Bild Riktlinjer för styrdokument Styrdokument
Styrdokument Dokumenttyp: Riktlinje Beslutad av: Kommunfullmäktige 2013-04-24, 49 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2
Innehållsförteckning Inledning... 4 Syfte... 4 Dokumentens hierarki... 4 Definitioner... 5 Måldokument... 5 Strategi... 5 Program... 5 Plan... 5 Förhållningsdokument... 6 Policy... 6 Riktlinjer... 6 Regler... 6 Krav på dokumentansvarig... 6 Förvaring... 6 Checklista vid framtagande eller revidering av styrdokument... 7 3
Inledning Det vikigaste övergripande styrdokumentet i Eda kommun är vision samt budget- och verksamhetsplan. Utöver dessa dokument reglerar inte kommunallagen vilka övergripande styrdokument en kommun ska ha eller hur de ska utformas. Inom vissa områden är lagstiftningen starkt styrande för den verksamhet som en kommun bedriver, och där ställs det krav på att kommunen upprättar vissa styrdokument, exempelvis översiktsplan och jämställdhetsplan. I de fall där styrdokumenten inte namngivits eller utformningen reglerats i lagstiftningen krävs en tydlig struktur och en definition av vad varje styrdokument står för. Definitionerna och hierarkierna tydliggör både för de som ska skriva dokumenten och de som ska använda dem i verksamheten. Styrdokumenten ska kontinuerligt utvärderas och följas upp. En fast mall tydliggör också och påvisar tydligt att det här dokumentet är ett styrande dokument i Eda kommun samt vem som ansvarar för dokumentet och när det är beslutat. Syfte Syftet med dessa riktlinjer för styrdokument i Eda kommun är att fastställa en definition för vad som är styrdokument samt skapa en enhetlig terminologi och struktur för dokumenten samt ange beslutsnivå. Styrdokument i Eda kommun definieras som: Dokument som är antagna av förvaltningen, de politiska nämnderna/styrelsen eller kommunfullmäktige eller på uppdrag av några av dessa och vars syfte är att vara mål eller förhållningsdokument för den kommunala verksamheten. Dokumentens hierarki Eda kommun har valt att dela in dokumenten i två olika spår. Dels måldokument som anger händelser eller situationer som Eda kommun vill uppnå. Men också förhållningsdokument som anger hur kommunen och dess personal ska agera i givna situationer. Förhållningsdokumenten är till för att styra beteenden till önskat läge samt få bort oönskade beteenden. Både måldokumenten och förhållningsdokumenten kan delas in i översiktliga, allmänna och detaljerade dokument. Varje dokument lever sitt eget liv men hierarkin är till för att underlätta vid framtagande av ett styrdokument så att det uppfattas på rätt sätt och av de som ska använda dem. Eda kommun behöver sträva efter att alla styrdokument förenas och ordnas hierarkiskt och utifrån fastställda namn vid revidering av befintliga styrdokument eller vid framtagande av nya. Det kan finnas dokument som faller utanför hierarkin eller som inte berörs alls, tex om namnet på ett styrdokument anges i lagtext. Måldokument Förhållningsdokument Översiktlig Strategi Policy Allmän Program Riktlinjer Detaljerad Plan Regler 4
Definitioner Här nedan definieras de olika dokumenten för att ge en klar bild av var ett dokument som skapas ska placeras in i hierarkin. Måldokument Måldokument ska ange vad som ska göras för att uppnå ett önskat läge. Beslutsnivån för måldokument bör vara beslut i kommunfullmäktige. Strategi Ordet strategi betyder långsiktigt övergripande tillvägagångssätt. Strategin ger ledning och pekar ut riktningen och anger prioriteringar för att nå ett mål, en profil verksamheten vill ha. Dokumentet går inte in praktiskt på hur man ska agera utan bara översiktligt. Strategin är det mest översiktliga och överordnade dokumentet bland styrdokumenten. Det ska finnas få strategier eftersom de handlar om stora sammanhang. Program Ett program är en mellanform mellan strategi och plan. Programmet kan ha samma roll som en strategi men för ett mindre område geografiskt eller verksamhetsmässigt. I program kan också långsiktiga mål och översiktliga direktiv blandas med mer konkreta. Programmet kan även