Förord/Inledning Detta dokuments bakgrund och syfte är att tydligt redogöra och beskriva föreningens riktlinjer samt policyer. Dokumentet beskriver föreningens organisation, verksamhet, målsättningar och värderingar. Alla verksamma inom föreningen skall vara införstådda med riktlinjer och policyer samt förväntas göra sitt bästa för att följa dessa. Dokumentet skall vara levande, ändras, justeras och uppdateras alltefter behovet uppkommer. Senaste uppdatering var 2009-01-27. I Gasarna SK vill vi att föreningens verksamhet skall kunna bedrivas på ett intressant, effektivt och tydligt sätt. Vi strävar därför att ha tydliga styrdokument som detaljerat beskriver föreningens verksamhet och mål. Syftet med tydligt dokumenterade mål är att vidareutveckla och styra verksamheten i en av föreningen beslutad linje. Genom att ha tydliga beslutsprocesser och väl beskrivna ansvarsområden i varje del av verksamheten minskar risken för oro, missnöje och irritation samt att viktiga beslut, p.g.a. oklarheter i organisationen, inte realiseras. För att underlätta framtida nyrekryteringar till förtroendeuppdrag, är det mycket viktigt att roller och befattningar är tydligt klargjorda. Det skall klart och tydligt framgå vad som förväntas, vem ens ledare är, vilka uppgifter, befogenheter och ansvar man har samt vad som är själva föreningsidén. Innehåll Fakta om föreningen Beslutsprocess Organisation Ungdomsverksamhet Funktionärer/ledare/domare Föreningens vision Föreningens mål Avtal med samarbetspartners/sponsorer Information och kontakter Miljöpolicy Drogpolicy Fakta om föreningen Gasarna SK startades upp som förening hösten 2008. Namnet Gasarna har dock funnits och använts som en del av Avesta speedwayklubb under längre tid, men som registrerad förening sedan oktober 2008. Klubbens medlemsantal för 2009 per den 31 dec 2008 uppgick till 198 st. Till detta tillkommer samtliga i ASK tidigare registrerade hedersmedlemmar. Klubben har lagverksamhet på barn-, ungdoms-, junior- och seniornivå i 3 olika serier, Allsvenskan, div. 1 samt 80 CC (knatte). Klubben disponerar lokal för möten m.m. i anslutning till Avesta Motorstadion/ArenaAvesta. Beslutsprocess 1. Medlem föreslår eller önskar 2. Omvärlden kräver 3. Gruppen/laget utvärderar och sammanställer 4. Styrelsen beslutar Medlem Omvärlden Gruppen/ Laget Styrelse Gasarna SK riktlinjer och policyer Sid 1
Organisation I föreningen finns: Styrelse Sportgrupp Sponsorgrupp Webgrupp Bangrupp Tävlingsgrupp Försäljningsgrupp Medlems/supportergrupp Ungdomsgrupp Försäljningsgrupp Medlemsgrupp Tävlingsgrupp Bangrupp Styrelse Webgrupp Sponsorgrupp Ungdomsgrupp Sportgrupp Styrelsen (Interimsstyrelse t.o.m. 2009-02-10) Ordförande/firmatecknare: Stig Lindqvist Kassör/firmatecknare: Johan Lahti Sekreterare/Vice ordf.: Pressansvarig: Stig Lindqvist Ledamöter: Åsa Bergström Jonas Ekeberg Sören Aspgren Revisor: Ordförande Sekreterare Kassör Ledamöter Grupprepresentanter Ekonomi och administration. Budget och resultatansvar. Kontakter med branschorganisationer. Kontakter med media. Sportgrupp Sammankallande: Åsa Bergström Jonas Ekeberg Per Andersson Sören Aspgren Utveckling av förare. Rekrytering av förare. Planering och genomförande av deltagande i lagserier och andra evenemang. Sponsorgrupp Sammankallande: Rolf Johnsson Kenneth Anderäng Johan Lahti Roger Uppgård Niklas Eriksson Rekrytering och administration av samarbetspartners/sponsorer. Utveckling av marknadsföringsåtgärder. Genomförande av beslutade marknadsföringsåtgärder. Gasarna SK riktlinjer och policyer Sid 2
