DOKUMENTATION 2003 www.rsv.se Information för arbetsgivare
Välkommen till skattemyndighetens Arbetsgivardag Som arbetsgivare eller anställd på ett företags personal- eller ekonomiavdelning är du en viktig person. Genom att redovisa skatter och avgifter på rätt sätt bidrar du till att samhället fungerar. Det är många regler som styr redovisningen och reglerna är ibland komplicerade. Vi vet att arbetet med redovisningen kostar både tid och pengar för ditt företag. För att underlätta ditt arbete vill vi informera om gällande regler så att det blir lättare att göra rätt från början. Vi hoppas att årets arbetsgivardag och vår övriga information ska vara till god hjälp. På vår webbplats www.rsv.se finns alltid aktuella broschyrer, blanketter, elektroniska tjänster och mycket annat som du kan ha nytta av. Där hittar du också de informationsträffar vi erbjuder runt om i landet och hur du anmäler dig till dem. November 2003 Mats Sjöstrand Generaldirektör Riksskatteverket 3
.
INNEHÅLL sida Kontrolluppgifter Kontrolluppgiftsblanketten 6 Kontrolluppgiftens betydelse 7 Vanlig, gul eller grön kontrolluppgift? 9 Kontrolluppgift och skatteavdrag på ränta och utdelning 11 Kontrolluppgiften Tips 13 Skatteavdrag och arbetsgivaravgifter Skatteavdrag 16 Vad innebär F-skattsedeln? 22 Skatteavdrag för näringsidkare med A-skatt 23 Är det lån eller lön? 25 Lön i annan valuta 27 Löneutmätning 28 Förmåner Allmänt 29 Kort om vanliga förmåner 31 Bilförmån 37 Kostförmån 40 Lånedator 42 Optioner till personalen 44 Gåvor 48 Representation Intern representation 50 Kostnadsersättningar Traktamente och tjänsteresor 52 Övriga kostnadsersättningar 60 Skattedeklarationen Företagsstöd 62 Skattedeklarationen Tips 64 Skattekontot Tips 66 Nyheter 68 Utlandsarbete m.m. Innehållsförteckning 71 Ordförklaringar 102 Bilagor 105 Kontrolluppgifter 107 Läs mer här! 109 Belopp och procent 111 Sökordsregister 114 5
KONTROLLUPPGIFTER KU10 6
KONTROLLUPPGIFTER KONTROLLUPPGIFTENS BETYDELSE Kontrolluppgifterna har under årens lopp fått allt större betydelse. Kontrolluppgifterna, som ursprungligen endast användes för kontroll av deklarerade belopp, är idag det primära underlaget för inkomstuppgifterna i deklarationen. Arbetsgivare och andra utbetalare har alltså fått ett allt större ansvar för att inkomstuppgifterna är riktiga. Sambandet mellan kontrolluppgiften och den anställdes inkomstdeklaration De uppgifter som arbetsgivaren lämnar på kontrolluppgiften trycks på den anställdes inkomstdeklaration. Kontrolluppgiften ligger alltså till grund för den anställdes inkomsttaxering, pensionsgrundande inkomst och för att han ska bli tillgodoförd de skatteavdrag som arbetsgivaren har gjort under året. Sambandet mellan kontrolluppgift och skattedeklaration Skattemyndigheten jämför de kontrolluppgifter som arbetsgivaren lämnat med redovisningen i arbetsgivarens skattedeklarationer för motsvarande tid. I princip ska totalbeloppen för lön, förmåner och skatt på kontrolluppgifterna överensstämma med motsvarande totalbelopp på lämnade skattedeklarationer. Avstämning Skattedeklaration Kontrolluppgift Under inkomståret har skattemyndigheten ingen uppgift om vilken lön som utbetalts eller vilket skatteavdrag som gjorts för en viss anställd. Det är först när kontrolluppgifterna registrerats hos skattemyndigheten, som de uppgifterna går att få fram. 7
