PATENT- OCH REGISTERSTYRELSEN 2011 Å r s b e r ät t e l s e
Innehåll Verksamhetsidé...2 Strategiska mål...2 Direktionen...2 Generaldirektörens översikt...3 Företags- och sammanslutningslinjen E-tjänsterna utnyttjades flitigt...4-5 Patent- och innovationslinjen Finland anslöt sig till Londonöverenskommelsen...6-7 Varumärkes- och mönsterlinjen E-tjänster i samarbete med OHIM...8-9 Enheten för föreningsärenden Nytt system snabbare handläggning...10-11 Verksamhetsidé och uppgifter Patent- och registerstyrelsen (PRS) främjar företagsamheten, innovationsförmågan och samfundsverksamheten både i Finland och internationellt. PRS skapar en rättslig grund för företag, föreningar och stiftelser ger skydd till firmanamn, varumärken och uppfinningar, och annat skydd för industriell äganderätt upprätthåller och publicerar omfattande information om företag och sammanslutningar till nytta för samhället erbjuder kundorienterade elektroniska tjänster och informations- och experttjänster utövar tillsyn över stiftelser och att företag och sammanslutningar fullgör sin registreringsskyldighet. Besvärsnämnden Antalet besvär ökade något... 12 Kommunikation, marknadsföring och kundservice Mer kraft i verksamheten genom organisationsförändring...13-14 E-tjänster Antalet elektroniska ansökningar, anmälningar och informationssökningar ökade... 15 Personalen Bättre arbetstillfredsställelse...16-17 Ekonomi och resultat PRS ekonomiska situation stärktes...18-19 Strategiska mål 2011 2020 Patent- och registerstyrelsen (PRS) främjar ny och växande företagsverksamhet som en del av en konkurrenskraftig miljö för näringslivet enligt arbets- och näringsministeriets (ANM) koncernstrategi. PRS är en internationellt och nationellt ansedd organisation som ger ensamrätt till uppfinningar och kännetecken för företag. PRS är en föregångare på kundorienterade, centraliserade och samverkande elektroniska tjänster inom den offentliga förvaltningen avsedda för företag och sammanslutningar. Den information som PRS upprätthåller om företag och sammanslutningar utnyttjas fullt ut av samhället. Direktionen Ordförande Jorma Turunen, verkställande direktör, Teknologiindustrin rf Vice ordförande Risto Paaermaa, direktör, arbets- och näringsministeriet Ledamöter Teemu Japisson, generalsekreterare, Finlands Idrott rf Riitta Varpe, verkställande direktör, Arbetsgivarna för servicebranscherna PALTA rf Tuija Soanjärvi, ekon.mag. Matti Pursula, professor Viveca Still, upphovsrättsråd, undervisnings- och kulturministeriet Representant för personalen Riitta Leikas, biträdande inspektör, PRS Sekreterare Marjo Aalto-Setälä, biträdande byråchef, PRS 2 P R S Å r s b e r ät t e l s e 2 0 1 1
Generaldirektörens översikt Patent- och registerstyrelsen (PRS) uppnådde ett klart positivt resultat för 2011. Utvecklingen av produktiviteten var rentav utmärkt. Arbetsproduktiviteten steg med hela 15,5 procent jämfört med förra året. Detta är den högsta produktiviteten under en mätperiod på 20 år. De viktigaste orsakerna till detta var införande av elektroniska handläggningssystem, omorganisering av arbeten och resurser samt ökad kompetens i arbetet. Vi tog fram nya strategier och fastställde nya strategiska prioritetsområden för PRS utgående från regeringsprogrammet för statsminister Katainens regering samt arbets- och näringsministeriets koncernstrategi. Enligt koncernstrategin främjar PRS ny och växande företagsverksamhet. Vårt mål är att vara en internationellt och nationellt ansedd organisation som ger ensamrätt till uppfinningar och kännetecken för företag. Vi strävar efter att vara en föregångare på kundorienterade, centraliserade och samverkande e-tjänster inom den offentliga förvaltningen avsedda för företag och sammanslutningar. Den information som vi upprätthåller om företag och sammanslutningar ska även utnyttjas fullt ut av samhället. Vårt gemensamma mål är att skapa ett enhetligt PRS till fördel för både kunderna och personalen. Våra e-tjänster ökar i popularitet: under 2011 utgjorde de elektroniska patentansökningarna 94 procent av alla inlämnade patentansökningar, och ungefär hälften av varumärkesanmälningarna samt anmälningarna till handelsregistret och föreningsregistret lämnades in elektroniskt. Även våra databaser och informationstjänster används flitigt: 1,7 miljoner sökningar gjordes i handelsregistrets informationstjänst Virre, över 1,3 miljoner sökningar i informationstjänsten PatInfo och en halv miljon sökningar i tjänsten Föreningsnätet. Antalet nyregistrerade företag ökade något, men antalet nya föreningar