Effektiv informationsförsörjning

Effektiv informationsförsörjning - en förstudierapport 2012-02-21 Version 1.0 Krisztina Buki Malgorzata Drewniak Lars Erik Palmgren Désirée Veschetti Holmgren Margaretha Holmlund Thomas Wallton Staffan Öhrberg

2 (43)

Sammanfattning Förstudiens uppdrag har varit att analysera förutsättningarna för en effektivare informationsförsörjning. Utgångspunkten för studien har varit processen för informationsutbyte vid handläggning av ekonomiskt bistånd. Det är en verksamhet med behov av samordnad information från flera håll, bland annat från myndigheter, banker, medborgare och ett antal övriga aktörer. Det är därför en verksamhet som ställer stora krav på effektiv och säker informationsförsörjning, och är genom det en lämplig utgångspunkt. I förstudien har alla berörda myndigheter och organisationer medverkat. En del i förstudiens huvuduppdrag var att analysera det nuvarande systemet, i vilket varje myndighet har ansvar för sin information, samt att undersöka förutsättningarna för centralt lagrad information. Förstudien har bedömt att decentraliserad lagring av data är att föredra när det gäller den information som krävs för prövning av ekonomiskt bistånd. Den information verksamheten begär är begränsad, och kan enligt förstudiens uppfattning inte motivera en centralisering. Förstudien har inte haft förutsättningar att genomföra den helhets- och regelanalys som krävs för att kunna lämna förslag till ett centraliserat informationsansvar. I förstudien redogör vi också för de viktiga styrande rättsliga regler som måste gälla för att processen vid informationsutbyte ska fungera inom den offentliga förvaltningen. Det är regler om integritet och sekretess. Socialnämnderna har med dagens reglering fått förutsättningar att hämta vissa uppgifter elektroniskt från andra myndigheter. Det integritetsskydd som finns, säkerställer att åtkomst ges till behöriga och till den information som får lämnas ut. Den nuvarande processen beskrivs i studien, och det framgår att handläggarna bara i begränsad omfattning har möjlighet att hämta information elektroniskt. Kommunerna använder inte heller de möjligheter som finns till elektronisk informationsförsörjning. Informationen hämtas istället manuellt. Orsakerna till att möjligheterna till elektronisk informationsförsörjning inte har utvecklats i större omfattning är flera. Det beror dels på en komplex regelstruktur som håller tillbaka utvecklingen av tjänster, dels på en prioritering hos myndigheterna som äger respektive information av utvecklingsresurser. Dessutom råder en brist på förmåga att samverka mellan myndigheter, organisationer och kommuner. Verksamhetsprocessen måste utvecklas så att alla kommuner elektroniskt kan hämta den information de behöver. Inte bara handläggarna ska ha tillgång till informationen, utan också brukarna, för att de på ett mer aktivt sätt ska kunna medverka i processen. För att åstadkomma en mer effektiv verksamhetsprocess är det fler uppgifter om de bidragssökande som handläggarna bör få ta del av, till exempel orsaker till varför andra bidrag och ersättningar inte beviljas. Även uppgiften om en brukare är aktuell också hos en annan kommun är värdefull information. För att effektivisera informationsförsörjningen föreslår förstudien bland annat: att myndigheter ska ges ett författningsreglerat ansvar att utveckla bastjänster att arbetslöshetskassorna ska ges ekonomiska förutsättningar att också utveckla bastjänster att myndigheterna ska utveckla sammansatta bastjänster att referensarkitektur för teknisk interoperabilitet ska färdigställas. att arbetet bör göras i samverkan mellan myndigheter och kommunerna 3 (43)

att en myndighet bör utses att ansvara för samverkan att bastjänsterna ska finansieras inom ramen för myndigheternas anslag att processen utvecklas så att även brukarna kan få tillgång till information och att det utreds om kommunerna kan få tillgång till fler uppgifter att utvecklingen ska utgå från fastställda grundläggande principer att ytterligare hanteringsregler utvecklas för att säkra en generell offentlig informationsförsörjningsprocess. 4 (43)

Effektiv informationsförsörjning... 1 Sammanfattning... 3 1. Inledning... 6 1.1. Bakgrund Effektivare informationsförsörjning... 6 1.2. Förstudiens uppdrag...7 1.3. Arbetet i förstudien... 7 1.4. Disposition... 8 1.5. Beroenden till andra projekt... 8 2. Förutsättningar för informationsutbyte i offentlig förvaltning... 9 2.1. Integritet och sekretess... 9 2.2. Säkerhet, struktur och informationssäkerhet... 12 2.3. Hanteringsregler... 13 2.4. Modeller för informationslagring... 14 3. Informationshantering i nuläget... 16 3.1. Vilken information hämtas?... 16 3.2. När hämtas informationen?... 16 3.3. Hur hämtas informationen?... 16 3.4. Komplex regelstruktur... 18 4. Nyläge ekonomiskt bistånd... 18 4.1. Verksamhetens önskade nyläge... 18 4.2. Behovet av information... 19 4.3. Informationsutbyte ska ge nytta för privatpersoner... 19 5. Utvecklingsförslag för mer effektiv informationsförsörjning... 20 5.1. Stegvis utveckling ekonomiskt bistånd... 20 5.1.1. Steg 1: Myndighetsspecifika bastjänster - Ekonomiskt bistånd... 21 5.1.2. Steg 2: Gemensamma informationshanteringstjänster - Ekonomiskt bistånd... 22 5.1.3. Närmare om utvecklingen av bastjänster... 23 5.2. Informationsbehov... 25 5.3. Samverkan och överenskommelse... 26 5.4. Hanteringsregler... 27 5.5. Framgångsfaktorer för en generell effektiv informationsförsörjning... 28 6. Nyttor och kostnader... 30 6.1. Nyttor av mer effektiv informationsförsörjning... 30 6.2. Kostnader för mer effektiv informationsförsörjning... 32 7. Finansiering... 32 8. Övriga slutsatser för det önskade nyläget... 33 8.1. Försäkran från den mottagande socialnämnden... 33 Bilaga 1: Informationsmängder/poster... 35 Bilaga 2: Definitioner för begrepp inom informationsförsörjningsverksamhet och ärenden om ekonomiskt bistånd... 37 Bilaga 3: Underlag till nuvarande tjänster... 42 5 (43)

