Årsbokslut För Föreningen för Arkiv & Informationsförvaltning 802475-9097 Räkenskapsåret 2014-01-01 2014-12-31 Innehåll Sida -verksamhetsberättelse 2 -resultaträkning 5 -balansräkning 6 -tilläggsupplysningar 8 -underskrifter 9
Verksamhetsberättelse 2014 Styrelsen för Föreningen för arkiv och informationsförvaltning får härmed avge berättelse för verksamhetsåret 2014. Under perioden januari-februari existerande en interimsstyrelse för den sammanslagna föreningen. De gamla föreningarnas styrelser fokuserade på avvecklingsaktiviteter medan interimsstyrelsen fokuserade på uppstartsaktiviteter. Styrelsens sammansättning Ordförande Viceordförande Sekreterare Kassör Katarina Ekelöf Lars Lundqvist Barbro Kvist Dahlstedt Börje Sjöman Dessa fyra utgör föreningens arbetsutskott. Övriga ledamöter Övriga funktionärer Revisorer Revisorssuppleanter Valberedning Carolina Brandes Katarina Fredlund Lisa Hammar Johan Jacobsson Inger Mattsson Gertrud Nord Göran Samuelsson Nina Sjögren Désirée Veschetti Holmgren Peter Wattman Malena Appell Bo Berg Karin Borgkvist Ljung Pernilla Rosengren Mattias Hammarlund Gunilla Nordström Föreningsstruktur Årsmöte Föreningens första årsmöte hölls den 6 mars 2014 på postmuseum. Sammanträden Styrelsen har haft 4 möten (inklusive konstituerande styrelsemöte i samband med årsmötet) samt ett möte i interimsstyrelsen i perioden före årsmötet. Arbetsutskottet har haft 3 möten samt ett projektgruppsmöte i perioden före årsmötet.
Medlemmar Under verksamhetsåret har FAI haft 920 medlemmar varav 130 organisationsmedlemmar. Arbetsgrupper inom föreningens kärn- och stödverksamhet Samordningsgruppen för Mentorbanken Inger Mattsson, sammankallande och styrelsens representant Katarina Fredlund Ulf Jonson Sten Leander Redaktionen för Arkiv, Samhälle och Forskning Lars Lundqvist, TF redaktör och styrelsens representant O rjan Simonson, bitra dande huvudredakto r Staffan Smedberg Anneli Sundqvist Arbetsgrupp för konferensplanering Katarina Ekelöf, sammankallande Carolina Brandes Mattias Hammarlund Lars Lundqvist Gertrud Nord Peter Wattman Arbetsgrupp för stipendiehantering Desirée Veschetti Holmgren, sammankallande Peter Wattman Arbetsgrupp för webbplats/kommunikation Lisa Hammar, sammankallande Lars Lundqvist Katarina Ekelöf Verksamhet Grafisk profil och profilprodukter Styrelsens första uppdrag var att skaffa en ny grafisk profil för den nya föreningen. Uppdraget gick efter offertförfrågan till Åsa Kax. Uppdraget omfattade logotype och grafisk profil, utformning av ny webbplats, roll-up, FAI pins, 3 illustrationer Var sna ll mot arkivarier de kan radera dig ur historien, brevmall, powerpointmall, mall fo r inbjudan till medlemscaféer/temadagar och mall fo r digitala nyhetsbrev. Webbplatsen sjösattes i juni 2014 i samband med ett releaseparty. Dessutom har föreningen tagit fram USB-minnen med tryck This is not an archive. Kommunikationsplan och kommunikationskanaler En kommunikationsplan utarbetades vid styrelsens planeringsdag 12 juni och stod klar 2014-07-18. Ett digitalt nyhetsbrev har skickats ut en gång i månaden till föreningens medlemmar. Facebook sidan har 610 gilla. Föreningen har sedan hösten ett Twitter-konto. Webbplatsen hade 20 870
sidvisningar. Med tanke på att den kom igång först i juni - så ger det omkring 100 sidvisningar om dagen. Stipendiefrågan Nya riktlinjer för stipendieutdelning utarbetades av Désirée Veschetti Holmgren i samråd med styrelsen. Riktlinjerna blev klara 2014-10-05. Konferens Den 22-23 oktober genomfördes FAI:s konferens Informationsförvaltning 2014 på Citykonferensen. Konferensen hade 130 deltagare och utvärderingen gav konferensen snittbetyget 4,6. De mest uppskattade föredragen var: Nazisternas arkiv, PUL i praktiken, Alla ska kunna göra rätt, Håll koll på kraven och Center för esamhället. Middag på kvällen i restaurang Oxen och underhållning av Riksmusikduon Dråm. Föreningsbordet vid konferensen var mycket uppskattat. Temadagar och medlemscaféer