och stiftelser och ansökningar om industriella rättigheter låg i huvudsak på samma nivå som tidigare år. Antalet internationella varumärkesansökningar fortsatte att sjunka något. Under 2011 beslöt Finland att delta i ett gemensamt projekt mellan 25 EU-medlemsländer för att införa ett s.k. enhetligt patent i dessa medlemsländer. För att det enhetliga patentet ska kunna införas måste medlemsländerna även nå ett samförstånd om ändringarna i domstolssystemet. År 2011 vidtogs de åtgärder för att omorganisera PRS stödfunktioner och förbättra produktiviteten som krävdes enligt resultatavtalet och den utvärdering som gjordes året innan. Tre nya resultatområden bildades av de tidigare sju enheterna, och personalstyrkan minskade med 20 personer genom pensionsavgångar och uppsägningar. Liksom året innan låg kundnöjdheten på hög nivå: vi fick betyget 4 på skalan 1 5 i kundenkäten. Våra kunder önskade att användbarheten och omfattningen av våra e-tjänster skulle förbättras. Betyget var 3,6 och underskred målet 3,8. Arbetstillfredsställelsen blev bättre jämfört med föregående år: det totala indexet var 3,54 (3,38 år 2010) och var förenligt med målet. Högst betyg fick arbetsklimat och samarbete, arbetets innehåll och utmaningar samt arbetsförhållanden. Rauni Hagman generaldirektör P R S Å r s b e r ät t e l s e 2 0 1 1 3
Företags- och sammanslutningslinjen E-tjänsterna utnyttjades flitigt Företags- och sammanslutningslinjen upprätthåller handelsregistret och företagsinteckningsregistret samt offentliggör boksluten. Därutöver prövar linjen även lagligheten av besluten och registrerar besluten när ett företag grundas eller ändringar görs i dess uppgifter. Genom registrering kan företagen skydda sitt namn. De i handelsregistret införda firmorna, parallellfirmorna och bifirmorna utgör en del av företagets IPR-rättigheter. Ända till slutet av 2011 upprätthöll linjen även stiftelseregistret och utövade tillsyn över stiftelsernas förvaltning. Informationstjänsten Virre har vunnit stor popularitet Antalet informationssökningar i den elektroniska informationstjänsten Virre, som lanserades i slutet av 2010, uppgick till 1,7 miljoner under dess första år. Genom tjänsten får man tillgång till stiftelse-, företagsintecknings- och handelsregisteruppgifter. I Patent- och registerstyrelsens (PRS) och Skatteförvaltningens gemensamma informationstjänst, FODS, gjordes över 17 miljoner sökningar. Merparten av företags- och sammanslutningslinjens e-tjänster är avgiftsfria för kunderna. Antalet avgiftsfria sökningar uppgick till drygt 18 miljoner. Antalet sökningar i de avgiftsbelagda tjänsterna och i mer ingående information om företag och stiftelser samt deras ansvarspersoner var 1,3 miljoner. De två populäraste företagsformerna och registrerade nya företag 20000 15000 10000 5000 0 2007 2008 2009 2010 2011 Enskild näringsidkare Aktiebolag 4 P R S Å r s b e r ät t e l s e 2 0 1 1
Företags- och sammanslutningslinjen Nyregistreringarna ökade från 2010 Antalet nya företag som infördes i handelsregistret uppgick till 31 229, vilket är två procent fler än föregående år. De attraktivaste företagsformerna bland nyföretagen var enskild näringsidkare (16 216 stycken) och aktiebolag (12 738 stycken). Sammanlagt innehöll handelsregistret 548 915 företag och bostadsaktiebolag i slutet av 2011. Företagen lämnade in sex procent fler ändrings- och nedläggningsanmälningar än året innan. Vad avser företags bokslut, kom 84 procent av dem in elektroniskt via Skatteförvaltningen. Sammanlagt 175 127 företag gav in sitt bokslut för registrering. Redan över hälften av anmälningarna om företags, sammanslutningars och stiftelsers adress- och andra kontaktuppgifter görs elektroniskt i servicetjänsten FODS. Antalet e-anmälningar om ändring av kontaktuppgifter uppgick till drygt 17 000 år 2011, vilket är cirka nio procent fler än föregående år. Handelsregistrets nya informationssystem inne på slutrakan Det fleråriga projektet Novus för att förnya linjens datasystem koncentrerade sig på att bygga ett systemkomplex som stödjer handläggningsprocessen i handelsregistret. Målet är att det nya systemet, som ska automatisera handläggningen, kan tas i bruk under 2013. Stiftelseärendena till ny enhet Under verksamhetsåret utreddes möjligheten att slå samman handläggningen av stiftelse- respektive föreningsärenden till en och samma enhet från början av 2012. Samtidigt enades man om att flytta informationstjänsten och rådgivningen i föreningsärenden till företags- och sammanslutningslinjens kundservice- och