KONTROLLUPPGIFTER Kontrolluppgiftens betydelse Ett tips är att du själv summerar och stämmer av beloppen innan du sänder in kontrolluppgifterna och rättar de eventuellt felaktiga skattedeklarationer som lämnats under året. Då undviker du onödiga frågor från skattemyndigheten. Lönespecifikation Om arbetsgivaren inte lämnar kontrolluppgifter blir de anställda inte automatiskt tillgodoförda de skatteavdrag som arbetsgivaren gjort. Den anställde måste i så fall göra en s.k. skattereklamation hos skattemyndigheten. Lönespecifikationerna har då ett stort bevisvärde och det är därför viktigt att den anställde sparar sina lönebesked. Den som betalar ut lön och gör skatteavdrag måste vid varje utbetalningstillfälle lämna mottagaren uppgift om skatteavdragets storlek (lönespecifikation). KU10 Den anställde tillgodoräknas A-skatt med det belopp som arbetsgivaren fyllt i på kontrolluppgiften i ruta 01, Avdragen A-skatt. Beloppet måste därför stämma överens med summan av de skatteavdrag som arbetsgivaren har gjort. Den anställde blir annars tillgodoräknad fel skatt. 8
KONTROLLUPPGIFTER VANLIG, GUL ELLER GRÖN KONTROLLUPPGIFT? Vanlig kontrolluppgift: KU10, Kontrolluppgift från arbetsgivare m.fl. (RSV 2300) Det finns olika kontrolluppgifter för den som haft anställda. De flesta arbetsgivare ska använda den vanliga kontrolluppgiften KU10 (RSV 2300). Det finns även andra kontrolluppgifter som vi kortfattat beskriver här. Mer information finns i utlandsavsnittet, som börjar på sidan 71. Gul kontrolluppgift: KU14, Särskild kontrolluppgift (RSV 2303) Gul kontrolluppgift ska lämnas på ersättning till den som helt eller delvis ska omfattas av svensk socialförsäkring men inte ska beskattas i Sverige. Gul kontrolluppgift ska också i vissa fall lämnas för den som ska beskattas enligt lagen om särskild inkomstskatt för utomlands bosatta artister m. fl. (A-SINK). I dessa fall ligger blanketten till grund för beräkning av pensionsgrundande inkomst i Sverige. Gul kontrolluppgift ska dessutom lämnas när kontant ersättning utbetalats till mottagare som är bosatt i eller ska beskattas i land som Sverige har skatteavtal med, se sid 106. Grön kontrolluppgift: Kontrolluppgift Särskild inkomstskatt för utomlands bosatta (SINK) KU13 (RSV 2340) och KU18 (RSV 2341) Grön kontrolluppgift ska lämnas av den som betalar ut ersättning som enligt beslut från skattemyndigheten ska beskattas enligt lagen om särskild inkomstskatt för utomlands bosatta (s.k. SINKbeslut). Grön kontrolluppgift ska lämnas även om inkomsten genom beslut av skattemyndigheten befriats från SINK. Den anställde ska inte lämna inkomstdeklaration i Sverige. Normalt ska arbetsgivaravgifter redovisas enligt vanliga regler, se utlandsavsnittet 2.1. Blankett KU13 (RSV 2340) ska lämnas av arbetsgivare i allmänhet. Blankett KU18 (RSV 2341) används av Riksförsäkringsverket, Försäkringskassan, försäkringsföretag och andra som betalar ut pensioner, livräntor, sjukpenning, A-kasseersättning m. m. Lön till studerande /praktikanter Kontrolluppgift för lön till studerande och praktikanter som vistas tillfälligt i Sverige (högst sex månader) ska lämnas på KU13 (RSV 2340). Arbetsgivaren eller den studerande ska ansöka om ett s. k. SINK-beslut hos skattemyndigheten. Observera att intyget för studerande som tjänar högst 16 399 kronor (Ändrad beräkning A-skatt skolungdom och studerande, RSV 4301) inte gäller för praktikanter etc. från andra länder. 9
KONTROLLUPPGIFTER Vanlig, gul eller grön kontrolluppgift? Kontrolluppgift för sjöinkomst: Kontrolluppgift för sjöinkomst KU16 (RSV 2306) ska lämnas när det gäller en sjöman som är bosatt i Sverige. Ersättning till en sjöman som är bosatt utomlands och enligt beslut från skattemyndigheten ska beskattas enligt lagen om särskild inkomstskatt för utomlands bosatta, SINK, ska redovisas på kontrolluppgift KU16 (RSV 2307). Mer information finns i kontrolluppgiftsbroschyren (RSV 304). 10
