Inom vissa områden finns det brister som behöver åtgärdas. Det upplevs i verksamheten ibland svårt att veta var man ska göra inköp, vilka avtal som finns samt att hitta enkel information om detta. Åtgärder: Om det kommer en faktura från en leverantör som kommunen inte har avtal med så ska en påminnelse om att använda rätt leverantörer skickas till den som gjort inköpet. I kommunen pågår ett arbete med att införa ett nytt system för inköp och fakturahantering som gör det enklare att hitta rätt leverantör. Nej Kontrollmoment: Att säkerställa att rutinen för anmälan till huvudmannen vid diskriminering och kränkande behandling följs samt att det finns likvärdighet i bedömningen av när en anmälan ska göras Enhet: Barn och skola Kontroll av process Process (rutin/system): Kontroll utförd (datum): Kontrollansvarig: Resultat: Anmälan diskriminering och kränkande behandling Utvecklingsstrateg grundskola/utvecklingsstrateg förskola Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Processen behöver utvecklas Rutinen för anmälan fungerar nu tillfredställande. Det finns också en likvärdig bedömning i när en anmälan ska göras. Åtgärder: Under hösten 2016 har utbildningsinsatser genomförts. Bland annat har Barn och elevombudet varit i Osby och utifrån lagstiftning utbildat/informerat förskolechefer, rektorer, elevhälsopersonal och förvaltningsledning om vad som gäller. Detta har också skapat en större likvärdighet kring när en anmälan ska göras. En ny anmälningsblankett har tagits i bruk, vilket underlättar såväl rapportering som uppföljning. Sammantaget kan sägas att numera fungerar rutinen tillfredsställande. Det finns också en likvärdig syn på när en anmälan ska göras. Ja Ja Ja Intern kontroll Rapportering 30(45)

169 Vård- och omsorgsnämnden Intern kontroll 2016, rapportering av åtgärder från föregående år Plan Rutin/system Kontrollmoment Sann olikhet Konsekvens Riskbedöm ning Ansvarig Frekvens Metod Rappor tering till Klar Nutritionspolicy Kontroll av att nattfasta på särskilt boende inte överstiger 11 timmar MAS 2 ggr/år Fullständig kontroll VON Ja Bedömning av munhälsa i ordinärt boende Kontroll att bedömning görs enligt rutin för ROAG MAS 2 ggr/år Kontroll i Senior Alert VON Ja Riktlinjer för hantering av privata medel Att rutiner följs i ordinärt och särskilt boende Ech 2 ggr/år Stickprov VON Ja Rutin förriskbedömning i ordinärt boende Att riskbeömning görs enligt rutin Ech 1 gng/år Inventering VON Ja Rutin för riskbedömning i SÄBO Att riskbeömning görs enligt rutin Ech 1 gng/år Inventering VON Ja Kontrollrapport Kontrollmoment: Hantering av privata medel i ordinärt boende Enhet: Ordinärt boende. Kontroll av process Process (rutin/system): Kontroll utförd (datum): Hantering av privata medel Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Enhetschefer Processen behöver utvecklas Ja Resultat: Rutinen om hantering av privata medel har under våren reviderats. Inom ordinärt boende blev två enhetschefs tjänster vakanta och arbete med att informera om förändringar och implementera dessa har inte genomförts. Åtgärder: Uppdrag till nytillträdda enhetschefer att göra förändringar kända ute i verksamheterna och implementera dessa. Fortsatt kontroll under Ja Nej - Intern kontroll Rapportering 31(45)

170 Kontrollmoment: Hantering av privata medel i särskilt boende Enhet: Särskilt boende Kontroll av process Process (rutin/system): Kontroll utförd (datum): Hantering av privata medel Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Enhetschefer Processen behöver utvecklas Nej Resultat: Process finns och fungerar lite olika på de olika enheterna. I bilaga finns uppdelning på de fyra boenden vi har. Inget boende fungerar till 100 %. Åtgärder: Enhetscheferna uppmanas göra rutinerna kända och tillse att de följs. Bedömningen är dock att rutinen finns och att det handlar om att tillse att den efterföljs bättre. Behov av fortsatt kontroll 2017 bedöms inte aktuellt. Resultat från de olika enheterna i bilaga. Ja Nej Kontrollmoment: Riskbedömningar i ordinärt boende Enhet: Ordinärt boende Kontroll av process Process (rutin/system): Riskbedömningar Kontroll utförd (datum): Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Enhetschefer Processen behöver utvecklas Ja Resultat: De vakanser vi haft på ledningssidan under året har gjort att detta arbete inte kunnat prioriteras. Någon meningsfull kontroll har därför inte kunnat göras. Hemtjänsten i Lönsboda där enhetschef funnits hela året har kommit längre och där har det i något över hälften av brukarnas boenden gjorts riskbedömningar. Åtgärder: Framtagande och implementering av rutin kommer att ske även i Osby under Avsikten med denna rutin är att säkerställa arbetsmiljön i den enskildes bostad i såväl ordinärt som särskilt boende. Saker som möjlighet att använda olika typer av hjälpmedel, storlek och utformning av toalett och hygienutrymmen ska bedömas ur ett riskperspektiv för både personal och brukare. Ja Nej Nej Kontrollmoment: Riskbedömningar i särskilt boende Enhet: Särskilt boende Kontroll av process Process (rutin/system): Riskbedömningar Kontroll utförd (datum): Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Enhetschefer Processen behöver utvecklas Resultat: För merparten av våra boenden har riskbedömning gjorts för samtliga. På Bergfast har man inte kommit lika långt och där ligger antalet strax under 40 %. Åtgärder: Enhetschefer tillser att det även fortsättningsvis görs riskbedömningar. På Bergfast implementeras rutinen i hela verksamheten. I intern kontroll även Ja Nej Intern kontroll Rapportering 32(45)

171 Kontrollmoment: Nutritionspolicy Enhet: Särskilt boende Kontroll av process Process (rutin/system): Kontroll utförd (datum): Nutritionspolicy, nattfasta Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: MAS Processen behöver utvecklas Resultat: Målet är att minst 75 % av de boende skall ha en nattfasta, som maximalt är 11 timmar. Resultatet av mätningar 2016 är att 72 % uppnåtts. Ett missförstånd i samband med insamlingen av resultaten gör att Rönnebacken inte ingår i sammanställningen, vilket gör resultatet mindre tillförlitligt. Åtgärder: Strama upp rutinerna kring insamlingen av data. Fortsätta arbetet med att minska antalet som har längre nattfasta än målet 11 timmar. Då detta redovisas i den årliga patientsäkerhetsberättelsen är det inte aktuellt för fortsatt intern kontroll. Ja Ja Kontrollmoment: Kontroll av munhälsa Enhet: Ordinärt boende Kontroll av process Process (rutin/system): Kontroll utförd (datum): Kontroll munhälsa ROAG Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: MAS Processen behöver utvecklas Resultat: 23 munhälsobedömningar gjorda i ordinärt boende. Alla är dock inte gjorda enligt ROAG. Åtgärder: Fortsätta arbetet med senior alert enligt modellen med teamarbete, där munhälsobedömning ingår som en del. Då detta redovisas i den årliga patientsäkerhetsberättelsen är det inte aktuellt för fortsatt intern kontroll. Ja Ja Intern kontroll Rapportering 33(45)

172 Överförmyndaren Intern kontroll 2016, rapportering av åtgärder från föregående år Plan Rutin/system Kontrollmoment Sann olikhet Konsekvens Riskbedöm ning Ansvarig Frekvens Metod Rappor tering till Klar Dokumenthanteringsplan Att dokumenthanteringsplan upprättats Kansliassistent Löpande tills plan upprätt ats Stickprov Överför myndar e Dokumenthanteringsplan Att dokumenthanteringsplanen efterlevs Kansliassistent Löpande Stickprov Överför myndar e Kontrollrapport Kontrollmoment: Att dokumenthanteringsplan upprättats. Enhet: Process (rutin/system): Kontroll utförd (datum): Dokumenthanteringsplan Kontroll av process Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Kansliassistent Processen behöver utvecklas Nej Resultat: Överförmyndaren Margot Malmqvist (S) har i samråd med arkivarie Håkan Dahlbeck upprättat ett förslag till dokumenthanteringsplan för överförmyndaren, daterad den 16 november Kommunstyrelsen antog dokumenthanteringsplanen enligt beslut 227, KS Åtgärder: Ja Ja Kontrollmoment: Att dokumenthanteringsplanen efterlevs. Enhet: Process (rutin/system): Kontroll utförd (datum): Dokumenthanteringsplan Kontroll av process Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Kansliassistent Processen behöver utvecklas Nej Resultat: Dokumenthanteringsplanen är dokumenterad och antagen i KS. Planen efterföljs i det löpande arbetet. Åtgärder: Ja Ja Intern kontroll Rapportering 34(45)

173 Osbybostäder AB Intern kontroll 2016, rapportering av åtgärder från föregående år Plan Rutin/system Kontrollmoment Sann olikhet Konsekvens Riskbedömning Ansvarig Frekvens Metod Rappor tering till Klar Avrop mot ramavtal Inga inköp utanför ramavtal Städchef 2 ggr/år 5 st stickpr ov Styrelse Maj och dec Avtal Att upphandlingar är kontrollerade av 2 upphandlare innan tilldelningsbeslut ges Upphandlare 1 ggr/månad 2 st slump mässig a urval av utförda uppha ndlinga r Styrelse Maj och dec Faktura/attestkontroll (Produkt) Att betalda inköp är utförda utan avvikelse alternativt att produkterna är mottagna utan anmärkning Ekass 2 ggr/år 5 st slump mässig a urval av fakturo r Styrelse Maj och dec Faktura/attestkontroll (Pris) Att fakturerade varor/tjänster är kontrollerade av attestansvarig mot avtal/order AdmC 2 ggr/år 5 st slump mässig a urval av fakturo r Styrelse Maj och dec Styrelsebeslut Uppföljning av styrelsebeslut Sekr 2 ggr/år Redovi sning av genom förda styrels ebeslut Styrelse Maj och dec Delegations ordning Att beslutad delegationsordning följs Presidi et 1 gg/år 5 st slump mässig a urval på beslut som rör verksa mhete n Styrelse Dec Arbetsmiljöarbetet Genomförs riskbedömningar vid förändringar i verksamheten VD 1 gg/år Att riskbed ömnin g är genom förd vid samtlig a förändr ingar i verksa mhete n Styrelse Dec Intern kontroll Rapportering 35(45)

174 Rutin/system Kontrollmoment Sann olikhet Konsekvens Riskbedömning Ansvarig Frekvens Metod Rappor tering till Klar Arbetsmiljöarbetet Genomförs riskbedömningar vid befintlig verksamhet VD 1 ggr/år Stickpr ov av olika delar av verksa mhete n Styrelse Dec Arbetsmiljöarbetet Genomförs skyddsronder enligt rutin VD 1 ggr/år Att skydds ronder är genom förda enligt rutin Styrelse Dec Kontrollrapport Kontrollmoment: Inga inköp utanför ramavtal Enhet: Osbybostäder Kontroll av process Process (rutin/system): Kontroll utförd (datum): Avrop mot ramavtal Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Processen behöver utvecklas Nej Resultat: Granskning har genomförts av 5 st avrop mot ramavtal: Åtgärder: Inga åtgärder behövs. Ja Ja Ja Intern kontrollpunkt: Att upphandlingar är kontrollerade av 2 upphandlare innan tilldelningsbeslut ges Enhet: Osbybostäder Kontroll av process Process (rutin/system): Övrigt: Kontroll utförd (datum): Avtal Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Processen behöver utvecklas Nej Resultat: Då Osbybostäder AB inte genomfört någon upphandling mellan 1/ /12-16 har kontroll inte genomförts. Åtgärder: ingen åtgärd Ja Ja Ja Intern kontroll Rapportering 36(45)

175 Intern kontrollpunkt: Att betalda inköp är utförda utan avvikelse alternativt att produkterna är mottagna utan anmärkning Enhet: Osbybostäder Kontroll av process Process (rutin/system): Övrigt: Kontroll utförd (datum): Faktura/attestkontroll (Produkt) Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Processen behöver utvecklas Nej Resultat: Granskning har genomförts av 5 st fakturor. Inga anmärkningar Åtgärder: ingen åtgärd Ja Ja Ja Intern kontrollpunkt: Att fakturerade varor/tjänster är kontrollerade av attestansvarig mot avtal/order Enhet: Process (rutin/system): Övrigt: Kontroll utförd (datum): Faktura/attestkontroll (Pris) Kontroll av process Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Processen behöver utvecklas Nej Resultat: Granskning har genomförts av 5 st fakturor. Inga anmärkningar. Åtgärder: Inga åtgärder Ja Ja Ja Intern kontrollpunkt: Uppföljning av styrelsebeslut Enhet: Process (rutin/system): Övrigt: Kontroll utförd (datum): Styrelsebeslut Kontroll av process Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Processen behöver utvecklas Nej Resultat: 6 sammanträden var av 2 extra är behandlade nämligen maj, juni extra, augusti, september, 2 i oktober och november. 27 beslutande paragrafer. Av de 28 beslutsparagraferna är 1 ärende inte färdigbehandlat. -Försäljning av Killeberg 5:4 samt fastighetsreglering av parkering till Killeberg 5:3.Uppdrag till Tf VD att undersöka möjligheten till försäljning av fastigheten. Åtgärder: Inga åtgärder. Ja Ja Ja Intern kontroll Rapportering 37(45)

176 Intern kontrollpunkt: Att beslutad delegationsordning följs Enhet: Osbybostäder Kontroll av process Process (rutin/system): Övrigt: Kontroll utförd (datum): Delegationsordning Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Processen behöver utvecklas Nej Resultat: Fem utvalda beslut granskade. Inga anmärkningar. Åtgärder: Inga åtgärder vidtagna. Ja Ja Ja Intern kontrollpunkt: Genomförs riskbedömningar vid förändringar i verksamheten Enhet: Osbybostäder Kontroll av process Process (rutin/system): Övrigt: Kontroll utförd (datum): Arbetsmiljöarbetet Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Processen behöver utvecklas Nej Resultat: Riskbedömning genomförd för städverksamheten i samband med diskussioner om överflytt av verksamheten till Osby Kommun. Åtgärder: Åtgärder enligt genomförd riskbedömning. Ja Ja Ja Intern kontrollpunkt: Genomförs riskbedömningar vid befintlig verksamhet Enhet: Osbybostäder Kontroll av process Process (rutin/system): Övrigt: Kontroll utförd (datum): Arbetsmiljöarbetet Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Processen behöver utvecklas Nej Resultat: Ingen riskbedömning genomförd vid befintlig verksamhet under Riskbedömning genomförd för städverksamheten i samband med diskussioner om överflytt av verksamheten till Osby Kommun. Åtgärder: Inga åtgärder vidtagna. Ja Ja Ja Intern kontroll Rapportering 38(45)

177 Intern kontrollpunkt: Genomförs skyddsronder enligt rutin Enhet: Osbybostäder Kontroll av process Process (rutin/system): Övrigt: Kontroll utförd (datum): Arbetsmiljöarbetet Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Processen behöver utvecklas Nej Resultat: Skyddsronder har genomförts för fastighetsskötarna som arbetar mot bostadsbeståndet under 2015 eller2016. De fastighetsskötare som arbetar mot kommunen deltar i de skyddsronder som genomförs av respektive verksamhet. Åtgärder: Se över behov av skyddsronder under Ja Ja Ja Intern kontroll Rapportering 39(45)

178 Industrihus i Osby AB Intern kontroll 2016, rapportering av åtgärder från föregående år Plan Rutin/system Kontrollmoment Sann olikhet Konsekvens Riskbedöm ning Ansvarig Frekvens Metod Rappor tering till Klar Attestrutiner Attestlista inkl namnteckningspr ov 4 Möjlig Tommy August sson En gång/år Kontroll Vd Attester Kontroll att besluts- och granskningsatt skett av två olika personer 3 Möjlig Tommy August sson En gång/år Urval stickprov 10 fakt Vd Upphandling Att regelverket för upphandling följts 4 Möjlig Tommy August sson En gång/år Stickprov en upphandling per person Vd Rimlighetsbedöm ning. Att rätt person attesterat. 3 Möjlig Tommy August sson En gång/år Ersättningsrapportering Stickprov Vd Inköp Att gällande inköpsrutiner följs och att inköpen följer villkoren i ramavtalen 3 Möjlig Tommy August sson En gång/år Stickprov 5 inköp Vd Uppföljning av styrelsebeslut 3 Möjlig Tommy August sson En gång/år Styrelsebeslut Stickprov Vd Kontrollrapport Kontrollmoment: Attestlista inkl namnteckningsprov Enhet: Industrihus i Osby AB Kontroll av process Process (rutin/system): Attestrutiner Kontroll utförd (datum): Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Tommy Augustsson Processen behöver utvecklas Resultat: Ok Åtgärder: Intern kontroll Rapportering 40(45)

179 Kontrollmoment: Kontroll att besluts- och granskningsatt skett av två olika personer Enhet: Industrihus i Osby AB Kontroll av process Process (rutin/system): Attester Kontroll utförd (datum): Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Tommy Augustsson Processen behöver utvecklas Resultat: Ok Åtgärder: Kontrollmoment: Att regelverket för upphandling följts Enhet: Industrihus i Osby AB Kontroll av process Process (rutin/system): Upphandling Kontroll utförd (datum): Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Tommy Augustsson Processen behöver utvecklas Resultat: Ej aktuellt Åtgärder: Kontrollmoment: Rimlighetsbedömning. Att rätt person attesterat. Enhet: Industrihus i Osby AB Kontroll av process Process (rutin/system): Kontroll utförd (datum): Ersättningsrapportering Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Tommy Augustsson Processen behöver utvecklas Resultat: Ok Åtgärder: Intern kontroll Rapportering 41(45)

180 Kontrollmoment: Att gällande inköpsrutiner följs och att inköpen följer villkoren i ramavtalen. Enhet: Industrihus i Osby AB Kontroll av process Process (rutin/system): Inköp Kontroll utförd (datum): Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Tommy Augustsson Processen behöver utvecklas Resultat: Ok Åtgärder: Kontrollmoment: Uppföljning av styrelsebeslut Enhet: Industrihus i Osby AB Kontroll av process Process (rutin/system): Styrelsebeslut Kontroll utförd (datum): Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Tommy Augustsson Processen behöver utvecklas Resultat: Ok Åtgärder: Intern kontroll Rapportering 42(45)

181 Fjärrvärme i Osby AB Intern kontroll 2016, rapportering av åtgärder från föregående år Plan Rutin/system Kontrollmoment Sann olikhet Konsekvens Riskbedöm ning Ansvarig Frekvens Metod Rappor tering till Klar Attestrutiner 4 Möjlig Erland Nilsson En gång/år Attestlista inkl namnteckningsprov Kontroll Vd Attester Kontroll att besluts- och granskningsattest skett av två olika personer 3 Möjlig Erland Nilsson En gång/år Urval stickprov 10 fakt Vd Upphandling Att regelverket för upphandling följts 4 Möjlig Erland Nilsson En gång/år Stickprov en upphandl per person Vd Rimlighetsbedöm ning. Att rätt person attesterat. 3 Möjlig Erland Nilsson En gång/år Lönerapportering Stickprov Vd Inköp Att gällande inköpsrutiner följs och att inköpen följer villkoren i ramavtalen 3 Möjlig Erland Nilsson En gång/år Stickprov 5 inköp Vd Uppföljning av styrelsebeslut 3 Möjlig Erland Nilsson En gång/år Styrelsebeslut Stickprov Vd IT-säkerhet IT-säkerhet vid arbetsplatsen 4 Möjlig Erland Nilsson En gång/år Stickprov 2 arb.pl per månad Vd Kontrollrapport Kontrollmoment: Attestlista inkl namnteckningsprov Enhet: Fjärrvärme i Osby AB Kontroll av process Process (rutin/system): Attestrutiner Kontroll utförd (datum): Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Erland Nilsson Processen behöver utvecklas Resultat: Komplettera med nyanställd Åtgärder: Inga Intern kontroll Rapportering 43(45)

182 Kontrollmoment: Kontroll att besluts- och granskningsatt skett av två olika personer Enhet: Fjärrvärme i Osby AB Kontroll av process Process (rutin/system): Attester Kontroll utförd (datum): Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Erland Nilsson Processen behöver utvecklas Resultat: Ingen anmärkning. Åtgärder: Inga Kontrollmoment: Att regelverket för upphandling följts Enhet: Fjärrvärme i Osby AB Kontroll av process Process (rutin/system): Upphandling Kontroll utförd (datum): Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Erland Nilsson Processen behöver utvecklas Resultat: Ingen anmärkning Åtgärder: Ingen Kontrollmoment: Rimlighetsbedömning att rätt person attesterat Enhet: Fjärrvärme i Osby AB Kontroll av process Process (rutin/system): Lönerapportering Kontroll utförd (datum): Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Erland Nilsson Processen behöver utvecklas Resultat: Ingen anmärkning Åtgärder: Ingen Intern kontroll Rapportering 44(45)

183 Kontrollmoment: Att gällande inköpsrutiner följs och att inköpen följer villkoren i ramavtalen Enhet: Fjärrvärme i Osby AB Kontroll av process Process (rutin/system): Inköp Kontroll utförd (datum): Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Erland Nilsson Processen behöver utvecklas Resultat: Ingen anmärkning Åtgärder: Ingen Kontrollmoment: Uppföljning av styrelsebeslut Enhet: Fjärrvärme i Osby AB Kontroll av process Process (rutin/system): Styrelsebeslut Kontroll utförd (datum): Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Erland Nilsson Processen behöver utvecklas Resultat: Ingen anmärkning Åtgärder: Inga Kontrollmoment: IT-säkerhet vid arbetsplatsen Enhet: Fjärrvärme i Osby AB Kontroll av process Process (rutin/system): IT-säkerhet Kontroll utförd (datum): Dokumenterad processbeskrivning finns Processen fungerar enligt processbeskrivningen Processen fungerar utan processbeskrivning Kontrollansvarig: Erland Nilsson Processen behöver utvecklas Resultat: Ingen anmärkning Åtgärder: Inga Intern kontroll Rapportering 45(45)

184

185 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Sida 1(2) Kommunledningsförvaltningen Pia Lindvall Bengtsson Borgensförbindelse, regressavtal och avtal om medlemmarnas ansvar - Kommuninvest Dnr KS/2017: Kommunledningsförvaltningens förslag till Kommunstyrelsen/ Kommunfullmäktige beslutar Att Osby kommun bekräftar att ingången borgensförbindelse av den 4 januari 2008 ( Borgensförbindelsen ), vari Osby kommun åtagit sig solidariskt borgensansvar såsom för egen skuld för Kommuninvest i Sverige AB:s (publ) ( Kommuninvest ) förpliktelser, alltjämt gäller samt att Kommuninvest äger företräda Osby kommun genom att företa samtliga nödvändiga åtgärder för ingående och vidmakthållande av borgen enligt Borgensförbindelsen i förhållande till Kommuninvests nuvarande och blivande borgenärer. Att Osby kommun bekräftar att regressavtalet undertecknat av Osby kommun den 17 oktober 2011, vari det inbördes ansvaret mellan Kommuninvests medlemmar regleras för det fall Kommuninvests borgenärer skulle framställa anspråk gentemot någon eller några av medlemmarna enligt Borgensförbindelsen, alltjämt gäller. Att Osby kommun bekräftar att garantiavtalet undertecknat av Osby kommun den 17 oktober år 2011, vari Osby kommuns ansvar för Kommuninvests motpartsexponeringar avseende derivat regleras, alltjämt gäller. Att utse Marika Bjerstedt Hansen (kommunstyrelsens ordförande) och Pia Lindvall Bengtsson (ekonomichef) att för kommunens räkning underteckna handlingar med anledning av detta beslut. Sammanfattning av ärendet Osby kommun fattade beslut i kommunfullmäktige 112, om att anta erbjudandet om medlemskap i Kommuninvest ekonomisk förening. I förutsättningarna ingick bland annat att teckna en solidarisk borgen såsom för egen skuld (proprieborgen) för samtliga förpliktelser, som Kommuninvest i Sverige AB ingått eller kommer att ingå. Dessutom beslutades i enlighet med Kommuninvest Ekonomisk förenings stadgar att ingå som part i det regressavtal mellan medlemmarna, för deras inbördes ansvar för Besköksadress Briogatan 1 Postadress Kommunledningsförvaltningen Osby Telefon vx Fax E-post kommun@osby.se Hemsida Organisationsnr PlusGiro Bankgiro

186 Sida 2(2) borgensåtagandet regleras. Ett borgensåtagande är enligt lag giltigt i tio år från den dag då åtagandet ingicks. Giltighetstiden för Osby kommuns borgensåtagande kommer således inom kort att löpa ut. Med hänsyn till att borgensförbindelsen utgör ett av villkoren för medlemskap i föreningen och den vikt borgensförbindelserna har för Kommuninvests verksamhet, är det av mycket stor vikt att Osby kommun innan borgensförbindelsens giltighetstid löper ut fattat ett beslut i kommunfullmäktige. Beslutet fattas på det sätt som bilagda skrivelse från Kommuninvest daterad beskriver, som bekräftar att borgensförbindelsen alltjämt är gällande, samt därefter undertecknar en separat sådan bekräftelse av borgensförbindelsen. När detta skett har borgensåtagandet förlängts med ytterligare en tioårsperiod. Beslutsunderlag Protokollsutdrag Kommunfullmäktige Skrivelse från Kommuninvest Sverige AB daterad Petra Gummeson Kommunchef Pia Lindvall Bengtsson Ekonomichef Beslutet skickas till Ekonomiavdelningen

187

188

189

190

191

192

193

194 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Sida 1(2) Kommunledningsförvaltningen Pia Lindvall Bengtsson Osbybostäder AB årsredovisning 2016, uppdrag till det av kommunfullmäktige valda ombudet Dnr KS/2017: Kommunledningsförvaltningen förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta. Det av kommunfullmäktige valda ombudet får i uppdrag att på årsstämman, för verksamhetsåret 2016, i Osbybostäder AB rösta för 1. fastställelse av balans- och resultaträkningen, 2. en utdelning på kommunens aktieinnehav i bolaget om trehundrafyrtioåttatusenfyrahundra ( ) kronor, motsvarande summan av tillskjutet kapital, kronor, multiplicerat med den genomsnittliga statslåneräntan 2016, 0,34 procent, plus en procentenhet, 3. dispositioner beträffande bolagets vinst/förlust enligt den fastställda balansräkningen, 4. ansvarsfrihet gentemot bolaget för styrelseledamöterna och den verkställande direktören, 5. samt att i övrigt fatta erforderliga beslut i ärende som stämman enligt aktiebolagslagen (2005:551) bolagsordningen ska behandla. Sammanfattning av ärendet Ekonomiavdelningen har som underlag för framtagande av kommunens årsredovisning inklusive sammanställd redovisning (koncernredovisning) fått del av en preliminär årsredovisning för OsbybostäderAB. I enlighet med förslag till rutiner för kommunens ombud/ersättare på de helägda aktiebolagens bolagsstämmor ska kommunfullmäktige lämna uppdrag till ombudet/ersättaren inför bolagsstämman. Besköksadress Briogatan 1 Postadress Kommunledningsförvaltningen Osby Telefon vx Fax E-post kommun@osby.se Hemsida Organisationsnr PlusGiro Bankgiro

195 Sida 2(2) Petra Gummeson Kommunchef Pia Lindvall Bengtsson Ekonomichef Beslutet skickas till

196

197 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Sida 1(2) Kommunledningsförvaltningen Pia Lindvall Bengtsson Fjärrvärme i Osby AB årsredovisning 2016, uppdrag till det av kommunfullmäktige valda ombudet Dnr KS/2017: Kommunledningsförvaltningens förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta. Det av kommunfullmäktige valda ombudet får i uppdrag att på årsstämman, för verksamhetsåret 2016, i Fjärrvärme i Osby AB rösta för 1. fastställelse av balans- och resultaträkningen, 2. en utdelning på kommunens aktieinnehav i bolaget om trettiotusen (30.000) kronor, motsvarande summan av tillskjutet kapital, kronor, multiplicerat med tre (3) procent, 3. dispositioner beträffande bolagets vinst/förlust enligt den fastställda balansräkningen, 4. ansvarsfrihet gentemot bolaget för styrelseledamöterna och den verkställande direktören, samt att i övrigt fatta erforderliga beslut i ärende som stämman enligt aktie-bolagslagen (2005:551) bolagsordningen ska behandla<beslutssatserna ska vara fullständiga meningar. Beslutet ska kunna förstås utan att behöva läsas tillsammans med beslutsunderlag. Därmed ska formuleringen som t.ex. kommunstyrelsen beslutar i enlighet med föreliggande förslag undvikas i möjligaste mån. Beslutssatserna skrivs i nutid. Texten kommer att användas direkt i protokollet.> Sammanfattning av ärendet Kommunledningsförvaltningen, ekonomiavdelning har fått del av bolagets förslag till årsredovisning. I enlighet med förslag till rutiner mm för kommunens ombud/ersättare på de helägda aktiebolagens stämmor föreslås att kommunfullmäktige lämnar uppdrag till ombud/ersättare att föreslå på bolagsstämman. Besköksadress Briogatan 1 Postadress Kommunledningsförvaltningen Osby Telefon vx Fax E-post kommun@osby.se Hemsida Organisationsnr PlusGiro Bankgiro

198 Sida 2(2) Petra Gummeson Kommunchef Pia Lindvall Bengtsson Ekonomichef Beslutet skickas till

199

200 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Sida 1(2) Kommunledningsförvaltningen Pia Lindvall Bengtsson Industrihus i Osby AB årsredovisning 2016, uppdrag till det av kommunfullmäktige valda ombudet Dnr KS/2017: Kommunledningsförvaltningen förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta. Det av kommunfullmäktige valda ombudet får i uppdrag att på årsstämman, för verksamhetsåret 2016, i Industrihus i Osby AB rösta för 1. fastställelse av balans- och resultaträkningen, 2. en utdelning på kommunens aktieinnehav i bolaget om trettiosextusen (36.000) kronor, motsvarande summan av tillskjutet kapital, kronor, multiplicerat med tre (3) procent, 3. dispositioner beträffande bolagets vinst/förlust enligt den fastställda balansräkningen, 4. ansvarsfrihet gentemot bolaget för styrelseledamöterna och den verkställande direktören, 5. samt att i övrigt fatta erforderliga beslut i ärende som stämman enligt aktiebolagslagen (2005:551) bolagsordningen ska behandla. Sammanfattning av ärendet Ekonomiavdelningen har som underlag för framtagande av kommunens årsredovisning inklusive sammanställd redovisning (koncernredovisning) fått del av en preliminär årsredovisning för Industrihus i Osby AB. I enlighet med förslag till rutiner för kommunens ombud/ersättare på de helägda aktiebolagens bolagsstämmor ska kommunfullmäktige lämna uppdrag till ombudet/ersättaren inför bolagsstämman. Besköksadress Briogatan 1 Postadress Kommunledningsförvaltningen Osby Telefon vx Fax E-post kommun@osby.se Hemsida Organisationsnr PlusGiro Bankgiro

201 Sida 2(2) Petra Gummeson Kommunchef Pia Lindvall Bengtsson Ekonomichef Beslutet skickas till

202

203 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Sida 1(2) Kommunledningsförvaltningen Pia Lindvall Bengtsson Årsredovisning och bokslut 2016, samt beslut om ansvarsfrihet Dnr KS/2017: Kommunledningsförvaltningens förslag till Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige - Årsredovisning för 2016 års verksamhet och däri företagna dispositioner godkänns. - Balansräkningen för Osby kommun per den 31 december 2016 fastställs. - Förslag till sammanställd redovisning samt i årsredovisningen övriga ingående handlingar godkänns. - Förslag till balanskravsavstämning 2016 godkänns. - Kommunen uppfyller lagens krav på en god ekonomisk hushållning och har inte några negativa resultat att återställa mnkr avsätts till resultatutjämningsreserven. - Samtliga styrelser och nämnder och de enskilda ledamöterna i dessa organ beviljas ansvarsfrihet för 2016 års verksamhet och förvaltning. Sammanfattning av ärendet Ekonomiavdelningen har upprättat förslag till årsredovisning Däri ingår bokslutshandlingar, koncernredovisning (sammanställd redovisning) och verksamhetsberättelser. Beslutsunderlag - Tjänsteskrivelse Årsredovisning och bokslut 2016, samt beslut om ansvarsfrihet., daterad den 3 mars 2017, från ekonomichef Pia Lindvall Bengtsson - Årsredovisning 2016 inklusive sammanställd redovisning och verksamhetsberättelser, samt bilagor. B , 103 med tillhörande tjänsteskrivelse. Om handlingen är av annan dokumenttyp än tjänsteskrivelse, ska detta anges t.ex utredning, avtal eller uppföljning. Besköksadress Briogatan 1 Postadress Kommunledningsförvaltningen Osby Telefon vx Fax E-post kommun@osby.se Hemsida Organisationsnr PlusGiro Bankgiro

204 Sida 2(2) Ärende Årsredovisning 2016 är överlämnad till kommunens revisorer och revisionsberättelse avlämnas efter kommunstyrelsens behandling av ärendet. Osby kommun har för år 2016 redovisat ett positivt resultat med 24,6 mnkr. Kommunen har inte några negativa resultat att täcka sedan tidigare år. I enlighet med antagna riktlinjer för god ekonomisk hushållning och inrättande av Resultatutjämningsreserv har kommunen möjlighet att avsätta 14 mnkr till en resultatutjämningsreserv. Osby kommun har enligt riktlinjer möjlighet att högst avsätta 10 % av skatteintäkter och generella statsbidrag. Enligt kommunallagen 8 kap 3 d, andra stycket får kommunen under vissa förutsättningar reservera en del av det ekonomiska resultatet i en resultatutjämningsreserv för att kunna täcka underskott vid en lågkonjunktur. Syftet med reserven är att kunna bygga upp en reserv (del av eget kapital) under goda tider, för att senare under vissa omständigheter, kunna utnyttja denna när skatteunderlagsutvecklingen är svag. Resultatutjämningsreserven RUR är avsedd att utjämna normala svängningar i skatteunderlaget över konjunkturcykeln för att skapa större stabilitet för verksamheterna. Petra Gummeson Kommunchef Pia Lindvall Bengtsson Ekonomichef Beslutet skickas till Ekonomichef, Pia Lindvall Bengtsson

205 ÅRSREDOVISNING 2016 Arbetsmaterial

206 INNEHÅLL INLEDNING Kommunstyrelsens ordförande 2 Osby kommuns vision 3 Fem år i sammandrag 3 Hundrakronan 4 Organisation 4 FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE Omvärlden 5 Årets händelser 6 Målavstämning 7 Ekonomisk analys 14 Sammanställd redovisning 22 Personalredovisning 23 VERKSAMHETSBERÄTTELSER Kommunledningskontoret 25 Fastighet 27 Kostenheten 28 Utbildning och arbete 30 Samhällsbyggnad 35 VA-verksamhet 39 Tillsyns- och tillståndsnämnden 41 Valnämnden 42 Barn- och skolnämnden 43 Vård och omsorgsnämnden 47 Överförmyndaren 52 Kommunala bolagen 53 EKONOMISK REDOVISNING Redovisningsprinciper 58 Resultaträkning 59 Kassaflödesanalys 59 Balansräkning 60 Panter och ansvarsförbindelser 60 Noter 61 VA-verksamheten 69 Kostnads- och intäktsstruktur 71 Drift- och investeringsredovisning 72 Redovisningsmodell 73 Ord och begrepp 74 Osby kommun, Årsredovisning

207 INLEDNING Kommunstyrelsens ordförande har ordet Osby kommun, Årsredovisning

208 Osby kommuns vision På spåret och naturligt nära. På spåret innebär att kommunen finns på spåret rent infrastruktursmässigt men det innebär även att kommunen ska vara på spåret vad gäller omvärldsorientering. Naturligt nära innebär att vi rent tillgänglighetsmässigt är naturligt nära. En timme från Sveriges tredje största stad och knappt två timmar från närmaste huvudstad. Men även genom att omvärlden når oss. Naturligt nära innebär även att vi är nära den vackra natur som omger hela Osby kommun. Fem år i sammandrag tkr Antal invånare per 31 december Utdebitering per skattekrona 22,26 22,26 21,76 21,76 21,76 Antal anställda årsarbetare Verksamhetens nettokostnader, Mnkr 693,9 760,4 641,6 602,1 583,8 förändring i procent -8,7 18,5 6,6 3,1 3,0 Skatteintäkter inkl. generella statsbidrag, Mnkr 721,1 671,6 632,9 615,9 600,3 förändring i procent 7,4 6,3 2,8 2,6 3,7 Nettokostnader i procent av skatteintäkter/bidrag 96,2 113,2 101,4 97,7 97,3 Resultat efter skatteintäkter och finansnetto, Mnkr 24,6-57,7-10,8 11,9 16,4 Nettoinvesteringar, Mnkr 61,2 70,5 42,4 83,8 89,7 Låneskuld, Mnkr Ansvarsförbindelse pensionsskuld anställda, Mnkr 191,8 202,2 308,0 321,0 301,4 Pensionsskuld, Mnkr 1) 6,9 7,4 7,3 3,7 3,6 Tillgångar totalt, Mnkr 910,8 872,6 886,2 893,6 857,9 per invånare, kr Skulder totalt, Mnkr 399,8 385,8 340,7 340,8 317,1 per invånare, kr Totalt eget kapital, Mnkr 504,0 479,4 537,1 547,9 536,0 varav rörelsekapital, Mnkr 6,9-32,2-21,6-7,6-6,8 Externa utgifter, Mnkr Rörelsekapital i procent av externa utgifter 0,8-3,5-2,8-1,0-0,9 Soliditet, eget kapital i procent av totala tillgångar Soliditet inkl. pensionsförpliktelser Osby kommun, Årsredovisning

209 Hundrakronan 100 kronor i skatt användes under året så här: Organisation Osby kommun, Årsredovisning

210 FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE Omvärlden NATIONELL ANALYS AV SVERIGES KOMMUNER OCH LANDSTING (Hämtat från oktoberrapporten 2016, Sveriges kommuner och landsting (SKL)) Kommunsektorn står inför stora verksamhetsmässiga och ekonomiska utmaningar. Utvecklingen går nu in ett skede som innebär att kostnaderna för demografin ökar snabbare än intäkterna. Detta kräver ett nytt synsätt på kommunal välfärd och en rad åtgärder från stat, kommun och landsting. Den förväntade demografiska dramatiken kommer tidigare och kräver effektiviseringar, Den framtida kraftiga ökningen av det demografiska trycket har tidigare förväntats komma efter år 2020, och framför allt till följd av många fler äldre, vilket främst skulle påverka äldreomsorgen och hälso- och sjukvården. Den demografiska dramatiken har dock tidigarelagts, genom den starkt ökande befolkningen. Det har främst med den historiskt stora flyktinginvandringen att göra, men är också en följd av ett ökat barnafödande. Det starka demografiska trycket de kommande åren och den samtidiga försvagningen av skatteunderlagsökningen ställer kommunerna inför svåra problem. Det kräver åtgärder på skatteunderlagssidan, med insatser för att öka sysselsättningsnivån, framförallt hos personer som flyktinginvandrat till Sverige. Det har hittills tagit för lång tid att integrera flyktinginvandrare på arbetsmarknaden. Därutöver krävs effektiviseringar i kommunernas olika verksamheter. Effektiviseringar är förstås inte något nytt utan något som kommunerna fortlöpande arbetar med. Men de kommande åren är utmaningarna så stora att det krävs en ny nivå av effektiviseringar. Dags för kommunreform (=en strukturell effektivisering)? Under senaste tiden har debatten tilltagit om kommunernas situation och om huruvida kommunstrukturen bör förändras. Civilministern har under hösten 2016 tillsatt en utredning om kommunens förutsättningar. Samhällsekonomin Den förhållandevis höga tillväxten i den svenska ekonomin, med en snabb ökning av antalet arbetade timmar, har gett bra skjuts åt skatteunderlaget i reala termer de senaste åren. Den utvecklingen fortsätter ytterligare en tid, men dämpas redan under 2017 när konjunkturen går in i en lugnare fas med mindre sysselsättningsökning. Den svenska ekonomin har 2016 nått konjunkturell balans och konjunkturen fortsätter att stärkas år Från finanskris till konjunkturell balans. Det innebär ökningstal för BNP, sysselsättning och skatteunderlag som är starkare än normalt. På längre sikt ser det inte lika ljust ut. Kostnaderna för kommunernas och landstingens verksamhet växer från och med 2017 snabbare än skattunderlaget. I SKL:s kalkyl för håller den kommunala sektorns resultat på 1 procent av skatter och bidrag genom att låta kommunalskatten stiga i betydande grad. För hushållens del blir resultatet vikande reala inkomster per invånare. Statens finansiella sparande fortsätter samtidigt att förbättras och 2020 beräknas den offentliga sektorns samlade finansiella sparande motsvara 1 procent av BNP. Det ger ett utrymme för överföringar från staten till kommunsektorn Kommunernas roll i bostadspolitiken Det råder stor bostadsbrist i de flesta av Sveriges kommuner. Enligt boverkets bostadsmarknadsenkät år 2016 uppger 240 kommuner att det råder underskott på bostäder. Staten införde ett statsbidrag till kommuner för att öka bostadsbyggandet under år 2016 och 2017, den s k "byggbonusen" som kom 111 kommuner till del. Kommunerna ansvarar för att planlägga användningen av mark och vatten enligt plan- och bygglagen och godkänner var ny bebyggelse får uppföras. Kommunerna är skyldiga att planera för bostadsförsörjningen. Riktlinjer för bostadsförsörjning ska antas av kommunfullmäktige under varje mandatperiod. De allra flesta kommuner äger en allmännyttig bostadsverksamhet som verkar på marknadsmässiga grunder och som används för att förbättra bostadsförsörjningen. Kommunerna har ansvar för boende för äldre och personer med funktionsnedsättning som inte kan bo kvar hemma. Kommunerna ansvarar också för så kallat socialt boende för personer som har mycket svårt att få bostäder på ordinarie bostadsmarknad. Dessutom finns ett ansvar för anpassning av befintliga bostäder via bostadsanpassningsbidraget. Befolkning Osby kommun ökade med 195 kommuninvånare 2016 (ökningen var 126 kommuninvånare 2015). Antal kommuninvånare uppgår till per 31 december Befolkningsökningen i Osby kommun består till största delen av inflyttning från utlandet. Kommunen har ett födelseunderskott med 28 personer. Den stora andelen av ökningen är personer i åldersgruppen 5-14 år (107 personer) och könsfördelningen är 103 män och 92 kvinnor. Skånes kommuner ökade med personer (totalt ) och Sverige med personer (totalt personer). Osby kommun, Årsredovisning

