SHIF/SPK FS-sammanträde Nr 8_2013 Ärende Beslut Arbetsordning Förbundsstyrelsen samt Instruktion för arbetsfördelning Datum 2013-08-16--17 Beredning Anna-Stina Nordmark Nilsson Föredragande Anna-Stina Nordmark Nilsson 1(7) Ärende Nr STYRELSENS ARBETSORDNING OCH INSTRUKTION FÖR ARBETSFÖRDELNING MELLAN STYRELSEN OCH GENERALSEKRETERAREN OCH ÖVRIGA AV STYRELSEN UTSEDDA ORGAN SVENSKA HANDIKAPPIDROTTSFÖRBUNDET (SHIF) SVERIGES PARALYMPISKA KOMMITTÉ (SPK) Styrelsen i Svenska Handikappidrottsförbundet och Sveriges Paralympiska kommitté (SHIF/SPK) har upprättat denna arbetsordning med instruktioner för arbetsfördelning och ekonomisk rapportering. Denna arbetsordning gäller också i tillämpliga delar förbundets dotterbolag. Styrelsen och de enskilda ledamöterna har skyldighet att på bästa sätt skapa värde inom de ramar som satts upp genom förbundets verksamhetsmål. Styrelsen och enskild ledamot har strikt ansvar för att akta och ej överträda skiljelinjen mellan styrelsens och generalsekreterarens ansvarsområde. Det ankommer på varje enskild styrelseledamot att utföra sitt uppdrag korrekt, lojalt och omsorgsfult. Om en styrelseledamot inte lever upp till detta kan han/hon bli personligen ansvarig för den skada som drabbar förbundet. A. ARBETSORDNING 1. ALLMÄNT Arbetsordningen ska årligen ses över och antas på nytt, vid styrelsens konstituerande sammanträde, eller när så krävs. Ett exemplar av arbetsordningen ska tillställas varje styrelseledamot, generalsekreteraren och förbundets revisorer. 2. STYRELSENS SAMMANTRÄDEN 2.1 Konstituerande styrelsemöte Omedelbart efter förbundsstämman ska styrelsen hålla konstituerande sammanträde, varvid följande ärenden ska förekomma: I förekommande fall val av vice ordförande. Utseende av firmatecknare.
Översyn av relevans och aktualitet av arbetsordning för styrelsen Utseende av ledamöter i fonder Fastställande av bevakningsområden Fastställande av instruktion för bevakningsansvariga Utseende av inom styrelsen bevakningsansvariga Fastställande av instruktioner/riktlinje/arbetsordningar för utskott, kommittéer, råd m.m. Utseende av ledamöter i utskott, kommittéer, råd m.m. Fastställande av datum för styrelsemöten 12 månader framåt 2(7) 2.2 Ordinarie styrelsemöten 2.2.1 Antal och föredragningspunkter Utöver det konstituerande mötet ska styrelsen normalt hålla sex möten per kalenderår. Vid vart och ett av dessa möten ska följande ärenden behandlas: Genomgång och godkännande av föregående mötesprotokoll Generalsekreterarens rapport avseende i. Läget i förbundet ii. Finansiell uppföljning och prognos Övriga frågor som ska underställas styrelsen för beslut. Vidare ska vid ordinarie styrelsemöten, utöver ovan angivna återkommande föredragningspunkter, följande särskilda ärenden behandlas: februari/mars Fastställande av bokslut Genomgång av revisorsrapport Godkännande av årsredovisning april (omedelbart före förbundsmötet) Fattande av erforderliga beslut med anledning av förestående förbundsmöte Genomgång av resultat för första kvartalet Genomgång av prognos 1 maj Konstituerande sammanträde Dagordning enligt detta dokument augusti/september (tvådagarssammanträde) Halvårsbokslut Strategidiskussion inför verksamhetsplan kommande verksamhetsår Genomgång av prognos 2 Fastställande av tid och plats och övriga detaljer för förbundsmöte oktober/november Verksamhetsplan kommande verksamhetsår Genomgång av ekonomisk ställning för årets första tre kvartal Genomgång av prognos 3 december Budget för kommande verksamhetsår