KONTROLLUPPGIFTER KONTROLLUPPGIFT OCH SKATTEAVDRAG PÅ RÄNTA OCH UTDELNING Från och med inkomståret 2002 har kontrolluppgiftsskyldigheten utökats. Ett viktigt skäl är att inkomstdeklarationerna ska vara så kompletta som möjligt vid tryckningen, för att det underlätta för deklaranterna. Förändringen innebär att en uppgiftslämnare (juridisk person och enskild näringsidkare) ska lämna kontrolluppgift och i de flesta fall göra avdrag för preliminär skatt för fysiska personer och dödsbon avseende: ränteinkomster och fordringsrätter, KU20 (RSV 2323) ränteutgifter och skulder, KU25 (RSV 2336) utdelning och innehav av delägarrätter, t. ex. aktier, KU31 (RSV 2322) Kontrolluppgift behöver inte lämnas för enbart innehav av delägarrätter (aktier), om kontrolluppgift inte ska lämnas för ränta eller utdelning. Nyhet Ränteinkomst Skatteavdrag på ränta Utdelning En nyhet är att ovan uppräknade kontrolluppgifter ingår i årets upplaga av RSV:s gratisprogram, Registreringsprogram för kontrolluppgifter (RSV 261). Kontrolluppgiften KU20 (RSV 2323) ska innehålla uppgift om tillgodoräknad eller utbetald ränta, avdragen A-skatt och fordringsrättens belopp vid årets utgång. Ränteinkomster hos en fysisk person ska beskattas enligt kontantprincipen. Räntan ska beskattas det år den kan disponeras (varit tillgänglig för lyftning). Detta gäller oavsett om den har betalats ut eller inte. Om det inte framgår någon bestämd förfallodag i avtal, ska räntan anses tillgänglig för lyftning när långivaren bokför en upplupen räntekostnad i sin redovisning. Den som tillgodoräknat eller betalat ut skattepliktig ränta är skyldig att göra skatteavdrag vid varje tillfälle detta sker. En juridisk person som betalar ut eller tillgodoräknar ränta till en fysisk person ska göra skatteavdrag med 30 procent. Samma sak gäller en fysisk person som betalar ut eller tillgodoräknar ränta till en annan fysisk person om räntan är en utgift i näringsverksamheten. Kontrolluppgiften KU31 (RSV 2322) ska innehålla uppgift om utdelning och innehav (antal och beteckning) av delägarrätter, t. ex. aktier, vid året utgång. 11
KONTROLLUPPGIFTER Kontrolluppgiften och skatteavdrag på ränta Alla svenska aktiebolag, oavsett om det är avstämningsbolag eller kupongbolag, ska lämna kontrolluppgift (KU31) på utdelning till fysiska personer och dödsbon. För avstämningsbolag lämnar VPC eller bankerna kontrolluppgifter. På kontrolluppgiften ska hela utdelningen tas upp, även om den helt eller delvis är skattefri. Det är den som får utdelningen som ska visa hur stor del som är skattefri i sin inkomstdeklaration på blankett K10 eller K12. Skatteavdrag på utdelning Redovisning av skatteavdrag Fåmansbolag behöver inte göra skatteavdrag på utdelning. Redovisning av A-skatteavdrag som gjorts på ränta (KU20) och utdelning (KU31) ska redovisas i utbetalarens skattedeklaration. Ränteutgift Kontrolluppgift KU25 (RSV 2336) ska innehålla uppgift om inbetald ränta, inklusive eventuell ränteförmån och skuldens storlek vid årets utgång. Kontrolluppgift behöver inte lämnas för dröjsmålsränta. Om en anställd har fått ett räntefritt eller s. k. lågförräntat lån av sin arbetsgivare, ska alltså betald ränta inklusive eventuell ränteförmån redovisas på KU25 i ruta 540. Ränteförmånen ska även redovisas på den vanliga kontrolluppgtiften KU10, genom att förmånens belopp anges i ruta 12 och med kryss i ruta 44. Mer information finns i broschyren Regler för kontrolluppgifter ränta, utdelning m.m. (RSV 373). 12
KONTROLLUPPGIFTER KONTROLLUPPGIFTEN TIPS När? Kontrolluppgifterna och sammandraget för inkomståret 2003 ska lämnas senast den 2 februari 2004. Rättade kontrolluppgifter måste lämnas senast den 1 mars 2004 för att de uppgifter som trycks i den anställdes inkomstdeklaration ska bli korrekta. Läs mer om rättelser nedan. Personnummer? Meddelande Fler än en kontrolluppgift per person? Förmån i ruta 12 Ruta 41 48 Om du är osäker på den anställdes personnummer kontakta Skatteupplysningen (0771 567 567) innan kontrolluppgifterna lämnas in. Meddelande till skattemyndigheten kan inte lämnas på kontrolluppgiften. Upplysningar och förfrågningar måste göras i separat skrivelse till skattemyndigheten. Normalt lämnas endast en kontrolluppgift per anställd. Om du har separata lönesystem, t. ex. för anläggningar på