informationstjänstprocess. Stiftelsernas årsredovisningar för 2010 lagrades i stiftelsesystemet, där man tog i bruk ett enkätverktyg som utgående från årsredovisningarna tillhandahåller uppdaterad statistisk information om stiftelserna. Delegationen för företagsärenden blev delegationen för handelsregistret och varumärken Delegationen för handelsregistret och varumärken är ett kontaktforum för PRS och dess kund- och intressentgrupper för att ta upp praktiska frågor som uppstår i handelsregister-, företagsintecknings-, boksluts-, varumärkes- och mönsterrättsärenden. Delegationen fortsätter den verksamhet som tidigare drevs av delegationen för företagsärenden. Andra populära företags- och bolagsformer och registrerade nya företag och bostadsaktiebolag 1500 1200 900 600 300 Inkomna ändrings- och nedläggningsanmälningar 85000 81000 77000 73000 69000 0 2007 2008 2009 2010 2011 Bostadsaktiebolag Kommanditbolag Öppet bolag Andelslag Filial 65000 2007 2008 2009 2010 2011 P R S Å r s b e r ät t e l s e 2 0 1 1 5
Patent- och innovationslinjen Finland anslöt sig till Londonöverenskommelsen Patent- och innovationslinjen granskar de i patentansökningarna beskrivna uppfinningarnas nyhet och patenterbarhet och registrerar nyttighetsmodeller. Patentlagen reviderades i november 2011. Därmed anslöt sig Finland till Londonöverenskommelsen, dvs. tilläggsprotokollet till den europeiska patentkonventionen (EPC). Tillträdet innebar slopade översättningar och sänkning av patentkostnader. Om en europeisk patentansökning har handlagts på engelska vid det Europeiska patentverket, räcker det idag att endast patentkraven ges in på finska till Patent- och registerstyrelsen (PRS). Endast då handläggningsspråket har varit tyska eller franska och beskrivningen inte finns på engelska, måste även beskrivningen översättas till finska. Engelska patentspråk vid sidan av finska och svenska I och med lagändringen blev det möjligt att använda engelska vid sidan av de inhemska språken vid granskning av nationella patentansökningar. Sökandena såväl inhemska som utländska kan fritt välja om deras patentansökningar ska handläggas på finska, svenska eller engelska. Patenteringen kan redan i hemlandet påbörjas på engelska, i vilket fall sökanden får alla beslut på engelska. Ansökan kan då smidigare utvidgas till utlandet, och det uppstår inte heller extra kostnader för översättningar i hemlandet. Revisionen har underlättat patenteringen i de finländska företag där företagsspråket är engelska. Samtidigt har den minskat varje sökandes patenteringskostnader. Ansökningsstatistiken visar att lagändringen har fyllt ett klart behov. Nya steg mot helt elektronisk ärendehantering Redan i tio år har det varit möjligt att lämna in patentansökningar elektroniskt. Alla våra stora kunder har gått över till elektronisk kommunikation. Under verksamhetsåret utvidgades online-servicen att gälla nyttighetsmodellansökningarna och ingivningen av handlingar till PRS efter att ansökan har tagits upp till behandling. Vi håller på att ta fram ett system genom vilket PRS beslut med bilagor kan sändas elektroniskt 6 P R S Å r s b e r ät t e l s e 2 0 1 1
Patent- och innovationslinjen till alla sökanden. Patentbrevet kan nu hämtas från PRS webbplats, men om sökanden vill kan han/hon ytterligare få det utskrivet på papper. För att underlätta små och medelstora företags och enskilda uppfinnares övergång till elektronisk kommunikation, började PRS år 2011 utveckla ett webbaserat program för inlämning av ansökningar. Gemenskapspatent blir enhetligt patent Projektet för att införa ett gemenskapspatent framskrider nu under namnet projektet för enhetligt patent, som vid sitt ikraftträdande skulle basera sig på den europeiska patentkonventionen (EPC). Det Europeiska patentverket skulle bevilja ett patent som sökanden sedan kan validera som enhetligt patent i 25 EU-länder och som europeiskt patent i de övriga EPC-länderna. Det finns fortfarande olösta frågor såsom hur årsavgifterna ska fördelas och var den för medlemsstaterna gemensamma besvärsdomstolen ska placeras. Om det enhetliga patentet blir verklighet har det antagits utgöra en avsevärd utmaning för PRS ekonomiska balans och sannolikt minska intäktsflödet till PRS. Finländska företag blir internationella, patentstrategierna förändras Antalet PCT-ansökningar där PRS antingen var mottagande myndighet eller hade valts till internationell nyhetsgranskningsmyndighet fortsatte sin tillväxt, medan antalet nationella förstagångsansökningar sjönk något. Siffrorna visar att finländska företag har