211 Årets händelser Visionsdokumentet Vision 2025 Osby centrum presenterades. I februari stod det klart att Nordvästra Skånes Camping AB tar över driften av Osby I Sveriges kommuner och Landstings (SKL) årliga rapport Kommuners kvalitet i korthet, fick Osby kommun höga betyg för skola, bemötande och hemtjänst. Hemtjänsten i Osby kommun rankades som tredje bäst i hela landet! Fullmäktigeberedningen Framtida skolorganisationen i Osby kommun pågick under hela året och innehöll bland annat tre medborgardialoger tidig vår i Osby, Lönsboda och Killeberg, som visade på stort engagemang från kommuninvånarna. Osby kommun införde i mars en ny tjänst, SMS-aviseringar om driftstörningar i vattenförsörjningen, för kommuninvånare. Den 14 mars gav kommunfullmäktige i Osby klartecken för om- och tillbyggnad av kommunhuset i Osby. Det innebär att nödvändig sanering av PCB genomförs och att Osby ska få ett kommunhus som uppfyller lagar och krav på tillgänglighet och arbetsmiljö. Den 14 april hölls ett öppet hus på kommunhuset på Västra Storgatan i Osby där allmänheten fick möjlighet att se hur tjänstemän och politiker arbetar. Över 400 elever i årskurs 8 besökte yrkesmässan som hölls på Ekbackeskolan i Osby den 20 april. Den 27 april beslutade kommunstyrelsen att arbeta vidare med ett förslag om att bygga en helt ny ishall i Osby. En handelsutredning, som bland annat innefattar tankar om ett handels- och kontorsområde vid Lars Dufwa utmed riksväg 23, presenterades för allmänheten i början av maj. Fullmäktigeberedningen Framtidens kommunala äldreomsorg i Osby kommun bjöd in till medborgardialoger i Osby och Lönsboda, för att hämta in allmänhetens tankar och synpunkter. Resultatet från en medborgarundersökning om vad som kan göras bättre i kommunen, som under våren genomfördes med hjälp av enkäter, stod klart. Bland annat efterlystes bättre utbud och möjligheter för boende samt prioritering av kommunens gator, vägar och skolor. Även mer och bättre möjligheter till påverkan efterfrågas. Äldreboendet Lindhems nya utemiljö, med flera olika teman i den stora trädgården, invigdes med stor pompa och ståt den 25 maj. Den nya utemiljön innebär att de boende nu kan vara utomhus och aktivera sig mer. I början av juni genomfördes flytten från kommunhuset på Västra Storgatan till de tillfälliga lokalerna i Briohuset. Fiberutbyggnaden i Osby, Lönsboda och Killeberg var klar under sommaren. Den 13 juni antog kommunfullmäktige Osby kommuns nya vision och mål samt en omarbetad värdegrund. På spåret och naturligt nära - så lyder kommunens nya vision I slutet av juni blev det klart att Kent Lundén blir nu VD på det kommunala bostadsbolaget Osbybostäder. I augusti kom det efterlängtade klartecknet för kommunen att bygga en skatepark på Sjöängen i Osby. I september inleddes arbetet med att ta fram ett förslag på ny ishall i Osby på allvar. Det genomfördes flera olika workshoppar, föreningsträffar, enkäter och så vidare, för att få in tankar och synpunkter från så många olika intressegrupper som möjligt. I mitten av september hölls en så kallad OS-vecka på äldreboendet Lindhem i Osby, där boende, men även barn från förskola, under lättsamma former tävlade i olika grenar. Evenemanget fick mycket stor uppskattning och uppmärksamhet. Mellan den 10 och 17 september hölls det europeiska vandringseventet Eurorando i Skåne. Delar av Skåneleden som går genom Osby kommun ingår i evenemanget och lockade omkring 300 besökare till kommunen. Ny panna på Fjärrvärmeverket i Osby invigdes i slutet av september. Den 20 september var det officiella startskottet för om- och tillbyggnaden av kommunhuset på Västra Storgatan i Osby. Det symboliska första spadtaget blev ett släggslag. Osby kommun hör till landets 50 bästa skolkommuner. Det visade en skolranking som Lärarförbundet genomfört och som presenterades i början av oktober. Författaren Karin Linderoth blev årets kulturpristagare i Osby kommun. Hon fick sitt pris i samband med kommunfullmäktige i december. Vid årets sista kommunfullmäktige klubbades försäljningen av Naturbruksgymnasiets fastigheter till Hushållningssällskapet Skåne, som därmed också blir ny huvudman för naturbruksgymnasiet med inriktning skog. Osby kommun, Årsredovisning

212 Målavstämning Uppföljning av de av kommunfullmäktige beslutade verksamhetsmålen utifrån god ekonomisk hushållning. Kommunstyrelsens analys av måluppfyllelse Förvaltningar och nämnder har stämt av de av kommunfullmäktige antagna verksamhetsmålen utifrån god ekonomisk hushållning. Dessa mål stäms av i samband med delårsbokslutet. Den slutgiltiga avstämningen sker i samband med årsredovisningen. Kommunstyrelsen konstaterar att måluppfyllelsen utifrån förutsättningarna är god. Utifrån förslagen till insatser för att öka måluppfyllelsen anser kommunstyrelsen att verksamhetsmålen utifrån god ekonomisk hushållning är styrande för den kommunala verksamheten. Osby ska vara en trygg och trivsam kommun att bo och vistas i. Indikatorer Mål Utfall Kommentar Andelen medborgare i kommunen som känner sig trygga ska öka jämfört med föregående år Antal mängdbrott i Osby kommun ska minska jämfört med tidigare år Max 1,8 1,8 Polisen gör regelbundet mätningar och den görs utifrån en skala 1-6 där 1 anger den högsta tryggheten. Resultatet av mätningen visar samma resultat som föregående år för kommunen som helhet. (Osby kommun) Max Utfallet 2016 går inte att jämföra med 2015 års utfall, då det har uppmätts på olika sätt. Jämförbart värde 2015 är 687, så det innebär en minskning av mängdbrotten. (Kommunledningskontor) Ett bra, tryggt och utvecklande liv i drogfri miljö för alla barn och unga i Osby Kommun. Analys av resultatet Andelen återaktualiseringar har minskat från 23% första halvåret 2015 till 18% första halvåret Antalet baseras på antal avslutade fall och eftersom det handlar om ett relativt litet antal så får en återaktualisering stor effekt på mätvärdet. Det är därför inte möjligt att dra några långtgående slutsatser av minskningen. Grundskolan bedriver ett förebyggande arbete för att minska behovet av att kontakta Barn- och Ungdomspsykiatrin (BUP). Detta görs genom att elevhälsan har utarbetat ett än mer förebyggande och hälsofrämjande förhållningssätt. BUP arbetar dock på uppdrag av föräldrar och är ett komplement till den verksamhet kommunen erbjuder. Grundskolan kan vara delaktig genom remittering, men kan inte direkt påverka inflödet till BUP. Att minska antalet besök på BUP bör inte heller vara ett mål i sig. Det långsiktiga målet bör vara att barn och elever ska må så bra att de inte har behov av BUP. Det är dock viktigt att familjer som har behov av BUP får tillgång till deras resurser och kompetenser. Genom att de får det kan ökad måluppfyllelse nås. Slutsatser Andelen återaktualiseringar har minskat och det innebär att målet är uppnått. Antalet besök på BUP ser ut att bli fler än förra året. Det är viktigt att reflektera över huruvida de indikatorer som används verkligen är en indikator på att man uppnått målets syfte. (Barn- och skolnämnden) Indikatorer Mål Utfall Kommentar Andelen återaktualiserade ungdomar ska minska jämfört med föregående år Max 23% 18% Andel återaktualiserade barn 0-12 år, 2015: 20%, 2016: 33% Andel återaktualiserade barn år, 2015: 26%, 2016: 10% (Barn- och skolnämnden) Antalet barn och ungdomar från Osby kommun som har behov av insatser från Barn- och Ungdomspsykiatrin ska minska jämfört med föregående år Max 214 Se kommentarer under Analys av resultatet ovan. Barn och unga ska känna sig trygga i förskolan, fritidshem och skola. Analys av resultatet Resultaten i skola och fritidshem är ungefär de samma som I förskolan har föräldrarnas upplevelse av barnens trygghet minskat. På våra förskolor har personalomsättningen varit Osby kommun, Årsredovisning

213 större än tidigare. Dessutom har personalens sjukfrånvaro ökat under Ny personal och många vikarier har stört kontinuiteten i verksamheten, samt skapat en sämre trygghet hos barn och vårdnadshavare. Slutsatser Måluppfyllelsen i skola och fritidshem är god. I förskolan behöver verksamheten i samråd med kommunen som helhet utveckla strategier för långsiktiga rekryteringar. En analys kring den ökade sjukfrånvaron ska göras i syfte att kartlägga medarbetarnas arbetsmiljö. (Barn- och skolnämnden) Indikatorer Mål Utfall Kommentar Andelen föräldrar som upplever att barnet är tryggt i förskolan ska öka Andelen elever som känner sig trygga i skolan ska öka Andelen barn som känner sig trygga på fritidshemmen ska öka Minst 97% 80% Minst 94% 91% Minst 93% 95% Äldreomsorg med vård och omsorg där resurserna används på ett sådant sätt att de maximalt bidrager till att äldre får leva ett värdigt och tryggt liv. Analys av resultatet Tre av fyra indikatorer uppnådda. Två grupper i hemtjänst drar ner lite, vilket sannolikt förklaras av en under året genomförd omorganisation. Denna innebar byte av personal för ett antal vårdtagare. I hemtjänsten har flera grupper nått 100% på dessa indikatorer. Slutsatser Arbetet med bemötande och värdegrund har gett resultat. Fokus i detta arbete har varit bemötande. (Vård- och omsorgsnämnden) Indikatorer Mål Utfall Kommentar Nöjd kundindex (NKI) för särskilt boende ligger på samma eller högre nivå jämfört med föregående år Nöjd kundindex (NKI) för hemtjänsten ligger på samma eller högre nivå jämfört med föregående år Andelen brukare inom särskilt boende som är nöjda med hur personalen tar hänsyn till åsikter och önskemål ligger på högre nivå än föregående år Andelen brukare inom hemtjänsten som är nöjda med hur personalen tar hänsyn till åsikter och önskemål ligger på högre nivå än föregående år Minst 82% 88% Här har skett en klar förbättring vilket sannolikt kan kopplas till åtgärder för bättre trivsel och ökat socialt innehåll, som möjliggjorts genom äldresatsningen. (Vård- och omsorgsnämnden) Minst Ett något sämre resultat än föregående år. Trots detta ett fullt acceptabelt sådant. (Vård- och omsorgsnämnden) Minst 76% 76% Här ligger resultatet kvar på samma nivå som föregående år. (Vård- och omsorgsnämnden) Minst En uppgång jämfört med föregående år med 3% gör att vi befinner oss på en nivå som får betraktas som klart godkänd. (Vård- och omsorgsnämnden) En individuellt meningsfull tillvaro för alla äldre och funktionshindrade som får insatser inom Vård och omsorg och en utveckling av hälsofrämjande och sjukdomsförebyggande insatser. Analys av resultatet Trots den ökning av sociala aktiviteter, som skett med hjälp av pengar från staten till den så kallade äldresatsningen, syns ingen förbättring i resultatet. Det faktum att undersökningen gjordes under våren och att aktivitetsökningen främst skett under sommaren och framåt, kan vara en förklaring. Ett faktum är också att större delen av enkäterna i undersökningen besvaras av anhöriga. Detta påverkas naturligtvis också utifrån hur insatta de anhöriga är i vad som sker på våra boenden. I uppsökande verksamhet har en klar ökning skett utifrån att resurser åter funnits på plats. Slutsatser Fortsatt satsning på sociala aktiviteter samt ytterligare arbete för att göra dessa verksamheter kända. Detta kan bland annat ske via sociala medier. Det uppsökande arbetet bör utvecklas ytterligare för att lyckas nå målet att göra uppföljande besök i tillräcklig omfattning. (Vård- och omsorgsnämnden) Osby kommun, Årsredovisning

214 Indikatorer Mål Utfall Kommentar NKI för social samvaro och aktiviteter inom särskilt boende ska ligga högre än föregående år Antal hembesök i uppsökande verksamhet för personer 75 år och äldre ska öka jämfört med föregående år Minst 71% 64% Trots att vi upplever att de sociala aktiviteterna har utvecklats under året har "betyget" blivit sämre. Ökad kommunikation, via bland annat sociala medier, krävs sannolikt för att detta ska bli känt bland anhöriga, som är de som i huvudsak besvarar enkäten. (Vård- och omsorgsnämnden) Minst En klar ökning av antalet besök har skett. Detta beror till stor del på neddragningar, som i besparingssyfte gjordes under Under 2016 har det återgått till ett mer normalt läge. (Vård- och omsorgsnämnden) Osby kommun ska arbeta aktivt för långsiktig hållbar livsmiljö. Analys av resultatet Kommunens totala inköp av ekologiska livsmedel är 27,7% vilket kan jämföras mot kostenhetens 29,1%. Kostenheten har arbetat aktivt för att öka den ekologiska andelen livsmedel mot de nationella målen: 50% ekologi år Slutsatser Kommunövergripande riktlinjer och kontroll på att anbuden på livsmedel efterföljs behövs. (Kostorganisation) Indikatorer Mål Utfall Kommentar Osby kommuns andel miljöbilar av totalt andel bilar i kommunorganisationen ska öka jämfört med föregående år Kalkning ska fortgå enligt plan för att uppnå målet ph 5,6 i 85% av vattendragen. Kommunens inköp av ekologiska livsmedel ska öka jämfört med föregående år. Kalkning ska fortgå enligt plan för att uppnå målet ph 6,0 i 95% av sjöarna. Minst 28% 39% Minst 85% 79% Det finns 10 kalkade målsträckor i kommunen med en samlad längd av 94 km. Minsta åsträcka är 3 km (Kättebodabäcken) och längsta är 17 km (Ekeshultsån). Minst 22,9% 29,1% Alla målsträckor bedöms. Målsträckorna Lillån och Simontorpsån övre har ett ph-mål på 5,6 Övriga målsträckor har ett ph-mål på 6,0. Det samlade ph-målet nås i 90% av antalet delsträckor och motsvarande 79% av vattendragslängden. Den målsträcka som inte klarade ph-målet var Kilingaån (5,81). Målet att nå ph-målet i åtminstone 85% av längden för 2016 klaras ej! OBS! Målgränsen har höjts till ph 6,0 enligt beslut av Länsstyrelsen. (Tillsyns- och tillståndsnämnden) Minst 95% 89% Det finns totalt 19 kalkade eller kalkpåverkade målsjöar i Osby kommun med en samlad sjöyta på 17,00 km2. Direktkalkning sker i 3,78 km2 övriga påverkas av uppströmskalkningsinsatser. Bedömning av försurningsläget görs i samtliga målsjöar. Den minsta sjön, Kättebodadammen,, har en sjöyta på 0,05 km2 och störst sjö, Osbysjön, har en yta på 5,01 km2. Kättebodadammen har ett ph-mål på 5,6. Övriga sjöar har ett ph-mål på 6,0. Det samlade ph-målet nås för 89% av antalet sjöar och motsvarande 96% av sjöytan. De sjöar som inte klarade ph-målet var Ulkenesjön (5,93) och Vesljungasjön (5,93). Målet att nå ph-målet i åtminstone 95% av antalet sjöar för 2016 klaras ej! (Tillsyns- och tillståndsnämnden) Osby kommun, Årsredovisning

215 Aktiviteter som samhällsplanering, näringsutveckling, kommunal service, ska ha en sådan utformning att resultatet blir en positiv befolkningsutveckling. Indikatorer Mål Utfall Kommentar Befolkning i Osby kommun ska öka jämfört med föregående år Mark klar för industrietablering (m2) i Osby, Lönsboda resp. Killeberg. Antal tomter klara att bygga i Osby, Lönsboda resp. Killeberg, Visseltofta, Hökön Osby kommun ska vara bland Sveriges 50 bästa kommuner avseende Svensk näringslivs ranking av kommuners näringslivsklimat. Minst Befolkningen har ökat i Osby kommun under Födelsenettot har varit negativt, men ett positivt flyttnetto har gjort att befolkningen ändå ökat. Den största delen av inflyttningen kommer från utlandet. (Kommunledningskontor) Osby kommun äger cirka kvm mark som är detaljplanerad mark för industrietablering. Av denna mark är ca 95% belägen i Osby tätort, varav majoriteten i Industriområde Nordost. De geotekniska förhållandena för större delen av marken är oklara. Det krävs markundersökningar för att klargöra markens beskaffenhet ur exploateringssynpunkt. Frågor kring möjlighet till anslutning till VA inom befintligt nät återstår. Större delen av marken är inte fastighetsbildad. (Samhällsbyggnad, exkl. VA-verksamheten) Minst Kommunen kan erbjuda 112 byggklara tomter för enbostadshus, varar cirka 40 i Osby, 35 i Lönsboda, 22 i Killeberg och 15 i Hökön. (Samhällsbyggnad, exkl. VA-verksamheten) Max Tillsammans med Osby Näringslivs ordförande påbörjade kommunen ett nytt samarbete med näringslivet. Under Kickstart Osby i november samlades politiker, tjänstemän och företagare för att inleda en ny dialog. Syftet var och är att utveckla en gemensam målbild angående frågor som rör näringslivet. (Utbildning och arbete) Attraktiv gymnasieskola med en undervisning av hög kvalitet där resurser används på ett sådant sätt att de maximalt bidrar till elevens lärande. Indikatorer Mål Utfall Kommentar Andelen elever i årskurs ett skrivna i Osby kommun som väljer kommunens gymnasieskolor ska öka Antalet elever i årskurs ett som har valt kommunens gymnasieskolor ska öka. Andelen gymnasieelever som fullföljt gymnasieutbildning på respektive gymnasieskola inom tre år exklusive introduktionsprogrammet ska ligga högre än året innan. Betygspoängen per gymnasieskola ligger högre än genomsnittet för landets kommuner. Genomsnittlig kostnad per elev i gymnasieskolan ska vara lägre än jämförbara kommuner. Minst 42% 42% 132 elever är enligt folkbokföringen födda under Detta är urvalet i beräkningen. Hösten 2016 är 52 elever inskrivna i åk 1 på Ekbackeskolan och 3 elever inskrivna på Naturbruksgymnasiet. (Utbildning och arbete) Minst Nationella programmen samt introduktionsprogrammet. Målvärdet är från föregående år. Minst 81,7% 85% (Utbildning och arbete) Minst 13,7 14,7 Avser avgångsklass våren 2016 (Utbildning och arbete) Max I snitt ligger Osby högt i genomsnittlig kostnad. De kostnaderna som ökar på snittet är troligen lokaler naturbruksgymnasiet samt undervisningskostnaden där i förhållande till antal elever. Siffran baseras på 2015 års Räkenskapssammandrag. (Utbildning och arbete) Osby kommun, Årsredovisning

216 En god infrastruktur ska finnas i hela kommunen. Indikatorer Mål Utfall Kommentar Andel medborgare med möjlig bredbandsuppkoppling på mer än 50 Mbit/sek ska öka jämfört med föregående år Minst 13% 37% Numera baseras Post och telestyrelsens (PTS) statistik på 100 Mbit/sek, inte 50 Mbit/sek. Enligt PTS:s senaste statistik, per 1 oktober 2015, har 34% av kommunens hushåll tillgång till uppkoppling på mer än 100 Mbit/sek. 1 oktober 2014 var det 13% som hade tillgång till motsvarande. Uppdaterad statistik, baserad på 1oktober 2016, publiceras av PTS under mars (Samhällsbyggnad, exkl. VA-verksamheten) Antal rörbrott/vattenläckor på vattenledningssystemet exkl. serviser ska minska jämfört med föregående år. Max Kommunen ska med tydlig personalpolitik och god arbetsmiljö vara en attraktiv arbetsgivare. Indikatorer Mål Utfall Kommentar Minst 90% av medarbetarna som deltar i medarbetarundersökningen ska uppleva Osby kommun som en bra arbetsgivare. (Undersökningen genomförs nästa gång 2016) Minst 90% I medarbetarenkäten finns ingen fråga om medarbetare upplever Osby kommun som en bra arbetsgivare. Det sammanställs ett NMI (nöjd medarbetarindex) som är ett sammanvägt resultat kring de olika delarna av enkäten. Frågorna handlar om Ledarskap, Delaktighet/inflytande, Arbetsmiljö, Kompetensutveckling, Diskriminering/jämställdhet, Om arbetsgivaren. NMI För kommunen hamnade 2016 på 3,85 jämfört med 3,93 år Högsta poäng är 5. (Kommunledningskontor) Sjukfrånvaron i Osby kommun år 2016 bör vara lägre än föregående år. Max 5,6% 6,5% Sjukfrånvaron för Osby kommun följer trenden i Sverige och ökar från 5,6% 2015 till 6,5% Ökningen på nationell nivå berör främst psykisk ohälsa och det är fler kvinnor än män som är sjukskrivna. Sjukskrivningstalen är också högre inom så kallade kontaktyrken. (Kommunledningskontor) Alla elever ska nå skolans kunskapsmål. Analys av resultatet Utfallen visar högre måluppfyllelse jämfört med Det beror på ett långsiktigt medvetet arbete med kompetensutvecklingsinsatser inom områdena pedagogisk planering, elevinflytande och organisation av nyanländas mottagande och lärande. Det har dessutom under 2016 påbörjats ett utvecklingsarbete kring ett medvetet och organiserat systematiskt kvalitetsarbete. Slutsatser Måluppfyllelsen är god. (Barn- och skolnämnden) Indikatorer Mål Utfall Kommentar Andelen elever som når målen i alla ämnen i årskurs 6 och 9 ska öka Andelen behöriga till gymnasiet förbättras jämfört med föregående år Genomsnittliga meritvärdet ska vara högre än föregående år Minst 82,5% 85,8% Avser läsåret 2015/16 (Barn- och skolnämnden) Minst 84,9% 89,1% Avser läsåret 2015/16 (Barn- och skolnämnden) Minst 215,4 226,5 Avser läsåret 2015/16 (Barn- och skolnämnden) Osby kommun, Årsredovisning

217 Osby kommun ska vara en professionell serviceoch myndighetsorganisation där en helhetssyn och samverkan präglar arbetet för medborgarnas bästa. Analys av resultatet Kommunens resultat i servicemätningen har försämrats sedan föregående år, framförallt vad gäller bemötande. Det beror till stor del på att mätningen gjorts på ett annat sätt än tidigare. Förra året uppnådde flera kommer 100%, vilket också Osby kommun gjorde. För att utmana kommunerna mer till att bli bättre ändrade man graderingen från en tregradig till en fyrgradig skala, vilket gjorde att det nu är svårt att uppnå 100%. Den kommun som låg högst hade 90%. Slutsatser Det första intrycket en medborgare eller gäst får av vår kommun är viktigt oavsett om det sker via ett personligt möte, ett telefonsamtal eller ett e-postmeddelande. Kommunen måste fortsätta sitt förbättringsarbete när det gäller att svara på en enkel fråga via telefon eller e-post. De kommuner som har någon form av kontaktcenter brukar generellt sett ligga bättre till i servicemätningarna, och i samband med att Osby kommun flyttar tillbaka till kommunhuset 2018 kommer ett kontaktcenter att bildas. Man kan arbeta med standardsvar på enkla frågor med hänvisningar till blanketter eller länkar till vår hemsida för att öka kundnöjdheten. (Kommunledningskontor) Indikatorer Mål Utfall Kommentar Andelen medborgare som får ett direkt svar på en enkel fråga när de tar kontakt med kommunen via telefon ska öka jämfört med föregående år. Andelen medborgare som uppfattar att de får ett gott bemötande när de via telefon ställer en enkel fråga till kommunen ska öka jämfört med föregående år. Andelen medborgare som får svar inom två dagar när de skickar en enkel fråga via e-post till Osby kommun ska öka jämfört med föregående år. Minst 54% 44% Syftet med måttet är att ge kunskap om tillgängligheten på den information som kommunen ger till medborgarna via telefon. Uppringning sker via kommunens växel. (Kommunledningskontor) Minst 90% 75% Syftet med måttet är att få kunskap om kvaliteten på bemötande vid telefonkontakt med kommunen och är en subjektiv värdering av hur frågeställaren uppfattar bemötandet från den som svarat på samtal. Nyckelorden är tillmötesgående, trevlig och hjälpsam. (Kommunledningskontor) Minst 85% 82% Syftet med måttet är att ge kunskap om kommunens tillgänglighet vad avser svarstider via e-post. Frågorna skickas till kommunens centrala e-postadress och tiden mäts i arbetsdagar till dess att svar skickats. Svarstiden får inte överskrida två arbetsdagar. (Kommunledningskontor) Medborgarna ska ges möjlighet till deltagande, inflytande och delaktighet i verksamheten. Indikatorer Mål Utfall Kommentar Årliga dialogmöten ska genomföras i Lönsboda, Killeberg och Osby. Andelen medborgare som upplever att de har insyn och inflytande över kommunens verksamhet ska öka eller bibehållas jämfört med föregående år. Minst 5 5 I samband med fullmäktigeberedningarna för förskola och grundskola samt äldreomsorgen har det varit ett flertal dialogmöten. Två av dessa har varit i Osby, två i Lönsboda och ett i Killeberg. (Kommunledningskontor) Minst 36% 37% Syftet med måttet är att få kunskap om medborgarnas uppfattning om insyn och inflytande i kommunen. Undersökningen genomfördes inte år Vid mätningen 2014 var resultatet 36%. (Kommunledningskontor) Osby kommun, Årsredovisning

218 Alla medborgare ska ges möjlighet att leva ett så självständigt liv som möjligt. Analys av resultatet Utökning har under året skett av gruppbostad och serviceboende inom enheten för funktionsnedsatta. Slutsatser Behovet inom detta område ökar stadigt och vi ser framför oss ytterligare utökning. Detta gäller både gruppbostad och servicebostad. (Vård- och omsorgsnämnden) Indikatorer Mål Utfall Kommentar 30% av hushållen som är beroende av långvarigt försörjningsstöd, mer än 6 månader, ska övergå till att bli självförsörjande. Andelen personer som minskat sitt missbruk sedan aktualisering ska öka jämfört med föregående år Tillgången till alternativa boendeformer ska öka jämfört med föregående år. Andelen arbetslösa i Osby kommun enligt Arbetsförmedlingens statistik ska minska jämfört med föregående år. Andelen elever med grundläggande högskolebehörighet ska öka. Det finns inget sätt att följa upp detta på. (Utbildning och arbete) Minst 62% 73% Andel vuxna med missbruk 21+ år som inte återkommit till socialtjänsten inom ett år efter avslut av samtliga utredningar och/eller insatser. (Utbildning och arbete) Minst När det gäller den här indikatorn är det en kvarleva från organisationen när Osby kommun hade en socialnämnd och en socialförvaltning. Inom Utbildning och arbete har man både jourlägenheter som ska kunna användas på kort sikt samt andrahandskontrakt för individer som skulle ha svårt att anskaffa ett boende på egen hand. Arbetet med bostadsfrågan är under översyn. Den variant av bostad först som Osby kommun tillämpat har visat sig vara kontraproduktiv. Individen ska vara delaktig genom hela processen och bostad ska vara en del av ett stöd och insats. Antalet andrahandskontrakt har på de senaste tre åren ökat dramatiskt, för att under slutet av 2016 minska något. Behoven av bostad och bristen på dessa ses generellt i hela kommunen och det drabbar kanske hårdast de individer som på ett eller annat sätt har social problematik. Men målet att öka alternativa boendeformer är i sig inte aktuellt utan det är insatserna och vad dessa ger på längre sikt som är det väsentliga. När det gäller bristen på bostäder och mindre lägenheter drabbar det även möjligheten att hitta utslussboende för våra ensamkommande ungdomar. Det höga mottagandet under framför allt 2015 innebär att dessa ungdomar på sikt (de som är kvar) också har eget boende. (Utbildning och arbete) Utökning inom Enheten för funktionsnedsatta med totalt två lägenheter. (Vård- och omsorgsnämnden) Max 8% 8,5% Siffran avser december Motsvarande siffra i december 2015 var 8,0%. Jämfört med Skåne nordost så ligger Osby lågt. Hörby ligger lägre. När det gäller utrikes födda ungdomar sticker vi ut något. En operativ ledningsgrupp som bildats bestående av chefer från kommun och Arbetsförmedlingen kommer ansvara för att sätta ihop arbetsgrupper som ska ta konkreta åtgärder, aktiviteter och projekt för att minska ungdomsarbetslösheten generellt. Detta kommer att komma igång kvartal 2, (Utbildning och arbete) Minst 70,5% 70,9% Nationella programmens elever i vår egen gymnasieskola (Utbildning och arbete) Osby kommun, Årsredovisning

219 Ekonomisk analys KOMMUNKONCERNEN I kommunkoncernen ingår Osbybostäder AB, Industrihus i Osby AB, Fjärrvärme i Osby AB, Östra Göinge Renhållnings AB (ÖGRAB) (ägarandel 50%), Osby Nova AB (vilande bolag) samt Skåne Blekinge Vattentjänst AB (SBVT AB) (ägarandel 25%). Kommunens bolag genererar 2016 ett positivt resultat. Osbybostäder AB har stor efterfrågan på lägenheter framförallt i centrala Osby, men även i Lönsboda. Antalet lediga lägenheter har under året legat på i snitt 0,4%. Nyproduktion av 10 lägenheter på fastigheten Båtbyggaren 16 i Osby var klar för inflyttning den 1 oktober. Nyproduktionen omfattade fem parhus med fem treor, fyra stycken fyror och en femrumslägenhet. Samtliga lägenheter var kontrakterade innan inflyttning. Fastigheten Jupiter 1 i Lönsboda, som delvis varit en saneringsfastighet, har tömts från och med halvårsskiftet och kommer byggas till med ett större antal lägenheter. Den tänkta om- och tillbyggnaden innebär att ytterligare sex lägenheter skapas. Under 2014 överklagades detaljplanen för fastigheten Jägaren 9 men överklagandet nådde ingen framgång. Under tiden har en fastighetsreglering genomförts där Jägaren 8 och 9 slagits samman till Jägaren 8. Nu finns förutsättningar att under 2017 gå vidare med den sedan tidigare planerade produktionen av 10 lägenheter där. Fastighetsregleringen avseende fastigheten Gjutaren 20 är klar och Osbybostäder har erlagt köpeskilling till Osby kommun. Projektering är sedan tidigare påbörjad och upphandling bedöms starta tidigast under Fastigheten skall innehålla ett LSS-boende och tillgängliga lägenheter. Fjärrvärme i Osby AB:s omsättning har ökat med 2,5% Produktionen av värme ökade till MWh (47577 MWh 2015). Nyanslutningen 2016 uppgick till cirka 100 kw. Installation och intrimning av den sedan tidigare upphandlade fastbränslepannan på 10 MW till Gullarpsverket har pågått under året. Vid årsskiftet hade ännu inte prestandaprov för verifiering av i avtalet överenskomna krav genomförts, varför pannan inte övertagits av köparen. Under 2016 har en solelanläggning installerats och tagits i drift. Anläggningen är på 49,14 kw och beräknas producera cirka kWh/år för eget bruk. Bidrag från Länsstyrelsen i Skåne har erhållits med 30% av investeringskostnaden. Industrihus i Osby AB äger fastigheterna Killeberg 3:1 och Osby 193:2. Dessa lokaler är uthyrda. Bolaget innehar även 35 andelar i Osbytåg ekonomisk förening med nominellt värde 500 tkr. Osby Nova AB har varit vilande under året och ingen verksamhet har bedrivits i bolaget. SBVT AB bildades och ägs gemensamt av kommunerna Bromölla, Olofström, Östra Göinge och Osby. Syftet med bolaget är att vara ett gemensamt driftbolag för VAanläggningar för att skapa en effektiv, kompetent och uthållig organisation. Denna har under 2016 förstärkts och förändrats för att möta ägarnas behov och intentioner. ÖGRAB är ett gemensamt bolag för Osby och Östra Göinge kommuner har varit ett mycket händelserikt verksamhetsår. Ombyggnad av Kattarps återvinningscentral slutfördes i mars månad. Även Osby återvinningscentral har fått en förbättring av logistiken. Knislinge, Kattarp och Osby har nu bomsystem för inpassering. Under 2016 har nya renhållningsföreskrifter och ny renhållningstaxa arbetats fram, som fullmäktige i Osby och Östra Göinge antog i oktober. Arbetet med att öka kostnadseffektiviteten har fortsatt, vilket också årets resultat visar. Tack vare det nya insamlingssystemet skapas förutsättningar att öka andelen återvinningsbart material, samtidigt som andelen brännbart avfall förväntas minska. Målet är att utnyttja denna effekt så vi får en positiv påverkan på renhållningstaxan för våra kommuninvånare. Den totala mängden insamlat hushållsavfall minskade under 2016 med 243 ton, eller 3,83%, vilket visar att vi är på rätt väg mot att minska avfallsmängden. Koncernresultat Resultatet för koncernen 2016 blev plus 32,8 mnkr. Verksamhetens nettokostnader minskade 2016 jämfört med Anledningen är kommunens köp av pensionsförsäkring på 100 mnkr 2015 som påverkade resultatet med 75 mnkr. Koncernbalansräkning Soliditeten för kommunkoncernen ligger på 45% (44% år 2015), vilket är en förbättring jämfört med Osby kommunkoncern har bättre soliditet än både snittet i Sverige och i Skåne. Den genomsnittliga soliditeten för kommunkoncerner i Sverige är 35% och Skåne 41%, utifrån den senast tillgängliga statistiken (2015), vilket innebär att det ser lite bättre ut för Osby jämfört med nivån för Sveriges kommunkoncerner. Denna soliditet är inklusive pensionsskulden i balansräkningen. Pensionsskulden som redovisas i ansvarsförbindelsen ingår inte. Kassaflödesanalys för koncernen Likviditeten i kommunkoncernen är god och uppgår till 134,8 mnkr, vilket är en minskning med 4,8 mnkr från föregående år. Upplåningen har ökat för kommunkoncernen med drygt 36 mnkr. FINANSIELL ANALYS Sammanfattning Osby kommun uppfyller de av fullmäktige fastställda finansiella målen för år Under perioden är målet ett resultat på minst 2% av skatter och bidrag. Osby kommun har inte några negativa resultat från tidigare år som ska täckas. Kommunens soliditet inklusive samtliga pensionsförpliktelser har förbättrats och det innebär att kommunens långsiktiga finansiella handlingsutrymme förbättrats. Osby arbetar för att bygga upp en långsiktigt god ekonomisk hushållning och därmed ha ett handlingsutrymme i samband med oväntade händelser i omvärlden. Osby kommun, Årsredovisning

220 Resultat och kapacitet Årets resultat och jämförelsestörande poster Osby kommun redovisar ett resultat 2016 på 24,6 mnkr. Detta är något bättre än det i budgeten planerade resultatet 21,8 mnkr. Detta är inte jämförbart med resultatet 2015, då det ingick stora jämförelsestörande poster. Kommunen köpte 2015 pensionsförsäkringar motsvarande 100 mnkr och har därmed minskat pensionsskulden i ansvarsförbindelsen. Pensionsförsäkringen har finansierats med tillgångar i kapitalförvaltningen för pensionsförpliktelser. Resultatet 2015 exklusive jämförelsestörande poster gav ett positivt resultat med 17,3 mnkr. Resultatet har påverkats av utrangeringar med 5,9 mnkr. Kommunhuset är under ombyggnad och vissa delar har rivits och utrangering har skett med 3,4 mnkr. Trulsagården i Killeberg har fuktproblematik och utrangeras till det bokförda värdet 1,1 mnkr. D-huset på Örkenedskolan ska rivas på grund av nybyggnation och utrangeras till bokfört värde 0,3 mnkr. I övrigt har diverse mindre inventarier utrangerats. Osby kommuns resultatmål för flerårsperioden är minst 2% av skatter och bidrag. Årets resultat 2016 uppgår till 3,4% av skatter och bidrag. Årets resultat exklusive jämförelsestörande poster/skatteintäkter och utjämning uppgår till 4,2%, Ett positivt resultat ger utrymme för att över en längre tid självfinansiera större delen av normal investeringsvolym i kommunen. Nettokostnadsandel % Verksamhetens intäkter och kostnader (netto) 89,8 92,1 95,6 Planenliga avskrivningar 5,6 5,3 5,4 Nettokostnadsandel exkl. jämförelsestörande poster och finansnetto 95,4 97,4 101,0 Finansnetto 0,4 0,0 0,1 Nettokostnadsandel exkl. jämförelsestörande poster Jämförelsestörande engångsposter 95,8 97,4 101,1 0,8 11,2 0,6 Nettokostnadsandel 96,6 108,6 101,7 En grundläggande förutsättning för att uppnå och vidmakthålla en god ekonomisk hushållning är att balansen mellan löpande intäkter och kostnader är god. Ett mått på denna balans är nettokostnadsandelen, som innebär att samtliga löpande kostnader inklusive finansnetto relateras till skatteintäkter samt statsbidrag och utjämning. Redovisas en nettokostnadsandel under 100% har kommunen en positiv balans mellan löpande kostnader och intäkter. En nettokostnadsandel på 97-98% kan betraktas som god ekonomisk hushållning för Osby kommun. Sett över en längre tidsperiod, klarar då kommunen av att finansiera ersättningsinvesteringar. När Osby kommuns nettokostnadsandel analyseras framgår det att netto av verksamhetens intäkter och kostnader under 2016 tog i anspråk 95,4% av skatteintäkterna, vilket är en minskning med 2% jämfört med Vidare tog avskrivningar i anspråk 5,6%, vilket är 0,3% högre än föregående år. Avskrivningarna är kommunens periodiserade kostnader för investeringar Årets resultat (mnkr) 24,6-57,7-10,8 Årets resultat exkl jämförelsestörande poster Årets resultat/skatteintäkter och utjämning % Årets resultat exkl. jämförelsestörande poster/skatteintäkter och utjämning % 30,5 17,3-13,7 3,4-8,6-1,7 4,2 2,6-0,2 Osby kommun, Årsredovisning

221 Årets investeringar Investeringar brutto (mnkr) 62,1 71,3 43,8 Investeringar efter avdrag för investeringsinkomster (mnkr) Investeringar exkl va-anläggningar/skatteintäkter % 61,2 70,5 73,8 5,7 8,2 5,6 Risk - kontroll Likviditet ur ett riskperspektiv % Kassalikviditet Självfinansieringsgraden av investeringar % Självfinansieringsgraden av nettoinvesteringar Självfinansieringsgraden av investeringarna mäter hur stor andel av investeringarna som kan finansieras med årets resultat plus avskrivningar. 100% innebär att kommunen kan självfinansiera samtliga investeringar som är genomförda under året, vilket i sin tur innebär att kommunen inte behöver låna till investeringarna och kommunens långsiktiga finansiella handlingsutrymme stärks. Med självfinansieringsgrad avses skatteintäkter och eventuella försäljningsinkomster som kommunen har erhållit vid försäljning av materiella anläggningstillgångar. Dessa har ställts i relation till nettoinvesteringarna. Osby kommun har inte något fastställt mål avseende självfinansieringsgraden. Osby kommuns självfinansieringsgrad 2016 är 106%, vilket innebär att kommunen sjävfinansierat årets investeringar. Självfinansieringsgraden för länets kommuner i genomsnitt har de senaste åren legat på cirka 76%. Samtidigt har Osby kommun legat på ett snitt på 62%.Kommunen har haft en låg skattefinansieringsgrad under flera år och lägre än länet. Detta har berott på att kommunen under perioden redovisat svagare resultat och en högre investeringsvolym än snittet i länet. Detta innebär att kommunen under perioden inte kunnat finansiera samtliga sina investeringar med skatteintäkter. Detta bidrar till ett försvagat finansiellt utrymme. Osby kommun har satt upp ett mål om att skattefinansieringsgraden ska öka till 100% under perioden Kassalikviditeten är ett mått på kommunens kortsiktiga betalningsberedskap. En oförändrad eller ökande kassalikviditet i kombination med en oförändrad eller förbättrad soliditet är ett tecken på att kommunens finansiella utrymme har förstärkts. Kassalikviditet under 100% innebär att en viss risk kan uppstå med den kortsiktiga betalningsberedskapen. I de kortfristiga skulderna ingår även semesterlöneskulden med 32 mnkr. Sannolikheten att denna skuld kommer att betalas ut på kort sikt är väldigt låg. Kassalikviditeten har förbättrats 2016 och innebär att kommunen har god betalningsberedskap. Även kommunens likviditet har ökat som nedanstående diagram visar. Den goda likviditeten beror främst på senarelagda investeringsprojekt samt på förskottsutbetalningen av statsbidrag från migrationsverket i slutet av december Ökningen av låneskulden är föranledd av att tidigare beslutad upplåning genomförts Årets investeringar har skattefinansierats. Kommunens externa låneskuld har en räntebindningstid på 2,19 år per 31 december 2016, vilket ligger inom gränsen för de beslutade intervallen i finanspolicyn. Räntebindningstiden Osby kommun, Årsredovisning