olika orter, och därför ibland lämnar flera kontrolluppgifter för personer som arbetat på de olika orterna under året, ska specifikationsnummer anges i ruta 570. Specifikationsnumret används för att skilja på flera kontrolluppgifter för samma anställd hos en arbetsgivare. Specifikationsnumret ska vara unikt för varje lämnad kontrolluppgift som lämnas för en och samma person. Kom även ihåg att ange detta nummer om du skickar in en ny rättad kontrolluppgift. Om förmån redovisats i ruta 12 ska alltid någon av rutorna 41 48 kryssas. Om någon av rutorna 41 48 kryssats ska alltid ett belopp (noll och uppåt) redovisas i ruta 12. KU10 13
KONTROLLUPPGIFTER Kontrolluppgiften KU10 Ruta 25 och 31 Andra skattepliktiga ersättningar i ruta 31 och 25 ska inte fyllas i av arbetsgivare med vanliga anställda. Rutorna används bara av dem som exempelvis betalar ut ersättning till juridisk person med A-skattsedel betalar ut vissa livräntor betalar ut från vinstandelsstiftelse betalar ut ersättning till anställda med F-skattsedel betalar ut ärvd royalty har vissa utlandsanställda redovisar forskarstipendium. Summera och jämför dina belopp! Summera all avdragen skatt som du kommer att redovisa på dina kontrolluppgifter och jämför den med den avdragna skatt som du redovisat på dina skattedeklarationer under året. Den totala summan av lön och förmåner enligt kontrolluppgifterna ska i princip vara densamma som den som redovisats på skattedeklarationerna under året. Differens kan t.ex. bero på utbetalningar av lön under 1 000 kr samt reglerna för drivmedelsförmån. Vid beräkning av arbetsgivaravgifter värderas drivmedelsförmånen till marknadsvärdet men vid beräkning av skatteavdrag och på kontrolluppgiften ska förmånen beräknas till marknadsvärdet x 1,2. Rättelser Om en lämnad kontrolluppgift är felaktig ska rättelse göras endast genom att en ny, fullständigt ifylld kontrolluppgift sänds in. Ange rättelsedatum (i ruta 40) på den nya kontrolluppgiften samt gör en kryssmarkering på sammandraget, som anger att den rättade kontrolluppgiften ersätter tidigare lämnad. Du får alltså inte bara ange de uppgifter som rättats, utan måste lämna en ny 14
KONTROLLUPPGIFTER Kontrolluppgiften komplett kontrolluppgift för att uppgifterna på de anställdas deklarationer ska bli rätt. Om den felaktiga kontrolluppgiften har specifikationsnummer (se ovan) måste den rättade kontrolluppgiften ha samma nummer. Om rättade kontrolluppgifter lämnas efter den 1 mars hinner uppgifterna inte tryckas i de anställdas deklarationer. Detta hindrar naturligtvis inte att rättade uppgifter lämnas även efter den 1 mars om den tidigare lämnade kontrolluppgiften är felaktig. Om en skattedeklaration är felaktig ska en begäran om omprövning av den felaktiga redovisningen skickas in, t. ex. genom att en ny rättad skattedeklaration lämnas för perioden. 15
SKATTEAVDRAG OCH ARBETSGIVARAVGIFTER SKATTEAVDRAG Allmänt Den som gör skatteavdrag från kontant bruttolön fungerar i praktiken som statens uppbördsman. Skatteavdraget är ingen kostnad för utbetalaren, den avdragna skatten är den anställdes pengar, som betalas in till skattemyndigheten och tillgodoförs i slutändan den anställdes skattekonto. Skyldigheten att betala preliminär skatt Den grundläggande principen är att preliminär skatt ska betalas för inkomståret med ett belopp som så nära som möjligt motsvarar den beräknade slutliga skatten för samma år. Ska skatteavdrag göras? Skatteformen är avgörande för om utbetalaren ska göra skatteavdrag och för vem som ska betala socialavgifter (arbetsgivaravgifter eller egenavgifter) på ersättning för utfört arbete. Det finns två slags skatteformer för preliminär skatt: A-skatt och F-skatt. Den som har F-skattsedel betalar själv sin preliminära skatt och sina socialavgifter. Läs mer om F-skatt på sidan 22. Den som inte har F-skatt har automatiskt