tillägnat sig nya patentstrategier under det här årtusendet. Patentsökning påbörjas ofta direkt genom en internationell patentansökan (PCT) i stället för en inhemsk. I jämförelsen mellan olika länder anses antalet PCT-ansökningar eller trilateralansökningar (EP, US, JP) ge en noggrannare bild av innovationsaktiviteten och konkurrenskraften i respektive länders näringsliv än antalet direkta nationella ansökningar. Finland placerar sig utmärkt i dessa statistiker. Patentansökningar (st.) 2010 2011 Patentansökningar 1833 1774 inhemska 1731 1650 utländska 102 124 Beviljade patent 923 841 PCT-ansökningar tagits emot (RO) 1182 1230 PRS nyhetsgranskningsmyndighet (PRS = ISA) 917 926 PRS myndighet för internationell förberedande patenterbarhetsprövning (PRS = IPEA) 115 123 I Finland validerade europapatent 4644 4764 Patent i kraft vid årets slut beviljade av PRS 12216 11141 beviljade av Europeiska patentverket 34406 35936 Nyttighetsmodellansökningar (st.) 2010 2011 Nyttighetsmodellansökningar 559 481 inhemska 528 457 utländska 29 23 Registrerade nyttighetsmodeller 456 490 Nyttighetsmodeller i registret vid årets slut 2927 3117 P R S Å r s b e r ät t e l s e 2 0 1 1 7
Varumärkes- och mönsterlinjen E-tjänster i samarbete med OHIM Varumärkes- och mönsterlinjen handlägger varumärkes- och mönsterrättsansökningar samt upprätthåller varumärkes- och mönsterregister. Linjen erbjuder sina kunder och intressentgrupper informationstjänster och rådgivning i allt större omfattning. I slutet av 2011 innehöll vårt varumärkesregister 75 647 giltiga varumärken och mönsterregistret 3 375 giltiga registreringar. Byrån för harmonisering inom den inre marknaden (OHIM) startade under året ett antal IT-programvaruprojekt inom ramen för sin samarbetsfond. Patent- och registerstyrelsen (PRS) deltog i e-filing-projektet för varumärken. Arbets- och näringsministeriet tillsatte under året en arbetsgrupp för att bereda en reform av varumärkeslagstiftningen. PRS har en representant i arbetsgruppen. Haagkonventionen om internationell registrering av mönster trädde i kraft i maj 2011, och efter det började handläggningen vid PRS av de första internationella mönsterregistreringarna som gäller Finland. Efterfrågan på förhandsgranskningar ökade Under 2011 fortsatte antalet nationella varumärkesansökningar att öka och även efterfrågan på våra förhandsgranskningar ökade tydligt. Däremot minskade det totala antalet ansökningar, anmälningar eller begäran något från 23 000 ansökningar 2010 till 21 500 ansökningar 2011. Sammanlagt 3 830 nya varumärkesansökningar lämnades in, vilket är 1,8 procent mer än året innan. Under 2011 designerades Finland i 1 649 internationella varumärkesregistreringar: antalet sjönk med 6,5 procent jämfört med 2010. Antalet förnyelser av varumärken ökade däremot med 2,9 procent. Under året lämnades 161 mönsterrättsansökningar in, vilket var 14 procent färre än året innan. Antalet förnyelser av mönsterregistreringar minskade med 10 procent. Antalet elektroniska varumärkesansökningar fortsatte att öka: hela 46 procent av de nationella varumärkesansökningarna lämnades in elektroniskt under 2011. 8 P R S Å r s b e r ät t e l s e 2 0 1 1
Varumärkes- och mönsterlinjen Nationella varumärken 2010 2011 Varumärkesansökningar 3764 3830 inhemska 3335 3404 utländska 429 438 Slutbehandlade 3578 4127 Ansökningar under handläggning vid årets slut 2272 1958 Förhandsgranskningar 249 315 Handläggningstid 4,9 mån. 4,8 mån. Nationella mönsterrättsärenden 2010 2011 Ansökningar om registrering 187 161 Antalet mönster i ansökningarna 324 289 Antalet mönster i slutbehandlade registreringsansökningar, 358 429 av vilka registrerade mönster 236 335 Förnyelse- och ändringsansökningar 472 434 Mönster under handläggning vid årets slut 220 95 Förhandsgranskningar 8 15 Handläggningstid 7,6 mån. 6,5 mån. Total efterfrågan: varumärken 2010 2011 Nationella varumärkesansökningar 3764 3830 Internationella, Finland designerad stat 1761 1649 Internationella, Finland ursprungsland 220 186 Förnyelser och ändringar av internationella registreringar 9794 8677 Nationella förnyelse- och ändringsansökningar 6315 5917 Övrig efterfrågan* 520 441 sammanlagt 22374 20700 Total efterfrågan: mönster 2010 2011 Sökta mönster 324 289 Övrig efterfrågan* 26 37 Förnyelse- och ändringsansökningar 472 434 Internationella mönster, Finland designerad stat 17 sammanlagt 822 777 2010 2011 Total efterfrågan 23196 21477 *övrig efterfrågan omfattar invändningar, förhandsgranskningar, ansökningar som gäller väl kända varumärken samt ansökningar som vidarebefordras till OHIM P R S Å r s b e r ät t e l s e 2 0 1 1 9
