1(5) Reglemente med gemensamma bestämmelser för styrelsen och nämnderna i Trelleborgs kommun Antaget av kommunfullmäktige den 24 november 2007, 276 Utöver vad i kommunal- och förvaltningslagen eller annan lagstiftning är stadgat vad som angetts i särskilt reglemente för kommunstyrelsen eller respektive nämnd, skall följande närmare föreskrifter gälla gemensamt för styrelsen och samtliga nämnder i Trelleborgs kommun. 1 Tidpunkt för sammanträdena Styrelsen och nämnderna bestämmer tid och plats för sina sammanträden. Efter förslag från ordföranden beslutar styrelsen och nämnderna årligen om en sammanträdesplan för de ordinarie sammanträdena. 2 Kallelse Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen skall vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen skall på lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare senast fem dagar före sammanträdesdagen. Kallelsen skall åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan skall bifogas kallelsen. I undantagsfall får kallelsen ske på annat sätt och med kortare kallelsetid. När varken ordförande eller vice ordförande kan kalla till sammanträde, skall den till levnadsåldern äldste ledamoten göra detta. 3 Ersättares tjänstgöring Är ledamot förhindrad att närvara vid sammanträde skall han underrätta styrelsens eller nämndens kansli i så god tid att ersättare kan kallas till tjänstgöring. Se 13 B om ersättares yttranderätt m.m. Trelleborg2000, v 1.0, 2008-09-16 Trelleborgs kommun Postadress: 231 83 Trelleborg Telefon: 0410-73 30 00 www.trelleborg.se Besöksadress: Rådhuset, Algatan 13 Fax: 0410-441 90 E-post: trelleborgs.kommun@trelleborg.se Fakturaadress: Box 173, 231 23 Trelleborg Org.nr: 212000-1199
2 (5) 4 Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde skall en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Om ersättarna inte valts proportionellt, skall ersättarna tjänstgöra enligt den av fullmäktige mellan dem bestämda ordningen. En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. En ersättare som avbryter tjänstgöringen på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, sedan ärendet har handlagts. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. Ledamot får dock inte inträda i tjänstgöring under pågående handläggning av ett ärende. En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen vid ett sammanträde på grund av något annat hinder än jäv får därefter under samma dag inte tjänstgöra vid sammanträdet. 5 Ersättare för ordföranden Om varken ordföranden eller vice ordföranden kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde tjänstgör som ordförande den som varit ledamot i styrelsen eller nämnden längst tid. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid som ledamot, skall den äldste av dem tjänstgöra som ordförande. Om ordföranden eller vice ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för längre tid än en månad får styrelsen eller nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden eller vice ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens eller vice ordförandens samtliga uppgifter. 6 Utskott Om styrelsen eller nämnden bestämmer att ett utskott skall finnas, skall styrelsen eller nämnden samtidigt för den tid som styrelsen eller nämnden bestämmer bland utskottets ledamöter välja en ordförande och en vice ordförande. Om ordföranden i utskottet på grund av sjukdom eller av annat skäl är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag för längre tid än en månad får styrelsen eller nämnden utse en annan ledamot i utskottet att som ersättare för ordföranden fullgöra dennes uppgifter. 7 Utskottet sammanträder på dag och tid som utskottet bestämmer. Sammanträden skall också hållas när ordföranden anser att det behövs. Utskottet får handlägga ärenden bara när mer än hälften av ledamöterna är närvarande.
3 (5) 8 Närvarorätt Vid styrelsens eller nämndens sammanträde äger i den mån inte för särskilt fall annat beslutas av styrelsen eller nämnden dess chefstjänsteman närvara och har rätt att deltaga i överläggningarna. 9 Yrkanden och förslag När styrelsen eller nämnden har förklarat överläggningen i ett ärende avslutad går ordföranden igenom de yrkanden och förslag som har framställts under överläggningen och kontrollerar att de har uppfattats rätt. Ordföranden befäster genomgången med ett klubbslag. Därefter får inte något yrkande eller förslag ändras eller återtas, om inte styrelsen eller nämnden beslutar medge det enhälligt. Om ordförande anser att det behövs skall den ledamot som har framställt ett yrkande eller förslag avfatta det skriftligt. 10 Ledamots initiativrätt Ledamot i styrelsen eller nämnden får väcka ärenden genom skriftlig framställan eller muntlig anmälan vid sammanträde. 10 A Medborgarförslag Den som väckt ett ärende genom medborgarförslag har rätt att delta i överläggningarna i ärendet när beslut ska fattas i anledning av förslaget utom i de fall som anges i 6 kap. 19 a tredje stycket kommunallagen. Styrelsen/nämnden skall fortlöpande informera kommunfullmäktige om de beslut som har fattats i anledning av medborgarförslag. Styrelsen/nämnden skall två gånger per år redovisa de medborgarförslag som inte avgjorts inom ett år från det att förslagen väcktes i fullmäktige. Fullmäktige skall informeras om anledningen till att ärendena inte avgjorts och när beslut kan beräknas fattas. Redovisningen skall göras på fullmäktiges ordinarie sammanträde i april och oktober. 11 Deltagande i beslut En ledamot som avser att avstå från att delta i ett beslut skall anmäla detta till ordföranden, innan beslutet fattas. En ledamot som inte har gjort sådan anmälan anses ha deltagit i beslutet, om styrelsen eller nämnden fattar det med acklamation. 12 Omröstningar Omröstningarna genomförs så, att ledamöterna avger sina röster efter upprop. Uppropet sker enligt uppropslistan. Ordföranden avger alltid sin röst sist. Sedan omröstningen har avslutats, befäster ordföranden detta med ett klubbslag. Därefter får inte någon ledamot avge sin röst. Inte heller får någon ledamot ändra eller återta en avgiven röst efter klubbslaget.