1. Inledning 1.1. Bakgrund Effektivare informationsförsörjning Inom offentlig sektor finns åtskilliga ärendeprocesser som är beroende av effektiv tillgång till kvalitativt god grundinformation; information som inte finns inom den egna myndigheten. I dag hämtas denna information maskinellt eller manuellt. Maskinell informationsinhämtning innebär att informationen hämtas via filöverföringar med vissa intervall eller via olika former av onlinelösningar. Dessa lösningar gör det möjligt att hämta den önskade informationen vid det tillfälle när den behövs. Manuell informationsinhämtning innebär att handläggaren hämtar informationen via telefon, brev eller fax. Det förekommer också att den sökande själv får ta kontakt med berörda myndigheter för att hämta in relevanta uppgifter. Ofta är denna hantering tidsödande. Den manuella hanteringen innehåller också större kvalitetsmässiga risker på grund av den mänskliga faktorn. Transfereringssystemet Ekonomiskt bistånd är ett exempel på en ärendeprocess där den sökande och socialnämnden behöver hämta information från olika myndigheter för att kunna fatta beslut i ett ärende, exempelvis Försäkringskassan, Centrala studiestödsnämnden (CSN), Skatteverket, Arbetsförmedlingen, Arbetslöshetskassorna med flera, för att kunna fatta beslut i ett ärende. I dag utförs detta arbete i många fall manuellt. Det orsakar längre handläggningstider, är resurskrävande och ökar risken för felaktiga utbetalningar. Den information som socialnämnder behöver från andra offentliga aktörer för sin handläggning i ärenden om ekonomiskt bistånd är idag reglerad i förordningen (2008:975) om uppgiftsskyldighet, och i vissa fall enligt Socialtjänstlagen (2001:453, SoL). Regleringen är dock inte heltäckande jämfört med behovet. Enligt 11 kap, SoL, har CSN, Skatteverket, Försäkringskassor, arbetslöshetskassor, Arbetsförmedlingen och Pensionsmyndigheten en uppgiftsskyldighet gentemot socialnämnder. Detta innebär att de måste lämna ut uppgifter på begäran av en socialnämnd, trots att sekretess gäller för uppgifterna. Det finns ingen uppgiftsskyldighet reglerad mellan socialnämnder i fråga om ekonomiskt bistånd. Nämnda statliga myndigheter har ingen skyldighet att - men får - lämna ut personuppgifter via direktåtkomst. Arbetslöshetskassors möjlighet att lämna ut personuppgifter till socialnämnder via direktåtkomst är oreglerad. Vidare är det inte bara socialnämnderna som kan begära tillgång till informationen enligt dessa regler. Reglerna gäller även sådan nämnd som svarar för de författningsstadgade uppgifterna för kommunen inom socialtjänsten. Informationsansvaret för berörda myndigheter och a-kassor är idag decentraliserat. Det finns inga regler som hjälper de informationsansvariga att samordna sin informationshantering, vid till exempel elektroniskt tillgängliggörande. FUT-delegationen, ESV och Riksrevisionen har påtalat möjligheterna till förbättring inom området. Riksrevisionen uppskattar i Informationsutbyte mellan myndigheter med ansvar för trygghetssystem, RiR (2010:18) en besparingspotential på 150 miljoner kronor netto per år om ett elektroniskt informationsutbyte införs inom transfereringssystemen Ekonomiskt bistånd, Aktivitetsstöd och Sjuk- och aktivitetsersättning. Trots att det redan nu finns möjligheter för socialnämnder att hämta information direkt elektroniskt, har inte tjänsterna utvecklats. De hinder som nämns för en utveckling av ett utökat elektro- 6 (43)

niskt informationsutbyte är främst finansieringen av tjänsterna. Det är inom de berörda myndigheterna och arbetslöshetskassorna svårt att prioritera utveckling av en tjänst där nyttan för den egna myndigheten eller organisationen kan vara begränsad, och nyttan mer berör en övergripande samhällsnivå. 1.2. Förstudiens uppdrag Den 26 mars 2009 tillkallade regeringen en delegation, E-delegationen, med uppdrag att samordna myndigheternas it-baserade utvecklingsprojekt, samt att skapa goda möjligheter för myndighetsövergripande samordning. Delegationens uppdrag framgår av kommittédirektivet (dir. 2009:19). E-delegationen har beslutat att inom ramen för sitt uppdrag genomföra en förstudie om effektivare informationsförsörjning under 2011 Förstudien ska beskriva hur nuvarande informationsförsörjning fungerar inom transfereringssystemet Ekonomiskt bistånd ge en översiktlig bild över ärendeprocessen för att visa var i denna process som informationshämtningen sker omfatta en specifikation av den information som en handläggare normalt sett hämtar i dag belysa verksamhets- och it-aspekter samt juridiska aspekter av den nuvarande informationsförsörjningen I uppdraget ingår också att presentera alternativ till dagens informationsförsörjning. Alternativen ska utgå från att informationshämtningen ska vara elektronisk. Ett elektroniskt informationsutbyte kommer dock sannolikt inte att kunna göras så heltäckande att det helt undanröjer den manuella informationshämtningen. Alternativen ska därför ge underlag för att bedöma möjligheten att ändra nuvarande ansvar för information, från en decentraliserad modell till en centraliserad modell. Varje alternativ ska belysas utifrån ett verksamhets- och it-perspektiv samt ett juridiskt perspektiv. Utifrån de presenterade alternativen ska förstudien föreslå den lösning som är mest effektiv utifrån en avvägning mellan nyttan med lösningen kontra kostnader och krav på förändringar. Förstudien ska slutligen diskutera vilka principer för informationsförsörjningen som kan tillämpas även på andra transfereringssystem. 1.3. Arbetet i förstudien Arbetet med förstudien har bedrivits i projektform. Tre delprojekt har skapats med ansvar för respektive perspektiv som behöver belysas i förstudien, nämligen verksamhet, juridik och it. Arbetet har ägt rum i nära samråd med sakkunniga och experter från kommuner och berörda myndigheter. Förstudien har genomförts med hjälp av studier och sammanställning av bland annat tidigare utredningar, betänkanden, förarbeten, aktuell lagstiftning, samt studier av redan framtagna processbeskrivningar och lösningsförslag för den nuvarande ärendetypen. Delprojekten har samordnats under en projektledning och en styrgrupp sammansatt av representanter från Försäkringskassan Arbetsförmedlingen, Skatteverket, CSN, Arbetslöshetskassornas 7 (43)

