Scouternas riskhanteringsutbildning är framtagen av Scouternas arrangemangsgrupp

Transkript

1 Scouternas riskhanteringsutbildning är framtagen av Scouternas arrangemangsgrupp Riskhantering Vilda Även om vi aldrig vill att det ska hända något som innebär en allvarlig situation, måste vi vara förberedda på att det kan hända. Genom att vara väl förberedda kommer färre situationer bli en kris, än om vi inte alls har arbetat med att förutse och undvika dem. Det är alltid viktigt att försöka undvika aktiviteter och situationer som riskerar att bli en kris. Lika viktigt är det att veta vad man ska göra, och vem som ska göra det, ifall det skulle hända. Genom att förbereda er genom de steg som redovisas här kommer ni en lång bit på vägen. Samma metod går självklart att använda för kåren i sin helhet eller för en äventyrarhajk. Scouternas Beredskapsplan På scoutservice hittar ni Scouternas Beredskapslan: Beredskapsplanen är det styrdokument som gäller för hela Scouterna. Då Vilda är ett nationellt läger så finns det beredskap under lägertiden. Tänk på detta när ni gör er beredskapsplan så att ni får med bland annat journummer till Scouterna. Läs Scouternas Beredskapsplan och se hur er beredskapsplan hakar i den centrala självklart kommer er vara mer detaljerad utifrån just ert läger. I Scouternas Beredskapsplan finns även de mallar för rapportering som ska användas i händelse av kris, använd gärna dem även i er egen plan för att hålla reda på saker som händer. Handledning Scouteras riskhanteringsutbildning är skapad av Scouternas arrangemangsgrupp, och är avsedd för att förbereda arrangemangsteamen till de nationella och internationella arrangemangen att undvika och hantera krissituationer. Med hjälp av de tre stegen kan ni i ledarteamet för ett läger eller en aktivitet utarbeta en krisplan som hanterar just era specifika risker och förutsättningar. Gör arbetet i grupp Riskhanteringsutbildningen, som det här materialet är baserat på, grundas på att hela ledarteamet som är ansvarig för riskhantering på själva lägret/aktiviteten tillsammans skapar beredskapsplanen. Att bara låta en eller två personer skriver ihop en plan och sedan presenterar det som ett färdigt dokument ger inte alls samma resultat för trygghet eller handlingskraftighet när något väl går fel. Tiden ni investerar i att göra det här arbetet ordentligt, har ni igen mångfalt i händelse av kris.

2 Stegen Här är en kort beskrivning över de olika stegen. Stegen är numrerade utifrån den ordning de ska utföras då de bygger på varandra. Hasta inte igenom stegen utan låt processen ta sin tid, det har ni igen om någonting verkligen skulle hända. Steg 1 handlar om att utifrån sitt speciella läger eller aktivitet, identifiera de risker som kan tänkas inträffa. Steg 2 handlar om att först värdera händelserna utifrån sannolikhet etc. Sedan ska ni sortera kriserna i olika kategorier. På detta sätt kommer teamet fram till vilka kriser som de måste ha en handlingsplan för och vilka som kan undvikas genom till exempel utbildning eller förberedelser. Steg 3 är ett stöd till att skriva beredskaps och visar vilka olika delar som ska vara med och varför. Övrigt material: Mall beredskapsmall - en wordmall med alla rubriker och hjälptexter, bara att börja skriva. Scouternas beredskapsplan - Det centrala säkerhetsdokumentet för Scouterna. Vildas krisplan ska fungera som en förlängning av Scouternas beredskapsplan. Vanliga frågor och svar: Varför kan man inte börja skriva beredskapsplanen direkt, utan att brainstorma? - Det finns en stor risk att man missar något om man inte först tittar igenom alla möjligheter. - Brainstormingen tar också fram flera saker som kommer att kategorisers som problem som kan undanröjas genom planering och hantering i förväg. Varför kan inte någon annan skriva vår krisplan, vi har så mycket annat att göra? - Ingen aktivitet/läger är det andra likt. Olika ledarteam har olika styrkor, svagheter, kunskaper etc. Om inte ledarteamet har gjort sin egen krisplan utifrån just sina förutsättningar kommer den inte att vara till så stort stöd vid en krishändelse.