222 har förbättrats ytterligare i februari Efter omsättning av ett lån under februari har räntebindningstiden utökats till 2,55 år. Kommunens finanspolicy anger att räntebindningstiden (durationen) ska vara 2,5 år plus/minus 0,5 år. Räntekostnaden för kommunens upplåning har minskat under året. Snitträntan för 2016 uppgick till 1,99%. Per den 31 december 2016 uppgick genomsnittsräntan till 2,02%. I februari 2017 var snitträntan (12 månader tillbaka) 1,94%. Kommunens låneskuld uppgår till 245 mnkr och har utökats med 30 mnkr under delar av pensionsskulden i ansvarsförbindelsen och försäkrade bort en del av denna skuld 2015, samt självfinansierade investeringarna till 100% Kommunalskatt Soliditet % Soliditet enligt balansräkningen Soliditet inkl.samtliga pensionsförpliktelser Snitt riket Soliditet är ett mått på kommunens långsiktiga finansiella handlingsutrymme. Det visar i vilken utsträckning tillgångar har finansierats med eget kapital respektive skulder. Ett viktigt kriterium för god ekonomisk hushållning är att soliditeten över en längre period inte försvagas utan behålls eller utvecklas i positiv riktning. En förbättrad soliditet innebär att kommunen minskar sin skuldsättningsgrad och därigenom ökar sitt finansiella handlingsutrymme inför framtiden. Genomsnittet för ovanstående soliditetsmått, inklusive samtliga pensionsförpliktelser, låg bland Sveriges kommuner på cirka 23% Snittet för Skånes kommuner låg på 22% 2015 (officiell statistik för 2016 är ännu ej klar). Kommunfullmäktige har i riktlinjerna för god ekonomisk hushållning angett att kommunens soliditet inklusive samtliga pensionsförpliktelser bör öka de närmaste åren. Målsättningen är att soliditeten inklusive alla pensionsförpliktelser inte ska understiga 25% under planperioden I gällande flerårsplan har målsättningen höjts till att soliditeten inklusive samtliga pensionsförpliktelser inte ska understiga 30% under planperioden. Detta mål är uppnått år Soliditeten inklusive samtliga pensionsförpliktelser och löneskatt förbättrades mellan med 8% från 26% till 34%. Det förklaras främst av att kommunen löste in 2016 uppgick Osby kommuns skattesats till 22,26%, Skattesatsen höjdes senast 2015 med 50 öre. I Skånes trettiotre kommuner varierar skattesatser 2016 mellan 18,50% i Vellinge till 22,26% i Osby. Den genomsnittliga skattesatsen i länet uppgick under 2016 till 20,41% och i riket till 21,64%. Skattesatsen är ett nyckeltal som speglar kommunens långsiktiga handlingsberedskap i förhållande till övriga kommuner i länet, eftersom en jämförelsevis låg skattesats innebär en potential att stärka intäktssidan genom ett ökat skatteuttag. Osby kommun har för närvarande högst skattesats i Skåne. Pensionsförpliktelser Ur risksynpunkt är kommunens pensionsförpliktelser viktiga att beakta, eftersom skulden ska finansieras de kommande cirka 50 åren. Det totala pensionsåtagandet uppgick vid årets slut till 198,7 mnkr. Av dessa redovisas 6,9 mnkr i balansräkningen som en avsättning och 191,8 mnkr återfinns utanför balansräkningen som en ansvarsförbindelse. Den avser pensioner intjänade till och med Osby kommun löste in en del (100 mnkr inklusive löneskatt ) av ansvarsförbindelsen 2015 i syfte att minska belastningen på resultaträkningen och minska kommande års pensionsutbetalningar från ansvarsförbindelsen. Den del av pensionsåtagandet som utgör ansvarsförbindelse är ofinansierad, då den återfinns utanför balansräkningen. Kommunen avsatte 90 mnkr år 2000 för att täcka delar av de framtida utbetalningarna av denna skuld och för att minska de negativa effekter som uppstår när stora utbetalningar av ansvarsförbindelsen kommer att göras i framtiden. Av den ursprungliga kapitalplaceringen på 90 mnkr har kommunen tagit ut 132,1 mnkr och marknadsvärdet uppgår till 45,5 mnkr per 31 december Under året har kommunen betalat totalt 157 tkr i avgifter (175 tkr 2015) för förvaltningen. Osby kommun, Årsredovisning

223 Förvaltning av pensionsmedel Tkr Bokfört värde Resultatpåverkan Marknadsvärde Ingående värde Avkastning 626 Återinvesterat Uttag Sålt vid omallokering Köpt vid omallokering Förändring marknadsvärde Utgående värde Marknadsvärde Förvaltare (tkr) Ränte- Sv aktie- Utl aktie- fonder fonder fonder Summa DNB Danske Bank Robur Agenta Total portfölj Fördelning % Förvaltningsavgift Tkr Öhman Danske Bank Robur Agenta Total Pensionsskuld År (mnkr) Ansvarsförbindelse Avsättning Kapitalplacering "Återlån" Täckningsgrad % ,0 3,6 116,5 190, ,6 3,7 127,7 198, ,0 7,3 139,6 175, ,2 7,4 41,9 167, ,8 6,9 45,5 153,2 23 Borgensåtaganden Ändamål (mnkr) Egna bolag Föreningar Småhus Övrigt Summa borgensåtaganden Kommunen tecknar i vissa fall borgen för lån till de kommunägda bolagen, men även för andra externa verksamheter. Kommunens samlade borgensåtagande för lån uppgick 2016 till 291 miljoner kronor, vilket var en ökning med 11 mnkr i förhållande till Utfall i förhållande till budget BUDGETAVVIKELSER PER NÄMND (TKR) Budget 2016 Osby kommun har inte infriat några borgensåtaganden under 2016 och det finns inga indikationer på att så skulle behöva ske inom de kommande åren. Eftersom drygt 92% av den totala borgensförbindelsen utgörs av borgen till kommunens egna bolag, och då främst Osbybostäder AB, är den generella bedömningen att risken är låg. Osbybostäder AB:s verksamhet omfattas till största delen av att äga och förvalta fastigheter. Vakansgraden i fastigheterna är låg. Den största enskilda hyresgästen är Osby kommun som även är borgensman. Budgetavvik 2016 Budgetavvik 2015 Kommunstyrelse totalt Kommunledn.kontor Fastighet Kostorganisation Utbildning och arbete Samhällsbyggnad VA-verksamhet Tillsyn- och tillståndsnämnd Revision Valnämnd Barn- och skolnämnd Vård- och omsorgsnämnd Överförmyndare Total Mnkr Avvikelse nämnder Avvikelse årets resultat Nämnderna/styrelsen exklusive VA-verksamheten redovisar en budgetavvikelse med +1,5 mnkr. VA-verksamheten avviker med -2,9 mnkr mot budget budgeterades för ett Osby kommun, Årsredovisning

224 överskott, då det vid budgeteringstillfället fanns prognoser om underskott som skulle täckas. Från och med 2016 är alla tidigare underskott i VA-verksamheten täckta. Negativa budgetavvikelser på kostorganisationen har främst orsakats av extrakostnader i samband med tillfälliga lokaler. Fastighetsförvaltningens budgetavvikelse beror främst på att lokaler i lokalbanken inte varit möjliga att hyra ut. Förutsättningen i budgeten var att kostnaderna i lokalbanken skulle generera motsvarande intäkter. Verksamheten Utbildning och arbete redovisar en budgetavvikelse på minus 7,4 mnkr. De större avvikelserna avser nedskrivning, 3,1 mnkr av statsbidragsfordran på migrationsverket avseende samt naturbruksgymnasiet som redovisar en negativ budgetavvikelse med 2,2 mnkr. Positiv större budgetavvikelse redovisas från Barn och skolnämnden med 7,8 mnkr. Den positiva avvikelsen beror främst på senarelagd start av tillfälliga lokaler, samt en del vakanser på tjänster på grund av svårigheten att rekrytera. Prognosavvikelser Jämfört med augusti respektive år (%) Avvikelse nämnder 0,9 1,1 1,1 Avvikelse årets resultat 0,7 0,8 1,5 En god prognossäkerhet innebär att kommunen har goda förutsättningar att anpassa sig till förändrade förutsättningar under året. En prognosavvikelse under 1% av kostnadsomslutningen innebär en god prognossäkerhet. Budgetföljsamhet är ett annat mått på kommunens finansiella kontroll. Budgetavvikelsen bör ligga så nära noll som möjligt. Prognoserna över kommunens ekonomi har varit relativt stabila under 2016 och prognossäkerheten får därmed betraktas som god. Nämnder/styrelser har vidtagit åtgärder utifrån budgetprognoserna och detta har gett effekter och givna budgetramar har kunnat hållas totalt. Februariuppföljningen visade avvikelser med minus 12,4 mnkr, medan uppföljningarna per april, augusti och oktober visade betydligt mindre budgetavvikelser. Säkerheten i prognoserna förbättrades betydligt ju senare på året vi kom. Under senhösten 2015 tog Osby kommun emot många asylsökande personer och vid årsskiftet var det svårt att bedöma de ekonomiska konsekvenserna av mottagandet. I syfte att ge budgetansvariga bättre förutsättningar för att göra bra prognoser har det bland annat genomförts ekonomiutbildning för chefer/budgetansvariga. Känslighetsanalys MNKR Förändring i kostnad/ intäkt Bruttokostnader förändras med 1% +/- 9,0 Försörjningsstöd förändras med 1% +/- 0,1 Generell avgiftshöjning med 1% +/- 0,5 Löneförändring med 1% +/- 5,3 Förändring i utdebitering med 1 kr +/- 24,0 Avslutande kommentar Kommunen når huvuddelen av sina finansiella mål. Årets resultat exklusive jämförelsestörande poster innebar att kommunens ekonomiska marginal förbättrades under året. Kommunens resultatmål är att redovisa ett positivt resultat på minst 2% av skatter och utjämningsbidrag. Kommunen redovisar ett positivt resultat 24,6 mkr. vilket är 3,4% av skatter och utjämning. Ytterligare analys av de finansiella målen för god ekonomisk hushållning sker i nästa avsnitt. De närmaste åren förväntas bli finansiellt tuffa för Osby kommun eftersom vi, liksom många andra kommuner, står inför utmaningar som ökade investeringar och stegrade behov hänförliga till befolkningsförändringar. Det innebär att kostnader för kommunala tjänster kommer att öka betydligt snabbare än tidigare. En utmaning blir hur mycket av investeringarna som kan finansieras via skatteintäkter kontra främmande kapital i form av lån. Detta kan i sin tur påverka utrymmet för att finansiera kommunens löpande drift i form av löner, lokaler med mera. För att klara att uppfylla kommunens mål för god ekonomisk hushållning, det vill säga ett resultat på 2% av skatteintäkterna, en högre självfinansieringsgrad, en förbättrad soliditet samt oförändrad skatt, krävs en mycket aktiv ekonomistyrning framöver. FINANSIELLA NYCKELTAL % RESULTAT - KAPACITET Skatteintäktsutveckling 7,4 6,3 2,5 Nettokostnadsutveckling exkl. jämförelsestörande poster 5,2 2,6 3,5 Nettokostnadsandel 96,6 108,6 101,7 - Verksamhetens nettokostnader 89,8 92,1 95,6 - Planenliga avskrivningar 5,6 5,3 5,4 - Finansnetto 0,4 0,0 0,1 - Jämförelsestörande engångsposter 0,8 11,2 0,6 Årets resultat exkl. jämförelsestörande poster / skatteintäkter samt kommunalekonomisk utjämning och statsbidrag Årets resultat / skatteintäkter samt kommunalekonomisk utjämning och statsbidrag Självfinansieringsgrad av årets nettoinvesteringar 4,2-1,1-0,4 3,4-1,7 1, Nettoinvesteringar / skatteintäkter 8, Soliditet enligt balansräkningen Soliditet inkl. samtliga pensionsförpliktelser Osby kommun, Årsredovisning

225 % Total skuld- och avsättningsgrad varav avsättningsgrad varav kortfristig skuldsättningsgrad varav långfristig skuldsättningsgrad Skattesats 22,26 22,26 21,76 RISK OCH KONTROLL Kassalikviditet GOD EKONOMISK HUSHÅLLNING OCH BALANS- KRAVSUTREDNING Kommuner har sedan 1992 enligt kommunallagen haft krav på sig att verksamheten ska bedrivas enligt god ekonomisk hushållning. Under år 2000 tillkom även balanskravet och under 2013 infördes en möjlighet till resultatutjämningsreserver. Samtliga dessa lagstiftningskrav ska årligen följas upp i årsredovisningens förvaltningsberättelse. Inledningsvis i detta avsnitt görs en analys av kommunens mål och riktlinjer för god ekonomisk hushållning som kommunfullmäktige fastställde under I anslutning till detta genomförs avslutningsvis en balanskravsutredning och redovisning av resultatutjämningsreserven (RUR). God ekonomisk hushållning God ekonomisk hushållning är ett lagstadgat krav som återfinns i 8:e kapitlet i kommunallagen. Kommunen ska upprätta riktlinjer för god ekonomisk hushållning. Vidare ska kommunen ta fram finansiella och verksamhetsmässiga mål för god ekonomisk hushållning. Kommunen ska även besluta om man vill använda sig av en resultatutjämningsreserv. Osby kommun har fattat beslut om "Riktlinjer för god ekonomisk hushållning och tillämpning av resultatutjämningsreserv" 167 kommunfullmäktige Riktlinjerna för god ekonomisk hushållning tar sin utgångspunkt i att varje generation ska bekosta den kommunala service som konsumeras och därigenom lämna över en kommun med ett oförändrat finansiellt handlingsutrymme till kommande generationer. För att kunna leva upp till detta har kommunen fattat beslut om finansiella mål. Dessa redovisas och följs upp i detta avsnitt. Uppföljningen av de verksamhetsmässiga målen för god ekonomisk hushållning återfinns under avsnittet Målavstämning. Finansiella mål Målet är ett resultat på minst 2 procent av skatter och bidrag. Detta innebär ett överskott med cirka 14 mnkr. Indikatorer Mål Utfall Kommentar Årets resultat Minst 14 24,6 Det budgeterade resultatet uppgick till 21,7 mnkr och resultatet för 2016 blev 24,6 mnkr. Kostnadstäckningen för VA-verksamheten ska uppgå till minst 100% samt täcka de senaste årens underskott. Indikatorer Mål Utfall Kommentar Årets resultat för VA-verksamheten. Minst Va-verksamheten visar ett positivt resultat. Från och med 2016 har vi inte några äldre underskott som ska täckas för VA-kollektivet, utan verksamheten visar ett litet överskott. Detta ska återföras till VA-abonnenterna. Soliditeten inklusive alla pensionsförpliktelser, det vill säga kommunens finansiella styrka, ska inte understiga 25 procent under planperioden. Indikatorer Mål Utfall Kommentar Soliditet Minst 25% 34% Soliditeten har förbättrats under 2016 och alla investeringarna är skattefinansierade. All kommunal bolagsverksamhet ska regelmässigt ge ett positivt resultat. Indikatorer Mål Utfall Kommentar Resultat koncernbolag Samtliga kommunala bolag visar positiva resultat Osby kommun, Årsredovisning

226 Balanskravsutredning Balanskravet är ytterligare ett lagstadgat krav som kommunen måste uppfylla enligt kommunallagen. Det trädde i kraft år 2000 och utgör en undre gräns för vilket resultat som är tillåtet att budgetera och redovisa. Balanskravet innebär i korthet att kommuner och landsting ska besluta om en budget där intäkterna överstiger kostnaderna. Om resultatet ändå blir negativt i bokslutet är huvudprincipen att underskottet ska kompenseras med motsvarande överskott inom tre år och att kommunfullmäktige i en plan ska ange hur det ska ske. Det finns dock undantag från huvudprincipen. Kommunfullmäktige kan med hänvisning till synnerliga skäl besluta om att inte återställa hela eller delar av ett underskott. Dessa ska då tydligt specificeras i förvaltningsberättelsen i årsredovisningen. Varje år ska det i förvaltningsberättelsen i årsredovisningen redovisas en balanskravsutredning. Den redovisas i tabell nedan. Den inleds med årets resultat, vilket reduceras eller tillförs med ett antal poster enligt lagstiftningen. När det är gjort, får man fram "Årets resultat efter balanskravsutredning och före avsättning till RUR". Nästa steg i balanskravsutredningen utgörs av medel som förs till eller från resultatutjämningsreserven (RUR). Sedan 2013 är det möjligt för kommuner och landsting att tillämpa RUR och under vissa förutsättningar föra medel mellan olika år. Tanken är att överskott ska kunna reserveras i RUR under finansiellt goda tider, då skatteintäkterna ökar ordentligt, för att sedan användas för att täcka hela eller delar av underskott under svagare tider, då skatteintäkterna minskar eller ökar endast måttligt. RUR ska därigenom bidra till att skapa stabilare planeringsförutsättningar för kommuner och landsting. Den bakomliggande tanken är att det rådande konjunkturläget inte ska påverka resurstilldelningen till verksamheterna i alltför hög utsträckning. Behovet av servicen som kommuner och landsting tillhandahåller minskar i regel inte i en lågkonjunktur, utan det kan snarare vara tvärtom för vissa delar av verksamheten. Dessutom framstår det inte som ändamålsenligt att behöva göra tillfälliga neddragningar i verksamheten som sedan måste byggas upp igen när lågkonjunkturen är över. Enligt kommunfullmäktiges riktlinjer kan en disponering från RUR göras, för att helt eller delvis täcka ett balanskravsunderskott, när skatteunderlagsprognosen för enskilt år faller under det tio-åriga genomsnittet för skatteunderlagets utveckling. Eftersom det är svårt att på förhand med säkerhet veta hur lång och djup en lågkonjunktur blir innehåller riktlinjerna för RUR också en bestämmelse om hur medel får disponeras ur RUR. Riktlinjerna anger att storleken på disponeringen maximalt får uppgå till motsvarande del som skatteintäktsutvecklingen understiger det tioåriga genomsnittet. Detta ger kommunen goda förutsättningar att vid behov genomföra ett omställningsarbete och/eller överbrygga en lågkonjunktur. Osby kommun har inte avsatt medel till resultatutjämningsreserven tidigare år. Osby kommun avsätter år mnkr till resultatutjämningsreserven, vilket är högsta möjliga belopp utifrån gällande riktlinjer. I enlighet med tabellen "Ackumulerade negativa resultat" redovisas att kommunen inte har något negativt resultat att återställa. Osby kommun konstaterar efter balanskravsutredningen att kommunen under år 2016 har en god ekonomisk hushållning. Beräkning av balanskravsresultatet Årets res. enl. resultaträkning Reducering av samtliga realisationsvinster Justering för realisationsvinster enl undantagsmöjlighet Justering för realisationsförluster enl undantagsmöjlighet Orealiserade förluster i värdepapper 0 0 Justering för återföring av orealiserade förluster i värdepapper Årets resultat efter balanskravsjusteringar Reservering av medel till resultatutjämningsreserv Användning av medel från resultatutjämningsreserv Balanskravsresultat Ackumulerade negativa resultat IB ackumulerade ej återställda negativa resultat varav från år Årets balanskravsresultat enligt balanskravsutredningen + Synnerliga skäl att inte återställa negativt resultat UB ackumulerade ej återställda negativa resultat Osby kommun, Årsredovisning

227 Sammanställd redovisning I koncernen Osby kommun ingår följande företag: REDOVISNINGSPRINCIPER FÖR KONCERNEN Koncernredovisningen utgör ett sammandrag av kommunens och företagens balans- och resultaträkningar. I detta sammanhang har interna mellanhavanden eliminerats mellan de i koncernen ingående enheterna. Redovisningen har upprättats enligt så kallad proportionell konsolidering, vilket betyder att Osby kommun är delägare i följande föreningar om företagen inte är helägda har endast ägda andelar av räkenskapsposterna tagits med i koncernredovisningen. Vid eliminering av interna mellanhavanden har arbetet följt "väsentlighetsprincipen" och "försiktighetsprincipen". Förening Ekonomiskt stöd tkr Andel Medborgarhusföreningen Osby cirka 45% Kommuninvest i Sverige AB 0 0,17% Kommunassurans Syd Försäkrings AB 0 0,92% Ekonomiska engagemang, tkr Räntor Lån Borgen Enhet Ägd andel Kostnad Intäkt Givare Mot-tagare Givare Mot-tagare Osby kommun Osbybostäder AB Östra Göinge Renhållnings AB Fjärrvärme i Osby AB Industrihus i Osby AB Osby Nova AB Skåne Blekinge Vattentjänst AB Totalt Koncernen Osby kommun, Mnkr Omsättning Tillgångar Skulder Eget kap Årets res 1) Osby kommun 242,5 910,8 406,8 504,0 24,6 Osbybostäder AB 75,3 290,6 243,0 47,6 2,1 Östra Göinge Renhållnings AB Fjärrvärme i Osby AB Industrihus i Osby AB 38,8 64,0 40,6 23,4 5,7 28,6 103,5 60,6 42,9 5,1 0,5 3,3 1,2 2,1 0,2 Osby Nova AB 0,0 0,4 0,0 0,4 0,0 Skåne Blekinge Vattentjänst AB 129,3 36,3 32,3 4,0 0,0 1) Årets resultat före bokslutsdispositioner och skatt Osby kommun, Årsredovisning

228 Personalredovisning Attraktiv arbetsgivare Arbete med åtgärder och aktiviteter har under året skett i enlighet med handlingsplan för mål och åtgärder De sju målen som gällde var att utveckla strategisk personalförsörjning, attrahera nya medarbetare, effektivisera rekryteringsprocessen, genomföra en bra introduktion som ger medarbetarna förutsättningar för att utföra sitt uppdrag, motivera medarbetare att känna engagemang för sitt arbete, utveckla arbetssätt för att få effektivare administrativa processer samt att avsluta en anställning på ett sätt så att medarbetaren är en god ambassadör för Osby kommun. Central introduktion har skett under vår och höst med deltagare. Med hjälp av IT-enheten har vi gett möjlighet för personal att hemifrån, via portal, få tillgång till personalsystem och till personalhandbok. Detta påbörjades under 2015 och har slutförts under Vi har under hösten dragit igång Flex i personalsystemet och cirka 150 anställda har gått in i stämplingsrutinen sedan Feriepraktiken har gett 129 ungdomar möjlighet till sysselsättning och samtidigt en inblick i de kommunala yrkena. Yrkesmässa för ungdomar i årskurs 8 och 9 har genomförts tillsammans med Älmhults kommun. Frukostträffar för chefer har skett tre gånger under året och teman har varit: Posum, Kommunens mål och vision samt genomgång från Arbetsmarknadsenheten. Flera nyrekryteringar av chefer har skett: Enhetschefer inom vård och omsorg, förskolechefer, rektorer inom förvaltningen för utbildning och arbete, utökning med en Kostchef samt ny HR-chef. Ett antal barnskötare har fått möjlighet att vidareutbilda sig till förskollärare, vilket är ett bristyrke idag. Syftet med satsningen är att inför framtiden höja kompetensen inom verksamheten. Detta gällde både under 2015 och Organisation Under 2016 har inga större förändringar gjorts av organisationen. Kosten flyttades under 2015 organisatoriskt till kommunledningskontoret och har under hösten 2016 delats upp till 2 enheter. Policy Några policys har omarbetats och politiskt beslutats under Det gäller ny pensionspolicy, policy kring mutor och bestickning, Policy kring representation samt ny Rekryteringspolicy Utbildningar Under året har inga generella utbildningar hållits från HR-enhetens sida. Arbetsmiljö och rehabilitering Kopplat till den ökade sjukskrivningen har även rehabiliteringsinsatser ökat och företagshälsovården har varit ett stöd i detta arbete. Arbetsmiljöinspektion genomfördes under 2015 inom grundskola och gymnasieskola och där har en del efterarbete slutförts under Nya inspektioner som genomfördes under 2016 gällde Vård och omsorgsförvaltningen, där inga anmärkningar fanns. PERSONAL- OCH PENSIONSKOSTNADER- NAS UTVECKLING Personalkostnadernas utveckling åren framgår av nedanstående sammanställning. Personalkostnadernas utveckling (Mnkr) Arvoden och sammanträdesersättningar förtroendevalda Förändr ,1 4,5-8,9% Övrig personal 426,3 397,2 7,3% Kostnad exkl arbetsgivaravg 430,4 401,7 7,1% Arbetsgivaravgifter (betalda) 129,3 117,8 9,8% Total personalkostnad 559,7 519,5 7,7% ANTAL ANSTÄLLDA I december 2016 hade kommunen 944,5 tillsvidareanställda årsarbetare. Antal årsarbetare Org enhet 2016 Procent Barn och skola 356,4 37,7 Kommunledningskontor 79,7 8,4 Samhällsbyggnad 53,3 5,7 Utbildning och arbete 142,9 15,1 Vård och omsorg 312,2 33,1 Summa anställda 944,5 100,0 Osby kommun, Årsredovisning

229 ÅLDERS- OCH KÖNSFÖRDELNING Av de tillsvidareanställda är 43,3% 50 år och däröver. Medelåldern är 46,3 år. Könsfördelningen bland kommunens tillsvidareanställningar är 80,9% kvinnor och 19,1% män. Fördelningen mellan kvinnor och män innebär inga större förändringar under perioden. Kommunen har liksom hela kommunsektorn en traditionell uppdelning av kvinno- och mansdominerade förvaltningar. Män arbetar främst som lärare, kommunalarbetare samt i ledningsfunktion. Kvinnor arbetar främst inom vårdande yrken samt som lärare. Frånvaroorsak Orsak Semester 9,5 10 Sjukdom 7,5 6 Vård av sjukt barn 4 3,5 Övrig ledighet 3,5 3,5 Summa frånvarotid 24,5 23,0 Nettoarbetstid 75,5 77 SYSSELSÄTTNINGSGRAD Sysselsättningsgrad i procent av heltid i % i % 100% , , % , , % , ,7 0-50% 27 2,5 27 2,7 Summa , ,0 FRÅNVARO Nettoarbetstid/frånvaroorsak Av total arbetstid utgör 24,5% frånvaro och nettoarbetstiden är 75,5%. Frånvaron har ökat med 1,5% sedan Frånvaron på grund av semester och ferieuppehåll har minskat något. Sjukfrånvaron fortsätter att öka och även ledighet för vård av sjukt barn har ökat. I övrig frånvaro ingår bland annat föräldraledighet, studieledighet och övrig ledighet och denna typ av ledighet ligger kvar på oförändrad nivå. Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron har under 2016 ökat i förhållande till Både korttidsfrånvaro och långtidsfrånvaro har ökat. Sjukfrånvaron har ökat både för män och kvinnor och ungefär med samma nivå. När det gäller åldersgrupper är det främst sjukfrånvaron i ålder -29 år som ökat, men alla åldersgrupper har ökat. Det som sticker ut är ökningen för kvinnor i åldersgruppen -29 år och män i ålder där långtidsfrånvaron har ökat markant. Sjukfrånvaro Nyckeltal Sjukfrånvaro totalt 6,5 5,6 Andel sjukfrånvaro 60 dagar 47,1 40,4 Sjukfrånvaro kvinnor 7,2 6,1 Sjukfrånvaro män 4,4 3,3 Sjukfrånvaro -29 år 5,5 3,7 Sjukfrånvaro år 6,3 5,2 Sjukfrånvaro 50- år 7,3 6,8 Osby kommun, Årsredovisning

230 VERKSAMHETSBERÄTTELSER KOMMUNLEDNINGSKONTORET INLEDNING Ledning Marika Bjerstedt Hansen (Kommunstyrelsens ordförande) Petra Gummeson (Kommunchef) ÅRETS HÄNDELSER Vid fullmäktigesammanträdet i mars beslutades om en omoch tillbyggnad av kommunhuset för att få ett modernt och multifunktionellt hus. Det görs en fullständig ombyggnad av befintligt kommunhus samt en påbyggnad av våning på tillbyggnaden. Samtidigt genomförs PCB-sanering och samtliga fönster byts ut. Under ombyggnaden har all personal i kommunhuset och kontor på Parkgatan flyttat över till det gamla BRIO-huset. Man beräknas kunna flytta tillbaka våren Under våren har det pågått en process där vision, målområden och fullmäktigemål arbetats fram av samtliga presidier i samverkan med kommunchef och utredare. Samtidigt omarbetades kommunens värdegrund för att inte bara ha ett medarbetarperspektiv utan även ett medborgarperspektiv. Beslut togs i kommunfullmäktige i samband med junisammanträdet. Kommunchefen fick i uppdrag att se över ledningsorganisationen och det har gjorts under våren Exempelvis ändras benämningen på verksamhetsområde till förvaltning och en serviceförvaltning skapas. Kommunen har under året haft en fullmäktigeberedning om hur den framtida skolan och förskolan i Osby kommun ska organiseras. Som ett led i detta har det genomförts medborgardialoger i Killeberg, Lönsboda och Osby för att inhämta medborgarnas synpunkter. Det har även varit en fullmäktigeberedning gällande den framtida kommunala äldreomsorgen och här har det också genomförts medborgardialoger, då i Lönsboda och i Osby. Kommunfullmäktige beslutade i december om en försäljning av och uthyrning av fastigheter som tillhör Naturbruksgymnasiet i Osby till Hushållningssällskapet Skåne. Detta innebär att det framöver är Hushållningssällskapet som bedriver naturbruksprogrammet med inriktning skog i Osby. Avtalet med Osbybostäder sas upp av båda parter för omförhandling. Städorganisationen gick tillbaka till kommunen från och med den 1 januari HAR VI UPPFYLLT VÅRA MÅL? För Kommunfullmäktiges verksamhetsmål utifrån god ekonomisk hushållning se förvaltningsberättelsen. NYCKELTAL OCH STATISTIK Kostnadsuppföljning personal tkr Kostnad för arbetskraft Varav kostnad för sjuklön Personalstatistik Tillsvidareanställda EKONOMI Tkr Redov 2015 Redov 2016 Budget 2016 Avvik Intäkter Kostnader Resultat Analys av utfallet Kommunledningskontoret redovisar en positiv budgetavvikelse med 1,8 mnkr. Dessa hänförs bland annat till kommunstyrelsen 0,5 mnkr, främst på grund av lägre förtroendemannakostnader utifrån att det varit färre ersättare närvarande vid sammanträden. Facklig verksamhet, PA-åtgärder, kompetensutveckling ger en positiv avvikelse med 0,5 mnkr. Telefoni och IT har en positiv avvikelse med 0,9 mnkr mot budget. Kansli, Stab och Ekonomi visar negativ budgetavvikelse främst utifrån ökade kostnader med koppling till personal, rekryteringskostnader och lönenivåer. Fullmäktiges kostnader har varit högre än budgeterat på grund av extra insatser med koppling till genomförda fullmäktigeberedningar inom förskola, grundskola samt vård och omsorg. FRAMTIDEN Organisationen kommer från 1 januari 2017 att anpassas efter de justeringar organisationsöversynen ledde fram till. Räddningstjänsten flyttas över från Samhällsbyggnad till Kommunledning för att få ökat fokus. Näringslivsutvecklare och turismutvecklare flyttas över till kommunledningsstaben och tjänsterna kommer då att heta näringslivsstrateg och turismstrateg. Utredartjänsten döps om till utvecklingsstrateg och kommunikatören till kommunikationsstrateg. Kansliet och IT Osby kommun, Årsredovisning

231 flyttas över till den nya Serviceförvaltningen. Som ett led i att ytterligare utveckla Osby kommuns kommunikations- och informationsarbete har det anställts två kommunikatörer, som börjar sina tjänster under våren Befintlig kommunikatör har i den nya förvaltningsorganisationen blivit kommunikationsstrateg och kommer att arbeta mer övergripande och långsiktigt med utveckling av kommunikationsarbete, varumärkesarbete med mera. En översyn av kommunens ekonomiorganisation genomförs under våren 2017 med hjälp av extern konsult. En översyn av den politiska organisationen genomförs också under våren. Osby kommun, Årsredovisning

232 FASTIGHET INLEDNING Ledning Marika Bjerstedt Hansen (Kommunstyrelsens ordförande) Petra Gummesson (Kommunchef) ÅRETS HÄNDELSER Under våren 2016 har mycket fokus legat på evakueringen i samband med ombyggnaden och PCB-saneringen av Kommunhuset. Under första delen av juni flyttades verksamheterna över från Kommunhuset och Kontor Parkgatan till BRIO-huset. Kommunhusets ombyggnad påbörjades i september och beräknas pågå till våren 2018, då alla flyttar tillbaka till ett nytt modernt och multifunktionellt kommunhus. Tanken är att man på sikt ska samla samtliga förvaltningar på ett och samma ställe för att öka samarbetsmöjligheterna och effektiviteten. Klintgården, Solgården, Hemgården och Lönnegården har på grund av fuktproblem fått flyttas över till moduler. Platsbristen på grund av utökning av antal elever på Klockarskogsskolan har lösts med hjälp av moduler. På grund av sjukdom har inhyrd konsult arbetat på fastighetsstrategtjänsten under Under senhösten påbörjades nyrekrytering av en fastighetsstrateg. NYCKELTAL OCH STATISTIK Kostnadsuppföljning personal tkr Kostnad för arbetskraft Varav kostnad för sjuklön Personalstatistik Tillsvidareanställda 1,5 1,5 Mediakostnad Uppvärmning 1000 kwh Övrig el, 1000 kwh Vatten, m EKONOMI Tkr Redov 2015 Redov 2016 Budget 2016 Avvik Intäkter Kostnader Resultat Analys av utfallet Underskottet mot budget för året har en koppling till att de lokaler i lokalbanken, framförallt BRIO huset, inte har genererat de intäkter som var budgeterade. Detta beror till stor del på att byggnaden fungerar som evakueringsbyggnad för förvaltningarna under renoveringstiden av kommunhuset och har därmed inte kunnat hyras ut externt. Hänsyn till denna intäktsminskning har inte tagits med i prognosarbetet under året. En ökning av driftskostnaderna, framförallt under senhösten, har också bidragit till utfallet. FRAMTIDEN Man behöver se över behov av investeringar alternativt underhåll av kommunens fastigheter i allmänhet, men även en helhetslösning för kommunens förskolor och skolor. I slutet av april i år beslutade kommunstyrelsen i Osby att arbeta vidare med ett förslag om att bygga en ny ishall i Osby. Beslutet innebar att en komplett utredning om placering och utformning, tillsammans med komplett kalkyl för hela projektet, ska tas fram innan slutligt beslut om att bygga fattas. Budgeten för hela projektet är satt till 65 miljoner kronor och möjligheten till alternativ finansiering utreds också. Osby kommun, Årsredovisning

233 KOSTENHETEN INLEDNING Ledning Kostenheten förser kommunens förskolor, fritidshem, grundskolor, gymnasieskolor, och hemmaboende äldre med matdistribution. Dessutom förses äldreboende med måltider Personalen i våra restauranger och vid våra mottagningskök arbetar för att erbjuda en hög servicenivå med stor flexibilitet och hög kvalitet. Målsättningen är att erbjuda våra gäster den mat som efterfrågas och samtidigt anpassa maten så att den når upp till nationella riktlinjer samt aktuell lagstiftning om näringsriktiga måltider. Maten som serveras ska vara näringsriktig och god. Vår ambition är att ha en god och regelbunden dialog med våra matgäster, för att så långt det är möjligt, möta matgästernas önskemål, men även utmana dess smaker och preferenser. Marika Bjerstedt Hansen (Kommunstyrelsens ordförande) Jens Modéer (Kostchef) Susanna Bengtsson (Kostchef) ÅRETS HÄNDELSER Kostenheten startade 2016 sitt andra år, som har varit händelserikt och som till stor del präglats av mer eller mindre akuta frågor. I september tillträdde en till kostchef. Kommunen delades under hösten upp i områden öst och väst och respektive kostchef ansvarar för varsitt område. Lönnegården, Hemgården och Trulsagårdens förskolor har evakuerats och flyttade under året till tillfälliga lokaler.. Trulsagården har flyttat till en paviljong bredvid den evakuerade förskolan. Paviljongen var inte var utrustad med tillagningskök. Maten tillagas därför på Killebergsskolan och körs dagligen upp till Trulsagården. Under året har Hasslarödsskolan börjat servera mellanmål till fritidsverksamheten. Lösningen har fungerat bra. Under hösten infördes riktlinjer för frukost samt mellanmål på samtliga förskolor samt fritidsverksamheter. Detta för att skapa en likvärdighet inom kommunen. Under hösten har även en gemensam meny arbetats fram av en menygrupp, där fem kockar från olika kök samt kostchef deltagit. Den gemensamma menyn träder i kraft i samband med terminsstart våren Produktionen på Rönnebackens kök startades under våren. För att komma igång efter nystart har det tillkommit en del uppstartkostnader för bland annat köksutrustning samt extra personal. En gemensam meny infördes under hösten inom äldreomsorgen. Under hösten har kostcheferna, tillsammans med fyra andra närliggande kommuner, arbetat med upphandling inför kommande höst. Det har nu ställts högre krav på närodlat och ekologiskt, vilket förväntas höja kvalitén ute i samtliga kök. HAR VI UPPFYLLT VÅRA MÅL? För Kommunfullmäktiges verksamhetsmål utifrån god ekonomisk hushållning se verksamhetsberättelsen. NYCKELTAL OCH STATISTIK Kostnadsuppföljning personal tkr Kostnad för arbetskraft Varav kostnad för sjuklön Personalstatistik Tillsvidareanställda EKONOMI Tkr Redov 2015 Redov 2016 Budget 2016 Avvik Intäkter Kostnader Resultat Analys av utfallet Året har präglats av evakueringar som lett till stängda förskolor med tillhörande kök. Detta har lösts med paviljonger, där tillagningskök saknats. Vi har därför fått leverera maten från närliggande kök och därför har en daglig transportkostnad tillkommit. Extra personal har tillsatts i de tillfälliga mottagningsköken, vilket bidragit till en ökad personalkostnad. Till följd av evakueringarna har även uppstartskostnader tillkommit där bland annat nödvändig köksutrustning införskaffats. Osby kommun, Årsredovisning

234 FRAMTIDEN Förskola Klintgården kommer att öppna ett mottagningskök i början av Maten kommer att skickas från köket på Ekebo. Grundskolan och gymnasieskolan På grund av försäljning av Naturbruksgymnasiet kan det leda till förändringar inom matdistributionen under kommande året. Äldreomsorgen Kostenheten kommer att se över produktion och hantering under Utvecklingsmöjligheter Vikarieanskaffning kommer i samband med terminsstart ske genom kostenhetens ekonomiassistent med förhoppning om att hålla vikariebehovet nere. En måltidspolicy kommer att utformas under Under 2017 kommer kostenheten verka för att skapa en balans i ekonomin, budgeten kommer att granskas och eventuella möjligheter till förändringar kommer analyseras. Kostenheten ämnar under 2017 lägga stort fokus på att öka kvalitén på maten som serveras i samtliga kök. Detta med fokus på att öka andelen ekologiska samt närproducerade livsmedel. Enheten kommer att lägga stor vikt kring den gemensamma menyn samt riktlinjer för frukost samt mellanmål. Osby kommun, Årsredovisning

235 UTBILDNING OCH ARBETE INLEDNING Ledning Gymnasial utbildning via Ekbackeskolan och Naturbruksgymnasiet Yrkesskola bestående av gymnasiesärskola och lärlingsutbildning Vuxenutbildning i form av svenska för invandrare, grundläggande vuxenutbildning, gymnasial vuxenutbildning, särskild utbildning för vuxna samt YH utbildningar Boende för ensamkommande ungdomar Arbetsmarknadsenhet samt praktiksamordning med samarbete mellan arbetsförmedling och kommun Vuxenenheten som bedriver verksamhet inom försörjningsstöd, missbruk, socialpsykiatri och våld i nära relationer Verksamheten för flyktingsamordning arbetar med placering och utredning av ensamkommande barn och ungdomar samt mottagande av övriga anvisade personer Näringslivskontoret som från och med 2017 övergår till kommunledningsförvaltningen Ingmar Bernthsson (utskottets ordförande) Roger Johansson (verksamhetsområdeschef) ÅRETS HÄNDELSER Flyktingsituationen har påverkat verksamheten i allra högsta grad. Främst Utbildning och arbete men även övriga verksamheter i kommunen. Antalet elever på Ekbackeskolan har under året fortsatt att öka. Yrkesskolan startade upp sin verksamhet i januari 2016 med en god utveckling under året. Försäljning av en del av fastighet Naturbruksgymnasiet samt hela Jonstorp beslutades i fullmäktige i december. Gymnasieorganisationen inför hösten 2017 innebär ett gymnasieintag utan att erbjuda naturbruksprogrammet med inriktning skog. ESF-projektet Vägen in startades upp i mars. ESF-projektet Lärande för integration startade upp i oktober. Projektet syftar till att kompetensutveckla personal som möter asylsökande i alla åldrar. Utbildning och arbete centralt Det stora inflödet av nyanlända har haft stor påverkan inom både skola, komvux och socialtjänst. Med andra ord; inom samtliga verksamheter i Utbildning och arbete. Utifrån den situation som uppkom i slutet av 2015 ökade belastningen på samtliga verksamheter i form av nyanställningar, anskaffande av lägenheter, ökat tryck på Svenska för invandrare (SFI), fler ärenden på försörjningsstöd, utredning och placeringar av ensamkommande ungdomar. Självklart bidrog den nationella utvecklingen till en ekonomisk belastning för verksamheten. För hela Utbildning och arbete innebar det en kostnadsökning med cirka 30%. Detta är främst kopplat till externa placeringar av ensamkommande ungdomar, ökat behov av personal för att utreda och handlägga dessa ärenden, men även ökade driftskostnader för kommunens egna boende för ensamkommande. De ökade kostnaderna har även inneburit ökade intäkter. Dessa har dock varit svåra att beräkna utifrån de långa handläggningstiderna på Migrationsverket. Ekbackeskolan Höstterminen 2016 startade ca 130 elever i årskurs 1. Skolan är attraktiv både för kommunens egna elever men även för elever från andra kommuner (ca 25 kommuner). Arbetet har under året varit fokuserat på att förbättra kommunikationen mellan elever och lärare gällande lektionsplanering och studieplanering. Fortsatt utveckling har under året skett med fokus på eleven i centrum för att denne ska lyckas nå sina individuella mål. Kompetensutveckling av personal har skett genom läslyftet, där samtliga lärare inom svenska, svenska som andraspråk samt engelska varit delaktiga. Lokalbehovet har under flera års tid varit ett bekymmer. Under året har det varit kritiskt och det sliter på både personal och elever. Under nästa år hoppas man att det blir ett mer normalt år vad gäller lokalfrågan, eftersom vuxenutbildningen då flyttar till Köpmansgården. Det ökade antalet elever på introduktionsprogrammet har ställt ökade krav på kompetens och ökade resurser. Detta för att kunna möta olika kulturer och språkgrupper. I augusti 2015 var 48 elever registrerade på språkintroduktion. I februari 2016, 66 elever och i januari 2017, 63 elever. Verksamheten upplever att samarbetet med våra egna HVB-hem varit gott. För att skolan ska kunna bemöta och ge eleven ett bra mottagande har verksamheten kopplat en SYV och del av rektors tjänst till introduktionsprogrammet. En språkstödjare i arabiska har knutits till programmet. Under hösten har undervisning i dari och arabiska startat. Under nästkommande år kommer introduktionsprogrammet att verka som en egen budgetenhet. Yrkesskolan Både elever och personal har under året nyttjat delar av lokaler hos Naturbruksgymnasiet. Verksamheten bedriver undervisning för elever inom särskola, med autism, med aspberger och/eller ADHD. Antalet inskrivna elever har blivit över förväntan (27 stycken). Målet med verksamheten är att förbereda varje elev på vuxen- och arbetslivet. Det är i arbetslivet som dessa elever kan visa sina bästa sidor. Ett mål verksamheten jobbar mot är att 8 av 10 elever ska gå ut i någon form av sysselsättning. Inom verksamheten bedrivs även Lärvux med engelska och datorkunskap. Vuxenutbildningen För att öka integrationstakten och ge möjlighet till mer riktade Osby kommun, Årsredovisning