Samorganisation, Sveriges Kommuner och Landsting samt ett antal kommuner. Rapporten har under arbetets gång även presenterats och stämts av med E-delegationens arbetsgrupp. Information har också hämtats från olika intressenter, bland annat Sambruk och Infotorg. 1.4. Disposition För att kunna göra en bedömning av hur en process för informationsutbyte kan effektiviseras behöver olika analyser genomföras. En analys rör hur den berörda processen fungerar idag. Detta innefattar bland annat en genomgång av de regler som styr processen och därmed verksamheten och en genomgång av faktiska och upplevda problem i processen. En annan analys rör frågan hur processen bör vara i ett önskat läge. Ytterligare en analys är att de tidigare två jämförs med varandra för att se vilka förändringar i den nuvarande processen som är nödvändiga men också möjliga att genomföra. I denna rapport redogörs först för de styrande rättsliga reglerna för processen informationsutbyte. Dessa regler utgör en ram inom vilken vi i första hand måste hitta lösningar. Om de styrande reglerna visar sig vara icke ändamålsenliga i förhållande till det önskade läget, är det nödvändigt att precisera och peka på behovet av författningsändringar. I sammanhanget är det värt att notera att de övergripande styrande principerna till stora delar gäller alla förvaltningsaktörer som behöver byta information med varandra. Förstudien har dock i denna del, i möjligaste mån, försökt att redogöra för hur dessa principer har tillämpats på informationsutbyte inom området ekonomiskt bistånd. Efter beskrivningen av gällande rätt, görs en beskrivning av hur processen fungerar idag, det vill säga nuläget. Beskrivningen innefattar frågorna, vad, när, vem och hur i processen informationsutbyte. Den behandlar också den viktiga frågan vilka behov och krav som berörda av processen aktörer har. Efter en redogörelse för det önskade nyläget redogör rapporten för förstudiens förslag samt konsekvenser av dessa. I ett särskilt avsnitt under kapitlet behandlas principiella frågor för utveckling av informationsutbytesprocessen. Informationsutbyte är en delprocess i myndigheters informationsförsörjande verksamhet. De statsövergripande målen för sådan verksamhet är gemensamma för alla myndigheter. Detta är viktigt att ha i åtanke innan utvecklingsåtgärder inom området föreslås för exempelvis enbart vissa myndigheter. Kapitlet syftar också till att behandla de delar av uppdraget som innebär att förstudien ska redogöra för hur slutsatserna i förevarande fall för informationsutbyte inom ekonomiskt bistånd kan tillämpas på andra system där informationsutbyte också sker. Ett avslutande kapitel bemöter en fråga som inte kunnat lösas inom ramen för denna förstudie. Rapporten kompletteras med tre bilagor. Den första beskriver informationsutbytet. Den andra förklarar olika begrepp som används vid informationsutbyte, i denna rapport. Den tredje beskriver olika reflektioner som deltagande i förstudien parter har haft rörande det gällande informationsutbytet. 1.5. Beroenden till andra projekt Inom E-delegationens paraply och hos kommunerna pågår ett stort antal utvecklingsarbeten som alla syftar till en mer effektiv informationshantering inom offentlig förvaltning. Dessa påverkar på olika sätt målet med att effektivisera handläggningen av ekonomiskt bistånd. Särskilt bör ar- 8 (43)

betet inom projektet Multifråga uppmärksammas. Projektet drivs inom Sambruk som är en ideell intresseorganisation med cirka 80 kommuner anslutna. Syftet med projektet är att erbjuda kommunerna en e-tjänst genom vilken socialnämnder kan hämta relevant information för att kunna handlägga ansökningar om ekonomiskt bistånd. 2. Förutsättningar för informationsutbyte i offentlig förvaltning 2.1. Integritet och sekretess Krav på skydd mot otillbörliga intrång i den personliga integriteten När en socialnämnd hämtar in uppgifter elektroniskt från andra myndigheter i ärende om ekonomiskt bistånd innebär detta en tämligen ingående kartläggning av en persons ekonomiska förhållanden 1. Det innebär också att risken för intrång i den enskildes personliga integritet ökar. Enligt 2 kap. 6 andra stycket regeringsformen (174:152, RF) är var och en skyddad gentemot det allmänna mot betydande intrång i den personliga integriteten, om det sker utan samtycke och innebär övervakning eller kartläggning av den enskildes personliga förhållanden. Inskränkningar i denna fri- och rättighet får dock enligt 2 kap. 20 första stycket 2 regeringsformen under vissa förutsättningar göras i lag. Det innebär också att risken i den enskildes personliga integritet ökar. Socialnämnder måste kartlägga om den biståndssökande har utnyttjat alla de möjligheter som normalt står till buds för att försörja sig själv. Av 4 kap. 1 SoL, framgår att det endast är den som inte själv kan tillgodose sina behov eller kan få dem tillgodosedda på annat sätt som har rätt till bistånd för sin försörjning. Inskränkningen i fri- och rättigheten enligt ovan är därmed i detta fall reglerad genom SoL. I proposition 2007/08:160 s. 149 uppställs ett antal principer för när ett elektroniskt informationsutbyte kan gå att förena med kravet på att undvika oacceptabla intrång i den personliga integriteten. Elektroniskt informationsutbyte för ekonomiskt bistånd är möjligt om: syftet med det elektroniska informationsutbytet är att kontrollera om en författningsstadgad kartläggning är korrekt informationsutbytet bygger på en författningsreglerad uppgiftsskyldighet för den utlämnande myndigheten uppgifter som omfattas av uppgiftsskyldigheten är preciserade uppgifter som omfattas av sekretess hos den utlämnande myndigheten har ett tillräckligt sekretesskydd även hos socialnämnderna informationsutbytet bygger på integritetsskyddslagstiftning (krav enligt PuL (1998:204, PuL) samt relevanta registerförfattningar) enligt vilken det elektroniska informationsutbytet bl.a. ska vara tillåtet för förevarande ändamål genom direktåtkomst 1 Prop. 2007/08:160 s 140. 9 (43)

enskilda är tydligt informerade om informationsutbytet mellan myndigheter, och får del av dessa uppgifter innan ärendet avgörs, om avgörandet går parten emot (jfr 17 förvaltningslagen (1986:223, FL)) Socialnämnder har, med ovan nämnda principer som grund, fått en möjlighet enligt gällande rätt att hämta vissa uppgifter elektroniskt från andra myndigheter. Nedan redogörs kortfattat för den rättsliga ramen för denna möjlighet. Ramen ställer grundläggande krav på den informationstekniska lösning som myndigheter och socialnämnder väljer för sitt informationsutbyte. För att kunna föreslå en lösning, måste det bl.a. vara klart om informationen som efterfrågas får över huvud taget lämnas ut av myndigheten för det relevanta ändamålet, samt om utlämnandet får ske genom direktåtkomst. Möjligheten för en offentlig aktör att lämna ut information bestående av exempelvis personuppgifter styrs främst av OSL (2009:400, OSL), PuL och registerförfattningar som utgör speciallagstiftning som gäller istället för PuL. Sekretesskyddets räckvidd vid informationsutbyte inom ärenden om ekonomiskt bistånd En ingående genomgång av sekretess i berörda myndigheters verksamhet finns i prop. 2007/08:160 s. 34 ff. samt i SOU 2007:45 s. 107 ff. Uppgifter hos samtliga berörda verksamheter skyddas av sekretessbestämmelser. Det innebär att myndigheterna och arbetslöshetskassorna i vanliga fall är, materiellt sett, förhindrade att lämna ut uppgifterna. Sekretess i CSN:s verksamhet regleras i 28 kap. 9 OSL. Enligt denna bestämmelse gäller sekretess i ärenden om studiestöd och i ärenden hos CSN om lån till hemutrustning för flyktingar och vissa andra utlänningar för uppgifter om enskilda personliga eller ekonomiska förhållanden. Sekretessen gäller om det kan antas att den enskilde lider skada eller men om uppgiften röjs. Sekretess i Skatteverkets beskattningsverksamhet regleras till stor del i 27 kap. 1 OSL. Enligt första punkten i denna bestämmelse gäller sekretessen i verksamheten som gäller förande av eller uttag ur beskattningsdatabasen enligt lagen (2001:181) om behandling av uppgifter i Skatteverkets beskattningsverksamhet för uppgifter om en enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden som har tillförts databasen. Sekretessen är enligt huvudregeln absolut, det vill säga att skaderekvisit saknas. För Försäkringskassan och Pensionsmyndigheten gäller samma sekretessbestämmelse, nämligen 28 kap. 1 OSL. De ärenden som räknas upp i bestämmelsen är allmän försäkring, allmän pension, arbetsskadeförsäkring, handikappersättning och vårdbidrag, statligt tandvårdsstöd, läkarvårdsersättning, ersättning för sjukgymnastik, jämställdhetsbonus, annan ekonomisk förmån för enskild, eller särskild sjukförsäkringsavgift. Sekretessen gäller om det kan antas att den som uppgiften rör eller någon som står honom eller henne nära lider men om uppgiften röjs. Ovan nämnda sekretess gäller även i verksamheter som handlar om registrering av enskilda för uppgifter om en enskilds personliga förhållanden som myndigheten fått från Migrationsverket, om det kan antas att den enskilde eller någon som står honom eller henne nära lider men om uppgiften röjs. Sekretess i Arbetsförmedlingens verksamhet gäller enligt 28 kap. 11 OSL för uppgifter om en enskilds personliga förhållanden, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den en- 10 (43)