Enheten för föreningsärenden Nytt system snabbare handläggning Enheten för föreningsärenden är en registerförare som utövar de rättigheter som skyddas genom Finlands grundlag: föreningsfriheten och religionsfriheten. Enheten upprätthåller föreningsregistret, registret över religionssamfund och uppgifter om handelskamrarna. Registret över religionssamfund innehåller också uppgifter om de registrerade församlingar som ingår i samfunden. Föreningsregistrets nya handläggningssystem togs i bruk i full skala under verksamhetsåret, och nyttan av systemet kunde ses i handläggningstiderna: enheten behandlade föreningars grundanmälningar inom en månad, stadgeändringar inom cirka sju månader och upplösningar inom cirka två månader. I slutet av året handlades anmälningarna om ändring av namntecknare redan i realtid. Det är särskilt de elektroniska anmälningarna vars handläggning har blivit snabbare. Systemet kompletterades med en ny sektion, förbundsfilen, för handläggningen av stadgeändringar av medlemsföreningar 10 P R S Å r s b e r ät t e l s e 2 0 1 1
Enheten för föreningsärenden som hör till ett förbund med fast förbundsstruktur. Förbundsfilen går ut på att man elektroniskt kan lämna in ändringsanmälningar felfritt och med liten möda. Handläggningen går snabbare eftersom systemet eliminerar möjligheterna att göra fel, vilket underlättar granskningen av anmälningarna. Vi lovar att anmälningarna som ges in genom förbundsfilen kommer att behandlas inom cirka två veckor. Under verksamhetsåret utreddes möjligheten att slå samman handläggningen av stiftelse- respektive föreningsärenden till en enhet. Denna reform genomfördes i början av 2012. Samtidigt enades man om att flytta informationstjänsten och rådgivningen i föreningsärenden till företags- och sammanslutningslinjens kundservice- och informationstjänstprocess. Aktiv medborgarverksamhet syns i föreningsregistret I slutet av 2011 innehöll föreningsregistret 133 087 föreningar. I registret infördes 2 509 nya föreningar, knappt 250 fler än föregående år. Näringsgrensuppgifter har samlats in från och med 2001, och år 2011 omfattade registret 62 997 föreningar med uppgift om näringsgrenen. Registret över religionssamfund innehöll 367 samfund och registrerade församlingar. Sammanlagt 20 079 anmälningar om grundande eller upplösning av föreningar, stadgeändringar och ändring av namntecknare lämnades in till föreningsregistret år 2011. Därutöver togs 164 ansökningar om förhandsgranskning, 30 ansökningar om dispens och 124 anmälningar angående religionssamfund emot. Antalet fattade beslut var 22 311, vilket är nästan tre tusen fler än året innan. Antalet e-anmälningar i förhållande till samtliga anmälningar 25000 20000 15000 10000 5000 0 2007 2008 2009 2010 2011 Inkomna sammanlagt Av vilka i elektronisk form Elektronisk anmälan blev allt populärare År 2011 togs 9 275 anmälningar emot i elektronisk form, vilket är 46 procent av alla inkomna anmälningar. Grundanmälan för en förening kan ges in med hjälp av det elektroniska etableringspaketet. När detta används granskas endast föreningens namn. År 2011 lämnades 439 grundanmälningar in som hade avfattats genom att använda etableringspaketet. Delegationen för föreningsärenden upphörde med sin verksamhet Den år 1995 tillsatta delegationen för föreningsärenden upphörde med sin verksamhet i slutet av 2011 i och med att ett nytt resultatområde bildades. Delegationen fungerade som en länk mellan enheten för föreningsärenden och dess intressentgrupper. P R S Å r s b e r ät t e l s e 2 0 1 1 11
Besvärsnämnden Antalet besvär ökade något Besvärsnämnden, en självständig enhet vid Patent- och registerstyrelsen (PRS), behandlar och avgör besvär som har anförts över PRS beslut. Största delen av de till besvärsnämnden ingivna och av nämnden avgjorda besvären gällde beslut över varumärkes- och patentärenden. Antalet anförda besvär ökade något från 2010. Ungefär en fjärdedel av de patentoch varumärkesbesvär som nämnden avgjorde under året ledde till besvär hos högsta förvaltningsdomstolen (HFD). Det förslag som blev färdigt 2010 om koncentreringen av domstolsbehandlingen av ärenden som gäller de immateriella rättigheterna till marknadsdomstolen är fortfarande under beredning hos justitieministeriet. Förslaget innebär att marknadsdomstolen i huvudsak och Helsingfors förvaltningsdomstol i vissa fall ska ta hand om ärenden som gäller sökande av ändring i PRS avgöranden. Statistik över besvärsnämnden från 2011 och 2010 (2010 i parentes) Patent Varu- Mönster- Handels- Nyttighets- Förenings- Stiftelse Sammanlagt märke rätt registret modell registret Inkomna ärenden 13 (18) 90 (74) 1 (1) 1 (4) 5 (2) 1 (1) 0 (0) 111 (100) Avgjorda ärenden 16 (23) 122 (133) 0 (16) 3 (2) 10 (4) 0 (0) 0 (0) 151 (178) Ändringar i PRS beslut 5 (5) 13 (24) 0 (0) 1 (0) 4 (2) 0 (0) 0 (0) 23 (31) Utlåtanden till HFD 4 (11) 27 (32) 0 (1) 0 (0) 1 (1) 0 (0) 0 (0) 32 (45) Oavgjorda ärenden vid årets slut 18 (21) 209 (241) 2 (1) 3 (5) 2 (7) 3 (2) 0 (0) 237 (277) 12 P R S Å r s b e r ät t e l s e 2 0 1 1