vara en förstudie för att följas av en plan inom respektive mindre områden. Programmet ska besvara frågan: Vad vill Eda kommun uppnå inom området under en mandatperiod eller på längre sikt. Exempel på program kan vara näringslivspolitiskt program. Plan Plan är det mest detaljerade dokumentet av måldokumenten. Planen ska vara en instruktion över de initiativ som ska tas för att nå önskat läge, mål. Planen ska vara detaljerad så att det önskade läget uppnås oavsett vem som utför åtgärderna. I planen ska det klart och tydligt framgå vem som är ansvarig för åtgärderna och inom vilken tid åtgärderna ska vara utförda. Planer har en kortare giltighetstid än ett program. Exempel på planer kan vara detaljplan. 5
Förhållningsdokument Förhållningsdokument ska ange hur något ska göras. Beslutsnivån för förhållningsdokument bör vara på nämnd-/styrelsenivå. Policy En policy anger vilka värderingar och grunder som ska styra arbetet inom ett avgränsat område. Den anger inte några fasta regler utan endast principer, politik eller inriktning. Policyn ska vara en vägledning för bedömning från fall till fall. En policy ska vara kortfattad. Det kan vara om Eda kommun tex. är positiv eller negativ till konkurrensutsättning, sponsring mm. En policy gäller tillsvidare. Exempel på policy kan vara bemanningspolicy inom barnomsorgen. Riktlinjer Riktlinjer ska ge mer konkret stöd för att utföra arbetsuppgifterna, ren verkställighet. Riktlinjerna utformas till en viss verksamhet och ska betraktas som ett golv och ett tak vilket verksamheten ska hålla sig inom (handbok). Handläggaren får visst utrymme att utforma detaljerna i åtgärderna och kan frångå riktlinjerna om det finns starka argument i det enskilda fallet. En riktlinje gäller tillsvidare. Exempel på riktlinje kan vara riktlinjer för serveringstillstånd. Regler Regler ska vara tydliga och sätta exakta gränser för verksamhetens handlande, vilket inte låter den enskilde göra tolkningar. Syftet med reglerna är att sätta gränser och förbjuda beteenden. Typiska ord och uttryck i en regel är ska, måste och får inte. Regler ska gälla tillsvidare. Exempel på regler kan vara, regler för e-post. Krav på dokumentansvarig För varje styrdokument ska finnas en dokumentansvarig som har det yttersta ansvaret för dokumentet. Dokumentansvarig är en verksamhetschef. Den styrdokumentansvarige ansvarar för att: de revideras vid behov, och revideringen beslutas i respektive beslutsinstans. de är juridiskt klanderfria och överensstämmer med gällande lagstiftning uppföljning sker kontinuerligt av styrdokumentet. de skrivs i den mall som finns för styrdokument upprätta version som överensstämmer med beslutet (skickas till kommunsekreteraren innan beslutet vunnit laga kraft) inte belasta texten i styrdokumentet med upprepningar av lagtext. kommunicera fastställt styrdokument till berörd personal. Förvaring Samtliga dokument i styrdokumentsamlingen samlas i kommunens diarium och på kommunens hemsida på en gemensam sida för styrdokumenten. Kommunsekreteraren ansvarar för att styrdokumentsamlingen uppdateras skyndsamt när styrdokumenten har vunnit laga kraft. 6
Checklista vid framtagande eller revidering av styrdokument Vilken lagstiftning finns på det aktuella området? Om frågan är reglerad genom lagstiftning behövs kanske inget styrdokument, utan i stället en anvisning i form av en handbok. Är ett styrdokument den bästa lösningen? Hur ska styrdokumentet benämnas, är det ett mål eller förhållningsdokument? Vilken instans ska ta beslut om styrdokumentet? Finns det andra styrdokument som upphävs eller revideras, på grund av det nya styrdokumentet? Kostnadsberäkna styrdokumentet (ekonomiska konsekvenser) Skriv kort och tydligt (belasta inte styrdokumentet med lagstiftningstext) dokument ska vara enkelt, tydligt och lättläst. Ansvarsfördelningen ska vara tydlig. Det ska klart framgå vilka uppdrag som delas ut och vilka som ansvarar för genomförandet. Hur ska dokumentet följas upp? Detta ska framgå av dokumentet. Hur ska styrdokumentet kommuniceras och förankras i kommunen. 7