skilde eller någon som står honom eller henne nära lider men och uppgiften förekommer i ärende om arbetsförmedling. Sekretess i arbetslöshetskassornas verksamhet gäller enligt 28 kap. 13 OSL i ärenden om arbetslöshetsersättning enligt lagen (1997:238) om arbetslöshetsförsäkring, och i ärenden om medlemsavgift för en arbetslös medlem enligt lagen (1997:239) om arbetslöshetskassor för uppgifter om en enskilds personliga förhållanden. Sekretess gäller om det kan antas att den enskilde eller någon som står honom eller henne nära lider men om uppgiften röjs. Slutligen gäller sekretess inom socialtjänsten enligt 26 kap. 1 OSL för uppgifter om en enskilds personliga förhållanden, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon som står honom eller henne nära lider men. För att socialnämnder ska kunna hämta in nödvändig information för sin handläggning i ärenden om ekonomiskt bistånd, oavsett hur hämtningen sker, är det nödvändigt att berörda myndigheter kan lämna ut uppgifterna för detta ändamål. Som tidigare nämnts har regeringen bedömt att det finns behov av ett sådant informationsutbyte eftersom detta bland annat leder till en förbättrad kontroll och därmed till minskat antal felaktiga utbetalningar, se prop. 2007/08:160 s. 39 ff. Denna bedömning har kommit till uttryck i den nuvarande sekretesslagstiftningen genom ändringar och införande av sekretessbrytande bestämmelser. Enligt 10 kap. 28 OSL hindrar inte sekretess att en uppgift lämnas till en annan myndighet, om uppgiftsskyldighet följer av lag eller förordning. Sekretessbrytande bestämmelser har förts in i specialförfattning för samtliga myndigheter och arbetslöshetskassor, dock inte för socialnämnderna själva. En socialnämnd har dock, trots sekretess, möjlighet att lämna ut uppgifter om det är nödvändigt för att den utlämnande myndigheten ska kunna fullgöra sin verksamhet, se 10 kap. 2 OSL. Vidare hindrar inte sekretess till skydd för enskild, enligt 10 kap. 1 OSL, att en uppgift lämnas till en annan enskild eller till en myndighet, om den enskilde samtycker till det. Undantaget gäller med de begränsningar som anges 12 kap OSL. I sammanhanget bör noteras att socialnämndernas handläggning bygger i dag främst på att hämtning av uppgifter från andra myndigheter möjliggörs genom att den sökande samtycker till att handläggaren hämtar uppgifter från andra namngivna myndigheter. De bestämmelser som rör socialnämndernas rätt att ta del av uppgifter om enskild hos ovan angivna myndigheter återfinns i SoL (2001:453) 11 kap. 11 och 11 a-c. De sekretessbrytande bestämmelserna som nämnts ovan ska läsas tillsammans med 11 kap. 4 OSL om överföring av sekretess i vilken regleras i vilka fall överlämnande myndighetens sekretess följer med informationen och i vilka fall den mottagande myndighetens sekretess bestämmelser tar över. Integritetsskyddets omfattning vid informationsutbyte inom ärenden om ekonomiskt bistånd Är det tillåtet enligt integritetsbestämmelserna att lämna ut relevant information i elektronisk form? Det enkla svaret på frågan är ja, men det gäller under vissa förutsättningar och det gäller inte alla som kan bidra med information till ärendet om ekonomiskt bistånd. Regeringen har, som nämnts ovan, bedömt i prop. 2007/08:160 s. 46 fff och 56 fff att ett utbyte av information i elektronisk form, bland annat när det gäller ärenden om ekonomiskt bistånd, går under vissa förutsättningar att förena med kraven på skydd mot oacceptabla intrång i den person- 11 (43)