Kommunikation, marknadsföring och kundservice Mer kraft i verksamheten genom organisationsförändring Patent- och registerstyrelsen (PRS) omorganiserade sin administration och sina stödfunktioner försommaren 2011. Genom reformen bildades tre nya resultatområden: administration, dataadministration samt kommunikation och kundservice. Området kommunikation och kundservice svarar för kommunikationen, marknadsföringen, PRS kundservice, översättningen, telefonväxeln samt register- och postservicen. Efter omorganiseringen koncentrerade man sig på arbetsgemenskapskommunikationen, mediekommunikationen och kundkommunikationen. Inom arbetsgemenskapskommunikationen inleddes planeringen av ett omfattande utvecklingsprojekt, och praxisen inom mediekommunikationen reviderades. Därutöver drog man upp riktlinjerna för utnyttjandet av sociala medier. Arbetet för ökat kundfokus på webbplatsen prh.fi fortsatte i linje med de tidigare åren. PRS kundtjänst får utmärkta omdömen PRS kundtjänst tar emot ansökningarna och ger råd i ärenden som rör PRS verksamhetsområde. I samband med organisationsförändringen utvecklades arbetsprocesserna och praxisen i kundtjänsten. I kundenkäten fick kundtjänsten utmärkt betyg: 4,6 på skalan 1-5. År 2011 tog kundtjänsten emot 41 000 besök. Antalet minskade med cirka 13 procent från 2010 års 47 000 besök. Det ökade utbudet av e-tjänster är en betydande orsak till att antalet besökare i kundtjänsten har minskat. Bibliotekets första hela verksamhetsår i samma lokal som kundtjänsten har fått beröm. Antalet besökare var 3 900, över 2 600 företag lånade handlingar, och 103 sökningar gjordes i bokdatabasen. På biblioteket finns tillgång till både internationella och inhemska patent- och varumärkesdatabaser samt handelsregistrets databas Virre. Till biblioteket kan man också P R S Å r s b e r ät t e l s e 2 0 1 1 13
Kommunikation, marknadsföring och kundservice beställa till betraktande och för kopiering patenthandlingar samt handlingar från både handels- och föreningsregistret, vilka normalt förvaras i PRS arkiv eller i Nationalarkivet. Utbildning och mässor Under 2011 ordnades avgiftsbelagda kurser för företag samt experter, ombud, företagsrådgivare och personer som arbetar inom företagstjänster. PRS deltog i samarbete med Företagsfinlands tjänsteleverantörer i mässan Oma Yritys. Vi var också med på mässan Alihankinta tillsammans med ELY-centralen i Birkaland. I föreningsärenden deltog PRS i seminariet Pro Bono. Sista året för Innofinland Innofinland, ett projekt för att befrämja finländsk innovation, verkade sedan 1994 under ledningen av PRS. Året 2011 var alltså det 18 verksamhetsåret för Innofinland, och årets tema var Intelligenta system och tjänster en mer fungerande värld. Genom temat ville projektet uppmuntra företag och sammanslutningar att utnyttja intelligenta lösningsmöjligheter i produkter och tjänster på ett användarnära sätt med hjälp av ny teknologi och nya förfaranden. Sammanlagt 200 bidrag deltog i tävlingen. Följande företag belönades med republikens presidents Innofinlandpris: Cieltum Oy, Ulvsby: Programvarutjänst för hantering av livscykelinformation Creanex Oy, Tammerfors: Lösning för att testa styrsystem Eazybreak Oy, Helsingfors: Intelligent system för administrering av naturaförmåner MeVEA Oy, Villmanstrand: Nya generationens produktutvecklingssimulator Wegera Oy, Uleåsalo: Kolibri kompakt 5-axlig CNC-modul Följande företag fick hedersomnämnande: Liqum Oy, Jyväskylä: Mät- och övervakningstjänst för kvalitetssäkring av rent vatten och vätskor Rockway Oy, Grankulla: Musikskola på webben Därutöver belönades beväringar och skolelever i tävlingarna Innoint respektive Innoskola, vilka utgjorde en del av Innofinland. Mer information om tävlingarna och pristagarna finns på webbplatsen www.innosuomi.fi. Projektet Innofinland i sin nuvarande form lades ner i slutet av 2011, och i fortsättningen kommer PRS inte att bidra som en ansvarig organisation för tävlingen. En ny verksamhetsform för en företagstävling för att främja innovationsaktiviteten i Finland är nu under övervägande. 14 P R S Å r s b e r ät t e l s e 2 0 1 1