3 Steg 1, Riskidentif iering Uppgift: 1. Genom att brainstorma ska ledarteamet lista alla de saker som kan gå fel under lägret. Ingen är för stort eller för smått, fel eller osannolikt i det här steget. Undvik att kommentera eller värdera de olika förslagen som kommer upp, ni kommer att sortera dem längre fram. 2. Dokumentera alla förslag på stort papper/tavla/post-its eller liknande. Det är viktigt att alla kan se det som skrivs. 3. Efter de första minuterna kan ni använda den här listan för att kanske komma på saker som ni missat i första omgången, försök täcka in så mycket som möjligt: a. Fysiska/kropps-skador b. Trygghet/psykiskt välbefinnande c. Miljö och terräng d. Material e. Olika risker för deltagare och ledare? f. Kris i samhället

4 Steg 2 Riskbedömning Uppgift: I det här steget ska ledarteamet värdera och sortera upp de händelser som listats ur brainstormingen i steg Värdera händelserna. Ni ska nu försöka värdera risken med de händelser ni har kommit fram till. Ett sätt att göra det på är att gradera hur troligt eller sannolikt det är att en viss sak skall hända och därefter gradera hur allvarligt det skulle vara om det hände. Gradera från 0 5 där 0 är omöjligt respektive helt ofarligt. 5 är mycket sannolikt och mycket allvarligt. Risk = Sannolikhet x Konsekvens a. Vampyrer anfaller: Sannolikhet 0 x Konsekvens 5 = Risk 0 b. Askmoln blockerar flygplatser: Sannolikhet 1 x Konsekvens 4 = Risk 4 c. Allergisk reaktion: Sannolikhet 4 x Konsekvens 3 = Risk 12 sannolikhet c a b Konsekvens Som ni ser är exempel a, med risk 0, så otrolig att den inte kommer med i matrisen. 2. Sätt nu in varje identifierad risks totala riskvärde i den färgade matrisen. Riskerna som får värde 0 hamnar utanför.

5 sannolikhet Konsekvens Vi har nu fått fyra kategorier risker. Risker som inte kan hända (utanför skalan) Risker som kan elimineras eller minskas (gröna-gula) Risker där vi behöver en beredskapsplan (orange-röd) Risker/kriser för stora för att hanteras av ledarteamet (röda)

6 Risker/kriser som är för stora för att hantera av teamet Risker kan vara för stora för ledarteamet att hantera. Ni ska inte heller upprätta en parallell organisation till den som finns i samhället, eller i Scouterna. Vi ska med andra ord inte skapa en egen poliskår, räddningsstyrka etc. För de risker som hamnar i den här kategorin handlar det om att etablera kontakter och undersöka hur man kan utnyttja andra resurser runt omkring sig. Är den möjliga krisen för stor för ledarteamet och inget stöd finns att hämta från Scouterna eller samhällsinstanser, bör det riskfyllda momentet ställas in. Det ni däremot måste göra en plan för är hur ni ska agera vid risk/kris som är för stor för er att hantera vem ringer polisen/brandkår etc., vem tar hand om resten av gruppen som inte är direkt drabbad, hur ska kontakter med anhöriga skötas osv Risker som är obetydliga Här sorterar ni in era vildaste fantasier, till exempel att ett rymdskepp rövar bort scouter, vilket för de flesta inte är troligt. Var realistiska, även om det är svårt att tro att det skulle förekomma övergrepp mellan ledare och deltagare, så skulle det kunna hända. Ha klara skäl till varför en risk hamnar i kategorin obetydlig. Risker som kan elimineras eller minskas I den här kategorin hamnar de risker som ledarteamet, eller deltagarna, behöver mer kunskap för att förebygga. Genom att vara medveten om risker i aktiviteter kan man med god planering förebygga risken. Välj genomtänkta aktiviteter på rätt plats, under bra förutsättningar med säkert material och tillräcklig kunskap hos både ledare och deltagare. Ska ni till exempel segla eller paddla kanot? Kunskap om deltagarnas sim kunskap, ständig närvaro av ledare med säkerhetsansvar samt obligatorisk flytväst minskar riskerna avsevärt. Risker som identifieras i denna kategori kan förhindras med hjälp av förebyggande arbete, tillexempel utbildning av ledare och/eller deltagare eller inköp av material. Risker i denna kategori som inte åtgärdas skall införas i beredskapsplanen. Fundera över om det är några åtgärdade risker ur kategorin som trots allt ska inkluderas i beredskapsplanen så att regler/rutiner inte glöms bort. Risker för vilka vi behöver en plan Nu bör det bara finnas en sorts risker kvar på er lista - risker där ni behöver en plan. För att inte behöva göra ett stycke i beredskapsplanen för varje risk behöver ni göra ytterligare en sortering. Sortera riskerna i grupper efter vilka som är av samma slag, dvs. konstruera så kallade typfall. Exempel på typfall kan vara: Dödsfall Övergrepp Brand Översvämning Allvarlig eller mycket smittsam sjukdom Allvarligt felbeteende