liga integriteten. De författningsändringar som genomförts med anledning av nämnda proposition, innebär att det finns regler som möjliggör för CSN, Skatteverket, Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen samt Pensionsmyndigheten att lämna ut personuppgifter genom direktåtkomst elektronisk form till socialnämnder. Jämförbara regler för arbetslöshetskassorna samt socialnämnderna saknas. Regeringen har i nämnda proposition s. 151 anfört att det finns skäl för att socialnämnder ska få direktåtkomst till uppgifter från arbetslöshetskassor. För att direktåtkomst ska var möjligt krävs emellertid enligt samma proposition s. 52 fff, att detta bland annat regleras i en författning eller framgår av ändamålsbeskrivningen för behandlingen av personuppgifter i en viss verksamhet. Med utgångspunkt i detta uttalande är det därmed inte klart om arbetslöshetskassorna får lämna ut personuppgifter till socialnämnder genom direktåtkomst, då det inte finns några särskilda registerförfattningar inom arbetslöshetskassornas verksamhetsområde. Arbetslöshetskassorna har dock en skyldighet att lämna uppgifter till socialnämnderna i annan än elektronisk form om det behövs enligt 4 förordningen (2008:975) om uppgiftsskyldighet i vissa fall enligt SoL. En prövning av om det elektroniska utlämnandet är tillåtet torde, till följd av avsaknad av speciallagstiftning, kunna göras enligt PuL. När det gäller utlämnandet mellan socialnämnderna har regeringen i ovan nämnda proposition s. 127 anfört att socialnämnderna för utredningen uppgett att man har behov av utökat elektroniskt informationsutbyte mellan socialnämnder i olika kommuner eller mellan nämnder inom samma kommun. Regeringen skriver vidare att då utredningen inte lämnat förslag till något sådant utbyte har frågan inte kunnat remiteras och har därför inte kunnat behandlas i propositionen. De efterfrågade uppgifterna regleras i förordningen (2008:975) om uppgiftsskyldighet i vissa fall enligt SoL. Möjligheten till direktåtkomst regleras i respektive myndighets registerförfattning. 2.2. Säkerhet, struktur och informationssäkerhet Krav på säkerhetsskydd Det är viktigt att de offentliga aktörernas informationshantering sker på ett säkert sätt. Detta regleras i säkerhetsskyddslagen (1996:627) och i säkerhetsskyddsförordningen (1996:633). Säkerhetsskyddslagens bestämmelser tar främst sikte på rikets säkerhet och rutiner för att hindra att viktig information sprids på ett olämpligt sätt. Lagen reglerar innebörden av säkerhetsskydd, informationssäkerhet, tillträdesbegränsningar och säkerhetsprövningar. Åtkomst och behörighet Av Ms:s föreskrift MSBFS 2009:10 följer vilka krav som måste beaktas i fråga om åtkomst och behörighet till information och informationstillgångar. Inom ärenden om ekonomiskt bistånd är det viktigt att uppmärksamma två särskilda frågor som gör sig gällande vid elektroniskt informationsutbyte. Den första frågan rör kravet som ställs på den informationslämnande myndigheten enligt bestämmelser om direktåtkomst. Kravet innebär att bl.a. Skatteverket, Försäkringskassan och Centrala studiestödsnämnden måste försäkra sig om att handläggare hos socialnämnden bara kan ta del av uppgifter om personer som är aktuella i ärenden hos nämnden. Först då kan myndigheten medge direktåtkomst. Enligt prop. 2007/08:160 s. 150 innebär detta inte att berörda myndigheter ska vidta kontroller av landets alla socialnämnder. Någon skyldighet att genomföra några faktiska kontroller har inte heller avsetts med förslaget. 12 (43)

Datainspektionen har, mot bakgrund av detta krav, fattat beslut om föreläggande att nuvarande åtkomst genom direktåtkomst till Centrala studiestödsnämndens och Försäkringskassans information ska upphöra gentemot vissa kommuner 2. Kravet har inte ansetts vara uppfyllt. Den andra frågan rör vilka aktörer som får ha direktåtkomst. Kan även en annan nämnd än socialnämnden begära tillgång till informationen enligt samma regler som gäller för socialnämnder? Svaret på den frågan är ja. Detta gäller sådan nämnd som svarar för de författningsstadgade uppgifterna för kommunen inom socialtjänsten. Detta framgår av 2 kap. 4 SoL i vilken fastställs att kommunens uppgifter inom socialtjänsten fullgörs av den eller de nämnder som kommunfullmäktige bestämmer. I paragrafens andra stycke anges vidare att vad som i SoL eller annan författning sägs om socialnämnd gäller i förekommande fall den eller de nämnder som utses av kommunfullmäktige. Krav på god offentlighetsstruktur En offentlig aktör som hanterar information i form av allmänna handlingar, ansvarar för att detta sker på ett sätt som är förenligt med lagen. Hantering av allmänna handlingar regleras främst i den andra avdelningen i OSL. Bestämmelserna är teknikneutrala och utformade som principer för hur handlingar ska registreras, organiseras, bevaras och hanteras i övrigt. Syftet med dessa är att lägga grunden för en god offentlighets- och sekretesstruktur för den information som förvaras hos myndigheten och skapas förutsättningar för allmänheten att kunna utöva sin rätt att få ta del av allmänna handlingar. I arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) ges närmare bestämmelser för arkivering, registrering och gallring. Många av bestämmelserna syftar direkt till att underlätta och tillgodose den dagliga hanteringen av aktuell data på ett för myndigheten rationellt sätt. Det gäller inte minst den fortlöpande hanteringen av information som normalt inte uppfattas som en del av arkivet men som ändå utgör ett viktigt underlag för myndighetens verksamhet. Krav på informationsklassning Kraven på interna styrdokument och rutiner för de statliga myndigheternas informationssäkerhet förtydligas i föreskrift MSBFS 2009:10, som fastställts av Myndigheten för samhällets skydd och beredskap, MSB. Enligt bestämmelserna i föreskriften ska information bl.a. klassificeras med utgångspunkt i krav på konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet. 3 2.3. Hanteringsregler Målbeskrivningen för en effektiv informationsförsörjning utgår från de möjligheter som finns beskrivna i såväl EU:s som det nationella arbetet med ett ramverk för interoperabilitet på teknisk, semantisk, organisatorisk och legal nivå. Det innebär att framtida lösningar för spridning och tillgång till information först och främst ska vara sömlösa och utan tekniska broar mellan systemen. Kommunikationen ska dessutom kunna ske så att enbart relevant information förmedlas till användaren i rätt tid, till god kvalitet och till en rimlig kostnad. Allt detta samlat ställer helt 2 Datainspektionens beslut 2011-04-01, dnr 1735/2010 och dnr 1523/2010. 3 MSBFS 2009:10 s. 4 13 (43)

nya krav på strukturer och regler för hantering av information och då särskilt offentlig information. Bestämmelser som hanterar dessa krav, dvs. mjuk infrastruktur, och som kan utgöra ett stöd för verksamhetsutvecklingen hos myndigheterna finns idag inte i författningsreglerad form för statlig förvaltning. Begreppet Mjuk infrastruktur har tidigare definierats av it-kommissionen 4 som beteckning för grundläggande resurser som gemensamt tillgänglig information, grundläggande tjänster och funktioner, men också lagar och regelverk kring digital information samt digitala tjänster, kvalitets- och kontrollinstitutioner, kompetens- och resursförsörjning med mera. It-kommissionen sammanfattat också de grundläggande kraven som styr utvecklingen av en sådan infrastruktur, eller med andra ord som styr en effektiv informationsförsörjning från ett helhetsperspektiv. Det innebär en infrastruktur, såväl hård som mjuk, som bland annat förutsätter: planering och långsiktig förvaltning samarbete mellan olika intressenter i uppbyggnadsskedet, finansiell uthållighet (finansieringsformerna och långsiktiga avkastningskraven) strukturering, insamling, lagring och bearbetning på ett standardiserat sätt enkla, standardiserade digitala tjänster som kan vara interaktiva vid behov 2.4. Modeller för informationslagring I uppdraget ingick att belysa två alternativa vägval för lagringen av och ansvarsfördelningen för förvaltningens information. Det gäller dels nuvarande principer för informationsförsörjning i förvaltningen där informationen är decentraliserad och förlagd hos olika informationsansvariga, dels en centraliserad informationslagring hos en eller ett fåtal informationsansvariga myndigheter. Avsikten var att kartläggningen skulle visa vilken av de alternativa vägarna som är den bästa för att nå effektivast möjliga informationsförsörjning inom transfereringssystemet Ekonomiskt bistånd och inom offentlig förvaltning generellt. Vid en närmare granskning av de två alternativen har förstudien dragit slutsatsen att dagens decentraliserade modell, där uppgifterna hämtas från befintliga register, är att föredra när det rör sig om informationsutbytet för handläggningen av ekonomiskt bistånd. Det främsta skälet för denna bedömning är att dagens reglering bygger på en decentraliserad modell och att informationsutbytet inte omfattar fler uppgifter än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. En centraliserad lagring av personuppgifter kan däremot inte begränsas till det informationsutbyte som förstudien avser utan påverkar en mycket större mängd personuppgifter. Att skapa centrala register över hela eller delar av befolkningen kan vara integritetskänsligt i sig. Datainspektionen har uttalat att det är fördelaktigt med tjänster för informationsutbyte som hämtar uppgifter från befintliga myndighetsregister, istället för att hämta dessa från ett centralt myndighetsregister. Datainspektionens uttalande bör ses i ljuset av nuvarande rättsregler på området och hur de tillämpas, särskilt inom informationssäkerhetsområdet. Förstudien har kunnat konstatera att här råder brister i hur befintliga regler tillämpas samt okunskap om kravens innebörd. 4 SOU 2002:51 Breddtjänster ett nytt skede i it-politiken 14 (43)

