Sid 1 (9) Antagen av: Kommunfullmäktige KF 59/2015 Datum: 2015-06-22 Ersätter: för Kultur- och fritidsnämnd fastställt av KF 168/2006 för Kultur- och fritidsnämnd 1 Kap Övergripande ansvar Ansvarsområde 1 Kultur- och fritidsnämnden har ansvar för att kommunens uppgifter inom kultur- och fritidsverksamheten utförs, dvs främja folkbiblioteksverksamhet samt arbeta för förverkligandet av kommunens kultur och fritidspolitiska mål. Kultur och fritidsnämnden skall t ex 1. ansvara för biblioteksverksamheten och annan kommunal kulturverksamhet, innefattande såväl verksamhet i egen regi som stöd till annan kulturell verksamhet i kommunen, samt i övrigt främja kulturlivet 2. genom ett nära samarbete med föreningar, organisationer och kulturarbetare inom nämndens verksamhetsområde stimulera det arbete som dessa bedriver. 3. försöka tillgodose behovet av anläggningar och lokaler för kulturoch fritidsverksamhet. 4. ansvara för framtagande av kulturella arrangemang för barn och elever i samarbete med förskola/skola. 5. svara för kommunens uppgifter angående lotteritillstånd, lotteriregistrering m m. 6. ansvara för inköp av konstverk och för att förvalta Olofströms kommuns konstsamling. 7. fördela bidrag till föreningar och organisationer inom ramen för beviljade anslag och fastställda regler. 8. verka för bevarande, vård och lämplig användning av byggnader, anläggningar och miljöer av kulturhistoriskt eller estetiskt värde. 9. Kultur- och fritidsnämnden är ansvarig för utformning av regler för stipendier och priser inom nämndens ansvarsområde.
Sid 2 (9) 10. Kultur- och fritidsnämnden får skapa avtal inom nämndens verksamhetsområde, så länge avtalet inte är av principiell natur eller av större vikt. 11. Kultur och fritidsnämnden får avge remissyttrande inom nämndens verksamhetsområde å kommunens vägnar under förutsättning att remissen inte berör fler nämnders/styrelsers verksamhetsområde eller är av principiell betydelse eller av större vikt. 12. Nämnden ska inom sitt verksamhetsområde följa vad som anges i lag eller annan författning. De ska följa det fullmäktige i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut har bestämt att nämnden ska fullgöra, samt verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer. Styrfunktion innefattar att 2 ansvara för utarbetande av förslag till kultur- och fritidspolitiskt program. fördela resurser inom de ramar som kommunfullmäktige fastställer. att organisationen är tydlig och ändamålsenlig fortlöpande uppsikt över verksamheten genom att fastställa och följa upp internkontrollplaner. utvärdera verksamheten. Medborgarförslag 3 Medborgarförslag, där fullmäktige överlåtit till nämnden att fatta beslut, ska om möjligt beredas så att nämnden kan fatta beslut inom ett år från det att förslaget väcktes i fullmäktige. Nämnden ska fortlöpande informera fullmäktige om de beslut som fattats i anledning av ett medborgarförslag. Nämnden får besluta att den eller de som har väckt ett ärende genom medborgarförslag får närvara när nämnden behandlar ärendet och delta i överläggningarna men inte när beslut fattas. 2 Kap Ekonomisk förvaltning 4 Ansvarar för god ekonomisk fördelning av budgetmedel inom tilldelad ram (understigande 2 positioners ansvar och verksamhet) Upphandling av varor och tjänster sker på kommunstyrelsens vägnar. Upphandling över 1 Mkr beslutas av kommunstyrelsens arbetsutskott. Kultur- och fritidsnämnden kan hantera upphandlingar under 1 Mkr.
