BESLUTSUNDERLAG 1/1 Ledningsstaben Per Genblad 2016-03-17 Dnr: RS 2016-263 Regionstyrelsen Revidering av bolagsdokument för Energikontoret Östra Götaland AB Inledning Energikontoret Östra Götaland AB förvärvades från Regionförbundet Östsam i samband med dess avveckling. Bolagsordning och ägardirektiv behöver nu aktualiseras utifrån ändringar i kommunlagen (KL) och ägarförhållanden. Bolagsordning Sedan bolagsordningen togs fram för energikontoret, har KL 3 kap 17 ändrats så att det kommunala ändamålet och de kommunala befogenheterna nu ska skrivas in i bolagsordningen. Förslaget innebär bolagsordningen ges en ny paragraf: 3 Ändamål med verksamheten. Bolagsordningen behöver även ändras så att Regionförbundet Östsam ersätts med Region Östergötland. Ägardirektiv Bolaget startades och var helägt av Östsam, därmed kom vissa skrivningar i ägardirektivet att relatera till Östsam. Förslaget innebär att ägardirektivet ändras så att Regionförbundet Östsam ersätts av Region Östergötland. Regionstyrelsen föreslås tillstyrka regionfullmäktige BESLUTA a t t godkänna förslagen till ny bolagsordning och ägardirektiv. Mats Uddin Regiondirektör Åsa Hedin Karlsson Ekonomidirektör Beslutet expedieras till: Energikontoret Östra Götaland AB
Ägardirektiv för Energikontoret Östra Götaland AB, org.nr 556568-3934 Övergripande Energikontoret Östra Götaland AB (nedan kallat bolaget) startade sin verksamhet 2009. Bolaget ägs i sin helhet av Region Östergötland. Ändamålet med bolaget Ändamålet med bolaget är att etablera en regional plattform för samverkan kring energi- och miljöfrågor som är väl känd i regionen. Bolagets insatser ska bidra till energieffektiviseringar, ökad användning av förnybar energi samt till utvecklandet av hållbara transporter. Bolaget ska även bidra till att potential för näringslivsutveckling inom området tas tillvara. Bolagets verksamhetsidé och mål Bolaget ska erbjuda aktuell, objektiv och opartisk information och kompetens för en hållbar utveckling inom energi och miljöområdet. Målgruppen är aktörer i näringsliv, (främst små och medelstora företag), fastighetssektorn, transportsektorn, kommuner och hushåll (hushållen nås indirekt via energirådgivarna). Bolaget ska även bidra till ett ökat utbyte med EU; ökat deltagande i Europeiska projekt samt ökad kunskap om EUs policys på området. Bolaget ska bidra till tillväxt och regional utveckling samt till att de regionala miljömålen uppfylls. Styrdokument är den regionala utvecklingsplanen och det regionala miljömålsprogrammet. Verksamhetens inriktning Allmänt Bolaget ska vara ett regionalt kompetenscentrum inom områdena förnybar energi, energieffektivisering och miljöanpassade transporter. Bolaget ska också vara Region Östergötlands operativa företrädare inom verksamhetsområdet och utföra tjänster inom dessa områden enligt särskilda överenskommelser. Tjänsterna kan utföras i samverkan med andra organisationer och företag. Kärnverksamhet Bolaget ska vara en regional samverkanspart och utgöra en oberoende plattform för samverkan i regionen kring energi- och klimatfrågor. Bolaget skall vidare vara en aktiv part i regionens strategiska energi- och klimatplanering. Ett affärsområde för bolaget är att erbjuda tjänster i form av utbildningar, seminarier, information, projektledning och liknande aktiviteter till målgrupperna i regionen. Aktiviteterna ska visa hur användningen av energi kan effektiviseras, hur övergång till förnybara energikällor kan göras och hur transporternas utsläpp av växthusgaser kan minskas. Ett annat affärsområde är att erbjuda, rådgivning, konsultation och genomförande av projektansökning inom samma områden. Ett tredje affärsområde är att starta och driva projekt med en eller flera samverkande parter med inriktning på effektivisering, förnybara energikällor och hållbara transporter.