Mot den bakgrunden får bristerna inte lika allvarliga konsekvenser i en decentraliserad modell än i en centraliserad. För att kunna bedöma en centraliserad modell där informationen samlas hos särskilt utpekade myndigheter förutsätts en djupare analys av befintliga och nya principer för informationsförsörjningen i offentlig förvaltning. Det innebär en mer omfattande konsekvensbedömning av nödvändiga ändringar i registerförfattningar och hanteringsregler än vad som är möjligt i förstudien. Vi vill därför i detta sammanhang hänvisa till regeringens utredning, Integritet, effektivitet och öppenhet i en modern e-förvaltning, dir. 2011:86, som kommer att behandla frågorna närmare. Ett exempel på ett centralt register som finns i Sverige idag är lägenhetsregistret, lagen (2006:378) om lägenhetsregister. I detta fall har lagstiftaren bedömt att behovet och nyttan av att samla samtliga uppgifter i ett gemensamt register vara av stort värde för att kunna utföra uppgifter med bland annat statistikändamål, exempelvis folk- och bostadsräkningar. Värt att notera är att i fallet med lägenhetsregister, diskuterades konsekvenser av ett sådant register i över tio år innan det till sist fattades beslut om att upprätta registret. Rent tekniskt och organisatoriskt bör centralt lagrad information kunna skyddas på ett bra och effektivt sätt. En centraliserad lösning bör ha goda förutsättningar att etablera och förvalta enhetliga strukturer och rutiner för åtkomsten och skyddet av specifika informationselement. Det innebär också en samlad satsning för löpande utbildning av medarbetare samt införande av Ledningssystem för informationssäkerhet (LIS). Det skapar en god grund för hantering av möjligheter och risker som finns i en förvaltningsgemensam informationsförsörjning och som kan kopplas till en centraliserad modell. Viktigt i sammanhanget är att, som föreskrivs i LIS och som framhålls i fråga om informationssäkerhet, informationen säkerhetsklassas och att valet av formerna för hur den lagras och hanteras sker med utgångspunkt från den specifika informationens skyddsvärde. Det kan inte heller bortses från att den rådande samhällsutvecklingen går emot vidare spridning och användning av information. Effektiviseringen av offentlig förvaltning går från en regional myndighetsstruktur mot enmyndigheter (jfr t.ex. Skatteverket och Försäkringskassan). Det innebär att våra informationsdatabaser inte längre är lokala eller regionala på samma sätt som tidigare. Motsvarande utveckling sker i vår omvärld. Förstudien har bl.a. tittat på den danska modellen med en centraliserad lösning. Från ett internationellt perspektiv blir kraven också större vad gäller att utbyta olika informationselement över EU:s gränser. Här kan exempelvis nämnas informationsutbytet inom miljöområdet som har reglerats genom Inspire 5 och European Business Register (EBR) som är ett nätverk av register och informationsgivare från 26 länder som har som mål att tillhandahålla tillförlitlig information om alla bolag över hela Europa. På EU-nivå diskuteras också utbyte av information inom områden för beskattning, hälsa, folkbokföring, upphandling m.m. För att möta utvecklingen med ökad spridning och användning av information är det uppenbart att informationssäkerhetsriskerna och kostnaderna för detta kommer att öka. Det understryker behovet av en samlad översyn av principer för hanteringen av den offentliga förvaltningens informationsförsörjning. 5 Direktiv 2007/2/EG av den 14 mars 2007 om upprättande av en infrastruktur för rumslig information i Europeiska gemenskapen (Inspire) 15 (43)

3. Informationshantering i nuläget 3.1. Vilken information hämtas? För att en socialnämnd ska kunna bevilja ekonomiskt bistånd förutsätts att den sökande har utnyttjat alla de möjligheter som normalt står till buds för att försörja sig själv (4 kap. 1 SoL). Vid ärendeprövningen gör därför socialnämnderna en bedömning av om den enskilde kan tillgodose sitt behov genom egna tillgångar. Socialnämnder behöver under sin handläggning av ärendet uppgifter från andra myndigheter och organ för att kunna kontrollera att inlämnade uppgifter om den enskildes ekonomiska situation är riktiga. Dessa uppgifter behövs också för att bedöma rätten till och storleken av det ekonomiska biståndet. En handläggare kan idag behöva kontrollera uppgifter om; inkomst, ersättning eller lån exempelvis lön, a-kasseersättning, sjukpenning eller studiestöd tillgångar, exempelvis bil, fastighet skulder, exempelvis hyresskulder uppgift om sysselsättning, exempelvis sjukskrivning, arbetssökande boende exempelvis hyresförhållande och folkbokföring familjebild, exempelvis, civilstånd, barn För mer utförlig information om vilken information som lämnas och hur, se bilaga nr 1 3.2. När hämtas informationen? Processen Ekonomiskt bistånd startar formellt när en person ansöker om ekonomiskt bistånd. Den som ansöker om ekonomiskt bistånd lämnar in en ansökan som socialtjänsten tar ställning till. Socialnämnden är även skyldig att ta emot muntliga ansökningar. Ofta föregås processen av ett rådgivande samtal. I detta skede ställer socialsekreteraren frågor om den sökandes boendesituation, ekonomi och samhörighet, exempelvis om civilstånd och barn. Socialsekreteraren kan också under pågående samtal hämta uppgifter från folkbokföringen för att se om den sökande tillhör kommunen och stadsdelen samt hur hans eller hennes familjebild ser ut. Vidare kan information hämtas om eventuellt bilinnehav eller företag. Flera kommuner hämtar idag uppgifterna via en tjänst, exempelvis Infotorg. I detta skede upprättas inga dokument, om den sökande inte väljer att gå vidare med en ansökan. Den sökande kan också vara anonym, vilket medför att kontroll mot folkbokföringen med flera inte kan göras under samtalets gång. De regler som möjliggör en elektronisk informationshämtning av sekretesskänslig information för socialnämnder, gäller idag från det att ärendet har startats i juridisk mening, det vill säga har anhängiggjorts, till ett ärende är avslutat. Rådgivande samtal omfattas inte av dessa. 3.3. Hur hämtas informationen? Det har varit svårt att förmå kommunerna att samverka kring kraven på innehåll i de elektroniska tjänsterna. Få kommuner har anslutit sig till de tjänster som redan finns. 16 (43)