Under interimsperioden arrangerades ett medlemscafé 11 februari på Södertörn - Forskare sökes! Ett samtal mellan representanter för arkiv, forskning och utbildning på Södertörn. I anslutning till årsmötet arrangerades en temadag 6 mars om nya perspektiv på kartläggning och klassning av information. Ett medlemscafé om Opinionsbildning hölls den 24 september i samband med bokmässan i Göteborg. Inbjudna talare var representanter från Norsk Arkivråd, svensk Biblioteksförening och DIK-förbundet. Ett medlemscafé planerades 8 oktober på Arkivcentrum Syd ställdes in. Månadens medlem Styrelsen har presenterat sig på hemsidan under hösten. Nationellt och internationellt samarbete Föreningen medverkar i följande nationella samarbetsforum där vi har representanter i styrelse, bidrar med finansiering och påverkar verksamhetens inriktning: Svenska Arkiv i Samverkan för synlighet (SASS), som bland annat arrangerar Arkivens dag, Arkivpedagogiskt forum och Arkivveckan. Föreningen Svensk Arkivtidskrift, som ger ut tidskriften Arkiv. Forum iförvaltning, som arrangerar nätverksträffar och utbildning med fokus på standardisering inom infomationsförvaltning. Internationellt är föreningen medlem i ICA-SPA (International Council on Archives Section of Professional Associations). Genom medlemskapet kan föreningen dra fördel av de produkter och tjänster som finns tillgängliga på medlemssidorna på ICA webbplats. Kansli Under året har föreningen etablerat ett gemensamt kansli hos föreningshuset samt lagt samman de två medlemsregistren och överfört tillgångarna från de två tidigare föreningarna till FAI.
RESULTATRÄKNING 2013-10-24-- Not 2014-12-31 Föreningsintäkter Nettoomsättning 487 450 Medlemsavgifter 294 351 Övriga föreningsintäkter 1 276 541 Summa föreningsintäkter 2 058 342 Föreningskostnader Övriga externa kostnader -815 110 Summa rörelsens kostnader -815 110 Verksamhetens resultat 1 243 232 Finansiella poster Resultat från övriga finansiella anläggningstillgångar 42 838 Summa finansiella poster 42 838 Resultat efter finansiella poster 1 286 070 ÅRETS RESULTAT 1 286 070
BALANSRÄKNINGAR Kr Not 2014-12-31 TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Finansiella anläggningstillgångar Andra långfristiga värdepappersinnehav 103 944 Andra långfristiga fordringar 1 1 018 846 Summa finansiella anläggningstillgångar 1 122 790 Omsättningstillgångar Kortfristiga fordringar Kundfordringar 6 200 Summa kortfristiga fordringar 6 200 Kassa och bank Kassa och bank 603 049 SUMMA TILLGÅNGAR 1 732 039
BALANSRÄKNINGAR Kr Not 2014-12-31 EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget kapital Årets resultat 1 286 070 Ändamålsbestämda medel 349 239 Summa Eget kapital 1 635 309 Kortfristiga skulder Leverantörsskulder 14 098 Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter 82 632 Summa kortfristiga skulder 96 730 SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER 1 732 039
TILLÄGGSUPPLYSNINGAR REDOVISNINGSPRINCIPER Allmänna upplysningar Årsbokslutet har upprättats i enlighet med Bokföringslagen. Redovisningen har skett enligt Bokföringsnämndens Allmänna Råd och god redovisningssed i Sverige. INTÄKTSREDOVISNING Intäkter redovisas till det verkliga värdet av vad som erhållits eller kommer att erhållas. Bidrag redovisas normalt enligt kontantprincipen. Om ett bidrag avser bestämd tidsperiod periodiseras bidraget över denna period. VÄRDERINGSPRINCIPER Tillgångar och skulder har värderats till anskaffningsvärdet om inget annat anges nedan. Not 1. Andra långfristiga värdepappersinnehav 2014-12-31 Ingående anskaffningsvärden 103 944 Inköp 0 Försäljningar 0 Utgående anskaffningsvärden 103 944
Stockholm den / 2015 Katarina Ekelöf Ordförande Lars Lundqvist Vice Ordförande Barbro Kvist Dahlstedt Sekreterare Börje Sjöman Kassör Carolina Brandes Katarina Fredlund Lisa Hammar Desiree Veschetti Holmgren Johan Jacobsson Inger Mattsson Gertrud Nord Göran Samuelsson Nina Sjöberg Peter Wattman Vice Kassör