236 studier utifrån individens behov gjordes en förändring i förordningen under SFI ingår numera i skolformen Komvux. Under våren 2016 anpassades schemat så att de som läser SFI samtidigt kan läsa gymnasiekurs i engelska. Behoven finns även inom matematikstudier. Etableringen av nytt Lärcentrum kommer att möjliggöra flera förbättringar för de vuxnas lärande. Trycket på SFI-undervisning har varit stort. Inom gymnasial vuxenutbildning med inriktning mot yrkeskurser har man under 2016 bedrivit utbildning inom barnskötare, vård och svets. Dessutom har verksamheten tillsammans med kommunerna Kristianstad, Hässleholm och Östra Göinge slutit avtal om att bedriva lärlingsutbildning för vuxna i en enhet kallad Lärlingsakademin. Omvårdnadsprogrammet för vuxna har under året bedrivits i sin nya form, där 18 elever påbörjade utbildningen i början av mars Av dessa fullföljer 16 stycken och tar sin examen i februari Utvärdering av utbildningen i sin helhet har ännu inte skett men en ny start är planerad i mars Under året har man tillsammans med flera kommuner i nordöstra Skåne förberett för certifiering av vårdutbildningen inom de frivilliga skolformerna. Under hösten 2017 beräknas det vara klart och det innebär att undervisningen då kan bedrivas inom ramen för Vård- och omsorgscollege. Inför antagningen till yrkeshögskoleutbildning 2016 ansökte verksamheten om att bedriva svetsutbildningen i oförändrad form och säljarutbildningen i ny form. Besked om utfallet för ansökningarna kom 20 januari Dessvärre biföll inte Yhmyndigheten någon av de ansökta utbildningarna. Inför 2017 har man ansökt om ny förändrad svetsutbildning men inget återsök av säljarutbildningen. Besked kommer 8 februari Under året har en årskurs svetsare varit igång. En av våra studenter på svetsutbildningen vann första pris vid yrkes-sm i Malmö och blev därmed direktkvalificerad till Euroskills i Göteborg och Worldskills i Abu Dhabi Boendet för ensamkommande Början av året var oroligt på många sätt i verksamheten. Marklundagården togs i bruk och utifrån allvarliga händelser runt om i landet valde verksamheten att ha dygnet-runt-bevakning på fastigheten. Bevakningen har under året avvecklats successivt. Från och med april infördes även vaken natt på boendet. Personal och ungdomar har haft handledning löpande under året. Personalen har fått kompetensutveckling i PTSD (posttraumatiskt stressyndrom) och bemötande men även i varför BBIC (barns behov i centrum) som verktyg används. Ny enhetschef tillträdde i början på året. Mycket arbete har lagts på översyn av rutiner i verksamheten samt arbete med att stärka personalgruppen. Det stora antalet mottagna ungdomar har inneburit att boendet på Skeingevägen också varit i bruk. Ett extra boende har medfört avsevärt högre kostnader. Även där har man haft bevakning under första halvåret. I slutet av året flyttades de boende till Marklundagården, då boendet på Skeingevägen från och med 2017 kommer att användas som stödboende. Arbetsmarknadsenheten Under året har verksamheten blivit allt säkrare i arbetet med sin arbetsmetod, KMAA (Kartläggning-Matchning- Arbetsträning- Arbete). Verksamheten har erfarit att ständig omvärldsbevakning, utvärdering och utveckling av verksamheten för arbetet framåt. Under året har verksamheten lagt mycket fokus på intern samverkan. Med andra ord en översyn av den interna samverkan rörande försörjningsstöd, socialpsykiatri, missbruk, boendestöd/träffpunkt och arbetsmarknadsenhet. Syftet har varit att tillsammans hitta vad som är bra och vad som behöver förbättras. Det är viktigt att alla jobbar mot samma målbild. Det arbetet kommer att fortsätta även under Arbetet med den externa samverkan har under året varit fokuserad mot arbetsförmedlingen. Nedläggningen av Arbetsförmedlingens kontor i Osby har lett till sämre samverkan. Samsynen har försämrats och verksamheten märker att Arbetsförmedlingen inte prioriterar Osby och projekt där samverkan ingår. För att försöka råda bot på detta har under året en operativ ledningsgrupp bildats. Denna består av tre chefer från kommunen och lika många från Arbetsförmedlingen. Inom projektet ISA har samarbetet fungerat väl. Detta försöker verksamheten ta lärdom av och arbetssättet förs över till kommande ESF-projekt, Samverkan för fler i arbete. Vuxenenheten Under året har ett framgångsrikt motivationsarbete till frivilliga insatser gjorts. Detta har inneburit att LVM kunnat undvikas. Antalet placeringar under året har ökat. Under hösten kom det in fler ärenden med en komplex problematik av blandmissbruk i kombination med psykisk ohälsa. I slutet av året var fem personer placerade på behandlingshem för sitt missbruk. Kommunens egen behandlingspedagog arbetar aktivt med återfallsprevention och motiverande samtal. Inom socialpsykiatri har antalet placeringar under året ökat. I början på året var sex personer placerade. Fem av dessa är långvariga och förväntas fortgå under Övervägande har gjorts om insatser kan ges på hemmaplan. Utifrån den bedömning som gjorts är det inte möjligt. Placeringarna i fråga är även här komplexa och resurserna finns inte på hemmaplan. I slutet av året var åtta personer placerade hos externa vårdbolag. Verksamheten bedriver även träffpunktsverksamhet. Besökarna hit har beslut om sysselsättning. I genomsnitt är det deltagare vid varje tillfälle. Aktiviteter som hantverk, målning, friskvård och matlagning erbjuds. Inom träffpunktsverksamheten har under året ESF-projektet Vägen in startats. Projektet vänder sig till personer som är långt ifrån arbetsmarknaden med sammansatt problematik. I projektet får deltagarna ta del av grön rehab, ESL (Ett självständigt liv), samhällsinformation och friskvård. Projektet sträcker sig fram till och med Kostnaderna för försörjningsstöd har under 2016 minskat jämfört med föregående år. Antalet unika hushåll dit stöd betalades ut var under hösten nere i cirka 100 stycken. Under december månad gick dock antalet hushåll upp till 125. Vad detta beror på är svårt att tyda. Orsaksfördelningen är cirka 26% på grund av sociala hinder, 45% arbetslöshet och 17% sjukdom. Antalet människor som under hösten gått ur den statliga etableringen kan komma att påverka kommunens utbetalningar av försörjningsstöd framöver. Det har dock inte kunnat påvisas att detta är orsaken till uppgången i november och december. Flyktingsamordning Osby kommun, Årsredovisning

237 Enheten för flyktingsamordning startades upp i januari Enheten bildades utifrån behovet av att organisera upp arbetet kring utredningar och placeringar av ensamkommande barn och ungdomar. I mars var 89 ärenden öppna. För att lösa den akuta situationen av placeringar, som ökade drastiskt redan i slutet av 2015, delades alla utredningar upp på samtliga socionomer i kommunen. I juni hade samtliga ärenden gått tillbaka till enheten och egen personal. I den panik som utbröt i att hitta platser placerades flera ungdomar i kostnadskrävande alternativ. Inte alltid de bästa för ungdomarna. Arbetet med att hitta rätt placeringsform, som är både rätt för individen och samtidigt rätt i kostnadsnivå, har varit målsättningen under året. Enheten har även förstärkts med en tjänst som arbetar med ensamkommande ungdomar över 18 år i eget boende/utslussboende. Näringslivskontoret Den negativa trenden i Svenskt Näringslivs företagsklimat ranking har fortsatt och kommunen tappade ytterligare 43 platser till plats 149. Tillsammans med Osby Näringslivs ordförande påbörjade kommunen ett nytt samarbete med näringslivet. Under Kickstart Osby i november samlades politiker, tjänstemän och företagare för att inleda en ny dialog. Syftet var och är att utveckla en gemensam målbild angående frågor som rör näringslivet. Insatser för att förbättra informationsflöde och dialog med företagen har resulterat i fyra upphandlingsdialogsmöten och två Drop-in-dagar (individuella möten). En annan åtgärd har varit utskick av nyhetsbrev om upphandling samt utskick av upphandlingsplan till alla företag. Verksamheten har även arbetet med frågor om upprättande av extern handelsplats, centrumplaner samt infrastrukturfrågor rörande bland annat Sydostlänken (beslut i fullmäktige gällande avsiktsförklaring om medfinansiering) och utbyggnaden av industrispår i Osby. När det gäller industrispåret beräknas första fasen av utbyggnaden vara klar under år Verksamheten har även stöttat i ansökningar till Leader Skåne Ess, projektansökningar som syftar till tillväxt på landet. Samtliga tre projekt/företag, Sliperiet Gylsboda, Agnes gårdsmejeri och Lill-Stinas café, har beviljats medel. HAR VI UPPFYLLT VÅRA MÅL? För Kommunfullmäktiges verksamhetsmål för god ekonomisk hushållning se förvaltningsberättelsen. NYCKELTAL OCH STATISTIK Kostnadsuppföljning personal tkr Kostnad för arbetskraft , ,8 Varav kostnad för sjuklön 712,0 523,1 Den ökade kostnaden mellan åren beror på att från och med januari 2016 utökades verksamhetsområdet med en ny enhet, enheten för flyktingsamordning. Enheten arbetar med utredningar och placeringar av ensamkommande barn och ungdomar. I enheten ingår även integrationssamordnare med ansvar för mottagande av kvotflyktingar och övrigt anvisade personer. De ökade kostnaderna beror även på det stora behovet av personal på boendet för ensamkommande ungdomar. Två boenden har varit i gång under året. Personalstatistik Tillsvidareanställda En ökning i tillsvidareanställda på grund av ny enhet flyktingsamordning EKONOMI Tkr Redov 2015 Redov 2016 Budget 2016 Avvik Intäkter Kostnader Resultat De stora avvikelserna mellan utfall och budget beror på de ökade statliga intäkterna från Migrationsverket, främst kopplade till mottagandet av ensamkommande barn och ungdomar. Det har även blivit ökade kostnader för placering av dessa. Resultatet för 2016, som innebär en negativ avvikelse mot budget 7,4 mkr, är kopplat till försiktighet med uppbokning av intäkter från staten. Kommunen har fortfarande fordringar på Migrationsverket uppbokade tillhörande 2015 och dessa är nerskrivna med cirka 25% (ca 3,1 mkr). Någon återkoppling eller begäran om kompletteringar från verket har inte inkommit till kommunen, därav nedskrivning av 2015 års fordringar. Försiktighet har även vidtagits när det gäller begäran om ersättning för skolpeng för asylsökande ungdomar inskrivna på Ekbackeskolan. Även dessa fordringar är nedskrivna med 25% (1 mkr). Analys av utfallet Utbildning och arbete centralt Nedskrivning av statliga fordringar om 3,1 mkr med hänvisning till försiktighetsprincipen belastar driften för utbildning Osby kommun, Årsredovisning

238 och arbete. Under året har verksamheten även haft ökade skolskjutskostnader, ca 400 tkr, samt ökade interna kostnader (interkommunal 2,0 mkr) till Yrkesskolan för elever folkbokförda i Osby kommun. Ekbackeskolan Skolan fick tilläggsanslag i början på året, 3,8 mkr, för att utveckla och bygga upp en organisation kring introduktionsprogrammet. Det ökande elevantalet, främst inom språkintroduktion, har resulterat i ett stort behov av att utöka verksamheten för att skapa rätt förutsättningar för dessa ungdomar. Det är främst personalbehovet som varit störst och inneburit högre personalkostnader än budgeterat. Från och med 2017 är introduktionsprogrammet budgeterat åtskilt från övriga nationella program. Utvecklingen internationellt och nationellt påverkar denna enhets utseende framöver. När det gäller de nationella programmen har intresset fortsatt varit stort för skolan. Bristen på lokalytor har varit mycket påtaglig både vad gäller undervisningslokaler och arbetsplatsytor. Därför har det varit svårt för gymnasieskolan att växa, vilket man ändå gjort både i elevantal och i personalresurser. Yrkesskolan Yrkesskolan redovisar en positiv avvikelse om 700 tkr. Det stora intresset för skolan och utbildningsutbudet har varit stort från starten. Under året har platserna varit mer än fullbelagda. Cirka hälften av eleverna är folkbokförda i Osby kommun men intresset utifrån har varit stort och framöver betyder det mycket för skolan och dess fortsatta fokus på kvalitet. Naturbruksgymnasiet Skolan har dragits med stora budgetavvikelser under året, det blev en negativ avvikelse om 2,2 mkr. Detta är i stort sett enbart kopplat till den stora skillnaden i budgeterade elevintäkter (interkommunal) och utfall elevintäkter. Inför budget 2016 budgeterade verksamheten med 30 nya elever hösten Resultatet blev 25 elever i åk 1 samt ett antal avhopp/utskrivningar under terminen. Boendet för ensamkommande Verksamheten redovisar en negativ avvikelse om 1,3 mkr. Trots avvikelse redovisas ett positivt nettoöverskott. Den pressade situationen avseende mottagandet av ensamkommande barn och ungdomar tvingade verksamheten att ha två boenden i drift under året. Självklart bidrog detta till dubbelbemanning och ett icke effektivt schemaläggande av personal. Detta i kombination med personalomsättning, sjukskrivningar och allmän oreda i personalstyrkan har lett till ökade kostnader. Under senare delen av året har verksamheten fått lite återhämtning och inför 2017 planeras endast ett HVB boende vara i bruk samt ett stödboende. Arbetsmarknadsenheten Enheten redovisar en positiv avvikelse om 1,6 mkr. Detta är kopplat till en budgeterad handledartjänst som under året finansierats via ESF-projektet Vägen in. Överskottet består även i att antalet resursanställningar under året varit färre än budgeterat. Detta beror på att personerna i fråga inte har haft förutsättningar att gå in i en anställning utan varit i behov av längre tid i arbetsträning. Ersättningen från Arbetsförmedlingen är högre för denna typ av sysselsättningsform. Verksamheten ser en utveckling i att personer är i sämre skick när de kommer till arbetsmarknadsenheten och därmed blir vägen till arbete längre. Osby kommun, Årsredovisning

239 Vuxenenheten Redovisar en positiv avvikelse om 200 tkr. Trots detta har kostnaderna för placeringar inom social psykiatri ökat under året, 2,0 mkr mer än budgeterade kostnader. I årets budget har verksamheten haft budgeterat utrymme för våld i nära relationer, 1,4 mkr. Dock har inga kostnader för detta uppstått och i december erhöll verksamheten dessutom en återsökt statlig ersättning från Migrationsverket, 1,0 mkr, för en placering under Denna ersättning har verksamheten inte prognostiserat under året. Försörjningsstödet avviker i princip inte ifrån budgeterat netto. En oro inför framtiden finns dock gällande ökade utbetalningar till individer som lämnar den statliga tvååriga etableringen. Det kommer bli än viktigare med samarbete och samverkan med arbetsmarknadsenhet samt arbetsförmedling. Enheten för flyktingsamordning Redovisar en negativ avvikelse om 5,3 mkr. Detta är kopplat till kostsamma placeringar av ensamkommande ungdomar. Placeringarna har varit främst externa HVB-hem samt dyra konsulentstödda familjehem. Ett stort problem i ekonomin är även den icke befintliga återkoppling från Migrationsverket på det kommunen har återsökt. Det gör att osäkerheten när det gäller fordringar på staten är stor. FRAMTIDEN På Ekbackeskolan planeras det för ett utökat programutbud. Barn- och fritidsprogrammet är ett relativt populärt program och kommunens elever väljer det främst i Olofström och Älmhult. Planerna är att utöka utbudet med just detta program. Under 2017 kommer kontraktet med Calcioakademin att synas för att ett fortsatt samarbete ska vara möjligt. Avtalet sträcker sig till och med höstterminen Introduktionsprogrammet är från januari 2017 en egen budgetenhet. Hur behovet av enheten ser ut framöver beror till stor del på utvecklingen internationellt och nationellt. Arbetet med att förbereda framför allt de individer som läser på språkintroduktion kommer bestå under ett antal år framöver. Målsättningen är att dessa elever inom två år ska vidare, i första hand till nationellt gymnasieprogram. En flytt av Lärcenter till nya lokaler i Köpmansgården kommer att ske någon gång under Detta kommer främst frigöra ytor för gymnasieskolan men även innebära att bland annat SFI-undervisningen kan öka sin kapacitet i antal studerande. Det ska bidra till att korta ner kötiderna som i dagsläget är cirka tre månader. Förordningen för SFI har förändrats. Juli 2016 utgick SFI som egen skolform för att istället ingå i skolformen Komvux. Även Yrkesskolan kommer under 2017 att flytta till renoverade lokaler i Köpmansgården. En flytt innebär att klassrum kommer att kunna anpassas och det leder till att man kan nå eleverna ännu bättre med målsättningen att höja kvaliteten på verksamheten och undervisningen. Arbetet framöver kommer också innebära nya projekt och arbetsområden för de praktiska utbildningarna inom park och skog. Ett samarbete är på gång med Lönsboda GIF där praktiskt arbete kan utföras, idrottslektioner hållas och även praktikplats kan bli möjlig. Samarbete med lokal fastighetsägare har också inletts och kan komma innebära praktiska arbetsuppgifter för våra elever. Målsättningen är att yrkesskolan inom 3 år ska vara kända för sin kvalitativa utbildning och verksamhet både inom Osby men även hos grannkommunerna. Arbetsmarknadsenheten kommer fortsätta arbetet med översyn och förbättringsarbete i verksamheterna inom Utbildning och arbete. Verksamheten vill arbeta för att göra "Trappan" till ett arbetsverktyg som kan användas i alla verksamheter inom verksamhetsområdet. Trappan ska bli den röda tråden som binder samman de olika delarna inom socialtjänsten men även inom utbildningsverksamheterna, för att slutligen nå inträdet till arbetsmarknaden. Den stora utmaningen är de utrikesfödda samt våra ungdomar. Arbetsmarknadsenheten kommer fortsätta arbetet med att samverka och förtydliga ansvarsområden mellan kommun och Arbetsförmedling. Gällande mottagandet av ensamkommande barn och ungdomar fortsätter arbetet med att omförhandla avtal och dygnspriser samt att flytta hem ungdomar till Osby kommun. En anpassning görs till det nya ersättningssystemet som träder i kraft vid halvårsskiftet Gränskontrollernas varaktighet kommer påverka mottagandet av ensamkommande. Under 2017 kommer entreprenadavtal upprättas mellan Osby kommun och Hushållningssällskapet om förhållandet huvudmannaskap, fastighetshyror samt personal. Verksamheten kommer under kommande år slutföra gymnasieutbildning för årskurs 2 och 3 på Naturbruksgymnasiet samt avveckla fastigheter efterhand som det är möjligt. Hur försäljningen och avvecklingen av verksamheten påverkar personalflykt alternativt elevflykt vet man i skrivande stund lite om. Vad man ska använda fastigheterna på Naturbruksgymnasiets område till kommer att diskuteras och hanteras politiskt under Osby kommun, Årsredovisning

240 SAMHÄLLSBYGGNAD EXKLUSIVE VA-VERKSAMHET INLEDNING Ledning Strategisk samhällsplanering Mark och exploatering Drift / utemiljö Räddningstjänst Kultur och fritid Turism Tommy Augustsson (samhällsbyggnadsutskottets ordförande) Anna Lyhagen (verksamhetsområdeschef) Arne Bertilsson (tf. verksamhetsområdeschef fr.o.m. 1/9-2016) ÅRETS HÄNDELSER Sju detaljplaner har vunnit laga kraft under Utvecklingsarbete mellan samhällsbyggnadsutskottet och ledningsgrupp. Verksamheten för Osby camping övertogs av Nordvästra Skånes Camping AB. Viljeinriktningsbeslut och förstudie om eventuellt ny ishall. Nya riktlinjer för föreningsbidrag samt uthyrning av lokaler och anläggningar. Eurando, internationellt vandringsevent på Skåneleden Strategisk samhällsplanering Arne Bertilsson är från och med 1 september tillförordnad verksamhetsområdeschef under Anna Lyhagens föräldraledighet. Under hösten har samhällsbyggnadsutskottet och samhällsbyggnads ledningsgrupp haft gemensamma utvecklingsdagar som utmynnat i en handlingsplan, som utskottet och förvaltningen nu arbetar efter. Ny uppföljning planeras under våren Sju detaljplaner har vunnit laga kraft under Dessa planer ger bland annat möjlighet att bygga fler bostäder, skolor och vårdboenden. Flera av planområdena ligger centralt i Osby med närhet till service och kollektivtrafik. Under året har arbetet fortsatt med detaljplanen öster om Lars Dufwa, som är i slutskedet av planprocessen. Detaljplanen ger möjlighet till företags- och handelsetableringar på östra sidan om riksväg 23. Mark och exploatering Verksamheten för Osby Camping övertogs av Nordvästra Skånes Camping AB som även driver Råbocka Camping i Ängelholm. Nytt arrendeavtal avseende Vesljunga badplats har tecknats. Mark bredvid Rönnebacken i Osby, där Osby kommun avser uppföra ny storförskola, har förvärvats av Osby Församling. Fastigheten Osby Gjutaren 20, bredvid Ekebo, har avyttrats till Osbybostäder AB, där det kommunala bostadsbolaget planerar uppföra nya byggnader för vård och boende. Förvärvet av lantbruksfastigheten Östra Flyboda i Lönsboda har fullbordats. Investeringsprojektet "Industrispår NO" har planerats och projekterats tillsammans med Trafikverket. Driftenheten Fordons- och parkansvariga slutade under året. Tjänsterna har inte återbesatts. Lekplatserna på Snapphanevägen och Dalavägen har renoverats och fått ny lekutrustning. En skatepark har anlagts på Sjöängen i Osby, med de skateboardramper som tidigare var placerade vid Parkskolan,Tre gamla arbetsmaskiner har bytts ut till tre nya moderna arbetsmaskiner. Räddningstjänsten Ny räddningschef, Jimmie Ask, tillträdde i maj Arbetet med att ta fram förslag på en ny brandstation, som ska samlokaliseras med driftenheten, har varit ett prioriterat projekt. Beslut om förstudie togs av samhällsbyggnadsutskottet i slutet av Mycket fokus har legat på att utveckla och förbättra Räddningstjänstens arbetssätt kopplat till att bli effektivare på skadeplats och att jobba med ett högt säkerhetstänk och bra arbetsmiljö. Ett nytt system för ledningssamverkan i Skåne har påbörjats. Alla räddningstjänsterna i Skåne får en gemensam organisation och delat synsätt för att leda stora händelser. Resurserna i alla Skånes kommuner kan användas var som helst i Skåne vid större händelser. Kultur och fritid Viljeinriktningsbeslut om ny ishall har fattats och en förstudie har påbörjats. Allmänheten, barn, ungdomar och föreningarna har involverats aktivt i arbetet, som lett fram till en idéskiss som ställdes ut under jul- och nyårshelgen på biblioteken och i nuvarande ishall. Under året gjordes en översyn av bidragssystemet inom kultur och fritid i dialog med lokala kultur- och fritidsföreningar samt avstämning med närliggande kommuner. Översynen har lett fram till nya riktlinjer för föreningsbidrag samt uthyrning av lokaler och anläggningar. Badchefens ansvar utökades till att även omfatta ishallen för att skapa synergieffekter mellan verksamheterna. Arbete med att införa meröppet på biblioteket i Osby, enligt kommunfullmäktiges beslut från januari 2016, har inletts och fört med sig ombyggnad av entré, tidningsrum och skapande av ett ungdomsrum. Arbetet med läsfrämjande, digital delaktighet och integration har fortsatt i enlighet med kommunens plan för läsfrämjande och biblioteksplan. Integration har varit ett prioriterat område inom alla Kultur Osby kommun, Årsredovisning

241 och fritids verksamheter. Fritidsgårdarna fick ansvaret för att implementera den drogförebyggande metoden Öckerömetoden. Sommaren 2016 fick Kultur och Fritid bidrag från MUCF (Myndigheten för ungdoms och civilsamhällsfrågor) vilket möjliggjorde en satsning på barn- och ungdomsverksamhet under sommaren. "Sommarkul" innebar att fritidsgårdarna hade öppet tillsammans med biblioteket samt att olika arrangemang gjordes för målgruppen i hela kommunen, inklusive gratis simskola. potentiella besökare i främst Danmark, Tyskland, Nederländerna och Polen. Under året beslutades att utveckla och renodla turismservicen i kommunen. Detta har bland annat inneburit att avtalet med Skånetrafiken har avslutats och att turistbyrån i stationshuset lagts ner och ersatts med turistinformation på biblioteket och särskilda infopoints vid befintliga turistmål. HAR VI UPPFYLLT VÅRA MÅL? För kommunfullmäktiges verksamhetsmål om god ekonomisk hushållning, se förvaltningsberättelsen. NYCKELTAL OCH STATISTIK Kostnadsuppföljning personal tkr Kostnad för arbetskraft Turism Eurando var ett vandringsevent som under en vecka i september lockade besökare till Osby kommun från närmare 10 nationer, alltifrån USA till Storbritannien och Tjeckien, för att nämna några. Grunden har lagts för ett fortsatt arbete inom turism- och friluftsområdet genom upprustning av Skåneleden och framtagande av nya slingor för vandring och cykling. Osby kommun har skapat möjlighet för företagare i kommunen att ingå i ett företagsdrivet destinationsutvecklingsprojekt tillsammans med Skåne Nordost, Skåne Sydost samt Mitt- Skåne. Projektet har samlat närmare 200 företagare där syftet är att skapa förutsättningar för respektive näringsidkare att nå Statistik räddningstjänsten Varav kostnad för sjuklön Personalstatistik Tillsvidareanställda 47,7 53,3 Statistiken är hämtad från personalsystemet och baseras på totalt antal årsanställda i december respektive år (med avdrag för frånvaro för semester, sjukdom med mera). Medelantalet anställda per månad var 2016: 47,9 och 2015: 47, Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Ack Antal utryckningar Antal genomförda tillsyner Antal utbildade i brandskydd Antal utbildade i HLR/sjukvård Anledningen till att antalet genomförda tillsyner och utbildningar i HLR och brandskydd inte följer plan är att det under hela året varit vakanta tjänster inom dessa områden. Fram till maj saknades en 50% tjänst då räddningschefen var ledig för studier på halvtid och efter maj saknades en heltidstjänst som brandingenjör. Inskolning och internutbildning av ny insatsledare samt sjukskrivning av nyckelpersonal har även haft en stor påverkan. Osby kommun, Årsredovisning

242 Statistik Kultur och fritid Aktivitet Bibliotek (Osby, Lönsboda, Killeberg) Konsthall (Osby) Programverksamhet / högtider Kultur inom förskola, skola och gymnasium Simhallar (Osby, Lönsboda) Fritidsgårdar, Pulsen (Osby) och Bulten (Lönsboda) Sommarkul EKONOMI Tkr Redov 2015 Redov 2016 Budget 2016 Avvik Intäkter Antal deltagare alt. besökare Kostnader Resultat Analys av utfallet Samhällsbyggnad, exklusive VA-verksamheten, redovisar en positiv budgetavvikelse med tkr. Samhällsbyggnads övergripande verksamheter (- 645 tkr) Underskottet motsvarar budgetavvikelsen för bostadsanpassningsbidrag. Antalet bostadsanpassningar var i nivå med föregående år. Däremot har kostnaderna ökat något på grund av högre material- och lönekostnader samt fler komplexa anpassningar. Lägre försäljningsintäkter för detaljplaner och något högre kostnader för verksamhetsområdeschef och resebidrag till studerande, har vägts upp av lägre kostnader för vakanta tjänster (samhällsplanerare och miljöstrateg). Mark och exploatering ( tkr) Mätteknikern har under året sålt mer mättjänster än budgeterat till Hässleholm kommun. Anställda inom mark och exploatering har arbetat mer än planerat åt VA-verksamheten, vilket interndebiterats till VA-kollektivet. Lägre kostnader till följd av vakanshållande av tjänsten som bredbandssamordnare samt generell återhållsamhet på grund av besparingskrav under Dessutom har tidigare års investeringar i utbyte av gatubelysning till LED-armatur börjat ge effekt i form av lägre elförbrukning. Driftenheten (+759 tkr) Högre intäkter för skogsverksamheten då skog klar för avverkning såldes något tidigare än planerat. Kostnaderna för renhållning, åtgärder av skadegörelse, klottersanering samt "potthålslagningar" av gator och vägar har varit högre än budgeterat. Dessa högre kostnader vägs till viss del upp av lägre personalkostnader till följd av minskad bemanning under året. Fordons- samt parkansvarig slutade under året och dessa tjänster har inte återbesatts. Mild vinter resulterade i lägre kostnader för vinterväghållning. Räddningstjänsten (-704 tkr) Negativ budgetavvikelse på grund av en felaktigt budgeterad intäkt på IVPA-verksamheten (I Väntan På Ambulans). Under året har räddningstjänsten haft fler larm och händelser än något tidigare år, vilket resulterat i högre kostnader för både personal, utrustning och förbrukningsmateriel. För att minska larmfrekvensen är det av största vikt att fortsätta utveckla och förbättra det olycksförebyggande arbetet och agera proaktivt mot brand och andra olyckor. Fler utryckningar medför ökat behov av att förnya viss utrustning. I väntan på beslut om åtgärd av brandstationen i Osby har nödvändiga renoveringar utförts. Detta har medfört högre kostnader än budgeterat. Kultur och fritid ( tkr) Under 2016 har det funnits vakanser på flera tjänster, dessa är nu återbesatta. I övrigt beror överskottet på verksamheterna för idrottsanläggningar samt konstgräsplan i Osby. Under året har inga investeringar gjorts med medel från verksamheten för idrottsanläggningar, utan istället har det tillskott på 500 tkr som enheten fick 2016 till akuta föreningsinvesteringar använts. Detta har lett till ett överskott mot budget för idrottsanläggningarna och som år 2017 kommer att användas för att höja driftbidraget till alla idrottsföreningar. En del av överskottet kommer även att användas till kompensation till de föreningar som nu behöver administrera fakturor själva. När det gäller konstgräsplanen är denna svårbudgeterad på grund av uppvärmningskostnader och påfyllnad av granulat. Uppvärmningskostnaderna kan en kall månad ligga på över 100 tkr. Likaså är behovet av inköp av granulat svårt att beräkna. FRAMTIDEN Strategisk samhällsplanering Arbetet med vision 2025 (centrumplanen) fortsätter och dialogmöten med allmänheten och Osby shopping är inplanerade under mars Osby kommun har förklarat sig positiva till medfinansiering av persontrafiken på Sydostlänken mellan Karlshamn och Älmhult, med tågstopp i Lönsboda. Mark och exploatering Utbyggnaden av industrispår NO planeras genomföras under Fortsatt arbete med handels- och verksamhetsområdet utmed riksväg 23 samt med exploateringsprojektet Hasslaröd Syd för att möjliggöra attraktiva bostäder i sjönära läge. Trafiksäkerhetsprojekt planeras genomföras, bland annat GCtunnel vid korsningen Hallarydsvägen/Riksväg 15. Fortsatt arbete ska göras med att stärka banden och förbättra kontakten med det lokala näringslivet och intressenter som vill verka i Osby kommun. Driftenheten Driftenhetens lokaler är i dåligt skick och i stort behov av renovering de närmsta åren. Delar av driftenhetens lokaler hyrs av en fastighetsägare som inte har några planer på att renovera. Beslut 2017 på eventuell samlokalisering av räddningstjänsten och driftenheten är viktigt för att kunna planera verksamheternas framtid och för att undvika dyra och onödiga investeringar i befintliga lokaler. Osby kommun, Årsredovisning

243 Med en minskad budget och personalstyrka kommer driften under 2017 minska skötselområdena och fokusera på de centrala delarna i tätorterna. För att minska den höga arbetsbelastningen under växtsäsongen finns det behov av säsongsanställningar. Räddningstjänsten Räddningstjänsten flyttar 2017 över till kommunledningsförvaltningen. Att bygga en ny brandstation och därmed samlokalisera med driftenheten är nödvändigt för att räddningstjänsten ska kunna bedriva sin verksamhet med en god och säker arbetsmiljö. Under 2017 kommer räddningstjänsten att fortsätta utveckla sin operativa förmåga för att kunna hjälpa tredje man snabbbare och effektivare med en god säkerhet och arbetsmiljö för den egna personalen. Fokus kommer att ligga på att återstarta den förebyggande verksamheten gällande myndighetsutövning, rådgivning, information och utbildning. Enligt riktlinjer, signaler och information från både regeringen och MSB (Myndigheten för samhällsskydd och beredskap) kommer kommunerna att få utökade uppgifter kring planeringen av ett civilt försvar. Enligt MSB kommer staten att ställa högre krav på kommunerna gällande förmågan att hantera kriser, både under fredstid och under höjd beredskap. Kultur och fritid Under 2017 kommer Kultur och fritid arbeta aktivt med att implementera de nya riktlinjerna för föreningsstöd och för utlåning av lokaler och anläggningar. Ett stort arbete blir att utifrån de nya riktlinjerna skriva nya hyres- och driftavtal med alla föreningar. Kopplat till detta behöver man inom Kultur och fritid ta fram ett framtidsförslag gällande vilka anläggningar och fastigheter som ska finnas i Osby kommun och vem som ska förvalta dem för att kunna tillgodose ett bra och hållbart utbud inom kultur- och fritidsområdet i hela kommunen. I detta kommer man även att titta på samlokalisering av verksamheter och anläggningar, vilket är något som bidrar till ökad service, samarbete och ekonomisk hållbarhet. Simhallarna har nått sin tekniska livslängd och under 2017 kommer enheten att arbete fram ett underlag till politiken så att en viljeinriktning kan behandlas inför den förstudie som planeras Kultur och fritid påbörjade 2016 en HBTQ-utbildning med hjälp av externa bidrag. Målsättningen är att enheten med hjälp av certifiering ska kunna nå nya målgrupper och fördjupa arbetet med att alla målgrupper ska känna sig välkomna i verksamheterna. Turism Turismutvecklaren flyttar 2017 över till kommunledningsförvaltningen. Arbetet med att fortsätta destinationsutvecklingsprocessen i Osby kommun kommer att innebära möten tillsammans med företagare inom besöksnäringen med syfte att utveckla samverkan. Successivt skapas då en stark besöksnäring som är medveten om vilka andra företagare som verkar inom Bo, Äta, Göra och Handla. Genom en medvetenhet om utbudet i kommunen och närliggande kommuner skapar vi en starkare besöksanledning, som får besökaren att vilja uppleva mer och stanna längre. Ett arbete som kompletteras med hög digital närvaro på exempelvis Osbyturism.se men även på andra sajter såsom Tripadvisor, Viatour etc. Osby kommun, Årsredovisning

244 SAMHÄLLSBYGGNAD VA-VERKSAMHET INLEDNING Ledning Vatten- och avloppsverksamheten ska leverera ett livsmedel i form av dricksvatten som är rent och hälsosamt. Vatten- och avloppsverksamheten ska behandla spillvatten och rena detta innan det når recipient, i Osbys fall Helge å. I Lönsbodas fall är det Flybodabäcken, ett biflöde till Tommabodaån. Vatten- och avloppsverksamheten ansvarar även för ledningsnätet för dagvatten som leder vatten ifrån dräneringar, tak, vägar och annan hårdgjord yta ner till sjöar och åar. Osby kommun äger VA-anläggningarna och Skåne Blekinge Vattentjänst AB (SBVT) ansvarar för drift och underhåll av dessa. Tommy Augustsson (samhällsbyggnadsutskottets ordförande) Anna Lyhagen (verksamhetsområdeschef) Arne Bertilsson (tf. verksamhetsområdeschef från och med 1/9-2016) ÅRETS HÄNDELSER Dricksvatten Framtagande av VA-strategi för att trygga Osby kommuns samt regionens framtida vattenförsörjning. Ett skyfall drabbade delar av Osby tätort i juni och orsakade källaröversvämningar i ett 20-tal fastigheter. Installation av UV-ljus på Maglaröds vattenverk för att säkra vattenkvaliteten. Ombyggnad och reinvesteringar av prioriterade befintliga VA-anläggningar. Utbyggnad av kommunalt VA på Kyrkhultsvägen i Lönsboda. Fortsatt utbyte av ledningsnätet, med 100- årscykel som målsättning. Åtgärder för att minska mängden tillskottsvatten, främst i Lönsbodas avloppssystem. Arne Bertilsson är från och med den 1 september tillförordnad verksamhetsområdes chef under Anna Lyhagens föräldraledighet. HAR VI UPPFYLLT VÅRA MÅL? Inriktningsmål För Kommunfullmäktiges verksamhetsmål utifrån god ekonomisk hushållning se förvaltningsberättelsen. NYCKELTAL OCH STATISTIK Personalen är anställd i Skåne Blekinge Vattentjänst AB Producerad mängd, kbm Debiterad mängd, kbm Svinn Maglaröd % 13 % Lönsboda % 23 % Killeberg % 11 % Hökön % 21 % I odebiterad mängd ingår allt vatten som inte mäts, det vill säga vatten till spolning av ledningsnät och backspolning av filter på vattenverken, utläckage, släckvatten till räddningstjänsten samt vatten till externa entreprenörer som till exempel asfalterare. Spillvatten Producerad mängd, kbm Mottagen mängd, kbm Ovidkommande ggr Maglaröd, Osby tätort ,3 1,7 Lönsboda ,7 3,1 Killeberg ,7 3,3 Hökön ,2 5,2 Osby kommun, Årsredovisning

245 Mängden tillskottsvatten, det vill säga skillnaden mellan den mängd dricksvatten som bör komma tillbaka till reningsverket som spillvatten, ligger fortfarande på en hög nivå. Detta är i princip ett mått på kvaliteten på ledningsnätet för spillvatten, direkta felkopplingar och läckande skarvar. Att hitta, prioritera samt åtgärda bristerna tar lång tid och innebär stora reinvesteringar. Villkorsuppfyllnad reningsverk Krav enligt tillstånd BOD7 Årsmedelvärde BOD7 Krav enligt tillstånd Fosfor Årsmedevärde Fosfor Osby reningsverk 10 mg/l 6,95 mg/l 0,3 mg/l 0,20 mg/l Lönsboda reningsverk 10 mg/l 4,15 mg/l 0,4 mg/l 0,10 mg/l Tabellen avser reningsverk där miljötillståndet medger en anslutning över 2000 personekvivalenter. För Osby är utsläppsvillkoren uppfyllda för år För Lönsboda gäller utsläppskraven per vecka. Under 2016 har BOD7- halten överstigit 10 mg/l vid fem tillfällen. SBVT (Skåne Blekinge Vattentjänst AB) beviljades ökad budget om 2 Mnkr under verksamhetsåret 2016, avseende driftkostnader. De ökade behoven av drift och underhåll beror bland annat på kostnader kopplade till skyfallet den 5 juni, åsknedslaget i Lönsboda, spolåtgärder i avlopp- och vattennät, utredningar av tillskottsvatten samt akuta åtgärder kopplade till avloppsledningsnätet i Osby. FRAMTIDEN EKONOMI Tkr Redov 2015 Redov 2016 Budget 2016 Avvik Intäkter Kostnader Resultat Av årets intäkter periodiseras tkr som kortfristig skuld till VA-kollektivet. Analys av utfallet Vatten- och avloppsverksamheten ska ha 100% kostnadstäckning inom vatten- och avloppskollektivet. SBVT ska vara en effektiv organisation med hög kompetens och arbeta för Osby utifrån beslutad strategi. För att möta de behov som VA-verksamheten kräver, har SBVT förstärkt och anpassat sin organisation. SBVT kommer kontinuerligt att arbeta med utredning och åtgärdande av problemområden på ledningsnätet och vid anläggningarna. Åtgärderna ska bland annat leda till att reducera mängden tillskottsvatten till våra reningsverk och minimera antalet vattenläckor. Vi står inför ett förändrat klimat och genom att lokalisera sårbara delar i VA-systemet kan negativ miljöpåverkan, som kan förväntas med anledning av detta, förebyggas. Arbetet med att säkra dricksvattenförsörjningen på lång och kort sikt måste också fortsätta. Uppdatering av vattenskyddsområde, med föreskrifter, nödvattenplan samt upprättande av reservvattenplan, är viktiga delmoment i detta arbete. Genom detta arbete bidrar SBVT till att normer för miljökvalitet för sjöar och vattendrag i kommunen upprätthåller god status. Åtgärder som planeras framöver är exempelvis utredning av åtgärder för att minimera risker för översvämningar, bräddningar samt utsläpp av föroreningar via dagvatten till Osbysjön. Osby kommun, Årsredovisning