Sid 3 (9) Övrig upphandling beslutas av utsedd delegat med beaktande av att samråd alltid ska ske med förvaltningschefen vid upphandlingar mellan fem prisbasbelopp och 1 Mkr. 3 kap Personalpolitik 5 Kommunstyrelsen har ansvaret för frågor som rör förhållanden mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare. Kommunstyrelsen delegerar i stor utstäckning anställnings- och personalärenden till förvaltningschefen. Registeransvarig 6 Nämnden är registeransvarig/personuppgiftsansvarig för de personregister som nämnden förfogar över och hanterar i sin verksamhet. 4 Kap Delegering från kommunfullmäktige Delegering från kommunfullmäktige 7 Kultur- och fritidsnämnden får utan kommunfullmäktiges särskilda bemyndigande besluta i följande grupper av ärenden: Arbetsmiljöfrågor inom kultur- och fritidsnämndens ansvarsområden. Besluta om avvikelse från av kommunfullmäktige fastställda taxor och avgifter som kan vara påkallad med hänsyn till särskilda omständigheter. Besluta om nämndens förvaltningsorganisation. 5 Kap Ansvar och rapporteringsskyldighet 8 I den utsträckning lagstiftningen medger det kan Kultur- och fritidsnämnden delegera åt utskott eller år enskild tjänsteman att fatta beslut i nämndens ställe. Sådana delegationsbeslut skall anges i skriftlig delegationsordning. Besluten skall återrapporteras till Kultur- och fritidsnämnden. Delegaternas beslut redovisas två gånger per år för nämnden. Kultur- och fritidsnämnden rapporterar regelmässigt till fullmäktige hur verksamheten och ekonomin utvecklas under budgetåret.
Sid 4 (9) 6 Kap Kultur- och Fritidsnämndens arbetsformer Sammansättning 9 Kultur- och fritidsnämnden består av 9 ledamöter och 9 ersättare. Kommunfullmäktige väljer ledamöter och utser ordförande och två vice ordföranden. Nämndens mandattid räknas från och med den 1 januari året efter att ett kommunval ägt rum till och med den 31 december under året då nästa kommunval äger rum. Ersättarnas tjänstgöring 10 Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. I första hand tjänstgör personlig ersättare. I andra hand tjänstgör ersättare från samma parti och i tredje hand tjänstgör ersättare från samverkande parti. Om styrkebalansen mellan partierna har påverkats genom insättande av ersättare får en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för den som redan trätt in. En ledamot som har avbrutit sin tjänstgöring en gång under ett sammanträde, får åter tjänstgöra även om ersättare satts in. 11 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, sedan ärendet har handlagts. 12 En icke tjänstgörande ersättare har rätt att delta i överläggningarna. Förhinder 13 En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till kultur- och fritidsnämndens sekreterare som kallar ersättare. I första hand kallas personlig ersättare. I andra hand kallas ersättare från samma parti och i tredje hand från ett samverkande parti. Ersättare för ordföranden 14
Sid 5 (9) Om varken ordföranden eller en vice ordförande kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde fullgör den till tjänsteåldern äldste ledamoten ordförandens uppgifter. Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter. Sammanträde 15 Kultur- och fritidsnämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Sammanträde ska hållas också om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller om ordföranden anser att det behövs. En begäran om extra sammanträde ska göras skriftligen hos ordföranden och innehålla uppgift om det eller de ärenden som önskas bli behandlade på det extra sammanträdet. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde. Om det föreligger särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om möjligt ska samråd ske med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast underrättas om beslutet. Kallelse 16 Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. När varken ordförande eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den till åldern äldste ledamoten vara ålderspresident. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska på ett lämpligt sätt sändas eller göras tillgänglig digitalt till varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast fem dagar före sammanträdesdagen. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Till sammanträde ska även tre ersättare kallas enligt rullande turordning. Kallelsen bör åtföljas av en föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. Offentliga sammanträden 17 Nämnden får besluta om offentliga sammanträden