A-skatt. Tidpunkten för skatteavdrag Betalas ersättning för utfört arbete till någon med A-skatt, ska avdrag för preliminär skatt göras vid varje utbetalningstillfälle. Det krävs alltså inte att det är ett anställningsförhållande. Det har heller ingen betydelse om mottagaren är exempelvis egen företagare eller en juridisk person (AB, HB m.m.). Läs mer om näringsidkare med A-skatt på sidan 23. Lönespecifikation Den som gör skatteavdrag ska vid varje utbetalningstillfälle lämna mottagaren uppgift om skatteavdragets belopp. Specifikationen är det enda beviset på hur mycket skatt som dragits av. Det är därför viktigt att den anställde sparar denna handling. Skatteavdrag från vad? Skatteavdrag ska göras från kontant ersättning för arbete. Det finns en rad ersättningar som skattemässigt jämställs med ersättning för arbete, t.ex. pension, avgångsvederlag m.m., se broschyren Källskatt och arbetsgivaravgifter (RSV 401). Om en anställd förutom kontant lön får andra förmåner, ska skatteavdrag göras på lönen och förmånernas sammanlagda värde. På sidan 29 och framåt finns mer att läsa om förmåner. Om den anställde, vid sidan av lönen, får ersättningar för kostnader som han haft i arbetet gäller följande: 16
SKATTEAVDRAG OCH ARBETSGIVARAVGIFTER Skatteavdrag Skatteavdrag ska inte göras på kostnadsersättningen, om kostnaderna får dras av i den anställdes inkomstdeklaration som övriga utgifter, se sidan 60. Om ersättningen överstiger det belopp som mottagaren får dra av, ska skatteavdrag göras på överersättningen. Om det är uppenbart att ersättningen inte alls får dras av, ska skatteavdrag göras på hela beloppet. När det gäller traktamente och bilersättning, se sidan 58, där mottagaren i sin inkomstdeklaration får avdrag med schablonbelopp, ska skatteavdrag endast göras på den del av ersättningen som överstiger schablonbeloppen. Motsvarande regler gäller vid beräkning av arbetsgivaravgifter. När ska en arbetsgivare inte göra skatteavdrag? Arbetsgivaren behöver aldrig dra skatt eller betala arbetsgivaravgifter om den utbetalda lönen (inkl. förmåner) sammanlagt antas bli mindre än 1 000 kr under hela året. Om 1 000 kronorsgränsen uppnås, ska arbetsgivaravgifter betalas från första kronan. Observera att ersättningar under 1 000 kr alltid är skattepliktiga för mottagaren, de ska alltså inkomstdeklareras. Om lönen (inkl. förmåner) vid ett enskilt utbetalningstillfälle är mindre än 100 kr, ska skatteavdrag inte göras, även om den sammanlagda ersättningen under året uppgår till minst 1 000 kr. Exempel: Saras arbetsgivare betalade i juli ut 950 kr i lön till henne. Inget skatteavdrag gjordes och inga arbetsgivaravgifter redovisades. I augusti betalar arbetsgivaren ut ytterligare 900 kr i lön till Sara. I och med att arbetsgivaren betalar ut ytterligare 900 kr, överstiger den sammanlagda lönen 999 kr och arbetsgivaren måste göra skatteavdrag. Dessutom ska arbetsgivaravgifter redovisas från första lönekronan. På löneutbetalningen i augusti ska skatteavdrag göras på bruttolönen 900 kr och arbetsgivaravgifter ska redovisas på 1850 kr. Inget skatteavdrag gjordes på den i juli utbetalda lönen. Om arbetsgivaren en viss månad inte har gjort skatteavdrag eller gjort ett för lågt avdrag, får han inte utan den anställdes egen begäran åtgärda bristen. Han kan alltså inte en senare månad göra ett förhöjt skatteavdrag. Läs mer under rubriken Höjt skatteavdrag på sid 20. På kontrolluppgiften, ruta 11, Kontant bruttolön m.m. anges 1 850 kr och i ruta 01, Avdragen A-skatt, skrivs hur stort skatteavdrag som gjordes på bruttolönen 900 kr. Beräkning av skatteavdrag Skatteavdrag ska göras enligt skattetabell, av den som betalar ut ersättning som utgör mottagarens huvudsakliga inkomst. I andra fall, dvs. på sidoinkomster, ska skatteavdrag göras med 30 procent. Om skattemyndigheten har fattat särskilt beslut om hur skatteavdraget ska beräknas ( jämkning ), görs avdraget i stället i enlighet med detta. Läs mer om jämkning på sidan 19 och framåt. 17