246 TILLSYNS- OCH TILLSTÅNDSNÄMN- DEN INLEDNING Tillsyns-och tillståndsnämnden ansvarar för bygglovshantering och tillsyn enligt Plan-och bygglagen, Strandskyddslagen, förordning om obligatorisk ventilationskontroll med mera. Miljö-och byggenheten handlägger ärenden om bygglov, marklov, rivningslov, strandskydd och olovligt byggande. Inom ramen för bygglovsansökan/anmälan håller enheten tekniskt samråd, utövar tillsyn och utfärdar slutbesked. Nämnden ska bevaka att en byggnad är lämplig för sitt ändamål, har god form- färg- och materialverkan och att den är tillgänglig för personer med nedsatt rörelse-eller orienteringsförmåga. Vidare ska byggnader utformas med bärförmåga, stadga, säkerhet i händelse av brand, skydd med hänsyn till hygien, hälsa och miljö, buller, energihushållning och hushållning med vatten och avfall. Nämnden har även tillsyn att tomter hålls i vårdat skick. Den 1 juli 2015 övergick hantering av ansökningar om bostadsanpassningsbidrag från kommunledningskontoret till Samhällsbyggnad, Miljö-och bygg. Nämnden ansvarar även för tillsyn enligt Miljöbalken, Livsmedelslagen och förordningar, till exempel förordning om PCB, om miljökvalitetsnormer, om avfall med mera. Dessutom gäller kemikalielagstiftningen REACH Strålskyddslagen, förordningen om handel med receptfria läkemedel, tobakslagen med mera. Kalkning av försurade vattendrag med doserare. Helikopter och båt ingår också. Ledning Kurt Stenberg (nämndens ordförande) Anna Lyhagen (verksamhetsområdeschef Samhällsbyggnad) Annika Wijk (enhetschef Miljö-och bygg) ÅRETS HÄNDELSER En om- och sammanflyttning med Samhällsbyggnads administration, Mark- och exploatering och överförmyndare, medförde en hel del tidsåtgång som inverkade på den dagliga verksamheten. Uppgradering av ärendehanteringsprogrammet, med utbildning för hela personalen och föräldraledighet inverkade också. En visstidsanställd miljöinspektör för avloppsinventeringen var inte på plats förrän i april, mot planerat i januari, vilket har medfört en fördröjning av inventeringen. Slutinventering planeras första halvåret Det totala antalet enskilda avlopp väntas överstiga 2000 stycken, jämfört med de siffror om cirka 1770 enskilda avlopp som erhölls initialt. Under 2016 har 152 nya avloppstillstånd beviljats, att jämföra med ett 30-tal per år före inventeringens början. Efter antagande av en ny renhållningsordning 2015 lades alla dispensansökningar för hämtning av hushållsavfall på tillsyns-och tillståndsnämnden. Renhållningsbolaget ÖGRAB har en genomgång av hushåll utan abonnemang och detta har medfört en avsevärd ökning av telefonsamtal och dispensansökningar. Under 2016 ökade dispensansökningarna med 280%, från 104 till 291 st. På byggsidan har två bygglovsärenden väckt uppmärksamhet, där Plan-och bygglagens krav på startbesked just nu prövas i högre instans. Den obligatoriska ventilationskontrollen har i december 2016 resulterat i att 388 av 409 fastigheter har godkända ventilationsanläggningar. I lokala miljömål för Osby som antogs 2009 var målet att alla fastigheter som omfattas av förordningen om obligatorisk ventilationskontroll ska ha en dokumenterat fungerande ventilation är målet ännu inte riktigt nått men vi är på god väg. Deltagande i "Löpande Insikt", ett projekt för att mäta företagens kundnöjdhet gentemot tillsynsmyndigheten. Resultatet av detta förväntas i början av HAR VI UPPFYLLT VÅRA MÅL? För Kommunfullmäktiges verksamhetsmål utifrån god ekonomisk hushållning se förvaltningsberättelsen. NYCKELTAL OCH STATISTIK Kostnadsuppföljning personal tkr Kostnad för arbetskraft Varav kostnad för sjuklön Personalstatistik Tillsvidareanställda 8,1 8,6 Bygg Bygglov Delegationsärenden Villor Lägenheter 4 31* 12 Verksamhetslokaler (m2) ** 2880 * 4 lgh i ombyggda lokaler och enbostadshus Osby kommun, Årsredovisning

247 ** 886 kvm skolor, 533 kvm förskolor Miljö-, hälsoskydd- och livsmedelstillsyn 2016 Antal utförda inspektioner * Antal planerade inspektioner 476 Avloppsinventeringen står för den enskilt största andelen EKONOMI Tkr Redov 2015 Redov 2016 Budget 2016 Avvik Intäkter Kostnader Resultat Analys av utfallet På intäktssidan har antalet renhållningsdispenser och avloppstillstånd medfört ett plus på 319 tkr. Det är viktigt att notera att detta är intäkter som endast är tillfälliga, speciellt på avloppssidan. Intäkter på bygglovssidan är lägre än budgeterat med 351 tkr på grund av minskat antal bygglovsärenden, som tillika är av enklare art. Resultatet hjälps upp av ersättning för bostadsanpassningsarbete så slutresultatet blir minus 106 tkr Nämnden har genom återhållsamhet och neddragning av antalet sammanträden från 10 till 8, med bibehållen servicegrad, minskat kostnaderna med 124 tkr. Avloppsinventerare blev anställd 9 månader i stället för 12, vilket resulterade i minskade kostnader med 142 tkr FRAMTIDEN VA-strategi för Osby kommun beslutades av Kommunfullmäktige i februari Där anges områden för utbyggnad av verksamhetsområden för vatten och avlopp. Detta påverkar tillsyns- och tillståndsnämndens verksamhet. I de områden där kommunen beslutat att inte dra ut kommunalt VA inom överskådlig tid eller inte alls, kommer tillsyns- och tillståndsnämnden att behöva förelägga om åtgärdande av underkända enskilda avlopp. Andelen enskilda avlopp i behov av förbättringsåtgärder uppgår till ca 40% av de inventerade vilket medför ett betydande efterarbete par år framöver med uppföljningar och tillståndsprövningar. Detta kräver extra personal. En översyn av Renhållningsföreskrifter för Osby kommun ska enligt beslut av Kommunfullmäktige göras Tillsyns-och tillståndsnämnden är remissinstans. Resultatet av översynen berör miljö-och byggenhetens verksamhet då hantering av dispenser ligger här. VALNÄMNDEN INLEDNING Valnämndens ansvarsområde är att administrera allmänna val och folkomröstningar inom kommunen. Ledning Erland Nilsson (nämndens ordförande) ÅRETS HÄNDELSER Valnämnden har under 2016 inte haft några protokollförda sammanträden. Ordföranden och vice ordföranden har under året deltagit i en av länsstyrelsen Skåne anordnad utbildningsdag om förändringar i vallagen inför valet NYCKELTAL OCH STATISTIK Kostnadsuppföljning personal tkr Kostnad för arbetskraft 8 19 Varav kostnad för sjuklön 0 0 Personalstatistik Tillsvidareanställda 0 0 EKONOMI Tkr Redov 2015 Redov 2016 Budget 2016 Avvik Intäkter Kostnader Resultat FRAMTIDEN Valnämnden kommer under år 2017 att påbörja förberedelsearbetet inför valen år 2018 och Osby kommun, Årsredovisning

248 BARN- OCH SKOLNÄMNDEN INLEDNING Ledning Förskola Grundskola Musikskola Barn- och familjeenheten Daniel Landin (Barn- och skolnämndens ordförande) Mia Johansson (Verksamhetsområdeschef) ÅRETS HÄNDELSER Kommunfullmäktige har beslutat att fullmäktigeberedningens betänkande ska användas som ett långsiktigt visionsdokument för förskolans och grundskolans framtida organisation. Ytterligare tre förskolor har utdömda lokaler på grund av förhöjda fuktvärden. Nytt skolskjutsreglemente är beslutat och nytt avtal upphandlat. Grundskolan deltar i Skolverkets satsning Samverkan för bästa skola för att utveckla det systematiska kvalitetsarbetet samt arbetet med nyanlända elevers mottagande och lärande. Nämnd och förvaltning Barn- och skolnämnden tillträdde den 1 januari 2015 och det politiska ansvaret för förskola, grundskola, fritidshem, musikskola och Barn- och familjeenheten finns nu i en gemensam nämnd. Barn- och skolkontoret och Barn- och familjeenheten har flyttat till gemensamma lokaler i BRIO-huset. Kommunfullmäktige tog beslut i december 2016 angående hur framtida förskola och grundskola ska organiseras. Nu påbörjas arbetet med planering och framtagande av underlag. Barn- och skolnämnden har tagit beslut angående ett nytt skolskjutsreglemente. Ett nytt skolskjutsavtal är upphandlat och ska gälla från och med läsåret 2017/18. Detta kommer att innebära stora förändringar och effektiviseringar för skolskjuts i hela kommunen. Ett nytt digitalt verktyg för vikariehantering har införts under våren. Vikariebanken ska effektivisera och kvalitetssäkra vikariehanteringen inom förskola, grundskola och fritidshem. Under hösten 2016 påbörjades ett arbete med tjänstemän, chefer och politiker i samarbete med Linnéuniversitetet för att utveckla samarbetet i organisationen. Nya nämndmål har arbetats fram och nya aktiviteter är inplanerade för att utveckla det systematiska kvalitetsarbetet på alla nivåer. På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har PwC genomfört en granskning av hur Barn- och skolnämnden säkerställer att styrning och ledning av grundskoleverksamheten överensstämmer med reglemente och skollagens krav. Bakgrunden till granskningen är att Osby kommun i jämförelse har en hög genomsnittskostnad per elev, i kombination med ett förväntat ökat elevunderlag de närmaste åren. PwC bedömer att Barn- och skolnämnden inte helt säkerställer en ändamålsenlig styrning och ledning av grundskolan. Åtgärder är beslutade och ska verkställas under Lärarförbundet utser årligen Bästa skolkommun för att sätta fokus på att kloka politiska investeringar i hög lärartäthet, legitimerade lärare och bra lön till lärare ger en bättre skola. Totalt mäts tretton kriterier som sammanvägs till ett resultat där de vill hylla de goda exemplen. Osby kommun har blivit rankade till en av de 50 bästa skolkommunerna. Osby kommun kom på plats 48. Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) jämför årligen resultat- och resursindikatorer för grundskolan på kommunnivå. Rapporten Öppna jämförelser för grundskolan 2016 bygger på Skolverkets statistik om elevernas resultat läsåret 2015/16. Osby kommun rangordnas på 29:e plats av landets 290 kommuner. Bland de skånska kommunerna rankas Osby på fjärdeplats. Områdeschefer till förskola och grundskola har rekryterats och de startar sin anställning den 1 januari Förskolan Det har genomförts provtagningar på förskolor, där resultat och analys visat på förhöjda fuktvärden. Två förskolor utrymdes redan under De andra förskolorna stängdes under vårterminen Totalt är fem förskolor i kommunen utrymda och verksamheten bedrivs i olika tillfälliga lösningar. Arbetet med att planera för nya förskolor i Lönsboda och Osby är påbörjat. Regeringen har tagit beslut om att minska barngruppernas storlek på förskolor. Statsbidrag kan sökas av kommuner och ägare till fristående förskolor. Bidragets storlek är 30 tkr för varje plats som barngruppen minskas med. Ett ökat barnantal tillsammans med ambitionen om mindre barngrupper kräver fler förskollärare. Förskollärare är det brist på nationellt och vid kommande rekryteringar måste Osby kommun vara konkurrenskraftiga och attraktiva som arbetsgivare. Ett steg i detta är att Osby kommun erbjudit verksamma barnskötare utbildning till förskollärare inom sin anställning. Förskolan deltar i ett regionalt kommunnätverk tillsammans med Sölvesborg, Tingsryd och Älmhult. Nätverkets syfte är att erbjuda förskollärare och förskolechefer kompetensutveckling baserat på vetenskaplig grund och beprövad erfarenhet. Under året har gemensamma föreläsningar anordnats kring barns anknytning. Föreläsare var fil.dr Birthe Hagström och Marie Lindvall-Wahlberg. Osby kommun, Årsredovisning

249 Under hösten 2016 föreläste även psykolog Lizette Åkesson om barns anknytning genom pedagogens ögon. I september föreläste religionshistoriker Marie Olsson Carlborg om kulturmöten. Skolan, förskolan, barnhälsovården och öppenvården deltog vid denna föreläsning. Under hösten 2016 har en utbildning i Vägledande samspel påbörjats på alla förskolor i kommunen. Vägledande samspel är ett samspelsprogram som är forskningsbaserat och utvecklat av professor Karsten Hundiede och professor Henning Rye. Målet med denna utbildning är att alla tillsvidareanställda i förskolan ska ha fått en gedigen fortbildning i förhållningssätt, ett gemensamt arbetsspråk och ett medvetandegörande om sitt eget samspelsmönster. Utbildningen kommer att pågå under hela Förskolan har en utvecklingsgrupp som består av en förskollärare från varje förskola och utvecklingsstrateg. De träffas regelbundet och utbyter erfarenheter för att utveckla likvärdigheten inom kommunen. Under året har de arbetat fram gemensamma rutiner, strukturer och dokument kring det systematiska kvalitetsarbetet. Sveriges Riksdag har beslutat att avskaffa vårdnadsbidraget och det innebär att kommunen från och med den 1 februari 2016 inte längre beviljar nya vårdnadsbidrag. Grundskolan Inom ramen för Skolverkets satsning Samverkan för bästa skola deltar grundskolan i projekt kring det systematiska kvalitetsarbetet och nyanlända elevers mottagande och lärande. Samarbetspartner kring det systematiska kvalitetsarbetet är Linnéuniversitetet. Mål och riktlinjer för nyanländas mottagande och lärande är framtagna och implementerade på alla grundskolor. Den 1 januari 2016 förändrades skollagen gällande nyanlända elevers mottagande och undervisning. Det blev en tydlig definition av nyanländ elev, samt från den 1 april 2016 lagkrav på tillämpning av Skolverkets kartläggningsmaterial. Under 2016 har grundskolan haft 14 förstelärare anställda. De har arbetat med olika utvecklingsområden med fokus på undervisning och metoder. Detta för att utveckla undervisningen, öka elevernas måluppfyllelse och nå bättre kunskapsresultat. 10 av de 14 förstelärarna har från den 1 juli 2016 varit anställda på vardera 25% tjänst utifrån finansiella medel från Samverkan för bästa skola. Fem av dem har fokuserat på att utveckla skolornas systematiska kvalitetsarbete och fem har haft fokus på utveckling och implementering av nyanlända elevers mottagande och lärande. Osby kommun har deltagit i Skolverkets satsning Matematiklyftet; didaktikfortbildning för alla lärare som undervisar i matematik i grundskolan och på gymnasiet. Fortbildningen är den största som gjorts i ett enskilt skolämne någonsin i Sverige. Syftet var att stärka och utveckla kvaliteten i undervisningen och på så sätt öka elevernas måluppfyllelse. Regeringens statsbidrag Lågstadiesatsningen syftar till att höja utbildningens kvalitet på de lägre årskurserna och ge lärare mer tid för varje elev. Osby kommun blev beviljadt bidrag för att utöka med antal vuxna kring elever under hela skoldagen. Den organiserade rastverksamheten har utvecklats och antalet lektioner med dubbla lärare har ökat. Osby kommun har sökt statsbidraget Fritidshemssatsningen och fått bidrag beviljat. Detta bidrag används för att förstärka antalet tjänster i förhållande till antalet elever på fritidshemmen. Syftet är att höja verksamhetens kvalitet. Den 1 juli 2016 infördes ett nytt avsnitt om förskoleklassen i Läroplan för grundskolan, förskoleklassen och fritidshemmet. Texten förtydligar förskoleklassens syfte och centrala innehåll och ska bidra till att öka den pedagogiska kvaliteten och likvärdigheten i förskoleklassen. Samtidigt införs också nya skrivningar om övergångar från förskoleklassen till skolan och fritidshemmet. Den 1 juli 2016 infördes ett nytt avsnitt om fritidshemmet i Läroplan för grundskolan, förskoleklassen och fritidshemmet. Texten som förtydligar fritidshemmets syfte och centrala innehåll ska bidra till att öka den pedagogiska kvaliteten och likvärdigheten i fritidshemmet. Lärarlönelyftet är en satsning för att höja lönerna för särskilt kvalificerade lärare, förskollärare och fritidspedagoger. Syftet med bidraget är att höja läraryrkets attraktionskraft och därigenom förbättra resultaten i skolan. Det var regeringen som bestämde reglerna för hur bidraget skulle fördelas och de satte upp fyra kriterier. Det var sedan huvudmannen som avgjorde vilka lärare som fick höjd lön. Under året har det kommit många nyanlända elever och fler familjer väljer att flytta till Osby kommun. Detta har inneburit att klasserna växer och det är trångt i våra lokaler på grundskolan. Kommunfullmäktiges beslut angående framtida organisation är mycket avgörande för nuvarande och kommande lokalbehov. Elevhälsan Revisionsbyrån Ernst & Young genomförde (hösten 2015), på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Osby kommun, en granskning av insatser till elever i behov av särskilt stöd. Den sammantagna bedömningen visade att organisationen och verksamheten gällande barn i behov av särskilt stöd är ändamålsenlig och väl fungerande, men att det finns behov av ökad uppföljning av insatser till elever i behov av särskilt stöd. Rutiner togs fram för det under våren Revisionsbyrån Ernst & Young genomförde (hösten 2015) på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Osby kommun en uppföljning av samverkan mellan socialtjänst och förskola/grundskola. Deras sammanfattande bedömning var att Barn- och skolnämnden skapar förutsättningar för samverkan Osby kommun, Årsredovisning

250 mellan verksamheterna, men att nämnden tydligare kan stärka sin styrning av uppföljning kring barn som riskerar att fara illa. Riktlinjer, rutiner och checklista har tagits fram. Utbildningsdag för grundskolans personal genomfördes under våren 2016 för att ytterligare stärka samverkan mellan verksamheterna samt fördjupa personalens kunskaper och förhållningssätt vid orosanmälan. Under senare delen av hösten 2016 har en ny organisation för central elevhälsa arbetats fram för att stärka samverkan mellan socialtjänst och förskola/grundskola. Syftet är även att sätta större fokus på förebyggande och hälsofrämjande arbete. Musikskolan Musikskolan har erbjudit barn och ungdomar instrumentaloch sångundervisning samt ensemblespel på olika nivåer. Verksamheten bedrivs i ett nära samarbete med kommunens övriga skol- och kulturverksamheter. Samarbetet med gymnasieskolan och det individuella programmet "musik" på Ekbackeskolan är en viktig del av verksamheten. Det finns över 80 sökande på väntelistan, längst kö är det på gitarr, piano, sång och slagverk. Den utåtriktade verksamheten med konserter och musikcaféer är mycket omfattande. Under året har musikskolans lärare och elever medverkat vid 50 olika evenemang i och utanför kommunen. Detta är en viktig del i elevernas utbildning men även ett sätt att bidra till ett levande musikliv i Osby kommun. Musikskolan har ett mycket väl fungerande samarbete med grannkommunen Östra Göinge och har under året genomfört stråkdagar, pianodag och stråkläger tillsammans. Under året inleddes även ett samarbete med Hässleholms kulturskolas stråk- och blåselever. Den 21 augusti anordnades en konsert på Parkskolans skolgård med Wizex-73 och Kikki Danielsson till förmån för Osby musikskola. Behållningen från konserten går oavkortat till musikskolans verksamhet. Syftet med gåvan är att pengarna ska användas så att fler får möjlighet att studera musik och få tillgång till instrument för detta. Pengarna kommer också att användas till olika projekt som har som syfte att stimulera till musikintresse. Barn- och familjeenheten En satsning på öppenvård kommer förhoppningsvis på lång sikt att leda till att behovet av placeringar minskar. Ett steg i detta var att under 2016 utöka med två tjänster inom öppenvården, med inriktning mot ungdomar med drog- och utanförskapsproblematik. Tjänsterna är knutna till FamiljeHuset. Tanken är att dels kunna arbeta mer intensivt i familjer och dels att kunna samarbeta mer mellan verksamhetsområdena. Socialstyrelsen har de senaste åren givit kommunerna ekonomiskt stöd för kompetenshöjning inom den kommunala barnavården. Under 2016 har Socialstyrelsen erbjudit en påbyggnadsutbildning för socialsekreterare med minst två års erfarenhet i den sociala barn- och ungdomsvården och en ledarskapsutbildning för chefer inom individ- och familjeomsorgen. Dessa utbildningar har delar av personalen tagit del av. Personalomsättningen har varit stor på utredningssidan under Tre av sex socialsekreterare och båda familjerättssekreterarna slutade under året. Personal har rekryterats, men det är svårt att uppnå stabilitet. Beslut har fattats om att utöka med en 1:e socialsekreterare för att kunna handleda personalen på ett bättre sätt och en socialadministratör för avlastning av administrativt arbete. Samarbetet inom Familjecentralen utvecklas ständigt och vi har nått fler medborgare än tidigare. HAR VI UPPFYLLT VÅRA MÅL? För Kommunfullmäktiges verksamhetsmål utifrån god ekonomisk hushållning se förvaltningsberättelsen. NYCKELTAL OCH STATISTIK Kostnadsuppföljning personal tkr Kostnad för arbetskraft Varav kostnad för sjuklön Personalstatistik Tillsvidareanställda Antalet tillsvidareanställda har ökat med cirka 31 personer under året. En anledning till detta är det beslut som fattats om att tillsvidareanställa alla lärare/förskollärare och socionomer, även om det i grunden är ett vikariat. Beslutet innebär att antalet tillsvidareanställda ökar även om antalet som är i tjänst är konstant. Under året har antalet klasser i grundskolan ökat och det har inneburit en ökning av antalet tjänster. Även Lågstadiesatsningen och Fritidshemssatsningen, som finansieras via statsbidrag, har inneburit att antalet tillsvidareanställda ökat. Förskoleverksamhet 1-5 år, förskola Antal inskrivna barn Kostnad/barn (tkr) Redov 2015 Budget 2016 Redov brutto netto Genomsnittligt antal barn inskrivna i förskolan ligger på ungefär samma nivå som under 2015 och något under budgeterad nivå för Den redovisade kostnaden per barn är dock Osby kommun, Årsredovisning

251 lägre än budgeterat och det är kopplat till det ekonomiska överskott som förskolan redovisar. Pedagogisk omsorg Antal inskrivna barn Kostnad/barn (tkr) Redov 2015 Budget 2016 Redov brutto netto Inom pedagogisk omsorg är den redovisade kostnaden per barn lägre än den budgeterade kostanden per barn. Det beror framförallt på att intäkterna (avgifter från föräldrar) är högre än budgeterat. Redovisat antal barn överensstämmer med budgeterat antal barn. Grundskola Redov 2015 Budget 2016 Redov 2016 Antal elever Kostnad tot per elev (tkr) Undervisning per elev (tkr) Det genomsnittliga antalet elever i grundskolan är högre än budgeterat. Det beror både på fler nyanlända elever och på övrig inflyttning. Trots ett högre elevantal redovisar skolenheterna inga underskott jämfört med budget och den redovisade kostnaden per elev blir därför lägre än den budgeterade kostnaden per elev. Musikskola Förändring i % Antal elever ,59 Antal uthyrda instrument ,80 Antal elever i kö 31/ ,0 Barn och familj Antal placeringar familjehem Antal placeringar kons. familjehem 4 3 Antal placeringar HVB 2 2 Antal placeringar avser medelvärde under året. Antalet placeringar har i genomsnitt varit något lägre än Antalet placeringar varierar under året och under årets sista månader ökade HVB-placeringarna. EKONOMI Tkr Redov 2015 Redov 2016 Budget 2016 Avvik Intäkter Kostnader Resultat Analys av utfallet Barn och skolnämnden redovisar ett överskott på tkr. Det beror i huvudsak på: tkr. Lägre kostnader för tillfälliga lokaler till förskola och grundskola. Lokalerna var inflyttningsklara senare än planerat och därför blev kostnaden lägre tkr. Lägre personalkostnad än budgeterat på grund av vakanta tjänster och svårigheter att rekrytera. Inom Barn- och familjeenheten har det varit hög omsättning på handläggare och brist på socionomer. Det har lett till att tjänster varit vakanta under delar av året. Detsamma gäller för grundskolan. Rörligheten bland lärare har ökat då bristen på lärare har inneburit att lärare som byter kommun erbjuds betydligt högre lön i den nya kommunen. Även inom förskolan har det varit svårt att rekrytera förskollärare och det har tagit tid innan vakanser kunnat tillsättas. Den ökade personalomsättningen och bristen på personal med rätt kompetens får negativa konsekvenser för verksamhetens kvalitet och kontinuitet tkr. Högre intäkter från migrationsverket för nyanlända. Intäkterna för 2016 är betydligt högre än beräknat. I slutet av 2015 tog kommunen emot ett stort antal nyanlända och detta var inte budgeterat fullt ut för Samtidigt ingår intäkter som kan hänföras till sista kvartalet 2015 i beloppet vilket ökar överskottet. Även kostnaderna för tex modersmålsundervisning, svenska som andraspråk och förberedelseklass har ökat under perioden, men inte i samma omfattning som intäkterna. Kostnader för bland annat skolskjuts ( tkr) och interkommunal ersättning ( tkr) har blivit högre än beräknat. FRAMTIDEN Barn och skolas verksamheter bidrar i hög grad till kommunens attraktivitet. Det är viktigt att verksamheterna håller hög kvalitet för att familjer ska välja att bo i Osby kommun, vilket leder till kommunens tillväxt. Det är viktigt att Osby kommun fortsätter att vara en attraktiv arbetsgivare. Den skickligaste personalen och de bästa cheferna ska välja att arbeta i Osby kommun. Här krävs det strategiska planer, långsiktighet och ett samarbete i hela organisationen. En stor utmaning de kommande åren blir kompetensförsörjning och ändamålsenliga lokaler. Skolverket kommer att besluta om en nationell IT-strategi som påverkar förskolans och grundskolas styrdokument, ITinvesteringar och kommande fortbildningsinsatser. Osby kommun, Årsredovisning

252 VÅRD- OCH OMSORGSNÄMNDEN INLEDNING Vård- och omsorgsnämnden har ansvar för följande: Ledning Äldreomsorg Kommunal hälso-och sjukvård Omsorg om funktionsnedsatta Johnny Kvarnhammar (nämndens ordförande) Helena Ståhl (verksamhetsområdeschef) ÅRETS HÄNDELSER Nyrekrytering av enhetschefer Certifiering till Vård och omsorgscollege Nytt Hälso-och sjukvårdsavtal Fullmäktigeberedning Äldresatsningen Nämnds- och ledningsorganisation Utbildningsinsatserna för vård-och omsorgsnämndens ledamöter har fortsatt under 2016 i form av föredrag och intern utbildning på nämndsammanträden. Fyra enhetschefer har valt att avsluta sina anställningar och rekrytering av nya befattningshavare har pågått under sommaren. En ny enhetschef för Rönnebacken tillträdde i februari och en ny enhetschef för hemtjänsten började i augusti. I oktober var en ny chef för enheten för funktionsnedsatta på plats och i november tillträdde en ny chef för hemtjänsten. Soldalen och hemsjukvården i Lönsboda fick en ny chef i november eftersom den tidigare chefen gick in i nytt uppdrag som chef för rehabenheten. Konkurrensen om kompetenta enhetschefer är märkbart hårdare nu jämfört med för fem år sedan, vilket gör att rörligheten ökar. Arbetet inför certifiering av vård och omsorg tillsammans med utbildningsanordnare för att bilda ett Vård- och omsorgscollege i Skåne Nordost, är påbörjat. Styrgrupp och arbetsgrupp har bildats för att påbörja en ansökan. En verksamhets- och kommunikationsplan för hur arbetet ska kommuniceras i verksamheterna är framtagen. Styrgruppen har som mål att ansökan ska lämnas in under våren Det har under året varit en god balans mellan tillgång och behov av särskilt boende. Alla beviljade beslut om särskilt boende har kunnat tillgodoses inom tre månader. Tillgången på korttidsplatser har generellt sett varit tillräcklig, även om det under vissa perioder har varit en hård belastning. Extra vårdplatser som inte är finansierade har under dessa perioder använts. Vi har på så sätt kunnat undvika betalningsansvar och kunnat erbjuda vård på hemmaplan. Osby kommun har skrivit på ett nytt Hälso- och sjukvårdsavtal med Region Skåne som trädde ikraft den 1 september. Avtalet är ett utvecklingsavtal och under hösten har olika arbetsgrupper och processgrupper arbetat med olika delar av avtalet. En fullmäktigeberedning för framtidens äldreomsorg har inrättats för att ta fram en strategisk plan för att möta framtidens utmaningar. Möten med främst politiker men även medborgare, ansvariga för verksamheterna, specialister och Osbybostäder har genomförts under våren. Ett slutbetänkande lämnades till kommunfullmäktige i oktober. Äldreomsorg Gemensamt Inom myndighetskontor (biståndshandläggning) har arbete med införandet av IBIC (handläggningsmodell och arbetssätt) fortsatt. Handlingsplanen för införandet har reviderats eftersom leverantör av verksamhetssystem inte har blivit klar med sin modul. Inom rehabverksamheten har vi haft bekymmer med rekryteringen av legitimerad personal och framförallt sjukgymnaster. Gruppen har trots detta arbetat med fastställda mål, i första hand med att anordna förflyttningsutbildningar för omvårdnadspersonal. Framtaget utbildningsunderlag har testats i en hemtjänstgrupp med väldigt bra resultat. Arbetet fortsätter under 2017 och framåt. De statliga stimulansmedlen, den så kallade äldresatsningen, har generellt sett inneburit en stor satsning på sociala aktiviteter och meningsfullhet i vardagen. Under årets sista månader har även ett vårdhundsprojekt genomförts med gott resultat. Målmedveten marknadsföring av positiva inslag inom både äldreomsorg och omsorg om funktionsnedsatta har genomförts genom artiklar i massmedia och sociala medier som Facebook och Instagram. e-hälsa, digital utveckling och forskning Flera förbättringar är gjorda i e-läkemedel, både i appen och i webben. E-läkemedel används i nuläget både på Rönnebacken, Lindhem och i hemtjänst grupp B. Webbutbildning om hur appen fungerar är framtagen och kommer att användas vid utbildning inför delegation. Användandet av digital signering visar tecken på färre läkemedelsavvikelser Två tester med vårdplanering på distans har utförts mellan sjukhuset i Hässleholm avdelning 37/38 och vårdplanerande sjuksköterska. Vi avvaktar nu beslut från Region Skåne. Införandet av trådlöst nätverk har påbörjats på Lindhem och fungerar nu i byggnaden. Under hösten har även Bergfast utrustats med trådlöst nätverk i vissa kontorsutrymmen. Förutsättningar för mobil dokumentation har ökat genom fler bärbara datorer i verksamheterna. Under våren har utbildningar genomförts på Rönnebacken inom forskningsprojekt palliativ vård Osby kommun, Årsredovisning

253 Korttidsvård och Trygg hemgång Behovet av korttidsvård har varit högt under hela året. I huvudsak har Spången (9+3 platser) använts för korttidsvård men även korttidsplatserna på Bergfast har tagits i bruk. Äldresatsningen har använts för att möta behovet av ökad bemanning utifrån vårdtagarnas behov. I vissa fall har permanentplatser tillfälligt använts för korttidsvård av olika anledningar. På Bergfast har ett samarbete skett mellan hemtjänsten och personalen på boendet kring korttidsvården. I slutet av året har vi sett en ökad efterfrågan på växelvårdsplatser, framförallt från närstående till personer med demenssjukdom. Dock är det en komplex problematik då växelvården är bra för att närstående ska orka men den kan vara ansträngande och orsaka ökad förvirring hos den sjuke. Vi ser en fortsatt tidig utskrivning från sjukhuset vilket ställer höga krav på personalen som arbetar med korttidsvård. Personalen har under året deltagit i kompetensutveckling i form av webutbildningar inom demens, handledning av legitimerad personal i vårdtagarnära arbete. En i personalen har genomgått utbildning till språkombud Trygg hemgång hade lite färre ärenden under början av året men under sista halvåret har behovet ökat. Resultaten från Trygg hemgång är mycket goda då många klarar sig utan hjälp efter avslutad vårdtid Uppsökande verksamhet Uppföljningen inom den uppsökande verksamheten har förstärkts genom att det nu är fler sjuksköterskor som arbetar inom verksamheten. Uppsökande verksamhet har under hösten genomfört ett öppet hus och gruppsamtal enligt en validerad modell, Livslots för seniorer. Här har de äldre fått träffa flera professioner och fått expertkunskap som diskuterats i grupp. Träffarna har varit mycket uppskattade och konceptet kommer att utökas under Forskningsplattformen vid Högskolan i Kristianstad har arbetat med att ta fram en gemensam modell för de förebyggande samtalen i hemmet. Under hösten har frågeformuläret setts över för att utröna validerade frågor som kan identifiera risker för ohälsa och på så sätt hitta vägar till att förebygga ohälsa och bibehålla ett gott liv för äldre. 344 besök har genomförts under Särskilt boende På Lindhem har det varit mycket fokus på förbättringar i miljön inomhus och utomhus. En ramp har installerats på framsidan av huset för ökad tillgänglighet, ett staket har monterats runt trädgården och Enen har fått ett mottagningskök. Trädgården har utvecklats till en form av sinnenas trädgård, där målet har varit att på olika sätt försöka att hitta aktivering och nya blickfång för de boende. Under senvåren har flera aktiviteter skett ute i trädgården; till exempel gudstjänst, stor invigningsfest samt en stor midsommarfest. Inomhus har arbetet med personcentrerad vård samt att få till guldkanten i vardagen fortsatt. Under året har äldresatsningen använts till att stärka bemanningen vardagar på vård och omsorgssidan samt förstärka helgkvällar på gruppboendena. Positiva effekter märks på hög trivsel och tillfredsställelse hos både personal, boende och närstående. Under våren har det startats tre olika projekt, ett kring stöd till anhöriga, ett kring fysisk träning samt ett kring hur man stimulerar sinnena vid en demenssjukdom. Under 2016 har det på Rönnebacken varit stort fokus på att aktivera de boende på olika sätt genom äldresatsningen. Denna har under året utökats med tillgänglighet även nattetid, tack vare ny resurstilldelning. Dygnets alla timmar finns resursförstärkningen till för våra boende på olika sätt. Äldresatsningen har inneburit aktivering såväl individuellt som i grupp. Exempel är taktil massage, samtal/högläsning, pyssel och fika. Även anhöriga uppmuntras till delaktighet. Det har också lagts fokus på de brukare som av någon anledning inte kan/ vill/ orkar delta i våra gemensamma aktiviteter. Dessa brukare får besök inne på sina rum och då gör man saker som de har önskemål om. Det har anordnats olika aktiviteter under året såsom nässelsoppsfest, glassfest, höstfest med mera. Året avslutades med en nyårsbal som blev en succé. En del av att vara en attraktiv arbetsgivare har varit att skapa goda arbetsförhållanden, bland annat genom minskat antal delade turer. Tack vare äldresatsningen har man lyckats reducera antalet delade turer på Rönnebacken. Digital social dokumentation har delvis införts. Vissa avdelningar har börjat dokumentera digitalt och resterande utbildas i mars År 2016 var det fler än vanligt som flyttade ut och in på Bergfast, vilket innebar fler tillfällen med reduktion för dubbla hyror. Detta resulterade i lägre intäkter för verksamheten. Införande av önskad sysselsättningsgrad och årsarbetstid på Bergfast resulterade i att flera personer gick upp i arbetstid, vilket ökar risken för obokade turer som går utöver budget. Genom att introducera personalen på Bergfast på Soldalen och i hemtjänsten hoppas vi kunna minska risken för obokade turer. Vid införande av önskad sysselsättningsgrad och årsarbetstid har delade arbetspass på helgen kunnat tas bort. Resurser för äldresatsningen användes på blå avdelning och med hjälp av en praktikant som finansierades av arbetsförmedlingen har vi kunnat satsa mer på det sociala innehållet även på den röda avdelningen. Blåklockan har påbörjat ett LEAN-arbete med en rad förbättringsförslag. Flera förslag hade börjat användas i arbetet och andra förbättringar var påbörjade och fortsätter kommande år. Under våren har det också införts önskad sysselsättningsgrad och årsarbetstid på Soldalen, ett fåtal valde att gå upp i tjänst och en valde lägre tjänstgöring. Äldresatsningen har inneburit möjlighet att förstärka bemanningen vid de tillfällen på dygnet då arbetsbelastningen är högst. Varje vecka ordnas aktiviteter i grupp till exempel gympa, tipspromenad och bingo. Vi Osby kommun, Årsredovisning

254 har även haft besök av körer, firat midsommar och besökt lokala evenemang. Förstärkningen har resulterat i en förbättrad arbetsmiljö men även ökad möjlighet till personcentrerad vård utifrån varje vårdtagares behov och intressen. Arbetet med att införa personcentrerad vård har påbörjats. Flertalet av medarbetarna har hospiterat på Lindhem för inspiration och kunskapsspridning av deras sätt att arbeta. Förbättringsarbetet har gjorts i samverkan med enhetschef och sjuksköterska på Lindhem samt demenssjuksköterska. Dessa har också medverkat vid arbetsplatsträffar, utbildningar samt gjort arbetsplatsbesök och observation. Förberedelser för en omorganisation har påbörjats. Ordinärt boende Under 2016 utförde hemtjänsten i Osby timmar (att jämföra med 2015, då vi utförde timmar). Nyttjandegrad (antalet utförda timmar i förhållande till antalet personaltimmar) under 2016 var i genomsnitt 64,1% har hemtjänsten i Lönsboda utfört timmar (i jämförelse med 2015 då timmar producerades), och nyttjandegraden har i snitt varit 63%. En orsak till att vi inte nådde 65% var att flera större ärenden avslutats med kort varsel samt att under det första halvåret var personaltid och vårdtagartid från trygg hemgång inräknat. Andra halvåret är den tiden bortdragen eftersom trygg hemgång ska ligga utanför ordinarie hemtjänst. Två av enhetscheferna inom hemtjänsten slutade under våren respektive sommaren och nya enhetschefer tillträde sina tjänster i augusti respektive november. Detta har inneburit att en del påbörjade aktiviteter (bland annat övergång till elektronisk dokumentation) har fördröjts. Under hösten genomfördes ett förbättringsarbete inom hemtjänsten och hemsjukvården i Osby. Målet med förbättringsarbetet var att skapa tydligare gränser mellan olika geografiska områden inom hemtjänsten samt tydligare riktlinjer och flöden när vårdtagarna flyttas mellan grupperna. Under 2016 har vi i ett antal grupper bytt rapporteringssystem för arbetsskador och tillbud från Flexite till KIA. Ett byte som fallit väl ut. Under hösten har planeringen för flytt av hemtjänsten i Lönsboda från Soldalen till Bergfast påbörjats. Arbetet fortlöper och förhoppningen är att de sista bitarna ska falla på plats under första delen av 2017 Förflyttningsutbildning har genomförts i en av hemtjänstgrupperna. Deltagarna gav utbildningen väldigt bra betyg och utbildningen fortsätter under Vi har i samarbete med Vuxenutbildningen på Ekbackeskolan utbildad ett antal handledare som tar hand om praktikanter från såväl vuxenutbildning som ordinarie omvårdnadsprogram. Hälso- och sjukvård Som ett led i att ge kommuninvånarna en god och säker sjukvård har sjuksköterskorna fått utbildning i att skriva vårdplaner i verksamhetssystemet. Datorer har bytts ut till bärbara för att kunna dokumentera mobilt. Arbetet kring god vård i livets slutskede har fortsatt. En sjuksköterska har hospiterat på regionens enhet Avancerad sjukvård i hemmet (ASIH) och antalet representanter från Osby i det palliativa nätverket har utökats. Arbetet kring Senior Alert har utvecklats och förbättrats, representanter inom vård och omsorg har tillsammans arbetat på en gemensam rutin. Vi har utvecklat och förbättrat mottagandet av studenter som gör sin verksamhetsförlagda utbildning hos oss. Under hösten har vi tagit emot studenter som läser på specialistnivå vård av äldre. För att öka förutsättningarna för samarbete har gemensamma arbetsplatsträffar för alla sjuksköterskor i kommunen genomförts cirka 2 3 ggr/halvår, då föreläsningar arrangerats om relevanta teman. Svårigheterna att rekrytera sjuksköterskor var under våren mycket kännbar. Det var svårare att rekrytera sjuksköterskor inför sommaren än tidigare. Vi har behövt använda sommarbonusen till fler planerade arbetspass än planerat. Under hösten har det skett en vändning och en del sjuksköterskor har ringt och önskat anställning. Osby kommun har ett gott rykte, vilket förmodligen bidragit till att underlätta rekryteringen. Det är dock fortsatt svårt att rekrytera till nattjänsterna. På grund av svårigheterna har vi tillgodosett önskemål om pool även på natten. Hemsjukvården har påbörjat ett LEAN-arbete tillsammans med LEAN-representanter och tre heldagar har använts för att kartlägga det pågående arbetet. Rekryteringsproblem har också präglat det första halvåret när det gäller fysioterapeuter. Det har varit en del vakanta tjänster med underbemanning som följd. Under sommaren har därför en rehabassistent tagits in med positivt resultat på arbetsbelastningen. En enkätutvärdering har genomförts inom den öppna verksamheten i Osby och Lönsboda och visar på en hög nöjdhetsgrad hos våra gäster. Hjälpmedelsnämnden Östra Skåne (HÖS) Osby kommun har haft en representant på samtliga ledningsgruppsmöten på Hjälpmedelscentrum Östra Skåne (HÖS).Exempel på mer omfattande frågor som varit återkommande på ledningsgruppsmötena är: Hemleverans och hämtning av hjälpmedel i samband med sängtransport, förebyggande underhåll på sängar, positioneringslarm, nya vårdhygieniska riktlinjer och följsamhet i hjälpmedelsverksamhet, utökning av individmärkning och spårbarhet av hjälpmedel via HÖS samt förskrivarstöd. Under 2016 har upphandling slutförts och avtal slutits med leverantörer för personlyftar, arbetsstolar, överförflyttningshjälpmedel och gånghjälpmedel. Upphandlingen sker genom HÖS i samverkan med övriga hjälpmedelscentraler i Skåne. HÖS övertog sänghanteringen 2015 och under året såg man en möjlighet att utifrån befintliga resurser även ombesörja transport av andra hjälpmedel, det vill säga hemleverans och hämtning av hjälpmedel i samband med sängtransport. Denna verksamhet startades upp i april Rutiner för denna nya verksamhet har utarbetats på HÖS och lokalt i Osby kommun. I samband med detta gjordes även en Osby kommun, Årsredovisning