E-tjänster Antalet elektroniska ansökningar, anmälningar och informationssökningar ökade Det har redan i tio år varit möjligt att lämna in patentansökningar elektroniskt. Under 2011 utgjorde de elektroniska patentansökningarna 94 procent av alla patentansökningar. Antalet ökade med nästan 4 procentenheter från 2010. Drygt 1,3 miljoner sökningar gjordes i informationstjänsten PatInfo som innehåller grunduppgifter om finländska patent- och nyttighetsmodellansökningar. Under 2011 lämnades drygt 46 procent av alla varumärkesanmälningar in elektroniskt, vilket är 6 procentenheter mer än föregående år. Mer än 300 000 sökningar gjordes i varumärkesdatabasen. Varumärkesdatabasen innehåller grunduppgifter om varumärkesansökningar som är under behandling i Finland och om registreringar som är i kraft i Finland. År 2011 utgjorde de elektroniska anmälningarna till föreningsregistret 46,4 procent av alla inkomna anmälningar. I fjol var motsvarande siffra 41,3 procent. Över en halv miljon sökningar gjordes i tjänsten Föreningsnätet som innehåller grunduppgifter om alla ca 130 000 finländska föreningar. Lite över hälften av alla bokslut och anmälningar till handelsregistret lämnades in elektroniskt. Informationstjänsten Virre var mycket populär under sitt första verksamhetsår: 1,7 miljoner elektroniska informationssökningar gjordes i tjänsten. Genom Virre får man tillgång till stiftelse-, företagsintecknings- och handelsregisteruppgifter. I Patent- och registerstyrelsens (PRS) och Skatteförvaltningens gemensamma informationstjänst för företag och organisationer, FODS, gjordes över 17 miljoner sökningar. Sökningarna ökade med över en och en halv procent från 2010. Tjänsten används för att kontrollera grunduppgifterna om företag, sammanslutningar och stiftelser som är antecknade i PRS och Skatteförvaltningens register. Över hälften av anmälningarna om företagens, sammanslutningarnas och stiftelsernas adress- och andra kontaktuppgifter görs i servicetjänsten FODS. Antalet elektroniska anmälningar om ändring av kontaktuppgifter steg till drygt 17 000, vilket är nio procent mer än föregående år. Vår webbplats prh.fi hade nästan en miljon besökare och ca 2 600 besökare per dag. Under 2011 hade vi sammanlagt 1,8 miljoner besök på vår webbplats. Liksom året innan gjordes fyra procent av besöken på de svenskspråkiga sidorna och sex procent på de engelskspråkiga. Vi mätte kvaliteten på våra e-tjänster i en kundenkät. I frågan Det är lätt att använda de elektroniska tjänsterna var medeltalet för svaren 3,7 på skalan 1 5. Enkäten innehåll också en fråga om huruvida e-tjänsterna täcker kundernas behov. Medeltalet för svaren var 3,6 på skalan 1 5. Kvaliteten på webbplatsen prh.fi mätte vi genom att fråga hur snabbt kunderna hittar den information som de behöver på webbplatsen. Medeltalet för svaren var 3,7 på skalan 1 5. Du hittar alla våra e-tjänster på www.prh.fi -> E-tjänster. P R S Å r s b e r ät t e l s e 2 0 1 1 15
Personalen Bättre arbetstillfredsställelse I slutet av 2011 hade Patent- och registerstyrelsen (PRS) 448 anställda, vilket är 22 personer färre än året innan. Antalet årsverken var 433 och medelåldern bland de anställda steg, liksom tidigare år, med 0,7 år till 47,9 år. I början av året genomfördes en omorganisering av administrationen och stödfunktionerna och ett samarbetsförfarande inleddes. Samarbetsförfarandet gällde ca 70 tjänstemän i alla personalgrupper, och resultatet var att närmare 30 personer omplacerades till en ny tjänst i den nya organisationen eller någon annanstans i eller utanför PRS. Sju personer avgick med pension och åtta personer sades upp av produktionsekonomiska skäl. Trots dessa förändringar visar resultaten i arbetsklimatsenkäten VMBaro, liksom de senaste åren, på en god nivå i fråga om PRS som en flexibel och jämställd arbetsplats. Medeltalet för svaren i enkäten var 3,54 på skalan 1 5, och ökade med 0,16 jämfört med förra året. Våra styrkor och utvecklingsmål var nästan samma Antalet anställda i årsverken 2011 Stödfunktioner...78 Patent- och innovationslinjen... 158 Varumärkes- och mönsterlinjen...38 Företags- och sammanslutningslinjen... 133 Föreningsregistret...26 16 P R S Å r s b e r ät t e l s e 2 0 1 1