Kontrollen av den sökandes uppgifter mot andra källor sker i dag vanligtvis via telefon, eller fax, vilket innebär en omfattande och ineffektiv handläggning. Ett av underlagen för denna förstudie är en enkätundersökning som Sveriges kommuner och landsting under våren 2011 skickade ut till samtliga kommuner med frågor kring bland annat elektronisk informationsinhämtning vid handläggningen av ekonomiskt bistånd. Av de totalt 216 inlämnade svaren framgår att cirka 70 procent av alla kommuner i Sverige i dagsläget använder sig av elektronisk informationsinhämtning i någon form. I nästan samtliga fall sker den elektroniska informationsinhämtningen från Försäkringskassan. I liten utsträckning hämtas information från CSN. Flera kommuner hämtar också uppgift om; folkbokföring, familjebild, företag och bilinnehav. Dessa uppgifter hämtar kommunerna via en tjänst som de köper in, exempelvis Infotorg. Dessa tjänster är under ständig utveckling och möjliggör för företag, kommuner och andra myndigheter att få tillgång till mer information än tidigare. Exempelvis har Infotorg tagit fram en funktion som gör det möjligt för användarna att få tillgång till uppgift om fastighetstaxering. Det är här viktigt att komma ihåg att också icke sekretessbelagda uppgifter utgör en del av den information som socialnämnderna behöver för att utreda rätten till ekonomiskt bistånd. Följaktligen är det av betydelse att följa utvecklingen av tjänster som tillhandahåller sådan information. Försäkringskassan Försäkringskassan tillhandahåller tjänsten LEFI Online för det elektroniska informationsutbytet för bland annat ekonomiskt bistånd. LEFI Online står för LEverera FörmånsInformation. LEFI Online har som uppgift att sända individrelaterade uppgifter om olika förmåner, ersättningar eller bidrag till mottagare som har rätt att få dem. Tjänsten har i första hand utvecklats för försäkringsbolag, kommuner, huvudsakligen socialnämnden och statliga myndigheter. Även andra mottagare kan också ansluta sig till tjänsten. CSN CSN tillhandahåller sin information genom ett gränssnitt via Spridnings- och hämtningssystemet (SHS). SHS bygger på standardiserade specifikationer som har tagits fram av Skatteverket, Försäkringskassan och Statskontoret. Mellan 400 och 1700 transaktioner genomförs varje dag via SHS. Användarens behörighet kontrolleras via inbyggda funktioner för kontroll och användarregister. Vidare måste användaren teckna ett avtal med berörda myndigheter för att få använda tjänsten. De kommuner som har valt att använda CSN:s lösning SHS har i sin tur valt olika vägar för att göra informationen användbar i sina system. En del har utvecklat egna gränssnitt mot CSN. Andra har valt att använda ett gränssnitt som utvecklats av någon annan, exempelvis Logica, Tieto Enator, Sirius IT eller Sambruk. Arbetsförmedlingen Arbetsförmedlingen har genomfört en förstudie om elektroniskt informationsutbyte och konstaterat att en anslutning till SHS är den bästa lösningen för denna. Förstudien avslutades i juni 2010, varefter inget har hänt. 17 (43)

I dagsläget har Arbetsförmedlingen, Skatteverket och Arbetslöshetskassorna främst en manuell hantering, till exempel via brev och telefon. 3.4. Komplex regelstruktur Dagens reglering av informationsutbytet vid handläggningen av ekonomiskt bistånd är relativt komplex och omfattar flera lagar och förordningar som har till syfte att stärka den enskildes integritet samtidigt som det ska underlätta för myndigheterna att utbyta nödvändig information och underlätta handläggningen i olika delar av transfereringssystemet. Reglering omfattar med andra ord flera verksamheter och informationsflöden. Det innebär att myndigheterna med sina olika utvecklingsmöjligheter och behov ska tillämpa sin specifika del av regelverket och samtidigt uppnå en gemensamgrund för informationsutbytet. Under arbetet med förstudien har vi kunna konstatera att just denna komplexitet, vid tillämpningen av regelverket, har en dämpande effekt på utvecklingen och användningen av e-tjänster. Förstudiens slutsats är att den fortsatta utvecklingen av den offentliga förvaltningens informationsförsörjning förutsätter att de lagtekniska lösningarna blir enklare, se vidare under avsnitt 5.5 Framgångsfaktorer för en generell effektiv informationsförsörjning. 4. Nyläge ekonomiskt bistånd 4.1. Verksamhetens önskade nyläge För att kunna effektivisera hanteringen av ekonomiskt bistånd måste processen utvecklas. Målet är att alla kommuner elektroniskt ska samla in den information som behövs från samtliga myndigheter. Både brukarna och handläggarna ska kunna hämta informationen. Information som inte är sekretessbelagd ska socialnämnderna kunna hämta innan ett ärende är skapat. Målet ska också vara att de pengar som betalas ut till brukarna är det bistånd som personen har rätt till. De felaktiga utbetalningarna ska minska och brukarna ska inte behöva krävas på felaktigt utbetald ersättning. Vidare ska det underlätta för brukarna att på egen hand få tillgång till all behövlig information på ett enkelt sätt. Det ska vara lätt att få en överblick över sina egna inkomster, ersättningar och bidrag när man fyller i en ansökan. Detta gör också att handläggningen blir mera transparent. För att nå de målen behöver ett antal förändringar genomföras. Alla myndigheter och arbetslöshetskassor måste göra sin information tillgänglig så att den kan hämtas elektroniskt. För att kommunerna ska tycka att det är intressant att hämta uppgifterna elektroniskt måste uppgifterna också innehålla den information som behövs för handläggningen samt presenteras på ett sätt som gör det enkelt för användare att hitta rätt information vid den tidpunkt då prövningen av bistånd ska göras. Målet är att handläggare bara i undantagsfall ska behöva komplettera den elektroniska informationen via en muntlig kontakt med en myndighet. För att än mer effektivisera handläggningen behöver socialnämnderna också tillgång till information om varför en ersättning eller ett bidrag har avslagits hos en viss myndighet. En ytterligare aspekt som påverkar kommunernas intresse att använda de elektroniska tjänsterna ska ses i ett större sammanhang. Det krävs en bredare utveckling kring informationsförsörjningen till kommunerna utöver den som avser ekonomiskt bistånd. För mindre kommuner är det inte lönsamt att investera i ett system som enbart täcker ekonomiskt bistånd, eftersom målgruppen biståndsmottagare är begränsad. 18 (43)