Webgrupp Redaktörer: Fotograf: Rune Uppgård Roger Uppgård Stefan Wallin Dick Glader Andreas Engh Carl-Henrik Rapp Administration och löpande uppdateringar av hemsidan. Utveckling av hemsidan. Bangrupp Banansvarig: Underhåll och reparation av tävlingsbana. Tävlingsgrupp Tävlingsansvarig: Depåansvarig: Starteransvarig: Kurvvaktsansvarig: Besiktningsansvarig: Säkerhetsansvarig: Sekretariat: Bengt Ekeberg Christer Andersson Bror Öhman Leif Johansson Sören Bäckman Håkan Bängs Genomföra och organisera hemmatävlingar. Försäljningsgrupp Försäljningsansvarig: Yngve Sundberg Genomföra och organisera försäljning av biljetter samt kioskverksamhet i anslutning till hemmatävlingar. Försäljning av lotter. Försäljning av supporteranknutet material. Medlems-/supportergrupp (Masarna Speedway Superfans) Sammankallande: Mikael Nilsson Organisera och genomföra event för klubbens medlemmar Utveckla och förvalta supporteranknutet material Gasarna SK riktlinjer och policyer Sid 3
Ungdomsgrupp Ungdomsansvarig: Stefan Kindevåg Ungdomsverksamhet Föräldrar och övriga vuxna uppmanas att aktivt delta i ungdomsverksamheten. Alla vuxna uppmanas att aktivt delta i rekryteringen av barn och ungdom. Alla vuxna, även de som inte aktivt deltar i ungdomsverksamheten, förväntas att vara ambassadörer och förebilder inom föreningen och i det privata uppträda enligt föreningens riktlinjer och policys inför barn och ungdomar. Föreningen, skall i mån av möjlighet, erbjuda alla barn och ungdomar till aktivt deltagande. Deltagande i knattespeedwayskola från 5 års ålder. Deltagande i seriematcher i ungdomsspeedway erbjuds från 11 ålder. Träning och utbildning av barn och ungdom skall genomföras och anpassas i samråd med föräldrar/vårdnadshavare och utformas så att dessa genomförs med till barnens utveckling i fokus. Tränare, föräldrar och övriga vuxna ansvarar, var och en för sig samt tillsammans, för att alla barn och ungdomars sociala behov tillgodoses. Toppning/matchning I 80 CC (normalt 11-16 år) tillåter föreningen ingen matchning eller toppning. I 500 CC (normalt från 17 år) förekommer toppning och matchning enligt Svemos regler. Seriematcher, cuper och träningsläger Syftet med deltagande i seriematcher, cuper och träningsläger, skall alltid vara att stärka sammanhållningen i laget och möjliggöra en sportslig utveckling samt utgöra en del i den sociala uppfostran. Förälder/vårdnadshavare, till aktiva i knatte- eller ungdomsspeedway (upp till 16 år), skall alltid närvara i samband med seriematcher, cuper och träningsläger. Klubben tillåter deltagande för licensierade förare från 11 års ålder i seriematcher och cuper. I samband med träningsläger, kan även icke licensierade förare delta, från normalt 10 års ålder. I samband med seriematcher och cuper står föreningen för resekostnader, delar av materialkostnader samt i vissa fall, hela eller delar av, mat- och övernattningskostnader. I samtliga fall där föreningen står för ev. kostnader, förutsätts att förare representerar föreningen. Funktionärer/ledare/domare Rekrytering sker i första hand bland medlemmar. Föreningen strävar att funktionärsutbildning sker inom klubben. Funktionärer utbildas inom respektive grupp. Deltagande i externa utbildningar, såsom lagledar-, besiktnings-, domar- och tävlingsledarutbildning, beslutas av styrelsen och skall alltid föregås av genomförd och godkänd funktionärsutbildning. Gasarna SK riktlinjer och policyer Sid 4
Föreningens vision Den självförsörjande familjen Bakgrund till vision: - Självförsörjande genom att utveckla egna elitförare. - Medlemskap i föreningen skall vara en möjlighet till ett aktivt och angeläget deltagande både på och utanför banan och därmed få medlemsrekryteringen att bli självförsörjande. - Vända attityden att företag bidrar med sponsring till att företag betalar för en bra marknadsföringsmöjlighet, d.v.s. från bidrag till självförsörjning. Föreningens mål Erbjuda en gedigen och professionell barn- och ungdomsverksamhet som attraherar och säkerställer en god återväxt av förare inom klubben. Erbjuda våra medlemmar en helhetsupplevelse där samtliga familjemedlemmar, oavsett ålder eller kön, finner speedway som sportevenemang och händelse, inspirerande och engagerande. Erbjuda ett professionellt och slagkraftigt marknadsföringsalternativ för våra samarbetspartners/sponsorer. Erbjuda våra förare, medlemmar och samarbetspartners en gemensam samlingsplats i form av händelsernas centrum, ArenaAvesta. Bakgrund till mål: - Lokalt förankrade förare skapar