SKATTEAVDRAG OCH ARBETSGIVARAVGIFTER Skatteavdrag Tabellavdrag Skatteavdrag enligt skattetabell är det vanligaste för löntagare och pensionärer. Tabellavdrag ska göras av huvudarbetsgivaren, dvs. av den som betalar ut den huvudsakliga inkomsten. Det finns ett antal olika skattetabeller beroende på vilken kommunal skattesats som gäller för respektive betalningsmottagare. Det vanligaste är att arbetsgivaren hämtar information om arbetstagarens skattetabell och jämkning via datamedia från centrala skatteregistret (CSR), läs mer nedan. Betalningsmottagaren kan vid behov beställa sin A-skattsedel hos skattemyndigheten, t. ex. via www.rsv.se eller vår servicetelefon 020-567 000, direktval 6701. Förfrågan mot CSR Det går att underlätta företagets administration genom att skicka en förfrågan mot centrala skatteregistret. Då får du som arbetsgivare de uppgifter som behövs för att göra skatteavdrag utan att den anställde behöver visa sin A-skattsedel. Förfrågan är kostnadsfri och kan bara göras för fysiska personer. En person kan ha flera arbetsgivare. Svaren från CSR avser skatteavdrag som ska göras vid utbetalning av ersättning som är mottagarens huvudsakliga inkomst av arbete. Svaren från CSR visar personens skatteförhållanden vid inkomstårets ingång. Skicka förfrågan i tid. Det är många som frågar. Om vi får förfrågan senast vecka 46 kommer svaret före utgången av december månad. Läs mer i broschyren Förfrågan mot centrala skatteregistret avdrag för preliminär skatt (RSV 272). Förskott Förskott på lön redovisas enligt kontantprincipen. Om arbetsgivaren i december 2003 betalar ut ett förskott på januarilönen, ska förskottet redovisas i skattedeklarationen för december och på kontrolluppgiften för inkomstår 2003. Skatteavdrag ska göras vid varje tillfälle då löneutbetalning görs, dvs. även från förskott på lön. Skatteavdraget från förskottet ska beräknas genom proportionering. Exempel: Gunnar får i början av månaden ett förskott på 5 000 kr av sin sammanlagda månadslön, 20 000 kr. Skatteavdraget på hela lönen är enligt skattetabellen 8000 kr. Eftersom förskottet uppgår till 1/4 av hela lönen ska skatteavdrag på förskottet göras med 1/4 av 8 000 kr, dvs. med 2 000 kr. Gunnar får alltså ut 3 000 kr i handen av sitt förskott på 5 000 kr. När återstoden av lönen, 15 000 kr, utbetalas vid ordinarie lönedag görs resten av det sammanlagda skatteavdraget, dvs. 6 000 kr. 18
SKATTEAVDRAG OCH ARBETSGIVARAVGIFTER Skatteavdrag Avdrag med 30% Skatteavdrag ska göras med 30 procent på sidoinkomster, ersättning för arbete som är avsett att pågå kortare tid än en vecka, ersättning som utgör engångsbelopp, läs mer nedan om undantag, ersättning till juridisk person. Engångsbelopp Som engångsbelopp räknas sådan ersättning som inte avser en bestämd tidsperiod eller inte betalas ut regelbundet. Det kan vara fråga om vissa ackordsersättningar, retroaktiv lön, semesterersättning, provisioner, avgångsvederlag m.m. Om betalningsmottagaren förutom engångsbeloppet har tidsbestämd lön hos utbetalaren, ska skatteavdrag göras enligt en särskild skattetabell för engångsbelopp. Om han inte har tidsbestämd lön, ska utbetalaren göra skatteavdrag med 30 procent av engångsbeloppet. Avgångsvederlag och skadestånd I samband med att en anställd sägs upp sker ofta en förhandling mellan arbetsgivare och arbetstagare om avgångsvederlagets storlek. Ibland benämns en del av ersättningen som ideellt skadestånd, t.ex. om uppsägningen skett på ett felaktigt sätt. Observera att i princip alla ersättningar som den anställde får av arbetsgivaren i denna situation är skattepliktiga, oavsett om ersättningen benämns lön under uppsägningstiden, avgångsvederlag eller ideellt skadestånd. Detta innebär att skatteavdrag