4.2. Behovet av information Reglerna som styr vilken information socialnämnderna får tillgång till genom direktåtkomst begränsar möjligheten för socialnämnderna att få ta del av all den information som behövs. Fler uppgifter hämtas in manuellt. Socialnämnderna hämtar också uppgifter som inte är sekretessbelagda, exempelvis uppgift om folkbokföring och bilinnehav. Dessa uppgifter hämtas exempelvis via tjänsten Infotorg. I ett framtida perspektiv, med effektiv informationsförsörjning, bör samma information som idag hämtas manuellt, vara möjlig att tillgå digitalt. Handläggningen skulle kunna effektiviseras genom en utökad tillgång till uppgifter. Månadsuppgifterna, som enligt förslag kommer att hanteras av Skatteverket är ytterligare en uppgift som kommer att underlätta och förbättra kvaliteten i handläggningen av ekonomiskt bistånd. Då information om månadsuppgifter kommer att kunna hämtas med en månads eftersläpning, kommer socialnämndernas nytta av informationen att vara begränsad i den löpande handläggningen. Uppgiften kan med fördel användas för att få en bild av den sökandes inkomstförhållanden samt för att i efterhand kunna verifiera att den sökande har haft de inkomster som han eller hon har uppgett i sin ansökan. Månadsuppgifterna ersätter dock inte den manuella kontrollen av inkomstuppgifter som socialnämnden behöver göra, genom att den sökande själv inkommer med verifikation på inkomstuppgifter exempelvis lönespecifikation, utbetalning från Försäkringskassan och Arbetslöshetskassor, för innestående månad, vilket är den uppgift som socialnämnden behöver för att kunna utreda rätten till, samt storleken på bidraget för nästkommande månad. En handläggare får inte heller information om en person har fått avslag på ansökan om en ersättning eller bidrag. Handläggare får heller inga uppgifter om på vilka grunder avslag getts. Denna information har i många fall stor betydelse för handläggaren och utan uppgifter om eventuella avslag kan inte rätten till ekonomiskt bistånd utredas. I dessa fall blir kontakten via telefon, brev eller fax nödvändig. Ett annat exempel är tillgången till uppgifter om att myndigheten inväntar en komplettering till den inlämnade ansökan. En sådan situation ger en signal till handläggaren på socialnämnden om att den sökande inte har gjort allt som ligger i hans eller hennes ansvar att göra; att bidra till ärendets slutförande. Också detta kan påverka rätten till ekonomiskt bistånd En annan uppgift som Socialnämnderna skulle behöva få tillgång till, är om den sökande redan är aktuell på en annan socialnämnd. Idag finns ingen möjlighet att kontrollera denna uppgift, vilket i praktiken möjliggöra för en person att få ekonomiskt bistånd från flera socialnämnder samtidigt. För att kunna få ekonomiskt bistånd behöver den sökande kunna styrka sin vistelseort, men det är inget krav på att vederbörande ska vara folkbokförd på en adress i kommunen. 4.3. Informationsutbyte ska ge nytta för privatpersoner Nyttan av en förändring bör, så långt det är möjligt, upplevas som positiva av dess intressenter. De viktigaste intressenterna vid informationsutbyte i ärenden om ekonomiskt bistånd är de som söker ekonomiskt bistånd. För den som söker ekonomiskt bistånd är det viktigt att få rätt pengar i rätt tid. Myndigheter och andra aktörer som lämnar ut uppgifter till socialnämnder, samt handläggaren på socialnämnden utgör också viktiga intressenter. Det ska vara enkelt för myndigheter att ge tillgång till uppgiften för socialnämnden. Det ska vara enkelt för handläggaren att få tillgång till uppgifter av god kvalitet från myndigheterna. Nyttan med att effektivisera ärendehandläggningen bör därför vara att effektivisera och underlätta och uppnå högsta möjliga säkerhet i handläggningen och att biståndet kan betalas ut i rätt tid. 19 (43)

Oftast har en nytta ett mätbart värde uttryckt i pengar, resurser eller kvalitetsmått, det kan t.ex. vara tid, volymer och nöjd kund. Att bedöma värdet för privatpersoner (medborgare) av att få tillgång till en viss nyttighet är vanligtvis svårt att göra på förhand. Det får därför ofta ske via indikatorer, det kan exempelvis röra sig om tidsbesparingar, ökade servicenivåer och legitimitet. 5. Utvecklingsförslag för mer effektiv informationsförsörjning 5.1. Stegvis utveckling ekonomiskt bistånd Förslag: E-delegationen ska föreslå regeringen att myndigheterna ges i uppdrag att utveckla bastjänster. Bedömning: Effektivare informationsutbyte inom ekonomiskt bistånd bör utvecklas stegvis. Utvecklingsarbetet bör också delas in i två steg. Referensarkitektur för teknisk interoperabilitet måste färdigställas. Steg 1 är att ge berörda myndigheter ett författningsreglerat ansvar för att ta fram bastjänster i enlighet med e-delegationens strategi för myndigheters arbete med e- förvaltning. Steg 2 är att myndigheter i samarbete utvecklar en gemensam bastjänst. En grundläggande utgångspunkt för förstudien är den effektiviseringspotential som finns och de besparingar som en effektivisering av informationsutbytet vid handläggning av ekonomiskt bistånd skulle kunna ge; en effektiviseringspotential som konstaterats av både FUT-utredningen och Riksrevisionen. Som en följd av FUT-utredningen genomfördes ett antal regeländringar som skapar förutsättningar för socialnämnderna att hämta in nödvändig information från angivna myndigheter. De genomförda ändringarna har dock inte varit tillräckliga för att nå den förväntade effektiviseringspotentialen. Det som saknas är bland annat tydligare hanteringsregler och ett direkt utpekande av myndigheternas informationsansvar. Förslag till ett sådant ansvar finns i E-delegationens betänkande Strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltningen, SOU 2009:86 6. I betänkandet föreslås att regeringen ska reglera att utvecklingsmyndigheten ska tillhandahålla bastjänster för informationsförsörjning som följer myndighetens informationsförsörjningsplikt och att myndigheten ska samordna utvecklingen av bastjänster inom sin sektor. Ansvaret ska enligt förslaget regleras i myndighetens instruktion. Som skäl för delegationens förslag framhölls att bastjänster leder till att informationshanteringen hos myndigheterna blir mer effektiv och att informationen blir mer konsistent mellan myndigheter och den kommunala sektorn. E-delegationens förslag var begränsat till utvecklingsmyndighe- 6 SOU 2009:86, sid. 50 20 (43)