4 (5) Om oenighet uppstår om resultatet av en öppen omröstning, skall en ny omröstning genomföras omedelbart. En valsedel som avlämnas vid en sluten omröstning skall uppta så många namn som valet avser samt vara omärkt, enkel och sluten. En valsedel är ogiltig 1. om den upptar namnet på någon som inte är valbar 2. om den upptar flera eller färre namn än det antal personer som skall väljas 3. om den upptar ett namn som inte klart utvisar vem som avses Det som sagts nu gäller inte vid val som sker med tillämpning av proportionellt valsätt. För sådana val finns särskilda föreskrifter i lag. 13 Reservation Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen skall ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen skall lämnas före den tidpunkt som har fastställts för justering av protokollet. 13 B Ersättares yttranderätt m.m. Ersättare som inte tjänstgör får delta i överläggningen men har inte rätt att få sin mening antecknad i protokollet. Ersättare som företräder parti som saknar av kommunfullmäktige vald ordinarie ledamot i nämnden eller styrelsen har dock rätt att på samma sätt som en ledamot ta initiativ ( 10) delta i överläggningen i överläggningarna framställa yrkanden och förslag och i ärendet där yrkande eller förslag framställt avge särskilt yttrande som skall läggas fram på samma sätt som en ledamots reservation ( 13) 14 Justering av protokollet Protokollet skall senast fjorton dagar efter sammanträdet justeras av ordföranden och minst två ledamöter som styrelsen eller nämnden varje gång utser bland de närvarande. Styrelsen eller nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet skall justeras omedelbart. Paragrafen skall redovisas skriftligt innan styrelsen eller nämnden justerar den. 15 Undertecknande av handlingar Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutats av styrelsen eller nämnden skall undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne av vice ordförande och kontrasigneras av anställd som styrelsen eller nämnden bestämmer. I övrigt bestämmer styrelsen eller nämnden vem som skall underteckna handlingarna.
5 (5) 16 Delgivning Behörig att mottaga delgivning på styrelsens eller nämndens vägnar, är förutom ordföranden, styrelsens eller nämndens chefstjänsteman eller annan anställd som styrelsen eller nämnden bestämmer. 17 Personalfrågor Befogenhetsfördelningen mellan kommunstyrelsens och verksamhetsansvarig nämnd i personalfrågor framgår av särskilda riktlinjer, som antagits av kommunfullmäktige. 18 Registrering av handlingar Enligt offentlighets- och sekretesslagen* gäller att allmän handling som kommit in till eller upprättats hos en nämnd eller styrelse, skall registreras utan dröjsmål, om inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för nämndens verksamhet. Med inkommande handlingar som i allmänhet bör kunna underlåtas registrering avses bl.a. cirkulär och reklamtryck, statistiska meddelanden, tidskrifter och kopior av andra myndigheters yttrande. Registrering bör även kunna underlåtas av anonyma skrifter och skrifter med meningslöst eller obegripligt innehåll som kommer in från enskilda. Beträffande handling som registreras skall av registret framgå datum, då handlingen kom in eller upprättats, diarienummer eller annan beteckning som åsatts handlingen, i förekommande fall från vem handlingen har kommit in eller till vem den har expedierats samt i korthet vad handlingen rör. * Justerad med anledning av ny lag. Ikraftträdande Detta reglemente gäller fr.o.m. den dag då kommunfullmäktiges beslut om antagande slutgiltigt vunnit laga kraft.