255 översyn av avgifter för hämtning av hjälpmedel i Osby kommun. Antal rekonditionerade hjälpmedel i vår lokala rekonditionering har ökat med cirka 100 individer jämfört med förra året. Antalet har legat på likartad nivå men högre än , vilket tyder på ett ökat flöde av hjälpmedel vilka dels förskrivs av arbetsterapeut eller sjukgymnast/fysioterapeut och dels hanteras av hjälpmedelsassistent. Enheten för funktionsnedsatta Under året har ytterligare två personer utbildats till Vägledare enligt delaktighetsmodellen och verksamheten har nu fyra utbildade Vägledare. De fortsätter sitt arbete i att skapa delaktighet för brukarna. Delaktighetsmodellen är ett redskap att göra vardagen begriplig, hanterbar, meningsfull och ge en känsla av sammanhang för både brukare och personal. På Västra Storgatans gruppbostad har brukarantalet ökat sedan januari till sex brukare. Det har skett genom att en satellitlägenhet i samma hus har kopplats till gruppbostadens personal. Nio brukare har insatsen servicebostad, vilket innebär att det finns utrymme för att verkställa ytterligare några beslut inom ramen för befintlig servicebostad. Beslut om korttidsvistelse har ökat och åtta barn/ ungdomar har nu beviljade beslut om vistelse på Ängdalens barnkorttidsenhet. Under sommaren har inskolning av ett par av dessa skett och i augusti kommer ytterligare två barn som Östra Göinge kommun köper platser till. Från hösten 2016 har vi en familjehemsplacering enligt LSS. Under våren har en projektgrupp bestående av verksamhetsansvariga, fackliga representanter, representanter från Riksförbundet för barn, unga och vuxna med utvecklingsstörning (FUB) och Rådet för funktionshindrade (RFFH) arbetat fram en kravspecifikation för en ny gruppbostad för äldre. Kravspecifikationen överlämnades till Osbybostäder i april. Gruppbostaden beräknas vara färdig Tack vare en nationell satsning på kompetensutveckling har ett antal olika föreläsningar och utbildningar genomförts. Uppstart av elevhemsboende, som planerades starta i augusti, har på grund av viss osäkerhet om antalet elever med beslut om boende skjutits fram till hösten HAR VI UPPFYLLT VÅRA MÅL? För Kommunfullmäktiges verksamhetsmål utifrån god ekonomisk hushållning se förvaltningsberättelsen. NYCKELTAL OCH STATISTIK Den stora skillnaden i lönekostnad jämfört med föregående år beror i huvudsak på två saker: Dels har lönerna höjts, vilket ger en ökning med cirka tkr. Och dels har vi använt tkr av statliga bidrag, äldresatsning och prestationsersättningar, jämfört med tkr under Övriga ökningar när det gäller personalkostnader härrör bland annat från ett lönetryck uppåt vid nyanställningar av främst chefer och legitimerad personal. Men även för undersköterskor gäller att löneläget blivit högre. Utöver detta ger införandet av önskad sysselsättningsgrad en ökad kostnad, då ordinarie personal täcker för sjukdom och semester. Tidigare har detta lösts med vikarier, som har lägre lön. Personalstatistik Tillsvidareanställda Vård och omsorg SÄRSKILT BOENDE Genomsnittlig bruttokostnad per plats exkl fastighet (tkr) Genomsnittlig fastighetskostnad brutto per plats Antal platser Sökande Avslag Bifall Inflyttade Antal dagar med betalningsansvar ORDINÄRT BOENDE Genomsnittligt antal hemtjänst Bruttokostnad per person (tkr) Utförda hemtjänsttimmar Utförda timmar/vårdtagare LSS LSS Antal personer med personlig assistans varav LSS Antal personer med daglig verksamhet Antal personer med boende Under året kan antalen ovan variera. Det som redovisas är de siffror, som gäller vid årets slut. Kostnadsuppföljning personal tkr Kostnad för arbetskraft Varav kostnad för sjuklön Osby kommun, Årsredovisning

256 Lex Sarah och klagomål Klagomål Lex Sarah 6 5 Lex Maria 0 1 EKONOMI Tkr Redov 2015 Redov 2016 Budget 2016 Avvik Intäkter Kostnader Resultat Analys av utfallet Den verksamhet som visat störst avvikelse mot budget är hemtjänsten, som förbrukat strax över tkr mer än budgeterat. Under årets första månader pågick arbete med byte till digitala larm, vilket bidrog till denna negativa avvikelse. Den största anledningen är dock att antalet timmar i hemtjänsten under senare år visat på en stadig ökning. Vi har arbetat för att uppnå den önskade andelen personaltid hos brukare, som är 65%.V i bedömer att vi är på god väg att nå detta och att merparten av underskottet berodde på ökade behov och därmed ökat antal utförda timmar. I kommande års budget har hemtjänsten förstärkts för att vi ska kunna möta de ökade behov vi ser. Särskilt boende hamnade på en negativ avvikelse med strax över tkr. Till största delen berodde detta på minskade hyresintäkter med närmare 700 tkr. Positiva avvikelser blev det främst på ledningssidan samt inom enheten för funktionsnedsatta. På ledningssidan berodde detta främst på vakanser, som gjorde att ett antal enhetschefer saknades under delar av året. Utöver detta har nämndens verksamhet blivit mindre kostsam än budgeterat. Sammantaget blev det ett överskott med närmare tkr för dessa verksamheter. Enheten för funktionsnedsatta fick lägre kostnader än budgeterat för främst ledsagning. Utöver detta var resultatet positivt för våra gruppbostäder. Totalt resulterade detta i en positiv avvikelse med 940 tkr. De relativt stora avvikelserna jämfört med budget på såväl intäkts- som kostnadssidan förklaras i huvudsak av att det inte sker någon budgetering av de pengar vi får från staten i form av bidrag. FRAMTIDEN Den framtida planeringen och organisationen av äldreomsorgen kommer att ha sin utgångspunkt från fullmäktigeberedningens betänkande om framtidens äldreomsorg Ett förbättrat anhörigstöd, fler demensanpassade särskilda boenden, kompetensutveckling, chefsstöd och förebyggande åtgärder i form av fler trygghetsbostäder och andra trygghetsskapande åtgärder, för såväl närstående som vårdtagare, är några av de åtgärder som beredningen lyfter fram. Beredningen föreslår också en nybyggnation på Soldalen, en omvandling av Bergfast till trygghetsbostad och en fastighetsteknisk analys av hur Lindhem ska utvecklas i framtiden. Vård och omsorg och Utbildning och arbete kommer att certifieras till Vård- och omsorgscollege tillsammans med nordöstra Skånes kommuner under Den statliga bemanningssatsningen planeras fortsätta fram till 2018 och kommer att skapa goda förutsättningar för det fortsatta arbetet med det sociala innehållet. En lagrådsremiss om den nya betalningsansvarslagen föreslår att den nya lagen träder ikraft den 1 januari I förslaget föreslås planeringstiden minska från fem vardagar till tre kalenderdagar för såväl somatisk som psykiatrisk vård. Om och när lagen träder ikraft kommer den att i stor utsträckning påverka biståndshandläggarresurser, tillgång på korttidsvård och i viss mån rehabresurser. Konkurrensen om utbildad arbetskraft är och förväntas bli stor. Det är av stor vikt att fortsätta att arbeta med åtgärder som gör Osby kommun till en attraktiv arbetsgivare, både för att behålla medarbetare och för att locka nya medarbetare. Att bibehålla den goda kvaliteten och att arbeta med ständiga förbättringar, för såväl vårdtagare som medarbetare samt att skapa en stor delaktighet, är essentiellt för den framtida rekryteringsprocessen. Den psykiska ohälsan tenderar rent generellt att öka i samhället hos såväl unga som äldre. Kommunen måste därför skaffa sig en bättre beredskap för att möta personer med psykisk ohälsa. Det kommer att ställa krav på ökad kompetens hos personal inom vård och omsorg. För en effektivisering, förbättrad patientsäkerhet och förbättrad uppföljning i vård och omsorg, kommer det framöver att i allt högre grad ställas krav på en fortsatt utveckling och införande av e-hälsotjänster i det dagliga vårdarbetet. Vid en inventering av framtida behov av gruppbostäder för funktionsnedsatta som tillhör personkretsen för LSS, står det klart att det kommer att finnas att stort behov av ytterligare gruppbostäder under den närmaste tioårsperioden med början 2018 och därefter en stadig ökning varje år fram till Det är därför av stor vikt att fortsätta diskussionerna med legala företrädare och brukare på gruppbostäderna, som har potential att klara ett mer självständigt boende som servicebostad, för att få ett flöde och frigöra gruppbostäder. En ny gruppbostad beräknas vara klar under 2018 och ett elevhemsboende kommer att starta under I takt med att enheten för funktionsnedsatta växer i volym kommer det att behövas ökade ledningsresurser inom enheten. Det nya hälso- och sjukvårdsavtalet, som började gälla under 2016, är ett utvecklingsavtal som ställer höga krav på såväl kommun som Region att genom samverkan tillsammans successivt införa ett förändrat arbetssätt. Osby kommun, Årsredovisning

257 ÖVERFÖRMYNDAREN INLEDNING Enligt föräldrabalken ska överförmyndaren utöva tillsyn över förmyndare, gode män och förvaltare. Lagen (SFS 2005:429) om ensamkommande barn styr inom detta område. Ledning Margot Malmqvist (överförmyndare) Mats Ernstsson (överförmyndare, ersättare) ÅRETS HÄNDELSER Under året har antalet årsräkningar och sluträkningar varit 253. Arvoden till gode män och förvaltare har uppgått till tkr. Kommunens del av dessa arvoden är tkr och huvudmännens del 116 tkr. I kommunens del ingår även arvode gode män för ensamkommande barn och ungdomar. Totalt har 60 ärenden avseende ensamkommande barn handlagts varav 38 kommer från annan kommun. Återsökning från Migrationsverket har gjorts och under året har vi fått utbetalningar till ett värde av tkr, varav cirka 700 tkr tillhör sökta arvoden för , som inte periodiserats tidigare år. Under 2016 har Osby kommun återsökt tkr varav 920 tkr är återbetalda. NYCKELTAL OCH STATISTIK Kostnadsuppföljning personal tkr Kostnad för arbetskraft Varav kostnad för sjuklön 29 0 Kostnaderna för arbetskraft har ökat kraftigt från 2015 till 2016 vilket delvis beror på att gode mäns arvoden innefattas i dessa siffror. Behovet av gode män har ökat kraftigt vilket delvis beror på den stora ökningen av ensamkommande barn. Utöver detta har handläggartjänsten utökats från 50% till 100%. Ärenden 2016 Ärendebalans 2016 Godmanskap Förvaltarskap Ensamkommande barn och ungdomar Andra ärenden¹ Totalt antal EKONOMI Tkr Redov 2015 Redov 2016 Budget 2016 Ärendebalans 2015 Avvik Intäkter Kostnader Resultat Analys av utfallet Cirka hälften av de sökta medel från Migrationsverket har blivit utbetalda under Utöver detta väntar vi på tolkkostnader för 2015 och Intäkter under 2016 innehåller jämförelsestörande poster på ca 700 tkr på grund av utbetalningar under 2016 för ej periodiserade upplupna intäkter under perioden FRAMTIDEN Istället för att kommunen ska återsöka kostnader hos Migrationsverket kommer verket från och med 1 juli att betala ut schablonbelopp för mottagande av ensamkommande barn, som ska täcka kostnader för god man och tolkar. Vi har för avsikt att göra arvodesutbetalningar enklare genom en e-blankett som fylls i av den gode mannen för att minska belastning på administrationen, som idag är mycket tidsödande. Vi kommer också att uppdatera vårt datastöd som är från 1980 till ett nytt Webbaserat system, som kommer att underlätta till exempel statistikutlämning till Länsstyrelsen. Personalstatistik Tillsvidareanställda 1 0 Osby kommun, Årsredovisning

258 KOMMUNALA BOLAGEN OSBYBOSTÄDER AB UPPDRAG Förvärva, äga, uppföra, förvalta och försälja fastigheter eller tomträtter med bostäder, affärslägenheter och kollektiva anordningar. ÅRETS HÄNDELSER Antalet lediga lägenheter har under 2016 legat på i snitt 0,4%. Bolaget har stor efterfrågan på lägenheter framförallt i Osby och Lönsboda. I Killeberg där ett nytt bostadshus med totalt sex lägenheter (två tvåor, två treor och två fyror) var färdigt för inflyttning den 1 första oktober 2015, har det varit återkommande problem att hyra ut de två fyrarumslägenheterna. Nyproduktion av 10 lägenheter på fastigheten Båtbyggaren 16 i Osby var klar för inflyttning den 1 oktober. Nyproduktionen omfattade fem parhus med fem treor, fyra fyror och en femrumslägenhet. Samtliga lägenheter var kontrakterade innan inflyttning. Fastigheten Jupiter 1 i Lönsboda som delvis varit en saneringsfastighet har tömts from halvårsskiftet och kommer byggas till med ett större antal lägenheter. Den tänkta om- och tillbyggnaden innebär att ytterligare sex lägenheter tillskapas. Fastighetsreglering pågår med sammanslagning av Jupiter 1 & 2 som möjliggör en högre exploatering. Projektering och upphandlingsstart sker tidigast under 2017 om beslut fattas att påbörja ombyggnationen. Under 2014 överklagades detaljplanen för fastigheten Jägaren 9 men överklagandet nådde ingen framgång. Under tiden har en fastighetsreglering genomförts där Jägaren 8 & 9 slagits samman till Jägaren 8. Nu finns förutsättningar att under 2017 gå vidare med den sedan tidigare planerade produktionen av 10 stycken lägenheter. Fastighetsregleringen avseende fastigheten Gjutaren 20 är klar och Osbybostäder har erlagt köpeskilling till Osby kommun. Projektering är sedan tidigare påbörjad och upphandling bedöms starta tidigast under Fastigheten skall innehålla ett LSS-boende och tillgängliga lägenheter. Överklagandeprocessen avseende detaljplanen för fastigheten Bokhandlaren 1 & 2, som överklagades 2014, pågår fortfarande. Under 2016 har också arbetet med att dra in fiber bolagets fastigheter påbörjats. Alla bolagets fastigheter i Osby har färdigställts under Arbetet fortgår under 2017 i Lönsboda och Killeberg. Hyresgästerna får därmed tillgång till snabb fiberuppkoppling för både internet, tv och ip-telefoni. För Osbybostäder möjliggör fiberuppkopplingen bättre möjligheter till driftövervakning av fastigheternas tekniska system. HAR VI UPPFYLLT VÅRA MÅL? Mål Är målet uppfyllt? Kommentar Målsättningen för bolagets verksamhet är att främja bostadsförsörjningen i kommunen och härigenom bidra till att utveckla kommunen till en attraktiv och efterfrågad bostadsort. Bolaget ska vidare verka för en aktiv samordning av fastighetsförvaltningen i den kommunala koncernen. Genom samordning av fastighetsförvaltningen ska effektiviteten och servicen förbättras för enskilda, företag och kommunala förvaltningar. Delvis uppnått Det finns en efterfrågan på bostäder i Osby kommun. Efterfrågan i centrala lägen innebär att det går att bygga nya hyreslägenheter i Osby och detta är vad Osbybostäder kommer att fortsätta göra de kommande åren. I dagsläget finns möjliga planer för att påbörja byggnation av cirka 70 nya attraktiva hyreslägenheter inom en tvåårsperiod. En förutsättning för byggstart är att det finns en bedömd efterfrågan på respektive projekt. För att underlätta den framtida bostadsförsörjningen i kommunen måste fler områden för möjlig nyproduktion pekas ut och detaljplaneläggas så att det finns attraktiv mark att bygga på om 3-5 år. Osbybostäder är en aktör för att motverka bostadsbristen i kommunen men kan inte på egen hand lösa bristen på bostäder. Under året har diskussioner förts med kommunen om en förlängning av driftavtalet för fastighetsskötsel och städverksamheten som gällde året ut. En principöverenskommelse finns om att avtalet förlängs att gälla under Osby kommun, Årsredovisning

259 EKONOMI Tkr Redov 2015 Redov 2016 Budget 2016 Avvik Intäkter Kostnader Finansiella poster Resultat efter fin. poster Analys av utfallet Bra uthyrningsgrad och låga räntor har bidragit till att resultatet för 2016 är bättre än budgeterat. FRAMTIDEN Osbybostäder kommer fortsätta att arbeta för att infria kommunens syfte med bolaget: "Bolaget ska främja bostadsförsörjningen i kommunen och härigenom bidra till att utveckla kommunen till en attraktiv och efterfrågad bostadsort. Bolaget ska eftersträva boendealternativ med god tillgänglighet för olika skeende i livet. Bolaget ska arbeta för att säkerställa en god utveckling i Osby kommun genom att sträva efter en miljövänlig, energisnål och kostnadseffektiv verksamhet som en komponent för att Osby kommun ska upplevas som attraktiv för boende och företag." Under 2017 kommer Osbybostäder arbeta för att ytterligare utveckla verksamhet i syfte att säkerställa en fortsatt god resultatutveckling. En god ekonomi är den bästa garanten för att bolaget ska klara av kommande utmaningar att bygga nya attraktiva hyreslägenheter samtidigt som det befintliga beståndet underhålls och utvecklas. Nöjda hyresgäster är en viktig faktor för att främja Osbybostäders varumärke och attraktivitet. Under 2017 kommer ny modell/målbild för kundnöjdhet att utarbetas. Bolaget planerar för att inom en tvåårsperiod möjliggöra byggstart av cirka 70 lägenheter under förutsättning att bolaget bedömer att det finns en efterfrågan på respektive projekt. Samtidigt finns behov av ett flertal större underhålls- och investeringsåtgärder i det befintliga beståndet, exempelvis stambyten, takbyten med mera. Det planerade underhållet ska optimeras genom effektiv styrning inom de ramar som bolagets årliga resultatmål tillåter. En plan för underhåll och investeringar i det befintliga beståndet ska utarbetas under året. Osbybostäder AB är med i SABO:s energi- och miljösatsning Skåneinitiativet. Initiativet innebär att bolaget förbundit sig att minska sin energiförbrukning med 20 procent under perioden Målet är nått och Osbybostäder har sedan starten minskat bolagets energibehov med 26 procent. Totalt har energiåtgången per kvm uppvärmd yta minskats med 5,9 kwh från 131,2 år 2015 till 125,4 kwh år Sedan 2010 har energiförbrukning minskat med kwh samtidigt som den uppvärmda bostadsytan har ökat med kvm. Detta innebär att bolaget har sparat cirka 1,9 mnkr på genomförda energisparåtgärder. Under 2017 kommer nya mål för bolagets miljöarbete att utarbetas. Under 2016 har diskussioner förts angående det driftavtal kring fastighetsskötsel som gällt mellan bolaget och kommunen under En principöverenskommelse finns om en förlängning av detta avtal under INDUSTRIHUS I OSBY AB UPPDRAG Industrihus i Osby AB ska uppföra, anskaffa och tillhandahålla lämpliga lokaler för närservice åt hushåll, hantverk och småindustri. HAR VI UPPFYLLT VÅRA MÅL? Mål Att uppföra,anskaffa och tillhandahålla lämpliga lokaler för närservice åt hushåll,hantverk och småindustri. EKONOMI Tkr Redov 2015 Redov 2016 Är målet uppfyllt? Budget 2016 Uppnått Avvik Intäkter Kostnader Finansiella poster Resultat efter fin. poster Analys av utfallet Den positiva avvikelsen kan i första hand hänföras till en återhållsamhet på kostnadssidan FRAMTIDEN Ägaren till bolaget, Osby kommun har inga uttalade planer för bolaget. Osby kommun, Årsredovisning

260 FJÄRRVÄRME I OSBY AB UPPDRAG Fjärrvärme i Osby AB ska skapa en bekväm, trygg och miljöförbättrande uppvärmning av bostäder och lokaler i Osby tätort. ÅRETS HÄNDELSER Installation och intrimning av den sedan tidigare upphandlade fastbränslepannan på 10 MW till Gullarpsverket har pågått under året. Vid årsskiftet hade ännu inte prestanda prov för verifiering av i avtalet överenskomna krav genomförts varför pannan inte övertagits av köparen. Under 2016 har en sol-elanläggning installerats och tagits i drift. Anläggningen är på 49,14 kw och beräknas producera ca kWh/år för eget bruk. Bidrag från Länsstyrelsen i Skåne har erhållits med 30% av investeringskostnaden gick en medarbetare i pension och en ersättare har anställts. HAR VI UPPFYLLT VÅRA MÅL? Mål Att skapa en bekväm, trygg och miljöförbättrandeuppvärmning av bostäder och lokaler i Osby tätort. EKONOMI Tkr Redov 2015 Redov 2016 Är målet uppfyllt? Uppnått Budget 2016 Avvik Intäkter Kostnader Finansiella poster Resultat efter fin. poster Analys av utfallet Den positiva avvikelsen på resultatet får hänföras till en ökad intäkt, återhållsamhet på kostnadssidan och ett gynnsamt ränteläge. FRAMTIDEN Ägaren till bolaget, Osby kommun har i sin den antagna klimatstrategin fastslagit en fortsatt utbyggnad av fjärrvärme i Osby tätort. Styrelsen startade under 2007 arbetet med att utforma en strategisk plan för utvecklingen av bolaget. Under 2016 har strategifrågor varit en permanent punkt på dagordningen till styrelsemötena. Arbetet med planen kommer att fortsätta kontinuerligt. I strävan att uppfylla bolagets mål att skapa en bekväm, trygg och miljöförbättrande uppvärmning av bostäder och lokaler prioriteras det förebyggande underhållsarbetet såväl när det gäller produktionsanläggningarna som distributionsnätet. ÖSTRA GÖINGE RENHÅLLNINGS AB UPPDRAG Östra Göinge Renhållnings AB (ÖGRAB) är vårt kommunala renhållningsbolag, som ägs gemensamt av Östra Göinge och Osby kommuner. Syftet och målsättningen för bolaget är att bedriva en effektiv och ekonomisk renhållningsverksamhet med största möjliga hänsynstagande till miljön. Bolaget ska i ägarkommunerna aktivt driva utvecklingen framåt inom avfallshantering med särskilt beaktande av miljö, teknisk utveckling, ekonomi och personal. Verksamheten skall bedrivas i samverkan med ägarkommunernas miljö och tillsynsmyndigheter. ÅRETS HÄNDELSER 2016 har varit ett mycket händelserikt verksamhetsår. Ombyggnad av Kattarps återvinningscentral slutfördes i mars månad, och anläggningen återinvigdes lördagen den 24 april. Även Osby återvinningscentral har fått en förbättring av logistiken. Knislinge, Kattarp och Osby har nu bomsystem för inpassering. Under 2016 har nya renhållningsföreskrifter och ny renhållningstaxa arbetats fram, som fullmäktige i Osby och Östra Göinge antog i oktober. I samband med systembytet har samtliga informationsbroschyrer uppgraderats och fått ny layout, och finns nu i både engelska och arabiska versioner. Övriga administrativa aktiveter som genomförts är att det nu är möjligt att välja språk på hemsidan. Där finns också en ny tjänst, Avfallskollen, vilket innebär att kunderna kan söka på ett visst avfall och få information. Två upphandlingar har genomförts under året, dels för slamhämtning enskilda avlopp, dels transport och behandling matavfall. Ohlssons AB tog hem slamhämtningen, vilket innebär att vi nu har samma bolag som sköter både slam och kärlinsamling. Matavfallet togs av VMAB, som också tidigare tagit hand om detta. Båda avtalen är femårsavtal med möjlighet till förlängning. Arbetet med att öka kostnadseffektiviteten har fortsatt, vilket Osby kommun, Årsredovisning

261 också årets resultat visar. Tack vare det nya insamlingssystemet skapas förutsättningar att öka andelen återvinningsbart material, samtidigt som andelen brännbart avfall förväntas minska. Målet är att utnyttja denna effekt så vi får en positiv påverkan av renhållningstaxan för våra kommuninvånare. Den totala mängden insamlat hushållsavfall minskade under 2016 med 243 ton, eller 3,83%, vilket visar att vi är på rätt väg mot att minska avfallsmängderna. HAR VI UPPFYLLT VÅRA MÅL? Mål Förebygga uppkomsten av avfall och minska mängden. Är målet uppfyllt? Delvis uppnått Kommentar Mängden insamlad Deponi, Grovavfall och Brännbart minskade med 4,4%. Ta tillvara avfallet som en resurs, minska mängden Deponi Uppnått Mängden insamlad deponi har minskat med 36%. Säkerställ omhändertagandet av farligt avfall, och att vi samlar in och tar hand om det på ett säkert sätt. Delvis uppnått Mängden Farligt avfall har minskat med 11%. Nu gällande avfallsplan har tre övergripande mål. Årets statistik visar att kommuninvånarna tar till sig information, och att de flesta inser att en genomtänkt konsumtion, med en bra avfallssortering gynnar både miljö och ekonomi. Genom det nya insamlingssystemet har vi skapat bra förutsättningar för en miljöeffektiv och ekonomisk renhållning. Återbruket har under året minskat uppkomsten av avfall med kg. Osby kommun, Årsredovisning

262 SKÅNE BLEKINGE VATTENTJÄNST AB UPPDRAG SBVT AB:s uppdrag är att svara för administration och ekonomi samt drift och underhåll av VA-anläggningarna i Bromölla, Olofström, Osby och Östra Göinge kommuner, samt bedriva därmed förenlig verksamhet. Bolaget ska vidare bedriva konsultverksamhet i VA-frågor inom huvudmännens verksamhetsområde. ÅRETS HÄNDELSER Under året har organisationen förstärkts och till viss del förändrats och anpassats för att möta ägarnas behov och intentioner. Viktiga steg har tagits för att säkerställa de samhällsviktiga funktioner som bolaget har fått förtroendet att förvalta åt respektive huvudman. Operativt är bedömningen att servicen till abonnenterna i de fyra ägarkommunerna fungerat väl och samarbetet med de fyra delägarna likaså. EKONOMI Tkr Redov 2015 Redov 2016 Budget 2016 Avvik Intäkter Kostnader Finansiella poster Resultat efter fin. poster Osby kommun, Årsredovisning

263 EKONOMISK REDOVISNING Redovisningsprinciper GOD REDOVISNINGSSED OCH RÄTTVISANDE BILD Årsredovisningen är upprättad i enlighet med lagen om kommunal redovisning och rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning vilket bland annat innebär: Intäkter redovisas i den omfattning det är sannolikt att de ekonomiska tillgångarna kommer att tillgodogöras kommunen och intäkterna kan beräknas på ett tillförlitligt sätt. Fordringar har tagits upp till de belopp varmed de beräknas inflyta. Tillgångar och skulder har tagits upp till anskaffningsvärde där inget annat anges. Periodiseringar av inkomster och utgifter har skett enligt god redovisningssed. Värdering av kortfristiga placeringar har gjorts till det lägsta av verkligt värde och anskaffningsvärde. SAMMANSTÄLLD REDOVISNING I den kommunala koncernen ingår samtliga bolag där kommunen har minst 20% inflytande. Inga nya bolag har kommit till under året. JÄMFÖRELSESTÖRANDE POSTER Jämförelsestörande poster visas i not till resultaträkningen och/eller kassaflödesrapport. Som jämförelsestörande betraktas poster som är sällan förekommande och överstiger 2 mnkr. INTÄKTER Den preliminära slutavräkningen för skatteintäkter baseras på SKL:s decemberprognos i enlighet med rekommendation RKR 4.2. Efter bokslutets upprättande har SKL publicerat en ny prognos i februari som pekar på ett utfall som avviker från tidigare prognos med X tkr. KOSTNADER Avskrivning av materiella anläggningstillgångar görs för den beräknade nyttjandeperioden med linjär avskrivning baserat på anskaffningsvärdet. På tillgångar som mark, konst och pågående arbeten görs inga avskrivningar. De avskrivningstider som tillämpas i kommunen är 3, 5, 10, 15, 20, 25, 33, 50 år. Nyttjandeperioden för varje investeringsprojekt bedöms tillsammans med verksamheten innan projektet påbörjas. I en del investeringar ingår olika komponenter med olika avskrivningstider. Kommunstyrelsen har 2016 antagit riktlinjer för komponentredovisning. Grundprincipen är att förväntas skillnaden i förbrukning av en materiell anläggningstillgångs betydande komponenter vara betydande, ska tillgången delas upp på dessa och respektive komponent ska skrivas av separat. Vid nyinvestering över 500 tkr ska bedömning göras om komponentindelning är tillämpningsbart eller ej. Inledningsvis ska komponentavskrivning tillämpas för byggnader, gator och vägar samt VA-anläggningar. Avskrivning görs linjärt dvs med lika stora nominella belopp varje år och påbörjas när anläggningen tas i bruk. GRÄNSDRAGNING MELLAN KOSTNAD OCH INVE- STERING Tillgångar avsedda för stadigvarande bruk med en nyttjandeperiod om minst tre år klassificeras som anläggningstillgång om beloppet överstiger gränsen för mindre värde. Gränsen för mindre värde har satts till ett basbelopp. ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR Investeringsbidrag och anläggningsavgifter tas upp som en förutbetald intäkt och redovisas som en långfristig skuld och periodiseras över anläggningens nyttjandeperiod. Tidigare gjorda nedskrivningar har prövats utifrån RKR 19, nedskrivningar. Prövningen har inte föranlett några återföringar. OMSÄTTNINGSTILLGÅNGAR Kommunens pensionsmedel placerade i fonder är klassificerade som omsättningstillgång enligt RKR 20. Portföljens förvaltning regleras i av fullmäktige antagen policy, KF 36/2015. Samtliga placeringsmedel är värderade till det lägsta av anskaffningsvärdet och försäljningsvärdet. PENSIONER Förpliktelser för pensionsåtaganden för anställda i kommunen är beräknade enligt RIPS17. Osby kommun har inte några visstidsförordnanden som ger rätt till särskild avtalspension. Osby kommun, Årsredovisning

264 Resultaträkning Mnkr Not Kommun Kommun Koncern Koncern Verksamhetens intäkter 1 242,5 199,9 308,4 265,6 Verksamhetens kostnader 2,9-895,9-919,7-930,9-955,2 Avskrivningar 3-40,6-40,6-54,4-52,3 Verksamhetens nettokostnader -694,0-760,4-676,9-741,9 Skatteintäkter 4 520,4 496,8 520,4 496,8 Statlig utjämning mm 5 200,7 174,8 200,7 174,8 Finansiella intäkter 6 2,5 36,9 1,7 35,5 Finansiella kostnader 7-5,0-5,8-9,1-10,7 Resultat efter skatteintäkter och finansnetto 24,6-57,7 36,8-45,5 Årets skattekostnad 0,0 0,0-4,0-1,6 ÅRETS RESULTAT 8,9 24,6-57,7 32,8-47,1 Resultat exklusive jämförelsestörande poster 30,5 17,3 38,7 27,9 Kassaflödesanalys Mnkr Not Kommun Kommun Koncern Koncern DEN LÖPANDE VERKSAMHETEN Resultat 24,6-57,7 32,8-47,1 Justering för ej likviditetspåverkande poster 10 45,0 46,7 59,3 58,2 Medel från verksamheten före förändring av rörelsekapital 69,6-11,0 92,1 11,1 Ökning/minskning kortfristiga fordringar 17-13,2-18,6-15,1-24,8 Ökning/minskning kortfristiga placeringar -0,6 70,8-0,6 70,8 Ökning/minskning förråd och varulager 0,0 0,0-0,2-0,1 Ökning/minskning kortfristiga skulder 23-16,5 45,1-15,5 58,2 Kassaflöde från den löpande verksamheten 39,3 86,3 60,7 115,2 INVESTERINGSVERKSAMHETEN Investering i materiella anläggningstillgångar 11-61,2-64,0-104,6-113,6 Försäljning av materiella anläggningstillgångar 1,3 0,0 1,3-0,2 Investering i finansiella anläggningstillgångar 0,0-6,5 0,0-6,6 Försäljning av finansiella anläggningstillgångar 0,0 0,0 0,0 0,0 Investeringsnetto -59,9-70,5-103,3-120,4 FINANSIERINGSVERKSAMHETEN Ökning/minskning långfristiga fordringar 15 0,0 0,0 0,0 0,0 Ökning/minskning långfristiga lån 22 30,0 0,0 37,8 43,3 Finansieringsnetto 30,0 0,0 37,8 43,3 BIDRAG TILL STATLIG INFRASTRUKTUR Bidrag till statlig infrastruktur 0,0 0,0 0,0 0,0 Årets kassaflöde 19 9,4 15,8-4,8 38,1 Likvida medel vid årets början 67,3 51,5 139,6 101,5 Likvida medel vid årets slut 76,7 67,3 134,8 139,6 Osby kommun, Årsredovisning

265 Balansräkning Mnkr Not Kommun Kommun Koncern Koncern TILLGÅNGAR ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR Mark och byggnader ,8 620,9 912,1 887,9 Maskiner och inventarier 13 38,2 38,9 124,1 105,4 Värdepapper, andelar mm 14 39,4 39,4 8,4 8,4 Långfristiga fordringar 15 2,5 2,5 2,7 4,0 Summa anläggningstillgångar 714,9 701, , ,7 BIDRAG STATLIG INFRASTRUKTUR 11,9 10,1 11,9 10,1 OMSÄTTNINGSTILLGÅNGAR Exploateringsfastigheter 0,6 0,6 0,6 0,6 Varulager mm 0,0 0,0 3,2 3,0 Fordringar 17 73,6 60,4 81,2 66,1 Pensionsmedel 18 33,1 32,5 33,1 32,5 Kassa och bank 19 76,6 67,3 134,8 139,6 Summa omsättningstillgångar 183,9 160,8 252,9 241,8 SUMMA TILLGÅNGAR 910,7 872, , ,6 EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Eget kapital Årets resultat 24,6-57,7 32,8-47,1 Resultatutjämningsreserv 0,0 0,0 0,0 0,0 Övrigt eget kapital 479,4 537,1 551,4 598,6 Summa eget kapital ,0 479,4 584,2 551,5 Avsättningar 21 Avsättningar för pensioner 6,9 7,4 7,4 7,4 Övriga avsättningar 0,0 0,0 14,0 13,0 Skulder Långfristiga skulder ,8 225,3 535,9 499,6 Kortfristiga skulder ,0 160,5 170,6 186,1 SUMMA EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER 910,7 872, , ,6 Panter och ansvarsförbindelser Mnkr Not Kommun Kommun Koncern Koncern Osbybostäder AB 209,5 213,2 0,0 0,0 Fjärrvärme i Osby AB 45,0 45,0 0,0 0,0 Medborgarhusföreningen Osby 5,9 6,1 5,9 6,2 Industrihus i Osby AB 1,0 1,0 0,0 0,0 Östra Göinge Renhållnings AB 13,5 1,4 0,0 0,0 Förlustansvar egnahem 0,1 0,2 0,1 0,2 Kommuninvest 13,0 10,9 13,0 10,8 Övriga borgensåtaganden 3,2 2,2 3,2 2,2 Summa borgensåtaganden 291,2 280,0 22,2 19,4 Osby kommun, Årsredovisning

266 Mnkr Not Kommun Kommun Koncern Koncern ÖVRIGT Ansvarsförbindelse pensionsskuld anställda ,8 202,2 191,8 202,2 Fastighetsinteckningar 0,0 0,0 53,1 53,1 Summa övrigt 191,8 202,2 244,9 255,3 TOTALT ,0 482,2 267,1 274,7 Noter 1. VERKSAMHETENS INTÄKTER Kommun Kommun Koncern Koncern Tkr Allm. försäljningsintäkter Taxor och avgifter Hyror och arrenden Vatten och avlopp Statliga driftsbidrag EU-bidrag Övriga intäkter SUMMA VERKSAMHETENS KOSTNADER Kommun Kommun Koncern Koncern Tkr Löner, sociala avgifter Övr. kostnader anställda Försörjningsstöd Tele, IT, porto Konsulttjänster Bränsle, energi, va Hyra/Leasing Förbr.inv/material Entreprenad Övriga kostnader SUMMA För 2015 ingår i posten Löner, sociala avgifter löneskatt för extra inbetalning av försäkringspremier med tkr. I beloppet för Övr. kostnader anställda finns 2015 en engångspost på tkr som avsåg försäkringspremier för att lösa en del av pensionsskulden. 3. AVSKRIVNINGAR Kommun Kommun Koncern Koncern Tkr Fastigheter Inventarier o maskiner Nedskrivningar SUMMA Osby kommun, Årsredovisning

267 4. SKATTEINTÄKTER Kommun Kommun Koncern Koncern Tkr Preliminär skatteinbetalning Preliminär slutavräkning innev. år Slutavräkningsdifferens föreg. år SUMMA STATLIG UTJÄMNING M.M. Kommun Kommun Koncern Koncern Tkr Inkomstutjämning Kostnadsutjämning Strukturbidrag LSS-utjämning Regleringsavgift/-bidrag Fastighetsavgift Generellt bidrag SUMMA FINANSIELLA INTÄKTER Kommun Kommun Koncern Koncern Tkr Räntor likvida medel Utdelning kapitalförvaltning Reavinst avyttr värdepapper Utdelning från kommunens bolag Övriga finansiella intäkter SUMMA FINANSIELLA KOSTNADER Kommun Kommun Koncern Koncern Tkr Räntor på lån Räntor pensionsskuld Dröjsmålsränta Övriga finansiella kostnader SUMMA Osby kommun, Årsredovisning

268 8. BALANSKRAVSRESULTAT Årets res. enl. resultaträkning Reducering av samtliga realisationsvinster Justering för realisationsvinster enl undantagsmöjlighet 0 0 Justering för realisationsförluster enl undantagsmöjlighet 0 0 Orealiserade förluster i värdepapper 0 0 Justering för återföring av orealiserade förluster i värdepapper 0 0 Årets resultat efter balanskravsjusteringar Reservering av medel till resultatutjämningsreserv Användning av medel från resultatutjämningsreserv 0 0 Balanskravsresultat JÄMFÖRELSESTÖRANDE POSTER Kommun Kommun Koncern Koncern Tkr Verksamhetens intäkter - Återbetalning AFA försäkring Verksamhetens kostnader - Pensionspremier Löneskatt på pensionspremier Utrangeringar Avskrivningar - Nedskrivningar Finansiella intäkter - Reavinst vid försäljning av värdepapper SUMMA JUSTERING FÖR EJ LIKVIDITETSPÅVERKANDE POSTER Kommun Kommun Koncern Koncern Tkr Avskrivningar Nedskr av anl.tillg Utrangeringar Upplösn skuld investeringsbidrag mm Upplösn statlig infrastruktur Reavinst inventarier Reavinst fastighet Reaförlust fastighet Förändring avsättningar Övrigt SUMMA Osby kommun, Årsredovisning

269 11. NETTOINVESTERINGAR I MATERIELLA ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR Kommun Kommun Koncern Koncern Tkr Investeringar i anl.tillg Anläggningsavgifter SUMMA MARK OCH BYGGNADER Kommun Kommun Koncern Koncern Tkr Anskaffningsvärde Värde vid årets ingång Årets anskaffning Erhållna invint Årets försäljn/utrang Omklassificering Värde vid årets utgång Ack av- och nedskr Värde vid årets ingång Årets av och nedskrivn Årets försäljn/utrang Värde vid årets utgång REDOVISAT VÄRDE MASKINER OCH INVENTARIER Kommun Kommun Koncern Koncern Tkr Anskaffningsvärde Värde vid årets ingång Årets anskaffning Årets försäljn/utrang Omklassificering Värde vid årets utgång Ack av- och nedskr Värde vid årets ingång Årets av och nedskrivn Årets försäljn/utrang Värde vid årets utgång REDOVISAT VÄRDE Osby kommun, Årsredovisning

270 14. VÄRDEPAPPER, ANDELAR, M.M. Kommun Kommun Koncern Koncern Tkr Koncernbolag Osbybostäder AB Fjärrvärme i Osby AB OsbyNova AB Industrihus i Osby AB Östra Göinge Renhållnings AB Skåne Blekinge Vattentjänst AB Summa koncernbolag Utanför koncernen Kommunassurans Syd Försäkrings AB Kommuninvest Övriga utanför koncernen Summa utanför koncernen SUMMA LÅNGFRISTIGA FORDRINGAR Kommun Kommun Koncern Koncern Tkr Kommuninvest Övr. långfr. fordran SUMMA BIDRAG TILL STATLIG INFRASTRUKTUR Kommun Kommun Koncern Koncern Tkr Ingående balans Årets beslutade bidrag Årets upplösning SUMMA KORTFRISTIGA FORDRINGAR Kommun Kommun Koncern Koncern Tkr Kundfordringar Momsfordringar Skattekonto Fastighetsavgift Förutbetalda kostn/upplupna int Övriga fordringar SUMMA Osby kommun, Årsredovisning