7 Steg 3 Att skriva en beredskapsplan Beredskapsplanen ska vara skriven på ett sätt som gör att den går att använda av hela lägerledningen/ledarteamet. Beredskapsplanen skall vara tydlig, realistisk och väl strukturerad. Detta dokument är en guide till att skriva lägrets egna beredskapsplan. När aktiveras krisledningen? Det måste vara tydligt angivet vad som ni avser när ni skriver kris. För Scouterna finns en fastslagen definition, använd gärna den. En inledande definition behövs så att alla vet när planen ska användas. Bestäm vem som får bestämma att krisledningsorganisationen aktiveras. Måste hela ledarteamet vara överrens, eller kan ensam person aktivera krisledningen etc.? En annan viktig aspekt att noga fundera igenom är hur ni gör er själva nåbara, även vid tidpunkter då ni är utan till exempel mobiltäckning. Scouternas definition av kris: En kris är en oväntad händelse som riskerar att skada våra medlemmar, vår verksamhet och vårt varumärke Kom ihåg att ringa in till Scouternas Journummer i de händelser ni anser att det är en kris ni har hamnat i. Scouternas Centrala krisorganisation avgör i vilken hur och i vilken utsträckning Scouterna bistår i varje enskilt fall. Är ni osäkra? Ring! Bättre en gång för mycket än en gång för lite. Journumret står på Scouternas Beredskapsplan som ni vid det här laget känner till. Krisledning Beredskapsplanen bör tydligt skilja på dem som praktiskt och handfast hjälper (t.ex. samtalar, plåstrar om, släcker etc.) från dem/den som organiserar de som hjälper (dvs. lägrets krisledning). Det är viktigt att ha ett par personer som inte befinner sig i händelsernas centrum och kan leda arbetet med det som inträffats vidare konsekvenser. För att fatta bra och långsiktiga beslut behövs lite överblick och det finns sällan i händelsens centrum. I ett ledarteam med få ledare kan detta vara svårt, men försök hålla någon på lite mer avstånd. Beroende på vad som inträffar kan ytterligare personer adjungeras till krisledningen, men kärngruppen bör alltid vara den samma. Krisledningens uppgift blir mångt och mycket att fatta beslut samt sortera och vaska fram information så att rätt information kommer fram och kan hanteras. Krisledningens mandat Det är av yttersta vikt att snabbt kunna bestämma sig när någonting händer och därför bör en krisledning vara definierad i förväg. Det är viktigt att krisledningen har mandat och förtroende även om situationen är svår. Det tar tid att komma till konsensusbeslut, tid ni kanske inte har! Fundera över konsekvenserna när ingen av er tar ett beslut. En krisledning ska vara utsedd och dess mandat definierat i krisplanen. De som utsetts till att leda och fördela arbetet vid en kris måste få resurser att hantera det som händer. Ska hela gruppen vara överrens för att aktivera krisledningen, är det ett majoritetsbeslut eller har en ensam person rätt att aktivera krisledningen? Vem har yttersta beslutsrätt om gruppen inte kan bestämma sig? Hur hanteras arrangemangets krismarginal? Vem tar kontakt för godkännande av att krismarginalen får användas och hur kommer man praktiskt åt den? Vem rapporterar krisledningen till?

8 Kontaktuppgifter I beredskapsplanen ska ni lista alla användbara kontaker. Det gäller både era telefonnummer på plats, lägerplatsens telefonnummer (om det finns något), lokal vårdcentral, bussbolag ni anlitat, lokala kontakter som kan vara bra, sjukhus, lokala församlingar, tandläkare etc. Vilka kontakter ni väljer att lista beror i mångt och mycket på var ni är, så tänk på vad som är viktigt för er utifrån de risker ni definierat. Samla alla kontakter under en och samma rubrik så att det är enkelt att hitta just de kontaktuppgifter man har användning för tillfället.