Sid 6 (9) Sammanträde på distans 18 Nämnden får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Lokalen ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som önskar delta på distans ska senast 20 dagar i förväg anmäla detta till nämndens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i nämnden. Närvarorätt 19 Kommunstyrelsens ordförande har rätt att närvara vid nämndens sammanträden och delta i överläggningarna. Nämnd får därutöver, om särskilda skäl föreligger för detta, medge ledamot av styrelsen denna rätt. Den förtroendevalde har i den utsträckning nämnden beslutar rätt att få sin mening antecknad i protokollet. Närvarorätten gäller inte ärenden som rör myndighetsutövning mot enskild. Härutöver får nämnden medge förtroendevald som inte är ledamot eller ersättare i nämnden att närvara vid sammanträde med nämnden för att lämna upplysningar. Även anställd i kommunen och särskilt sakkunnig kan medges denna rätt. Om nämnden beslutar det, får den som kallats delta i överläggningarna. Nämnden får härutöver bestämma att annan ska ha rätt att närvara vid nämndens sammanträden. Jäv, avbruten tjänstgöring 20 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får tjänstgöra igen endast om inplacerad tjänstgörande ersättare tillhör annat parti. Ordföranden 21 Det åligger kultur- och fritidsnämndens ordförande att leda nämndens arbete och sammanträden, kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente, kalla ersättare, inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i nämnden vid behov är beredda, se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i nämnden, bevaka att nämndens beslut verkställs. med uppmärksamhet följa frågor av betydelse för verksamhetsområdets utveckling samt ta initiativ i dessa frågor främja samverkan mellan nämnden och kommunens övriga nämnder
Sid 7 (9) Presidium 22 Nämndens presidium ska bestå av ordförande, förste vice ordförande och andre vice ordförande. Viceordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. Justering av protokoll 23 Vid kultur- och fritidsnämndens sammanträden förs protokoll. Protokollet justeras senast 14 dagar efter sammanträdesdagen av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt innan nämnden justerar den. Reservation 24 Om ledamot eller tjänstgörande ersättare har reserverat sig mot ett beslut och vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Kungörelser och tillkännagivanden av föreskrifter m m 25 Nämnden ansvarar för att beslut och föreskrifter inom det egna ansvarsområdet kungörs enligt gällande bestämmelser. Nämnden ska underrätta styrelsen så snart en uppdatering av den kommunala författningssamlingen bedöms nödvändig. Delgivningsmottagare 26 Delgivning av nämndens beslut sker i samförstånd med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som nämnden beslutar. Undertecknande av handlingar 27 Skrivelser, avtal och andra handlingar från nämnden ska på nämndens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av sekreteraren. Vid förfall för ordföranden inträder vice ordföranden och vid förfall för denne den ledamot som nämnden utser. Nämnden får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att enligt av nämnden lämnade direktiv underteckna handlingar på nämndens vägnar. Beslut som fattas med stöd av delegation samt skrivelser, avtal och andra handlingar som upprättas med anledning därav undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utses därtill.
Sid 8 (9) Brukarinflytande 28 Till nämnden knyts råd, beredningar och arbetsgrupper i enlighet med nämndens beslut. Arbetsutskott 29 Ärenden som ska behandlas av Kultur- och fritidsnämnden skall beredas av arbetsutskottet. Arbetsutskottet består av tre ledamöter (= presidiet) och utser 3 ersättare. Om ordföranden i utskottet på grund av sjukdom eller av annat skäl är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag för längre tid får styrelsen/nämnden utse en annan ledamot i utskottet att som ersättare för ordföranden fullgöra dennes uppgifter. Ersättare ska närvara vid utskottets sammanträden endast om ledamot är förhindrad att tjänstgöra. I första hand kallas personlig ersättare och i andra hand från samma parti och i tredje hand från samverkande parti. Utskotten sammanträder på dag och tid som respektive utskott bestämmer. Sammanträden ska också hållas när ordföranden anser att det behövs eller när minst tre ledamöter begär det. Utskottet får handlägga ärenden bara när mer än hälften av ledamöterna är närvarande. De ärenden som ska avgöras av nämnden i dess helhet ska beredas av berört utskott om beredning behövs. Ordföranden eller kommunchefen överlämnar sådana ärenden till utskottet. När ärendet beretts ska utskottet lägga fram förslag till beslut. Avgår en ledamot eller en ersättare i utskottet ska fyllnadsval snarast förrättas. Arbetsutskottet följer samma arbetsform som nämnden. Anmälningsskyldighet 30 Beslut som fattas med stöd av vidaredelegation från förvaltningschef ska anmälas till berörd chef. Samtliga beslut som fattas på nämndens vägnar, inklusive vidaredelegation, ska anmälas till nämnden. Överlåtande av beslutanderätt 31 Vid krissituationer, svåra påfrestningar samt under höjd beredskap får nämnden överlåta all beslutanderätt, som under normala förhållanden tillkommer nämnden, till krisledningsnämnden enligt krisledningsnämndens reglemente fastställt av kommunfullmäktige.
Sid 9 (9) Följande förutsättningar ska gälla för att beslutanderätten ska överlåtas till Krisledningsnämnden: 1 Omfattande hot mot mänskliga värden, egendom eller miljön 2 Akut behov av beslut, som inte har kunnat förutses 3 Flera verksamhetsområden berörs 4 Stort behov av samordning av kommunens åtgärder 5 Stort informationsbehov 6 Stort samverkansbehov med andra organisationer Återrapportering enligt delegationsordningen ska omedelbart ske efter att krisläget upphört.