271 18. PENSIONSMEDEL Kommun Kommun Koncern Koncern Tkr Kapitalförvaltning pensionsmedel, bokfört värde Marknadsvärde LIKVIDA MEDEL Kommun Kommun Koncern Koncern Tkr Kassa och bank SUMMA EGET KAPITAL Kommun Kommun Koncern Koncern Tkr Ing eget kapital Årets resultat Övriga justeringar SUMMA AVSÄTTNINGAR Avsättningar till pensioner Kommun Kommun Tkr Ing avsättning före löneskatt Ränte- och basbeloppsuppr Utbetalningar Arbetstagare pensionerats Nya efterlevandepensioner Övrigt SUMMA Löneskatt TOTALT Aktualiseringsgrad 97 % 97 % Från och med 1998 ska, enligt kommunala redovisningslagen, pensioner intjänade före denna tidpunkt redovisas som ansvarsförbindelse. Därefter betalas hela det årliga intjänandet ut för individuell avsättning och som en försäkringslösning med fortlöpande premiebetalning. Som avsättning för pensioner redovisas särskild ålderspension (före 65 års ålder), PA-KL pension för födda före 1937 samt garantipensioner. Osby kommuns samlade pensionsåtagande uppgick till 198,7 mnkr inklusive löneskatt (210 mnkr 2015). Pensionsskulden beräknas efter RIPS 17. Aktualiseringsgraden, det vill säga uppdateringen av samtliga pensioner för anställdas pensionsgrundande anställningar, var 97% ( %). Osby kommun, Årsredovisning

272 Övriga avsättningar Kommun Kommun Tkr Avsatt för bidrag till statlig infrastruktur Redovisat värde vid årets början Årets utbetalningar Utgående avsättning LÅNGFRISTIGA SKULDER Upptagna lån Kommun Kommun Koncern Koncern Tkr Kommuninvest Sparbanken SBAB SUMMA Förutbetalda intäkter - del av långfristiga skulder Kommun Kommun Koncern Koncern Tkr Investeringsbidrag, tkr återstående antal år Gatukostnadsersättningar, tkr återstående antal år Anläggningsavgifter, tkr återstående antal år SUMMA KORTFRISTIGA SKULDER Kommun Kommun Koncern Koncern Tkr Leverantörsskulder Momsskulder Uppl. kostn/förutbet. int Övriga korta skulder SUMMA LEASINGÅTAGANDE Kommun Kommun Kommun Tkr Inventarier Fordon SUMMA Osby kommun, Årsredovisning

273 25. STÄLLDA PANTER OCH ANSVARSFÖRBINDELSER FÖR KONCERNEN Kommun Kommun Koncern Koncern Tkr Fastighetsinteckningar Borgensåtaganden Pensionsskuld KPA inkl löneskatt Kommunens åtagande i bolagen SUMMA Osby kommun har i januari 2008 ingått en solidarisk borgen såsom för egen skuld för Kommuninvest i Sverige AB:s samtliga nuvarande och framtida förpliktelser. Samtliga 280 kommuner som per var medlemmar i Kommuninvest ekonomisk förening har ingått likalydande borgensförbindelser. Mellan samtliga medlemmar i Kommuninvest ekonomisk förening har ingåtts ett regressavtal som reglerar fördelningen av ansvaret mellan medlemskommunerna vid ett eventuellt ianspråktagande av ovan nämnd borgensförbindelse. Enligt regressavtalet ska ansvaret fördelas dels i förhållande till storleken på de medel som respektive medlemskommun lånat av 26. ANSVARSFÖRBINDELSE PENSIONSFÖRPL INKL LÖNESKATT Kommuninvest i Sverige AB, dels i förhållande till storleken på medlemskommunernas respektive insatskapital i Kommuninvest ekonomisk förening. Vid en uppskattning av den finansiella effekten av Osby kommuns ansvar enligt ovan nämnd borgensförbindelse, kan noteras att per uppgick Kommuninvest i Sverige AB:s totala förpliktelser till mnkr och totala tillgångar till mnkr. Kommunens andel av de totala förpliktelserna uppgick till 572 mnkr och andelen av de totala tillgångarna uppgick till 559 mnkr. Kommun Kommun Koncern Koncern Tkr Ing avsättning före löneskatt Försäkring IPR Ränte- och basbeloppsuppr Pensionsutbetalningar Övrigt SUMMA Löneskatt TOTALT ANSTÄLLDA Aktualiseringsgrad 97 % 97 % 97 % 97 % 27. VA-VERKSAMHETEN Kostnad tkr Fördelning Summa Ekonomiavdelningens personal 7 % 288 Ekonomisystem 5 % 40 Kansli, KF, KS 0,5 % 39 Samhällsbyggnad, Mark och exploatering 2,2 % 306 Samhällsbyggnad, Driftenheten 2,4 % 328 SUMMA Osby kommun, Årsredovisning

274 Resultat- och balansräkning VA-verksamhet UTDRAG UR KOMMUNENS RESULTATRÄKNING RESULTATRÄKNING VA-VERKSAMHET Belopp i Mnkr Not Verksamhetens intäkter 1 28,3 26,4 Verksamhetens kostnader 2-20,9-17,0 Avskrivningar 3-5,3-4,9 VERKSAMHETENS NETTOKOSTNADER 2,1 4,5 Finansiella intäkter 0,0 0,0 Finansiella kostnader -1,8-2,1 Resultat 0,3 2,4 Extraordinära kostnader 0,0 0,0 FÖRÄNDRING AV EGET KAPITAL 0,3 2,4 BALANSRÄKNING VA-VERKSAMHET Belopp i Mnkr Not ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR Mark och byggnader 4 77,0 82,2 Pågående mark och byggnader 22,0 0,7 Maskiner och inventarier 5 1,0 1,2 SUMMA ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR 100,0 84,1 Omsättningstillgångar 0,0 0,0 SUMMA OMSÄTTNINGSTILLGÅNGAR 0,0 0,0 SUMMA TILLGÅNGAR 100,0 84,1 EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKUL- DER Årets resultat 0,3 2,4 Övrigt eget kapital -0,3-2,7 Summa eget kapital 0,0-0,3 Långfristiga skulder 98,8 84,4 Kortfristiga skulder 1,2 0,0 SUMMA SKULDER OCH EGET KAPITAL 100,0 84,1 NOTER VA-VERKSAMHET 1. VERKSAMHETENS INTÄKTER VA-avgifter, fasta VA-avgifter, rörliga VA-avgifter, dagvatten VA-avgifter, övriga 3 6 Förutbetalda va-avgifter från abonnenterna Hyror och arrenden Övrigt SUMMA Osby kommun, Årsredovisning

275 2. VERKSAMHETENS KOSTNADER Tele, IT, porto Konsulttjänster 7 46 Bränsle, energi, vatten Hyra, leasing 1-12 Förbrukningsinventarier och material Entreprenad Övriga kostnader SUMMA AVSKRIVNINGAR Byggnader Maskiner och inventarier SUMMA MARK OCH BYGGNADER Anskaffningsvärde Värde vid årets ingång Årets anskaffning Värde vid årets utgång Ack av- och nedskrivningar Värde vid årets ingång Årets av- och nedskrivningar Värde vid årets utgång REDOVISAT VÄRDE MASKINER OCH INVENTARIER Anskaffningsvärde Värde vid årets ingång Värde vid årets utgång Ack av- och nedskrivningar Värde vid årets ingång Årets av- och nedskrivningar Värde vid årets utgång REDOVISAT VÄRDE Osby kommun, Årsredovisning

276 Kostnads- och intäktsstruktur KOSTNADSSTRUKTUR Procent 2016 Mnkr 2016 Mnkr 2015 Personal ,8 619,2 Tjänster ,7 160,8 Bidrag 3 26,2 25,1 Material 6 60,1 56,7 Övrigt ,7 104,3 TOTALT ,5 966,1 INTÄKTSSTRUKTUR Procent 2016 Mnkr 2016 Mnkr 2015 Kommunalskatt ,5 496,8 Skatteutjämningsbidrag ,6 174,8 Övriga statsbidrag ,0 66,7 Avgifter, hyror 8 75,0 71,7 Övrigt 6 65,0 98,4 TOTALT ,1 908,4 Osby kommun, Årsredovisning

277 Driftredovisning (tkr) REDOVISNING AVVIKELSE MOT BUDGET NÄMND/FÖRVALTNING Kostnad Intäkt Netto Kostnad Intäkt Netto Kommunstyrelse Kommunledningskontor Fastighet Kostorganisation Utbildning och arbete Samhällsbyggnad VA-verksamhet Tillsyns- och tillståndsnämnd Revision Valnämnd Barn- och skolnämnd Vård- och omsorgsnämnd Överförmyndare SUMMA NÄMNDERNA Finansförvaltning TOTALT Investeringsredovisning (tkr) REDOVISNING AVVIKELSE MOT BUDGET NÄMND/FÖRVALTNING Kostnad Intäkt Netto Kostnad Intäkt Netto Kommunstyrelse Kommunledningskontor Fastighet Kostorganisation Utbildning och arbete Samhällsbyggnad VA-verksamhet Barn- och skolnämnd Vård- och omsorgsnämnd SUMMA NÄMNDERNA Årets största investeringar (tkr) REDOVISNING AVVIKELSE MOT BUDGET PROJEKT Kostnad Intäkt Netto Kostnad Intäkt Netto Sanering ledningsnät Kommunkontor, ombyggnad Industrispår NO Asfalt Vatten o avlopp Kyrkhultsvägen Osby kommun, Årsredovisning

278 Redovisningsmodell Den kommunala redovisningslagen reglerar kommunernas redovisningsmodell. Här framgår att den skall innehålla resultaträkning, balansräkning och kassaflödesanalys. För att komplettera analysunderlaget används även driftsredovisning och investeringsredovisning. Osby kommun har valt att här redogöra lite kort för den redovisningsmodell som används i årsredovisningen. Syftet är att ge ovana läsare av årsredovisningen ökad förståelse för den kommunala redovisningen. RESULTATRÄKNING Resultaträkningen visar en sammanfattning av årets intäkter och kostnader. Om intäkterna överstiger kostnaderna innebär det att ett överskott tillförs kommunens egna kapital. Detta i sin tur innebär att den ekonomiska ställningen förbättrats. Resultaträkningen är indelad i tre delar. Den första delen benämns Verksamhetens nettokostnader. Detta resultat fås genom att verksamhetens kostnader och avskrivningar minskas med de intäkter som genererats i verksamheten, såsom avgifter och hyror. Nettokostnaden är den del av verksamhetens kostnader som återstår att finansiera genom skattemedel. I nästa steg redovisas kommunens inkomstkällor; skatter, generella statsbidrag och utjämningar. Här redovisas även kommunens finansiella intäkter och kostnader. Verksamhetens nettokostnader minskas med intäkterna och resultatet kallas Resultat före extraordinära poster. Detta resultat visar i vilken mån kommunen lyckats täcka sina kostnader för den ordinarie löpande verksamheten med erhållna skattemedel. Det är detta resultat som bäst beskriver kommunens ekonomiska utveckling och verksamhetens påverkan på det egna kapitalet. I det tredje och sista steget i resultaträkningen redovisas händelser som inte har något direkt samband med den ordinarie verksamheten inom kommunen, dessa kallas för extraordinära intäkter och kostnader. När även dessa beaktats i resultaträkningen framgår det sammantagna ekonomiska resultatet och kallas Årets resultat. Det är detta resultat som överförs till balansräkningen och påverkar posten Eget kapital därav årets resultat. BALANSRÄKNING Balansräkningen syftar till att visa den ekonomiska ställningen vid bokslutstillfället. Balansräkningen är uppdelad i tre delar; tillgångar, skulder och eget kapital. I balansräkningen framgår till vilket värde tillgångar är bokförda och på vilket sätt de är finansierade. Finansieringen sker antingen genom externt kapital (skulder) eller internt kapital (eget kapital). Tillgångarna delas upp i anläggningstillgångar och omsättningstillgångar. Med anläggningstillgångar avses tillgångar som stadigvarande innehas, till exempel fastigheter och inventarier. Omsättningstillgångar innefattar tillgångar som förväntas förbrukas inom ett år, såsom kassa, fordringar och lager. På motsvarande sätt är skulderna uppdelade i kortfristiga och långfristiga skulder samt avsättningar. Kortfristiga skulder förfaller till betalning inom ett år medan de långfristiga skulderna sträcker sig över flera år. Avsättningar är att betrakta som skuld för vilken det exakta beloppet inte är känt och inte när det skall betalas. Det egna kapitalet är skillnaden mellan tillgångar och skulder och utgörs av kommunens samlade ackumulerade resultat. Det visar hur mycket av tillgångarna som finansierats med egna medel. I en balansräkning ska alltid tillgångs- och skuldsidan vara i balans, det vill säga vara lika stora. KASSAFLÖDESANALYS Kassaflödesanalysen beskriver hur medel har anskaffats och hur de har använts. I denna analys utgår redovisningen från de faktiska inbetalningar (inkomster) och utbetalningar (utgifter) som är gjorda under året, till skillnad från resultaträkningen som utgår från kostnader och intäkter. Förutom förändringar av likvida medel beskriver också kassaflödesanalysen hur investeringar och amorteringar av långfristiga skulder finansierats. Medan resultaträkningen endast fokuserar på den löpande verksamheten ger kassaflödesanalysen en mer heltäckande bild över verksamhetens flöden; driften, investeringarna och finansieringen. DRIFTSREDOVISNING Driftsredovisningen beskriver budgeterade och redovisade intäkter och kostnader för den löpande verksamheten. Här framgår i vilken mån olika verksamheter har avvikit från budget. Driftredovisningen kan ses som ett komplement till resultaträkningens intäkter och kostnader inklusive interna mellanhavanden. INVESTERINGSREDOVISNING Investeringsredovisningen är en förteckning över hur nettoinvesteringarna sett ut för de olika verksamheterna under året. Här framgår i vilken mån verksamheterna avvikit från den fastlagda investeringsbudgeten. Genom investeringsredovisningen erhålls ett förtydligande av posten investeringsnetto som redovisas i kassaflödesanalysen. Osby kommun, Årsredovisning

279 Ord och begrepp Anläggningstillgångar Tillgångar avsedda för stadigvarande innehav såsom byggnader och inventarier Avskrivning Planmässig värdeminskning av anläggningstillgångar för att fördela anskaffningskostnaden över tillgångens ekonomiska livslängd. Avsättning En förpliktelse som på balansdagen är säker eller sannolik men, till skillnad från skuld, är osäker till belopp eller till när den ska infrias. Balansräkning Visar den ekonomiska ställningen vid bokslutstidpunkten uppdelad på tillgångar, eget kapital, avsättningar och skulder. Drifts- och investeringsredovisning Visar utfallet i förhållande till budgeten på olika ansvars- och verksamhetsområden. Eget kapital Skillnaden mellan tillgångar och skulder/avsättningar, dvs kommunens förmögenhet. Finansiella intäkter Intäkter som kommer från placerade medel, t ex ränta på bankkonto och intäkter från pensionsförvaltning. Finansiella kostnader Består främst av kostnader som kommer från upplåning och kostnader i pensionsförvaltningen. Finansnetto Finansiella intäkter minus finansiella kostnader Kapitalkostnader Samlingsbegrepp för avskrivning och intern ränta. Kassaflödesanalys Beskriver hur kommunen fått in pengar under året och hur de har använts, uppdelat på löpande verksamhet, investering, finansiering och förändring av rörelsekapital. Kassalikviditet (Kortfristiga fordringar + kassa och bank) / kortfristiga skulder Kortfristig fordran/skuld Fordringar och skulder som förfaller inom ett år efter bokslutsdagen. Likvida medel Kontanter eller tillgångar som kan omsättas direkt t ex banktillgångar. Långfristig fordran/skuld Fordringar och skulder som förfaller till betalning senare än ett år från bokslutsdagen. Nettokostnader Driftskostnader inklusive avskrivningar med avdrag för driftbidrag, avgifter och ersättningar. Nettokostnadsandel Löpande kostnader i % av skatteintäkter samt kommunalekonomisk utjämning och statsbidrag. Nettoinvesteringar Investeringsutgifter med avdrag för investeringsbidrag. Omsättningstillgångar Tillgångar som på kort tid kan omsättas i likvida medel, såsom förråd, fordringar, kassa, bank. Periodisering Fördelning av kostnader och intäkter till rätt redovisningsperiod. Resultaträkning Sammanfattning av intäkter och kostnader. Visar också årets förändring av det egna kapitlet. Rörelsekapital Den del av kapitalet som står till förfogande för finansiering av utgifter, dvs skillnaden mellan omsättningstillgångar och kortfristiga skulder. Sammanställd redovisning Sammanställning av resultaträkningar och balansräkningar för kommunen och bolag med mera där kommunen har ett betydande inflytande. Ger en helhetsbild av det ekonomiska läget oavsett vilken form den kommunala verksamheten bedrivs i. Självfinansieringsgrad av investeringar (Resultat före extraordinära poster + avskrivningar) / investeringar Soliditet Visar hur stor del av tillgångarna som finansierats med kommunens egna pengar och om det finns framtida betalningsförmåga. Beräknas genom att dividera eget kapital med summa tillgångar. Osby kommun, Årsredovisning

280 REVISIONSBERÄTTELSER Osby kommun, Årsredovisning

281 Osby kommun Osby Telefon Besöksadress: Briogatan 1 kommun@osby.se Fotograf: Thomas Lovén och Pelle Månsson

282 Personalekonomisk redovisning Osby kommun Personalekonomisk redovisning

283 Personalekonomisk redovisning Osby kommun Innehållsförteckning Personalekonomisk redovisning PERSONALSTRUKTUR Tillsvidareanställda Antal tillsvidareanställda personer samt antal årsarbetare per verksamhetsområde Tillsvidareanställda per verksamhetsområde män/kvinnor Antal tillsvidareanställda fördelade på kvinnor och män Tillsvidareanställda per befattningstyp Tidsbegränsade anställningar december Timanställdas arbetade timmar samt kostnad i Tkr Tidsbegränsat anställda med månadslön Feriepraktik Anställning i arbetsmarknadsåtgärder 31 december Genomsnittlig ålder kvinnor och män Tillsvidareanställda per åldersgrupp i procent av samtliga anställda PERSONALOMSÄTTNING Antal tillsvidareanställda som slutat helt i kommunen Pensionsavgångar år Personalförsörjning närmaste åren Annonsering och rekrytering RESURSANVÄNDNING arbetstid och frånvaro Tillsvidareanställningar per heltid/deltid Antal anställda kvinnor/män fördelade på tjänstgöringsgrad Yrkesgrupper heltid och deltid 31 december Önskad sysselsättningsgrad Arbetad tid och frånvaro Frånvaro och arbetad tid i % av överenskommen arbetstid Frisktal Sjukfrånvaro Vad kostar sjukfrånvaron (Tkr) ARBETSMILJÖ, FÖRETAGSHÄLSOVÅRD, FRISKVÅRD God arbetsmiljö Systematiskt arbetsmiljöarbete Arbetsskador Tillbud Företagshälsovård Friskvård KOMPETENSUTVECKLING

284 Personalekonomisk redovisning Osby kommun 5.1. Värdegrund Lean Centrala kompetensåtgärder Kompetensåtgärder inom olika verksamhetsområden LÖNE- OCH ARVODESKOSTNADER Personal- och pensionskostnadernas utveckling åren (Mnkr) Total personalkostnad (Tkr) Antal löneutbetalningar per månad i genomsnitt inkl förtroendevalda Total fyllnadstid/övertid för tillsvidareanställda och visstidsanställda Ej uttagen kompledighet pga övertid/fyllnadstid i timmar Semesterdagar som ersatts i pengar, lokalt avtal byte semesterdagstillägg Facklig verksamhet kostnad i tkr inkl PO Antal körda km, körning med egen bil LÖNEPOLITIK, LÖNEÖVERSYN Lönepolitik och Löneöversyn Medellön och medianlön i kommunen för tillsvidareanställda Anställningar per lönekategori , löneintervaller Definitioner

285 Personalekonomisk redovisning Osby kommun Personalekonomisk redovisning 2016 Inledning Personalekonomisk redovisning är en sammanställning inom olika områden i syfte att användas för uppföljning och analys av verksamheten. Den kan också användas för att identifiera områden som behöver förbättras för att utveckla kommunen till att bli en än mer attraktiv arbetsgivare. Redovisningen ska ligga till grund för kommunens strategiska arbete med personalpolitiska och arbetsmiljöfrämjande insatser samt som ett underlag för att följa upp mål och sätta nya mål för det fortsatta personalpolitiska arbetet. Redovisningen har könsuppdelad statistik för att på detta sätt synliggöra eventuella skillnader mellan kvinnor och män bland annat när det gäller lön och sysselsättningsgrad. Redovisningen speglar de förhållande som är aktuella vid undersökningstillfället, den 31 december respektive år. Viktiga händelser under 2016 Nyttjandet av friskvårdsförmånen har ökat. Skillnader i medellön mellan kvinnor och män har minskat, vilket innebär att arbetet med lönekartläggning och löneöversyner gett resultat. Sjukfrånvaron har ökat, speciellt den långa sjukfrånvaron. Personalomsättningen fortsätter att öka vilket innebär högre krav att attrahera nya medarbetare. Händelser de närmaste åren Det kommer att krävas en rad insatser för att trygga kompetensförsörjningen och för att profilera Osby kommun som en attraktiv arbetsgivare. Vi behöver attrahera, rekrytera och inte minst behålla personal. En del i detta arbete är satsningar på kompetensutveckling inom bland annat ledarskap samt att arbeta med mångfald, attityder och värderingar. En viktig fråga för kommande år är också att arbeta för friska arbetsplatser där personalen känner engagemang för verksamheten samt upplever att de är delaktiga i verksamheternas utveckling

286 Personalekonomisk redovisning Osby kommun 1. PERSONALSTRUKTUR 1.1 Tillsvidareanställda Den 31 december 2016 har Osby kommun 945,9 årsarbetare, 1054 anställda exklusive deltidsanställda brandmän och brandvärnsmän Antal tillsvidareanställda personer samt antal årsarbetare per verksamhetsområde ÅRSARBETARE PER VERKSAMHETSOMRÅDE Barn och Skola 33% 38% Kommunledningskontor 15% 8% 6% Diagram 1. Årsarbetare fördelat per verksamhetsområde 2016 Samhällsbyggnad Utbildning och Arbete Vård och Omsorg Verksamhetsområde Årsarbetare Års- Årsarbetare Årsarbetare arbetare % Antal personer Barn och skola 358,9 37,9% 352,7 339, Kommunledningskontor 76,7 8,1% 69,8 31, Samhällsbyggnad 57,1 6,0% 59,4 54, Utbildning och arbete 141,7 15,0% 124,2 132, Vård och omsorg 311,5 32,9% 304,4 312, Summa 945,9 100% 910,5 870, Tabell 1. Antal tillsvidareanställda personer samt antal årsarbetare åren Antal anställda har ökat med 43 personer och antal årsarbetare med 35,4 i jämförelse med år Nyanställningar har skett under 2016 främst inom Utbildning och arbete (flyktingmottagning) och Barn och skola (lärare, barnskötare) Antalet anställda har ökat inom alla verksamhetsområden utom Samhällsbyggnad. I räddningstjänsten var 57 personer deltidsanställda brandmän och brandvärnsmän ( 51 män och 6 kvinnor). En liten ökning har skett i jämförelse med år 2015 då 56 personer (51 män och 5 kvinnor) var anställda Tillsvidareanställda per verksamhetsområde män/kvinnor Verksamhetsområde Utbildning och arbete och Samhällsbyggnad har en jämn könsfördelning. Övriga verksamhetsområden har en ojämn könsfördelning och det är framförallt inom verksamhetsområde Vård och omsorg som kvinnorna har störst procentuell andel av den tillsvidareanställda personalen

287 Personalekonomisk redovisning Osby kommun Verksamhetsområde Totalt 2016 Kvinnor Män % kvinnor Totalt 2015 Kvinnor Män % kvinnor Barn och skola % % Kommunledningskontor % % Samhällsbyggnad % % Utbildning och arbete % % Vård och omsorg % % Summa Tabell 2. Antal tillsvidareanställda per verksamhetsområde män/kvinnor Antal tillsvidareanställda fördelade på kvinnor och män FÖRDELNING MÄN/KVINNOR 202, 19% Kvinnor 852, 81% Diagram 2. Antal tillsvidareanställda fördelade på kvinnor och män i procent. Männens procentandel har sedan mätningarna började år 1998 varierat mellan 18 och 19 % och har under 2016 ökat till 19,2 %

288 Personalekonomisk redovisning Osby kommun Tillsvidareanställda per befattningstyp Befattningstyp Antal årsarb Antal årsarb 2016 Anställd Totalt 2016 Kv Män Antal årsarb Antal årsarb 2015 Anställd Ledningspersonal (Förvaltningschef/verksamhetschef/bitr vhtchef Enhetschef 41, Antal chefer med fullt ledningsansvar 49, Arbetstagare med begränsat ledningsansvar 9, , Totalt antal ledningspersonal* 58, , Totalt 2015 Kv Män Övriga yrkesgrupper Socialsekr/kurator/handledare, 50, , Boende ensamkommande barn 10, , Sjuksköterska inkl. skolsköterska 35, , Förskollärare, Fritidspedagog 88, , Fritidsledare 11, , Barnskötare 57, , Pedagogisk omsorgspersonal 5, , Elevassistent, lärarassistent 30, , Personlig assistent 0, , Vårdare, boendestöd 19, , Undersköterska 200, , Vårdbiträde/. 21, , Lärare inkl musiklärare 183, , Ek.bitr/Skolmåltidsbitr./Kokerska 30, , Badmästare, Instruktörer 12, Städare 1, , Ingenjörer, tekniker 13, , Handläggare, specialist 57, , Assistent, administratör 35, , Kommunalarb/park/fastighetsskötare/maskinist/vaktmästare 19, , Totalt 945, , Tabell 3. Tillsvidareanställda per befattningstyp * Enligt kommunalt klassificeringssystem AID krävs för att klassificeras som chef att den anställde har fullt ledningsansvar, dvs har såväl verksamhets-, ekonomi- som personalansvar. Klassificering av annan ledningspersonal (16 personer) har ett eller två av dessa ansvarsområden, t.ex bitr chef, 1:e kokerska. Ökning har skett i gruppen socialsekreterarare/kurator/handledare. I övrigt är det mindre ökningar i kategorierna lärare, barnskötare, vårdbiträden och ekonomibiträden

289 Personalekonomisk redovisning Osby kommun 1.2 Tidsbegränsade anställningar december Utöver de tillsvidareanställda har kommunen timavlönad personal och tidsbegränsade anställningar med månadslön. Den kommunala verksamheten måste fungera även när ordinarie personal har semester är sjuka eller föräldralediga. Vid längre ledigheter anställs oftast vikarie på månadslön och dessa har inte redovisats i det här kapitlet tidigare, utan tidigare år har endast timanställd personal förekommit. Därför tillkommer det i år separat redovisning av de tidsbegränsat anställda som har månadslön Timanställdas arbetade timmar samt kostnad i Tkr Antal timmar Antal årsarbetare Kostnad mnkr exkl PO Timanställda Summa ,7 138,5 141, Tabell 4. Anställda med timlön totalt Uppgifterna är exkl personalomkostnad. För omräkning av antal timmar till årsarbetare har årsarbetstid 1700 timmar använts. Se definitioner. Totalt antal timmar fördelar sig mellan olika anställningsformer enligt följande: Anställningsform Antal timmar 2016 Årsarb 2016 Antal timmar 2015 Årsarb 2015 Antal timmar 2014 Årsarb 2014 AVA , , ,5 Vikariat , , ,3 PAN , , ,7 Timlön övriga , , ,9 Tabell 5. Antal timmar och anställningsform fördelade per anställningsform. Ava, allmän visstidsanställning projekt, tillfälligt extra arbete, Vikariat vikariat för person som är frånvarande, PAN personlig assistent, anhörigvårdare och ledsagare, Timlön övriga används för resursarbete, lönebidragsanställning. TIMANST PER VERKSAMHETSOMR 61% 19% 6% 2% 12% Barn och Skola Kommunledningskonto r Samhällsbyggnad Utbildning och Arbete Vård och Omsorg Diagram 3: Verksamhetsområdes andel av timanställningar - 8 -

290 Personalekonomisk redovisning Osby kommun Tidsbegränsat anställda med månadslön Antal årsarbetare Antal anställda Tidsbegränsade anställningar Summa Tabell 6. Antal tidsbegränsade månadsanställda personer samt antal årsarbetare 2016 Anställningsform Årsarb Årsarb Årsarb AVA 46,3 Vikariat 37,1 Tidsbegränsad anst enl skollag 18,4 Arbetstagare som fyllt 67 år 2,4 Viss bestämd arbetsuppgift 4,8 Tabell 7. Antal årsarbetare tidsbegränsat månadsanställda fördelade per anställningsform. De olika anställningsformerna finns för att kunna särskilja olika LAS hantering mellan formerna. Som en beskrivning är Ava, allmän visstidsanställning projekt, tillfälligt extra arbete, Vikariat vikariat för person som är frånvarande, Tidsbegränsad anställning enl skollag ej behörig anställd inom yrke med legitimationskrav i skolvärlden, Arbetstagare som fyllt 67 år är beroende av att dessa är över pensionsålder och Viss bestämd arbetsuppgift används oftast vid projekt eller BEA-anst med månadslön. Fördelning Verksamhetsområde Antal anst Antal anst Antal anst Barn och Skola 60 Utbildning och Arbete 25 Kommunledningskontoret 3 Samhällsbyggnad 10 Vård och omsorg 31 Tabell 8. Antal anställda med tidsbegränsad månadsanställning fördelade per verksamhetsområde. TIDSBEGRÄNSAT ANST MED MÅNADSLÖN 24% 8% 2% 19% 47% Barn och Skola Utbildning och Arbete Kommunledningskontoret Samhällsbyggnad Vård och omsorg Diagram 4: Verksamhetsområdens andel av tidsbegränsade månadsanställda - 9 -

291 Personalekonomisk redovisning Osby kommun 1.3 Feriepraktik Kommunen ser det som värdefullt att årligen ge ungdomar en inblick i vad arbete inom de olika kommunala verksamheterna innebär. Det är också ett sätt att möta det framtida rekryteringsbehovet. Under 2016 anordnades feriepraktik för 129 ungdomar födda 1999 och (2015: 135, 2014 :129, 2013:90, 2012: 94, 2011:120). Praktikperioden omfattade en period om 2 veckor och 8 timmar/dag alternativt 3 veckor och 5 timmar/dag. Fördelning av platserna skedde genom lottning. Till dessa sökte 170 ungdomar (2015:173, 2014:186, 2013:174, 2012:166, 2011:143). 1.4 Anställning i arbetsmarknadsåtgärder 31 december Lönebidrag Offentligt skyddad anställning Fas Trygghetsanställning Nystartsjobb Utvecklingsanställning Jobbgaranti, utvecklingsgaranti Biträdesersättning Särskilt förstärkt anställnings-stöd 4 4 Anordnadsbidrag 11 Totalt Tabell 9. Anställning med lönebidrag och övriga arbetsmarknadsåtgärder Trygghets- och utvecklingsanställningar finns huvudsakligen inom arbetsmarknadsenheten inom verksamhetsområde Utbildning och arbete. Antal personer i arbetsmarknadsåtgärder har ökat med 14 personer sedan Genomsnittlig ålder kvinnor och män Genomsnittlig ålder för kvinnor 46, ,5 47,3 47,2 47,6 47,7 Genomsnittlig ålder för män 45,6 46,1 47,9 47, ,6 50,3 Genomsnittlig ålder för kvinnor och män 46,3 46,9 47,5 47,4 47, ,2 Tabell 10. Genomsnittlig ålder kvinnor och män. Medelåldern har minskat kontinuerligt över de senaste åren (undantaget 2014) Tillsvidareanställda per åldersgrupp i procent av samtliga anställda

292 Personalekonomisk redovisning Osby kommun Åldersfördelning ,00% 30,00% 20,00% 10,00% 0,00% Diagram 5. Tillsvidareanställda per åldersgrupp Ålder Årtal kv m Tot. kv m Tot. kv m Tot. kv m Tot. kv m Tot ,5 2,9 10,4 13,8 3,8 17,6 24,2 4,5 28,7 24,3 5,4 29,7 11,1 2,5 13, ,8 2,4 9,2 12,7 2,9 15,6 26,8 4,9 31,7 23,6 6,2 29,8 11,6 2,1 13, ,6 1,1 6,7 12,3 3,4 15,7 27,2 5,1 32,3 24,4 6,1 30,5 11,8 3 14, ,6 1,7 7,3 12,5 3 15,5 26,7 5,1 31,8 24,4 6 30,4 11,4 4,6 15 Tabell 11. Tillsvidareanställda per åldersgrupp i procent av samtliga anställda. Tabellen visar att 43,3 % av de tillsvidareanställda är 50 år och däröver. I jämförelse med år 2015 var 43,5 % i denna åldersgrupp. År 2011 var 48,0 % i denna åldersgrupp. Detta visar på en kontinuerlig föryngring av personalstyrkan. Åldersgruppen år omfattar 10,4 % (2015 9,2 %) av samtliga anställningar och utökas åldersgruppen till att även omfatta de som är i ålder år gäller 28 % ( ,8 %). Den generationsväxling som påbörjades 2015 visar att successivt kommer de yngre ålderskategorierna att öka. Inom gruppen chefer/arbetsledare är 46% (23 personer) 50 år eller äldre (2015: 51%, 2014: 47 %, 2013:55%, 2012:54 %) Åldersspannet för arbetsledare/chef är den 31 december 2016 från 26 år till 63 år

293 Personalekonomisk redovisning Osby kommun 2 PERSONALOMSÄTTNING 2.1 Antal tillsvidareanställda som slutat helt i kommunen Orsak Pensionsavgång Egen uppsägning, dvs slutat anst. i kommunen Arbetsbrist och annan orsak Totalt Tabell 13. Antal tillsvidareanställda som slutat helt i kommunen. Den totala personalomsättningen under 2016 motsvarar 12,7 % (2015-9%, ,2 %, ,7 %). Uppsägning på grund av arbetsbrist har skett inom naturbruk (lärarassistent) Av de 12,7 % personalomsättning avser 9,3 % (2015 5,8%, %, ,2 %) egen uppsägning. Av de yrkesgrupper som slutat på egen begäran var den procentuellt högsta avgången socialsekreterare, sjuksköterskor, förskollärare, lärare, undersköterskor och chefer. 2.2 Pensionsavgångar år Diagram 6 Pensionsavgångar Yrke Totalt Procent av totalt antal anställda inom yrkes-gruppen Ledningspersonal Socialsekr, kurator, handledare, ame Sjuksköterska, skolsköterska Förskollärare/ fritidspedagog Fritidsledare Barnskötare Pedagogisk omsorg Elevassistent Vårdare, Boendestöd Vårdbiträde. Personlig assistent Undersköterska Lärare inkl

294 Personalekonomisk redovisning Osby kommun musiklärare Kokerska, ekonomiibitr Badmästare, instruktör Städare Handläggare, specialist Assistent, administratör Kommunalarb/parkvaktmästare Totalt antal personer Årsarbetare 25,1 21,0 20,4 24,9 21,2 33,3 40, ,6 Tabell 14. Pensionsavgångar Prognosen bygger på att pensionering sker vid 65-års ålder. De som arbetar kvar efter 65 år ingår i prognosen. Under 2016 var pensionsavgången totalt 29 personer därav 1 person - 61 år, 2 personer - 62 år, 4 personer - 63 år, 3 personer - 64 år, 8 personer - 65 år, 4 personer - 66 år och 7 personer - 67 år. Snittålder vid pensionering blir då 64,9 år. Exempel på grupper som i prognosen har stor procentuell andel av pensionsavgångarna och samtidigt utgörs av många individer i gruppen är: Barnskötare, vårdbiträden, undersköterskor, lärare, måltidspersonal, städare, handläggare och assistenter/administratörer. 2.3 Personalförsörjning närmaste åren En fortsatt personalomsättning i samma nivå som idag innebär att vi behöver rekrytera drygt 130 medarbetare varje år. Rekryteringsbehovet enbart på grund av pensionering är ca 30 medarbetare per år fram till år 2021 därefter stiger behoven till närmare 40 medarbetare per år. När det gäller rekryteringssituationen de närmaste åren är vissa yrkesgrupper svårare att rekrytera t.ex. förskollärare, lärare, undersköterskor, sjuksköterskor, socialsekreterare och chefer. I konkurrens med andra kommuner och branscher är det viktigt att lyfta fram fördelarna med att arbeta i Osby kommun. Faktorer som är viktiga är en bra verksamhet med god kvalitet för våra kommuninvånare, bra ledare, klara mål och en väl fungerande organisation. Antal medarbetare per chef måste vara rimlig för att ge möjlighet till en bra arbetsmiljö som ger förutsättningar för delaktighet, korta beslutsvägar, bra kommunikation samt medarbetare som upplever trivsel på arbetsplatsen. Osby kommuns medarbetare är de bästa ambassadörerna för att visa på fördelar med att arbeta i kommunen och de olika yrkena. Det innebär bland annat att ge praktikanter och feriearbetare en bra bild av vad yrket egentligen innebär och det positiva med att arbeta i välfärdssektorn. Här spelar också yrkesmässan som Osby kommun genomför tillsammans med Älmhults kommun en roll för att göra känt att det finns flera spännande yrken att utbilda sig till för att få ett av Sveriges viktigaste jobb. HR-enheten har tillsammans med kommunens ledningsgrupp tagit fram en handlingsplan med aktiviteter för att göra Osby kommun till en attraktiv arbetsgivare. Planen gäller för perioden och en aktivitet är att upprätta en kompetensförsörjningsplan samt utveckla marknadsföringen av Osby kommun som arbetsgivare

295 Personalekonomisk redovisning Osby kommun 2.4 Annonsering och rekrytering Totalt har kommunen under 2016 haft 264 annonser omfattande 328 befattningar. Antal annonser tidigare år: (2015: 216, 2014:184, 2013:112, 2012:152). Annonsering har gällt både tillsvidareanställningar och vikariat. Förvaltning Total kostnad exkl. moms 276,8 207,8 200,8 235,0 356,0 Tabell 12. Vad kostar annonsering? Uppgifter har hämtats från ekonomisystemet. I redovisningen syns enbart annonskostnaden och ev kostnad för rekryteringsföretag. Användningen av verktyget Offentliga jobb har fått ner kostnaderna betydligt för annonseringen. Ytterligare effektivisering sker när enkätverktyget i Offentliga jobb har börjat användas för att underlätta vid urval av sökande. Cheferna kommer också att använda annonsmallar för att ytterligare effektivisera hanteringen. De osynliga kostnaderna framgår inte på samma sätt utan där får beräkningar ske för den tid som åtgår för alla deltagande i processen. Det kan vara tid för förberedelser av intervju, eventuell upphandling av rekryteringsföretag, urvalsprocessen, deltagande i intervju, referenstagning, MBL-förhandling, introduktion. Osby kommuns hemsida är en viktig källa för att ge sökande bra och aktuell information inom olika intresseområden och att ge den sökande en positiv bild av kommunen som arbetsplats. Syftet med rekryteringar är att kunna anställa kompetenta och engagerade medarbetare. Kommunens ledningsgrupp har beslutat att som huvudregel sker annonsering en vecka internt innan det blir aktuellt med extern annons. Undantag görs för befattningar där interna sökanden inte finns

296 Personalekonomisk redovisning Osby kommun 3. RESURSANVÄNDNING arbetstid och frånvaro 3.1 Tillsvidareanställningar per heltid/deltid Den genomsnittliga kontrakterade sysselsättningsgraden för samtliga tillsvidareanställningar är 90,9%, vilket innebär att sysselsättningsgraden fortsatt ökar ( ,1%, ,1%, ,2%). Den genomsnittliga sysselsättningsgraden för kvinnor är 89,8 % och för män 95,4% ( ,9% för kvinnor och 95,3% för män, 2014 för kvinnor 87,5 % och för män 95,6 %). Antal heltidsanställda motsvarar 62 % av samtliga tillsvidareanställda ( %, ,2%, ,9 %). Av de som var anställda 31 december 2016 hade 79,3 % tjänstgöringsgrad högre än 75 % ( ,6%, ,1 %, ,2 %). 3.2 Antal anställda kvinnor/män fördelade på tjänstgöringsgrad Män i % i % i % i % 100% % % 18 9% % 10 5% % 6 3% Summa % % % % Tabell 15. Antal anställda män fördelat på sysselsättningsgrad Kvinnor i % i % i % i % 100% % % % % % % 20 2% Summa % % % % Tabell 16. Antal anställda kvinnor fördelat på sysselsättningsgrad. Enligt kollektivavtalet Allmänna Bestämmelser (AB) gäller att eftersträva en arbetstid som uppgår till i genomsnitt minst 20 timmar i veckan. Fyra personer har lägre tjänstgöringsgrad än 50 %. Orsak är beviljad sjukersättning eller deltid inför pension

