Köping2000, v3.2, 2011-07-04 1 (8) Drätselkontoret Jan Häggkvist 0221-251 11 jan.haggkvist@koping.se SÄKERHETSPOLICY FÖR KÖPINGS KOMMUN 1. Målsättning Målsättning för säkerhetsarbetet är att ett säkerhetsarbete bedrivs aktivt och förebyggande sätt på alla nivåer och inom alla verksamheter. att säkerhetsfrågor beaktas i all planering att en god beredskap, krishanteringsförmåga och katastrofberedskap upprätthålls att skapa en trygg och säker miljö för medarbetare och medborgare. 2. Avgränsning Inom Köpings kommun innefattande, helägda kommunala bolag och kommunens stiftelser med stöd av konkreta riktlinjer. Policyn innefattar i tillämpliga delar även de kommunalt förtroendevalda. 3. Ansvarfördelning Kommunfullmäktige har det yttersta ansvaret för säkerheten inom kommunen och beslutar om policyn för kommunens säkerhets- och trygghetsarbete. Kommunstyrelsen ansvarar för att leda, samordna och följa upp säkerhets- och trygghetsarbetet, samt ansvarar för att anvisningar utarbetas och hålls aktuella. Respektive nämnd och styrelse har ansvaret för att dess verksamhet följer policy och anvisningar för säkerhets- och trygghetsarbetet. Förvaltningschef/VD är ansvarig gentemot respektive nämnd/styrelse för att verksamheten bedriver ett systematiskt säkerhetsarbete i enlighet med policy och anvisningar för säkerhets- och trygghetsarbetet. Varje chef ansvarar för att ett systematiskt säkerhetsarbete bedrivs i det dagliga arbetet. Varje anställda har som uppgift att verka för ökad säkerhet inom sitt verksamhetsområde. Postadress Besöksadress Telefon Fax Hemsida och e-post Bankgiro Org.nr Köpings kommun Rådhuset 0221-250 00 0221-253 29 www.koping.se 991-1215 212000-2114 731 85 Köping Stora Torget ekonomikontoret@koping.se
2 (8) Innehåll SÄKERHETSPOLICY FÖR KÖPINGS KOMMUN 1 Anvisningar för säkerhetsarbetet i Köpings kommun 3 1. Anvisningar... 3 1.1 Inledning... 3 1.1 Organisation... 3 1.2 Tillämpning... 4 1.3 Skaderapportering... 4 1.4 Skadebegränsade åtgärder... 5 2. Säkerhetsprogram... 5 2.1 Brandskydd... 5 2.2 Personsäkerhet... 5 2.3 Teknisk säkerhet... 5 2.4 Informationssäkerhet... 6 2.5 Elsäkerhet... 6 2.6 Finansiell säkerhet... 6 3. Skadefinansiering 3.1 Försäkringar... 7 4. Utbildning och information... 7 5. Uppföljning och rapportering... 7 6. Revidering... 8 Bilaga 1 Anvisningar till Elsäkerhetsarbetet
3 (8) Anvisningar för säkerhetsarbetet i Köpings kommun 1. Anvisningar 1.1 Inledning Grundläggande för en god säkerhet är att verksamheten präglas av ordning och reda. Genomarbetade rutiner som är väl kända, accepterade och som följs upp och anpassas efter omständigheternas krav är en förutsättning för ett väl fungerande säkerhetsarbete. Tekniska säkerhetsanordningar kan inte ersätta frånvaro av organisatoriskt skydd. Uppmärksamhet ska ägnas åt att utarbeta rutiner för verksamheter som är av betydelse för säkerheten och vid behov ska särskilda instruktioner upprättas, som regelbundet revideras. För att nå målen för säkerheten är det av största vikt att all personal aktivt medverkar i säkerhetsarbetet och är väl informerad om aktuella och planerade uppgifter. 1.1 Organisation Kommunstyrelsen utser en säkerhetschef tillika säkerhetsskyddschef med samordningsansvar inom Köpings kommun och som rapporterar direkt till kommunstyrelsen. Som stöd till förvaltningsorganisationen/bolagens handläggning och beredning i frågor av säkerhets- och försäkringskaraktär arbetar en samrådsgrupp. I gruppen ska finnas representation från drätselkontoret, räddningstjänsten, tekniska kontoret, fastighetssamordningen, helägda bolag, IT, försäkringskonsult och vid varje tillfälle lämpliga från förvaltningsorganisationen. Respektive förvaltningschef/vd utser försäkrings och säkerhetsombud samt brandskyddsombud. Förvaltningschef/VD skall också avsätta resurser och möjligheter för ombuden att fullgöra sina åtaganden enligt säkerhetspolicyn. Ombuden bilder en säkerhetsgrupp för verkställande av det kommungemensamma säkerhetsarbetet.