förutsättningar för positiv medlemstillströmning - En förutsättning för klubbens existens är engagerade medlemmar och dessa är garanten för en stark publiktillströmning, därför måste vi locka och engagera nya och gamla medlemmar - Företag förväntar sig ett mätbart positivt resultat av investeringar, marknadsföringskostnad per kundkontakt och vad denna kostnad genererar tillbaka är det intressanta och om vi kan erbjuda en produkt som kostar mindre och ger mer blir vi ett mycket intressant marknadsföringsalternativ. - Vi ser över möjligheterna att använda arenan till andra event för medlemmar och samarbetspartners event att hålla en hög aktivitetsnivå. Handlingar för att uppnå föreningens mål Samtliga lagledare, styrelseledamöter och övriga aktiva genomgår teoretiska och praktiska utbildningar som krävs för att leda utvecklingen av barn och ungdom. Föreningen arrangerar även event som inte enbart anknyts till sporten, detta kan t.ex. även vara sommarvintermarknader, uppvisningar av andra sporter, teater m.m. Egen medlemstidning som erbjuder medlemmarna möjligheter till att utvecklas och engageras. Marknadföringsalternativen, riktade till samarbetspartners, utformas så att dessa ekonomiskt skall kunna motiveras som ett alternativ, jämfört med övriga tillgängliga alternativ som kan erbjudas utanför föreningen. Gasarna SK riktlinjer och policyer Sid 5
Avtal med samarbetspartners/sponsorer Avtal skall i första hand vara skriftliga. Erhållna företagslogotyper får endast användas av föreningen enl. överenskommelser med sponsor/samarbetspartner. Sponsorer/samarbetspartners äger rätt att använda föreningens logotyp eller liknade i sin verksamhet endast efter överenskommelse med föreningen. Av sponsorer/samarbetspartners erhållna ekonomiska värden skall fördelas i samråd mellan styrelse och sponsor. Om sponsor/samarbetspartner inte ställer särskilda krav eller önskemål avgörs fördelningen av styrelsen. Avtal utformas med hänsyn tagen till vilken nivå av seriespel föreningen är aktiv. Avtalen löper enligt överenskommelse mellan klubben och sponsor/samarbetspartner. Avtalen kan sägas upp utav båda parter inom 90 dagar före avtalets utgång utan särskilda motivering. Om inte annat överenskommits, förnyas avtalet i första hand kalenderårsvis. Information och kontakter All information, med några undantag*, skall ske med stor öppenhet. (*t.ex. vid kontraktsförhandlingar) Senaste styrelseprotokoll görs tillgänglig via medlemssidor på hemsidan senast 5 dagar efter genomfört möte. Klubbens ekonomiska status skall presenteras på samtliga styrelse- och medlemsmöten. Klubben skall tillhandahålla relevant information och presenterar nyheter för media via klubbens pressansvarige. Sammanfattat skall information delges aktiva medlemmar och övriga till föreningen anknutna via: Muntlig kommunikation via telefon. Skrivna brev eller E-post. Via hemsidan. Vid regelbundna medlemsmöten. Tillhandahålls via kansliet i förekommande fall. Kansli Kansliets öppet begränsade tider under säsongen. Se även hemsida www.gasarna.se för ytterligare kontaktmöjligheter och kontaktpersoner. Besöksadress: Avesta Motorstadium Brovallen 1 775 96 KRYLBO Medlemskap i föreningen Gäller för kalenderår Enskild medlem: 200 kr inkl. 1 st bjud en kompis biljett (en match) Familjemedlemskap: 300 kr inkl. 1 st familjebiljett (en match) Se även hemsida www.gasarna.se för information Miljöpolicy Störningar på omgivning och miljö skall i största möjliga mån undvikas. Föreningen uppmanar åskådare att åka kollektivt till matcher och andra evenemang. Föreningen strävar efter att samarbeta med transportörer för att möjliggöra miljövänliga resealternativ. Klubbens miljöarbete är en uppgift för hela klubben och alla medlemmar. Verksamheten skall drivas i linje med Avesta Kommuns Miljöpolicy. Gasarna SK riktlinjer och policyer Sid 6
