Beslut Diarienr 2014-05-07 587-2013 Vård- och omsorgsnämnden Östersunds kommun Vård- och omsorgsförvaltningen 831 82 Östersund Beslut efter tillsyn behörighetsstyrning och loggkontroll inom kommunal hälso- och sjukvård Datainspektionens beslut Vård- och omsorgsnämnden, Östersunds kommun (nämnden) föreläggs att genomföra en dokumenterad behovs- och riskanalys enligt 2 kap.6 andra stycket andra meningen SOSFS 2008:14 1 för Procapita och andra informationssystem som innehåller vårddokumentation enligt 2 kap. 4 första stycket 1 och 2 patientdatalagen. Datainspektionen förutsätter att nämnden ser till att det i respektive system finns loggar i enlighet med 2 kap. 11 SOSFS 2008:14 att det för respektive system finns en dokumenterad rutin för logguppföljning som används i verksamheterna att det finns skriftliga riktlinjer till befattningshavare som utför loggkontroller, så att dessa befattningshavare på ett systematiskt sätt kan kontrollera om någon har kommit åt patientuppgifter obehörigen enligt 4 kap. 3 första stycket andra meningen patientdatalagen. Ärendet avslutas, men kan komma att följas upp. Redogörelse för tillsynen Datainspektionen inledde under 2013 tillsyn för att granska om man inom den kommunala hälso-och sjukvården skyddar patientuppgifter genom att dels 1 Socialstyrelsens föreskrifter Informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården. Postadress: Box 8114, 104 20 Stockholm E-post: datainspektionen@datainspektionen.se Besöksadress: Drottninggatan 29, plan 5 Telefon: 08-657 61 00 Webbplats: www.datainspektionen.se Telefax: 08-652 86 52
begränsa den elektroniska åtkomsten till patientuppgifter genom behörighetsstyrning, dels genom loggar kontrollera om någon anställd obehörigen kommit åt patientuppgifter. Tillsynen genomfördes genom att 18 slumpvis utvalda Socialnämnder eller motsvarande (vårdgivare) skriftligen fått besvara frågor om det ovanstående. Nämnden svar inkom den 20 maj 2013. Nämnden beskriver i korthet sin verksamhet enligt följande. Nämnden bedriver hälso- och sjukvård i särskilda boenden för äldre och i bostad med särskild service till vuxna, i elevhem och korttidsboende för ungdomar och hemsjukvård. I den hälso-och sjukvårdsverksamhet som nämnden bedriver används verksamhetssystemet Procapita och ytterligare fem system. I Procapita har cirka 150 anställda (legitimerade) åtkomst till uppgifter om cirka 2000 patienter. De kategorier av anställda som har åtkomst till patientuppgifter i Procapita är sjuksköterskor, distriktssköterskor, arbetsterapeuter, sjukgymnaster, MAS, MAR och systemförvaltare. Skäl för beslutet Behovs- och riskanalys inför tilldelning av behörighet Vårdgivarens skyldigheter som rör behörighetsstyrning framgår av 4 kap. 2 patientdatalagen och 2 kap. 6 SOSFS 2008:14. Bestämmelserna kompletterar bestämmelsen om inre sekretess i 4 kap. 1 patientdatalagen samt omfattar även uppgifter om avlidna enligt 1 kap. 1 andra stycket. Datainspektionen har när det gäller behörighetsstyrning begränsat bedömningen till frågan om vårdgivaren har gjort en behovs- och riskanalys enligt 2 kap. 6 SOSFS andra stycket andra meningen som kan läggas till grund för tilldelningen av behörigheter enligt 4 kap. 2 patientdatalagen. På frågan om tilldelningen av behörigheter har föregåtts av en behovs- och riskanalys har nämnden inte svarat tydligt, utan hänvisat till dokumentet Informationssäkerhetspolicy som getts in i ärendet. Av dokumentet Behörighet av dataurvalsgrupper som också har getts in i ärendet förefaller nämndens anställda sjuksköterskor, arbetsterapeuter och sjukgymnaster ha åtkomst till alla patientjournaler. Nämnden har uppgett att det finns olika Sida 2 av 6
behörighetsnivåer, och att användarna, utifrån vilken roll denne har, får behörighet till olika rubriker i patientjournalen. Datainspektionen gör följande bedömning En vårdgivare är enligt nu aktuella bestämmelser skyldig att begränsa en användares behörigheter till vad som behövs för att användaren ska kunna fullgöra sina arbetsuppgifter inom hälso- och sjukvården och till vad som är nödvändigt för att ge en god och säker vård. Vårdgivarens beslut om tilldelning av behörighet ska föregås av en behovs- och riskanalys. I propositionen 2007/08:126 Patientdatalag m.m. uttalar regeringen (s 148 f) att syftet med 4 kap. 2 patientdatalagen är att inpränta skyldigheten för den ansvariga vårdgivaren att göra aktiva och individuella behörighetstilldelningar utifrån analyser av vilken information olika personalkategorier och olika slags verksamheter behöver. Det framgår också att riskanalyser måste göras där man tar hänsyn till olika slags risker som kan vara förknippade med en alltför vid tillgänglighet avseende vissa slags uppgifter. Regeringen uttalar vidare att en mer vidsträckt eller grovmaskig behörighetstilldelning bör även om den skulle ha poänger utifrån effektivitetssynpunkt anses som en obefogad spridning av journaluppgifter inom en verksamhet och bör som sådan inte accepteras. Det har inte framkommit att nämnden har genomfört en dokumenterad behovs- och riskanalys för bland annat Procapita. Av dokumenten som getts in framgår inte vilka