4 (8) 1.2 Tillämpning Förvaltningar/bolagen ska bedriva ett aktivt och metodiskt säkerhetsarbete. I verksamheten tillser säkerhetsombudet att handlingsplaner upprättas och beaktas i den löpande planeringen och håller samrådsgruppen fortlöpande informerad om händelser av vikt för säkerheten. Säkerhetsarbetet sker praktiskt genom regelbundet återkommande riskanalyser, som innehåller metoder för att: identifiera och värdera risker. upprätta åtgärdsförslag som syftar till att förebygga riskerna eller begränsa konsekvenserna om de resulterar i en skada. upprätta planer för hur de förebyggande och skadebegränsande åtgärderna bör finansieras. Analysens syfte är att ta fram behovet av förebyggande åtgärder, nya eller förändrade rutiner, behov av tekniskt skydd, bevakning, försäkringsskydd etc. Riskfinansiering och eventuell försäkring ska samordnas för alla kommunens verksamheter. Vid all ny-, om - eller tillbyggnad av fastigheter eller lokaler ska verksamhetsutövare tillsammans med fastighetsägare genomföra en riskanalys för att klarlägga behov av säkerhetsskydd. 1.3 Skaderapportering En noggrann rapportering av inträffade skador ger ett underlag för att identifiera och analysera risker i verksamheten så att de kan elimineras, motåtgärder sättas in och försäkringsskyddet anpassas efter behoven. All rapportering analyseras och behandlas av verksamhetsansvarig.
5 (8) Alla skador och incidenter skall skriftligt rapporteras. Skaderapporter sammanställs och analyseras. Analyserna används vid riskhanteringsarbetet. 1.4 Skadebegränsade åtgärder För att minska konsekvenserna och möjliggöra fortsatt verksamhet på grund av en större skada, brand eller mer omfattande störning ska behovet av såväl akuta som mer långsiktiga åtgärder finnas planlagda. Planeringen ska tjäna som vägledning för de omedelbara åtgärder som måste vidtas för att verksamheten ska kunna återupptas i normal omfattning och bör föregås av en analys för att klarlägga vilka delar som först måste komma igång. I planen ska finnas redovisat hur man löser behovet av alternativa lokaler, telekommunikationer, datastöd etc. Vid bränder, vattenskada och motsv. är det mycket viktigt att arbetet med restvärdesskydd tidigt kommer i stånd. 2. Säkerhetsprogram 2.1 Brandskydd Enligt Lagen om skydd mot olyckor (SFS 2003:778) har ägare och/eller nyttjanderättshavare (verksamhet) till byggnader eller andra anläggningar det fulla ansvaret för brandskyddet. För att uppfylla de krav Lagen om skydd mot olyckor ställer på ägare och nyttjanderättshavare enligt ovan ska ett systematiskt brandskyddsarbete s.k. SBA, bedrivas under byggnadens eller anläggningens hela användningstid. All personal som sysslar med någon form av heta arbeten skall ha genomgått försäkringsbranschens utbildning i Heta Arbeten. Detta krav gäller även inhyrda entreprenörer. 2.2 Personsäkerhet Förvaltningar/bolagen ska verka för en hög personsäkerhet bland personal och brukare som vistas i dess lokaler, genom att: Upprätta regler och rutiner för rapportering av hot och våld Utforma lokalerna med hänsyn till personsäkerhet. Tillhandahålla lämplig larmutrustning 2.3 Teknisk säkerhet Förvaltningar/bolagen ska genom tekniskt skydd verka för att egendom, verksamhet, människor skyddas mot skador, genom att: lokaler och anläggningar med hög sannolikhet för skada förses med tekniskt skydd