Drogpolicy Det av största vikt att alla som arbetar med barn och ungdom, har en mycket restriktiv syn på användandet av legala droger såsom tobak, snus och alkohol. Beträffande narkotika och dopingpreparat, som är klassade som olagliga, har klubben antagit en nolltolerans. Syftet med följande policy är att höja debutåldern och förebygga användandet av alkohol, tobak och snus samt minimera risken till missbruk av narkotika och dopingpreparat. Tobak och snus Enligt svensk lag är det 18 års åldersgräns. Vi verkar för att våra ungdomar inte använder någon form av tobak eller snus under någon form av träning, tävling eller annan föreningsmässig verksamhet. Vi uppmanar även våra vuxna medlemmar, funktionärer m.fl. att i största möjliga mån avstå från bruk av tobak och snus i samband med uppdrag i föreningen. Om det skulle inträffa att någon/några av våra ungdomar skulle frångå denna regel/policy vidtar klubben följande åtgärder: Samtal med berörda samt föräldrar Ansvaret för att denna regel följs är ungdomarnas, ledarnas samt föräldrarnas Om det skulle inträffa att någon/några av våra vuxna skulle frångå denna regel/policy vidtar klubben följande åtgärder: Ledare-/styrelsesamtal med den berörde Ansvaret för att denna regel följs är styrelsens och ledarnas Alkohol Enligt svensk lag 18 års åldersgräns för intag på restaurang, 20 år för att köpa på systembolaget. Vi verkar för att våra ungdomar under 18 år inte använder någon form alkohol. Om det skulle inträffa att någon/några av våra ungdomar skulle frångå denna regel/policy vidtar klubben följande åtgärder: Samtal med berörd samt föräldrar Vid misstanke om problem, kontaktas sociala myndigheter. Ansvaret för att denna regel följs är ungdomarnas, ledarnas samt föräldrarnas Vi vill att våra vuxna skall vara förebilder och uppmanar dessa att generellt, även privat, vara mycket försiktiga med alkohol. I de fall de på något sätt representerar eller kan uppfattas som klubbens representanter vill vi understryka att alkoholkonsumtion inte är tillåtet. - Man får inte dricka alkohol under resor, läger eller annan aktivitet där man har ansvar för ungdomar - Man får inte komma full eller bakfull till träningar, tävlingar, möten etc. - Man får inte dricka alkohol eller uppträda berusad iklädd föreningens kläder. - Vid tillfällen då klubben arrangerar fester där alkohol förekommer, gäller 18 års åldersgräns. Om det skulle inträffa att någon/några av våra vuxna skulle frångå denna regel/policy vidtar klubben följande åtgärder: Enskilt samtal med den berörde. Vid misstanke om problem erbjuder föreningen stöd och hjälp. Vid upprepade tillfällen av berusning, avstängs berörd person från ungdomsverksamheten. Om möjlighet finns, i samråd med extern hjälp, erbjuda fortsatt stöd och hjälp. Ansvaret för att denna regel följs är i första hand styrelsens Gasarna SK riktlinjer och policyer Sid 7
Narkotika och dopingpreparat Enligt svensk lag är all form av bruk och hantering av narkotika förbjuden. Även hantering av vissa former av dopingpreparat (t.ex. anabola steroider) är enligt svensk lag förbjuden. Idrottens regler förbjuder dessutom all form av doping. Om vi skulle misstänka eller upptäcka att någon/några av våra medlemmar, ungdomar eller vuxna, skulle provat, eller använder, narkotika eller dopingpreparat, vidtar klubben följande åtgärder: Enskilt samtal med den berörde och föräldrakontakt om denne är under 18 år. Föreningen kontaktar sociala myndigheter och polis. Om dopingpreparat är aktuellt, kontaktas Riksidrottsförbundets antidopinggrupp. Utifrån dessa åtgärder bedömer föreningen eventuella konsekvenser för den berörda. Ansvaret för att denna regel följs är i första hand styrelsens men även ledarna/tränarna samt i förekommande fall föräldrarna, har stort ansvar för att detta upptäcks och uppmärksammas. För att tydliggöra vårt ställningstagande, skall drogpolicyn hållas levande, bl.a. som en stående punkt på samtliga möten och gemensamma träffar. Den kommer även att lyftas fram i vid representations- och informationsmöten för sponsorer och kommun. Förenings-, miljö- och drogpolicyn skall finnas tillgänglig på vår hemsida. Styrelsen Gasarna Speedwayklubb Gasarna SK riktlinjer och policyer Sid 8