ska göras på hela avgångsersättningen enligt tabellen för engångsbelopp. Hela ersättningen utgör även underlag för arbetsgivaravgifter. På kontrolluppgiften redovisas all sådan avgångsersättning i ruta 11. Jämkning Ändrad beräkning av skatteavdrag och särskild beräkningsgrund, är de två former av beslut som skattemyndigheten kan fatta om ändrat skatteavdrag. Båda besluten avser så kallad jämkning. Syftet med besluten är att preliminär och slutlig skatt ska stämma bättre överens. Ändrad beräkning av skatteavdrag: Detta beslut är årsbundet och är vanligt för t. ex. studerande som bara förvärvsarbetar under en del av året. Ett beslut om särskild beräkningsgrund eller ändrad beräkning av skatteavdrag kan innebära att skatteavdrag ska göras med lägre eller högre belopp än vad som står i skattetabellen. Beslutet kan framgå av A-skattsedeln eller i en särskild handling. Utbetalaren är skyldig att följa beslutet senast från och med det utbe- 19
SKATTEAVDRAG OCH ARBETSGIVARAVGIFTER Skatteavdrag talningstillfälle som infaller två veckor efter det att han fått del av beslutet. Om den anställde får ett nytt jämkningsbeslut med ett lägre skatteavdrag än tidigare, men beslutet kommer så sent att arbetsgivaren redan hunnit dra av ett för högt skattebelopp, ska arbetsgivaren betala tillbaka den för högt avdragna skatten. Återbetalningen kan bara göras om skatten inte redan är inbetalad till skattemyndigheten. Skattemyndigheten kan besluta att skatten vid varje utbetalningstillfälle ska beräknas på ersättningen minskad/ökad med ett visst belopp med viss procent av ersättningen på bara en viss del av ersättningen med visst belopp utöver det som angetts i skattetabell för ersättningen. Särskild beräkningsgrund: Denna typ av beslut kan med automatik fortsätta att gälla i en följd av år och kallas ofta för stående jämkning. Beslutet framgår av skattsedeln och av uppgifter från centrala skatteregistret, CSR. Läs mer om CSR-förfrågan på sidan 18. Besluten är vanliga för t. ex. villa- och bostadsrättinnehavare med höga ränteutgifter som får skattereduktion på grund av underskott av kapital. Sänkt skatteavdrag på begäran av den anställde Höjt skatteavdrag på begäran av den anställde Även om en anställd i sin inkomstdeklaration har stora avdragsgilla kostnader, får arbetsgivaren inte följa en begäran från honom om att skatteavdrag ska göras med lägre belopp än enligt skattetabell eller beslut från skattemyndigheten. Detta gäller även om en sådan begäran görs av ägare, företagsledare, styrelsemedlem etc. En anställd kan själv begära hos sin huvudarbetsgivare att denne ska göra skatteavdrag med ett högre belopp än enligt skattetabellen. Arbetsgivaren ska då dra högre skatt senast från det lönetillfälle som infaller sedan två veckor gått från begäran. Skatt men ingen lön Skatteavdrag ska göras från kontant ersättning för arbete. Det är i första hand den kontanta bruttolönen som utgör underlag för skatteavdrag. Skatteavdrag kan bara göras från kontant ersättning, inte från en förmån. Om en anställd exempelvis bara har bil- eller bostadsförmån och ingen kontant lön, kan givetvis inget skatteavdrag göras. Det kan inträffa, t. ex. vid en anställds sjukskrivning, att den kontanta lönen inte räcker för det skatteavdrag som ska göras på 20