297 Personalekonomisk redovisning Osby kommun 3.3 Yrkesgrupper heltid och deltid 31 december 2016 Andelen heltidsanställda i % av det totala antalet tillsvidareanställda inom yrkesgruppen Befattningstyp * Totalt % Heltid Heltid Deltid Totalt % Heltid Heltid Deltid Ledningspersonal Förvaltningschef,/ verksamhetschef, avdelningschef Enhetschef Arbetstagare med begränsat ledningsansvar Delsumma Övriga yrkesgrupper: Socialsekr./kurator/handledare, ame Boende ensamkommande barn Sköterska, inkl. skolsköterska Förskollärare/fritidspedagog Fritidsledare Barnskötare Pedagogisk omsorg Elevassistent, lärarassistent Personlig assistent Vårdare, boendestöd Undersköterska Vårdbiträde Lärare inkl. musiklärare Ek.bitr/Skolmåltidsbitr, kokerska Badmästare, instruktör Städare Ingenjör, tekniker Handläggare, specialist. * Assistent, administratör Kommunalarb./park/fastighetsskötare Totalt , , Tabell 17. Yrkesgrupper fördelat på heltid och deltid. Uppdelningen är fortsatt mycket könsbunden. De mansdominerade yrkena har i högre grad heltidsanställningar. Deltidsanställda finns framförallt inom verksamhetsområdet Vård och omsorg samt kostenheten. Den procentuella andelen heltidsanställda har ökat för flera yrkesgrupper men den största ökningen har skett i gruppen handledare som arbetar med ensamkommande barn. Vid jämförelse mellan den kontrakterade arbetstiden och den verkliga arbetstiden för undersköterskor och vårdbiträden är skillnaden 0,27 färre årsarbetare verklig arbetstid. Att skillnaden är så liten är ett resultat av önskad sysselsättningsgrad och en organisation med en särskild bemanningsenhet

298 Personalekonomisk redovisning Osby kommun Förskollärare och barnskötare hade under ,3 årsarbetare fler i kontrakterad arbetstid än den verkliga, detta har minskat under 2016 så att glappet mellan kontrakterad tid och verklig arbetstid skiljer med knappt 2,9 årsarbetare. 3.4 Önskad sysselsättningsgrad Att erbjuda önskad sysselsättningsgrad är en viktig jämställdhetsfråga samt ett led i arbetet med att vara en attraktiv arbetsgivare. Centrala parter har avtalat om att heltid ska vara norm Parterna ska under införandet stödja lokala parters arbete med heltidsfrågan. Under hösten 2013 tog kommunfullmäktige i Osby kommun ett inriktningsbeslut om önskad sysselsättningsgrad för vård- och omsorgspersonal. Lokalt avtal träffades om årsarbetstid i samband med detta upprättades en tidsplan som innebär att personalgrupper successivt tas in i önskad sysselsättningsgrad. Enligt tidsplanen avses all vård- och omsorgspersonal omfattas av önskad sysselsättningsgrad under Arbetad tid och frånvaro Frånvaro och arbetad tid i % av överenskommen arbetstid Fördelning av överenskommen arbetstid Semester/ferie/uppehåll 75.5 Sjukdom Vård av sjukt barn Föräldraledighet och övrig ledighet * Nettoarbetstid Diagram 7. Frånvaro och arbetad tid i % av överenskommen arbetstid Orsak Semester/ferie/uppehåll 9, Sjukdom 7, Vård av sjukt barn 4 3, Föräldraledighet och övrig ledighet * 3,5 3, Summa frånvarotid 24, Nettoarbetstid 75, Tabell 18. Frånvaroorsak i procent * I övrigt tjänstledighet ingår bl a lagstadgad föräldraledighet samt föräldraledighet utöver den lagstadgade rätten. Kommunens tjänstledighetspolicy medger partiell ledighet tills barnet är 12 år. I ledighet ingår även studielediga. Nettoarbetstiden har tidigare pendlat mellan 80 och 81 procent och det har varit små variationer i orsakerna till frånvaro. Under 2015 skedde en markant förändring av frånvarotiden i förhållande till den totala arbetstiden, som också fortsatt under Det är semesterandelen som har minskat något

299 Personalekonomisk redovisning Osby kommun och föräldraledigheten är opåverkad all annan frånvaro har ökat något. Flertalet av ledigheterna finns stöd för i lag, avtal eller lokala policy. En orsak till förändringen kan finnas i att åldersstrukturen förändrats och att fler personal är föräldralediga och även har mer ledighet för vård av sjukt barn. Större del av personalen kommer att befinna sig i situation med att pussla ihop arbete, fritid m.m Frisktal Frisktalet kan definieras som andelen tillsvidareanställda i procent som varit sjuka högst 5 kalenderdagar under året. Totalt antal tillsvidareanställda under 2016 var 1054 och av dem hade 700 högst 5 kalenderdagars sjuk-frånvaro. Frisktalet utifrån denna definition var 66,4 % (2015: 61,5%). Denna definition av frisktal utgår ifrån att det kan förekomma förkylningar och annan kortvarig sjukfrånvaro som är svår att komma bort helt ifrån. Definieras frisktalet som andelen tillsvidareanställda, vilka inte haft någon sjukfrånvaro alls är det 285 tillsvidareanställda under året (2015: 373 anst) och frisktalet 27 % (2015: 33,5%) Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron har under 2016 ökat i förhållande till Både korttidsfrånvaro och långtidsfrånvaro har ökat. Sjukfrånvaron har ökat både för män och kvinnor och ungefär med samma nivå. När det gäller åldersgrupper är det främst sjukfrånvaron i ålder -29 år som ökat, men alla åldersgrupper har ökat. Den frånvaro som ökat mest är långtidsfrånvaro för kvinnor i åldersgruppen -29år och män i ålder Nyckeltal 1) Sjukfrånvaro, totalt ** 6,5 5,6 5,2 5 3,9 Andel sjukfrånvaro 60 dagar eller mer 47,1 40,4 38,6 33,4 21,7 Sjukfrånvaro för kvinnor 7,2 6,1 6 5,6 4,3 Sjukfrånvaro för män 4,4 3,8 2,7 2,9 2,4 Sjukfrånvaro i åldrarna 29 år eller yngre 5,5 3,7 2,1 2 2,5 Sjukfrånvaro i åldrarna år 6,3 5,2 4,6 4,6 4 Sjukfrånvaro i åldrarna 50 år eller äldre 7,3 6,8 7 6,5 4 Tabell 19. Nyckeltal sjukfrånvaro. ** Den totala sjukfrånvaron anges i procent av de anställdas sammanlagda ordinarie arbetstid. Övertid och fyllnadstid samt obetald frånvaro ingår ej i ordinarie arbetstid. Semester och kompledighet ingår i arbetstiden. Fördelningen mellan verksamheterna ser olika ut. Högst frånvaro har Vård och omsorg med 8,5%. Därefter ligger Barn och skola, Utbildning och arbete och Kommunledningskontoret på liknande siffror. Samhällsbyggnad har låg frånvaro i förhållande till övriga. Den långa frånvaron är totalt 47,1% av sjukfrånvarotiden, inom Utbildning och arbete är den siffran 60,6%, vilket är den avgörande orsaken till att långtidsfrånvaron totalt har ökat i kommunen. Även Barn och skola har ökat andelen av långtidsfrånvaro från 31,3% 2015 till 40,3% för Verksamhetsområde 2016 Total sjukfrånvaro % Lång sjukfrånvaro Total sjukfrånvaro kvinnor Total sjukfrånvaro män Barn och skola 5,6 40,3 6,1 3,8-18 -

300 Personalekonomisk redovisning Osby kommun Kommunledningskontor 5,1 37,5 4,6 5,9 Samhällsbyggnad 3,8 38,1 4,1 3,6 Utbildning och arbete 5,8 60,6 6 5,6 Vård och omsorg 8,5 49,1 9 2,9 Tabell 20. Nyckeltal sjukfrånvaro, verksamhetsområde 2015 En jämförelse för sjukfrånvaron under 2016 kan också göras med kommuner i Skåne Nordost. Osby kommun utmärker inte sig med hög sjukfrånvaro, men när det gäller den långa sjukfrånvaron är det är det bara en kommun som har sämre utfall än vad Osby kommun har. Kommun Total sjukfrånvaro % Lång sjukfrånvaro Bromölla 7,3 6,7 37,2 37,8 Hörby 6,4 5,7 41,0 37,4 Höör 5,8 5,9 26,5 33,1 Hässleholm 6,8 6,4 40,8 42,2 Kristianstad 7,2 6,7 57,0 55,2 Osby 6,5 5,6 47,1 40,4 Perstorp 4,7 5,1 46,6 40,7 Östra Göinge 5,1 5,2 39,3 63,5 Tabell 21. Sammanställning sjukfrånvaro 2015 Skåne Nordost Vad kostar sjukfrånvaron (Tkr) Kostnad inkl. PO Tabell 22. Beskrivning av kostnader för sjukfrånvaro. PO 2016 beräknat efter 38,33% Vid sjukfrånvaro betalar arbetsgivaren sjuklön, semesterersättning, arbetsgivaravgifter och eventuella kostnader för vikarie och övertidsersättning. Dessa kostnader är synliga. Det finns också s k osynliga kostnader som sjukadministration, förlorad arbetsinsats och ev en kvalitetsförsämring. Deltidsfrånvaro kostar lika mycket som heltidsfrånvaro, eftersom semester och personalomkostnader beräknas som om den anställde varit i arbete på heltid

301 Personalekonomisk redovisning Osby kommun 4. ARBETSMILJÖ, FÖRETAGSHÄLSOVÅRD, FRISKVÅRD 4.1 God arbetsmiljö En god arbetsmiljö utmärks av att varje anställd upplever sin arbetssituation som sund, säker och utvecklande men också minimalt utsatt för risker i form av fysisk, psykisk och social ohälsa. För att rekrytera och behålla personal krävs en hälsofrämjande och hållbar personalpolitik som skapar balans mellan verksamhetens behov, resurser och de krav som ställs på medarbetare Systematiskt arbetsmiljöarbete Systematiskt arbetsmiljöarbete innebär att arbetsgivaren ska söka, finna och åtgärda bristerna innan det händer någon olycka. Man ska helt enkelt ta reda på hur de anställda har det på jobbet. Det gäller både olycksfallsrisker, kroppsliga belastningar och psykiska påfrestningar som exempelvis stress. Alla arbetsförhållanden ska undersökas. Chef, medarbetare och skyddsombud ska tillsammans driva och utveckla arbetsmiljöarbetet framåt. Chefen har ansvaret för arbetsmiljön och är den som initierar, dokumenterar och utvärderar det systematiska arbetsmiljöarbetet. Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet genomförs på respektive arbetsplats samt genom en enkät som skickas till chefer och skyddsombud som HR-enheten ansvarar för. Resultatet från enkäten redovisas i en arbetsmiljörapport Arbetsskador Under 2016 har ett nytt system för anmälan av arbetsskador och tillbud implementerats, KIA. Statistik har hämtats från både Flexite och KIA. Totalt anmäldes 77 arbetsskador jämfört med 63 anmälningar 2015, fördelat på olycksfall, färdolycksfall och sjukdom. Arbetsskador 7 2 Olycksfall Färdolycksfall Sjukdom 68 Diagram 8. Anmälda arbetsskador Tillbud Under 2016 anmäldes 83 tillbud jämfört med 42 anmälningar En förklaring till att tillbudsanmälningarna har ökat är det nya anmälningssystemet KIA som medger att medarbetaren själva anmäler själva händelsen

302 Personalekonomisk redovisning Osby kommun 4.2 Företagshälsovård Osby kommun har avtal med Hälsoringen Arbetsliv AB. Namnbyte har under 2016 skett till Helsa Arbetsliv Syd. Företagshälsovården är en viktig resurs i arbetsmiljöarbetet. Deras resurspersoner anlitas för att stödja rehabiliteringsprocessen i form av kontakt med sjuksköterska, läkare och beteendevetare. Företagshälsovården anlitas också för ergonomiska genomgångar samt som organisationsstöd vid olika typer av problemställningar på arbetsplatser. Företagssköterskan genomför ca 300 hälsoanalyser årligen för tillsvidareanställd personal, vilket innebär att de anställda får en indikation om sitt hälsotillstånd. I samband med hälsoanalysen får medarbetarna fylla i ett formulär om hur de uppfattar sin arbetsmiljö. Dessa uppgifter sammanställs av företagshälsovården och återkopplas till respektive chef och till HR-enheten. Sammanställningen är avidentifierad och avsikten är att den ska användas i arbetsmiljöarbetet på respektive arbetsplats. I takt med att antalet anställda har ökat kommer varje enskild anställd inte att få en hälsoanalys vart tredje år, vilket tidigare varit fallet. 4.3 Friskvård Under 2016 fick totalt 1230 medarbetare del av friskvårdsförmånen varav 751 medarbetare nyttjat förmånen, vilket motsvarar en nyttjandegrad på 61 %. Under 2015 nyttjade 574 av 1240 medarbetare friskvårdsbidraget vilket motsvarar en nyttjandegrad på 46%. Det innebär att under 2016 har fler medarbetare valt att nyttja friskvårdsförmånen än Friskvårdsaktiviteter 8% 2% 11% 37% Gym Massage Fotvård 7% Bowling Simning Övrigt 35% Diagram 9 Friskvårdsaktiviteter Diagrammet ovan visar att 72% av friskvårdsbidraget går till gym och till massage. 11 % av bidraget går till motionssim, 2 % till bowling, 7 % till fotvård och 8 % till övrigt. I övrigt ingår yoga, zonterapi, kostrådgivning, viktminskning, onlinetjänster med mera

303 Personalekonomisk redovisning Osby kommun 5. KOMPETENSUTVECKLING 5.1. Värdegrund Under 2016 omarbetades den gamla värdegrunden för att få en breddad inriktning. Värdegrunden ska genomsyra hela Osby kommun och dess samtliga verksamheter: Mångfald är en förutsättning för att vi ska utvecklas och berikas. Förtroende visar vi genom att lita på varandras vilja och förmåga. Vi bemöter varandra med respekt och utgår från alla människors lika värde. Vi visar mod genom att utmana oss själva och andra. Vi bidrar aktivt till en hållbar livsmiljö med kommande generationer i åtanke. Samverkan är en förutsättning för goda resultat. Den nya värdegrunden följer den Ledarpolicy som antogs under Syftet med ledarpolicyn är att ledare ska veta vad som förväntas av dem i Osby kommun och vilket stöd de kan få i sitt uppdrag. 5.2 Lean Lean handlar om att våga stanna upp, att söka de verkliga orsakerna till att problem uppstår, att gräva i myllan och att undvika snabba lösningar. Lean startade upp 2012/2013 som ett ESF-projekt i kommun där utvalda verksamheter fick möjlighet att fördjupa sig i filosofin. Under de år som gått har arbete utifrån Lean-filosofin skett på olika sätt inom verksamheten. Främst har arbete skett inom förvaltningen Vård och omsorg men även inom Barn och skola. Under 2016 har två arbetsplatser, Bergfast och hemsjukvården Osby, fått hjälp att genomföra värdeflödeskartläggning över sin arbetsdag. En värdeflödeskartläggning ger medarbetarna en visuell bild över hur deras arbetsflöde ser ut och utifrån den kan medarbetarna på ett lättare sätt hitta de slöserier som medför att arbetet inte flyter på det sätt som önskas. 5.3 Centrala kompetensåtgärder 2016 Osby kommun deltar i projektet framtidens ledare som sker i samverkan med Skåne Nordost. Syftet är att ge medarbetare möjlighet och motivation att kunna bli ledare. Utbildningen pågår cirka 1,5 år med 1-2 utbildningsdagar per månad. Under utbildningen har deltagarna kontinuerlig kontakt med en mentor inom någon annan kommun. Osby kommun deltar också i Kristianstads kommuns ledarprogram med 1-2 platser per omgång. Under 2016 har kommunledningsgruppen tagit fram en kompetensutvecklingsplan för chefer och medarbetare. Denna anger en del av de kompetensutvecklingsinsatser som ska göras och omfattningen av insatserna. I samband med projektet Visionärt ledarskap startades frukostträffar för kommunens ledare. Under 2016 har tre träffar genomförts med olika innehåll. Frukostträffarna är ett utmärkt sätt för ledare att bygga nätverk inom kommunen. Central introduktion har genomförts för nya medarbetare vid två tillfällen under 2016 med cirka 40 deltagare vid varje tillfälle. Samtliga verksamheter har presenterat vad de har för uppdrag, hur organisationen ser ut med mera. Arbetsmiljö har också varit ett viktigt inslag. Introduktionsprogrammet för nya chefer i Osby kommun innebär att chefen får en individuell genomgång av olika stödfunktioner såsom personal, ekonomi, upphandling, IT, kansli, telefoni, fastighetsfrågor, växel/reception och kommunikatör

304 Personalekonomisk redovisning Osby kommun 5.5 Kompetensåtgärder inom olika verksamhetsområden Inom verksamheterna pågår olika projekt och kompetensutveckling av personal för att leva upp till att vara attraktiv arbetsgivare samt att kunna behålla kompetent personal som kan utföra de uppgifter som verksamheten kräver. För individen är medarbetarsamtalet grunden för att kartlägga kompetensbehovet. Inom Vård och omsorg pågår utbildning av två undersköterskor till sjuksköterskor med stöd av finansiering från statliga medel prestationsersättning. Dessa medel för stimulans har Osby kommun fått på grund av det kvalitetsarbete som utförs inom verksamheten. Med syfte att vara en attraktiv arbetsgivare och att underlätta kompetensförsörjning har Barn och skolnämnden beslutat att erbjuda några barnskötare att fortbilda sig inom anställningen. Fortbildningen pågår under sju terminer som distansutbildning inom Högskolan i Malmö. Finansiering sker från Barn och skola samt från centrala kompetensmedel inom personalenheten

305 Personalekonomisk redovisning Osby kommun 6. LÖNE- OCH ARVODESKOSTNADER 6.1 Personal- och pensionskostnadernas utveckling åren (Mnkr) Arvoden, sammanträdesers. förtroendevalda ,1 4,5 3,7 3,6 Övrig personal 426,3 477,4 380,6 365,6 Kostnad exkl. arbetsgivaravgift 430,5 481,9 384,3 369,2 Arbetsgivaravgifter 129,3 137,2 110,8 104,8 Total personalkostnad 559,8 619,2 495,1 474 Tabell 23. Personal- och pensionskostnadernas utveckling Kostnaden har minskat sedan 2015, men detta beror på att för 2015 ingår en engångskostnad med 100 Mnkr som avsattes för försäkringslösning av några pensionsavgångar för att minska framtida pensionskostnader Total personalkostnad (Tkr) Personalkostnaderna motsvarar 62,5 % av verksamhetens totala kostnad för 2016 (2015: 67%, 2014: 64,0 %, 2013:64,1 %) Arvode till förtroendevalda 4128,6 4490, , ,10 Löner till arbetstagare , , , ,40 Beredskapsarbete, arbetsmarknadsåtgärder 3686,5 4580, , ,60 PAN och anhörigvårdare 2938, , ,40 Deltidsanställda brandmän 5002,1 3805, , ,20 Uppdragstagare 8613,8 6823, , ,80 Semesterlön 40598, , , ,50 Upplupen semesterlön ,4 181,1 522,9 Sjuklöner 6019,2 5441, , ,40 Traktamente 60,2 51, ,9 Bilersättning 835,6 702,1 655,7 647,9 Arbetsgivaravgifter , , , ,70 Övriga personalkostnader (pension, omkostners, utbildning, friskvård, annons, minnesgåva mm) Totalt exkl avskrivningskostnader Tabell 24. Total personalkostnad 32231, , , , , , , , Antal löneutbetalningar per månad i genomsnitt inkl förtroendevalda Tabell 25. Antal löneutbetalningar per månad i genomsnitt

306 Personalekonomisk redovisning Osby kommun 6.2 Total fyllnadstid/övertid för tillsvidareanställda och visstidsanställda Under 2016 har den totala fyllnadstiden/övertiden minskat något i förhållande till 2015, men andelen kvalificerad övertid har ökat. Orsak Timmar Årsarbetare Fyllnadstidsarbete ,2 9,4 Övertidsarbete enkel ,3 1,4 Övertidsarbete kvalificerat ,6 2,1 Totalt ,1 12,9 13,7 14,8 Tabell 26. Total fyllnadstid/övertid för tillsvidareanställda och visstidsanställda. För omräkning av antal timmar till årsarbetare har årsarbetstid 1700 timmar använts. Se definitioner. Fyllnadstidsarbetet fördelar sig på olika orsaker Fyllnadstidsarbete per orsak Fyllnadstidsarbete, extra personalbehov Fyllnadstidsarbete för tjänstlediga Timmar 2016 Timmar 2015 Timmar Fyllnadstidsarbete vid vikariat Tabell 27. Fyllnadstidsarbete 2016 fördelat per orsak Fyllnadstidsarbete för att ersätta vikarier och tjänstlediga har minskat under Däremot har det skett en markant ökning av fyllnadstidsarbete för extra personalbehov. Troligen döljs en avsevärd del vikariattimmar även under extra personalbehov. Vid en översiktskoll ser ca 700 timmar vara rapporterade som extra personalbehov men där det egentligen är ett vikariat för frånvaro. Fyllnads- och övertidsarbete per verksamhetsområde Timmar 2016 Timmar 2015 Timmar 2014 Barn och skola Kommunledningskontor Samhällsbyggnad Utbildning och arbete Vård och omsorg Totalt Tabell 28. Total fyllnadstid/övertid för fördelat per verksamhetsområde. Fyllnadstid- och övertidssarbetet har ökat inom Samhällsbyggnad och Kommunledningskontoret medan övriga verksamhetsområden minskat Ej uttagen kompledighet pga övertid/fyllnadstid i timmar Komp Summa timmar Tabell 29. Ej uttagen kompledighet pga övertid/fyllnadstid

307 Personalekonomisk redovisning Osby kommun Skulden för detta uppgår till 1,4 Mnkr. 6.3 Semesterdagar som ersatts i pengar, lokalt avtal byte semesterdagstillägg Syftet med semestern är att få vila och rekreation. Minst 20 semesterdagar ska tas ut under innevarande år. Personalen har enligt avtal mellan 25 och 32 semesterdagar beroende på ålder. Möjlighet finns att spara upp till 40 semesterdagar. Dagar över de 40 sparade utbetalas efter årets slut med automatik. Utbetalning skedde 2016 för sparade dagar överstigande 40 med 151 dagar (2015: 161 dagar, 2014:122 dagar, 2013:122 dagar). Lokalt avtal har träffats med flertalet fackliga organisationer. Avtalet ger möjlighet för personal att byta ut semesterdagstillägg mot ledig tid. 105 personer har använt sig av denna möjlighet under 2016 (2015: 109, 2014:78, 2013:53 personer). 6.4 Facklig verksamhet kostnad i tkr inkl PO Facklig organisation Kommunal Vision Lärarförbund Vårdförbund LR Övriga fack Gemensamma kostnader * Totalt Tabell 30. Facklig verksamhet kostnad i tkr inkl personalomkostnad *I gemensamma kostnader för hela fackens hus ingår hyra och bevakning, telefon samt IT-kostnader. Kostnaderna för den fackliga verksamheten är beroende på vad som händer i kommunen. Är det stora omorganisationer, deltagande vid intervjuer av chefer m.m. påverkar det antal använda timmar. För de inre fackliga verksamheterna avsätts 4 timmar per medlem enligt centralt avtal från Fördelning per orsak i tkr av facklig verksamhet Facklig månadslön (Kommunal) Facklig verksamhet (inre fackligt arbete) Facklig förtroendeman (kallad av arbetsgivaren) Fackligt skyddsarbete Facklig utbildning Fackens hus Tabell 31. Facklig verksamhet fördelat per orsak i tkr. 6.5 Antal körda km, körning med egen bil Förvaltning Förtroendevalda

308 Personalekonomisk redovisning Osby kommun Summa Tabell 32. Antal körda km Det totala antalet körda km med egen bil har ökat kraftigt från år För förtroendevalda har dock en minskning skett. Kostnaderna för bilersättning under 2016 var 820 tkr (2015:702, 2014: 658 tkr, 2013:648 tkr). (inklusive ersättning till gode män där körersättning ersätts i belopp). Kommunen har tre bilar i bilpool för att minska resandet med egen bil och ge möjlighet för bl.a den personal som pendlar att låna bil för att kunna utföra sina uppgifter. Målet är att bilpoolen ska vara självfinansierad. Totalt hade under året 15 personer bilavtal (2015:17, 2014:23, 2013:25, 2012:27). Bilavtal innebär att den anställde förbundit sig att ha egen bil och köra med den i tjänsten

309 Personalekonomisk redovisning Osby kommun 7. LÖNEPOLITIK, LÖNEÖVERSYN 7.1 Lönepolitik och Löneöversyn 2016 Lönepolitiken ska motivera, engagera, utveckla och stimulera medarbetarna till goda arbetsinsatser, så att målen för verksamheten uppnås och individens utveckling främjas. Ett av målen för kommunens lönepolitik är att jämna ut löneskillnader mellan kvinnor och män för lika och likvärdigt arbete. Lönepolitiken ska också leda till att kompetenta medarbetare kan rekryteras och behållas i Osby kommun. Bedömningar som görs inför löneöversynerna ska resultera i en ansvarsfull och långsiktig utveckling med fokus på verksamhet, kvalitet och resultat. Syftet med individuell och differentierad lön är att uppmuntra till goda arbetsprestationer med hög kvalitet. Lönen bör öka med medarbetarens stigande ansvar, prestation och resultat. Bra prestationer som leder till hög måluppfyllelse och att verksamheten utvecklas ska belönas. Nivåhöjningen på den totala lönesumman för tillsvidareanställd personal för 2016 blev när samtliga förhandlingar slutförts i genomsnitt 3,2 procent. Grupper som prioriterades var förskollärare, socialsekreterare samt undersköterskor. 7.2 Medellön och medianlön i kommunen för tillsvidareanställda Medellön Totalt Kvinnor Män Skillnad % , , ,7 Medianlön Tabell 33. Medellön och medianlön i kommun för tillsvidareanställda. 7.3 Anställningar per lönekategori , löneintervaller

310 Personalekonomisk redovisning Osby kommun Löneintervaller Kvinna Man Diagram 10 Anställningar per lönekategori för tillsvidareanställda. Inom intervallet upp till månadslön heltid finns 30,8 procent av samtliga tillsvidareanställda och det är framförallt i grupper som städare, ekonomibiträde, undersköterska, vårdbiträde, kokerska, elevassistent, badmästare, fritidsledare, dagbarnvårdare, barnskötare, boendeassistent och handledare på boende för ensamkommande barn. Utökas intervallet till att omfatta kr kr omfattas 64,7 procent av de totalt 1054 tillsvidareanställda per den 31 december I gruppen som har lön > finns kommunchef, verksamhetsområdeschefer och några enhetschefer. 70 % av gruppen är kvinnor. Av de som är anställda som chefer med fullt ledningsansvar är 69 % kvinnor och av samtliga chefer är 73,3 % kvinnor

311 Personalekonomisk redovisning Osby kommun 8. Definitioner AID Anställning,visstid Anställning Konvertering Kontrakterad sysselsättningsgrad Medianlön PO- pålägg Årsarbetare Övertid/Fyllnadstid Arbetsidentifikation kommuner och landsting (AID) är ett system för gruppering av arbetsuppgifter. AID är avsedd för att kunna analysera lönebildningen på central och lokal nivå samt att ge underlag för viss planering. Därutöver ger statistiken allmän information om lönestrukturer, lönelägen, löneutveckling och sysselsättning. Visstidsanställningar är ett samlingsbegrepp för tidsbegränsade anställningsformer där den anställde anställs för en begränsad period. Det kan vara vikariat för någon som är frånvarande eller allmän visstidsanställning (AVA) som används vid tillfälliga arbetstoppar, särskilda arbetsuppgifter eller vid projektarbeten. En fysisk person kan ha flera befattningar, d.v.s. anställningar. Om en arbetstagare under en femårsperiod har varit anställd hos arbetsgivaren antingen i allmän visstidsanställning i sammanlagt mer än två år, eller som vikarie i sammanlagt mer än två år, övergår anställningen till en tillsvidareanställning. För den som haft anställning både som allmän visstidsanställning och vikariat krävs tre års anställning under en femårsperiod för konvertering till tillsvidareanställning. Den sysselsättningsgrad som personen är tillsvidareanställd på. Personen kan sedan ha tillfälliga utökningar alternativt vara tjänstledig på viss del. Begreppet kontrakterad sysselsättningsgrad används i personalsystemet fr o m Den mittersta lönen. Innebär att 50 % av individerna i gruppen har lägre eller samma lön som medianlönen. Medianlönen är inte lika känslig för extremvärden som t ex den aritmetiska medellönen. Pålägg för personalomkostnader, d.v.s. lagstadgad arbetsgivaravgift och arbetsgivaravgift enligt avtal. Enligt Sveriges Kommuner och Landstings rekommendation beräknas årsarbeten efter närvarotimmar. Ett årsarbete motsvarar 1700 timmar. Måttet utgår från 44 arbetsveckor med 38,5 timmar per vecka. 44 möjliga arbetsveckor erhålls genom att det totala antalet veckor (52) minskas i form av sex veckors semester och två veckor med helgdagar. Beräkningen bygger på schablonantagandet utslaget över flera kalenderår. En årsarbetare definieras som en heltidsanställd. Två 50 %-iga anställningar blir en årsarbetare. Arbetstid som fullgjorts utöver ordinarie arbetstidsmått för heltidsanställning. Fyllnadstid är arbetstid utöver arbetstidsmått för deltidsanställd

312

313 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Sida 1(2) Kommunledningsförvaltningen Pia Lindvall Bengtsson Årsredovisning för av kommunens förvaltade stiftelser Dnr KS/2017: Kommunledningsförvaltningenförslag till /kommunstyrelsen/ Årsredovisning för 2016 års verksamhet för av kommunen förvaltade stiftelser godkänns. Sammanfattning av ärendet Ekonomiavdelningen har sammanställt årsredovisningar för de av kommunen förvaltade stiftelserna. Stiftelsen Landsfiskal J Brown o Fru T Browns minnesfond Jacobssonska stiftelsen Jöns Svenssons i Kjellsved stiftelse Stiftelsen Ernestamska fonden Stiftelsen Gösta och John Darlins samt Osby-Pannans resestipendiefond Stiftelsen Osby Ålderdomshemsfond Stiftelsen sociala samfonden för fd Örkeneds kommun Stiftelsen sociala samfonden för fd Visseltofta Stiftelsen Fr Heurlins minnesfond Stiftelsen Lukasfonden Stiftelsen Osby gymnasiums stipendiefond Beslutsunderlag Sammanställning stiftelser Osby kommun 2016 Besköksadress Briogatan 1 Postadress Kommunledningsförvaltningen Osby Telefon vx Fax E-post kommun@osby.se Hemsida Organisationsnr PlusGiro Bankgiro

314 Sida 2(2) Petra Gummeson Kommunchef Pia Lindvall Bengtsson Ekonomichef Beslutet skickas till

315

316

317 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Sida 1(2) Kommunledningsförvaltningen Pia Lindvall Bengtsson Bidrag - Stiftelsen Lekoseum 2017 Dnr KS/2017: Kommunledningsförvaltningenförslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar om hyresbidrag till Stiftelsen Lekoseum med kronor per månad under år Finansiering genom anslag från verksamheten Bidrag stiftelsen Lekoseum kronor. Sammanfattning av ärendet Stiftelsen Lekoseum har inkommit med skrivelse daterad , med begäran om utbetalning av bidrag för år 2017 med kronor per månad under år Den 16 februari har styrelsen för Industrihus i Osby AB beslutat om rabatt på hyran med kronor per månad från och med 1 mars Stiftelsen har under år 2015 fått hyresbidrag med kronor per månad och under år 2016 med kronor per månad. Medel finns avsatta i kommunledningsförvaltningens budget motsvarande ansökan för Beslutsunderlag Ansökan daterad från stiftelsen Lekoseum. Protokoll fört vid styrelsesammanträde i Industrihus i Osby AB Petra Gummeson Kommunchef Pia Lindvall Bengtsson Ekonomichef Besköksadress Briogatan 1 Postadress Kommunledningsförvaltningen Osby Telefon vx Fax E-post kommun@osby.se Hemsida Organisationsnr PlusGiro Bankgiro

318 Sida 2(2) Beslutet skickas till Ekonomiavdelningen

319

320

321

322

323

324

325

326

327

328

329

330

331

332

333

334

335

336 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Sida 1(2) Serviceförvaltningen Amra Eljami Redovisning av besvarade/obesvarade medborgarförslag Dnr KS/2017: Serviceförvaltningens förslag till kommunstyrelsens ledningsutskott Förslag till kommunfullmäktige - Redovisningen av medborgarförslag godkänns. Sammanfattning av ärendet Enligt kommunfullmäktiges arbetsordning samt Osby kommuns reglemente för kommunstyrelsen och nämnderna ska redovisning av och information om besvarade/obesvarade medborgarförslag ske två gånger per år till kommunfullmäktige. Medborgarförslagen redovisas i föreliggande förteckning. Fem nya medborgarförslag har inkommit sen den 22 februari Beslutsunderlag Redovisning av besvarade/obesvarade medborgarförslag, daterad Ärende Enligt kommunfullmäktiges arbetsordning och kommunstyrelsens samt övriga nämnders arbetsformer, fastställda i Reglemente för Osby kommun, ska de medborgarförslag som inte har beretts färdigt och besvarats inom ett år från att förslaget väcktes redovisas för kommunfullmäktige. I samband med denna redovisning ska kommunfullmäktige informeras om anledningen till att medborgarförslaget inte beretts klart för kommunfullmäktiges avgörande och när förslag till beslut kan beräknas att fattas. Medborgarförslag som delegerats till kommunstyrelse/nämnd för handläggning ska också redovisas för kommunfullmäktige. I samband med denna redovisning ska kommunfullmäktige informeras om beslut som fattats och vilka åtgärder som vidtagits med anledning av medborgarförslagen. Ovanstående redovisningar ska ske årligen, på kommunfullmäktiges ordinarie sammanträden i april och oktober. Besköksadress Briogatan 1 Postadress Serviceförvaltningen Osby Telefon vx Fax E-post kommun@osby.se Hemsida Organisationsnr PlusGiro Bankgiro

337 Sida 2(2) Serviceförvaltningen redovisar i särskild förteckning samtliga medborgarförslag som har behandlats eller är för beredning efter den senaste redovisningen per den 24 oktober Det finns tre medborgarförslag som ska behandlas av kommunfullmäktige. Medborgarförslag om att lägga till websida Flytta till Osby. Medborgarförslag om en säkrare vägkorsning Tranebodavägen Gränsgatan i Lönsboda. Medborgarförslag om en säkrare vägkorsning Gränsgatan Tvärgatan Arenagatan i Lönsboda. Det föreligger två medborgarförslag som överlåtits för beslut till kommunstyrelsen/kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott: Medborgarförslag om inventering och förbättring av trafikmiljön cyklister i Osby tätort. Medborgarförslag om en rondell i korsningen Mossvägen riksväg 15. Benny Nilsson Kanslichef/Kommunjurist Amra Eljami Kommunsekreterare Beslutet skickas till Kommunstyrelsens ledningsutskott

338 Redovisning av obesvarade medborgarförslag som ska avgöras av kommunfullmäktige Medborgarförslag Förslagsställare Inkommen Yttrande från KS Besvarat/obesvarat av Kommentarer senast kommunfullmäktige Medborgarförslag om att lägga till websida Flytta till Osby (Dnr KS/2017: ) Göran Hall Har ännu inte behandlats av kommunfullmäktige, kommer eventuellt att behandlas på kommunfullmäktiges sammanträde Medborgarförslag om säkrare vägkorsning Trandebodavägen Gränsgatan i Lönsboda Tommy Johansson Har ännu inte behandlats av KF. Eventuell behandling på KF Medborgarförslag om säkrare vägkorsning Gränsgatan Tvärgatan Arenagatan i Lönsboda Tommy Johansson Har ännu inte behandlats av KF. Eventuell behandling på KF

339 Redovisning av besvarade/obesvarade medborgarförslag som ska avgöras av kommunstyrelsen/nämnd Medborgarförslag Förslagsställare Inkommen Yttrande från KS Besvarat/obesvarat av Kommentarer senast kommunstyrelsen Medborgarförslag om inventering och förbättring av trafikmiljön för cyklister i Osby tätort (Dnr KS/2016: ) Per-Arne Persson KF överlämnade ärendet till SHBU för beredning enligt beslut KF , 92. SHBU har ännu inte behandlat ärendet. Medborgarförslag om en rondell i korsningen Mossvägen riksväg 15 (Dnr KS/2016: ) Bengt-Åke Holmgren KF överlämnade ärendet till SHBU för beredning enligt beslut KF , 72. SHBU har ännu inte behandlat ärendet.

340

341 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Sida 1(2) Serviceförvaltningen Amra Eljami Årlig redovisning av motioner som ännu inte beretts färdigt Dnr KS/2017: Serviceförvaltningens förslag till kommunstyrelsens ledningsutskott Förslag till kommunfullmäktige - Redovisningen av ej avgjorda motioner godkänns. Sammanfattning av ärendet Enligt kommunfullmäktiges arbetsordning ska kommunstyrelsen en gång varje år redovisa motioner som inte är färdigbehandlade. Motionerna redovisas i föreliggande förteckning. Beslutsunderlag Skrivelse Redovisning av avgjorda/ej avgjorda motioner, daterad Ärende Enligt kommunfullmäktiges arbetsordning ska kommunstyrelsen, en gång per år, redovisa de motioner som inte beretts färdigt. Redovisningen ska ske senast på kommunfullmäktiges sammanträde i april. En motion bör vara utformad på ett sådant sätt att den kan slutbehandlas inom ett år från det att motionen väckts. Kommunledningskontoret redovisar i särskild förteckning de motioner som inkommit från den 19 februari 2016 fram till den 27 februari 2017 och som inte är avgjorda av kommunfullmäktige. Totalt en (1) motion föreligger som ännu inte slutbehandlats. Denna avses behandlas av kommunfullmäktige Den oavgjorda motionen har väckts för mindre än ett år sedan. Besköksadress Briogatan 1 Postadress Serviceförvaltningen Osby Telefon vx Fax E-post kommun@osby.se Hemsida Organisationsnr PlusGiro Bankgiro

342 Sida 2(2) Benny Nilsson Kanslichef/Kommunjurist Amra Eljami Kommunsekreterare Beslutet skickas till Kommunstyrelsens ledningsutskott

343 Redovisning av ej avgjorda motioner Motion Motionär Inkommen Yttrande senast Beräknad behandling av Motion om räddningstjänsten i Osby kommun (Dnr KS/2017:43 170) Kommentarer kommunfullmäktige Carl Bejvel (SD) KS Behandlat i KF , 6 och remitterades till KS Redovisning av avgjorda motioner Motion Motionär Inkommen Yttrande senast Beräknad behandling av Motion Gå före med gott exempel minska antalet ledamöter i kommunfullmäktige (Dnr KS/2016: ) Carl-Magnus Nilsson (M), Dag Ivarsson (M) och Lars-Erik Svensson (M) Kommentarer kommunfullmäktige KS Behandlat i KS , 92 samt , 132. Bifallet av KF , 75. Motion Konkurrensutsättning fastighetsskötsel på kommunens fastigheter (Dnr KS/2016: ) Motion Konkurrensutsättning städning på kommunens fastigheter (Dnr KS/2016: ) Carl-Magnus Nilsson (M) och Lars-Erik Svensson (M) Carl-Magnus Nilsson (M) och Lars-Erik Svensson (M) KS Behandlat i KS , 90 samt , 131. Bifallet av KF , KS Behandlat i KS , 91 samt , 130. Bifallet av KF , 73.

344

345 Kommunledningsförvaltningen Näringslivskontoret Paul Phillips, TJÄNSTESKRIVELSE Datum Sida 1(1) Kommunstyrelsen Eldsjälspriset Dnr KS/2017: Ledningsutskottets förslag till Kommunstyrelsen - Beslutanderätten att utnämna Årets Eldsjäl delegeras till kommunstyrelsens ordförande och vice ordförande. - Utnämningen får ske tidigast den 5 april Ärende Utnämningen av Årets Eldsjäl ska ske av kommunstyrelsen. Priset delas ut i samband med Osby Näringslivs årsmöte den 5 april. Årets Eldsjäl ska uppfylla följande kriterier: - vara en förebild för andra - bidragit till utveckling genom sitt engagemang - gjort en insats utöver det förväntade utan egen vinning Beslutsunderlag Ordförande redovisar inkomna nomineringar. Petra Gummeson Kommunchef Paul Phillips Näringslivsstrateg Besöksadress Västra Storgatan 35 Postadress Utbildning och arbete Osby Telefon vx Fax E-post kommun@osby.se Hemsida PlusGiro Organisationsnr Bankgiro

346

347 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Sida 1(2) Kommunledningskontoret Anna Olsson Arbetsmiljörapport 2016 Dnr KS/2017: Kommunledningskontoretförslag förslag till Kommunstyrelsens ledningsutskott Kommunstyrelsens ledningsutskotts förslag till kommunstyrelsens beslut - lägga informationen till handlingarna - överlämna arbetsmiljörapporten till nämnderna i enlighet med årsplaneringen för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Sammanfattning av ärendet Enligt arbetsmiljölagen ska en organisation med fler än 10 anställda årligen genomföra en uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Denna uppföljning ska dokumenteras. I enlighet med kommunens årsplanering gällande det systematiska arbetsmiljöarbetet ska nämnderna informeras om hur arbetet har fungerat under året. Arbetsmiljörapporten ska ge en övergripande bild av det systematiska arbetsmiljöarbetet i kommunen men också en bild över hur det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar inom respektive förvaltning. Arbetsmiljörapporten bygger bland annat på resultat från en enkät som chefer samt skyddsombud har besvarat. Enkätens frågor är konstruerade efter föreskriften om det systematiska arbetsmiljöarbetet. Rapporten innehåller även tillbudoch olycksfallsstatistik från Flexite och KIA, användning av friskvårdsförmån, kommunens rutiner samt förvaltningarnas övergripande handlingsplaner. Beslutsunderlag Arbetsmiljörapport 2016 daterad Anna Hesselstedt Hr-chef Anna Olsson Hr-specialist Besköksadress Briogatan 1 Postadress Kommunledningskontoret Osby Telefon vx Fax E-post kommun@osby.se Hemsida Organisationsnr PlusGiro Bankgiro

348 Sida 2(2) Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Kommunchef Samtliga förvaltningschefer Hr-chef Ekonomichef Barn- och skolnämnd Vård- och omsorgsnämnd Tillsyn- och tillståndsnämnd

349 Arbetsmiljörapport 2016