3(7) Styrelsen ska minst en gång om året vid enskilt sammanträde utvärdera sitt och ledningens arbete. Minst ett av sammanträdena bör kombineras med besök i någon förbundsnära verksamhet. När det är lämpligt bör förbundsordförande bjuda in externa parter till styrelsesammanträden, intressenter eller experter inom förbundets verksamhetsområde. 2.3 Extra möten För överläggning och beslut i ärenden som inte kan hänskjutas till ordinarie styrelsemöte kan styrelsemöte hållas vid andra tillfällen. Tid och plats för dessa möten fastställs av styrelsens ordförande och generalsekreteraren i samråd. Styrelsemöte kan även hållas per telefon eller genom videokonferens. Styrelsemöte kan likaså avhållas per capsulam, varvid protokoll med förslag till beslut dokumenteras och därefter cirkuleras eller utsänds till var och en av ledamöterna. Protokollet undertecknas av styrelseledamöterna. En förutsättning för möte i denna ordning är att samtliga styrelseledamöter biträder de beslut som fatttas. 2.4 Kallelse och underlag Till styrelsemötena ska samtliga styrelseledamöter kallas. Kallelse och skriftligt underlag för beslut och rapporter ska om möjligt sändas av styrelsens ordförande senast en vecka före styrelsemötet och i vart fall vara styrelseledamöterna tillhanda senast den sista vardagen före den helg som infaller närmast före sammanträdet. 2.5 Dagordning Generalsekreteraren ska senast 10 dagar före styrelsemöte, avge förslag till dagordning till styrelsens ordförande. Enskild ledamot kan till styrelsens ordförande anmäla önskan om att ärende tas upp på dagordningen. 2.6 Styrelsesekreterare Styrelsen ska biträdas av en styrelsesekreterare som inte är ledamot av styrelsen. 2.7 Val av styrelseordförande i vissa fall Om styrelseordförande lämnar sitt uppdrag inom mandatperioden och vice ordförande inte är vald eller finns att tillgå, ska styrelsen inom sig välja ordförande för tiden intill slutet av nästa förbundsmöte. 2.8 Protokoll Ordföranden ansvarar för att det vid varje styrelsemöte förs protokoll. Protokoll ska ange: Behandlade ärenden Fattade beslut Det underlag, muntligt eller skriftligt, som funnits för respektive ärende Diskussionen vid mötet i erforderliga delar. Protokollet ska undertecknas av sekreteraren och justeras av den som varit ordförande vid mötet, samt den person som utsetts härtill vid mötet.
4(7) Det åligger generalsekreteraren att tillse att kopior av det justerade protokollet tillställes samtliga styrelseledamöter senast tio dagar efter styrelsesammanträdet. 2.9 Ordförande för styrelsemöten Ordförande vid styrelsemötena är styrelsens ordförande, eller vid förfall för denne, vice ordförande om sådan finns att tillgå eller den av förbundsmötet valda ledamot som styrelsen utser. 2.10 Suppleanter Förbundet har inga suppleanter. Det ankommer på styrelseledamot som har förfall att anmäla detta till ordföranden. 2.11 Revisorsrapport Förbundets revisorer ska vara närvarande vid styrelsemöte en gång om året, i samband med godkännande och underskrift av årsredovisning eller så snart styrelsen eller revisorerna anser det påkallat. 3. ANSVARS-/ARBETSFÖRDELNING 3.1 Mellan styrelsen och medlemmar Det åligger ordföranden att å styrelsens vägnar samråda med företrädare för medlemmarna och andra intressenter i frågor av avgörande betydelse för förbundet. 3.2 Mellan styrelse och generalsekreteraren Framgår av instruktion avseende arbetsfördelningen mellan styrelsen och generalsekreteraren nedan. 3.3 Inom styrelsen 3.3.1 Ordföranden Det åligger styrelsens ordförande att: Genom regelbundna kontakter med generalsekreteraren följa förbundets utveckling. Tillse att styrelsens ledamöter genom generalsekreterarens försorg fortlöpande får den information som behövs för att kunna följa förbundets ställning, ekonomiska planering och utveckling. Samråda med generalsekreteraren i strategiska frågor. Kontrollera att styrelsens beslut verkställs effektivt. Vara ordförande på styrelsemötena, kalla till dessa, före utskick till styrelsen godkänna dagordning efter samråd med generalsekreteraren samt kalla till extra styrelsemöte när så är påkallat Sköta styrelsens strategiska kontakter med massmedia. Medverka vid viktiga externa kontakter Se till att styrelsens och utskottens/kommittéernas arbete årligen utvärderas. Ansvara för att resultatet av utvärderingen av styrelsens och dess leda möters arbete kan bilda grund för diskussioner och förbättringar. Sammanställa styrelsens utvärdering av generalsekreterarens arbete.