SKATTEAVDRAG OCH ARBETSGIVARAVGIFTER Skatteavdrag det sammanlagda värdet av kontanter och förmåner. Skatteavdraget blir då lika med den kontanta bruttolönen och ingenting kan betalas ut till den anställde. Om det blir en brist, dvs. skatteavdraget borde ha varit större än bruttolönen, får arbetsgivaren inte dra av den skatten vid en senare löneutbetalning, såvida inte den anställde särskilt begär det, se ovanstående avsnitt om höjt skatteavdag på begäran av den anställde. Exempel: En anställd har varit sjukskriven en längre tid. Vid löneutbetalningen får han en kontant bruttolön på 2 000 kr. Han har dessutom biloch drivmedelsförmån värderad till 6 800 kr per månad. Hur stort skatteavdrag ska arbetsgivaren göra? Underlag för skatteavdrag är 8 800 kr. Skatteavdraget görs enligt vanlig tabell. Det sammanlagda skatteavdraget borde vara 2 300 kr, men begränsas till kontantlönen på 2 000 kr. Bristen 300 kr kan inte dras av en senare månad, om inte den anställde särskilt begär det. Skulle arbetsgivaren ändå betala in skattebristen betyder det att den anställde fått det beloppet som lön också. Arbetsgivaravgifter ska betalas och den inbetalade skattebristen ska tas upp som lön på kontrolluppgiften. Exempel: En anställd har varit sjukskriven en längre tid. Vid löneutbetalningen får han därför ingen kontant bruttolön, men han har en bilförmån. Förmånen redovisas i skattedeklarationen med 6 800 kr. Arbetsgivaren betalar in skatten på förmånen, 1 800 kr. Arbetsgivaravgifter ska redovisas både på bilförmånen och på skattebeloppet, eftersom arbetsgivaren för den anställdes räkning betalt skatten. På kontrolluppgiften ska skattebeloppet både anges som kontant bruttolön, ruta 11 och som avdragen skatt, ruta 01. 21
SKATTEAVDRAG OCH ARBETSGIVARAVGIFTER VAD INNEBÄR F-SKATTSEDELN? Skatteformer F skatt Hur vet man om någon har F-skatt? FA-skatt Anmälningsskyldighet Det finns två slags skatteformer, F-skatt och A-skatt. Skatteformen avgör hur preliminär skatt ska betalas och vem som ska betala socialavgifter på ersättning för utfört arbete. Den som har F-skattsedel, antingen när ersättningen för arbetet bestäms eller när den utbetalas, betalar själv sin preliminära skatt och sina socialavgifter. En F-skattsedel innebär att utbetalaren normalt aldrig är skyldig att göra skatteavdrag eller betala arbetsgivaravgifter. Den som inte har F-skatt har automatiskt A-skatt. Detta innebär att en näringsidkare (fysisk eller juridisk person) som inte vill ha, eller inte kan få F-skattsedel, i stället har skatteformen A-skatt. Man vet att någon har F-skatt om innehavaren skriver detta på fakturan, på anbudshandlingen, i avtalet och samtidigt anger sitt person- eller organisationsnummer, eller visar upp sitt F-skattebevis. Alla som har F-skatt får i början av varje år ett nytt F-skattebevis. Om någon visar upp ett F-skattebevis bör du kontrollera att det gäller för innevarande år och gärna ta en kopia av det. Det går också bra att ringa Skattemyndighetens servicetelefon 020-567 000 (direktval 8102 för faxsvar) eller Skatteupplysningen, telefon 0771-567 567 före utbetalningen. Fysiska personer som har inkomst både av näringsverksamhet och anställning kan ha F-skatt och A-skatt samtidigt. Den som har en sådan kombinerad skattsedel måste meddela utbetalaren skriftligt om F-skattsedeln ska användas i uppdraget. Om det inte görs så gäller A-skattsedeln. Om betalningsmottagaren har eller åberopar en F-skattsedel i ett uppenbart anställningsförhållande ska utbetalaren anmäla detta skriftligt till skattemyndigheten. Annars kan utbetalaren, tillsammans med betalningsmottagaren, bli ansvarig för skatten på ersättningen. Exempel: Ove har F-skattsedel eftersom han har en klädbutik. Han säljer butiken och blir istället anställd som servitör på en restaurang. Vid den första löneutbetalningen visar han upp sin F-skattsedel. Restaurangen följer F-skattsedeln, dvs. gör inte skatteavdrag eller betalar arbetsgivaravgifter på Oves lön. Eftersom det är ett uppenbart anställningsförhållande meddelar restaurangen skattemyndigheten att Ove har en F-skattsedel. Efter ett par veckor får restaurangen besked från skattemyndigheten om att Ove nu tilldelats A-skattsedel. Vid nästa löneutbetalning innehåller restaurangen skatt och betalar arbetsgivaravgifter på lönen. På kontrolluppgiften redovisas lönen som utbetalades när Ove hade F-skattsedel i ruta 25, och lönen när han fått A-skatt i ruta 11. 22