överväganden som legat till grund för nämndens fastställda roller och dataurvalsgrupper. Det har således inte framkommit i vilken omfattning och på vilket sätt nämnden analyserat vilken information olika personalkategorier och olika slags verksamheter behöver, eller att nämnden har beaktat riskerna med dessa läs- och skrivbehörigheter. En generös behörighetstilldelning innebär ofta en obefogad spridning av personuppgifter (aa s. 240). Datainspektionen konstaterar därför att behovsoch riskanalyser har en avgörande betydelse för en väl avvägd behörighetstilldelning. Mot bakgrund av det ovanstående förelägger Datainspektionen nämnden att genomföra en dokumenterad behovs- och riskanalys enligt 2 kap. 6 andra stycket andra meningen SOSFS 2008:14 för Procapita och andra informationssystem som innehåller vårddokumentation enligt 2 kap. 4 första stycket 1 och 2 patientdatalagen. Sida 3 av 6
Loggkontroll Vårdgivarens skyldigheter som rör kontroll av elektronisk åtkomst till patientuppgifter framgår av 4 kap. 3 patientdatalagen och 2 kap. 11 SOSFS 2008:14. Bestämmelserna kompletterar bestämmelsen om inre sekretess i 4 kap. 1 patientdatalagen och omfattar även uppgifter om avlidna enligt 1 kap. 1 andra stycket. På frågan om vilken information som framgår av loggarna, har Nämnden svarat när användare loggade in och med vilken roll respektive vilken tid användaren sökte efter viss brukare och vilka åtgärder de gjort exempelvis läst och sparat, samt hänvisat till loggutdrag som getts in i ärendet. Av loggutdragen framgår varken att vårdenhet och patientens identitet loggas, eller vilka åtgärder som loggas. Enligt 4 kap. 3 första stycket patientdatalagen ska en vårdgivare se till att åtkomst till sådana uppgifter om patienter som förs helt eller delvis automatiserat dokumenteras och kan kontrolleras. Av loggarna ska framgå vilka åtgärder som har vidtagits med patientuppgifterna, vid vilken vårdenhet och vid vilken tidpunkt åtgärderna har vidtagits, se 4 kap. 3 patientdatalagen och 2 kap. 11 SOSFS 2008:14. Av behandlingshistoriken ska alltså framgå till exempel om personal har läst, ändrat, kopierat, upprättat eller skrivit ut vårddokumentation. Det har inte framkommit att det finns sådana loggar ibland annat Procapita som föreskrivs ovan. Datainspektionen förutsätter därför att nämnden ser till att det finns sådana loggar. När det gäller rutinerna för loggkontroll har Datainspektionen begränsat bedömningen till om nämnden har en dokumenterad rutin för logguppföljning samt om rutinen innebär att nämnden vägleder de befattningshavare som utför loggkontrollerna om vad som kan utgöra obehörig åtkomst enligt 4 kap. 3 första stycket andra meningen patientdatalagen. På frågan om det finns rutiner för logguppföljning har Nämnden beskrivit vilka rutiner som ska tillämpas. Enligt 4 kap. 3 första stycket andra meningen patientdatalagen ska vårdgivare göra systematiska och återkommande kontroller av om någon obehörigen kommer åt patientuppgifter. Sida 4 av 6
Regeringen har uttalat att vårdgivarna för att främja patientsäkerheten bör åläggas att systematiskt och fortlöpande företa kontroller av om obehörig åtkomst till uppgifter om patienter förekommer. Vidare uttalar regeringen att en sådan bestämmelse inte bara innebär att faktiska dataintrång med större säkerhet kommer att beivras, utan också bör få en starkt avhållande verkan på personal som, om risken för upptäckt är liten, kan frestas att olovligen läsa uppgifter (aa s. 149 f). Av beskrivningen av rutinerna för logguppföljning framgår inte om befattningshavare som utför loggkontroller har fått vägledning om exempelvis i vilka situationer som fortsatta utredningar behöver göras och vad som kan utgöra felaktig användning eller missbruk av information. Datainspektionen anser att loggkontrollerna inte blir verkningsfulla om det saknas riktlinjer till befattningshavare som utför loggkontroller om vad som kan utgöra obehörig elektronisk åtkomst. I sådant fall riskerar en vårdgivare att åsidosätta den inre sekretessen. Datainspektionen förutsätter därför att nämnden ser till att det finns skriftliga riktlinjer till befattningshavare som utför loggkontroller, så att dessa befattningshavare på ett systematiskt sätt kan kontrollera om någon har kommit åt patientuppgifter obehörigen enligt 4 kap. 3 första stycket andra meningen patientdatalagen. Ärendet avslutas, men kan komma att följas upp. Sida 5 av 6
Hur man överklagar Om ni vill överklaga beslutet skall ni skriva till Datainspektionen. Ange i skrivelsen vilket beslut som överklagas och den ändring som ni begär. Överklagandet skall ha kommit in till Datainspektionen senast tre veckor från den dag beslutet meddelades för att kunna prövas. Datainspektionen sänder överklagandet vidare till Förvaltningsrätten i Stockholm för prövning om inspektionen inte själv ändrar beslutet på det sätt ni har begärt. Detta beslut har fattats av tf enhetschefen Anna Hörnlund efter föredragning av juristen Katarina Högquist. Vid den slutliga handläggningen har även ITsäkerhetsspecialisten Magnus Bergström deltagit. Anna Hörnlund Katarina Högquist Kopia till: Personuppgiftsombudet Sida 6 av 6