5(7) Tillse att ny styrelseledamot genomgår erforderlig introduktionsutbildning samt den utbildning i övrigt som styrelsens ordförande och ledamoten gemensamt finner lämplig. 4. ÖVRIGT 4.1 Sekretess All information som lämnas styrelsens ledamöter av förbundet ska behandlas som strikt konfidentiell och får icke avslöjas för tredje person före offentliggörande av förbundet. 4.2 Pressmeddelanden Offentliggörande av styrelsebeslut ska handhas av generalsekreteraren och av styrelsens ordförande. Samtliga pressmeddelanden ska tillställas styrelseledamöterna i samband med publicering. 4.3 Rapporter av särskild betydelse Rapporter av särskild betydelse för förbundets utveckling, ställning eller av annan större betydelse ska tillställas styrelsens ledamöter B INSTRUKTION FÖR ARBETSFÖRDELNING 1. STYRELSEN 1.1 Allmänt Styrelsen ska 1.1.1 tillse att generalsekreteraren fullgör sina åligganden 1.1.2 årligen utvärdera generalsekreteraren och ledningen 1.1.3 tillse att förbundets organisation är ändamålsenlig 1.1.4 fastställa målsättningar, väsentliga policies och strategiska planer för förbundet samt fortlöpande övervaka såväl efterlevanden av dessa som att de, efter rapport från generalsekreteraren blir föremål för uppdatering och tillsyn 1.1.5 se till att det finns en tillfredsställande kontroll av förbundets efterlevnad av lagar och andra regler som gäller för verksamheten 1.1.6 se till att dess eget arbete årligen utvärderas 1.1.7 godkänna generalsekreterarens uppdrag utanför förbundet
1.1.8 se till att erforderliga etiska riktlinjer fastställs för förbundets uppträdande 1.1.9 se till att förbundet har god intern kontroll 1.1.10 minst en gång per år träffa förbundets revisorer utan närvaro av anställd personal 1.1.11 årligen fastställa röstlängden till SDF årsmöten 6(7) 1.2 Specifika frågor underställda styrelsen Generalsekreteraren ska förelägga styrelsen följande ärenden för beslut: 1.2.1 Beslut om investeringar utanför antagen budget samt beslut inom antagen budget överstigande 50 000 kronor 1.2.2 Upptagande eller lämnande av lån, garantier, pant, borgen och andra säkerheter 1.2.3 Beslut om anställningsvillkor för ledande befattningshavare samt fastställa organisation för kansliet efter förslag från generalsekreteraren 1.2.4 Genomförande av icke oväsentlig förändring som berör försäkring eller försäkringsskydd. 1.2.5 Ingående av avtal som är av betydande karaktär för förbundet eller upp sägning av sådana avtal 1.2.6 Inledande av processer samt uppgörelse i tvister av eller utom domstol 1.2.7 Andra frågor av väsentlig ekonomisk eller annan betydelse. 2. GENERALSEKRETERARENS ANSVAR 2.1 Övergripande ansvar Att inom ramen för förbundets policies leda, driva och utveckla förbundets mål enligt styrande dokument, bland annat verksamhetsplan, budget m.m. samt fortlöpande rapportera till styrelsen 2.2 Styrelsearbete Generalsekreteraren ska ta fram erforderligt informations- och beslutsunderlag inför styrelsemöten samt i övrigt uppfylla sina åligganden sådana de ovan angivits. Generalsekreteraren ska fullgöra uppgift som föredragande och avge motiverade förslag till beslut. Generalsekreteraren äger, där så är lämpligt, delegera uppgiften som föredragande i enskilt ärende till annan person underställd honom/henne. 2.3 Rapportering Generalsekreteraren ska tillse att styrelsens ledamöter löpande tillställs information som behövs för att följa förbundets ställning, likviditet och utveckling samt i öv-
7(7) rigt uppfylla sin rapporteringsskyldighet avseende ekonomiska förhållanden i enlighet med vad som angivits ovan. Generalsekreteraren är som angivits ovan, ansvarig för att förbereda och inför styrelsen framlägga en finansiell rapport vid varje styrelsemöte 2.4 Övrigt Generalsekreteraren ansvarar för att förpliktelse, avtal eller annan rättshandling efterlevs. Generalsekreteraren ska vidare övervaka efterlevnad av de målsättningar, policies och strategiska planer för Förbundet som styrelsen fastställt samt tillse att sådana målsättningar, policies och planer vid behov underställs styrelsen för uppdatering eller översyn. Generalsekreteraren ska på styrelsens uppdrag granska och besluta i föreningars inträdes- och utträdesansökningar. samt årligen fastställa röstlängden till SDF årsmöten 2.5 Särskild rapportering Generalsekreteraren ska tillställa styrelsens ledamöter följande särskilda rapporter: (a) (b) (c) Inför styrelsesammanträdet i februari/mars förslag till årsredovisning för det gångna verksamhetsåret. Inför styrelsesammanträdet i oktober/november förslag till verksamhetsplan Inför styrelsesammanträdet i december, förslag till budget