6 (8) upprätthålla brand- och inbrottslarmens status, tillförlitlighet och effektivitet 2.4 Informationssäkerhet Förvaltningar/bolagen ska verka för att information hanteras på ett säkert sätt, genom att: risken att obehörig åtkomst och påverkan ska minimeras för att kunna värna sekretess och personlig integritet. utforma regler och rutiner för den administrativa säkerheten. utforma och fastställa regler och rutiner för IT-säkerheten, med inriktning mot driftsäkerhet men också för att säkra framtida åtkomst till datalagrad information med stöd av VMKF. upprätthålla en beredskap för hantering av information i samband med svåra påfrestningar. Arbetet ska ske utifrån Basnivå för informationssäkerhet (BITS) från Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) samt den svenska och internationella standarden för informationssäkerhet (ISO/IES 27000 serien). 2.5 Elsäkerhet Elsäkerhetsansvaret omfattar tre huvudområden: 1. Personsäkerhet 2. Anläggningssäkerhet 3. Behörighetsansvar För att kunna uppfylla elsäkerhetsansvaret förutsätts: - en klar definierad ansvarsfördelning - att erforderligt antal anställda med behörighet finns om så behövs - att personal som utför elarbete har relevant kompetens - att elsäkerheten uppmärksammas i alla skeden av vår verksamhet - en samordningsansvarig funktion för elsäkerheten Varje förvaltning skall ha riktlinjer för elsäkerhet i erforderlig omfattning. Mera anvisningar om elansvar finns i särskild bilaga. 2.6 Finansiell säkerhet Kommunen/bolagen ska verka för en hög finansiell säkerhet, genom att: utforma föreskrifter vad gäller hantering av upphandling, försäljning och ekonomisk administration. kontinuerligt bedriva en intern kontroll minimera hantering av kontanta medel.
7 (8) 3. Skadefinansiering 3.1 Försäkringar Försäkringar som omfattas av denna säkerhetspolicy ska samordnas. Upphandling av försäkring ska ske centralt och i enlighet med lagen om offentlig upphandling. Kommunens försäkringsskydd omfattar bl. a Personalförsäkringar Egendomsförsäkringar Ansvarsförsäkringar Tjänstereseförsäkringar Motorfordonsförsäkringar Kollektiv olycksfallsförsäkring för barn och ungdom m fl. Saneringsförsäkring Kommunens försäkringar ska beskrivas på insidan. För skador under självrisk bärs kostnaden av den verksamhet som drabbats. 4. Utbildning och information För att säkerhetsarbetet ska få genomslag krävs att all personal har kunskap om dess betydelse. Vid introduktion av nyanställda ska information om säkerhet alltid ges. Nödvändig information, utbildning och praktiska kunskaper ges kontinuerligt till anställda förslagsvis i samband med arbetsplatsträffar. Vid viktigare händelser av betydelse för säkerheten ska säkerhetsombuden ge berörda information. Samrådsgruppen ska ha grundläggande kunskap och fortlöpande information om säkerhetsarbetet i verksamheten. 5. Uppföljning och rapportering Förvaltningar/bolagen ska årligen genomföra uppföljning av säkerhetsarbetet utifrån kommunens säkerhetspolicy och riktlinjer genom att: integrera uppföljning och utvärderingsarbetet med kommunens mål- och budgetprocess. utforma rutiner för skaderapportering så att konsekvenserna av störning och skador för människor, verksamhet, egendom och miljö kan följas upp. följa upp effekterna av vidtagna åtgärder.
8 (8) 6. Revidering Revidering av anvisningar för säkerhetsarbetet ska beslutas av kommunfullmäktige. Ändringarna av administrativ karaktär kan beslutas av kommunstyrelsen.