Personalen som föregående år: de anställda förhöll sig positivt till möjligheterna att kombinera arbete och privatliv, till rättvis och mänsklig behandling på arbetsplatsen och till arbetets självständighet och möjligheten att påverka arbetets innehåll. De förhöll sig också positivt till tydligheten av resultatmål och andra arbetsmål. Chefskapet och jämställdheten mellan könen på arbetsplatsen fick också högt betyg. Såsom föregående år, finns det ännu utrymme för förbättring när det gäller lönen, men kommunikationen fick mycket högre betyg jämfört med 2010. Förändring en väg framåt var temat för det hälsofrämjande arbetet på PRS, och temat togs upp på föreläsningar och i personaltidningen. Också Naisten Kymppi (Tjejmilen), friskvårdseftermiddagarna och julfesten har blivit årligen återkommande evenemang för personalen. Olika motionsgrupper sammanträdde också under 2011 liksom året innan. Det genomsnittliga antalet sjukdagar (10,3 dagar/årsverke) var ungefär en procentenhet högre än året innan men låg ändå nära medeltalet för statsförvaltningen (9,7 dagar/årsverke). Vi hade en stabilare och mer förutsägbar ekonomi under 2011 jämfört med året innan, vilket för sin del hade en inverkan på arbetstillfredsställelsen. Den goda ekonomiska situationen gjorde att personalutvecklingsplanen kunde förverkligas nästan i sin helhet. Personalen enligt utbildningsnivå 31 dec 2011 Personalens åldersstruktur 31 dec 2011 Högre högskoleexamen, forskarutbildning... 200 Yrkeshögskoleutbildning/ lägre högskoleutbildning...83 Utbildning på andra stadiet Under 24 år...2 25-34...51 35-44... 120 45-54... 134 Över 55 år... 141 (gymnasium, institut, yrkes- eller motsv. utbildning)... 115 Grundläggande utbildning...50 P R S Å r s b e r ät t e l s e 2 0 1 1 17
Ekonomi och resultat PRS ekonomiska situation stärktes Patent- och registerstyrelsen (PRS) uppnådde i huvudsak de ekonomiska och verksamhetsmässiga mål som anges i det med arbets- och näringsministeriet ingångna resultatavtalet för 2011. PRS ekonomiska situation förbättrades jämfört med föregående år och efterfrågan återhämtade sig. Intäkterna för verksamheten, som bestod av serviceavgifter, uppgick till sammanlagt 46,8 miljoner euro. Företags- och sammanslutningslinjens kunder stod för hälften av intäkterna, och nästan 40 procent kom från patent- och innovationslinjens kunder. PRS intäkter ökade från 2010 med 1,5 miljoner euro, dvs. med nästan 3,3 procent. De totala utgifterna uppgick till 48,7 miljoner euro. Personalkostnaderna var den största utgiftsposten: 24,2 miljoner euro. För inköp av tjänster användes 12,4 miljoner euro och för hyror 4,9 miljoner euro. Investeringarna under verksamhetsåret utgjorde 4,4 miljoner euro. PRS intäkter täckte 96 procent av utgifterna, och resten finansierades med budgetanslag. 18 P R S Å r s b e r ät t e l s e 2 0 1 1
Ekonomi och resultat Arbetsproduktiviteten ökade Det totala antalet inkomna anmälningar och ansökningar samt ärenden som skulle åtgärdas av PRS ökade från året innan. Arbetsproduktiviteten steg med 15,5 procent. De viktigaste orsakerna till detta var ibruktagandet av elektroniska handläggningssystem, omorganisering av arbeten och resurser samt ökad kompetens i arbetet. Under det senaste decenniet har arbetsproduktiviteten ökat med sammanlagt över 50 procent. De i resultatavtalet uppsatta målen för behandlingstiderna av ansökningar och anmälningar nåddes i huvudsak. PRS service fick bra betyg av kunderna PRS genomförde en kundenkät i december 2011. Liksom i det föregående årets enkät fick vår verksamhet och våra tjänster betyget bra. Totalt sett var kunderna rätt så nöjda med tjänsternas kvalitet. Medeltalet var 4,0 på skalan 1 5. Kunderna var även nöjda med effek ten av PRS verksamhet: medeltalet av resultaten var 3,5 på skalan 1 5. Särskilt nöjda var kunderna med perso nalens tjänstvillighet och kompetens. Som utvecklingsmål lyftes bl.a. handläggningstiderna och e-tjänsterna fram. FÖRDELNING AV INTÄKTER PER LINJE 2011 UTGIFTER 2011 Patent- och innovationslinjen...17,8 milj. euro Företags- och sammanslutningslinjen...23,4 milj. euro Varumärkes- och mönsterlinjen... 3,9 milj. euro Förenings- och stiftelseärenden... 1,4 milj. euro Stödfunktionerna... 0,1 milj. euro Material, förnödenheter och varor... 0,7 milj. euro Personalkostnader (inkl. tillverkning för eget bruk)...24,2 milj. euro Hyror... 4,9 milj. euro Inköp av tjänster...12,4 milj. euro Investeringar... 4,4 milj. euro Interna kostnader... 1,1 milj. euro Övriga kostnader... 0,4 milj. euro P R S Å r s b e r ät t e l s e 2 0 1 1 19
Patent- och registerstyrelsen Arkadiagatan 6 A, Helsingfors PB 1140, 00101 Helsingfors Tfn +358 9 6939 500 Fax +358 9 6939 5328 E-post: registratur@prh.fi fornamn.efternamn@prh.fi www.prh.fi