Kompetens En förutsättning för att nå framgång i uppdragen är att bolaget och dess medarbetare har, eller har tillgång till, rätt kompetens. Bolaget skall aktivt utveckla medarbetarnas kompetens och anpassa denna till verksamhetens inriktning. Bolaget skall aktivt söka tillvarata kompetens hos ägaren samt andra aktörer i eller utanför regionen. Verksamhetsplaner och uppföljning Styrelsen skall i verksamhetsplaner redovisa vilka insatser som planeras i linje med detta direktiv, mål för verksamheten och hur dessa mål skall mätas. I samband med att årsredovisningen avges skall styrelsen lämna en rapport om genomförda aktiviteter samt grad av måluppfyllelse. Bolaget ska lämna bolagsstyrningsrapport i enlighet med ägarens begäran. Utöver vad som framgår av detta ägardirektiv samt bolagsordning skall bolaget till ägaren inlämna rapporter och informera i enlighet med överenskommelse/beställning. Frågor som är föremål för ägarens ställningstagande Följande frågor anses vara av principiell beskaffenhet eller av större vikt och skall därför underställas ägaren för ställningstagande innan bolagets styrelse fattar beslut: Åtgärder som innebär ny eller ändrad inriktning av verksamheten Ingående av avtal/överenskommelser som innebär långa åtaganden (längre än två år) Ingående av avtal/överenskommelser, vilka oavsett kontraktsvärdet är av strategisk eller principiell betydelse för regionen. Ekonomi och finansiering Bolagets verksamhet ska bedrivas på affärsmässiga grunder och finansieras genom uppdrag/tjänsteköp av ägaren och andra organisationer och företag.
1(3) BOLAGSORDNING FÖR ENERGIKONTORET ÖSTRA GÖTALAND AB, org.nr 556568-3934 1 Firma Bolagets firma är Energikontoret Östra Götaland AB. 2 Säte Styrelsen har sitt säte i Linköpings kommun, Östergötlands län. 3 Ändamål och verksamhet Ändamålet med bolagets verksamhet är att främja arbetet med energifrågor i regionen. Bolaget har till syfte att verka för en hållbar energianvändning och hållbara transporter i regionen genom att initiera projekt för samt informera om energieffektivisering och ökad användning av förnybara energikällor och därmed förenlig verksamhet. Verksamheten drivs i enlighet med kommunal likställighets-, självkostnads- och lokaliseringsprincip. 4 Fullmäktiges rätt att ta ställning Bolaget skall bereda av Region Östergötlands fullmäktige möjlighet att ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas. 5 Aktiekapital Aktiekapitalet skall som minimum vara 100 000 kr och som maximum vara 400 000 kr. 6 Antal aktier Antalet aktier i bolaget skall som minimum vara 200 st och som maximum vara 800 st. PM
2(3) 7 Styrelse Styrelsen skall bestå av tre ledamöter. Styrelsen utses av Region Östergötlands fullmäktige för tiden från den årsstämma eller extra bolagsstämma som följer närmast efter det val till fullmäktige förrättats intill slutet av den årsstämma eller extra bolagsstämma som följer efter nästa val till fullmäktige. Regionfullmäktige utser bland ledamöterna ordförande i bolagets styrelse. 8 Revisor För granskning av bolagets årsredovisning och räkenskaper i övrigt samt styrelsens och verkställande direktörens förvaltning, utser bolagsstämman en revisor. Revisorns uppdrag gäller till slutet av den årsstämma som hålls under det fjärde räkenskapsåret efter revisorsvalet. 9 Lekmannarevisorer. Regionfullmäktige utser två lekmannarevisorer. Lekmannarevisorerna väljs för samma tid som gäller för bolagets styrelse. 10 Räkenskapsår Bolagets räkenskapsår är kalenderår. 11 Kallelse till bolagsstämma Kallelse till bolagsstämma sker genom brev till aktieägarna med posten tidigast fyra och senast två veckor före stämman. PM
3(3) 12 Ärenden på årsstämma Årsstämma hålls årligen inom sex månader efter räkenskapsårets utgång. På årsstämman behandlas följande ärenden: a) stämmans öppnande b) val av ordförande och sekreterare vid stämman c) upprättande och godkännande av röstlängd d) val av en person att jämte ordföranden justera protokollet e) godkännande av styrelsens förslag till dagordning f) prövning av om stämman sammankallats i behörig ordning g) framläggande av årsredovisning och revisionsberättelse h) beslut om fastställande av resultaträkning och balansräkning dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen ansvarsfrihet åt styrelseledamöter och verkställande direktör i) fastställande av arvoden för styrelsen, revisor och lekmannarevisorer med suppleanter j) i förekommande fall val av styrelse, lekmannarevisorer och revisor k) annat ärende som ankommer på stämman enligt aktiebolagslagen eller bolagsordningen 13 Firmateckning Styrelsen får inte bemyndiga annan än styrelseledamot eller verkställande direktören att teckna bolagets firma. Sådant bemyndigande ska avse minst två personer i förening. Verkställande direktören får teckna firman i löpande förvaltningsåtgärder. 14 Beslutsförhet i styrelsen Styrelsen är beslutsför när alla tre ledamöter är närvarande. 15 Ändring av bolagsordningen Ändring av denna bolagsordning ska godkännas av Region Östergötlands fullmäktige. Bolagsordningen har godkänts av Region Östergötland fullmäktige den ÅÅÅÅ- MM-DD, XX. Bolagsordningen har fastställt vid bolagsstämma den ÅÅÅÅ- MM-DD. PM